Gestin de proyectos

Frente a la compleja tarea que tienen que afrontar las empresas a la hora de sacar adelante un proyecto determinado, cabe
destacar la importancia que tiene una buena gestin y planificacin del mismo a la hora de que el proyecto llegue a buen
trmino.

Podramos distinguir como elementos bsicos en la gestin de proyectos, el componente humano y mtodos de gestin.

Dentro de nuestro equipo de trabajo contamos con personal con experiencia en la materia y con amplios conocimientos y
habilidades para el uso de las herramientas y mtodos de gestin, que nos permiten poderles ofrecer a las empresas una
gestin de proyectos que, a travs de una buena organizacin y administracin de los recursos existentes y una correcta
planificacin de tareas, pongan al proyecto en la senda correcta para el logro de sus objetivos.

Se podran destacar, como mtodos de gestin ms comunes, los siguientes:

Diagrama de Gantt: grfico que nos indica el tiempo previsto para diferentes actividades en un tiempo total
determinado.

Tcnica de Revisin y evaluacin de programas (PERT): representacin grfica de las distintas actividades de
un proyecto que permite calcular los tiempos de cada una y el tiempo mnimo de realizacin del proyecto

Cadena Crtica (CCPM): mtodo basado en los recursos necesarios y limitados para ejecutar las tareas del
proyecto.

Tcnica del Valor Ganado: herramienta que permite valorar la realizacin de un proyecto a travs de su
presupuesto y su calendario de ejecucin.

La Gestin de Proyectos se refiera a todas las

actividades que se realizan para cumplir con un fin
principal definido, en un tiempo establecido
utilizando recursos tanto humanos como materiales y
para el cual se debe tener presupuestados los costos
en que se incurrirn.

El objetivo principal de la Gestin de Proyectos es

administrar, planificar, coordinar, seguimiento y
control de todas las actividades y los recursos
asignados para la ejecucin del proyecto de una
forma que se pueda cumplir con el alcance en el
tiempo establecido y con los costos presupuestados.

En todo proyecto participa un ejecutor o gestor, los

beneficiarios finales y los actores institucionales.

Las reas que son determinaste para el xito de un buen proyecto son: la visibilidad, desviaciones, frecuencia, toma de
decisiones y las tcnicas de seguimiento. Adems de esto la comunicacin es el proceso esencial de la gestin de
proyectos, desde la etapa de inicio hasta la de cierre, es importante saber bien Qu se comunica y de que manera? Con
que frecuencia y grado de detalle? Todo esto para dar a conocer de una forma clara las metas y propsitos y lograr que se
cumplan.
Sin importar la dimensin del tamao del proyecto es necesario que cuenten con un administrador o gestor de proyectos
que cuente con habilidades para poder manejar de manera eficiente las diferentes etapas del proyecto y tomar las medidas
necesarias.

De acuerdo con el Project Management Institute (PMI) las caractersticas de un proyecto son:

Un producto, bien o artculo producido, que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un
componente o un servicio prestado.
La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, la capacidad de produccin o de prestacin de servicio de
las funciones del negocio, que respaldan la produccin, la distribucin, etc.
Un resultado que puede ser obtenido de diversas formas: salidas, documentos, ideas, etc.
La singularidad es una caracterstica importante de los productos o entregables de un proyecto.
La elaboracin gradual, que es una caracterstica de los proyectos que acompaa a los conceptos de temporal y
nico. Elaboracin gradual significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.

Las tres restricciones principales o posibilidades de alteracin en los proyectos son el alcance, tiempo y costos.

Los proyectos se dividen en fase con el objetivo primordial de facilitar la gestin y mejorar el control de una forma que se
pueda mantener alineado con los objetivos establecidos.

Para poder administrar un proyecto en un contexto de calidad, este deber pasar por varias fases, al final de las cuales
debern definirse los acontecimientos importantes. Cada etapa se relaciona con una prestacin y una validacin basadas
en un documento especfico.

Las etapas, actividades, o ciclo de vida de la gestin de proyecto son las definidas a continuacin:

INICIACION.

En esta parte es donde se comienza el proyecto, se identifica una idea, aqu se redacta la propuesta especfica del proyecto,
los objetivos, el alcance, la calidad, se estima como se llevara a cabo y se hace una evaluacin de los riesgos, adems se
hacen estimaciones de tiempos, costes teniendo en cuenta los recursos humanos materiales y financieros disponibles. Este
proceso es esencial para alcanzar el xito en un proyecto, porque unos objetivos mal planeados conducirn al fracaso del
proyecto aun cuando la gestin sea adecuada.

En esta etapa se hace la la redaccin de la propuesta especfica objeto, objetivos, alcance, calidad y estima riesgos del
proyecto, y describe cmo l se llevara a cabo. Incluye tambin estimaciones de costo y tiempo, y efecta
la integracin de todo lo anterior con lo que sigue, y justifica -evaluando credenciales y circunstancias- por qu el
contrato del proyecto se debe dar a una organizacin o equipo en particular, y bajo que condiciones.

