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Resumen Siendo conscientes de los beneficios de los sistemas de sector en oportunidades de mejora que impacten
informacin, Audifarma opt por realizar un proceso de positivamente a los clientes y usuarios.
investigacin en el campo logstico para poder disear,
desarrollar y validar el sistema de informacin de transporte y Como muestra, decidi centralizar las operaciones de
mensajera, un TMS Web (Transportation management System) transporte urbano y mensajera nacional bajo la
que le permiti optimizar los procesos de recoleccin,
responsabilidad del proceso logstico al ver que la
zonificacin, ruteo, confirmacin de la entrega en tiempo real,
seguimiento y control satelital de todos los envos, orientado a dispensacin domiciliaria de medicamentos comenz a
reducir costos y lograr una gestin oportuna a las solicitudes destacarse como un valor agregado desde aos atrs y que
(paquetes, facturas, medicamentos, formulas, documentos, entre permitira prestar un mejor servicio a los usuarios; el
otras) realizadas por parte de los clientes internos o externos, crecimiento de la empresa gener el aumento de las
logrando una contribucin para el fomento de la ciencia y la solicitudes a tal punto que Audifarma pas de transportar en
tecnologa mediante la divulgacin de los resultados a la promedio mensual un total de 3.759 paquetes en el 2010 a
comunidad cientfica y empresarial. transportar 13.061 paquetes promedio mes para el 2011, esto
significa un incremento del 247%. Adems, la entrada en
Palabras claves: CAF: Centro de atencin farmacutica, vigor del Decreto 0019, Ley Antitrmites en relacin con la
optimizacin, sistema de informacin, TMS. entrega de los medicamentos POS en el domicilio del
paciente, fueron el motor para que Audifarma S.A decidiera
Abstract Being aware of the benefits of information systems,
disponer de un sistema de informacin que permitiera
Audifarma opted for a research process in the logistics field to
design, develop and validate the information system of transport optimizar y automatizar los procesos operativos en el rea de
and messaging, Web TMS (Transportation Management System) mensajera y transporte de la compaa, con el fin de reducir
that allowed optimize the processes of pick up, zoning, routing, costos y lograr una gestin oportuna a las solicitudes
delivery confirmation in real-time, satellite tracking and control realizadas por parte de los clientes internos y externos.
of all shipments, aimed at reducing costs and ensure timely
management applications (packages, bills, medications, De esta forma, y por medio de la aplicacin de los resultados
prescription, documents, etc.) performed by internal or external de la investigacin y el conocimiento en logstica de
customers, making a contribution to the promotion of science transporte, mensajera y software, se realiz el diseo de
and technology through the divulgation of results to the scientific
nuevos procesos y mejoras tecnolgicas, para materializar por
and business community.
medio de validaciones, un sistema de informacin que le
permite a Audifarma mejorar la calidad del servicio, optimizar
Key Words: Pharmaceutical Care Center, optimization,
Information System, TMS. recursos, reducir impactos ambientales, mejorar las
condiciones de seguridad, y el cumplimiento de
requerimientos regulatorios.
I. INTRODUCCIN
Este artculo presenta brevemente las etapas necesarias para la
Audifarma S.A como empresa lder en la dispensacin de implementacin del Sistema de informacin de transporte y
medicamentos e insumos en el canal institucional, se ha mensajera de Audifarma S.A. (S.I.T.A.) como: Fases del
caracterizado por el sentido constante de innovacin en sus proyecto que incluyen investigacin e identificacin de
procesos, convirtiendo aquellas circunstancias propias del
necesidades, inicio o concepcin, elaboracin y construccin, El ndice de desempeo evaluado, se compone de los
puesta en marcha del sistema (fase de transicin, pruebas y siguientes factores: eficiencia y eficacia (velocidad y
validacin), divulgacin del proyecto de desarrollo simplicidad) de aduanas, capacidad de seguimiento y
tecnolgico e implementacin. Al final se incluyen algunas localizacin de mercancas, calidad de la infraestructura:
conclusiones que el lector puede tener en cuenta para su puertos, carreteras y TIC, facilidad para contratar envos a
reflexin y trabajos futuros. precios competitivos, competencia y calidad de los servicios
logsticos y capacidad de los envos de llegar a su destino a
II. MARCO TEORICO tiempo. Ver grfico 1.
Lo anterior, exige que el sector empresarial, sea competitivo Fuente: Banco Mundial
en precios, costos, tiempo, calidad y agilidad con el fin de dar
respuesta a los actuales retos del mundo de los negocios, por Lo anterior, infiere la urgencia de una infraestructura de
lo que las entidades pblicas y privadas se han preocupado calidad, establecimiento de plataformas logsticas
por definir estrategias y polticas que permitan avanzar sobre consolidadas, eficiencia en los trmites de comercio exterior,
el tema, puesto que se ha vislumbrado un trasfondo poco agilidad en las entregas, menores tiempos muertos,
alentador, por la falta de infraestructura, la no integracin de consolidacin de sistemas de informacin eficientes, uso de
los servicios logsticos, el bajo nivel en el uso de tecnologas las TICS, poltica de transporte multimodal y fortalecimiento
de informacin, entre otros aspectos bsicos para responder del transporte de carga.
ante estos nuevos retos.
