Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
2011
Versin : 1.0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Elaborado por:
ADMINISTRATIVOS Revisado por : DAA
Aprobado por :
CONTENIDO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ADMISIN DE

ESTUDIANTES DE PREGRADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE DIRECCIN ACADMICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE RECAUDACIN Y CATEGORIZACIN

DE PENSIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE EMISIN DE GRADOS Y TTULOS
i
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL Versin : 1.0
Elaborado por: DPDU
PROCESO DE ADMISIN DE ESTUDIANTES DE Revisado por : DAA
PREGRADO Aprobado por :
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

PROCESO DE ADMISIN DE ESTUDIANTES
DE PREGRADO
DIRECCIN DE LA ESCUELA PRE UNIVERSITARIA
2011
Elaborado por: DPDU
NDICE
I. INTRODUCCIN Pg. 2
II. OBJETIVO DEL MANUAL Pg. 2
III. PROPSITO Pg. 2
IV. ALCANCE Pg. 2
V. PROCEDIMIENTOS Pg. 3
1. Procedimiento Validacin del Perfil del Postulante Pg. 3
Diagrama de flujo Pg. 3
Descripcin del procedimiento Pg. 3
2. Procedimiento: Inscripcin del postulante Pg. 5
2.1. Coordinacin logstica para Inscripcin Pg. 5
2.2. Generacin del cdigo del postulante Pg. 7
3. Procedimiento: Evaluacin del postulante Pg.10
3.1. Coordinacin logstica para Evaluacin Pg.10
Diagrama de flujo Pg.10
4. Procedimiento: Comunicacin de Informe de Ingresantes Pg. 12
VI. ANEXOS Pg. 14
1
Elaborado por: DPDU
I. INTRODUCCION
El presente manual de procedimientos es un instrumento descriptivo, que tiene un

carcter instructivo e informativo, a fin de facilitar a los responsables del proceso de
admisin la adecuada ejecucin de las actividades vinculadas al proceso.
La admisin es el proceso que permite la evaluacin de mritos, conocimientos,

habilidades y actitudes de los postulantes al nivel de pregrado de la Universidad Santo
Toribio de Mogrovejo. Este manual contiene en forma detallada las acciones o pasos a
seguir en cada uno de los principales procedimientos que rigen en el rea.
La descripcin de los procedimientos cumple con las normas vigentes que regulan el
funcionamiento de la USAT.
II. OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer y detallar las principales acciones a seguir en cada una de las etapas de
los Procesos de Admisin de marzo y agosto de cada ao a cargo de la Direccin de
la Escuela Pre Universitaria, estos incluyen aspectos como:
1. Validacin del Perfil del Postulante

2. Inscripcin del postulante
Coordinacin logstica para Inscripcin
Generacin del cdigo del postulante
3. Evaluacin del postulante
Coordinacin logstica para Evaluacin
4. Comunicacin de Informe de Ingresantes
III. PROPSITO
Ejecutar los procedimientos del proceso de admisin de estudiantes de pregrado, de

acuerdo a las polticas y normas institucionales.
IV. ALCANCE
El presente Manual es de alcance del personal que labora en la Direccin de la

Escuela Pre Universitaria asimismo contiene acciones de coordinacin con otras reas
de la Universidad.
2
Elaborado por: DPDU
V. PROCEDIMIENTOS
1. Procedimiento: Validacin del Perfil del Postulante
Diagrama de flujo
Detalles del procedimiento:
1. Solicita informacin sobre el perfil del ingresante.- La comisin de diseo

curricular solicita a los directores de escuela informacin referente al perfil de
3
Elaborado por: DPDU
ingreso de estudiantes de pre grado de sus respectivas escuelas para verificar

la vigencia del perfil que se maneja en la USAT.
2. Propone un perfil de ingresante para su escuela.- Los directores de escuela
proponen un perfil para estudiantes de pregrado de sus respectivas escuelas,
ajustado al contexto socioeconmico, poltico y cultural actual.
3. Propone un perfil del ingresante a la USAT.- La comisin de evaluacin de la
Direccin de la EPU propone un perfil general de ingreso a la USAT, en base a
la experiencia e informacin recabada en los anteriores procesos de admisin.
4. Consolida la informacin sobre el perfil de ingresante.- La comisin de
diseo curricular consolida la informacin recabada sobre el perfil del ingresante
y verifica la vigencia del perfil que se maneja en la USAT.
5. Propone las competencias bsicas y su evaluacin.- La comisin de
evaluacin de la Direccin de la EPU, propone en base al perfil del ingresante
aprobado, las competencias bsicas que sern evaluadas y los respectivos
instrumentos de evaluacin.
6. Realiza la validacin de instrumentos de evaluacin.- La direccin de
informacin estadstica realiza la validacin de los instrumentos de evaluacin
propuestos por la comisin de evaluacin de la Direccin de la EPU.
7. Oficializa la validacin de instrumentos de evaluacin.- La comisin de
diseo curricular hace oficial el uso de los instrumentos de evaluacin
validados, los cuales determinan el nivel de desarrollo de competencias bsicas
propuestas para el ingreso a la USAT.
8. Determina los niveles mnimos para el ingreso.- La comisin de evaluacin
de la Direccin de la EPU, actualiza la base de datos que contiene los
indicadores de evaluacin, para que filtre el ingreso a partir de unos niveles
mnimos de desarrollo de competencias bsicas que presentan los postulantes.
9. Informa los criterios para el proceso de Admisin.- La comisin de
evaluacin de la Direccin de la EPU, comunica a la comisin de diseo
curricular los criterios para definir el ingreso a partir de los niveles mnimos de
desarrollo de competencias bsicas.
10. Oficializa el perfil del ingresante.- La comisin de diseo curricular comunica
a los directores de escuelas el perfil del ingresante a la USAT del ciclo
correspondiente.
11. Recepciona perfil de ingreso oficial.- los directores toman decisiones a nivel
curricular, respecto al perfil oficial para el ingreso a la USAT.
4
Elaborado por: DPDU
2. Procedimiento: Inscripcin del postulante
2.1. Coordinacin logstica para Inscripcin
Diagrama de flujo

1. Revisa vigencia de convenios.- El director de la EPU revisa los documentos
oficiales y la informacin que proporcione la oficina de Secretara General, para
determinar la vigencia de los convenios.
5
Elaborado por: DPDU
2. Revisa vigencia de modalidades.- El director de la EPU se basa en los reportes

de Procesos de Admisin de ciclos anteriores para analizar porcentualmente el
nmero de ingresantes a la USAT por cada modalidad segn vacantes por escuela
y en los nuevos aportes en legislacin universitaria, para determinar la vigencia de
las modalidades.
3. Revisa vigencia de costos.- El director de la EPU revisa los costos de las
modalidades, segn los servicios que se brindan y la duracin de cada proceso.
4. Actualiza cronograma de procesos de Admisin.- El director de la EPU en
base al calendario institucional emitido por Direccin Acadmica, actualiza el
cronograma del Proceso de Admisin del ciclo en vigencia.
5. Informa cronograma, modalidades y costos actualizados.- El director de la
EPU consolida la informacin de convenios, modalidades, costos y fecha de
convocatorias para comunicarlos a las dems oficinas interesadas.
6. Trabaja Plan de Marketing.- El asistente de Marketing de la Direccin de Imagen
Corporativa y MK disea un Plan de Marketing y operativiza las estrategias de
promocin de las convocatorias para la admisin en base a la informacin recibida
por el Director de la EPU.
7. Actualiza informacin.- Las asistentes administrativas estn en constante
actualizacin de toda la informacin emitida por la direccin de la EPU.
8. Solicita creacin de centro de costo.- La asistente administrativa de la EPU
solicita la creacin del centro de costo respectivo segn el cronograma emitido por
la direccin de la EPU. Para tal fin enva un email al asistente del rea de
Presupuesto.
9. Crea y comunica el estado del centro de costo.- El asistente del rea de
Presupuesto, coordina con las reas respectivas para la creacin del centro de
costo y finalmente comunica de dicha creacin a la asistente administrativa de la
EPU. A partir de ese momento se dan inicio a las inscripciones.
10. El stock de tiles de oficina es suficiente?- Mientras se da lo anterior, la
asistente administrativa de la EPU verifica que se cuente con los tiles de oficina
necesarios para atender la inscripcin durante el ciclo en vigencia. Si se cuenta
con los tiles de escritorio necesarios se proceder a preparar la documentacin
necesaria para el registro fsico de los datos de los postulantes y termina el
proceso, en caso contrario se pasa al punto 11
11. Informa sobre los tiles de oficina necesarios.- La asistente administrativa de
la EPU enva un email al director de la EPU informando la necesidad de tiles de
oficina.
12. Solicita los tiles de oficina por el sistema de logstica.- el director de la EPU
solicita por el sistema de logstica los tiles de oficina necesarios los cuales fueron
presupuestados previamente. Mientras tanto se trabaja con el material que se
cuenta hasta que la oficina de almacn enve el pedido.
6
Elaborado por: DPDU
2.2. Generacin del cdigo postulante
Diagrama de flujo
7
Elaborado por: DPDU
1. Primera vez que postula?.- Es necesario saber si el postulante ha participado

