Manual de Contratacion Ministerio de Defensa

REPBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
RESOLUCIN NMERO 6302 DE 2014
( 3 1 JUL. 2014
"Por la cual se Adopta el Manual de Contratacin del Ministerio de defensa Nacional, y

sus Unidades Ejecutoras"
EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL
En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial aquellas conferidas en la

Constitucin Poltica de Colombia, en la Ley 80 de 1993, Ley 489 de 1998, Ley 1150 de 2007, Ley
1474 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, as como en las disposiciones contenidas en los
Decretos 1512 de 2000, 049 de 2003, y 3123 de 2007, y
CONSIDERANDO:
Que conforme a lo dispuesto en el Artculo 209 de la Constitucin Poltica, el Ministerio de Defensa

Nacional y sus Unidades Ejecutoras deben desarrollar su actividad administrativa, y sus procesos
contractuales, bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad,
imparcialidad y publicidad.
Que el artculo 160 del Decreto 1510 de 2013, establece que las entidades estatales sometidas al
Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica deben contar con un Manual de
Contratacin en el que se sealen las funciones y procedimientos internos de contratacin, los
funcionarios intervinientes, las tareas que por virtud de la delegacin o desconcentracin de
funciones se deben realizar y en general los aspectos propios de los procesos de seleccin,
vigilancia y control de su gestin contractual.
Que el Manual de Contratacin adoptado en la presente resolucin, establece las pautas aplicables
en la actividad contractual del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras de
conformidad con lo establecido en la Ley aplicable, en procura de unificar sistemtica y eficazmente
los procedimientos en pro de la satisfaccin del inters pblico y a efecto de cumplir los fines de la
contratacin estatal.
Que con la adopcin del Manual el Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras, se
pretende concretar los procesos de seleccin de contratistas para ejecutarlos de forma
transparente, eficiente y eficaz.
Que la gestin contractual del MDN debe adelantarse de conformidad con las disposiciones jurdicas
aplicables a la contratacin estatal. Sin perjuicio de lo anterior, los destinatarios del presente
Manual debern aplicar aquellas disposiciones normativas que sobre la materia se expidan con
posterioridad a la vigencia del mismo.
Que el Manual de Contratacin del Ministerio de Defensa Nacional, y sus Unidades Ejecutoras, hace
parte del presente Acto Administrativo.
RESOLUCIN NMERO 6302 DE 2014 3 A
1 JUL 2014
HOJA No. 2
Continuacin de la Resolucin "Por la cual se adopta el Manual de Contratacin del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades
Ejecutoras"
En mrito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTCULO PRIMERO: Adoptar el Manual de Contratacin del Ministerio de Defensa Nacional, y

sus Unidades Ejecutoras.
ARTCULO SEGUNDO: DEROGATORIAS.- A partir de la vigencia de la presente Resolucin,

queda sin efecto la Resolucin No. 6345 de 2012 y todas las disposiciones que le sean contrarias.
ARTCULO TERCERO: VIGENCIA.- La presente Resolucin rige a partir de su expedicin.
PBLIQUESE Y CMPLASE
Dada en Bogot, D.C., a los 3 1 JUL. 2014

EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL,
JU CA DOS PINZN BUENO (
Ministro de Defensa Nacional
VoBo:
Secreta o eneral - MDN
Sarncira Patri a rraez Gaona

Directora de C ntratadn Estatal - MDN
Resolucin No.
MANUAL DE CONTRATACIN 6302

Fecha
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 31 JUL. 2014
MINISTERIO DE DEFENSA
NACIONAL
MANUAL DE CONTRATACIN DEL

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, Y
SUS UNIDADES EJECUTORAS
2014
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Resolucin No.

Fecha
EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL
En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial aquellas conferidas en

la Constitucin Poltica de Colombia, en la Ley 80 de 1993, Ley 489 de 1998, Ley 1150
de 2007, Ley 1474 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, as como en las
disposiciones contenidas en los Decretos 1512 de 2000, 049 de 2003, y 3123 de 2007,
y considerando lo establecido en el artculo 160 del Decreto 1510 de 2013, y,
CONSIDERANDO:
Que conforme a lo dispuesto en el Artculo 209 de la Constitucin Poltica, el Ministerio

de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras deben desarrollar su actividad
administrativa, y sus procesos contractuales, bajo los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad.
Que el artculo 160 del Decreto 1510 de 2013, establece que las entidades estatales
sometidas al Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica deben
contar con un Manual de Contratacin en el que se sealen las funciones y
procedimientos internos de contratacin, los funcionarios intervinientes, las tareas que
por virtud de la delegacin o desconcentracin de funciones se deben realizar y en
general los aspectos propios de los procesos de seleccin, vigilancia y control de su
gestin contractual.
Que el Manual de Contratacin adoptado en la presente resolucin, establece las

pautas aplicables en la actividad contractual del Ministerio de Defensa Nacional y sus
Unidades Ejecutoras de conformidad con lo establecido en la Ley aplicable, en procura
de unificar sistemtica y eficazmente los procedimientos en pro de la satisfaccin del
inters pblico y a efecto de cumplir los fines de la contratacin estatal.
Que con la adopcin del Manual el Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades
Ejecutoras, se pretende concretar los procesos de seleccin de contratistas para
ejecutarlos de forma transparente, eficiente y eficaz.
Que la gestin contractual del MDN debe adelantarse de conformidad con las
disposiciones jurdicas aplicables a la contratacin estatal. Sin perjuicio de lo anterior,
los destinatarios del presente Manual debern aplicar aquellas disposiciones normativas
que sobre la materia se expidan con posterioridad a la vigencia del mismo.
Que el presente Manual de Contratacin se expide con arreglo al Modelo Estndar de

Control Interno MECI, en particular con los principios de Autocontrol, Autorregulacin
y Autogestin.
Que el Ministerio de Defensa Nacional cuenta con el Sistema de Gestin de Calidad

certificado bajo la norma NTC GP 1000:2009 y la ISO 9001:2008, el cual rige para
todas las actuaciones. Sistema que se incorpora en la gestin contractual, con el fin de
fortalecer las diferentes etapas contractuales. El Modelo Estndar de Control Interno y
el Sistema de Gestin de Calidad estn enmarcados en la Gerencia Pblica Activa para
el Buen Gobierno.
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Resolucin No.

Fecha
Que harn parte integral del presente Manual de Contratacin las guas, manuales,
circulares y dems lineamientos que expida la Agencia Nacional de Contratacin
Colombia Compra Eficiente.
CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIN DE LA

ADMINISTRACIN PBLICA
1.1. NATURALEZA JURDICA DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Y SU

UBICACIN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO
1.2. OBJETIVOS
1.2.1. Objetivo General
1.2.2. Objetivos Especficos
1.3. APLICACIN, DESTINATARIOS Y/O USUARIOS DEL MANUAL
1.4. PRINCIPIOS
1.5. COMPETENCIAS PARA CONTRATAR Y SUS DELEGACIONES

1.5.1. Competencia para contratar
1.5.2. Delegaciones
1.5.2.1. Delegaciones Generales
1.5.2.2. Delegaciones Especiales
1.5.2.3. Asuntos No Delegados
1.6. COMPETENCIA PARA ADELANTAR PROCESO DE CONTRATACIN
1.7. INSTANCIAS DE DECISIN EN MATERIA CONTRACTUAL.
CAPITULO II. VIGILANCIA Y CONTROL EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
2.1. GRUPO DE ACCIN PARA LA TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL GATRI
2.2. COMIT REVISIN CONVENIOS Y/O CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Y

CONTRATACIN DIRECTA RESERVADA Y OBRA PBLICA QUE SUPEREN LOS
8.000 SMLMV, QUE ADELANTEN LAS UNIDADES EJECUTORAS DELEGATARIAS
2.3. SEGUNDOS COMANDANTES Y SUBDIRECTORES
CAPITULO III. CONSULTA, ASESORA E INSTANCIAS DE COORDINACIN

PROCESOS DE CONTRATACIN
3.1. COMIT DE ADQUISICIONES

3.1.1. Comit de Adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional para Contrataciones
para procesos de Seleccin (Centralizadas, Homogneas o Estratgicas)
3.1.2. Comit de Adquisiciones para los Procesos de Contratacin Delegados
3.2. COMITS ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES
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Resolucin No.

Fecha
3.3. OFICINA DE NORMAS TCNICAS DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
3.4. INSTANCIAS DE COORDINACIN EN EL PROCESO CONTRACTUAL

3.4.1. Gerentes de proyectos de rea Funcional
3.4.2. Gerencias de proyectos de Unidad Ejecutora.
CAPTULO IV. PLANEACIN DE LA CONTRATACIN
4.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

4.1.1. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones
4.1.2 Anlisis
4.1.3 Adopcin
4.1.4 Evaluacin y seguimiento
CAPITULO V. ETAPAS DE LA CONTRATACIN
5.1. RESPONSABLES EN CADA ETAPA DEL PROCESO DE CONTRATACIN
5.2. ETAPA PRECONTRACTUAL

5.2.1. Seccin I. Etapa de la Planeacin
5.2.1.1. Estudios Previos y su contenido
5.2.2. OTROS DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA CONTRATACIN

5.2.2.1. Certificado De Disponibilidad Presupuestal (C.D.P.)
5.2.2.2. Estudios tcnicos y diseos
5.2.3. SECCIN II MODALIDADES DE SELECCIN DEL CONTRATISTA

5.2.3.1. Licitacin Pblica
5.2.3.2. Seleccin Abreviada
5.2.3.3. Concurso de Mritos
5.2.3.4. Contratacin Directa
5.2.3.5. Mnima Cuanta
5.3. ETAPA CONTRACTUAL

5.3.1. El Contrato
5.3.1.7. De la Supervisin o Interventora de los Contratos
5.3.2. Situaciones que pueden presentarse en la ejecucin del contrato
5.4. ETAPA POSTCONTRACTUAL

5.4.1. Acta de terminacin
5.4.2. Acta de liquidacin
CAPITULO VI. RGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL.
CAPITULO VII. REGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y

CONFLICTOS DE INTERES.
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Resolucin No.

Fecha
7.1. En caso de inhabilidades e incompatibilidades.

7.2. En caso de conflicto de intereses
CAPITULO VIII. ADMINISTRACIN DE CONTROVERSIAS Y SOLUCIN DE

CONFLICTOS
CAPITULO IX. ADMINISTRACION Y GESTIN DE DOCUMENTOS
CAPITULO X. INFORMACIN Y BUENAS PRCTICAS EN LA GESTIN

CONTRACTUAL.
10.1. Marco tico y de Valores

10.2. De Las Polticas de Contratacin y Adquisiciones
10.3. De las obligaciones ticas en el ejercicio de la funcin de, gerente de proyecto de
rea funcional, gerente de proyecto de cada unidad ejecutora, estructuradores y
evaluadores de ofertas y supervisores.
10.4. Buenas prcticas en el proceso de contratacin.
CAPITULO XI. NORMAS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DEL

MODELO ESTNDAR
CAPITULO XII. UTILIZACIN DE HERRAMIENTAS ELECTRNICAS PARA LA

GESTIN CONTRACTUAL.
CAPITULO XIII. MECANISMOS DE PARTICIPACIN CIUDADANA
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Resolucin No.

Fecha
CAPTULO I.
ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIN DE LA ADMINISTRACIN
PBLICA
Este Captulo expone los lineamientos generales que el responsable contractual debe
tener en cuenta al momento de adelantar cualquiera de los procedimientos de
seleccin de contratistas contemplados en el Estatuto General de Contratacin de la
Administracin Pblica. Se establecen en ste las directrices mnimas a tener en cuenta
en cualquiera de las diferentes modalidades de contratacin que se adelanten, ya sea
Licitacin, Seleccin Abreviada, Concurso de Mritos, Contratacin Directa o Mnima
Cuanta.
1.1. NATURALEZA JURDICA DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Y

SU UBICACIN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO
El Ministerio de Defensa es una entidad pblica de orden nacional que hace parte del
Sector Central de la Administracin Pblica Nacional, tal como lo estipula la Ley 489 de
29 de Diciembre de 1998, cuyos objetivos primordiales son: la formulacin y adopcin
de las polticas, planes generales, programas y proyectos del Sector Administrativo
Defensa Nacional, para la defensa de la soberana, la independencia y la integridad
territorial, as como para el mantenimiento del orden constitucional y la garanta de la
convivencia democrtica.
La estructura del Ministerio de Defensa Nacional se encuentra regulada en la

actualidad por el Decreto 4890 de 2011, como aparece en el organigrama de la
ilustracin.
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Resolucin No.

Fecha
1.2. OBJETIVOS
1.2.1. OBJETIVO GENERAL.
De conformidad con lo establecido en el artculo 160 del Decreto 1510 de 2013, el

objeto del presente Manual consiste en i) establecer la forma como opera la Gestin
Contractual del Ministerio de Defensa, (ii) dar a conocer a los partcipes del sistema de
compras y contratacin pblica la forma en que opera dicha Gestin Contractual. iii)
establecer las tareas que en materia contractual deben ser acogidas por los
competentes en atencin a las delegaciones y desconcentraciones para el efecto
existentes en el MDN, iv) fijar las actividades de control y seguimiento que sobre los
contratos estatales celebrados por el Ministerio de Defensa deben adelantarse a efecto
de verificar el cumplimiento de los fines de la contratacin y v) ser un instrumento de
Gestin Estratgica puesto que tiene como propsito principal servir de apoyo al
cumplimiento del Objetivo Misional del Ministerio de Defensa.
En el anterior contexto, el presente Manual sirve adems para dotar a sus destinatarios
de un instrumento gua en los procesos de contratacin estatal, para garantizar el
cumplimiento de los altos niveles de calidad y eficiencia en su gestin, y as cumplir y
lograr los cometidos institucionales.
1.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS.
Dotar al Ministerio de Defensa Nacional y a sus Unidades Ejecutoras de una

herramienta que propenda por la efectividad, claridad y transparencia de sus procesos
de seleccin.
Unificar procedimientos para ejercer la actividad contractual a partir de criterios

uniformes sobre la aplicacin de las normas que rigen la actividad contractual de las
entidades estatales.
Propender por la debida y oportuna ejecucin de los recursos asignados al Ministerio

de la Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras.
Garantizar unidad de criterio sobre preceptos y procedimientos en materia de

contratacin estatal.
1.3. APLICACIN, DESTINATARIOS Y/O USUARIOS DEL MANUAL
Aplica para el Ministerio de Defensa y todas las unidades ejecutoras con sus
dependencias que demanden bienes, servicios y obra pblica necesarios para el
cumplimiento de la misin constitucional. Inicia con la etapa precontractual, en la cual
se deben elaborar los estudios y documentos previos, identificando entre otros
elementos, la necesidad de los bienes y/o servicios requeridos con base en el Plan
Anual de Adquisiciones, contina con la etapa contractual y culmina con la liquidacin
del contrato o etapa postcontractual.
Los destinatarios del presente manual son:
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Resolucin No.

Fecha
Viceministerio del Grupo Social y Empresarial de la Defensa -GSED

Secretara General del Ministerio de Defensa Nacional
Comando General de las Fuerzas Militares
Comando General del Ejrcito
Comando General de la Fuerza Area
Comando General de la Armada Nacional
Oficina de Control Interno del Ministerio de Defensa Nacional
Direccin de Planeacin y Presupuestacin del Sector Defensa Ministerio de
Defensa Nacional
Direccin de Asuntos Legales del Ministerio de Defensa Nacional
Direccin de Contratacin Estatal del Ministerio de Defensa Nacional
Direccin de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional
Direccin Administrativa de la Gestin General
Direccin Ejecutiva de la Justicia Penal Militar
Direccin Administrativa y Financiera del Comando General FF MM
Departamento Administrativo de la Escuela Superior de Guerra
Segundo Comando del Ejrcito Nacional
Jefatura Logstica del Ejrcito Nacional
Segundo Comando de la Armada Nacional
Jefatura de Operaciones Logsticas de la Armada Nacional
Direccin de Abastecimientos de la Armada Nacional
Segundo Comando de la Fuerza Area Colombiana
Jefes de Estado Mayor de los Comandos Areos
Comando de Infantera de Marina
Jefatura de Incorporacin y Educacin Naval
Comandantes de las Bases Navales
Subdirector Administrativo y Financiero del Hospital Naval
Director de la Escuela Superior de Guerra
Director Escuelas de Formacin y Capacitacin de cada una de las Fuerzas
Jefatura de Desarrollo Humano de la Armada Nacional
Segundos Comandantes y Jefes de Plana Mayor de Grupos Areos
Jefatura de Apoyo Logstico y Operaciones Logsticas Aeronuticas de la Fuerza
Area Colombiana
Jefe de la Jefatura de Educacin Aeronutica
Direccin de Servicios Fuerza Area Colombiana
Direccin General de la Direccin General Martima
Divisin Administrativa de la Direccin General Martima
Direccin General de Sanidad Militar
Subdireccin Administrativa y Financiera de la Direccin General de Sanidad Militar
Subdireccin Administrativa y Financiera de la Direccin de Sanidad de cada Fuerza
Subdireccin de la Polica Nacional
Direccin Administrativa y Financiera de la Polica Nacional
Direccin Operativa para la Defensa de la Libertad Personal-FONDELIBERTAD
Comisin Colombiana del Ocano
Los dems delegatario contractuales que sean definidos por el Ministerio de
Defensa Nacional.
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Resolucin No.

Fecha
Igualmente sern destinatarios todas aquellas personas naturales o jurdicas que

tengan relacin directa o indirecta con el Ministerio de Defensa Nacional, los
proponentes, los contratistas y las compaas aseguradoras, Colombia Compra
Eficiente, entre otros.
1.4. PRINCIPIOS
La gestin contractual del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras,

debe adelantarse de conformidad con los principios y deberes que rigen la contratacin
estatal a continuacin enunciados segn el alcance conceptual para ellos fijados en la
ley y que se encuentran definidos en la Directiva Permanente No. 09 de 2014, los
cuales son1: Transparencia, Economa, Responsabilidad, Seleccin Objetiva,
Ecuacin contractual e Interpretacin de las reglas contractuales.
Los principios que rigen la contratacin estatal estn amparados en los principios que
rigen la funcin administrativa y que le son igualmente aplicables, los cuales estn
delimitados en el artculo 209 de la Constitucin Poltica y el Cdigo de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los cuales son: Igualdad,
Moralidad, Eficacia, Celeridad, Imparcialidad y Publicidad.
Finalmente, la gestin contractual debe realizarse de conformidad con los principios

generales del Derecho, tal y como se establece en el precitado artculo 23 de la Ley 80
de 1993, tales como: Buena fe, Debido Proceso, Equidad, Legalidad y
Planeacin.
1.5. COMPETENCIA PARA CONTRATAR Y SUS DELEGACIONES
1.5.1. COMPETENCIA PARA CONTRATAR
Entindase por competencia contractual la facultad que le asiste a los distintos

servidores pblicos del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras para
realizar procesos de seleccin, celebrar contratos, verificar su ejecucin y liquidarlos.
Tal facultad se confiere mediante la resolucin de delegacin, suscrita por el Ministro

de Defensa Nacional y las que con posterioridad se emitan aclarndola, modificndola
o adicionndola. A la fecha actual, la referida delegacin se encuentra contenida en la
Resolucin No. 2240 de 2014, la cual debe leerse en concordancia con las previsiones
legales que sobre la materia establece la Ley 489 de 1998 y dems normas que
modifiquen o reglamenten las aludidas disposiciones.
1.5.2. DELEGACIONES
La delegacin de competencias se fundamenta en los artculos 209 y 211 de la

Constitucin Poltica; artculos 12 y 25 numeral 10 de la Ley 80 de 1993; artculo 92 de
la Ley 136 de 1994; artculo 110 del Decreto 111 de 1996, artculos 9, 10 y 12 de la
1
Artculo 23 y subsiguientes de la Ley 80 de 1993.
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Resolucin No.

Fecha
Ley 489 de 1998; artculo 21 de Ley 1150 de 2007; y las dems normas vigentes que
las reglamentan, modifican o adicionan.
Conforme a lo previsto en el artculo 1 del Decreto 4890 de 2011, por el cual se

modific parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional, y de
conformidad con el numeral 8 del artculo 2 del mismo decreto, el Ministro de Defensa
Nacional est facultado para delegar en dependencias y funcionarios subalternos, el
ejercicio de aquellas funciones que considere necesarias para el correcto
funcionamiento de la Entidad.
1.5.2.1. DELEGACIONES GENERALES
Estas se encuentran detalladas en la Resolucin No. 2240 de 2014, y las que puedan
llegar a modificarla, en donde el Ministerio de Defensa deleg al Comando General de
la Fuerzas Militares, Ejrcito Nacional, Armada Nacional, Fuerza Area, Gestin General
del Ministerio, Direccin General de Sanidad Militar y de las Fuerzas, Direccin General
Martima en la competencia para adelantar todas las actividades precontractuales,
contractuales y pos contractuales necesarias para el cumplimiento de los fines del
Estado, as mismo, la competencia para la ordenacin del gasto, expedir los actos
administrativos relativos a la actividad contractual, y celebrar los contratos y convenios
segn la cuanta del proceso, jerarqua y funciones del delegatario.
As mismo, deleg segn los bienes y/o servicios que conforman el objeto contractual
para cada uno de los siguientes temas:
- En relacin con la suscripcin de convenios con entidades pblicas o privadas

de origen nacional, regional e internacional (que no estn expresamente
delegados en la Resolucin 2240 de 2014 y que no sean a los que se refiere el
numeral (vi) del artculo 4 de la misma).
- En relacin con la suscripcin de convenios de apoyo o colaboracin
interinstitucional suscritos con los sectores petroleros, energticos o mineros.
- En relacin con la suscripcin de convenios interadministrativos celebrados
con la polica nacional, la unidad nacional de proteccin y el cuerpo tcnico
de investigaciones C.T.I. para pagos de recompensas y/o informacin.
- En relacin con los contratos de arrendamiento y comodato.
- En relacin con la celebracin de contratos hora ctedra.
- Para la ejecucin de proyectos de asociacin pblico-privadas (APP)
1.5.2.2. DELEGACIONES ESPECIALES
De acuerdo con la Resolucin de Delegacin No. 2240 de 2014, y las que puedan llegar
a modificarla, se estipula como delegacin especial, las siguientes:
- Contrataciones centralizadas u homogneas y compras estratgicas de la

Fuerza Pblica que adelante el Ministerio de Defensa Nacional.
- Carta de intencin, acuerdos o convenios de venta originados de los

instrumentos relacionados en el numeral (vi) del artculo 4 de la Resolucin
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Resolucin No.

Fecha
delegacin.
- Contratos modificatorios y/o adicionales y convenios modificatorios y/o

adicionales, cesin de derechos patrimoniales, actas de liquidacin y dems
actos inherentes a la actividad contractual relacionados con contratos,
convenios o acuerdos de venta principales suscritos por el seor Ministro de
Defensa Nacional.
- Contrataciones para la adquisicin de bienes o servicios que requieran las

Unidades Ejecutoras y el Grupo Centro Nacional de Mantenimiento Conjunto
Coordinado CNMC, a travs de la Agencia de Compras ubicada en Fort
Lauderdale Estados Unidos.
- Contrataciones para la ejecucin de los programas de proteccin de personas

amenazadas, programas de desmovilizacin y reincorporacin a la vida civil de
personas y grupos al margen de la ley, incluida la atencin de los respectivos
grupos familiares.
- Celebracin de los acuerdos marco, derivados, modificatorios, adicionales, actas

de liquidacin y dems actos administrativos definitivos e inherentes al
desarrollo de los proyectos, originados de la aplicacin de la poltica de
compensacin industrial y social offset.
- Contratacin centralizada para la compra, distribucin, dispensacin y control

de medicamentos para los usuarios del subsistema de salud de las fuerzas
militares.
1.5.2.3. ASUNTOS NO DELEGADOS
El Ministro de Defensa se reserva y mantiene la competencia, en materia contractual,

en los siguientes asuntos:
(i) Contrataciones de urgencia manifiesta.

(ii) Contratos que involucren operaciones de crdito externo.
(iii) Concesiones.
(iv) Contratos que conlleven la tradicin o el gravamen de bienes inmuebles.
(v) Contratos de donaciones de bienes inmuebles, mediante los cuales se reciban o
entreguen este tipo de bienes.
1.6. COMPETENCIA PARA ADELANTAR PROCESOS DE CONTRATACIN
A la Direccin de Contratacin Estatal del Ministerio de Defensa o quien haga sus veces
en cada Unidad Ejecutora, le compete
adelantar los procesos de seleccin de contratistas bajo las polticas trazadas en este
Manual y con sujecin a lo previsto en las guas o instructivos internos que para tal fin
adopte dicha rea. As mismo es su responsabilidad actualizar y publicar la informacin
de los procesos de seleccin en el Portal nico de Contratacin. Lo anterior, sin
perjuicio de las funciones o delegaciones conferidas a otras dependencias del
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Resolucin No.

Fecha
Ministerio de Defensa Nacional, para surtir trmites de contratacin.
1.7. INSTANCIAS DE DECISIN EN MATERIA CONTRACTUAL
Durante el desarrollo de la gestin contractual del Ministerio de Defensa Nacional

operarn las siguientes instancias de decisin:
Segundo Comandante de Fuerza, Jefe Logstico o quien haga sus veces en cada
Fuerza, y Subdirector General de la Polica Nacional definen la necesidad de las
adquisiciones.
Ministerio de Defensa Nacional, a travs del Viceministerio para la Estrategia y

Planeacin y la Secretara General con la coordinacin del Comando General de las
Fuerzas Militares, consolida planes de compras y define agrupacin e inicio de procesos
de adquisicin centralizados.
Gerente de Proyecto de Unidad Ejecutora: estructura los estudios previos conforme

con los lineamientos establecidos en la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.
As mismo define las condiciones tcnicas de plazo y entrega de las adquisiciones.
Gerente de Proyecto de rea Funcional: consolida la informacin remitida por los

diferentes Gerentes de Proyecto de cada Unidad Ejecutora e impulsa el proceso
contractual con las gestiones que se deriven de su funcin.
Ministro de Defensa o delegado: decide la apertura del proceso y previa

recomendacin de los comits asesores y evaluadores y aval del comit de
adquisiciones, define la adjudicacin del contrato y/o declaratoria de desierto del
proceso, segn resulte pertinente.
Captulo II.
VIGILANCIA Y CONTROL EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
Los artculos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998 facultan a los representantes legales de
las entidades pblicas para crear y organizar Comits Internos de Trabajo con el fin de
atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos,
polticas y programas de la entidad. Adicionalmente en los Manuales de Contratacin
de las entidades estatales al ser una norma de carcter interno, se sealan adems de
los aspectos administrativos del trmite y desarrollo contractual, las acciones que se
derivan de la vigilancia y control de la ejecucin contractual. En virtud de lo anterior, y
para el mejoramiento continuo de la actividad contractual se cre:
2.1. GRUPO DE ACCIN PARA LA TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL

GATRI.
En desarrollo de la Poltica de Calidad en la Gestin Pblica del Ministerio de Defensa

Nacional, se conform el grupo interno especial de trabajo adscrito directamente al
despacho del Ministro de Defensa Nacional, a travs del cual se adelantarn funciones
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Resolucin No.

Fecha
de vigilancia y evaluacin en materia de contratacin transparente y gerencia del

presupuesto para la seguridad y defensa, en aquellos casos en que se requiera
intervencin especial.
El Grupo de Accin para la Transparencia Institucional GATRI, como Grupo Interno

especial de Trabajo del Ministerio de Defensa Nacional del ms alto nivel, es dirigido
por un Oficial General o de Insignia de la Fuerza Pblica y tiene las siguientes
funciones:
1. Recopilar informacin acerca de los procesos adelantados por las diferentes

dependencias y unidades ejecutoras que conforman el Ministerio de Defensa
Nacional, relacionados con contratacin y manejo de recursos y seleccionar
aquellos que por su objeto, valor, o impacto, requieran una intervencin o
seguimiento especial.
2. Planear, dirigir y organizar con relacin a los procesos que sean seleccionados,
la verificacin y evaluacin de las actuaciones adelantadas en materia de
contratacin y ejecucin de los recursos, incluyendo los aspectos de carcter
tcnico, jurdico, financiero y de ejecucin.
3. Verificar los controles definidos para los procesos contractuales y financieros, se

cumplan por los responsables de su ejecucin y en especial, de las
dependencias, reas, y servidores pblicos encargados de la aplicacin de
reglamento de inspecciones y de rgimen disciplinario ejerzan adecuadamente
esta funcin.
4. Gestionar la realizacin de operaciones contra la corrupcin con sujecin a las

disposiciones legales que rigen la materia.
5. Solicitar al Comandante General de las Fuerzas Militares, la conformacin de

una Unidad de instruccin especial de conformidad con el artculo 266 de la Ley
522 de 1999, cuando la naturaleza y complejidad de los resultados de
verificacin y evaluacin as lo exijan.
6. Convocar a reuniones especiales de trabajo al Inspector General del Comando

General de las Fuerzas Militares, al Inspector General de los Comandos de
Fuerza, as como a la Oficina de Control Disciplinario Interno del Ministerio de
Defensa Nacional, segn la naturaleza del caso a tratar.
7. Formular cuando sea del caso las denuncias penales, fiscales o disciplinarias a
que haya lugar, con base en los resultados de los procesos de vigilancia y
verificacin que sean desarrollados.
8. Formular ante el Despacho del Ministro de Defensa Nacional las

recomendaciones sobre acciones especficas a desarrollar.
9. Mantener permanentemente informado al Ministro de Defensa Nacional acerca

de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.
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Resolucin No.

Fecha
10. Las dems que le sean asignadas de acuerdo a la naturaleza del grupo interno
de trabajo.
Cuando el Coordinador del Grupo lo considere conveniente podr organizar sesiones

especiales de trabajo, invitando funcionarios de la Contralora General de la Repblica,
Procuradura General de la Nacin, Fiscala General de la Nacin o funcionarios de
otras entidades del estado o privadas para que asistan a alagunas de las reuniones.
2.2. COMIT REVISIN CONVENIOS Y/O CONTRATOS

INTERADMINISTRATIVOS Y CONTRATACIN DIRECTA RESERVADA Y OBRA
PBLICA QUE SUPEREN LOS 8.000 SMLMV, QUE ADELANTEN LAS UNIDADES
EJECUTORAS DELEGATARIAS.
Previo al inicio de procesos de seleccin que pretendan adelantar las Unidades

Ejecutoras delegatarias respecto de los convenios y/o contratos interadministrativos y
contratacin directa reservada y obra pblica que superen los 8.000 SMLMV, el Comit
dar revisin al proceso, y su funcin ser conceptuar sobre la viabilidad de la
contratacin a adelantar.
El citado Comit sesionar dentro de la primera semana de cada mes, lo cual se

notificar con anticipacin a las Unidades Ejecutoras interesadas en presentar sus
contrataciones.
El Comit estar conformado por:
Viceministra para la Estrategia y Planeacin.

Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional.
Jefe Logstico de la Fuerza receptora de la necesidad.
Directora de Contratacin Estatal.
La Secretara Tcnica del Comit ser responsabilidad de la Directora de Contratacin

Estatal.
Es de anotar, que sin perjuicio de la cuanta estipulada, la Direccin de Contratacin

Estatal, tendr la facultad de presentar ante el Comit cualquier contratacin sobre la
que se presenten dudas o inconvenientes en su desarrollo.
NOTA: Para efectos de la revisin de la Contratacin Directa Reservada,

debe tenerse en cuenta que a la fecha de expedicin del presente Manual, la
causal anterior se encuentra suspendida por el Auto de fecha 14 de Mayo de
2014 emitido por el Consejo de Estado.
2.3. SEGUNDOS COMANDANTES DE FUERZA Y SUBDIRECTORES
Disponer al interior de cada Fuerza, de la Polica Nacional o de la Unidad Ejecutora, las

herramientas necesarias para seguir la ejecucin de los procesos de seleccin
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Resolucin No.

Fecha
centralizados en el Ministerio de Defensa Nacional y los que se adelanten al interior de

cada Fuerza, Polica Nacional o de la Unidad Ejecutora.
Mantener y fortalecer las oficinas de contratacin en las Unidades Ejecutoras, como

reas de apoyo y asesora para adelantar el control, ejecucin e impulso de las tareas
inherentes a los procesos de seleccin de su Fuerza. El Comando de Fuerza dispondr
lo necesario para dotar a este grupo con los recursos fsicos, logsticos y tcnicos
pertinentes.
Capitulo III.
CONSULTA, ASESORA E INSTANCIAS DE COORDINACIN PROCESOS DE
CONTRATACIN
3.1. COMIT DE ADQUISICIONES
El comit de adquisiciones del Ministerio y el de las Unidades Ejecutoras desarrollarn

su gestin, como un rgano consultivo de las decisiones a tomar frente a los procesos
de seleccin, para la contratacin, bien sea adjudicndolos o declarndolos desiertos.
3.1.1. COMIT DE ADQUISICIONES DEL MINISTERIO DE DEFENSA

NACIONAL PARA CONTRATACIONES PARA PROCESOS DE SELECCIN
(CENTRALIZADAS, HOMOGNEAS O ESTRATGICAS).
Estar integrado conforme a lo estipulado en la resolucin de delegacin vigente.
El comit de adquisiciones desarrollar su gestin, con base en las facultades y

obligaciones establecidas en la resolucin de delegacin que se encuentre vigente2.
El Comit de Adquisiciones del Ministerio de Defensa cumplir las siguientes funciones:
Avalar, solicitar complementaciones u objetar, segn sea el caso, la

recomendacin de los comits evaluadores frente a las propuestas
presentadas en el proceso de contratacin, con fundamento en el pliego y
particularmente los factores de seleccin establecidos en el mismo para la
seleccin de la propuesta ms favorable.
De resultar procedente conforme con las reglas de seleccin, solicitar

reevaluaciones, requerimientos o visitas en aras de obtener una evaluacin
integral y objetiva de las ofertas.
La dems que sean necesarias para garantizar una seleccin objetiva y las que
se encuentren relacionadas en el Manual de Contratacin.
2 Resolucin de Delegacin 2240 de 2014 MDN. Art. 18
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Resolucin No.

Fecha
La asistencia al comit es obligatoria. En los casos de imposibilidad de asistir, el

miembro designar a un delegado con voz y voto, lo que debe hacerse constar por
escrito.
Cuando no exista qurum para deliberar y decidir, el comit de adquisiciones se

suspender y deber ser reprogramado.
En el comit de adquisiciones debe estar siempre presente un representante de la

Oficina de Control Interno de la Unidad o Dependencia que adelante el proceso
contractual, quien tendr voz y voto en las sesiones del comit.
3.1.2. COMIT DE ADQUISICIONES PARA LOS PROCESOS DE

CONTRATACIN DELEGADOS
La Unidad Ejecutora lo conformar segn la cuanta del proceso de contratacin a

adelantar y conforme a los parmetros establecidos en la Resolucin de delegacin
vigente.
As mismo, se deber aplicar lo previsto en el comit de adquisiciones para compras

centralizadas, homogneas o estratgicas, en cuanto a las funciones del comit de
adquisiciones, as como el mecanismo de convocatoria y sesiones.
3.2. COMITS ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES
El Comit estructurador y evaluador es designado por el Ministro de Defensa Nacional

o su delegado y est integrado por servidores pblicos o por particulares contratados
para el efecto, los designados para hacer parte del comit por parte del competente
contractual deben acreditar formacin profesional y tcnica en relacin con el bien o
servicio que se va a contratar.
A los miembros de estos comits les aplican las inhabilidades e incompatibilidades y

conflicto de intereses legales contenidos en las diferentes disposiciones legales.
La funcin de estos comits, es recomendar y asesorar al jefe de la entidad o a su

delegado ante el comit de adquisiciones, en el sentido de que la decisin que se
adopte, sea acorde con la evaluacin realizada.
Las funciones de los comits estructuradores y evaluadores de las ofertas, se ejercern

previa designacin del competente contractual.
Los comits harn las recomendaciones e informes respectivos, que sern el soporte
tcnico, jurdico, econmico, financiero y administrativo de que dispondr el Comit de
Adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional o la Unidad Ejecutora respectiva, para
revisar y avalar la seleccin de un contratista; no obstante el competente contractual o
el mismo Comit podrn apartarse bajo su total responsabilidad de los conceptos,
informes y recomendacin emitidas por los evaluadores, justificando por escrito las
razones de su decisin.
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Resolucin No.

Fecha
La funcin estructuradora y evaluadora se ejercer con plena autonoma respecto del

competente contractual y de los miembros del Comit de Adquisiciones del Ministerio
de Defensa Nacional o de la Unidad Ejecutora, establecido en la resolucin de
delegacin correspondiente.
La funcin estructuradora cesar al cierre del proceso, salvo que durante la etapa
subsiguiente sean requeridos para precisar aspectos referidos al pliego.
3.2.1 Calidades de los miembros de los comits estructuradores y

evaluadores:
Los funcionarios designados por el competente contractual para ejercer la funcin

estructuradora y evaluadora en los procesos de seleccin, debern acreditar una
formacin profesional; para el caso de los comits tcnicos, debern tener una
formacin profesional o tcnica que tenga relacin con el bien, servicio u obra pblica
a contratar, para garantizar el estricto cumplimiento del deber de seleccin objetiva.
Las calidades y el perfil profesional o tcnico de los funcionarios designados o

seleccionados para ejercer la funcin estructuradora, asesora y evaluadora, ser de
acuerdo a la sealada en la Directiva Permanente No. 9 de 2014, Polticas de
Contratacin de recursos Ordinarios y Extraordinarios y las que la modifiquen o
adicionen; lo anterior con el fin de garantizar al Ministerio de Defensa Nacional la
aplicacin del deber de seleccin objetiva y la correcta evaluacin de las ofertas.
3.2.2 Funciones:
3.2.2.1 Funciones del Comit Estructurador:
En general deber hacerse el estudio integral que soporte la necesidad que la entidad
pretende satisfacer mediante el anlisis de las condiciones econmicas, jurdicas y
tcnicas, as como de las financieras, del negocio a celebrar. Lo anterior conforme lo
previsto por la ley en aplicacin del principio de planeacin.
1. El estudio y presentacin de los aspectos a incluir en el pliego ante el Gerente

del Proyecto de la respectiva unidad ejecutora, verificando que los aspectos all
consignados cumplan con todos y cada uno de los requisitos exigidos en la ley,
para garantizar una seleccin objetiva.
2. Elaborar bajo la direccin y supervisin de los Gerentes de Proyectos los

estudios previos bajo los lineamientos y parmetros establecidos en el artculo
20 del Decreto 1510 de 2013, formulndole a este ltimo por escrito y de
manera sustentada los motivos de inconformidad que existan entorno a las
especificaciones tcnicas, exigencias econmicas, financieras y legales.
3. Elaborar el anlisis del sector conforme a los parmetros de acuerdo con el

manual publicado por Colombia Compra Eficiente en el siguiente link:
http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales.
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Resolucin No.

