Manual de Procedimientos Obligatorios

Empacadora Santa Rosa Empaque
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Copia Controlada SGC-ESR-M002 Pgina 1 de
EMPACADORA SANTA ROSA
MANDATARIOS DE LA ISO 9001:2008
Elaboracin Actualizacin Revisin
Por: Jefe de Empaque Por: Jefe de Empaque Por: Gerencia
Fecha: Junio 2012 Fecha: Fecha:

4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO
Establecer un mtodo que asegure que la documentacin del sistema de gestin sea la
adecuada conforme a la norma, de fcil aplicacin y comprensin, que proporcione
evidencia de su implementacin, seguimiento, medicin y control.
2. ALCANCE
El procedimiento es aplicable a los documentos del Sistema de Gestin de Calidad (SGC)
de Empacadora Santa Rosa. Los documentos del SGC incluyen: Manual de la Calidad,
Planes de Calidad, Procedimientos, Instrucciones y Formatos bases.
2.1 Responsables del procedimiento
El encargado del Centro de Control de la documentacin, comit de gestin de calidad,
representante de la gerencia y las personas que requieran:

-Hacer un documento nuevo del sistema de gestin
-Modificar un documento existente.
2.2 Lmites
Desde que surge la necesidad de crear un documento del Sistema de Gestin hasta que
se elimina.
3. TRMINOS Y DEFINICIONES
MGC: Manual de Gestin de Calidad.
Polticas: Intenciones globales y orientacin de una organizacin tal como se expresa
formalmente por el Comit de Gestin de Calidad.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Planes de Calidad: Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, producto,
proceso o contrato especfico.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Instrucciones: Documentacin especifica que norma una actividad de un proceso.
SGC: Sistema de Gestin de Calidad
4. PROCEDIMIENTO
4.1. Identificacin de necesidades de crear un documento
Todo el personal de Empacadora Santa Rosa es responsable de detectar la necesidad de
la elaboracin de un nuevo documento o de incorporar un documento externo al SGC.
Se consulta al Jefe de rea y/o al Coordinador de Calidad si la creacin del documento es
o no necesaria.
4.2. Obtener comentarios para la autorizacin de la creacin del documento o de
incluir documento externo al SGC
El Jefe de rea y/o Gestin de Calidad realiza comentarios sobre el documento y
posteriormente da la autorizacin para la creacin del documento o la inclusin de un
documento externo al SGC.

Si es una inclusin de un documento externo el procedimiento contina en el punto 4.4.1.
4.3. Nombrar un Responsable de la elaboracin del documento
El Jefe de rea designa a un Responsable para la elaboracin del documento.
4.4. Elaboracin del documento.
El Responsable elabora el documento o corrige, segn sea el caso, tal como:
Procedimientos, instrucciones y formatos de registros de acuerdo con los requerimientos
de Empacadora Santa Rosa y consistentes con la norma ISO 9001:2008.
4.4.1. Codificacin del documento
Slo en el caso de ser un documento nuevo para el SGC se crea el cdigo. En el caso de
un documento externo, se le antepone al cdigo la letra E y luego el rea que le
pertenece. Para mayor facilidad de uso, se codifica los documentos segn el siguiente
mtodo:

XXX: rea de la empresa
XX: Nombre de la empresa
X001: Nombre del documento y nmeros consecutivos
Por ejemplo: codificar el manual de calidad de Empacadora Santa Rosa ste quedara de
la siguiente manera: SGC-ESR.M001
SGC es el rea que pertenece el manual
ESR es Empacadora Santa Rosa
M001 es manual y el primer nmero, luego dos, tres y as sucesivamente.
Si el documento es de origen externo, el procedimiento contina en el punto 4.7.
4.5. Revisin del Documento
El Jefe de rea y/o Gestin de Calidad revisa el documento y verifica(n) que tenga fecha
efectiva, nmero de revisin y el cdigo respectivo.
Si el documento tiene observaciones: el procedimiento regresa al punto 4.4.

Si el documento no tiene observaciones: el procedimiento contina en el punto 4.6.
4.6. Aprobacin del documento
La aprobacin depende del nivel de la documentacin:
Tipo de Documento: Responsable de aprobacin:

Manual Gerencia General
Procedimientos Representante de la Direccin, Jefaturas
Departamentales.
Instrucciones de Trabajo Gerencias o Jefaturas Departamentales
Registros Se aprueban en conjunto con el documento
que los contiene.
4.7. Actualizacin del ndice Maestro de Control de Documentos y Registros.
Antes de publicar el documento los encargados de Gestin de Calidad deben actualizar el
ndice Maestro de Control de Documentos y Registros e incluir el nuevo documento que
ha sido creado, en este debe incluir el cdigo, el nmero de revisin, la fecha efectiva y,
de ser el caso, el comentario del cambio en la misma Hoja de Clculo.
4.8. Guardar y copiar el documento.

