CONTROL DE REGISTROS Y

DOCUMENTOS

FECHA DE
CDIGO VERSIN N HOJAS
APROBACIN

MB-PETS-SIG-001 01 011 30 / 05 / 2015

CONTROL DE REGISTROS Y
DOCUMENTOS

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Ing. Meliza Cama Cayo Ing. Max Molina Daz Ing. Max Molina Daz
Jefa SIG Gerente General Gerente General
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NDICE

1 Objetivo 3
2 Alcance 3
3 Referencias 3
4 Registros A Convervar 3
5 Terminos Y Definiciones 5
6 Responsables 5
7 Procedimiento 6
7.1 Identificacin Y Evaluacin De La Necesidad De Elaborar O Modificar Un
Documento 6
7.2 Elaboracin Del Documento 6
7.2.1 Presentacin Del Documento: 6
7.2.2 Codificacin Del Documento: 6
7.2.3 Nombre De Los Documentos Electrnicos: 7
7.2.4 Estructura Del Documento 7
7.3 Revisin/Aprobacin Del Documento 8
7.4 Difusin Y Distribucin Del Documento 9
7.5 Control De Cambios 10
8 Conservacion De Registros 10
9 Restricciones 10
10 Registros 10
11 Anexo 10
12 Identificacin De Cambios 10

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1 OBJETIVO

Establecer el procedimiento para elaborar, revisar, aprobar,

identificar, actualizar, publicar, distribuir y administrar los
documentos generados por el Sistema Integrado de Gestin de manera que se facilite
su actualizacin y uso de versiones vigentes.

2 ALCANCE

Aplica a toda la documentacin normativa generada por las diferentes reas y Jefaturas
de METABALON SAC.

Este documento entra en vigencia a partir de la fecha de aprobacin y su aplicacin es a

partir del cambio de versin de los documentos actuales y se tomaran como versin 01
por cambio de codificacin y estructura.

Si las empresas proveedoras y clientes cuentan con su propio sistema de gestin y sus
estndares son ms altos o iguales a Metabalon SAC., podrn trabajar de acuerdo a ello,
previa coordinacin por el SIG de la empresa.

3 REFERENCIAS

Normas ISO 9001:2008; ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007

4 REGISTROS A CONVERVAR

CODIGO DESCRIPCION RESPONSABLE

MB-RLMD-SIG- Lista Maestra De Documentos Internos Jefatura de SIG

001

MB-REVD-COM- Evaluacin De Proveedores Gerencia

001 Comercial

MB-RLMD-SIG- Lista Maestra De Formatos Jefatura de SIG

002

MB-RIPE-HSE- Matriz IPERC Jefatura de HSEQ

001

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Matriz IDEAS Jefatura de HSEQ

MB-RIDE-HSE-
002

MB-RREV-GER- Revisin Por La Direccin Gerencia

001 General

MB-RCFT-JRH- Competencia, Formacin Y Toma De Conciencia Jefatura de

001 RR.HH.

MB-RPPR-GDP- Plan De Produccin Gerencia de

001 Produccin

MB-RRLA-LEG- Requisitos Legales Aplicables Y Otros Requisitos Asesora Legal

001

MB-RRPR-GDP- Realizacin Del Producto Gerencia de

002 Produccin

MB-RVAL-GDP- Validacin De Procesos Gerencia de

003 Produccin

MB-RREG-GDP- Registro De Productos Gerencia de

004 Produccin

MB-RENT-VEN- Registro De Entrega De Productos Jefatura de

001 Ventas

MB-RREC-MKT- Registro De Comunicaciones Jefatura de

001 Marketing

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Inspecciones De Calidad, Seguridad Y Medio Jefatura de HSEQ

Ambiente

MB-RINS-HSE-
003

MB-REPP-HSE- Registro De Entrega De Epps Jefatura de HSEQ

004

MB-RINC-HSE- Informe Sobre Incidentes Jefatura de HSEQ

005

MB-REME-HSE- Registro De Preparacin Ante Emergencias Jefatura de HSEQ

006

MB-RMSD-HSE- Medicin Y Seguimiento Del Desempeo Jefatura de HSEQ

007

MB-RCCE-HSE- Control Y Calibracin De Equipos De Medicin Jefatura de HSEQ

008

MB-RAUD-GER- Resultados De Auditoria Interna Gerencia

002 General

MB-RSMD-GDP- Seguimiento Y Medicin Del Producto Gerencia de

005 Produccin

MB-RNCA-HSE- No Conformidad Accin Correctiva Y Accin Jefatura de HSEQ

009 Preventiva

5 TERMINOS Y DEFINICIONES

Usuario: Persona o rea dentro de METABALON SAC, que requiere el documento para
realizar actividades inherentes al SIG.

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Preparador: Supervisor y/o trabajadores del rea que crean

y/o modifican el documento.

Revisor: Persona que verifica el documento en base a su

conocimiento y experiencia en el proceso ligado al
documento. Por lo general ser el Jefe inmediato superior de la persona que elabora el
documento.