anteriormente en algn proceso de admisin a la USAT. Si es la primera vez que
postula a la USAT sigue con el paso 3, caso contrario al punto 2.
2. Verifica relacin actual con la USAT.- La asistente de inscripcin verifica si el
estudiante tiene pendiente trmites acadmicos o administrativos, como deudas
o solicitud de retiro.
3. Completa ficha de datos.- El postulante completa la ficha de datos (ver anexo
n 1)
4. Completa solicitud de inscripcin.- El postulante elige la escuela completando
la solicitud de inscripcin (ver anexo n 2)
5. Datos de ficha de inscripcin y solicitud vlidos?.- La asistente de
inscripcin verifica que los documentos estn completos.
6. Adjunta requisitos de inscripcin.- El postulante entrega los requisitos de
inscripcin (Certificado de estudios secundario, fotocopia del D.N.I. y 01 foto
actualizada tamao carnet con fondo blanco)
7. Documentos incompletos?.- La asistente de inscripcin verifica que el
postulante adjunta los requisitos completos. Si los documentos estn
incompletos pasa al punto 8, en caso contrario se inicia la generacin del cdigo
de postulante.
8. Completa declaracin de documentacin incompleta.- El postulante se
compromete por escrito a completar los requisitos en una fecha determinada (ver
anexo n 3)
9. Elige centro de costo.- La asistente de inscripcin ingresa al mdulo de
inscripcin y elige el centro de costo que corresponde con la modalidad de
postulacin antes de acceder al formulario de inscripcin.
10. La modalidad es EPU?.- SI la modalidad de postulacin es EPU, el sistema
realiza automticamente una agrupacin segn el tipo de EPU. En caso contrario
pasa al punto 12.
11. Agrupacin de postulacin EPU (Ciencias o Humanidades).- Para temas
posteriores de matriculacin en la EPU el sistema agrupa a los postulantes por
escuelas que se corresponden con los grupos de Ciencias y Humanidades (ver
anexo n 4)
12. Completa el formulario: Registro de participantes.- La asistente de
inscripcin registra los datos personales, familiares y acadmicos entregados por
escrito por el postulante.
13. Requiere generar cargo?.- En la ltima parte del formulario de inscripcin se
genera el cargo por el servicio (modalidad de ingreso) solicitado por el
estudiante. Segn la modalidad, si el cargo es cero (para ingreso directo por
convenios) se pasa al punto 15. Si es diferente de cero se agrega el cargo, se
guardan los datos y se pasa al punto 14.
14. Deriva al postulante al banco.- Se comunica al postulante que la generacin
del cdigo de inscripcin ya se realiz y que debe cancelar el cargo en el Banco
de Crdito.
8
Elaborado por: DPDU
15. Exonerado de Examen de Admisin?.- Si el estudiante est exonerado de

rendir el Examen de Admisin se pasa al punto 16, de lo contrario rendir el
examen segn la fecha indicada (punto 18).
16. Modalidad de inscripcin EPU?.- Si la modalidad de inscripcin es EPU se
verificarn los pagos en el inicio de clase, caso contrario se pasa al punto 17.
17. La escuela elegida es categorizable?.- Si el estudiante postula a las escuelas
de Odontologa o Medicina la inscripcin termina slo con la generacin del
cdigo de estudiante, posteriormente la Direccin de Becas y Pensiones le har
entrega de la contrasea para ingresar al aula virtual. Para el resto de escuelas
el postulante pasa al punto 17.
18. Entrega de la ficha socioeconmica.- El postulante exonerado del Examen de
Admisin de cualquier escuela excepto Medicina y Odontologa debe recibir
inmediatamente despus de la generacin de cdigo ficha de categorizacin,
para terminar su inscripcin.
19. Rinde prueba de Admisin.- Todos los dems postulantes deben acercarse en
la hora y fecha que corresponde a la convocatoria de admisin inscrita.
20. Verifica posteriormente el pago de inscripcin.- Para el da del examen o
inicio de clases EPU, la asistente de inscripcin verifica el pago de la inscripcin
de todos los postulantes inscritos con cargo.
21. Recepciona lista de deudores y acciones a tomar.- Despus del examen o
ciclo EPU y con el control de asistencia ms la verificacin de cargos pagados, la
asistente de inscripcin enva un informe a la Direccin de Becas y Pensiones
para que se apliquen las acciones correspondientes. (Anulacin de cargos o
relacin de deudas pendientes)
9
Elaborado por: DPDU
3. Procedimiento: Evaluacin del postulante
3.1. Coordinacin logstica para Evaluacin
Diagrama de flujo
10
Elaborado por: DPDU

1. Revisa el cronograma de inscripciones.- El director de la EPU revisar el
cronograma de inscripciones para tener en cuenta la logstica para la evaluacin al
menos una semana antes del evento.
2. Revisa el informe de inscritos por modalidad.- El director de la EPU revisa el
informe de inscritos por modalidad para determinar el nmero de postulantes que
no son exonerados de rendir el examen y tomar las previsiones del caso.
3. Solicita disponibilidad de docentes para evaluacin.- Un asistente
administrativo de la EPU solicita disponibilidad de docentes para la evaluacin de
acuerdo a las indicaciones de la Direccin.
4. Enva relacin de profesores disponibles.- El director de departamento enva la
relacin de profesores disponibles para apoyar la evaluacin desde la supervisin
en aula hasta la revisin de los exmenes.
5. Comunica la fecha y hora de reunin de evaluadores.- El asistente
administrativo de la EPU comunica la fecha y hora de reunin con los profesores
que apoyarn en la evaluacin.
6. Solicita revisar stock de tiles de oficina.- Antes de proceder a la impresin de
los exmenes el asistente administrativo de la EPU solicita a secretara revisar el
stock de los tiles de oficina.
7. Stock de tiles suficientes.- Si los tiles de oficina son suficientes ir al paso N
10, en caso contrario previamente ir al paso N 8.
8. Informa tiles de oficina necesarios.- Secretara realizar un informe de los
tiles de oficina necesarios para la logstica de la evaluacin. Esta comunicacin
va dirigida al Director de la EPU.
9. Solicita tiles de oficina por el sistema de logstica.- El Director de la EPU
solicita los tiles de oficina necesarios por el sistema de logstica segn el nmero
de postulantes.
10. Imprime el nmero de exmenes segn el nmero de postulantes.- El
asistente administrativo de la EPU realiza la impresin de los exmenes y los
archiva con 24 horas de anticipacin.
11. Imprime la relacin de postulantes por aula.- El asistente administrativo de la
EPU imprime la relacin de postulantes por aula, para ser publicado en la vitrina
de la EPU.
12. Archiva los exmenes agrupados por aula.- Los exmenes quedan archivados
por aula, indicando un responsable de la supervisin el da del examen.
13. Da el visto a la logstica para la evaluacin.- El Director de la EPU da la
conformidad de todo el procedimiento de la logstica para la evaluacin con 24
horas de anticipacin.
11
Elaborado por: DPDU
4. Procedimiento: Comunicacin de Informe de Ingresantes

1. Actualizar la informacin del sistema de evaluacin.- Debido a que durante las
inscripciones a las diversas modalidades de ingreso y antes de la matrcula, los
estudiantes pueden solicitar cambio de escuela, retiros de algunas modalidades
para participar en otras, entre otros trmites, es que se realiza una actualizacin
de la informacin en el sistema de evaluacin, pues no est integrada al sistema
acadmico de la USAT.
2. Consolida la informacin.- la informacin correspondiente a las postulaciones a
las diferentes convocatorias que corresponden a un ciclo determinado deben ser
consolidados peridicamente, hasta que se de la ltima convocatoria para
comparar los totales con las vacantes.
12
Elaborado por: DPDU
3. Enva informacin y documentacin.- Al cierre del proceso de Admisin y

consolidada la informacin se adjunta la documentacin directiva como
prospectos, cuadro de vacantes, convenios y otros para enviarlo a la Direccin de
Informacin Estadstica.
4. Actualiza histrico de postulantes e ingresantes.- La Direccin de Informacin
Estadstica actualiza el histrico de postulantes e ingresantes para dar informacin
a otras instancias USAT e instituciones.
5. Genera el informe de ingresantes.- Teniendo en cuenta el formato de resultados
de ingresantes (ver anexo n 5) se enva a los Directores de Escuela al finalizar
cada proceso anual de Admisin (Marzo y Agosto).
6. Recepciona informe y organiza matrcula.- Los Directores de Escuela
recepcionan el Informe de Ingresantes para tener en cuenta y organizar la
matrcula del respectivo ciclo. En caso de la modalidad de Examen de Admisin el
informe de ingresantes se adjunta al informe de ingresantes de las dems
modalidades, porque generalmente la fecha del Examen de Admisin es posterior
al inicio de matrculas.
13
Elaborado por: DPDU
VI. ANEXOS
ANEXO N 1: FICHA DE INSCRIPCIN
MODALIDAD CDIGO
(Para ser llenado por la USAT) (Para ser llenado por la