Gestin de Calidad guarda y saca copias del documento aprobado o del documento de
origen externo. En el caso de las copias, se le coloca un sello de copia controlada.
4.9. Archivar el documento en la base de datos del Sistema de Calidad
Gestin de Calidad archiva el documento original en la base de datos del sistema de
Calidad.
4.10. Publicacin del documento
Gestin de Calidad o el Jefe respectivo, con el apoyo del Jefe de Sistemas, cuelgan el
documento digitalizado en la carpeta Sistema de Gestin de Calidad del Sistema
ISONIC. Luego se enva los documentos desactualizados en la carpeta documentos
obsoletos.
En el caso de los documentos impresos, Gestin de Calidad o el Jefe respectivo, segn el
ndice Maestro de Control de Documentos y Registros recoge las copias controladas

obsoletas de los puntos de distribucin, procede con su eliminacin, y finalmente archiva
la copia del documento vigente.
4.11. Distribucin de la documentacin.
El Jefe respectivo o Gestin de Calidad distribuye(n) el documento mediante una de las
siguientes formas:
-El envo de un correo electrnico al personal autorizado notificando la aprobacin de un
documento, indicando la ruta de acceso del Sistema ISONIC.
-Comunicacin verbal al personal autorizado del nuevo documento o de los cambios
realizados.
4.12. Utilizacin de los documentos.
Luego de la distribucin, el personal de Empacadora Santa Rosa utiliza los documentos
vigentes en los procesos respectivos.

4.13. Identificacin de Cambios.
El personal de Empacadora Santa Rosa tiene la responsabilidad de identificar cambios en
los documentos e informa al Jefe respectivo y/o Gestin de Calidad si el cambio es o no
necesario.
4.14. Autorizacin del cambio en el documento.
El Jefe respectivo o Gestin de Calidad autoriza la modificacin del documento. El
procedimiento contina en el punto 4.4.
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
ndice Maestro de Control de Documentos y Registros.
Norma ISO 9001:2008
6. ANEXOS Diagrama de Flujo Control de Documentos Formato Control de Documentos



Formato Control de Documentos

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD

1. OBJETIVO
Definir la forma, metodologa y actividades para el control de los registros de calidad como
identificacin, almacenamiento, recuperacin, proteccin, conservacin temporal y destino
requeridos por el Sistema de Gestin de Calidad de Empacadora Santa Rosa.
2. ALCANCE
Este procedimiento tiene que ver con el control de todos los registros que conforman el
Sistema de Gestin de la Calidad.
2.1 Responsables del procedimiento
La responsabilidad de elaborar este procedimiento es del Coordinador del Sistema de
Gestin de la Calidad. La revisin corresponde al Comit de Gestin de Calidad. La
aprobacin es realizada por la Gerencia General. El cumplimiento es para todo el
personal que utiliza registros de la calidad y que forma parte del Sistema de Gestin de la
Calidad de Empacadora Santa Rosa.
2.2 Lmites
Desde que surge la necesidad de crear un registro del Sistema de Gestin hasta que se
elimina.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES
SGC: Sistema de Gestin de la Calidad
Registros de Calidad: documento que proporciona resultados conseguidos o evidencia
de actividades efectuadas.
Distribucin: Procesos que reciben los datos recopilados en los registros.
Almacenamiento: Formas de almacenamiento o archivo de los registros.
Clasificacin: El uso que se le da a los registros de acuerdo con la procedencia, el
proceso, actividad, el periodo, fecha.
Proteccin: Lugar adecuado para la conservacin de registros y no se puedan alterar.
Recuperacin: Personal autorizado que solicita el o los registros.
Disposicin: Destino que tiene el registro (activo, inactivo, destruido)
4. PROCEDIMIENTO
4.1. Clasificar

En el ndice Maestro de Control de Documentos y Registros, Gestin de Calidad define la
forma de clasificar los registros, por ejemplo, por orden alfabtico del cliente o por fecha.
4.2. Establecer acceso
El acceso se define de acuerdo a las rea que puedan obtener los registros de calidad
para su consulta.
4.3. Crear archivo
El archivo se define como el lugar fsico en el cual se almacenan los registros, por
ejemplo, servidores de archivos o gabinetes de oficinas especficas.
4.4. Proteger registros
4.4.1. Para asegurar la proteccin y mantener la integridad de los registros en papel,
Gestin de Calidad define los medios adecuados para el archivo de los registros.
4.4.2. Para los registros electrnicos
El Jefe de Sistemas del Empacadora Santa Rosa supervisa la ejecucin de las copias de
respaldo realizadas en el Centro de Cmputo, las cuales garantizan la seguridad e
integridad de las bases de datos y servidor de archivos.

