You are on page 1of 12

ANALISIS DAN PERANCANGAN PROSES BISNIS LAYANAN

PENDAFTARAN PENDUDUK MENGGUNAKAN METODE


TOGAF ADM (STUDI KASUS : DINAS KEPENDUDUKAN DAN
PENCATATAN SIPIL KOTA MALANG)

Titi Mangesthi Rahayu 1), Suprapto, S.T, M.T 2), Aditya Rachmadi S.ST., M.TI 3)

Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya


Jl. Veteran No.8 Malang, Informatika, Gedung A FILKOM UB
Email : unotiti94@gmail.com1)

ABSTRAK

Sebagai lembaga pemerintahan yang bertugas mengelola data kependudukan,


khususnya masyarakat Kota Malang, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
(Dispendukcapil) Kota Malang belum memiliki sistem informasi dan teknologi
informasi yang terintegrasi untuk mendukung aktivitasnya. Kurang lancarnya
penyampaian informasi yang terjadi antara pihak Dispendukcapil dengan
masyarakat atau bahkan antar stakeholder yang ada pada internal Dispendukcapil
sendiri, serta waktu yang dibutuhkan untuk mengelola informasi mengakibatkan
pelayanan terhadap masyarakat menjadi kurang efisien. Berdasarkan fakta yang
ada, maka akan dibuat penelitian yang bertujuan untuk meng menghasilkan
perencanaan arsitektur enterprise,untuk membantu Dispendukcapil dalam
melaksanakan pelayanan publik. Pada penelitian ini, perencanaan arsitektur
enterprise dibuat menggunakan TOGAF (The Open Group Architecture Framework)
dengan metode ADM (Architecture Development Method). Perencanaan arsitektur
enterprise ini akan menghasilkan blueprint arsitektur bisnis yang meliputi
Preliminary Phase, Requirement Management, Architecture Vision, dan Business
Architecture.

Kata kunci : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang,


Dispendukcapil, Arsitektur, Enterprise, TOGAF 9, ADM.

ABSTRACT

As a government agency tasked with managing the population data, especially the
people of Malang , Department of Population and Civil Registration (Dispendukcapil)
Malang havent had information systems and integrated information technology to
support its activities. Lacking the smooth delivery of information that occurs
between the Dispendukcapil with people or even among the stakeholders on the
internal Dispendukcapil itself, as well as the time needed to manage information
resulting in service to the community becomes inefficient. Based on the facts, it will
be made of research that aims to make a clicking enterprise architecture planning,
to help Dispendukcapil in carrying out public services. In this research, enterprise
architecture planning created using TOGAF (The Open Group Architecture
Framework) with ADM method (Architecture Development Method). This enterprise
architecture planning will generate business architecture blueprint covering the

1
Preliminary Phase, Requirement Management, Architecture Vision, and Business
Architecture.

Key words : Department of Population and Civil Registration, Dispendukcapil,


Architecture, Enterprise, TOGAF 9, ADM.
1. PENDAHULUAN SIAK, tetapi, fungsi SIAK sendiri belum
1.1Latar Belakang terintegrasi ke Dispendukcapil. Fungsi
Dinas Kependudukan dan Pencatatan SIAK di kantor Kelurahan hanya sebagai
Sipil (Dispendukcapil) adalah salah satu mesin pencari data penduduk saja. Proses
dinas yang melaksasnakan tugas pokok verifikasi dan validasi yang dilakukan oleh
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan Kepala Seksi (Kasie) dan Kepala Bidang
urusan pemerintah daerah di bidang (Kabid) pada layanan Dispendukcapil pun
kependudukan dan pencatatan sipil. Di memerlukan waktu yang cukup lama.
dalam Dispendukcapil Kota Malang Karena berkas-berkas pemohon tidak
terdapat 3 bidang utama yaitu bidang langsung diserahkan ke Kasie, setelah
kependudukan, bidang pencatatan, dan diproses di Operator Kependudukan Dinas.
bidang pengelolaan informasi pendataan Berkas-berkas tersebut akan ditumpuk
kependudukan [PER-08]. Banyaknya tugas sampai beberapa pemohon, kemudian
dan fungsi yang harus dijalankan oleh akan diserahkan ke Kasie untuk dilakukan
Dispendukcapil Kota Malang menjadi proses verifikasi dan validasi. Proses ini
landasan kuat perlunya pemodelan dan juga masih dilakukan secara manual,
perbaikan proses bisnis yang ada untuk sehingga dapat memperlambat proses
meningkatkan kegiatan operasional layanan Dispendukcapil.
Dispendukcapil baik dari segi proses bisnis
utama maupun pendukungnya. Karena lingkup pelayanan yang luas,
Berdasarkan hasil wawancara dengan tentunya masih banyak sekali
para pegawai Dispendukcapil Kota Malang, permasalahan kompleks yang terjadi
proses pelayanan yang ada dalam proses pelayanan Dispendukcapil
Dispendukcapil Kota Malang telah Kota Malang khususnya bagian
menggunakan sistem layanan satu pintu. kependudukan. Hal ini dapat mengurangi
Sehingga, pemohon dapat mengurus efisensi kinerja pegawai karena pola pikir
dokumen kependudukan hanya di yang masih manual dan dari segi waktu
Kelurahan saja. Selanjutnya, proses penyelesaian terbilang cukup lama karena
layanan pembuatan dokumen tingkat kebutuhan akan optimalisasi
kependudukan akan diproses kembali oleh proses bisnis akan semakin meningkat
Operator Dispendukcapil Kelurahan. Selain dari waktu ke waktu.
itu, lingkungan Dispendukcapil Kota
Malang saat ini telah memanfaatkan Perencanaan arsitektur pada
Sistem Adminitrasi Kependudukan atau penelitian ini hanya difokuskan pada
sering disebut dengan SIAK sebagai pemodelan arsitektur proses bisnis. Pada
penggerak bisnis utama di dalam proses pemodelan arsitektur proses bisnis
pengelolaan layanan Dispendukcapil. sebaiknya memakai metode atau
framework yang dapat digunakan,
Tetapi, pada kenyataannya proses- sehingga dapat mengelola sistem yang
proses tersebut belum saling terintegrasi kompleks dan menyelaraskan antara TI
dalam suatu sistem. Sebagai contoh, dan proses bisnis yang ada. Oleh karena
pelayanan satu pintu yang menempatkan itu pada penelitian ini diusulkan untuk
Operator Dispendukcapil Kelurahan di menggunakan The Open Group
tiap-tiap kantor Kelurahan, akan Architecture Framework (TOGAF). Hasil
mengantar dokumen-dokumen penduduk output pada penelitian ini adalah blueprint
pukul 13.30 setiap hari kerja ke rekomendasi pemodelan proses bisnis
Dispendukcapil Kota Malang untuk untuk pengembangan sistem informasi
diproses lebih lanjut. Padahal, masing- yang strategis sebagai perbaikan kinerja
masing kantor Kelurahan telah memiliki Dispendukcapil Kota Malang.

