CURSO BASICO - Gestin Documental

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROS

CURSO BSICO DE ARCHIVO

2011

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INTRODUCCIN

El curso de Gestin Documental comprende la comprensin del concepto de gestin

como proceso humano y de la propia gestin documental como actividad propia de la
actuacin de los seres humanos organizados en sociedad. Asimismo, trata de los
conocimientos y caractersticas del Documento como elemento principal de la
conformacin de Archivos. En ese sentido, vamos a delimitar los conceptos de
Documento en el marco de significado de las ciencias de la informacin, y luego asociarlo
al concepto archivstico para comprender qu es un Documento de Archivo. Aplicaremos
el conocimiento archivstico para poder gestionar los documentos que vamos a poder
identificar en nuestro quehacer diario.

Precisamente, los documentos de archivos tienen la cualidad de ser producidos por

cualquier tipo de organizacin humana, mediante el cotidiano ejercicio de las funciones
del mismo y la involuntaria necesidad de las personas por preservar la informacin en
medios fsicos. Esta generacin de documentos se realiza a travs de formatos
particulares que se emplean para determinada accin, por ello vamos a tratar el tema de
la tipologa documental.

Finalmente, los documentos de archivo, tipificados de acuerdo al uso y caractersticas

internas, se administran por medio de sistemas que permiten ejecutarlos adecuadamente,
eso se concreta con procedimientos que pautan la actuacin de las organizaciones.

Desde un estudiante que requiere gestionar los medios de informacin que posee, hasta
un gerente, que necesita saber administrar los recursos de que dispone para el recupero
de informacin de forma eficiente. Ambos necesitan lo mismo: capacitacin sobre
gestin de documentos de archivo.

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SEALTICA DE APRENDIZAJE

Para el presente curso, emplearemos algunas seales que exponen el grado de atencin
que debes de dedicar a la lectura de este material. Es importante que tomes en cuenta
nuestra recomendacin para leer o releer ciertos contenidos de informacin que sern
importantes para la comprensin del curso y por lo tanto debemos estar seguros que
dichos conceptos los tenemos muy en claro.

Con este icono podrs identificar los materiales que proponemos

para uso de bibliografa especializada que puedan consultar o leer
analticamente para un control de lectura.

Nos seala que debemos de prestar mucha atencin al contenido

que adjunta este icono, puesto que representa un tema o eje principal del
curso.

Indica que debes tomar nota de un contenido vertido o de una

aclaracin importante.

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LA GESTIN EN LAS ORGANIZACIONES Y SU RELACIN CON LA GESTIN
DOCUMENTAL.

LA GESTIN Y LA GESTIN DOCUMENTAL

Se entiende la gestin como la administracin, es decir, es la ciencia social y tcnica

encargada de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos,
financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc.) de la organizacin, con el fin
de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social,
dependiendo esto de los fines perseguidos por la organizacin.

Si se tiene que precisar un uso de ambos trminos, la gestin se emplea en el mbito

privado, mientras que la administracin se emplea ms en el mbito pblico para definir
una misma actividad que es la sistematizacin de actividades que buscan la realizacin
de actividades en el cumplimiento de objetivos o metas de gestin.

Debemos precisar que la gestin al igual que la administracin puede verse tambin como
un proceso. Segn Fayol, dicho proceso est compuesto por funciones bsicas:
planificacin, organizacin, direccin, coordinacin, control.

Planificacin: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de accin adecuado

para lograrlos.

Organizacin: Proceso para comprometer a dos o ms personas que trabajan juntas de

manera estructurada, con el propsito de alcanzar una meta o una serie de metas
especficas.

Direccin: Funcin que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de
un grupo o una organizacin entera, con respecto a una tarea.

Coordinacin: Integracin de las actividades de partes independientes de una

organizacin con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.

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Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.

El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones

simultneamente.

Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que estn totalmente
interrelacionados. Cuando una organizacin elabora un plan, debe ordenar su estructura
para hacer posible la ejecucin del mismo. Luego de la ejecucin (o tal vez en forma
simultnea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificacin, o en
caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del
control realizado puede surgir una correccin en la planificacin, lo que realimenta el
proceso.

