Tablas Excel 2007

TABLAS DINMICAS EN
EXCEL 2007
TABLAS DINMICAS EN
EXCEL 2007
Antonio Menchn Peuela
Datos catalogrficos
Menchn, Antonio
Tablas dinmicas en Excel 2007
Primera Edicin
Alfaomega Grupo Editor, S.A. de C.V., Mxico
ISBN: 978-607-7686-09-5
Formato: 17 x 23 cm Pginas: 172
Tablas dinmicas en Excel 2007

Antonio Menchn Peuela
ISBN: 978-84-7897-900-4, edicin original publicada por RA-MA Editorial, Madrid, Espaa
Derechos reservados RA-MA Editorial
Primera edicin: Alfaomega Grupo Editor, Mxico, enero 2009
2009 Alfaomega Grupo Editor, S.A. de C.V.

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A Rosa, Ftima y Alberto. Mi querida familia.
NDICE
INTRODUCCIN ......................................................................................11
CAPTULO 1. INFORMES CON LISTAS..............................................17

1.1 HOJAS DE CLCULO .............................................................................18
1.2 LISTAS EN UNA HOJA DE CLCULO ......................................................19
1.3 EJEMPLO ACLARATORIO ......................................................................20
1.4 CONSULTAS DE AGREGACIN ..............................................................23
1.4.1 Ejemplos desarrollados ...............................................................24
1.4.1.1 Con CONTARA ............................................................................. 24
1.4.1.2 Con PROMEDIO............................................................................ 25
1.4.1.3 Con DESVESTP y VARP .............................................................. 25
1.4.1.4 Con MAX y MIN............................................................................ 25
1.4.1.5 Con SUMA ..................................................................................... 26
1.4.1.6 Con PRODUCTO ........................................................................... 26
1.4.2 Informes grficos.........................................................................27
1.4.2.1 La ficha datos.................................................................................. 29
1.4.3 EJERCICIOS...............................................................................33
CAPTULO 2. TABLAS.............................................................................39
2.1 CONVERTIR UNA LISTA EN TABLA .......................................................40
8 TABLAS DINMICAS EN EXCEL 2007 RA-MA
2.2 CONVERTIR UNA TABLA EN LISTA .......................................................41

2.3 LA FICHA DE HERRAMIENTAS DE TABLA ..............................................41
2.4 NOVEDADES EN LAS TABLAS EN EXCEL 2007......................................43
2.4.1 Pestaa de filtrado por defecto ....................................................43
2.4.2 Posibilidad de aadir fila de totales ............................................43
2.4.3 Transponer una tabla ...................................................................45
2.4.4 Controlador de tamao aadido ..................................................46
2.4.5 Columnas calculadas ...................................................................48
2.4.6 Validacin de datos .....................................................................50
2.4.7 Compartir tablas en sitios SharePoint Services...........................51
2.4.8 Resumir con tabla dinmica ........................................................51
2.5 EJERCICIOS ......................................................................................52
CAPTULO 3. ORIGEN DE LOS DATOS ..............................................57

3.1 IMPORTANDO TABLAS DE ACCESS .......................................................59
3.2 IMPORTANDO LISTAS DESDE LA WEB ..................................................60
3.3 IMPORTANDO LISTAS DESDE TEXTO .....................................................61
3.4 IMPORTANDO TABLAS DESDE ARCHIVOS XML....................................63
3.5 IMPORTANDO TABLAS CON MICROSOFT QUERY ..................................66
3.6 ARCHIVOS DE CUBO .............................................................................67
3.7 EJERCICIOS ......................................................................................68
CAPTULO 4. INFORMES DE TABLA DINMICA ...........................73

4.1 EJEMPLO DESARROLLADO ....................................................................74
4.1.1 Otras operaciones de agrupamiento ............................................79
4.2 FICHA HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA .......................................81
4.2.1 Botones en la ficha de Herramientas de tablas dinmicas ..........82
4.3 CAMBIO RPIDO DE INFORME ..............................................................83
4.4 CLCULOS PERSONALIZADOS ..............................................................84
4.5 INFORME GRFICO Y TABLA DINMICOS .............................................85
4.6 CAMBIAR LOS DATOS ORIGEN DEL INFORME .......................................89
4.7 AGRUPAR ELEMENTOS EN INFORME DE TABLA DINMICA ...................89
4.8 FRMULAS EN TABLAS DINMICAS .....................................................92
RA-MA NDICE 9
4.9 CAMBIO DE FORMULARIO EN INFORMES ..............................................94

4.10 CAMBIAR EL NOMBRE DE UN CAMPO DE UN INFORME .......................95
4.11 CAMPOS TOTALES Y SUBTOTALES EN INFORMES ...............................97
4.12 EJERCICIOS ....................................................................................98
CAPTULO 5. TABLAS DINMICAS. MANIPULACIN

AVANZADA..............................................................................................105
5.1 MOVER UNA COLUMNA A UNA FILA (O VICEVERSA) ..........................105
5.2 CAMBIO DEL CONTENIDO DE LAS CELDAS VACAS O CON ERRORES ...107
5.3 CAMBIOS EN EL FORMATO DE UNA TABLA DINMICA........................108
5.4 AGRUPAR FECHAS U HORAS EN LAS TABLAS DINMICAS...................110
5.5 FORMATO CONDICIONAL EN TABLAS DINMICAS ..............................111
5.6 DAR FORMATO UTILIZANDO BARRAS .................................................112
5.7 ADMINISTRACIN DE REGLAS EN FORMATOS CONDICIONALES .........113
5.8 APLICAR FORMATO A VALORES CON RESPECTO AL PROMEDIO ..........113
5.9 BORRAR FORMATOS...........................................................................115
5.10 CONSOLIDACIN DE DATOS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA..115
5.11 DATOS EXTERNOS ............................................................................119
5.12 IMPORTARDATOSDINAMICOS................................................120
5.13 EJERCICIOS ..................................................................................123
CAPTULO 6. TABLAS, INFORMES Y MICROSOFT QUERY......133

6.1 ENTORNO DE CONSULTAS ..................................................................134
6.1.1 Lnea de mens..........................................................................135
6.1.2 Barra de herramientas................................................................137
6.2 IMPORTANDO DESDE ACCESS ............................................................138
6.2.1 Primera consulta........................................................................138
6.2.2 Segunda consulta.......................................................................141
6.3 IMPORTANDO DESDE EL PROPIO EXCEL .............................................143
6.3.1 Primera consulta........................................................................144
6.3.2 Segunda consulta.......................................................................145
6.4 IMPORTANDO DESDE ARCHIVOS DE TEXTO ........................................147
6.5 SQL PARA MICROSOFT QUERY .........................................................149
6.5.1 Consultas de agregacin con SQL ............................................152

6.5.1.1 Primera consulta ........................................................................... 152
6.5.1.2 Segunda consulta .......................................................................... 153
6.6 VINCULANDO TABLAS DINMICAS ....................................................154
6.7 CURIOSIDADES ...................................................................................154
6.7.1 Ejemplo 1: La perspicacia de Mr. Smith...................................155
6.7.2 Ejemplo 2: Son ms analfabetas las mujeres que los hombres en
los pases ms pobres?........................................................................157
6.8 EJERCICIOS ....................................................................................158
CAPTULO 7. TABLAS DINMICAS Y LA WEB SEMNTICA....161

7.1 IMPORTANDO ARCHIVOS RDF/XML .................................................162
7.2 BUSCADORES SEMNTICOS................................................................163
7.3 EJEMPLO DESARROLLADO ..................................................................165
7.4 EJERCICIOS ....................................................................................167
NDICE ALFABTICO...........................................................................169
INTRODUCCIN
Hay un parecido evidente entre una matriz de celdas de una

hoja de clculo y una tabla de bases de datos. Excel ha reforzado en
sus distintas versiones esta similitud, llegando a su punto culminante
con Excel 2007. Ahora una lista se convierte definitivamente en una
tabla, con unas propiedades peculiares, pudindosele aplicar diferentes
estilos que la diferencian claramente del resto de celdas de la hoja. El
usuario va a poder manipular convenientemente los datos de forma
parecida a como lo hara con un gestor de bases de datos. Bajo este
punto de vista, un informe de tabla dinmica es semejante a una tabla
derivada (que son las provenientes de consultas en bases de datos).
Hay otro aspecto destacado de Excel que potencia, si cabe an

ms, su relacin con un gestor de bases de datos: la importacin de
tablas. Una tabla de Access o SQL Server (incluyendo, por supuesto,
tambin a tablas derivadas) se vuelca directamente en la hoja de clcu-
lo. Entre ellas existir un vnculo que podemos mantener o romper
definitivamente. Esto adquiere importancia sobre todo si aplicamos
informes de tablas dinmicas, ya que si las tablas originales cambian,

los resultados globales que contienen dichos informes se actualizarn.
Tambin, tal y como se haca en versiones anteriores a la

2007, podremos incorporar datos a nuestras hojas de clculo importa-
dos de archivos de texto (con algn tipo de estructura), y de tablas
colgadas en pginas webs (son las que estn encerradas entre las eti-
quetas <TAB> y </TAB>).
As mismo, podremos importar archivos XML1 y dispondre-

mos de herramientas en la cinta de opciones, con las que manipular
los datos obtenidos a partir de dichos archivos (deberemos aadir a
dicha cinta de opciones la ficha Programador).
Como veremos, no slo seremos capaces de volcar archivos

XML sino que, realizando pequeas manipulaciones, podremos im-
portar archivos XML/RDF2. Este hecho es muy destacable ya que este
tipo de archivos son los que maneja la llamada Web Semntica, por lo
que en un futuro prximo (cada vez ms cercano) este potencial po-
dra ser aprovechado desde Excel 2007 (damos los detalles en el CA-
PTULO 7).
Por ltimo, con el modo de importacin Microsoft Query,

conseguiremos un nivel de manipulacin de datos muy parecido al de
cualquier gestor de bases de datos. Como su nombre indica, Microsoft
Query nos permite realizar consultas previas sobre las tablas, y volcar
el resultado de las mismas en nuestras hojas de clculo. En el fondo,
esto supone un paso ms hacia la total vinculacin de Excel y los ges-
tores de bases de datos.
1
Extensible Markup Language (lenguaje de marcas extensible)
2
Es un lengua de propsito general para representar informacin en la Web
RA-MA INTRODUCCIN 13
Estructura del libro

Se han distribuido los distintos contenidos del libro en 7 cap-
tulos, siendo progresiva la presentacin de los distintos conceptos.
As, en el CAPTULO 1 se tratan las listas tal y como son concebidas
en Excel 2007. La idea es situarse en un tipo de datos previo al tipo
tabla, del que ha heredado ciertas caractersticas (las operaciones de
agrupamiento, entre otras).
En el CAPTULO 2 veremos las tablas, y detallaremos todos

los aspectos novedosos que se han incorporado en Excel 2007.
El CAPTULO 3 se dedica al estudio del origen de los datos.

Aunque en Excel no es nueva la importacin de datos (como en otras
herramientas del paquete Office), s ha cambiado la manera de llevar-
se sta a cabo (en aspectos relevantes). Aqu hablaremos por primera
vez del modo de importacin Microsoft Query.
Los CAPTULOS 4 y 5 constituyen el ncleo del libro ya que

en ellos se desarrolla la creacin y manipulacin de informes e infor-
mes y grficos con tabla dinmicos. Adems, se estudiarn en detalle
muchos aspectos novedosos relacionados con los mismos (como la
posibilidad de introducir frmulas o de combinar varios informes: la
consolidacin de datos).
El CAPTULO 6 es, como se ha comentado, una ampliacin

del apartado dedicado a Microsoft Query en el CAPTULO 3. A tra-
vs de diferentes ejemplos se estudia cmo importar tablas vinculadas
para realizar consultas elaboradas, utilizando, cuando se requiera, de
informes y grficos dinmicos. En este captulo destacara algo que
puede resultar novedoso para algunos lectores: la posibilidad de mani-
pular los datos almacenados en diferentes hojas como si se tratase de
tablas vinculadas. Por lo que, a nivel de manejo de consultas, Excel se
asemeja bastante a Access.
La ltima parte del CAPTULO 6 lo dedicaremos a ver SQL

para Microsoft Query. Esta incursin en un lenguaje para bases de
datos en un libro de hojas de clculo no debe resultarnos extraa por
todo lo que hemos ido comentando. Disponer de ciertos conocimien-
tos de SQL (una versin muy reducida) nos ayudar a utilizar de una
manera ms potente el modo de importacin Microsoft Query.
Por ltimo, en el CAPTULO 7 se estudiar la importacin de

archivos RDF/XML (as como la elaboracin de informes a partir de
los datos obtenidos). Con ello, Excel 2007 nos permite aprovechar
muchos de los datos estructurados que se encuentran en la Web (en
forma de tablas, archivos XML o RDF/XML).
Contenido del CD que viene con el libro

Este libro se acompaa con un CD cuya estructura se corres-
ponde, evidentemente, con la del libro.
Antes de nada, copie las carpetas del CD en el directorio C:\

Contenido del CD.
La carpeta CaptuloX contendr los ejemplos (como archi-

vos FiguraY.Z.xlsx) y ejercicios (como archivos Ejerci-
cioY.xlsx) del Captulo X del libro.
Se deber acudir a dichos archivos para utilizar los datos all

almacenados, como base para la resolucin de los ejercicios plantea-
dos, o para aclarar dudas sobre los ejemplos que se detallan en el li-
bro. Nunca debe conformarse con mirar las soluciones (que, casi
siempre, se encuentran en hojas de clculo diferentes a los datos).
Tambin puede encontrar en las carpetas del CD archivos con

extensin dqy. Como se ver en su momento, estos archivos almace-
nan consultas que entiende el entorno Microsoft Query. Para poderlos
ver desde dicho entorno, ser necesario que desde un libro de Excel
RA-MA INTRODUCCIN 15
utilice este modo de importacin y escoja abrir una consulta. Pero no

olvide escoger ver datos o modificar consulta en Microsoft Query en
el ltimo paso, ya que, de otro modo, slo conseguir volcar los resul-
tados de la consulta, pero no ver sta (tambin puede ejecutar, si lo
desea, la aplicacin MSQRY32.EXE, que encontrar, seguramente, en
el directorio C:\Archivos de programa\Microsoft Offi-
ce\Office12\, y abrir el archivo de consulta).
Por ltimo, encontrar tambin una carpeta que se llama Ba-

ses de datos Access; acceder a ella en los casos (frecuentes en
el libro) donde se le pida importar datos de Access. Adems, en los
ejemplos desarrollados en el libro se hace referencia a menudo a los
datos almacenados en bases de datos de dicha carpeta. Si no conoce
Access, no es necesario que abra estas bases de datos. Le bastar con
importar las tablas que se le indican desde Excel.
Observacin importante
Es importante que tenga en cuenta, sin embargo, que para que
los archivos dqy se abran sin problemas, la ruta debe ser la correcta.
As, si edita (con Notepad.exe, por ejemplo) el archivo de la carpeta
Captulo 1, pelcula-actor-director.dqy, ver que espera encontrar la
base de datos Pelculas.mdb en C:\Contenido del CD\Bases de
datos Access\pelculas.mdb. Si usted la tiene en otra ruta, no
dude en cambiarla en el archivo dqy (haga lo mismo con el resto de
archivos dqy).
Un problema aparte lo tendremos en la base de datos Neptu-

no.mdb. En versiones anteriores a Access 2007, se poda encontrar en
el directorio C:\Archivos de programa\Microsoft Offi-
ce\Office10\Samples\Neptuno.mdb, y ah es donde deber estar
(a menos que usted lo coloque en otro sitio y actualice la ruta en el
archivo dqy que utiliza esta base de datos).
1CAPTULO 1
INFORMES CON LISTAS
Las versiones anteriores de Excel manejaban listas de datos,

sobre las que se realizaban los informes de tablas dinmicas. Con Ex-
cel 2007 este panorama ha cambiado un tanto. Las listas, aunque si-
guen existiendo, han perdido algunas de sus atribuciones (los informes
de tablas dinmicas no se realizan ya directamente sobre ellas). Como
veremos, no son ms que matrices de celdas que cumplen ciertas con-
diciones, de manera que pueden realizar sobre ellas operaciones de
agrupamiento.
Esto ha provocado la aparicin de un nuevo tipo: la tabla, que

asume las operaciones con informes de tablas dinmicas y otras carac-
tersticas muy potentes, como veremos en el CAPTULO 3.
Antes de aclararnos propiamente sobre el modo en que Excel

opera sobre una lista, vamos a dar una pequea introduccin a las
hojas de clculo. El motivo es situarnos mejor en el contexto en que

vamos a movernos.
1.1 HOJAS DE CLCULO

La hoja de clculo es una aplicacin que permite definir rela-
ciones matemticas entre cada una de las celdas de una matriz. De esta
forma, al cambiar el contenido de una celda, cambiar automtica-
mente el contenido de todas las celdas relacionadas con ella.
En una hoja de clculo se utilizan bsicamente los siguientes

conceptos:
Direccin de celda: es la forma de referenciar una celda

concreta dentro de la matriz. Consta de una o dos letras que
identifican la columna donde est situada y un nmero que
identifica a la fila.
Rango de celdas: se denomina as a un grupo de celdas con-

tiguas (si incluye a ms de una fila tambin se le llama ma-
triz de celdas).
Frmulas: son expresiones que podrn asignarse a una cel-

da, de forma que la hoja mostrar en ella el resultado de di-
cha expresin.
Las hojas de clculo existentes en el mercado incluyen en ma-

yor o menor medida otras muchas funciones. Aqu listamos slo cua-
tro:
Cuadernos de trabajo: en cada archivo se pueden generar

mltiples hojas (a los cuadernos de trabajo se les suele lla-
mar libros).
RA-MA CAPTULO 1. INFORMES CON LISTAS 19
Funciones: disponen de un conjunto de frmulas preesta-

blecidas de muy diversos tipos: matemticas, lgicas, fi-
nancieras, estadsticas, etc.
Tareas con grficos: pueden realizarse grficos con distin-

tos formatos: de barras, circulares, etc.
Elaboracin de informes: son operaciones que permiten ob-

tener resultados que constituyen un resumen de los datos
almacenados en las hojas.
En el presente libro nos vamos a centrar precisamente en el l-

timo punto sealado: en Informes de Tablas Dinmicas.
1.2 LISTAS EN UNA HOJA DE CLCULO