USAT)
DATOS DEL POSTULANTE (Separar los apellidos y los nombres con un casillero en blanco)
Nombres
Apellidos
Fecha de nacimiento / / D.N.I. ( ) - Carne de Extranjera ( ) N
Nacionalidad Sexo: M ( ) o F ( )
Lugar de nacimiento Distr.: Prov.: Dpto.:
Direccin:
Domicilio
Distr.: Prov.: Dpto.:
Telfono Casa: Celular: Operador:
Correo electrnico
Tipo de discapacidad Auditiva ( ) Fsica ( ) Visual ( )
DATOS DE LOS ESTUDIOS SECUNDARIOS REALIZADOS Nacional ( ) Particular ( )

En Per ( ) En el Extranjero ( ) Pas
Colegio Promocin:
Lugar Distr.: Prov.: Dpto.:
DATOS DEL PADRE ( ), MADRE ( ) O APODERADO ( ) (Para contactar al responsable a cargo del postulante)
Nombres
Apellidos
Domicilio
Distr.: Prov.: Dpto.:
Telfono Casa: Oficina: Celular: Operador:
Correo electrnico
CARRERA PROFESIONAL
Administracin de Empresas Ingeniera de Sistemas y Computacin
Administracin Hotelera y de Servicios Ingeniera Industrial
Arquitectura Ingeniera Civil Ambiental
Comunicacin Ingeniera Mecnica Elctrica
Contabilidad Ingeniera Naval
Derecho Medicina
Economa Odontologa
Educacin: ____________________________ Psicologa
Enfermera
Observaciones
Para los no ingresantes, la Chiclayo, _____ de ___________________ de 201_

devolucin del certificado de
estudios debe solicitarse en
un plazo mximo de 6 meses, _______________________________________________
Firma del Postulante/ Padre, Madre o Apoderado
caso contrario la USAT no se
responsabiliza por la entrega
del mismo.
14
Elaborado por: DPDU
ANEXO N 2: COMPROMISO DE REGULARIZACIN DE DOCUMENTOS
Apellidos y Nombre:
______________________________________________________________________
Me comprometo a entregar los siguientes documentos:
Certificado de estudios original Copia del documento de identidad
Constancia de 5to de Secundaria Copia del ttulo profesional fedateado
Boleta de notas del 5to de secundaria original
Hasta el da de del 201_ en caso contrario, acepto el bloqueo del campus virtual
hasta la regularizacin correspondiente.
Chi de de 201
_______________________________________________
Firma del Postulante/ Padre, Madre o Apoderado
15
Elaborado por: DPDU
ANEXO N 3: GRUPOS DIFERENCIADOS POR ESCUELA
ESCUELA GRUPO EPU

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS HUMANIDADES
ADMINISTRACIN HOTELERA Y DE SERVICIOS HUMANIDADES
ARQUITECTURA CIENCIAS
COMUNICACIN HUMANIDADES
CONTABILIDAD HUMANIDADES
DERECHO HUMANIDADES
ECONOMA HUMANIDADES
EDUCACIN INICIAL HUMANIDADES
EDUCACIN PRIMARIA HUMANIDADES
ENFERMERA HUMANIDADES
FILOSOFA Y TEOLOGA HUMANIDADES
INGENIERA CIVIL AMBIENTAL CIENCIAS
INGENIERA DE SISTEMAS Y COMPUTACIN CIENCIAS
INGENIERA INDUSTRIAL CIENCIAS
INGENIERA MECNICA ELCTRICA CIENCIAS
PSICOLOGA HUMANIDADES
16
Elaborado por: DPDU
ANEXO N 4: ASIGNATURAS EPU POR GRUPO
GRUPO CIENCIAS*
ASIGNATURA TIPO ASIGNATURA
MATEMTICA I Bsica
MATEMTICA II Bsica
COMUNICACIN Convalidable
METODOLOGA DEL TRABAJO INTELECTUAL Convalidable
FSICA Bsica
GRUPO HUMANIDADES*
ASIGNATURA TIPO ASIGNATURA
MATEMTICA Convalidable
TALLER DE ALGEBRA Bsica
COMUNICACIN Bsica
TALLER DE REDACCIN Bsica
METODOLOGA DEL TRABAJO INTELECTUAL Convalidable
Transversalmente ambos grupos llevan los cursos de:

Ingls
Computacin
Competencias tecnolgicas para el Desarrollo Grfico Audio Visual
17
Elaborado por: DPDU
ANEXO N 5: INFORME DE INGRESANTES
18
Versin : 1.0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Elaborado por: DPDU
DIRECCIN ACADMICA Revisado por : DAA
Aprobado por :
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE DIRECCIN ACADMICA
2011
Versin : 1.0
Aprobado por :
NDICE
I. INTRODUCCIN. Pg. 4
III. PROPSITO Pg. 4
IV. ALCANCE Pg. 4
V. PROCEDIMIENTOS
1. Procedimiento de los traslados externos. Pg. 5
2. Procedimiento de los traslados internos. Pg. 7
3. Procedimiento de retiro: de ciclo acadmico, de

ciclo sin curso complementario y retiro definitivo. Pg. 9
4. Procedimiento de reserva de matrcula. Pg. 11
5. Procedimiento de examen extraordinario. Pg. 13
6. Procedimiento de matrcula programacin. Pg. 15

Versin : 1.0
Aprobado por :
7. Procedimiento de matrcula Alumnos 1er ciclo Pg. 18
8. Procedimiento de matrcula Alumnos 2do ciclo en adelante Pg. 20
9. Procedimiento de matrcula Asignacin de alumnos a aulas. Pg. 22
VI. ANEXOS
Anexo 1 Pg. 25
3
Versin : 1.0
Aprobado por :
I. INTRODUCCION
La Direccin Acadmica tiene como funcin coordinar y supervisar la actividad

acadmica en las Facultades, sus Escuelas y las secretaras acadmicas, velando por
el adecuado cumplimiento de las polticas y lineamientos acadmicos de carcter
general, respetando las particularidades aprobadas por Rectorado para cada una de
las Escuelas.
Por eso se necesita un Manual de Procedimientos detallando los pasos a seguir para
un mejor control en el desarrollo de sus funciones.
El objetivo de este manual es de mantener polticas ordenadas y de hacer ms fcil su

consulta, por eso se ha creado este Manual de Procedimientos, el cual ayudar al
cumplimiento de los objetivos de forma efectiva y ordenada. Con este manual, se
simplificar el quehacer de la Direccin y el de sus colaboradores (facultades,
escuelas, reas de gestin acadmica y administrativas de la universidad), ya que se
contar con los procedimientos detallados para lograr los objetivos.
III. PROPSITO
Este Manual de Procedimientos ser una de las herramientas administrativas de la

Direccin Acadmica, cooperar y contribuir a una adecuada gestin institucional.
IV. ALCANCE
El contenido del presente Manual de Procedimientos ser de aplicacin estricta y de

cumplimiento obligatorio para todos los colaboradores que conforman la estructura
orgnica de la Direccin Acadmica.
4
Versin : 1.0
Aprobado por :
1. PROCEDIMIENTO DE LOS TRASLADOS EXTERNOS
Diagrama de flujo.
PROCEDIMIENTO: TRASLADO EXTERNO

REA DE
DIRECCIN DE OFICINA DE REA DE CAJA Y DIRECCIN
EVALUACIN Y
ESCUELA ADMISIN PENSIONES ACADMICA
REGISTRO
INICIO
1
Entrevista con el
Director de la
Escuela
2 3 Registro en el
Director de
Campus Virtual y
Escuela autoriza
asignacin de
inicio del trmite
cdigo
6 Recepcin de
4 Generacin de 5 Pago por traslado solicitud,
cargo por traslado externo y compra expediente y
externo de solicitudes recibo de pago por
traslado externo
8 Elaboracin de 7 Deriva
informes sobre documentacin a
convalidaciones y la Direccin de
equivalencias Escuela
Remitir informe 10
9
sobre Recepcin de
convalidaciones y informe
equivalencias
11 Genera los cargos

respectivos por
convalidaciones
12 13 Registro de notas
Remite informe de
en el historial
convalidaciones
acadmico
FIN
5
Versin : 1.0
Aprobado por :
Descripcin del procedimiento.
1. El interesado se entrevista con el Director de la Escuela a la cual quiere

trasladarse.
2. El Director de Escuela autoriza el inicio del trmite del traslado externo.
3. Luego el interesado se dirige a la Oficina de Admisin, quien lo registra en el

