1.1.

Evolutia corespondentei

Noiunea de coresponden semnific schimbul de scrisori ntre dou persoane

fizice sau juridice. Corespondena oficial include scrisorile i actele care
servesc ca mijloc de legtur i schimb de informaie ntre persoanele juridice
sau ntre cele fizice i cele juridice. Corespondena oficial soluioneaz
probleme cu coninut juridic, organizatoric, diplomatic, administrativ etc., n
fiecare dintre ele prevalnd caracterul economic al coninutului, ca rezultat
firesc al unei economii n continu dezvoltare.
Corespondena economic cuprinde totalitatea scrisorilor dintre agenii
economici, cu scopul de promovare a schimbrilor sau a noutilor
economice.
Ca disciplin de studiu, corespondena are drept scop nsuirea de ctre cei
care i desfoar (sau i vor desfura) activitatea n administraia public
sau n unitile economice a principiilor, a regulilor gramaticale i stilistice,
a metodelor i formelor, pe a cror baz se redacteaz, se prezint i se
folosesc scrisorile i actele oficiale.
Obiectele scrisorilor oficiale sunt variate, dar, n acelai timp, ele trebuie s
fie ntotdeauna clare, ca s provoace reacia scontat a destinatarului fa de
modul sperat de autor. Spre exemplu:
iniierea relaiilor dintre persoanele fizice sau juridice;
stabilirea relaiilor acestora n scopul rezolvrii problemelor ce in de
interesele proprii;
modificarea sau ncetarea relaiilor din anumite motive.
n funcie de obiectivele generale sus-numite, se aleg obiectivele particulare,
care indic ce se solicit unui partener concret, spre exemplu:
a informa sau a afla ceva;
a motiva sau a influena (manipula);
a fi de acord sau a respinge ceva;
a explica sau a rectifica ceva;
a admonesta sau a reclama pe cineva;
a cere scuze/a exprima regrete fa de o situaie;
a solicita sau a oferi ceva;
a face comand, a cumpra sau a apela la ceva;
a obine un ctig ct mai mare sau a plti puin;
a face o invitaie;
a accepta sau a refuza ceva;
a mulumi cuiva pentru ceva;
a felicita sau a exprima condoleane cuiva.
Necesitatea elaborrii unei corespondene moderne nu este nou ea dateaz
de la apariia preocuprilor teoretice privitoare la ea. Aa cum se schimb n
decursul anilor concepiile (de exemplu, cele privitoare la clieni), reprezentrile

1
valorice, gusturile sau moda, tot aa i corespondena trebuie s se adapteze
condiiilor prezente.
Cele mai importante cerine fa de corespondena actual sunt cele ce
urmeaz:
s fie elaborat la costuri avantajoase;
s aib obiective, scopuri reale, bine definite;
s fie adresat unor destinatari concrei;
s fie eficient;
s aib impact psihologic asupra destinatarului, bazat pe emoii;
s fie prezentat conform rigorilor;
s se conformeze identitii i imaginii firmei;
s aib un limbaj corect, modern, adecvat obiectivului corespondenei.

2
1.2.Rolul activitatii de corespondenta

n secolul dezvoltrii minunilor electronice, odat cu apariia unor mijloace de

informare moderne, prin care se comunic mai repede ca fulgerul, cum sunt
modemurile de computer, faxurile, telefoanele mobile, ne-am putea ntreba: ct
de curnd i n ce msur informaiile scrise i, n special, corespondena de
afaceri vor fi nlocuite de alte mijloace de comunicare, pierznd astfel mereu
din importan? Cci De ce s scrii (pe hrtie) ceea ce poi spune mult mai
repede prin telefon sau prin intermediul ecranului computerului?
Exist mai multe argumente pentru a confirma faptul c i astzi, i n
viitorul apropiat, corespondena ificial, n pofida existenei telefonului, a
faxului i a cutiei potale electronice, continu s fie la fel de viabil ca i acum
douzeci, treizeci sau cincizeci de ani. Pentru c, ntr-un anume fel, vechile
ziceri: Vorba zboar, iar Faptele cntresc mai mult dect vorbele se vor
aplica mereu. Atunci cnd cineva, de exemplu, comite o eroare, ca s fac un
mic gest de amabilitate, o scuz verbal este, desigur, obligatorie. Dar mijlocul
prin care poi arta c eti cu adevrat recunosctor rmne cuvntul scris. Cnd
expediezi o scrisoare ocazional, cum ar fi onot de mulumire sau o felicitare,
aciunea ta denot, ntr-un fel, sinceritatea ta. Aceste amabiliti mai
demonstreaz, de asemenea, c ai simul afacerilor i c tii cum s-i atingi
scopul. n acest context, avantajele corespondenei sunt:
scrisorile de afaceri ofer posibilitatea redactanilor de a medita asupra
coninutului, de a selecta mijloacele de limb, de a formula i a structura
corect gndurile, evitndu-se, astfel, reaciile pripite ale interlocutorilor,
care pot deveni prejudicioase;
scrisorile permit realizarea contactului cu corespondenii care nu dispun
de suficient timp pentru ntrevederi;
scrisorile originale, semnate de ctre emitent, au o putere de convingere
mai mare dect conveniile verbale sau dect textele scrise, transmise
electronic;
scrisoarea original ndeplinete un rol nu numai economic, ci i juridic,
constituind elemente de nregistrare contabil sau servind ca prob n
justiie;
scrisorile sunt cel mai confidenial mijloc de transmitere a informaiei;
pentru unii destinatari, scrisoarea este mijlocul principal de comunicare i
documentare (de exemplu, pentru majoritatea clienilor particulari),
fiindc nu au alte posibiliti de recepie, n afara cutiilor potale i,
eventual, a faxului.
n plus, corespondena evit deplasarea, economisindu-se timp i mijloace
bneti. Importana activitii de coresponden este incontestabil i prin

3
 faptul c reprezint o bogat surs de documentare, formnd un fond de
arhiv, oglindind stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale
evoluiei vocabularului din diferite domenii de activitate.
Bineneles, se poate evita corespondena inutil, n special n cazul unor
probleme care pot fi rezolvate prin contact personal sau telefonic. Majoritatea
problemelor sau unele dintre ele necesit neaprat, ulterior, o documentare
corespunztoare obiectului pus n discuie, pentru a servi i ca dovad, n caz de
soluionare a dezacordurilor aprute, n unele situaii, ntre corespondeni i/sau
ca o confirmare n scris a evoluiei afacerilor. Scrisoarea care trateaz probleme
economice va avea o importan determinant n soluionarea lor.
Scrisoarea reprezint ntreprinderea nsi n faa corespondenilor: aspectul
scrisorii, valoarea, prezentarea argumentelor i stilul trebuie s contribuie la
influenarea favorabil a destinatarului.