SUBSECRETARA DE TECNOLOGAS

DE LA INFORMACIN

DIRECCIN DE SOPORTE

INSTRUCTIVO PARA RESETEO DE CONSTRASEA

DE USUARIOS CIUDADANOS EN EL SISTEMA DE
GESTIN DOCUMENTAL QUIPUX
 SUBSECRETARA DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

INSTRUCTIVO PARA RESETEO DE CONTRASEA DE

USUARIOS CIUDADANOS EN EL SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTAL QUIPUX

Cdigo: Versin: Nmero de Pginas

2.2.3. 01 10
Elaborado por: Aprobado por:
Revisado por:

Lorena Torres Mario Albuja Senz

Eduardo Alvear (Subsecretario de
(Ingeniera de
(Director de Soporte) Tecnologas de la
Soporte)
Informacin)

CONTENIDO

1.- NOTAS DE CAMBIO....................................................................................................3

2.- INSTRUCTIVO..............................................................................................................4
2.1.- PROPSITO............................................................................................................... 4
2.2.- POLTICA...................................................................................................................4
2.3.- GLOSARIO Y SIGLAS.............................................................................................. 4
2.4.- ROLES Y RESPONSABILIDADES.......................................................................... 5
2.5.- INSTRUCCIONES......................................................................................................5

2
1.- NOTAS DE CAMBIO

Resumen de las actualizaciones:

Versin del Fecha de Cambio realizado

documento # Revisin

1 21/01/2011 Creacin y formateo del documento

2 26/04/2011 Modificacin del documento

El dueo del instructivo propone los cambios, el Director de Soporte revisa los cambios
propuestos y el Subsecretario de Tecnologas de la Informacin aprueba los cambios
al documento.

Cmo encontrar la ltima versin de este documento?

La ltima versin de este documento se encuentra en la Intranet o puede ser obtenida a
travs del dueo del instructivo o del responsable designado quien controla la gestin
documental de la Subsecretara de Tecnologas de la Informacin.

Copias en papel
Las copias en papel solo son consideradas vlidas en la fecha de su impresin, de
modo que, la ltima versin debe ser gestionada en la intranet o a travs del dueo del
instructivo o del responsable designado, quien controlar la Gestin Documental.

3
2.- INSTRUCTIVO

2.1.- PROPSITO

El presente instructivo tiene como propsito establecer los pasos que el usuario de tipo
Ciudadano, debe realizar para resetear la contrasea de ingreso para el sistema
Quipux.

2.2.- POLTICA

- Cuando un ciudadano deja un oficio en una Institucin pblica, se debe registrar

en el Sistema Quipux, los datos del firmante del documento: nmero de cdula
de identidad, nombres completos, correo electrnico, telfonos, direccin, etc. El
correo electrnico es indispensable para poder resetear la contrasea y el
nmero de cdula es obligatorio.
- La Institucin que recibe el documento debe entregar al ciudadano el
comprobante, donde constan los datos del documento recibido y el usuario que
el sistema le asign al ciudadano.

2.3.- GLOSARIO Y SIGLAS

TRMINO / SIGLA SIGNIFICADO

STI Subsecretara de Tecnologas de la Informacin.

SGDQ Sistema de Gestin Documental Quipux
Es el usuario externo a la Institucin y que no est asociado a
Ciudadano
ninguna Institucin registrada en el SGDQ.
Unidad administrativa que se encarga de receptar
documentacin externa del ciudadano y a quien se le entrega
Bandeja de Entrada
un comprobante que indica que su documento fue recibido
por la Institucin y registrado en el sistema.
Es la persona designada por la Institucin como administrador
Administrador Quipux
del sistema y cuyos datos constan registrados en la base de
Institucional
datos de administradores de la STI.
Es el login con el que el ciudadano va a ingresar al sistema.
Usuario Asignado Puede ser la cdula de identidad cuando se ha registrado
por Quipux este dato, de lo contrario el sistema asigna al ciudadano un
nmero nico de 10 dgitos.

4
2.4.- ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROL RESPONSABILIDAD

- Proporcionar sus datos personales a la Institucin.

Ciudadano
- Solicitar el reseteo de la clave
- De ser necesario crear el ciudadano que entrega la
documentacin.
- Solicitar informacin para crear al ciudadano: nmero de
Jefe de Bandeja de
cdula de identidad, nombres completos, institucin, ttulo
Entrada
acadmico, puesto, correo electrnico, telfonos y
direccin.
- Verificar la informacin de los ciudadanos.
- Notificar al Equipo de Soporte de la STI si se requiere
Administrador Quipux
inactivar usuarios de tipo Ciudadano que son
Institucional
Funcionarios o unificar datos de Ciudadanos duplicados.