2
1.2Rumusan Masalah Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Berdasarkan latar belakang yang Kota Malang, yaitu :
telah dijabarkan di atas, maka rumusan a. Penerbitan Kartu Keluarga (KK)
masalah yang dapat dirumuskan adalah b. Penerbitan Kartu Tanda Penduduk
sebagai berikut : (KTP) (khusus, KTP yang hilang)
1. Bagaimana proses analisa untuk c. Pelaporan Pendaftaran Perpindahan
pemodelan Layanan Pendaftaran Penduduk dan Pelaporan Pindah
Penduduk Dispendukcapil Kota Malang Datang Penduduk
dengan menggunakan kerangka kerja d. Pendaftaran WNI Pindah Keluar antar
TOGAF ADM 9? Kota/Kab/Provinsi
2. Bagaimana memodelkan proses bisnis e. Pendaftaran Penduduk Pindah ke Luar
yang sudah ada pada layanan Negeri
pendaftaran penduduk Dispendukcapil f. Pendaftaran Penduduk Rentan (Orang
Kota Malang ? Terlantar)
3. Bagaimana analisa gap dan perbaikan g. Pendaftaran Pindah ke Luar Negeri
proses bisnis yang saat ini berjalan (SKPLN) untuk Orang Asing
pada layanan pendaftaran penduduk h. Pendaftaran Orang Asing Datang dari
Dispendukcapil Kota Malang ? Luar Negeri (Orang Asing Ijin Tinggal
Terbatas)
1.3Tujuan i. Pendaftaran Orang Asing Datang dari
Berdasarkan rumusan masalah yang telah Luar Negeri (Orang Asing Ijin Tinggal
dijabarkan di atas, tujuan diadakannya Tetap)
penelitian ini adalah: 3. Hasil yang dikeluarkan berupa blue
1. Menganalisa proses bisnis pada print rekomendasi pemodelan proses
Layanan Pendaftaran Penduduk bisnis untuk pengembangan sistem
Dispendukcapil Kota Malang dengan informasi yang strategis sebagai
menggunakan TOGAF ADM 9. perbaikan kinerja Dispendukcapil Kota
2. Memodelkan proses bisnis yang sudah Malang.
ada pada layanan pendaftaran 4. Fase yang digunakan pada metode
penduduk Dispendukcapil Kota Malang. TOGAF ADM (The Open Group
3. Menganalisa dan memberikan Architecture Framework Architecture
rekomendasi perbaikan untuk Development Method) hanya sampai
memberikan kontribusi pada proses Business Architecture
bisnis yang sudah berjalan pada 5. Pemodelan proses bisnis layanan
layanan pendaftaran penduduk pendaftaran penduduk Dispendukcapil
Dispendukcapil Kota Malang. Kota Malang ini menggunakan model
BPMN (Business Process Model and
1.4Batasan Masalah Notation) ver 2.0.
Berdasarkan rumusan masalah di atas 6. Analisa yang dilakukan pada penelitian
dapat diperoleh batasan masalah sebagai ini hanya untuk kebutuhan pemodelan
berikut : arsitektur bisnis.
1. Data yang akan diolah merupakan 7. Arsitektur bisnis yang digambarkan
data sampel berdasarkan hasil hanya arsitektur yang memiliki issue
wawancara dari para karyawan yang atau masalah yang signifikan.
ada di Dispendukcapil Kota Malang dan 8. Simulias diagram BPMN menggunakan
kantor Kelurahan, SOP (Standar aplikasi Bizagi Modeler ver 3.0.
Operasional Prosedur) Dispendukcapil 9. Jarak waktu kedatangan pada saat
Kota Malang tahun 2014, SOP (Standar simulasi proses bisnis as-is dan to-be
Operasional Prosedur) Dispendukcapil tidak didefinisikan.
Kota Malang tahun 2015, serta SP
(Standar Pelayanan) tahun 2015. 2. TINJAUAN PUSTAKA
2. Proses bisnis yang dibahas dalam 2.1 Dinas Kependudukan dan
penelitian ini hanya pada layanan yang Pencatatan Sipil Kota Malang
ada di Bidang Kependudukan Dinas Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kota Malang merupakan salah satu