Por otro lado, la documentacin como disciplina cuenta con una extensa trayectoria en las
ciencias de la informacin, y en el mbito administrativo en particular existe una tradicin
analtica y profesional en torno a los procesos documentales vinculados con la
archivstica. El rea que administra los documentos de archivo, se distingue como un rea
cuyo rasgo fundamental descansa en la necesidad de las organizaciones por preservar su
acervo documental para futuras consultas.

Tradicionalmente, la documentacin ha integrado los procedimientos y rutinas de las

organizaciones, se ha reconfigurado en el tiempo a partir de las especificidades de los
medios y los soportes sobre y para los cuales se efecta la produccin administrativa o de
gestin. De esta manera, los cdigos de la comunicacin en cada caso texto, audio,
imagen fija, imagen en movimiento pautan particularmente la actividad documental y
determinan, por tanto, los niveles de especializacin requeridos, relacionados tambin con
las polticas de cada gestin, sus rasgos como organizaciones o instituciones, sus
capacidades econmicas, la cultura profesional, entre otras cuestiones.

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Podemos decir que la documentacin responde a una funcin vinculada con la indagacin
acerca del proceso de transmisin de fuentes en las empresas, fundamentalmente con
fines ms analtico e interpretativo, cuyos imperativos principales dan cuenta de la
necesidad de los elementos contextuales, los juicios de valor, los antecedentes, la
contrastacin de fuentes diversas, etc. Por ello la gestin documental comprende la
administracin de la documentacin como un proceso transversal en el cual, a partir de un
soporte documental perdurable, se posibilita la recuperacin informativa por parte de los
usuarios.

Como una informacin adicional podemos afirmar que el concepto de gestin documental
en una nocin ms actualizada sobre la documentacin en los medios de comunicacin,
entendida como el "conjunto de ciencias y tcnicas documentales al servicio de: a) la
produccin de informaciones de actualidad, b) el incremento de su calidad, c) su
almacenamiento y conservacin y d) su difusin y reutilizacin".

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LA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS Y EL DOCUMENTO

La administracin de archivos es un conjunto de principios, mtodos y procedimientos

orientados a lograr una eficiente organizacin y funcionamiento de los archivos. Es
funcin archivstica la gestin de documentos desde su elaboracin hasta la eliminacin o
conservacin permanente de acuerdo a su ciclo vital.

Se entiende por documento a toda informacin registrada en cualquier soporte, sea

textual, cartogrfico, audiovisual, automatizado, tctil y otros de semejante naturaleza que
se generen en los organismos y reparticiones del Sector Pblico Nacional, como resultado
de sus actividades.

Para efectos de nuestro curso podemos precisar el concepto que proponen Pedro Lpez
Gmez y Olga Gallego Domnguez al sealar que el Documento es el testimonio de la
1
actividad humana fijado en un soporte perdurable En ese sentido, podemos referir que
existen algunas clases de documentos, en funcin a su naturaleza:

Documentos escritos: Que se caracterizan por contener la informacin mediante el

uso de un sistema ordenado de signos.

Documentos visuales: Como la fotografa.

Documentos audibles: Como las cintas de sonido o los archivos audibles como en
formato .wav

Documentos audiovisuales: Como las grabaciones de televisin.

1
Gallego Domnguez, Olga y Lpez Gmez, Pedro. Introduccin a la Archivstica. Bilbao, 1989.

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Te sugerimos un ejercicio que puedes realizar en este momento. Entra al buscador

de la computadora (Men inicio, Buscar) y localices los archivos de imgenes, msica y video que
dispongas. Podrs notar que tienen terminales diferentes: .jpg, .gif, .wav, .mov, etc.

Otra propuesta de clasificacin de tipos de documentos, es la que se realiza en funcin a

la naturaleza de su produccin u origen, es decir, podemos hablar de documentos
primarios, secundarios y terciarios.

Documento Primario: Es aquel que se produce por la gestin de las personas o

como consecuencia de una interaccin administrativa. Por ejemplo: Una partida de
nacimiento, un Contrato de Compra Venta, un Memorando, etc.

Documento Secundario: Es el que se produce en base a los documentos

primarios, procesan la informacin de los mismos y generan nuevos documentos
con informacin que representa una propuesta o un anlisis de la informacin que
contienen los documentos primarios. Por ejemplo: un libro, un ensayo, un
resumen, una crtica, un artculo periodstico.