Fecha
4. Elaborar el proyecto de pliego y el pliego de condiciones definitivo en el rea

correspondiente con responsabilidad, eficiencia y diligencia respetando los
principios constitucionales y legales que garanticen una escogencia objetiva en
concordancia con el artculo 5 de la ley 1150 de 2007.
5. Estudiar y evaluar las solicitudes presentadas por los interesados al pliego y

preparar las explicaciones requeridas frente a su contenido.
6. Propender por actualizar las normas tcnicas, jurdicas y econmicas para que
sean incluidas en el pliego.
7. Incluir en el pliego las especificaciones tcnicas, los factores de verificacin y

cuando sea del caso los factores de ponderacin y evaluacin de las ofertas.
para la estructuracin de los requisitos habilitantes debern tenerse en cuenta
los parmetros establecidos por Colombia Compra Eficiente en el manual
respectivo.
8. Verificar que el pliego contemple, respecto del oferente, el cumplimiento de

contratos anteriores, multas y sanciones impuestas por alguna entidad pblica
dentro de los tres (3) aos anteriores a la presentacin de su oferta y que
estn reportados en el RUP, y/o aquellas que la entidad conozca y que estn en
firme, independientemente del rgimen jurdico aplicable a la entidad pblica
que la imponga. En ningn caso el registro de multas o sanciones ser objeto
de ponderacin en el pliego.
9. Consultar al asesor en comercio exterior cuando se trate de adquirir bienes o

servicios importados, para determinar la modalidad de entrega y los costos
asociados a la importacin, necesarios para definir el anexo respectivo del
pliego (comit econmico).
10. Revisar la legislacin tributaria y contable, previo a establecer el precio base de

la adquisicin, con el fin de que se tengan en cuenta impuestos tasas o
contribuciones que se puedan llegar a generar en el proceso contractual.
11. Para el caso de compras centralizadas unificar criterios entre las Unidades
Ejecutoras en cuanto a plazos de entrega y forma de pago.
12. Suscribir concepto favorable al ordenador del gasto o su delegado, para

integrar el proyecto de pliego, el pliego, donde exprese su intervencin
respecto al proceso de contratacin.
13. Participar en la audiencia informativa, audiencia de aclaracin y estimacin,

tipificacin y asignacin de los riesgos, en la que se puede precisar el contenido
y alcance del pliego de condiciones a solicitud de algn interesado.
14. Analizar, estudiar, verificar y resolver las inquietudes presentadas al proyecto

de pliego de condiciones a fin de consolidar el pliego.
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Resolucin No.

Fecha
15. Analizar y proponer cuando sea el caso las modificaciones al pliego, a fin de
expedir adendas.
16. Resolver las inquietudes formuladas hasta el cierre del proceso a travs de
proyectos de formularios de preguntas y respuestas, para someterla a
consideracin del Competente Contractual.
17. Ejercer sus funciones coordinadamente con los Gerentes de Proyecto y la

Direccin de Contratacin Estatal del Ministerio de Defensa Nacional o quien
haga sus veces.
18. Mantener informado a los Gerentes de Proyecto sobre las novedades

presentadas en la elaboracin del pliego.
3.2.2.2 Funciones del Comit Evaluador
Son las siguientes:
1. El anlisis integral de los documentos previos a la apertura del proceso, la

resolucin de apertura, pliego de condiciones definitivo con sus adendas o
modificaciones si las hay, el estudio del contenido del acta de audiencia
informativa, estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos y de aclaracin
de pliego, si procede, de los formularios de preguntas y respuestas y la
verificacin del cronograma previsto en el proceso de seleccin y en particular,
los mecanismos y factores de evaluacin establecidos en el pliego y las posibles
causales de rechazo, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones que
contenga.
2. El estudio, evaluacin y calificacin de las ofertas presentadas, de tal forma que

el evaluador garantice el deber de seleccin objetiva, la verificacin de las
ofertas a evaluar, evidenciando que cumplan todos y cada uno de los requisitos
exigidos en el pliego y en la ley.
3. Los evaluadores velarn porque la escogencia del contratista siempre sea

objetiva y en consecuencia es su obligacin recomendar al Ministro de Defensa
Nacional o su delegado, previo concepto del Comit de Adquisiciones del
Ministerio y de las Unidades Ejecutoras, elegir el ofrecimiento ms favorable sin
que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en el
pliego.
4. Los asesores y evaluadores suscribirn informes sobre la evaluacin realizada,

dejando constancia de todas las circunstancias de tiempo, modo y lugar que
ocurrieran en su funcin evaluadora.
5. Entrega de Documentos a la Direccin de Contratacin Estatal del Ministerio de

Defensa Nacional o la dependencia que haga sus veces en las Unidades
Ejecutoras. Los evaluadores ejercern su funcin diligentemente, de manera
que los informes de evaluacin estn a disposicin de la Direccin de
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Resolucin No.

Fecha
Contratacin Estatal del Ministerio de Defensa Nacional o la dependencia que

haga sus veces y de las dems Unidades Ejecutoras, con dos (2) das de
antelacin a la fecha en que se coloquen a disposicin de los interesados, o
dentro del plazo que establezca el competente contractual. Este informe ser
revisado previo al traslado de los proponentes, por el Gerente del Proyecto y el
abogado lder del proceso del rea de contratos.
6. Para el ejercicio de sus funciones, los evaluadores podrn hacer los

requerimientos y solicitudes de aclaraciones que considere pertinentes para la
evaluacin de las propuestas, en la oportunidad prevista en las disposiciones
aplicables, dar respuesta a las observaciones que los proponentes hagan a las
evaluaciones sobre las cuales se les ha dado traslado.
3.2.2.2.1. Procedimiento para ejercer la funcin evaluadora.
Requerimientos: Los evaluadores previa recepcin de las copias de las ofertas,

dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al cierre del proceso, o dentro del plazo
establecido en el pliego, harn los requerimientos necesarios para aclarar las ofertas
presentadas, los que sern suscritos por la Direccin de Contratacin Estatal del
Ministerio de Defensa, o por el delegado en cada unidad ejecutora, previa revisin del
abogado lder del rea de contratacin o del abogado encargado del proceso.
Transcurrido el trmino establecido en la ley o en el pliego para que los oferentes

conozcan el informe de evaluacin de las propuestas, el comit evaluador est en la
obligacin de responder todas y cada una de las observaciones presentadas dentro de
los trminos contenidos en el cronograma del proceso. El comit evaluador remitir las
respuestas a las observaciones de los proponentes a la Direccin de Contratacin
Estatal o al delegado en cada unidad ejecutora, por medio electrnico y documental
dentro del trmino establecido en el pliego. Es causal de mala conducta la
inobservancia de los trminos, salvo que medie un acto administrativo de prrroga de
los trminos establecidos.
Reunin previa al traslado del informe de evaluacin: El director de

contratacin estatal o el jefe del rea de contratacin de cada unidad ejecutora, podr
dentro del cronograma de la licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de
mritos, celebrar una reunin previa que permita analizar y discutir con los asesores,
evaluadores, el gerente del proyecto del rea funcional y el gerente de proyecto de
cada unidad ejecutora, los resultados de su verificacin, examen y evaluacin de
propuestas.
3.2.2.2.2. Momento y plazo para el ejercicio de la funcin evaluadora.
De acuerdo con la modalidad de seleccin, en el pliego se indicar el plazo razonable

dentro del cual se har la evaluacin tcnica, econmica y jurdica, para verificar y
evaluar las propuestas y solicitar las aclaraciones y explicaciones que procedan
conforme a la ley.
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Resolucin No.

Fecha
El Comit designado por el competente contractual para evaluar un proceso de

seleccin, inicia su funcin con el recibo del oficio de su designacin expedido por el
ordenador del gasto y del pliego, las adendas si las hay, el acta de la audiencia de
estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos y de aclaracin del pliego si
procedi, los formularios de preguntas y respuestas, el cronograma del proceso y una
copia de las ofertas presentadas. Para cualquier informacin que requiera confrontar,
podr consultar el expediente original completo en la dependencia del rea de
contratacin.
La funcin evaluadora finaliza cuando est en firme la resolucin de adjudicacin o

resueltos los recursos que en agotamiento de va gubernativa sean interpuestos contra
el acto de declaratoria de desierta.
Nota: Deber tenerse en cuenta lo sealado sobre el Comit Evaluador en el artculo

27 del decreto 1510 de 2013.
3.2.2.3. Obligaciones de los comits estructuradores y evaluadores ante el

comit de adquisiciones.
El comit estructurador presentar ante el comit de adquisiciones su informe de

asesora, sustentado la recomendacin que hace respecto a la elaboracin y
estructuracin del estudio previo y los pliegos de condiciones, teniendo en cuenta la
revisin de los documentos necesarios en la etapa precontractual, entre los que se
encuentra el plan de compras, el CDP y del anlisis del sector.
El comit evaluador presentar ante el comit de adquisiciones su informe de

evaluacin, asesora y recomendacin de adjudicacin debidamente sustentado. Si de
las discusiones del comit de adquisiciones, se genera una decisin de ampliar o
profundizar algn aspecto de la evaluacin, el comit evaluador la atender y
presentar un nuevo informe debidamente sustentado.
3.2.2.4. Funciones generales de los asesores y evaluadores.
Dentro de este numeral se establecen una serie de funciones que competen a nivel
general, al ejercicio de la tarea de evaluacin de ofertas, destacando que en el proceso
de seleccin de contratistas, intervienen diferentes funcionarios y dependencias
interesadas en el bien o servicio a contratar y de la necesidad a satisfacer.
Quien ejerza la funcin evaluadora de una propuesta en el Ministerio de Defensa

Nacional y/o en las unidades ejecutoras, realizar de manera general las funciones
descritas a continuacin:
3.2.2.4.1. En el Aspecto Tcnico Administrativo
a. Verificar que las especificaciones tcnicas y particulares de los bienes o servicios

a contratar, correspondan a las solicitadas y definidas en el pliego de
condiciones, as como el clasificador de Bienes y servicios de las Naciones Unidas
UNSPSC.
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Resolucin No.

Fecha
b. Verificar la calidad de los bienes y/o servicios ofertados, hacer las observaciones
pertinentes, y/o rechazar los ofrecimientos que no correspondan a las calidades o
caractersticas exigidas en el pliego, aplicando lo solicitado en el mismo.
c. Presentar dentro del trmino establecido el informe de evaluacin a la Direccin

de Contratacin Estatal del Ministerio de Defensa Nacional o a la dependencia del
rea de contratos de cada unidad ejecutora, segn corresponda.
d. Proyectar y remitir a la Direccin de Contratacin Estatal, o a la dependencia del

rea de contratos de cada unidad ejecutora dentro del trmino previsto en el
cronograma del proceso de seleccin, la respuesta a las observaciones al informe
de evaluacin, as como la verificacin de los requisitos habilitantes que
subsanen los mismos en aplicacin de la ley y al pliego.
d. Para la modalidad de seleccin que proceda, asistir a la audiencia pblica de

adjudicacin e intervenir en lo que resulte de su competencia.
3.2.2.4.2. En el Aspecto Legal.
a. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales exigidos en el pliego y en

especial de la capacidad y calidad de los proponentes.
b. Verificar en el Registro nico de Proponentes y en el Certificado de Existencia y

Representacin Legal que el proponente no se encuentre inmerso en causales
de inhabilidad e incompatibilidad.
c. Presentar dentro del trmino establecido el informe de evaluacin de las

ofertas, a la Direccin de Contratacin Estatal del Ministerio de Defensa
Nacional o a la dependencia del rea de contratos de cada unidad ejecutora,
segn corresponda.
d. Proyectar y remitir a la Direccin de Contratacin Estatal, o a la dependencia

del rea de contratos de cada unidad ejecutora dentro del trmino previsto en
el cronograma del proceso, la respuesta a las observaciones sobre el informe
de evaluacin, as como la verificacin de los requisitos habilitantes que
subsanen los mismos, en aplicacin de la ley y el pliego.
e. Para los casos de seleccin en los que proceda, asistir a la audiencia pblica de
adjudicacin del proceso de seleccin, interviniendo en lo que resulte de su
competencia.
f. Apoyar permanentemente a los diferentes comits durante su funcin asesora y

evaluadora.
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Resolucin No.

Fecha
3.2.2.4.3. En el Aspecto Econmico y Financiero3.
a. Verificar el cumplimiento de todos los aspectos econmicos y financieros

establecidos en los pliegos de condiciones, as como de los indicadores
financieros objeto de evaluacin.
b. Verificar que los ofrecimientos recibidos sean acordes con las condiciones de
precio, y calidad sealada en el pliego conforme con cada modalidad de
seleccin.
c. Verificar los precios del mercado cumpliendo con los parmetros estipulados en
la normatividad vigente.
d. Verificar que los valores propuestos incluyan los impuestos de ley si a stos hay
lugar.
e. Verificar que los ofrecimientos recibidos estn acordes con los trminos
INCOTERMS sealados en el pliego, cuando aplique.
f. Durante la evaluacin, el comit econmico deber verificar que los

proponentes no estn presentando ofertas con valor artificialmente bajo, en el
evento de evidenciar dicha situacin, deber tenerse en cuenta lo sealado en
el artculo 28 del decreto 1510 de 2013.
3.3. OFICINA DE NORMAS TCNICAS DEL MINISTERIO DE DEFENSA

NACIONAL
Corresponde a la Oficina de Normas Tcnicas del Ministerio coadyuvar a las Unidades

Ejecutoras para adquirir bienes y servicios que cuenten con norma tcnica militar, o en
su defecto especificaciones tcnicas que requieran de aval de la misma. En desarrollo
de esta funcin la citada Oficina expedir las normas, directrices, guas,
procedimientos, conceptos obligatorios y avales necesarios para adelantar los procesos
de seleccin.
3.4. INSTANCIAS DE COORDINACIN EN EL PROCESO CONTRACTUAL
3.4.1. GERENTES DE PROYECTOS DE REA FUNCIONAL
La contratacin centralizada del Ministerio de Defensa Nacional, se adelantar bajo la

coordinacin general de los Gerentes de Proyectos de reas Funcionales, quienes
sern nombrados por el competente contractual.
3.4.1.1. Calidades de los Gerentes de Proyectos de rea Funcional:
Los servidores pblicos designados como Gerentes de Proyecto de rea Funcional,

sern oficiales de insignia, oficiales superiores o civiles vinculados a la planta de
3 Verificacin que deber ser realizada por Funcionarios del rea de finanzas del MDN o de la Unidad Ejecutora si los hay
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Resolucin No.

Fecha
personal del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares o de la Polica Nacional.

Igualmente podrn serlo, los asesores vinculados mediante contratos de prestacin de
servicios o cualquier otra modalidad de contratacin, teniendo en cuenta las
condiciones estipuladas en la Directiva Permanente No.9 de 2014 y las que la
modifiquen o adicionen.
3.4.1.2. Funciones de los Gerentes de Proyectos de rea Funcional:
Dirigir los trmites administrativos e identificar las pautas sobre las condiciones
referidas a la agrupacin y consolidacin de la totalidad de los documentos necesarios
para la iniciacin de un proceso contractual.
Realizar la coordinacin, consecucin y consolidacin de los documentos necesarios

para iniciar y ejecutar el proceso contractual, entregndolos a la Direccin de
Contratacin Estatal, a las oficinas de contratos de cada Unidad Ejecutora, o quien
haga sus veces.
El Gerente del rea Funcional de los procesos de seleccin, remitir a la Direccin de

Contratacin del Ministerio de Defensa Nacional los siguientes documentos
consolidados necesarios para iniciar el proceso de contratacin que se requiera:
Estudio previo.
Especificaciones tcnicas (anexo separado)
Certificado de disponibilidad presupuestal y/o autorizacin de vigencias
futuras.
Anexo contentivo de las cantidades mnimas y las condiciones de pago.
(Sern preparados por los comits estructuradores.)
Propuesta o alternativas de acuerdo de compensacin industrial (offset)
para casos en los que aplique.
Estos documentos sern entregados por los Gerentes de Proyecto particulares de cada
una de las Unidades Ejecutoras para dar inicio al proceso contractual que busca la
adquisicin de bienes y/o servicios que se requieran.
3.4.2. GERENCIAS DE PROYECTOS DE UNIDAD EJECUTORA.
En un proceso de seleccin de contratista, el Gerente de Proyecto de Unidad Ejecutora

es aquel funcionario propuesto por el Comando de la Unidad Ejecutora y designado por
el Despacho del Ministro de Defensa Nacional y/o Secretario General, para coordinar el
proceso de estructuracin y trmite del proceso de seleccin, en forma eficaz, eficiente
y efectiva.
El alcance de tal tarea inicia desde la etapa precontractual y se agota con el

cumplimiento de los requisitos de ejecucin del contrato, sin perjuicio de la interaccin
que corresponda adelantar con la supervisin del contrato. Implica que los actos
preparatorios, de trmite, de adjudicacin, de declaratoria de desierta, suscripcin y
perfeccionamiento del contrato, son coordinados por el Gerente de Proyecto de Unidad
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Resolucin No.

Fecha
Ejecutora, sin perjuicio de las responsabilidades que le asistan a otros funcionarios,

asesores o supervisores en la materia.
3.4.2.1. Calidades de los Gerentes de Proyectos de Unidad Ejecutora:
Los servidores pblicos designados como Gerentes de Proyecto, sern oficiales

superiores y/o civiles vinculados a la planta de personal del Ministerio de Defensa
Nacional, Fuerzas Militares o de la Polica Nacional. Igualmente podrn serlo, los
asesores vinculados mediante contratos de prestacin de servicios o cualquier otra
modalidad de contratacin, teniendo en cuenta las condiciones estipuladas en la
Directiva Permanente No.9 de 2014 y las que la modifiquen o adicionen.
3.4.2.2. Funciones Generales del Gerente de Proyecto de Unidad Ejecutora:
En la etapa precontractual del proceso de seleccin, deber realizar todo el

aprestamiento administrativo y logstico para la consecucin de los documentos previos
de ndole legal, presupuestal y tcnico. En consecuencia debe realizar la estructuracin
de los estudios de mercado, de precios y tcnicos, as como el estudio previo que es de
su responsabilidad y competencia, conforme con los soportes presentados por los
comits estructuradores.
Hacer las coordinaciones con el Ministerio de Defensa - Secretara General, Planeacin

y Finanzas y con entes externos, as como con el Gerente del rea funcional, en orden
a conseguir los conceptos previos que permitan iniciar el proceso de seleccin.
La funcin del Gerente de Proyecto comporta la coordinacin de las labores de los

comits estructuradores y evaluadores de las ofertas, cuerpos que dependern de su
gestin e impulso.
Tendr a su cargo la vocera del proceso de seleccin, en consecuencia cualquier

informacin interna o externa que se produzca o tramite ser conocida o propuesta por
el Gerente del Proyecto.
3.4.2.3. Funciones Especficas del Gerente de Proyecto de Unidad

Ejecutora.
En lo tcnico.
a. Dirigir el personal encargado de proyectar y elaborar el estudio previo que antecede

el proceso de seleccin, observando los siguientes lineamientos: descripcin de la
necesidad que la unidad ejecutora pretende satisfacer y definicin tcnica,
informando objeto, plazo, forma de pago, sitio y condicin de entrega, soporte
econmico del valor del contrato y certificado de disponibilidad presupuestal y/o
oficio de vigencias futuras, y otros que en los sucesivo lo modifiquen, adicionen o
aclaren.
b. Dirigir el comit tcnico designado para estructurar, elaborar y disear las

especificaciones tcnicas del pliego. Cuando se trate de procesos de seleccin cuyo
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Resolucin No.

Fecha
soporte sea especificaciones tcnicas y no normas tcnicas, el Gerente del Proyecto

junto con el Comit Tcnico Estructurador suscribir documento dirigido al
competente contractual, justificando la asignacin de pesos y puntajes. En cualquier
caso el ejercicio de esta funcin se radica exclusivamente en el Gerente de Proyecto
de Unidad Ejecutora.
c. Realizar por intermedio de sus asesores o colaboradores, las gestiones pertinentes

ante las diferentes dependencias de la Unidad Ejecutora (Oficina de Planeacin,
Direccin de Finanzas, Oficina de Contratacin, Departamento de Planeacin,
Departamento Financiero, etc.) tendientes a garantizar la suficiencia de recursos
presupuestales, fsicos y humanos necesarios para la viabilidad del proceso, dentro
de la normatividad vigente.
d. Liderar las gestiones necesarias en el mbito interno y externo del Ministerio de

Defensa Nacional Unidad Ejecutora, garantizando la ejecucin del proceso de
seleccin para cumplir el cronograma diseado para tal efecto.
e. Coordinar la expedicin de los documentos necesarios destinados a integrar y

expedir el proyecto de pliego de condiciones.
f. Asistir a la audiencia de estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos y la de

aclaracin de pliego, cuando las soliciten. Coordinar la actividad de los comits para
estructurar el pliego definitivo.
g. Dirigir la actividad de los comits y avalar con su firma los formularios de preguntas
y respuestas, as como las adendas que se expidan.
h. Asistir a la diligencia de cierre del proceso y presentacin de ofertas, suscribiendo la

correspondiente acta.
i. Dirigir las labores de los comits asesores y evaluadores, rindiendo las aclaraciones
y directrices que se hicieren necesarias.
j. Suscribir en seal de aval los requerimientos y aclaraciones que deben remitirse a

los proponentes durante la etapa de evaluacin de las ofertas.
k. Suscribir en seal de aval, el informe de evaluacin de las ofertas.
l. Recibir de la Direccin de Contratacin Estatal o quien haga sus veces en la Unidad

Ejecutora, las observaciones al informe de evaluacin y coordinar la expedicin del
informe definitivo de evaluacin de ofertas.
m. Solicitar ante la Secretara General del Ministerio de Defensa la realizacin del

Comit de Adquisiciones para las contrataciones directas reservadas que trata la
Directiva 09 de 2014, cuando sea necesario. En los casos en los cuales existan
trminos, tendr presente que la convocatoria del Comit de Adquisiciones se
realizar con tres das de antelacin. (A la fecha de expedicin del presente
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Resolucin No.

Fecha
Manual, se encuentran suspendidas las adquisiciones de bienes y servicios

bajo dicha modalidad, conforme el Auto de fecha 14 de Mayo de 2014).
n. Coordinar la elaboracin, trmite y sustentacin ante el comit de adquisiciones, de

las ponencias y recomendaciones de los comits evaluadores con la presentacin
oportuna de los documentos que soporten los aspectos a tratar.
. Coordinar la realizacin y presentacin de la audiencia de adjudicacin del proceso,

convocando a los miembros de los comits evaluadores.
o. Sustentar ante la Comisin Interparlamentaria de Crdito Pblico (cuando haya

lugar en los procesos Centralizados) la solicitud de aprobacin del concepto previo y
definitivo, para lo cual el respectivo Comando de Fuerza brindar el apoyo logstico
necesario para elaborar y consolidar los documentos (Cartilla), e informes requeridos
para la sesin de la misma.
p. Asistir a la audiencia de adjudicacin del proceso, e intervenir en lo que resulte de

su competencia.
q. Avalar con su firma el anexo tcnico del contrato y/o de los contratos resultantes.
r. Disponer lo necesario para obtener dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la
firma del contrato su registro presupuestal y el cumplimiento de los requisitos de
legalizacin.
s. Entregar mediante acta las actuaciones realizadas durante su desempeo al

supervisor del contrato, si fuere del caso.
t. Las dems que guarden relacin directa con el proceso.
3.4.2.4. Procedimiento para el ejercicio de la funcin de la Gerencia de

Proyecto de Unidad Ejecutora, momento y plazo para el ejercicio de la
misma:
Para consolidar la gestin de la Gerencia de Proyecto es necesario comunicar el oficio

de designacin proferido por el Ordenador del Gasto.
Las funciones de Gerente de Proyecto cesarn al suscribirse el contrato y con el

cumplimiento total de los requisitos de perfeccionamiento, legalizacin y ejecucin.
Excepcionalmente para el caso de compras centralizadas, las funciones del Gerente de

proyecto de rea funcional, comprenden y se extienden a la etapa de la ejecucin del
contrato.
3.4.2.5. Plazos. Como el proceso de seleccin se adelanta dentro de los trminos

preclusivos fijados por la ley y por este Manual, todas las funciones enlistadas al
Gerente del Proyecto, se cumplirn dentro de los trminos all sealados.
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Resolucin No.

Fecha
NOTA: Se debe tener en cuenta las directrices que al respecto se estipul en la

Directiva permanente No. 09 de 2014 Polticas de Contratacin Sector Defensa de
recursos ordinarios y extraordinarios, y las que la modifiquen o adicionen.
CAPITULO IV.
PLANEACIN DE LA CONTRATACIN
Dentro del captulo IV se informar sobre la etapa de planeacin, estos lineamientos

consignados en el presente capitulo, sern aplicados en todas las modalidades de
contratacin que se adelante por el Ministerio o sus Unidades Ejecutoras.
Implica todo el trabajo de proyecto de contratacin y definicin de los requerimientos

de la misma, esto comprende todas las actuaciones previas, necesarias para soportar
legalmente el mtodo de contratacin, como los motivos de apertura del proceso de
seleccin de contratistas del Ministerio de Defensa Nacional.
El trmite contractual debe corresponder a una cuidadosa planeacin para contribuir

en forma eficiente al logro de las funciones y objetivos institucionales, establecindose
previamente las necesidades de la entidad para el cumplimiento de su deber legal y
constitucional, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la
contratacin, las condiciones, los riesgos, plazo, valor, y el esquema que implementar
para establecer el seguimiento y control a la actividad, bien o servicio contratado.
En la etapa de planeacin se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Es vital la planificacin y el anlisis de conveniencia y oportunidad del proyecto.
Esta etapa debe efectuarse con previa antelacin al inicio del contrato
calculando los trminos de duracin del proceso de seleccin.
Se constituye en la base fundamental del proceso para adquirir oportunamente

el bien o servicio, en forma adecuada, planificada y articulada, por lo cual es
esencial para la satisfaccin oportuna de los requerimientos de la entidad, en
cumplimiento del rgimen contractual que es propio de las entidades pblicas.
La etapa de planeacin se entiende que inicia desde la definicin de la necesidad, que

debe estar establecida en el Plan de Compras, hasta el inicio del proceso en el Comit
Estructurador, con los estudios previos como base de tal etapa.
Dentro de esta etapa, es menester tener en cuenta que el artculo 355 de la

Constitucin Poltica prev la celebracin de contratos con entidades privadas sin
nimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y
actividades de inters pblico acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de
Desarrollo, los cuales estn regulados por la Ley 489 de 1998, Decreto 777 de 1992 y
el Decreto 2459 de 1993. Dichos contratos no se encuentran bajo la regulacin de las
normas que rigen la contratacin estatal pblica, no obstante, teniendo en cuenta los
principios generales que rigen las actuaciones administrativas, el principio de
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Resolucin No.

Fecha
planeacin trae consecuentemente la observancia de esta etapa para la elaboracin y

celebracin de los mismos.
4.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
El Plan Anual de Adquisiciones, es el plan general de compras el cual es independiente

del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversin. Debe
elaborarse de acuerdo con lo establecido en el TTULO I, CAPTULO IV, del
Decreto 1510 de 2013 y segn los lineamientos que establezca Colombia Compra
Eficiente. (Ver Circular N. 399 del 21 de octubre de 2013 y Gua para elaborar el plan
anual de adquisiciones, publicado por Colombia Compra Eficiente).
Para cada vigencia fiscal, las Unidades ejecutoras del Sector Defensa elaborarn el
Plan Anual de Adquisiciones teniendo en cuenta el Formato Plan de Compras
Unificado.
El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo, deben publicarse en la

pgina web del Ministerio o en la de las Unidades Ejecutoras y en el SECOP, a ms
tardar el 31 de enero de cada vigencia, y deber actualizarse por lo menos una vez al
ao, y para el caso del Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras, esta
actualizacin se realizar en el mes de Agosto de cada anualidad; sin embargo, deber
tenerse en cuenta las situaciones sealadas en el artculo 7 del decreto 1510 de 2013
La planeacin de las adquisiciones se fundamenta en el Plan de Desarrollo, pero se va

perfilando o detallando con instrumentos como el Plan Operativo Anual de Inversiones
(POAI) y el Presupuesto Anual de Gastos, pasando de ser proyecciones, hasta
finalmente llegar al detalle completo de las necesidades que se registran en los
estudios de costos de los Estudios Previos de cada proceso contractual.
El Plan Anual de Adquisiciones para el Ministerio y Unidades Ejecutoras, debe ser una
herramienta de gestin administrativa efectiva para el uso racional y estratgico de los
recursos pblicos, y as desarrollar habilidades y competencias para su programacin,
elaboracin, ejecucin, control y evaluacin dentro de un marco de gerencia efectiva,
sin que la entidad se encuentre obligada a efectuar los procesos de adquisicin que se
incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones es un elemento que est integrado al presupuesto y al

plan de accin institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos
instrumentos de planeacin y control.
4.1.1. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones
Los Ordenadores del Gasto de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa, se
deben reunir con sus equipos de trabajo con el fin de proyectar los planes especficos,
dejando constancia de la aprobacin de los mismos.
Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual
de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia
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Resolucin No.

Fecha
fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversin por dependencia; con el
fin de que las adquisiciones estn articuladas con los objetivos de la organizacin. De
igual manera, para su preparacin, se recolecta informacin de diferentes fuentes
histricas, bases de datos, ndice de precios u otros datos necesarios para hacer la
proyeccin de cifras, que permitan formular dichos planes lo ms ajustados a la
realidad, respetando los principios de economa y eficacia contemplados en la norma,
en busca de la estandarizacin y consistencia en las adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento gerencial de planificacin y

programacin de las adquisiciones del Ministerio de Defensa y sus Unidades
Ejecutoras, que contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecucin
de recursos, convirtindose en un mecanismo para el seguimiento a la ejecucin
contractual y apoyo para el control de la gestin. Comprende principalmente la
programacin del conjunto de bienes, servicios y obra pblica a adquirir, objetos,
modalidades de seleccin, clasificacin de los bienes y servicios en el sistema de
UNSPSC, tipo de recursos con cargo a los cuales se pagar el bien, obra o servicio y
fechas proyectadas de inicio de los procesos de contratacin. Permite dar a conocer al
pblico en general y a los organismos de control, los bienes, servicios y obra pblica
que el del Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras contratar en el periodo
fiscal respectivo, con miras a incentivar la participacin ciudadana y a la transparencia.
El Plan Anual de Adquisiciones debe identificar los elementos a ser adquiridos con
cargo a los rubros de Gastos Generales e Inversin (Concepto del gasto), de acuerdo
al Decreto de Liquidacin de Presupuesto de cada vigencia fiscal y sus
correspondientes resoluciones de distribucin y el Plan de Inversiones previsto para
cada vigencia.
El Plan Anual de Adquisiciones debe contener los siguientes elementos mnimos:

Necesidad
Identificacin en el Clasificador de Bienes y Servicios, (UNSPSC) con el mximo
nivel posible de descripcin de este clasificador.
Valor y tipo de recursos.
Modalidad de seleccin.
Fecha aproximada de inicio del proceso de contratacin.
Declaracin estratgica (nombre de la entidad, Direccin, Telfono, Pgina
web, Perspectiva estratgica -incluyendo iniciativas clave, informacin til para
posibles proveedores, polticas y programas previstos para el ao para el cual
es elaborado el Plan Anual de Adquisiciones y presupuesto anual-, informacin
de contacto, valor total del Plan Anual de Adquisiciones, lmite de contratacin
de menor cuanta, lmite de contratacin de mnima cuanta y fecha de ltima
actualizacin del Plan Anual de Adquisiciones).
La identificacin de bienes y servicios incluir la codificacin de los rubros

presupuestales hasta la mxima desagregacin establecida en el SIIF.
Sern responsables de la elaboracin y presentacin del Plan de Anual de

Adquisiciones en las Unidades Ejecutoras: Las oficinas de planeacin de las Jefaturas
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Resolucin No.

Fecha
Logsticas de las Fuerzas o quien haga sus veces, las oficinas de presupuesto, las
Jefaturas de Planeacin de cada Fuerza.
4.1.2 Anlisis
Despus de la elaboracin de los planes por la Unidad Ejecutora y la revisin por cada
ordenador del gasto, se remite a las Jefaturas de Planeacin de cada Fuerza, para su
consolidacin, aprobacin y posterior presentacin a los Segundos Comandantes de
cada Fuerza.
Para efectos de compras centralizadas, cada Fuerza remitir a las Direcciones de

Planeacin y Presupuestacin y Contratacin Estatal del Ministerio de Defensa, los
Planes Anuales de Adquisiciones, con el fin de efectuar los anlisis presupuestales y de
integracin y definicin de Centralizacin de Adquisiciones.
4.1.3 Adopcin
El Plan Anual de Adquisiciones se presenta al Segundo Comandante de cada Fuerza,

con el fin de analizarlo y presentar las recomendaciones para su posterior adopcin. La
Jefatura de Planeacin de cada Fuerza es la responsable de su consolidacin y envo a
la Direccin de Contratacin o quien haga sus veces para su publicacin en
cumplimento a las normas establecidas.
4.1.4 Evaluacin y seguimiento
Los Ordenadores del Gasto de todas las dependencias con delegacin para contratar
deben hacer seguimiento a la ejecucin del Plan Anual de Adquisiciones en los
trminos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los
ajustes correspondientes por lo menos una vez durante su vigencia en el mes de
Agosto de cada anualidad o cuando se presenten cambios que modifiquen los
elementos que hacen parte del Plan Anual de Adquisiciones, de lo cual se debe remitir
la informacin a las Jefaturas de Planeacin de cada Fuerza.
CAPITULO V
ETAPAS DE LA CONTRATACIN
5.1. RESPONSABLES EN CADA ETAPA DEL PROCESO DE

CONTRATACIN.
ACTIVIDAD AREA ENCARGADA RESPONSABLE FUNCIONES

El estudio de las Unidad Ejecutora Gerente de proyecto Las estipuladas en: Manual
necesidades de la (dependencia que de Contratacin, Directiva
Entidad Estatal. requiere la necesidad) Permanente No.09 de 2014,
y las que la modifiquen o
adicionen.
Los estudios de sector y Unidad Ejecutora Gerente de proyecto Las estipuladas en: Manual
estudios de mercado (dependencia que Seccin de Mercados de de Contratacin, Directiva
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Resolucin No.

Fecha
requiere la necesidad, Unidad Ejecutora - Comit Permanente No.09 de 2014,

oficina de contratos o econmico estructurador y las que la modifiquen o
quien haga sus veces) adicionen.
La estimacin y Unidad Ejecutora (oficina Gerente de proyecto Las estipuladas en: Manual
cobertura de los Riesgos de contratos o quien Comits jurdico, econmico de Contratacin, Directiva
haga sus veces de la y tcnico estructuradores Permanente No.09 de 2014,
Unidad Ejecutora) y las que la modifiquen o
adicionen.
La definicin de los Unidad Ejecutora (oficina Comits jurdico, econmico Las estipuladas en: Manual
requisitos habilitantes. de contratos o quien y tcnico estructuradores de Contratacin, Directiva
haga sus veces de la Permanente No.09 de 2014,
Unidad Ejecutora y las que la modifiquen o
adicionen.
La definicin de los Oficina de contratos o Gerente de proyecto, Las estipuladas en: Manual
criterios de evaluacin de quien haga sus veces Comits jurdico, econmico de Contratacin, Resolucin
propuestas y tcnico estructuradores de Delegacin vigente.
La seleccin de Oficina de contratos o Comit de Adquisiciones Las estipuladas en: Manual

contratistas quien haga sus veces respectivo, Gerente de de Contratacin, Resolucin
proyecto, de Delegacin vigente,
Comits jurdico, econmico Directiva Permanente No.09
y tcnico evaluadores, de 2014, y las que la
Ordenador del Gasto modifiquen o adicionen.
El Manejo de los Oficina de contratos o Gerente de proyecto, Las estipuladas en: Manual
Documentos del Proceso, quien haga sus veces. Comits jurdicos, de Contratacin, Resolucin
incluyendo su econmicos y tcnicos, de Delegacin vigente,
elaboracin, expedicin, personal encargado de la Directiva Permanente No.9
publicacin, elaboracin de los de 2014, y las que la
archivo, mantenimiento y documentos, personal modifiquen o adicionen.
dems actividades de encargado del archivo. (para el archivo de los
gestin documental documentos deber tener en
cuenta la Ley de archivo)
La supervisin y Oficina de contratos o Supervisores y/o Las estipuladas en:
seguimiento a la quien haga sus veces interventores, Normatividad legal vigente,
ejecucin de los Manual de Contratacin,
contratos Ordenador del Gasto Directiva Permanente No.9
de 2014, y las que la
La comunicacin con los Oficina de contratos o Ministerio de Defensa - Las estipuladas en: Manual
oferentes y contratistas. quien haga sus veces Unidades Ejecutoras: de Contratacin, Resolucin
- Comunicacin con los de Delegacin vigente.
oferentes:
Jefes de la
dependencia de
Contratos o quien
haga sus veces.
-Comunicacin con los

contratistas:
Jefes de la
dependencia de
Contratos o quien
haga sus veces
Supervisor y/o
interventor.
Los procedimientos Unidad Ejecutora Funcionarios que laboran en Las estipuladas en:
presupuestales, (Oficina de Presupuesto la oficina de presupuesto o Normatividad legal vigente,
financieros y de pago. o quien haga sus veces) quien haga sus veces. Manual de Contratacin,
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Resolucin No.

Fecha
Resolucin de Delegacin
vigente, Directiva
Permanente No. 09 de 2014,
y las que la modifiquen o
adicionen, y directivas
expedidas por las oficinas de
Presupuesto del Ministerio de
Defensa y sus Unidades
Ejecutoras.
El seguimiento a las Unidad Ejecutora Supervisores Las estipuladas en: Manual

actividades posteriores a (Oficina de contratos o de Contratacin, Resolucin
la liquidacin de los quien haga sus veces) de Delegacin vigente,
contratos Directiva Permanente No. 09
de 2014, y las que la
El trmite de procesos Unidad Ejecutora Asesores jurdico, econmico Las estipuladas en:
sancionatorios contra (Oficina de contratos o y tcnico, Supervisores, Normatividad legal vigente,
contratistas. quien haga sus veces) Ordenador del Gasto Manual de Contratacin.
El manejo de las Unidad Ejecutora Asesores jurdico, econmico Las estipuladas en:
controversias y la (Oficina de contratos o y tcnico, Supervisores y Normatividad legal vigente,
solucin de conflictos quien haga sus veces) Ordenador del Gasto Manual de Contratacin
derivados de los Procesos Comit de Adquisiciones
de Contratacin
5.2. ETAPA PRECONTRACTUAL
5.2.1. Seccin I. Etapa de la Planeacin
Constituye el perodo en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el

proceso de seleccin del contratista o actos preliminares a la celebracin del contrato
en procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de
bienes, obras y servicios por parte del Ministerio de Defensa y Unidades Ejecutoras.
Las actividades que se realizan en esta etapa son:
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Designacin del Gerente de proyecto, Comit Ordenador del Gasto
Estructurador y Evaluador (Acto administrativo).
Elaboracin de Estudios y Documentos Previos Gerente de Proyecto, Comit Estructurador.
Solicitud y expedicin del Certificado de Ordenador del Gasto y Direccin de Presupuesto
Disponibilidad Presupuestal (CDP).
Recomendacin del inicio del proceso. - Comit de Adquisiciones de cada Unidad

Ejecutora.
- Comit Revisin Convenios y/o Contratos

Interadministrativos y Contratacin Directa
Reservada y Obra Pblica que Superen los 8.000
SMLMV, que adelanten las Unidades Ejecutoras
Delegatarias, Comit de Adquisiciones. (Cuando
se requiera segn los procesos).
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Resolucin No.

