Modulo4 9-CONTENIDO-Manual de CajasChicas

Sistema de
Cajas Chicas
Universidad Nacional del Centro

de la Provincia de Buenos Aires
Secretara General - Area de Informtica
INDICE
CONCEPTOS GENERALES 3
OBJETIVOS DEL SISTEMA 3

ALCANCE DEL SISTEMA 3
USO DE BOTONES 4
BOTONES DE ACEPTAR, CANCELAR Y SALIR 4

MOVIMIENTO EN LA LISTAS DE DATOS (BROWSE) 4
LISTAS DESPLEGABLES 6
LISTAS DESPLEGABLES CON FECHAS 6
CAMPOS PARA BSQUEDA ALFABTICA 7
INGRESO AL SISTEMA. 9
NUEVA VERSIN 10
DESCONEXIN DEL SISTEMA 10
TIEMPO DE INACTIVIDAD 10
POR FALTA DE CONEXIN O INTERRUPCIN DEL SERVIDOR 11
CONTROL DE ACCESO 11
RECOMENDACIONES RESPECTO DEL USO DE CLAVES. 12
SELECCIN DE LA CAJA CHICA 12
MEN DE ACTUALIZACIN 14
COMPROBANTES CAJA CHICA GRAL. RECURSOS PROPIOS 15
ACTUALIZACIN DE UN COMPROBANTE 16
PRINCIPALES PASOS PARA LA RENDICIN DE COMPROBANTES 18
RENDICIN 19
REPOSICIN 23
VISUALIZACIN DE LA INFORMACIN DE COMPROBANTES LUEGO DE LA REPOSICIN 24
CMO REINGRESAR UN COMPROBANTE RECHAZADO 25
LIQUIDACIN DE VITICOS 25
RENDICIN DE VITICOS. 30
EMISIN DE VALES CAJA CHICA GENERAL O RECURSOS PROPIOS 31
Sistema de Cajas Chicas Pagina 1de 42

EMISIN DEL VALE 32

SECTOR 1- EMISIN DE VALE 32
SECTOR 2 - DEVOLUCIN DE VALE 33
CUENTA CORRIENTE DEL AGENTE 34
AGENTES SIN LEGAJO 35
ACTUALIZAR DATOS USUARIO (CAMBIO DE CLAVE) 37
RECOMENDACIONES RESPECTO DEL USO DE CONTRASEAS. 38
CONSULTAS. 39
VER CAJAS CHICAS 39

SALDO 40
INFORMES IMPRESOS 40
OBJETO DEL GASTO 41

SOLICITUD DE VITICOS 42

CONCEPTOS GENERALES
Objetivos del Sistema
Los objetivos bsicos que persigue el sistema son:
Brindar al usuario una herramienta que le permita administrar los movimientos

de las cajas por la cual es responsable.
Homogeneizar los procedimientos, esto es que todos los responsables

efecten sus registraciones en forma similar.
Eliminacin de errores y de duplicacin de tareas: los movimientos grabados

por cada responsable, una vez aceptados, sern ingresados en forma
automtica al sistema presupuestario contable lo que permitir evitar errores
de transcripcin y evitar duplicar las tareas.
Informacin para el usuario: el usuario podr consultar los movimientos y el

saldo que mantiene en la caja chica, as como tambin podr consultar los
vales que tiene emitidos y el estado de los mismos (si estn rendidos o
pendientes).
Alcance del Sistema
El presente sistema tiene como objetivo principal administrar el proceso de registro de

comprobantes, rendicin y reposicin de cajas chicas.
Para cumplir con dicho objetivo el sistema brinda los siguientes servicios:
Llevar la registracin de los movimientos de caja chicas generales, de viticos y de

recursos propios.
Consultar el saldo de la caja en todo momento.
Efectuar la rendicin
En lo atinente al mdulo central permite la revisin de movimientos, realizacin de

la reposicin y adems generar la informacin para la registracin presupuestaria-
contable.
NOTA: En la presente versin va Internet se elimina el envi de los disquetes. El

resto de los pasos del procedimiento en cuanto a envio de la documentacin y
listados se mantiene.

Uso de Botones
Botones de Aceptar, Cancelar y Salir
Botn Aceptar: Haciendo clic sobre este botn se da

conformidad a la informacin ingresada. En este caso el
sistema actualiza los datos.
Botn Cancelar: Haciendo clic sobre este botn se

cancelan las modificaciones o informacin ingresada. En
este caso el sistema NO actualiza los datos.
Botn Cerrar: Se utiliza para salir de la opcin o men

que se est visualizando.
Movimiento en la listas de datos (browse)
Barra de
Desplazamiento
vertical
Botones de
Movimiento y
Edicin
En la ventana anterior se puede observar que existe una lista de movimientos de
una caja chica, para poder moverse de uno a otro las posibilidades son:
Utilizar los botones de movimiento:
Botones de movimiento en un
browse de datos

Pasar al siguiente registro:

Cuando est posicionado en el
ltimo registro este botn se
desactiva.
Pasar al registro anterior:
Cuando est posicionado en el
primer registro este botn se
desactiva.
Ir al primer registro: Cuando
est posicionado en el primer
registro este botn se desactiva.
Ir al ltimo registro: Cuando

est posicionado en el ltimo
registro este botn se desactiva.
Agregar un registro. Este botn

aparece en aquellas listas de
datos donde se puede agregar
un nuevo dato.
Borrar un registro: Este botn
datos donde se puede eliminar
alguno de los renglones que
integran la lista.
Para ello se debe hacer clic
sobre el elemento de la lista para
seleccionarlo y luego presionar
este botn.
Editar un registro: Este botn
datos donde se puede editar uno
de los registros. En forma previa
a la utilizacin de este botn el
usuario se debe posicionar sobre
el rengln y haciendo clic con el
mouse, y luego presionar este
botn.
Utilizar las teclas de direccin del teclado
Flecha de direccin hacia abajo y

flecha de direccin hacia arriba
AvPag Avance de Pgina
RePag Retroceso de Pgina

Utilizando la barra de desplazamiento vertical
Haciendo clic con el mouse sobre el registro
Listas desplegables
Las listas desplegables se utilizan para seleccionar un determinado dato a ser

ingresado.
En la ventana anterior se observa el campo Categora Programtica que ofrece

una lista desplegable para seleccionar cual es el expediente a agregar. Haciendo clic
en el botn se despliega la lista.
En la lista el usuario se puede desplazar con la barra de desplazamiento

vertical y realizar la seleccin haciendo clic sobre el registro deseado.
Listas desplegables con fechas
En los campos de fecha, al hacer clic sobre el botn de la lista desplegable el

sistema muestra la siguiente ventana:

Pasar al
mes
Pasar al posterior
mes
anterior
Haciendo clic
sobre la fecha
deseada queda
seleccionada
Como se observa los botones permiten moverse de un mes a otro y para

seleccionar la fecha desde o la fecha hasta (de acuerdo al campo de que se trate)
solo hay que hacer clic sobre la fecha deseada. Haciendo doble clic sobre el ao
tambin se puede cambiar el mismo sin necesidad de pasar por todos los meses.
Campos para bsqueda alfabtica
Estos campos, que se encuentran en distintas opciones del sistema, se

identifican por el color rojo como se observa en la siguiente porcin de la ventana de
actualizacin de comprobantes.
Tipeando los primeros

caracteres del nombre
buscado se acota ms la
bsqueda
El campo o espacio en rojo que aparece al lado del campo CUIT permite
ingresar un conjunto de letras correspondientes a la denominacin del proveedor que
se busca, luego haciendo clic en el botn que figura en el campo siguiente se
muestra la lista de denominaciones que en alguna de sus palabras coinciden con las
letras ingresadas. Por ejemplo si ingreso en el campo rojo las letras SAN me listar
los de apellido SANabria, los de denominacin SAN Martn, las personas de nombre
SuSANa, etc. A mayor cantidad de letras ms acotada ser la bsqueda. El sistema
no diferencia para la bsqueda maysculas minsculas.
Como se observa en la llamada si sobre el campo Bsqueda por Nombre se

tipean las primeras letras del nombre buscado en el ejemplo LIB los elementos que se
desplieguen luego sern los que en algn lugar de su nombre tengan el texto SAN y
que comienzan con LIB.

El uso de esta facilidad hace que los tiempos de bsqueda y respuesta

del sistema sean ms eficiente al momento de consultar y seleccionar estos
datos.

Ingreso al Sistema.
Una vez instalado el sistema en su computadora acceder al mismo de la
siguiente forma:
Haciendo clic en la barra de inicio, se debe acceder Programas y dentro de la

opcin de programas encontrar un grupo de programas denominado UNCPBA y una
vez dentro del mismo se debe seleccionar la opcin Mdulo de Rendicin como se
observa en la figura anterior.
Una vez que se hace clic en la opcin de Mdulo de Rendicin el sistema

presenta la siguiente ventana:
En la misma se indica que el sistema se est conectando al servidor ( es decir

al equipo principal donde se encuentra la informacin). Para que esto se pueda
realizar satisfactoriamente la computadora debe encontrarse conectada a Internet.

Nueva Versin
En caso que el usuario se encuentre con una versin anterior a la ltima

disponible el sistema avisar de tal situacin con el siguiente mensaje.
Como el mensaje lo indica el sistema detecta que existe una versin ms

actualizada y que la misma se debe obtener haciendo clic en la siguiente direccin
http://www.unicen.edu.ar/cajaschicas . En este caso el sistema permite seguir
utilizando el sistema y luego realizar la actualizacin presionando el botn de OK.
En este caso el sistema detecta la versin anterior e informa que se debe

realizar la actualizacin, tal cual lo expresado en el punto anterior, en forma obligatoria
para poder seguir utilizando la versin.
Desconexin del sistema
El sistema pierde conexin por dos motivos:
El primero de ellos es cuando se ha superado el tiempo de inactividad.

Por falta de conexin o interrupcin del servidor.
Tiempo de inactividad

En este caso el sistema detecta que no est siendo utilizado y por seguridad
"desconecta" al usuario y solicita nuevamente la clave.
En este caso el usuario deber ingresar su contrasea para poder continuar.

Si se hubiera estado actualizando o editando y no se ingresa la clave la informacin
ingresada se perder.
Por falta de conexin o interrupcin del servidor

En este caso el sistema se desconecta por algn problema en las
comunicaciones o en el servidor de la aplicacin. Cuando el usuario quiera volver a
utilizar el sistema el mismo le solicitar el usuario y palabra clave a efectos de que se
registre nuevamente. Esto ocurre tambin cuando la inactividad supera las 2 horas.
Control de Acceso
Una vez tomada la opcin del Mdulo de Rendicin el sistema solicitar se

ingrese el usuario y la clave de acceso.
En el control de acceso se debe indicar el tipo de documento, nmero de

documento y la respectiva contrasea.
En caso que la contrasea est equivocada el sistema avisar lo siguiente:

Nota: El sistema realiza el control de maysculas y minsculas en la clave por lo que

un error frecuente es que la contrasea se haya ingresado con minsculas y al
ingresarla el teclado se encuentre con Bloqueo de Maysculas.
Una vez ingresado el usuario y contrasea se accede a la siguiente ventana

donde se selecciona el sector en el cual el usuario va a operar el sistema.
Recomendaciones respecto del uso de claves.
El usuario es identificado por las acciones que realiza en el sistema, por el nmero
de documento y la clave que ingresa por lo que la misma debe ser mantenida en
forma confidencial.
La clave debe tener cinco ms posiciones.
La clave debe ser cambiada peridicamente por el propio usuario (idealmente una
vez al mes). Actualizacin - Opcin Cuenta Usuario.
Cuando un usuario cambia de sector o actividad el responsable del sector del cual
dependa debe solicitar al rea de Contadura Responsable de Cajas Chicas que
lo d de baja del sistema.
Seleccin de la Caja Chica

Normalmente cada Usuario tiene asociada una Caja Chica con la cual operar.
Pero existen casos en que un usuario opera con ms de una caja chica, por lo cual
debe indicar cul es la caja chica con la cual operar.
Importante: Los permisos de acceso que tiene el usuario son respecto de

la Caja Chica que tiene asignada, as es que una misma persona podr
tener asignados distintos permisos de acceso de acuerdo a las cajas para
las que est habilitado.

Haciendo clic sobre la correspondiente caja y presionando el botn de

se accede al men principal del sistema. En caso de querer salir del
sistema de debe presionar el botn de .
El men principal se divide en 3 sectores:
o Sector de Actualizacin: de acuerdo al tipo de caja chica se

encontrar la registracin de comprobantes o de liquidaciones de
viticos, rendiciones, vales, datos del usuario y agentes sin legajo (esta
ltima opcin en cajas chicas de recursos propios y de viticos).
o Sector de Consulta: Cajas Chicas disponibles y saldo de las cajas

chicas.
o Sector de Informes: Listado de objeto del gasto y emisin de copia del

formulario para solicitar viticos.
En caso de querer salir del sistema se deber presionar el botn de

lo que har que el usuario regrese a la ventana anterior de seleccin de
caja y all presionando nuevamente el botn de podr salir del sistema.

Men de Actualizacin
En este sector de men se encuentra la actualizacin de comprobantes, vales
y liquidaciones de viticos. A continuacin se muestra el men de Actualizacin de
una Caja Chica General (la de recursos propios tiene adems la opcin de Agentes
sin Legajo) y el Men de Actualizacin Viticos.
Men Actualizacin Men Actualizacin

Caja Chica General o Recursos Caja Chica Viticos
Propios
As encontramos las siguientes opciones:
Comprobantes / Liquidacin de viticos: En opcin se permite registrar cada

uno de los comprobantes de los gastos realizados o en el caso de la caja chica de
viticos realizar la liquidacin de cada vitico (y posterior registro de los cargos a
rendir).
Rendiciones: Rendicin de los gastos o liquidaciones realizadas.
Vales: En esta opcin se registran los vales y su posterior rendicin. Tambin se

puede conocer el saldo de vales de un determinado agente. Esta opcin es
necesaria primero para mantener correctamente actualizado el saldo de caja chica
y tambin para poder administrar la entrega de dinero para compras o servicios
menores que realiza una persona distinta al responsable de la caja chica.
Datos Usuario: Esta opcin permite actualizar los datos del usuario y adems
realizar el cambio de contrasea.
Agentes sin Legajo: Esta opcin slo vigente en los mens de CAJAS CHICAS
DE VITICOS y EN CAJA CHICAS DE RECURSOS PROPIOS permite agregar
datos de un agente que no pertenece a la Universidad.

Comprobantes Caja Chica Gral. Recursos Propios

Haciendo clic en esta opcin se accede a lista de comprobantes registrados en
la caja chica que se seleccion:
Lista de Saldo de la
comprobantes Caja
Esta ventana permite agregar un nuevo comprobante, modificar o borrar uno

ya ingresado.
La informacin que se puede observar es:
Fecha: Fecha de emisin del comprobante
Comprobante: Nmero de Comprobante (sucursal-numero correlativo)
Proveedor: Denominacin del Proveedor Agente que recibe el vitico (cajas

chicas de recursos propios)
Descripcin: Descripcin General de la Compra o del vitico (cajas chicas de

recursos propios)
Importe: Importe total de la factura o del vitico (cajas chicas de recursos

propios)
Estado: Es el estado del comprobante que puede ser: Cargado, Rendido,

Aceptado o Rechazado.
Estado Descripcin
Cargado Se ha ingresado la informacin referida al comprobante que
justifica el gasto vitico.
Rendido El comprobante ha sido incluido en una rendicin.
Aceptado Se ha aceptado el comprobante y por lo tanto se realizar la

respectiva reposicin, salvo en el caso de tratarse de una caja

chica de recursos propios que depender de los recursos que
tenga la dependencia.
Rechazado El comprobante o la registracin son errneos y por lo tanto es
rechazado, no realizndose la reposicin correspondiente.
Actualizacin de un Comprobante
Haciendo clic en el botn de agregar o modificar se accede a la siguiente

ventana:
En esta ventana se ingresa la informacin correspondiente a la factura que

justifica el gasto realizado, dentro de la informacin que se ingresa encontramos:
Sucursal y Nro. Comprobante: Ambos campos conforman el nmero de factura

que tiene el siguiente formato 9999-99999999 donde los primeros 4 dgitos son el
nmero de sucursal y los siguientes el nmero de factura. En las facturas
normalmente los espacios son completados con ceros adelante, los que no deben
ser tipeados en el sistema ejemplo. Factura 0001-00004626 se debe ingresa 1 en
campo Sucursal y 4626 en campo Nro. Comprobante.
Es gasto / Es vitico: Este campo solo aparece en los comprobantes de CAJAS

CHICAS DE RECURSOS PROPIOS y permite indicar si el gasto que se registra se
refiere a un vitico a un gasto general.
CUIT: Es el nmero de CUIT que figura en la factura debe ser tipeado sin
guiones, si el proveedor est registrado en la base de datos de proveedores
aparecer su descripcin.

