Orientaciones para el Trabajo de Comunicaciones de los

Equipos Organizadores de Encuentros Zonales

Comunicaciones Institucionales Zona 14 Buenos Aires Centro
Scouts de Argentina Asociacin Civil

Orientaciones para el Trabajo de Comunicaciones de los

Equipos Organizadores de Encuentros Zonales
El propsito de este apunte es brindar algunas orientaciones respecto de las necesidades zonales en cuanto
a orientar los esfuerzos de los esfuerzos de los Equipos Organizadores de los Encuentros Zonales en materia
de comunicacin y difusin de informacin.

El marco normativo institucional que regula la organizacin de Encuentros Scouts est especificado en la
Norma CE012-00 Encuentro Scouts y los temas vinculados al rea de Comunicaciones Institucionales estn
detallados en el Anexo 5 de la misma. Este apunte fue desarrollado a partir de dicha norma (cuya lectura
sugerimos fuertemente) incorporando algunos conceptos que hemos podido observar del trabajo de
diferentes equipos organizadores de encuentros zonales en el pasado y que consideramos conveniente
destacar como buenas prcticas.

Esperamos que este apunte sea de utilidad para seguir mejorando nuestros Encuentros Zonales.
Siempre List@s!

Martn Felipe Mezzanotte Claudio Mario Santiago

Asistente Zonal de Comunicaciones Institucionales Director de Zona

Equipo de Comunicaciones del Encuentro

El anexo 5 de la Norma CE012-00, sugiere el nombramiento de un Jefe de Comunicaciones (Art 1.1) y que
este rol puede ser desempeado por el Asistente Zonal de Comunicaciones Institucionales o quien el Jefe de
Campo del Encuentro designe con acuerdo del Consejo de Zona (Art. 1.2). Este Jefe de Comunicaciones
deber conformar un equipo responsable de garantizar la correcta difusin y comunicacin del encuentro,
externa e internamente; antes, durante y despus del mismo (Art. 1.7).

En este sentido, se propone al Equipo Organizador del Encuentro las siguientes alternativas de trabajo:
1. Designar dentro del Equipo Organizador un Responsable de Comunicaciones del Encuentro, que
participe del Encuentro en calidad de Jefe de Comunicaciones y que coordine sus acciones con el
Asistente Zonal de Comunicaciones Institucionales, quien asistir a la persona designada en lo que
necesite.
2. Solicitar al Equipo Zonal asistencia especfica en esta funcin, de manera que el Asistente Zonal de
Comunicaciones, en acuerdo con el Consejo de Zona, designe la o las personas responsables de las
tareas del rea.
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Tareas bsicas del Equipo de Comunicaciones del Encuentro

Antes del Encuentro
Acuerdos de Comunicaciones
Acordar entre el Equipo Organizador del Encuentro, Consejo de Zona y Equipo Zonal plazos, medios y
procedimiento de comunicacin interna (o sea: al entre los actores mencionados) y externa (o sea: hacia
potenciales participantes, personas interesadas y personas o instituciones externas a la Asociacin). Las
comunicaciones suelen ser motivo de conflictos cuando no se explicitan con claridad ciertos acuerdos, por
esto es importante que exista alguna instancia donde se expresen necesidades de los diferentes actores
involucrados y se acuerden los pasos a seguir en esta materia.

Decisiones de Diseo
Para el diseo de parches, insignias, folletera, circulares e insumos de difusin virtual (videos, flyers, etc.) es
necesario respetar las indicaciones del Manual de Imagen Institucional de Scouts de Argentina; as como
acordar algunos criterios de diseo con el Equipo Zonal. Antes de dar amplia difusin a elementos de
comunicacin diseados a efectos del encuentro (por ejemplo, una insignia o isologotipo, o un banner o
folletera), debern ser evaluados por el Asistente Zonal de Comunicaciones Institucionales. El Anexo 5 de la
Norma CE012-00 indica en relacin a este tema:
1.8.8. Sealtica y papelera de los Encuentros:
1.8.8.1. Deber contener y guardar relacin con el lema, logo e insignia del encuentro, y respetar
estrictamente las normativas nacionales para presentacin de cartas, material de presentacin institucional y
utilizacin de simbologa nacional. Es conveniente abundar en material de sealtica en el entorno del
encuentro, para alentar el marco simblico y la identidad y pertenencia con el mismo.
En caso de necesitar ayuda, solicitar al Asistente Zonal de Comunicaciones Institucionales.

