TITULO: SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE

QHSE-PD-02
PROVEEDORES

Tipo: Procedimiento Disposicin: Uso Interno versin.: 0 Pg.: 1 de 8

Emitido por: profesional universitario de Aprobado por: comit coordinador de control

Fecha: 25-03-2017
recursos interno y calidad.

1. PROPSITO:
Establecer los lineamientos para la seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores
de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogot (EAB ESP).
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para la seleccin, evaluacin y reevaluacin de los proveedores
de los diferentes contratos que firma la EAB ESP para la adquisicin de bienes y
servicios.
3. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO:
Direccin de Contratacin y Compras de la EAB ESP.
4. DEFINICIONES:

4.1. Contratos de Compraventa: Es un contrato en que una de las partes se

obliga a transmitir la propiedad de una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquella
se dice vender y esta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida
se llama precio.
4.2. Contratos de Consultora: Son aquellos que se celebren referentes a los
estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de
diagnstico, pre-factibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos,
as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Por
labores de asesora, y de asesora tcnica de coordinacin, control y supervisin
entindase las llevadas a cabo con ocasin de todas aquellas actividades
relacionadas con la ingeniera a que se refiere el artculo 2 de la Ley 842 de 2003.
4.3. Contratos de Interventora: Es una especie del contrato de
CONSULTORA, que se celebra con la finalidad de que el contratista ejerza a
nombre de la entidad la vigilancia, seguimiento y control en relacin con el
cumplimiento de las obligaciones derivadas de un contrato, principalmente de
aquellos que tienen relacin con la ingeniera.
4.4. Contratos de Obra: Aquellos los que se celebren para la construccin,
mantenimiento, instalacin y, en general, para la realizacin de cualquier otro
trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de
ejecucin y pago.
4.5. Contratos de Suministro: Es el contrato por el cual una parte se obliga, a
cambio de una contraprestacin, a cumplir a favor de otra, en forma
independiente, prestaciones peridicas o continuadas de cosas o servicios.
4.6. Contratos prestacin de servicios: Son aquellos que se celebren para
desarrollar actividades relacionadas con la administracin o funcionamiento de la
entidad. Estos contratos solo podrn celebrarse con personas naturales cuando
dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran
conocimientos especializados. En ningn caso estos contratos generan relacin
 TITULO: SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
QHSE-PD-02
PROVEEDORES

Tipo: Procedimiento Disposicin: Uso Interno versin.: 0 Pg.: 2 de 8

Emitido por: profesional universitario de Aprobado por: comit coordinador de control

Fecha: 25-03-2017
recursos interno y calidad.

laboral ni prestaciones sociales y se celebran por el trmino estrictamente

indispensable.
4.7. Convenio: Es un acuerdo de voluntades entre entidades pblicas y/o
privadas, que tiene por objeto aunar esfuerzos y adelantar actividades de
cooperacin, bien sea, de carcter financiero, tcnico, tecnolgico, cientfico,
operativo, etc., para un fin determinado y comn para las partes.
4.8.Interventora: Es el seguimiento tcnico, administrativo, jurdico, contable y
financiero que sobre el cumplimiento del contrato realiza una persona natural o
jurdica contratada para tal fin por la EAB-ESP.
4.9.Supervisin: la supervisin consiste en el seguimiento tcnico, administrativo,
financiero, contable y jurdico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es
ejercida directamente por la EAB-ESP. Para la labor de supervisin o de apoyo, la
EAB ESP podr contratar mediante contrato de prestacin de servicios que sean
requeridos.

5. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es el documento mediante

el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la
apropiacin presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.
5.1. Sistema de Avalo de Infraestructura (SAI): Listado de tems de pago
establecidos en la EAB- ESP.
5.2. Solicitud de pedido: Es una peticin u orden para comprar con el fin de
obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un
momento dado.
5.3. Registro Presupuestal (RP): El registro presupuestal es la operacin
mediante la cual se perfecciona el compromiso, afectando definitivamente la
apropiacin.
5.4. Pedido de ejecucin: Es el documento creado en SAP que apropia los
recursos del contrato y contra el que se efectan los pagos.

