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de la Administracin
Pblica Estatal
Agosto de 2007
D.R. 2001. Gobierno del Estado de Mxico.
Secretara de Finanzas
Subsecretara de Administracin
Direccin General de Innovacin
Lerdo Pte. 101 esq. Riva Palacio,
Edificio Plaza Toluca, Primer Piso
Toluca, Estado de Mxico, C.P. 50000
Correo electrnico: gemdginnovacion@edomex.gob.mx
Pg.
Presentacin 5
1. Base Jurdica 6
2. Objetivo General 7
3. Proceso de Comunicacin 8
4. Conceptos y Generalidades 10
4.1. La comunicacin 10
4.2. Propsito y funcin de la comunicacin 10
4.3. Formas de comunicacin 12
4.4. Flujos de informacin 13
7. Lineamientos Generales 22
8.1. Estructura 24
8.2. Partes esenciales 25
8.3. Partes complementarias 25
8.4. Recomendaciones para una correcta presentacin 27
Glosario 49
Bibliografa 52
Anexos 54
El Gobernador Constitucional del Estado de Mxico, licenciado Enrique Pea Nieto, impulsa,
desde el inicio de su gestin, acciones orientadas a contar con una Administracin Pblica
Estatal moderna, eficaz y transparente. En este contexto se requiere, entre otros elementos,
que la forma en la que los servidores pblicos se comunican entre s se realice con base en una
comunicacin formal, clara, precisa y homognea.
Por ello, el flujo de informacin con el que operan las dependencias y organismos auxiliares para
desarrollar sus responsabilidades obedece, fundamentalmente, a que la comunicacin formal
entre los servidores pblicos y ciudadanos facilite el entendimiento y la realizacin de las tareas
en las oficinas pblicas con oportunidad, suficiencia y precisin, mejorando el quehacer
gubernamental con una visin de resultados a los mexiquenses.
De esta forma, este Manual incluye lineamientos orientados a apoyar la emisin eficiente de tres
medios escritos de comunicacin, que por su importancia en la Administracin Pblica Estatal,
se analizan en estas pginas: circular, memorando o memorndum y oficio; asimismo, se incluye
al correo electrnico como un recurso alterno para la emisin de comunicados escritos.
En los primeros tres apartados del documento se incluye la base jurdica que regula la
administracin de documentos en la entidad; asimismo, se enuncian el objetivo general del
Manual y el esquema bsico del proceso de comunicacin.
Del apartado cuarto al noveno, se establecen los conceptos y generalidades de la comunicacin;
la matriz de informacin para la emisin de comunicacin formal; la comunicacin formal de uso
comn; y los lineamientos generales que se recomienda observar en su emisin, as como la
estructura bsica de una comunicacin escrita y los elementos bsicos que deben considerarse
para la elaboracin de circulares, memorandos y oficios en la Administracin Pblica Estatal.
Finalmente, se anexan el esquema de cualidades de la comunicacin escrita, el cuadro de flujo de
informacin y un glosario de trminos relacionados con la comunicacin formal.
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1. Base Jurdica
6
2. Objetivo General
Establecer lineamientos y proponer modelos de formatos bsicos que orienten a los servidores
pblicos en la emisin de una comunicacin formal, oportuna, clara y precisa, que coadyuven a
eficientar y facilitar la gestin pblica.
7
3. Proceso de Comunicacin
REALIMENTACIN
TRANSMISIN
MENSAJE CODIFICACIN RECEPCIN DECODIFICACIN ENTENDIMIENTO
DEL MENSAJE
EMISOR RECEPTOR
INTERFERENCIAS
El emisor es la persona u organizacin que emite la informacin, los datos o el contenido que
se enviar hacia un receptor. El conjunto de ideas o acontecimientos expresados por el emisor
y que desea trasmitir conforman el mensaje que permite el intercambio de informacin. Para
que el mensaje llegue al destinatario como es previsto por el emisor, ste debe aplicar una
codificacin que consiste en formular un mensaje mediante una serie de reglas dispuestas,
segn un plan dictaminado y ordenado, para poder llevarlo de manera entendible al receptor.