Fecha
Elaboracin del Proyecto y Pliego de Condiciones Gerente de Proyecto, Comit Estructurador.

segn la modalidad de seleccin en procesos de
convocatoria pblica
Desarrollo de la modalidad de seleccin: Gerente de Proyecto, Comit Estructurador y

Publicaciones, Resolucin de Apertura, Evaluador y Comit de Adquisiciones, Oficina de
observaciones, adendas, comunicaciones, contratacin o quien haga sus veces.
audiencias, recibo de propuestas, evaluacin,
adjudicacin o declaratoria de desierta.
5.2.1.1. Estudios Previos y su Contenido
El resultado de la planeacin en materia de contratacin, debe plasmarse en los

estudios y documentos previos que servirn de soporte para adelantar el proceso de
seleccin y la ejecucin adecuada del contrato. De los estudios previos efectuados
adecuadamente depende el xito de la contratacin, tanto de la fluidez y agilidad del
proceso, como en la correcta formulacin del objeto, adecuada escogencia del tipo de
contrato y la celebracin del mismo.
La Ley 1150 de 2007 dio gran importancia a la etapa de planeacin en el proceso de la

contratacin estatal, la que se refleja en los estudios previos adecuados. As mismo, en
los trminos de los numerales 7 y 12 del artculo 25, numeral 1 del artculo 30 de la
Ley 80 de 1993 y del artculo 20 del Decreto 1510 de 2013, con los estudios previos se
reflejar el anlisis que el Ministerio o sus Unidades Ejecutoras han realizado sobre la
necesidad del bien o servicio que requiera de acuerdo con el Plan Anual de
Adquisiciones, as como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratacin,
tambin deben incluir los diseos y proyectos necesarios, as como toda la informacin
indispensable para permitir la presentacin de las ofertas, de manera que los
proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad.
Como prerrequisito de los estudios previos, en cualquiera que sea el objeto a

contratar, la Unidad Ejecutora deber realizar el anlisis del sector econmico y de los
oferentes de conformidad con el artculo 15 del Decreto 1510 de 2013; al igual que lo
concerniente a la determinacin de requisitos habilitantes y evaluacin del riesgo, el
estudio econmico en el cual es parte principal el estudio de mercado con el anlisis de
la dependencia y/o comit estructurador econmico correspondiente.
As mismo, para la elaboracin del estudio previo se debe tener en cuenta las
directrices estipuladas en la Directiva permanente No. 09 de 2014 Polticas de
Contratacin Sector Defensa de recursos ordinarios y extraordinarios y las que la
Los estudios previos deben ser elaborados y/o revisados por los comits
estructuradores designados por el Ordenador del Gasto. Dichos estudios debern
contener los elementos mnimos descritos en el artculo 20 del Decreto 1510 de 2013
A continuacin se presenta explicacin de algunos de los elementos ms relevantes en

el estudio previo, lo cual se complementa con el modelo de estudio previo anexo al
presente manual.
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Resolucin No.

Fecha
5.2.1.1.1. Descripcin de la Necesidad
Es menester que dentro del estudio previo, se haga una delimitacin esquemtica,
precisa y concreta de la necesidad a satisfacer dentro del proceso contractual a surtir,
acorde con las finalidades estatales.
Expresin escrita y detallada de las razones que justifican el qu, el por qu y el para
qu de la contratacin. En este punto se debe consignar las razones por las cuales se
necesita contratar y lo esperado con la contratacin a celebrar, con la finalidad de
justificar y soportar la inversin de los recursos del Estado, como evidencia de la
debida planeacin. Debe describirse la necesidad de realizar el proyecto y la
contratacin de servicios, obras y bienes, haciendo especial nfasis en los aspectos
ms relevantes, que expliquen de manera clara el entorno de la situacin y enumeren
los problemas, dificultades y complicaciones que se estn presentando o que podran
llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratacin.
Responder a las preguntas de qu necesito contratar, por qu necesito contratar, para

qu necesito contratar, cundo, cmo, definir quines sern los usuarios finales de los
bienes, servicios u obras a adquirir y la relacin que existe entre la necesidad
identificada y el objeto contratar.
En este anlisis deben concretarse los siguientes aspectos:
La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratacin.

Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
Verificacin de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de
Adquisiciones de la entidad o inclusin de sta a travs del ajuste respectivo.
Relacin existente entre la contratacin a realizar y el rubro presupuestal del cual se
derivan sus recursos.
5.2.1.1.2. Objeto a Contratar
Es la forma en que la Administracin establece cul es el bien, servicio u obra pblica

que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deber definirse de
manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a
celebrar.
Para su elaboracin se recomienda tener en cuenta: identificar el tipo de contrato y los

propsitos que se buscan con el proceso contractual, sin incluir cantidades, fechas o
lugares especficos. Tambin se recomienda evitar incluir dentro de los objetos de los
procesos, las obligaciones del contrato o el alcance del mismo.
5.2.1.1.3. Especificaciones tcnicas
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Resolucin No.

Fecha
La definicin tcnica de la necesidad y su correspondiente soporte, as como las

condiciones del contrato a celebrar, debern analizarse en el estudio tcnico,
establecindose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: posibilidades futuras
de actualizacin de los bienes, su vida til, la coherencia tcnica con otras
herramientas antes adquiridas, las calidades del personal tcnico que debe prestar los
servicios y dems elementos que afecten la satisfaccin de la necesidad que motiva la
contratacin.
Compromisos, declaraciones y acreditaciones que debern efectuar los proponentes en

materia tcnica, que sern verificados por la entidad como requisito habilitante, DE
CUMPLE O NO CUMPLE, durante el perodo de evaluacin de las ofertas.
Servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del
objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos,
soportes tcnicos, entrega de manuales, instalacin, transporte etc.
Cuando se trate de un proceso de seleccin para la seleccin de bienes y servicios de

caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin la ficha deber contener,
como mnimo:
a) Denominacin de bien o servicio;

b) La clasificacin del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y
Servicios;
c) La identificacin adicional requerida;
d) La unidad de medida;
e) La calidad mnima, y
f) Los patrones de desempeo mnimos.
Autorizaciones, permisos, licencias y documentos tcnicos: En este punto se

deja constancia de los requisitos que se deben reunir tanto por la entidad contratante
como por el proponente adjudicatario para la ejecucin del contrato.
Cuando el contrato incluye diseo y construccin se deben adjuntar los respectivos

documentos tcnicos, ejemplo: clculos, planos, entre otros.
Siendo plenamente identificable la necesidad a satisfacer, es posible delimitar de

manera precisa el objeto a contratar, el cual contendr claramente el bien o servicio
objeto del proceso de contratacin, siendo este un requisito contentivo para la
estructuracin del Estudio previo.
-Codificacin del bien, obra o servicio segn las Naciones Unidas - UNSPSC:
Definidos los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la
Gua para la Codificacin de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron
previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.
Se debe tener en cuenta que un nico proceso contractual puede incluir la compra de
mltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relacin directa en la
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Resolucin No.

Fecha
forma en que el Ministerio de Defensa Nacional Unidades Ejecutoras definen sus

objetos contractuales y aquella en la que adquieren sus productos. Si es posible incluir
diferentes bienes y/o servicios en un mismo proceso de contratacin, se deben incluir
todos los cdigos en un mismo rengln en el Plan Anual de Adquisiciones. De otro
modo, los bienes y/o servicios deben ser adquiridos en procesos independientes puesto
que las modalidades de adquisicin son diferentes.
Siempre se debe analizar que entre ms cdigos se incluyan en un mismo proceso de

contratacin, existe la posibilidad de que menos proveedores ofrezcan de manera
integral todos los bienes y/o servicios involucrados en el proceso particular. Por lo
tanto, la forma de codificar tiene un impacto directo sobre la competencia y la
optimizacin de los recursos pblicos.
Ver Gua para la Codificacin de Bienes y Servicios de acuerdo con el cdigo estndar
de productos y servicios de Naciones Unidas, publicado por Colombia Compra Eficiente
en el siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales
5.2.1.1.4. La modalidad de seleccin del contratista y su justificacin,

incluyendo los fundamentos jurdicos que soportan su eleccin.
En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y
reglamentario que justifican la seleccin del contratista, en los trminos del artculo 2
de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta la modalidad de seleccin.
Es esencial la determinacin de la naturaleza contractual para poder precisar la

modalidad de seleccin, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuanta,
determinar la manera en que deba seleccionarse al contratista.
En este punto se explica la modalidad de contratacin que aplica para el proceso de

contratacin y las normas que lo fundamentan (para el efecto este numeral deber ser
justificado por el comit jurdico estructurador).
Nota: Para el caso de contratacin directa se debe justificar las razones que soportan
dicha modalidad, en virtud del principio de seleccin objetiva, lo cual servir de
fundamento para la expedicin del acto administrativo que justifica la contratacin
directa en los casos que aplique.
5.2.1.1.5 El valor estimado del contrato y la justificacin del mismo,

indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la
contratacin y los rubros que lo componen.
Corresponde al costo econmico que tendr el bien o servicio objeto del contrato a
celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboracin y anlisis
tcnico que lo soporte, en el que deber constar la realizacin de las comparaciones
del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o
condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los
organismos consultores o asesores designados para ello.
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Resolucin No.

Fecha
Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta:
- Anlisis del sector: En esta etapa el Ministerio de Defensa y sus Unidades

Ejecutoras debe realizar el anlisis necesario para conocer el sector relativo al objeto
del proceso de contratacin, desde la perspectiva legal, comercial, financiera,
organizacional, tcnica y de anlisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en
los documentos previos del proceso de contratacin. Para dicho anlisis, el Ministerio
de Defensa y sus Unidades Ejecutoras debern tener en cuenta lo establecido por la
Agencia Nacional de Contratacin Colombia Compra Eficiente, en la Gua para la
Elaboracin de Estudios del Sector. Este anlisis debe hacerse de forma previa al
establecimiento de los requisitos habilitantes.
- Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega,

la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de
ofrecerse y la garanta en meses del producto ofrecido. Adems si es necesario se
deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada
requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalacin de los bienes.
- Forma de Pago. Debe precisarse si se har o no entrega de anticipo, pago

anticipado, definir los porcentajes y determinar cmo se efectuarn los pagos al
contratista (pagos parciales, pago nico, mensual, bimensual entre otros).
La definicin de la forma de pago del valor del contrato deber realizarse de acuerdo
con la naturaleza de la contratacin y los lineamientos presupuestales del Ministerio de
defensa Nacional Unidad Ejecutora. La forma de pago definida debe mantener las
condiciones econmicas existentes al momento de la suscripcin del contrato y facilitar
su ejecucin al contratista.
En los estudios previos, con el fin de proteger los recursos pblicos y garantizar su
correcto funcionamiento e inversin, se sugiere evidenciar las razones tcnicas y
econmicas del pacto de anticipos o pagos anticipados.
Para efecto de la entrega de anticipos, debern tenerse en cuenta las disposiciones

previstas en el artculo 91 de la Ley 1474 de 2011 y artculo 35 del decreto 1510 de
2013
- Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales. El comit

econmico estructurador que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las
etapas de los procesos de contratacin, cuando aplique, deben tener en cuenta las
disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria,
financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de
la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los anlisis del
mercado adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecucin del contrato y se
registre y clasifique la informacin contable.
Si durante alguna de las fases del proceso contractual (precontractual, contractual o

postcontractual) se presentan dudas en los aspectos presupuestales, tributarios,
financieros y contables, se debe elevar la consulta ante la Direccin de Finanzas del
Pgina 38 de 135
Resolucin No.

Fecha
Ministerio, de cada una de las Fuerzas o a las Oficinas de Presupuesto de la respectiva

Unidad Ejecutora.
No obstante, se tendr en cuenta la realizacin de un estudio de mercado y alusin a

los precios histricos, si estos ltimos existen, para que soporte dicho anlisis.
5.2.1.1.6. Los criterios para seleccionar la oferta ms favorable
En cumplimiento de la seleccin objetiva del contratista, se debern establecer criterios

que sern objeto de evaluacin y clasificacin, los cuales permitirn concluir de manera
precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento ms
favorable para el Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras y los fines que
busca. Dichos criterios no podrn determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario
pblico, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artculo
5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artculo 88 de la Ley 1474 de 2011.
As mismo, se establecern los criterios de seleccin teniendo en cuenta lo dicho por la

Agencia Nacional de Contratacin Colombia Compra Eficiente en el Manual para
determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratacin en
forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que
deber atenderse a la relacin entre el contrato que se pretende celebrar y la
experiencia del proponente y su capacidad jurdica, financiera y organizacional.
Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que debern cumplir los
proponentes y su forma de acreditacin, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del Proceso
de Contratacin; b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratacin; c) el
anlisis del sector econmico respectivo; y d) el conocimiento de fondo de los posibles
oferentes desde la perspectiva comercial.
En este apartado del estudio previo debe quedar claro la respuesta a los siguientes
interrogantes:
La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del

contrato?
La capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratacin es acorde con
las condiciones financieras del mercado de los bienes y servicios a los que se
refiere el Proceso de Contratacin?
Los requisitos habilitantes permiten la participacin de la mayora de los
actores del mercado que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el
Proceso de Contratacin?
Quin cumpla con los requisitos habilitantes est en posibilidad de cumplir con
el objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el
Proceso de Contratacin?
Acto seguido se debe relacionar cul de los factores de seleccin se eligi o eligieron,
de acuerdo con la modalidad de seleccin que aplique.
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Resolucin No.

Fecha
Si el precio del bien o servicio es regulado, se deber indicar la variable sobre la cual
se hace la evaluacin de las ofertas.
Dentro de los criterios de calificacin de las propuestas se debe otorgar un puntaje a

los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con
ocasin de la existencia de trato nacional. Para ello se debe tener en cuenta que el
puntaje otorgado debe estar comprendido entre el diez (10%) y el veinte por ciento
(20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o
servicios nacionales. Tratndose de bienes o servicios extranjeros, la entidad
contratante establecer un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por
ciento (15%), para incentivar la incorporacin de componente colombiano de bienes y
servicios profesionales, tcnicos y operativos.
Este incentivo no es aplicable para la Contratacin Directa ni en los procesos para la

adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn
utilizacin.
5.2.1.1.7. El anlisis de Riesgo y la forma de mitigarlo
El Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras tienen la obligacin de realizar un

anlisis que incluya la tipificacin, valoracin y asignacin de riesgos previsibles
involucrados en la contratacin (Art. 4 Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos
involucrados en la contratacin todos aquellos eventos que pueden generar efectos
adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de
Contratacin o en la ejecucin de un contrato. El riesgo ser previsible en la medida
que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
El anlisis de riesgos previsibles se har siempre para todas las modalidades de

contratacin (sin excepcin alguna), teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del
contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, El Ministerio de
Defensa y sus Unidades Ejecutoras deben evaluar el Riesgo que el Proceso de
Contratacin representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo
con los manuales y guas que para el efecto expide Colombia Compra Eficiente.
En los estudios previos se debern tipificar los riesgos que puedan presentarse en el
Proceso de Contratacin, con el fin de cuantificarlos y sealar el sujeto contractual que
soportar, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de
presentarse, o la forma en que se recobrar el equilibrio contractual, cuando se vea
afectado por la ocurrencia del riesgo.
Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente el

Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras corresponden a los contratistas,
siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribucin del riesgo.
El estudio adecuado de los riesgos le permitir al Ministerio de Defensa y sus Unidades

Ejecutoras hacer las previsiones del caso que conduzcan al xito del proyecto. As, para
hacer un adecuado anlisis de riesgos es imperativo que el Ministerio de Defensa y
Pgina 40 de 135
Resolucin No.

Fecha
sus Unidades Ejecutoras examinen en el pasado qu tropiezos o dificultades han tenido

en la ejecucin de sus contratos, incluso la ejecucin de contratos en el sector privado.
De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren

riesgos previsibles, deber justificarse as en los estudios previos.
El anlisis de riesgos se har por todos los integrantes del comit estructurador
jurdico, econmico y tcnico.
Ver Manual para la Identificacin y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia
Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link:
5.2.1.1.8. Las garantas que la Entidad Estatal contempla exigir en el

Proceso de Contratacin
Estimados los riesgos previsibles, deber establecerse como mitigar tales riesgos, de
acuerdo con los trminos previstos en el artculo 110 y siguientes del Captulo I, Ttulo
III del Decreto 1510 de 2013 y dems normas que lo modifiquen, adicionen o
sustituyan. En aquellos eventos donde no se exija garanta igualmente debern
justificarse las razones.
No sern obligatorias en: Los contratos de emprstito, los contratos

interadministrativos, los contratos de seguro, los contratos que se celebren con
grandes superficies, los contratos celebrados por contratacin directa y los contratos
celebrados por el procedimiento de mnima cuanta.
5.2.1.1.9. La indicacin de si el Proceso de Contratacin est cobijada por un

Acuerdo Comercial.
En el marco de la globalizacin y la internacionalizacin de los mercados, el Ministerio y

sus Unidades Ejecutoras debern indicar si la contratacin respectiva se encuentra
cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben
observar las obligaciones en ellos contenidas. Ver Manual para el manejo de los
Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratacin, publicado por Colombia Compra
Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link:
Se debe verificar:
Si la cuanta del proceso lo somete al captulo de compras pblicas.

Si el Ministerio y sus Unidades Ejecutoras se encuentran incluidos en la
cobertura del captulo de compras pblicas.
Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura
del captulo de compras pblicas.
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinacin con la Agencia Nacional

de Contratacin Pblica, Colombia Compra Eficiente, mantendr publicada en su
Pgina 41 de 135
Resolucin No.

Fecha
pgina web y en el SECOP la informacin actualizada relativa a los Tratados vigentes

en materia de contratacin pblica, que permita realizar tal verificacin.
Adicionalmente, para realizar la verificacin de la aplicacin de los acuerdos

comerciales a los procesos de seleccin, deber verificarse el Manual explicativo que
para el efecto expida el Ministerio de Comercio Industria y Turismo y el Departamento
Nacional de Planeacin.
Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de

contratacin directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las
obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si
estn o no cubiertos por los mismos.
El Ministerio y sus Unidades Ejecutoras para efectos de la contratacin respectiva y en

caso que la misma est cobijada por alguno de los acuerdos comerciales vigentes
suscritos por Colombia, en materia de compras estatales, dar aplicacin en todo el
proceso contractual los principios y deberes comunes que constituyen el ncleo de las
obligaciones internacionales de Colombia en este tema: Trato Nacional y no
discriminacin, plazos para la presentacin de ofertas, publicacin del Pliego de
Condiciones en Internet Accesibilidad , especificaciones tcnicas claras y necesarias,
condiciones de participacin esenciales, experiencia previa que no discrimine la
participacin de los proponentes en procesos de seleccin, conservacin de registros,
reglas de origen, transparencia, compensaciones y revisin nacional de impugnaciones.
En este tem de los estudios previos se debe tener en cuenta adems, los pases con
los cuales se tenga la obligacin de Trato Nacional con fundamento en el Principio de
Reciprocidad de conformidad con los artculos 20 y 21 de la Ley 80 de 1993.
Adicionalmente, el artculo 150 del Decreto 1510 de 2013, indica que el trato nacional
se conceder a:
a) los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales
Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los trminos establecidos en tales
Acuerdos Comerciales;
b) a los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un
Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya
certificado que los oferentes de Bienes y Servicios Nacionales gozan de trato
nacional, con base en la revisin y comparacin de la normativa en materia de
compras y contratacin pblica de dicho Estado. En este caso el certificado es
expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores y puede ser consultado en el
siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/es/certificaciones-de-trato-
nacional-por-reciprocidad;
c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de
Naciones teniendo en cuenta la regulacin andina aplicable a la materia, los
cuales pueden ser consultados en el siguiente link:
http://www.comunidadandina.org/Quienes.aspx.
5.2.2. OTROS DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA CONTRATACIN
Pgina 42 de 135
Resolucin No.

Fecha
5.2.2.1. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (C.D.P.).
En los trminos del artculo 25, numerales 6 y 13 de la Ley 80 de 1993, existe la

obligacin por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de
cualquier proceso de contratacin las respectivas disponibilidades presupuestales,
tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de
costos, previamente analizado en los estudios previos.
5.2.2.2. Estudios tcnicos y diseos
Comprende la elaboracin de planos, diseos, estudio de impacto ambiental,

socioeconmico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, licencias urbansticas, adquisicin
de predios, entre otros.
Tales estudios o permisos slo se requieren para contratos que por su impacto,
naturaleza y condiciones tcnicas sean necesarios, antes de la iniciacin del respectivo
proceso contractual, a fin de evitar nuevos procesos, gastos inoficiosos o inadecuados,
encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.
Es el caso de los contratos de obra pblica requieren adems de los estudios previos
esta clase de documentos adicionales.
El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos depender de las normas

especiales que reglamenten cada materia a contratar y deber ser analizada
meticulosamente por el comit tcnico estructurador encargado del proceso.
5.2.3. Seccin II. Modalidades de Seleccin del Contratista
5.2.3.1. Licitacin Pblica
La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitacin Pblica, salvo que el

contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la seleccin a
travs de las otras modalidades, es decir, si el contrato a celebrar no se encuentra
entre las causales de seleccin abreviada, concurso de mritos y contratacin directa y
adems, supera una cuanta superior a mil salarios mnimos mensuales legales
vigentes (1000 SMMLV), el contratista ser seleccionado a travs del procedimiento
previsto para la Licitacin Pblica.
Cuando la dependencia encargada de adelantar el proceso de seleccin lo determine

viable y conveniente en la realizacin de los estudios previos, la oferta en el proceso de
licitacin pblica podr ser presentada total o parcialmente de manera dinmica
mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento.
TRAMITE TERMINO RESPONSABLE

Acto administrativo de conformacin del Discrecional (previo al inicio de la Ordenador del Gasto.
Comit Asesor y Evaluador. (Artculo 27 del estructuracin del proceso de
Decreto 1510 de 2013, Resolucin de seleccin) Dependencia que requiere la
delegacin Vigente, Directiva 09 de 2014 y necesidad.
dems normas que las modifiquen o
Pgina 43 de 135
Resolucin No.

Fecha
adicionen). Gerente de Proyecto y Comits

estructuradores.
Estudios y documentos previos.
Oficinas de Contratacin y
Diseos y proyectos de factibilidad y Presupuesto o quien haga sus
prefactibilidad, cuando sea procedente. veces.
Certificado de disponibilidad presupuestal.

Verificacin, control, vigilancia y aprobacin. Se debe tener en cuenta las fechas Integrantes de los Comits
para sesionar)
Grupo de Accin para la Transparencia Gerente de Proyecto
Institucional. (Cuando sea necesario)
Comits estructuradores
Avisos en la pgina web y en el SECOP: Dentro de los 10 a 20 das calendario Gerente de Proyecto
Articulo 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993 anteriores a la apertura de la
modificado por el artculo 224 del Decreto 019 Licitacin, se publicarn hasta 3 Comits estructuradores
de 2012. avisos de convocatoria con intervalos
entre 2 y 5 das calendario, segn lo Funcionario encargado del
exija la naturaleza, objeto y cuanta manejo de la pgina del SECOP
del contrato en la pgina Web de la
entidad y el SECOP.
Aviso de convocatoria: El cual adems de A ms tardar con la publicacin del Gerente de Proyecto
publicarse en el SECOP debe publicarse en la proyecto de pliego de condiciones.
pgina web de la entidad. Artculo 21 del Comits estructuradores
Decreto 1510 de 2013.
Funcionario encargado del
Convocatorias limitadas a Mipyme, cuando manejo de la pgina del SECOP
proceda segn artculo 152 del Decreto 1510
de 2013
Proyecto de pliego de condiciones. El proyecto de pliegos de condiciones Gerente de Proyecto
se publicar por lo menos con 10 das
Observaciones al proyecto de pliego de hbiles de antelacin a la fecha que Comits estructuradores
condiciones: Durante la publicacin del ordena la apertura del proceso.
proyecto de pliego de condiciones. (Artculo Funcionario encargado del
23 del Decreto 1510 de 2013). manejo de la pgina del SECOP
Audiencia Informativa Dentro de los tres das hbiles Gerente de Proyecto
siguientes a la publicacin del
proyecto de pliego de condiciones, Comits estructuradores
podr, de acuerdo con la naturaleza y
la complejidad del proceso, llevarse a
cabo una audiencia informativa con el
fin de precisar aspectos relacionados
con el proceso.
Publicacin SECOP respuestas Observaciones Se dar respuesta por lo menos un Gerente de Proyecto
al proyecto de pliego de condiciones da antes de la apertura.

manejo de la pgina del SECOP
Aprobacin Estudio Previo y Pliego de Se debe tener en cuenta el Miembros del Comit de
Condiciones Definitivo Comit de cronograma del proceso. Adquisiciones
Adquisiciones. Gerente de Proyecto
Acto Administrativo de apertura: Deber El trmino de publicacin del pliego Gerente de Proyecto
contener la informacin a que alude el Artculo de condiciones definitivo se fijar en
24 del Decreto 1510 de 2013. el cronograma de acuerdo con la Comits Estructuradores
naturaleza del objeto a contratar.
Pliego de condiciones definitivo (conforme al Funcionario encargado del
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Resolucin No.

Fecha
artculo 30 de la Ley 80 de 1993). Es el acto administrativo que dispone manejo de la pgina del SECOP
las condiciones generales de la
Se incluirn las modificaciones pertinentes licitacin pblica ordenando su
acorde con las observaciones surgidas al apertura formal, previo concepto de
proyecto de pliego de condiciones o las dems la Direccin de Finanzas del Ministerio
que haya detectado la administracin. de Defensa Nacional cuando se trate
de compras centralizadas.
Deber contener los requisitos mnimos Las unidades ejecutoras podrn
establecidos en el Artculo 22 del Decreto solicitar concepto presupuestal previo
1510 de 2013. a sus dependencias competentes.
En el evento que el proceso se limite a

Mypimes se debe indicar en el acto de
apertura.
Visita tcnica No obligatoria al lugar de Preferiblemente antes de la audiencia Gerente de Proyecto
ejecucin del contrato, cuando a ello haya de asignacin de riesgos y posterior a
lugar, de acuerdo a la naturaleza y la apertura del proceso Comits Estructuradores
complejidad del proceso.
Audiencia de asignacin de riesgos y de Dentro de los 3 das hbiles Gerente de Proyecto

aclaracin del contenido y alcance del pliego siguientes al inicio del plazo para la
de condiciones (Artculo 39 del Decreto 1510 presentacin de propuestas. Comits Estructuradores
de 2013) Artculo 30, numeral 4 Ley 80 de
1993 modificado por el Artculo 220
Si a solicitud de un interesado es necesario Decreto 019 de 2012
celebrar una audiencia para precisar el
contenido y alcance de los pliegos de
condiciones, este tema se tratar en la
audiencia de riesgos.
Como resultado de lo debatido en las

audiencias y cuando resulte conveniente, el
jefe o representante de la entidad expedir las
modificaciones pertinentes a dichos
documentos y prorrogar, si fuere necesario,
el plazo de la licitacin hasta por seis (6) das
hbiles.
Plazo de la Licitacin. Es el momento a partir El trmino se fijar en el cronograma Gerente de Proyecto
del cual se pueden presentar propuestas, de acuerdo con la naturaleza del
hasta el cierre de la Licitacin (Artculo 30, objeto a contratar Comits Estructuradores
numeral 5, de la Ley 80 de 1993).
El plazo para la presentacin de propuestas
debe ser proporcional a la complejidad del
bien, obra o servicio a adquirir, de manera
que se le garantice a los proponentes la
preparacin de ofertas.
Modificacin del pliego de condiciones De acuerdo con el Articulo 89 de la Gerente de Proyecto
definitivo: A travs de Adendas (Artculo 3 y Ley 1474/2011, que modifica el inciso
25 del Decreto 1510 de 2013) 2, numeral 5 del artculo 30 de la Comits Estructuradores /
Ley 80 de 1993: () no podrn Comits Evaluadores
La entidad sealar en el Pliego de expedirse adendas dentro de los tres
condiciones el plazo mximo para expedir (3) das anteriores en que se tiene Funcionario encargado del
adendas tratndose de modificaciones previsto el cierre del proceso de manejo de la pgina del SECOP
diferentes al cronograma. seleccin, ni siquiera para extender el
trmino del mismo."
Si se modifica el cronograma del proceso,
incluso una vez haya vencido el trmino para
la presentacin de las ofertas y antes de la
adjudicacin del contrato, se deber publicar
Pgina 45 de 135
Resolucin No.

Fecha
el nuevo cronograma mediante adenda,

precisando adems los cambios que ello
implique en el cronograma fijado en el acto de
apertura y en el aviso de convocatoria.
La publicacin de estas adendas slo se podr

realizar en das hbiles entre las 7:00 a. m. y
las 7:00 p. m.
Respuesta y publicacin en el SECOP sobre las Hasta un da antes del cierre de la Gerente de Proyecto
consideraciones de la entidad a las recepcin de propuestas, siempre y
observaciones y sugerencias presentadas cuando no implique modificaciones al Comits Estructuradores
mediante formularios de preguntas y pliego de condiciones.
respuestas Funcionario encargado del
Tambin podrn ser remitidos a los manejo de la pgina del SECOP
correos electrnicos o direcciones
registradas por los oferentes.
Cierre del proceso licitatorio. Momento Debe ser proporcional a la Gerente de Proyecto
mximo hasta el cual se pueden presentar complejidad del bien, obra o servicio
ofertas. Puede ser ampliado por un trmino no a adquirir, de manera que se le Comits Estructuradores y
superior a la mitad del inicialmente fijado, garantice a los proponentes la Evaluadores
cuando lo estime conveniente la entidad o a preparacin de ofertas.
solicitud de un nmero plural de posibles
oferentes. (Numeral 5 de la Ley 80 de 1993, Comit de Cierre o funcionarios
modificado por el artculo 89 de la Ley 1474 de la Oficina de Contratacin o
de 2011). quien haga sus veces.
La entidad podr recibirlas mediante el

diligenciamiento de una planilla que dejara
constancia de su entrega.
Una vez efectuado el cierre del proceso, se

proceder a la apertura de propuestas, en
presencia de los proponentes y/o equipo de la
Administracin que se encuentre, dejando
constancia mediante acta en la que se indicar
la siguiente informacin: proponente, nombre
de la persona que la presenta, nmero de
carpetas en original, copias y medio
magntico presentados, folios contentivos de
la propuesta original, garanta presentada,
entre otros.
Evaluacin de las propuestas: De acuerdo con El plazo para la evaluacin ser Comits Evaluadores
los requisitos y criterios sealados en el pliego estipulado por la dependencia
de condiciones y con las reglas de encargada de la licitacin, de acuerdo
subsanabilidad sealadas en el Artculo 5 Ley con la naturaleza, objeto y cuanta de
1150/2007. la misma.
El ofrecimiento ms favorable para la entidad

se determinar de acuerdo con las reglas del
artculo 26 del Decreto 1510 de 2013 y con las
sealadas en el pliego de condiciones
definitivo.
El Comit Evaluador verificar si el menor

precio ofertado es o no artificialmente bajo;
en caso de ser procedente, el Comit
recomendar la adjudicacin del proceso, en
caso contrario se requerir al oferente para
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Resolucin No.

Fecha
que explique las razones que sustenten el

valor ofertado en los trminos del artculo 28
del Decreto 1510 de 2013 y recomendar el
rechazo o la continuidad de la oferta en el
proceso.
Publicacin del informe de evaluacin. Es el Mnimo 5 das hbiles (Artculo 30 Gerente de Proyecto
periodo durante el cual se deja a disposicin numeral 8 de la Ley 80 de
el informe de evaluacin para que los 1993). Funcionario que actu como
oferentes presenten las observaciones que Jurdico encargado del proceso.
estimen pertinentes y subsanen los
documentos habilitantes a que haya lugar. Funcionario encargado del
Respuesta a las observaciones presentadas a El plazo ser determinado en el pliego Gerente de Proyecto
la evaluacin y publicacin de las respuestas de condiciones y en todo caso deber
en el SECOP. darse respuesta a ms tardar en la Comits Evaluadores
audiencia de adjudicacin.
Comit de Adquisiciones: En sesin del comit Con anterioridad a la audiencia de Gerente de Proyecto
de adquisiciones y previo a la audiencia de Adjudicacin de acuerdo con las
adjudicacin se presentar el informe de sesiones del comit. Comits Evaluadores
verificacin y evaluacin de las ofertas, as
como la recomendacin de adjudicacin y/o Miembros del Comit de
declaratoria desierta realizada por los comits Adquisiciones
respectivos. Esta ser avalada por el comit
de adquisiciones. A la sesin asistir el Ordenador del Gasto
competente contractual.
Audiencia pblica de adjudicacin o De acuerdo con la fecha y hora Gerente de Proyecto
declaratoria de desierta: sealada en el pliego de condiciones
Comits Evaluadores
La adjudicacin se efecta en audiencia
pblica mediante resolucin motivada, la que Ordenador del Gasto
se entiende notificada al proponente
favorecido en dicha audiencia (Artculo 30
numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y artculo 9
de la Ley 1150 de 2007).
En el evento de declararse desierta la

licitacin, una vez en firme el acto
administrativo que as lo disponga, la entidad
podr adelantar el proceso de contratacin
correspondiente aplicando las normas del
proceso de seleccin abreviada de menor
cuanta, conforme lo sealado en el artculo
61 del decreto 1510 de 2013.
Los interesados pueden pronunciarse sobre la

respuesta dada por la entidad contratante a
las observaciones presentadas respecto de los
informes de evaluacin. (Art. 9 Ley 1150/07 y
Art. 39 del Decreto 1510 de 2013).
Registro presupuestal de compromiso: Posteriormente a la adjudicacin y Jefe Oficina de presupuesto o
expedirse en el trmino establecido quien haga sus veces
Deben efectuarse las apropiaciones en el pliego de condiciones.
presupuestales pertinentes, a favor del
adjudicatario y por el valor de la adjudicacin,
mediante los mdulos del sistema SAP.
Pgina 47 de 135
Resolucin No.

Fecha
Elaboracin minuta del contrato: Debe Durante el trmino establecido en el Comits Evaluadores y
elaborarse con base en el proyecto de minuta pliego de condiciones funcionario jurdico encargado
anexo al pliego de condiciones. del proceso.
Ordenador del Gasto
Perfeccionamiento, ejecucin y Pago. El Durante el trmino establecido en el Comits Evaluadores y

perfeccionamiento del contrato ocurre cuando pliego de condiciones funcionario jurdico encargado
est suscrito por las partes. del proceso.
Se entiende que cumple con los requisitos de Oficina de Presupuesto o quien

ejecucin con la expedicin de su registro haga sus veces.
presupuestal, la aprobacin de la garanta
nica a favor de la entidad contratante y la Ordenador del Gasto.
acreditacin por parte del contratista de que
se encuentra al da en el pago de aportes
parafiscales relativos al sistema de Seguridad
Social Integral, los propios al Sena, ICBF, y
Cajas de Compensacin Familiar, segn
corresponda a cada modalidad de
contratacin.
Publicacin del Contrato Una vez cumplidos los requisitos Funcionario encargado de la
mencionado se proceder a publicar pgina del SECOP
el contrato en el SECOP, de
conformidad con el artculo 19
decreto 1510 de 2014.
Aprobacin Garanta nica El contratista deber traerla mximo Ordenador del Gasto -
dentro de los 5 das hbiles siguientes Jurdico encargado del proceso
a la suscripcin del contrato y deber
ser aprobada por el Ordenador del
Gasto en el menor tiempo posible
Remisin de documentos al supervisor Cumplidos los requisitos de Funcionario designado en la
perfeccionamiento y ejecucin se Oficina de Contratacin o quien
remitirn al supervisor o interventor haga las veces
segn el caso, todos los antecedentes
en copia simple y el contrato
perfeccionado con sus requisitos de
ejecucin para que asuma el control
de su ejecucin.
Comunicacin al contratista sobre fecha de Remitidos los documentos al Funcionario designado en la

iniciacin supervisor o interventor segn el Oficina de Contratacin o quien
caso, y cumplidos los requisitos de haga las veces
perfeccionamiento y ejecucin del
contrato, se comunicar al contratista
la fecha de iniciacin del mismo,
siempre y cuando sta fecha no est
condicionada a la aprobacin de la
garanta, a lo cual ser necesario
esperar la aprobacin para dar inicio
al contrato
Nota: Audiencia de adjudicacin. La audiencia de adjudicacin se realizar

conforme las reglas generales del artculo 39 del Decreto 1510 de 2013.
Mediante acto administrativo motivado la entidad podr extender por una sola vez el
plazo previsto hasta por un trmino equivalente a la mitad del inicialmente establecido.
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Resolucin No.

Fecha
El acto de adjudicacin se publicar en el SECOP con el fin de enterar de su contenido

a todos los participantes en el proceso de seleccin. Dentro de su contenido estarn
las respuestas de la entidad a las observaciones presentadas por los oferentes al
informe de evaluacin.
Previo al inicio de la misma se har entrega del cuadernillo de preguntas y respuestas

a las observaciones formuladas por los oferentes.
La presidir el competente contractual e iniciada la audiencia se celebrar acorde con

su reglamento en el que se establecer:
La identificacin de quienes intervienen.

La intervencin conforme el numeral 10 del artculo 30 de la ley 80 de 1993 del
competente contractual, los servidores pblicos y quienes elaboraron los
estudios y evaluaciones, los proponentes, las organizaciones de veedura
ciudadana, los organismos de control, los medios de comunicacin y cualquier
persona que lo desee.
Su desarrollo de acuerdo con lo reglamentado en el pliego de condiciones.
Las condiciones de intervencin del representante legal o apoderado de cada
proponente que en orden alfabtico registrado en la planilla de asistencia, por
el tiempo determinado en el reglamento de la audiencia.
Las respuestas de la entidad a las observaciones de los oferentes.
Terminadas las intervenciones de los asistentes, el jefe de la entidad o su delegado

adoptar la decisin que corresponda y la notificar a los presentes conforme el
artculo 9 de la ley 1150 de 2007.
Elaboracin del acta de la audiencia en la que se dejar constancia de las

deliberaciones producidas.
5.2.3.2. Seleccin Abreviada
Corresponde a la modalidad de seleccin objetiva prevista para aquellos casos en que

por las caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la
cuanta o destinacin del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos
simplificados para garantizar la eficiencia de la gestin contractual. Esta modalidad de
seleccin se encuentra desarrollada en el artculo 2 numeral 2 de la Ley 1150 de
2007, y en los artculos 40 al 65 del Decreto 1510 de 2013.
Las causales de seleccin abreviada de contratistas son:
a) La adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de

comn utilizacin.
b) La contratacin de menor cuanta.
c) La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud.
d) La contratacin por declaratoria de desierta de la licitacin.
e) La enajenacin de bienes del Estado.
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Resolucin No.

Fecha
f) Adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuarios.

g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales
y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economa Mixta (SEM).
h) Contratos de entidades a cargo de ejecucin de Programas de Proteccin de
Personas Amenazadas, Desmovilizacin y Reincorporacin, Poblacin Desplazada,
Proteccin de Derechos Humanos y Poblacin con Alto Grado de Vulnerabilidad
i) La contratacin de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.
El Decreto 1510 de 2013 reglamenta cada una de las causales de Seleccin Abreviada,
sin embargo para efectos de este Manual, se detallarn las causales ms utilizadas y
comunes al interior del Ministerio de Defensa Unidades Ejecutoras que de acuerdo con
el reglamento tienen diferente procedimiento:
Nota: A la fecha de expedicin del presente Manual, el artculo 65 del

decreto 1510 se encuentra suspendido por el Auto de fecha 14 de Mayo de
2014 emitido por el Consejo de Estado.
5.2.3.2.1. La adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas

tcnicas uniformes
Para la adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas

uniformes deber tenerse en cuenta las definiciones descritas en el literal a) del
numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el inciso 6 del artculo 3 del Decreto
1510 de 2013.
La adquisicin de estos bienes y servicios puede hacerse a travs de tres (3)

procedimientos:
5.2.3.2.1.1. Subasta inversa
En la modalidad de presencial o electrnica. Slo cuando la Unidad Ejecutora certifique

que no cuenta con los medios o mecanismos para realizarla por medios electrnicos,
podr hacerse presencial de acuerdo al procedimiento establecido en este manual.

Comit Asesor y Evaluador. (Artculo 27 del estructuracin del proceso
Decreto 1510 de 2013, Resolucin de contractual) Dependencia que requiere la
delegacin Vigente, Directiva 09 de 2014 y necesidad.
estructuradores.

para sesionar)
Gerente de Proyecto
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Resolucin No.