Documento Terciario: Aquel documento que se forma a partir de documentos

primarios y secundarios. Por ejemplo: Cuadros estadsticos, Informes analticos,
catlogos, etc.

En el orden adecuado de esta clasificacin de documentos, podemos identificar que los

libros Primarios corresponden al material de trabajo de los archivos, los secundarios,
corresponden al objeto de las bibliotecas y los terciarios se administran en un Centro de
Documentacin.2

2
Crdenas Ayaipona, Mario. Manual de organizacin de documentos archivsticos. Lima, 2004.

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Hay que precisar que para la administracin de documentos, existe una rama
especializada en aquellos que se producen en el marco de las organizaciones y que son
denominados como Documentos de Archivo.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Entendemos por documento de archivo todo documento (fsico o virtual) que se ha

producido en el natural desarrollo o ejercicio de las funciones de una organizacin, es
decir, en el natural cumplimiento de sus tareas o funciones.

Partes del documento:

Soporte: Es el elemento que lo contiene, es decir, el objeto o receptculo que

alberga el documento. Tradicionalmente, nos referimos al papel, aunque puede
haber documentos de otros materiales.

Medio: Es el elemento que permite plasmar la informacin en el soporte. Si

hablamos del documento en papel, se trata de la tinta que permite impregnar la
escritura. Para algunos tericos, se refiere al cdigo de la escritura empleado.

Contenido: Es la informacin en s.

Los documentos de archivo son nuestro inters.

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Comunicacin, Informacin y Documento: Manuel Vsquez Murillo

Estos son tres conceptos relacionados que tienen mucho que ver pero que no deben ser
confundidos. La comunicacin es el acto global de transmisin de la informacin y de
recepcin de la respuesta de la misma, mientras que la informacin es el contenido que
viaja por el nexo comunicacional y traslada datos simples o complejos de una instancia a
otra; luego, el documento es el medio fsico donde se plasma la informacin y que
contribuye a sustentar la comunicacin, es decir, es la informacin registrada.

LA UNIDAD DOCUMENTAL:

Esta parte la podemos analizar a partir de algunos conceptos:

Documento de Archivo: Informacin registrada en cualquier soporte, producida, recibida

y conservada por cualquier persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus competencias o
en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una
estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos de la gestin
institucional.

Documento o Unidad Documental Simple: Todo registro material de informacin con

independencia del soporte en el que se encuentre y los fines para los que haya sido
creado.

Expediente o Unidad Documental compuesta: Unidad documental constituida por

varios documentos de archivo, ordenados lgica y cronolgicamente y relacionados por
un mismo asunto, materia, actividad o trmite.

Seccin: Diferenciacin y estratificacin de un Fondo, dando lugar a grupos ms

especficos, formados por documentacin que, teniendo un origen institucional comn,
presenta ciertas semejanzas estructurales concretas que los distinguen de otras
secciones.

Serie documental: conjunto de expedientes cuya produccin y uso se relaciona con el

ejercicio de una funcin o atribucin genrica. La serie documental constituye un concepto
central en la organizacin de Archivos, pues agrupa en una categora superior, a los
expedientes individuales de un Archivo. Una funcin institucional puede dar lugar a la
creacin de varias series o subseries, stas constituyen categoras subordinadas a la
Serie de la que forman parte, pero se singularizan por dar cuenta de atribuciones
especficas dentro de una funcin mayor. Las series constituyen divisiones elementales
de las Secciones de un Fondo, integradas por grupos de documentos ms pequeos, que
a ms de sus afinidades concretas, presentan similitudes temticas exclusivas, en

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relacin con una funcin institucional especfica que las distingue de otros bloques o
series documentales.

Unidad Administrativa: Cualquier estructura orgnica de una institucin con nivel de

oficina superior o directiva (Direccin General o equivalente y oficinas de mandos
superiores (Oficiala Mayor, Coordinaciones Generales, Subsecretaras, Secretaras, etc.)

Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus

valores administrativos, legales y fiscales, de conformidad con las disposiciones jurdicas
vigentes.

En suma, podemos aseverar que los documentos de archivo pueden constituir

unidades individuales (carta, solicitud, memorando, planilla, boleta, etc.) y tambin puede formar
unidades compuestas por varios documentos individuales que se fusionan para sustentar una
gestin o unidad informativa, estamos hablando del expediente.

EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:

Es la denominacin que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el
documento, desde su creacin a su eliminacin o seleccin para su custodia permanente.

Tradicionalmente se habla de tres edades. Se estableca en funcin de:

1.- El valor de los documentos; y

2.- La frecuencia de uso.

El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las tcnicas que aplica para que los
documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser tres
fases, pero en la teora actual se ha aadido dos ms a las tres tradicionales:

1.- Archivo de oficina o de gestin.

2.- Archivo Perifrico.

3.- Archivo central.

4.- Archivo intermedio.

5.- Archivo histrico.

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Otra forma de definir el ciclo vital de los documentos es citarlo como las etapas o ciclos
que atraviesan los documentos desde su proceso de creacin hasta su disposicin final,
siendo esta su eliminacin o su conservacin permanente. Esto se debe llevar a cabo con
base en los criterios establecidos desde su creacin por cada entidad o los valores
adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y
secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad
para la administracin y valor secundario es el que pueden tener para la investigacin
histrica).

La teora del ciclo vital de los documentos fue planteada en el ao de 1947 por una
comisin Norteamericana al darse cuenta de los grandes volmenes de informacin que
posean y lo complejo que era el tema de la localizacin de los documentos no solo en su
organizacin si no tambin en la mayora de las entidades tanto pblicas como privadas
alrededor del mundo.

Esta teora se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos
de archivo dentro de una organizacin, estas son:

Primera edad: Cubre desde la creacin del documento y el trmite de la informacin que
contiene.

Segunda edad: informacin que no es consultada frecuentemente pero que todava tiene
un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.

Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede
utilizar como documento investigativo.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacin estrecha con
su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de
Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo con las Tablas de Retencin
Documental y por las Tablas de Valoracin Documental.

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Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestin por ser de uso
frecuente. Se conservan ms o menos cinco aos.

Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan ms de
cincuenta aos.

Los documentos del archivo histrico se conservan definitivamente. Corresponde a los

archivos histricos.

Para la correcta comprensin de como se decide el tiempo de permanencia de los

documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes
trminos:

Tabla de Retencin Documental: La Tabla de Retencin Documental es un listado de las

series documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

Tabla de Valoracin Documental: La Tabla de Valoracin Documental es un listado de las

series documentales correspondientes a fondos acumulados

Adems recordar que podemos hablar de valores que podemos relacionar en cada nivel
de archivo:

1) Archivo de Gestin Documentacin activa Valores Primarios:

- Administrativo
- Legal
- Contable
- Fiscal
- Tcnico

2) Archivo Central: Documentacin semiactiva Valores Primarios.

3) Archivo Histrico: Documentacin inactiva Valores Secundarios:

- Histrico

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- Cultural
- Investigativo
- Cientfico

Diagrama del ciclo vital del documento.

Inicio de documento

Custodia precaucional
(Temporal)

Lo conservo?

S No

Archivo Histrico Basura

(Permanente)

Fin de Trmite Fin del documento

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Para medir los documentos de archivo puedes emplear dos formas aproximadas que
da muy buenos resultados a los profesionales, lo puedes hacer por metro lineal o por metro cbico.

Para el primer caso, apilas los documentos uno junto a otro, de ser posible sin flderes o contenedores,
luego mides por uno de los lados el ancho que forman y as obtendrs el metro lineal. Puedes medir los
documentos apilados verticalmente por segmentos y luego medir el total para obtener la cantidad global
de documentos.

La lectura en metros cbicos se da midiendo el volumen de documentos por masa y normalmente se

emplea cuando los documentos se encuentran dispersos en bloques no uniformes o amontonados y es
imposible apilarlos todos para medirlos linealmente. Se toma la altura, el ancho y la profundidad para
obtenerlo. A veces no resulta una medida muy exacta para ciertas evaluaciones porque el margen de
volumen ocupa espacios completos, haciendo presumir que se encuentra ubicado por documentos,
cuando no es as.

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TIPOS DOCUMENTALES

Expresin tipificada de unidades documentales con unas caractersticas estructurales, en

general, homognea, de actuaciones nicas o secuenciales normalmente reguladas por
una norma de procedimiento, derivadas del ejercicio de una misma funcin y realizadas
por un determinado rgano, unidad o persona.