A quien est acostumbrado a manejar Excel, no le extraar la
afirmacin de que en una celda podemos introducir datos de cualquier
tipo (dentro de los permitidos). As, una hoja de clculo puede utili-
zarse con las intenciones ms peregrinas, distribuyndose la informa-
cin de la forma que se quiera.
Sin embargo, gran parte de los datos que manejamos se es-

tructuran de una manera muy caracterstica: la lista.
Una lista es una matriz de celdas en la que la fila superior tie-

ne un cometido especial (contiene las etiquetas o nombres de las co-
lumnas de datos), y el resto de celdas son los datos, que deberan ser
del mismo tipo si ocupan celdas de la misma columna (vase Figura
1.1 con un ejemplo de dos listas). A la primera fila se le llama cabece-
ra de la lista.
Tambin podran considerarse listas las matrices sin cabecera

o que contienen filas con algunos elementos nulos (celdas
vacas). Sin embargo, es conveniente evitar este tipo de datos
siempre que podamos (las celdas vacas suponen valores nu-
los, lo que podra dar lugar a resultados anmalos al elaborar
informes).
1.3 EJEMPLO ACLARATORIO

Para entender mejor el concepto de lista, comprobemos con
un ejemplo sencillo que Excel (como el resto de las aplicaciones de
hojas de clculo) asume que las celdas contiguas en una misma co-
lumna son del mismo tipo (o lo que viene a ser lo mismo: la misma
expresin liga a cada elemento con el siguiente). De hecho muestra
una indicacin de error en otro caso (la, a veces, molesta esquinita de
color verde que puede verse en las celdas con valores errneos).
Figura 1.1: Ejemplo de 2 listas

Pruebe a escribir en la celda A2 de una hoja vaca la expresin
=A1+1 y cpiela en el portapapeles. Seleccione ahora resaltando con
el ratn el rango A2:A10. Vuelque el portapapeles. Comprobar que

A3 es A2+1, A4 es A3+1, , A10 es A9+1 (valdra lo mismo si
hubiramos escrito cualquier expresin en A2).
Escriba ahora en B2, =B1+2 y en C1, =C1+B1. Copie el rango

A2:C2 en el portapapeles. Seleccione ahora resaltando con el ratn la
matriz A2:C10. Vuelque el portapapeles. Comprobar que A3 es
A2+1, B3 es B2+2, C3=C2+B2, , A10 es A9+1, B10 es B9+2 y
C10 es C9+B9 (vase Figura 1.2).
Figura 1.2: Ejemplo de cmo Excel presupone el tipo lista

La matriz A2:C10 es un tipo de lista (cada columna es una se-
rie matemtica). Un dato es una terna de una fila (conocido como
registro, en bases de datos).
Una lista, por lo tanto, es bastante parecida a una tabla en ba-

ses de datos.
En una lista, sin embargo, podran repetirse las filas, mientras

que en una tabla no.
La propiedad que las diferencia, fundamentalmente, es que

dos listas diferentes no estn vinculadas.
Para entender esto, supongamos que con las dos listas de

empleados (Figura 1.1) nos queremos plantear cul es el sueldo pro-
medio por titulacin del empleado.
Esto es algo muy usual en bases de datos. Se tratara de una

consulta que afecta dos tablas diferentes. Pues bien, con listas, senci-
llamente, no podremos dar respuesta a esa pregunta. Es decir, no hay
forma de utilizar el vnculo comn (Nombre) para ligar la consulta a
las dos listas (en el CAPTULO 6, sin embargo, veremos que en Excel
2007 pueden vincularse dos tablas distintas, y podremos dar respuesta
a este tipo de consultas).
Cabra una solucin: reunir las dos listas y realizar la consul-

ta sobre la lista combinada.
Pero este mtodo, aparte de laborioso, puede presentar un gra-

ve inconveniente: la aparicin de inconsistencias.
Una inconsistencia es la anomala ms comn en bases de da-

tos. Se produce cuando los datos no son independientes. Por ejemplo,
qu ocurrira si exigiramos que todos los empleados de Sevilla fue-
sen titulados superiores? Esto supondra que cada vez que aparece en
Localidad Sevilla, tiene que encontrarse el dato superior en Titula-
cin. Esto se denomina en bases de datos una dependencia funcional.
Bajo esta nueva perspectiva la lista reunin de las dos primeras sera
inconsistente.
Resumiendo: una lista en Excel es una matriz de datos en la

que dos columnas cualesquiera deben ser independientes (si
exceptuamos la que representa a una clave).
Una columna es clave si el resto depende de ella: el nombre y

dos apellidos, el DNI, etc.
1.4 CONSULTAS DE AGREGACIN

En bases de datos, las consultas de agregacin (tambin
conocidas como subtotales) consisten en agrupar registros segn los
valores de ciertos campos y hacer clculos para cada grupo resultante.
Todos los clculos obtienen de un rango o de una matriz de

datos un valor que depende de la funcin. Dichos valores son:
el nmero de entradas, para CONTAR y CONTARA
la desviacin estndar, para DESVEST y DESVESTP
el valor mximo, para MAX
el valor mnimo, para MIN
el producto, para PRODUCTO
la media aritmtica, para PROMEDIO
la suma, para SUMA
la varianza, para VAR y VARP
Exceptuando con CONTARA, el dato debe ser numrico.
Cuando el nmero de datos es suficientemente grande DES-

VEST y DESVESTP devuelven prcticamente lo mismo (igual para
VAR y VARP).
Con una lista en Excel, para poder generar una consulta es

necesario primero agrupar los registros, establecindose de
esta manera los grupos sobre los que se van a realizar los cl-
culos.
As pues, la mayora de los conceptos que vamos a tratar en el

presente libro giran alrededor de estas 11 funciones. A partir de este
momento, siempre que desarrollemos un ejemplo concreto, nos vamos
a dedicar a agrupar los datos segn ciertos valores de los campos, y a
obtener resmenes aplicando a cada grupo alguna de las funciones
sealadas.
1.4.1 Ejemplos desarrollados

A continuacin, y siguiendo una poltica que respetaremos a
lo largo de todo el libro (la profusin de ejemplos), veremos un ejem-
plo de aplicacin para cada una de las operaciones de agrupamiento.
Estos ejemplos aparecern en otros captulos, y as su comprensin
ser lo ms completa posible.
1.4.1.1 CON CONTARA

El informe de la Figura 1.3 (ver la lista de partida en la hoja
ORIGINAL en Figura 1.3.xlsx) se refiere a los violinistas selecciona-
dos para el concurso internacional Long-Thibaud 2008 de Pars. La
lista contiene tres campos: candidatos, edad y pas. En este primer
informe nos hemos interesado por cuntos violinistas hay de cada
pas.
Realizarlo es relativamente sencillo: abrimos la hoja ORIGI-

NAL y nos colocamos, haciendo clic sobre cualquiera de las celdas de
la lista. A continuacin, haremos clic en Subtotales del grupo Esque-
ma de la ficha Datos. Elegiremos las opciones que se indican en el
cuadro de dilogo de la Figura 1.4.
Si la lista no estuviera ordenada previamente segn el campo

pas, habra que haberla ordenado. El orden relativo no es
importante, aunque s el agrupamiento.
1.4.1.2 CON PROMEDIO

Otra consulta que nos parece interesante es el promedio de
edad por pas (Figura 1.5).
De nuevo nos colocamos en cualquier celda de la lista, pero al

hacer clic en Subtotales, las opciones sern ahora las que se muestran
en la Figura 1.6 (en formato de celda de edad optaremos por nmero
con un decimal).
Figura 1.3: Informe con CONTARA
1.4.1.3 CON DESVESTP Y VARP

La desviacin estndar y la varianza son dos maneras de estu-
diar cmo estn de dispersas las edades respecto a su promedio (Figu-
ras 1.7 y 1.8).
1.4.1.4 CON MAX Y MIN

Para el ejemplo que estamos desarrollando, MAX y MIN nos
permiten conocer la edad del mayor y del menor por pas, as como
del total de la muestra (en Figura 1.9 tenemos el ejemplo con MIN).
Figura 1.4: Ventana de dilogo de subtotales
1.4.1.5 CON SUMA

Volviendo al ejemplo de la lista de empleados ordenados se-
gn la provincia (Figura 1.1), con esta funcin podramos averiguar el
total que la empresa tendra que pagar en sueldos a sus empleados por
provincia (ver Figura 1.10).
1.4.1.6 CON PRODUCTO

Esta funcin es til en problemas combinatorios. Por ejemplo,
si disponemos de una tabla con los pases, continentes y el nmero de
concursantes que han sido seleccionados en cada uno de ellos, po-
dramos plantearnos cuntos grupos sera posible formar por continen-
te, de manera que hubiera un representante de cada pas (Figura 1.11).
Figura 1.5: Informe de lista con PROMEDIO
1.4.2 Informes grficos

Una cuestin importante a la hora de evaluar los resultados es
obtener informes grficos que representen a los mismos.
Un informe grfico en Excel es una operacin que se realiza

de forma casi totalmente automtica.
As por ejemplo, una vez obtenido el informe con el nmero

de violinistas por pas, bastar con seleccionar las celdas donde apare-
cen estos nmeros (con CTRL + clic del ratn) y hacer clic sobre el
icono correspondiente a grficos (de la ficha Insertar). Escogemos el
grfico por sectores en 3D (Figura 1.12), donde se han introducido los
nombres de los pases en el Formato de las etiquetas de los datos.
Tambin se eligi mostrar los porcentajes junto a dichas etiquetas;
adems de la leyenda y lneas gua (Figuras 1.13).
Figura 1.6: Ventana de dilogo de subtotales para la PROMEDIO
Figura 1.7: Informe con DESVESTP

Para darle a las categoras los nombres de los pases, en el

Origen de los datos edite Series1 y escoja (en el mismo or-
den) con CRTL+clic las celdas que contienen los nombres
correspondientes.
1.4.2.1 LA FICHA DATOS

Una lista, como ya hemos visto, es una matriz de celdas, por
lo tanto, cualquier ficha de Excel puede referirse a ella. Sin embargo,
hay una que es especial para el captulo actual, ya que se refiere a las
operaciones de agrupamiento que hemos tratado en el mismo. Nos
estamos refiriendo a la ficha Datos de la barra de herramientas.
Figura 1.8: Informe con VARP

A continuacin pasamos a estudiar el contenido de dicha fi-
cha.
Si atendemos al grupo Conexiones, nos encontraremos con los

botones Actualizar, Conexiones y Propiedades (de la conexin). Esto
est relacionado con algo que trataremos ms a fondo en el captulo

dedicado al Origen de los datos.
En Ordenar y filtrar podremos establecer, como su nombre

indica, distintos filtros que nos permitan llevar a cabo consultas ms o
menos elaborados.
Como ejemplo, la Figura 1.14 muestra la lista correspondiente

a los participantes en el Long-Thibaud de 2008, donde se ha filtrado a
los que no son europeos.
Si nos colocamos en cualquier celda de la matriz, y hacemos

clic en el botn que representa a un embudo, se nos mostrar una pes-
taa de seleccin sobre la cabecera de la lista.
Figura 1.9: Informe con MIN

A continuacin, desplegamos la pestaa pas y elegimos los
adecuados a la consulta.
Figura 1.10: Ejemplo con SUMA

El siguiente grupo: Herramientas de datos, ofrece posibilida-
des interesantes a la hora de manipular los elementos de la lista.
Figura 1.11: Ejemplo con PRODUCTO
Un ejemplo de aplicacin muy usual se produce cuando im-

portamos los datos de un archivo de texto o sin estructura. General-
mente, los campos sern del tipo conocido en bases de datos como
campos compuestos. Un caso tpico es cuando en el mismo campo
tenemos los dos apellidos y el nombre. El botn Texto a columnas nos
permite dividir la celda que contenga un valor compuesto en celdas
con valores simples (en bases de datos, a esto se le denomina normali-

zar a 1 forma normal).
Quitar duplicados, del grupo Herramientas de datos, permite

una operacin necesaria si pretendemos realizar consultas sobre los
datos, evitando que haya dos filas iguales (aunque la operacin es ms
potente).
Antes de llevar a cabo esta operacin, es conveniente copiar la

matriz en otro lugar de la hoja ya que los datos se borran de manera
permanente.
Hay una limitacin: no podremos quitar valores duplicados

provenientes de subtotales. Para quitarlos es necesario hacer clic en
Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos (eligiendo Quitar
todos).
Otro de los botones de este grupo es el de Validacin de da-

tos. Aunque ms adelante veremos algn ejemplo, diremos aqu que
se trata de establecer restricciones acerca de los valores permitidos de
una matriz de celdas (incluyendo un mensaje de entrada y otro de
error, que facilita la introduccin de valores por parte del usuario).
El grupo con ms aplicacin en informes de listas es el de Es-

quema, en el que encontramos los botones de agrupamiento, desagru-
pamiento y subtotales, que nos permiten realizar resmenes de los
datos.
Una vez seleccionadas las columnas sobre las que deseemos

realizar un resumen, haramos clic sobre el botn Agrupar y luego
sobre Subtotal para determinar sobre qu campo se agrupa y el campo
(o los campos) sobre los que vamos a aplicar la operacin de agrupa-
miento.
Figura 1.12: Ventana de dilogo con opciones para el grfico en 3D
1.4.3 EJERCICIOS3
I) Operaciones de agregacin con listas
1. Sea la lista que se muestra en la Figura 1.15. Obtenga en

sucesivos clculos sobre la misma:
a. Cuntos coches hay por marca.
3
Para facilitar la resolucin de este tipo de ejercicios, se recomienda consul-
tar Gua de campo Excel 2007 de Fco Pascual Gonzlez, Ra-Ma, 2007.
b. Cul es el ao de fabricacin del coche ms anti-

guo por proveedor.
c. Cul es el promedio del ao de fabricacin.
2. Dada la lista que se muestra en la Figura 1.16, obtenga en

sucesivos clculos sobre la misma:
a. Cuntos replantes se han hecho en total de cada

tipo de rbol.
b. Cuntos rboles de cada tipo se han replantado en

cada lugar.
II) Informe grficos sobre listas
3. Sea la lista del ejercicio 1. Obtenga el informe grfico de

cuntos coches hay por marca.
Figura 1.13: Informe grfico del n de participantes en el Long-Thibaud

4. Dada la lista del ejercicio 2:
a. Obtenga el informe grfico de cuntos replantes se

han hecho en total de cada tipo de rbol.
b. Obtenga el informe grfico de cuntos rboles de

cada tipo se han replantado en cada lugar.
III) Manipulacin de los elementos de una lista
5. Dada la segunda lista de empleados de la Figura 1.1, hacer

uso de la estructura del campo nombre (una coma separa a
los apellidos y el nombre), y el grupo Texto en columnas
de la ficha Datos, para separar los dos apellidos y el nom-
bre en campos distintos.
Figura 1.14: Participantes europeos en el Long-Thibaud

Figura 1.15: Lista de vehculos
Figura 1.16: Replantes de arbolado urbano de Sevilla

6. Ordenar las filas de la lista del ejercicio anterior segn la

titulacin del empleado. Averiguar cuntos empleados hay
por titulacin.
7. Copie las dos listas de la Figura 1.1 juntas y elimine la co-

lumna repetida de los empleados. A continuacin, obtenga
el sueldo medio por titulacin.
8. La Figura 1.17 representa a pelculas protagonizadas por

actores junto con el director de las mismas. Haga un in-
forme que muestre el nmero de pelculas protagonizadas
por cada actor, y otro con el nmero de pelculas dirigidas
por el mismo director.
Con este ejercicio comprobar otra de las limitaciones de

las listas respecto a las tablas (la lista resulta demasiado
larga para realizar un informe). Este ejercicio lo replantea-
remos con tablas y se encontrar con estos problemas.
Figura 1.17: Lista Pelcula-Actor-Director

2CAPTULO 2
TABLAS
Una tabla es la forma ms usual y sencilla de estructurar los

datos. El concepto es prcticamente el mismo que hemos visto de
lista, slo que en una tabla:
a) La primera fila es necesariamente la cabecera
b) Las celdas de la misma columna deben ser del mismo tipo
c) No debe haber dos filas con los mismos valores en celdas

de la misma columna
d) No debera haber celdas vacas
Excel 2007, a diferencia de versiones anteriores, presupone

estas restricciones incorporando un tipo especial de datos, que se lla-
ma tabla, y que presenta un gran nmero de novedades.
2.1 CONVERTIR UNA LISTA EN TABLA

As, si transforma una lista en una tabla (esto se hace con un
simple clic sobre el botn Tabla de la ficha Insertar), observar que la
primera fila se toma como cabecera (los valores almacenados en la
misma no estn implicados en la operaciones de agrupamiento aunque
sean numricos). Adems, entre otras cosas, el diseo del formato es
en bandas. Destacndose as que estamos ante una matriz de celdas
muy especial.
Un ejemplo lo tenemos en la Figura 2.1, donde se ha cambia-

do en tabla la lista de empleados que tratamos en el captulo anterior.
Figura 2.1: La lista de empleados convertida en tabla

