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REPUBLICA DE COLOMBIA

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA

RESOLUCION 2015400002925 DE
25 de marzo de 2015

Por la cual se establecen las directrices en materia de gestin documental y organizacin de

archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de La Economa Solidaria.

LA SUPERINTENDENTE DE LA ECONOMA SOLIDARIA (E)

En ejercicio de sus facultades legales y, en particular, las previstas en la Ley 594 de 2000,
el Decreto 2578 de 2012, el Decreto 2609 de 2012, el Decreto 4886 de 2011 y, dems
normas reglamentarias,

CONSIDERANDO:

Que para el adecuado desarrollo de los objetivos y facultades que por ley estn a cargo de la
Superintendencia de la Economa solidaria, as como el seguimiento de las polticas
impartidas para el sector, se hace necesario exigir a las empresas e instituciones vigiladas
por esta Entidad, el oportuno cumplimiento de los preceptos establecidos en la Ley 594 de
2000, y sus dems normas reglamentarias, con el fin de disponer de documentos, de
informacin til, veraz y oportuna, para la verificacin de la gestin de las mismas.
Que la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta le Ley General de Archivos, consagra
el reconocimiento de las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica a
cargo del Estado, la Administracin Pblica en sus diferentes niveles, as como las
instituciones privadas que cumplen funciones pblicas, entre otras, teniendo en cuenta los
fines de los archivos para disponer de la documentacin organizada y la informacin
institucional que sea de fcil recuperacin para el manejo y uso eficiente de la misma
administracin puesta al servicio del ciudadano como fuente de la historia.
Que el artculo 26 del Decreto 2578 de 2012, expedido por el Ministerio de Cultura, establece
la obligacin que tienen las empresas e instituciones privadas que estn bajo la vigilancia del
Estado, a contar con archivos creados, organizados, preservados y controlados, teniendo en
cuenta los principios archivsticos, las normas que regulan el sector, las establecidas en la
Ley 594 de 2000 y, dems normas reglamentarias.
Que en los artculos 35 y 36 del Decreto 2609 de 2012, del Ministerio de Cultura se prev la
responsabilidad de los Ministerios y las Superintendencias en sus respectivos sectores, para
establecer normas en cuento a la formulacin, implementacin y evaluacin del programa de
gestin documental de las entidades privadas bajo su inspeccin y vigilancia; as mismo,
dispone que el Archivo General de la Nacin coordinar con los Ministerios y
Superintendencias el desarrollo de la normatividad que en materia de gestin documental
deba expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades.

Que en el artculo 24 del Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013, expedido por el Archivo
General de la Nacin, delega en cabeza de los Ministerios y las Superintendencias en sus
respectivos sectores, la responsabilidad de establecer mecanismos dirigidos a las
instituciones sometidas a la inspeccin, control y vigilancia. Lo anterior, con el objeto de que

V_OAPS-F72013

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RESOLUCIN NMERO 2015400002925 DE 25 de marzo de 2015 Pgina 2 de 4

Continuacin de la Resolucin
Por la cual se establecen las directrices en materia de gestin documental y organizacin de
archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de La Economa Solidaria.

cumplan con la adecuada organizacin, conservacin, control y servicios de sus archivos en

atencin a los parmetros sealados en la ley.
Que teniendo en cuenta lo expuesto, para efectos del adecuado desarrollo de los objetivos,
funciones y facultades a cargo de la Superintendencia de La Economa Solidaria, as como
para el eficiente funcionamiento de las polticas impartidas para el sector, se hace necesario
que los vigilados, cuya inspeccin, control y vigilancia corresponde a esta Entidad, adelanten
programas de gestin documental que garanticen la adecuada organizacin y conservacin
de sus archivos, facilitando tanto la toma de decisiones, como el acceso y disponibilidad de la
informacin, cuando sta sea requerida.

por la cual se establecen las directrices en materia de gestin documental y organizacin de

archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de La Economa Solidaria.
En mrito de lo expuesto,
RESUELVE:

ARTCULO 1.- Ordenar a todos los vigilados que sean objeto de inspeccin, control y vigilancia por
parte de la Superintendencia de La Economa Solidaria, de conformidad con lo previsto en la ley y
dems disposiciones aplicables, cumplir con la normatividad archivstica nacional y asegurar la
adecuada produccin, recepcin, distribucin, organizacin, conservacin, recuperacin y consulta
oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se produzcan dentro
del desarrollo de su objeto social, de manera que se garantice la disponibilidad de la informacin para
la consulta por parte de la Administracin, los agentes del Estado y de la ciudadana en general.

Artculo 2. Los vigilados cuya inspeccin, control y vigilancia corresponde a la Superintendencia de

La Economa Solidaria debern contar con archivos institucionales tcnicamente organizados y
dotados, de forma que se facilite el cumplimiento de la normatividad asociada a la materia.

Pargrafo primero. Los archivos institucionales a cargo de los centros de archivo son las instancias
responsables de velar por el cumplimiento de las normas establecidas en la presente resolucin, y
debern contar con personal calificado y con formacin especfica en la materia.

Los centros de archivo son responsables por la organizacin, consulta, conservacin, custodia,
inventario, transferencia y en general la administracin del archivo.