Campus Virtual y le asigna cdigo universitario.
4. La Oficina de Admisin genera el cargo del pago por traslado externo.
5. En Caja y Pensiones, el interesado debe realizar el pago por traslado externo,

tambin deber adquirir la solicitud nica de Trmite y la solicitud para
Convalidacin de Asignaturas.
6. En Direccin Acadmica deber presentar la solicitud (formato de solicitud)

adjuntando el expediente (ver anexo 1) y el recibo de pago por derecho de trmite
de traslado externo.
7. Direccin Acadmica se encarga de derivar la documentacin al Director de

Escuela.
8. El Director de Escuela elaborar los informes correspondientes sobre la

procedencia de las convalidaciones y equivalencias de las asignaturas.
9. Direccin de Escuela remite a Direccin Acadmica el informe que contenga los

cursos a convalidar por el estudiante. En un plazo mximo de cinco (5) das
hbiles.
10. Direccin Acadmica recibe el informe de los cursos convalidados.
11. Direccin Acadmica genera los cargos respectivos por convalidaciones.
12. Direccin Acadmica remite el informe de convalidaciones al rea de Evaluacin y

Registro.
13. El rea de Evaluacin y Registro procede a registrar las notas en el historial

acadmico.
6
Versin : 1.0
Aprobado por :
2. PROCEDIMIENTO DE LOS TRASLADOS INTERNOS
Diagrama de flujo.
PROCEDMIENTO: TRASLADO INTERNO
REA DE
DIRECCIN DE REA DE CAJA Y DIRECCIN
EVALUACIN Y
ESCUELA PENSIONES ACADMICA
REGISTRO
INICIO
1 2 3
Entrevista previa Recepcin y
Adquirir solicitud
con el Director de registro de
de traslado interno
Escuela solicitud
4 Entrevista con el
Director de la
Escuela
5 6
Recepcin del
Pago por traslado
recibo por traslado
interno
interno
Recepcin de
solicitud en fsico
8
9
Recepcin de Adjunta
documentacin documentacin
11
10 Enva correos a
Realiza las reas
convalidaciones involucradas
12
Recibe expediente
con las
convalidaciones
Registra 13
14 Remite el informe
convalidaciones
de la
en el historial
convalidaciones
acadmico
15
Deriva expediente
a Archivo Central
FIN
7
Versin : 1.0
Aprobado por :
1. El estudiante, padre y/o apoderado tiene una entrevista previa con el Director de
Escuela a la cual pide su traslado, para recibir la informacin necesaria y los
requisitos. Se hace un estudio de la vacante y rendimiento acadmico.
2. Despus el estudiante, padre y/o apoderado debe adquirir la solicitud nica de

trmite para el traslado interno.
3. Se presenta la solicitud de traslado interno en el rea de Evaluacin y Registro,

para su registro en el sistema.
4. El estudiante, padre y/o apoderado debe de entrevistarse de nuevo con el Director

de la Escuela para su aprobacin (solicitud de trmite).
5. En caso que apruebe la solicitud, se debe de realizar el pago por traslado interno.
6. El estudiante, padre y/o apoderado alcanza a la Direccin Acadmica el recibo del

pago correspondiente.
7. El rea de Evaluacin y Registro enva solicitud en fsico a Direccin Acadmica.
8. Direccin Acadmica adjunta el expediente la solicitud, recibo de pago, historial

acadmico y el provedo.
9. Direccin Acadmica deriva los documentos a la Direccin de Escuela.
10. Direccin de Escuela realiza las convalidaciones e indica los cursos a matricular.
11. Direccin Acadmica enva correos a las reas involucradas (Evaluacin y

Registro, Caja y Pensiones y Desarrollo de Sistemas).
12. Direccin de Escuela enva el expediente adjuntando el informe de

convalidaciones a la oficina de Direccin Acadmica.
13. Direccin Acadmica, remite el informe de convalidaciones al rea de Evaluacin

y Registro.
14. El rea de Evaluacin y Registro procede a registrar las notas en el historial

acadmico.
15. Direccin Acadmica deriva expediente a la oficina de Archivo Central.
8
Versin : 1.0
Aprobado por :
3. PROCEDIMIENTO DE RETIRO: DE CICLO ACADMICO, DE CICLO SIN CURSO

COMPLEMENTARIO Y RETIRO DEFINITIVO.
Diagrama de flujo.
PROCEDMIENTO DE RETIRO
REA DE
REA DE ACAJA Y DIRECCIN DE DIRECCIN ADMINISTRACIN
EVALUACIN Y
PENSIONES ESCUELA ACADMICA GENERAL
REGISTRO
INICIO
1 2
Se adquiere la
Recepciona la
solicitud de trmite
solicitud
virtual
3 4
Se ingresa Entrevista con el
solicitud al Director de
campus virtual Escuela
5
Recibe correo de
notificacin de
solicitud
7
6 Aprueba o Recibe correo de
desaprueba notificacin de
solicitud solicitud
9 8 10
Aprueba o
Recibe
Retira asignaturas desaprueba
notificacin
solicitud
12 Recibe correo 11 Aprueba o

para anulacin de desaprueba
deuda solicitud
13
Recibe solicitud
en fsico
14
Estudiante solicita
respuesta
FIN
9
Versin : 1.0
Aprobado por :
1. El estudiante, padre y/o apoderado debe adquirir la solicitud de trmite virtual de

retiro en el rea de Caja y Pensiones.
2. El estudiante deber presentar su solicitud en el rea de Evaluacin y Registro

para su registro.
3. El rea de Evaluacin y Registro ingresar la solicitud al campus virtual por el

mdulo de solicitudes. Al hacerlo el sistema notifica automticamente a tres
instancias, de manera consecutiva para su aprobacin o desaprobacin:
- Direccin de Escuela
- Direccin Acadmica
- Administracin General (si el solicitante marc anulacin de deuda)
4. El estudiante, padre y/o apoderado se entrevista con el Director de la Escuela.
5. Direccin de Escuela recibe correo de notificacin de solicitud a travs del

sistema.
6. El Director de Escuela aprueba o desaprueba la solicitud a travs del mdulo de

solicitudes en el campus virtual.
7. Direccin Acadmica recibe correo de notificacin de solicitud a travs del

sistema.
8. Direccin Acadmica aprueba o desaprueba la solicitud a travs del mdulo de

9. Si fue aprobada la solicitud por Direccin Acadmica el sistema enva un correo al

rea de Evaluacin y Registro para el retiro de asignaturas. Sino se pasa
directamente al paso 10.
10. Administracin General recibe correo de notificacin de solicitud despus de la

aprobacin o desaprobacin por parte de Direccin Acadmica a travs del
sistema.
11. Administracin General aprueba o desaprueba la solicitud a travs del mdulo de

12. Si fue aprobada la solicitud por Administracin General el sistema enva un correo
al rea de Caja y Pensiones para la anulacin de deuda.
13. Despus que el rea de Evaluacin y Registro ingresa la solicitud al campus

virtual (paso 3), el rea de Caja y Pensiones recibe la solicitud en fsico para
archivo.
10
Versin : 1.0
Aprobado por :
14. Transcurridos dos das, el estudiante debe solicitar respuesta en el rea de Caja y
Pensiones (analista de pensiones, tambin se puede consultar el estado de la
solicitud a travs del mdulo de solicitudes)
Nota: El estado de la solicitud (pendiente, aprobada, desaprobada) puede ser consultado

a travs del mdulo de solicitudes.
4. PROCEDIMIENTO DE RESERVA DE MATRCULA
Diagrama de flujo.
1. El estudiante, padre y/o apoderado debe de adquirir la solicitud de trmite virtual

en el rea de Caja y Pensiones y debe de cancelar por el o los ciclos de reserva.
2. El estudiante, padre y/o apoderado debe de presentar la solicitud y recibo de pago

al rea de Evaluacin y Registro.
11
Versin : 1.0
Aprobado por :
3. El rea de Evaluacin y Registro registra la solicitud en el campus virtual a travs

del mdulo de solicitudes.
4. Direccin Acadmica aprueba/desaprueba la solicitud por campus virtual a travs

5. El rea de Evaluacin y Registro deriva el fsico de la solicitud y recibo a

Direccin Acadmica para su archivo.
12
Versin : 1.0
Aprobado por :
5. PROCEDIMIENTO DE EXAMEN EXTRAORDINARIO
Diagrama de flujo.
PROCEDIMIENTO: EXAMEN EXTRAORDINARIO
REA DE
DIRECCIN DE REA DE CAJA Y DIRECCIN
EVALUACIN Y
ESCUELA PENSIONES ACADMICA
REGISTRO
INICIO
1 2 3
Entrevista previa Adquiere solicitud Presenta solicitud
7 4
Recibe
Registra solicitud
notificacin
5 6
Deriva solicitud en Recibe solicitud
fsico en fsico
8 9 10
SI Recibe recibo por
Aprueba o Cancela inicial del
pago de inicial del
desaprueba? curso
curso
NO
11
12 Adiciona el recibo
Recibe
de pago al
documentos
proveido
13
Asigna asesor al
alumno
FIN
13
Versin : 1.0
Aprobado por :
1. El estudiante, padre y/o apoderado tiene una entrevista previa con el Director de
Escuela para solicitar llevar la asignatura por examen extraordinario.
2. El estudiante, padre y/o apoderado debe de adquirir la solicitud de trmite virtual

en el rea de Caja y Pensiones.
3. El estudiante, padre y/o apoderado debe de presentar la solicitud en el rea de