En esta etapa es bueno elaborar la prefactibilidad del proyecto enfocada en los siguientes aspectos:

Prefactibilidad tcnica;

Prefactibilidad econmica;

Prefactibilidad legal;

Prefactibilidad ambiental.

Esta fase tiene una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y puede ser esencial, por lo que debe ser
espacialmente cuidada. En ocasiones esta parte es menospreciada lo cual puede llevar el proyecto al fracaso.
PLANIFICACION.

Para que el proyecto tenga xito, antes que todo es necesario planificar con cuidado.

Esta etapa define el alcance de lo que se quiere hacer esta planificacin debe ser conciso y expresar de forma precisa

Se realiza la planificacin de todas las actividades necesarias para llevara a cabo el proyecto, considerando las
prioridades del proyecto, los recursos necesarios, los tiempos esperados para ejecutar cada una de las tareas y sus
funcionalidades.

La planificacin se refiere a la identificacin de actividades, hitos y entregable del proyecto, incluso posibilidades de
mitigacin de riesgos.

Existen diferentes herramientas y tcnicas para abordar la planificacin de un buen proyecto, las cuales permiten definir
los tiempos, reas de trabajo y las distintas etapas del desarrollo del proyecto que permiten definir el curso de accin a
seguir que ser tomado.

Definimos de una forma clara lo que queremos conseguir (objetivos), en que tiempo lo haremos (cronograma) y el coste
que tendr lograrlo (presupuesto).

Aqu se establece como el equipo de trabajo deber satisfacer las restricciones de prestaciones, la planificacin temporal
y el coste. Una planificacin bien detallada disminuye la aparicin de sorpresas.

La planificacin inteligente es una de las claves del xito de la gestin de proyectos.

EJECUCION.

Se refiere a la implementacin o puesta en marcha del proyecto, consiste en poner en prctica la planificacin llevada a
cabo previamente.

Durante la ejecucin del proyecto, se debe poner nfasis en la comunicacin para tomar decisiones lo ms rpido posible
en caso de que surjan problemas.

Adems, se debern organizar regularmente reuniones para administrar el equipo del proyecto, es decir discutir
regularmente el progreso del proyecto y determinar las prioridades siguientes.

Se realiza para coordinar los recursos que son necesarios para desarrollar los procesos planificados.

Esta fase suele implicar contratos de estudios, de asistencia tcnica, de servicios o de suministros.

Se monitorea el avance real del proyecto para que se pueda adaptar el proyecto a los cambios contextuales.

Esta etapa representa el conjunto de tareas y actividades que supone la realizacin del proyecto, es decir el proyecto del
que se trate. Responde a las caractersticas tcnicas especificas de cada tipo de proyecto y se gestionan lo recursos de una
forma adecuada para el buen desarrollo de los objetivos propuestos.

CONTROL.
El fin de las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados en el tiempo y calidad planificada,
realizando una buena supervisin y medicin del rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar
acciones correctivas, esto se hace mediante la comparacin entre la planificacin realizada y los valores incurridos.

Las informaciones de control deben ser proporcionadas de manera oportuna y a tiempo, sin retrasos para tomar acciones
correctivas antes de que sea tarde.

Aqu debe haber un buen liderazgo y buena supervisin por parte del Gestor del proyecto, puede imprimir reportes revisar
el progreso y aplicar mejoras.

Monitorizacin del trabajo realizado analizando de cmo el proceso difiere de lo planificado e indicando las acciones
correctoras necesarias. Incluye el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, para que realicen su
trabajo de forma efectiva y a tiempo.

Para esto podemos usar varios mtodos de control como son:

DIAGRAMA DE GANTT

La herramienta bsica que se utiliza para realizar la planificacin del trabajo de un proyecto es el diagrama de Gantt. Es
un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas
as como las dependencias entre unidades mnimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-
comienzo).

PERT

La tcnica de revisin y evaluacin de programas o PERT es bsicamente un mtodo para describir, enlazar y analizar
todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada
tarea en funcin de talentos y recursos, e identificar el tiempo mnimo necesario para completar el proyecto total en
funcin de los talentos y recursos.

CADENA CRTICA

La Gestin de Proyectos por Cadena Crtica (CCPM) es un mtodo que se enfoca en los recursos requeridos para
ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide ms flexibilidad en sus
horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rpidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.

CIERRE.

Es la culminacin del proyecto, todo proyecto tiene una existencia temporal, y finaliza cuando se cumple con lo
establecido.

Tambin es llamada fase de puesta en marcha del proyecto.

Cierre es la etapa final de un proyecto en la que ste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo
planeado y lo ejecutado, as como sus resultados, en consideracin al logro de los objetivos planteados.