Pargrafo segundo. Cuando se contrate con firmas especializadas la administracin de sus archivos
debern dar cumplimiento a las instrucciones establecidas en la presente resolucin, as como las
que la aclaren, adicionen, complementen o sustituyan.

Artculo 3. Los vigilados que estn bajo la inspeccin, control y vigilancia de la Superintendencia de
La Economa Solidaria, debern elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos
archivsticos para asegurar la organizacin de sus archivos, as:

a) Programa de gestin documental;

b) Tablas de retencin documental;
c) Cuadro de clasificacin documental;
d) Tablas de valoracin documental y
e) Reglamento interno de archivo.

Artculo 4. La organizacin de los archivos deber realizarse a partir del cuadro de clasificacin
documental y de las tablas de retencin documental, mediante la conformacin de expedientes

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Continuacin de la Resolucin
Por la cual se establecen las directrices en materia de gestin documental y organizacin de
archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de La Economa Solidaria.

agrupados en series y subseries documentales, atendiendo el principio de procedencia, el orden

original y el ciclo vital de los documentos, independientemente del soporte en el cual se encuentren,
tal como lo seala la Ley 594 de 2000.

Artculo 5. Los vigilados por la Superintendencia de La Economa Solidaria debern contar con un
comit interno de archivo o una instancia equivalente, en la cual se adopten las decisiones relativas a
la gestin documental de la respectiva empresa o institucin.

Artculo 6. En la implementacin de los programas de gestin documental se podr contemplar el

uso de nuevas tecnologas de la informacin, empleando para ello cualquier medio tcnico,
electrnico, informtico, ptico o telemtico para la produccin, conservacin y servicios
documentales de archivo, siempre que quede garantizada la organizacin archivstica, la autenticidad,
ulterior consulta e integridad, as como la interoperabilidad de los sistemas de seguridad y
perdurabilidad de la informacin, el ciclo vital de los documentos, la posibilidad de reproduccin, y el
funcionamiento razonable del sistema, durante el tiempo establecido en las tablas de retencin
documental para cada una de las series documentales. De conformidad con lo previsto en la Ley 527
de 1999 y dems disposiciones que la modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Artculo 7. Con el objeto de facilitar el control, consulta y acceso oportuno a los documentos de
archivo producidos en el desarrollo del objeto social de los vigilados por la Superintendencia de La
Economa Solidaria debern desarrollar programas de descripcin documental basados en la norma
internacional de descripcin archivstica -ISADS(G)-, as como en la NTC 4095 de 1997, expedida por
el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas de Certificacin -ICONTEC.

Artculo 8. De conformidad con la aplicacin de las normas vigentes y siguiendo los parmetros
establecidos por el Archivo General de la Nacin, sobre la eliminacin de documentos de archivo esta
slo podr realizarse con la autorizacin del respectivo comit interno de archivo o su instancia
equivalente de cada institucin, del proceso se levantar un acta a la cual se adjuntar un listado de
los documentos cuya eliminacin haya sido autorizada.

Artculo 9. Las tablas de retencin documental adoptadas por los vigilados sometidos a la
inspeccin, control y vigilancia de la Superintendencia de La Economa Solidaria debern remitirse a
la Secretaria General responsable de la funcin archivstica de esta Superintendencia, quien dar el
tratamiento que el Archivo General de la Nacin determine.

Artculo 10. Cuando se supriman, liquiden o fusionen instituciones privadas vigiladas por esta
Entidad, la institucin privada deber proporcionar el recurso humano, as como los medios fsicos,
tecnolgicos y econmicos que se requieran para la adecuada conservacin, organizacin,
administracin y consulta de sus documentos.

Pargrafo primero. Para los casos no previstos en que cesen definitivamente las funciones de una
empresa o institucin privada vigilada por esta Superintendencia, las series documentales
debern ser entregadas a las entidades que asuman sus funciones o a falta de esta a la
Superintendencia de La Economa Solidaria para garantizar los derechos de los ex empleados y
ciudadanos.

Pargrafo segundo. Para la entrega de archivos y documentos histricos se debe coordinar su

transferencia documental con el Archivo General de la Nacin.

Artculo 11. La Superintendencia de La Economa Solidaria podr realizar en cualquier momento

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Continuacin de la Resolucin
Por la cual se establecen las directrices en materia de gestin documental y organizacin de
archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de La Economa Solidaria.

visitas de inspeccin, control y vigilancia con el fin de verificar el cumplimiento de la normativa

establecida en la ley.

Artculo 12. La presente resolucin establece un plazo de seis (6) meses contados a partir de su
entrada en vigencia, para que las Cooperativas y todos los vigilados elaboren sus tablas de retencin
documental y adopten el programa de gestin documental respectivo, el cual deber incluir las
polticas para la adopcin e implementacin de la gestin de documentos electrnicos de archivo, as
como un plan para la organizacin de fondos documentales acumulados.

Artculo 13. Esta resolucin rige a partir de su publicacin en el Diario Oficial

COMUNQUESE Y CMPLASE
Dada en Bogot, D.C., a los
25 de marzo de 2015

DUNIA SOAD DE LA VEGA JALILIE

Superintendente ( E )

Proyect: ARMANDO ENTRALGO MERCHAN

Revis:

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