MANUAL DE ADQUISICIONES DE Fecha: Junio de 2012 BIENES Y SERVICIOS Versién: 003 M-JUROO1 Pagina 1 de 22 CONTENIDO 4, OBJETO...... 2.DEFINCIONES.... . 3.ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION 4,ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO....... 5.DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 5.1 Procedimiento Contractual 5.1.1 Competencia para celebrar contratos. 5.1.2 Etapa Precontractual 5.1.3 Etapa Contractual 5.1.4 Etapa Poscontractual.. 5.2 Procedimiento de Contratacién segtin la Cuantia del Bien, Servicio u Obra. 5.2.1 Procedimiento de Seleccién para Mayor Cuantia 5.2.2 Procedimiento de Seleccién para la Media y la Menor Cuantia 5.2.3 Procedimiento de Seleccién de Minima Cuantia .. 5.3 Contratacién Especial. 5.4 Aspectos Financieros del Contrato 5.5 Contenido Minimo de los Contratos 5.6 Supervisi6n. 5.7 Procedimiento de Adquisiciones de Alimentos, Bebides, Suministros de Operacion, Equipos de Operacién y Activos Fijos.... 20 5.8 Disposiciones Finales......... 20 6.CONTROL DE REGISTROS... 21 7.CONTROL DE CAMBIOS. 22 8.ANEXOS. 22 ELABORO REVISO “APROBO ‘Sechelaria dd Junta Directiva (AMAG YK 2H Pega sata ag fica Pianeacion y Gestion ‘erente General 7MANUAL DE ADQUISICIONES DE Fecha: Junio de 2012 BIENES Y SERVICIOS Versién: 003 ‘M-JUROO1 Pagina 2 de 22 4. OBJETO El presente documento constituye el Manual para la Adquisicién de Bienes y Servicios de la Corporacién Club El Nogal, el cual contiene las normas y politicas de obligatorio cumplimiento en los procesos de contratacién y compras. 2. DEFINCIONES Servicio: Conjunto de actividades relacionadas con la administracién o funcionamiento de la corporacion que buscan satisfacer una necesidad, Compra: Accién mediante la cual una parte denominada vendedor se obliga a transferir la propiedad de un bien a otra parte denominada comprador, y éste a su vez, se obliga a pagar un precio. ‘Suministro: Es la adquisicion en forma sucesiva y continuada de bienes o servi un precio. Solicitud verbal: Es el requerimiento que hace la Subgerencia encargada de la contratacién a los posibles oferentes para que coticen de manera verbal el servicio requerido por el CLUB. Orden de Servicio: Documento mediante el cual se formaliza el acuerdo de voluntades entre el CLUB y un contratista cuando se trata de cuantias hasta 10 SMMLV y en el cual se estipulan las condiciones minimas que regiran las relaciones entre las partes. Contrato: Documento mediante el cual se formaliza el acuerdo de voluntades entre Club y un contratista cuando se trata de cuantias superiores a 10 SMMLV y en el cual se estipulan las, condiciones que regiran las relaciones entre las partes. Contratista_o Proveedor: Persona(s) que por contrato ejecuta una obra material o esta encargada de un servicio para el Club. Especificacion técnica: Conjunto de actividades 0 requisitos minimos establecidos para dar respuesta a una necesidad teniendo en cuenta los requerimientos de desempefio y funcionalidad del producto o servicio. Poliza: documento que acredita el contrato de seguro. Garantia: Compromiso temporal del prestador del servicio por el que se obliga a reparar gratuitamente en caso de fallas en el servicio prestado. Se mide por el tiempo y por la cobertura, Seleccién de Contratistas o Proveedores: Es la actividad que aplica el duefio de un proceso para determinar si luego de comparar y confrontar frente a unos criterios juridicos, técnicos, econémicos y ambientales, un posible proveedor y/o contratista esta en condiciones de iniciar a prover un producto o servicio. Evaluacién de Contratistas 0 Proveedores: Es la verificaci6n periédica que realiza el duefio de Un proceso a sus proveedores y/o contratistas frente a unos criterios predefinidos, con el fin de determinar su nivel de desempefio y en caso de ser necesario establecer compromisos para lograr la mejora. En casos criticos este proceso puede dar lugar al retiro del proveedor/contratista Re-evaluacién de Contratistas 0 Proveedores: Es la valoracién realizada a los proveedores y/o contratistas una vez hayan pasado por la etapa previa de evaluacidn. El objeto de esta re- evaluacién es determinar el grado de cumplimiento de las labores ejecutadas y de los compromisos acordados a lo largo del afio con la finalidad de mejora continua y un nivel de desemperio adecuado. (j. s a cambio deMANUAL DE ADQUISICIONES DE Fecha: Junio de 2012 BIENES Y SERVICIOS \Versién: 003 M-JUROO1 Pagina 3 de 22 Nivel de desempefio de Contratistas 0 Proveedores: Es el grado de calidad alcanzado por un proveedor y/o contratista en los resultados de su evaluacién / re-evaluacién. Para el caso del Club este puede categorizarse en excelente, bueno, aceptable, y deficiente. 3. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION Su finalidad es la de facilitar y unificar el proceso de adquisicién de bienes y servicios con base en los principios del respeto a la dignidad humana, la rectitud, el cumplimiento cabal de la Ley, los Estatutos y los procedimientos internos, ademas de la excelencia, responsabilidad social, autonomia e independencia de intereses econémicos politicos y religiosos, la prevalencia del interés general de los socios y en especial la transparencia, objetivided, calidad, precio y cumplimiento. Esta guia es una herramienta de trabajo para todos los servidores de la Corporacién Club El Nogal, y de manera especial para aquellos encargados de adelantar los trémites que dia a dia exige este proceso, 4, ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO EI Manual de adquisicién de bienes y servicios para EL CLUB, esta conformado por tres (3) etapas, en los cuales se sefialan los pasos para adelantar el proceso de adquisicién dependiendo de la cuantia del negocio juridico, asi como los actores que intervienen en el desarrollo del mismo. En este sentido es importante resaltar que sdlo con la accién coordinada y comprometida de las dependencias, se lograra la adquisicion de bienes y servicios con la mayor racionalizacién y optimizacién de recursos contribuyendo de manera efectiva a la consecucién de los objetivos y metas propuestas para el exitoso funcionamiento del CLUB. La primera etapa del presente manual contiene el proceso contractual con sus subprocesos: precontractual, contractual y postcontractual; as! como el procedimiento y los pasos a seguir dependiendo de la cuantia de la contratacién, ademas de los criterios de seleccién y algunos elementos generales de la contratacién como la supervisin de los contratos. La segunda etapa se establece el procedimiento para la adquisicién de alimentos y bebidas, suministros y adquisicién de activos fijos a través del drea de compras. La tercera etapa contiene aspectos comunes relacionados con la contratacién como la obligatoriedad del presente manual y el acapite de anexos con los formatos de apoyo para el desarrollo del proceso. Por ultimo es importante resaltar que la seleccién de los contratistas o proveedores y la celebracién de los respectivos contratos por parte de la Corporacién Club El Nogal, deberé ser el resultado de un diligente proceso de planeacién, coordinacién y ejecucion de todas las actividades, tareas, estudios, proyecciones y andlisis necesarios para tal efecto, todo ello enmarcado en los principios basicos de la contratacién de que trata el capitulo Xi! del Cédigo del Buen Gobierno de la Corporacién y de los procedimientos del Sistema de Gestién de Calidad. GassMANUAL DE ADQUISICIONES DE Fecha: Junio de 2012 BIENES Y SERVICIOS \Versién: 003 M-JUROO1 Pagina 4 de 22 5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 5.1 Procedimiento Contractual Se entiende por proceso contractual, el conjunto de etapas, actividades y tramites que EL CLUB EL NOGAL debe realizar para la adquisicién de los bienes, servicios u obras que se requieran para el cumplimiento de sus funciones. 5.1.1 Competencia para celebrar contratos La competencia para contratar la tendrén los Representantes Legales del Club (principal y suplentes), los Subgerentes y el Jefe de Adquisiciones autorizados mediante poder especial: COMPETENCIA BIENES Y/O SERVICIOS | MONTO EN SMMLV_ Gerente General con Todos Mas de 60 SMLV autorizacién de la Junta Directiva De 30 SMLV a 60 Gerente General Bienes y Servicios Suv Gerente General Contratos Laborales y otros | T°4°5 los montos Compras de A&B, Pagerente Administ ato Y | cuministros de bienes y De 10 SMLV a 30 2 prestacién de servicios SMLV Todos los Subgerentes mediante poder Otros contratos y servicios | De 0 SMLV a 10 SMLV Compras de A&B y los Jefe de Adquisiciones sumministros de bienes De OSMLV 4 1:9MLV 5.1.2 Etapa Precontractual Esta etapa tiene como objetivo la planeacién y preparacién del proceso contractual y comprende entre otros aspectos, la identificacién de la necesidad, el presupuesto para la contratacién, analisis del mercado, la comparacién de ofertas, la seleccién del contratista y la solicitud de elaboracién del contrato. En esta etapa juegan un papel importante las dependencias que requieren el bien 0 servicio a contratar, Estas dependencias son las encargadas de planear la contratacién de sus necesidades, la definicin de las especificaciones técnicas, la definicién del objeto a contratar, la elaboracién de los estudios de costos, y en general la elaboracién de la solicitud del contrato el cual sera de mayor o menor complejidad segiin la naturaleza y caracteristicas del objeto contractual. Necesidad de contratacién: Consiste en la identificacién del bien o servicio que el Club requiere, en téminos de cantidad, calidad y demés especificaciones, por parte de la Subgerencia o proceso encargado, responsables por la idoneidad técnica y econémica del bien o servicio contratado y por las especificaciones definidas para la adquisicién de los mismos. Responsable: Subgerencia o proceso encargadots