Microsoft Excel

TEMA 1: CONCEPTOS BÁSICOS ...............................................................................................
7
1.1. Introducción ..................................................................................................................................... 7
1.2. La pantalla fundamental .................................................................................................................. 7
1.2.1. La cinta de opciones................................................................................................................... 8
1.2.1.1. Iniciador de cuadros de diálogo .......................................................................................... 8
1.3. Ficha archivo .................................................................................................................................... 8
1.4. Barra de herramientas de acceso rápido....................................................................................... 8
1.4.1. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido ........................................................... 9
1.4.2. La barra de fórmulas .................................................................................................................. 9
1.4.3. La barra de estado ................................................................................................................... 10
1.5. La ventana del documento ............................................................................................................ 10
1.5.1. La barra de título ...................................................................................................................... 10
1.5.2. La barra de selección de las hojas del libro ............................................................................. 10
1.5.3. Las barras de desplazamiento ................................................................................................. 10
1.5.4. Filas (horizontales) y columnas (verticales) .............................................................................. 10
1.5.5. La celda activa y su dirección ................................................................................................... 11
1.5.6. Las teclas del cursor y la tecla Tab .......................................................................................... 11
1.5.7. El puntero del ratón .................................................................................................................. 11
1.5.8. Seleccionar un rango................................................................................................................ 11
1.5.8.1. Para seleccionar un rango con el teclado ......................................................................... 12
1.5.8.2. Para seleccionar un rango con el ratón ............................................................................. 12
1.5.8.3. Seleccionar celdas o rangos discontinuos ........................................................................ 12
1.6. El menú emergente ........................................................................................................................ 12
1.7. Guardar el libro .............................................................................................................................. 12
1.8. Nuevo libro ..................................................................................................................................... 13
1.9. Panel de tareas Portapapeles ....................................................................................................... 14
1.10. Panel de tareas Referencia ......................................................................................................... 15
TEMA 2: INTRODUCIR Y EDITAR DATOS ............................................................................... 16
2.1. Introducción ................................................................................................................................... 16
2.2. Correcciones rápidas .................................................................................................................... 16
2.3. Borrar el contenido de una celda ................................................................................................. 16
2.4. Tipos de datos ............................................................................................................................... 16
2.4.1. Datos de tipo Texto .................................................................................................................. 16
2.4.2. Datos de tipo fecha y hora ........................................................................................................ 17
2.4.3. Datos de tipo Número.............................................................................................................. 17
2.5. Desbordamiento ............................................................................................................................ 18
2.6. Copiar y mover datos .................................................................................................................... 18
2.7. Comentarios ................................................................................................................................... 18
2.8. Autocompletar ............................................................................................................................... 19
2.9. Elegir de la lista ............................................................................................................................. 19
2.10. Autollenado .................................................................................................................................. 19
2.11. Listas ............................................................................................................................................ 20
2.11.1. Crear listas personalizadas .................................................................................................... 20
2.12. Series ............................................................................................................................................ 21
2.12.1. Series creadas por el comando Edición ................................................................................. 21
Actividades ........................................................................................................................................... 22
TEMA 3: DESPLAZARSE POR UNA HOJA DE CÁLCULO ..................................................... 23
3.1. DESPLAZAMIENTO CON EL TECLADO ....................................................................................... 23
3.2. El comando Ir a .............................................................................................................................. 23
3.3. Las barras de desplazamiento ...................................................................................................... 24
3.4. Hojas de cálculo de gran tamaño ................................................................................................. 24
3.4.1. Dividir con el ratón .................................................................................................................... 25
3.5. Inmovilizar secciones .................................................................................................................... 25
TEMA 4: GESTIONAR EL LIBRO DE TRABAJO ..................................................................... 26
4.1. Hojas de cálculo ............................................................................................................................ 26
4.1.1. Poner nombre a las hojas de cálculo........................................................................................ 26
4.1.2. Visualizar pestañas de las hojas de cálculo ............................................................................ 27
4.1.3. Eliminar una hoja de cálculo ..................................................................................................... 27
