MANUAL DE APROVISIONAMIENTO DE LA

EMPRESA
DELICIOUS BREAK
ELABORADO POR:
Empresa de Asesora
HAFAV
ndice
MANUAL DE APROVISIONAMIENTO DE LA EMPRESA.......................................1
Introduccin................................................................................................... 3
Objetivos del manual de aprovisionamiento........................................................4
La Gestin del Aprovisionamiento.....................................................................5
Definicin y Objetivos de La Gestin del Aprovisionamiento.................................5
Importancia de La Gestin del Aprovisionamiento Delicious Break......................5
Principales debilidades actuales.......................................................................6
Estrategias de La Gestin del Aprovisionamiento para la empresa Delicious Break6
Buenas prcticas para el aprovisionamiento de la empresa Delicious Break.........7
Definicin del proceso de La Gestin del Aprovisionamiento para la empresa
Delicious Break............................................................................................ 7
Identificacin de necesidades de la empresa Delicious Break.............................8
Seleccin de fuentes de suministros de la empresa Delicious Break....................8
Contratacin y Negociacin............................................................................. 8
Emisin y seguimiento de pedidos...................................................................9
Recepcin e inspeccin de los pedidos.............................................................9
Aprobacin y pago de factura de proveedores....................................................9
Control de Resultados..................................................................................... 9
Elaboracin de procedimientos.......................................................................10
Establecimientos de Indicadores de Gestin (KPIS).........................................10
Reduccin de costes de compras...................................................................11
Evolucin Cliente Proveedor.......................................................................11
Organizacin y Recursos............................................................................... 11
Tecnologa y Sistemas de Informacin.............................................................12
Conclusiones............................................................................................... 17
Recomendaciones........................................................................................ 18
Anexos...................................................................................................... 19
Introduccin

El presente trabajo tiene como objetivo brindar una solucin eficiente y efectiva
en el area de los procesos logisticos relacionados con el aprovisionamiento
externo de mercancias, para la distribucin y que son indispensables para el
desarrollo de un sistema logistico de planificacin de inventarios.

Tomando en cuenta que en la zona oriental existe una importante cantidad de

empresas comerciales que se dedican a la fabricacin de productos de
consumo masivo, y en nuestro pas en su totalidad; se considera la necesidad
de redisear este sistema, que permita minimizar problemas constantes que las
empresas presentan en la gestin de inventarios, los cuales generan altos
costos financieros que afectan los negocios, reducen el activo fijo y la perdida
en el mercado general, de esta manera lograr responder en el menor tiempo
posible a cualquier dificultad que surja, por ello, se debe hacer un estudio
profundo a la empresa que se le aplicar el manual, en este caso la Empresa
Delicious Break.

Por medio de este sistema de aprovisionamiento se pretende aumentar sus

niveles de venta, prevenir perdidas , aumentar su activo, asi como tambien
contribuir al desarrollo de capital intelectual de la empresa conforme a lo que
las dems empresas de la zona realizan.
Objetivos del manual de aprovisionamiento

Objetivo General

Redisear el proceso de aprovisionamiento en las actividades

productivas de administracin directa de la Cafeteria Universitaria
Delicious Break, mejorando la interrelacin entre los miembros de la
cadena de abastecimiento, aumentando de esta manera la eficiencia en
dicha Cafeteria.

Objetivos Especficos

Elaborar un diagnostico de la situacin actual de la cadena de

abastecimiento de las actividades productivas de administracin.
Determinar los factores criticos del proceso de aprovisionamiento de las
actividades productivas de administracin directa y planear alternativas
de solucin.
Sugerir cambios que mejoren la efectividad de la empresa respecto al
aprovisionamiento y as logren mejorar dichos proceso a Gestin del
Aprovisionamiento.

La Gestin del Aprovisionamiento

Una de las principales funciones de la gestin de aprovisionamiento es

contribuir a los objetivos comunes de la empresa, en este caso hace referencia
la Cafeteria Universitaria Delicious Break, mediante la adquisicin del material
necesario para la obtencin del producto, las compras de materiales deben de
estar en las mejores condiciones y al menor precio posible pero siempre
teniendo en cuenta la calidad es as que aprovisionamiento tiene que basarse
segn: Gestin de compra, Almacenamiento de materiales, Estudio de tcnicas
de mantenimiento del stock mnimo o de seguridad para cada material.