El campo o espacio en rojo que aparece al lado del campo CUIT permite
ingresar un conjunto de letras correspondientes a la denominacin del
proveedor que se busca, luego haciendo clic en el botn que figura en el
campo siguiente se muestra la lista resultado de la consulta.
En el caso de Caja Chica de Recursos Propios si se indica que el comprobante es

de vitico. El sistema requerir en lugar de la informacin correspondiente a CUIT
la informacin sobre el agente:
Descripcin: Se indica el contenido de la compra.
Importe total: Es el importe total que figura en el comprobante.
Tipo de Imputacin: Se indica si la imputacin presupuestaria que se har del

comprobante se realizar en forma porcentual (20 % a tal categora y el 80 %
restante a otra categora programtica) o indicando importes (17 pesos a tal
categora y 68 pesos otra categora programtica).
Importe imputado: Indica el monto acumulado que se va imputando del total.

Como en el campo anterior se puede seleccionar el tipo de imputacin este campo
indicar el importe o el porcentaje imputado segn la forma de imputacin
seleccionada.
Imputacin: En la parte inferior de la venta se visualizan las imputaciones

realizadas, en el ejemplo existe una sola imputacin. Los botones que se
visualizan en la parte inferior son los que permiten actualizar dichas imputaciones.
Haciendo clic en el botn de agregar se accede a la siguiente ventana:

En esta ventana se ingresa la informacin correspondiente a la imputacin del

comprobante que se ingresa. Dentro de la informacin que se ingresa encontramos:
Categora Programtica
Objeto del Gasto
Cdigo de rea
Cdigo de Subrea
Finalidad y Funcin
Importe en Pesos o Porcentaje
Como se explic anteriormente en el campo TIPO DE IMPUTACIN, un

comprobante puede tener ms de una imputacin y esta puede ser en pesos o en
forma porcentual. Para poder ingresar una imputacin se debe hincar en el campo
importe o porcentaje inferior al total.
Si por error se hubiere imputado el total a una categora, se debe editar dicho
rengln modificar el importe (ingresando uno menor que el total) y el sistema permitir
agregar una nueva categora.
IMPORTANTE. Cuando se presiona el botn de OK el sistema controla que

exista saldo en la caja y que el comprobante no exceda lo permitido como gasto
por comprobante. Si esto ocurriera se debe modificar el importe respectivo y
para ello primero se deben borrar las imputaciones , luego modificar el importe
total del comprobante y volver a imputar.
Principales Pasos para la Rendicin de Comprobantes
Mediante el proceso de rendicin el responsable de la caja chica informa al

sistema los comprobantes a ser rendidos y sobre los cuales luego de aceptados desde

el Mdulo Central (administrado por Contadura) se realizar la reposicin del saldo de

la caja chica correspondiente a los comprobantes aceptados.
Las etapas de este proceso son:
1. Crear una rendicin y determinar que comprobantes la integran.
2. Cerrar la Rendicin. (una vez cerrada no se pueden realizar

modificaciones, es decir agregar o quitar comprobantes)
3. Emitir los listados de la rendicin que luego acompaaran a los

comprobantes.
4. Enviar los comprobantes a mesa de entrada como es costumbre. Mesa de

entradas genera un alcance del expediente y enva a Contadura.
5. En sede Central - Contadura se analiza la documentacin y se aceptan o

rechazan los comprobantes.
6. En sede Central Contadura se emite el listado de Reposicin, se agrega

al expediente junto con los comprobantes rechazados y se pasa a
Tesorera
7. Tesorera realiza el pago y el importe de la reposicin queda disponible en

el sistema.
Rendicin
Haciendo clic en la opcin de Rendiciones se accede a la siguiente ventana

En esta ventana se observan las rendiciones del ejercicio, obviamente al

comienzo del mismo no aparecer ningn rengln. En este caso se observa que se
ha realizado una rendicin por $ 778 el da 14/02/01 y una Reposicin por $ 528 el da
14/02/01 y toda la documentacin ha sido incluida en el alcance 1 del respectivo
expediente.
Nro: Es el nmero de rendicin. Este nmero es correlativo por cada ejercicio o

ao.
Fecha: Fecha en la que se realiz la rendicin. Es la fecha en la que la rendicin

fue cerrada.
$Rendicin: Es el importe de la rendicin. El mismo surge de la sumatoria de los

comprobantes que se rinden.
Fecha Reposicin: Es la fecha en que los fondos correspondientes a la

reposicin quedaron disponibles en tesorera.
$Reposicin: Es el importe de la reposicin. Normalmente coincide con el de la

rendicin, salvo en el caso que haya comprobantes rechazados. Por lo tanto este
importe se conforma con Importe Rendido menos Importes de Comprobantes
Rechazados.
Alcance: Es el nmero de alcance del expediente asignado a la Caja Chica.
Haciendo clic en el botn NUEVA (para una nueva reposicin) o en el botn

COMPROBANTES (siempre que no se haya cerrado una rendicin) se accede a la
creacin o modificacin de una rendicin:

En esta ventana aparecen todos los comprobantes que figuran como

CARGADOS. Si el comprobante aparece en color GRIS quiere decir que tiene algn
inconveniente con los datos ingresados por lo que no puede ser incluido en una
rendicin (Por ejemplo porque no esta totalmente imputado). En la parte superior
derecha figura un campo que indica el importe rendido, que se actualiza a medida que
se van marcando los comprobantes a rendir.
Para cada comprobante se informa: fecha del comprobante, nmero

comprobante, importe y descripcin de la compra.
Para rendir un comprobante se debe hacer clic sobre el mismo, realizado esto
el rengln correspondiente al comprobante pasa a estar de color VERDE.
En la figura anterior se observa que los cuatro primeros comprobantes han

sido marcados para rendir. A medida que se van marcando el campo Importe Rendido
va totalizando los comprobantes seleccionados.
Una vez que se marcaron todos los comprobantes y se presion el botn de

OK la rendicin queda lista pero an puede ser modificada, ya que el sistema permite
agregar o quitar comprobantes mientras la rendicin no haya sido cerrada.