Fecha
Aviso de convocatoria: El cual debe publicarse A ms tardar con la publicacin del Gerente de Proyecto
en el SECOP, de acuerdo con lo sealado en el proyecto de pliego de condiciones.
Artculo 21 del Decreto 1510 de 2013. Comits estructuradores
Convocatorias limitadas a Mipyme. Cuando Funcionario encargado del

proceda segn artculo 152 del Decreto 1510 manejo de la pgina del SECOP
de 2013.
se publicar por lo menos con cinco
Observaciones al proyecto de pliego de (5) das hbiles de antelacin a la Comits estructuradores
condiciones: Durante la publicacin del fecha de expedicin del acto
proyecto de pliego de condiciones. (Artculo administrativo que ordena la apertura Funcionario encargado del
23 del Decreto 1510 de 2013). del proceso. manejo de la pgina del SECOP
Audiencia Informativa Dentro de los tres das hbiles Gerente de Proyecto

podr, de acuerdo con la naturaleza y
la complejidad del proceso, llevarse a
cabo una audiencia informativa con el
fin de precisar aspectos relacionados
con el proceso.

Aprobacin Estudio Previo y Pliego de Se debe tener en cuenta el Miembros del Comit de
Condiciones Definitivo Comit de cronograma del proceso. Adquisiciones
Adquisiciones Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Acto Administrativo de apertura: Deber Es el acto administrativo que dispone
contener la informacin a que alude el Artculo las condiciones generales del proceso Comits Estructuradores
24 del Decreto 1510 de 2013. ordenando su apertura formal.
Pliego de condiciones definitivo (conforme al Las unidades ejecutoras podrn manejo de la pgina del SECOP
artculo 22 del Decreto 1510 de 2013). solicitar concepto presupuestal previo
a sus dependencias competentes.
Se incluirn las modificaciones pertinentes
acorde con las observaciones surgidas al El trmino de publicacin del pliego
proyecto de pliego de condiciones o las dems de condiciones definitivo se fijar en
que haya detectado la administracin. el cronograma de acuerdo con la
En el evento que el proceso se limite a
Mypimes se debe indicar en el acto de
apertura.
Audiencia de asignacin de riesgos (Artculo Dentro de los 3 das hbiles Gerente de Proyecto
30, numeral 4 Ley 80 de 1993 modificado por siguientes a la apertura del proceso
el Artculo 220 Decreto 019 de 2012, en de seleccin. Comits Estructuradores
concordancia con el artculo 39 del Decreto
1510 de 2013).
Si a solicitud de un interesado es necesario

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Resolucin No.

Fecha


el plazo de presentacin de propuestas hasta
la mitad del inicialmente fijado.
Modificacin del pliego de condiciones A ms tardar el da hbil anterior al Gerente de Proyecto
definitivo: A travs de Adendas (Artculo 3 y cierre. En todo caso deber otorgarse
25 del Decreto 1510 de 2013) un trmino prudencial para que los Comits Estructuradores
proponentes puedan ajustar sus
La entidad sealar en el Pliego de ofertas si fuere necesario Funcionario encargado del
condiciones el plazo mximo para expedir manejo de la pgina del SECOP
adendas tratndose de modificaciones
diferentes al cronograma.


las 7:00 p. m.
respuestas Tambin podrn ser remitidos a los Funcionario encargado del
correos electrnicos o direcciones manejo de la pgina del SECOP
Cierre del Plazo para presentar propuestas. Debe ser proporcional a la Gerente de Proyecto
complejidad del bien, obra o servicio
Momento mximo hasta el cual se pueden a adquirir, de manera que se le Comits Estructuradores y
presentar ofertas. Puede ser ampliado por un garantice a los proponentes la Evaluadores
trmino no superior a la mitad del inicialmente preparacin de ofertas. No debe ser
fijado, cuando lo estime conveniente la inferior a cinco das hbiles contados
entidad o a solicitud de un nmero plural de desde el da de la fecha de apertura. Comit de Cierre o funcionarios
posibles oferentes. (Numeral 5 del artculo 30 de la Oficina de Contratacin o
de la Ley 80 de 1993, modificado por el quien haga sus veces.
artculo 89 de la Ley 1474 de 2011).

Una vez operado el cierre del proceso, se

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Resolucin No.

Fecha

entre otros.
Evaluacin de requisitos habilitantes: El plazo para la evaluacin ser Comits Evaluadores
estipulado por la dependencia
De acuerdo con los requisitos y criterios encargada del proceso, de acuerdo
sealados en el pliego de condiciones y con la naturaleza, objeto y cuanta de
conforme las reglas de subsanabilidad la misma.
sealadas en el Artculo 5 Ley 1150 de 2007.

en la seleccin abreviada a travs de subasta
inversa para la adquisicin de bienes y
servicios de caractersticas tcnicas uniformes
y de comn utilizacin, ser aqul con el
menor precio (Numeral 3 del Artculo 5 de la
Ley 1150 de 2007).
Publicacin del informe de evaluacin en el Mnimo 3 das hbiles Gerente de Proyecto

SECOP. Es el periodo durante el cual se deja a
disposicin el informe de evaluacin para que Funcionario que actu como
los oferentes presenten las observaciones que Jurdico encargado del proceso.
estimen pertinentes y subsanen los
documentos habilitantes a que haya lugar. Funcionario encargado del
la evaluacin y publicacin de la misma en el de condiciones y en todo caso deber
SECOP. darse respuesta a ms tardar un da Comits Evaluadores
hbil anterior a la realizacin de la
subasta. Funcionario encargado del
En el evento de un oferente habilitado Segn lo estipulado en el cronograma Gerente de Proyecto
del proceso.
De quedar solamente habilitado un oferente, Comits Evaluadores
la entidad adjudicar el contrato al
proponente habilitado, siempre que su Funcionarios que conforma el
propuesta sea igual o inferior al presupuesto Comit de Adquisiciones.
oficial para el contrato, caso en el cual no hay
lugar a la subasta. Ordenador del Gasto.
Si no se presentare ningn proponente para

participar en la subasta, el proceso se
declarar desierto y podr iniciarse
nuevamente
Una vez publicadas las respuestas a Gerente de Proyecto
Procedimiento de subasta inversa. En el observaciones, segn el cronograma
evento de resultar 2 o ms proponentes previsto en el pliego Comits Evaluadores
habilitados, la subasta podr hacerse en forma
presencial o electrnica para lo cual se Ordenador del Gasto.
observar el procedimiento sealado entre los
artculos 40 al 45 del Decreto 1510 de 2013 y
lo establecido en el Pliego de Condiciones. En
el Ministerio de Defensa se dispondr de las
herramientas tecnolgicas para que las
subastas se desarrollen en forma electrnica.
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Resolucin No.

Fecha
La subasta se podr realizar mediante lotes o

tems, siempre y cuando la naturaleza del
objeto a contratar lo justifique, o el anlisis
sectorial permita concluir que dicha forma de
subasta est acorde con las variables
econmicas del sector del bien o servicio de
caractersticas uniformes.
Cuando la Unidad ejecutora certifique que la

Unidad no cuenta con los medios o
mecanismos para realizar la subasta por
medios electrnicos, podr hacerse presencial,
siguiendo el procedimiento establecido en la
normatividad aplicable.
Sesin del Comit de Adquisiciones con Con anterioridad a la Adjudicacin. Gerente de Proyecto
subasta. La sesin del comit de adquisiciones
ser antes de la subasta y adjudicacin, previo Comits Evaluadores
establecimiento de la lista de habilitados para
participar en el evento, la que ser presentada Miembros del Comit de
por los comits evaluadores. Adquisiciones
Ordenador del Gasto

Audiencia de Adjudicacin con subasta: Con el De acuerdo con la fecha y hora Gerente de Proyecto
desarrollo de la subasta inversa, se efectuar sealada en el pliego de condiciones
la adjudicacin. Comits Evaluadores
Es necesario precisar que en la subasta Ordenador del Gasto

nicamente procede la puja respecto al
menor precio
Resolucin de Adjudicacin: La adjudicacin Se har en la audiencia en el evento Comits Evaluadores
se efecta mediante resolucin motivada, la de subasta inversa presencial. O de
cual deber ser notificada personalmente al acuerdo con la fecha y hora sealada
adjudicatario y comunicada a los dems en el pliego de condiciones cuando
proponentes. sea subasta inversa electrnica.
La declaratoria de desierta deber hacerse

mediante acto motivado, contra el cual
procede recurso de reposicin.
Una vez en firme la declaratoria de desierto, la

entidad podr dar inicio a un nuevo proceso.
De ser necesario se modificarn los elementos
de la futura contratacin que hayan sido
determinantes en la declaratoria de desierta.
Elaboracin Minuta del contrato: Debe Durante el trmino establecido en el Comits Evaluadores y
Ordenador del Gasto
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Resolucin No.

Fecha

contratacin.
Se entiende que se cumplen con los requisitos

de legalizacin por ser aquellos ordenados por
ley, decretos reglamentarios, reglas del
manual de contratacin, por el pliego de
condiciones o solicitud de oferta diferentes a
los de perfeccionamiento y ejecucin, tales
como el pago de impuestos.
Aprobacin Garanta nica El contratista deber allegar la Ordenador del Gasto
Garanta mximo dentro de los 5 das Jurdico encargado del proceso
hbiles siguientes a la suscripcin del
contrato y deber ser aprobada por el
Ordenador del Gasto en el menor
tiempo posible
de su ejecucin.

caso, se comunicar al contratista la haga las veces
fecha de iniciacin del contrato
al contrato
Notas: A continuacin se detalla el procedimiento para la Subasta Inversa electrnica

y presencial:
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Resolucin No.

Fecha
SUBASTA INVERSA ELECTRNICA:
Es la presentacin de ofertas de manera dinmica mediante subasta inversa, que

consiste en la puja dinmica efectuada electrnicamente mediante la cual los
oferentes, durante un tiempo determinado, compiten para ofrecer un bien o servicio
con un precio de compra a la baja, con el propsito de proponer el mejor ofrecimiento
(menor precio) para la entidad, de conformidad con lo sealado en el pliego.
En el pliego se sealar si en el proceso de seleccin abreviada de que se trate

procede la presentacin total o parcial de la oferta de manera dinmica mediante
subasta inversa.
El pliego determinar mrgenes mnimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales
los lances no sern aceptables.
En las subastas inversas electrnicas se garantizar y otorgar plena seguridad sobre

el origen e identidad del emisor del mensaje de datos y sobre su integridad y
contenido. (Ley 527 de 1999).
Procedimiento de la subasta inversa electrnica.
La subasta iniciara en la fecha y hora sealada en el pliego, previa autorizacin de la

entidad para la cual se utilizarn los mecanismos de seguridad definidos en el pliego
para el intercambio de mensaje de datos.
Los pliegos de condiciones establecern la oportunidad en la cual los proponentes

podrn conocer con suficiente antelacin a la subasta, la herramienta que ser
utilizada para tal efecto.
El precio de arranque de la subasta inversa electrnica ser el menor de las propuestas

inciales presentadas por los proponentes, las que se presentarn en sobre cerrado a
parte de la propuesta y solo sern abiertas al momento del inicio de la puja4.
Los proponentes que resultaren habilitados para participar en la subasta presentarn

sus lances de precio electrnicamente, usando para el efecto las herramientas y
medios tecnolgicos y de seguridad definidos en el pliego.
El pliego determinar mrgenes mnimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales
los lances no sern aceptables.
En caso de que el proponente no haga nuevas posturas del precio dentro del certamen
dicho precio inicial se considerara su propuesta final.
Si en el curso de una subasta dos (2) o ms proponentes presentan una postura del
mismo valor, se registrar nicamente la que haya sido enviada cronolgicamente en
primer lugar, conforme con la ley 527 de 1999.
4 Artculo 41 nm. 6 de decreto 1510 de 2013
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Resolucin No.

Fecha
A medida que avance la subasta el proponente ser informado por el Sistema o el

operador tecnolgico que brinda servicios de subasta, nicamente de la recepcin de
su lance y de la confirmacin de su valor, as como del orden en que se ubica su
propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendr sobre la identidad de
los proponentes.
En ningn caso se har pblico el valor de las ofertas durante la subasta.
La entidad asegurar que el registro de los lances vlidos de precios se produzca

automticamente sin que haya lugar a una intervencin directa de su parte.
Respecto a las fallas tcnicas que puedan ocurrir durante la subasta inversa
electrnica, se estar a lo previsto en el artculo 45 del decreto 1510 de 2013.
Terminada la subasta y adjudicado el contrato la entidad har pblico su desarrollo y

resultado incluyendo la identidad de los proponentes.
Suscripcin del contrato por medios electrnicos. El representante legal o

apoderado del adjudicatario podr firmar el contrato y sus anexos y los enviar al
SECOP y a la entidad, utilizando los medios de autenticacin e identificacin sealados
en el pliego. En este caso la remisin del contrato firmado electrnicamente se har al
correo electrnico que la entidad seal en el pliego.
SUBASTA INVERSA PRESENCIAL PARA ADJUDICACIN
El competente contractual podr optar por emplear la subasta inversa presencial, la

cual se llevar a cabo por tems o por lotes, estableciendo los mrgenes mnimos de
mejora de ofertas, conforme lo indique el pliego.
Es la presentacin de ofertas de manera dinmica mediante subasta inversa, que

consiste en la puja dinmica efectuada presencialmente mediante la cual los oferentes,
durante un tiempo determinado, compiten para ofrecer un bien o servicio con un
precio de compra a la baja, con el propsito de proponer el mejor ofrecimiento (menor
precio) para la entidad, de conformidad con lo sealado en el pliego.
Procedimiento de subasta inversa presencial.
Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirn sobres y formularios

para la presentacin de sus lances. En dichos formularios se deber consignar
nicamente el precio ofertado por el proponente o la expresin clara e inequvoca de
que no se har ningn lance de mejora de precios.
La subasta inversa presencial se desarrollar en audiencia pblica bajo las siguientes

reglas:
a) La entidad abrir los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicar a los
participantes en la audiencia, nicamente, cul fue la menor de ellas;
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Resolucin No.

Fecha
b) La entidad otorgar a los proponentes un trmino comn sealado en los pliegos de

condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio
a que se refiere el literal anterior;
c) Los proponentes harn sus lances utilizando los sobres y los formularios
suministrados;
d) Un funcionario de la entidad recoger los sobres cerrados de todos los participantes;
e) La entidad registrar los lances vlidos y los ordenar descendentemente. Con base
en este orden, dar a conocer nicamente el menor precio ofertado;
f) Los proponentes que presentaron un lance no vlido no podrn en lo sucesivo seguir
presentando lances, y se tomar como su oferta definitiva al ltimo vlido;
g) La entidad repetir el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas
rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningn lance que mejore el menor
precio ofertado en la ronda anterior;
h) Una vez adjudicado el contrato, la entidad har pblico el resultado del certamen
incluyendo la identidad de los proponentes.
Pargrafo. Cuando no haya ms lances de mejora de precio y exista empate, se

adjudicar el contrato al que present la menor propuesta inicial. De persistir el
empate, se desempatar por medio de sorteo.
En la subasta presencial slo sern vlidos los lances que, observando el margen
mnimo mejoren el precio de arranque o el menor lance de la ronda anterior, segn el
caso.
Reglas dentro del procedimiento para la subasta inversa presencial:
La identidad de los proponentes habilitados para efectuar lances dentro de la subasta

inversa no ser revelada antes del inicio de la audiencia y se les asignar una
contrasea con la cual se identificarn a lo largo de la misma.
El Ministerio o la Unidad Ejecutora, publicarn en el Portal nico de Contratacin, la

fecha, hora y lugar en que ser la audiencia para la subasta inversa presencial
conforme el pliego.
Para iniciar la audiencia de subasta inversa presencial el funcionario encargado en el

pliego o en su defecto el competente contractual, a la hora sealada verificar la
asistencia de los proponentes habilitados. La audiencia se iniciar con los proponentes
habilitados presentes.
Para estos efectos se verificar que quien asista sea el representante legal o el
apoderado del proponente, debiendo en este ltimo evento allegar el poder con
presentacin personal.
Adjudicado el contrato se publicar el resultado del certamen incluyendo la identidad

de los proponentes.
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Resolucin No.

Fecha
5.2.3.2.1.2. Compra por acuerdo marco de precios
El Ministerio de Defensa - Unidad Ejecutora en aplicacin a lo estipulado en el literal

(b) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, deber adquirir Bienes y
Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes a travs de Colombia Compra Eficiente
cuando para dichos bienes exista se haya vigente Acuerdos Marco de Precios.
Este procedimiento est reglamentado mediante el Decreto 1510 de 2013 en los

artculos 46 al 49, para los bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes que
adquieran las entidades estatales de la rama ejecutiva del poder pblico del orden
nacional.
Por lo anterior el Ministerio de Defensa Unidad Ejecutora deber tener en cuenta la

gua para entender los acuerdos marco de precios, el Manual para la Operacin
Secundaria de los Acuerdos Marco de Precios publicado por Colombia Compra
Eficiente. (Ver la Tienda Virtual del Estado Colombiano en:
http://www.colombiacompra.gov.co)
TRMITE TERMINO RESPONSABLE

Acto administrativo de conformacin de gerente de Discrecional Ordenador del Gasto.
Proyecto, Supervisor, Comit estructurador (previo al inicio de
la estructuracin Dependencia que requiere la
Certificado de disponibilidad presupuestal: del proceso necesidad.
(Diligenciar formato Tienda Virtual del Estado Colombia contractual)
Compra eficiente). Ver secciones 5 y 6 de la Gua para Gerente de Proyecto y Comits
comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano en: estructuradores).
http://www.colombiacompra.gov.co/amp.
Presupuesto o quien haga sus veces.
Estudios Previos: (Diligenciar formato Tienda Virtual del Discrecional Gerente del Proyecto Comits
Estado Colombia Compra eficiente. Ver seccin 5 de la Gua (Teniendo en estructuradores
para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano en: cuenta los
http://www.colombiacompra.gov.co/amp). tiempos
establecidos por
Oficio de Solicitud de contratacin con la descripcin Colombia Compra
de la necesidad y valor del contrato: Eficiente para tal
fin)
- Verificar y analizar el contenido de la solicitud junto
con los documentos adjuntos los cuales son el
Acuerdo marco de Precios, CDP, los formatos
diligenciados de CDP, y Estudio previo.
- Verificar que los bienes y/o servicios a adquirir sean
de caractersticas tcnicas uniformes y se
encuentren en el catalogo derivado de la
celebracin de acuerdo marco de precios de
Colombia Compra eficiente.
- Diligenciar para firma el formato certificacin
autorizacin del Ordenador del Gasto.
- Diligenciar para la firma del Ordenador del Gasto en
la que se determine que es indispensable para el
buen funcionamiento de la entidad realizar la
contratacin (cuando aplique)
Solicitud Colombia Compra eficiente Acuerdo Macro: Segn tiempo Oficina de Contratacin quien haga
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Resolucin No.

Fecha
estipulado por sus veces.

Contactar a la persona encargada del Acuerdo Marco en Colombia Compra
Colombia Compra eficiente, con el fin de dar indicaciones de Eficiente Ordenador del Gasto.
creacin de usuarios del ordenador del Gasto y supervisor
del Contrato. Gerente de Proyecto
Abogado encargado del proceso.

Registro de creacin de usuarios para el Ordenador De acuerdo a la Ordenador del Gasto.
del Gasto y Supervisor del contrato. necesidad de la
Entidad. Supervisor.
Crear claves de acceso para el Ordenador del Gasto y
Supervisor del Contrato. Oficina de Contratacin quien haga
sus veces.
Ingresar al sistema de Colombia Compra eficiente con el fin
de generar la orden de compra.
Orden de Compra Segn tiempos Funcionario encargado de la oficina

(Ver la Tienda Virtual del Estado Colombiano en: estipulados en el de presupuesto o quien haga sus
http://www.colombiacompra.gov.co ) plan de veces.
adquisiciones
Entregar a la oficina de contratos o quien haga sus veces la Supervisor del Contrato.
orden de compra para numeracin, solicitud de registro
presupuestal, Publicar en el SECOP e imprimir el reporte del Funcionario encargado del SECOP
mismo (Ver instructivo Portal nico de Contratacin).
Cargar orden de compra (Contrato) en la base de datos,

para las consultas a que haya lugar al interior de la Unidad
Ejecutora.
5.2.3.2.1.3. Bolsa de Productos (Artculo 50 al 58 del Decreto 1510 de 2013)

Decreto 1510 de 2013, Resolucin de contractual)
delegacin Vigente, Directiva 09 de 2014 y
adicionen).
Certificado de disponibilidad presupuestal. De Discrecional (previo al inicio de la Oficina de Presupuesto o quien

conformidad con las normas legales vigentes estructuracin del proceso haga sus veces.
... las entidades debern tener en cuenta contractual)
adems del valor del contrato de comisin, el
de operacin que por cuenta suya celebrar el
comisionista a travs de la bolsa, as como
todo pago que deba hacerse por causa o con
ocasin de aquella, incluyendo las garantas y
dems pagos establecidos en el reglamento
de la bolsa en donde se vaya a realizar la
negociacin.
Adicionalmente las Unidades Ejecutoras

tendrn presente: Expedir un slo certificado
de disponibilidad presupuestal por Unidad
Ejecutora y considerar en ste, el valor de la
adquisicin de los bienes y/o servicios, los
costos inherentes o accesorios como son el
asiento en Cmara de Riesgo Central de
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Resolucin No.

Fecha
Contraparte de la BMC y el servicio de

registro en Bolsa, el porcentaje del
comisionista e IVA y todo pago a hacer por
causa o con ocasin de aquella, incluyendo las
garantas, si la entidad determina constituirlas.
NOTA. Si la adquisicin a realizar incluye una

Unidad Ejecutora nivel central (Bogot) y
regionales (resto del pas), el nivel central
recoger la apropiacin para expedir el
certificado de disponibilidad presupuestal
nicamente por la Unidad Ejecutora en su
totalidad. Si en la adquisicin no participa la
Unidad Ejecutora nivel central pero s una
Regional suya, la Regional en este caso
expedir el certificado de disponibilidad
presupuestal.
Vigencias Futuras.
Cuando el proceso tiene vigencias futuras la

Unidad Ejecutora nivel central las tramitar
previamente a la solicitud de vigencias, ante el
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
La expedicin del certificado de disponibilidad

presupuestal por la Unidad Ejecutora y la
autorizacin de vigencias futuras emitida por
el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico,
sern el soporte para que la dependencia de
contratos o quien haga sus veces, inicie el
proceso a travs de Bolsa. Estos documentos
soportan presupuestalmente la carta de
intencin de la Unidad Ejecutora.
Cuando un proceso adelantado en la BMC se

financie con presupuesto de la vigencia actual
y con vigencias futuras, al expedirse en el ao
siguiente el certificado de disponibilidad
presupuestal. En dicho ao se recibe el 100%
de los bienes y/o servicios por el valor total de
stos, situacin que genera que el valor del
presupuesto en esta vigencia sea menor al
valor de los bienes y/o servicios facturados en
atencin a que en la vigencia anterior se pag
del anticipo.
Estudios y documentos previos. Contemplar Discrecional Dependencia que requiere la

los estudios y documentos previos conforme necesidad.
las normas legales vigentes y en particular el
precio mximo de la comisin que la Unidad Gerente de Proyecto y Comits
Ejecutora pagar al comisionista, que en su estructuradores.
nombre adquirirn los bienes y/o servicios as
como su precio mximo de compra.
Igualmente contemplar si las Unidades
Ejecutoras utilizarn diferentes conceptos del
gasto, como por ejemplo gastos generales e
inversin, discriminando los bienes a adquirir
por cada concepto.
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Resolucin No.

Fecha
Ficha Tcnica de los bienes y servicios a

adquirir.
Carta de Intencin. Es el documento donde Teniendo en cuenta los plazos Oficina de Contratacin o quien
la entidad estatal manifiesta por escrito su establecidos en la Reglamento de la haga sus veces en la Unidad
intencin de adquirir por BMC, bienes y/o Bolsa Ejecutora.
servicios de caractersticas tcnicas uniformes
y comn utilizacin. En l se establecer como Gerente de Proyecto y Comits
mnimo: - Objeto a contratar indicndose las estructuradores
cantidades mnimas de bienes y/o servicios a
adquirir para la(s) Unidad(es) Ejecutora(s). -
Presupuesto oficial destinado a la adquisicin.
- Es procedente discriminar el valor, nmero y
fecha del certificado de disponibilidad
presupuestal y cuando en el proceso
intervenga ms de una Unidad Ejecutora
discriminar la participacin de cada una de
ellas relacionando la informacin antes
mencionada. Si el proceso se soporta con
vigencias futuras se indicar el nmero de la
autorizacin de vigencias futuras, ao y valor.
- Precio mximo de compra de los bienes y/o
servicios a adquirir, al cual se llegar luego de
realizar el anlisis econmico basado en
estudios de mercado objetivamente
examinados. - Determinar el precio mximo
de la comisin a pagar incluido IVA sobre el
valor final en que se negocie la adquisicin de
los bienes y/o servicios. - Plazo del contrato
de mandato o comisin y forma de pago,
determinando lo que corresponde asumir a
cada Unidad Ejecutora.-Plazo de entrega de
bienes y/o servicios y forma de pago,
determinando lo que corresponde asumir a
cada Unidad Ejecutora. - Experiencia y perfil
del comisionista. - Inhabilidades e
incompatibilidades del comisionista.
- Dentro de las funciones del comisionista que
representa a la Unidad Ejecutora, ste
suministrar la informacin que a continuacin
se indica: * La informacin solicitada por la
Unidad Ejecutora para suscribir el contrato de
mandato o de comisin. * El comisionista
suministrar cada uno de los comprobantes de
negociacin operacin de mercado abierto por
Unidad Ejecutora debidamente refrendada la
cual contendr nmero de operacin, el
comisionista vendedor, la cantidad, el valor
por concepto de los bienes y/o servicios as
como, el valor de la comisin, el servicio de
registro en Bolsa y el asiento en la Cmara de
Riesgo Central de Contraparte de la BMC. * El
comisionista que representa a la Unidad
Ejecutora facturar de acuerdo con los
requisitos legales por cada una de las
Unidades Ejecutoras, esto con el fin de
pagarle el valor de su comisin. * El
comisionista suministrar a la Unidad
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Resolucin No.

Fecha
Ejecutora al da siguiente de la negociacin, la

informacin del(o los) proveedor(es) que
va(n) a suministrar los bienes y/o servicios (no
del comisionista vendedor). * El comisionista
exigir que el (los) proveedor(es) cuando
entreguen los bienes y/o servicios facturen
para cada Unidad Ejecutora. * El comisionista
que representa a la Unidad Ejecutora debe
analizar y conocer el mercado de los bienes a
adquirir y presentar un sondeo de precios de
mercado con el fin de asesorar la negociacin
y cumplir sus obligaciones y
responsabilidades. Igualmente podr hacer
recomendaciones para mejorar la ficha tcnica
y exigencia de perfiles y calidades de los
proveedores. * El comisionista constituir y
presentar ante la Unidad Ejecutora una
garanta nica de cumplimiento. * El
comisionista no podr superar en la rueda de
negociacin el presupuesto asignado para
cada Unidad Ejecutora, ni combinar
presupuestos de distintas Unidades
Ejecutoras. * El comisionista seleccionado
tendr en cuenta que los impuestos,
descuentos y retenciones aplicables al
contrato de comisin o de mandato son los de
ley entre los cuales se encuentran: retencin
en la fuente, retencin por ICA, retencin IVA.
Igualmente que el (los) proveedor(es)
seleccionado(s) en rueda contemplarn los
impuestos, descuentos y retenciones
aplicables a la operacin, entre ellos la
retencin por ICA e IVA.
La Unidad Ejecutora seleccionar la garanta la

cual podr ser una pliza de seguros, un
depsito de una suma lquida de dinero,
fiducia en garanta y/o ttulos valores de alta
liquidez endosados en propiedad al organismo
de compensacin. Es pertinente aclarar, que si
se acude a la figura de depsito en efectivo
se usar la modalidad de anticipo
establecindose el porcentaje
correspondiente.
Del anticipo otorgado la Cmara de Riesgo

Central de Contraparte de la BMC tomar un
depsito como garanta bsica para el da de
la negociacin y posteriormente, dicho valor lo
imputar al pago del saldo de la negociacin
una vez se entreguen los bienes y/o servicios
a satisfaccin. La garanta que se otorga
asegura el cumplimiento de la negociacin y
dentro del valor de la misma no se contempla
el Registro de Servicio de la BMC y el Asiento
en Cmara de Riesgo Central de Contraparte.
La Unidad Ejecutora determinar los sitios de

entrega de los bienes y/o servicios a adquirir.
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Resolucin No.

Fecha
La Unidad Ejecutora adjuntar a la carta de

intencin el respectivo anexo tcnico de los
bienes y/o servicios adquirir.
Diligenciamiento de la ficha tcnica de De acuerdo con los plazos Gerente de Proyecto Comits
negociacin por la Unidad Ejecutora, establecidos en el Reglamento de la Estructuradores
teniendo en cuenta la informacin establecida Bolsa
por la BMC, en donde entre otros aspectos se
incluya: nombre de la entidad, generalidades
de la adquisicin, presupuesto estimado, plazo
de ejecucin del contrato de mandato, plazo
de entrega de los bienes y/o servicios,
obligaciones del proveedor, requisitos del
proveedor, garantas adicionales del
proveedor, cantidades a adquirir, forma de
pago al proveedor, forma de pago al
comisionista, programacin de pagos acorde
con el PAC aprobado.
Nombre y firma del representante legal.
Publicidad en la Bolsa para seleccionar Teniendo en cuenta los plazos Bolsa Comisionista
comisionista establecidos en la Reglamento de la
La Bolsa convocar pblicamente a travs de Bolsa
su pgina Web a los comisionistas
previamente inscritos, interesados en actuar
como mandatario de la Unidad Ejecutora en el
proceso de adquisicin, sealando el perfil y
requisitos exigidos.
Rueda de Bolsa para seleccin del Teniendo en cuenta los plazos Bolsa Comisionista
comisionista establecidos en la Reglamento de la
Conforme el reglamento y procedimiento de Bolsa
Bolsa el comisionista seleccionado es aqul
que oferta en rueda, a travs de una puja a la
baja un porcentaje de comisin que se ajusta
a travs de la aplicacin de la media
aritmtica y que por regla general, es inferior
al porcentaje calculado por la Unidad
Ejecutora y manifestado previamente a la
BMC.
Contrato de Mandato o Comisin. Teniendo en cuenta los plazos La dependencia de contratos de

Es el contrato suscrito bajo lineamientos del establecidos en la Reglamento de la la Unidad Ejecutora o quien
Estatuto de Contratacin Pblica, impone por Bolsa haga sus veces.
tanto la constitucin de garantas a cargo del
contratista, pago de derechos de publicacin y Asesor Jurdico y Econmico que
pago de impuesto de timbre segn valor de la se encuentre designado.
comisin.
La dependencia de presupuesto
El contrato de mandato adems de la de la Unidad Ejecutora o quien
informacin propia de esta clase de contratos, haga sus veces
los precios mximos unitarios a pagar por los
bienes y/o servicios a adquirir, el porcentaje
del IVA de la comisin, la obligacin del
comisionista de suministrar la informacin ya
referenciada en la carta de intencin que se
requiera del (o los) proveedor(es) para su
registro en el Sistema SIIF Nacin e
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Resolucin No.

Fecha
igualmente, el suministro de la factura por el

servicio prestado por cada Unidad Ejecutora.
El registro de bienes y servicios se realiza con

un valor proyectado, por tanto, culminada la
negociacin y previa la entrega del
comprobante de negociacin operacin de
mercado abierto por el Comisionista, la Unidad
Ejecutora ajustar el registro de bienes y
servicios al valor real de la negociacin previo
ajuste al registro presupuestal.
para sesionar)
Grupo de Accin para la transparencia Gerente de Proyecto
Seleccionar objetivamente un Debe tenerse en cuenta los requisitos Gerente de Proyecto
comisionista debidamente acreditado, habilitantes para hacer una seleccin
conforme al artculo 53 del Decreto 1510 objetiva. Comits estructuradores
de 2013. Esta seleccin se realiza, mediante
un procedimiento competitivo, realizado de El procedimiento ser el sealado por
conformidad con los reglamentos internos de la respectiva Bolsa.
la bolsa. Las normas y procedimientos
aplicables a la seleccin de los comisionistas
sern los contenidos en los artculos 52 y
siguientes del Decreto 1510 de 2013 y en la
reglamentacin que las bolsas expidan en su
desarrollo. La entidad puede exigir al
comisionista el cumplimiento de requisitos
adicionales a su condicin, siempre y cuando
stos sean adecuados y proporcionales al
objeto a contratar y a su valor.
Compromiso o Registro Presupuestal del Oficina de presupuesto o quien
Comisionista. haga sus veces en la Unidad
Ejecutora.
El registro presupuestal en el SIIF se realizar
con base en el contrato de mandato. Para
realizar el procedimiento interno que
corresponda, las Unidades Ejecutoras
verificarn lo dispuesto por el Ministerio de
Defensa Nacional Direccin de Finanzas en
la Gua No. 19 del 24 de Junio de 2014, en la
cual actualizan la gua financiera de
adquisicin bienes y servicios en bolsa de
productos.
Habida cuenta que el registro presupuestal se

registra con un valor proyectado, se tendr
presente que al culminar la negociacin y
cuando el comisionista entregue el
mercado abierto, la Unidad Ejecutora ajustar
el registro presupuestal del compromiso del
comisionista al valor real de la negociacin.
Negociacin Operacin de Mercado

Abierto.
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Resolucin No.

Fecha
Bolsa Comisionista
Es el procedimiento mediante el cual distintos
proveedores representados por comisionistas Teniendo en cuenta los plazos
vendedores mediante pujas a la baja ofertan establecidos en la Reglamento de la
los distintos bienes y/o servicios codificados Bolsa
por la Bolsa. El resultado de la operacin se
acredita al comisionista vendedor, mediante la
expedicin de una boleta de negociacin
denominada comprobante de negociacin
operacin de mercado abierto.
La BMC adelantar la rueda de negociacin

para adquirir los bienes y/o servicios
requeridos en la carta de intencin,
elaborando el (los) correspondiente (s)
comprobante(s) de negociacin operacin de
mercado abierto por tem. Con fundamento en
este comprobante de negociacin operacin
de mercado abierto las Unidades Ejecutoras,
tendrn en cuenta los campos que se indican
en dicho documento a saber:
Fecha (DD/MM/AA): es la fecha en que se

realiza la rueda de negociacin por la Bolsa
Nacional Agropecuaria.
Operacin No.: corresponde al nmero de la

operacin que adelant la Bolsa Mercantil de
Colombia para la adquisicin.
Comprador: se refiere al comisionista que

representa a la Unidad Ejecutora para la
adquisicin y es con quien se celebra el
contrato de mandato.
Vendedor: corresponde al comisionista que

representa al (los) proveedor(es) que
suministrar los bienes y/o servicios a
adquirir.
Producto: es la descripcin del bien o

servicio a adquirir.
Cantidad: representa las cantidades

adquiridas a travs de la rueda de
negociacin.
Precio: corresponde al precio unitario sin IVA

de las cantidades adquiridas.
Detalle: en este campo se describe el valor

de la negociacin con el IVA del producto; el
servicio de registro incluyendo el IVA del
servicio de registro; la comisin y su IVA y el
asiento en cmara con su IVA, es decir, que
son los cuatros intervinientes en el proceso de
adquisicin.
Tolerancia Negociacin.
Gerente de Proyecto Comits
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Resolucin No.

Fecha
El reglamento de la BMC contempla la Estructuradores y Evaluadores -

posibilidad de adquirir ms bienes de los Bolsa Comisionista
negociados en la rueda de negociacin
manteniendo el precio, sin que se requiera
surtir una nueva rueda de negociacin. Lo
anterior significa que no se expide por la BMC
otro comprobante de negociacin operacin
de mercado abierto, ya que su reglamento
dispone que en las operaciones para entrega
futura se acepte una tolerancia hasta del 10%
de la cantidad adquirida. Las Unidades
Ejecutoras pueden solicitar esta tolerancia
siempre y cuando en la negociacin realizada
a travs de rueda quede presupuesto
disponible, nicamente con cargo al
certificado de disponibilidad presupuestal de
cada Unidad Ejecutora y que el mismo en
cada una de stas cubra el valor del bien.
Igualmente que la cantidad se ajuste al plan
de necesidades de la Unidad Ejecutora.
Para respaldar la tolerancia la Unidad

Ejecutora solicitar previo cumplimiento de los
lineamientos ya sealados, lo pertinente al
comisionista comprador quien gestionar los
trmites a que haya lugar. Se tendr presente
en este evento informar a la Unidad Ejecutora
formalmente por el comisionista vendedor,
con el fin de adicionar el registro de bienes y
servicios en cantidades y el compromiso en
valor
BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA BMC
Como la adquisicin es en rueda de

negociacin por la BMC, se paga el registro Teniendo en cuenta los plazos Oficina de presupuesto o quien
de la operacin en Bolsa, el cual se hace una establecidos en la Reglamento de la haga sus veces en la Unidad
vez por el valor total del servicio luego de la Bolsa Ejecutora
rueda de negociacin y dentro del plazo
estipulado en la carta intencin. Este pago se
adelantar a travs de la Cmara de Riesgo
Central de Contraparte de la BMC.
El valor del registro de la BMC no debe

considerarse dentro del monto estipulado por
la Unidad Ejecutora como garanta, para
asegurar el cumplimiento de la negociacin a
realizar en atencin a que el servicio se
efecta por una sola vez y por consiguiente,
se pagar en su totalidad.
Registro Presupuestal BOLSA

MERCANTIL DE COLOMBIA BMC.
Teniendo en cuenta los plazos Oficina de presupuesto o quien
El compromiso en el Sistema SIIF se registra establecidos en la Reglamento de la haga sus veces en la Unidad
con fundamento en el comprobante de Bolsa Ejecutora
negociacin operacin de mercado abierto,
para lo cual la Unidad Ejecutora considerar lo
dispuesto por el Ministerio de Defensa
Nacional Direccin de Finanzas en la Gua
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Resolucin No.

Fecha
No. 19 del 24 de Junio de 2014, en la cual

actualizan la gua financiera de adquisicin
bienes y servicios en bolsa de productos.
Para la programacin del plan de pagos se

debe tener cupo disponible PAC para pagar la
obligacin en su totalidad, en el lapso
dispuesto en la carta de intencin con
posterioridad a la negociacin.
Las Unidades Ejecutoras tendrn presente que

la Cmara de Riesgo Central de Contraparte
de la BMC, est encargada de hacer las
retenciones por el servicio de registro de la
BMC.
El Comisionista Comprador allegar la

certificacin de los pagos hechos por la BMC,
correspondientes a los aportes al Sistema
General de Seguridad Social Integral y dems
aportes parafiscales suscritas por el
representante legal o por el revisor fiscal
Pago a la Bolsa Mercantil de Colombia
BMC. Teniendo en cuenta los plazos Oficina de presupuesto o quien
establecidos en la Reglamento de la haga sus veces en la Unidad
Las Unidades Ejecutoras girarn los recursos Bolsa Ejecutora
por transferencia electrnica informando de
ello a la Cmara de Riesgo Central de
Contraparte de la BMC, como mnimo un da
antes. Cumplido lo anterior las Unidades
Ejecutoras remitirn al supervisor general del
contrato copia de la transferencia,
discriminando el detalle del pago. Para todos
los efectos las normas de la Bolsa Mercantil de
Colombia disponen que los pagos de las
negociaciones en rueda, slo se harn a
travs de la Cmara de Riesgo Central de
Contraparte de la BMC.
Para verificar el procedimiento financiero se

consultar el Manual de Procedimientos
Financieros del Ministerio de Defensa
Nacional.
Cmara de Riesgo Central de

Contraparte de la BMC Teniendo en cuenta los plazos Oficina de presupuesto o quien
Como la adquisicin se adelanta a travs de Bolsa Ejecutora
rueda de negociacin por la BMC se pagar el
Asiento en Cmara de Riesgo Central de
Contraparte, por una sola vez, por el valor
total del servicio luego de la rueda de
negociacin y dentro del plazo estipulado en
la carta intencin. Es importante recordar que
el valor del servicio del Asiento en Cmara de
Riesgo Central de Contraparte, no se
considera dentro del monto estipulado por la
Unidad Ejecutora como garanta, en atencin
a que el servicio se efecta por una sola vez y
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Resolucin No.