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una conexin entre el emisor y el receptor; es decir, es el soporte material o espacial por el
que circula el mensaje.
Las interferencias son los defectos que originan una prdida de informacin o que dificultan la
comprensin del mensaje, se puede dar en cualquiera de sus elementos, evitando que el mensaje
llegue al destinatario como era previsto por el emisor y creando confusin para el adecuado
funcionamiento del proceso de comunicacin.
9
4. Conceptos y Generalidades
4.1. La comunicacin
Tambin se puede conceptuar como el proceso mediante el cual un organismo establece una
relacin funcional consigo mismo y con el medio que lo rodea, refleja su propia integracin de
estructuras y funciones, de acuerdo con las influencias que recibe del exterior, en un
permanente intercambio de informacin y conductas. As, mediante la comunicacin, nuestras
ideas, tendencias y sentimientos son conocidos por otros.
Es el intercambio de informacin un apoyo para que los gobernantes conozcan con mayor
precisin las necesidades de la ciudadana, les brinden servicios pblicos y coadyuven a su
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desarrollo. Por medio de la comunicacin cualquier institucin pblica se convierte en un
sistema abierto que interacta con su entorno.
Comunicacin
Medio externo
9 Instituciones federales
9 Dependencias
9 Organismos auxiliares
9 Servidores pblicos
9 Comunidades
9 Ciudadana
1) Un emisor Es la persona o entidad que emite un mensaje, que comunica algo, es la fuente
de donde emana el mensaje o idea de comunicacin.
2) Un mensaje Lo que se quiere comunicar, lo que se dice.
3) Un conducto Medio por el cual se transmite el mensaje.
4) Un receptor Es la persona a quien se dirige el mensaje.
5) Un lenguaje Forma como se expresa el mensaje; puede ser escrito, oral, grfico, corporal,
entre otros.
11
acto puede transmitirse mediante un escrito, una computadora, el telfono, el correo
electrnico, entre otros. La seleccin apropiada del conducto es vital para la comunicacin
eficaz.
Una comunicacin eficaz puede producirse slo cuando el emisor y el receptor asignan
significados iguales o similares al mensaje. Para verificar la eficacia de la comunicacin es
elemental la realimentacin, toda vez que no se puede asegurar si un mensaje ha sido codificado,
transmitido, decodificado y entendido correctamente hasta que se confirme por medio de la
realimentacin. En el mismo sentido, la realimentacin indica si se ha producido el resultado
motivo de la comunicacin.
La comunicacin se puede expresar de diferente manera: oral, escrita y visual. Se emplea segn
el tipo de mensaje a transmitir, considerando las caractersticas y ventajas que presenta cada una
de ellas.
Las formas de comunicacin oral y escrita, se pueden utilizar conjuntamente para que las
cualidades favorables de cada una de ellas se complementen. Adems, es posible que en
ocasiones se recurra a apoyos visuales para complementar la comunicacin. La comunicacin
escrita tiene la ventaja de ofrecer registros, referencias y defensas legales. Tambin puede
promover la uniformidad en polticas y procedimientos, y su importancia radica en que
permanece a travs del tiempo.
La comunicacin oral permite un intercambio rpido con una realimentacin inmediata. En una
interaccin directa es posible notar el efecto. La comunicacin oral se apoya en expresiones
faciales y corporales.
Es importante:
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4) Verificar que el mensaje haya sido captado.
5) Recibir los mensajes de respuesta y, de ser necesario, continuar la comunicacin.
Formas de comunicacin
Entre los diferentes medios o conductos de comunicacin formal que utiliza la Administracin
Pblica destacan los siguientes: circulares, memorandos y oficios.