4.1.4. Mover y copiar hojas de cálculo ............................................................................................... 27
4.1.4.1. Mover o copiar hojas de cálculo con el ratón .................................................................... 28
4.2. Insertar y eliminar filas y columnas o celdas .............................................................................. 28
4.2.1. Seleccionar filas y columnas .................................................................................................... 28
4.2.2. Insertar filas y columnas ........................................................................................................... 28
4.2.3. Eliminar filas o columnas .......................................................................................................... 29
4.2.4. Insertar y eliminar celdas .......................................................................................................... 29
4.3. Nombres definidos ........................................................................................................................ 29
4.3.1. Dar nombre a celdas y rangos ................................................................................................. 29
4.3.1.1. Directrices para asignar nombres a las celdas, a las fórmulas y a las constantes en Microsoft
Excel .............................................................................................................................................. 29
4.3.2. Administrar nombres ................................................................................................................ 30
TEMA 5: FORMATO DE LAS HOJAS DE CÁLCULO .............................................................. 31
5.1. Alto de las filas .............................................................................................................................. 31
5.2. Ancho de las columnas ................................................................................................................. 31
5.3. Cambiar el alto de la fila o el ancho de la columna con el ratón y el ajuste
automático............................................................................................................................................. 31
5.4. Formatos de números ................................................................................................................... 32
5.4.1. Códigos de formato de número para fechas y horas ................................................................ 32
5.5. Herramientas de formato .............................................................................................................. 33
5.5.1. Fuente ...................................................................................................................................... 33
5.5.1.1. Nombres y las funciones de todos los botones del grupo Fuente. .................................... 34
5.5.2. Alineación ................................................................................................................................. 34
5.5.3. Los botones de formato de números ........................................................................................ 34
5.6. Cambiar el aspecto de las celdas ................................................................................................. 35
5.6.1. Bordes ...................................................................................................................................... 35
5.6.2. Color de relleno ........................................................................................................................ 36
5.7. Copiar formato ............................................................................................................................... 36
5.8. Formato condicional...................................................................................................................... 36
5.8.1. Reglas de los valores ............................................................................................................... 37
5.8.2. Formato condicional: Resaltar reglas de celdas ....................................................................... 37
5.8.2.1. Elegir de la galería ............................................................................................................ 37
5.8.2.2. Más reglas......................................................................................................................... 37
5.8.3. Formato condicional: Reglas superiores e inferiores ................................................................ 37
5.8.3.2. Más reglas......................................................................................................................... 38
5.8.4. Formato condicional: barra de datos ........................................................................................ 38
5.8.4.2. Más reglas......................................................................................................................... 38
5.8.5. Formato condicional: escala de colores ................................................................................... 39
5.8.5.2. Más reglas......................................................................................................................... 39
5.8.6. Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos ..................................... 40
5.8.6.2. Más reglas......................................................................................................................... 40
5.8.7. Administrador de reglas de formato condicionales ................................................................... 41
5.8.7.1. Para crear nueva regla ...................................................................................................... 41
5.8.8. Editar regla ............................................................................................................................... 42
5.8.9. Eliminar regla ........................................................................................................................... 43
5.9. Formatos de tabla .......................................................................................................................... 44
5.9.1. Nuevo estilo de tabla ................................................................................................................ 45
5.10. Estilos de celda ............................................................................................................................ 46
5.10.1. Crear un Estilo de celda ......................................................................................................... 46
5.10.2. Eliminar un estilo de la lista de estilos .................................................................................... 46
5.10.3. Copiar estilos de otro libro ...................................................................................................... 46
Actividades ........................................................................................................................................... 47
TEMA 6: FÓRMULAS ................................................................................................................. 48
6.1. Fórmulas......................................................................................................................................... 48
6.2. Referencias en las fórmulas ......................................................................................................... 48
6.2.1. Operadores .............................................................................................................................. 48
6.3. Orden de las operaciones ............................................................................................................. 49
6.4. Copiar y mover formulas. Referencias relativas ......................................................................... 49