Definicin y Objetivos de La Gestin del Aprovisionamiento

Se tiene una relacin directa con el proveedor porque a la empresa le conviene

tener el menos stock de materiales inmovilizados.
Objetivo de la Gestin del Aprovisionamiento
1 Minimizar la inversin en el inventario disminuyendo el costo mximo del
almacenamiento para reducir la perdida de materiales daados o
perecederos.
2 Mantiene informacin sobre el valor del inventario actual de la
contabilidad de la empresa.
3 Poseer un sistema constante y eficiente de informacin. Mejorar el flujo
continuo de materiales y as mejorar la calidad.
4 Mantener unas normas de calidad adecuadas.
5 Adquirir productos de acuerdo a las especificaciones o necesidades de
la Empresa.
6 Gestionar de forma efectiva los inventarios de mercanca o materiales.
7 Encontrar y mantener proveedores confiables y competentes.

Importancia de La Gestin del Aprovisionamiento Delicious Break

La Gestin de compras se encargado de realizar las compras de productos que

necesita el departamento teniendo en cuenta:
Mejora la calidad del producto y el servicio al cliente.

Impacta en los costos.

El sistema logstico se beneficia gracias la reduccin de gastos y

costos.
 Genera un gran potencial de mejora en la cadena de suministro debido a
la gestin de aprovisionamiento.
El diagrama de compras de la empresa es el siguiente segn lo antes
mencionado:

Existencias Compras al proveedor Producto Final Ventas

Produccin

Es decir que la empresa compra al proveedor el producto para que se convierta

en una existencia dentro de la empresa la cual pasa por el proceso de
produccin para transformarlo como producto terminado listo para la venta de
l.

Principales debilidades actuales

Falta de planificacin.
Descripcin de funciones poco clara.
Falta de medidas de control adecuadas
Falta de investigaciones de mercados.
Deficientes canales de distribucin.
Incapacidad para innovar.
Dificultades para incrementar la capacidad productiva.
Algunos proveedores sostienen el precio slo por un tiempo
determinado.

Estrategias de La Gestin del Aprovisionamiento para la empresa Delicious

Break

Toda organizacin debe tener una buena estrategia de aprovisionamiento, que

tengan relacin con la estrategia general de la empresa; para as cumplir con el
objetivo de la misma.

Mediante Prevenir la demanda

negociaciones en la futura.
reduccin de precios.

Investigaciones de Planes para mantener

Mercado. un buen inventario.
Buenas prcticas para el aprovisionamiento de la empresa Delicious Break

Ofrece un servicio memorable: no sirve de nada tener un lugar muy

bonito, con una carta bien diseada, si el personal no sabe qu hacer,
cmo, cundo y por qu, lo cual debe brindar un servicio agradable al
cliente
Ofrece los componentes del men: no es eficaz ofrecer todo en un solo
momento, sino ofrecer los productos ms relevantes para el negocio
Brinda ms atencin a los clientes indecisos: Concentrarse en l persona
que no sabe que ordenar, asesorar y dar ideas, Tratar de ofrecer los
platos que sean mas rentables y que no sean los ms caros en el men
Buena experiencia: prioridad una buena experiencia al cliente, lograr que
se sienta bien y que disfrute de los que Delicious break le ofrece, de esa
manera lograr que regresen una y otra vez.

Definicin del proceso de La Gestin del Aprovisionamiento para la empresa

Delicious Break

Las empresas deben tener bien definidos, identificados y documentados los

procesos que se realizan en la gestin de Aprovisionamiento, para poder as en
un futuro hacerle mejoras cuando fuera necesario.

Identificacin de la
necesidad de existencias Bsqueda para abastecer.
por parte del encargado
de inventario.

Se realiza la recepcin de las

rdenes e inspeccin de la
Realizacin del pedido para
misma.
empezar su proceso de
seguimiento

Una vez terminado el

Una vez hecha la inspeccin proceso se hace un
se realiza la aprobacin y control de los resultados.
} pago de la factura al
proveedor.
Identificacin de necesidades de la empresa Delicious Break

Necesidades del Aprovisionamiento.

1. El almacn de aprovisionamiento es necesario para mantener el ritmo de
produccin dentro de la empresa.
2. El almacn de productos terminados es necesario para regular el
mercado de consumo.
Situaciones que obligan a la empresa a aprovisionar el almacn:
Cuando la fabricacin es estacional.
Cuando la fabricacin se realiza en cadena, pero la demanda es
irregular, cuando la empresa debe anticiparse a los pedidos de los
clientes
Tambin existen razones en contra del almacenaje:
La mercadera ocupa mucho espacio.
La mercadera permanece mucho tiempo almacenada y esta envejece.