Para el tipo tabla, dispondremos de una ficha especial:
Herramientas de tabla, con ella podremos cambiar algunas de sus
propiedades: quitar duplicados (si los hubiera, debemos de evitarlos),
ampliar la matriz de celdas que la contiene, cambiar el estilo del for-
mato, etc.
Adems, en una tabla, como ocurre en bases de datos, no se

distingue el orden relativo de las columnas (campos) ni de las filas
(registros), aunque podamos realizar ordenamientos.
RA-MA CAPTULO 2. TABLAS 41
Para llevar a cabo los informes con tablas no va a ser necesa-

rio ordenar por el campo de agrupamiento.
Otra forma de convertir una lista en tabla es elegir el botn

Formatear como tabla en el grupo Estilos de la ficha Inicio.
2.2 CONVERTIR UNA TABLA EN LISTA

Siempre se podr convertir una tabla en rango normal (lista)
haciendo clic en Convertir en rango del grupo de herramientas de
tablas de la ficha Diseo (el estilo de tabla se conserva, aunque se
trate ahora de una simple lista).
2.3 LA FICHA DE HERRAMIENTAS DE TABLA

La ficha Herramientas de tabla (o Diseo) se muestra en la
Figura 2.2 (parte de la misma).
En ella encontraremos los grupos:
Figura 2.2: Ficha de Herramientas de tabla

Propiedades, con el que podremos cambiar el nombre y la ex-
tensin de la tabla (que tiene que ver con un apartado que desarrolla-
remos pronto referente al controlador de tamao de una tabla).
Herramientas, donde nos encontramos con los botones que

permiten Resumir con tabla dinmica (que usaremos de forma profusa
en gran parte del libro), Quitar duplicados, con el que (principalmen-
te) eliminaremos filas repetidas, y Convertir rango, que permite vol-
ver a transformar una tabla en una simple matriz de celdas o lista.
Datos externos de tabla, que utilizaremos para Exportar tablas

(a listas SharePoint), Actualizar, cuando las tablas estn vinculadas a
datos externos (han sido importadas), conocer las Propiedades de los
datos externos, Abrir el explorador, si han sido importadas de la Web,
y Desvincular, cuando queremos quedarnos con una copia desvincu-
lada de su origen.
Opciones de estilo de tabla, que contiene opciones muy inte-

resantes para visualizar de forma diferente la misma tabla (Fila de
encabezados, Fila con bandas, resaltar la Primera columna, resaltar la
ltima columna o ver las Columnas con bandas). De este grupo, la
que quizs tenga ms relevancia aqu es Fila de totales, que aade una
fila a la tabla y nos permite realizar operaciones de agrupamiento (o
no) con los elementos de una misma columna de la tabla.
Por ltimo, con el grupo Estilos de tabla, tendremos facilida-

dades para cambiar el estilo de la tabla escogiendo entre una gran
cantidad de estilos predefinidos.
Tambin, en la ficha Inicio, se pueden encontrar una serie de

botones que permiten rpidamente dar formato a las celdas de una
tabla.
Con ellos podremos, por ejemplo, establecer un formato con-

dicional, o dar formato como tabla o aplicar diferentes estilos (en el
CAPTULO 6 nos extenderemos ms en estos conceptos cuando vea-
mos las tablas dinmicas).
2.4 NOVEDADES EN LAS TABLAS EN EXCEL

2007
2.4.1 Pestaa de filtrado por defecto

No ech de menos en Excel 2003 poder establecer cmoda-
mente filtros para varios campos a la vez? Esta carencia est resuelta
con las tablas de Excel 2007, ya que, por defecto, cada columna de la
tabla tiene una pestaa de filtrado en la cabecera. Esto le facilitar
mucho para realizar consultas a las tablas.
As, podremos dar respuesta a consultas elaboradas donde in-

tervengan varias condiciones AND.
Un ejemplo lo tenemos en la tabla del concurso Long-Thibaud

al interesarnos por los concursantes entre 21 y 25 aos, de pases eu-
ropeos (ver Figura 2.3).
Observe el embudo en los campos edad y pas. Al desplegar la

pestaa podr comprobar que slo se han permitido los valores co-
rrespondientes a la consulta (abra Figura 2.3.xlsx)
2.4.2 Posibilidad de aadir fila de totales

No es lgico que las tablas contengan una fila especial donde
se muestren los valores resmenes (subtotales), de los datos corres-
pondientes a cada columna?
Excel 2007 ha previsto esta contingencia aadiendo esta ca-

racterstica a las tablas.
Si en el subconjunto Opciones de estilo de la tabla activamos

la casilla Fila de totales, se aadir una fila con una pestaa que per-
mite aplicar una funcin de agregado a la columna correspondiente.
En la Figura 2.4 la primera columna de la fila de totales con-

tiene la funcin CONTAR, la segunda PROMEDIO, la tercera CON-
TAR.SI con la cadena Cdiz y la cuarta la funcin MIN.
As, en una sola lnea, hemos contestado a las cuestiones:

cuntos empleados hay?, cul es el sueldo medio de los mismos?,
cuntos son de Cdiz? y en qu fecha se contrat al ms veterano de
ellos?
Como se observar todas son funciones de agregacin (que

vimos ya en el CAPTULO 1), exceptuando CONTAR.SI que nos
devuelve el nmero de empleados de Cdiz. Para esta ltima hemos
utilizado la opcin Ms funciones de la pestaa desplegable, en la
celda correspondiente de la fila de totales.
En la fila de totales tambin pueden aplicarse funciones que

no son de agregado.
Figura 2.3: Concursantes entre 21 y 25 aos, de pases europeos

Para ello:
Desplegamos la pestaa y elegimos Ms funciones

Figura 2.4: Fila de totales en una tabla
2.4.3 Transponer una tabla

Al importar tablas de la Web u otros medios, nos encontrare-
mos a menudo con el hecho de que una fila debera ser una columna o
viceversa. Es posible cambiar una por otra? Excel 2007 permite lo
que desde el punto de vista matemtico se conoce como transposicin
de tablas.
La transposicin de tablas consiste en cambiar filas por co-

lumnas. O, si imaginamos por un momento que las celdas se identifi-
can por un par de nmeros: (i, j), entonces la celda (i, j) pasa a ser la
(j, i) y viceversa.
Normalmente, la transposicin nos va a facilitar el realizar

ciertos clculos previos con las tablas.
Excel 2007 no contempla la transposicin de tablas, pero s la

copia de una matriz de celdas (lista) en forma transpuesta.
Por lo tanto, cuando nos interese transponer una tabla, primero

la convertimos en lista y la copiamos en forma transpuesta. Por lti-
mo, reconvertimos sta en tabla.
Un ejemplo lo tenemos en la Figura 2.5 que representa parte

de la tabla donde estn representados los resultados de varias tempo-
radas de la liga de ftbol espaola.
Si, sobre dicha tabla, deseamos aadir una fila de totales que
nos permita responder a las consultas: cuntos puntos ha acumulado
en total el Real Madrid? o cul fue el promedio de goles a favor del
Valencia?, nos ser necesario transponer la tabla. De esta manera ten-
dremos, por ejemplo, en una misma columna los puntos ganados por
un mismo equipo, y podremos responder a la primera consulta utili-
zando una fila de totales (ver en Figura 2.6 la lista, ya convertida en
tabla, copiada como transpuesta).
El modo de proceder es aadir al portapapeles la matriz de

celdas y, al copiar, elegir entre las opciones del portapapeles
transponer (ver Figura 2.7).
2.4.4 Controlador de tamao aadido

Si elaboramos un informe (consulta) sobre una tabla, podre-
mos obtener resultados sobre parte de la misma, sin ms que cambiar
sus lmites?
La respuesta es afirmativa. Excel 2007 ha aadido un contro-

lador de tamao en las tablas, que permite cambiar el rango de las
celdas muy cmodamente.
Dicho controlador se encuentra en la esquina inferior derecha,

y es un vrtice destacado de color verde. Para moverlo bastar con
hacer clic sobre l y (sin soltar el ratn) cambiar el tamao de la tabla

(ver Figura 2. 8).
Si tiene un informe de parte de una tabla muy extensa, sin

modificarlo, puede hacer que los lmites de la tabla sean dife-
rentes, y aplicar dicho informe a otras zonas de la misma.
Figura 2.5: Lista original
Figura 2.6: Tabla transpuesta y media de puntos del Madrid

2.4.5 Columnas calculadas

En Excel 2003, aplicar una frmula a las celdas de una co-
lumna exiga arrastrar el borde resaltado (con una cruz) de la que con-
tena la frmula al resto de celdas de la columna.
Esto se ha mejorado en Excel 2007 con la columna calculada

de las tablas.
Se llama columna calculada a una columna donde escribimos

una frmula. Automticamente la misma frmula se copiar en el
resto de las celdas de la columna.
Figura 2.7: Secuencia para transponer una matriz de celdas

Figura 2.8: Controlador de tamao de una tabla
Figura 2.9: Columna1 es una columna calculada de la tabla

Como ejemplo, en la Figura 2.9 tenemos una funcin que ave-
rigua (utilizando ciertos criterios sobre el sueldo) si un empleado es
nuevo, experimentado o experto. Posteriormente, agruparamos los
registros segn este valor nuevo y obtendramos el sueldo medio para
cada nivel de experiencia (lo haramos con un informe de tabla din-
mica, como veremos en un ejercicio del CAPTULO 5). Con esta
facilidad Excel 2007 permite, adems, que elaboremos informes utili-
zando funciones que no son de agregacin como clculo previo.
Haremos clic en el controlador de tamao y aadiremos una

columna vaca. A continuacin escribimos la frmula en una
celda cualquiera de la misma.
Por supuesto siempre podremos darle un nombre aclaratorio a

la columna nueva.
2.4.6 Validacin de datos

Muchas veces, a la hora de meter datos, damos valores que no
se corresponden con los que deberamos haber introducido. Excel
2007 permite validar estos datos antes de ser aadidos a nuestras
hojas.
Procederemos seleccionando las celdas (normalmente de una

misma columna) que queremos validar. En un siguiente paso, escoge-
remos en la ficha Datos del grupo Herramientas de datos el botn
Validacin de datos.
Adems, con esta tcnica, podremos avisar mediante una ven-

tana de dilogo que contendr un mensaje con el tipo de error que se
ha cometido.
Como ejemplo, supongamos que la empresa slo tiene filiales

en Andaluca. Esto implicara que la columna Localidad no puede
contener un dato que no est en la lista: Almera, Cdiz, , Sevilla.
La Figura 2.10 muestra cmo podramos restringir el dato Lo-

calidad a las 8 provincias andaluzas, y la Figura 2.11 propone un men-
saje de error para avisar de una entrada errnea.
2.4.7 Compartir tablas en sitios SharePoint Services

Si es cliente de un sitio de Microsoft Windows SharePoint
Services, podr compartir las tablas con otros usuarios. Para ello des-
de la ficha Herramientas de tabla deber escoger, en el grupo Datos
externos de tablas, el botn Exportar.
2.4.8 Resumir con tabla dinmica

Es una operacin muy usual con las tablas. Se trata de obtener
de forma casi automtica resmenes o informes a partir de los datos
de la tabla de partida. Esta operacin adquiere todo su sentido cuando
disponemos de volmenes muy grandes de datos. Con los informes y
grficos de tablas dinmicas se pretende arrojar un poco de luz sobre
los datos, y evitar, en lo posible, la sensacin de disponer de una in-
formacin inabarcable (en el CAPTULO 4 veremos algunos ejemplos
desarrollados).
Figura 2.10: Validacin de datos en una tabla

Figura 2.11: Ventana para informar de errores en datos validados
2.5 EJERCICIOS
I) Operaciones elementales con tablas
1. Convierta la lista que se muestra en la Figura 2.12 en una

tabla. Elimine registros duplicados. Obtenga a continua-
cin slo los registros para los vehculos cuya disponibili-
dad es SI y el ao de fabricacin est comprendido entre
1999 y 2002. Escoja, por ltimo, un estilo de la tabla entre
los predefinidos (parte de la tabla se muestra en la Figura
2.13).
II) Novedades con las tablas de Excel 2007
2. La tabla de la Figura 2.14 representa las utilidades de los

frutos, corteza y hojas de algunos representantes del arbo-
lado urbano de Sevilla.
Se pide averiguar, utilizando una columna calculada y una

fila de totales, el nmero de rboles que son medicinales
(es decir, el campo utilidades_hojas_contezas_frutos con-
tiene la palabra medicina en algn lugar).
Figura 2.12: Lista de vehculos
Figura 2.13: Resultado para ejercicio 1
La funcin ENCONTRAR le permite averiguar si una cadena

est contenida en un texto.
3. Dada la tabla que se muestra en la Figura 2.15, calcule

con una fila de totales el nmero de empleados contrata-
dos en el 2002.
Figura 2.14: Utilidades de frutos, hojas y cortezas de algunos rboles
La funcin CONTAR.SI devuelve el nmero de celdas con

un contenido especificado.
4. En la tabla que se muestra en la Figura 2.16, haga que la

edad no pueda ser inferior a 18 aos, ni superior a 30 aos
(segn las normas del Concurso Long-Thibaud).
5. Usando el ejercicio anterior aada un mensaje de error

que indique al usuario los lmites de edad establecidos por
las normas del Concurso, en caso de haberlos sobrepasa-
do.
6. Retome la lista de la figura 1.17. Convirtala en tabla y

realice los mismos informes que se pedan en el ejercicio
8 del CAPTULO 1.
Figura 2.15: Tabla de empleados de una empresa
Figura 2.16: Concursantes del Long-Thibaud de 2008

3CAPTULO 3
ORIGEN DE LOS DATOS
Los datos de los ejemplos vistos hasta ahora pueden tener su

origen en transcripciones que realizamos de datos conocidos por di-
versos medios (prensa, libros, etc.); o que sencillamente hemos gene-
rado a partir de hechos o problemas conocidos por nosotros.
Por ejemplo, si usted es profesor puede que disponga de una

hoja de clculo con las notas de sus alumnos. A partir de ella podr
generar informes o grficas utilizando las tcnicas que hemos estudia-
do en captulos anteriores.
Sin embargo, vivimos en el siglo de la Informacin y Excel,

como no podra ser de otra forma, nos facilita la importacin de datos,
de manera que podremos disponer de ellos como si de datos propios
se tratase.
A la hora de importarlos, tendremos la opcin de tener una

copia de los mismos (generalmente como tabla), o, si son de sobra
conocidos por nosotros, como informe y grfico de tablas dinmicos.
Los datos externos que se copian en la tabla destino perma-

necen vinculados a los datos en el origen (mientras no se diga
lo contrario). De manera que si se modifican, cambiar la ta-
bla destino (de forma automtica o a travs del botn Actua-
lizar).
Por el contrario, a pesar del vnculo, los cambios que haga-

mos en la copia no afectarn a los datos en el origen.
Los datos pueden tener diversos orgenes (ver Figura 3.1).
Figura 3.1: Diferentes orgenes de los datos

Los datos suelen proceder a menudo de Access o de otros ges-
tores de bases de datos (con lo que evitaremos inconsistencias).
Tambin podemos importar datos de la Web, archivos de tex-

to o de otras fuentes (SQL Server, archivos XML, y otros especiales).
Para ver cuntos vnculos tenemos con datos externos y de qu tipo
son, utilizaremos el botn Conexiones existentes de la ficha Datos.
RA-MA CAPTULO 3. ORIGEN DE LOS DATOS 59
Como ya se ha indicado, en la mayora de los casos, desde el

momento que se produce la vinculacin de datos, Excel los muestra
como una tabla (aunque en casos como la importacin desde archivos
de texto o de la Web, los representa directamente como una simple
lista).
Mientras que permanezca el vnculo, si hacemos clic sobre

Actualizar todo (del grupo Conexiones de la ficha Datos), provocare-
mos que los datos cambien si lo han hecho en el origen.
Si pulsamos en Desvincular lo que tendremos ser una copia

de los datos del origen, sin que sta se vea afectada por los cambios
que se puedan producir en aqullos.
3.1 IMPORTANDO TABLAS DE ACCESS

La importacin de tablas de Access es una accin muy reco-
mendada si queremos contar con tablas que (en principio) no presen-
ten inconsistencias. La razn es que la teora de bases de datos nos
garantiza que las columnas de las tablas son independientes (siempre
que no se trate de la clave principal, de la cual dependen todas las
dems). Adems, no deben aparecer muchos valores nulos ni registros
repetidos.
La importacin es automtica. Haremos clic en el botn Des-

de Access de la ficha Datos y con el navegador de disco buscaremos la
base de datos que nos interesa. Finalmente, elegiremos la tabla (o
consulta) que ser el origen de datos y despus de aceptar, podremos
elegir entre disponer de la copia como una tabla, o realizar directa-
mente un informe de tabla dinmica o de grfico y tabla dinmicos
(vase Figura 3.2).
Si no conocemos bien los datos del origen deberemos optar

siempre por la primera opcin.
Figura 3.2: Ventana de dilogo al importar una tabla de Access
3.2 IMPORTANDO LISTAS DESDE LA WEB