Se realizan las pruebas finales de correccin de la solucin y la verificacin.

En esta fase se deber elaborar un documento de finalizacin donde se describir cmo se ha llevado cabo el proyecto, los
problemas que se han detectado, la metodologa utilizada, la forma de organizacin, la experiencia ganada, y lo ms
importante, las conclusiones a las que se llega una vez se ha finalizado el proyecto.

Algunos link de fuentes consultadas:

http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto

http://www.mailxmail.com/curso-exito-gestion-proyectos/etapas-proyecto

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos

Ciclo de vida de un proyecto

Tipos de proyectos y sus principales caractersticas

Todo proyecto nace de una necesidad. Se orienta pues, a la consecucin de un resultado dentro de un plazo de
tiempo limitado, con un principio y un fin que determinan el alcance y los recursos. Para ello se estructura en
funcin de actividades, que discurren de forma secuencial o paralela en los distintos tipos de proyectos. La
Real Academia Espaola de la lengua, define proyecto como: (Del lat. proiectus).

1. adj. Geom. Representado en perspectiva.

2. m. Planta y disposicin que se forma para la realizacin de un tratado, o para la ejecucin de algo de
importancia.

3. m. Designio o pensamiento de ejecutar algo.

4. m. Conjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para dar idea de cmo ha de ser y lo que ha de
costar una obra de arquitectura o de ingeniera.

5. m. Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma
definitiva.

Todo proyecto es nico, ya que no supone una operacin de rutina, sino un conjunto especfico de operaciones
diseadas para lograr una meta singular, por eso existen muchos tipos de proyectos y por ello es habitual que
un equipo de proyecto a menudo incluya a personas que normalmente no trabajan juntas, por proceder de
organizaciones distintas o por provenir de ubicaciones geogrficas diferentes.

sta y otras peculiaridades de un proyecto hacen que deba ser gestionado y guiado por expertos para entregar
los resultados a tiempo dentro del presupuesto, el plazo y la calidad que se han previsto y, siempre aportando un
aprendizaje. De ah la importancia de la gestin de proyectos, que es la aplicacin de conocimientos,
habilidades y tcnicas para la ejecucin de proyectos de manera eficaz y eficiente. La gestin de proyectos
tambin puede considerarse como una competencia estratgica para las organizaciones, ya que les permite
vincular los resultados del proyecto a los objetivos de negocio y, por lo tanto, competir mejor y afianzar una
posicin de mercado ms slida.

Los procesos de gestin de proyectos se dividen en cinco grupos aplicables a todos los tipos de proyectos:
preparacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y entrega. Los conocimientos que implica la gestin de
proyectos se basan en diez reas:

Alcance

Tiempo

Integracin

Coste

Calidad

Gestin de accionistas

Comunicaciones

Gestin del riesgo

Recursos humanos

Abastecimiento

Tipos de proyectos
Cuando se habla de proyecto siempre es necesario especificar algo ms que permita encuadrar el rea o sector
donde sus competencias se desarrollarn. Existen muchos tipos de proyectos, pero los ms comunes son:

* Segn el grado de dificultad que entraa su consecucin:

Proyectos simples.

Proyectos complejos.

* Segn la procedencia del capital:

Proyectos pblicos.

Proyectos privados.

Proyectos mixtos.

* Segn el grado de experimentacin del proyecto y sus objetivos:

 Proyectos experimentales.

Proyectos normalizados.

* Segn el sector:

Proyectos de construccin.

Proyectos de energa.

Proyectos de minera.

Proyectos de transformacin.

Proyectos de medio ambiente.

Proyectos industriales.

Proyectos de servicios.

* Segn el mbito:

Proyectos de ingeniera.

Proyectos econmicos.

Proyectos fiscales.

Proyectos legales.

Proyectos mdicos.

Proyectos matemticos.

Proyectos artsticos.

Proyectos literarios.

Proyectos tecnolgicos.

Proyectos informticos.

* Segn su orientacin:

Proyectos productivos.

Proyectos educativos.
 Proyectos sociales.

Proyectos comunitarios:

Proyectos de investigacin.

* Segn su rea de influencia:

Proyectos supranacionales.

Proyectos internacionales.

Proyectos nacionales.

Proyectos regionales.

Proyectos locales.

Principales caractersticas de un proyecto

Todos los tipos de proyectos tienen en comn una serie de caractersticas:

Cuentan con un propsito.

Se resumen en objetivos y metas.

Se han de ajustar a un plazo de tiempo limitado.

Cuentan con, al menos, una fase de planificacin, una de ejecucin y una de entrega.

Se orientan a la consecucin de un resultado.

Involucran a personas, que actan en base a distintos roles y responsabilidades.

Se ven afectados por la incertidumbre.

Han de sujetarse a un seguimiento y monitorizacin para garantizar que el resultado es el esperado.

Cada uno es diferente, incluso delos de similares caractersticas.