INCIDENCIA DE LOS PROCESOS EN LAS EMPRESAS

Gua de Aprendizaje N1

Sergio Alejandro Alarcn Hernndez

Servicio Nacional De Aprendizaje (SENA)

Curso Controles y seguridad informtica

Medelln Antioquia

2017
 INTRODUCION

INCIDENCIA DE LOS PROCESOS EN LAS EMPRESAS

Por qu es importante implementar los sistemas de informacin en una

empresa?
Las empresas nacen, crecen, y si tienen una administracin exitosa se
mantiene, o de lo contrario desaparecen. Una de las mltiples claves de una
administracin exitosa radica en los controles que se realicen en los diferentes
procesos que se desarrollan en la organizacin, con el fin de garantizar su
ptima ejecucin y cumplimiento.
Los sistemas de informacin se originan en casi todas las reas de una
empresa y se relacionan con todos los problemas que ella conlleva. Para tener
un buen sistema se deben tomar en cuenta dos aspectos bsicos, desde le
hardware necesario para que le sistema pueda operarse y el recurso humano
que interacta con el sistema de informacin.
Cada departamento de una empresa en cualquier sector requerir de sistemas
de informacin, los sistemas de informacin son herramientas clave para el
procesamiento de transacciones, toma de decisiones, resolucin de problemas
y las operaciones de toda organizacin.
Los procesos de cualquier empresa deben estar previamente definidos de
acuerdo a los requerimientos de la organizacin como tal, de lo que queremos
como resultado final, y deben ser flexibles y adaptables al cambio, no solo
tecnolgico si no principalmente a los cambios que el ambiente laboral est
constantemente generando al negocio.
Para que los procesos en las empresas sean flexibles a los cambios y sujetos de
controles estrictos que no limiten esta flexibilidad, creo que cada da se vuelve
ms indispensable poder contar con herramientas de tecnologa de
informacin que medien en esa disyuntiva de flexibilidad y control. Pero
adems, es indispensable tambin contar con un equipo humano que tenga esa
capacidad de fusionar la flexibilidad y el control y que lo refleje, no solamente
en el desarrollo de los procesos, sino tambin en el diseo, implementacin y
despliegue de las herramientas de tecnologa que ayudaran a lograr el
equilibrio mencionado.
Los procesos y los controles tienen como protagonistas principales a las
personas. Son estas, desde los directivos de la empresa hasta los empleados
que ejecutan las tareas, pasando por los miembros del equipo de auditoria, las
que determinan el xito de un proceso y de un control. Me atrevera a asegurar
que la flexibilidad de un proceso es directamente proporcional a la flexibilidad
mental del equipo humano que est involucrado en dicho proceso.
Debido a que los sistemas de informacin se tienen en todas las empresas de
una forma u otra, el desarrollo del presente trabajo se enfocara a lo que la
mayora de estas tienen:
Contabilidad y finanzas.
Almacn en compras y ventas.
Recursos Humanos.
Existen ms reas de aplicacin de los sistemas de informacin pero todo eso
depender del tipo de empresa y el giro que tenga.