Relaciones Institucionales
Las actividades de representacin institucional no son sencillas. Es importante designar dentro del Equipo
Organizador algunos responsables de las gestiones institucionales previas, con medios de prensa,
potenciales socios (personas o instituciones), autoridades gubernamentales, etc.
Si se disean insumos de comunicacin especficos para asistir a estas labores (Carpeta Institucional de
presentacin de Scouts de Argentina, Carpeta especfica del Encuentro, Carpeta de Prensa, otros), debern
ser evaluados por el Asistente Zonal de Comunicaciones Institucionales antes de ser difundidos. El Anexo 5
de la Norma CE012-00 indica en relacin a este tema:
1.8.4. Previo al encuentro, deber relacionarse con los medios de prensa locales, como as tambin
trabajar en la difusin del mismo, utilizando las diferentes posibilidades comunicacionales (Publicaciones,
Conferencia de Prensa, TV, etc.).
1.8.5. Se debe prestar especial atencin a las Relaciones Institucionales, con el fin de brindar una adecuada
atencin a las personalidades que visiten el encuentro, como as tambin a los medios que pudiesen
concurrir, y contar con el material Institucional Nacional para su distribucin a quienes corresponda.
(Carpeta Institucional, Carpeta especfica del Encuentro, Tarjetas Institucionales, etc.).
En caso de necesitar ayuda, solicitar al Asistente Zonal de Comunicaciones Institucionales.

Circulares Informativas
Un tema de gran importancia para la organizacin de los Encuentros Zonales es la adecuada difusin de
circulares informativas, donde se condense la informacin bsica que una seccin o Grupo Scout requieren
para poder participar del Encuentro sin problemas. La calidad de la informacin, la claridad de la redaccin,
as como los tiempos y medios de difusin son aspectos clave para evitar inconvenientes y facilitar la
participacin de los Grupos. A tal efecto, sugerimos el siguiente formato de comunicacin:
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Primera Circular: Primeros Pasos

1. Fecha de lanzamiento: Entre 6 y 4 meses antes de la fecha del Encuentro
2. Contenidos Mnimos:
a. Texto de invitacin a participar del Encuentro
b. Fecha y Ciudad de Realizacin
c. Participantes del Encuentro: hacia quines est dirigido el Encuentro? Rovers, Guas y Sub-
Guas de Patrullas, Grupos Scouts completos, Educadores, Padres, etc.)
d. Inters Educativo: Mnimamente es necesario incluir cul es el propsito o necesidad
educativa que busca atender el Encuentro. Si ya han sido definidos los objetivos de la
propuesta de actividades es conveniente incluirlos en este punto, sino simplemente un
prrafo de descripcin general de lo que se pretende lograr mediante el Encuentro y el
beneficio educativo de participar del mismo.
e. Canales de Comunicacin y Mecanismos de Recepcin de Consultas: pueden utilizarse,
adems de los canales oficiales de la Zona (pgina zonal, listas asociativas de correo
electrnico, etc.) medios especficos para difusin de informacin que el Equipo Organizador
disponga a estos efectos (cuenta de Twitter, grupo Whatsapp, pgina de fans de Facebook,
grupo de Facebook, correo electrnico de recepcin de consultas, telfonos, etc.).
f. Informacin que se incluir en la siguiente circular: Indicar la fecha aproximada de
publicacin de la segunda circular (con especificar simplemente el mes es suficiente) y los
datos que se incluir en la misma (ver seccin Segunda Circular).
3. Otros contenidos que pueden incluirse:
a. Propuesta de Actividades: Si ya ha habido avances en cuanto al diseo de la propuesta de
actividades, es conveniente incluir informacin al respecto. Por ejemplo: Lema del
Encuentro, nfasis educativo, Actividades fuertes que estn ya definidas, Cancin del
Encuentro, Insignia del Encuentro, etc.
b. Convocatoria a voluntarios que deseen integrar los equipos de trabajo del Encuentro: De ser
necesario, es posible convocar personas que tengan ganas de sumarse a los trabajos de
organizacin en las diferentes reas.
c. Estimaciones de costos: Solo en carcter estimativo, es posible incluir algunos valores
orientativos de lo que puede llegar a costar la inscripcin en el Encuentro, siempre
aclarando que estos costos pueden llegar a variar y que en futuras comunicaciones s se
informarn los valores definitivos.