En la Web hay mucha informacin que alguien ha colocado
all en forma de tabla y que podra sernos til.
Excel 2007 nos ofrece una herramienta que detecta automti-

camente dichas tablas y nos permite importarlas.
Procederemos haciendo clic en el botn Desde Web de la fi-

cha Datos. Esto abrir un navegador web (muy parecido a IExplorer,
aunque mucho ms simple). Al lado de cada una de las tablas que
aparezcan en las pginas webs se mostrar una flecha en amarillo. Si
hacemos clic sobre ellas, podremos importarlas (vase Figura 3.3).
Este mtodo no resulta muy prctico, a menos que sepamos

donde est la informacin que buscamos. La razn es bien sencilla:
los datos en la Web estn para ser visualizados, y no para ser proce-
sados (volveremos a este tema en el apartado de XML).
Adems, las tablas presentan las formas ms peregrinas, sien-

do muy comn, por ejemplo, que los campos sean filas (en vez de
columnas), o que los datos de una columna no sean del mismo tipo,
entre otras anomalas.
Lo normal es que los datos que encontremos en la Web ya es-

tn procesados, por lo que una tabla se nos presentar ya co-
mo informe.
A diferencia de lo visto con Access, los datos importados des-

de la Web no se asumen como tabla, sino como lista, por lo que debe-
remos agruparlos para poder llevar a cabo los informes que creamos
conveniente (o convertir la lista en tabla).
Con el botn Conexiones de la ficha Datos podemos conocer

los distintos vnculos establecidos entre nuestro libro y los datos de la
Web. Desde aqu estableceremos si deseamos que estos se actualicen,
o romper la conexin y dejar que evolucionen de forma independiente
de sus diferentes orgenes.
Si cree que los datos de la Web van a variar, es mejor que no

rompa la conexin, as podr tener siempre sus informes actualizados.
3.3 IMPORTANDO LISTAS DESDE TEXTO

Aunque es un tipo de estructura ya anticuada (los sistemas
operativos como UNIX la utilizaban masivamente), los listados en
archivos de texto siguen siendo una manera muy extendida de alma-
cn de datos. Lo nico que Excel asume es que la primera fila es la
cabecera, y que los distintos campos estn separados por el mismo
delimitador (tabulador, espacios, coma, punto y coma, etc.).
Figura 3.3: Tabla en la Web
Por lo tanto, lo primero que deberemos hacer con un listado es

prepararlo un poco, en el sentido de aadirle una cabecera (si no la
tiene) y establecer el delimitador (por ejemplo la coma).
En la Figura 3.4 presentamos el aspecto que tiene el archivo

de texto, con el listado de los concursantes del Long-Thibaud antes de
importarlo en Excel. El resultado de importarlo se muestra en la Figu-
ra 3.5.
La forma de proceder es muy intuitiva y nos ahorraremos su

descripcin.
Figura 3.4: Archivo de texto con estructura
3.4 IMPORTANDO TABLAS DESDE ARCHIVOS

XML
Para importar un archivo de texto es necesario indicar cmo
estn delimitados los distintos campos de cada registro. Esto dificulta
el procesamiento de los mismos por diferentes tipos de aplicaciones.
XML es un lenguaje de marcado (al igual que HTML), que se

invent para representar datos de manera que pudiesen ser procesados
(sin manipulacin previa) por muchos tipos de aplicaciones.
La funcin de las etiquetas de XML no es formatear la salida

(como en HTML), sino representar el significado de los datos (su es-
tructura o esquema). XML ha pasado a ser una de las representaciones
de datos ms utilizadas para el intercambio de los mismos (aunque
puede resultar ambiguo, por lo que, actualmente, el consorcio W3C4

ha desarrollado lenguajes mejores como es el caso de RDF/XML,
pensado para la Web Semntica).
Figura 3.5: Archivo de texto importado en Excel
A XML hay que verlo como un medio de intercambio de da-

tos entre distintas aplicaciones.
Aqu no vamos a estudiar las posibilidades de XML, aunque s

destacaremos que existe una transformacin directa entre un archivo
XML y una tabla (o viceversa). En concreto, Access, entre otros ges-
4
Consorcio internacional que produce estndares para la World Wide
Web
tores de bases de datos, permite convertir tablas en archivos XML. Por

lo que respecta a Excel, podemos importar un archivo XML, procesar
la informacin contenida en l, y exportarlo a otra aplicacin.
En Excel la importacin de archivos XML se realiza esco-

giendo la opcin Desde importacin de datos XML del botn De otras
fuentes del grupo Obtener datos externos de la ficha Datos.
Si importa datos de un archivo XML debera de aadir la fi-

cha Programador a la barra de herramientas.
Para ello haga clic sobre el botn de Office y elija Opciones

de Excel. En la ventana de dilogo que se le muestre active la
opcin Mostrar ficha programador en la cinta de opciones.
En la ficha Programador encontrar un grupo llamado XML.

Seleccionando una celda de los datos importados podr elegir en dicha
ficha el botn Origen. Se le mostrar un panel derecho que podr uti-
lizar para administrar asignaciones XML. De esta manera, podemos
asignar elementos del esquema a celdas individuales (o tablas). A
continuacin podremos actualizar, importar o exportar datos utilizan-
do archivos XML.
Por ltimo, digamos como detalle interesante que un archivo

XML es visualizado por un navegador web como una tabla, por lo
tanto, basta con incluir el contenido del archivo XML generado en un
archivo HTML (para, por ejemplo, visualizar nuestro informe genera-
do desde Excel y exportarlo como archivo XML).
3.5 IMPORTANDO TABLAS CON MICROSOFT

QUERY
El modo de importacin Microsoft Query permite importar
tablas (o listas) no necesariamente vinculadas, crear una consulta para
ellas y volcar la tabla derivada en una hoja Excel (para luego realizar,
o no, un informe con la misma).
El origen de las tablas es muy diverso. Las Figuras 3.7 y 3.8

nos muestran el proceso y algunas de las posibilidades de que dispo-
nemos.
Si podemos importar la consulta directamente desde una base

de datos, no ser necesario utilizar el modo de importacin Microsoft
Query. Sin embargo, es muy posible que la consulta no exista o que
las tablas no estn vinculadas (no procedan de una base de datos). En
estos supuestos, Microsoft Query se hace imprescindible para poder
llevar a cabo dichas consultas.
Un ejemplo sencillo en el que las tablas estn vinculadas lo

tenemos en nuestra base de datos del arbolado urbano de Sevilla. Si
queremos saber qu familias tienen rboles replantados en el parque
de Mara Luisa, deberemos de importar las tablas rboles y replantes.
En un paso posterior filtraramos por el campo lugar (ver Figura 3.9).
Ya con este sencillo ejemplo puede verse que es conveniente

tener algunos conocimientos de SQL5 (la consulta viene formulada en
este lenguaje en el recuadro pequeo). Esta es una de las razones por
la que dedicaremos en el CAPTULO 5 un apartado entero al lenguaje
SQL para Microsoft Query.
Un ejemplo en el que las tablas no estn vinculadas lo ten-

dramos en la Figura 1.1. Si copiamos las dos listas en hojas diferentes
5
Standard Query Language: es el lenguaje de consultas ms extendido
y las importamos en el modo Microsoft Query (como mostraremos en

el CAPTULO 6), podemos vincularlas y realizar la consulta del suel-
do medio de los trabajadores por titulacin (ver Figura 3.10).
Figura 3.6: Botn de Office y Opciones de Excel
3.6 ARCHIVOS DE CUBO

Si estamos realizando un informe o grfico dinmicos de una
tabla importada de una base de datos desde un servidor OLAP (Proce-
samiento analtico en lnea), y se interrumpe la conexin, podr utili-
zar un archivo de cubo sin conexin para terminar de elaborar el in-
forme.
Para crear este tipo de archivos, deber hacer clic en Herra-

mientas OLAP del grupo Herramientas de la ficha Opciones (desde
una celda del informe).
Figura 3.7: Secuencia para el modo de importacin Microsoft Query
Figura 3.8: Ventana de dilogo para importar datos de nuevos orgenes
3.7 EJERCICIOS
I) Importando tablas de Access
1. Importe de Neptuno.mdb (base de datos ejemplo que vie-

ne con el paquete Office) la consulta Ventas por catego-
ra para 1997.
2. Haga una grfica con la tabla obtenida en el ejercicio an-

terior, de manera que muestre los porcentajes de ventas de
cada categora.
II) Importando tablas de la Web
3. En http://www.elmarcador.com/standings.aspx?id=139
encontrar una tabla de la primera divisin de ftbol de
frica del Sur. Imprtela usando el botn Desde la Web
de la ficha Datos.
4. De la lista importada en el ejercicio anterior obtenga una

grfica de porcentajes de GF (goles a favor) por equipo.
III) Importando tablas desde archivos de texto
5. Cree (con Notepad.exe) un archivo de texto con los datos

que se muestran en la Figura 3.11 (si no quiere hacerlo,
coja el archivo Figura 3.11.txt del CD). Imprtelo desde
Excel con el botn Desde texto de la ficha Datos.
6. Ordene las filas de la lista obtenida en el ejercicio anterior

segn la marca, y averige las que tienen ms coches dis-
ponibles.
IV) Importando tablas de XML
7. Disponga de un archivo XML (en el CD hay alguno). Im-

prtelo desde Excel con la opcin correspondiente del bo-
tn De otras fuentes de la ficha Datos.
Figura 3.9: Ejemplo de consulta con el Microsoft Query
V) Importando tablas con Microsoft Query
8. Utilice Microsoft Query para hacer la consulta de las ta-

blas Productos y Categoras de Neptuno.mdb, que devuel-
va las categoras de los productos cuyo precio unidad su-
pera los 100 (previamente convierta la moneda a euros).
Figura 3.10: Ejemplo con listas desvinculadas
Figura 3.11: Archivo de texto con estructura

4CAPTULO 4
INFORMES DE TABLA DINMICA
Hemos sealado que una de las operaciones que podemos

hacer con las tablas es Resumir con tabla dinmica. De qu se trata?
Pues, en el fondo, de obtener otras tablas a partir de la dada (algo pa-
recido a lo que en bases de datos se denominan tablas derivadas pro-
venientes de consultas).
Con un informe de tabla dinmica veremos la misma infor-

macin de muchas formas diferentes.
En definitiva, plasmaremos en una tabla el resultado de la

consulta que hagamos sobre otra tabla (a diferencia de lo que ocurre
con las listas, la generacin se produce en una zona diferente de donde
est ubicada la tabla original).
Estas nuevas tablas especiales se denominan dinmicas por-

que cambian cuando lo hacen las de partida.
De todas formas, Excel no trata a las tablas dinmicas como

cualquier otra tabla (tienen su barra de herramientas aparte).
Los informes de tablas dinmicas son una transformacin de

tablas muy extensas en una representacin de datos con sen-
tido.
Siempre podremos actualizar el informe de tabla dinmica,

haciendo clic en el botn de Actualizar de la barra de herramientas de
la ficha Datos.
4.1 EJEMPLO DESARROLLADO

Como ejemplo, volvamos a la tabla replantes de la base de da-
tos del arbolado urbano de Sevilla. Los campos son la fecha, el tipo de
rbol, el lugar y el nmero de rboles replantados de cada tipo (vase
la Figura 4.1, donde se muestran 27 de los cerca de 200 registros).
Supongamos ahora que pertenecemos al personal de mante-

nimiento de Parques y Jardines del Ayuntamiento de Sevilla. En este
supuesto, cabra que nos preguntramos (por ejemplo) cuntos rboles
se han replantado de cada tipo (no importa ni el lugar ni la fecha).
Para llevar a cabo la consulta procedemos colocndonos en

cualquier celda de la tabla, con lo que obtendremos la barra de herra-
mientas de tablas. Haremos clic sobre Resumir con tabla dinmica del
grupo Herramientas. A continuacin concretaremos dnde vamos a
realizar el informe (ver Figura 4.2).
RA-MA CAPTULO 4. INFORMES DE TABLA DINMICA 75
Figura 4.1: Parte de la tabla de replantes del arbolado urbano de Sevilla

Se nos mostrar la barra de herramientas de tablas dinmicas
y un panel derecho, donde fijaremos nuestra atencin. Para completar
la consulta procederemos del modo que se indica en el siguiente mar-
co:
En el panel arrastraremos desde la parte superior del mismo

hasta Rtulos de fila, el campo rbol, y hasta valores el
campo nmero (observemos que, por defecto, la operacin de
agrupamiento es SUMA).
De este modo obtendremos un informe de tabla dinmica (ver

Figura 4.3).
Figura 4.2: Ventana de dilogo de creacin de tabla dinmica

De regalo, la tabla dinmica nos ofrece otras informaciones
que pudieran interesarnos, como los totales en cada fila y columna (a
diferencia de las tablas, en un informe de tabla dinmica la fila y co-
lumna con totales estn dadas por defecto). En este caso tambin dis-
pondremos del nmero total de rboles replantados.
Si como funcionarios de pro nos interesamos ahora por cono-

cer el mismo dato anterior pero en cada fecha:
Bastar con que arrastremos la fecha hasta Rtulos de colum-

na (el resto queda igual).
Conoceremos as tambin el total de rboles plantados por fe-

cha (vase Figura 4.4.)
Otra pregunta similar a la anterior sera cuntos rboles de ca-

da tipo se han plantado en cada lugar.
Figura 4.3: Informe de tabla dinmica sobre el nmero de replantes
Para esta consulta quitaremos la fecha de Rtulos de columna

haciendo clic sobre ella y arrastrndola fuera del marco, y
llevamos all el campo lugar.
Conoceremos as tambin el total de rboles plantados por lu-

gar.
Como cada registro viene determinado por los campos fecha,

rbol y lugar, no tiene sentido preguntarse cuntos rboles de cada
tipo se han replantado por fecha y lugar, ya que la solucin es obvia-
mente el otro campo: nmero (en este caso la operacin SUMA con-
siste en sumar un nico nmero).
Figura 4.4: Informe de tabla dinmica con fecha y n de replantes

Con tablas dinmicas puede haber varios campos de agrupa-
miento (igual que pasa con las operaciones de agregacin en bases de
datos).
Se aplicarn segn el orden relativo en que aparezcan en el

panel derecho. Por ejemplo si en Rtulos de fila tenemos los campos
rbol y lugar, significar que se agruparn los registros por el campo
rbol, y, dentro de cada grupo, por el campo lugar.
Para el apartado Filtro de informe colocamos cualquier campo

y de esta manera establecemos el valor, o los valores, que nos intere-
sen que entren nicamente en juego.
Por ejemplo, supongamos que queremos que aparezcan datos

de un distrito municipal concreto, que abarque slo los lugares: par-
que de Mara Luisa, avenida de la Borbolla, avenida presidente Ca-
rrero Blanco, calle Felipe II y jardines de las Delicias (colindantes

segn el plano de la ciudad).
La solucin es arrastrar el campo lugar hacia Filtro de infor-

me y, desplegando haciendo clic en el embudo pequeo, ele-
gir slo los lugares sealados.
4.1.1 Otras operaciones de agrupamiento

Como hemos podido observar, hasta ahora todas las consultas
estn referidas a la operacin SUMA (si el campo no es numrico, la
funcin de agrupamiento por defecto es CONTARA).
Si hacemos clic sobre Suma de nmero (abajo, en el panel de-

recho), y escogemos la opcin Configuracin de campo de valor, se
nos muestra la Figura 4.5.
Figura 4.5: Diferentes operaciones de agrupamiento

Donde podremos optar por cualquiera de las operaciones de

agrupamiento que detallamos en el CAPTULO 1 (esto tambin puede
hacerse con el men de contexto de una de las celdas del informe).
Evidentemente, no todas tienen sentido escogiendo como

campo valor cualquiera de los que tiene la tabla actual.
Si nuestro esmerado funcionario desea ahora conocer cuntas

veces se ha replantado cada tipo de rbol en distintas fechas y lugares,
deberemos contar el nmero de registros agrupando por tipo de rbol
(ver Figura 4.6).
Si, por ltimo, se quiere conocer cmo estn de dispersos los

nmeros de replantes por fecha con respecto a su media, no tenemos
ms que calcular la DESVESTP del nmero de replantes agrupando
por fecha (Figura 4.7).
Figura 4.6: Veces que se ha replantado un rbol

Figura 4.7: DESVESTP del nmero de replantes por fecha
4.2 FICHA HERRAMIENTAS DE TABLA DI-

NMICA
Como ya se ha indicado, un informe de tabla dinmica no es
una tabla normal (aunque comparta con ellas muchas de sus propieda-
des). La manifestacin ms evidente de esta diferencia est en que las
tablas dinmicas disponen de una ficha propia: Herramientas de tabla
dinmica. Parte de la misma es el que se muestra en la figura:
Sin embargo, esto no quiere decir que, por ejemplo a una tabla
dinmica no pueda aplicrsele un formato de la galera de estilos de
que disponemos (o, incluso, un formato condicional, como pronto

veremos).
4.2.1 Botones en la ficha de Herramientas de tablas

dinmicas
Veamos con ms detalle la composicin de dicha ficha.
En el grupo Tabla dinmica, tenemos el botn Opciones. Al

hacer clic sobre l, se nos mostrar una ventana de dilogo con 5 pes-
taas entre las que destacamos Totales y filtros (ver Figura 4.8).
Con ello podremos, entre otras cosas, optar por mostrar o no

los totales de las filas y las columnas.
En el grupo Configuracin de campo, tenemos el botn Cam-

po activo, muy til para cambiar la funcin de agrupamiento que se
aplica al campo, o personalizar cmo mostraremos los valores.
Para los campos que se muestran en Rtulos de fila o de co-

lumna, tenemos el grupo Agrupar. Esta posibilidad nos permite for-
mar grupos de registros dentro del informe (para, por ejemplo, obtener
subtotales o filtrarlos).
El grupo Ordenar facilita la operacin de ordenacin de regis-

tros de la tabla dinmica. Mientras que Datos nos facilita la actualiza-
cin de los datos (si estn vinculados a su origen) o el cambio del
origen de datos para la tabla dinmica.
Con el grupo Acciones podremos Borrar, seleccionar distintos

elementos de la tabla (valores, etiquetas), o moverla.
En el grupo Herramientas tendremos acceso rpido a Grfi-

cos, Frmulas y Herramientas OLAP. El primer botn nos abre el
asistente para grficos dinmicos, y el segundo nos va a permitir (co-
mo veremos pronto) aadir campos calculados al informe. El ltimo

ya lo hemos comentado cuando se habl de archivos de cubo.
Figura 4.8: Ventana de dilogo con opciones de tabla dinmica
4.3 CAMBIO RPIDO DE INFORME