Fecha
por consiguiente se paga en su totalidad.
Registro Presupuestal Cmara de

Riesgo Central de Contraparte
El Registro Presupuestal en el SIIF se Teniendo en cuenta los plazos Oficina de presupuesto o quien
registrar con fundamento en el comprobante establecidos en la Reglamento de la haga sus veces en la Unidad
de negociacin operacin de mercado abierto, Bolsa Ejecutora Supervisor del
para lo cual las Unidades Ejecutoras Contrato
considerarn lo dispuesto por el Ministerio de
Defensa Nacional Direccin de Finanzas en
la Gua No. 19 del 24 de Junio de 2014, en la
cual actualizan la gua financiera de
adquisicin bienes y servicios en bolsa de
productos. Para la programacin del plan de
pagos se tendr cupo disponible PAC para
pagar la obligacin en su totalidad, en el lapso
dispuestos en la carta de intencin despus de
realizada la negociacin.
El comisionista comprador allegar la

certificacin de los pagos hechos por la
Cmara de Riesgo Central de Contraparte de
la BMC, correspondiente a los aportes al
Sistema General de Seguridad Social Integral
y dems aportes parafiscales suscritas por el
representante legal o por el revisor fiscal.
Pago Cmara de Riesgo Central de

Contraparte. Teniendo en cuenta los plazos Oficina de presupuesto o quien
Con fundamento en la obligacin y en el Bolsa Ejecutora Supervisor del
comprobante de negociacin operacin de Contrato
mercado abierto, las Unidades Ejecutoras
harn la orden de pago conforme los
lineamientos de los procedimientos de la Gua
No. 19 del 24 de Junio de 2014 expedida por
el Ministerio de Defensa Nacional Direccin
de Finanzas.
La Direccin General de Crdito Pblico y del

Tesoro Nacional abonar directamente a la
cuenta suministrada por la Cmara de Riesgo
Central de Contraparte de la BMC, debiendo
el tesorero de la Unidad Ejecutora informar a
la Cmara de Riesgo Central de Contraparte
de la BMC, como mnimo un da antes de la
transferencia de los recursos.
Las Unidades Ejecutoras remitirn al

supervisor general del contrato copia de la
orden de pago. Para verificar el procedimiento
financiero se consultar el Manual de
Procedimientos Financieros del Ministerio de
Defensa Nacional.
Proveedores.
Como la adquisicin se adelanta en rueda de
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Resolucin No.

Fecha
negociacin por la BMC, el comisionista

comprador suministrar al supervisor general
del contrato y al comit estructurador
econmico, los comprobantes de negociacin
operacin de mercado abierto por Unidad
Ejecutora y documento anexo, indicando
nmero de operacin, el proveedor, cantidad
y valor discriminando el IVA para cada uno de
los bienes y servicios por cada Unidad
Ejecutora, de tal forma que la sumatoria de
dicho detalle sea igual al valor negociado por
cada proveedor.
Registro Presupuestal Proveedor

Teniendo en cuenta los plazos Oficina de presupuesto o quien
El registro presupuestal en el Sistema SIIF se establecidos en la Reglamento de la haga sus veces en la Unidad
har soportado en el comprobante de Bolsa y lo sealado en la Carta de Ejecutora
negociacin operacin de mercado abierto, Intencin.
observando las Unidades Ejecutoras la Gua
No. 19 del 24 de Junio de 2014, expedida por
el Ministerio de Defensa Nacional Direccin
de Finanzas.
Para la programacin del plan de pagos se

tendr cupo disponible de PAC para pagar la
garanta cuando sea un depsito en efectivo
(anticipo), dentro del lapso dispuesto en la
carta de intencin, posterior a la negociacin y
previo recibo a satisfaccin los bienes y/o
servicios.
Con los recursos en la cuenta el tesorero de la

Unidad Ejecutora gira a la Cmara de Riesgo
Central de Contraparte de la BMC para pagar
a la BMC. Las Unidades Ejecutoras girarn los
recursos por transferencia electrnica,
informando a la Cmara de Riesgo Central de
Contraparte de la BMC como mnimo un da
antes. Realizado lo anterior las Unidades
Ejecutoras remitirn al supervisor general del
contrato copia de la transferencia de los
recursos discriminando el detalle de los pagos.
Lo anterior teniendo en cuenta la
normatividad de la BMC, que dispone que los
pagos correspondientes a las negociaciones
en rueda slo se harn a travs de la Cmara
de Riesgo Central de BMC.
Obligacin Garanta Proveedor. Oficina de presupuesto o quien

haga sus veces en la Unidad
Con fundamento en el comprobante de Ejecutora
negociacin operacin de mercado abierto las
Unidades Ejecutoras efectuarn la Obligacin
a nombre del (o los) proveedor(es) de
acuerdo con el procedimiento establecido en
la Gua No. 19 del 24 de Junio de 2014,
expedida por el Ministerio de Defensa Nacional
Direccin de Finanzas, dando clic en el
campo anticipo por el valor de la garanta en
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Resolucin No.

Fecha
el caso de depsitos en efectivo

corresponder al anticipo y el cual se har en
el lapso dispuesto en la carta de intencin
despus de realizada la negociacin. El
comisionista comprador allegar la
certificacin de los pagos efectuados por el (o
los) proveedor(es) correspondientes a los
aportes al Sistema General de Seguridad
Social Integral y dems aportes parafiscales,
suscrita por el representante legal o por el
revisor fiscal.
Nota: Las entidades estatales podrn exigir al

comitente vendedor la constitucin de
garantas a su favor, adicionales a las
sealadas en el artculo 57 del Decreto 1510
de 2014 siempre y cuando resulten adecuadas
y proporcionales al objeto a contratar y a su
valor. Para tal efecto, se elaborar una ficha
tcnica con las condiciones bsicas del
acuerdo y las obligaciones que se garantizan.
Pago Garanta Proveedor.

Oficina de presupuesto o quien
Con los recursos en la cuenta el tesorero de la haga sus veces en la Unidad
Unidad Ejecutora gira a la Cmara de Riesgo Ejecutora
Central de Contraparte, para que esta pague
al (o los) proveedor (es) previa instruccin de
la Unidad Ejecutora.
Las Unidades Ejecutoras girarn los recursos

por transferencia electrnica, informando a la
la BMC como mnimo un da antes de dicho
proceso. Surtido el trmite remitirn al
transferencia de los recursos discriminando el
detalle de los pagos.
Obligacin Garanta Comisionista.

Supervisor del contrato
certificacin de los pagos por concepto de
aportes al Sistema General de Seguridad
Social Integral y dems aportes parafiscales,
suscrita por el representante legal o por el
revisor fiscal.
Pago Garanta Comisionista. Oficina de presupuesto o quien

haga sus veces en la Unidad
Con fundamento en la obligacin y en el Ejecutora Supervisor del
comprobante de negociacin operacin de Contrato
mercado abierto, las Unidades Ejecutoras
realizarn la orden de pago. Con los recursos
en la cuenta el tesorero de la Unidad
Ejecutora gira a la Cmara de Riesgo Central
de Contraparte, con el fin que esta pague al
comisionista previa instruccin de la Unidad
Ejecutora.
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Resolucin No.

Fecha
Las Unidades Ejecutoras girarn los recursos

por transferencia electrnica, informando a la
la BMC como mnimo un da antes de dicho
proceso. Surtido este trmite remitirn al
transferencia de los recursos discriminando el
detalle del pago. El comisionista comprador
allegar la certificacin de los pagos
efectuados por el (o los) proveedor (es) al
Sistema General de Seguridad Social Integral
y dems aportes parafiscales, suscrita por el
representante legal o por el revisor fiscal
Entrega de bienes y/o servicios por el (o Supervisor del Contrato
los) Proveedor(es).
Recibidos a satisfaccin los bienes y/o

servicios por el almacenista y/o el rea
administrativa correspondiente, se realiza el
ingreso a satisfaccin de los bienes y/o
servicios debiendo el supervisor delegado por
Unidad Ejecutora certificar por escrito tal
recibo y remitir la informacin al supervisor
general del contrato para su control y al rea
financiera para continuar con el proceso.
El almacenista (bienes) o el rea

administrativa correspondiente (para servicios)
constatarn el recibo, conforme el
mercado abierto y la factura, teniendo
presente los lineamientos establecidos en la
Gua No. 19 del 24 de Junio de 2014,
expedida por el Ministerio de Defensa Nacional
Direccin de Finanzas.
Obligacin Entrega Bienes y/o Servicios

Proveedor.
Con base en el comprobante de negociacin

operacin de mercado abierto, la factura, la
entrada al almacn o la certificacin del
servicio segn corresponda, y la certificacin
de recibo por el supervisor delegado en cada
Unidad Ejecutora, se efectuar la obligacin a
nombre del (o los) proveedor(es) de acuerdo
con la Gua No. 19 de 2014, teniendo presente
que la obligacin se realizar asocindola a la
entrada de bienes y/o cumplimiento de
servicios como al registro presupuestal pero
nicamente por el valor pendiente por obligar,
es decir, que el valor a obligar no contemplar
el pago hecho con anterioridad como anticipo,
a ttulo de garanta otorgada por la Unidad
Ejecutora.
Se dar agilidad a este trmite considerando

que el pago se har en el lapso dispuesto en
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Resolucin No.

Fecha
la carta de intencin despus de la entrada de

bienes y/o cumplimiento del servicio
Pago Entrega Bienes y/o Servicios Oficina de presupuesto o quien
Proveedor. haga sus veces en la Unidad
Ejecutora Supervisor del
Con base en la obligacin y en el comprobante Contrato
de negociacin operacin de mercado abierto,
la factura, la entrada al almacn o la
certificacin del servicio segn corresponda y
la certificacin de recibo por el supervisor
delegado por cada unidad, se har la orden de
pago.
Con los recursos en la cuenta el tesorero de la

Unidad Ejecutora har el giro a la Cmara de
Riesgo Central de Contraparte de la BMC,
para pagar al (o los) proveedor(es) previas
instrucciones de la Unidad Ejecutora. Las
Unidades Ejecutoras girarn los recursos por
transferencia electrnica, informando a la
Cmara de Riesgo Central de Contraparte
como mnimo un da antes de dicho trmite.
Surtido el trmite las Unidades Ejecutoras
remitirn al supervisor general del contrato
copia de la transferencia de los recursos
discriminando el detalle del pago.
Cumplimiento Servicio Comisionista.
Recibidos los bienes y/o servicios por el

almacenista y/o el rea administrativa, el
supervisor delegado en la Unidad certificar
por escrito el recibo del bien y/o servicio. El
supervisor del contrato consolidar dicha
informacin con las facturas presentadas por
el comisionista en cada Unidad, certificando el
cumplimiento a satisfaccin, remitiendo la
documentacin a la Unidad Ejecutora
correspondiente e informando la porcin que
le corresponde para el pago del saldo del
contrato de mandato considerando que ya se
le efectu el pago de la garanta a travs del
anticipo. El rea administrativa
correspondiente constatar el recibo a
satisfaccin conforme la factura y la
certificacin del cumplimiento del servicio del
Comisionista.
Obligacin Cumplimiento Servicio Oficina de presupuesto o quien

Con fundamento en la certificacin de Contrato
cumplimiento del servicio emitida por el
supervisor del contrato, la factura y la
certificacin del servicio del rea
administrativa o quien haga sus veces en la
Unidad Ejecutora expedida a travs del
Sistema SIIF se efectuar la obligacin a
nombre del Comisionista, teniendo presente
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Resolucin No.

Fecha
que la obligacin se realizar asocindola al

cumplimiento del servicio como al registro
presupuestal pero nicamente por el valor
pendiente por obligar, es decir, que el valor a
obligar no contemplar lo correspondiente al
pago hecho con anterioridad como anticipo
como garanta otorgada por la Unidad
Ejecutora.

certificacin de los pagos efectuados por
concepto de aportes al Sistema General de
Seguridad Social Integral y dems aportes
parafiscales debidamente suscritas por el
representante legal o por el revisor fiscal si a
ello hubiere lugar.
Pago Cumplimiento Servicio Oficina de presupuesto o quien

Con fundamento en la certificacin de Contrato
cumplimiento del servicio emitida por el
supervisor del contrato, la factura, la
obligacin y la certificacin del servicio del
rea administrativa o quien haga sus veces en
la Unidad Ejecutora expedida a travs del SIIF
se ordenar el pago. Con los recursos en la
cuenta el tesorero de la Unidad Ejecutora
girar a la Cmara de Riesgo Central de
Contraparte, para que la Cmara pague al
comisionista previas instrucciones de la
Unidad Ejecutora. Surtido este trmite las
Unidades Ejecutoras remitirn al supervisor
del contrato copia de la transferencia de los
recursos discriminando el detalle del pago.
Las Bolsas estandarizarn, tipificarn, elaborarn y actualizarn un listado de bienes y

servicios de caractersticas tcnicas uniformes y comn utilizacin susceptibles de
adquirir por las entidades estatales. El listado actualizado de bienes y servicios se
mantendr a disposicin de las entidades estatales y del pblico en general en la sede
de la Bolsa y se publicar en su sitio Web, sin perjuicio del uso de cualquier otro medio
de divulgacin. Las Bolsas podrn establecer modelos estandarizados para los
documentos requeridos en las adquisiciones que por su conducto hagan las entidades
estatales.
5.2.3.2.2. Menor Cuanta.
Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las dems causales de seleccin

abreviada, concurso de mritos y contratacin directa, y adems es inferior a los mil
salarios mnimos mensuales vigentes (1000 SMMLV), el contratista ser seleccionado a
travs del procedimiento previsto para la Seleccin Abreviada de Menor Cuanta literal
b numeral 2 del Artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artculo 59
del Decreto 1510 de 2013.
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Resolucin No.

Fecha
Este procedimiento aplica para las siguientes adquisiciones:
Contratacin de servicios de salud.

Licitacin pblica cuando ha sido declarada desierta.
Los actos y contratos con objeto directo, de las actividades de las Empresas
Industriales y comerciales del Estado EICE y de las Sociedades de Economa
Mixta -SEM- con excepcin de los contratos que a titulo enunciativos se
identifican en el artculo 32 de la ley 80 de 1993.
Contratos de entidades a cargo de ejecucin de Programas de Proteccin de
Personas Amenazadas, Desmovilizacin y Reincorporacin, Poblacin
Desplazada, Proteccin de Derechos Humanos y Poblacin con Alto Grado de
Exclusin: El procedimiento para la contratacin del Programa de Atencin
Humanitaria al Desmovilizado (PAHD) que se aplicar en virtud del artculo 2
numeral 2, literal h, de la ley 1150 de 2007, est sealado en el artculo 64 del
decreto 1510 de 2013, haciendo uso del procedimiento previsto para la
seleccin abreviada de menor cuanta descrito en el presente manual de
contratacin.
Bienes y Servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.
Seleccin de los promotores inmobiliarios, banqueros de inversin, martillo,
comisionistas de bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o
de otros commodities u otros profesionales idneos.
Nota: A la fecha de expedicin del presente Manual, el artculo 65 del

decreto 1510, que establece los bienes y servicios para la Seguridad y
Defensa Nacional se encuentra suspendido por el Auto de fecha 14 de Mayo
de 2014 emitido por el Consejo de Estado.
Las pautas generales de este procedimiento regulado de manera especfica, dentro de

la modalidad de seleccin abreviada, para las adquisiciones anteriormente aludidas se
enlistan a continuacin:

delegacin vigente, Directiva 09 de 2014 y necesidad.
estructuradores.

para sesionar)
Aviso de convocatoria: El cual debe publicarse A ms tardar con la publicacin del Gerente de Proyecto
Pgina 75 de 135
Resolucin No.

Fecha
en el SECOP. De acuerdo con lo sealado en proyecto de pliego de condiciones.

el Artculo 21 del Decreto 1510 de 2013. Comits estructuradores
Cuando, segn el artculo 152 del decreto Funcionario encargado del

1510 de 2013, la convocatoria del proceso manejo de la pgina del SECOP
deber limitarse a las Mipyme.
se publicar por lo menos con cinco
Observaciones al proyecto de pliego de (5) das hbiles de antelacin a la Comits estructuradores
condiciones: Durante la publicacin del fecha que ordena la apertura del
proyecto de pliego de condiciones. (Artculo proceso. Funcionario encargado del
23 del Decreto 1510 de 2013). manejo de la pgina del SECOP
Audiencia Informativa Dentro de los tres (3) das hbiles Gerente de Proyecto
proyecto de pliego de condiciones, se Comits estructuradores
llevar a cabo una audiencia
informativa con el fin de precisar
aspectos relacionados con el proceso.

Aprobacin Estudio Previo y Pliego Definitivo Se debe tener en cuenta el Miembros del Comit de
Comit de Adquisiciones cronograma del proceso. Adquisiciones
Gerente de Proyecto
Gerente de Proyecto
Acto Administrativo de apertura: Deber Es el acto administrativo que dispone
contener la informacin a que alude el Artculo las condiciones generales de la Comits Estructuradores
24 del Decreto 1510 de 2013. licitacin pblica ordenando su
apertura formal. Funcionario encargado del
Pliego de condiciones definitivo conforme al manejo de la pgina del SECOP
artculo 22 del decreto 1510 de 2013. Las unidades ejecutoras podrn
solicitar concepto presupuestal previo
Se incluirn las modificaciones pertinentes a sus dependencias competentes.
acorde con las observaciones surgidas al
proyecto de pliego de condiciones o las dems El trmino de publicacin del pliego
que haya detectado la administracin. de condiciones definitivo se fijar en
el cronograma de acuerdo con la
Audiencia de asignacin de riesgos (Artculo Dentro de los 3 das hbiles Gerente de Proyecto
39 del Decreto 1510 de 2013) siguientes a la apertura del proceso
de seleccin Comits Estructuradores

el plazo de presentacin de propuestas hasta
la mitad del inicialmente fijado
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Resolucin No.

Fecha
Dentro de los tres (3) das hbiles Comit Jurdico Estructurador

La manifestacin de inters es requisito siguientes al acto de apertura del
habilitante para presentar propuestas, por Proceso de Contratacin (Artculo 59
tanto, en caso de no presentarse ninguna el del Decreto 1510 de 2013).
proceso se declarar desierto y podr iniciarse
un nuevo proceso de contratacin
Conformacin de lista de posibles oferentes. De conformidad con el cronograma Oficina de Contratacin o quien
establecido en el Pliego de haga sus veces.
Sorteo: En caso de que el nmero de posibles Condiciones
oferentes sea superior a 10, la entidad podr Gerente de Proyecto
hacer sorteo, para seleccionar mximo diez
interesados con quienes continuar el Proceso Comit jurdico Estructurador
de Contratacin. Se realizar por el sistema de
balotas de la siguiente manera:
1. El da y hora sealado en el pliego los

interesados que hayan manifestado su
intencin de participar en el proceso, se
registrarn en la planilla destinada para tal fin
en estricto orden de llegada a la audiencia. En
tal registro se le asignar un nmero que ser
el de la balota que lo identifica en el sorteo.
2. Las balotas sern numeradas en la misma
cantidad de los participantes en el sorteo de
consolidacin y se depositarn en presencia
de todos los asistentes en una bolsa que
impida su visibilidad.
3. En el orden en el que quedaron inscritos
en la planilla cada interesado sacar una
balota hasta que se completen los diez (10)
posibles oferentes.
De todo lo anterior la entidad dejara

constancia escrita en acta que ser publicada
en el Portal nico de Contratacin, as como
de la lista de consolidacin. El plazo para
presentar ofertas sealado en el pliego
comenzar a contarse a partir del da hbil
siguiente a la fecha en que se informe el
resultado del sorteo a los interesados.
Visita tcnica No obligatoria al lugar de Preferiblemente antes de la audiencia Gerente de Proyecto
ejecucin del contrato, si hay lugar a ello. de asignacin de riesgos y posterior a
la apertura formal del proceso. Comits Estructuradores
Modificacin del pliego de condiciones Gerente de Proyecto

definitivo: A travs de Adendas (Artculo 3 y A ms tardar el da hbil anterior al
25 del Decreto 1510 de 2013) cierre. En todo caso deber otorgarse Comits Estructuradores
un trmino prudencial para que los
La entidad sealar en el Pliego de proponentes puedan ajustar sus Funcionario encargado del
condiciones el plazo mximo para expedir ofertas, si fuere necesario manejo de la pgina del SECOP
adendas tratndose de modificaciones
diferentes al cronograma.

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Resolucin No.

Fecha


las 7:00 p. m.
respuestas Tambin podrn ser remitidos a los Funcionario encargado del
correos electrnicos o direcciones manejo de la pgina del SECOP
Cierre del plazo para presentar propuestas. Debe ser proporcional a la Gerente de Proyecto
complejidad del bien, obra o servicio
Momento mximo hasta el cual se pueden a adquirir, de manera que se le Comits Estructuradores y
presentar ofertas. Puede ser ampliado por un garantice a los proponentes la Evaluadores
trmino no superior a la mitad del inicialmente preparacin de ofertas. No debe ser
fijado, cuando lo estime conveniente la inferior a cinco (5) das hbiles Comit de Cierre o funcionarios
entidad o a solicitud de un nmero plural de contados desde el da de la fecha de de la Oficina de Contratacin o
posibles oferentes. (Numeral 5 de la Ley 80 de apertura. quien haga sus veces.
1993, modificado por el artculo 89 de la Ley
1474 de 2011).

Una vez operado el cierre del proceso, se

entre otros.
Evaluacin de las propuestas: De acuerdo con El plazo para la evaluacin ser Comits Evaluadores
los requisitos y criterios sealados en el pliego estipulado por la dependencia
de condiciones y con las reglas de encargada del proceso, de acuerdo
subsanabilidad sealadas en el Artculo 5 Ley con la naturaleza, objeto y cuanta de
1150/2007. la misma.

se determinar de acuerdo con las reglas del
artculo 26 del Decreto 1510 de 2013 y con las
sealadas en el pliego de condiciones
definitivo.
El Comit Econmico Evaluador verificar si el

menor precio ofertado es o no artificialmente
bajo; en caso de ser procedente, el Comit
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Resolucin No.

Fecha

proceso.
Gerente de Proyecto
Publicacin del informe de evaluacin. Es el Durante tres (3) das hbiles (Artculo
periodo durante el cual se deja a disposicin 59, numeral 4 del Decreto 1510 de Funcionario que actu como
el informe de evaluacin para que los 2013) Jurdico encargado del proceso.
oferentes presenten las observaciones que
estimen pertinentes y subsanen los Funcionario encargado del
documentos habilitantes a que haya lugar. manejo de la pgina del SECOP
la evaluacin y publicacin de las respuestas de condiciones y en todo caso deber
en el SECOP. darse respuesta en el Acto de Comits Evaluadores
Adjudicacin.
Comit de Adquisiciones: Con anterioridad a la expedicin del Gerente de Proyecto
En sesin del comit de adquisiciones se acto de adjudicacin.
presentar el informe de verificacin y Comits Evaluadores
evaluacin de las ofertas, as como la
recomendacin de adjudicacin y/o Miembros del Comit de
declaratoria desierta realizada por los comits Adquisiciones
respectivos. Esta ser avalada por el comit
de adquisiciones. A la sesin asistir el Ordenador del Gasto
Resolucin de adjudicacin: La adjudicacin se Segn la fecha sealada en el pliego Gerente de Proyecto
efecta mediante resolucin motivada, la cual de condiciones.
deber ser notificada personalmente al Comits Evaluadores
adjudicatario y comunicada a los dems
proponentes. Ordenador del Gasto
La declaratoria de desierta: deber hacerse

mediante acto motivado, contra el cual
procede recurso de reposicin, por motivos o
causas que impidan la seleccin objetiva.

entidad podr dar inicio a un nuevo proceso.
De ser necesario se modificarn los elementos
de la futura contratacin que hayan sido
determinantes en la declaratoria de desierta.
Elaboracin Minuta del Contrato: Debe Durante el trmino establecido en el Comits Evaluadores y
Ordenador del Gasto
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Resolucin No.

Fecha


contratacin.
Aprobacin Garanta nica El contratista deber traerla mximo Ordenador del Gasto
dentro de los 5 das hbiles siguientes Jurdico encargado del proceso
a la suscripcin del contrato y deber
ser aprobada por el Ordenador del
de su ejecucin.

iniciacin (Cuando aplique) supervisor o interventor segn el Oficina de Contratacin o quien
al contrato
5.2.3.3. Concurso de Mritos
Corresponde a la modalidad prevista para la seleccin de consultores o proyectos, en

la que se podrn utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificacin. En este
ltimo se conforma una lista de precalificados mediante convocatoria pblica, pudiendo
integrarse listas limitadas de oferentes, utilizando criterios como el de experiencia,
capacidad intelectual y de organizacin de los proponentes.
Mediante el Concurso se contratan los servicios de consultora enunciados en el

numeral 2 del artculo 32 de la ley 80 de 1993, como los estudios necesarios para
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Resolucin No.

Fecha
ejecutar proyectos de inversin; los estudios de diagnstico, prefactibilidad o

factibilidad para programas o proyectos especficos; las asesoras tcnicas de
coordinacin, control y supervisin: la interventora, asesora, gerencia de obra o de
proyectos; la direccin, programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos
y proyectos y los proyectos de arquitectura.
Cuando se trate de objetos que incluyan diseo y ejecucin se determinar la

modalidad de contratacin de acuerdo con la obligacin principal.
El concurso de mritos por el sistema de concurso abierto o con precalificacin se

desarrollar de conformidad con el procedimiento sealado en los artculos 67 y
siguientes del Decreto 1510 de 2013.
Cuando del objeto de la consultora a contratarse se desprenda la necesidad de

adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la seleccin se har con base en el
procedimiento sealado en el presente numeral.
En el caso de que el objeto contractual de consultora incluya obligaciones principales,

como por ejemplo en el caso de ejecucin de construccin de la obra, la escogencia
del contratista deber adelantarse mediante licitacin pblica y seleccin abreviada,
segn corresponda de conformidad con lo sealado en la Ley
5.2.3.3.1. Procedimiento de Precalificacin
La entidad en la etapa de planeacin del concurso de mritos, puede hacer una

precalificacin de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultora lo
considere pertinente, en cuyo caso se deber seguir el procedimiento sealado en el
artculo 68 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.

Acto administrativo de conformacin del Discrecional (Previo al inicio de la Ordenador del Gasto.
delegacin vigente, Directiva 09 de 2014 y necesidad.
estructuradores.

para sesionar)
Publicacin del aviso de solicitud de El que se considere razonable para Gerente de Proyecto
expresiones de inters y del proyecto de que los interesados alleguen la
pliegos. Los cuales deben publicarse en el documentacin que soporte el Comits estructuradores
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Resolucin No.

Fecha
SECOP, el cual debe contener la informacin cumplimiento de los requisitos

establecida en el artculo 69 del Decreto 1510 habilitantes. Funcionario encargado del
de 2013. manejo de la pgina del SECOP
Audiencia Informativa De acuerdo con el cronograma fijado Gerente de Proyecto

en el aviso de convocatoria
Presentacin manifestaciones de inters y De acuerdo con el cronograma fijado Comits estructuradores

verificacin de los requisitos habilitantes en el aviso de convocatoria
Publicacin del informe de precalificacin y Los interesados pueden hacer Gerente de Proyecto
presentacin de observaciones comentarios al informe de
precalificacin dentro de los dos (2) Comits estructuradores
das hbiles siguientes a la
publicacin del mismo. Artculo 70 del Funcionario encargado del
Decreto 1510 de 2013. manejo de la pgina del SECOP
Comit de Adquisiciones Se debern tener en cuenta las Gerente de Proyecto

sesiones del respectivo comit
Funcionarios que hacen parte

del Comit de Adquisiciones.
Ordenador del Gasto.

Audiencia de precalificacin. (Ver Se realizar conforme las reglas Gerente de Proyecto
procedimiento estipulado en el Manual) establecidas en el artculo 71 del
Si el nmero de interesados que cumplen con Decreto 1510 de 2013 Comits estructuradores
las condiciones de precalificacin supera el
mximo establecido en el aviso, en esta Funcionarios que hacen parte
audiencia se hace el sorteo para conformar la del Comit de Adquisiciones.
lista.
En el caso de no conformar la lista podr Ordenador del Gasto.
continuarse el concurso de mritos abierto o
sin precalificacin u optar nuevamente por
realizar la precalificacin.
Nota: La precalificacin se conformar en audiencia pblica, la cual se realizar

conforme a las reglas sealadas para tal efecto por la entidad, teniendo en cuenta las
siguientes consideraciones:
1. En la audiencia los interesados podrn pronunciarse inicialmente sobre las

respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas respecto de los
informes de evaluacin. En ningn caso, esta posibilidad implica una nueva
oportunidad para mejorar o modificar la manifestacin de inters.
En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad requieran de
anlisis y cuya solucin podra incidir en el sentido de la decisin a adoptar, la
audiencia podr ser suspendida por el trmino necesario para la verificacin de los
asuntos debatidos y la comprobacin de lo alegado.
2. Se podr conceder el uso de la palabra por una nica vez al oferente que as lo
solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluacin de su
manifestacin de inters se hayan presentado por los intervinientes.
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Resolucin No.

Fecha
3. Toda intervencin deber ser hecha por la persona o las personas previamente
designadas por el interesado, y estar limitada a la duracin mxima que la entidad
haya sealado con anterioridad.
4. Durante la audiencia los asistentes debern observar una conducta respetuosa hacia
los servidores pblicos y los dems presentes. Quien preside la audiencia podr tomar
las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma,
pudiendo excluir de ella, a quien con su comportamiento altere su normal curso.
5. Se podr prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de
conformacin de la lista, si la entidad ha dado a conocer oportunamente su texto con
la debida antelacin para su lectura por parte de los oferentes.
6. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se proceder a
adoptar la decisin que corresponda y se notificar a los presentes de conformidad con
el artculo 219 del Decreto-ley 19 de 2012.
La conformacin de la lista de precalificados no obliga a la entidad abrir el proceso de

contratacin.
Si la entidad no puede conformar la lista de precalificados, puede continuar con el

proceso de contratacin en la modalidad de concurso de mritos abierto o sin
precalificacin.
5.2.3.3.2. Procedimiento de Seleccin

Acto administrativo de conformacin del Comit Discrecional (Previo al inicio de la Ordenador del Gasto.
Asesor y Evaluador. (Artculo 27 del Decreto 1510 estructuracin del proceso
de 2013, Resolucin de delegacin vigente, contractual) Dependencia que requiere la
Directiva 09 de 2014 y dems normas que las necesidad.
modifiquen o adicionen).
Gerente de Proyecto y Comits
Estudios y documentos previos. estructuradores.
Diseos y proyectos de factibilidad y Oficinas de Contratacin y

prefactibilidad, cuando sea procedente. Presupuesto o quien haga sus
veces.
Verificacin, control, vigilancia y aprobacin. Se debe tener en cuenta las Integrantes de los Comits
fechas para sesionar)
Intitucional. (Cuando sea necesario)
Aviso de convocatoria, el cual debe publicarse en El proyecto de pliego de Gerente de Proyecto
el SECOP, de acuerdo con lo sealado en el condiciones se publicar por lo
Artculo 21 del Decreto 1510 de 2013. menos con cinco (5) das hbiles Comits estructuradores
de antelacin a la fecha que
Cuando, segn el artculo 152 del decreto 1510 ordena la apertura del proceso. Funcionario que maneja el
de 2013, la convocatoria del proceso deber SECOP
limitarse a las Mipyme
Proyecto de pliego de condiciones. El proyecto de pliego de Gerente de Proyecto

condiciones se publicar por lo
Observaciones al proyecto de pliego de menos con cinco (5) das hbiles Comits estructuradores
condiciones: Durante la publicacin del proyecto de antelacin a la fecha de
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Resolucin No.

Fecha
de pliego de condiciones expedicin del acto administrativo Funcionario que maneja el

que ordena la apertura del SECOP
proceso.
Audiencia Informativa Dentro de los tres (3) das hbiles Gerente de Proyecto
se llevar a cabo una audiencia
informativa con el fin de precisar
aspectos relacionados con el
proceso.
Publicacin SECOP respuestas Observaciones al Se dar respuesta por lo menos Gerente de Proyecto
proyecto de pliego de condiciones un da antes de la apertura.

Aprobacin Estudio Previo y Pliego Definitivo Se debe tener en cuenta el Miembros del Comit de
Comit de Adquisiciones cronograma del proceso. Adquisiciones
Gerente de Proyecto
Acto Administrativo de apertura: Deber contener El trmino de publicacin del Gerente de Proyecto
la informacin a que alude el Artculo 24 del pliego de condiciones definitivo se
Decreto 1510 de 2013. En los eventos en que se fijar en el cronograma de Comits estructuradores
haga uso de precalificacin, slo proceder una acuerdo con la naturaleza del
vez se encuentre en firme la conformacin de la objeto a contratar. Funcionario encargado del
lista. manejo de la pgina del SECOP
Aviso de Invitacin a presentar propuestas:

Cuando se hace uso de precalificacin
Pliego de condiciones definitivo (conforme al

Artculo 30 de la Ley 80 de 1993, el artculo 22 y
el numeral 1 del artculo 67 del Decreto 1510 de
2013).
Se incluirn las modificaciones pertinentes acorde

con las observaciones surgidas al proyecto de
pliego de condiciones o las dems que haya
detectado la administracin. Deber contener los
requisitos mnimos establecidos en el artculo 22 y
el numeral 1 del artculo 67 del Decreto 1510 de
2013 y de los requerimientos tcnicos de los
servicios de consultora que se van a contratar.
Entre ellos estn:
Experiencia especfica del Proponente: Es aquella

directamente relacionada con el objeto a
contratar, que de acuerdo con las necesidades
que la entidad pretende satisfacer, permite a la
entidad valorar la idoneidad de los proponentes,
en exceso de la mnima habilitante.
Experiencia especfica del equipo de trabajo: Es

aquella que se acredite con base en el personal
propuesto en la oferta, directamente relacionada
con las actividades que desarrollarn en la
ejecucin contractual y que permite a la entidad
valorar la idoneidad de aquel.
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Resolucin No.

Fecha
Los pliegos de condiciones podrn sealar

aquellas condiciones que deban acreditar las
ofertas a efecto de ser elegibles, de tal manera
que si a pesar de cumplir con los requerimientos
habilitantes de los pliegos de condiciones para
participar, no alcanzaron el nivel mnimo de
calidad establecido en dichas condiciones, no sea
posible tenerlas en cuenta para efectos del orden
de adjudicacin.
Los criterios tcnicos de la oferta o del proyecto

debern ser proporcionales y razonables a la
naturaleza del contrato a suscribir. Para tal
efecto, se debe tener en cuenta la incidencia de
estos criterios en la ejecucin del contrato
conforme el campo de que se trate.
La valoracin del equipo de trabajo deber

realizarse nicamente sobre aquel que ejecutar
el contrato.
El criterio de formacin y experiencia de los

profesionales y expertos del equipo de trabajo es
el factor fundamental a calificar en todo concurso
de mritos, debiendo la entidad constatar que el
equipo propuesto est en capacidad real de
cumplir con la carga y el plan de trabajo de la
consultora.
Adicionalmente se incluirn los objetivos, metas y

alcance de los servicios, la descripcin detallada
de los servicios requeridos y resultados
esperados, el cronograma de ejecucin de la
interventora, el listado y ubicacin de la
informacin requerida para la ejecucin del
contrato
Audiencia de aclaraciones y de asignacin de De acuerdo con la fecha sealada Oficina de Contratacin o quien
riesgos: (Artculo 30, numeral 4 Ley 80 de 1993 en el cronograma del pliego de haga sus veces
modificado por el Artculo 220 Decreto 019 de condiciones
2012, en concordancia con el artculo 39 del Gerente de Proyecto
Decreto 1510 de 2013).
celebrar una audiencia para precisar el contenido
y alcance de los pliegos de condiciones, este tema
se tratar en la audiencia de riesgos.
Como resultado de lo debatido en las audiencias y

cuando resulte conveniente, el jefe o
representante de la entidad expedir las
modificaciones pertinentes a dichos documentos y
prorrogar, si fuere necesario, el plazo de
presentacin de propuestas hasta la mitad del
inicialmente fijado.
Presentacin de propuestas. Una vez operado el El razonable para que los Oficina de Contratacin o quien
cierre del proceso, se proceder a la apertura de proponentes puedan preparar sus haga sus veces.
la propuestas (tcnica y econmica) en presencia propuestas
del Comit asesor y evaluador y/o los Gerente de Proyecto
Pgina 85 de 135
Resolucin No.

Fecha
proponentes que se encuentren, dejando

constancia mediante acta. Comits estructuradores
Verificacin de los requisitos habilitantes en el El plazo para la evaluacin ser Gerente de Proyecto
caso del concurso abierto y evaluacin de las estipulado de acuerdo con la
propuestas: De acuerdo con los requisitos y naturaleza, objeto y cuanta de la Comits estructuradores
criterios sealados en el pliego de condiciones y misma
con las reglas de subsanabilidad sealadas en el Funcionarios que hacen parte
Artculo 5 Ley 1150 de 2007. del Comit de Adquisiciones.
El ofrecimiento ms favorable para la entidad en Ordenador del Gasto.

el concurso de mritos ser aqul que ofrezca los
mejores aspectos tcnicos de la oferta, en ningn
caso se incluir el precio como factor de
escogencia. Numeral 4 del artculo 5 de la Ley
1150 de 2013.
Publicacin del informe de evaluacin. Numeral 2 Por un trmino no inferior a tres
del artculo 67 del Decreto 1510 de 2013: El cual (3) das hbiles para que los
debe contener la calificacin tcnica y el orden de proponentes puedan formular
elegibilidad observaciones las cuales debern
ser resueltas dentro del acto de
adjudicacin.
Revisin de la oferta econmica: La entidad debe Una vez concluida la evaluacin Comit evaluador econmico
revisar la oferta econmica ubicado en el primer tcnica y en audiencia pblica
orden de elegibilidad de conformidad con lo
sealado en el numeral 3 y 4 del artculo 67 del
Comit de Adquisiciones: Con anterioridad al acto de Gerente de Proyecto
En sesin del comit de adquisiciones y previo a adjudicacin.
la audiencia de adjudicacin se presentar el Comits Evaluadores
informe de verificacin y evaluacin de las
ofertas, as como la recomendacin de Miembros del Comit de
adjudicacin y/o declaratoria desierta realizada Adquisiciones
por los comits respectivos. Esta ser avalada por
el comit de adquisiciones. A la sesin asistir el Ordenador del Gasto
Resolucin de adjudicacin: La adjudicacin se Segn la fecha sealada en el Gerente de Proyecto

efecta mediante resolucin motivada, la cual pliego de condiciones.
deber ser notificada personalmente al Comits Evaluadores
adjudicatario y comunicada a los dems
proponentes. Ordenador del Gasto
La declaratoria de desierta: deber hacerse

mediante acto motivado, contra el cual procede
recurso de reposicin, por motivos o causas que
impidan la seleccin objetiva.

entidad podr dar inicio a un nuevo proceso. De
ser necesario se modificarn los elementos de la
futura contratacin que hayan sido determinantes
en la declaratoria de desierta
expedirse en el trmino quien haga sus veces
Deben efectuarse las apropiaciones establecido en el pliego de
presupuestales pertinentes, a favor del condiciones.
Pgina 86 de 135
Resolucin No.