Tambin se puede afirmar que son los documentos producidos por una actividad que
obedece a una funcin especfica que est regulada por un procedimiento o trmite y que
contiene formatos, contenidos y soportes semejantes. De acuerdo con esta definicin, de
cada actividad y/o funcin se deriva un documento. As de la funcin catastral tenemos,
por ejemplo, la formulacin de un padrn y cdulas catastrales; de los ingresos y egresos
resultarn los padrones o libros de diario, de caja, plizas, recibos, facturas, rdenes de
cobro o pago; de la averiguacin de un delito, rdenes de presentacin, peritajes,
mandamientos, etctera.

Para un conocimiento adicional, te recomendamos visites el siguiente link:

- La naturaleza del informe como tipologa documental. Documento gris,

documentos jurdico y documento de archivo (Navarro Bonilla, Diego)

http://www.um.es/fccd/anales/ad05/ad0516.pdf

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FLUJOGRAMAS

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar grficamente hechos,

situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos.

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama

que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o
parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito,
puede contener informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el
itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

Segn Chiavenato Idalberto. Ao 1.993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una

grfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de
indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los
responsables de su ejecucin.

Segn Gmez Rondn Francisco. Ao 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la

representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.

CARACTERSTICAS:

Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar

resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos
dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos.

Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y

procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en
su interpretacin.

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De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar

todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un
diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area que contiene los
rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar estos rasgos o
detalles principales.

UTILIZACIN

Los Flujogramas a los cuales tambin se les llama diagrama de flujo y muy rara vez
fluxogramas, son grficos que sealan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna
cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o
recursos.

Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda
elementos de juicio idneos para la representacin de procedimientos y procesos, as
como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.

La seleccin de los smbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las

grficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que
se empleen de forma correcta, al colocar un smbolo en un sitio inadecuado, cambia el
sentido del flujograma. Se puede decir que los smbolos ms usados son: Documento,
flecha, rectngulo, triangulo invertido, crculo, rombo, elipse, entre otros.

El flujograma permite desarrollar de manera ms efectiva los procedimientos, para ello te

presentamos una muestra donde se desarrolla toda la teora de flujograma:

El Manual de Procedimientos de Archivos Perifricos del Ministerio de Relaciones

Exteriores:

http://www.rree.gob.pe/portal/archivos.nsf/2b875b2efb619a1105256d49007be859/d5d92f985dfe23c305256d49007c4156/$FILE/MANUAL%20
DE%20PROCEDIMIENTOS%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20PERIF%C3%89RICO1.pdf

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Bibliografa

1. Vzquez Murillo, Manuel. Administracin de documentos y archivos. Planteos para el

siglo XXI. Captulo 2: El documento de gestin de archivo. Pg. 23-33
Abstract: El documento de gestin o de archivo es un soporte modificado por un texto a l
adherido que surge como resultado de una tramitacin o gestin y tiene como fin impartir
una orden, testimoniar oficialmente algo o meramente probar una informacin til para el
tramite.

2. Vzquez Murillo, Manuel. Administracin de documentos y archivos. Captulo 3: El

ciclo vital de los documentos de gestin o de archivo. Pg. 37-47
Abstract: Introduccin: el tema del Ciclo Vital de los documentos de gestin es un hito
bsico de la Administracin de Documentos y Archivos o Archivologa. Para el profano, la
palabra documento o documento de gestin o archivos tiene un sentido tan esttico como
el de la palabra libro. El profesional administrador de Documentos y Archivos o Archivero
sabe que no es lo mismo una carta o un decreto mientras estn vigentes que cuando han
entrado a la perennidad de la historia.

3. Descripcin del trabajo en un archivo histrico

http://www.youtube.com/watch?v=5SnpSGopgGI

4. Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores.

http://www.rree.gob.pe/portal/mre.nsf/Interior?OpenAgent&C1D2A33F5F99856805256BA
D00705EFE%7C2

5. Glosario de trminos archivsticos.

http://www.portal-radi.org/_docs/3int_archiv/Glosarioter.pdf

6. El Ciclo vital del documento

http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo-vital-de-los-documentos.html

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