6.4.1. Copiar y mover ......................................................................................................................... 49
6.4.2. Pegado especial ....................................................................................................................... 50
6.4.2.1. Transponer ........................................................................................................................ 51
6.5. Referencias relativas, mixtas y absolutas ................................................................................... 52
6.6. Relacionar distintas hojas de cálculo: fórmulas tridimensionales. .......................................... 53
6.7. Tablas ............................................................................................................................................. 55
6.7.1. Insertar una tabla usando el estilo de tabla predeterminado .................................................... 55
6.7.2. Insertar una tabla usando los estilo de tabla ............................................................................ 56
6.7.2.1. Ficha Herramientas de tabla ............................................................................................. 56
6.7.3. Agregar o eliminar columnas y filas .......................................................................................... 56
6.7.4. Eliminar una tabla sin perder los datos o el formato de la tabla ............................................... 56
6.7.5. Fórmulas en tablas ................................................................................................................... 56
6.7.5.1. Fila de totales .................................................................................................................... 56
6.7.5.2. Autorrelleno de fórmulas ................................................................................................... 57
6.7.6. Referencias estructuradas........................................................................................................ 57
6.7.6.1. Componentes de una referencia estructurada .................................................................. 57
6.7.6.2. Nombres de tabla y especificadores de columna .............................................................. 58
6.7.6.3. Introducción asistida de datos en una fórmula .................................................................. 58
6.8. Texto en columnas ........................................................................................................................ 59
6.8.1. Dividir el contenido en función de un delimitador ..................................................................... 59
6.8.2. Dividir el contenido de las celdas en función de un salto de columna ...................................... 60
6.9. Validación de datos ....................................................................................................................... 61
6.9.1. Configuración ........................................................................................................................... 61
6.9.1.1. Cualquier valor .................................................................................................................. 61
6.9.1.2. Número entero y decimal. ................................................................................................. 61
6.9.1.3. Lista................................................................................................................................... 62
6.9.1.3.1 Seleccionando el rango donde se encuentran los valores .......................................................... 62
6.9.1.3.2 Escribiendo directamente la lista de valores. ............................................................................. 63
6.9.1.4. Personalizada ................................................................................................................... 63
6.9.1.4.1 Omitir Blancos ........................................................................................................................... 64
6.9.2. Los mensajes entrante ............................................................................................................. 65
6.9.3. Mensaje de error ...................................................................................................................... 66
Actividades ........................................................................................................................................... 67
TEMA 7: FUNCIONES ................................................................................................................ 71
7.1. Introducción ................................................................................................................................... 71
7.2. Partes de una función ................................................................................................................... 71
7.2.1. Estructura de una función......................................................................................................... 71
7.3. Introducir funciones ...................................................................................................................... 71
7.4. Barra de fórmulas .......................................................................................................................... 72
7.5. Paleta de fórmulas ......................................................................................................................... 73
7.6. FUNCIONES FECHA Y HORA ....................................................................................................... 73
7.6.1. AHORA..................................................................................................................................... 73
7.6.2. HOY.......................................................................................................................................... 73
7.6.3. DIA.LAB.INTL ........................................................................................................................... 73
7.7. FUNCIONES MATEMÁTICAS ........................................................................................................ 74
7.7.1. COCIENTE ............................................................................................................................... 74
7.7.2. ENTERO .................................................................................................................................. 74
7.7.3. PRODUCTO ............................................................................................................................. 75
7.7.4. REDONDEAR .......................................................................................................................... 75
7.7.5. REDONDEAR.MAS .................................................................................................................. 75
7.7.6. REDONDEAR.MENOS ............................................................................................................ 76
7.7.7. SUMA ....................................................................................................................................... 76
7.7.8. SUMAR.SI ................................................................................................................................ 78
7.8. FUNCIONES ESTADÍSTICAS ........................................................................................................ 79
7.8.1. CONTAR .................................................................................................................................. 79
7.8.2. CONTAR.SI .............................................................................................................................. 79
7.8.3. CONTARA ................................................................................................................................ 80
7.8.4. MAX.......................................................................................................................................... 80