Mantiene una copia de los datos originales, para evitar la prdida o cambio de stos.
4.5. Estipular tiempo de retencin
Los tiempos de retencin para cada registro de calidad estn definidos en el ndice
Maestro de Control de Documentos y Registros de acuerdo con los requerimientos de
cada unidad.
La disposicin final de los registros, luego de cumplido su tiempo de retencin, es
determinada por el Jefe de rea, segn sea el caso.
Norma ISO 9001:2008
6. ANEXOS


PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
1. OBJETIVO
Definir el procedimiento para la planificacin y ejecucin de las auditoras internas del
Sistema de Gestin de la Calidad de Empacadora Santa Rosa.
Las auditoras internas se realizarn para alcanzar los siguientes objetivos:
Verificar que la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad sean:

Implantados y mejorados de forma adecuada.
Entendidos por el personal que los aplica.
Usados como medios de control de las actividades para las que estos
fueron definidos.
Examinar y evaluar que las actividades estn en conformidad con los
procedimientos aplicables del Sistema de Gestin de la Calidad fundamentados en
la norma ISO 9001:2008

Revisar la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad, para verificar el
cumplimiento de la Poltica y los Objetivos de la Calidad.

Identificar en las reas auditadas, las necesidades de mejora de los procesos y
fortalecer la cultura de mejora continua

Plantear oportunidades de mejora, una vez que el Sistema de Gestin de la
Calidad ha sido establecido.
2. ALCANCE

Se aplica a los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad de Empacadora Santa
Rosa.
2.1 Responsables del Procedimiento
El Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad debe elaborar y actualizar anualmente
el Programa de Auditoras Internas, considerando que todos los procesos identificados en
el mapa de procesos deben ser auditados al menos una vez al ao, ste debe ser
presentado y aprobado en el Comit de Gestin de Calidad.
La orden de la auditoria interna debe ser realizada con anticipacin al inicio de las
mismas.
La frecuencia de las auditorias puede ser modificada en funcin de:
a) Estado e importancia del proceso auditado.
b) Reporte de no conformidades externas o internas.
c) Reclamos y quejas de clientes.
d) Resultado de auditoras internas y externas previas.
e) Solicitud de las autoridades

f) Cambios significativos en la administracin, organizacin y/o tecnologa
2.2 Lmites
Las auditoras se realizaran tomando en cuenta el estado y la importancia de los procesos
y las reas a auditar.
Sistema de Gestin de la Calidad: La estructura organizacional, las responsabilidades,
los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implantar la gestin de la
calidad.
Auditoria de la Calidad: Examen metdico e independiente para determinar si las
actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones
preestablecidas, y si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y son aptas para
alcanzar los objetivos.
Usuario: entendindose ste como la persona o personas, instituciones o comunidad que
son beneficiarios de un resultado de una serie de actividades generadas en un proceso.
Auditor de Calidad: Profesional calificado para efectuar auditorias de la calidad.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado de la norma


No-Conformidad Mayor: Ausencia de un elemento exigido por la norma, falta de
implementacin de un procedimiento del Sistema de Calidad. Se considera tambin a
cualquier problema que cause impacto dentro de la calidad del producto o servicio
entregado al cliente.
No-Conformidad Menor: Deficiencia aislada en cuanto al cumplimiento de un requisito
de la norma, se caracteriza por casos aislados de debilidades en el Sistema de la Calidad
y la necesidad de pequeos ajustes en la adecuacin o en la implementacin del
procedimiento.
Observacin: Constatacin hecha en el curso de una auditoria de la calidad y verificada
por evidencias objetivas.
Evidencia objetiva: Informacin cuya veracidad puede demostrarse, basada en hechos y
obtenida por observacin, medicin, ensayo u otros medios.
Cobertura de Causa: Se refiere a una evaluacin de un potencial alcance o presencia de
una causa de no conformidad en otras reas de la empresa, procesos o procedimientos
del Sistema de Calidad. Una buena evaluacin global de las causas es fundamental para
asegurar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas.