Una vez obtenido un informe aplicando la funcin sobre el
agrupamiento, podremos obtener otro informe cambiando de funcin,
sin ms que partir del men de contexto sobre una celda cualquiera
que contenga un resultado de la tabla dinmica (elegiremos en primer
lugar la opcin Resumir datos por. Vase Figura 4.9).
Podemos pasar cmodamente a establecer un informe en el

que en vez de resumir utilizando la funcin SUMA (calcular cuntos
concursantes hay por continente), la operacin sea el PRODUCTO
(averiguar cuntos grupos pueden hacerse con un concursante por
continente).
Figura 4.9: Ventanas para cambio rpido de informe
La tabla de partida sera la de la Figura 4.10. Cambie como

ejercicio un informe con SUMA a otro con PRODUCTO.
4.4 CLCULOS PERSONALIZADOS

Esta utilidad de las tablas dinmicas permite representar los
resultados de la consulta de maneras diferentes.
Por ejemplo, si la consulta es cuntos concursantes hay por

continente, podra interesarnos el porcentaje del total que supone este
nmero para cada continente (los asiticos suponen casi el 53 %!).
El modo de proceder es hacer clic en la casilla valores del

panel derecho y escoger la ficha Mostrar valores como (ver
Figura 4.11), optando por % del total.
4.5 INFORME GRFICO Y TABLA DINMICOS

Como ya sealamos en el CAPTULO 1, los grficos son in-
mejorables a la hora de visualizar los resultados de un informe. Aqu
veremos cmo podemos generar informes grficos con tablas dinmi-
cas.
Supongamos ahora que formamos parte de un grupo de profe-

sores que deben de calificar a unos 200 alumnos (situacin muy tpica
en las Escuelas Tcnicas de Ingenieros), y disponemos de una hoja
resumen del estilo a la que se muestra en la Figura 4.12.
Los campos son el nombre, el n de convocatorias agotadas, la

nota numrica y la nota alfabtica.
Figura 4.10: Tabla de ejemplo para cambio rpido de informe
Figura 4.11: Valores mostrados como % del total

El primer informe grfico que se nos ocurre es el ms trivial:

representar por sectores el porcentaje de Suspensos, Aprobados, etc.
Segn lo que hemos visto hasta ahora esto resulta relativa-

mente fcil.
Lo primero que haremos es convertir la zona de la hoja que

nos interesa en tabla. Despus, desde la barra de herramientas de ta-
blas escogeremos Resumir con tabla dinmica, y arrastramos hasta
Rtulos de fila y valores la nota alfabtica (la operacin es CON-
TARA). Filtraremos los No presentados, ya que no estamos interesa-
dos en ellos.
Por ltimo, colocados en cualquier celda de Cuenta de nota

alfabtica, haremos clic en Grfico dinmico de la ficha Herramien-
tas de tablas dinmicas. Si escogemos 3D por sectores tendremos el
que se muestra en la Figura 4.13.
Todava nos cabe una pequea mejora: mostrar los porcenta-

jes. Para ello haremos clic sobre uno de los sectores, y en el men de
contexto elegimos Agregar etiquetas de datos. De nuevo haremos clic
sobre una de ellas y seleccionamos Formato de etiquetas de datos y
optaremos por Porcentaje. Con ello nos haremos una idea cuantitativa
ms precisa de los resultados (otra forma de hacer lo mismo es perso-
nalizar los resultados previamente a % del total).
La tabla de partida se presta a otros anlisis interesantes. Por

ejemplo ahora nos gustara conocer los datos del grfico anterior pero
por grupos de alumnos. En concreto, los vamos a agrupar por nmero
de convocatorias agotadas (sera previsible que los resultados fueran
mejores en los que tienen ms convocatorias agotadas).
Esto lo podemos hacer de varias formas:

o Un filtro con n de convocatorias agotadas, observan-

do cmo cambia el grfico anterior conforme elegi-
mos entre los distintos valores del campo.
Figura 4.12: Hoja de alumnos de Escuela de Ingeniera
o Agrupar en Rtulos de fila por el campo n de convocato-

rias agotadas y, dentro del grupo, por la nota alfabtica.
Ahora el grfico hace un recuento global y podremos
comparar, por ejemplo, los aprobados para los distintos
nmeros de convocatorias agotadas.
Figura 4.13: Tabla y grfico de notas de alumnos

o Arrastrando a Rtulos de columna el n de convocato-
rias agotadas. Aqu deberemos hacer un grfico para
cada columna.
Los grficos obtenidos aplicando los sucesivos filtros con la

primera alternativa de las propuestas se muestran en la Figura 4.14.
Como observamos se ha producido una evolucin hacia mejor

(claro est que cuanto ms convocatorias tengas agotadas, mejor te
preparas para el examen).
Por ltimo digamos que hay una serie de valores globales (%

de presentados, la nota mxima, la mnima, la media o la desviacin
tpica) que requerirn algunos clculos intermedios.
De todas maneras, tngase en cuenta que con los datos de

distintas tablas dinmicas podemos operar como normalmen-
te lo hacemos con las celdas de una hoja de clculo.
Y, tal y como haramos en bases de datos, no es obligatorio

elegir un campo de agrupamiento. En este caso, toda la tabla forma un
solo grupo y el resultado es global.
En cuanto a la nota mxima, la mnima, la media o la desvia-

cin tpica (Figura 4.16), haremos uso sucesivamente de MAX, MIN,
PROMEDIO y DESVTP sin agrupamientos (slo arrastrando al cam-
po valores el campo nota numrica).
4.6 CAMBIAR LOS DATOS ORIGEN DEL IN-

FORME
Si, por ejemplo, la tabla de partida es muy extensa y slo nos
interesa estudiar una parte de ella, podremos seleccionarla y realizar
un informe de dicha seleccin.
En el grupo Datos de la ficha Herramientas de tablas din-

micas encontramos el botn Cambiar origen de los datos.
Haciendo clic sobre dicho botn podremos seleccionar otra

tabla o parte de la actual. Todos los clculos se aplicarn a la misma.
En la Figura 4.17 de la tabla original de 54 notas, hemos pa-

sado a seleccionar slo a las 22 primeras.
4.7 AGRUPAR ELEMENTOS EN INFORME DE

TABLA DINMICA
Es posible que en un momento determinado nos interese que
los datos del informe aparezcan agrupados segn cierto criterio. Sa-
bemos que el asistente de informe nos permite establecer distintos
agrupamientos. Pero el problema es que habremos de realizarlo por
campos.
Figura 4.14: Grficas segn el nmero de convocatorias agotadas

Figura 4.15: Grfica de porcentajes de Presentados y No Presentados
Figura 4.16: Clculos globales
En la Figura 4.18 se muestran por lugar el nmero total de re-

plantes de arbolado urbano de Sevilla.
Si quisiramos crear un grupo de lugares aparte para ver cmo

son los datos con ellos, podramos seleccionarlos (haciendo
CTRL+clic sobre la celda). El botn Agrupar seleccin del grupo
Agrupar de la ficha Herramientas de tabla dinmica har el resto.
Figura 4.17: Grficas con cambios de datos origen
En la Figura 4.19 se han introducido dos grupos, y se han fil-

trado para que slo aparezcan los dos grupos creados.
4.8 FRMULAS EN TABLAS DINMICAS

Excel 2007 nos permite crear frmulas dentro de un informe
de tabla dinmica. La utilidad es aadir campos calculados directa-
mente al informe y aplicarle las funciones de agregacin.
Como ejemplo, sea el informe de la pequea empresa que ve-

nimos manejando, donde se ha obtenido el total a pagar por la empre-
sa en sueldos por provincia. Ahora se quiere aumentar los sueldos un
50% debido a una bonificacin y obtener en el informe cunto supon-
dra por provincia.
Para ello, haremos clic en una celda del informe y en el gru-

po Herramientas de la ficha Opciones, elegimos el botn
Frmulas.
Figura 4.18: Tabla dinmica con nmero de replantes por lugar

Elegiremos Campo calculado entre las alternativas que se nos
muestran. En el cuadro de dilogo escribiremos lo que se indica en la
Figura 4.20.
En la Figura 4.21 se muestra el nuevo informe donde se ha

aadido un campo calculado (por defecto se le aplica la funcin SU-
MA, pero puede elegirse entre cualquiera de las disponibles).
Figura 4.19: Grupos en informes de tablas dinmicas
4.9 CAMBIO DE FORMULARIO EN INFORMES

Un informe de tabla dinmica puede ser visualizado de varias
formas (en concreto 3). Con ello podemos cambiar el aspecto de los
resmenes de datos y facilitar su comprensin (que es, al fin y al cabo,
el objetivo principal que perseguimos).
Si nos colocamos en una celda de la tabla dinmica, podemos

cambiar el formulario de informe eligiendo entre tres distintos: com-
pacto (por defecto), esquemtico o tabular.
Para ello, nos vamos a la ficha Diseo y hacemos clic en Di-

seo de informe del grupo Diseo.
En la Figura 4.22 se muestran los tres formularios para un

mismo informe.
4.10 CAMBIAR EL NOMBRE DE UN CAMPO DE

UN INFORME
Suponga que en el ltimo informe de la pequea empresa, que
el campo calculado en vez de titularse Suma de aumento sueldo, quie-
re que se muestre como Suma con el 50%.
Figura 4.20: Frmulas en informes de tablas dinmicas
Figura 4.21: Resultado de aadir una frmula

Procederemos entonces como se indica en el siguiente marco.
Haremos clic en la ficha Opciones sobre Campo activo del

grupo Campo activo, y escribiremos el nuevo ttulo.
Compacto Esquemtico
Tabular
Figura 4.22: Formularios para un mismo informe

4.11 CAMPOS TOTALES Y SUBTOTALES EN

INFORMES
Hay veces en que puede interesarnos o no que aparezcan los
campos de totales y subtotales en un informe de tabla dinmica.
De igual modo, en cualquier momento, seleccionando una

celda del informe, podremos cambiar la funcin y el clculo persona-
lizado que tenga la columna (campo) correspondiente.
Excel 2007 nos permite elegir libremente en estos supuestos.
Tendremos que escoger Configuracin de campo del grupo

campo activo de la ficha Opciones.
Figura 4.23: Cambio de nombre de un campo del informe

En la ficha Subtotales y filtros escogeremos Automtico si se
quiere que la funcin resumen (de agrupamiento) sea la predetermina-
da.
Evidentemente, optaremos por Personalizados si vamos a ele-

gir la funcin resumen.
Para formularios compactos o esquemticos, los subtotales

pueden aparecer encima o debajo de sus elementos.
Esto se puede cambiar con Subtotales del grupo Diseo de la

ficha Diseo.
La Figura 4.24 muestra las dos posibilidades para el ejemplo

de total de sueldos por provincias de los empleados de la pequea
empresa (formulario compacto).
Tambin podremos mostrar u ocultar totales con Subtotales

del grupo Diseo de la ficha Diseo.
As mismo, con la ficha Totales y filtros del cuadro de dilogo

que se muestra al elegir opciones de la tabla dinmica del men de
contexto de una tabla dinmica, podremos realizar este tipo de filtra-
do.
4.12 EJERCICIOS
I) Informes de tablas dinmicas
1. Importe la tabla Pedidos de la base de datos Neptuno.mdb.
2. Conteste haciendo uso de Informes para tablas dinmicas

a las siguientes preguntas:
a. Qu cliente se ha gastado ms en pedidos?
b. Qu importe ha vendido cada empleado?
c. Cunto vendi cada empleado a cada pas y el

importe de lo vendido a los mismos?
Figura 4.24: Dos formularios para el total de sueldo por provincia
3. Responda a la ltima pregunta pero estableciendo como

filtro la forma de envo.
4. Importe ahora la tabla Productos y conteste a las siguien-

tes preguntas:
a. Cunto hay comprado de cada categora? (en eu-

ros)
b. Cunto hay comprado por categora y proveedor?
c. Cunto hay comprado en bebidas (categora 1)

por proveedor?
Nota: para contestar correctamente a estas preguntas tenga en cuenta

que hay una columna que representa el precio por unidad y otra para
las unidades en existencia (habr que aadir una columna del total
gastado en compras de productos en existencia).
5. A partir de la tabla para el concurso internacional de violn

Long-Thibaud (Figura 2.13), obtenga la tabla que resume,
por pases, el nmero de concursantes.
6. Con la tabla de la Figura 4.25, obtener mediante tabla di-

nmica el sueldo mximo segn el nivel de experiencia de
los trabajadores.
7. Importe la consulta pelcula-director-valoracin de la base

de datos Pelculas.mdb. En dicha tabla derivada se rela-
ciona cada pelcula con su director y con una valoracin
(siempre subjetiva) de su calidad. Haga un informe que
determine la valoracin total para cada director (si ordena
crecientemente la tabla dinmica segn la suma de la cla-
sificacin, comprobar que los primeros directores son,
muy probablemente, los mejores de la historia).
II) Informes grficos de tablas dinmicas
8. Haga un informe grfico y de tabla dinmicos utilizando

sectores en 3D de la primera pregunta del ejercicio 4. Re-
presente los % de gasto para cada categora de producto.
9. Haga un informe grfico con el nmero de concursantes

por pases del Long-Thibaud utilizando sectores en 3D.
Represente los % de concursantes por pases.
10. Un grupo de 136 alumnos del que se muestran 26 en la Fi-

gura 4.26 ha sido calificado por diferentes profesores (las
iniciales de los mismos estn en la columna profesores).
Con los datos completos se pide:
a) Porcentaje del total de alumnos que ha calificado cada

profesor. Obtenga un grfico 3D por sectores.
Figura 4.25: Experiencia de empleados

b) DESVESTP para cada grupo de alumnos con el mis-
mo profesor.
c) Quin es el profesor con mejores alumnos? Quin

ha tenido a los peores?
III) Cambio rpido de informe
11. Dado el informe representado en la Figura 4.27 (corres-

pondiente a la tabla de sueldos de empleados de una pe-
quea empresa), opere convenientemente para que pase a
ser el que se muestra seguido de la flecha.
IV) Clculos personalizados
12. Represente los resultados del informe de la suma de suel-

dos por provincia mediante el clculo personalizado de %
del total.
Figura 4.26: Notas y profesores
Figura 4.27: Cambio a funcin Promedio

V) Cambiar los datos origen del informe
13. Tome como tabla la de la Figura 4.28 y obtenga un infor-

me donde se muestren los porcentajes de coches por ao.
Figura 4.28: Vehculos y proveedores

Haga un grfico a partir del mismo y, siguiendo los pasos
indicados en el apartado correspondiente del presente ca-
ptulo, cambie el grfico de manera que slo contenga da-
tos de 1957 a 1997.
VI) Agrupar elementos en el informe de tabla dinmica
14. En el informe del ejercicio anterior haga dos grupos: el

Grupo1 incluir a los coches matriculados entre 1957 y
1997, y el Grupo2 al resto, de manera que obtenga el in-
forme grfico y de tabla dinmicos de la Figura 4.29.
VII) Frmulas
15. Se sabe que un euro equivale a 1,58 dlares. Aada un

campo calculado al informe que muestre el total del sueldo
por provincia en euros y dlares.
Figura 4.29: Grfica de porcentajes por ao

5CAPTULO 5
TABLAS DINMICAS. MANIPULACIN

AVANZADA
En el captulo anterior hemos estudiado algunas de las opera-

ciones que solemos realizar sobre las tablas dinmicas. En el presente
captulo vamos a detallar otras formas de manipulacin ms avanza-
das como: mover filas y columnas de etiquetas, aplicar formato condi-
cional o consolidar datos en tablas dinmicas, que van a mostrarnos la
potencia de estas tcnicas.
5.1 MOVER UNA COLUMNA A UNA FILA (O

VICEVERSA)
Cuando disponga de informes de tablas dinmicas en los que
tenemos un campo en Rtulos de fila frente a otro campo en Rtulos
de columna, a menudo habr muchas celdas vacas. Esto dificulta el
anlisis de los datos obtenidos, por lo que le interesar mover una

columna a fila (o viceversa).
Figura 5.1: Nmero de arranques en cada lugar por fecha

La Figura 5.1 aclara lo que queremos decir. En ella se muestra
el nmero de arranques en cada lugar por fecha, del arbolado urbano
de Sevilla.
En la Figura 5.2 se muestran los resultados de mover la fecha

a fila y el lugar a la fila (de la tabla transpuesta a la anterior), respecti-
vamente. La segunda operacin se realiza con la tabla transpuesta
porque con la original mover lugar a la columna, dara como resultado
en este caso una tabla demasiado larga.
Para realizar estos movimientos, nos colocamos en una de las

celdas que contienen etiquetas del campo correspondiente, y
elegimos en el men de contexto Mover y la alternativa de-
seada.
En la Figura 5.3 se tiene la secuencia que se ha adoptado en el

caso de mover la fecha a la fila.
RA-MA CAPTULO 5. TABLAS DINMICAS. MANIPULACIN AVANZADA 107
5.2 CAMBIO DEL CONTENIDO DE LAS CEL-