Evaluacin y Registro.
4. El rea de Evaluacin y Registro registra la solicitud en el campus virtual a travs

5. El rea de Evaluacin y Registro deriva la solicitud en fsico a Direccin

Acadmica.
6. La Direccin Acadmica recibe la solicitud en fsico.
7. Al momento en que se registra la solicitud en el paso 4, la Direccin de escuela

recibe la notificacin.
8. La Direccin de Escuela aprueba o desaprueba la solicitud. Si no es aprobada,

termina el proceso de la solicitud.
9. Si es aprobada la solicitud, el estudiante, padre y/o apoderado debe de cancelar

en el rea de Caja y Pensiones la inicial del curso.
10. El estudiante, padre y/o apoderado debe de presentar el recibo de pago en

Direccin Acadmica.
11. Direccin Acadmica adiciona el recibo de pago al provedo.
12. Direccin de Escuela recibe la documentacin.
13. Direccin de Escuela asigna profesor al estudiante.
14
Versin : 1.0
Aprobado por :
6. PROCEDIMIENTO DE MATRCULA - PROGRAMACIN
Diagrama de flujo.
PROCEDIMIENTO DE MATRCULA - PROGRAMACIN
VICERRECTORADO DIRECTOR DIRECTOR DE DIRECTOR DE VICERRECTORADO

ACADMICO ACADMICO ESCUELA DEPARTAMENTO DE PROFESORES
INICIO
2 1 3 REALIZA
DEFINE COMUNICA
VERIFICACIN
CALENDARIO CRONOGRAMA
DEL PLAN DE
ACADMICO DE MATRCULA
ESTUDIOS Y
ACTIVA
ASIGNATURAS
4 REALIZA
ACTUALIZACIN
DE
EQUIVALENCIAS
5 REALIZA
PROYECCIN
DE VACANTES
POR
ASIGNATURA
6 REALIZA
7 PROPONE
PROGRAMACIN
DISTRIBUCIN
ACADMICA Y
PRELIMINAR DE
REQUERIMIENTO
AULAS
DE PROFESORES
9
REVISA 8
REALIZA
PROGRAMACIN
PROGRAMACIN
ACADMICA Y
DE HORARIOS
DE HORARIOS
10
11 12
DESIGNACIN PROFESORES
APRUEBA
DE HORAS DISPONIBLES
PROGRAMACIN?
NO SI LECTIVAS IDNEOS?
SI
NO
NO
14 APRUEBA 13
PROCESO DE
CAMBIO DE
EVALUACIN
HORAIO?
SI
15 REVISA
PROGRAMACIN
DE CARGA
ACADMICA DE
PROFESORES
16
APRUEBA
PROGRAMACIN?
NO
SI
FIN
15
Versin : 1.0
Aprobado por :
1. Comunica Cronograma de Matrcula.- El Director Acadmico define y comunica en

base al Calendario Acadmico, el Cronograma de Matrcula para el periodo
acadmico.
2. Define Calendario Acadmico.- El Vicerrectorado define el Calendario Acadmico

a seguir cada periodo acadmico de la USAT
3. Realiza verificacin del Plan de Estudios y activa asignaturas.- Los Directores de

Escuela deben asegurarse que el Plan de Estudios que se registra en el Campus
Virtual corresponda al documento aprobado por el Rectorado, posteriormente
activan asignaturas a dictarse en el perodo acadmico.
4. Realiza actualizacin de equivalencias.- Los Directores de Escuela analizan y

registran la actualizacin de las equivalencias de las asignaturas segn Plan de
Estudio.
5. Realiza proyeccin de vacantes por asignatura.- Los Directores de Escuela

realizan un minucioso estudio y definen la proyeccin de estudiantes a
matricularse por cada asignatura a dictarse.
6. Realiza Programacin acadmica y requerimiento de profesores.- Los Directores

de Escuela registran en el Campus Virtual la programacin de grupos por
asignatura a dictarse para el siguiente periodo acadmico y de acuerdo al perfil del
profesor que requiera cada asignatura, pueden proponer una terna de estos.
7. Propone distribucin preliminar de aulas.- El Director Acadmico realiza la

propuesta preliminar del uso de aulas y laboratorios de acuerdo a la Programacin
acadmica recibida de los Directores de Escuela.
8. Realiza Programacin de horarios.- Los Directores de Escuela realizan la

Programacin de Horarios de los grupos de cada asignatura, em las aulas
propuestas por el Director Acadmico. Para el caso de asignaturas del
Departamento de Filosofa y Teologa y para Cursos Complementarios, la
programacin de horarios la realiza el Director de Departamento de Filosofa y
Teologa y los Coordinadores Acadmicos del Instituto de Idiomas y Cursos
Complementarios, respectivamente.
9. Revisa Programacin Acadmica y de Horarios.- El Vicerrectorado Acadmico

revisa la Programacin Acadmica y la Programacin de Horarios realizadas.
10. Aprueba Programacin?.- Si el Vicerrectorado Acadmico considera correcta la

Programacin Acadmica y de Horarios revisadas se contina con el punto 11,
caso contrario el Vicerrectorado Acadmico remite Programacin observada a los
Directores de Escuela involucrados para su correspondiente correccin (punto 6).
16
Versin : 1.0
Aprobado por :
11. Designacin de horas lectivas.- Los Directores de Departamento de acuerdo a la

Programacin Acadmica, Programacin de horarios y propuesta de profesores,
realizan la designacin de horas lectivas de cada profesor. En esta etapa se busca
adecuarse lo mximo posible las Programaciones (Acadmica y de horarios) para
poder ajustarlas armoniosa y correctamente evitando la solicitud de modificacin.
12. Profesores disponibles idneos?.- Se consulta sobre la disponibilidad e

idoneidad del profesor para cada asignatura programada. De existir disponibilidad
pasa al punto 15.
13. Proceso de evaluacin.- Si no existe disponibilidad, Vicerrectorado de Profesores,

previa justificacin del Director de Departamento, evala si es necesario iniciar el
Proceso de evaluacin, seleccin y contratacin de profesores o si se requiere
solicitar al Vicerrectorado Acadmico ajustes de la Programacin de horarios.
14. Aprueba cambio de horario?.- El Vicerrectorado Acadmico recibe solicitud de

modificacin de la Programacin horaria por casos justificados. Si aprueba
modificacin se sigue en el punto 8, caso contrario niega solicitud de modificacin
regresando al punto 11.
15. Revisa Programacin de carga acadmica de profesores.- El Vicerrectorado de

Profesores revisa Programacin de carga acadmica de profesores evaluando su
idoneidad y competencias para el dictado de cada asignatura, sus evaluaciones
anteriores, el nmero total de horas asignadas y cualquier otra variable que influya
sobre su posibilidad de dictar correctamente las asignaturas asignadas.
16. Aprueba Programacin?.- Si el Vicerrectorado de Profesores considera correcta

la Programacin revisada, se llega al fin del proceso, caso contrario el
Vicerrectorado de Profesores remite sus observaciones al Director de
Departamento (punto 11).
El proceso de distribucin final de aulas y laboratorios lo realiza el Director Acadmico

una vez concluido el proceso de matrcula por parte de los alumnos.
17
Versin : 1.0
Aprobado por :
7. PROCEDIMIENTO DE MATRCULA ALUMNOS 1er CICLO
Diagrama de flujo.
PROCEDIMIENTO DE MATRICULA ALUMNOS 1er
CICLO
ASISTENTE DE
ESTUDIANTE BANCO
PENSIONES
INICIO
2 EMITE CDIGO 1 PRESENTA FICHA

UNIVERSITARIO, SOCIO-
CLAVE Y CARTA ECONMICA Y
DE SOLICITUD DE
CATEGORIZACIN CATEGORIRAZIN
3
REALIZA
PREMATRCULA
4
VERIFICA
PREMATRCULA
Y CRONOGRAMA
DE CUOTAS
5 6 RECIBE PAGO
PAGO DEL
DE MATRICULA
COSTO DE
Y EXPIDE
MATRCULA
VOUCHER
8 7
CANJEA SOLICITA CANJE
VOUCHER POR DE VOUCHER
RECIBO POR RECIBO
FIN
18
Versin : 1.0
Aprobado por :
1. Presenta Ficha socio-econmica y Solicitud de Categorizacin.- El estudiante

presenta ficha socio-econmica y Solicitud de categorizacin al Asistente de
Pensiones
2. Emite cdigo universitario, clave y carta de categorizacin.- El Asistente de