Orden de trabajo: Documento con el que, el Comit de Gestin de Calidad designar a o
los auditores que conformarn el equipo de trabajo, que estar destinado a examinar la
empresa, la unidad o actividad contemplada en el plan de auditoria, mediante la Orden de
Trabajo, que incluir la designacin del auditor lder, el alcance, objetivos, lugar, fecha,
recursos necesarios y otras instrucciones de ser necesarias.
Plan de auditoria: Describe las tcnicas y procedimientos a emplearse durante un
examen. Los prepara el auditor lder.
Registro de No Conformidad: En el que se registra, clasifica y describe la no
conformidad detectada durante la auditoria y se respalda con la identificacin de la
evidencia objetiva.
Informe de Auditoria Interna: Este registro de formato libre, presenta las generalidades
del plan de auditoria y luego detalla las no conformidades y observaciones establecidas
durante el examen.
4. PROCEDIMIENTO
4.1 Seleccin del Auditor Lder
La Gerencia General de Empacadora Santa Rosa designa al Auditor Lder quien ser
responsable de coordinar la auditoria a realizarse.


El Auditor Lder responsable define:
a) Objetivos y alcance de la auditoria.
b) Mtodos a utilizarse. Segn la Norma ISO 9001:2008 se pueden utilizar los siguientes
instrumentos: entrevistas, muestreo, revisin de evidencias, documentos, registros.
c) Documentacin de referencia a emplearse: Manual de calidad, procedimientos, planes,
instrucciones y otros documentos referenciados en el ndice maestro de documentos
internos, ndice maestro de documentos externos e ndice maestro de registros.
d) Equipo auditor.
e) Fechas y tiempo estimado de duracin de la auditoria.
f) Cronograma de actividades, incluyendo reunin de apertura, ejecucin, reunin de
cierre y preparacin del informe de auditora.
4.2 Seleccin de Auditores Internos
La seleccin del personal que va a realizar Auditoras Internas de Calidad, se registran en
el formato de Calificacin de Auditores Interno; y se efecta de acuerdo a parmetros
establecidos como: Educacin, entrenamiento y experiencia.

4.3 Ejecucin de la Auditora
a) Llevar a cabo la reunin de apertura donde el auditor responsable explica el alcance y
objetivos de la auditoria al personal a ser auditado. La Gerencia General de Empacadora
Santa Rosa estar presente en las reuniones de apertura y cierre de la auditoria.
b) Ejecutar auditoria de acuerdo a:
Reunin de apertura.- Antes de iniciar las entrevistas de los Auditores con los auditados,
el Auditor lder efectuar la reunin de apertura de la auditoria en la que dar a conocer el
Plan de la auditoria y otros datos que considere de inters para el normal desarrollo de la
auditoria. Concluida la reunin de apertura, cada uno de los auditores proceder a realizar
las entrevistas de acuerdo al programa establecido.
El Auditor realizar la entrevista con los auditados y determinar mediante evidencias
objetivas el cumplimiento de la documentacin del sistema de calidad y de la norma ISO
9001:2008. As como tambin que las actividades relativas a la calidad y los resultados
correspondientes cumplen las disposiciones previstas y evidencian la eficacia del Sistema
de Calidad.
En el caso que el responsable del proceso designado para ser auditado se encuentra
ausente al momento de la auditoria, el inmediato inferior en responsabilidad y autoridad

de reemplazarlo; de no ser as el auditor lder buscar la manera de reorganizar el
programa.
El Auditor, si al momento de la auditoria evidencia no conformidades documentar la no
conformidad en el Reporte de no conformidades que es el seguimiento a las acciones
correctivas y preventivas el mismo que ser entregado al Auditor Lder para su
correspondiente tratamiento.
Las no conformidades documentadas en auditoras internas tiene una sola categorizacin
No Conformidad y Observaciones, en auditorias de tercera parte se clasifican en
MENORES, MAYORES. Y OBSERVACIONES
No conformidad menor: Se define como no conformidad menor a las deficiencias,
anomalas o defectos temporales que se producen en el sistema de calidad y que estn
en contra de los procedimientos, instrucciones, manual de calidad u otros documentos y
requisitos del sistema.
No conformidad mayor: Se define como no conformidad mayor a la deficiencia,
anomalas o defectos que en forma continua se producen en el Sistema de Calidad y que
estn en contra de los procedimientos, instrucciones, manual de calidad u otros