3
dinas yang bekerja dalam bidang TOGAF dikembangkan oleh para anggota
pengelolaan data kependudukan The Open Group, yang bekerja dalam
masyarakat Kota Malang. Dalam tugas Architecture.[OPE-09]
kesehariannya ada pelayanan untuk KK, Kerangka kerja The Open Group
KTP, dan Akte Kelahiran, Akte Kematian, Architecture Framework (TOGAF) versi 9.1
Akte Perkawinan dan yang berhubungan sebagai kerangka kerja penyusunan
dengan data kependudukan. rancangan. TOGAF sebagai kerangka kerja
Adapun uraian tugas pokok dari masing- perancangan arsitektur memiliki beberapa
masing unsur dalam organisasi Dinas karateristik, antara lain [MAR-12]:
Kependudukan dan Pencatatan Sipil, dapat 1. Termasuk dalam 3 kerangka kerja
diuraikan sebagai berikut : perancangan arsitektur yang paling
1. Kepala Dinas mempunyai tugas sering digunakan.
menyelenggarakan tugas pokok dan 2. Merupakan kerangka kerja yang
fungsi, mengkoordinasikan dan melakukan bersifat open-standard.
pengendalian internal terhadap unit kerja 3. Fokus pada siklus implementasi (ADM)
di bawahnya serta melasanakan tugas lain dan proses.
yang diberikan oleh Walikota sesuai tugas 4. Bersifat netral.
dan fungsinya. 5. Diterima oleh masyarakat
2. Sekretariat melaksanakan tugas internasional secara luas.
pokok pengelolaan administrasi umum 6. Pendekatannya bersifat menyeluruh.
meliputi umum meliputi penyusunan 7. Memiliki alat-alat bantu (tools) untuk
program, ketatalaksanaan, ketatausahaan, perencanaan dan proses yang lengkap.
keuangan, kepegawaian, urusan rumah
tangga, perlengkapan, kehumasan dan 2.4 Architecture Development
kepustakaan serta kearsipan. Method
3. Bidang Pencatatan Sipil
melaksanakan tugas pokok
penyelengaraan pelayanan Catatan Sipil.
4. Bidang Kependudukan melaksanakan
tugas pokok pengelolaan pendataan dan
dokumentasi penduduk, pendaftaran
penduduk, serta mobilitas penduduk.
5. Bidang Pengelolaan Informasi
Administrasi Kependudukan melaksanakan
tugas pokok pengelolaan sistem informasi
administrasi kependudukan dan
diseminasi informasi kependudukan dan
pencatatan sipil.

2.2 Enterprise Architecture


Enterprise Architecture (EA)
merupakan kegiatan pengorganisasian
data yang dipergunakan dan dihasilkan
oleh organisasi yang mencakup tujuan
proses bisnis dari organisasi tersebut dan Gambar 1. Siklus TOGAF Architecture
merupakan sebiah blueprint yang Development Method (ADM) [THE-16]
menjelaskan bagaimana elemen IT dan
manajemen informasi bekerjasa sebagai Architecture Development Method
satu kesatuan.[COO-96] (ADM) merupakan inti dari TOGAF sebagai
hasil konstribusi dari banyak praktisi
2.3 TOGAF arsitektur teknologi informasi di dunia.
TOGAF merupakan sebuah framework Secara spesifik ADM dirancang untuk
metode yang detail sekaligus tools memenuhi kebutuhan bisnis dan teknologi
pendukung yang digunakan untuk informasi berskala enterprise. ADM
mengembangkan arsitektur perusahaan. dilengkapi dengan banyak alat bantu