DAS VACAS O CON ERRORES
Como se ha indicado en el apartado anterior, un informe de
tabla dinmica puede tener muchas celdas vacas. Tambin suele ocu-
rrir que el valor de la celda no pueda calcularse por algn error en la
funcin aplicada (un ejemplo tpico es la DESVEST cuando la mues-
tra contiene un nico dato).
Es posible en estos casos que decida que se halle un determi-

nado valor o mensaje, en las celdas vacas o con valores errneos.
Figura 5.2: Resultado de Mover fecha a la fila y lugar a la fila
En la figura 5.4 puede verse cmo conseguir esto con unos de-
terminados valores.
La secuencia es hacer clic en Opciones del grupo Tabla di-

nmica de la ficha herramientas de tablas dinmicas.
Figura 5.3: Secuencia tomada para mover fecha a la fila
El resto de pasos es inmediato.
5.3 CAMBIOS EN EL FORMATO DE UNA TA-

BLA DINMICA
Ya vimos en el captulo anterior que disponemos de 3 formu-
larios distintos para visualizar nuestros informes. En este apartado
tratamos el cambio de formato. Esto nos va a servir, de nuevo, para
mejorar la comprensin y aspecto de los informes.
Excel 2007 contiene muchos estilos de formato predefinido

que se pueden aplicar al informe de una tabla dinmica con un solo
clic.
Para ello escogemos el diseo del grupo Estilos de tabla di-

nmica de la ficha Diseo.
En la Figura 5.5 podemos observar el efecto de aplicar uno de

los diseos predefinidos a la 2 tabla dinmica de la figura 5.3.
Figura 5.4: Cambio de contenido de las celdas vacas o con errores

5.4 AGRUPAR FECHAS U HORAS EN LAS TA-

BLAS DINMICAS
Como ya hemos indicado, Excel 2007 no permite agrupar los
resultados de los informes. De esta manera, mediante filtros consegui-
remos limitar los datos que aparecen en el informe y mejorar la com-
prensin de los mismos.
Sin embargo, en el caso particular de que los campos de agru-

pamiento sean del tipo fecha u hora, dispondremos en Excel 2007 de
comandos especiales que facilitan esta operacin.
Por ejemplo, si en la tabla de la Figura 5.5 obtenemos el men

de contexto de una celda que contiene una fecha, y elegimos la alter-
nativa Agrupar por y despus optamos por mes, nos encontraremos
con el informe de la Figura 5.6.
Figura 5.5: Cambio de estilo del informe de la 2 tabla de la Figura 5.3

5.5 FORMATO CONDICIONAL EN TABLAS

DINMICAS
Hay muchas respuestas a preguntas que puede contestar un in-
forme de tabla dinmica, pero que al hacer uso de un formato nico
para toda la tabla, no quedan resaltadas.
Con el formato condicional conseguimos precisamente esto:

destacar en el informe las celdas que responden a nuestras consultas.
Figura 5.6: Agrupamiento por meses

Por ejemplo, en el informe de la Figura 5.6 podramos consi-
derar que es un n de replantes excesivo superar los 99, e insuficientes
no pasar de 34 (sern suficientes el resto).
La Figura 5.7 nos muestra el resultado de aplicar un formato

condicional con 3 semforos. De manera que, si el semforo es verde,
el n de replantes es excesivo, si es naranja es suficiente y si es rojo,
insuficiente.
Para ello, seleccione las celdas a la que va a aplicarle el for-

mato condicional, y haga clic en el botn Formato condicio-
nal de la ficha Inicio.
Figura 5.7: Formato condicional con semforos en tabla dinmica
Entre las opciones que se le muestran elegiremos Conjunto de

iconos segn se muestra en la Figura 5.8.
Por ltimo, repetiremos la operacin pero escogiendo la op-

cin Nueva regla con los valores que se tienen en la Figura 5.9. De
esta manera nos aseguramos que los semforos estn en las celdas
correspondientes segn el criterio elegido por nosotros.
5.6 DAR FORMATO UTILIZANDO BARRAS

En Excel 2007, una vez obtenido el informe de tabla dinmi-
ca, es posible disponer de una representacin grfica de los datos, sin
tener que acudir al asistente para grficos.
En efecto, nos colocamos en una celda con valor numrico de

un informe y hacemos clic en Formato condicional del grupo
Estilos de la ficha Herramientas de tablas dinmicas (ver Fi-
gura 5.10). Elegiremos el formato con barritas de color.
De manera que, al lado del valor numrico, veremos una barra

de color que nos muestra la parte del total que supone dicho valor.
5.7 ADMINISTRACIN DE REGLAS EN FOR-

MATOS CONDICIONALES
Ya hemos visto que podemos crear reglas para establecer el
formato condicional en las celdas de un informe de tabla dinmica.
Excel 2007 nos va a facilitar la manipulacin de reglas mediante la
incorporacin de un administrador para las mismas.
As podremos aadir reglas nuevas (o editar las ya existentes)

haciendo uso de la opcin Administrar reglas del botn Formato con-
dicional.
La Figura 5.11 nos muestra la ventana de dilogo que se abre

si elegimos dicha opcin.
As, en la Figura 5.12 puede verse la tabla dinmica de la Fi-

gura 5.10 cuando el formato es que la celda sea de color naranja, si su
contenido es inferior o igual al promedio de los valores seleccionados
(las celdas contienen el n total de replantes en los distintos lugares).
5.8 APLICAR FORMATO A VALORES CON

RESPECTO AL PROMEDIO
Es posible que al hacer un informe de tabla dinmica le in-
terese destacar slo los valores superiores (o inferiores) a uno dado. O,
tambin, los 10 mejores resultados (segn un criterio establecido).
As, en la tabla dinmica de la Figura 5.13 se tienen distintos

profesores (de los que se dan las iniciales), y al lado la media de los
alumnos a los que han calificado. Con ello, queremos destacar las
medias que superan a la media global.
El resultado se muestra en la Figura 5.14.
La forma de proceder se detalla en el siguiente marco.
Figura 5.8: Secuencia para tres semforos
Colocados en la celda de una nota media, haremos clic en

Formato condicional de la ficha Inicio. A continuacin, ele-
gimos Reglas superiores e inferiores y Por encima del pro-
medio.
Por ltimo, en la pestaa de formato que aparecer al lado de

la celda activa escogeremos la opcin adecuada (ver Figura 5.15).
5.9 BORRAR FORMATOS

Para borrar un formato (son acumulativos sobre las celdas a
las que se aplica), bastar con seleccionar Administrar reglas (segn
ya vimos) y escoger en la ventana de dilogo la regla que deseemos
eliminar, procediendo a hacer clic sobre el botn Eliminar.
Figura 5.9: Regla para los semforos de la Figura 5.8
5.10 CONSOLIDACIN DE DATOS EN UN IN-

FORME DE TABLA DINMICA
Es posible que alguna vez a lo largo de este libro, se nos haya
pasado por la cabeza la siguiente pregunta: si disponemos de varios
informes sobre tablas semejantes, podramos combinarlos y obtener
un informe global?
Pues la respuesta es s. Adems, dichos informes pueden estar

en distintas hojas o libros.
Antes de nada, debe aadir el Asistente para tablas y grficos

dinmicos a la barra de herramientas de acceso rpido.
Para ello procederemos segn se indica en el siguiente marco.
Figura 5.10: Barras al lado de los datos que representan
Desplegamos la pestaa del final de la barra de herramientas

de acceso rpido, y escogemos Ms comandos, y en la venta-
na de dilogo Todos los comandos. Buscaremos el Asistente
para tablas y grficos dinmicos y lo aadimos, cerrando di-
cha ventana.
Ahora nos colocamos en una celda vaca (donde vaya a ir el

informe global), y hacemos clic sobre el icono del asistente recin
incorporado a la barra de herramientas de acceso rpido (ver Figura

5.16).
Figura 5.11: Administrador de reglas de formatos condicionales
Figura 5.12: Cambio de regla en la tabla de la Figura 5.10
A continuacin podremos elegir entre no tener campos de p-

gina, o tener un mximo de 4 (la segunda opcin se utiliza para incluir
elementos que representen uno o ms rangos de los informes de ori-

gen).
Si elegimos la primera opcin, en el siguiente paso nos dedi-

caremos a seleccionar los rangos de los informes que queremos resu-
mir e irlos agregando (los totales no se seleccionan).
Figura 5.13: Medias de calificaciones de profesores
Figura 5.14: Profesores en los que la media supera a la media global
Despus de finalizar nos encontraremos con el informe resu-

men (es posible que tenga que cambiar la funcin de agrupamiento).
La Figura 5.17 muestra sendos informes correspondientes a

profesores (representados por sus iniciales) y las notas medias de los
alumnos a los que han calificado en el PRIMER PARCIAL y en el

SEGUNDO PARCIAL.
Figura 5.15: Destacar los valores por encima de la media
La Figura 5.18 es el informe resumen de ambos obtenido me-

diante la tcnica que acabamos de ver en este apartado.
5.11 DATOS EXTERNOS

El asistente para tablas y grficos dinmicos tambin puede
utilizarse para elaborar informes o grficos dinmicos a partir de dis-
tintas fuentes (no necesariamente tablas Excel).
Basta con observar la Figura 5.16 para darnos cuenta de las

posibilidades que se nos ofrecen (podemos, incluso, hacer uso de otros
informes para, por ejemplo, modificar el contenido de los rtulos de

filas o columnas, etc.).
Figura 5.16: Asistente para tablas y grficos dinmicos
Figura 5.17: Medias por profesor del PRIMER y SEGUNDO parcial
5.12 IMPORTARDATOSDINAMICOS
A veces nos va a interesar convertir las celdas de un informe
de tabla dinmica en frmulas de hoja de clculo para, de esta manera,
poder manipularlas como el resto de celdas de una hoja de clculo.
Mediante la funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS, podremos

realizar dicha conversin.
Figura 5.18: Media global por profesor
El detalle importante es que las frmulas tendrn acceso a los

mismos datos que el informe. Esto facilita mucho la visualizacin de
los resultados, ya que podremos distribuirlos y mostrarlos a nuestro
antojo por el resto de celdas de la hoja de clculo o el libro.
Primero, asegurarnos de que en el grupo Tabla dinmica de la

ficha Herramientas de tabla dinmica, tenemos activa la opcin Ge-
nerar GetPivotData (ver Figura 5.19).
El modo de proceder es hacer clic en el botn Opciones de

dicho grupo y activar la opcin indicada.
La Figura 5.20 nos muestra un ejemplo de uso de la funcin

IMPORTARDATOSDINAMICOS (GetPivotData en ingls). Hemos
generado varios informes de tabla dinmica y reunido en un cuadro
los resultados que nos interesan. Cualquier cambio en los informes
(por haber cambiado los datos de origen) se refleja automticamente
en las celdas copiadas con la funcin.
Figura 5.19: IMPORTARDATOSDINAMICOS
Figura 5.20: Ejemplo con GetPivotData

5.13 EJERCICIOS
I) Mover una columna o fila de una tabla dinmica
1. La tabla mostrada en la Figura 5.21 se ha obtenido a

partir de la tabla Productos de la base de datos Neptu-
no.mdb, mediante un informe de tabla dinmica que
responde a la pregunta: cunto se ha gastado por pro-
veedor y categora.
Haga las manipulaciones convenientes para que tenga el

aspecto de la Figura 5.22 (donde tan slo puede verse par-
te de dicha tabla).
Figura 5.21: Cunto se ha gastado por proveedor y categora?

II) Agrupar fechas en tablas dinmicas
2. La tabla de la Figura 5.23 se ha obtenido a partir de la

tabla de Replantes de la base de datos Arbolado urbano
de Sevilla.mdb mediante un informe de tabla dinmica
que responde a la pregunta: cuntos replantes se hicie-
ron en cada fecha. Suponga que ahora la pregunta es
cuntos replantes se hicieron en cada mes. Haga dicho
informe utilizando las tcnicas que se han estudiado en
el presente captulo.
Figura 5.22: Resultado para el ejercicio 1

III) Formato condicional
3. Haciendo uso de la tabla Pedidos de la base de datos

Neptuno.mdb, se quiere visualizar grficamente me-
diante semforos naranjas y verdes los empleados que
han realizado pedidos por un importe inferior a 4000 y
superior o igual a 4000 (respectivamente).
Figura 5.23: Replantes en cada fecha

El resultado tendr el aspecto de la figura 5.24.
IV) Dar formato utilizando barras
4. Utilizando la misma tabla Pedidos del ejercicio ante-

rior, queremos visualizar mediante barras los pases que
realizan pedidos de mayor importe. Haga el informe y d-
le formato condicional con barras. La Figura 5.25 muestra
el resultado esperado.
Figura 5.24: Semforos para detectar a los mejores empleados
5. Para el informe de los directores mejores de la historia

del cine (ejercicio 7 del CAPTULO 5), represente
mediante barras con el formato condicional la valora-
cin de cada uno de ellos.
V) Aplicar formatos a valores con respecto al promedio
6. De la base de datos Arbolado Urbano de Sevilla.mdb,

importe la tabla Arranques, haga un informe sobre el
promedio para cada tipo de rbol, resaltando las celdas
con valores superiores al promedio general. La figura
5.26 muestra la solucin.
Figura 5.25: Resultado esperado del ejercicio 4
VI) Aplicar formatos a valores con respecto al promedio
7. Volviendo a la tabla Pedidos de Neptuno.mdb, resalte

mediante formato condicional los 10 mejores clien-
tes. Entendiendo por tales aqullos que se han gastado
ms en pedidos (ver Figura 5.27).
VII) Consolidacin de datos
8. Suponga ahora que dispone de dos informes que repre-

sentan el total de los sueldos de los trabajadores de la
empresa por provincia, segn la primera tabla de la Fi-
gura 1.1. Cada tabla se corresponde con un mes dife-
rente (vase Figura 5.28).
Figura 5.26: Promedio de arranques superiores al global
9. Utilice la tcnica explicada en el presente captulo, pa-

ra combinar los dos informes en uno. Aada a cada
celda, por ltimo, una barra con el formato condicional
para hacerse una idea de en qu provincia la empresa
gasta ms en sueldos.
VIII) Datos externos
10. La Figura 5.29 (de la que se muestran 32 de los 1072

registros de que consta) representa la relacin entre ac-
tores, pelculas y directores de las mismas. Dicha lista
estar en una de las hojas de su libro Excel (o en otro
libro abierto). Utilice el Asistente de tablas y grficos
dinmicos para importar (como dato externo) dicha lis-
ta, y obtenga un informe que resalte el n de pelculas
que ha hecho un actor con un mismo director (siempre
que este nmero sea > 1). Dicha Figura muestra parte
de los resultados que deben obtenerse.
Figura 5.27: Los diez mejores clientes

As, encontrar que Alec Guiness ha trabajado en 2 pel-
culas dirigidas por David Lean, y que Franco Citti fue uno
de los actores preferidos de Pier Paolo Pasolini (nada me-
nos que en 4 pelculas), entre otros datos.
Naturalmente, en el caso de los actores-directores tendr

valores muy altos (Charles Chaplin o Clint Eastwood).
11. Utilice ahora el Asistente para tablas y grficos din-

micos para importar el informe anterior y averiguar los
diez directores que han dirigido ms pelculas (por un
lado), y los diez actores que han interpretado ms pel-
culas (por otro).
Figura 5.28: Informes del total sueldo por provincia (enero y febrero)
D formato condicional a las celdas del primer informe del
ejercicio anterior, de manera que mediante semforos, desta-
que el hecho de que un director haya dirigido ms de 5 pelcu-
las (semforo verde), entre 3 y 4 (semforo naranja) y menos
de 3 (semforo rojo).
Figura 5.29
6CAPTULO 6
TABLAS, INFORMES Y MICROSOFT

QUERY
Segn se dijo en el CAPTULO 3, Microsoft Query es una

herramienta incorporada a la importacin de tablas, que permite reali-
zar consultas elaboradas y volcarlas como tabla en nuestras hojas de
clculo.
En este captulo pretendemos desarrollar algunos ejemplos,

para ver de manera ms detallada la utilizacin de esta herramienta
asociada a las tablas y los informes de tablas dinmicas. Con ello se
pretende mostrar cmo con Excel 2007 podemos llevar a cabo consul-
tas que tienen cierto nivel de complicacin, sin que stas tengan que
encontrarse ya en tablas derivadas de bases de datos.
Tambin veremos que si disponemos de tablas que estn en

distintas hojas de un libro, Microsoft Query nos puede servir para
vincularlas y establecer consultas que afecten a varias de ellas.
Por ltimo daremos unas pequeas nociones de SQL para Mi-

crosoft Query (un subconjunto de SQL). Los ejemplos sern consultas
de agregacin (que son, segn sabemos, las que hacemos con infor-
mes y grfico de tabla dinmicos).
6.1 ENTORNO DE CONSULTAS

El aspecto que tiene la ventana de aplicacin de Microsoft
Query se muestra en la Figura 6.1.
Figura 6.1: Ventana de aplicacin de Microsoft Query

Donde tenemos 5 tablas de la base de datos Neptuno.mdb im-
plicadas en una consulta que podemos volcar en Excel (la que se
RA-MA CAPTULO 6. TABLAS, INFORMES Y MICROSOFT QUERY 135
muestra podra informarnos de los clientes que piden ms bebidas en

determinadas fechas, junto con sus pases).
Para quien conozca Access, el entorno de consultas se parece

bastante al asistente de consultas QBE (Query By Example) que tiene
dicha herramienta. Naturalmente QBE (en s un lenguaje relacional) es
mucho ms potente que Microsoft Query. Sin embargo, como vere-
mos en los ejemplos que desarrollamos a continuacin, las consultas
que podemos realizar aqu son lo suficientemente elaboradas (y c-
modas de plasmar) como para que merezca la pena utilizar el entorno.
6.1.1 Lnea de mens

En el men Archivo (Figura 6.2) tendremos las opciones usua-
les de manipulacin de archivos (en este caso de consulta con exten-
sin dqy). Siempre es conveniente guardar las consultas para su poste-
rior utilizacin. De manera que podremos abrirlos, guardarlos, etc.
Figura 6.2: Men Archivo de Microsoft Query
Tambin desde este men podremos conocer la estructura de

las tablas (el esquema), y ejecutar el cdigo SQL asociado a cualquier
consulta. Por ltimo tenemos la posibilidad de cancelar la consulta o

volcar los datos en Excel.
En el men Edicin (otro de los que encontramos), quizs la

alternativa ms destacable sea la de Opciones, la cual nos lleva a la
ventana de dilogo que se muestra en la Figura 6.3.
Las opciones que se tienen por defecto van a ser las ms utili-
zadas.
Figura 6.3: Ventana de dilogo con las opciones en Microsoft Query

En el men Ver deberamos tener activas las opciones Tablas
(por defecto) y Criterios (condiciones que restringen los resultados de
la consulta).
El men Tablas nos facilita la adicin de tablas al panel donde

se muestran (muy til para cambiar la consulta). La opcin Uniones
nos permite hacer INNER JOIN con tablas (de manera que las tablas
intermedias resultantes son, en general, menos extensas. Esto es con-
veniente usarlo con tablas muy extensas).
El men Criterios nos permite aadir o quitar condiciones res-

trictivas a las consultas.
El men Registros, como muestra la Figura 6.4, nos ayuda a

incorporar campos a las tablas derivadas de las consultas, modificar-
los, ordenarlos, Ir a un registro, etc.
Ventana cambia entre Mosaico y Cascada, e ? nos va a facili-

tar ayuda sobre la herramienta.
Figura 6.4: Men Registros de Microsoft Query
6.1.2 Barra de herramientas

Los botones de la barra de herramientas realizan, en general,
operaciones ya incluidas en los mens, pero de una forma ms grfica
y accesible.
Destacamos el par de botones con un embudo y un sumatorio.

