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DISTANCIA DE MXICO
INTRODUCCIN
Con el contenido que me proporciono mi Docente de la Materia de
Auditora Administrativa y la Pyme que he elegido para la realizacin de
la presente actividad, siendo esta la Empresa Refrigeracin Tehuacn
proceder a recopilar la informacin de su proceso administrativo ya que
es necesario para la implementacin de una metodologa de planeacin
as tambin para poder detectar los problemas, irregularidades o
deviaciones que estn o puedan afectar a la Empresa, para lo cual
comenzare por detallar los datos de la misma desde su origen hasta la
forma en cmo operan.
DATOS DE LA EMPRESA
Nombre de la Empresa:
Refrigeracin Tehuacn
Giro:
Manufacturero y Comercial
Se clasifica de esta manera
puesto que, es una empresa que
transforma materias primas en
productos terminados, es decir
cuando realizan alguna paletera,
cmara frigorfica, conservador etc., para satisfacer la necesidad del
consumidor y comercial puesto que la Empresa cuenta con un Proveedor
y funge el papel de intermediario entre el Proveedor y consumidor
debido a que su funcin principal es la compra-venta de Equipos de
Refrigeracin.
Ubicacin:
Carretera Internacional 2 de Abril, nmero 43, Col. Centro, Huajuapan de
Len Oaxaca.
Origen de la Empresa
Refrigeracin Tehuacn es una empresa constituida desde el ao 1980 por el
Sr. Juan Montiel Herrera, fue creada con la finalidad de dedicarse a la venta,
instalacin reparacin, mantenimiento correctivo y preventivo as como a la
fabricacin de equipos de Refrigeracin como son: Refrigeradores,
Congeladores, Vitrinas, Enfriadores, Equipos Mini Split y de Ventana, Cmaras
Frigorficas, Ductos, Aire acondicionado Automotriz Conservadores etc. Para ese
entonces era la primera empresa dedicada en ese giro en la Ciudad de
Huajuapan de Len Oaxaca. En el ao 2008 se Integra al negocio su Hijo de
nombre Aldo Montiel Fernndez, funge el papel de Socio dentro de la Empresa
de su Padre.
Objetivos:
Corto: (1 a 2 aos)
Medio: (3 a 4 aos)
Largo: (5 aos)
Misin:
En Refrigeracin Tehuacn nuestra prioridad es mantener firme nuestro
compromiso con nuestros clientes para proporcionarles servicios como la venta
e instalacin de equipos de fro, mantenimiento, extraccin y aire
acondicionado que cumplan con las normas de calidad, haciendo uso correcto
en la administracin de todos nuestros recursos (humanos, tcnicos, materiales
y financieros).
Visin:
Convertirnos en una empresa lder y competitiva que satisfaga las necesidades
de nuestros clientes, as como mejorar nuestros equipos de fro y servicios a
travs de los avances tecnolgicos, implementar la mejora continua como
medio hacia la excelencia y que sta forme parte de la cultura de nuestro
personal. Tener un crecimiento promedio anual de 16% durante los prximos 3
aos.
Valores
Para la Empresa Refrigeracin Tehuacn consideran que es necesario contar
dentro de la misma con valores que los diferencien, ya que el Gerente
menciona que son pilares fundamentales ya que son los medios que deben
alcanzar para realizar bien su trabajo y estos mismos deben verse reflejados
cumpliendo cada uno de ellos los cuales son:
PROGRAMA
REA DE MANTENIMIENTO
ACCIONES RECURSOS
PROGRAMAS INMEDIATAS NECESARIOS
ESTRATEGIAS
REA DE GERENCIA
Con ayuda Capacitacin para Determinar Recurso
de Personal la atencin quin se Financiero
oportuna y eficaz al encargara de Recurso
Externo se
cliente. brindarlos Tecnolgico
capacitara a
todo el talleres Recurso
necesarios Humano
personal para
para la principalm
un beneficio atencin al
en la atencin e
cliente.
al cliente Estimar los
costos de los
talleres as
como el
material
informativo a
producir.
REAS POLITCAS
ENCARGADO DE MANTENIMIENTO Llevar un control cronolgico, de los re
mantenimiento preventivo y correctivo
clientes.
Brindad un servicio inmediato y oportuno
Presupuesto Mensual
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago
Concepto
. . . . . . . .