4
(tools) baik dalam perencanaan maupun Menyusun rekomendasi untuk
prosesnya [MAR-12] pelaksanaan tatakelola implementasi yang
Tahapan dari TOGAF ADM secara sudah dilakukan, tatakelola yang
ringkas bisa dijelaskan sebagai berikut dilakukan meliputi tatakelola organisasi,
[YUN-09]: tatakelola teknologi informasi, dan
a. Architecture Vision tatakelola arsitektur.
Menciptakan keseragaman pandangan h. Arcitecture Change Management
mengenai pentingnya arsitektur Menetapkan rencana manajemen
enterprise untuk mencapai tujuan arsitektur dari sistem yang baru dengan
organisasi yang dirumuskan dalam bentuk cara melakukan pengawasan terhadap
strategi serta menentukan lingkup dari perkembangan teknologi dan perubahan
arsitektur yang akan dikembangkan. lingkungan organisasi, baik internal
b. Business Architecture maupun eksternal serta menentukan
Mendefinisikan kondisi awal arsitektur apakah akan dilakukan siklus
bisnis, menentukan model bisnis atau pengembangan arsitektur enterprise
aktivitas bisnis yang diinginkan berikutnya.
berdasarkan skenario bisnis. Pada tahap
ini tools dan metode umum untuk 2.5 Business Process Modelling
pemodelan seperti: BPMN bisa digunakan Notation
untuk membangun model yang BPMN adalah singkatan dari Business
diperlukan. Process Modeling Notation, yaitu suatu
c. Information System Architecture metodologi baru yang dikembangkan oleh
Pada tahapan ini lebih menekankan pada Business Process Modeling Initiative
aktivitas bagaimana arsitektur sistem sebagai suatu standard baru pada
informasi dikembangkan. Pendefinisian pemodelan proses bisnis, dan juga
arsitektur sistem informasi dalam tahapan sebagai alat desain pada sistem yang
ini meliputi arsitektur data dan arsitektur kompleks seperti sistem e-Business yang
aplikasi yang akan digunakan oleh berbasis pesan (message-based). Tujuan
organisasi. utama dari BPMN adalah menyediakan
d. Technology Architecture notasi yang mudah digunakan dan bisa
Membangun arsitektur teknologi yang dimengerti oleh semua orang yang terlibat
diinginkan, dimulai dari penentuan jenis dalam bisnis, yang meliputi bisnis analis
kandidat teknologi yang diperlukan yang memodelkan proses bisnis,
dengan menggunakan Technology pengembang teknik yang membangun
Portfolio Catalog yang meliputi perangkat sistem yang melaksanakan bisnis, dan
lunak dan perangkat keras. berbagai tingkatan manajemen yang
e. Opportunities and Solution harus dapat membaca dan memahami
proses diagram dengan cepat sehingga
Pada tahapan ini lebih menekan pada dapat membantu dalam pengambilan
manfaat yang diperoleh dari arsitektur keputusan [ROS-07].
enterprise yang meliputi arsitektur bisnis,
arsitektur data, arsitektur aplikasi dan 3. METODOLOGI PENELITIAN
arsitektur teknologi, sehingga menjadi
dasar bagi stakeholder untuk memilih dan 3.1Studi Literatur dan Identifikasi
menentukan arsitektur yang akan Masalah
diimplementasikan. Pada tahap studi literatur dilakukan
f. Migration Planning untuk mendapatkan landasan dan
Pada tahapan ini akan dilakukan penilaian kerangka berfikir dalam penelitian yang
dalam menentukan rencana migrasi dari dilakukan. Referensi didapatkan dari
suatu sistem informasi. Biasanya pada jurnal, artikel, buku-buku dan situs web
tahapan ini untuk pemodelannya yang berhubungan dengan penelitian.
menggunakaan matrik penilaian dan Kemudian dilakukan identifikasi masalah
keputusan terhadap kebutuhan utama dan dari permasalahan yang ada di tempat
pendukung dalam organisasi terhadap penelitian.
impelemtasi sistem informasi.
g. Implementation Governance