Seleccin de fuentes de suministros de la empresa Delicious Break

En el rea de suministro existe una antigua frase que dice: Si se seleccionan

los proveedores correctos, todos los problemas de suministro quedarn
resueltos. Precisamente por esto la etapa de seleccin de fuentes de
suministros servir para concretar toda la preparacin para entender y
especificar las necesidades organizacionales. El principal desafo para el rea
es acoplar las necesidades de la organizacin con lo que el mercado puede
suministrar; la decisin crtica radica en qu proveedor o proveedores se
debern seleccionar.
El gerente decidir acerca del nmero de proveedores a tener para una
actividad particular identificando criterios conforme a los cuales se evalu a los
proveedores para la seleccin. Decidir si negociarn directamente o recurrirn
a una licitacin; si escogiera este ltimo, debe estructurarse para producir el
resultado deseado.

Contratacin y Negociacin

Despues de comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los

proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la
empresa, se escogera al proveedor mas adecuado para que el organismo de
compras proceda a negociar la adquisicion de material requerido,
estableciendo plazos de entrega, atencion en el servicio, especificaciones
requeridas de la materia, asegurando una negociacin exitosa.
Luego se debera generar la orden de compra como contrato formal entre
ambas partes (empresa y provedoor), en ella se detallaran las condiciones en
que se realizo la negociacin, ya que tiene la fuerza de un contrato, esto
implicara el cumplimiento de todas las condiciones estipuladas.

Emisin y seguimiento de pedidos

Hecha le orden de compra, el departamento de compras necesita asegurarse

que la entrega de material se har de acuerdo a los plazos establecidos,
calidad y cantidad negociada, por lo tanto habr un seguimiento del pedido, a
travs de constantes contactos personales o telefnicos con el proveedor.

Recepcin e inspeccin de los pedidos

Esta etapa se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el

material solicitado en la orden de compra. Se verificara si las cantidades son
correctas y junto con control de calidad o una persona capacitada en el rea se
realizara la inspeccin para comparar que el material cumpla con las
especificaciones requeridas en la orden de compra.
Realizada la inspeccin de calidad en la recepcin del material, compras
autorizara a bodega o almacn para recibir el material.

Aprobacin y pago de factura de proveedores

Por ltimo se enviare el informe a Contabilidad o la persona encargada para

establecer un control de todos los pedidos, recibiendo valores correspondientes
de las facturas y cancelndolas.

Control de Resultados

El control de resultados del manual de aprovisionamiento hace referencia

enfoque a la evaluacin posterior a la actuacin y desempeo de sus
proveedores en sus relaciones con la compaa la Cafeteria Universitaria
Delicious Break.
 Todo movimiento o incidencia a proveedores de la empresa Delicious
Break, debe de ser registradas en sistemas de informacin en el
momento de producirse con el objetivo de disponer informacin para
posterior evaluacin.

En un control de resultados las incidencias con los proveedores deben

estar clasificadas segn su tipologa, incumplimiento de plazos de
entrega ya sea de materias primas, incumplimiento de la cantidad pedida
ya sea entregan menos o entregan ms de lo estipulado, entrega
incorrecta, mala calidad del material solicitado, entre otras.

Se debe realizar una verificacin mensual semanal o peridica de los

proveedores analizando el servicio prestado a los diferentes
proveedores con la cantidad de pedidos realizados.

Los resultados de la evaluacin desarrollada debe ser aprobado por la

direccin de la compaa u empresa para el desarrollo legal y formal
para que por consiguiente sea remitido a los proveedores.

Elaboracin de procedimientos

Una adecuada gestin de compras u proceso de compras y aprovisionamiento

exige la rigurosa implementacin de procedimientos operativos que aseguren
las polticas establecidas en el rea que se ejecuten, as como en la
informacin utilizada en la toma de decisiones es creble y oportuna, exigida en
la norma de aseguramiento de la ISO9000.

Establecimientos de Indicadores de Gestin (KPIS)

Uno de los principales indicadores de gestin.

