GUIA 1

PARA REFLEXIONAR SOBRE LA GESTION DOCUMENTAL

Es de suma importancia tener un buen control en cada uno de los documentos
que entran a nuestra empresa ya que de ello depende nuestro xito en el futuro, y
asi no tener que perjudicar la operacin de la empresa, porque si tenemos una
buena gestin documental esta va hacer la llave clave de nuestro xito.

ACTIVIDAD 3.2 Ley 594 de 2000

Programas de gestin documental. Las entidades pblicas debern elaborar

programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologas y soportes,

La polica nacional para su programa de generacin de nuevos documentos ha

ideado una metodologa en una gua y dentro de una plataforma virtual (Suite
Visin Empresarial) se disponen para su uso y observancia de todos los
funcionarios de la institucin. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn
los archivos de las entidades pblicas

Soporte documental. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de

avanzada en la administracin de la informacin

Instalaciones para los archivos. La administracin pblica deber garantizar los

espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus
archivos. En los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de
espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones
tcnicas existentes sobre reas de archivos.

Se hace a su vez una microfilmacin para documentos y archivos pequeos como

hojas de vida.

Acuerdo 027 de 2006

Se mantiene el valor histrico y cultural de todos los archivos y documentos para
mantener una buena organizacin de cada uno de los documentos, siendo
indispensable no dejar ninguno por fuera as su informacin sea mnima.

Conservacin preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de

orden tcnico.

Y as poder ayudar a cada una de las empresas y organizaciones a tener una

informacin concisa y clara al momento de requerirla,

ACTIVIDAD 3.3

EMPRESA POLICIA NACIONAL

Todo se basa en la ley general de archivo, articulo 1 (la presente ley tiene por
objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin
archivstica del estado)

se sigue paso a paso cada una de las reglas estipuladas para llevar un correcto
manejo de la informacin.

creacin

Almacenamiento

Clasificacin

Seguridad

Custodia

Distribucin
 Autenticacin

Los documentos y archivos siempre se ingresan de forma cronolgica

Se lleva un control diaria de cada documento con fecha e importancia del

archivo.

CLASIFICACION DE ARCHIVOS

Base de datos; Se lleva cada registro y documento en forma histrica

Escner y dispositivos de Digitalizacin: Los documentos originales, una

vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales
sern guardados o almacenados.
Servidores: Contienen la informacin previamente digitalizada. Los
usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha
informacin.
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestin de la
documentacin que se maneja en la empresa. Existen soluciones
informticas para: la gestin documental, administracin de archivos
digitales y para administracin de bibliotecas de diversa ndole.
Redes Por medio de las redes los usuarios podrn acceder a la informacin
que se encuentra en los servidores.
Usuarios: A travs de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a
los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestin Documental
permitiendo as, realizar la consulta electrnica de los mismos de acuerdo a
los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados
en el Sistema.
Administradores; Desde el puesto del Administrador del Sistema, los
documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del
servidor, identificando la ubicacin fsica del documento original y
asignando, a cada documento lgico, las claves de acceso. Los
documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.