El primero nos permite filtrar rpidamente los datos segn el valor de
un campo, y el segundo aade un campo calculado que nos da el n-
mero de registros con un valor determinado (para quien conozca
herramientas de programacin visual, diramos que estos botones pue-

den servirle para programar visualmente en SQL).
6.2 IMPORTANDO DESDE ACCESS

En las dos primeras consultas vamos a volver a la base de da-
tos del arbolado urbano de Sevilla, de la que sabemos que contiene las
tablas mostradas en la Figura 6.5.
No es un capricho importar tablas de Access. Sabemos que es

muy cmodo utilizar herramientas del mismo paquete Office, pero
adems, hemos de insistir, en que esto conlleva ventajas implcitas.
Para el que conozca algo de teora de Normalizacin de bases

de datos, sabr que las tablas deben estar en 3FN (tercera formal nor-
mal), al menos. Por lo tanto, se evitarn muchos tipos de redundancias
e incongruencias (entre otras anomalas).
6.2.1 Primera consulta

Con nuestro ejemplo de arbolado urbano de Sevilla, una con-
sulta que afecte a ms de una tabla podra ser: familias de rboles con
ms de 60 ejemplares replantados entre 1-1-1981 y el 2-2-2002.
La consulta requiere la inclusin de las tablas rboles y re-

plantes (con el campo comn rbol).
Nos vamos a Importar desde otras fuentes de la ficha Datos y

elegimos mediante Microsoft Query. Despus de realizar los siguien-
tes pasos (para los que, evidentemente, se tiene que disponer de la
base arbolado urbano de Sevilla.mdb incluida en el CD que acompaa
a este libro), tendramos lo mostrado en la Figura 6.6 (slo habr que
utilizar el campo familia de rboles; y los campos fecha y nmero de
replantes).
Figura 6.5: Tablas de la base de datos del arbolado urbano de Sevilla
Tenga en cuenta que antes del volcar las tablas, debe elegir
Ver o modificar consulta en Microsoft Query.
Si cerramos la ventana, se producir la importacin de los da-

tos a partir de la celda previamente elegida. La Figura 6.7 muestra el
aspecto de los 32 primeros registros ya en Excel (podramos tambin
haber decidido elaborar directamente el informe).
El resto de pasos son inmediatos:

1. Haremos clic en Resumir con tabla dinmica de la ficha

Herramientas de tablas dinmicas
Figura 6.6: Consulta vinculando las tablas rboles y replantes

2. Agruparemos en Rtulos de fila por familia y pondremos
en valores la suma de nmero y en filtro la fecha.
3. Ahora procederemos a filtrar las fechas, de manera que no

haya ninguna fuera del intervalo establecido.
4. Por ltimo, podremos proceder, por ejemplo, agrupando

las familias cuyo total de replantes es inferior a 61, y lue-
go filtraremos por el campo familia de manera que no
muestre a este grupo.
El resultado es el que aparece en la Figura 6.8.

La familia2 es el grupo de familias buscado.
Figura 6.7: Tabla obtenida al volcar la consulta de la Figura 5.6
6.2.2 Segunda consulta

Para esta consulta queremos los rboles para los que al menos
se han arrancado 10 ejemplares en el Parque de Mara Luisa, y sus
frutos, hojas o corteza se usan en Medicina.
Ahora estarn implicadas 3 tablas: rboles, arranques y utili-

dades_frutos_hojas_corteza. De la primera habr que utilizar el campo
rbol, de la segunda, lugar y nmero; y para la tercera, utili-
dad_frutos_hojas_corteza.
Figura 6.8: Tabla dinmica que responde a la segunda consulta

Procederemos de forma similar al apartado anterior, pero en
esta ocasin, antes de realizar el informe, deberemos aadir un campo
calculado (que ya propusimos en un ejercicio de un captulo anterior).
Dicho campo usa la funcin ENCONTRAR, y devuelva medicinal o
error (en otro caso).
Aplicaremos el filtro a esta columna y a la del lugar (quedn-

donos slo con las que su valor es Parque de Mara Luisa). Despus
haremos un informe agrupando por rboles y ordenando, la suma de
nmero, estableceremos un grupo para los que dicha suma es inferior
a 10. Por ltimo, filtrando el informe por el campo rbol, nos queda-
remos con los que responden a la consulta.
El resultado es el mostrado en la Figura 6.9.

6.3 IMPORTANDO DESDE EL PROPIO EXCEL

El siguiente ejemplo puede sorprendernos: con Microsoft
Query es posible hacer consultas vinculando tablas que se encuentran
en distintas hojas de un libro.
Figura 6.9
Qu utilidad podemos sacar de esto? Ya hemos visto en los
dos ejemplos anteriores que disponiendo de los datos en una base de
datos, podremos importarlos y realizar consultas elaboradas desde
Excel. Sin embargo, qu podemos hacer si las tablas no provienen de
Access o no estn vinculadas? En los dos ejemplos siguientes partire-
mos de las tablas (importadas o no) que se encuentran en hojas dife-
rentes de un libro. Microsoft Query nos va a permitir vincularlas (co-
mo haramos en el panel de relaciones en Access). Al final las volca-
mos en Excel, y realizamos informes sobre ellas. Por lo tanto, se trata
de otra alternativa de realizar consultas elaboradas partiendo de tablas
entre las que no existen vnculos, o que, por alguna razn, desvincu-
lamos en otro momento.
Al lector avispado esto le debe recordar el problema planteado

en el CAPTULO 1 con las dos listas de la Figura 1.1. Con Microsoft
Query es posible responder a la consulta de la media de sueldo por
titulacin (tendremos las tablas en hojas diferentes).
6.3.1 Primera consulta

Supongamos que, como suele ocurrir en la elaboracin de no-
tas de un curso universitario, disponemos de un libro que tiene varias
hojas.
En la primera tendremos los datos personales de los que slo

nos interesa el nombre y apellidos. En la segunda, nombre y apellidos
y porcentaje de horas de asistencia a clase que le resta al alumno por
justificar; y, en la tercera, nombre y apellidos, las notas correspon-
dientes a los trabajos de curso, y la nota global.
Como puede observarse, el campo comn a las tres tablas es

nombre y apellidos (preferible al DNI cuando pretendemos identificar
fcilmente a los alumnos, y no hay dos con el mismo valor en dicho
campo).
Despus de realizar el vnculo por el campo comn (basta

hacer clic sobre el campo y, sin soltar, arrastrarlo hacia el campo vin-
culado), obtendremos algo parecido a la Figura 6.10.
Como puede observarse, si exceptuamos que los campos co-

munes (vnculos, claves) no estn en negrita, la situacin es totalmen-
te igual a la que tendramos si hubisemos trabajado con las tres tablas
desde Access.
Ya podemos volcar la tabla resultado de unir las tres y realizar

los informes que creamos oportunos.
Dicho volcado tendra el aspecto de la Figura 6.11.
Podramos plantearnos ahora, por ejemplo, cul es el porcen-

taje medio de asistencia por justificar de los alumnos que han sacado
de media (ponderada) desde un 8 en adelante.
Figura 6.10: Primera consulta elaborada de 3 tablas de Excel

Con los filtros adecuados y una fila de totales a la que aplica-
remos el promedio en la columna de % asistencia, encontraremos un
resultado como el que se muestra en la Figura 6.12. Es decir, han fal-
tado en media al 23% de las clases.
Si hiciramos lo mismo, pero incluyendo al resto de alumnos,

los resultados de los datos utilizados nos llevan al 30%. Esto se tradu-
ce en algo que los profesores saben: los que sacan mejores notas asis-
ten ms a las clases (trabajan, en media, ms).
6.3.2 Segunda consulta

Otra posible consulta sera agrupar por porcentaje de clases
por justificar y calcular la nota media. A continuacin haramos una
grfica de barras para comprobar si el resultado anterior se puede ge-
neralizar o no (es decir a mayor porcentaje, menor nota media). Ver
Figura 6.13.
Figura 6.11: Volcado en Excel de 3 tablas vinculadas
Figura 6.12: Media de % de clases por justificar con un 8 o ms

El resultado difiere un tanto del esperado. La razn est en el
nmero de alumnos que hay por nota (y que podemos ver en la Figura
6.14).
De aqu deducimos que el nico alumno del 48% y los dos del
40% hacen que se interrumpa la tendencia a la baja reflejada en el
resto de valores.
Figura 6.13: Grfica de barras con nota y % de faltas por justificar
Figura 6.14: Nmero de alumnos con % de faltas por justificar
6.4 IMPORTANDO DESDE ARCHIVOS DE

TEXTO
Al igual que hemos hecho con tablas procedentes de distintas
hojas de clculo, con Microsoft Query tenemos la posibilidad de im-
portar de distintos archivos de texto y relacionar las tablas correspon-

dientes (previamente habremos de hacer la conversin a tablas). Por
ltimo volcaremos las consultas en Excel.
El procedimiento es muy parecido al llevado a cabo con hojas

Excel o tablas Access. Se nos requiere por la eleccin del origen de
los datos (ver Figura 6.15).
Optaremos por Nuevo origen de los datos. A continuacin le

damos un nombre a dicho origen y seleccionamos Microsoft Access
Text Driver.
En los siguientes pasos, una vez elegido el directorio, proce-

deremos de una forma muy similar a la importacin a partir de Excel.
Vinculamos los campos correspondientes y realizamos la consulta
oportuna.
Figura 6.15: ventana de dilogo para importar archivos de texto

Un ejemplo lo tenemos en dos archivos de texto donde hay
almacenadas sendas tablas correspondientes a la venta/alquiler de
vehculos. Nos interesa conocer el nmero total de vehculos por pro-
veedor (ver Figura 6.16).
Vincularemos los campos nombreProveedor de cada tabla. Si

volcamos directamente la consulta tendremos algo similar a lo que se
muestra en la Figura 6.17.
Donde podremos prescindir de algunos campos (nombrePro-

veedor2, por ejemplo). A continuacin haremos uso del asistente Re-
sumir con tabla dinmica, y agrupamos por proveedor, encontrando lo
mostrado en la Figura 6.18.
Por lo tanto, hemos podido realizar un informe de dos tablas

almacenadas en archivos de texto totalmente desvinculadas.
6.5 SQL PARA MICROSOFT QUERY

Como se indic en la Introduccin al libro, se ha credo con-
veniente esta incursin en un lenguaje para bases de datos, aunque se
trate de un libro de Excel. Si bien, ha de aclararse que los conocimien-
tos de SQL que damos aqu son muy limitados, ya que slo se trata de
SQL para Microsoft Query (a partir de ahora SQL a secas).
En cualquier consulta con SQL distinguimos a nivel estructu-

ral 3 partes diferenciadas:
SELECT proyecciones
FROM relaciones
WHERE condiciones;
Las consultas las haremos de una empresa representada por

las tablas:
EMPLEADOS (NOMBRE, DNI, FECHA_NAC, GRUPO)
GRUPOS (GRUPO, JEFE, FECHA_NOMBRAMIENTO)
TRABAJAN_EN (PROYECTO, EMPLEADO, HORAS)
PROYECTOS (PROYECTO, PRESUPUESTO, TIEMPO_DESA, GRUPO)

Figura 6.16: Vinculando dos tablas procedentes de archivos de texto
Figura 6.17: Volcado de la consulta de la Figura 6.16

Figura 6.18: Informe de tabla dinmica de la tabla de la Figura 6.17

Cada empleado est adscrito a un nico grupo. Un grupo tiene
un jefe que es un empleado, y puede tener asignados varios proyectos
(cada grupo los suyos). Por ltimo, no todos los empleados de ese
grupo trabajan en l.
SQL tiene caractersticas que lo alejan de los lenguajes

puramente relacionales. Un ejemplo lo tenemos en la llamada clusula
DISTINCT. Para entender este alejamiento observemos que una tabla
es un conjunto de tuplas. Esto implica que no puede haber dos
registros iguales (es el concepto de conjunto). Sin embargo, si un
directivo le pide a un administrativo del departamento de proyectos
que liste los empleados que trabajan en algn proyecto, y ste formula
la consulta, puede que obtenga el mismo empleado ms de una vez.
Para ello bastar con que algn empleado est trabajando en ms de
un proyecto.
Dicha consulta podra ser:

SELECT EX.nombre
FROM EMPLEADOS EX, TRABAJAN_EN TX
WHERE EX.dni = TX.empleado)
Para evitar que un empleado aparezca ms de una vez, la con-

sulta anterior queda como:
SELECT DISTINCT EX.nombre
WHERE EX.dni = TX.empleado)
Nota: normalmente se utilizan alias para las tablas, de esta

manera si una tabla aparece ms de una vez habr forma de distinguir-
las.
6.5.1 Consultas de agregacin con SQL

Las consultas con agregacin (totales) constituyen otro
aspecto no relacional de SQL.
Con las consultas con agregacin vamos a obtener lo que se

denominan campos calculados, muy tiles en tratamientos de datos.
Como su nombre indica, son campos que no aparecen en el esquema a
nivel global. La razn es por consistencia (integridad semntica). Si,
por ejemplo, contemplsemos el nmero total de horas que ha
trabajado en proyectos un empleado (la suma de todas las horas
empleadas en los distintos proyectos), deberamos de actualizar la
base de datos cada vez que el empleado tomase un nuevo proyecto en
el periodo en que se contabilizan las horas, o, tendramos la base de
datos en estado inconsistente (y por lo tanto errneo).
Vamos a proponer dos consultas con agregacin repre-

sentativas de las que nos podemos encontrar ante los requerimientos
de un directivo de la empresa (son los que ms preguntas hacen).
6.5.1.1 PRIMERA CONSULTA

Qu empleado trabaja en ms proyectos
Hay que agrupar por empleados y contar el nmero de regis-

tros, ordenar decrecientemente y quedarnos con el primero.
La clusula para agrupar es GROUP BY y a continuacin pon-

dremos el campo (o los campos) por el que agrupamos. Evidentemen-
te, slo estos campos pueden aparecer en la clusula SELECT (ya que
otros campos no tendran el valor por grupo que se precisa para mos-
trarlos). Para ordenar descendentemente utilizamos ORDER BY
DESC. Resultando:
SELECT EX.nombre, Count(TX.proyecto)
WHERE EX.dni = TX.empleado
GROUP BY EX.nombre
ORDER BY Count(TX.proyecto) DESC
Nota: en SQL existe la clusula TOP 1 que permite quedarnos

con el primer registro, pero, lamentablemente, SQL para Microsoft
Query no la admite.
6.5.1.2 SEGUNDA CONSULTA

Horas totales que trabaja cada empleado en proyectos siempre
que superen el tope mnimo de 20 horas
Hay que agrupar por empleados y sumar las horas, restrin-

giendo a que igualen o superen a 20.
Ahora intervendr una nueva clusula que es HAVING. Se aa-

den despus de GROUP BY y es una restriccin a la operacin de agre-
gacin (muestra slo los datos que cumplen la condicin que viene
detrs de HAVING):
SELECT EX.nombre, Sum(TX.horas)
WHERE TX.empleado = EX.dni
GROUP BY EX.nombre
HAVING (Sum(TX.horas)>=20)
6.6 VINCULANDO TABLAS DINMICAS

Si disponemos de dos informes de tabla dinmica que tienen
algn campo en comn, podramos vincularlos como hemos hecho
con las tablas?
Pues la respuesta es s: mediante el mtodo de importacin