6. CONDICIONES GENERALES:
6.1. Parmetros de seleccin y evaluacin inicial
Aplica para todos los contratos o convenios.

Valoraci Valoraci
Tema Valoracin Tema Tema
n n
Condiciones Condiciones Servici
35 35 30
Tcnicas Comerciales o
Especificaciones Garant
20 Precio 15 15
tcnicas as
Certificaciones de 15 Experiencia 10 Posven 15
 TITULO: SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
QHSE-PD-02
PROVEEDORES

Tipo: Procedimiento Disposicin: Uso Interno versin.: 0 Pg.: 3 de 8

Emitido por: profesional universitario de Aprobado por: comit coordinador de control

Fecha: 25-03-2017
recursos interno y calidad.

calidad, medio
ta
ambiente, SISO.
Plazo 10

6.2. Categoras de clasificacin de proveedores

Tema Valoracin Reevaluacin

Excelente 95 - 100 A los 12 meses
Bueno 84 - 94 A los 6 meses
Regular 70 - 84 A los 3 meses
Deficiente < 70 Al mes

6.3. Parmetros para reevaluacin

Aplica para todos los contratos o convenios.

Valoraci Valoraci
Tema Valoracin Tema Tema
n n
Condiciones Condiciones
30 35 Servicio 35
Tcnicas Comerciales
Cumplimiento Cumplimien
Cumplimiento
especificaciones 15 15 to de 20
Precio
tcnicas garantias
Mantenimiento de
certificaciones o Atencin de
sellos que aseguren Cumplimiento requerimien
15 20 15
gestin de la Plazo tos
calidad, medio Posventa
ambiente, SISO.

6.4. Cmo se hace el seguimiento a cada pedido, orden de servicio o

proceso que desarrolla el proveedor y relacin con la reevaluacin
El seguimiento a cada contrato o convenio se realiza a travs de la aplicacin de los
procedimientos de supervisin e interventora de la EAB ESP y los supervisores o
interventores deben entregar la revaluacin del proveedor al finalizar el contrato o
convenio con el fin de que se evidencie el desempeo para tenerlo o no en cuenta para
futuros contratos.
6.5. Anlisis de tendencias del desempeo del proveedor
En caso de que el proveedor baje el desempeo que ha tenido en los dos ltimos aos
ser causal de revaluar el cambio de este proveedor, en caso de que sea el nico
 TITULO: SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
QHSE-PD-02
PROVEEDORES

Tipo: Procedimiento Disposicin: Uso Interno versin.: 0 Pg.: 4 de 8

Emitido por: profesional universitario de Aprobado por: comit coordinador de control

Fecha: 25-03-2017
recursos interno y calidad.

proveedor se realizaran reuniones con este para llegar a acuerdos que permitan
aumentar el desempeo de este, para lo cual deber elaborar planes de accin, en caso
de que el proveedor incumpla con estos planes de accin se establecern clausulas por
incumplimiento al contrato.
6.6. Criterios de anlisis para solicitar planes de accin
Se solicitara planes de accin a los proveedores que bajen como mnimo 2 puntos en el
criterio de revaluacin, en caso de ser un nico proveedor y tener una evaluacin menor
a 84 puntos deber elaborar planes de accin con el fin de mejorar, si se incumple con
los planes de accin o no se realizan se proceder a cobrar clusulas de incumplimiento
al proveedor.
6.7. Comunicacin con el proveedor
Directamente entre el rea que solicita la contratacin y el proveedor, a travs de correo
electrnico y comunicaciones oficiales, aplicando los procedimientos de supervisin e
interventora de la EAB ESP.
Las invitaciones y todo el proceso de evaluacin se publicarn en la pgina web de
contratacin de la EAB ESP (www.acueducto.com.co). A travs de esta pgina se dar a
conocer el resultado de las evaluaciones y revaluaciones de todos los proveedores.
6.8. Elaboracin informe de tendencias para la revisin por la Direccin
Se deben elaborar 2 informes en el ao uno en junio y otro en diciembre sobre el
comportamiento que han tenido los proveedores, este deber ser conciso y tendr un
mximo de 2 pginas evidenciado con cifras el cumplimiento, en caso de evidenciar un
comportamiento de disminucin de la calidad o el producto la alta direccin deber tomar
medidas con este proveedor con el fin de que se garantice la calidad del producto.