Ingresos(Mantenim
iento y Servicios)
Compra de
Insumos
Salarios
Luz
Agua
Otros Gastos.
Utilidad Obtenida
ORGANIZACIN
Al ser una Pyme familiar cuenta con pocos empleados de tal manera que
se organizaron de la siguiente manera:
GERENTE GENERAL
GERENTE DE ENCARGADO DE
PRODUCCIN ADMINISTRACIN Y
FINANZAS
DIRECCIN
Toma de decisiones
1) El Dueo toma las decisiones no solo en las cosas internas de la empresa,
sino tambin el las cosas externas.
2) Se encarga de destinar el Recurso para la compra de Insumos de la mejor
calidad.
3) Se encarga del Financiamiento para la compra de herramienta necesaria
para su equipo de trabajo.
Esto incluye que la toma de decisiones es para poder guiar y encaminar a
alcanzar los objetivos de la empresa, as como la satisfaccin de las
necesidades de los clientes.
INTEGRACIN
Se integrara la contratacin de nuevo personal encargado de la siguiente rea.
Recursos Humanos; que fungir como el personal que realizar el contrato del
personal de la empresa, as como el salario del personal, seguro, prestamos.
MOTIVACIN
Considero que es importante llevar dentro de Cualquier Organizacin un
programa de motivacin e incentivos al personal. Dentro de la administracin
de la empresa se deben buscar y adecuar programas, instrumentos y
documentos que le sirvan como gua para poder tomar bunas decisiones
referentes al desempeo y rendimiento laboral de los empleados. Por lo tanto
el objetivo del presente programa es encaminar a las actividades de los
empleados para que de esta manera se puedan obtener resultados
satisfactorios y a su vez cubrir las necesidades que el recurso humano
necesite. Todo esto conlleva a obtener un clima laboral agradable, beneficiando
a la Empresa y los trabajadores.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.-
Lineamientos.-
AUTORIDAD Y LIDERAZGO
La empresa tiene al titular el cual es el Gerente General de la misma y tiene
que dirigir y liderar con su personal que sern los segundos al mando quien le
reportaran y llevaran un control en sus reas especficas el cual tendr la
finalidad de formar un equipo de trabajo bueno, con calidad y respeto para
sacar adelante su empresa y tener una mejor productividad, para poder a su
vez alcanzar su misin y visin.
CONTROL
SEPARACIN DE FUNCIONES:
CAPACITACIN
REA DIRECCIN
REA OPERACIONES
FUNCIONES
Disear y seleccionar sistemas de Aire
mecnica, de equipos residenciales, industrial
Realizar presupuestos de los diseos previame
Trabajar en Equipo.
Negociar con los Proveedores sobre tiempo, co
REA MERCADOTCNIA
FUNCIONES
Se encargara de participar en la toma d
mercadolgico que se implementar.
Buscar e identificara oportunidades de
producto, precio, distribucin, promocin
beneficio de la Empresa Refrigeracin Tehuac
Desarrollar los nuevos logos y publicidad
fechas especficas, as como la distribucin de
RESPONSABILIDADES Estar pendiente de la Situacin presente del Merca
lo cual considerara las caractersticas y expec
productos, la manera de distribucin, proveedores,
FUNCIONES
Deber supervisar la calidad del materia
adquirido para la realizacin de los Equipos.
Apoyar en la elaboracin y verificacin
capacitacin continua del personal y que esa
necesidades.
Verificar la entrega de especificaciones y tcn
reinscripcin de las patentes de equipos fros q
RESPONSABILIDADES Deber estar pendiente de que todos los productos
material que se solicite pase las pruebas de calidad
Auditoria Administrativa
Alcance:
Valorizacin de toda la empresa
Objetivo:
1) Brindar a la Organizacin los elementos necesarios
para el mejoramiento oportuno de la empresa.
2) Implementacin de programas de trabajo que permitan
la mejora de su desempeo.
3) Fomentar la satisfaccin de las necesidades de los
clientes.
PLANEACIN
Misin y Visin
Status:
La Visin esta formalmente por escrito y definida y aplicada para los
empleados ya que la conocen en su totalidad.
Objetivos
Status
Estn formulados y enfocados a los a las satisfacciones empresariales y
satisfaccin de los clientes, as mismo al crecimiento que se espera
obtener en el corto, mediano y largo plazo.