documentos y requisitos del sistema. Tambin se define como no conformidad mayor a la
ausencia total de un elemento u elementos de la norma ISO 9001:2008
Observaciones: Se definen como observaciones a todas las deficiencias, anomalas o
defectos muy casuales que se producen en el sistema de calidad o que no se dispone de
la informacin adecuada. En este caso no se documentara la observacin, ni se tramitar
como no conformidad. Se dar a conocer en el informe global de la auditoria realizado por
el auditor lder.
Cada Auditor entregar al Auditor Lder las no conformidades documentadas, quien har
conocer a los auditados entregndoles una Solicitud de accin correctiva para que
procedan a su tramitacin de acuerdo con lo establecido por el PROCEDIMIENTO DE
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.
4.4 Presentacin de Resultados
Concluida la auditoria de acuerdo al plan y sus modificaciones si lo hubiere, el Auditor
Lder elaborar el informe de la auditoria y establecer los resultados que se recogern en
el formulario de resultado de las auditoras internas, el mismo que ser enviado al

Gerente General para que lo incluya en la informacin analizada en la Revisin del
Sistema de la Calidad cada semestre.
El informe debe indicar si se cumple o no con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y
si existe evidencia objetiva de dicho cumplimiento, de igual manera se debe indicar si la
implantacin de procedimientos, planes e instrucciones de trabajo ha sido parcial o total
en los procesos auditados.
4.5 Solicitar Accin Correctiva
Siguiendo el procedimiento de acciones correctivas y preventivas la Gerencia General
verificar y registrar la implantacin y la eficacia de las acciones correctivas, registrar el
cumplimiento de la eficacia en el formato "Seguimiento de acciones correctivas".
4.6 Planear acciones para No Conformidades
Una vez que las desviaciones hayan sido levantadas, documentadas y aceptadas, por
parte del auditado, el responsable del proceso correspondiente debe investigar la causa
de la desviacin o no conformidad, proponer las acciones correctivas en el menor tiempo

posible y, de ser necesario acciones preventivas y definir fechas en las que las acciones
estarn totalmente implantadas.
Registrar la causa y accin correctiva propuesta para levantar la desviacin, segn lo
definido en el procedimiento de acciones correctivas y preventivas y mejoras.
Aprobar por parte del Auditor responsable del proceso y en caso de conflictos por la
Gerencia General las acciones propuestas. El responsable del proceso auditado toma
accin inmediatamente.
En caso de que se requiera mayor tiempo para implantarla se solicita autorizacin a la
Gerencia.
4.7 Auditora de Seguimiento
Verificar la implantacin de las acciones correctivas descritas en la base de datos del
SGC y su eficacia por parte del auditor responsable del proceso despus de un tiempo
estipulado.
4.8 Cierre de Auditora

Cerrar satisfactoriamente la auditoria anotando los resultados de la verificacin. En caso
de no cumplir con el tiempo estipulado para cerrar la No Conformidad alargar el plazo
para su cumplimiento obligatorio con una nueva fecha tope.
Presentar por parte del Auditor Lder los INFORMES DE AUDITORA INTERNA en la
reunin para la Revisin de la Direccin. A este informe se adjunta un reporte del estado
de las desviaciones de la auditoria interna por proceso (desviaciones detectadas, abiertas,
cerradas).
4.9 Auditoras Externas
La planificacin de la auditoria externa debe ser realizada por el ente que lo va a ejecutar
al Sistema de Gestin de Calidad, se adjunta al Informe de Auditoria Externa.
Norma ISO 9001:2008
6. ANEXOS
Diagrama de Flujo Auditora Interna
Formato Solicitud Acciones Correctivas

Formato Plan de Auditora
Formato informe de Auditora


CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES
1. OBJETIVO
Evitar que producto no conforme sean entregados a los clientes en forma inadvertida.
2. ALCANCE
El presente procedimiento involucra todas las no conformidades que tengan incidencia
directa en la calidad de los productos dentro del alcance del Sistema de Gestin de
Calidad.
2.1 Responsable procedimiento
Toda persona involucrada en el empaque de meln es responsable de identificar los
productos no conformes.
Gerente o jefes son responsables de decidir el tratamiento de los productos no conformes
segn las acciones correctivas tomadas.
2.2 Lmites
Todo proceso de empaque que afecte la conformidad del producto.