6.9. Descripcin de actividades (secuencia de actividades, responsable y

observaciones)
Actividad Responsabl Observaciones Registro
e
Define objeto, alcance rea que * Define modalidad de Formatos:
(especificaciones requiere la contratacin de acuerdo al - Presupuesto oficial
tcnicas), presupuesto contratacin Manual de Contratacin de - Comparacin de Precios
y modalidad de la EAB ESP.
contratacin * Elabora el presupuesto
teniendo en cuenta la
normatividad de la EAB -
ESP:
- Contratos de obra:
 TITULO: SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
QHSE-PD-02
PROVEEDORES

Tipo: Procedimiento Disposicin: Uso Interno versin.: 0 Pg.: 5 de 8

Emitido por: profesional universitario de Aprobado por: comit coordinador de control

Fecha: 25-03-2017
recursos interno y calidad.

precios SAI.
- Consultoras e
interventoras: Resolucin
interna 342 de 2009,
- Prestaciones de servicios:
resoluciones internas 1031
de 2005 y 1076 de 2012 y
851 de 2013.
- Otros tipos de procesos
que no se encuentren
regulados dentro de la
normatividad de la EAB
ESP: estudio de mercado.
 TITULO: SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
QHSE-PD-02
PROVEEDORES

Tipo: Procedimiento Disposicin: Uso Interno versin.: 0 Pg.: 6 de 8

Emitido por: profesional universitario de Aprobado por: comit coordinador de control

Fecha: 25-03-2017
recursos interno y calidad.

- Formatos de solicitud:
* Prestacin de Servicios
Persona Natural Proceso de
0 a 1000 SMMLV
* Arrendamiento
Diligencia los formatos de * Convenio directa.
solicitud de contratacin o
* Capacitaciones,
modificacin de acuerdo
afiliaciones o suscripciones
con el tipo de contrato y
anexa los documentos * Prestacin de servicios
persona jurdica Directa
soportes correspondientes.
* Prestacin de servicios
Realiza evaluacin tcnica persona jurdica Publica
para los procesos menores * Compraventa o suministro
a 1000 SMMLV cuya Directa
modalidad de seleccin sea * Compraventa o Suministro
Elabora solicitud de
contratacin directa, Publica
contratacin, anexa
rea que registrando los criterios de * Consultora diferente a
documentos soportes
requiere la evaluacin segn formato. obra Directa
y radica en Direccin
contratacin
de Contratacin y * Consultora diferente a
Crea en el Sistema de obra Pblica
Compras
Informacin Empresarial
(SAP) el Certificado de * Consultora e Interventora
Directa
Disponibilidad Presupuestal
(CDP) y su correspondiente * Consultora e Interventora
solicitud de pedido. Publica
- Obra Civil, Construccin,
Elabora invitacin y mantenimiento o
adjunta la documentacin construccin de redes
solicitada en la misma. Directa
* Obra Civil, Construccin,
mantenimiento o
construccin de redes
Pblica
* Disponibilidad de Predios
- Otros formatos:
* Evaluacin Tcnica
* Comparacin de Precios
Verifica el Direccin de En el evento que no
cumplimiento de los Contratacin cumpla con algn requisito,
requisitos fijados por y Compras se solicitarn por correo
cada tipo de solicitud electrnico las
de contratacin aclaraciones. Una vez sea
corregida la situacin se
proceder con la radicacin
y entrega de la solicitud de
 TITULO: SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
QHSE-PD-02
PROVEEDORES

