ANEXO B

SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE SUSTANCIAS Y PRODUCTOS

QUMICOS SICOQ

GUA PARA USARIOS SUCURSAL

1 ACCESO AL APLICATIVO

1.1 REQUISITOS PREVIOS

Para el uso de la aplicacin se requiere tener instalado en el computador el programa

Java superior a 7.49, el certificado digital y el navegador Mozilla Firefox versin 31 en
adelante.

Se debe verificar si la firma digital ya se encuentra instalada, dando clic en el men

herramientas del Internet Explorer, seleccionar la pestaa contenido y luego en la opcin
certificados. Si aparece el nombre del Jefe de Almacn con el certificado emitido por
CERTICAMARA, es porque ya se encuentra instalada la firma digital en el equipo.

En caso que la firma digital no se encuentre instalada, se debe buscar en el equipo el

archivo con extensin .p12 y dar doble clic.
Seleccionar la opcin Usuario Actual y luego clic en siguiente y debe aparecer el
siguiente cuadro:

Dar clic en el botn Siguiente y en el prximo cuadro de dialogo deben habilitar los vistos
buenos de las tres opciones de importacin y digitar la contrasea (cada Jefe de Almacn
debe tener conocimiento de la contrasea asignada). Luego dar clic en el botn
Siguiente.
Nuevamente se da clic en el botn Siguiente y luego en Finalizar (no se modifican las
opciones).

Finalmente se da clic en los dos cuadros de dilogo finales en Aceptar y Aceptar.

Para instalar y parametrizar Java, se debe ingresar a Java y aadir en la lista de

excepciones la pgina https://srvsicoq.policia.gov.co
1.2 LINK DE ACCESO

El link de acceso a la plataforma del Sistema de Informacin para el Control de

Sustancias y Productos Qumicos SICOQ es el siguiente:

https://srvsicoq.policia.gov.co/FactorySuite/Seguridad/Factory.aspx
1.3 SELECCIN CERTIFICADO DIGITAL

Para poder ingresar a la plataforma del Sistema de Informacin para el Control de

Sustancias y Productos Qumicos SICOQ, es necesario seleccionar el certificado digital.

NOTA. Si sale el pantallazo de JAVA, dar clic en el botn Acepto condiciones y

luego continuar

Se debe presionar el botn Actualizar

Desplegar la lista de certificados y escoger el que ya est ingresado anteriormente.

Luego dar clic en Seleccionar.

Despus de esto debe salir el siguiente mensaje y dar clic en Aceptar.

Verificar en la pantalla de acceso que quede correctamente asociado el nombre del Jefe
de Almacen, segn la firma digital seleccionada.

Finalmente completar los datos faltantes de Usuario, Contrasea y Cdigo de Verificacin,

y dar clic en Iniciar Sesin.

1.4 MANEJO DE CONTRASEAS

Se debe contar con un usuario y contrasea asignados previamente por el

Ministerio de Justicia y del Derecho Subdireccin de Control y Fiscalizacin de
Sustancias Qumicas y Estupefacientes, la cual es enviada al correo electrnico del Jefe
de Almacn desde el correo electrnico diran.sicoq@policia.gov.co.
Para realizar el cambio de contrasea, segn lo solicite el aplicativo, sta se
realiza desde el panel usuario una vez haya iniciado sesin en el sistema.

Se presentar una ventana emergente, en la cual debern suministrarse los datos de la

contrasea actual, la nueva contrasea y la confirmacin de la nueva contrasea.
Inmediatamente despus del cambio, la nueva contrasea iniciar la vigencia,
quedando la anterior desactivada.

Las contraseas deben tener una longitud mnima de 7 caracteres y deben

incluir un carcter especial (como por ejemplo: *, _, -, {,}) El sistema admite
repetir la misma contrasea.

El sistema cuenta con la funcionalidad de aviso de expiracin de la contrasea,

que se presenta faltando 10 das para la expiracin de esta.

En estos casos para poder acceder se debe hacer uso de la opcin No puedes
acceder a tu cuenta? All se solicita el usuario y el ingreso del cdigo de
verificacin para realizar el envo de la solicitud. El sistema enva un correo
electrnico al usuario con la direccin electrnica a la cual se debe ingresar. El
sistema solicita la nueva contrasea, la confirmacin de la nueva contrasea y
el ingreso del cdigo de verificacin para la realizacin del cambio o la
renovacin. Si los valores son correctos, el sistema presenta un mensaje de
actualizacin correcta con un link que direcciona al Login para un nuevo
ingreso al sistema.
El sistema permite tres intentos incorrectos de ingreso de contrasea, despus
de los cuales bloquea el usuario; cuando esto ocurra se debe contactar al
administrador del sistema para habilitar el usuario.