Fecha
mediante los mdulos del sistema SIIF.
Revisin contrato: Debe elaborarse con base en el Durante el trmino establecido en Comits Evaluadores y
proyecto de minuta anexo al pliego de el pliego de condiciones funcionario jurdico encargado
condiciones. del proceso.
Ordenador del Gasto
Perfeccionamiento, ejecucin y pago. El Durante el trmino establecido en Comits Evaluadores y

perfeccionamiento del contrato ocurre cuando el pliego de condiciones funcionario jurdico encargado

presupuestal, la aprobacin de la garanta nica a
favor de la entidad contratante y la acreditacin Ordenador del Gasto.
por parte del contratista de que se encuentra al
da en el pago de aportes parafiscales relativos al
sistema de Seguridad Social Integral, los propios
al Sena, ICBF, y Cajas de Compensacin Familiar,
segn corresponda a cada modalidad de
contratacin.
Se entiende que se cumplen con los requisitos de

legalizacin por ser aquellos ordenados por ley,
decretos reglamentarios, reglas del manual de
contratacin, por el pliego de condiciones o
solicitud de oferta diferentes a los de
perfeccionamiento y ejecucin, tales como el
pago de impuestos.
mencionados se proceder a pgina del SECOP
publicar el contrato en el SECOP,
de conformidad con el artculo 19
Aprobacin Garanta nica El contratista deber allegar Ordenador del Gasto
mximo dentro de los 5 das Jurdico encargado del proceso
hbiles siguientes a la suscripcin
del contrato y deber ser
aprobada por el Ordenador del
remitirn al supervisor o haga las veces
interventor segn el caso, todos
los antecedentes en copia simple
y el contrato perfeccionado con
sus requisitos de ejecucin para
que asuma el control de su
ejecucin.
caso, se comunicar al contratista haga las veces Supervisor del
la fecha de iniciacin del contrato Contrato
siempre y cuando sta fecha no
est condicionada a la aprobacin
de la garanta, a lo cual ser
necesario esperar la aprobacin
para dar inicio al contrato
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Resolucin No.

Fecha
5.2.3.4. Contratacin Directa
La Ley 1150 de 2007 en su Ttulo I trata sobre la eficiencia y la transparencia en el

proceso de seleccin, y en su artculo 2 cita las modalidades de seleccin, dentro de
las cuales est la contratacin directa.
Son causales de contratacin directa, de acuerdo con el numeral 4 del

Artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 las siguientes:
a) Urgencia manifiesta. (Ley 80 1993, literal f, numeral 2, artculo 24, 41, 42, 43
de la ley 80 de 1993. Corte Constitucional en sentencia No.772 del 10 de
diciembre de 1998. Resolucin de Delegacin Vigente, Decreto 111 de 1996).
b) Contratacin de emprstitos. (Decreto 2681 de 1993, decreto 2283 de 2003,

pargrafo 2 del artculo 41 de la ley 80 de 1993 y Resolucin de Delegacin
Vigente).
c) Contratos interadministrativos. (Ver literal c, numeral 4 del artculo 2 de la ley
1150 de 2007 modificado por los artculos 92 y 95 de la Ley 1474 de 2011 y el
Artculo 76 Decreto 1510 de 2013).
d) La contratacin de bienes y servicios en el sector Defensa y en el

Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su
adquisicin. (Art. 78 Decreto 1510 de 2013). (Ver Directiva Permanente No. 09
de 2014).
La adquisicin de este tipo de bienes, al momento de la expedicin del

presente manual, se encuentra suspendida conforme el Auto de fecha
14 de mayo de 2014 proferida por la Seccin Tercera del Consejo de
Estado.
e) Los contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas. (Art.

79 Decreto 1510 de 2013, Decreto-ley 591 de 1991 y las dems normas que lo
modifiquen, adicionen o deroguen).
f) Los contratos de encargo fiduciario. Los contratos de encargo fiduciario que

celebren las entidades territoriales cuando inician el acuerdo de
reestructuracin de pasivos a que se refieren las leyes 550 de 1999, 617 de
2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los
celebren con entidades financieras del sector pblico. (No aplica a entidades del
sector defensa).
g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. (Art. 80 Decreto 1510

de 2013)
h) Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la

ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas
personas naturales. (Art. 81 Decreto 1510 de 2013).
Pgina 88 de 135
Resolucin No.

Fecha
i) El arrendamiento o adquisicin de inmuebles (Art. 82 y 83 Decreto 1510 de

2013
5.2.3.4.1. Procedimiento Contratacin Directa

Comit estructurador y Evaluador estructuracin del proceso
contractual) Dependencia que requiere la
Estudios y documentos previos: (salvo necesidad.
urgencia manifiesta.
Si se trata de contratos de prestacin de estructuradores.
servicios profesionales y de apoyo a la gestin
se requiere certificado del Director de Personal Oficinas de Contratacin y
o quien haga sus veces y constancia escrita Presupuesto o quien haga sus
sobre la idoneidad o experiencia directamente veces.
relacionada con el rea de que se trate
suscrita por el Ordenador del Gasto.
Verificacin, control, vigilancia y aprobacin. Integrantes de los Comits

Se debe tener en cuenta las fechas segn el caso.
Grupo de Accin para la transparencia para sesionar)
Institucional. (Cuando sea necesario). Gerente de Proyecto
Comit revisin convenios y/o contratos

interadministrativos y contratacin directa Se debe tener en cuenta las fechas
reservada y obra pblica que superen los para sesionar).
8.000 SMLMV, que adelanten las unidades
ejecutoras delegatarias. Respuesta 10 das hbiles contados a
partir del da siguiente de radicado los
Concepto Direccin Contratacin Convenios documentos.
y/o contratos interadministrativos y
contratacin directa reservada y obra pblica
de 0 a 8.000 SMLMV. segn Poltica de la
Directiva 09 de 2014
Nota: La adquisicin de bienes bajo la

causal de contratacin directa
reservada, al momento de la expedicin
del presente manual, se encuentra
suspendida conforme el Auto de fecha
14 de mayo de 2014 proferida por la
Seccin Tercera del Consejo de Estado.
Acto administrativo que justifique la Gerente de Proyecto

contratacin directa de acuerdo con lo Antes de la Suscripcin del contrato.
sealado en el Artculo 73 del Decreto 1510 de Comits estructuradores
2013.
Nota: Debe tenerse en cuenta la

suspensin parcial del artculo 73 por el
Auto de fecha 14 de mayo de 2014
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Resolucin No.

Fecha
proferida por la Seccin Tercera del

Consejo de Estado.
El acto administrativo que declare la urgencia

manifiesta har las veces del acto
administrativo de justificacin.
Etapa de Pre negociacin: Se podrn celebrar Discrecional (de acuerdo con lo Gerente de Proyecto
reuniones entre el Ministerio de Defensa establecido en el cronograma del
Nacional - Unidad Ejecutora, a travs de la proceso) Comits estructuradores
oficina delegada para ellos y el proveedor para
concertar las condiciones tcnicas, econmicas Oficina de Contratacin o quien
y jurdicas del proceso de contratacin. En haga sus veces
estas reuniones la entidad y el proveedor,
podrn contar con las asesoras tcnicas,
econmicas y jurdicas necesarias para la
toma de decisiones, de lo cual se dejar
constancia mediante acta firmada por todos
los intervinientes.
Solicitud de oferta Segn cronograma del proceso de Gerente de Proyecto

contratacin
Se considera la solicitud de oferta como el Comits estructuradores
documento firmado por el competente
contractual y remitido al proveedor,
solicitndole presentar oferta en los trminos
y dentro del plazo sealado en el mismo.
Anexos de la Solicitud de oferta:
a. Anexo 1 Datos Del Proceso: se incluyen

las etapas de la contratacin directa, fecha de
presentacin de la propuesta, verificacin de
documentos jurdicos, tcnicos y econmicos,
adjudicacin y/o declaratoria de desierta,
firma del contrato, entre otros.
b. Anexo 2 objeto del Contrato o convenio,

cantidades, forma de pago y plazo, lugar de
entrega. (se elabora por el comit econmico
estructurador, en coordinacin con el Comit
Jurdico y Tcnico Estructurador).
c. Anexo 3 Especificaciones Tcnicas (Se

elabora por el Comit Tcnico Estructurador).
d. Anexo 4 Minuta del contrato.
e. Anexo 5 Offset (cuando aplique).
El Ministerio de Defensa Nacional es autoridad

gubernamental en temas de offset y requiere
cooperacin industrial y social de los
proveedores extranjeros de equipos militares,
sistemas de armas y servicios para la Defensa
y Seguridad Nacional; as como los bienes y
servicios del sector defensa que necesiten
reserva para su adquisicin, con monto
superior al milln de dlares (US
$1.000.000,00) o cuando lo considere
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Resolucin No.

Fecha
conveniente. Es potestad del Ministerio de

Defensa Nacional requerir compensacin por
adquisiciones de un valor inferior a un milln
de dlares (US $1.000.000,00), o no solicitar
en algunas compras que superen esta suma.
Como excepcin en los casos de bienes con

carcter militar pero que son perecederos o de
consumo (como el caso de la municin) se
debe requerir compensacin en las compras
que superen la suma de cinco millones de
dlares (US$ 5.000.000,00) o cuando el
Ministerio lo considere conveniente, con
fundamento en la naturaleza de dichos bienes
y en las grandes cantidades a adquirir para
considerarse una compra significativa. De
acuerdo con la prctica internacional, no se
requerir offset por las compras hechas en el
sector defensa de bienes y servicios que
tengan carcter civil. En este punto se recalca
que lo que define la aplicacin de la poltica de
cooperacin industrial y social es la naturaleza
del bien o servicio y no en cabeza de quin se
hace la adquisicin.
El nico competente para suscribir acuerdos

offset es el Ministro de Defensa Nacional
(Documento CONPES 3522: Lineamientos
generales para la implementacin de acuerdos
de Cooperacin Industrial y Social -offset-
relacionados con adquisiciones en materia de
defensa en Colombia).
Adicionalmente la intencin de celebrar estos

acuerdos y negociarlos se canaliza a travs del
Grupo de Cooperacin Industrial y Social
(OFFSET) del Ministerio, tendiendo presente
las polticas impartidas en las Directivas
Permanentes No.14 de 2007, No. 6 y 29 del
2009 y Circulares No. 265 y 300 del 28 de
agosto y 1 de octubre de 2007,
respectivamente, Circular 41 del 18 de febrero
de 2008.
Presentacin de Oferta: Es la respuesta del Segn el cronograma de la Solicitud Comit de Cierre
proveedor a la solicitud de oferta del de Oferta
Ministerio de Defensa Unidad Ejecutora por Gerente del Proyecto
medio de la cual presenta su propuesta
Abogado encargado del proceso
Evaluacin de la Oferta. De acuerdo con los El plazo para la evaluacin ser Comits Evaluadores
requisitos y criterios sealados en la solicitud estipulado por la dependencia
de oferta y con las reglas de subsanabilidad encargada del proceso, de acuerdo
sealadas en el Artculo 5 Ley 1150 de 2007. con la naturaleza, objeto y cuanta de
la misma
se determinar de acuerdo con lo sealado en
la solicitud de oferta.
El Comit Econmico Evaluador verificar si el
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Resolucin No.

Fecha
menor precio ofertado es o no artificialmente

bajo; en caso de ser procedente, el Comit
proceso.
Negociacin del Contrato. Se celebrarn las Segn lo indicado en la invitacin. Gerente de Proyecto.
reuniones necesarias entre el Ministerio de
Defensa Nacional - Unidad Ejecutora, a travs Comits Evaluadores.
de la oficina delegada para ellos y el
proveedor para concertar el contenido final de Oficina de contratacin o quien
la minuta del contrato a celebrarse. En estas haga sus veces.
reuniones la entidad y el proveedor, podrn
contar con las asesoras tcnicas econmicas y
jurdicas necesarias para la toma de
decisiones.
FIRMA DEL CONTRATO. Segn cronograma Solicitud de Direccin de Finanzas del MDN
Invitacin (cuando aplique).
Se contar con el concepto previo de la
Direccin de Finanzas del Ministerio o de la Comit jurdico segn funciones
Unidad Ejecutora, para concepto presupuestal asignadas.
y de comercio exterior (cuando aplique ste)
anexando copia del formulario de beneficiario Oficina de contratacin o quien
de la cuenta SIIF y de la certificacin haga sus veces.
bancaria. (Este trmite debe darse por lo
menos con 5 das hbiles de antelacin a la Ordenador del Gasto.
firma del competente contractual).
Registro Presupuestal. Se expide por la Fuerza Segn cronograma de la invitacin a Oficina de Presupuesto o quien
respectiva previa entrega de la copia del ofertar haga las veces.
contrato suscrito por las partes y el supervisor
del contrato. La copia del contrato se remitir
al Gerente de Proyecto para el cumplimiento
requisito.
Deben efectuarse las apropiaciones

mediante los mdulos del sistema SIIF.
Aprobacin de la Garanta. (Cuando aplique) Para su cumplimiento el Ministerio Ordenador del Gasto
entregar al proveedor copia del Jurdico encargado del proceso
contrato suscrito y este dentro de los
tres (3) das hbiles siguientes,
constituir una garanta a favor del
Ministerio de Defensa Nacional
Unidad Ejecutora. El Ministerio
aprobar la garanta expidiendo el
volante respectivo.
Remisin documentacin al supervisor Cumplidos los requisitos de Funcionario designado en la
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Resolucin No.

Fecha
de su ejecucin.

al contrato
Nota:
- No publicidad: Art. 75 Decreto 1510 de 2013.

- No obligatoriedad de garantas. Art. 77 Decreto 1510 de 2013
- Excepcin del RUP: Artculo 6 de la ley 1150 de 2007, modificado por el
artculo 221 del Decreto Ley 019 de 2012.
5.2.3.4.2. Contratacin de Bienes y Servicios en el Sector Defensa, la

Direccin Nacional de Inteligencia y la Unidad Nacional de Proteccin que
necesiten reserva para su adquisicin
En relacin con la adquisicin de este tipo de bienes y servicios, se reitera que a la

fecha de expedicin del presente manual, el artculo 78 del Decreto 1510 de 2013, se
encuentra suspendido por el Auto de fecha 14 de Mayo de 2014, expedido por el
Consejo de Estado.
Una vez se defina el uso de la modalidad de Contratacin Directa para bienes, obras y
servicios para la seguridad y Defensa Nacional, la Direccin de Contratacin del
Ministerio de Defensa, expedir el correspondiente documento para la reglamentacin
de la misma.
5.2.3.4.3. Adquisicin de Bienes y Servicios con cargo a Gastos Reservados
Para gastos reservados, se expidi la Ley 1219 del 16 de julio de 2008, por medio de la
cual se establece el rgimen de contratacin con cargo a gastos reservados. Esa
disposicin tiene carcter especial y predomina normativamente sobre el decreto 1510
de 2013, de all que su aplicacin es preferente frente a las regulaciones ordinarias de
los procesos de seleccin. As lo considera el pargrafo del artculo 6 del Ttulo VI de
la resolucin de delegacin No. 2440 del 19 de Marzo de 2014: PARAGRAFO: Para
adelantar las contratacin con cargo a Gastos Reservados, el funcionario competente,
deber tener en cuenta lo previsto en la ley 1219 de 2008 por la cual se establece el
Rgimen de Contratacin con cargo a gastos reservados.
La ley 1219 de 2008 establece:
Se entiende que las contrataciones de bienes y servicios que hagan las

entidades y organismos de la comunidad de inteligencia, relacionadas
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Resolucin No.

Fecha
directamente con el cumplimiento de la funcin de inteligencia, constituyen

adquisiciones relacionadas con la defensa y seguridad nacional por lo que estn
cobijadas por el literal d) del numeral 4 del artculo 2 de la ley 1150 de 2007,
siempre y cuando no se hagan con cargo al presupuesto de gastos reservados,
caso en el cual se aplicar lo dispuesto en la Ley 1097 de 2006, por la cual se
regulan los gastos reservados, o las normas que la modifiquen o complementen.
Segn fue establecido en la Ley 1097 de 2006, las erogaciones que se ejecuten con
cargo a gastos reservados que de conformidad con el concepto del ordenador del
gasto no puedan ser ejecutadas por los canales ordinarios, no se sujetarn a las
normas y procedimientos previstos en el Estatuto de Contratacin Estatal. Dichas
erogaciones se sometern al procedimiento especial creado a travs de esta ley.
Lo anterior no impide que el ordenador del gasto acuda a los procedimientos ordinarios
del Estatuto de Contratacin Estatal (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2008, Decretos
reglamentarios), como norma general siempre y cuando el bien est dentro de cada
una de las causales taxativamente sealadas en la ley para aplicar una modalidad de
seleccin. Cuando se dan los supuestos de la norma para acudir a la contratacin
directa, no depender del criterio subjetivo del ordenador del gasto el invitar a uno o a
varios, sino en primer lugar de la naturaleza del bien o servicio a adquirir y de las
justificaciones tcnico-econmicas del mercado para contratar con uno slo.
Esto no quiere decir que previo al proceso y para efectos de decidir con quin se
contrata, la entidad no haya hecho un anlisis del mercado con obtencin de varias
ofertas (de ser posible), puesto que dicho estudio, es el que servir de soporte y
justificacin para la contratacin con la empresa seleccionada.
El estudio previo es vital para no caer en una seleccin direccionada o dirigida, de all
que cuando el anlisis del mercado es claro y determina que hay una oferta ms
favorable a la entidad entre todas las recibidas previamente, el ordenador del gasto
aplicar la contratacin directa con los supuestos de la norma. No obstante lo anterior,
cuando no hay claridad en el estudio previo y hay dudas en el anlisis del
mercado, as el supuesto de la norma se d, puede el competente contractual
acudir a la contratacin directa con pluralidad de ofertas para garantizar el principio
de transparencia, puesto que en caso contrario se podra estar violando el principio de
economa.
El procedimiento especial para gastos reservados es el siguiente:
1. Elaborar un estudio sucinto que determine la necesidad y la condicin tcnica.

2. La entidad tendr en cuenta los precios y las condiciones del mercado cuando
ello aplique.
3. El ordenador del gasto emitir en forma escrita la autorizacin para adelantar
el procedimiento especial. En esta autorizacin, que se entender prestada bajo
la gravedad del juramento, constarn las circunstancias a que se refiere este
numeral, conforme a lo dispuesto en el artculo 8 de la ley 890 de 2004.
4. Los contratos de adquisicin de bienes o servicios para la ejecucin de
actividades de inteligencia, contrainteligencia o investigacin criminal podrn
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Resolucin No.

Fecha
celebrarse sin que requiera obtenerse previamente cotizaciones de ninguna

clase, cuando se trate de operaciones en cubierto que pongan en peligro la
seguridad de las personas que intervienen en las mismas o de la informacin.
5. La escogencia del bien o servicio a contratar se har de acuerdo con la
conveniencia institucional y buscando satisfacer la necesidad planteada para
favorecer el cumplimiento de la misin.
6. El contrato originado en procedimientos especiales deber constar siempre por
escrito.
7. Cuando el contrato establecido en el numeral anterior, sea de adquisicin de
bienes devolutivos, al cabo del cumplimiento de la misin, la entidad adquiriente
deber incorporarlos a sus inventarios, siempre y cuando sean recuperables.
8. En los contratos de prestacin de servicio originado en el procedimiento
especial mediar certificacin de quien recibi el servicio a satisfaccin.
5.2.3.4.4. MATRIZ ACUERDOS O CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES

ENTRE GOBIERNOS. (Competencia exclusiva del Ministro de Defensa Nacional)
El fundamento legal de los acuerdos o convenios interinstitucionales entre gobiernos se

encuentra estipulado en el artculo 157 del decreto 1510 de 2013.
En cuanto a las exigencias y estipulaciones que contendrn los acuerdos celebrados

bajo el esquema de acuerdo o convenio interinstitucional entre Gobiernos se regula por
las convenciones mutuamente convenidas entre las partes, cumpliendo la Ley 80 de
1993 en el procedimiento para adelantar la etapa previa de las contrataciones pblicas,
con un estudio previo y una disponibilidad presupuestal.
5.2.3.4.4.1. REQUISITOS PREVIOS A LOS ACUERDOS O CONVENIOS DE

VENTAS INTERINSTITUCIONALES ENTRE GOBIERNOS.
Para contratar bajo el esquema de acuerdo o convenio interinstitucional entre

Gobiernos el pas extranjero interesado en que su industria genere negocios en
Colombia, debe tener relaciones comerciales con nuestro pas bien a travs de un
Tratado Internacional, Memorando de Entendimiento o Convenio de Cooperacin
Industrial o Comercial, en los cuales se refleja la intencin de los dos pases de realizar
intercambios comerciales.
Conforme concepto de la Oficina Jurdica del Ministerio de Relaciones Exteriores de 24

de enero de 2006, ...las instituciones gubernamentales colombianas pueden suscribir
instrumentos con sus homlogos de otros Estados sobre asuntos de su competencia y
de conformidad con las disposiciones legales que rigen a la entidad, siendo ellas las
comprometidas, ms no el Gobierno Nacional o el Estado Colombiano como sujeto de
derecho internacional. As, en consideracin a no existir acuerdo intergubernamental
alguno del cual se pueda derivar el pretendido Acuerdo Interinstitucional o el
Memorando de Entendimiento, creemos que la adquisicin de los bienes, servicio y
equipo militar deber hacerse de conformidad con las normas sobre contratacin
pblica, a menos que el Ministerio de Defensa Nacional cuente con otros mecanismos
jurdicos para el efecto. En este sentido el Memorando de Entendimiento no niega la
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Resolucin No.

Fecha
legislacin colombiana, posicin corroborada por la Oficina de Asuntos Internacionales

del Ministerio en concepto OFI07-51661 MDNAI de 13 de agosto de 2007.
El Memorando de Entendimiento tiene por objeto promover la cooperacin entre las

partes en el campo de industria de defensa y cooperacin logstica basado en los
principios de reciprocidad y beneficio mutuo. Representa la totalidad del entendimiento
entre las partes relacionado a la cooperacin para el intercambio de informacin y
materiales, con la consecucin, produccin, mantenimiento y prueba de artculos de
defensa, investigacin conjunta de artculos de defensa, produccin y mantenimiento,
entrenamiento tcnico conjunto de personal en la operacin y administracin de
artculos de defensa, estmulo a la cooperacin entre las industrias de defensa de los
dos pases, consecucin conjunta o reciproca de artculos de defensa, adquisicin de
materiales y equipos de industria de defensa y cualquier otra rea de cooperacin que
conjuntamente sea decidida entre las partes, del cual origina la suscripcin de
acuerdos especficos, previa solicitud de oferta por el Ministerio.
5.2.3.4.5. APLICACIN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN DIRECTA.
Para la contratacin bajo el esquema de acuerdo o convenio interinstitucional entre

Gobiernos, se aplica el mismo procedimiento antes enunciado pero con la siguiente
matriz.
La solicitud de oferta se enva al Gobierno respectivo a travs de la Embajada, con un

Anexo 1 que incluye el objeto del convenio, cantidades, forma de pago y plazo, lugar
de entrega y especificaciones tcnicas. A travs de la Embajada de cada pas se
presenta la oferta, que se evala y se acepta, con el fin de proceder a hacer las
reuniones de negociacin de la minuta. No se anexa minuta del contrato por cuanto
esta ser la acordada entre las partes.
5.2.3.4.6. PROCEDIMIENTOS COMUNES A LA CONTRATACIN DIRECTA.
El procedimiento de contratacin directa ser el que tenga como fundamento el

Ministerio de Defensa Nacional y las Unidades Ejecutoras. No obstante lo anterior el
competente contractual podr establecer mayor nmero de actividades de las
anteriormente previstas cuando a su juicio, stas garanticen los principios que rigen la
contratacin pblica.
5.2.3.4.7. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN TCNICA DE

PROYECTOS.
Por la naturaleza de algunos bienes y servicios que el Ministerio de Defensa Nacional

adquiere y su carcter de reservados para la Defensa y la Seguridad Nacional, el
Ministerio se reserva la facultad de divulgar la informacin tcnica de los proyectos.
Esta informacin ser comunicada a los interesados en presentar oferta, previa
suscripcin de un compromiso de confidencialidad.
Los Gerentes de Proyecto, como los miembros de los comits de un proceso que por
su naturaleza sea clasificado como reservado o confidencial, debern suscribir un
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Resolucin No.

Fecha
compromiso de confidencialidad, en el que se estipule que no podrn divulgar

informacin del mismo, por tratarse de informacin de seguridad y defensa nacional.
5.2.3.5. MNIMA CUANTA
La modalidad de seleccin de Mnima Cuanta es aquella que no excede el 10% de la

menor cuanta de la entidad, los procedimientos establecidos para la misma sern
aplicables independientemente del objeto. Las reglas de contratacin de esta
modalidad estn contenidas en el artculo 94 de la Ley 1474 de 2011, el cual adiciona
otro numeral al artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el Captulo V
del Ttulo I del Decreto 1510 de 2013, por lo anterior no se podr aplicar
procedimientos distintos a los aqu contemplados; as mismo debern tenerse en
cuenta las disposiciones establecidas en el Manual de Mnima Cuanta expedido por
Colombia Compra Eficiente.
5.2.3.5.1. Procedimiento Mnima Cuanta

Comit estructurador y Evaluador estructuracin del proceso
contractual) Dependencia que requiere la
Estudios y documentos previos: (salvo necesidad.
urgencia manifiesta.
Certificado de disponibilidad presupuestal. estructuradores.
Presupuesto o quien haga sus
veces.
Comit adquisiciones (Opcional Ordenador Discrecional Gerente de Proyecto
del Gasto Resolucin de delegacin
vigente) Comits estructuradores
Funcionarios que hacen parte
del Comit de Adquisiciones
Invitacin pblica: Gerente de Proyecto
La invitacin se publicar por un
Con la firma de la invitacin por parte del trmino no inferior a un (1) da hbil Comits estructuradores
funcionario competente, se entiende aprobada (artculo 94 de la Ley 1474 de 2011,
la apertura del proceso contractual por lo que artculo 85 del decreto 1510 de Funcionario encargado del
no se requerir de acto adicional alguno. 2013). manejo de la pgina del SECOP
La invitacin deber contener como mnimo la

informacin contenida en el artculo 85 del
Presentacin de Observaciones. Numeral 3 Las observaciones se contestarn Gerente de Proyecto

artculo 85 del Decreto 1510 de 2013 antes del vencimiento del plazo para
presentar ofertas de acuerdo con el Comits estructuradores
trmino fijado en el cronograma.
Cierre del Proceso de Contratacin y Apertura De acuerdo con el cronograma Gerente de Proyecto
de propuestas: En la fecha sealada en la establecido en la invitacin.
invitacin, de lo cual se dejar constancia en El trmino para presentar la oferta no Comits estructuradores
el acta. podr ser inferior a un (1) da hbil.
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Resolucin No.

Fecha
Comit de Cierre o funcionarios

que interviene en el mismo.
Verificacin requisitos habilitantes y De acuerdo con el cronograma Gerente de Proyecto
evaluacin de la oferta con el menor precio: establecido en la invitacin.
Segn los requisitos sealados en la Comits evaluadores
invitacin, teniendo en cuenta que el nico
factor de evaluacin es el precio, de
conformidad con lo sealado en los numerales
1, 2 y 6 del artculo 85 del Decreto 1510 de
2013.
La Entidad Estatal dentro del trmino fijado en

la invitacin pblica, puede solicitar a los
proponentes subsanar inconsistencias o
errores, siempre y cuando la correccin de las
inconsistencias o de los errores no represente
una reformulacin de la oferta.
Publicacin del informe de evaluacin. Por lo menos un (1) da hbil Gerente de Proyecto
Durante dicho trmino los proponentes podrn
formular observaciones (Numeral 5 del Jurdico encargado del proceso.
artculo 85 del Decreto 1510 de 2013).
Comunicacin de la aceptacin de la oferta y De acuerdo a lo establecido en la Gerente de Proyecto
respuesta a observaciones de la verificacin invitacin.
de requisitos habilitantes. Jurdico encargado del proceso.
La respuesta a las observaciones se publicar Funcionario encargado del

en el SECOP, simultneamente con la manejo de la pgina del SECOP
comunicacin de aceptacin de la oferta.
La comunicacin de aceptacin junto con la

oferta constituyen para todos los efectos el
contrato celebrado, con base en el cual se
efectuar el respectivo registro presupuestal.
Si hay empate, la Entidad debe aceptar la

oferta presentada primero en el tiempo.
Remisin de documentos al Supervisor. Segn cronograma del proceso. Oficina de contratacin o quien
Cumplidos los anteriores requisitos se haga sus veces.
remitirn los antecedentes y el contrato
perfeccionado con sus requisitos de ejecucin
al supervisor o interventor segn el caso,
quien asumir el control de la ejecucin.
Comunicacin al contratista sobre fecha de Segn cronograma del proceso Oficina de contratacin o quien
iniciacin. Remitidos los documentos al haga sus veces.
supervisor o interventor segn el caso, se
comunicar al contratista la fecha de iniciacin Supervisor.
del contrato siempre y cuando sta fecha est
condicionada a la aprobacin de la garanta,
cuando esta ltima se exija (artculo 87
Decreto 1510 de 2013).
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Resolucin No.

Fecha
Se requerir de experiencia mnima de contratacin en cualquier tipo de bien, obra o

servicio, de acuerdo con el anlisis que realice el Comit Estructurador Tcnico a la luz
de los principios de razonabilidad y proporcionalidad.
5.2.3.5.2. Adquisicin en Grandes Superficies
El Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras podrn realizar adquisiciones hasta

por el monto de la mnima cuanta en Grandes Superficies sealada por la
Superintendencia de Industria y Comercio, en la actualidad la define la Circular nica
de dicha entidad, en el numeral 2.11 del ttulo II, como: Todo establecimiento de
comercio que venda bienes de consumo masivo al detal y cuyos ingresos brutos
bimestrales sean iguales o mayores a tres mil (3.000) salarios mnimos legales
vigentes, tales como almacn de cadena, almacn por departamentos, supermercados
e hipermercados.
De otra parte, se debe entender que los bienes de consumo masivo sern aquellos que
se ofrecen de manera continua y cuantiosa a la poblacin, que es lo que ocurre en los
grandes almacenes.
Las reglas a aplicarse en este tipo de adquisiciones son las establecidas en el artculo
86 del Decreto 1510 de 2013.
TRAMITE TERMINO RESPONSIBLE

Acto administrativo de Discrecional (previo a la iniciacin Ordenador del Gasto.
conformacin del Comit del proceso)
estructurador y Evaluador Dependencia que requiere la
necesidad.
Certificado de disponibilidad estructuradores.
presupuestal.
veces.
Invitacin pblica: Discrecional Gerente de Proyecto
Con la firma de la invitacin por Comits estructuradores

parte del funcionario competente,
se entiende aprobada la apertura Funcionario encargado del manejo
del proceso contractual por lo que de la pgina del SECOP
no se requerir de acto adicional
alguno.
La invitacin deber contener

como mnimo la informacin
contenida en el artculo 86 del
Cierre del Proceso de Contratacin De acuerdo con el cronograma Gerente de Proyecto

y entrega de la cotizacin: En la establecido en la invitacin.
fecha sealada en la invitacin, de Comits estructuradores
lo cual se dejar constancia en el El trmino para presentar la oferta
acta. no podr ser inferior a un (1) da Comit de Cierre o funcionarios
Pgina 99 de 135
Resolucin No.

Fecha
hbil. que interviene en el mismo

Evaluacin de la cotizacin : Segn cronograma del proceso. Gerente de Proyecto
Se evalan las cotizaciones
presentadas y se selecciona a Comit evaluadores
quien con las condiciones
requeridas ofrezca el menor precio
del mercado.
En caso de empate se acepta la

cotizacin que haya sido
presentada primero.
La oferta y aceptacin constituyen Segn cronograma del proceso Ordenador del Gasto
el contrato
veces.
Abogado encargado del proceso
5.3. ETAPA CONTRACTUAL
5.3.1. EL CONTRATO
Las estipulaciones de los contratos que celebre el Ministerio de Defensa Nacional -

Unidad Ejecutora, sern las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las
previstas en el estatuto contractual, correspondan a su esencia y naturaleza. En los
contratos podrn incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las clusulas o
estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no
sean contrarias a la Constitucin, la Ley, el orden pblico y a los principios y finalidades
de las leyes vigentes aplicables y a los de la buena administracin.
Para suscribir y ejecutar el contrato deben agotarse los requisitos de suscripcin, de

perfeccionamiento, de legalizacin y de ejecucin, a saber:
5.3.1.1. Requisitos de suscripcin
Son aquellos requisitos y documentos de orden legal y aquellos indispensables para

elaborar la minuta y suscribir el contrato, los cuales deben ser aportados, revisados y
corroborados por el Comit Evaluador correspondiente, indispensables para suscribir el
contrato. Ejemplos: Certificado de existencia y representacin legal, registro mercantil,
fotocopia de la cdula del representante legal, documentos que permitan verificar la
inexistencia de inhabilidades o incompatibilidades del contratista para contratar con el
Estado, entre otros.
Las personas responsables de que se aporten todos estos documentos y se cumplan

los requisitos previa suscripcin del contrato son quienes tienen los roles jurdico,
tcnico y logstico en cada una de las dependencias del Ministerio de Defensa Unidad
Ejecutoras.
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Resolucin No.

Fecha
5.3.1.2. Requisitos de perfeccionamiento
Los contratos que suscribe el Ministerio de Defensa - Unidad Ejecutora se perfeccionan

cuando se cumplan con todas las previsiones establecidas en el pliego de condiciones y
la respectiva oferta.
La minuta o documento del contrato debe contener por lo menos lo siguiente

elementos:
a. Tipo de contrato: Suministro, prestacin de servicios, mandato, obra pblica, entre
otros.
b. Identificacin completa de las partes del contrato.
c. Objeto: el bien, obra o servicio a contratar.
d. Los elementos esenciales del contrato: Valor, plazo de ejecucin, forma de pago
(apropiaciones presupuestales.
e. El sitio de entrega de los bienes, de la prestacin de los servicios o ejecucin de la
obra.
f. Las obligaciones de las partes
g. Las especificaciones tcnicas del bien, servicio u obra contratada.
h. Indicacin de la existencia de una supervisin y/o interventora del contrato
i. Indicacin de las multas aplicables conforme las normas y procedimientos vigentes
j. Clusula de indemnidad
k. Clusula penal pecuniaria (Cuando aplique)
l. Garantas (Cuando aplique)
m. Clusula de restablecimiento o ampliacin de la garanta (Ver artculo 127 del
Decreto 1510 de 2013)
n. Pacto de las clausulas excepcionales al derecho comn (Ver artculo 14 de la ley 80
de 1993) cuando estas apliquen.
o. Indicacin expresa de la no existencia de relacin laboral con el contratista o el
personal del que ste disponga.
En tratndose de contratacin de mnima cuanta, la comunicacin de aceptacin de la

oferta por parte del Ministerio de Defensa - Unidad Ejecutora, junto con la oferta
presentada por el contratista seleccionado constituyen para todos los efectos el
contrato celebrado por las partes, en los trminos previstos en el artculo 94 de la Ley
1474 de 2011 y reglamentada en lo pertinente, por el numeral 4 del artculo 85 y
numeral 4 del artculo 86 del Decreto 1510 de 2013.
La persona competente en el Ministerio de Defensa Unidad Ejecutoras para elaborar

y/o revisar la minuta del contrato ser el profesional que asume el rol jurdico dentro
del proceso segn las funciones designadas como comit. Para la elaboracin del
contrato deber tener en cuenta lo manifestado en el estudio previo, pliego de
condiciones, adendas, propuesta del contratista. As mismo el rol jurdico deber
apoyarse de quienes asumen el rol econmico, tcnico y logstico en lo que compete a
cada uno de ellos dentro del proceso contractual.
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Resolucin No.

Fecha
5.3.1.3. Requisitos de Ejecucin
Para la ejecucin de los contratos se requiere de la aprobacin de la(s) garanta(s)

requerida(s) en el contrato conforme al anlisis de riesgos hecho (desde el estudio
previo), la existencia de la disponibilidad presupuestal, entendindose sta ltima
como registro presupuestal de compromiso (RPC) y la constancia de afiliacin a la
seguridad social y a Riesgos Profesionales del personal que se destinar a la ejecucin
del contrato.
En cuanto a la aprobacin de las garantas, quien asume el rol jurdico es el

responsable. En ese orden de ideas, es importante conocer lo pertinente a las
garantas as:
Garantas en los Contratos:
Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor del

Ministerio de Defensa Unidad Ejecutoras con ocasin de: a) La presentacin de las
ofertas. b) Los contratos y de su liquidacin c) Los riesgos a los que se encuentra
expuesta la entidad derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda
sobrevenir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y
subcontratistas (Ver artculos 110 y siguientes del Decreto 1510 de 2013).
Clases de garantas:
En los procesos de contratacin los oferentes o contratistas podrn otorgar

nicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes
garantas:
a. Contrato de seguro contenido en una pliza

b. Patrimonio autnomo
c. Garanta Bancaria
Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la

administracin derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o
subcontratistas slo puede ser amparada con un contrato de seguro.
Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantas:
Se determinarn teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las caractersticas de

cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y teniendo en cuenta las reglas
establecidas en las normas vigentes aplicables. (Ver Artculos 112 al 126 del Decreto
1510 de 2013).
Las particularidades de cada garanta y las disposiciones especiales o excepcionales

debern ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboracin del estudio
previo de la respectiva contratacin y su cumplimiento deber ser verificado el
funcionario con rol jurdico dentro del comit asesor segn las funciones asignadas en
la resolucin de nombramiento.
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Resolucin No.

Fecha
No obligatoriedad de garantas: No sern obligatorias en:
a. Los contratos de emprstito

b. Los contratos interadministrativos
c. Los contratos de seguro
d. Los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta
prevista para cada entidad, caso en el cual se aplicarn las reglas previstas para la
mnima cuanta.
e. Los contratos que se celebren con grandes superficies.
f. Los contratos celebrados por contratacin directa.
La entidad estatal podr abstenerse de exigir garanta de cumplimiento para los

contratos anteriores salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la
conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuanta del contrato respectivo.
Preservacin de las garantas:
Para preservar la vigencia de las garantas, en ejercicio de su labor el supervisor y/o

interventor deber advertir inmediatamente al ordenador del gasto delegado para la
respectiva contratacin de todas aquellas situaciones que puedan afectar la(s)
garantas). El Supervisor informar al garante de aquellas circunstancias que alteren el
estado del riesgo, as por ejemplo remitir, entre otros: La copia de la aprobacin de la
garanta y sus anexos, de las modificaciones u otros del contrato, las actas de
suspensin y de reanudacin, y de las diversas actuaciones que se adelanten con miras
a la imposicin de multas, clusula penal pecuniaria y declaratoria de caducidad.
En los pliegos de condiciones se debe prever el mecanismo que proceda para

restablecer la garanta, cuando el contratista incumpla su obligacin de obtenerla,
ampliarla o adicionarla.
Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalizacin y ejecucin del

contrato, el supervisor y/o interventor deber INICIAR SU LABOR DE SEGUIMIENTO.
5.3.1.4. Publicacin del Contrato
Los contratos suscritos por el Ministerio de Defensa - Unidades Ejecutoras se

publicarn en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP- conforme lo
dispuesto en las normas vigentes aplicables. (Ver artculo 223 del Decreto Ley 0019 de
2012 y artculo 19 del Decreto 1510 de 2013).
5.3.1.5. Pago de Impuestos
Deber aportarse por parte del contratista el comprobante de pago de los impuestos
en los casos que sea procedente.
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Resolucin No.

