CICLO DE TRANSACCIONES

La auditora por ciclo de transacciones se basa en verificar y analizar los

diferentes procesos que se dan al hacer los registros contables de cada evento
econmico. La auditora por ciclo de transacciones evala el control interno
inherente a las diferentes cuentas que forman los estados financieros y los
resultados esperados producto de hacer un cargo y un abono siguiendo la lgica
contable.

Mediante una revisin analtica inicial de la informacin contenida en los estados

financieros se pueden identificar por simple comparacin la existencia de errores o
confirmar la validez de las manifestaciones contables. La revisin analtica es una
herramienta que permite conocer la realidad econmica de un negocio, se aplica
haciendo comparaciones de la informacin contable de una fecha actual con una
fecha anterior, comparando informacin contable contra el presupuesto o haciendo
un anlisis porcentual de los resultados a una fecha determinada, entre otras
formas de aplicacin. La comparacin debe incluir la asociacin lgica de la
relacin de cuentas por ciclo de transacciones.

La revisin de auditora de los estados financieros por ciclo de transacciones

requiere que las cuentas contables se agrupen de forma ordenada y siguiendo la
lgica contable de la partida doble, se deben asociar las cuentas segn su
naturaleza para que los resultados puedan confirmar nuestras apreciaciones o
bien investigar el porqu de los resultados, en tal sentido, la revisin por ciclo de
transacciones puede seguir el siguiente orden, orden que sugerimos como
ilustracin:

Auditora del ciclo de ingresos: incluye revisar conjuntamente los registros de las
cuentas de bancos, ventas, cuentas por cobrar, devoluciones sobre ventas,
descuento sobre ventas, estimacin para cuentas incobrables, Impuesto al Valor
Agregado dbito.

Auditora del ciclo de compras de inventario: incluye revisar conjuntamente las

cuentas de bancos, inventarios, cuentas por pagar a los proveedores,
devoluciones, descuentos sobre compras, estimacin para inventarios obsoletos,
Impuesto al Valor Agregado crdito.

Auditora del ciclo de planillas: incluye revisar conjuntamente las cuentas de

bancos, sueldos gasto, provisin de prestaciones laborales, pagos del seguro
social.
Auditora del ciclo de compras de activos fijos: incluye revisar bancos,
adquisiciones de activos fijos, cuentas por pagar, depreciacin gasto, altas y bajas
de activos.

Auditora del ciclo de pagos: incluye revisar conjuntamente las cuentas de bancos,
gastos, cuentas por pagar, Impuesto al Valor Agregado crdito.

Al efectuar la auditora de cada uno de los ciclos de transacciones contables, hay

que incluir la revisin de los cumplimientos fiscales, laborales y financieros para
tener una comprensin completa de las operaciones contables y poder evaluar el
riesgo de la existencia de un error que afecte desfavorablemente los resultados.

En cada una de las revisiones de los ciclos de transacciones se debe revisar la

aplicacin de las polticas de control interno definidas por la administracin,
discutir los resultados, confirmar las apreciaciones, validar la documentacin de
soporte, etc.

La revisin de auditora por ciclos de transacciones, le permite al revisor conocer

en forma rpida la evolucin de los negocios de una entidad, identificar reas de
riesgo, confirmar los resultados planificados y atender las debilidades de control
que puedan existir.

De requerir apoyo profesional en el uso de esta herramienta profesional de la

auditora externa, contctenos.

En este tema se ofrece una visin general del ciclo de vida de una transaccin. El
proceso de transacciones de CICS se ilustra en Figura 1.

Figura 1. Proceso de transacciones en CICS

En Figura 1, cuando una aplicacin de usuario solicita una transaccin en CICS, la
peticin se pasa a una regin CICS, donde se procesar. Los pasos numerados
siguientes se corresponden con los nmeros de la Figura 1:

1. La regin CICS recibe una peticin de transaccin de una aplicacin de

usuario. (La regin primero debe verificar que puede comunicarse con el
dispositivo del usuario y que el usuario est autorizado para utilizar el
sistema.)

2. La regin CICS busca informacin sobre la transaccin en su tabla

de definiciones de transacciones. (Para que se pueda utilizar una
transaccin, antes debe definirse con atributos como el nombre del primer
programa que se ejecutar cuando se solicite la transaccin.)

3. Si existe una definicin de transaccin, la regin CICS asigna la peticin a

una tarea que utiliza para controlar el proceso de los programas de la
transaccin. La regin planifica el proceso de la tarea con otras tareas y
asigna el tiempo de proceso y el acceso a los datos necesarios.

4. La tarea ejecuta el primer programa de la transaccin en un proceso

denominado servidor de aplicaciones. Si hay diversos programas que
implementan la transaccin, esto programas pueden ejecutarse en el
mismo proceso o en procesos distintos, segn la invocacin de los
programas.

5. La regin CICS supervisa el progreso de la tarea y atiende sus peticiones

de datos, comunicaciones y otros recursos. Asimismo, efecta las
operaciones en segundo plano necesarias para asegurarse de que la tarea
sigue ejecutndose ptimamente, sin conflictos con otras tareas y con la
integridad de los datos precisa.

6. Una vez completada la tarea, la regin CICS confirma los cambios de datos
realizados, termina la tarea y libera los recursos para que los utilicen otras
transacciones.