IMPORTANTE: No incluir en esta Circular informacin respecto de cuestiones que an no estn debidamente
aseguradas por el Equipo Organizador. Es una Circular de presentacin e invitacin, por lo que no es ni
necesario ni conveniente comunicar todo ya. Cuando se desee informar algn tema que est sujeto a
cambios, aclarar que el mismo es de carcter estimativo.
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Segunda Circular: A Paso Firme

1. Fecha de lanzamiento: Entre 3 y 2 meses antes de la fecha del Encuentro
2. Contenidos Mnimos:
a. Texto de introduccin a la Circular, indicando la importancia de la informacin contenida en
la misma. Lo ms importante de esta circular es la descripcin de la propuesta de
actividades.
b. Propuesta de Actividades:
i. Mnimamente, es importante incluir los nombres de los bloques, unidades, mdulos
o actividades ms importantes del Encuentro; junto con una descripcin somera
(uno o dos prrafos) explicando de qu se trata cada Bloque.
ii. Si no fue comunicado previamente, incluir Lema del Encuentro, Insignia o diseo de
parche, nfasis educativo u otras informaciones generales que no hayan estado
definidas al momento de lanzamiento de la Primera Circular.
iii. No es un programa detallado. No es necesario incluir los horarios de las actividades
o una planificacin detallada de qu se hace en cada juego o actividad, ni materiales
a llevar o ese tipo de cuestiones (que sern comunicadas en la prxima Circular).
An en el caso en que todo el programa de actividades est completamente
resuelto, no es conveniente informarlo con tanta antelacin, ya que podran
necesitarse cambios que luego generen inconvenientes de comunicacin.
iv. El objetivo es comunicar a los potenciales participantes QU van a vivir si participan
del Encuentro; no necesariamente los CMOs
c. Costos estimativos: Incluir informacin sobre el valor estimativo de inscripcin al Encuentro,
indicando que el mismo puede estar sujeto a cambios. Es importante incluir tambin una
descripcin breve de qu servicios estn incluidos en dicha inscripcin (Por ejemplo:
participacin en las actividades, materiales, parche del Encuentro, qu comidas, entre
otros).
d. Procedimiento de Pre-Inscripcin: Determinar fechas y mecanismos para que los educadores
responsables informen sus intenciones de participacin. No es una inscripcin definitiva,
sino una muestra de intencin de participar que sirve de ayuda para el Equipo Organizador.
e. Canales de Comunicacin y Mecanismos de Recepcin de Consulta: Se reitera la informacin
de la Primera Circular, incorporando cambios o actualizaciones que resulten necesarias.
f. Informacin que se incluir en la siguiente circular: Indicar la fecha aproximada de
publicacin de la tercera circular (con especificar simplemente el mes es suficiente) y los
datos que se incluir en la misma (ver seccin Tercera Circular).
3. Otros contenidos que pueden incluirse:
a. Lugar de Acampe: informacin descriptiva de los lugares de acampe y realizacin de
actividades.
b. Actividades de Previas o de Preparacin: Es posible que la Propuesta de Actividades requiera
la realizacin de actividades previas o de preparacin por parte de los grupos o secciones
interesadas en participar del Encuentro. Se sugiere incluir estas informaciones en un
documento ANEXO a la Circular.

