Combinacin de correspondencia

La comunicacin con los clientes forma parte de los procedimientos

diarios de las organizaciones. Dicha comunicacin puede tomar
diferentes formas: cartas de bienvenida, anuncios especiales, correos
electrnicos de agradecimiento o facturas.

Muchas veces se necesita enviar un mismo modelo de carta a

destinatarios diferente resultando tedioso hacer la misma carta para mil
personas una a una; Word brinda una herramienta para optimizar este
proceso dndonos la oportunidad de realizar muchas cartas para
diferentes personas con datos y direcciones distintas, para as poder
minimizar tiempo y hacer de la correspondencia un proceso idneo.

Quizs en algn momento hayas recibido por email cartas en la que tus
datos personales como nombre, direccin, nmeros telefnicos, entre
otros aparecen en distintas partes del documento. Este tipo de
correspondencia se realiza utilizando la herramienta llamada
combinacin de correspondencia.

La caracterstica de combinacin de correspondencia de Word puede

ayudar a las organizaciones a producir diversas formas de comunicacin
escrita de manera ms eficiente esta funcin es de mucha ayuda; es un
elemento que viene incluido en el procesador de textos como Word, este
proceso consta en insertar una lista de direcciones que posteriormente
son colocados en una carta o documento modelo, al realizar este
proceso se crea as una carta personalizada para cada uno de los
miembros de la lista de datos tomada como base.

Esta herramienta es tan poderosa que permite crear un conjunto de

documentos que sean prcticamente iguales pero que contengan
elementos exclusivos.

Ejemplo; si la persona necesita enviar cualquier cantidad de cartas a

distintos destinatarios va a tener que hacer una carta manualmente
para cada uno de ellos teniendo el mismo contenido pero cambiando en
cada una de las cartas los datos personales de cada una de los
destinatarios pero la combinacin de correspondencia permite
automatizar ese proceso para poder realizarlo de una sola vez, es decir
al utilizar la herramienta de combinacin de correspondencia se podr
hacer esa carta una sola vez y agregar los componentes especficos de
cada una de esas personas con solo ejecutar la combinacin de
correspondencia

Para construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar con

dos archivos: Primero una lista de direcciones u Origen de datos, este
archivo contiene la informacin especfica de cada destinatario. Aqu se
guardan y enlistan los datos que posteriormente se incluirn para cada
destinatario dentro del documento maestro.

El otro archivo es el documento o carta maestra, esta ser un

documento de Word que contendr la informacin que deseamos
transmitir a los destinatarios. A este documento se le colocarn los
campos de combinacin, que son los marcadores donde se ubicar la
informacin especfica para cada uno de los destinatarios.

En el ejemplo anterior se puede observar como los datos de la lista de

direcciones a los que deseamos enviar la carta son insertados en
nuestra carta maestra para obtener un documento combinado, para
todos los registros del origen de datos. Se puede observar tambin como
estos datos sustituyen los nombres de los campos de combinacin
colocados en la carta modelo, y como estos son sustituidos en el mismo
orden y con el mismo formato con el cual nosotros colocamos los
campos de combinacin en la carta modelo.

Con el proceso de combinacin de correspondencia, las organizaciones

pueden crear un lote de cartas o correos electrnicos personalizados
para enviar a los contactos. Cada carta o correo electrnico puede incluir
tanto contenido estndar como personalizado. Puede elegir, por
ejemplo, saludar a cada destinatario por su nombre, usar su direccin de
correo o agregar informacin exclusiva como un nmero de suscripcin.
Toda la informacin que use para personalizar la carta o el correo
electrnico procede de entradas de su origen de datos, que puede ser
una lista de distribucin de correo