Producto: Resultado de un proceso. Incluye equipos (hardware), aplicaciones (software),
materiales procesados, servicios o una combinacin de stos.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
No Conformidad Recurrente: Aquella cuya aparicin es frecuente en algn proceso.
Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situacin indeseable.
Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.
4. PROCEDIMIENTO
Durante el empaque del meln se considera no conforme cuando ste no rene los
requisitos de calidad.
Los productos no conformes son identificados en sus respectivos procesos.
A continuacin se detalla el tratamiento de los productos no conformes:
Cuadro: Tratamiento Producto no conforme


Producto Producto Forma de Control Registro Responsable Correccin

No Identificar
conforme
Mal estado de Observacin y Supervisin Manual de Supervisor El meln que no
la fruta realizacin de Lnea de Calidad, Empaque y rena requisitos
Muestreos en Empaque y Manual de Control de de calidad y
la lnea de Control de procedimiento Calidad condicin es
Meln empaque Calidad s e Instructivo rechazado y se
de empaque elimina
Bajo Peso de Pesado de Supervisin Manual de Supervisor Se notifica al jefe
fruta cajas Control de Calidad, Empaque y de Planta sobre el
escogidas al Calidad Manual de Control de bajo peso para
azar, esto se procedimiento Calidad que este
realiza cada s e Instructivo comunique al Jefe
hora de empaque de Finca sobre
esta tendencia
Brix por debajo Toma de Supervisin Manual de Control de Se notifica al jefe
de 9 muestra de Control de Calidad, Calidad de Planta sobre lo
meln Calidad Manual de bajo de los grados
procedimiento brix para que este
s e Instructivo comunique al Jefe
de empaque de Finca
Mal colocacin Observacin Supervisin Manual de Control de Se le notifica al
de las cajas rea de Control de Calidad, Calidad supervisor de
empacadas en Paletizado Calidad Manual de paletizado lo que
los Pallets procedimiento est pasando y
s e Instructivo ste d la orden
de empaque de corregir.
Fuente: Elaboracin propia
El Jefe del rea o departamento involucrado tiene la decisin de iniciar una nota de No
Conformidad.
Esta decisin se sustenta con la evaluacin de factores de costo y riesgo (cmo afecta la
confiabilidad del producto, la satisfaccin del cliente, el costo, la seguridad y el
rendimiento del producto)

Los criterios a tomar en cuenta son:
Reincidencia: qu tan seguido ha ocurrido este problema.

Impacto: a qu tipo de clientes afecta, a cuntos y a qu nivel.
Complejidad: qu tan complejo es el problema.
Tiempo: urgencia de solucionar el problema.
Costo: costo de mala calidad involucrado
Si decide levantar una nota de No Conformidad sta seguir el registro y tratamiento
(accin correctiva) segn el procedimiento 8.1 Acciones Correctivas y Preventivas.
Norma ISO 9001:2008
Norma ISO 9000:2005
6. ANEXOS Formato de No Conformidades
REVISIN DEL SGC POR LA DIRECCIN
1. OBJETIVO
Definir las actividades y responsabilidades para revisar peridicamente el Sistema de
Gestin de Calidad de Empacadora Santa Rosa.
2. ALCANCE

Aplica a todas las Jefaturas de Empacadora Santa Rosa.
2.1 Responsable Procedimiento
Este procedimiento lo aplican el Gerente General y Equipo de Apoyo Gerencial.
2.2 Lmites
Desde la definicin de indicadores crticos hasta sus evaluaciones peridicas
Comit de Gestin de Calidad: Organismo conformado por el Representante de la
Direccin, Gestin de Calidad, Gerente de Calidad y Jefes de rea.
SGC: Sistema de Gestin de Calidad.
4. PROCEDIMIENTOS
4.1 Programar las revisiones del SGC
La Revisin del Sistema de Gestin de Calidad por parte de la Gerencia General, se
realiza dos veces al ao, como mnimo.
Gestin de Calidad es responsable de programar las reuniones para la Revisin del
Sistema de Gestin de Calidad.

El Representante de la Direccin es responsable de dirigir las reuniones del Sistema de
Gestin de Calidad.
4.2 Realizar la revisin
Gerencia General, se rene con los jefes de departamentos dos veces al ao para evaluar
los siguientes aspectos:
Auditoras realizadas en el periodo

Poltica de la Objetivos de la organizacin
Plan estratgico de la organizacin
Estado de la Documentacin del SGC
4.3 Definir Conclusiones
La Gerencia General define las conclusiones de la revisin y las acciones correctivas y/o
preventivas que sean necesarias para la solucin de las no conformidades encontradas,
estableciendo los responsables de la ejecucin y las fechas a realizarse.
4.4 Redactar el acta del SGC
Gestin de Calidad se encarga de registrar los temas tratados, los acuerdos tomados y
las conclusiones de la revisin, los cuales incluyen todas las decisiones y acciones

relacionadas con: la mejora de la eficacia del SGC y sus procesos, la mejora del producto
en relacin con los requisitos del cliente y las necesidades de recursos.
Norma ISO 9001:2008
6. ANEXOS
Formato de Acuerdos y Conclusiones de la Revisin por la Direccin
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
1. OBJETIVO
Establecer las actividades a realizar para la implantacin de acciones correctivas y
preventivas y de mejora continua del Sistema de Gestin de Calidad en Empacadora
Santa Rosa.
2. ALCANCE