2 REGISTRO DE MOVIMIENTOS INDIVIDUAL

2.1 DETALLE DE MOVIMIENTO

Una vez registrado el saldo o inventario inicial para cada una de las sustancias
por parte del usuario empresa, se procede con el registro de todos los
movimientos de las sustancias qumicas controladas autorizadas en el
Certificado de Carencia de Informes por Trfico de Estupefacientes.

El usuario selecciona la opcin Registro de movimientos, donde se

encontrarn los formularios en los que se ingresarn los diferentes
movimientos.

Para ingresar un movimiento se debe seleccionar la sustancia:

Hacer clic en el botn Adicionar para habilitar el formulario de los datos de

entrada del movimiento:
Cuando se hace clic en Adicionar se habilitan los campos del formulario
para ingresar la informacin del movimiento. Los campos aplicables, segn el
tipo de movimiento son los siguientes:

- Tipo (*): Segn las actividades aprobadas en el certificado, los tipos de

movimientos disponibles son:
Compra
Consumo
Prdidas fsico/qumicas (segn metodologa de prdidas y/o ganancias)
Ganancias fsico/qumicas (segn metodologa de prdidas y/o
ganancias)

- Fecha (*): Fecha en que se realiz el movimiento

- Cantidad (*): Cantidad de la sustancia que se registra en el movimiento

- Tipo documento soporte (*): Tipo de documento fsico y existente con el

cual se soporta el movimiento, si es de tipo (segn tipo de movimiento
seleccionado):

Factura de compra
Transaccin SAP

- Nmero documento soporte (*): Ingresar el nmero del documento

soporte (N Factura o N Transaccin SAP)

- Detalle (*): Comentarios u observaciones para tener en cuenta respecto al

movimiento. Se recomienda ingresar toda informacin relevante que no se
pueda diligenciar en otros campos.
- Tipo documento del tercero (*): Especificar el tipo de documento del
tercero interviniente en el movimiento a registrar. Si es de tipo Cdula de
Ciudadana, Cdula Extranjera, NIT, Pasaporte o Tarjeta Identidad

- Nombre del tercero (*): Ingresar nombres y apellidos completos del

tercero interviniente en el movimiento a registrar.

- Numero documento del tercero (*): Ingresar el nmero del documento

de identificacin del tercero interviniente en el movimiento a registrar de
acuerdo con el tipo de documento seleccionado anteriormente.

- Direccin del tercero (*): Ingresar la direccin del tercero interviniente en

el movimiento a registrar.

- Numero CCITE del tercero: Ingresar el nmero del CCITE del tercero
interviniente en el movimiento a registrar cuando se conozca.

- Departamento del tercero (*): Seleccionar el departamento de ubicacin

del tercero interviniente en el movimiento a registrar.

- Ciudad del tercero (*): Seleccionar la ciudad de ubicacin del tercero

interviniente en el movimiento a registrar

Cuando el movimiento es de tipo consumo,

prdida ganancia, se debe especificar en la
seccin de informacin del tercero, los datos
propios de la empresa

Se da clic en el botn Guardar para registrar el movimiento en el sistema y

poder continuar con el diligenciamiento de los tipos de uso.

2.2 TIPOS DE USO

Se carga el formulario para asociar los tipos de uso de las sustancias qumicas
al movimiento que se est registrando.

Se selecciona el tipo de uso y se da clic en la opcin Adicionar.

2.3 ANULACIN DE MOVIMIENTOS

No se permite la modificacin de movimientos. Sin embargo, cuando se
registra un movimiento y se detecta que este contiene datos errneos, se debe
proceder a anular el movimiento y luego generar un nuevo movimiento con la
informacin correcta.

Para realizar la anulacin, se debe diligenciar el dato de entrada

Comentario especificando los motivos por los cuales se anula el
movimiento.

Se da clic en el botn Anular para terminar el proceso de anulacin.

Una vez anulado el movimiento, toda la informacin referente a este se

presenta, nicamente, en modo de lectura sin que sume o reste cantidad de
sustancias en el inventario, afecte el saldo.

3 BALANCE SUCURSALES

En la opcin Balance Sucursal se muestran los datos de los certificados

aprobados para la sucursal y sustancia.
Seleccionando el registro en la grilla del formulario y presionando clic derecho,
se visualizan las opciones: Reporte de movimientos y Reporte
detallado por saldo mensual.

Al seleccionar la opcin Reporte de movimientos, se presenta la

informacin general de las transacciones realizadas para el intervalo de fechas
seleccionado Io: Inventario Inicial, E: Entradas, S: Salidas, If: Inventario Final.
Adicionalmente, se visualizan los detalles de los movimientos de entrada y
salida (fecha, tipo movimiento y cantidad) y los movimientos anulados se
muestran en color rojo.

Al seleccionar la opcin Reporte detallado por saldo mensual, se

presenta la informacin del Certificado, el saldo inicial para el periodo
seleccionado, el detalle de los movimientos, el inventario final, los movimientos
anulados (en color rojo) y los movimientos de traslados si aplican (en color
verde).