Una vez emitido el listado y controlado contra los comprobantes se deber

proceder a CERRAR la rendicin. Al cerrar una rendicin el sistema muestra el
siguiente mensaje:
IMPORTANTE: Si se presiona el botn de SI implica que no se podrn agregar o

quitar comprobantes incluidos en la rendicin que se cierra ni borrar la
respectiva rendicin. Por esto se recomienda realizar la emisin de un listado de
la rendicin y proceder a controlar la misma para as luego proceder a cerrarla.
Una vez cerrada la rendicin se debern emitir los respectivos listados y

proceder a su envio junto con los comprobantes.
En la opcin de rendicin encontramos dos botones para emitir listados. Uno

de ellos es el botn de IMPRIMIR que permite listar la rendicin obtenindose el
siguiente listado:
IMPORTANTE: Para emitir los listados de una rendicin primero hay que
posicionarse sobre la misma en la lista de rendiciones y luego presionar el
botn de IMPRIMIR.
En este listado se detalla cada uno de los comprobantes con la respectiva

imputacin presupuestaria, el total de la rendicin, el saldo de caja chica y un espacio
para que el responsable de la caja chica firme la rendicin.

Reposicin
Una vez cerrada la rendicin y en el momento que llega el alcance del

expediente con los comprobantes respectivos al rea de contadura esta realiza la
revisin y acepta o rechaza los comprobantes, realizando la reposicin de fondos.
Cuando esta informacin llega a Tesorera esta realiza el depsito en la cuenta
respectiva y da por pagada la reposicin lo que figura en la respectiva rendicin.
Al acceder a la ventana de Rendiciones encontramos lo siguiente:
El campo Fecha Reposicin aparece completado y tambin figura el importe de

la reposicin el que pasa a estar disponible como saldo para registrar comprobantes.
Haciendo doble clic sobre la reposicin que se desea analizar, se puede

observar la lista de comprobantes aceptados y los rechazados, como se puede ver en
la siguiente ventana:

Los comprobantes aceptados figuran en verde y los comprobantes rechazados

figuran en rojo. Tambin se observa un mensaje que indica que la rendicin no se
puede modificar porque ha sido repuesta.
Visualizacin de la informacin de comprobantes luego de la

reposicin
Una vez que la reposicin ha sido realizada en la informacin referida a los

comprobantes se puede observar que ha cambiado el estado de los mismos.
Haciendo clic en la opcin de comprobantes se accede a la lista de comprobantes.
En esta lista se puede observar que los comprobantes han cambiado su estado
a Aceptado y el saldo que figura en la parte superior derecha informa el saldo
actualizado con la reposicin. Tambin se puede observar que el anteltimo
comprobante figura como rechazado en el punto siguiente se informa como se puede
reingresar la informacin correspondiente al mismo.
El saldo tambin incluye el importe correspondiente al comprobante rechazado

ya que el gasto se considera como no realizado.

Cmo reingresar un comprobante rechazado
Cuando el comprobante hubiere sido rechazado por distintos motivos el

sistema permite que el mismo se pueda volver a ingresar.
Posicionndose en el comprobante rechazado el sistema habilita el botn Volver a

Cargar a efectos de corregir los errores que pudieran existir y poder reingresar el
comprobante rechazado.
Liquidacin de Viticos
Haciendo clic en esta opcin del Men de Actualizacin se Accede a la
siguiente ventana:

En esta ventana se listan las liquidaciones realizadas y el saldo de la caja chica

de viticos. La informacin que se observa por cada liquidacin es la siguiente:
Nro. Liquidacin: Lo asigna el sistema en forma correlativa.
Persona: Es el apellido y nombre del agente al cual se le realiz la liquidacin del

vitico.
Motivo del Viaje: Descripcin o justificacin del viaje.
Das: Cantidad de das liquidados.
Importe: Importe de la liquidacin.
Estado Liq.: Estado en el cual se encuentra la liquidacin. Los estados posibles

son:
Estado Descripcin
Abierta Se ha ingresado informacin pero an no se ha liquidado.
Liquidada Se ha realizado el clculo final del vitico y cargos a rendir. Una
vez liquidada no puede ser modificada salvo para realizar la
registracin de cargos a rendir(comprobantes y su imputacin).
Cerrada. No se pueden rendir nuevos comprobantes y permite la
imputacin del vitico.
Rendida Se ha incluido en una rendicin.
Aceptada Se ha aceptado y por lo tanto se realizar la respectiva
reposicin.
Rechazada Se ha rechazado y por lo tanto no se realizar la respectiva
reposicin.
Haciendo clic en el botn de agregar se accede a la ventana de liquidacin de

viticos:

1-Datos del
Agente y del viaje
a realizar.
2-Datos Cargo a
Rendir.
3-Resumen
liquidacin
4-Imputacin
del vitico
Estado
Liquidaci
n
La ventana de liquidacin de viticos la podemos dividir en cuatro sectores principales
Sector 1 -Datos Agente y Viaje
Apellido y Nombre del Agente: Se selecciona de la lista de agentes. Para facilitar

la bsqueda se debe utilizar el campo en rojo ingresando parte de la denominacin
del agente. En el ejemplo se ingres GARCIA luego haciendo clic en el botn
mostrando la lista de coincidencias y permitiendo seleccionar el agente deseado.
Ciudad de Destino: Ciudad de destino final del agente.
Distancia: Distancia en kilmetros que debe recorrer el agente para llegar a la

ciudad de destino.
Tilde Se Paga Viticos: Este tilde habilita o deshabilita si se realiza la liquidacin

de viticos o si slo se entrega dinero con cargo a rendir.
Cargo y Dedic.: Cargo y dedicacin que revista el agente al cual se le va a

liquidar el vitico. Este dato es obligatorio an cuando no se paguen viticos.

