MANAJEMEN WAKTU DALAM PELAYANAN KEPERAWATAN

Tabel 1 Kategori Prioritas Waktu

NO Kategori Prioritas Waktu

Kategori Karakteristik

1. Jangan Dikerjakan Masalah dapat hilang tanpa diatasi

Sudah kedaluarsa

Dapat dikerjakan oleh orang lain

2. Dikerjakan Nanti Tidak disertai jatuh tempo

Dapat ditunda

Dapat diperlambat

Alasan penundaan tugas :

Tidak ingin memulai

Tidak tahu dari mana memulai

Tidak tahu dari mana memulai meskipun ingin memulai

3. Dikerjakan Sekarang Kebutuhan unit operasional harian

Kegiatan-kegiatan yang telah ditunda, misal :

Kebutuhan staf

Kebutuhan peralatan

rapat
B. Faktor Penghambat Manajemen Waktu Efektif

1. Prokrastinasi (Menunda pekerjaan)

Menulis laporan (sulit) >< membuka e-mail / data komputer (mudah)

o Deadline membuat frustasi dan menghambat penyelesaian tugas

><Deadline menolong menyusun rencana dan prioritas daftar yang
akan dikerjakan.

o Bekerja baik dibawah tekanan waktu >< banyak waktu diperlukan

untuk menyelesaikan tugas.

2. Perfeksionis

Ditumbuhkan sejak dini (sejak sekolah)

Dapat mengarah ke prokrastinasi, oleh karena : takut salah dan cenderung

mengerjakan tugas secara berulang-ulang

Dapat dicegah dengan menyusun standar kerja

3. Tidak Mampu membuat prioritas

Tidak bisa memboboti / menilai pekerjaan : lama, urgensi (segera atau nanti) dan
berat ringannya pekerjaan.

Tidak bisa menyusun berbagai pekerjaan secara sistematis

Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori pekerjaan yaitu berdasarkan

tingkat kepentingan dan urgensinya.

Disamping faktor penghambat, manajemen waktu efektif juga dapat berhubungan dengan
penyitaan waktu yang dapat menghambat produktifitas kerja. Penyita waktu dapat terjadi
secara internal maupun eksternal sebagai berikut :

1. Penyita Waktu secara Internal

Sifat suka menunda pekerjaan

Perencanaan kurang baik

Gagal menetapkan tujuan dan sasaran

Tidak mampu mendelegasikan

Tidak mampu mengatakan tidak

 Terlalu banyak krisis

Terburu-buru

Ragu-ragu / tidak pasti

Kebijakan pintu terbuka

2. Penyita Waktu Secara Eksternal

Telepon

Sosialisasi

Rapat-rapat

Kurang informasi

Komunikasi terbatas

Kurang umpan balik

Kurang adekuat penjelasan kebijakan / prosedur

Bawahan tidak kompeten

Sistem penyimpanan informasi jelek

Kertas kerja dan membaca

C. Teknik Mengelola Waktu

1. Komitmen pribadi untuk perbaikan

1. Memutuskan apa yang tidak perlu dikerjakan

2. Belajar mengatakan tidak

3. Mencatat bagaimana waktu digunakan

4. Merencanakan penggunaan waktu

5. Menghindari pemicu penggunaan waktu yang tidak efektif

6. Kenali waktu utama dari diri sendiri

 7. Buat program blok waktu

8. Mengatur ruang kerja

9. Buat catatan untuk diri sendiri : Patut dibaca atau Tidak Perlu

1. Menghambat gangguan waktu kerja (misal : tamu tiba-tiba) dengan

mengoptimalkan waktu utama.

2. Mengatur pertemuan :

Mulai tepat waktu

Berakhir tepat waktu

Buat agenda dan bagikan

Kehadiran hanya yang diperlukan

Kumpulkan informasi sebelum pertemuan

Tepati agenda dan hindari interupsi

Batasi jumlah waktu untuk agenda tertentu

Atur lingkungan

Hal-hal yang membutuhkan komunikasi satu arah, di ketik dan dibagikan

Hasil rapat dibagikan tidak terlalu lama sesudah rapat.

1. Mengatur orang dengan pendelegasian yang tepat

2. Menghindari penyita waktu

D. Tips Manajemen Waktu Efektif

1. Buat log waktu (harian, mingguan, bulanan)

2. Berfokus pada segera mulai sambil memperhitungkan tujuan yang akan dicapai

1. Antisipasi hal-hal yang tidak terencana

2. Mengorganisasikan pekerjaan tulis menulis :

Yang perlu dipasang atau dibuang

 Kebijakan / peraturan mudah terlihat

Setiap lembar kerja hanya ditangani sekali

3.Gunakan sumber-sumber dengan bijaksana

IPTEK dapat meningkatkan komunikasi

Manual, standar prosedur tidak dimasukkan dalam komputer

Informasi rutin dimasukkan kedalam buku atau komputer

Gunakan waktu yang ada hanya untuk tatap muka

4.Menganggap positif dan memperhatikan kebutuhan personal

Untuk rileks, luangkan waktu untuk jalan-jalan

Untuk space di antara pekerjaan

5.Belajar mengatakan tidak

Tidak merasa bersalah jika menolak pekerjaan ekstra

o Berprinsip menambah pekerjaan jika pekerjaan yang ada bisa dikurangi

o Pilih pertemuan yang harus dihadiri (misal : pengambilan keputusan, atau

kepentingan yang lebih luas)