El procedimiento es aplicable a todos los procesos que se realizan en las reas de la
Empacadora.
2.1 Responsable Procedimiento
Personal Empacadora: Responsable de identificar un problema.
Gestin de Calidad: Responsable de tomar acciones correctivas y/o preventivas
necesarias segn el requerimiento del SGC y darles seguimiento.
Supervisor de rea: Tomar las acciones correctivas y/o preventivas necesarias y
asegurar que stas sean cumplidas.
2.2 Lmites
Todo proceso de empaque que afecte la conformidad del producto.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Problema: Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecucin de algn
fin.

Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Problema: Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecucin de algn
fin.
Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
4. PROCEDIMIENTO
4.1 Acciones Correctivas
La toma de acciones correctivas se divide por su origen, de la siguiente:

4.1.1 Revisiones del Sistema por la Direccin
Durante la evaluacin del nivel de eficacia del Sistema de Gestin de Calidad se
establecen no conformidades que generan acciones correctivas, las cuales se plasman en
el Acta de Revisin por la Direccin.
4.1.2 Quejas y/o Reclamos de los clientes
Cuando surge alguna queja y/o reclamo de algn cliente.
El Supervisor de rea es el responsable por verificar el cumplimiento de las acciones
correctivas planteadas.
4.1.3 Exigencia del Sistema de Gestin de Calidad
1. El Jefe de Planta y/o Gestin de Calidad, segn su criterio generan una accin
correctiva ante un problema recurrente que est afectando al Sistema.
2. La persona que el Jefe de Planta designe es el responsable de analizar el problema,
hallar la(s) causa(s) del problema, plantear la accin(es) correctiva(s), designar los
responsables y los plazos para la ejecucin de la(s) accin(es) planteada(s).
3. El Jefe de Planta aprueba la accin correctiva planteada.

4. El Supervisor de rea mantiene una copia de la accin correctiva generada y enva el
original a Gestin de Calidad para su posterior seguimiento.
4.1.4 Auditoria Interna
Las acciones correctivas generadas durante una auditora Interna siguen las pautas
establecidas en el 8.2 Procedimiento Auditoras Internas.
4.2 Acciones Preventivas
La toma de acciones preventivas se divide por su origen, de la siguiente:
4.2.1 Revisiones del Sistema por la Direccin
Durante la evaluacin del nivel de eficacia del Sistema se generan las acciones que
prevean con la oportunidad debida las situaciones futuras que requieran una adecuacin
al Sistema, las cuales se plasman en el Acta de Revisin por la Direccin.
4.2.2 Sugerencias de los Clientes
1. Cuando surge alguna sugerencia de necesidades de mejora o fuentes potenciales de
no conformidad por parte del cliente, y a criterio del Jefe de Planta se genera una accin
preventiva.

2. El Jefe de Planta o la persona que el designe, es responsable de analizar el posible
problema, hallar la(s) posible(s) causa(s), establecer el objetivo deseado, plantear la(s)
accin(es) preventiva(s) y designar los responsables y los plazos para la ejecucin de
la(s) accin(es) planteada(s).
3. El Jefe de Planta aprueba la accin preventiva planteada.
4. El Jefe de Planta mantiene una copia de la accin preventiva generada y enva el
original a Gestin de Calidad para su posterior seguimiento.
4.2.3 Auditoria Interna
Las acciones preventivas generadas durante una auditora interna siguen las pautas
establecidas en el 8.2 Procedimiento Auditoras Internas.
4.3 Implementar la Accin Correctiva Preventiva
El Jefe de Planta coordina con las reas involucradas para la implementacin de la accin
correctiva o preventiva.
4.4 Registro de la Accin tomada
Gestin de Calidad registra la accin generada.