DESARROLLO
Se puede definir a los sistemas de informacin como los procesos, que
ayudados de equipos manuales o computacionales nos pueden facilitar tareas u
operaciones, formando una estructura con la finalidad de recabar, clasificar,
analizar, evaluar y distribuir informacin de manera precisa y oportuna, que
nos llevaran a cumplir con uno o varios objetivos en comn y a la toma de
decisiones en las diferentes reas de una empresa.
Para implementar un sistema de informacin es necesario tomar en cuenta las
dificultades a las que se pudiera enfrentar, como por ejemplo el costo que a
veces suele ser elevado para las pequeas empresas, sobre todo si no cuentan
con equipos de cmputo, otro es el tiempo de implementacin que no siempre
es rpido, la resistencia al cambio de los usuarios del sistema, sta debe ser
acompaada de una buena planificacin para implementar el sistema.
El objetivo de un Sistema de Informacin es proporcionar a los encargados de
la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y
aplicar las decisiones necesarias que mejoren al mximo la relacin que existe
entre los recursos de la empresa.
Este sistema tiene el propsito general de ayudar a los gerentes en la
planeacin, control y toma de decisiones.
Asegurar que la informacin sea exacta y confiable, que est disponible
cuando se necesite y que se le presente en forma fcilmente aprovechable.
Incrementar la productividad operacional.
Hacer que el proceso de informacin deje de ser informacin fragmentada,
conjeturas inspiradas en la intuicin y solucin de problemas aislados.
Aunque no se debe olvidar que el desarrollo de los sistemas de in formacin
depende de otros factores como el ambiente externo, cambios en las
necesidades internas, cambios tecnolgicos, y actualizacin de los diseadores
y de los administradores.
Dentro de una empresa existen diferentes problemticas que pueden ser el
origen de la implementacin de un sistema de informacin, en cada una de las
reas pueden existir problemas a resolver por un sistema, por ejemplo; si en el
rea de recursos humanos nos encontramos con que necesitamos conocer
cuntos de los trabajadores actuales tienen en comn el rea geogrfica donde
viven para decidir las rutas del transporte de personal, o si contamos con
trabajadores que cumplan con el perfil para cumplir con vacantes en otras
reas. Los sistemas de informacin se pueden implementar en las distintas
reas de la empresa, como contabilidad y finanzas, recursos humanos,
produccin y almacn (compras y ventas), entre otras.

Sistemas de informacin en el almacn (compras y ventas)

El almacn son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de
mercancas, y los productos que se guarda en l dependen de las polticas de
inventarios. Las funciones de los almacenes son: proteger los materiales,
controlar el acceso, proporcionar informacin al departamento de compras
sobre existencias, registrar entradas y salidas, controlar los mximos y
mnimos.
El almacn est ligado con los departamentos de compras y ventas, pues el
inventario reducir por las ventas y aumentara por las compras, y por tanto
debe existir comunicacin para no tener mercancas de ms que desajusten las
finanzas de la empresa o de menos que limiten las ventas.
La entradas de datos en un sistema de informacin de almacn incluye datos
de proveedores (generales, condiciones, garantas, etc.) y compradores
(descuentos, compras, etc.), as tambin como polticas de compras, polticas
de venta, existencias y faltantes.
La salida de ste sistema nos dar reportes de pagos, estados de cuenta,
disponibilidad de materiales y productos, tendencia de precios, cantidad de
clientes, tipo de clientes, cantidad y tipo de proveedores, reporte de
facturacin, reporte de compras, estados de cuenta, cobros o pagos realizados,
historiales de clientes y proveedores, seleccin de los mejores clientes,
servicio de proveedores, clientes morosos, mercancas de mayor y menor
movimiento, rotacin de productos, mximos y mnimos.
El resultado de implantar un sistema de informacin dentro de un almacn a
mi punto de vista puede ser econmico ya que de el depender el incremento
de las utilidades al tener un mejor control de los productos.