Motivo del Viaje: Descripcin del objetivo del viaje.
Sector 2- Datos Cargo a Rendir
En este sector se ingresa la informacin referida a los cargos a rendir, que son
aquellos conceptos que se liquidan en forma adicional al vitico y que deben ser
justificados mediante comprobantes por el agente o en caso contrario el mismo
deber realizar la devolucin de los importes incluidos en este concepto.
Solapas con
Conceptos de
Cargos a Rendir
Campos
Descripcin
e Importe
Para ingresar la informacin referida a un concepto se debe seleccionar cual

es el concepto de cargo a rendir que se liquidar para esto se debe hacer clic sobre la
solapa deseada . Una vez seleccionada la

solapa se deben completar el campo Descripcin y el campo importe.
Una vez completado el campo importe y presionando la tecla TAB en la solapa

respectiva aparece el importe ingresado, quedando este sector de la liquidacin de la
siguiente forma:
Como se observa al lado de la solapa aparece el importe respectivo.
Una vez realizada la liquidacin se habilitan los botones que figuran al lado del campo
IMPORTE y que permiten ingresar en cada una de las solapas el importe de los
comprobantes que justifican el gasto.

Haciendo clic sobre la solapa que corresponde al cargo a rendir que se justifica y
luego haciendo clic en el botn de AGREGAR el sistema permite ingresar el
comprobante que justifique el gasto de la misma forma que se ingresan en caja chica
general - VER PUNTO ACTUALIZACIN DE COMPROBANTES -
Sector 3 - Resumen Liquidacin.
En este sector el sistema informa los conceptos liquidados por viticos, cargos a
rendir, etc.
Tambin se puede observar el campo REINTEGRADO. En este campo se indica si al

momento de realizar la justificacin de cargos a rendir, corresponde la devolucin de
dinero que hubiera sobrado de los cargos a rendir o de viticos no utilizado (esto seria
para el caso que el agente no realice el respectivo viaje y devuelva el importe
liquidado). En ese caso el importe correspondiente al efectivo sobrante debe ser
informado en este campo.
Sector 4 Imputacin del Vitico
En este sector una vez cerrada la liquidacin se habilitan los botones para ingresar la
imputacin del importe correspondiente al vitico. Haciendo clic en el botn de agregar
se permite ingresar la o las imputaciones respectivas. Si se realiza una imputacin a
ms de una categora programtica el sistema permite indicar cmo se desea
proporcionar el importe de cada una indicando en el campo Tipo de Imputacin si la
misma se realizar en porcentaje o en dinero.

Por ej. Si se selecciona tipo porcentaje se deber indicar 40 % a tal imputacin y el 60

% a tal otra imputacin. El sistema controla en todos los casos que las imputaciones
ingresadas no excedan el 100 % el importe total calculado como concepto de vitico.
La imputacin de los comprobantes que justifican los cargos a rendir se realiza en el

sector 2 cuando se ingresan los datos correspondientes a dichos comprobantes.
Rendicin de Viticos.
La mecnica de rendicin de viticos es similar a la de caja chica general o de
recursos propios.
La principal diferencia est dada por la seleccin de liquidaciones a incluir en la

rendicin, en cuanto a que al existir ms pasos hasta que la liquidacin est cerrada e
imputada es probable que al momento de rendir queden liquidaciones en situacin
intermedia.
La mecnica de inclusin de comprobantes es igual a la de caja chica general o de

recursos propios, haciendo clic sobre el comprobante respectivo. En la ventana de
ejemplo se observa que existen dos liquidaciones que no pueden ser incluidas en la
rendicin.
Haciendo clic en la primera liquidacin el sistema avisa lo siguiente:

En este caso no se ha realizado la imputacin del vitico que se realiza en el sector 4

del formulario (VER PUNTO LIQUIDACIN DE VITICOS).
Haciendo clic en la segunda liquidacin el sistema avisa lo siguiente:
En este caso la liquidacin no ha sido cerrada por lo que an deber procederse a

cerrar la misma y adems imputar los viticos respectivos.
El proceso de rendicin sigue los mismos pasos que la rendicin y reposicin de caja
chica general o de recursos propios. (VER PUNTO RENDICIN Y REPOSICIN DE
CAJA CHICA GENERAL)
Una vez terminada la rendicin se emite el listado respectivo que debe acompaar a
los comprobantes:
En este listado similar al de caja chica general se incluyen las liquidaciones de viticos
pero tambin los comprobantes con los que se justifican los cargos a rendir.
Emisin de Vales Caja Chica General o Recursos

Propios
Mediante esta opcin el sistema permite registrar los vales que se emitan en la caja
chica. Esta facilidad es para aquellos casos en que se entrega dinero de cajas chicas

a terceros para que realicen gastos y obviamente an no hay en la caja un

comprobante que justifique el faltante de efectivo. De esta forma al emitir los vales el
saldo de la caja chica se ve afectado, por lo que el responsable deber justificar el
saldo de la misma con el efectivo ms los vales firmados que tenga en su poder.
El sistema permite la devolucin parcial de una vale, informando la cuenta corriente

del responsable del vale. Cada vez que se realiza una devolucin se debe emitir
nuevamente el comprobante de vale reemplazando el anterior.
Emisin del Vale
Haciendo clic en esta opcin se accede a la lista de vales emitidos.
1 -Sector
Emisin de
Vales
2 -Sector
Devolucin
de Vales
Como se observa esta ventana se divide en dos sectores:
Sector 1- Emisin de Vale
En el primer sector se accede a la emisin de los vales haciendo clic en el botn de

agregar se abre la siguiente ventana:
En esta ventana se ingresa la siguiente informacin:

Agente: Ingresando en el campo rojo parte del nombre o el apellido del agente y
presionando el botn de del campo siguiente el sistema muestra la lista de los
agentes que tienen alguna coincidencia con el argumento de bsqueda ingresado,
permitiendo seleccionarlo.
Importe: Se ingresa el importe del vale.
Descripcin: Motivo de la emisin del vale.
Fecha: Se indica la fecha de emisin. Por defecto se muestra la fecha del sistema.
Una vez presionado el botn OK se vuelve a la lista de vales emitidos. Posicionndose

sobre el vale respectivo y presionando el botn de IMPRIMIR VALE se previsualiza y
se permite imprimir el respectivo comprobante.
Este vale debe ser firmado por el agente que recibe el importe y por el responsable de
la caja chica.
Dentro de la informacin encontramos: el nmero de vale, el nmero de caja chica,

datos del agente, importe y el saldo adeudado (en el caso del ejemplo se observa que
existe una devolucin) y los espacios para las firmas.
Sector 2 - Devolucin de vale
Cuando el agente presenta el respectivo comprobante y/o devuelve el efectivo se

debe registrar dicha devolucin en el sector 2. Para poder registrar la devolucin de un
vale primero se debe cliquear sobre el mismo en el sector 1 y luego presionando el
botn de agregar del sector 2 se accede a registrar la devolucin del mismo.

En esta ventana se ingresa la siguiente informacin:
Fecha: Fecha en la que se realiza la devolucin. El sistema sugiere la fecha del

equipo.
Importe: Importe del comprobante o del efectivo que se entrega.
Descripcin: Forma en que se realiza la devolucin.
Una vez registrada la devolucin se debe emitir nuevamente el comprobante. En caso

que la devolucin sea parcial queda en poder del responsable de la caja chica, si la
devolucin fuera total obra como comprobante de devolucin para el agente que rinde.
Importante: si la devolucin es justificada con un comprobante el mismo debe ser

ingresado por la opcin de comprobantes VER PUNTO ACTUALIZACION
COMPROBANTES-
Cuenta Corriente del Agente
Presionando este botn del Sector 1 de la lista de comprobantes se accede a la

siguiente ventana:

En esta ventana se listan los vales y devoluciones por Agente. Informndose lo

siguiente:
Nombre del Agente: Apellido y nombre del Agente (parte superior de la ventana).
Detalle de movimientos: Si se trata de vale o devolucin se informa: fecha , nmero

de vale, importe, devolucin.
Total de vales: sumatoria de los vales emitidos.
Total Devoluciones: sumatoria de las devoluciones realizadas.
Saldo: Saldo que adeuda el agente.
Agentes sin Legajo

Esta opcin propia del men de cajas chicas de viticos y de recursos propios permite
ingresar los datos de un tercero ajeno a la Universidad al cual por una situacin
excepcional corresponde liquidarle viticos. Es el caso de jurados de concursos o
docentes que vienen por una nica vez para dictar seminarios.
Haciendo clic en esta opcin se accede a la siguiente ventana:

En esta ventana se listan los agentes que no tienen legajos permitiendo modificar,
borrar o ingresar a un agente. En la ventana se observa para cada agente el apellido,
nombre, tipo y nmero de documento y direccin de e mail.
Presionando el botn de agregar se accede a la siguiente ventana:
Esta ventana est compuesta por dos solapas. En la primera de ellas se encuentran
los datos bsicos del agente. Dentro de la informacin a ingresar encontramos:
Apellido Paterno
Apellido Materno

Nombre
Tipo y Nro de Documento
Prefijo y Digito Verificador del CUIL: Prefijo son los nmeros que anteceden al cuil
y Dgito Verificador es el ltimo nmero del CUIL.
Fecha de Nacimiento
Descripcin de la Tarea: Actividad que realiza el agente que se est ingresando.
Haciendo clic en la solapa de datos de domicilio se permite ingresar la informacin del

domicilio del agente.
Actualizar Datos Usuario (Cambio de clave)

IMPORTANTE: El alta de un nuevo usuario debe ser solicitada por el
responsable de la caja chica a Contadura Responsable de Cajas Chicas. Una
vez dado de alta dicha situacin ser informada por mail al respectivo
responsable.
Si bien los usuarios los define el rea Contadura, ms precisamente el

responsable del sistema de cajas chicas, cada usuario puede actualizar parte de la
informacin de l mismo y la contrasea de acceso. Haciendo clic en la opcin de
Datos de usuario del men Actualizacin se accede a la siguiente ventana:
En esta ventana se indica el nombre del agente, la direccin de e-mail, la

direccin de chasqui, la identificacin en ICQ, la ltima contrasea registrada y la
posibilidad de ingresar una nueva contrasea.
IMPORTANTE: Se debe completar la informacin referida al Chasqui ya que esto

permitir al sector de Informtica enviar mensajes direccionados a las personas
que trabajan con el sistema.
Cuando se cambia la contrasea se debe ingresar la misma tanto en el campo

CONTRASEA como en el campo verificacin NUEVA CONTRASEA, a efectos de
que el sistema controle la misma.