Sin duda alguna, las empresas de nuestro pas, se enfrentan
El rezago que tiene el pas en materia de logstica del da a da a mltiples cuellos de botella que estancan el
transporte, ha sido mencionado en informes tales como el desarrollo eficiente de los procesos logsticos necesarios para
presentado por Fedesarrollo en el Congreso Nacional de competir en los mercados nacionales e internacionales
Infraestructura REA, donde se resalta el atraso en
infraestructura vial y el informe de competitividad del Foro En este sentido el gobierno ha mostrado mucho inters para
Econmico Mundial del 2012-2013, donde hace referencia a trabajar en pro de la competitividad del pas, a partir del
la deficiencia en la infraestructura del pas y evidente en las diseo de los lineamientos y polticas consignados en los
mediciones realizadas por diferentes organismos, como el siguientes documentos:
Banco Mundial en la medicin del ndice de desempeo
logstico del pas, ubicndose en el puesto 64 de 155 pases CONPES 3469/2007: Lineamientos para el control de la
para el ao 2012 con un desempeo de 2.9. (Cada ndice vara mercanca y la seguridad en los nodos de transferencia de
entre 5 y 1) comercio exterior. [1].
Scientia et Technica Vol. 20, No 04, Diciembre de 2015. Universidad Tecnolgica de Pereira. 347
CONPES 3527/2008: Poltica Nacional de contribuye con el propsito consignado en el CONPES 3527
Competitividad y Productividad. para que en el ao 2032 Colombia sea uno de los tres pases
ms competitivos de Amrica Latina, sin embargo el
Establece planes de accin para los siguientes 15 puntos panorama no es muy alentador teniendo en cuenta los
identificados como pilares para desarrollar la Poltica resultados de las mediciones dadas por organismos
Nacional de Competitividad en el pas: 1) sectores de especializados en materia de competitividad.
clase mundial, 2) salto en la productividad y el empleo, 3)
competitividad en el sector agropecuario, 4) Los retos del gobierno, no solo estn enfocados a la mejora de
formalizacin empresarial, 5) formalizacin laboral, 6) la calidad de la infraestructura del pas, sino que debe abarcar
ciencia, tecnologa e innovacin, 7) educacin y otros problemas que hacen ineficiente y costoso el transporte
competencias laborales, 8) infraestructura de minas y de carga en el pas.
energa, 9) infraestructura de logstica y transporte, 10)
profundizacin financiera, 11) simplificacin tributaria, En el informe nacional de competitividad 2013-2014 se
12) TIC, 13) cumplimiento de contratos, 14) mencionan los siguientes: parque automotor antiguo, falta de
sostenibilidad ambiental como factor de competitividad y poltica de chatarrizacin, falta de definicin de estndares de
15) fortalecimiento institucional de la competitividad. [2]. calidad mnimos para la prestacin del servicio de carga, falta
de plataformas logsticas consolidadas, ineficiencia en los
CONPES 3547/2008: Poltica Nacional de Logstica. tramites del comercio exterior, transporte multimodal, uso de
Departamento nacional de Planeacin. las TIC, etc [8]
Los componentes principales del SCIS son: 1) la planeacin logstica del transporte y prestacin de servicios de alta
estratgica de recursos empresariales (ERP) o sistemas calidad al cliente final que incluye: procesos de recogida,
heredados, 2) los sistemas de comunicacin, 3) los sistemas de entrega, consolidacin de carga, monitoreo, facturacin y
ejecucin y 4) los sistemas de planeacin. administracin.
Durante la dcada del 1.990, muchas empresas comenzaron a Audifarma, consciente de las ventajas de tener cada vez ms
reemplazar los sistemas heredados con sistemas ERP, sistematizados todos sus procesos, opta por desarrollar
diseados como mdulos de transacciones integrados con una internamente un software que adopta las ltimas tecnologas a
base de datos comn y uniforme que han generado una mayor las necesidades y exigencias de la empresa en cuanto a este
coordinacin, vigilancia y seguimiento de las operaciones tema la revista especializada en logstica y distribucin
logsticas necesarias para responder a las exigencias del Supply Chain Web en su artculo " Una premisa importante
mercado. en las operaciones: el software se debe acomodar a la
operacin y no la operacin al software, destaca las
Sin embargo, los sistemas ERP presentan restriccin de principales ventajas de desarrollar un sistema de informacin
funcionalidad para las operaciones de transporte, distribucin incluyendo el TMS que se acomode a las necesidades
y almacenamiento, por lo cual es necesario llevar a cabo un empresariales y que sea desarrollado por un grupo
proceso de integracin con los sistemas de ejecucin multidisciplinario.
compuesto por 3 mdulos: 1) sistema de administracin del
transporte (Transportation Management System, TMS), 2) Un problema recurrente en las empresas cuando las
sistema de administracin del almacn (Warehouse operaciones son acompaadas por un software como pueden
Management System, WMS) y 3) sistema de administracin ser WMS, TMS o ERP, es que las operaciones de las
de patio (Yard Management System, YMS). empresas se ven forzadas a acomodarse al software y no al
contrario que es el deber ser.