Fecha
5.3.1.6. El Pago o Desembolso
Para la realizacin de cada pago, el Ministerio de Defensa - Unidades Ejecutoras

deber verificar la forma de pago planteada en el contrato, la ejecucin del contrato
por parte del contratista, el informe de supervisin en donde se indique el
cumplimiento satisfactorio de dicha ejecucin, y que el contratista se encuentre al da
en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral
(Salud, Pensin y Riesgos Profesionales), as como los propios del SENA, ICBF y Cajas
de Compensacin Familiar, cuando corresponda.
Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalizacin y ejecucin del

contrato, el supervisor y/o interventor deber INICIAR SU LABOR DE SEGUIMIENTO.
5.3.1.7. De la supervisin o interventora de los contratos. Todo contrato

celebrado bajo las disposiciones previstas la ley en el presente manual, contar con un
interventor o supervisor, quien ejercer su funcin bajo la gua de supervisin y/o
interventora contenida en este Manual.
Los supervisores e interventores deben ser designados en el contrato, convenio o

acuerdo, por razn del cargo que se ocupe en ese momento, en caso contrario, su
nombramiento debe realizarse dentro de los (5) das hbiles siguientes a la firma del
respectivo acto.
Se debe tener en cuenta lo dispuesto en el artculo 83 de la Ley 1474 de 2011,

respecto a la supervisin o interventora de los contratos, segn corresponda.
Es importante sealar que la supervisin y la interventora no son concurrentes, y que

la interventora es exclusiva para el seguimiento tcnico que suponga conocimiento
especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensin del mismo lo
justifiquen.
5.3.1.7.1. Del ejercicio de las funciones de supervisin y/o interventora de

los contratos. Comprender entre otras funciones las siguientes:
La revisin de los antecedentes del contrato suscrito, de los derechos y obligaciones de

las partes y de los mecanismos pactados para el reconocimiento de los derechos de
contenido econmico.
a) La intervencin formal en la coordinacin, vigilancia y control de la ejecucin del

objeto contratado, para garantizar que las obligaciones contractuales se han cumplido
y que permita a la entidad tramitar los pagos al contratista.
b) La presentacin mensual de informes sobre la ejecucin del contrato, en especial

el informe anexo al acta de recibo parcial y/o final que sustente el pago de las
obligaciones cumplidas por el contratista.
c) La elaboracin y envi del proyecto de Acta de Liquidacin de los contratos

acompaada de sus documentos soportes, dejando constancia sobre los acuerdos,
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Resolucin No.

Fecha
conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes en caso de divergencias

presentadas.
d) En los contratos en que se realicen mantenimiento, renovaciones y mejoras a los

bienes, se debe determinar por el supervisor si los trabajos realizados al bien generan
un mayor valor del mismo, toda vez que amplen su vida productiva, su utilidad y su
eficiencia operativa. El Supervisor deber en el Acta de Liquidacin expresar
tcnicamente si hubo un aumento del valor del bien, toda vez que ese mayor valor
deber reflejarse por la entidad en su balance contable.
5.3.1.7.2. Del procedimiento para ejercer la funcin de supervisin y/o

seguimiento a la ejecucin de los contratos.
A. Momento y plazo para ejercer la funcin de supervisin y/o

seguimiento:
Los supervisores de los contratos, sern funcionarios designados por el

competente contractual. Inician su actividad cuando el contrato est
perfeccionado, esto es suscrito, registrado el compromiso y legalizado, es decir
aprobadas las garantas.
El Director de Contratacin del Ministerio de Defensa Nacional, le informar al

supervisor mediante un memorando sobre el cumplimiento de los anteriores
requisitos, remitiendo copia de los siguientes documentos:
- Del contrato.
- Copia de la propuesta.
- De las garantas con su correspondiente aprobacin.
Para confrontar informacin podr consultar el expediente original en la

Direccin de Contratacin Estatal o quien haga sus veces.
El supervisor del contrato vigilar su ejecucin y cumplimiento del objeto

durante todo el tiempo que est vigente y su funcin termina cuando se
suscriba el acta de liquidacin.
B. Manifestaciones de inconformidad del supervisor del contrato frente a su

ejecucin.
Cuando el supervisor del contrato manifieste su desacuerdo con la ejecucin de

un contrato, o con la forma de los actos, documentos o circunstancias examinadas,
formular sus reparos por escrito.
Los reparos sern motivados en hechos, circunstancias y normas y abarcarn las

observaciones y objeciones correspondientes.
El supervisor comunicar al competente contractual, a la dependencia interesada

en el contrato y a la Direccin de Contratacin del Ministerio de Defensa Nacional, los
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Resolucin No.

Fecha
resultados ms relevantes de su actuacin y recomendar las actuaciones para su

normal ejecucin.
El supervisor podr solicitar al competente contractual, la revisin de los actos

que considere perjudiciales para los intereses de la Nacin Ministerio de Defensa
Nacional.
Cuando se aprecien graves irregularidades en la ejecucin de un contrato que

amenace su paralizacin, es obligacin del supervisor informar por escrito dentro de
los cinco (5) das hbiles siguientes a la ocurrencia de los hechos al competente
contractual y al Director de la dependencia que ha contratado el bien o servicio, para
que estos inicien las acciones correspondientes.
C. Cumplimiento de rdenes del competente contractual, como

consecuencia de irregularidades o circunstancias que afecten la normal
ejecucin de un contrato.
Los supervisores de los contratos suscritos por Ministerio de Defensa Nacional Unidad
Ejecutora estn obligados a acatar las observaciones y decisiones del competente
contractual, en los eventos de discrepancias en su ejecucin y no estn autorizados a
expedir cumplidos para pagar obligaciones, hasta tanto no se pronuncie
favorablemente el competente contractual.
D. Liquidacin de las obligaciones contradas
Los supervisores de los contratos suscritos por el Ministerio de Defensa Nacional

Unidad Ejecutora estn obligados a entregar debidamente liquidadas todas las cuentas
contractuales con sus respectivos soportes, utilizando el formato implementado por la
Direccin de Contratacin Estatal. En este momento quedar documentalmente
acreditado el cumplimiento de todos los requisitos necesarios para cumplir la obligacin
a cargo del Ministerio y del cumplimiento de las obligaciones del contratista.
El contratista suscribir el acta de liquidacin remitida en un plazo de 15 das hbiles,

posteriores a su recibo. Si al vencimiento de este plazo el contratista no se allanare a
su suscripcin, el Ministerio liquidar unilateralmente el contrato.
E. Funciones generales de los supervisores de contratos.
Este numeral enlista una serie de funciones que competen a nivel general a la funcin
de seguimiento en el aspecto tcnico, administrativo y legal, que describir en forma
general los procesos de esta labor. Para facilitar la comprensin de estas funciones, es
importante tener en cuenta que en el proceso contractual y en la ejecucin de los
contratos, intervienen diferentes funcionarios, dependiendo obviamente del servicio o
bien a contratar y de las necesidades que deba cubrir cada una de las dependencias
del Ministerio. Quien ejerza la supervisin de un contrato en el Ministerio de Defensa
Nacional Unidad Ejecutora, tendr pleno conocimiento del objeto contratado para
constatar su debida ejecucin cumplir las funciones descritas a continuacin:
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Resolucin No.

Fecha
F. En el aspecto Tcnico Administrativo.
Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o

servicios contratados, correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en el
contrato. De presentarse dudas sobre este particular se formularn por escrito
dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su ocurrencia, a la Direccin de
Contratacin Estatal del Ministerio o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora.
La Direccin de Contratacin responder este requerimiento dentro de los tres (3)
das hbiles siguientes a su recibo clarificando la situacin.
En los eventos que as lo determine el contrato, o si la naturaleza del mismo lo

requiere, el supervisor suscribir conjuntamente con el contratista y el
competente contractual, las actas de iniciacin o de recibo de bienes y/o
servicios, dentro del trmino establecido en el contrato. Copia de estas actas se
enviarn dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su firma, a la Direccin
de Contratacin Estatal del Ministerio de Defensa Nacional o quien haga sus
veces en la Unidad Ejecutora para su incorporacin en la carpeta del contrato.
Cuando se requieran cronogramas o programacin de actividades al contratista

para ejecutar el objeto contratado, el supervisor los exigir y recibir para su
revisin y control, dentro de los plazos estipulados en el contrato. Copia de
estos cronogramas se remitirn dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a
su recibo, a la Direccin de Contratacin Estatal o quien haga sus veces en la
Unidad Ejecutora para su archivo en la carpeta del contrato.
Cuando se trate de la supervisin o interventora de contratos de obras, las

personas naturales o jurdicas o los funcionarios designados para este efecto,
abrirn y llevarn conjuntamente con el contratista, o la persona delegada por
ste, una memoria diaria de la obra, en donde constarn las acciones realizadas
diariamente en ella, as como las actas de los comits tcnicos de obra o
administrativos que peridicamente deban realizarse y las observaciones que se
consideren pertinentes. Este documento formar parte integral del contrato y la
copia mensual del documento se remitir al rea de contratos del Ministerio o
quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora para que repose en la carpeta del
contrato.
El supervisor podr citar o convocar a reuniones al contratista, al competente

contractual, a quienes tengan inters directo en la ejecucin del contrato, a
quienes participaron en la elaboracin del pliego y elaboracin de la minuta del
contrato, cuando tenga dudas sobre los trminos del contrato y/o se considere
necesario para su normal ejecucin.
De estas reuniones levantar una ayuda memoria suscrita por los que en ella
intervinieron y la misma contendr como mnimo los asuntos discutidos, las
decisiones, acciones y compromisos a ejecutar. Copia de ella se enviar a la
Direccin de Contratacin Estatal del Ministerio o quien haga sus veces en la
Unidad Ejecutora, dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su suscripcin,
para su correspondiente archivo.
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Resolucin No.

Fecha
Los supervisores de los contratos si la naturaleza del mismo lo requiere y as se

ha estipulado en la minuta del contrato, elaborarn actas de recibo parcial de
bienes o servicios, las cuales suscribir conjuntamente con el contratista. El
valor de los bienes o servicios que por estas actas se recibe no ser inferior al
porcentaje estipulado en el contrato. Copia de estas actas se remitir al rea de
contratos del Ministerio o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora para lo
de su competencia.
El supervisor exigir la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y

servicios contratados y se abstendr de dar el respectivo cumplido si stos no
corresponden a las calidades, cantidades y especificaciones tcnicas exigidas. El
supervisor mantendr el control y coordinacin permanente sobre la ejecucin
del contrato, de tal manera que implemente actividades, tales como, reuniones
con el comit evaluador y contratista, visitas que sean pertinentes a las
empresas y las que se estimen necesarias.
El supervisor verificar que el contratista entregue los bienes y/o servicios que
ofert. En el evento que por concepto tcnico, algunos de los bienes y/o
servicios no sean acordes con el contrato y la oferta, ste exigir al contratista
su modificacin en el menor tiempo posible, o en el indicado en el contrato. En
este evento se proceder as:
Si el bien y/o servicio es entregado por el contratista con algn defecto menor,
el supervisor podr devolverlo para que aquel corrija o subsane los defectos, en
un trmino que el supervisor considere perentorio sin afectar el plan logstico
de la Fuerza.
Si el bien entregado presenta un defecto que no afecte su funcionalidad, o que

disminuya su durabilidad, pero que no sea susceptible de correccin, el
supervisor los recibir y autorizar su distribucin, conservando las muestras
defectuosas del total de muestras evaluadas segn el plan de muestreo previsto
en la norma tcnica o especificacin tcnica o dejando cinco (5) muestras de
los bienes recibidos, recolectadas al azar las cuales sern marcadas y
etiquetadas de manera que se identifiquen suficientemente, para practicar
sobre las mismas las pruebas que el comit tcnico receptor del material
considere procedentes e iniciar las acciones legales a que haya lugar.
Si el bien entregado presenta defectos mayores ser rechazado por el

supervisor, conservando las muestras defectuosas del total de muestras
evaluadas segn el plan de muestreo previsto en la norma tcnica o
especificacin tcnica, dejando cinco (5) muestras de los bienes recibidos,
recolectadas al azar las cuales sern marcadas y etiquetadas de manera que se
identifiquen suficientemente para efectos de practicar sobre las mismas las
pruebas que el comit tcnico receptor del material considere procedentes y
determinar las acciones legales a que haya lugar.
Para todos los eventos el supervisor se apoyar en los conceptos emitidos por
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Resolucin No.

Fecha
los comits receptores del bien, (tcnico) quienes se pronunciarn sobre sus
defectos indicando si son mayores o menores, o si afectan su durabilidad,
funcionalidad, o el aspecto que resulte pertinente.
El supervisor verificar conforme con la naturaleza jurdica y tipo del contrato

suscrito, que el contratista tenga previstos todos los medios y recursos para
mantener la seguridad e integridad de las personas que laboran en el
Ministerio.
El supervisor exigir el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los

contratos y slo podr recomendar su modificacin cuando por razones tcnicas
o dada la naturaleza del contrato, esto se haga necesario. Cualquier
modificacin que afecte el plazo de ejecucin del contrato ser previamente
autorizada por el competente contractual.
El supervisor resolver todas las consultas presentadas por el contratista y

hacer las observaciones que estime conveniente. Si durante la ejecucin del
contrato se presentan dudas o diferencias que no puedan resolverse por el
supervisor, ste las remitir dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su
ocurrencia, al competente contractual para su consulta y decisin.
El supervisor, si es necesario puede solicitar por escrito la suspensin temporal

de la ejecucin de un contrato por circunstancias de fuerza mayor o caso
fortuito, justificando las circunstancias de tiempo, modo y lugar que originan
tales hechos, ante el competente contractual para que ste emita su
autorizacin. Si el competente contractual aprueba y suscribe la suspensin del
contrato, la Direccin de Contratacin Estatal del Ministerio o quien haga sus
veces en la Unidad Ejecutora, elaborar el acta de suspensin, copia de la cual
se remitir supervisor del contrato dentro de los tres (3) das hbiles siguientes
a su legalizacin, para lo de su competencia. El supervisor para todos los
eventos de suspensin de un contrato, al desaparecer los hechos que
originaron su suspensin, solicitar su reiniciacin, dejando constancia del
tiempo total de la suspensin temporal y del vencimiento final del contrato.
El Supervisor constatar a la fecha de vencimiento del contrato su total

cumplimiento. Si llegar a tener dudas sobre la ejecucin del mismo no podr
expedir el acta de recibo final, hasta no clarificar las dudas.
Para que el supervisor expida el acta de recibo final del contrato verificar que
todas las obligaciones estn cumplidas y procede el pago final. Esta acta
contendr como mnimo la descripcin de los bienes y/o servicios recibidos, el
valor final del contrato, incluyendo reajustes si proceden. Copia del acta se
enviar a la Direccin de Contratacin Estatal o quien haga sus veces en la
Unidad Ejecutora para su respectivo archivo.
Los supervisores de los contratos suscritos por el Ministerio de Defensa

Nacional Unidad Ejecutora, al finalizar el contrato y emitir el ltimo cumplido
de recibo a satisfaccin de los bienes y/o servicios contratados, elaborarn
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Resolucin No.

Fecha
dentro del mes siguiente a su terminacin un acta de liquidacin final del

contrato, acompaada de los documento soportes siguiendo el formato
entregado por la Direccin de Contratacin Estatal del Ministerio.
El supervisor elaborara el acta de liquidacin la cual deber comprender la

siguiente informacin: Datos generales sobre el contrato principal, sus
adiciones y modificatorios (si los hay), datos sobre los certificados de
disponibilidad y registro correspondientes al contrato principal, sus adiciones y
modificaciones, se har referencia a la Garanta - incluyendo la extensin de las
mismas si a ello hubiere lugar, Garanta tcnica indicada en el contrato (si
aplica). Las prestaciones y obligaciones cumplidas por el contratista,
relacionando las actas de recibo, nmero de elementos, cantidades recibidas y
entrada al almacn (si aplica), el Cumplimiento de las obligaciones por la
Entidad Estatal, esto es el corte de cuentas sobre el estado econmico del
contrato, adjuntado:
- Para los contratos suscritos en pesos la (s) obligacin (es) y orden (es) de
pagos debidamente suscritos por el ordenador del gasto y dems
documentos que respalden dicho pago.
- Para los contratos suscritos en moneda extranjera la (s) obligacin (es) y
orden (es) de pago debidamente suscritos por el ordenador del gasto (sin
ajuste y con ajuste), el reporte Swift y dems documentos que respalden
los pagos de divisas. Si el contrato proyecta gastos de nacionalizacin
deber anexar copia de las declaraciones de importacin debidamente
canceladas y copia de la (s) obligacin (es) y orden (es) de pago
debidamente suscritos por el ordenador del gasto.
Es pertinente indicar, si el contrato se celebr en moneda extranjera, el balance

del acta de liquidacin ser en pesos colombianos y en la moneda contratada.
Lo anterior de conformidad con lo establecido con el inciso 6 del artculo 25 de
la Ley 80 de 1993, que seala que las entidades estatales ejecutoras de los
presupuestos pblicos solo pueden iniciar procedimientos de seleccin de
contratistas si se cuenta con disponibilidad presupuestal5, las multas debidas o
canceladas (si aplica) y finalmente la verificacin del cumplimiento de las
obligaciones con el sistema de seguridad social integral, as como el pago de las
obligaciones fiscales y parafiscales a cargo del contratista, adjuntando
certificacin emitida por el revisor fiscal del contratista. (si aplica).
El supervisor remitir el acta con el lleno de los requisitos enunciados en el

numeral anterior dentro del plazo estipulado para la liquidacin a la Direccin
de Contratacin Estatal del Ministerio de Defensa Nacional para revisin,
aceptacin y trmite de firmas.
La obligacin atrs establecida slo se entender cumplida por el supervisor

cuando est suscrita el acta de liquidacin por el contratista y el competente
contractual. Si el contratista no acude a suscribirla, la Direccin de Contratacin
5Cfrsobre exigencias presupuestales en la fase precontractual: Juan Carlos Expsito Vlez. La Configuracin del contrato de la administracin pblica en derecho
colombiano y Espaa, Bogota, Universidad Externado de Colombia , 2003, p. 593
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Resolucin No.

Fecha
Estatal del Ministerio de Defensa Nacional o quien haga sus veces en la Unidad
Ejecutora, proceder mediante acto administrativo motivado a liquidar
unilateralmente el contrato.
Si el contratista no est de acuerdo con el contenido del acta de liquidacin, se

le remitir nuevamente al supervisor dentro de los tres (3) das hbiles
siguientes al recibo de las observaciones o reparos del contratista. En este
evento el supervisor no podr tomarse ms de un (1) mes en informar al jefe
del rea de contratos sobre los resultados del nuevo anlisis, para que este
realice los trmites que considere pertinentes.
G. En el aspecto Legal.
Cumplir todas y cada una de las clusulas contractuales.
Solicitar a la dependencia de contratos, si las requiere, copia de las garantas

constituidas por el contratista y de su aprobacin por el Ministerio de Defensa
Nacional o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora y de las modificaciones
exigidas a stas durante la ejecucin del contrato. En cumplimiento de esta
obligacin verificar que las vigencias de las garantas y de sus modificaciones
estn dentro de los trminos del contrato.
Informar por escrito a la dependencia de contratos del Ministerio o quien haga

sus veces en la Unidad Ejecutora si el contratista omite alguna o algunas de sus
obligaciones, para que la dependencia de contratos decida si procede o no
aplicar sanciones y/o declarar la caducidad. La omisin o el retardo injustificado
al deber de informar oportunamente los incumplimientos, acarrear para el
supervisor accin disciplinaria y las dems que para el efecto concurran.
Solicitar al competente contractual, en los eventos contemplados en el contrato

y en la ley, con copia a la Direccin de Contratacin Estatal del Ministerio o
quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora, la aplicacin de los principios de
terminacin, modificacin e interpretacin unilateral, o cuando se pretenda su
terminacin por mutuo acuerdo.
Enviar copia del acta de recibo final y/o parcial a la dependencia de contratos
del Ministerio o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora, cada mes o en el
plazo previsto en el contrato.
El Supervisor tiene la obligacin legal de remitir a la dependencia de contratos

del Ministerio, dentro de los trminos aqu establecidos, copia de todos los
documentos soporte de la supervisin y los conceptos y observaciones de las
modificaciones al mismo, para garantizar que se realicen los trmites a que
haya lugar en el menor tiempo posible.
H. Funciones particulares de los supervisores.
Elaborar y suscribir el acta de iniciacin del contrato cuando sea del caso.
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Resolucin No.

Fecha
Suscribir las actas de recibo parcial y final de los bienes y servicio del contrato.
Rechazar los bienes o servicios que a su criterio no cumplan las normas tcnicas
descritas en el contrato.
Rendir informes peridicos o cuando lo considere necesario, sobre la ejecucin

del contrato.
Verificar la correcta ejecucin del contrato.
Exigir el cumplimiento del contrato.
Atender y resolver en coordinacin con el Ministerio de Defensa Nacional, todas

las consultas sobre omisiones, errores, discrepancias o aclaraciones y complemento en
los aspectos tcnicas, descritos en las normas tcnicas que rigieron el proceso de
contratacin.
Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones parafiscales de

conformidad con el artculo 50 de la ley 789 de 2002, en caso contrario avisar de esta
circunstancia al rea de contratos del Ministerio o quien haga sus veces en la Unidad
Ejecutora.
Para material de Intendencia: verificar y seguir el cumplimiento de las actividades

descritas en el cronograma de entregas, conforme con la reglamentacin expedida por
la Oficina de Investigacin y Normalizacin del Ministerio de Defensa Nacional.
Verificar que las garantas que ampara el cumplimiento del contrato, estn
vigentes e informar en su oportunidad al Ministerio sobre los inconvenientes
presentados.
Todas las dems atribuciones contempladas en el contrato.
I. Funciones Comunes al ejercicio de la funcin de Gerentes de Proyecto,

Supervisores, Asesores, Estructuradores y Evaluadores.
Principios del ejercicio de la funcin de coordinacin, estructuracin y/o

evaluacin y seguimiento o supervisora de contratos.
La funcin de coordinacin, estructuracin y/o evaluacin y seguimiento se

ejercer con plena autonoma respecto del competente contractual y dems
funcionarios que tengan que ver con la ejecucin del contrato, pero siempre acatando
las autorizaciones previas previstas para la toma de decisiones en la celebracin y
ejecucin del contrato.
La funcin de coordinacin, estructuracin y/o evaluacin y seguimiento de los

contratos suscritos por el Ministerio de Defensa Nacional Unidad Ejecutora, tiene
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Resolucin No.

Fecha
carcter interno y pretende garantizar la ejecucin del objeto contratado y el

cumplimiento de las obligaciones pactadas.

ejercer previa designacin del competente contractual, en funcionarios que como
mnimo tengan un perfil profesional que garantice idoneidad en el desarrollo de sus
funciones y el cumplimiento de normas tcnicas, administrativas y/o legales.
ejercer en sus modalidades de intervencin formal y material. La intervencin formal
consistir en verificar el cumplimiento de los requisitos necesarios e indispensables
para ejecutar el objeto contratado. En la intervencin material se comprobar y
certificar la efectiva ejecucin del objeto contratado.
Los conceptos e informes de los Gerentes de Proyecto, Comits Estructuradores,

Comits Evaluadores y Supervisores de Contratos, respecto del cumplimiento de las
tareas desarrolladas siempre constarn por escrito.
5.3.2. Situaciones que pueden presentarse en la ejecucin del contrato
Modificacin al contrato. Conforme el artculo 16 de la Ley 80 de 1993 cuando

sobrevengan circunstancias o eventos de fuerza mayor, caso fortuito, o el hecho de un
tercero, debidamente comprobadas, que afecten la ejecucin del contrato y ameriten
revisar las condiciones pactadas sin alterar las condiciones que originaron la seleccin
de la propuesta, previo pronunciamiento escrito del supervisor, se podr modificar el
contrato garantizando el cumplimiento de su fin.
Documentos necesarios para la Modificacin
1. Manifestacin escrita del contratista en donde solicite la modificacin o la intencin

de hacerla por parte del Ministerio de Defensa. Deben anexarse los documentos que
soporten la prrroga.
2. La manifestacin escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto
sobre la procedencia de la prrroga. En caso de que el contrato cuente tambin con un
interventor, deber adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la
ampliacin del plazo pretendida, avalado por el supervisor.
3. Nuevo cronograma de trabajo que respalda la prrroga.
4. Expediente completo del contrato o convenio.
5. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del
informe del interventor, este y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
6. Historial del contrato en donde se registre la informacin sobre el estado actual del
contrato.
7. Conceptos del comits jurdico, econmico y tcnico correspondiente, en el que se
analice la viabilidad de la prrroga.
En aquellos casos en que por su cuanta o especialidad el contrato se debe llevar a

Comit de Adquisiciones para que la prrroga de dicho contrato sea analizada y
recomendada por dicho Comit.
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Resolucin No.

Fecha
La modificacin deber contar con la aprobacin del ordenador del gasto.
Adicin y prorroga. Previa solicitud justificada del Supervisor, los contratos se

podrn adicionar en valor sin exceder el cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial
expresado en salarios mnimos legales mensuales vigentes y si se dan las condiciones,
se podr prorrogar. Tanto la adicin como la prrroga contarn con la aprobacin del
ordenador del gasto, previo concepto de los comits jurdicos, econmico y tcnico.
Suscrita la prrroga o adicin, corresponde al contratista ampliar las garantas en valor
y/o plazo segn proceda y publicar si a ello hay lugar. El Ministerio y/o las Unidades
Ejecutoras registrarn presupuestalmente la adicin y aprobarn las garantas
presentadas.
Documentos necesarios para la adicin
1. Manifestacin escrita del contratista en donde solicite la adicin o acepte la

intencin de adicin hecha por el Ministerio de Defensa - Unidad Ejecutora, con
indicacin expresa de la propuesta de presupuesto previsto para el efecto, el cual en
todo caso deber basarse en los precios de la propuesta inicial y en la frmula de
reajuste de precios que se haya establecido en el contrato, en el evento de
presentarse.
2. La manifestacin escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto
sobre la procedencia de la adicin. En caso de que el contrato cuente tambin con un
interventor, deber adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la
adicin pretendida, avalado por el supervisor.
3. Presupuesto oficial que soporta la adicin suscrito por el supervisor y/o interventor.
4. Expediente completo del contrato o convenio.
5. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del
informe del interventor, ste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
6. Certificado de Disponibilidad Presupuestal que respalde la adicin en recursos.
7. Historial del contrato en donde se registre la informacin sobre el estado actual del
contrato
8. Cronograma de actividades que soporta la adicin.
9. Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la adicin.
10. Conceptos del comits jurdico, econmico y tcnico correspondiente, en el que se
analice la viabilidad de la prrroga.
En aquellos casos en que por su cuanta o especialidad el contrato se debe llevar a

Comit de Adquisiciones para que la prrroga de dicho contrato sea analizada y
recomendada por dicho Comit.
La modificacin deber contar con la aprobacin del ordenador del gasto.
De los pagos y de la cesin de derechos patrimoniales. Los pagos generados

por la ejecucin de los contratos se sometern a los trmites legales administrativos y
las cuentas contarn con la aprobacin de la supervisin para su legalizacin y
desembolso, previo cumplimiento del procedimiento implementado por la Direccin de
Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, el cual ser aplicado por todas las
Unidades Ejecutoras.
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Resolucin No.

Fecha
El actual estatuto contractual consagra dos (2) causales legales de cesin de los
contratos, relacionadas con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al
contratista (Ver artculo 9 de la Ley 80 de 1993), a las que se suman las dems que
se dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes.
Cuando se celebra esta cesin, se est entregando los derechos y obligaciones objeto
del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato cesionario- queda
con la obligacin de ejecutar el contrato a favor del Ministerio de Defensa Unidad
Ejecutora.
Para el caso de la cesin de mutuo acuerdo, es decir, previa autorizacin del Ministerio
de Defensa Unidad Ejecutora, el procedimiento es el siguiente:
a. El contratista debe solicitar mediante oficio al ordenador del gasto o su delegado
para contratar, la autorizacin para realizar la cesin del contrato, indicando su
justificacin y las causas que le imposibiliten seguir ejecutando el mismo.
b. El Supervisor o interventor presentar el oficio presentado por el contratista junto

con el informe detallado, justificando y presentado las circunstancias que dan lugar a
la cesin del contrato.
c. El ordenador del gasto previa recomendacin del Comit de Adquisiciones,

determinar la conveniencia para la entidad y proceder a autorizar o rechazar la
cesin.
d. Una vez recomendada la cesin, se proceder a suscribir la correspondiente acta de

cesin del contrato (Debe quedar plasmado expresamente el estado en que queda el
contrato), la cual ser proyectada por el servidor pblico que asumi el rol jurdico del
respectivo proceso, respetando los lineamientos y directrices del Ministerio de Defensa.
e. El cesionario del contrato (contratista), deber tramitar la expedicin o modificacin

de la garanta nica que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los
mismos riesgos del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar.
f. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la

cesin, las cuales sern proyectadas por la persona que asumi el rol jurdico del
respectivo proceso.
g. Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes aplicables.
h. Celebrada la cesin del contrato, se proceder a incluir y registrar esta novedad en

el sistema de informacin presupuestal vigente, conforme el procedimiento dispuesto
por la Jefatura o Direccin Financiera de cada Unidad Ejecutora.
Una vez se haya autorizado la cesin del contrato, el supervisor deber entregar a la
oficina de Presupuesto o quien haga sus veces, copia del acta de la respectiva cesin y
las condiciones de la misma. Lo anterior con el fin de modificar la informacin contable
y presupuestal de los contratistas del Ministerio de Defensa Unidad Ejecutora.
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Resolucin No.

Fecha
Cesin de derechos econmicos.
Cuando se celebra esta cesin, se est entregando a un tercero los derechos de pago y
todo lo que de l se derive. (Ver Capitulo 1 Cdigo Civil Colombiano)
El trmite de la cesin del contrato es el dispuesto por la Oficina de Contratacin de

cada Unidad Ejecutora, el cual debe ser apoyado por el supervisor o interventor del
contrato despus de haber recibido la solicitud del contratista dirigido al ordenador del
gasto contratante.
Modificacin cuenta para pago del contrato. Cuando el contratista solicita

modificar la cuenta presentada para el pago de su contrato, el funcionario competente
elaborar el oficio que suscribir el Ministro de Defensa Nacional o su delegado. De
esta situacin se informar al supervisor del contrato.
Resciliacin o terminacin anticipada
Para el particular la resciliacin es una forma de disolucin de los contratos que

consiste en terminar por mutuo consentimiento de todos los que intervinieron en su
celebracin un contrato o convenio. El fenmeno de la resciliacin opera solamente
para los contratos vlidamente perfeccionados y que an estn vigentes sin haberse
extinguido sus efectos jurdicos, y no para actos unilaterales.
Para resciliar un contrato celebrado por el Ministerio de Defensa - Unidad Ejecutora

deber tenerse en cuenta como mnimo lo siguiente:
a. Se requiere la manifestacin escrita de terminacin anticipada o resciliacin por

parte del contratista, o el requerimiento por parte de la entidad, en donde se
justifiquen y manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta
figura.
b. Se requiere el informe actualizado del supervisor y/o interventor, donde se evidencie
el seguimiento tcnico, administrativo, jurdico, contable, etc. del contrato.
c. Justificacin del supervisor que soporta la resciliacin, con la indicacin expresa de
sus razones y el concepto sobre la procedencia de la misma.
d. El ordenador del gasto contratante previa recomendacin del Comit de
Adquisiciones, determinar la conveniencia para la entidad y proceder a decidir sobre
la resciliacin.
e. Una vez recomendada la resciliacin, se proceder a suscribir la correspondiente
acta de resciliacin por las partes intervinientes y de liquidacin del contrato por las
partes del contrato, la cual ser proyectada por el servidor pblico que asumi el rol
jurdico del respectivo proceso con el apoyo del supervisor y/o interventor.
f. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la
resciliacin, las cuales sern proyectadas por el servidor pblico que asumi el rol
jurdico del respectivo proceso, esto es a las partes del contrato o convenio, a la
Secretara de Hacienda, a la Compaa Aseguradora o garante, entre otras.
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Resolucin No.

Fecha
Suspensin y Reinicio del contrato.
En desarrollo del principio de la autonoma de la voluntad, el Ministerio de Defensa-

Unidades Ejecutoras y el contratista, podr de mutuo acuerdo, suspender la ejecucin
del contrato cuando se presente alguna circunstancia que imposibilite continuar con la
ejecucin del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de
inters pblico que impiden la ejecucin temporal del contrato, y es precisamente por
ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al
vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condicin, de lo contrario
estaramos en presencia de una figura o situacin diferente. La finalidad de la
suspensin del contrato estatal, es una medida excepcional.
La suspensin no prorroga el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita

como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios
de necesidad y proporcionalidad.
Para que se produzca la suspensin del contrato, se deben de cumplir varios requisitos
como son:
a. Manifestacin escrita de suspensin por parte del contratista, o el requerimiento por

parte de la entidad contratante, en donde se manifiesten las razones por las cuales
se considera necesario acudir a esta figura.
b. Justificacin y concepto del supervisor y/o interventor, donde recomiende la

suspensin del contrato y se expongan las razones de ndole tcnico, social, jurdico,
financiero, entre otros que soportan la respectiva suspensin, con la indicacin
expresa del trmino durante el cual el contrato estar suspendido (fecha de inicio y
terminacin de la suspensin), la justificacin y concepto sobre dicha suspensin.
c. Informe de seguimiento del contrato donde se d cuenta del estado del contrato
desde el punto de vista tcnico, administrativo, jurdico, contable, etc.
d. El acta por medio de la cual se suspende el contrato debe suscribirse por las partes
del mismo, esto es, contratante y contratista, y llevar el visto bueno del supervisor
y/o interventor.
e. Copia del acta de suspensin deber ser remitida a la Compaa Aseguradora para
que esta ltima registre la modificacin en la respectiva pliza. Esta obligacin
corresponde al supervisor o interventor del contrato.
f. Superados los hechos que llevaron a la suspensin del contrato, las partes debern
suscribir el acta de reinicio, de la cual se deber remitir copia a la Compaa
Aseguradora. Esta obligacin corresponde al supervisor y/o interventor del contrato,
quienes debern solicitar copia de la pliza con su respectiva modificacin.
Conceptos solicitados por el supervisor o por el contratista. En situaciones que

generan duda frente a la interpretacin del contrato y/o su adecuada ejecucin, el
funcionario competente proyectar concepto escrito, con el concurso del asesor
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Resolucin No.

Fecha
econmico y jurdico de contratacin. Este concepto surtir trmite por conducto del
Director de Contratacin Estatal o quien haga sus veces.
5.4. ETAPA POSTCONTRACTUAL
Esta inicia una vez vence el plazo del contrato hasta la liquidacin del mismo. Este es
el perodo en el cual contratante y contratista, realizan una revisin a las obligaciones
contradas respecto a los resultados financieros, contables, jurdicos y tcnicos, para
declararse a paz y salvo de las obligaciones adquiridas. Aqu se hacen los
reconocimientos y ajustes a que hubiere lugar a travs de acuerdos, conciliaciones y
transacciones.
En este perodo es fundamental la actuacin del supervisor o interventor del contrato

quien efectuar junto con el contratista, la revisin y anlisis sobre el cumplimiento de
las obligaciones pactadas y as lo plasmar en el documento de liquidacin el cual
avalar con su firma y ser suscrito por el ordenador del gasto y el contratista.
Se liquidan aquellos contratos cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el

tiempo (contratos de tracto sucesivo) e implican una verificacin de los pagos y saldos
por pagar.
No todos los contratos deben ser liquidados, verbigracia los contratos de prestacin de
servicios y de apoyo a la gestin, de conformidad con el artculo 217 del Decreto - Ley
0019 de 2012; no obstante el Ordenador del Gasto podr determinar lo contrario.
5.4.1 Acta de terminacin. Vencido el plazo y cumplido el objeto del contrato, las
partes suscribirn el acta de entrega y recibo de la obra, bien o servicio, en la que
expresamente constar el cumplimiento con sujecin al contrato o a los ajustes
necesarios que deben ejecutarse dentro del trmino que en sta se seale, para
otorgar la garantas correspondientes (Vg. calidad de los bienes, estabilidad de obra o
cualquiera otra sealada en el contrato).
5.4.2 Acta de liquidacin. De conformidad con el artculo 60 de la Ley 80 de 1993,

modificado por el artculo 217 del Decreto 019 de 2012, acorde con el artculo 11 de la
ley 1150 de 2007, con el recibo final a satisfaccin el objeto del contrato, se revisarn
las condiciones econmicas, tcnicas de ejecucin y la situacin jurdica del contrato,
para liquidarlo dentro de los 4 meses siguientes. Elaborado el documento de
liquidacin ser visado por el Supervisor y/o Interventor y suscrito por las partes. En
defecto de lo anterior proceder la liquidacin unilateral. (Ver Anexo Directiva
Permanente No. 9 de 2014).
Liquidacin Unilateral por el Ministerio de Defensa - Unidad Ejecutora
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidacin previa

notificacin o convocatoria que le haga el Ministerio Unidad Ejecutora, o las partes no
lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el Ministerio Unidad Ejecutora tendr la
facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses
siguientes al vencimiento del trmino para liquidar el contrato en forma bilateral.
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Resolucin No.

Fecha
Contra el acto administrativo que ordena la liquidacin unilateral proceden los recursos
que dispongan las normas vigentes aplicables.
Si no se procediere a efectuar la liquidacin de los contratos dentro de este perodo,

antes del vencimiento, el supervisor y/o interventor deber exigir al contratista la
ampliacin de la garanta.
En el evento de resultar sumas de dinero a favor del Ministerio de Defensa y a cargo

del contratista, el acta suscrita (liquidacin bilateral) o la resolucin proferida
(liquidacin unilateral) prestar mrito ejecutivo.
Liquidacin Judicial
El interesado podr solicitar la liquidacin judicial del contrato cuando esta no se haya
logrado de mutuo acuerdo y el Ministerio de Defensa Unidad Ejecutora, no lo haya
liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del
plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del trmino
establecido por la ley, lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 141
del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley
1437 de 2011).
Extensin del plazo para la liquidacin de los contratos
Si vencidos los plazos anteriormente establecidos no se ha realizado la liquidacin del

contrato, la misma podr ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) aos
siguientes al vencimiento del trmino a que se refieren los numerales anteriores, de
mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artculo 164 del
Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437
de 2011).
Para la liquidacin se exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, de

la garanta del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio
suministrado, a la provisin de repuestos y accesorios, al pago de salarios,
prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil extracontractual y en
general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincin
del contrato.
NOTA: La liquidacin del contrato tiene como propsito hacer un ajuste final de
cuentas y de finiquitar el negocio mediante el reconocimiento de saldos a favor de
alguna de las partes o de declararse a paz y salvo, segn el caso, es decir, el acto de
liquidacin debe limitarse a la rendicin de cuentas y a pagar los saldos econmicos
adeudados, pero el trmino de la liquidacin no puede utilizarse para el cumplimiento
del objeto contractual
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Resolucin No.

Fecha
CAPITULO VI
REGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL
Para la imposicin de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, as como

para la estimacin de los perjuicios sufridos por la entidad contratante, y a efecto de
respetar el debido proceso al afectado a que se refiere el Artculo 17 de la Ley 1150 de
2007, la entidad observar el procedimiento establecido en el Artculo 86 de la Ley
1474 de 2011.
El Ordenador del Gasto ser el encargado de tramitar el proceso sancionatorio contra

contratistas.
El procedimiento adoptado para la imposicin de multas, exigencia de clusula penal y

declaratoria de caducidad se soporta en el principio fundamental del debido proceso y
los principios que regulan la funcin pblica, conforme a lo preceptuado en los
artculos 29 y 209 de la Constitucin Poltica y a los principios orientadores de las
actuaciones administrativas a que se refiere el Artculo 3 del Cdigo de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En este sentido, no se podr
imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento sealado por la Ley, o con
posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligacin pendiente si sta an
era requerida por la entidad.
El Supervisor o interventor del contrato, previo a la celebracin de la audiencia,

pondr en conocimiento de la situacin al Ordenador del Gasto.
SANCIONES. Previa aplicacin del precepto Constitucional del Debido Proceso citado
en la Clusula anterior, examinados los argumentos y documentos presentados por el
Contratista frente a su presunto incumplimiento, se decidir sobre el mismo. Si de los
mismos resulta configurado el incumplimiento, la entidad mediante acto administrativo
motivado en el que se declare el incumplimiento del contratista, impondr las multas
pactadas en el contrato, con el fin de conminar al contratista a cumplir con sus
obligaciones.
CAPITULO VII
RGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE
INTERES
El Ministerio de Defensa, en estricto apego a los principios que promulga la

contratacin estatal, en especial el principio de transparencia, ha considerado hacer
una mencin especial al rgimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de
intereses.
Las inhabilidades y las incompatibilidades constituyen una limitacin de la capacidad

para contratar con las entidades estatales, tanto para personas naturales como
jurdicas, y obedecen a la falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o
requisito del sujeto, la cual lo incapacita para poder ser parte en una relacin
contractual con dichas entidades, por razones vinculadas con los altos intereses
pblicos envueltos en las operaciones contractuales o por la existencia de intereses
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Resolucin No.