Sistema de informacin en Recursos humanos

El rea de Recursos Humanos tiene por objetivo proporcionar el personal
adecuado para los puestos requeridos por el perfil del puesto, as como
capacitar personal de nuevo ingreso y personal existente, motivar al personal y
encargarse de promociones y desvinculaciones.
En un sistema de informacin en recursos humanos, las entradas de los datos
van a ser relacionadas con el personal, datos generales del trabajador (nombre,
direccin, telfono, tipo de sangre, etc.), su currculo (grado escolar, cursos,
etc.), historial dentro de la empresa (entrenamiento y desarrollo), evaluaciones
de desempeo, administracin de salarios, registros, controles (fallas, atrasos,
disciplina, etc.), higiene y seguridad, etc.
Los resultados de este sistema son:
Anlisis de ausentismo, analiza las causas de la ausencia del trabajador.
Anlisis de seleccin y reclutamiento, atraer un nmero suficiente de
candidatos, candidatos potenciales e identificar al personal idneo para el
puesto.
Anlisis de accidentes, mejorar el ambiente laboral, reducir las primas por
accidentes, localizar zonas inseguras, eliminar condiciones inseguras e
implementar medidas preventivas.
Anlisis del desempeo, aumentos de sueldos por resultados particulares,
compensacin justa, identificar candidatos para promociones y reubicaciones,
mejorar el rendimiento y estimular la productividad.
Anlisis de capacitacin, elevar las competencias del personal, incrementar
la productividad al tener personal capacitado, adiestrado y consiente, contar
con el personal adecuado, preparar al personal para afrontar responsabilidades
en cargos mayores.
 Anlisis de salarios, tener una estructura de salarios justa y mantener la
calidad de vida del trabajador.

Sistema de informacin en contabilidad y finanzas

Si definimos a la contabilidad como una disciplina donde se ensean normas y

procedimientos para ordenar, analizar y registrar operaciones que se
practicaron por unidades econmicas de la empresa o un individuo, entonces
con esto nos daremos cuenta de que los sistemas de informacin en la
contabilidad deben ser enfocados en estos trminos, por ejemplo si tenemos un
problema de duplicidad en el pago a proveedores, entonces al efectuar un
sistema podremos corregir este problema y evitar la devolucin del dinero
depositado.
En el rea de contabilidad, se pueden implementar sistemas para el pago de
nmina, pago de proveedores, cobranza a clientes, etc.
En si servir para registrar las transacciones de la empresa, y ayudan a la
organizacin de los presupuestos de los departamentos de la empresa.
Los datos de entrada al sistema dependern de la salida de informacin o datos
deseados, por ejemplo si se desea realizar un sistema para la nmina los datos
de entrada sern los nombres de los trabajadores, clave del trabajador, numero
de seguridad social, fecha de ingreso, faltas por semana o quincena, retardos,
herramienta extraviada, sueldo base, tiempos extras, crditos, prestamos,
premios y compensaciones, viticos, y otros ingresos y descuentos extras,
segn lo que se desea del sistema
El proceso seria organizar la informacin y hacer operaciones matemticas
con los datos ingresados.
Por otro lado la salida de la informacin estar enfocada en la problemtica a
resolver, por ejemplo, con los datos ingresados en la entrada, las salidas que
podemos obtener son nmina, que incluye: pagos de sueldos semanales o
quincenales, tiempos extras, viticos, premios o bonificaciones, aguinaldos,
vacaciones y reparto de utilidades.
Descuentos por conceptos de impuestos, seguro social, crditos, prstamos
personales, faltas, retardos, herramienta extraviada y otros.
 CONCLUSIN
Los sistemas de informacin tienen muchas aplicaciones dentro de las
distintas reas de una empresa y pueden ayudar a resolver distintas
problemticas que se nos presentes, en s no siempre implantar un sistema de
informacin nos ayudara a resolver todos los problemas.
En si el sistema de informacin depender de la salida que necesitamos, y de
las decisiones que debemos realizar, est informacin debe ser precisa, y
oportuna.
La informacin que se genera en un departamento puede ser compartida con
otros departamentos, y as se pueden reducir procesos.
Un sistema de informacin puede determinar el xito o fracaso de una
empresa, pues aumenta la competitividad y se tiene informacin actual que
ayudara a una rpida toma de decisiones.
Aunque no se debe pasar por alto:
Los cambios tecnolgicos que se mueven ms rpido que los seres humanos o
instituciones.
Se necesita el uso de tecnologa para simplificar la comunicacin y la
coordinacin.
Debido a que los sistemas de informacin juegan un papel crtico en los
negocios, gobierno y en la vida diaria, entonces debemos asegurarnos que
sean precisos, confiables y seguros.