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Flujos de informacin
Horizontal*
Ascendente Diagonal*
Descendente
a) La comunicacin descendente fluye de los niveles superiores hacia los niveles inferiores
en la jerarqua organizacional; desafortunadamente, la informacin con frecuencia se pierde
o distorsiona conforme desciende por la cadena de mando. En consecuencia, es vital contar
con un sistema de realimentacin para determinar si la informacin se capt como era la
intencin del emisor.
En las instituciones pblicas la informacin debe fluir rpidamente; por lo cual, es importante
considerar la cantidad de informacin que se debe emitir, evitando generar una sobrecarga, ya
que normalmente no se requiere ms informacin, sino datos relevantes.
14
5. Matriz de Informacin para la Emisin de Comunicacin Formal
15
Medio o conducto Servidores pblicos que lo
Concepto Informacin a transmitir Uso
de comunicacin emiten
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6. Comunicacin Formal de Uso Comn
En este manual se consideran, como comunicacin formal, aquellos medios escritos de mayor
utilidad: circular general, circular interna, memorando y oficio.
Circular general
Circular interna
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Memorando o Memorndum
Comunicacin formal de uso interno que transmite informacin para recordar asuntos,
comunicar disposiciones, solicitar informes, realizar observaciones o comunicar instrucciones en
las dependencias y organismos auxiliares. Es un documento breve, claro y preciso, y su
redaccin es sencilla y concisa. La informacin que transmite fluye en lnea vertical descendente
y horizontal y la pueden emitir los titulares de las unidades administrativas.
Oficio
Comunicacin formal que se utiliza para tratar asuntos de ndole oficial. Su caracterstica
primordial es la sobriedad de su estilo. Es un documento que inicia una gestin, informa de un
hecho relevante, regulariza una situacin, transmite rdenes, lineamientos e instrucciones, o
trata asuntos especficos relacionados con personas fsicas o morales fuera del sector pblico. La
informacin fluye en lnea vertical ascendente o descendente y en forma horizontal. Este tipo de
comunicacin la emiten los titulares de las unidades administrativas.
Interno
El oficio interno se utiliza cuando existe la necesidad de transmitir informacin entre las
dependencias y organismos auxiliares de la Administracin Pblica Estatal.
Externo
El oficio externo se utiliza cuando se requiere establecer comunicacin con personas fsicas o
morales fuera del sector pblico estatal, as como con instituciones pertenecientes a los
gobiernos federal, estatales o municipales.
Imagen institucional
En la Administracin Pblica del Estado de Mxico, es importante que todo escrito emitido por
las unidades administrativas de las dependencias y organismos auxiliares contenga la imagen
institucional vigente.
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La imagen institucional contempla los siguientes elementos de identidad grfica que sintetizan los
valores, principios y fines del Ejecutivo Estatal:
1. Escudo oficial del Estado de Mxico en sus formas y colores originales, acompaado de
las palabras Gobierno del Estado de Mxico.
2. Colores oficiales.
3. Leyenda del ao correspondiente.
4. Logotipo Compromiso. Gobierno que cumple.
5. Crditos oficiales que corresponden al nombre de la dependencia, organismo auxiliar
o unidad administrativa que emite el documento, as como su domicilio, telfonos y
direccin electrnica.
Ejemplo:
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En trminos generales, la observancia de estos elementos permitir identificar adecuadamente a
la unidad administrativa que emite una comunicacin formal, de ah que sea recomendable
consultar el referido Manual de Uso.
Clave de referencia
Es necesario que los documentos de comunicacin formal cuenten con una clave de referencia
que permita identificar quin los emite y cundo.
A fin de contar con los elementos que permitan identificar los documentos que se reciben y
emiten, se utilizar la clave de dichos documentos de la siguiente forma:
000000000-000/0000
Ao
Oficio enviado por la Direccin General de Innovacin, utilizando dos opciones igualmente
vlidas de la clave de referencia del documento:
1 opcin
203430000-001/2007
(codificacin completa)
2 opcin
20343-001/2007
(codificacin abreviada)
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Validacin de la comunicacin
Los titulares de las unidades administrativas de las dependencias y organismos auxiliares, que
con motivo de su funcin, comisin o encargo rubriquen la comunicacin formal que emitan,
debern hacerlo con el carcter de profesionistas o pasantes que tengan, evitando el uso de
algn ttulo profesional cuando carezcan de l.