Polticas
Status
La Empresa no contaba con Polticas, sin embargo con ayuda del
Gerente y mi intervencin se realizaron las antes mencionadas con la
finalidad de llevar un control adecuado tanto con los empleados, como
con las normativas de la Empresa.
Recomendacin:
Es necesario que estas polticas se plasmen dentro de la Empresa
formalmente; revisando el vocabulario utilizado adecuado al personal de
la empresa a su entendimiento y de igual forma aplicndola.
Procedimiento
Status
No contaban con un procedimiento, todo lo realizaban sin orden alguno,
sin embargo con la ayuda que se le brindo al Gerente y con la
informacin obtenida se pudo realizar uno el cual se encuentra
plasmado en el presente trabajo.
Recomendaciones:
Es necesario plasmarlo dentro de la empresa para que el personal tenga
la base y su respaldo de cmo deben de llevar el control de las cosas.
Presupuesto
Status
No cuenta con un registro para llevar el presupuesto de entras, salidas
respecto a los servicios y mantenimientos que se ofrecen en la Pyme.
Recomendaciones:
Se debe de realizar una base de datos, en el cuales e pueda gestionar
las entras, salidas de los servicios, as como los pagos y las compras de
los Insumos utilizados.
ORGANIZACIN
Organigrama
Status
Cuenta con una estructura orgnica formal dentro de la empresa, y el
personal comprenden el lugar que ocupa en l, as como el rea est a
cargo de ellos y quien son sus superiores.
Recomendaciones
Como es una empresa pequea es necesario revisar su organigrama y
aumentar ms personal, por lo tanto es necesario restructurar de nuevo
el organigrama del cual es aumentar a ms personal, en este caso quien
est a cargo del rea de Recursos Humanos, Para no deslindar esta
responsabilidad al rea de Administracin y Finanzas.
Status
Los empleados aunque conocen sus actividades y responsabilidades ya
que las funciones estn bien definidos verbalmente, sin embargo no se
ha puesto en marcha ya que se invierten las actividades ocasionado
problemas en las reas funcionales de la Pyme.
Recomendacin:
Se debe de realizar y plasmar en el manual de procedimiento de manera
formalmente, el cual e debe revisar cuidadosamente para evitar la
duplicidad de actividades.
DIRECCIN
Liderazgo
Status
Cuentan con un director que sabe guiar y tomar decisiones al momento
de estar en una situacin crtica.
Comunicacin
Status
La comunicacin formal se realiza mediantes reportes, oficios, notas
informativas; ya que la comunicacin informal se da de manera
constante entre el personal ya que la empresa es pequea y familiar.
Recomendacin
Se puede establecer diferentes controles para mejorar cierta informacin
que comprendan y reciban los empleados.
Motivacin
Status
La Empresa no contaba con un programa de motivacin e incentivos sin
embargo con ayuda del Gerente y de la Informacin recaba se ha
logrado implementar un programa dentro de la Pyme.
Recomendacin
Se debe implementar incentivos econmicos, as como verbales con la
finalidad de reconocer el mejor personal que cumple con sus
actividades.
Grupo en equipo
Status
Existe una cultura organizacional dentro de su ambiente, ya que todos
los empleados se apoyan y realizan sus funciones.
Recomendaciones
El trabajo en equipo puede ser til en el mejoramiento de los servicios al
cliente, ya que la interaccin con ellos puede contribuir a resolver
problemas que se lleguen a presenta.
CONTROL
Controles Presupuestales
Status:
La empresa carece de algn tipo de controles para visualizar los ingresos
y los egresos de su presupuesto que ha generado mes por mes o
anualmente.
Recomendaciones
Se recomienda realizar un control de gestin presupuestal
trimestralmente para visualizar las ganancias y las perdidas, de tal
forma para realizar un comparativo anualmente.
Control de Insumos
Status:
Hace falta implementar estrategias dentro del rea de almacn para
mantener una mejora continua y de esta manera siempre contar con un
Stock Ideal en la Pyme.
Recomendaciones
Estar certificado con las normas estipuladas para estar a la vanguardia
y darles una buena seguridad a los clientes.
La pyme Refrigeracin Tehuacn considera que hoy en da
cuentan con muchos RETOS los cuales son los siguientes:
CONCLUSIN