4.5 Seguimiento de las Acciones Correctivas y Preventivas
Gestin de Calidad realiza el seguimiento general de las acciones correctivas /
preventivas y mejoras, a fin de verificar:
-Para el caso de acciones preventivas se asegura de eliminar las causas de las no
conformidades potenciales,
-Para el caso de acciones correctivas se asegura que la solucin encontrada elimine la
causa de la no conformidad y que sta sea permanente.
Para el caso de las mejoras se asegura que se hayan obtenido los beneficios esperados.
Las mejoras o acciones correctivas/preventivas que no se cumplan en el plazo
establecido, en lo posible son escaladas al Jefe de Planta quin tomar responsabilidad
de la accin. Si el incumplimiento persiste son escaladas al Representante de la
Direccin, a la Gerencia General y al Comit de Calidad.
4.6 Cerrar la accin correctiva / preventiva
Habindose implementado la accin correctiva / preventiva y habindose culminado se
cierra la accin correctiva / preventiva.
4.7 Analizar posibles causa de la accin correctiva / preventiva


Una vez cerrada la accin y luego de un tiempo razonable (tiempo necesario definido por
Gestin de Calidad para considerar efectiva la accin) el auditor de Gestin de Calidad
realiza un seguimiento para verificar la efectividad de la misma, indicando fecha y
comentario. Si la accin no es efectiva se reabre la nota con una nueva accin.
Procedimiento Auditoras Internas.
Norma ISO 9001:2008
6. ANEXOS
Formato solicitud de Accin Preventiva
Formato solicitud de Accin Correctiva
Formato Informe de Accin Preventiva y Correctiva

Manual de Procedimientos Obligatorios

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Empacadora Santa Rosa Empaque

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

EMPACADORA SANTA ROSA

MANDATARIOS DE LA ISO 9001:2008

Elaboracin Actualizacin Revisin

Por: Jefe de Empaque Por: Jefe de Empaque Por: Gerencia

Fecha: Junio 2012 Fecha: Fecha:

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS

adecuada conforme a la norma, de fcil aplicacin y comprensin, que proporcione

evidencia de su implementacin, seguimiento, medicin y control.

El procedimiento es aplicable a los documentos del Sistema de Gestin de Calidad (SGC)

Planes de Calidad, Procedimientos, Instrucciones y Formatos bases.

2.1 Responsables del procedimiento

El encargado del Centro de Control de la documentacin, comit de gestin de calidad,

representante de la gerencia y las personas que requieran:

Elaboracin Actualizacin Revisin

Por: Jefe de Empaque Por: Jefe de Empaque Por: Gerencia

Fecha: Junio 2012 Fecha: Fecha:

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

-Hacer un documento nuevo del sistema de gestin

-Modificar un documento existente.

MGC: Manual de Gestin de Calidad.

Polticas: Intenciones globales y orientacin de una organizacin tal como se expresa

formalmente por el Comit de Gestin de Calidad.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

Planes de Calidad: Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados

proceso o contrato especfico.

Elaboracin Actualizacin Revisin

Por: Jefe de Empaque Por: Jefe de Empaque Por: Gerencia

Fecha: Junio 2012 Fecha: Fecha:

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Instrucciones: Documentacin especifica que norma una actividad de un proceso.

SGC: Sistema de Gestin de Calidad

4.1. Identificacin de necesidades de crear un documento

Todo el personal de Empacadora Santa Rosa es responsable de detectar la necesidad de

la elaboracin de un nuevo documento o de incorporar un documento externo al SGC.

Se consulta al Jefe de rea y/o al Coordinador de Calidad si la creacin del documento es

4.2. Obtener comentarios para la autorizacin de la creacin del documento o de

incluir documento externo al SGC

El Jefe de rea y/o Gestin de Calidad realiza comentarios sobre el documento y

posteriormente da la autorizacin para la creacin del documento o la inclusin de un

documento externo al SGC.

Elaboracin Actualizacin Revisin

Por: Jefe de Empaque Por: Jefe de Empaque Por: Gerencia

Fecha: Junio 2012 Fecha: Fecha:

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Si es una inclusin de un documento externo el procedimiento contina en el punto 4.4.1.

4.3. Nombrar un Responsable de la elaboracin del documento

El Jefe de rea designa a un Responsable para la elaboracin del documento.

4.4. Elaboracin del documento.

El Responsable elabora el documento o corrige, segn sea el caso, tal como:

Procedimientos, instrucciones y formatos de registros de acuerdo con los requerimientos

de Empacadora Santa Rosa y consistentes con la norma ISO 9001:2008.

4.4.1. Codificacin del documento

un documento externo, se le antepone al cdigo la letra E y luego el rea que le

Elaboracin Actualizacin Revisin

Por: Jefe de Empaque Por: Jefe de Empaque Por: Gerencia

Fecha: Junio 2012 Fecha: Fecha:

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

XXX: rea de la empresa

XX: Nombre de la empresa