5
3.2Pengumpulan Data wawancara stakeholder, melakukan issue
Teknik pengumpulan data adalah cara layanan pendaftaran penduduk
penulis untuk mendapatkan data yang Dispendukcapil Kota Malang dengan
dibutuhkan ketika penelitian. observasi dan wawancara berdasarkan
Pengumpulan data sangat penting dalam value chain analysis, membuat konsep
proses analisa proses bisnis. Pada solusi meliputi konsep solusi bisnis dan
penelitian ini dilakukan pengumpulan data solusi sistem informasi berdasarkan issue
dengan cara : organisasi saat ini.
1 Observasi (Pengamatan)
2 Interview (Wawancara) 3.5Architecture Vision
Tahap inisiasi dari siklus
3.3Preliminary Phase pengembangan arsitektur yang mencakup
Tahap persiapan dalam proses pendefinisian ruang lingkup, identifikasi
perencanaan menentukan ruang lingkup stakeholder dan kebutuhan bisnis,
EA yang akan dikembangkan, menentukan menguraikan tujuan bisnis, pemicu bisnis,
komitmen dengan manajemen menggambarkan batasan dari rancangan
perusahaan dalam perancangan EA, dan arsitektur yang akan dikembangkan dan
mendefinisikan prinsip-prinsip arsitektur pengajuan persetujuan untuk memulai
enterprise. pengembangan arsitektur.
Prinsip-prinsip perencanaan arsitektur
enterprise memiliki sifat yang umum yang
digunakan untuk melakukan tahap awal
pada pengembangan arsitektur 3.6Business Architecture
enterprise. Prinsip tersebut Tahap ini dilakukan pendefinisian
menggambarkan karateristik serta tujuan terhadap kondisi awal, arsitektur bisnis,
arsitektur SI/TI yang akan dikembangkan. menetukan model bisnis, aktivitas bisnis
Prinsip-prinsip yang akan digunakan yang diinginkan berdasarkan skenario
sebagai acuan pengembangan, adalah : bisnis. Langkah langkah tahap ini adalah
1. Keutamaan Prinsip menguraikan deskripsi arsitektur bisnis
2. Memaksimalkan Manfaat untuk perusahaan saat ini (as-is),
Organisasi dan Stakeholder mengembangkan arsitektur bisnis yang
3. Manajemen Informasi adalah ingin dicapai (to-be), menganalisis gap
Kepentingan Setiap Unit antara arsitektur saat ini dan tujuan, dan
4. Keberlangsungan Bisnis menentukan candidate roadmap.
5. Aplikasi yang Umum Digunakan
6. Berorientasi pada Layanan 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
7. Sesuai dengan Hukum yang 4.1Preliminary Phase
Berlaku Mendefinisikan prinsip-prinsip
8. Tanggung Jawab TI arsitektur untuk dasar perancangan model
arsitektur enterprise pada layanan
3.4Requirement Management pendaftaran penduduk Dispendukcapil
Identifikasi fungsional yang harus ada Kota Malang. Karena penelitian hanya
untuk merealisasikan konsep solusi atas berfokus pada aristektur bisnis, maka
permasalahan organisasi. Tahap ini sangat prinsip arsitektur yang didefinisikan hanya
penting karena dalam melakukan aktivitas prinsi bisnis saja, yang dapat dilihat pada
identifikasi pada perusahaan akan sering tabel 1.
muncul ketidakpastian infromasi yang Nama Sesuai dengan aturan
diberikan stakeholder maupun yang
disampaikan arsitek. yang berlaku
Adapun langkah langkah yang Statement/ Proses manajemen in
dilakukan dalamm requirement Pernyataan instansi harus mema
management adalah melakukan
identifikasi bisnis layanan pendaftaran undang-undang, kebi
penduduk Dispendukcapil Kota Malang peraturan
dengan metode value chain dan

6
Rationale/ Manajemen informasi yang ada pada permohonan. verifi
Alasan Dinas harus sesuai dengan undang- Sehingga berkas valid
undang, kebijakan dan peraturan tidak perlu
yang berlaku. dicetak dulu,
Implication/ Manajemen informasi yang terlibat kemudian
Implikasi harus memastikan bahwa perbaikan diberikan kepada
proses bisnis pada instansi sudah kasi
sesuai dengan aturan dan kebijakan
Informasi Pemanfaatan Pem
yang ada. Instansi harus berhati-hati
yang kurang website infor
untuk menaati hukum, peraturan,
jelas kelurahan yang leng
dan kebijakan eksternal mengenai
mengenai memberikan laya
kumpulan, retensi dan manajemen
berkas informasi yang pers
data. Perubahan dalam hukum dan
permohonan jelas pada alur
perubahan peraturan dapat
semua layanan, web
mendorong perubahan dalam proses
dan informasi Disp
atau aplikasi.
Tabel 1. Principle Catalog
secara tertulis di 57 W
Kelurahan Kelu
Efisiensi Petugas registra Pena
4.2Requirement Management
Tahap ini akan megidentifikasi waktu dan menggunakan fung
kebutuhan dalam perencanaan arsitektur efektifitas sebuah sistem yang
enterprise untuk Dispendukcapil Kota petugas yang terintegrasi men
Malang. Kebutuhan data yang diperlukan
didapat dari hasil wawancara, observasi, registra di oleh siste
dan dokumen Dispendukcapil Kota Kelurahan Dispendukcapil, Kelu
Malang. Langkah-langkah pada tahap ini sehingga semua Disp
adalah melakukan identifikasi bisnis
layanan pendaftaran penduduk berkas pemohon
Dispendukcapil Kota Malang dengan dapat dikirim
metode value chain dan wawancara dalam bentuk
stakeholder,melakukan issue layanan
pendaftaran penduduk Dispendukcapil
data digital
Kota Malang dengan observasi dan Tabel 2. Konsep Solusi Bisnis dan Solusi SI
wawancara berdasarkan value chain
analysis,dan membuat konsep solusi 4.3Architecture Vision
meliputi konsep solusi bisnis dan solusi Pada langkah ini akan dilakukan
sistem informasi berdasarkan issue identifikasi stakeholder yang terlibat pada
organisasi saat ini. layanan pendaftaran penduduk
Dispendukcapil Kota Malang dan peran
Business
Activity Issues yang dilakukan, profil organisasi, visi, misi,
Solution tujuan serta sasaran dai organisasi, dan
Pendaftaran Efisiensi Pemanfaatan analisa value chain, yang dapat dilihat
pada gambar 2.
Orang Asing waktu dan aplikasi untuk
Datang dari efektifitas melakukan
Luar Negeri pemeriksaan verifikasi dan
(Tinggal berkas validasi terkait
Terbatas) permohonan berkas