Puede haber varias instancias de la misma transaccin ejecutndose al mismo

tiempo, en forma de tareas distintas.
Las auditoras se realizan dividiendo los estados financieros en segmentos o
componentes ms pequeos. Esta divisin permite que la auditoria sea ms
manejable y ayuda a la asignacin de tareas a los diferentes miembros del equipo
de auditora. La mayora de los auditores, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo
efectos por pagar como dos segmentos diferentes. Se audita cada segmento en
forma separada pero no por completo independiente uno de otro.

Por ejemplo al auditar los activos fijos quiz se detecte un efecto por pagar no
registrado. Los resultados se combinan una vez que se termina la auditora de
cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros segmentos.

La Funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que un

empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas. Es til
conocer estas funciones administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para
entender la forma en que se realiza la auditoria del ciclo. Con frecuencia a los
estudiantes les parece difcil determinar cules documentos existen en cualquier
rea de auditora y cmo fluyen en la empresa del cliente. Las funciones
administrativas del ciclo de venta y cobranza, la mayora de los documentos
comunes que se utilizan en cada funcin, se examinan en esta seccin.

PROCESAMIENTO DE PERIODO DE LOS CLIENTES.

La peticin de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el ciclo.

Legalmente, es una oferta para comprar bienes de acuerdo con trminos
especificados. La recepcin de un pedido de un cliente con frecuencia da como
resultado la creacin inmediata de una orden de venta.

Pedido del cliente: Es una peticin de mercanca por parte de un cliente. Esta
puede recibirse por telfono o carta, una forma impresa que haya sido enviada a
los clientes posibles ya existentes, a travs de los vendedores o en otras formas.

Orden de venta: Es un documento para comunicar la descripcin, cantidad e

informacin relacionada de bienes solicitados por un cliente. Con frecuencia se
utiliza para indicar la aprobacin de crdito y la autorizacin del embarque.

OTORGAMIENTO DEL CRDITO

Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe
aprobar el crdito para el cliente por las ventas a cuenta. Las practicas nulas de la
aprobacin de crdito frecuentemente ocasiona un numero excesivo de ventas
malas y cuentas por cobrar que quizs sean incobrables. Para la mayora de las
empresas, una indicacin de la aprobacin del crdito en la orden de venta es la
aprobacin para embarcar los bienes.
EMBARQUE DE L0S BIENES

Esta funcin importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la

compaa son otorgados. La mayor parte de las compaas reconoce las ventas
cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento de embarque
en el momento del mismo; esto puede hacerse de manera automtica en una
computadora con base en la informacin de la orden de venta. El documento de
embarque, que a menudo cuenta con varias copias, es esencial para la facturacin
adecuada de los embarques a los clientes. Las compaas que conservan
registros perpetuos de inventario tambin los actualizan con base en la
informacin del embarque.

Es un hecho econmico al que se le ha reconocido que produce un efecto

potencial sobre los estados financieros, se ha presentado en una forma que puede
procesarse y ha sido aceptado para ser procesado por uno o mas de los sistemas
de registro de la entidad.

Un solo hecho econmico puede originar varias transacciones. Por ejemplo: el

embarque de mercancas, que es un hecho econmico puede dar origen a
transacciones separadas, facturacin, cuentas por cobrar, inventarios y costo de
ventas.

AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES

La auditora por ciclos de transacciones se basa fundamentalmente en verificar los

diferentes pasos que se dan al procesar una transaccin, la cual culmina con un
efecto en los estados financieros, ya sea por un gasto o utilizacin de un servicio,
el otorgamiento de un prstamo, contraer una obligacin, etc.

OBJETIVO

El objetivo principal del enfoque de auditora por ciclos, es el de analizar

grficamente la suficiencia de los controles internos contables como condicin
bsica de la integridad de las cifras resultantes de una transaccin.

Bajo este enfoque, las operaciones de una entidad, se agrupan en ciclos lgicos
para poder examinar el efecto que las decisiones administrativas, tienen sobre los
estados financieros.

BEBEFICIO

Permite al Auditor tener una visin de conjunto, al analizar los hechos econmicos
en forma integral y no en forma aislada o por reas de trabajo, permite tener una
lgica secuencial de los procesos que componen la ruta para alcanzar los
objetivos de la empresa.

Ciclo de Tesorera

Incluye aquellas funciones que tratan de sus fondos de capital, es decir, el manejo
de efectivo y la emisin de obligaciones de deuda y de acciones de capital.

Las funciones del ciclo de tesorera comienzan con el reconocimiento de las

necesidades de efectivo. Incluyen la distribucin del efectivo disponible a las
operaciones corrientes y otros usos, y se terminan con la devolucin de efectivo a
los inversionistas y a los acreedores.

Cuentas de Mayor Utilizadas.

Caja y Bancos

Documentos por Pagar

Deudas a largo plazo

Capital (utilidades retenidas)

Intereses gasto

Intereses producto

Inversiones.

Enlaces del Ciclo de Tesorera

Ciclo de adquisicin y pago: desembolsos de efectivo.

Ciclo de Ingresos: Ingresos de efectivo.

Ciclo de Informacin Financiera: Asientos de diario que reflejan las transacciones.