Pensiones recibe documentacin verificando que este completa y analiza su
contenido a fin de determinar la pensin asignable al alumno. Le entrega al
estudiante su Cdigo universitario, su clave para el Campus Virtual y su Carta de
Categorizacin.
3. Realiza prematrcula.- El estudiante recibe informacin y utilizando la misma

ingresa a Campus Virtual para realizar su prematrcula, que consiste en
seleccionar sus asignaturas y define cronograma de cuotas.
4. Verifica prematrcula y cronograma de cuotas.- El estudiante a travs del campus

virtual puede visualizar su ficha de matrcula y el estado de su cuenta.
5. Pago del costo de matrcula.- Si el estudiante cancela el costo de la matrcula en la

cuenta del Banco indicado y en las fechas definidas en el cronograma de
matrculas, pasa a punto 6, caso contrario el sistema suspende la matrcula (punto
9).
6. Recibe pago de matrcula y expide voucher.- Recibe pago de matrcula y expide

voucher.
7. Solicita canje de voucher por recibo de pago.- El estudiante solicita al Asistente de

Pensiones su canje por un recibo de pago.
8. Canjea voucher por recibo de pago.- El Asistente de Pensiones recibe voucher de

pago de matrcula y lo canjea por un recibo de pago que es entregado al
estudiante, de esta manera su matrcula queda concretada.
En este punto el estudiante de requerirlo as, puede solicitar al rea de Evaluacin
y Registro su constancia de matrcula.
19
Versin : 1.0
Aprobado por :
8. PROCEDIMIENTO DE MATRCULA ALUMNOS 2do CICLO EN ADELANTE
Diagrama de flujo.
PROCEDIMIENTO DE MATRCULA ALUMNOS 2do CICLO EN
ADELANTE
ASISTENTE DE DIRECTOR DE
ESTUDIANTE BANCO
PENSIONES ESCUELA
INICIO
1
ESTUDIANTE 2
CON FIRMA ACTA DE
NO OBSERVACIN SI COMPROMISO
ACADMICA
ACTA DE
COMPROMISO
3
REALIZA
PREMATRCULA
4
VERIFICA
PREMATRCULA
Y CRONOGRAMA
DE CUOTAS
5
6 ENTREVISTA
AGREGADOS
CON EL
/ RETIROS
DIRECTOR DE
ACADMICOS
NO SI ESCUELA
7
8 RECIBE
CONFORMIDAD ACEPTA
Y CRONOGRAMA MODIFICACIN?
DE CUOTAS SI NO
9 RECIBE PAGO
DE MATRCULA
10
Y EXPIDE
VOUCHER
SOLICITA CANJE
DE VOUCHER
POR RECIBO
FIN
20
Versin : 1.0
Aprobado por :
1. Estudiante con observacin acadmica.- Si el estudiantes est declarado por su

director de Escuela como estudiante en observacin o con problemas acadmicos,
antes de proceder a su matrcula debe suscribir junto con su padre o apoderado
un documento de Compromiso de mejora en el desempeo acadmico con el
Director de su Escuela (punto 2), o caso contrario procede automticamente a la
pre-matrcula en el Campus Virtual (punto 3).
2. Firma acta de compromiso.- El estudiante junto con su padre o apoderado ante el

Director de Escuela firma el Acta de Compromiso de mejora en el desempeo
acadmico, documento archivado por el Director de Escuela. Su prematricula es
realizada por el asesor de matrcula de su Escuela.
3. Realiza prematrcula.- El estudiante recibe informacin y utilizando la misma

ingresa a Campus Virtual para realizar su prematricula, que consiste en
seleccionar sus asignaturas y elegir el cronograma de cuotas.
4. Verifica prematrcula y cronograma de cuotas.- El estudiante a a travs del

campus virtual puede visualizar su ficha de matrcula y el estado de su cuenta).
5. Agregados/Retiros acadmicos- Si el estudiante con problemas acadmicos

requiere alguna modificacin en su prematricula que no pueda hacerse en
Campus Virtual para las asignaturas asignadas por el sistema, solicita entrevista
con Director de Escuela (punto 6), caso contrario culmina pre-matrcula.
6. Entrevista con el Director Acadmico.-Es la exposicin de motivos de solicitud de

modificacin ante el Director de Escuela.
7. Acepta Modificacin?.- Si la exposicin de motivos de solicitud de modificacin

es vlida y el Director de Escuela se acoge estrictamente a los casos estipulados
por el Reglamento Acadmico y teniendo en cuenta los lineamientos de los
Vicerrectorados y la normatividad aplicable al tema, realiza modificacin en el
sistema para la asignacin de asignaturas, con lo cual el estudiante puede
culminar pre matrcula (punto 8), caso contrario, el Director de Escuela le informa
al estudiante la denegacin de su solicitud y se vuelve al punto 3.
8. Recibe conformidad y fechas de cronograma de pagos.- El estudiante a travs del

campus virtual puede visualizar su ficha de matrcula y el estado de su cuenta.
9. Pago del costo de matrcula.- El estudiante cancela el costo de matrcula en la

cuenta del Banco indicado y en las fechas definidas en el cronograma de
matrculas y recibe el voucher.
21
Versin : 1.0
Aprobado por :
10. Canjea voucher por recibo de pago.- El Asistente de Pensiones recibe voucher de
pago de matrcula y lo canjea por un recibo de pago que es entregado al
estudiante. En este punto el estudiante de requerirlo as, puede solicitar al rea de
Evaluacin y Registro su constancia de matrcula
9. PROCEDIMIENTO DE MATRCULA ASIGNACIN DE ALUMNOS A AULAS
Diagrama de flujo.
22
Versin : 1.0
Aprobado por :
1. Registro en el sistema de las asignaturas del ciclo.- El Director de Escuela registra

en el sistema del campus virtual el Programa de asignaturas del ciclo, ya aprobado
con sus vacantes y grupos para cada asignatura.
2. Ingreso al campus virtual.- El alumno ingresa al acampus virtual de la USAT

utilizando su cdigo universitario y su clave.
3. Prematricula.- El alumno realiza su prematrcula seleccionando los cursos que

llevar en el ciclo y elige el nmero de cuotas que desea cancelar la pensin por el
ciclo acadmico y recibe conformidad por el campus virtual (en caso que no pueda
seleccionar algn o algunos cursos por el campus virtual, solicita entrevista con el
Director de Escuela para ver este caso especial).
4. Recibe lista de alumnos por curso.- El Director de Escuela recibe la lista de

alumnos por curso.
5. Capacidad de aula suficiente?.- Si se tiene capacidad de aula suficiente termina

el procedimiento de asignacin de alumnos a las aulas.
6. Evala cambiar a una aula mas grande o pedir aula adicional.- El Director de
Escuela evala la posibilidad de pedir un aula mas grande o pedir un aula
adicional segn la cantidad de alumnos que se tenga por el curso. Si es pedir un
aula adicional y el docente seleccionado no tiene disponibilidad, se tiene que
buscar a un nuevo docente para dicha aula.
7. Aprueba evaluacin?- El Director de Escuela aprueba o desaprueba la

evaluacin.
8. Seleccin de alumnos que no alcanzaron vacante.- El Director de Escuela

selecciona a los alumnos que no alcanzaron vacante por orden de prematrcula.
9. Recibe comunicacin que no alcanz vacante.- El alumno recibe la comunicacin

que no alcanz vacante al curso seleccionado en su prematrcula a travs del
campus virtual.
10. Recibe solicitud.- En el caso de que el Director de Escuela apruebe la evaluacin,

Direccin Acadmica recibe la solicitud de cambiar a un aula ms grande o de
adicin de otra aula.
11. Asignacin de aula ma sgrande o adicin de aula.- Direccin Acadmica asigna un

aula mas grande o adiciona otra aula para el curso con un horario definido.
23
Versin : 1.0
Aprobado por :
12. Realizacin de nueva programacin.- El Director de Escuela realiza la nueva

programacin de la asignatura, con el horario definido por Direccin Acadmica.
13. Recibe comunicacin de la nueva programacin.- El Estudiante recibe la

comunicacin de la nueva programacin de la asignatura, con el aula y el horario a
travs del campus virtual.
24
Versin : 1.0
Aprobado por :
VI. ANEXOS
Anexo 1
El expediente para traslado externo debe contener:
1. Certificados originales de estudio de la universidad de origen, con un mnimo de