IMPORTANTE: Esta circular debe dejar en claro al lector, lo que suceder durante el Encuentro y brindar
todos los datos necesarios como para poder informar debidamente a otros educadores, a los nios y jvenes
destinatarios y a los padres de los mismos sobre la oferta educativa del Encuentro. Idealmente, en la Tercera
Circular solo se deberan comunicar los detalles de cada tema (cuestiones especficas de infraestructura,
programa detallado, etc.).
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Tercera Circular: Con la Mochila al Hombro

1. Fecha de lanzamiento: Aproximadamente 1 mes antes de la fecha del Encuentro
2. Contenidos Mnimos:
a. Texto de introduccin a la Circular, indicando la importancia de la informacin contenida en
la misma. En esta Circular se deben informar los detalles del Encuentro, as como responder
las dudas e inquietudes ms probables.
b. Procedimiento de Inscripcin: Informar fechas lmite y procedimientos de inscripcin al
Encuentro.
c. Costos Definitivos: Confirmacin de la informacin de costos comunicada previamente. Si
hubo cambios, informar las causas las modificaciones.
d. Informacin del Lugar de Acampe:
i. Servicios y condiciones de Pernocte: Acantonamiento, Acampe, tamao de parcelas
disponibles, servicios de iluminacin y acceso a tomas elctricos, etc.
ii. Informacin de Instalacin de Bateras de Cocina, si fuera necesario.
iii. Procedimiento de Acceso de Micros y vehculos particulares: horarios, calles, reglas
de acceso, informacin de llegada a la ciudad (Rutas, Micros, etc.).
iv. Lugares de resguardo en caso de dificultades climticas y otras informaciones de
seguridad.
v. Mapa del Lugar, indicando accesos, zonas de pernocte, servicios, actividades
educativas, etc.
e. Horarios Generales del Encuentro
f. Elementos a traer por cada participante, seccin educativa o Grupo Scout: si esta
informacin es extensa y tiene muchos detalles (por ejemplo cuando hay elementos
especficos para cada seccin educativa o Grupo Scout) es conveniente incluirlo en un
documento ANEXO.
g. Procedimiento de Acreditacin: detallar el conjunto de requisitos y documentacin que cada
Responsable de Delegacin asistente al Encuentro deber presentar para acreditarse en el
Encuentro. (Ver 3. ANEXOS b. Formularios Asociativos)
h. Canales de Comunicacin y Mecanismos de Recepcin de Consulta: Se reitera la informacin
de las Circulares anteriores, incorporando cambios o actualizaciones que resulten
necesarias.
i. Datos del Jefe de Campo del Encuentro
3. ANEXOS:
a. Programa detallado de Actividades: este documento puede ser dirigido exclusivamente a
educadores, en cuyo caso no tendr difusin masiva pero s es necesario que el mismo sea
debidamente comunicado.
b. Formularios Asociativos: Enviar anexos documentos correspondientes a los formularios
asociativos indicados en la Norma CE004-08 Seguridad en Actividades Scouts de Scouts de
Argentina, en algn formato editable (.doc, .docs, .rtf, etc.) y habiendo completado
previamente aquellos campos que contienen informacin general del Encuentro y que
pueden no conocer los educadores participantes (Datos del Jefe de Campo, Datos de
Hospital y Comisara ms cercana, Evaluacin de Riesgos de las Actividades, etc.). Estos
Formularios son:
i. Norma CE004-08 Anexo 1 Autorizacin para Salidas, Acantonamientos y/o
Campamentos.
ii. Norma CE004-08 Anexo 10 Nmina de Participantes
iii. Norma CE004-08 Anexo 2 Historia Clnica (se requiere la confeccin de este
formulario por parte de TODOS los participantes, tanto jvenes como educadores y
acompaantes)
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iv. Norma CE004-08 Anexo 4 Autorizacin de los padres o tutores de menores de 18