Al momento de ingresar la contrasea se debe tener en cuenta que:
o Es deseable que la misma supere los 5 caracteres.
o El mximo de caracteres permitidos es 8 caracteres.
o El sistema controla maysculas y minsculas.
Respecto de la ltima observacin (control de maysculas) esto implica que si

se ingresa como palabra clave por ej. Toctoc para poder acceder se debe ingresar
con la primera letra en maysculas, si se ingresa como toctoc el sistema no la tomar
como vlida.
El sistema admite hasta tres errores en el ingreso de la clave, luego de esto

cancela la posibilidad de acceder al sistema.
Recomendaciones respecto del uso de contraseas.
El usuario es identificado por las acciones que realiza en el sistema, por el nmero
de documento y la clave que ingresa por lo que la misma debe ser mantenida en
forma confidencial.
La clave debe tener cinco ms posiciones.
La clave debe ser cambiada peridicamente por el propio usuario (idealmente una
vez al mes). Actualizacin - Opcin Cuenta Usuario.
Cuando un usuario deja de operar una caja chica debe solicitar que se lo d de
baja en el sistema como usuario de dicha caja chica.

Consultas.
Como se puede ver en el men existe un sector donde se detallan las
consultas habilitadas:
Las consultas son:
Ver Cajas Chicas

Saldo
Ver Cajas Chicas

En esta ventana se listan las cajas chicas a las cuales el agente tiene acceso y se
detalla el ao, nmero de la caja chica, nombre del responsable, tipo de caja, rea y
subrea (estos dos ltimos campos se corresponden con el cdigo de identificacin
del sector correspondiente a la caja chica en el sistema presupuestario contable).
Saldo
En esta ventana se observan los movimientos que tuvo la caja chica desde principio
del ejercicio se detallan las reposiciones, rendiciones, total de comprobantes
pendientes, total de comprobantes rechazados y el total de vales pendientes y como
resultado el saldo de la caja chica (campo TOTAL).
Informes Impresos
Como puede verse en el men del sistema existe un sector donde se detallan
los listados que el sistema permite emitir.

Los listados son
Objeto del Gasto

Solicitud de Viticos
Objeto del Gasto
Haciendo clic en esta opcin se accede al siguiente listado:
En este listado se consigna la lista de objetos del gasto a efectos de facilitar la

consulta al momento de realizar las imputaciones.

Solicitud de viticos
Permite la emisin de un comprobante para que el agente confeccione en forma

manual la solicitud del vitico. En base a este comprobante luego se realizar la
respectiva liquidacin.

Modulo4 9-CONTENIDO-Manual de CajasChicas

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Sistema de

Universidad Nacional del Centro

OBJETIVOS DEL SISTEMA 3

BOTONES DE ACEPTAR, CANCELAR Y SALIR 4

SELECCIN DE LA CAJA CHICA 12

COMPROBANTES CAJA CHICA GRAL. RECURSOS PROPIOS 15

EMISIN DE VALES CAJA CHICA GENERAL O RECURSOS PROPIOS 31

Sistema de Cajas Chicas Pagina 1de 42

EMISIN DEL VALE 32

AGENTES SIN LEGAJO 35

ACTUALIZAR DATOS USUARIO (CAMBIO DE CLAVE) 37

RECOMENDACIONES RESPECTO DEL USO DE CONTRASEAS. 38

VER CAJAS CHICAS 39

OBJETO DEL GASTO 41

Sistema de Cajas Chicas Pagina 2de 42

Objetivos del Sistema

Los objetivos bsicos que persigue el sistema son:

Brindar al usuario una herramienta que le permita administrar los movimientos

Homogeneizar los procedimientos, esto es que todos los responsables

Eliminacin de errores y de duplicacin de tareas: los movimientos grabados

Informacin para el usuario: el usuario podr consultar los movimientos y el

Alcance del Sistema

El presente sistema tiene como objetivo principal administrar el proceso de registro de

Llevar la registracin de los movimientos de caja chicas generales, de viticos y de

Consultar el saldo de la caja en todo momento.

En lo atinente al mdulo central permite la revisin de movimientos, realizacin de

NOTA: En la presente versin va Internet se elimina el envi de los disquetes. El

Sistema de Cajas Chicas Pagina 3de 42

Botones de Aceptar, Cancelar y Salir

Botn Aceptar: Haciendo clic sobre este botn se da

Botn Cancelar: Haciendo clic sobre este botn se

Botn Cerrar: Se utiliza para salir de la opcin o men

Movimiento en la listas de datos (browse)

Utilizar los botones de movimiento:

Sistema de Cajas Chicas Pagina 4de 42

Pasar al siguiente registro:

Ir al ltimo registro: Cuando

Agregar un registro. Este botn

Utilizar las teclas de direccin del teclado

Flecha de direccin hacia abajo y

AvPag Avance de Pgina

RePag Retroceso de Pgina

Sistema de Cajas Chicas Pagina 5de 42

Utilizando la barra de desplazamiento vertical

Haciendo clic con el mouse sobre el registro

Las listas desplegables se utilizan para seleccionar un determinado dato a ser

En la ventana anterior se observa el campo Categora Programtica que ofrece

En la lista el usuario se puede desplazar con la barra de desplazamiento

Listas desplegables con fechas

En los campos de fecha, al hacer clic sobre el botn de la lista desplegable el

Sistema de Cajas Chicas Pagina 6de 42

Como se observa los botones permiten moverse de un mes a otro y para

Campos para bsqueda alfabtica

Estos campos, que se encuentran en distintas opciones del sistema, se

Tipeando los primeros

Como se observa en la llamada si sobre el campo Bsqueda por Nombre se

Sistema de Cajas Chicas Pagina 7de 42

El uso de esta facilidad hace que los tiempos de bsqueda y respuesta

Sistema de Cajas Chicas Pagina 8de 42

Haciendo clic en la barra de inicio, se debe acceder Programas y dentro de la

Una vez que se hace clic en la opcin de Mdulo de Rendicin el sistema

En la misma se indica que el sistema se est conectando al servidor ( es decir

Sistema de Cajas Chicas Pagina 9de 42

En caso que el usuario se encuentre con una versin anterior a la ltima