6.Lakukan pertemuan efektif

Buat agenda dan patuhi agenda

Tepat waktu untuk mulai dan akhir

Tidak ada atau hindari interupsi

1. Mulai dan Akhiri waktu kerja secara tepat waktu

Prioritaskan tugas setiap hari

Tidak terlalu perfek dalam menyelesaikan tugas

Tidak membuang-buang waktu sehingga membawa pekerjaan ke rumah

Latihan : 1 Mendiagnosa Anda dan Waktu Anda

No Pertanyaan Sering Kadang2 Jarang

1. Apakah saudara menangani satu kertas kerja untuk x

satu waktu ?

2. Apakah saudara memulai dan mengakhiri kegiatan x

tepat waktu ?

3. Apakah orang lain tahu waktu terbaik menemui x

saudara?
4. Apakah saudara mengerjakan sesuatu setiap hari yang x
mengarahkan saudara pada tujuan jangka panjang
saudara ?

5. Jika saudara menghadapi interupsi pekerjaan, x

dapatkah saudara kembali ke pekerjaan semula tanpa
kehilangan momentum ?

6. Apakah saudara menanggapi penelpon yang panjang x

dengan efektif ?

7. Apakah saudara berfokus pada pencegahan masalah x

dari pada menyelesaikan masalah ?

8. Apakah saudara mencapai deadline dengan waktu x

yang masih tersisa ?

9. Apakah saudara tepat waktu untuk bekerja, untuk x

pertemuan dan untuk kegiatan lain ?

10. Apakah saudara mendelegasikan tugas dengan baik ? x

11. Apakah saudara menulis daftar kegiatan harian setiap x

hari ?

12. Apakah saudara menyelesaikan semua kegiatan yang x

terdaftar ?

13. Apakah saudara memperbaruhi tujuan pribadi dan x

tujuan profesional secara tertulis ?

14. Apakah meja saudara bersih dan terorganisir ? x

15. Dapatkah saudara menemukan hal-hal yang x

 diperlukan dalam file saudara dengan mudah ?

Diagnosalah diri saudara, seberapa efektifkah saya dengan cara :

Jawaban sering x 4
Jawaban kadang-kadang x 2
Jawaban jarang x 0
Nilai : 49 : Terorganisir dan mampu mengendalikan waktu
Nilai : < 49 24 : Orientasi waktu (monokronik), satu pekerjaan satu waktu
Nilai : 24 : Frustrasi dan disorganisasi

Latihan 2 Susunlah Log Waktu Harian Saudara (Daily Log)

Urutan Waktu Kegiatan

Kegiatan

05.00 05.15 1. Bangun dan sholat subuh

05. 15 06.30 1. Tidur kembali

06.30 07.30 1. Bangun

2. Mandiin adik
3. Mandi
4. Siap-siap ke kampus
5. Sarapan
6. Pergi ke kampus

08.00 16.00 1. Kuliah

2. Solat dzuhur dan ashar
3. Pulang kuliah

16.00 17.00 1. Mengantarkan barang pesanan

2. Pulang ke rumah

17.30 22.00 1. Memandikan adik

2. Solat magrib dan isya
3. Bantu orang tua di toko
 4. Mengasuh adik
5. Membantu orang tua (cucipiring , beres-beres)
6. Makan
7. Nonton
22.00 23.00
1. Main hp
2. Mengerjakan tugas bila ada
3. Ngobrol dengan keluarga sambil nonton dan
bercanda dengan adik
4. Ngelonin adik bayi
5. Tidur

Latihan 3 Susunlah log waktu kerja harian saudara

Urutan Waktu Kegiatan

Kegiatan

1. Kuliah
2. Membantu orang tua ( cuci piring, beres, cuci baju,
dll)
3. Membantu ortu di toko
4. Mengasuh adik
5. Memandikan adik
6. Bisnis online
7. Mengerjakan tugas
8. Belajar
Latihan 4 Susunlah Log Waktu Kerja Mingguan Saudara

Urutan Waktu Kegiatan

Kegiatan

1. Main
2. Membantu orang tua
3. Bisnis online
Latihan 5 Susunlah Log Waktu Kerja Bulanan Saudara

Urutan Waktu Kegiatan

Kegiatan