Archivo
Una vez concluida la vida til de los documentos emitidos o recibidos, se concentrarn en el
Archivo General del Poder Ejecutivo o en los archivos de concentracin, segn corresponda,
para su resguardo por parte de los servidores pblicos de las unidades administrativas; para su
destruccin es necesario obtener la aprobacin por escrito de la Comisin Dictaminadora de
Depuracin de Documentos.
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7. Lineamientos Generales
Los presentes lineamientos tienen como propsito constituir un marco de referencia para
homologar, precisar y clarificar la comunicacin formal que emiten las dependencias y
organismos auxiliares del Poder Ejecutivo del Estado de Mxico. Tienen un carcter de
orientacin, de ah que su intencin sea slo apoyar a los servidores pblicos en la emisin de
una comunicacin formal eficaz, que coadyuve en la modernizacin de la gestin pblica.
b) Los servidores pblicos que reciban alguno de los medios de comunicacin formal
especificados en el presente Manual, se responsabilizarn de su uso, manejo y
confidencialidad, en su caso.
c) Los titulares de las unidades administrativas que emitan comunicacin formal, lo harn
tomando en cuenta los niveles jerrquicos con los que deben comunicarse, el medio de
comunicacin que ofrezca mayores ventajas para transmitir el mensaje y el flujo de
informacin que en mayor medida facilite la comunicacin y la toma de decisiones.
d) Los medios de comunicacin formal que emitan los titulares de las unidades administrativas
debern elaborarse tomando en consideracin las caractersticas tcnicas y los materiales
que ofrezcan mayores ventajas para su emisin, registro y resguardo.
g) Cuando en una comunicacin formal sea necesario enviar copias a servidores pblicos de
diferente nivel jerrquico, se marcarn de acuerdo con el orden que seala la Ley Orgnica
de la Administracin Pblica del Estado de Mxico, los reglamentos interiores o la
estructura orgnica (leda sta de arriba hacia abajo).
22
c.c.p. C. Secretario de Finanzas
c.c.p. C. Secretario de Desarrollo Econmico
c.c.p. C. Director General de Recaudacin
c.c.p. C. Director General de Recursos Materiales
Las circulares generales e internas tratarn un solo asunto por documento, el cual se
detallar y precisar, a fin de evitar confusiones.
m) Toda comunicacin formal que generen o reciban las unidades administrativas de las
dependencias y organismos auxiliares se mantendr organizada, de acuerdo con el mtodo
de clasificacin que estimen conveniente, a fin de facilitar su organizacin, consulta y
depsito en los archivos de trmite.
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8. Estructura Bsica de una Comunicacin Escrita
8.1. Estructura
La estructura de un escrito es la distribucin y el orden de las partes que lo componen. De esta manera,
por ser la estructura la base de su congruencia y claridad, es evidente la importancia que tiene su
correcta conformacin en la comunicacin formal.
La estructura de un escrito formal debe contener elementos bsicos, los cuales se pueden
ejemplificar de la siguiente manera:
Estructura
Objetivo Ordenamiento
Dnde?
Para qu?
(Entrada, cuerpo o final)
Lenguaje
Destinatario
Con qu?
Para quin?
(Terminologa, tecnicismos, modismos)
Asunto Tono
Sobre qu? En cul?
(Trato estimulativo, atento, cordial, convincente)
Seleccin
Estilo
Cul material?
De qu manera?
(Sencillez, modo ameno, personalizado)
Jerarquizacin
De qu importancia?