A continuacin se describir de forma ms amplia el mdulo
TMS y dentro de las definiciones que mejor describe un Los motivos por los cuales las empresas incurren en este tipo
sistema de administracin del transporte, est la publicada en de problemas son: costos del software, estudios con muy poca
la revista especializada en logstica y distribucin Supply formalidad y profundizacin para la compra del software o
Chain Web (www.supplychainw.com), en su artculo que que el diseo o la compra del software lo dejan a cargo de la
nombran "QUE ES UN TMS" el cual lo definen de la persona de informtica el cual sabe mucho de sistemas pero
siguiente forma: "TMS: (Transportation Management System) en muchos casos poco de la operacin.
Es una aplicacin distribuida enfocada al planeamiento,
administracin y control de flotas de transportes terrestres, El ltimo motivo es el que se repite cada vez ms en las
destinados a la distribucin de mercaderas" empresas, la compra o el diseo de un software es una
decisin que debe hacer parte de un grupo interdisciplinario
Dentro de las dems funciones que cumple el TMS se citan las en donde deben participar, personas que estn en la operacin
siguientes: y que estn en diferentes escalas, y adems hacer partcipe a
las personas encargadas del rea de informtica.
Documentacin de envos.
Realizar seguimientos sobre los envos. Para finalizar y entrando en un corto anlisis del modelo de
Analizar la actividad de la flota (de forma individual Porter con relacin a mensajera y transporte, ms
o en su conjunto). especficamente con la fuerza de "Posibilidad de nuevos
Control de Flotas y Recursos. competidores" es considerada una amenaza alta (High) para
Presupuestos, Tarifas y Contratos. Audifarma, ya que en la industria, proveedores de transporte
Gestin de Pedidos de Transporte. como Servientrega y Open Market, han entrado a participar
Planificacin y Ejecucin de Viajes. dentro de procesos licitatorios para la distribucin y
dispensacin de medicamentos a las instituciones de salud y
Salarios: Generacin de Remuneraciones.
empresas de mensajera como Aerofast y Express Cargo se
Embalajes.
disputan los servicios de mensajera y entregas domiciliarias,
Taller. es por esto que se hace imperativo que Audifarma estructure
Integracin con Mapas Digitales. un proceso de mensajera y transporte como una unidad
Comunicacin con Ordenador de A bordo. estratgica de negocios que le permita contener y crear una
Facturacin y Contabilidad. barrera para la entrada de estos nuevos competidores.
Informes de gestin.
Impresin de documentos. Al investigar con estas empresas de transporte se identifica
Informacin para Gerencia [10] que han desarrollado sus propios TMS y que el software-
Hardware para ubicacin satelital y malla vial la realizan bajo
Tales funciones se encuentran automatizadas a travs del procesos BPO con empresas como Satrack, Claro y Servi-
TMS y contribuyen a lograr mayor optimizacin de la informacion.
Scientia et Technica Vol. 20, No 04, Diciembre de 2015. Universidad Tecnolgica de Pereira. 349
Por parte de la Coordinacin de Transporte y Mensajera, se A continuacin se muestra de manera general el uso del
realizaron visitas, capacitaciones y se hizo nfasis en el aplicativo SITA para gestionar las diligencias en Audifarma
personal a cargo, en la operacin de cada regional y en el S.A: ver figura 1. [11]
escalamiento de solicitudes mediante el S.I.T.A para su
gestin. Fue necesario mantener un control continuo sobre el Figura 1. Flujograma Gestin de la mensajera Audifarma
nivel de implementacin en cada ciudad, lo cual permiti S.A, aplicativo S.I.T.A
identificar aquellas con bajo uso del aplicativo; en dicho
seguimiento se detect que la falta de usuarios era una de las
causales, por lo que se determin realizar una creacin masiva
de usuarios debido a la cantidad elevada de funcionarios que
haran uso del aplicativo.
llegar a afectar el desarrollo del sistema, con el fin de Mxico. McGRAW - HILL/ITERAMERICANA EDITORES,
prevenirlos o tenerlos presentes al momento de evaluar S.A. DE C.V.
los resultados.
Es importante la integracin entre la empresa privada y el
sector pblico para la aplicacin del conocimiento [10] Club ensayos 2012.
generado en la academia y de la misma manera, fomentar http://clubensayos.com/Negocios/SistemasDeinFormacin/45
la ciencia y la tecnologa mediante la divulgacin de los 1116.html. [Consulta: viernes 23 de mayo de 2014]
resultados del proyecto a la comunidad acadmica,
cientfica y empresarial. [11] Calvo. Julin A. 2010. Propuesta para la implementacin
de la trazabilidad por lotes en Audifarma S.A. Especializacin
Las actividades manuales, necesarias para gestionar un gerencia en logistica. Facultad de postgrados. Universidad
envo, representaban una inversin considerable de EAN.
tiempo y un riesgo alto de generar errores en el registro
de la informacin, lo cual se elimina con los
procedimientos automatizados a travs del SITA.
REFERENCIAS