36 crditos aprobados.
2. Slabos firmados y sellados por la universidad de origen.
3. Constancia de la universidad de origen que acredite que el estudiante no ha sido

separado por razones de bajo rendimiento acadmico o medida disciplinaria.
4. Copia legalizada notarialmente del documento de identidad y partida de

nacimiento.
5. Seis (6) fotos tamao carn a color con fondo blanco.
6. Solicitud de Convalidacin de Asignaturas
7. Plan de estudios de la universidad de origen.
8. Recibo de pago por derecho de trmite externo.
25
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Versin : 1.0
Elaborado por: DPDU
RECAUDACIN Y CATEGORIZACIN DE Revisado por : DAA
PENSIONES Aprobado por :
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
RECAUDACIN Y CATEGORIZACIN DE
PENSIONES
REA DE CAJA Y PENSIONES
2011
Elaborado por: DPDU
NDICE
III. PROPSITO Pg. 2
IV. ALCANCE Pg. 2
1. Procedimiento: Tramitacin para acogerse al sistema de

pensiones escalonadas Pg. 3
2. Procedimiento: Recaudacin por concepto de matrcula y/o

pensiones. Pg. 4
3. Procedimiento: Recaudacin por pago de servicios u otros

Conceptos Pg. 5
1
Elaborado por: DPDU
I. INTRODUCCION

recaudacin y categorizacin de pensiones la adecuada ejecucin de las actividades
vinculadas al proceso.
La recaudacin es el proceso que permite realizar y controlar la cobranza de

pensiones y de otros servicios que brinda la Universidad Santo Toribio de Mogrovejo.
Asimismo, el proceso de categorizacin de pensiones permite a los estudiantes
solicitar una escala de pensin mediante la evaluacin de su situacin
socioeconmica.
Este manual contiene en forma detallada las acciones o pasos a seguir en cada uno
de los principales procedimientos que rigen en el rea.
Establecer y detallar las principales acciones a seguir en los procesos de recaudacin

y categorizacin de pensiones a cargo de rea de Caja y Pensiones.
III. PROPSITO
Ejecutar los procedimientos del proceso de recaudacin y categorizacin de

pensiones, de acuerdo a las polticas y normas institucionales.
IV. ALCANCE

cumplimiento obligatorio para todos los colaboradores que conforman el rea de Caja
y Pensiones.
2
Elaborado por: DPDU
V. PROCEDIMIENTOS
1. Procedimiento: Tramitacin para acogerse al sistema de pensiones

escalonadas
Diagrama de flujo
Descripcin del procedimiento
1. El estudiante de primer ciclo (el padre de familia o apoderado) solicita el

Formulario de Datos Socioeconmicos en el rea de Caja.
3
Elaborado por: DPDU
2. El responsable de Caja le entrega el Formulario de Datos Socioeconmicos.

Las condiciones para la entrega del formulario estn detallados en el
Reglamento de Pensiones vigente.
3. El estudiante completa los datos indicados en el formulario y adjunta otros
documentos solicitados. Luego lo entrega en la Oficina de Pensiones. El
tiempo mximo de entrega est indicado en el respectivo reglamento.
4. l rea de Pensiones evala la autenticidad de los datos y de la
documentacin adjunta.
5. El rea de Pensiones le comunica al estudiante (el padre de familia o
apoderado) el resultado de la evaluacin.
6. Si procede el trmite, el padre de familiar o apoderado deben firmar los
documentos adicionales que se requieran. Si la respuesta es negativa, el
procedimiento culmina.
7. El rea de Pensiones actualiza los datos del estudiante en lo que respecta al
monto de pago de pensin acadmica.
4
Elaborado por: DPDU
2. Procedimiento: Recaudacin por concepto de matrcula y/o pensiones
Diagrama de flujo

1. Para efectuar el pago por concepto de matrcula y/o pensin, el estudiante
debe realizarlo mediante una entidad bancaria. El nombre de la entidad
bancaria y las modalidades de pago permitidas estn definidas en el
Reglamento de Pensiones del ltimo ciclo acadmico vigente.
El estudiante brinda el nombre de la Universidad y su nmero de DNI.
Opcionalmente, la transaccin la puede realizar el padre de familia o el
apoderado.
2. La entidad bancaria verifica en el sistema si hay montos pendientes de pago
por concepto de matrcula o pensin, luego le indica al estudiante dicho monto.
3. El estudiante realiza el pago del monto indicado.
5
Elaborado por: DPDU
4. La entidad bancaria registra el pago en el sistema, emite el voucher y le

entrega al estudiante.
5. El estudiante recibe el voucher. Luego lo presenta en la Oficina de Pensiones
para solicitar la constancia de pago; este trmite se debe realizar a partir del
da siguiente de la realizacin del pago.
6. El responsable de la Oficina de Pensiones verifica si el estudiante realiz el
pago de su matrcula o pensin. Emite la constancia respectiva y se lo entrega
al estudiante.
7. El estudiante recibe la constancia de pago emitida.
3. Procedimiento: Recaudacin por pago de servicios u otros conceptos
Diagrama de flujo
1. Para efectuar el pago por servicios, materiales acadmicos u otros conceptos

diferentes a matrcula o pensin, el estudiante, docente, personal
administrativo u otra persona interesada debe realizarlo en el rea de
Recaudacin o Caja.
La persona interesada se acerca a la ventanilla e indica sus datos y el
concepto del servicio o material que desea pagar.
6
Elaborado por: DPDU
2. El responsable de caja verifica en el sistema el monto de pago por el servicio

solicitado y se lo comunica a la persona interesada
3. La persona interesada realiza el pago del monto indicado.
4. El responsable de caja registra el pago en el sistema, emite el comprobante de
pago.
5. La persona interesada recibe el comprobante de pago.
7
Versin : 1.0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE EMISIN Elaborado por: DPDU
DE GRADOS Y TTULOS Revisado por : DAA
Aprobado por :
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
EMISIN DE GRADOS Y TTULOS
REA DE GRADOS Y TTULOS
2011
Versin : 1.0
Aprobado por :
NDICE
III. PROPSITO Pg. 2
IV. ALCANCE Pg. 2
1. Procedimiento: Emisin y entrega de Grados de Bachiller - Pregrado Pg. 2
2. Procedimiento: Emisin y entrega de Ttulos - Pregrado Pg. 5
1
Versin : 1.0
Aprobado por :
I. INTRODUCCION

emisin de grados y ttulos la adecuada ejecucin de las actividades vinculadas al
proceso.
El proceso de emisin de grados y ttulos permite otorgarle a los egresados y

bachilleres los respectivos diplomas a nombre de la Nacin como constancia de haber
concluido sus estudios y haber cumplido los requisitos establecidos en el reglamento
correspondiente.
Este manual contiene en forma detallada las acciones o pasos a seguir en cada uno
de los principales procedimientos que rigen en el rea.
Establecer y detallar las principales acciones a seguir en el proceso de emisin de los

diplomas de grados y ttulos profesionales, segn lo requieran los egresados y
bachilleres, a cargo del rea de Grados y Ttulos.
III. PROPSITO
Ejecutar los procedimientos del proceso de emisin de los diplomas de grados y ttulos
profesionales de acuerdo a las polticas y normas institucionales.
IV. ALCANCE

cumplimiento obligatorio para todos los colaboradores que conforman la estructura
orgnica del rea de Grados y Ttulos.
V. PROCEDIMIENTOS
1. Procedimiento: Emisin y entrega de Grados de Bachiller - Pregrado
Este es el procedimiento para la correcta emisin y entrega de grados de bachiller.
2
Versin : 1.0
Aprobado por :
Diagrama de flujo
3
Versin : 1.0
Aprobado por :
1. El egresado completa la documentacin requerida para la formacin del

expediente, segn lo establece el Reglamento de Grados y Ttulos.
2. Si el egresado concluy sus estudios de pregrado en Enfermera,

Administracin de Empresas, Administracin Hotelera y de Servicios,
Contabilidad o Economa; tendr que presentar el expediente en Direccin
Acadmica (paso 6). En caso contrario, entregar el expediente a la Direccin
de Escuela correspondiente (paso 3).
3. Direccin Acadmica solicita informacin del egresado a la Direccin de

Escuela respectiva, sobre su culminacin del plan de estudios.
4. Direccin de Escuela enva resultado de consulta a Direccin Acadmica.
5. Direccin Acadmica completa el expediente con los informes respectivos y lo

enva a la Direccin de Escuela.
6. Direccin de Escuela da conformidad sobre la culminacin de los estudios del

egresado y emite informe. Dicha documentacin lo enva a Decanato para que
lo evale.
7. El Decano de la Facultad confirma el otorgamiento del diploma del grado

acadmico.
8. El Secretario Acadmico de cada facultad completa la documentacin

requerida para la formacin del expediente y lo entrega al Responsable de
Grados y Ttulos debidamente completado para la entrega del diploma de
bachiller o el ttulo, segn requisitos definidos en el Reglamento de Grados y
Ttulos.
9. El Responsable de Grados y Ttulos revisa minuciosamente la documentacin

del expediente verificando su presencia y validez, corroborando datos.
10. Si el Responsable de Grados y Ttulos encuentra conforme la informacin

contenida en el expediente, contina con el punto 11; caso contrario, devuelve
expediente a Secretara Acadmica de Facultad para su correccin.
11. El Responsable de Grados y Ttulos elabora y enva a Secretario General el