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8.2. Partes esenciales
Una vez que se estructure el escrito, el documento resultante es un todo que consta de varias
partes; stas dependen del tipo de instrumento de comunicacin formal a utilizar; no obstante,
todo texto debe contar con tres partes esenciales: entrada, medio y fin.
b) Medio, llamado tambin cuerpo o exposicin; es la parte fundamental del escrito. Aqu se
expone el asunto bsico con todos los argumentos y datos necesarios para cumplir el
objetivo fundamental: informar, solicitar, exhortar, entre otros. En la eficacia de su
redaccin radicar el mayor factor de xito de la comunicacin.
Segn sea el tipo de escrito, ste puede contener otros elementos que cumplan diferentes
funciones, algunas de naturaleza prctica, otras estticas, formulistas o simplemente rutinarias,
que no afectan lo esencial del contenido.
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Nombre y referencia En esta parte se consigna el nombre completo de la persona
del destinatario: o personas a quienes se dirige el escrito, as como sus
ttulos profesionales, en su caso, y los cargos que
desempean; es conveniente que el texto de este apartado
se escriba con letras maysculas.
Destino del escrito: Se consignarn los datos completos del domicilio del
destinatario (calle, nmero exterior e interior, localidad,
ciudad, municipio, Estado y pas), los cuales se plasmarn
bajo cubierta cuando el escrito se enva por correo o por
medios indirectos. En caso de ser entregado directamente,
bastar con indicar el nombre del lugar en donde se
encuentra el destinatario (dependencia, organismo auxiliar).
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8.4. Recomendaciones para una correcta presentacin
Otra cualidad importante en toda comunicacin formal es la apariencia del escrito. En general,
no es suficiente que el contenido tenga un conjunto de cualidades para que cumpla su cometido,
tambin es necesario que la presentacin sea grata.
a) Adecuacin de los elementos, la clase y el tamao del papel, el tipo de escritura, la tinta,
los medios de sujecin y todo lo que se emplea para realizar un escrito tiene que ser
seleccionado de acuerdo con la funcin que debe cumplir y con las necesidades prcticas de
su uso.
b) Calidad, todo el material empleado en los medios de comunicacin formal debe ser de la
calidad adecuada a su tipo, a fin de que el escrito tenga la debida presentacin.
d) Papel, su calidad debe estar determinada por la funcin y uso que se le dar al medio de
comunicacin formal. Tambin se prestar atencin al tamao y, en cuanto al color, el ms
apropiado es el blanco.
f) Distribucin, por razones de claridad, es necesario que el escrito tenga una equilibrada
distribucin de sus elementos. La colocacin de espacios completa el conjunto de exigencias
para una distribucin adecuada; por ejemplo:
1) Mrgenes, el superior y el inferior deben guardar relacin con la extensin del escrito
y corresponderse entre s. El margen izquierdo debe dar espacio suficiente para
encarpetar o encuadernar con facilidad el medio de comunicacin formal. El escrito
debe quedar rodeado por un marco blanco equilibrado.
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2) Espacios, los escritos se elaborarn utilizando el espacio necesario que facilite su
lectura.
3) Sangras, son los espacios que se dejan al comienzo de los prrafos. Se debe evitar que
las sangras sean muy grandes. Se puede utilizar la escritura en bloque que prescinde
de sangras, sustituyndolas por un rengln en blanco despus de cada punto y aparte.
b) Cuidar, en todos los casos, que la distribucin del texto sea adecuada al contenido, tipo y
tamao de la comunicacin formal a emitir.
d) Cuidar que los signos de puntuacin y auxiliares, acentos, subrayados y cualquier marca
que deba utilizarse, sean correctamente empleados, que no falten ni sean variables.
f) Doblar con cuidado los escritos (con el menor nmero de dobleces que sea posible), si se
han de introducir en sobre.
g) Ordenar con atencin los elementos anexos y colocarlos de tal modo que no generen
confusin al revisarlos.