7
6. Setelah menyerahkan surat tanda
bukti, operator akan menginputkan
data pemohon ke SIAK.
7. Operator membuat dan mencetak
Surat Keterangan Tinggal Terbatas
(SKTT).
8. Dokumen SKTT diserahkan ke Kasie
Pendataan dan Dokumentasi untuk
diperiksa kembali beserta berkas-
berkas persyaratan. Jika ada kesalahan
Gambar 2. Analisa Value Chain pada berkas persyaratan maka akan
dikembalikan ke Operator
Dispendukcapil Dinas untuk diproses
4.4Business Architecture kembali. Jika berkas persyaratan
Pada tahap ini akan mendefinisikan pemohon dan dokumen SKTT telah
arsitektur proses bisnis saat ini (as-is), benar, maka Kasie akan memberi
analisa gap antara as-is dan to-be, paraf. Dokumen SKTT dan berkas
serta mendefinisikan arsitektur bisnis persyaratan akan diserahkan ke Kabid
yang sesuai dengan target yang Kependudukan untuk diperiksa
diharapkan (to-be). Berikut adalah kembali.
contoh dari gambaran bisnis proses 9. Jika ada kesalahan pada dokumen
as-is, yang dapat dilihat pada gambar SKTT dan berkas persyaratan akan
3. dikembalikan kembali ke Kasie untuk
1. Pemohon akan menyerahkan semua dilakukan proses ulang. Jika dokumen
persyaratan ke Dispendukcapil dan SKTT dan berkas persyaratan benar,
mengisi formulir FR.1-62. maka Kabid akan memberikan paraf.
2. Petugas pelayanan menerima berkas 10. Setelah semua dokumen diperiksa oleh
persyaratan dan form dari pemohon. Kasie dan Kabid, serta telah
Kemudian akan diverifikasi dinyatakan benar, maka SKTT akan
kelengkapan berkas persayaratan dan diserahkan ke Kepala Dinas untuk
pengisian form. Jika terdapat ditandatangani.
kekurangan atau kesalahan, maka 11. Dokumen SKTT yang telah
petugas pelayanan akan ditandatangani oleh Kepala Dinas akan
mengembalikan ke pemohon, untuk diserahkan ke Operator Kependudukan
dilengkapi kembali. Jika semua berkas Dinas.
dan form telah benar, maka petugas 12. Pemohon akan memberikan surat
pelayanan akan memberi paraf. tanda bukti pengambilan SKTT untuk
3. Pemohon mengambil nomor antrian mengambil SKTT mereka.
pada mesin antrian yang telah 13. Kemudian copy SKTT akan diserahkan
disiapkan oleh pihak Dispendukcapil. oleh Operator Kependudukan Dinas ke
4. Operator Dispendukcapil akan ke Kelurahan melalui Operator
memverifikasi dan memvalidasi ulang Dispendukcapil Kelurahan.
berkas persyaratan dan form yang 14. Staf front office akan mencatat data
telah diberi paraf oleh petugas pemohon di Buku Harian Peristiwa
pelayanan. Jika terdapat kekurangan, Kependudukan dan Peristiwa Penting,
maka akan dikembalikan kembali ke Buku Induk Penduduk,dan Buku Mutasi
petugas pelayanan untuk diproses Penduduk
ulang. Jika semua berkas sudah
lengkap dan benar, maka operator
dispendukcapil akan membuat surat
tanda bukti pengambilan SKTT.
5. Operator akan memanggil pemohon
sesuai dengan nomor antrian mereka
masing-masing untuk menyerahkan
surat tanda bukti pengambilan SKTT.