Tipo: Procedimiento Disposicin: Uso Interno versin.: 0 Pg.: 7 de 8

Emitido por: profesional universitario de Aprobado por: comit coordinador de control

Fecha: 25-03-2017
recursos interno y calidad.

contratacin al Grupo de
Adquisiciones Estratgicas
de la Direccin de
Contratacin y Compras.
Transcurridos tres (3) das
hbiles, si el rea
interesada no allega las
aclaraciones solicitadas, se
informar a travs del
correo electrnico la
devolucin del proceso.
Inicia con la radicacin de Formatos:
ofertas para evaluacin y - Evaluacin Jurdica
continua con la solicitud - Evaluacin tcnica con
de aclaraciones a puntaje
oferentes, la recepcin de - Evaluacin financiera
Evaluadores respuesta a las - Solicitud Aclaracin
jurdicos, aclaraciones de los Oferente
financieros, oferentes, la emisin del - Remisin Aclaracin
Realiza la evaluacin econmicos concepto de evaluacin, la Evaluador Externo-Interno
y tcnicos
de las ofertas jurdica, consolidacin, revisin y - Registro de Evaluaciones
de la
financiera, tcnica y divulgacin del informe de Financieras, Tcnicas y
Direccin de
econmica de las evaluacin, la recepcin de Econmicas
Contratacin
invitaciones pblicas. y Compras y observaciones al informe - Consolidado de Evaluacin
del rea que de evaluacin, la respuesta - Remisin Observacin
requiere la a las observaciones, la Evaluador Externo-Interno
contratacin realizacin de audiencia de - Respuesta a observaciones
apertura sobre econmico
y la elaboracin de
recomendacin de
aceptacin de oferta y
minuta del contrato.

7. Control de registros
NOMBRE RESPONSABLE LUGAR DE RECUPERACIN TIEMPO DE DISPOSICIN
RETENCIN FINAL
ALMACENAMIENTO

Presupuesto
Segn tabla de Archivo Central
oficial Gerente Financiero
Archivo de gestin oficina
Carpetas retencin
del responsable
documental EAB ESP

profesional Segn tabla de

Comparaci Archivo de gestin oficina Archivo Central
universitario de Carpetas retencin
n de Precios recursos
del responsable
documental EAB ESP
 TITULO: SELECCIN, EVALUACIN Y REEVALUACIN DE
QHSE-PD-02
PROVEEDORES

Tipo: Procedimiento Disposicin: Uso Interno versin.: 0 Pg.: 8 de 8

Emitido por: profesional universitario de Aprobado por: comit coordinador de control

Fecha: 25-03-2017
recursos interno y calidad.

profesional Segn tabla de

Formatos de Archivo de gestin oficina Archivo Central
universitario de Carpetas retencin
solicitud recursos
del responsable
documental EAB ESP
Segn tabla de
Evaluacin Archivo de gestin oficina Archivo Central
Gerente Tcnico Carpetas retencin
Tcnica del responsable
documental EAB ESP

Evaluacin
Segn tabla de Archivo Central
Jurdica Asesor jurdico
Archivo de gestin oficina
Carpetas retencin
del responsable
documental EAB ESP

Segn tabla de
Evaluacin Archivo de gestin oficina Archivo Central
Gerente financiero Carpetas retencin
financiera del responsable
documental EAB ESP

Solicitud profesional Segn tabla de

Archivo de gestin oficina Archivo Central
Aclaracin universitario de Carpetas retencin
recursos
del responsable
documental EAB ESP
Oferente

Evaluacin Segn tabla de

Archivo de gestin oficina Archivo Central
tcnica con Gerente Tcnico Carpetas retencin
del responsable
documental EAB ESP
puntaje

Grupo de trabajo: Daniela Salgado, Martha Cruz, Jorge Ramos, Oscar Soler