28
9. Elementos Bsicos en la Elaboracin de la Comunicacin Formal
29
Esquema de diseo
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11) (12)
30
Ejemplo de circular general
31
9.2. Circular interna
32
Esquema de diseo
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11) (12)
33
Ejemplo de circular interna
34
9.3. Memorndum
35
Esquema de diseo
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11) (12)
36
Ejemplo de memorndum
37
9.4. Oficio interno
Elementos que integran el formato
38
Esquema de diseo
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10) (11)
39
Ejemplo de oficio interno
40
9.5. Oficio externo
Elementos que integran el formato
41
Esquema de diseo
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10) (11)
42
Ejemplo de oficio externo
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10. El Correo Electrnico como Medio Alterno de Comunicacin Escrita
El uso de tecnologas de informacin constituye un recurso en el cual estn inmersas todas las
organizaciones, es un elemento necesario para el desarrollo administrativo, por lo cual debe
aprovecharse la tecnologa con los distintos medios informticos que brinda.
Para efectuar este tipo de comunicacin, tanto la persona que enva el correo electrnico,
como la persona que lo recibe, deben poseer una cuenta en un servidor de internet. Para el
caso de la comunicacin por medio electrnico se debern observar las disposiciones
contenidas en los artculos 1.41., 1.43., 1.44. y 1.45. del Cdigo Administrativo del Estado de
Mxico y 28 del Reglamento de Tecnologas de Informacin del Poder Ejecutivo del Estado de
Mxico.
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Recomendaciones para el uso correcto del correo electrnico:
a) Las dependencias y organismos auxiliares podrn hacer uso del correo electrnico para el
envo de informacin, a excepcin de la considerada como de uso restringido o
confidencial, atendiendo a las disposiciones anteriormente sealadas.
b) En el uso del correo electrnico deber evitarse el envo de mensajes, fotos, texto,
imgenes o cualquier otro tipo de informacin cuyo lenguaje, intencin o expresin
resulten soeces o atenten contra la integridad de las personas.
c) La comunicacin debe ser cordial, respetuosa y oportuna.
d) Es importante tener en cuenta que un mensaje de correo electrnico puede ser
considerado como un documento legal.
e) Los mensajes deben estar respaldados con la informacin necesaria que incluya un texto
de identificacin al pie del mensaje, pudiendo contener el nombre, cargo, unidad orgnica,
domicilio y telfono del emisor.
f) Antes de enviar el mensaje determinar adecuadamente el o los destinatarios que requieren
la informacin que corresponda a su responsabilidad, funcin o actividad.
g) En el elemento asunto debe precisarse el contenido del mensaje, lo cual permitir al
receptor priorizar su revisin.
h) Al responder un mensaje slo se debe escribir el texto que exprese los argumentos
imprescindibles para entender el contexto del escrito.
i) En la respuesta de un mensaje se deben considerar los mismos elementos de la
comunicacin formal escrita: destinatario, texto, despedida y remitente.
j) Para no saturar la bandeja del correo se recomienda su revisin diaria, lo que facilitar la
fluidez en la comunicacin.
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Elementos bsicos que integran la ventana
46
Esquema de diseo
(4)
47
Ejemplo de correo electrnico
48
Glosario
49
Control documental Etapa del proceso de la administracin documental que tiene
como propsito registrar los documentos oficiales generados
por la actividad administrativa, a travs de controles de
correspondencia e inventarios.
50
Observancia Respeto personal y profesional que se hace de las normas y
reglas establecidas, como parte de las polticas de la
direccin, para un mejor funcionamiento de la organizacin.
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Bibliografa
52
Mattelart, Armand. (1996) La Aparicin de las Redes Tcnicas en: La Comunicacin-
Mundo. Mxico. Siglo XXI.
Van Riel, Cees B.M. (1997) Comunicacin Corporativa. Madrid. Prentice Hall.
Van Hagan, Charles E. (1975) Manual del Redactor de Informes. Mxico. Continental.
53
Anexos
54
Cuadro de flujo de informacin: nivel jerrquico-medio de comunicacin a utilizar
55
Directorio