2.5.- INSTRUCCIONES

Para resetear la contrasea de usuario, el ciudadano tiene 3 opciones:

OPCIN A.- Cuando el ciudadano conoce el nmero de cdula registrada en el sistema

para poder ingresar, deber realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar al sistema, digitando en la URL del navegador de Internet Mozilla Firefox

http://www.gestiondocumental.gob.ec
2. Dar clic en el enlace: Olvid su contrasea? Que se encuentra en la parte inferior
de la pantalla antes de los botones de Ingresar y Borrar, Figura 1.
3. En la ventana que se despliega digitar el nmero de cdula o nmero de usuario
asignado por el sistema y dar clic en Aceptar, Figura 2.
4. El sistema desplegar otra ventana donde deber (Figura 3):
Completar los datos que le hagan falta: Cdula y/o correo electrnico.
Digitar el texto que le solicita el sistema
Dar clic en Aceptar para confirmar los cambios.
5. El sistema mostrar el mensaje que le indica que Se ha reiniciado su contrasea y
enviar una notificacin al correo electrnico registrado. Figura 4
6. El ciudadano deber ingresar a su correo electrnico personal que se encuentre
registrado en el sistema, para revisar la notificacin enviada, en la cual deber dar
clic en el enlace que consta en el texto enviado.
7. El enlace le redirecciona a otra pgina donde debe (Figura 5):

5
 Ingresar una contrasea alfanumrica (nmeros y letras), de mnimo de 6
caracteres, que le sean fciles de recordar.
Repetir la contrasea antes ingresada.
Dar clic en Aceptar para confirmar los cambios.
Si el proceso de definir la contrasea es correcto, se presentar un mensaje que
indica: Su contrasea ha sido cambiada exitosamente, Figura 6.

OPCIN B.- Cuando el ciudadano no conoce su usuario para ingresar al sistema,

deber realizar los siguientes pasos:

1. Dirigirse a la Institucin donde dej el documento para averiguar el nmero de

usuario que el sistema le asign.
2. Solicitar a la Institucin que le completen los datos en caso de ser necesario
(nmero de cdula de identidad, nombres completos, institucin, ttulo acadmico,
puesto, correo electrnico, telfonos y direccin). Si se registra la cdula de
identidad, esta ser el usuario de ingreso al sistema.
3. Solicitar a la Institucin el reseteo de la contrasea del ciudadano.
4. Una vez realizado el reseteo, el ciudadano deber ingresar a su correo electrnico
personal registrado en el sistema, para revisar la notificacin, en la cual deber dar
clic en el enlace que se encuentra en el texto del correo enviado por el sistema.
5. El enlace le redirecciona a otra pgina donde debe (Figura 5):
Ingresar una contrasea alfanumrica (nmeros y letras), de mnimo de 6
caracteres, que le sean fciles de recordar.
Repetir la contrasea antes ingresada.
Dar clic en Aceptar para confirmar los cambios.

Si el proceso de definir la contrasea es correcto, se presentar un mensaje que

indica: Su contrasea ha sido cambiada exitosamente, Figura 6.

OPCIN C.- Cuando el ciudadano no puede comunicarse o dirigirse con la Institucin

donde dej el documento, deber realizar los siguientes pasos:

1. El ciudadano deber enviar un correo electrnico a soporte@informatica.gob.ec

solicitando el reseteo de contrasea. La informacin que deber enviar al correo es:
Asunto del correo: Reseteo de contrasea Quipux

6
 En el correo electrnico especificar:
- Nombres completos del firmante del documento
- Cdula de identidad
- Usuario asignado por Quipux.- Puede ser la misma cdula o un nmero
nico de 10 dgitos
2. Una vez que el personal de soporte de la STI ha realizado el reseteo, el mismo que
ser notificado por correo electrnico, el ciudadano deber ingresar a su correo
electrnico personal registrado en el sistema, para revisar la notificacin, en la cual
deber dar clic en el enlace que el sistema le envi.
3. El enlace le redirecciona a otra pgina donde debe (Figura 5):
Ingresar una contrasea alfanumrica (nmeros y letras), de mnimo de 6
caracteres, que le sean fciles de recordar.
Repetir la contrasea antes ingresada.
Dar clic en Aceptar para confirmar los cambios.

Si el proceso de definir la contrasea es correcto, se presentar un mensaje que

indica: Su contrasea ha sido cambiada exitosamente, Figura 6.

INGRESO AL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL QUIPUX

1. Una vez que el ciudadano ha cambiado su contrasea exitosamente podr ingresar

al sistema digitando en la URL del navegador de Internet:
www.gestiondocumental.gob.ec
2. Se le desplegar la pantalla donde debe ingresar (Figura 1):
En el campo Cdula: Digitar el usuario asignado por el Sistema (Puede ser la
misma cdula o un nmero nico de 10 dgitos)
En el campo Contrasea: La contrasea que el ciudadano estableci.
3. Dar clic en el botn Ingresar.

Nota: Para utilizar el sistema de Gestin Documental Quipux, se recomienda utilizar el

navegador de internet Mozilla Firefox versin 3.5.9 o inferior. El navegador se puede
descargar de: http://www.informatica.gob.ec/descargas/Firefox-Setup-3.5.2.exe

7
 FIGURAS GUA DE INTRUCTIVO

FIGURA 1.- Ingreso al sistema y enlace para reseteo de contrasea:

FIGURA 2.- Ingreso a la pantalla de cambio de contrasea para el usuario asignado

8
FIGURA 3.- Pantalla para completar datos y resetear la contrasea

FIGURA 4.- Mensaje de reinicio de contrasea

9
FIGURA 5.- Una vez que el ciudadano ha revisado la notificacin en su correo
electrnico personal, el enlace del texto del correo enviado, redirige a la siguiente
pantalla donde debe cambiar la contrasea.

FIGURA 6.- Mensaje de Cambio de contrasea exitoso

10