Gesto de Documentos: ocorre nas fases corrente e intermediria.

Considera-se o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a sua:

Produo
Tramitao
Uso
Avaliao
Arquivamento
(frase mnemnico: PTUAA)

As tarefas so distribudas nas fases da gesto de documentos, quais sejam, Produo, Utilizao e
Destinao.

PRODUO:
Refere-se elaborao de documentos (produo/criao) em face das atividades da instituio.
fundamental intervir nos processos de gerao dos documentos tendo em vista evitar que sejam
criados ou produzidos documentos desnecessrios. O arquivista deve contribuir para que sejam
criados apenas os documentos essenciais (racionalizao). sugerida a criao de modelos de
formulrios que devem ser utlizados pela instituio de acordo com as necessidades dos rgos.
Alm disso, na fase de produo pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e
recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos
e tecnologia disponveis.

UTILIZAO
Fase ligada ao uso e tramitao de documentos mencionados no conceito de gesto de
documentos. Inclui as atividades de protocolo, de organizao e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediria. Alm disso, inclui a elaborao de normas de acesso documentao
como, por exemplo, emprstimo, consulta e recuperao de informaes essenciais ao
desenvolvimento das funes administrativas das instituies.

DESTINAO
Fase responsvel por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e
intermediria, bem como quais documentos sero objeto de arquivamento e quais sero eliminados
por ter perdido valor de prova e de informao para a instituio. A fase de destinao desenvolve-
se a partir da anlise e avaliao dos documentos acumulados nos arquivos.

Normalmente, o examinador costuma perguntar qual fase da gesto de documento uma determinada
tarefa pertence

TABELA DE TEMPORALIDADE
instrumento resultante da fase de AVALIAO dos documentos. ATENA PARA A PALAVRA
CORRETA!

AVALIAO DOS DOCUMENTOS: consiste em identificar seus valores (primrio/adminsitraivo

ou secundrio/histrico) e definir prazos de guarda.
Os documentos dos arquivos corrente e intermedirio possuem valor administrativo. Os documentos
permanentes no podem ser eliminados.
Prazo de guarda s ocorre nas fases corrente e intermediria!

Avaliao feita na fase corrente! Nesse momento, so distintos os documentos de valor eventual,
de eliminao sumria e os de valor informativo e probatrio.

Para que a avaliao acontea, preciso que antes os documentos sejam classificados.

A tabela um instrumento dinmico e precisa ser periodicamente atualizada.

Teoria das Trs Idades: trata do ciclo vital dos documentos de arquivo. A fase dos documentos est
relacionado a sua frequencia de uso, bem como o valor administrativo ou histrico, presentes ou
no nos documentos.

A teoria das trs idades uma estratgia de organizao documental para solucionar problemas
relacionados ao aumento vertiginoso de documentos produzidos pela administrao.

Valor primrio: diretamente relacionado ao motivo pelo qual o documento foi criado (utilidade
administrativa imediata).
Valor secundrio: valor atribudo ao documento em funo dos interesses que possam ter para fins
diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

Arquivo Corrente ou Primeira Idade Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que pelo
seu valor primrio objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete
sua administrao. O critrio que define tal fase do documento relacionado frequncia de sua
utilizao ou consulta. Geralmente esto localizados prximos dos seus setores e so conhecidos
como arquivos ativos. Possuem valor administrativo, valor primrio.

Arquivo Intermedirio ou Segunda Idade Conjunto de documentos originrios do arquivo

corrente, que aguarda destinao (recolhimento ao arquivo permanente ou eliminao). Eles
podero ser consultados e utilizados de modo espordico por seus produtores, pois j cumpriram
seus principais objetivos na idade corrente junto administrao. No so mais necessrios nos
setores e devem ser transferidos para um arquivo geral, mas ainda assim pertencem aos arquivos
produtores. Deixaram de ser frequentemente consultados. Continuam possuindo valor
administrativo.

Arquivo Permamente ou Terceira Idade Conjunto de documentos preservados em carter

definitivo em funo do seu valor histrico-cultural (valor secundrio). No podem ser eliminados.
Esses so abertos ao pblico para pesquisa (os anteriores no). Nessa fase do ciclo vital, interessa
mais aos pesquiadores (fins cientficos, sociais e culturais) do que aos produtores. Arquivos dessa
natureza situam-se em lugares acessveis, dotados de salas de pesquisas para atender ao pblico.

DIFERENA DE CONCEITOS!
Transferncia: procedimento de passagem de documentos da fase corrente para a fase intermediria.
Recolhimento: procedimento de passagem de documentos da fase corrente ou fase intermediria
para a fase permanente.

Princpios: Os princpios arquivsticos constituem o marco principal da diferena entre a arquivstica e

as outras cincias documentrias. So eles:

Princpio da Provenincia: Fixa a identidade do documento, relativamente a seu

produtor. Por este princpio, os arquivos devem ser organizados em obedincia
competncia e s atividades da instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela
 produo, acumulao ou guarda dos documentos. Arquivos originrios de uma instituio ou
de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico
de produo, no devendo ser mesclados a outros de origem distinta.

Princpio da Organicidade: As relaes administrativas orgnicas se refletem nos

conjuntos documentais. A organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a
estrutura, funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaes
internas e externas.

Princpio da Unicidade: No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos

de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos.

Princpio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser

preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio
indevida.

Princpio da Cumulatividade: O arquivo uma formao progressiva, natural e

orgnica.

SEQUNCIA DO PROTOCOLO: Registro - Autuao Classificao Movimentao

(expedio/distribuio) Controle de Tramitao (RACMC)

Fontes: file:///C:/Users/andrea.6238/Downloads/E--sites-pontodosconcursos-ANEXOS_ARTIGOS-
2016-03-000000004-12032016.pdf

http://www.tecnolegis.com/estudo-dirigido/tecnico-mpu-administrativa/arquivologia-conceito.html

http://concurseirosdemaceio.blogspot.com.br/2014/11/tecnicas-de-arquivamento-classificacao.html