Fecha
contrapuestos que exigen que stas se realicen con arreglo a criterios de imparcialidad,
eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia
Consciente de la existencia de inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes, es

decir, las que se producen durante el desarrollo del proceso de seleccin o durante la
ejecucin del contrato, el contratista deber ceder el contrato previa autorizacin de la
entidad, y en el evento de que dicha situacin no pueda presentarse proceder la
terminacin anticipada del contrato.
Si la inhabilidad o incompatibilidad se presenta durante la ejecucin del contrato cuyo

contratista es un consorcio o unin temporal, debe haber cesin de la participacin del
miembro que tiene la inhabilidad o la incompatibilidad a un tercero previa autorizacin
Ministerio de Defensa Unidad Ejecutora, establecindose como prohibicin la
imposibilidad de ceder dicha participacin a los miembros del mismo consorcio o unin
temporal.
Estas medidas son de obligatorio cumplimiento, dado que de conformidad con el

artculo 44 de la Ley 80 de 1993 la inhabilidad o la incompatibilidad frente al contrato
lo vician de nulidad absoluta, adems de generar en el contratista una inhabilidad de 5
aos a partir de la celebracin del contrato.
En igual sentido, el conflicto de intereses se presenta cuando existe un inters, que

puede generar conflicto entre el servidor pblico, la entidad y el proponente que acude
al proceso de seleccin, este inters debe poseer la potencialidad de afectar el efecto
de la decisin, de forma especial respecto de las personas involucradas en el proceso
de seleccin, de su cnyuge, de un pariente suyo en los grados sealados por la ley o
de sus socios de derecho o de hecho; generndose el conflicto de intereses por no
manifestar el impedimento por esa situacin personal o familiar en el trmite del
asunto.
Lo anterior dado que esta figura jurdica atiende a la moralizacin del ejercicio de la
funcin pblica y a los aspectos ticos que impiden que una determinada persona se
relacione con la administracin pblica.
Los servidores pblicos que se encuentren en cualquiera de las situaciones enunciadas,

debern:
1. Abstenerse de firmar, autorizar, aprobar o suscribir los actos relacionados con el

proceso contractual a su cargo.
2. Declararse impedido en los eventos en que se configure el conflicto de intereses.
3. Poner en conocimiento del superior jerrquico los hechos constitutivos de
inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses.
4. Si existe duda sobre la existencia de alguna causal de inhabilidad, incompatibilidad o
conflicto de intereses, se deber elevar la correspondiente consulta a la Subsecretara
Jurdica en los trminos de la circular 144 de 2012.
El Ministerio de Defensa se encuentra sometido al estatuto de contratacin pblica y

le son aplicables, a sus procesos de Contratacin, el rgimen de inhabilidades,
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Resolucin No.

Fecha
incompatibilidades, conflicto de intereses y dems prohibiciones establecidas en la

Constitucin, la Ley 80 de 1993, la Ley 734 de 2002, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474
de 2011 y dems normas que las complementen, modifiquen o sustituyan.
Cuando haya lugar a un conflicto de intereses o la existencia de causales de inhabilidad
o incompatibilidad se tendr en cuenta el siguiente procedimiento. Ver Circular N. 35
del 15 de enero de 2013.
7.1. En caso de inhabilidades e incompatibilidades
1. El Servidor que se encuentre incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad, as

deber hacerlo saber inmediatamente de su superior jerrquico y deber abstenerse
de autorizar, aprobar, firmar o suscribir el acto de que se trate.
2. En caso de que la de inhabilidad o incompatibilidad, se configure en una tercera
persona respecto de su cargo, es decir que tiene conocimiento de que una persona se
encuentra en alguna de dichas situaciones, deber hacerlo saber inmediatamente de
su superior jerrquico y deber impedir que dicha persona suscriba el acto o contrato
si es respecto de l.
3. En tratndose de procesos contractuales esta verificacin deber hacerse de cada
uno de los proponentes o futuros contratistas de manera oportuna, previa
recomendacin de quien asume el rol jurdico y previa adjudicacin y expedicin del
registro o compromiso presupuestal.
7.2. En caso de conflicto de intereses
1. El Servidor Pblico que conozca de un asunto, en quien concurra alguna de las

causales establecidas en la Constitucin o en la Ley, deber declararse impedido tan
pronto como tenga conocimiento mediante escrito en el cual exprese las razones,
seale la causal y si fuere posible, aporte las pruebas pertinentes.
2. Dicho servidor impedido debe remitir dentro de los tres (3) das siguientes a su
conocimiento, la actuacin con escrito motivado a su Superior jerrquico y a falta del
mismo al Procurador Regional.
3. El Superior, remitir en el trmino de la distancia las diligencias a asuntos legales del
Ministerio de Defensa o de la Unidad Ejecutora para el respectivo estudio.
4. Dentro de los diez (10) das siguientes al recibo, el Superior proceder a decidir de
plano.
Si lo acepta indicar a quien corresponde el conocimiento de las diligencias y ordenar

la entrega del expediente.
NOTA: En materia disciplinaria se aplicarn las leyes 734 de 2002 y 836 de 2003
respectivamente, segn las calidades de su destinatario.
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Resolucin No.

Fecha
CAPITULO VIII
ADMINISTRACIN DE CONTROVERSIAS Y SOLUCIN DE CONFLICTOS
En desarrollo de la Poltica de Calidad en la Gestin Pblica el Ministerio de Defensa,

para la solucin de controversias y conflictos que se deriven de la actividad contractual
se tendr en cuenta lo sealado en el artculo 68 de la Ley 80 de 1993.
Vigilancia y control de la ejecucin contractual:
1. Grupo de Accin para la transparencia Institucional GRATI.

2. Comit de Adquisiciones compras centralizadas.
3. Comit de Adquisiciones Unidades Ejecutoras.
4. Comit revisin convenios y/o contratos interadministrativos y contratacin
directa reservada y obra pblica que superen los 8.000 smlmv, que adelanten
las unidades ejecutoras delegatarias.
En todo caso, las partes podrn acudir a los mecanismos alternativos de solucin de
conflictos.
CAPITULO IX
ADMINISTRACIN Y GESTION DE DOCUMENTOS
El Ministerio de Defensa se encuentra certificado en la norma tcnica NTCGP 1000, a

partir del ao 2009 y con recertificacin del ao 2012, por medio de la cual acoge
dentro de su actuar la gestin por procesos. En consecuencia el proceso de
Contratacin Administrativa deber aplicar a cabalidad todos los procesos de orden
transversal a la Administracin entre los cuales se encuentra el proceso de Gestin
Documental, cuyos lineamientos se encuentran determinados en el Sistema Integrado
de Gestin, como un proceso de apoyo cuyo objetivo es gestionar el recibo y entrega
de correspondencia, la administracin, custodia y consulta de los documentos y la
asesora y capacitacin en temas de archivo bajo criterios de calidad y oportunidad.
En ese orden de ideas, al igual que las disposiciones, formatos, y procedimientos del
proceso de Contratacin Administrativa, los servidores pblicos con funciones
inherentes a la contratacin, debern observar las directrices y lineamientos que se
impartan desde el proceso de Gestin Documental.
Finalmente es preciso tener en cuenta que de conformidad con el modelo contractual

define como funcionario responsable del proceso de gestin documental en la etapa
precontractual al servidor pblico que delegue el Director de Contratacin de cada
Unidad Ejecutora.
Al respecto las funciones, entre otras, son las siguientes:
Mantener actualizado el expediente de contratacin en medio fsico y electrnico en

tiempo real hasta la legalizacin del contrato y enviarlo al archivo de Gestin de la
respectiva dependencia.
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Resolucin No.

Fecha
Ahora bien, una vez legalizado el contrato y designado el funcionario que ejercer la
supervisin, le corresponde a ste ltimo mantener el expediente actualizado y en
orden hasta la liquidacin del mismo. Tratndose de interventoras, deber consignarse
como obligacin del contratista, incluir dentro del expediente del contrato, cada uno de
los documentos e informes que se originen con ocasin de su ejecucin.
La elaboracin y expedicin de los documentos que se originan en el proceso de

contratacin estar a cargo del o los funcionarios responsables de acuerdo con lo
sealado en el presente manual para cada modalidad de contratacin.
En cuanto a la publicacin de los documentos en los diferentes medios, le corresponde

al servidor pblico que el Director de Contratacin de cada Unidad Ejecutora delegue.
CAPITULO X
INFORMACION Y BUENAS PRCTICAS EN LA GESTION CONTRACTUAL
10.1. Marco tico y de Valores
En los procesos de seleccin adelantados bajo los parmetros del presente Manual, al
interior de la institucin y en sus relaciones con los administrados siempre deber
predominar una actuacin ajustada a la tica y las buenas costumbres. En tal sentido,
los funcionarios encargados de la actividad contractual en el Ministerio y sus Unidades
Ejecutoras, asumen un compromiso de tica y moralidad en sus actuaciones,
garantizando condiciones de equidad y justicia en la gestin administrativa.
La gestin de los destinatarios del Manual se sujetar a los valores de honestidad,

servicio, compromiso, respeto, lealtad, eficacia, solidaridad, disciplina y los dems que
apliquen en cada Unidad Ejecutora.
10.2. De Las Polticas de Contratacin y Adquisiciones
Son polticas de contratacin y compra las enunciadas en el presente manual y

directivas que sobre esta materia expida el Ministerio de Defensa, razn por la que
todo proceso de seleccin se deber ejecutar bajo las mismas: oportunidad,
austeridad, calidad, imparcialidad, eficiencia y celeridad, mejoramiento, acatamiento
integral de la constitucin y las leyes, profundo respeto por la persona , cooperacin e
integracin interinstitucional, bajo la premisa de la contratacin como instrumento
econmico y social, homogenizacin en adquisicin de bienes y servicios, y procesos
centralizados.
Las polticas establecidas en el Manual desarrollan las disposiciones legales que rigen la
contratacin estatal, garantizando la gestin transparente del Ministerio y sus Unidades
Ejecutoras, la satisfaccin del inters pblico de las necesidades colectivas para el
logro de los fines estatales.
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Resolucin No.

Fecha
10.3. De las obligaciones ticas en el ejercicio de la funcin de, gerente de

proyecto de rea funcional, gerente de proyecto de cada unidad ejecutora,
estructuradores y evaluadores de ofertas y supervisores.
En cumplimiento de las funciones generales y particulares establecidas en el Manual,

tanto para gerentes de proyecto de rea funcional, gerentes de proyecto de cada
unidad ejecutora, supervisores, estructuradores y evaluadores de ofertas, prevalecern
los siguientes principios:
1. Actuar con rectitud y honradez, rechazando todo ofrecimiento o ddiva

personal, obtenida por s o por interpuesta persona.
2. Actuar con pleno conocimiento de las materias sometidas a su consideracin y

con la mayor diligencia posible.
3. Guardar la debida reserva respecto de los hechos o informaciones conocidas

con motivo del ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de los deberes y
responsabilidades que le corresponden en virtud de las normas que regulan el secreto
o la reserva administrativa.
4. Otorgar a todos los proponentes y contratistas igualdad de trato, es decir que

no medien diferencias que generen un trato preferencial aun proponente en desmedro
de otro.
5. No obtener para s o para terceras personas, beneficios o ventajas indebidas,

con ocasin de su ejercicio y abstenerse de adoptar represalias o coaccionar a
funcionarios o terceros.
6. No usar en beneficio propio o de terceros la informacin de la que tenga

conocimiento con motivo del ejercicio de su funcin y que no est destinada al pblico
en general.
7. Denunciar ante el superior jerrquico y las autoridades correspondientes, los

actos o hechos delictivos de los que tuviere conocimiento con ocasin del ejercicio de
sus funciones y que puedan afectar al Ministerio de Defensa Nacional y/o sus unidades
ejecutoras.
8. Actuar con independencia de criterio y cumplir el deber de seleccin objetiva

determinado en la ley.
9. No permitir condicionamientos, ni presiones, para emitir conceptos que

soslayen las exigencias del pliego y que desconozcan el adecuado ejercicio de su
funcin.
10.4. Buenas prcticas en el proceso de contratacin
El pliego de condiciones que utilizar el Ministerio de Defensa, Unidades Ejecutoras y la

Polica Nacional sern el remitido por la Direccin de Contratacin Estatal del Ministerio
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Resolucin No.

Fecha
de Defensa Nacional.
El proceso de seleccin de las unidades ejecutoras, se adecuar al procedimiento

descrito en este Manual y los dems documentos que los desarrollen sobre los
esquemas detallados en el Manual.
El concepto que sobre temas de contratacin estatal emita la Direccin de Contratacin

Estatal del Ministerio, para los aspectos jurdicos y econmicos primar sobre el
emitido por las unidades ejecutoras.
En la Etapa de Planeacin
1. El instrumento de planeacin es la piedra angular para que el proceso de

contratacin inicie con todas las garantas de transparencia e integridad, por eso la
planeacin debe ser una constante en la gestin contractual. Para ello es
indispensable elaborar juiciosamente el Plan Anual de Adquisiciones el cual debe
estar aprobado y publicado en el SECOP a ms tardar el 31 de enero de cada
vigencia fiscal.
2. Utilizar siempre las ltimas versiones de formatos expedidos por el Ministerio de

Defensa y sus Unidades Ejecutoras referentes al proceso de contratacin y que han
sido diseados como estndares mnimos requeridos para un adecuado proceso
contractual, en aquellos casos en los que la informacin solicitada en el formato, no
corresponda, se debe colocar (No aplica o N/A), en ningn caso se debe cambiar el
nombre o las etiquetas del formato o quitarle secciones, por el contrario se podr
adicionar informacin a partir del campo Observaciones y Anexos.
3. Gestionar vigencias futuras para aquellos contratos cuyo plazo de ejecucin supera
la vigencia fiscal.
4. En caso de contradiccin entre lo consignado en el presente Manual y las normas

legales y reglamentarias vigentes en la materia, prevalecern estas ltimas.
5. La publicacin electrnica de los actos y de todos los documentos que se generen

en desarrollo del Proceso de Contratacin deber hacerse en la fecha de su
expedicin, o a ms tardar dentro de los tres (3) das hbiles siguientes.
6. El Comit Asesor Jurdico encargado del proceso es responsable de garantizar la

publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de
contratacin, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La falta de
publicacin en el SECOP constituye la vulneracin de los deberes funcionales de los
responsables.
7. Consultar el marco jurdico que regula el bien, servicio u obra que se pretende
contratar, para determinar los requisitos de orden legal que deben verificarse.
Ejemplo: autorizaciones de Ministerios, avales, entre otros.
Pgina 126 de 135

Resolucin No.

Fecha
J. Se recomienda no hacer uso de certificados de disponibilidad presupuestal globales

que sirvan de soporte de varias necesidades, lo anterior para garantizar el respaldo
de los recursos.
K. En los proceso de contratacin directa de carcter reservado se dar aplicacin a la

Directiva Permanente vigente (Directiva Permanente 9 de 2014).
La adquisicin de este tipo de bienes, al momento de la expedicin del

presente manual, se encuentra suspendida conforme el Auto de fecha 14
de mayo de 2014 proferida por la Seccin Tercera del Consejo de Estado.
En la Etapa Precontractual
1. Los anexos de los estudios previos deben llevar el nombre y la firma de quien los
elabor y revis.
2. Todos los documentos deben ir con la fecha en la cual son elaborados
3. Establecer en los pliegos de condiciones que la carta de presentacin debe ser

entregada en original y debidamente firmada por el representante legal.
4. Los informes de verificacin/evaluacin deben ser detallados, no basta con decir "no
cumple", hay que decir el por qu, lo mismo sucede cuando se seala "cumple" para
que los informes sean claros y permitan el derecho de contradiccin. De igual forma,
se deben sealar las fechas de traslado.
5. De conformidad con el numeral 11 del artculo 22 del Decreto 1510 de 2013, el

pliego de condiciones contendr el proyecto de minuta del contrato a celebrarse, de
ah la importancia de revisar cada una de sus clusulas y contenido.
6. En ningn caso el proponente podr certificar su experiencia.
7. Entre el plazo para que los proponentes presenten sus observaciones y el plazo
mximo para expedir adendas debe existir por lo menos un da hbil, para que el
comit asesor respectivo tenga el suficiente tiempo de analizar la pertinencia de
modificar el pliego de condiciones.
8. Todas las observaciones que se reciban dentro de los procesos de seleccin deben
responderse de fondo, as se trate de observaciones extemporneas segn el
cronograma y no es pertinente darle el trato de derecho de peticin respondiendo en
forma posterior a la adjudicacin.
9. Cuando se trate de procesos complejos, bien sea por su naturaleza o cuanta, se

recomienda solicitar el acompaamiento de la Procuradura, en ejercicio de su funcin
preventiva. De igual forma se recomienda para los procesos de Licitacin Pblica
solicitar la asistencia de los entes de control, Procuradura, Contralora y Oficinas de
Control Interno, a la audiencia de adjudicacin.
Pgina 127 de 135

Resolucin No.

Fecha
10. Se deben tener claros los criterios que sirvan para determinar en qu casos el
pacto de anticipo es imprescindible para la correcta ejecucin del contrato.
11. En los procesos de mnima cuanta para respetar el trmino de publicacin de la

invitacin pblica, el cual debe ser de mnimo un da hbil, se recomienda publicarla
desde un da antes, o en su defecto publicarlo a las 7:00 a.m.
12. No establecer la residencia o domicilio como requisito habilitante o de calificacin,

pues constituye un factor discriminatorio que afecta la libre competencia y la igualdad
de oportunidades.
13. No pactar prorrogas automticas por ser contrarias al principio de libre

concurrencia y seleccin objetiva.
14. Al momento de confeccionar los pliegos de condiciones deben establecerse

requisitos y exigencias coherentes al objeto y valor del proceso, que no constituyan
condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la
responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se suministren.
15. Los procesos de seleccin deben tener reglas claras que no induzcan a error a los
proponentes y que impidan la formulacin de ofrecimientos de extensin ilimitada o
que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad.
16. El cronograma de los procesos de seleccin debe contener plazos suficientes para
que los interesados analicen la informacin del proceso y puedan preparar y disear
sus ofertas, de igual forma debe fijar un plazo razonable para la evaluacin de las
ofertas, de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.
17. La visita de obra adems de NO ser obligatoria, debe informarse con suficiente
anticipacin para que los interesados puedan asistir a la misma.
18. En las audiencias tanto de cierre como de adjudicacin, se recomienda invitar a un

delegado de Control interno.
19. Durante la etapa de evaluacin de las ofertas, el comit asesor y

evaluador atender las siguientes reglas de subsanabilidad, sin perjuicio de
lo establecido por la Agencia Nacional de Contratacin Colombia Compra
Eficiente en su manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes
en los procesos de contratacin.
En todo proceso de seleccin de contratistas primar lo sustancial sobre lo

formal. En consecuencia no podr rechazarse una propuesta por la ausencia
de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del
proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los
factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de
condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del
artculo 5 de la Ley 1150 de 2007.
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Resolucin No.

Fecha
Tales requisitos o documentos podrn ser requeridos por la entidad en

condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicacin,
sin que tal previsin haga nugatorio el principio de lo sustancial prima sobre
lo formal.
La entidad debe rechazar la oferta del proponente que dentro del trmino
previsto en el pliego o en la invitacin, no responda al requerimiento que le
haga la entidad para subsanarla.
Cuando se utilice el mecanismo de subasta esta posibilidad deber ejercerse

hasta el momento previo a su realizacin.
20. En los pliegos de condiciones e invitaciones pblicas debe fijarse el nmero de

oficina y el correo electrnico donde se recibirn las observaciones, manifestaciones de
inters u ofertas.
21. En todos los procesos de seleccin, sin importar su modalidad, las ofertas
econmicas deben evaluarse antes de IVA, lo anterior en aras de garantizar el principio
de igualdad.
22. Los principios del Estatuto Contractual son transversales a todos los regmenes
especiales de contratacin.
23. Durante el proceso precontractual, se podr hacer uso de la facultad de sanear los
vicios de procedimiento o de forma, en virtud del artculo 49 de la Ley 80 de 1993.
24. No obstante la audiencia de asignacin de riesgos solo es obligatoria en procesos

de licitacin pblica, pero por poltica del Ministerio de Defensa en los procesos de
Seleccin Abreviada y Concurso de Mritos se har esta audiencia junto con la de
aclaraciones a los pliegos de condiciones, y adicionalmente durante la publicacin del
proyecto de pliego de condiciones se realizar una audiencia informativa, ya que se
constituye en un espacio de utilidad no solo para los proponentes sino tambin para la
entidad contratante.
25. En los pliegos de condiciones de los distintos procesos de seleccin e invitaciones

pblicas se debe recordar a los proponentes interesados en participar del respectivo
proceso, hacer la inscripcin como proveedor en el registro de proveedores y
contratistas.
26. En ningn caso, dentro de los pliegos de condiciones o invitaciones pblicas se

podrn establecer lmites a partir de los cuales se presuma que la propuesta es
artificial.
27. De conformidad con el artculo 77 de la Ley 80 de 1993 y atendiendo a los

principios de la contratacin y de la funcin pblica, el proceso de contratacin podr
suspenderse mediante acto administrativo debidamente motivado cuando a juicio de la
entidad se presenten circunstancias demostrables que puedan afectar la normal
culminacin del proceso.
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Resolucin No.

Fecha
En el acto administrativo de suspensin, la entidad indicar el perodo por el cual ser

suspendido el proceso.
28. Es deber del comit econmico evaluador, independiente de la modalidad, analizar

si la oferta del proponente constituye un precio artificialmente bajo, para ello se
sugiere desde la misma confeccin de los estudios previos calcular el precio
artificialmente bajo, mediante documento independiente, el cual no se publica ni
tampoco se anexa al expediente del proceso de seleccin ya que su naturaleza es
informativa y de consulta del Comit Asesor y Evaluador y que se podr utilizar por
ste al momento de evaluar las ofertas econmicas o podr optar por realizar un
nuevo anlisis de precios artificialmente bajo. Cuando la entidad requiera al
proponente con el menor precio para que justifique su oferta, ste deber aportar
todos los soportes correspondientes. Es decir, es el proponente quien tiene la carga de
la prueba.
29. Toda comunicacin con los oferentes debe realizarse por los medios establecidos
en los Pliegos de Condiciones o Invitacin Pblica y a travs de los correos
institucionales.
30. En los pliegos de condiciones o invitaciones pblicas, se incluir el siguiente

prrafo: El Ministerio de Defensa convoca a las veeduras ciudadanas para que ejerzan
vigilancia preventiva y posterior del proceso de gestin haciendo recomendaciones
escritas y oportunas ante las entidades que ejecutan el programa proyecto o contrato
y ante los organismos de control del estado para mejorar la eficiencia institucional y la
actuacin de los funcionarios pblicos de conformidad con lo establecido en la Ley 850
de 2003, para lo cual pueden consultar este proceso en el Portal nico de Contratacin
Estatal www.contratos.gov.co.
En la Ejecucin del Contrato
1. Incluir en los pliegos de condiciones y en las invitaciones pblicas la clusula de

indemnidad como una obligacin del contratista, conforme a la cual se pacte la
obligacin del contratista de mantenerla a la entidad libre de cualquier dao o
perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus
actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.
2. En el expediente del contrato deben reposar los documentos originales que se

generen durante todo el Proceso de Contratacin.
3. La designacin de supervisin debe hacerse a ms tardar en la fecha de inicio del

contrato. Es designacin de supervisin no delegacin y debe hacerse por escrito.
4. No solo la garanta que se constituye para el inicio del contrato debe ser revisada y
aprobada, sino tambin aquellas que se expiden para las modificaciones al
contrato, esto es, para adiciones, modificaciones, prrrogas, suspensiones y
reanudaciones.
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Resolucin No.

Fecha
5. No se puede adicionar un contrato si ya se cumpli el objeto contractual, esto es, si

estamos en frente de una ejecucin fsica del 100%.
6. Cuando se requiere la adicin de un contrato, se debe pactar si es necesario, la

forma de pago, en caso contrario, aplica la que se haya pactado en el contrato
inicial.
7. Cuando durante la ejecucin del contrato hay un cambio de supervisor,

inmediatamente se debe designar otro funcionario que se encargue de dichas
funciones previo informe que entregar el supervisor saliente, o si la ausencia del
supervisor es temporal deber designarse un supervisor suplente nicamente por el
tiempo que dure la ausencia del supervisor principal.
8. En la minuta del contrato debe sealarse el trmino para liquidar el contrato.
9. Toda modificacin a los contratos que implique una modificacin del riesgo deber
ser notificada a la compaa aseguradora que expidi la pliza.
10. Durante la ejecucin del contrato se deben revisar y monitorear los riesgos de la
contratacin y adoptar las medidas necesarias para mitigarlos.
11. La suspensin del contrato, la revisin de precios, la potestad de modificacin

unilateral de los contratos, son prcticas de buena gestin reguladas en la ley 80
de 1993 o delimitadas por la jurisprudencia, que utilizadas correctamente pueden
dar solucin a las contingencias en forma gil y significar una negociacin
ventajosa o ahorro de recursos pblicos. (Sentencia del Consejo de Estado.
Radicacin 10880 fecha 9/10/1997, consejero Ponente: Jess Mara Carrillo
Ballesteros; Artculo 16 ley 80 de 1993).
12. El supervisor debe asegurar que las garantas se encuentren vigentes por el
trmino previsto en el contrato, de ah la importancia de comunicar a las
compaas aseguradoras las suspensiones y reinicios de los contratos.
13. Antes de cualquier modificacin unilateral por parte de la entidad se deben agotar
todos los instrumentos y mecanismos que le permitan una solucin de comn
acuerdo.
14. Todo contrato estatal sin importar el rgimen legal bajo el cual se suscriba debe
tener un supervisor o interventor.
15. Todo requerimiento efectuado a un contratista debe ser por escrito e ir con copia a
la compaa aseguradora.
16. Suspendido un contrato no pueden ejecutarse actividades, ello implica asumir

riesgos, adems de que contrara la motivacin misma de la suspensin.
17. Los consorcios y uniones temporales deben constituir un RUT para cada contrato y
una vez liquidado deben cancelarlo.
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Resolucin No.

Fecha
18. Las adiciones deben estar soportadas el presupuesto y debe indicarse si afectan o
no la forma de pago pactada en el convenio inicial.
19. Se mantendr el equilibrio del contrato durante toda su ejecucin, por ello la
entidad reconocer y pagar los imprevistos en los contratos a los que haya lugar,
debidamente justificados. (Ver Circular N 73 del 4 de febrero de 2013 y N 221
del 18 de junio de 2013).
20. El supervisor y/o interventor del contrato verificar el cumplimiento del pago de la
Seguridad Social Integral, Parafiscales y ARL. (Ver Circular N 247 del 10 de julio
de 2013).
21. En los contratos de obra, una vez se firme el acta de recibo final de la obra, es
deber del supervisor y/o interventor, remitir copia del acta de recibo a la compaa
aseguradora, para que as pueda iniciar la vigencia de la pliza de estabilidad.
Adicionalmente, es deber del supervisor y/o interventor del contrato comunicar a
las aseguradoras sobre las modificaciones a las especificaciones tcnicas que se
hagan a travs de actas de modificacin de obra.
22. El supervisor del contrato deber hacer seguimiento a las actividades posteriores a
la liquidacin del contrato, como las de velar por la calidad, estabilidad y
mantenimiento del bien o servicio entregado durante el trmino de duracin de las
garantas, las condiciones de disposicin final o la recuperacin ambiental de las
obras o bienes.
23. De acuerdo con el artculo 37 del decreto 1510 de 2013, una vez vencidas los
trminos de las garantas de calidad, estabilidad y mantenimiento o las condiciones
de disposicin final o recuperacin ambiental de las obras o bienes, debe dejarse
constancia del cierre del expediente del proceso de contratacin.
24. Las comunicaciones que con ocasin a la ejecucin del contrato se realicen con el
contratista se harn por escrito y se dejar constancia de ello en el expediente del
contrato, an si aquella se realiza por medios electrnicos.
25. En aras de disminuir las controversias contractuales, las partes podrn pactar
mecanismos alternativos de solucin de conflictos.
En la liquidacin del contrato
1. La liquidacin finiquita la relacin entre las partes del negocio jurdico, por ende, no
puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no se hicieron en ese
momento.
2. Toda entidad estatal debe privilegiar la realizacin de liquidaciones de contratos de

comn acuerdo.
Pgina 132 de 135

Resolucin No.

Fecha
3. Cuando se ha declarado la caducidad o ejercido la Administracin pblica cualquiera

otra de las facultades que le dan fin al contrato, una vez en firme la resolucin
respectiva debe procederse a la liquidacin del contrato, que es el paso consiguiente
necesario para determinar qu derechos y obligaciones corresponden a los
contratantes y qu sumas lquidas de dinero deben pagarse o cobrarse en forma
recproca.
4. Liquidar los contratos dentro del trmino establecido en el contrato o en su defecto

dentro del trmino legal, so pena de incurrir en posibles sanciones disciplinarias.
5. En aquellos casos en que el contrato cuente con interventora externa se debe

proyectar como obligacin del interventor la elaboracin del acta de liquidacin del
contrato.
En todas las etapas del Proceso de Contratacin se garantizar el cumplimiento de los

principios de la contratacin pblica, contenidos en la Constitucin Poltica de Colombia
y en la Ley, en especial los contenidos en el Decreto 019 de 2012.
As mismo, se tendr en cuenta las polticas anticorrupcin estipuladas en el numeral

5.1. de la Directiva Permanente No.09 de 2014.
CAPITULO XI
NORMAS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DEL MODELO
ESTNDAR
El cumplimiento de las reglas del modelo estndar de control interno est relacionado
con los controles establecidos en el procedimiento. Para el proceso de Contratacin
Administrativa se tienen los comits de contratacin, las directivas permanentes y el
manual que definen requisitos mnimos, tiempos, responsables, al igual que las normas
que rigen el proceso contractual.
El proceso tiene establecidos unos riesgos y dentro de la metodologa de

administracin del riesgo bajo la cual trabaja el Ministerio de Defensa Unidades
Ejecutoras se tienen establecidos los controles a los mismos y sus tratamientos.
Para el Ministerio de Defensa Unidades Ejecutoras, es determinante la divulgacin en

la contratacin, por ello adems de publicar los procesos contractuales en Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica, de acuerdo con lo establecido por la Agencia
Nacional de Contratacin -Colombia Compra Eficiente- se publican los procesos en
cada una de las pginas web de las Unidades Ejecutoras
CAPITULO XII
UTILIZACIN DE HERRAMIENTAS ELECTRNICAS PARA LA GESTIN
CONTRACTUAL
En el Ministerio de Defensa Unidades Ejecutoras, son diversas las herramientas

informticas implementadas para la gestin contractual, las cuales se encuentran
enfocadas en resolver las necesidades propias de la contratacin estatal as como para
Pgina 133 de 135

Resolucin No.

Fecha
realizar un control sobre las tareas y/o actividades que se deben realizar en las etapas
pre-contractual, contractual y pos-contractual.
En primer lugar se encuentra el SILOG (SISTEMA DE INFORMACIN LOGSTICO), la

cual se utiliza para la planificacin de las adquisiciones por parte de las Unidades
Ejecutoras, es una herramienta de consulta diseada por la Direccin Logstica del
Ministerio de Defensa Nacional, con el fin de verificar la informacin de precios
histricos, proveedores, existencias en almacn, estado de bienes y reservas por
Unidad, entre otros aspectos.
Igualmente, el Ministerio de Defensa Unidades Ejecutoras, emplean la codificacin

OTAN, a travs de la cual se da una identificacin a cada uno de los bienes,
cumpliendo con lo establecido en la nueva reglamentacin.
Otra herramienta es el SAP, la cual lleva la trazabilidad desde el plan de adquisiciones

hasta la liquidacin del contrato. Esta herramienta permite integrar el proceso de
compras, el proceso jurdico y el seguimiento al contrato en un nico sistema y
repositorio de informacin. De igual manera, facilita la generacin de reportes,
notificaciones, alarmas y plantillas que agilizan el registro y anlisis del estado de los
contratos para su seguimiento y control.
CATALOGACIN
El estructurador del proceso contractual deber realizar la consulta de los artculos que
requiere para satisfacer su necesidad en el Sistema Integrado de Catalogacin de
Defensa, para obtener: datos de identificacin, de usuarios, de fabricantes y
comercializadores, de estandarizacin, de gestin del material, de estado/ cancelacin
del NIN, de caractersticas, de transporte y documentacin tcnica.
En la etapa post-contractual, el almacenista deber obtener informacin sobre el bien

contratado para la gestin de almacn embalaje, dimensiones del empaque,
caractersticas especiales de almacenamiento (temperatura, tipo de almacn) y la
documentacin tcnica del artculo
De otra parte, el Ministerio de Defensa Unidades Ejecutoras, hace amigable el acceso

de los ciudadanos, veeduras ciudadanas y posibles oferentes a sus procesos
contractuales, estableciendo en su portal web www.midefensa.gov.co, una entrada
directa a los avisos de convocatoria de los diferentes procesos de seleccin realizados
por la entidad y a los contratos suscritos por cada una de las dependencias. A su vez,
enlaza la pgina web de la Agencia Nacional de Contratacin Colombia compra
eficiente www.colombiacompra.gov.co;
En la pgina web del Ministerio de Defensa tambin se encuentra para su consulta y

descarga, el manual de contratacin de la entidad, las directivas y toda la informacin
actualizada que sobre la materia contractual deben saber las Unidades Ejecutoras..
Finalmente, los canales virtuales para los clientes externos, usuarios y posibles
oferentes, encuentran comunicacin directa a travs de los correos electrnicos de
Pgina 134 de 135

REPUBLICA DE COLOMBIA
Resolucin No.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
31 JUL.a 2014
cada una de las dependencias de las Unidades Ejecutoras que llevan a cabo la
contratacin delegada.
CAPITULO XIII
MECANISMOS DE PARTICIPACION CIUDADANA
En el marco de nuestro modelo contractual y como estrategias de control a la

contratacin por parte de la comunidad, el Ministerio de Defensa ha definido los
siguientes mecanismos de participacin ciudadana:
Lnea del Honor, el cual es un medio en el que la ciudadana puede presentar quejas,
denuncias, inquietudes, peticiones entre otros aspectos relacionados con la actividad
contractual de la Institucin.
Grupo de Accin para la Transparencia Institucional "GATRI"
Oficina de Atencin al Ciudadano
Presentacin Plan de Compras ante los interesados en participar en los procesos de

seleccin que adelante el Ministerio de Defensa Nacional Unidad Ejecutora durante la
vigencia, el cual es un espacio para escuchar gerencias e inquietudes y en
consecuencia adoptar acciones de mejora que per la pluralidad de oferentes.
EL MINISTRO DE DEFENS CIONA
JU A PIN O BUENO
stro de lefen Nacional
VoBo: Luis Manuel Neira Nez

Secretaria General MDN
Pgina 135 de 135

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REPBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

RESOLUCIN NMERO 6302 DE 2014

"Por la cual se Adopta el Manual de Contratacin del Ministerio de defensa Nacional, y

EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial aquellas conferidas en la

Que conforme a lo dispuesto en el Artculo 209 de la Constitucin Poltica, el Ministerio de Defensa

ARTCULO PRIMERO: Adoptar el Manual de Contratacin del Ministerio de Defensa Nacional, y

ARTCULO SEGUNDO: DEROGATORIAS.- A partir de la vigencia de la presente Resolucin,

ARTCULO TERCERO: VIGENCIA.- La presente Resolucin rige a partir de su expedicin.

Dada en Bogot, D.C., a los 3 1 JUL. 2014

JU CA DOS PINZN BUENO (

Ministro de Defensa Nacional

Sarncira Patri a rraez Gaona

MANUAL DE CONTRATACIN 6302

MANUAL DE CONTRATACIN DEL

MANUAL DE CONTRATACIN 6302

EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial aquellas conferidas en

Que conforme a lo dispuesto en el Artculo 209 de la Constitucin Poltica, el Ministerio

Que el Manual de Contratacin adoptado en la presente resolucin, establece las

Que el presente Manual de Contratacin se expide con arreglo al Modelo Estndar de

Que el Ministerio de Defensa Nacional cuenta con el Sistema de Gestin de Calidad

MANUAL DE CONTRATACIN 6302

CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIN DE LA

1.1. NATURALEZA JURDICA DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Y SU

1.3. APLICACIN, DESTINATARIOS Y/O USUARIOS DEL MANUAL

1.5. COMPETENCIAS PARA CONTRATAR Y SUS DELEGACIONES

1.6. COMPETENCIA PARA ADELANTAR PROCESO DE CONTRATACIN

1.7. INSTANCIAS DE DECISIN EN MATERIA CONTRACTUAL.

CAPITULO II. VIGILANCIA Y CONTROL EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

2.1. GRUPO DE ACCIN PARA LA TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL GATRI

2.2. COMIT REVISIN CONVENIOS Y/O CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Y

2.3. SEGUNDOS COMANDANTES Y SUBDIRECTORES

CAPITULO III. CONSULTA, ASESORA E INSTANCIAS DE COORDINACIN

3.1. COMIT DE ADQUISICIONES

3.2. COMITS ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES

MANUAL DE CONTRATACIN 6302

3.3. OFICINA DE NORMAS TCNICAS DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

3.4. INSTANCIAS DE COORDINACIN EN EL PROCESO CONTRACTUAL

CAPTULO IV. PLANEACIN DE LA CONTRATACIN

4.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

CAPITULO V. ETAPAS DE LA CONTRATACIN

5.1. RESPONSABLES EN CADA ETAPA DEL PROCESO DE CONTRATACIN

5.2. ETAPA PRECONTRACTUAL

5.2.2. OTROS DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA CONTRATACIN

5.2.3. SECCIN II MODALIDADES DE SELECCIN DEL CONTRATISTA

5.3. ETAPA CONTRACTUAL

5.4. ETAPA POSTCONTRACTUAL

CAPITULO VI. RGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL.

CAPITULO VII. REGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y

MANUAL DE CONTRATACIN 6302

7.1. En caso de inhabilidades e incompatibilidades.

CAPITULO VIII. ADMINISTRACIN DE CONTROVERSIAS Y SOLUCIN DE

CAPITULO IX. ADMINISTRACION Y GESTIN DE DOCUMENTOS

CAPITULO X. INFORMACIN Y BUENAS PRCTICAS EN LA GESTIN

10.1. Marco tico y de Valores

CAPITULO XI. NORMAS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DEL

CAPITULO XII. UTILIZACIN DE HERRAMIENTAS ELECTRNICAS PARA LA

CAPITULO XIII. MECANISMOS DE PARTICIPACIN CIUDADANA

MANUAL DE CONTRATACIN 6302

1.1. NATURALEZA JURDICA DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Y

La estructura del Ministerio de Defensa Nacional se encuentra regulada en la