Aprobador: Persona que en funcin de su conocimiento y autoridad sobre el proceso,

brindar su garanta de la idoneidad y utilidad del documento. Por lo general ser el
Gerente de Produccin o Gerente General.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Documentos Externos: Son documentos que no han sido elaborados en METABALON

SAC. pero sirven de apoyo para el mejor desempeo del Sistema Integrado de Gestin
ejemplos: Normas tcnicas, manuales de equipos, estndares, etc.

6 RESPONSABLES

Representante de la Direccin.- Responsable de la correcta ejecucin del presente

procedimiento.

Jefe de SIG.- Responsable de mantener el Listado Maestro de documentos del SIG, el

cual puede mantenerse en papel formato electrnico y debe estar disponible para
todos como medio de consulta.

Gerente de rea.- Responsable de preparar y controlar la documentacin generada en

su dependencia segn este procedimiento.

7 PROCEDIMIENTO

7.1 Identificacin y evaluacin de la necesidad de elaborar o modificar un

documento

Cualquier trabajador de METABALON SAC., que identifique la necesidad de elaborar o

modificar un documento nuevo debe comunicar a la jefatura de SIG de Metabalon y/o a
su Gerente de rea, para que este verifique su no existencia y el tipo de documento a
considerarse.

Se proceder a elaborar o modificar un documento siempre y cuando no se contraponga

o afecte negativamente las disposiciones establecidas para los dems elementos del
SIG.

7.2 Elaboracin del documento

Una vez identificado la necesidad del documento el Gerente del rea involucrada
designa a un supervisor responsable de su dependencia para su elaboracin. El
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supervisor responsable designado debe coordinar con los

trabajadores y posibles usuarios del documento y con la
persona que identific la necesidad de la elaboracin. Para la
elaboracin de los documentos deben seguir los siguientes
lineamientos:

7.2.1 Presentacin del documento:

Los documentos que se generan como parte de la implementacin del SIG, el tipo de
letra para el contenido de los documentos es Tahoma tamao 10 puntos. Estos
documentos se elaboran en base a los siguientes formatos:

Formato 1 (Documento Word)

Formato 2 (Documento PETS)
Formato 3 (Documento Estndar)
Formato 4 (Formato Excel)

7.2.2 Codificacin del documento:

Segn el tipo de documento se colocar la siguiente codificacin:

Procedimiento de Gestin: MB-PGES-AAA-XXX

Procedimiento Productivos: MB-PETS-AAA-XXX
Estndar de Trabajo: MB-STDR-AAA-XXX
Planilla de Control Operacional: MB-PLAL-AAA-XXX
Programa de Gestin: MB-PROG-AAA-XXX
Formato: MB-FORM-AAA-XXX

Donde:

AAA = Corresponde al rea donde se genera el registro. Ver tabla 1

XXX = Corresponde al nmero correlativo que corresponda segn el control de cada

rea.

Para otro tipos de documentos que no se encuentran en la lista se podrn considerar 4

letras que lo identifique, siempre en cuando, la combinacin de estas no sean igual a las
ya establecidas.

TABLA 1

rea Abreviatura rea Abreviatur

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Jefatura de
GER LOG
Logstica
Gerencia General
Jefatura de HSEQ
HSE Jefatura de Ventas VEN

Jefatura de
Asesor Legal LEG MKT
Marketing
Gerencia de Produccin GDP
Gerencia de
Administracin y GAF
Finanzas
Gerencia Comercial COM
Gerencia de
GEM
Mantenimiento
Jefatura de RR.HH. JRH
Jefatura de Sistema
SIG
Integrado de Gestin.

El nmero correlativo de los documentos ser controlado por el SIG en coordinacin con
el Jefe de cada rea.

7.2.3 Nombre de los Documentos Electrnicos:

El nombre electrnico de los documentos digitales estar compuesto por la unin de dos
letras que representaran a la organizacin, el cdigo del documento (seccin 7.2.2), la
versin, y el nombre del documento. Segn el siguiente ejemplo:

MB-PGES-SIG-001_V01 Elaboracin y control de documentos

7.2.4 Estructura del documento

Para elaborar los documentos se deber utilizar la siguiente estructura:

PARTES CONTENIDO
OBJETIVO Definir el objetivo del documento.
ALCANCE Especificar el alcance de la aplicacin del documento.
REFERENCIA Normas aplicables a la actividad del procedimiento.

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Aclarar de ser necesario el uso de trminos o definiciones no

comunes aplicables al documento.

TERMINOS Y
DEFINICIONES
RESPONSABLES
Designar a los responsables de ejecutar y supervisar el cumplimiento
del documento.