Microsoft Query, podremos importar las tablas dinmicas y vincular-
las si tienen algn campo comn.
Para ver un ejemplo acudimos una vez a la tabla Pedidos de la

base de datos Neptuno.mdb. Con ella vamos a obtener sendos infor-
mes correspondientes al n de pedidos que ha hecho un cliente y el
importe total de los pedidos realizados por un cliente (ver Figuras 6.19
y 6.20).
Si ahora importamos las dos tablas dinmicas, las vinculamos

por el campo comn Rtulos de fila, y obtenemos PEARSON6 de las
columnas cuenta de idPedido y sumaCargo, nos encontramos con que
el valor es 0,99381679 (prcticamente 1!), con lo que existe gran
correlacin. Esto se traduce en que los clientes no hacen pocos pedi-
dos y caros, sino muchos y por un importe parecido.
6.7 CURIOSIDADES
Qu pasara si vinculamos tablas que, en principio, no tienen
relacin alguna entre s?
Porque, hasta ahora, cuando hemos desarrollado un ejemplo

con Microsoft Query en la que intervenan tablas desvinculadas, al
6
Esta funcin estadstica mide la correlacin entre dos rangos de valores.
menos no se trataba de datos totalmente inconexos. El ejemplo ms

claro lo tenemos en las hojas para los alumnos de un curso. Microsoft
Query nos ha permitido realizar consultas relacionando el % de faltas
a clase por justificar y las notas de los alumnos (lo cual tiene algn
sentido, en el contexto de una clase. Esperamos que los que menos
faltan tengan mejores resultados en las calificaciones).
Figura 6.19: N de pedidos que ha hecho un cliente
6.7.1 Ejemplo 1: La perspicacia de Mr. Smith

Pero, y si por ejemplo nos preguntamos: qu relacin existe
entre la cantidad media de lluvia/nieve cada dentro de un mes en un
estado de USA, y el nmero de nacimientos nueve meses despus en
el mismo estado?
Pues no s si se recuerda la ancdota, pero es verdico que un

representante de productos para bebs hizo su agosto cayendo en la
cuenta en qu s exista esta relacin. Comprob, efectivamente, que

donde haba habido temporal, nueve meses despus nacan ms bebs,
y, Mr. Smith, como le llamaremos, dirigi sus viajes hacia esos esta-
dos consiguiendo mejores pedidos que otros compaeros de fatigas.
Figura 6.20: Importe total de los pedidos realizados por un cliente

Pero esto qu tiene que ver con las tablas dinmicas en Excel
2007? Pues bastante como veremos en ste y otros ejemplos.
Nosotros no disponemos de los datos que posea Mr. Smith,

pero imaginemos por un momento que s.
En efecto, supongamos que tenemos dos tablas que llamare-

mos Tabla1 y Tabla2. En Tabla1 tendremos: el estado, la cantidad de
precipitaciones, y la fecha de la medida. Tabla2, por otro lado, con-
tendr los campos: estado, n de nacimientos y fecha de la medida.
Los datos estn tomados a lo largo de 2 aos.
Haremos dos informes de tabla dinmica para obtener los tota-

les de precipitaciones, por un lado, y el n de nacimientos por otro,
agrupando estado y por meses.
Desde Microsoft Query importamos las dos tablas y las vincu-

lamos por el campo comn estado.
Esto har que tengamos combinados los registros para un

mismo estado de todos los meses con cantidad de precipitaciones para
el 1 y n de nacimientos para 2.
Si volcamos la consulta en Excel, dispondremos de una tabla

donde aadiremos una columna calculada en la que obtendremos la
diferencia de meses entre las dos columnas correspondientes. Filtra-
remos las filas en el que la diferencia no sea 9 (en valor absoluto).
Aplicaremos otro filtro para quedarnos slo con las filas don-
de la cantidad de precipitaciones son altas.
Ahora bastar con aplicar PEARSON a las dos columnas de

cantidad de precipitaciones y n de nacimientos para encontrar si exis-
te o no correlacin.
6.7.2 Ejemplo 2: Son ms analfabetas las mujeres

que los hombres en los pases ms pobres?
Para no quedarnos con mal sabor de boca por no disponer de
datos suficientes, en el CD que acompaamos con el libro ofrecemos
datos de la Tasa de alfabetizacin de las mujeres con respecto al % de
hombres, y la renta per cpita por pases (abrir archivo Figura
6.21.xlsx).
Con estos datos queremos averiguar si hay correlacin entre

ellos, es decir, si a mayor tasa ms riqueza.
Procedemos importando las dos tablas contenidas en el citado

archivo mediante Microsoft Query, y vinculndolas por el campo co-
mn del pas. Si volcamos la consulta en la tercera hoja y calculamos
PEARSON de las columnas correspondientes a la tasa y la renta, en-
contramos un valor de 0,3321571, es decir, hay correlacin, pero no es
pronunciada. Esto tiene una razn de ser: donde la tasa es grande no
quiere decir exactamente que la mujer sea menos analfabeta (si hay
muchos hombres que tambin son analfabetos).
Para el que sienta curiosidad por estudiar estos temas, en el

CD encontrar dentro de la carpeta Captulo 6, una subcarpeta que se
llama Curiosidades. Ah podr hacer uso de datos parecidos a los tra-
tados en el apartado anterior y, de modo similar, sacar sus propias
conclusiones.
6.8 EJERCICIOS
I) Utilizacin del entorno Microsoft Query
1. Disponga de la base de datos Neptuno.mdb e importe

(siempre mediante Microsoft Query) la tabla Pedidos. Fil-
tre, utilizando el botn de la barra de herramientas corres-
pondiente, de forma que la forma de envo sea slo Fede-
ral Shipping (valor 3 en FormaEnvo).
2. Aada el criterio de restriccin a la anterior pregunta de

que el pas del cliente sea Austria y la fecha de envo est
entre el 10-12-97 y el 1-1-98.
II) Consultas importando de Access con Microsoft Query
3. Disponga de la base de datos Neptuno.mdb e importe las

tablas Clientes y Pedidos y haga una consulta que liste de
qu pases son los clientes que hicieron algn pedido entre

el 22-12-97 y el 1-1-98.
4. Averige el nmero de pedidos en la anterior consulta de

cada pas, y haga un grfico que detalle en tantos por cien-
to la parte correspondiente a cada pas.
5. Importe de la base de datos Pelculas.mdb las tablas Ac-

tor-Pelculas y Director-Pelculas. Haga la consulta: direc-
tores que se han dirigido a ellos mismos (deben salirle 12).
III) Consultas importando de Excel con Microsoft Query
6. Disponga de las tablas que representan los resultados de la

liga de ftbol de Espaa (una por hoja) de cuatro tempora-
das. Si no las tiene puede importarlas de:
http://espndeportes.espn.go.com/futbol/tables?league=esp.1.
Con dichos datos haga una consulta vinculando el campo

equipo para averiguar (siempre refirindonos a equipos que
han estado en 1 divisin en las cuatro temporadas):
a) La media de goles marcados por el Real Madrid.
b) Veces que ha estado el Real Madrid entre los 3

primeros puestos de la clasificacin final.
c) Con un grfico dinmico, obtenga el porcentaje de

puntos del total (en 4 temporadas) conseguidos
por cada uno de los equipos.
Nota: prepare un poco las tablas. Si convierte la tabla resultan-

te en una lista de valores, podr transponerla (cambiar filas por co-
lumnas, en las opciones de pegado. Aunque ahora, conceptualmente,
ya no ser una tabla), para luego volver a convertirla en tabla y aadir-

le una fila de totales que le facilitarn los clculos.
IV) Consultas con SQL para Microsoft Query
7. Disponga de la base de datos pequea organizacin.mdb e

importe las tablas EMPLEADOS y TRABAJAN_EN, me-
diante Microsoft Query. Realice las consultas 1 y 2, y
vuelque la tabla derivada en una hoja Excel.
8. Obtenga a partir de las tablas generadas en el ejercicio an-

terior los grficos dinmicos que representen el porcentaje
de nmero de proyectos, y el nmero total de horas traba-
jadas, para cada empleado.
9. Realice ahora la consulta Media de horas trabajadas por

grupo.
10. Por ltimo, haga la consulta: Empleados que trabajan en

un proyecto ms horas que las que tiene asignado el
mismo para su desarrollo.
7CAPTULO 7
TABLAS DINMICAS Y LA WEB

SEMNTICA
Una de las imgenes ms populares de la Web es la de Bi-

blioteca Universal, en el sentido de que podemos encontrar cualquier
informacin que busquemos. El problema es cmo est representada
dicha informacin. Generalmente el lenguaje que se ha utilizado es
HTML que, como ya es de sobra conocido, consiste en marcar el
contenido mediante etiquetas que los navegadores saben interpretar,
formateando la salida y dando lugar al aspecto tan atractivo que tie-
nen las pginas webs.
Este diseo presenta el inconveniente de que las etiquetas no

fueron creadas para denotar semnticamente los datos a los que afec-
tan. Un archivo HTML resulta, en general, inabordable para un ana-
lizador semntico, es decir, una herramienta que pueda extraer in-
formacin procesable (o mejor: sobre la que pudiramos realizar
consultas).
Como ya se ha visto, XML es un lenguaje de marcado donde

las etiquetas no se usan para formatear la salida sino para representar
los datos junto con su estructura (esquema). Por ltimo, el consorcio

W3C desarrolla actualmente otros lenguajes de marcado menos am-
biguos como es el caso de RDF/XML.
7.1 IMPORTANDO ARCHIVOS RDF/XML

Un archivo RDF/XML puede contener, por ejemplo, algunos
datos de una persona: su nombre, apellidos, sobrenombre, pgina
personal, una foto suya, su pgina web en el trabajo, la de la Escuela,
y, algunos amigos, de los que tambin se conocen ciertos datos. En la
Figura 7.1 mostramos parte del contenido de dicho archivo.
Figura 7.1: Parte del contenido de un archivo RDF/XML

Por otra parte, la extensin de un archivo XML/RDF es .rdf.
Lo interesante de esto con respecto a Excel 2007 es que si le cam-
RA-MA CAPTULO 7. TABLAS DINMICAS Y LA WEB SEMNTICA 163
biamos la extensin de rdf a xml, la importacin es, en la mayora de

los casos, inmediata (como si lo hubiramos hecho con un archivo
xml).
Por ejemplo, el archivo de la Figura 7.1 se importa como una

tabla, parte de cuyo contenido mostramos en la Figura 7.2.
Figura 7.2: Parte de la tabla obtenida de un archivo RDF/XML

De la que podremos hacer un informe (por ejemplo, el nme-
ro de amigos de la persona). Vase Figura 7.3.
Figura 7.3: Nmero de amigos de la persona de la Figura 7.1
7.2 BUSCADORES SEMNTICOS

Una de las ideas bsicas de la Web Semntica es asociar a las
pginas webs archivos RDF/XML. Dichos archivos contendrn datos
que pueden referirse (o no) a la informacin mostrada por el navega-
dor.
Por ejemplo, el archivo que hemos importado antes podra

servir tal cual para asociarse a la pgina web de la persona con 3
amigos (ver Figura 7.4).
Por supuesto, los datos que aparecen en la pgina web tam-

bin podran incorporarse a la descripcin de la persona incluida en
el archivo RDF/XML.
Figura 7.4: Pgina web de la persona con archivo RDF/XML asociado

Pero, cmo encontrar dichos archivos RDF/XML en la
Web?
Para completar este panorama, tendramos que hablar de

buscadores semnticos. Se llaman as porque en vez de indexar pgi-
nas HTML, indexan archivos RDF/XML (OWL, y variantes), es
decir, documentos en los que los datos estn afectados por etiquetado
semntico.
Un ejemplo clsico lo tenemos con SWOOGLE, cuya URL

es:
http://swoogle.umbc.edu/index.php?option=com_frontpage&service
=search&queryType=search_swd_all&searchStart=1&searchString=
Y el aspecto de su pgina de inicio puede verse en la Figura

7.5.
Figura 7.5: Pgina de inicio de un buscador semntico

Si, por ejemplo, introducimos la cadena flowers en SWOO-
GLE obtendremos un gran nmero de referencias asociadas a la
misma. Sin embargo, estas referencias no nos llevan (generalmente)
a pginas web (hay algn modo de bsqueda que s lo hara), sino a
archivos RDF/XML y OWL (sobre todo).
Los archivos OWL son como los RDF/XML, pero que con-
tienen el esquema incluyendo clases y superclases. As, las inconsis-
tencias son menos posibles en un archivo OWL que en un archivo
RDF/XML (tambin pueden importarse desde Excel, aunque la in-
formacin obtenida es ms difcil de manipular).
7.3 EJEMPLO DESARROLLADO

Con la cadena flowers encontramos pues referencias como
las que muestra la Figura 7.6.
Si hacemos clic sobre la segunda, se nos indica que podemos

guardar el archivo EthanKeywords.owl. Lo guardaremos con exten-
sin xml. La idea es importarlo desde Excel y volcar la tabla. A con-

tinuacin elaboramos un informe de la misma (del que mostramos
slo una parte en la Figura 7.7).
Figura 7.6: Archivos encontrados por SWOOGLE con flowers

Otra cuestin es la interpretacin de los resultados. En el ca-
so que nos ocupa, al tratarse de flores podra interpretarse por el n-
mero de registros utilizando cierto tipo de clasificacin (naturalmente
si queremos sacar provecho de la tcnica que estamos mostrando, no
deberamos buscar a ciegas).
El problema con los buscadores semnticos tipo SWOOGLE

es que no contienen demasiada informacin como para que resulten
tiles. Sin embargo ah est el mundo de la web semntica esperando
que la comunidad de Internet le preste la debida atencin.
Figura 7.7: Informe con los resultados de flowers
7.4 EJERCICIOS
I) Utilizando SWOOGLE para relacionar amigos
1. Con SWOOGLE puede hacer bsquedas de archivos foaf

(Friend of a Friend). Vamos a utilizarlo para realizar in-
formes de grupos de gente relacionadas entre s.
Nota: pruebe la referencia de la segunda pgina de
http://eduspaces.net/bettinalb/foaf/ y siguientes.
Haremos el volcado en hojas diferentes para despus uti-

lizar Microsoft Query y realizar consultas con las tablas
vinculadas por campos comunes (elija los que ocupan
mayor tamao. De esa manera contendrn ms informa-
cin interesante).
NDICE ALFABTICO

KEdZ
KEdZ

/
/
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^s^d
^s^dW
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/^d/Ed

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EKEdZZ
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RA-MA NDICE ALFABTICO 171
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Tablas dinmicas en Excel 2007

2009 Alfaomega Grupo Editor, S.A. de C.V.

Miembro de la Cmara Nacional de la Industria Editorial Mexicana

Pg. Web: http://www.alfaomega.com.mx

Empresas del grupo:

CAPTULO 1. INFORMES CON LISTAS..............................................17

2.2 CONVERTIR UNA TABLA EN LISTA .......................................................41

CAPTULO 3. ORIGEN DE LOS DATOS ..............................................57

CAPTULO 4. INFORMES DE TABLA DINMICA ...........................73

4.9 CAMBIO DE FORMULARIO EN INFORMES ..............................................94

CAPTULO 5. TABLAS DINMICAS. MANIPULACIN

CAPTULO 6. TABLAS, INFORMES Y MICROSOFT QUERY......133

6.5.1 Consultas de agregacin con SQL ............................................152

CAPTULO 7. TABLAS DINMICAS Y LA WEB SEMNTICA....161

Hay un parecido evidente entre una matriz de celdas de una

Hay otro aspecto destacado de Excel que potencia, si cabe an

informes de tablas dinmicas, ya que si las tablas originales cambian,

Tambin, tal y como se haca en versiones anteriores a la

As mismo, podremos importar archivos XML1 y dispondre-

Como veremos, no slo seremos capaces de volcar archivos

Por ltimo, con el modo de importacin Microsoft Query,

Estructura del libro

En el CAPTULO 2 veremos las tablas, y detallaremos todos

El CAPTULO 3 se dedica al estudio del origen de los datos.

Los CAPTULOS 4 y 5 constituyen el ncleo del libro ya que

El CAPTULO 6 es, como se ha comentado, una ampliacin

La ltima parte del CAPTULO 6 lo dedicaremos a ver SQL

Por ltimo, en el CAPTULO 7 se estudiar la importacin de

Contenido del CD que viene con el libro

Antes de nada, copie las carpetas del CD en el directorio C:\

La carpeta CaptuloX contendr los ejemplos (como archi-

Se deber acudir a dichos archivos para utilizar los datos all

Tambin puede encontrar en las carpetas del CD archivos con

utilice este modo de importacin y escoja abrir una consulta. Pero no

Por ltimo, encontrar tambin una carpeta que se llama Ba-

Un problema aparte lo tendremos en la base de datos Neptu-

INFORMES CON LISTAS

Las versiones anteriores de Excel manejaban listas de datos,

Esto ha provocado la aparicin de un nuevo tipo: la tabla, que

Antes de aclararnos propiamente sobre el modo en que Excel

hojas de clculo. El motivo es situarnos mejor en el contexto en que

1.1 HOJAS DE CLCULO

En una hoja de clculo se utilizan bsicamente los siguientes

Direccin de celda: es la forma de referenciar una celda

Rango de celdas: se denomina as a un grupo de celdas con-

Frmulas: son expresiones que podrn asignarse a una cel-

Las hojas de clculo existentes en el mercado incluyen en ma-

Cuadernos de trabajo: en cada archivo se pueden generar

Funciones: disponen de un conjunto de frmulas preesta-

Tareas con grficos: pueden realizarse grficos con distin-

Elaboracin de informes: son operaciones que permiten ob-

En el presente libro nos vamos a centrar precisamente en el l-

1.2 LISTAS EN UNA HOJA DE CLCULO

Sin embargo, gran parte de los datos que manejamos se es-

Una lista es una matriz de celdas en la que la fila superior tie-

Tambin podran considerarse listas las matrices sin cabecera

1.3 EJEMPLO ACLARATORIO

Figura 1.1: Ejemplo de 2 listas

el ratn el rango A2:A10. Vuelque el portapapeles. Comprobar que

Escriba ahora en B2, =B1+2 y en C1, =C1+B1. Copie el rango

Figura 1.2: Ejemplo de cmo Excel presupone el tipo lista

Una lista, por lo tanto, es bastante parecida a una tabla en ba-

En una lista, sin embargo, podran repetirse las filas, mientras