8
Pendaftaran Orang Asing Datang dari
Luar Negeri (Orang Asing Tinggal
Terbatas). sudah terdaftar di KTP
elektronik atau belum. Setelah itu,
pemohon dapat melakukan cetak
tanda bukti Pendaftaran Orang Asing
Datang dari Luar Negeri (Orang Asing
Tinggal Terbatas).
3. Operator Kependudukan Dinas akan
mendapatkan notifikasi berupa pesan
bahwa ada pemohon baru yang telah
melakukan entry pada sistem.
4. Operator Kependudukan Dinas akan
melakukan validasi dan verifikasi
berkas persyaratan lainya yang telah
diupload. Jika terjadi kesalahan, maka
Operator Kependudukan Dinas akan
mengirim notifikasi ke sistem dan SMS.
5. Pemohon akan melakukan edit data
pada menu edit Pendaftaran Orang
Asing Datang dari Luar Negeri (Orang
Asing Tinggal Terbatas).
6. Jika data sudah valid, maka Operator
akan mencetak dokumen SKTT.
7. Operator Kependudukan Dinas akan
memberikan approval pada sistem,
yang berfungsi untuk memberikan
notifikasi bahwa berkas persyaratan
dan dokumen SKTT telah divalidasi dan
diverifikasi oleh Operator
Kependudukan Dinas.
Gambar 3. Proses Bisnis Layanan 8. Setelah itu, pada sistem Kasie
Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri Pendataan dan Dokumentasi akan
(Orang Asing Tinggal Terbatas) as-is terdapat notifikasi, bahwa berkas
tersebut telah divalidasi dan
Setelah semua proses bisnis telah diverifikasi oleh Operator
didefinisikan maka akan dilakukan analisa Kependudukan Dinas. Kasie akan
gap untuk mengetahui gap antara kondisi melakukan validasi dan verifikasi ulang
bisnis saat ini dan target bisnis yang melalui sistem. Jika berkas persyaratan
diharapkan. Setelah ditemukan adanya dan dokumen SKTT telah disetujui
gap, selanjutnya adalah menggambarkan Kasie, maka Kasie akan memberi
arsitektur bisnis usulan (to-be) dan approval pada sistem.
mensimulasikan perbandingannya waktu 9. Kemudian, pada sistem Kabid
yang dibutuhkan dengan pemanfaatan Kependudukan akan terdapat
SDM nya. notifikasi, bahwa berkas tersebut telah
1. Pemohon akan mendaftar melalui situs divalidasi dan diverifikasi oleh Kasie
wesite yaitu SLKO (Sistem Layanan Pendataan dan Dokumentasi. Kabid
Kependudukan Online). Kemudian, akan melakukan validasi dan verifikasi
memilih beberapa pilihan menu yang ulang melalui sistem. Jika berkas
telah ada pada situs website tersebut. persyaratan dan dokumen SKTT telah
Kemudian, mengisi form pendaftaran disetujui Kabid, maka Kabid akan
dan menguploas berkas persyaratan memberi approval pada sistem.
dalam bentuk digital ke sistem. 10. Pada sistem Operator Kependudukan
2. Memasukkan NIK pemohon, sebelum Dinas akan terdapat notifikasi bahwa
mencetak tanda bukti menu dokumen dan berkas persyaratan telah

9
divalidasi dan diverifikasi oleh Kasie
dan Kabid, kemudian, Operator
Kependudukan Dinas dapat mencetak
dokumen SKTT.
11. Dokumen tersebut akan diserahkan ke
Kepala Dinas untuk ditandatangani.
Setelah dokumen ditandatangani,
operator Kependudukan Dinas akan
memberi stempel.
12. Pemohon dapat mengambil dokumen
setelah mendapatkan pemberitahuan
melalui layanan SMS dan sistem dari
Dispendukcapil.
13. Operator Kependudukan Dinas akan
mengubah copy SKTT ke dalam bentuk
digital untuk dikirim ke Kelurahan
sebagai arsip.
14. Pemohon mengambil nomor antrian,
kemudian, Operator Kependudukan
Dinas akan memanggil pemohon
sesuai dengan nomor antrian.
15. Pemohon menyerahkan kartu tanda
bukti Pendaftaran Orang Asing Datang
dari Luar Negeri (Orang Asing Tinggal
Terbatas) beserta berkas persyaratan
yang telah diupload ke sistem. Gambar 3. Proses Bisnis Layanan
Kemudian, Operator Kependudukan Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri
Dinas akan menyerahkan dokumen (Orang Asing Tinggal Terbatas) as-is
SKTT. Dan untuk hasil perbandingan simulasi
16. Operator Kependudukan Dinas untuk Layanan Pendaftaran Pindah dari
mengirim berkas copy SKTT ke Luar Negeri (Orang Asing Tinggal Terbatas)
Kelurahan melalui sistem. dapat dilihat pada tabel 3 dan 4.
17. Operator Dispendukcapil Kelurahan
akan mendapatkan notifikasi dan
melakukan approval bahwa data SKTT Kelurah Dispendukca
telah diterima. an pil
18. Kemudian, Operator Dispendukcapil
Instances 42
Kelurahan akan mencetak data
pendaftaran pemohon dan copy SKTT Started
sebagai arsip Kelurahan. Data
Instances 10
pendaftaran pemohon secara otomatis
akan ada di sistem yang ada di Completed
Kelurahan, ketika Kabid telah
Min. Time 1h 15m 5d 15h 5m
melakukan approval pada sistem.
Max. Time 1h 59m 21d 15h 49m
Avg. Time 1h 19m 17d 2h 45m
25s 48s
Tabel 3. Waktu Proses Layanan
Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri
(Orang Asing Tinggal Terbatas) as-is