aos para salidas, acantonamientos y/o campamentos. (se requiere la confeccin
de este formulario por parte de los participantes beneficiarios menores de edad)
v. Norma CE004-08 Anexo 9 Declaracin Jurada de Participacin para Miembros
Beneficiarios Mayores de Edad en Salidas, Acantonamiento yo Campamentos (se
requiere la confeccin de este formulario por parte de los participantes beneficiarios
mayores de edad)
vi. DESEABLE: Autorizacin de Uso de Imagen (se requiere la confeccin de este
formulario por parte de los participantes beneficiarios menores de edad).
4. Otros contenidos que pueden incluirse:
a. Cuidados alimenticios: Principalmente en caso de que se preparen comidas generales, es
importante informar el procedimiento a travs del cual los participantes que requieran
cuidados alimenticios particulares pueden enviar dicha informacin al Equipo Organizador.
b. Cosas sueltas: Cualquier informacin que no se haya podido comunicar previamente y que
sea necesaria para facilitar la participacin de los nios, jvenes y educadores del Encuentro.

IMPORTANTE: Esta circular debe agotar la mayor cantidad de dudas o inquietudes que existan en el
conjunto de futuros participantes del Encuentro.
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Durante el Encuentro
Registro fotogrfico y flmico
Se sugiere conformar un equipo de registro fotogrfico y flmico de las experiencias compartidas en el
Encuentro. Para esto, es importante que se solicite a los participantes una Autorizacin de Uso de Imagen,
as como ser cuidadoso en que toda imagen de registro que se obtenga sea respetuosa de las personas
participantes.
Ante cualquier inquietud, por favor consultarlo con el Asistente Zonal de Comunicaciones Institucionales

Soporte Tcnico
Si se necesita o desea montar una Radio Scout, apoyo de Radiocomunicaciones o cualquier otro servicio
(recitales, presentaciones de cine, etc.), cumplimentar todos los requerimientos legales y tcnicos para que
dichas actividades se realicen con seguridad y en total respeto de las regulaciones que correspondan.
Ante cualquier inquietud, por favor consultarlo con el Asistente Zonal de Comunicaciones Institucionales.

Despus del Encuentro

Una vez concluido el Encuentro, es importante acordar una estrategia de comunicaciones posteriores que
incluya:
Comunicacin de las Actividades realizadas: a travs de publicaciones en las redes sociales u otros
medios, difundir fotos o videos que den testimonio de lo vivido. En este punto es necesario tener
especial cuidado en la seleccin de contenidos que se difunden, en pos de proteger a las personas
participantes del encuentro, especialmente a los menores de edad.
Notas de agradecimiento a personas e instituciones que apoyaron la realizacin del Encuentro.
Gacetillas informativas para enviar a los medios de prensa.
Informes y comunicaciones internas (evaluaciones, balance del encuentro, etc.)
Otros.

Material de apoyo y Consultas

A continuacin se presenta un link de acceso pblico a una carpeta compartida, donde encontrarn
documentacin ampliatoria y recursos tiles para el trabajo de un Equipo de Comunicaciones Institucionales.
A su vez, ante cualquier consulta o ayuda que se requiera, por favor comunicarse con el Asistente Zonal de
Comunicaciones (AZCI) de la Zona 14.

Material de Apoyo Datos de Contacto del AZCI Zona 14

Martn Felipe Mezzanotte

Mvil: + 54 9 (0 249) 15 452 1997

E-mail: z14.comunicaciones@scouts.org.ar

Skype: martinmezzanotte

Facebook:
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