Describir en orden cronolgico el conjunto de operaciones necesarias

PROCEDIMIENTO
para ejecutar el documento.
Es la paralizacin del trabajo o prohibicin para realizar el trabajo en
caso se realice actividades que no cumplen con las medidas de
RESTRICCIONES
seguridad y puedan ocasionar una lesin o enfermedad ocupacional a la
persona o un dao al medio ambiente.
Son todos aquellos documentos que presentan resultados obtenidos o
REGISTROS
proporcionan evidencia de las actividades desempeadas.
Incluir el formato de los registros, planos, tablas o algn otro material
ANEXOS
que facilite la comprensin del documento.
IDENTIFICACIN
Modificaciones efectuadas al documento anterior.
DE CAMBIOS
OTROS (Opcional) Se incluir segn necesidad del documento.

La obligatoriedad de los campos va a variar, segn el tipo de documento. En caso no

sea necesario un campo se coloca No Aplica.

7.3 Revisin/Aprobacin del documento

Una vez elaborado el documento y dependiendo de qu tipo se trate, ser presentado a

las Gerencias o Jefaturas para su aprobacin, si este satisface las necesidades de los
usuarios en lo que respecta a su estructura lgica, claridad y objetividad, siguiendo lo
descrito en la tabla N 2.

Si se presenta alguna observacin, el documento es devuelto al responsable de su

elaboracin para su respectiva modificacin.

TABLA N 2

Tipo de documento Preparacin Revisin Aprobacin

Poltica del SIG Gerencia General Gerente General Gerente General

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Jefe de rea Gerente de rea Gerente General

Reglamentos
Documentos del SIG

Jefe del SIG Gerente General Gerente General

(Manual,
Procedimientos,
Instructivos, formatos)
Documentos de
reas
Jefe de rea o
(Manual, Gerente de rea Gerente General
supervisor de rea
Procedimientos,
Instructivos, formatos)

Gerente o Jefe de
Procedimientos rea y
Jefe de rea o
Operativos (PETS) / Gerente General
supervisor de rea
Estndar de trabajo
Jefe de HSEQ

El rea del SIG de Metabalon verifica que el nuevo documento tenga la estructura
establecida de acuerdo al punto 7.2 de este procedimiento y verifica el cdigo y la
versin del nuevo documento.

Cuando el documento se encuentra debidamente firmado, el Jefe del rea lo enva al

SIG para su almacenamiento electrnico, el almacenamiento fsico es responsabilidad
del rea que lo genero. Los documentos a entregar son:

Documento fsico original (firmado), ubicado en el rea que lo genero

Documento virtual en formato Adobe PDF (no editable y firmado),
Documento virtual en formato MS Word, MS Excel u otro (editable)

Una vez entregados estos documentos el SIG ingresa el documento aprobado al

formato MB-LMDI-SIG-001 Listado Maestra de Documentos Internos, el cual est a
disposicin de todos a travs de la red. Para el caso de documentos electrnicos, el rea
de sistemas har el back up respectivo.

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7.4 Difusin y Distribucin del documento

El Gerente o Jefe del rea involucrada con el documento es

responsable de la difusin y distribucin, donde se requiera,
del nuevo documento aprobado o del documento en su nueva
versin o de difundir la anulacin del documento. Dicha difusin puede realizarse a
travs de intranet, correo electrnico, capacitaciones, charlas, entre otros.

En la red se encuentran todos los documentos aprobados en la ltima versin vigente

en PDF con un sello de agua de COPIA NO CONTROLADA disponibles para que sea
usado como medio de consulta y tambin de entrenamiento.

En caso sea necesario una copia controlada sern solicitadas directamente al SIG
mediante un email, el cual le har llegar dicha copia con un sello que dice COPIA
CONTROLADA. Para realizar el control de la distribucin de los ejemplares, se utilizar
el formato MB-RECO-MKT-001 Registro de Comunicaciones.

Los documentos obsoletos son eliminados. El SIG mantendr nicamente como

referencia la copia maestra de dicho documento identificndolo como OBSOLETO en su
primera pgina.

7.5 Control de cambios

Cuando se haya modificado el documento, se indicaran los cambios de las tres ltimas
versiones en el tem IDENTIFICACIN DE LOS CAMBIOS de los documentos segn
los formatos.

Los documentos de cada rea podran ser revisados una vez por ao, para asegurar su
conveniencia y adecuacin (si fuera el caso) con las actividades que se vienen
realizando en la organizacin.

8 CONSERVACION DE REGISTROS

Los registros mencionados en el punto 4 del presente documento sern conservados

mantenindolos trazables, legibles, identificables y disponibles de acuerdo a las normas
vigentes aplicables.

9 RESTRICCIONES

No aplica.

10 REGISTROS

MB-LMDI-SIG-001 Listado Maestra de Documentos Internos.

MB-RECO-MKT-001 Registro de Comunicaciones.

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11 ANEXO

Formato 1 (Documento Word)

Formato 2 (Documento PETS)
Formato 3 (Documento Estndar)
Formato 4 (Formato Excel )

12 IDENTIFICACIN DE CAMBIOS

No aplica por ser cambio de documento en la nueva versin (codificacin y estructura)

del SIG.

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