Keluraha Dispendukc

10
n apil proses bisnis yang ada sekarang, dan
menggambarkan proses bisnis to-be
Instances 42 atau target yang diharapkan oleh
Started Layanan Pendaftaran Penduduk
Dispendukcapil Kota Malang.
Instances 42 2. Berdasarkan hasil wawancara dan
Completed observasi pada Layanan Pendaftaran
Penduduk Dispendukcapil Kota Malang
Min. Time 7m 1d 6h 59m terdapat 11 layanan, tetapi pada
penelitian ini hanya fokus kepada 9
Max. Time 9m 3d 18h 47m layanan saja, yang memiliki banya
Avg. Time 7m 8s 2d 11h 29m permasalahan. Untuk menggambarkan
proses bisnis yang ada saat ini,
12s digambarkan dalam BPMN
Tabel 4. Waktu Proses Layanan menggunakan tools Bizagi 3.0.
Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri 3. Analisa gap dilakukan sebelum
(Orang Asing Tinggal Terbatas) to-be memodelkan proses bisnis yang
diharapkan untuk menunjukkan
5. PENUTUP kesenjangan yang terjadi antara
proses bisnis saat ini dan target proses
5.1 Kesimpulan bisnis yang diharapkan. Sehingga pada
Berdasarkan hasil pembahasan pada proses bisnis yang diusulkan telah
penelitian ini dalam bab sebelumnya sesuai dengan kebutuhan bisnis Dinas.
dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagi Taget proses bisnis yang diharapkan
berikut ini : pada Layanan Pendaftaran Penduduk
1. Dengan melakukan tahap-tahap yang Dispendukcapil Kota Malang
ada di TOGAF , yaitu fase preliminary, didapatkan dari hasil wawancara
requirement management, kepada pihak Dispendukcapil dan
architecture vision, dan business dokumen Rencana Strategi (Renstra).
architecture menghasilkan analisa- Proses bisnis yang akan datang akan
analisa mengenai isu yang ada di digambarkan dalam BPMN
Bidang Kependudukan Dispendukcapil menggunakan tools Bizagi 3.0.
serta stakeholder yang akan terkena
dampak dari proses perbaikan, dan 5.2 SARAN
pemodelan proses bisnis yang terjadi Saran yang dapat diberika untuk
saat ini. Pada fase requirement penelitian yang selanjutnya adalah :
management menjelaskan bisnis inti
yang ada pada Layanan Pendaftaran 1. Fase ini dilakukan sampai pada fase
Penduduk Dispendukcapil Kota Malang, Information Systems Architecture, fase
issue/masalah yang terjadi pada Technology Architecture, fase
Layanan Pendaftaran Penduduk Opportunities and Solutions, fase
Dispendukcapil Kota Malang, dan Migration Planning, fase
konsep solusi seperti apa untuk Implementation Governance, dan fase
menangani issue atau permasalahan Architecture Change Management. Hal
tersebut. Pada fase architecture vision ini dilakukan agar pada saat
akan menghasilkan stakeholder map pengimplentasian arsitekur enterprise
matrix dan analisa value chain pada pada Layanan Pendaftaran Penduduk
Layanan Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil Kota Malang lebih
Dispendukcapil Kota Malang. Fase mudah.
business architecture menggambarkan
2. Perlu dikembangkan kembali prinsip
proses bisnis yang ada pada Layanan
arsitektur untuk prinsip data, prinsip
Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil
aplikasi, dan prinsip teknologi.
Kota Malang sekarang, analisa gap
yang menjelaskan aktivitas-aktivitas DAFTAR PUSTAKA.
mana yang harus diperbaiki pada

11
[KUR-14] Indah, Kurniawati H. 2014. dengan TOGAF Architecture
Perancangan Arsitektur Enterprise Development Method, Program
Poliklinik Universitas Brawijaya (UB) Magister Manajemen Teknologi
menggunakan metode Zachman Institut Teknologi Sepuluh
Framework, Program Studi Teknik November Surabaya.
Informatika Program Teknlogi
[SUP-10] Supriyana, Iyan. 2010.
Informasi dan Ilmu Komputer
Perencanaan Model Arsitektur
Universitas Brawijaya.
Bisnis, Arsitektur Sistem Informasi
[PER-08] Peraturan Presiden Republik dan Arsitektur Teknologi dengan
Indonesia Nomor 25 Tahun 2008, Menggunakan TOGAF: Studi Kasus
Tentang Persyaratan dan Tata Bakosurtanal, Jurnal Generic
Cara Pendaftaran Penduduk dan
[THE-16] The Open Group. (2016). The
Pencatatan Sipil. [Online],
Open Group TOGAF 9.`. Retrieved
(http:dispendukcapil.malangkota.g
April 2,2016,from The Open Group
o.id, diakses 28 September 2015)
TOGAF 9.1 Website
[RAD-15] Radityo,Handika Satwika. :https//pubs.opengroup.org/archite
2015. Analisa dan Perancangan cture/togaf9-doc/arch/index.html
Proses Bisnis Sistem Informasi
Layanan Rawat Inap di Rumah
Sakit Tk. IV (DKT) Madiun, Program [WID-07] Widodo, Aris Puji. 2007.
Studi Teknik Informatika Program Enterprise Architecture Model
Teknlogi Informasi dan Ilmu untuk Aplikasi
Komputer Universitas Brawijaya. Government,Jurusan Ilmu
Komputer Fakultas Matematika dan
[RIS-13] Rismawati, Rosita. 2013.
Ilmu Pengetahuan Alam Universitas
Perencanaan Arsitektur Bisnis Di
Diponegoro.
Bidang Medis Rumah Sakit
Muhammadiyah Surabaya, [YUN-09] Yunis, Roni dan Kridanto
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Surendro. 2009. Perancangan
Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Model Enterprise Architecture
Universitas Airlangga. Dengan Togaf Architecture
Development Method, Jurusan
[ROI-15] Roiyan Fauzi, Achmad.
Sistem Informasi STMIK-Mikroskil,
2015. Perancangan Model
Program Studi Teknik Informatika,
Arsitektur Enterprise pada UD.ABC
STEI ITB.

12