Compra-Venta: Tomando en cuenta la empresa la Cafeteria Universitaria
Delicious Break, el coste asociado a las materias primas y los materiales
necesarios para la obtencin del producto final en el rea de cocina y de
materiales para el mantenimiento de las instalaciones en general. Dependiendo
del sector o rea que opera la empresa y de las mismas caractersticas
productivas de la misma.
Reduccin de costes de compras

Una empresa para poder obtener ganancias debe tratar de reducir los costes
de compras.
La disminucin de los costes de tenencia incluye:
La disminucin de los costes internos derivados de las compras.
La intervencin del Departamento de Compras y de los proveedores en
la etapa de definicin de las necesidades.
La racionalizacin de las compras.

Evolucin Cliente Proveedor

Organizacin y Recursos

La funcin de compras cubre la responsabilidad de adquirir adecuadamente

materias primas y auxiliares, materiales, suministros, equipos y servicios
necesarios para que la empresa desarrolle sus operaciones satisfactoriamente.
Funciones del Departamento de Compras y Aprovisionamiento:
Tener un adecuado control de las materias primas.
Estar alerta de cuando haya necesidad de aprovisionar el inventario.
Se realice bien el Aprovisionamiento con respecto a la calidad deseada.
Evaluar los procesos de compras.

Tecnologa y Sistemas de Informacin

Las TICs, se han convertido en un medio de desarrollo empresarial y fuente de

ventaja competitiva. Las TIC s son: el estudio, el diseo, el desarrollo, el
fomento, el mantenimiento y la administracin de la informacin por medio de
sistemas informticos.
En la actualidad las empresas de diferentes sectores y tamaos se estn
basando en esas (TICs) para transformar la manera de realizar negocios,
integrar procesos, mejorar la productividad y las relaciones con las empresas
colaboradoras
La cadena aprovisionamiento de los procesos de negocios, personas, la
organizacin, la tecnologa y la infraestructura fsica permite la transformacin
de materia prima en productos terminados que son ofrecidos y distribuidos a
los consumidores para la satisfaccin de la demanda.
Por lo tanto, la cadena de suministro propone la integracin y coordinacin de
las actividades y procesos internos de la empresa con los procesos externos,
para alcanzar un mejor aprovechamiento de los recursos y minimizar costos de
operacin.

E-BUSINESS , se refiere al conjunto de actividades y prcticas de gestin

empresariales resultantes de la incorporacin a los negocios de las
tecnologas de la informacin y la comunicacin.
E-COMMERCE consiste en la distribucin, venta, compra, marketing y
suministro de informacin de productos o servicios a travs de Internet.
BUSINESS TO BUSINESS BUSINESS TO CONSUMER
BUY SIDE (E-PROCUREMENT) SELL SIDE Venta de los productos y
automatiza el proceso de compras, a servicios ofrecidos a travs de
travs del software y de la tecnologa internet.
de Internet, y mejora la relacin entre
comprador y vendedor compartiendo
informacin gil y continua
MARKET PLACE (E-MARKETS) Es un punto de encuentro entre ofertantes
y demandantes a travs de la red.
Las tecnologas de informacin son parte fundamental de la nueva
administracin de negocios, sistemas que permiten el planeamiento,
organizacin, comunicacin e integracin de los procesos y datos internos de la
empresa tanto en los compradores como en los proveedores.
Finalmente, gracias al e-business, las integraciones con los sistemas de
abastecimiento permitirn tambin compartir informacin de inventarios en
base a contratos de precio fijo, contratos de usufructo y/o de consignacin para
realizar envos de vales de reaprovisionamiento, e informacin del movimiento
de inventarios y cierre.

Una cadena de suministro tpica puede abarcar varias etapas que

incluyen: clientes, detallistas, mayoristas/distribuidores, fabricantes,
proveedores de componentes y materias primas.

Cada etapa de la cadena de suministro se conecta a travs del flujo de

productos, informacin y fondos.

El diseo apropiado de la cadena de suministro depende de las

necesidades del cliente como de las funciones que desempean las
etapas que abarca.