Listado de bachilleres por escuela.
12. El Secretario General revisa el listado y lo enva a los miembros del Consejo
Universitario solicitando conformidad con la informacin.
13. Consejo Universitario, en sesin, aprueba el listado de bachilleres por escuela.
4
Versin : 1.0
Aprobado por :
14. El Secretario General emite resolucin de aprobacin de Consejo Universitario

y comunica al Responsable de Grados y Ttulos.
15. El Responsable de Grados y Ttulos recibe resolucin de aprobacin y prepara

informacin con los nombres de los bachilleres y/o titulados, los agrupa por
escuela y agrega nombre de autoridades a firmar los diplomas. Esta
informacin es entregada a la imprenta junto con los diplomas a imprimir,
coordinando la fecha de entrega.
16. Personal de la imprenta recibe informacin e imprime diplomas solicitados.
17. El Responsable de Grados y Ttulos recoge los diplomas segn la fecha

coordinada.
18. El Responsable de Grados y Ttulos procede al llenado en la parte posterior del

diploma: foto, fechas, nmero de libro y folio segn cada escuela y
paralelamente se prepara el registro en los libros respectivos. Solicita firmas
(Decano, Secretario General, Rector). Se colocan sellos (de tinta y de agua) y
se ingresan a los sobres.
19. El Responsable de Grados y Ttulos se comunica (va mail o va telefnica) con

el estudiante informando de la disponibilidad del diploma para ser recogido.
20. El Interesado recoge diploma, la entrega del diploma es personal y ante la

presentacin del DNI. Firma el reverso del diploma y el libro de registro. Se le
entrega tambin un copia fedateada del diploma.
21. El Responsable de Grados y Ttulos ingresa los datos del egresado en el

sistema de Grados y Ttulos, imprime fichas para la inscripcin de ANR y pega
foto, firma y solicita firma a Secretario General. Se fotocopia ficha para archivo
en el expediente del egresado.
22. El Responsable de Grados y Ttulos prepara informacin fsica y digital para

enviar a ANR segn sus requerimientos y dentro de las fechas establecidas.
2. Procedimiento: Emisin y entrega de Ttulos - Pregrado
Este es el procedimiento para la correcta emisin y entrega de Ttulos.
5
Versin : 1.0
Aprobado por :
Diagrama de flujo
6
Versin : 1.0
Aprobado por :
1. El bachiller cumple con los requisitos para tramitar el Diploma del Ttulo
Profesional, segn la modalidad elegida.
2. Direccin de Escuela da conformidad sobre. Dicha documentacin lo enva

a Decanato para que lo evale.
3. El Decano de la Facultad confirma el otorgamiento del diploma del ttulo

profesional.
4. El Secretario Acadmico de cada facultad completa la documentacin

requerida para la formacin del expediente y lo entrega al Responsable de
Grados y Ttulos debidamente completado para la entrega del diploma de
bachiller o el ttulo, segn requisitos definidos en el Reglamento de Grados
y Ttulos.
5. El Responsable de Grados y Ttulos revisa minuciosamente la

documentacin del expediente verificando su presencia y validez,
corroborando datos.
6. Si el Responsable de Grados y Ttulos encuentra conforme la informacin

contenida en el expediente, contina con el punto 7; caso contrario,
devuelve expediente a Secretara Acadmica de Facultad para su
correccin.
7. El Responsable de Grados y Ttulos elabora y enva a Secretario General el

Listado de titulados por escuela.
8. El Secretario General revisa el listado y lo enva a los miembros del

Consejo Universitario solicitando conformidad con la informacin.
9. Consejo Universitario, en sesin, aprueba el listado de bachilleres por

escuela.
10. El Secretario General emite resolucin de aprobacin de Consejo

Universitario y comunica al Responsable de Grados y Ttulos.
11. El Responsable de Grados y Ttulos recibe resolucin de aprobacin y

prepara informacin con los nombres de los titulados, los agrupa por
escuela y agrega nombre de autoridades a firmar los diplomas. Esta
informacin es entregada a la imprenta junto con los diplomas a imprimir,
coordinando la fecha de entrega.
12. Personal de la imprenta recibe informacin e imprime diplomas solicitados.
13. El Responsable de Grados y Ttulos recoge los diplomas segn la fecha

coordinada.
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Versin : 1.0
Aprobado por :
14. El Responsable de Grados y Ttulos procede al llenado en la parte posterior

del diploma: foto, fechas, nmero de libro y folio segn cada escuela y
paralelamente se prepara el registro en los libros respectivos. Solicita firmas
(Decano, Secretario General, Rector). Se colocan sellos (de tinta y de agua)
y se ingresan a los sobres.
15. El Responsable de Grados y Ttulos se comunica (va mail o va telefnica)

con el bachiller informando de la disponibilidad del diploma para ser
recogido.
16. El Interesado recoge diploma, la entrega del diploma es personal y ante la

presentacin del DNI. Firma el reverso del diploma y el libro de registro. Se
le entrega tambin un copia fedateada del diploma.
17. El Responsable de Grados y Ttulos ingresa los datos del egresado en el

sistema de Grados y Ttulos, imprime fichas para la inscripcin de ANR y
pega foto, firma y solicita firma a Secretario General. Se fotocopia ficha
para archivo en el expediente del bachiller.
18. El Responsable de Grados y Ttulos prepara informacin fsica y digital para

enviar a ANR segn sus requerimientos y dentro de las fechas
establecidas.

Manual de Procedimientos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ADMISIN DE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE DIRECCIN ACADMICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE RECAUDACIN Y CATEGORIZACIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE EMISIN DE GRADOS Y TTULOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

DIRECCIN DE LA ESCUELA PRE UNIVERSITARIA

II. OBJETIVO DEL MANUAL Pg. 2

III. PROPSITO Pg. 2

IV. ALCANCE Pg. 2

1. Procedimiento Validacin del Perfil del Postulante Pg. 3

Diagrama de flujo Pg. 3

Descripcin del procedimiento Pg. 3

2. Procedimiento: Inscripcin del postulante Pg. 5

2.1. Coordinacin logstica para Inscripcin Pg. 5

Diagrama de flujo Pg. 5

Descripcin del procedimiento Pg. 5

2.2. Generacin del cdigo del postulante Pg. 7

Diagrama de flujo Pg. 7

Descripcin del procedimiento Pg. 8

3. Procedimiento: Evaluacin del postulante Pg.10

3.1. Coordinacin logstica para Evaluacin Pg.10

Diagrama de flujo Pg.10

Descripcin del procedimiento Pg. 11

4. Procedimiento: Comunicacin de Informe de Ingresantes Pg. 12

Diagrama de flujo Pg. 12

Descripcin del procedimiento Pg. 12

VI. ANEXOS Pg. 14

El presente manual de procedimientos es un instrumento descriptivo, que tiene un

La admisin es el proceso que permite la evaluacin de mritos, conocimientos,

II. OBJETIVO DEL MANUAL

1. Validacin del Perfil del Postulante

Ejecutar los procedimientos del proceso de admisin de estudiantes de pregrado, de

El presente Manual es de alcance del personal que labora en la Direccin de la

1. Procedimiento: Validacin del Perfil del Postulante

Detalles del procedimiento:

1. Solicita informacin sobre el perfil del ingresante.- La comisin de diseo

ingreso de estudiantes de pre grado de sus respectivas escuelas para verificar

2. Procedimiento: Inscripcin del postulante

2.1. Coordinacin logstica para Inscripcin

Detalles del procedimiento:

2. Revisa vigencia de modalidades.- El director de la EPU se basa en los reportes

2.2. Generacin del cdigo postulante

Detalles del procedimiento:

1. Primera vez que postula?.- Es necesario saber si el postulante ha participado

15. Exonerado de Examen de Admisin?.- Si el estudiante est exonerado de

3. Procedimiento: Evaluacin del postulante

3.1. Coordinacin logstica para Evaluacin

Detalles del procedimiento:

4. Procedimiento: Comunicacin de Informe de Ingresantes

Detalles del procedimiento:

3. Enva informacin y documentacin.- Al cierre del proceso de Admisin y

(Para ser llenado por la USAT) (Para ser llenado por la

DATOS DE LOS ESTUDIOS SECUNDARIOS REALIZADOS Nacional ( ) Particular ( )

Para los no ingresantes, la Chiclayo, _____ de ___________________ de 201_

ANEXO N 2: COMPROMISO DE REGULARIZACIN DE DOCUMENTOS

Me comprometo a entregar los siguientes documentos:

Certificado de estudios original Copia del documento de identidad

Constancia de 5to de Secundaria Copia del ttulo profesional fedateado

Boleta de notas del 5to de secundaria original

hasta la regularizacin correspondiente.

ANEXO N 3: GRUPOS DIFERENCIADOS POR ESCUELA

ESCUELA GRUPO EPU

ANEXO N 4: ASIGNATURAS EPU POR GRUPO

Para los no ingresantes, la Chiclayo, _ de _______________ de 201_