BUY SIDE
Las aplicaciones Buy side se disean para automatizar los procesos de
compra. La propuesta de valor de las aplicaciones Buy Side se centra en una
reduccin de costes en el proceso de compra, buscando como consecuencia
una reduccin de precios derivada del control y la centralizacin de la compra.
El enfoque inicial de estas aplicaciones parte del aprovisionamiento de
materiales indirectos, denominados as porque su proceso de solicitud no esta
directamente relacionado con el producto final fabricado. Los ejemplos tpicos
de materiales indirectos son materiales de oficina, equipos informticos o
suministros de mantenimiento y repuestos, tambin llamados MRO
(mantenimiento, repuestos y operaciones).
Un ejemplo de una aplicacin Buy Side est en la intranet de la empresa (red
privada de una empresa con estndares y arquitectura de internet) cuyas
posibilidades permiten que los empleados tramiten las solicitudes internas de
compra. La aplicacin proporciona segn el perfil del usuario, un catlogo de
materiales previamente negociado con mltiples proveedores y autorizados
por el rol del usuario concreto. Este realiza las solicitudes segn sus
necesidades, y la aplicacin solicita autoriza al responsable designado; una vez
aprobada, realiza el pedido directamente al proveedor prefijado, al precio
negociado y segn las condiciones de entrega pactadas, consiguiendo as un
aprovechamiento de los contrato marco y facilitando la posterior recepcin,
contabilizacin y pago.
SELL SIDE.
Se conoce como sell-side solutions al conjunto de aplicaciones diseadas para
desarrollar la labor de vender en uno o varios mercados electrnicos o
emarketplaces. Se trata de soluciones que facilitan el manejo de la informacin
que se muestra, el control de las ofertas que se hacen en ese canal, o que
permiten mantener el control sobre temas como, por ejemplo, el tipo de
interaccin que se lleva a cabo dentro de los posibles clientes.
EDI (Intercambio electrnico de datos).
El intercambio electrnico de datos surge por la necesidad de integrar los
documentos comerciales de una empresa desde la alineacin de datos, orden
de compra y envi de mercancas, hasta la factura y el pago de la misma
directamente a sus sistemas administrativos con intervencin mnima o nula del
ser humano; de esta forma, las empresas disminuyen costos y tiempos
haciendo ms productivas sus transacciones comerciales.

MARKETPLACE
Un MarketPlace es un sitio que permite a vendedores y compradores,
relacionarse para efectuar una transaccin comercial. En este tipo de
plataformas, los compradores y vendedores permanecen en el entorno tcnico
y comercial del MarketPlace hasta que la transaccin se finaliza.
Entendemos como Marketplace pblico a aquel intermediario concebido para
aprovechar sinergias entre varias empresas, servir como punto de conexin
nico y promover un estndar pblico en las relaciones entre empresas del
mismo sector.
EVOLUCION DE LAS COMUNICACIONES B2B

DELICIOUS BREAK.

Conecta unos
pocos Unos pocos
compradores proveedores
con

Conecta
muchos Un solo
compradores proveedor
C con P
O R
M O
P V
Conecta un
R E
solo Mltiples
A E
comprador proveedores
D D
con
O O
R R
E E
S Lugar de S
conexin de Mltiples
mltiples proveedores
compradores
con

Permite la elaboracin de pedidos automticos a los proveedores.

Permite casar las necesidades de carga con las disponibilidades de los
transportistas
Permite homogeneizar la informacin mediante los mismos criterios de
seleccin.
La integracin supone un cambio cultural para la compaa y el
proveedor: es necesario establecer un compromiso de actuacin y
colaboracin entre ambas partes
MARKETPLACE: VENTAJAS DE UN MERCADO ELECTRONICO

MARKETPLACE: VENTAJAS DE UN MERCADO ELECTRONICO

U
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M
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o

E.
 Reduccin en los costes de transaccin
Mejoras en los procesos
Nuevas oportunidades de negocios.
Conclusiones

La elaboracin de este manual, nos ha servido como equipo, ya que nos ha

aportado un gran conocimiento sobre las funciones de la Cadena de
Suministros, particularmente en lo relacionado al aprovisionamiento de los
materiales necesarios en un proceso productivo. De igual manera hemos
valorado el aprendizaje de diferentes sistemas de informacin destinados a la
gestin de diferentes esabones claves de la Cadena de Suministros.

El plan del rediseo es un aspecto clave para la empresa, pues permitir tener
en cuenta en que estaban fallando a la hora de la logstica de
aprovisionamiento.sin embargo hemos podido observar que la empresa ha
tenido un crecimiento notorio en los ultimos aos, sin duda esto se ha dado por
la buena actitud, el mejoramiento continuo , la busqueda de nuevos proceso y
la inversin.
Recomendaciones

Como equipo de trabajo le recomendamos a la empresa Delicious Break

implementar la bsqueda de proveedores por medio de redes ya que se
ahorra tiempo.

Hacer buen uso del Manual del Aprovisionamiento para obtener mejores
ganancias en su empresa y buen orden del almacn.
 Diagrama de flujo de aprovisionamiento

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