7.8.5. MIN ........................................................................................................................................... 81
7.8.6. PROMEDIO .............................................................................................................................. 81
7.9. FUNCIONES FINANCIERAS .......................................................................................................... 82
7.9.1. PAGO ....................................................................................................................................... 82
7.9.2. VF ............................................................................................................................................. 83
7.9.3. NPER ....................................................................................................................................... 83
7.9.4. TASA ........................................................................................................................................ 83
7.10. FUNCIONES DE BÚSQUEDA ...................................................................................................... 84
7.10.1. BUSCARV (Buscar en Vertical) .............................................................................................. 84
7.10.2. BUSCARH (Buscar en horizontal) .......................................................................................... 85
7.11. FUNCIONES LÓGICAS ................................................................................................................ 86
7.11.1. SI ............................................................................................................................................ 86
7.11.2. O............................................................................................................................................. 87
7.11.3. Y ............................................................................................................................................. 87
7.12. OTRAS FUNCIONES DE INTERÉS .............................................................................................. 88
7.12.1. CONCATENAR ...................................................................................................................... 88
7.12.2. EXTRAE ................................................................................................................................. 88
7.12.3. JERARQUÍA ........................................................................................................................... 89
7.13. Funciones anidadas dentro de funciones ................................................................................. 89
7.14. Autocalcular ................................................................................................................................. 91
7.15. AUTOSUMA ∑............................................................................................................................... 92
Actividades ........................................................................................................................................... 93
TEMA 8: IMPRIMIR................................................................................................................... 100
8.1. El sistema más rápido de Imprimir ............................................................................................ 100
8.2. Establecer el área de IMPRESIÓN .............................................................................................. 100
8.3. Cambiar y eliminar el área de impresión ................................................................................... 100
8.4. Salto de página manuales ........................................................................................................... 100
8.5. La vista previa de impresión ....................................................................................................... 102
8.6. Imprimir ........................................................................................................................................ 102
8.7. Configurar página ........................................................................................................................ 103
8.7.1. Página .................................................................................................................................... 103
8.7.2. Márgenes ............................................................................................................................... 104
8.7.3. Encabezado y pie de página .................................................................................................. 104
8.7.3.1. Personalizar el encabezado y el pie de página ............................................................... 105
8.7.3.2. Botones de los cuadro de diálogo Encabezado y Pie de página ..................................... 105
8.7.4. Hoja ........................................................................................................................................ 105
8.7.4.1. Área de impresión ........................................................................................................... 105
8.7.4.2. Imprimir títulos ................................................................................................................. 106
TEMA 9: TRATAMIENTO DE LIBROS .................................................................................... 107
9.1. Compartir libros ........................................................................................................................... 107
9.2. Historial de cambios. ................................................................................................................... 108
9.2.1. Control de cambios de las celdas. .......................................................................................... 108
9.2.2. Aceptar o rechazar cambios ................................................................................................... 109
9.3. Proteger los libros ....................................................................................................................... 109
9.3.1. Proteger libro compartido ....................................................................................................... 109
9.3.2. Limitar la visión y modificación de una hoja individual............................................................ 109
9.3.3. Limitar los cambios en todo un libro ....................................................................................... 110
TEMA 10: LAS PLANTILLAS .................................................................................................. 111
10.1. Las plantillas .............................................................................................................................. 111
10.2. Usar una plantilla “Libro en blanco” ........................................................................................ 111
10.3. Usar una plantilla al crear un documento ................................................................................ 111
10.4. Crear una plantilla...................................................................................................................... 112
10.4.1. Modificar una plantilla ........................................................................................................... 113
10.5. Plantillas de documento ............................................................................................................ 113
Actividades ......................................................................................................................................... 114
TEMA 11: ORDENAR LOS DATOS ......................................................................................... 115
11.1. Lista de una columna y listas de varias columnas ................................................................. 115
11.2. Ordenación rápida ..................................................................................................................... 115
11.3. Ordenar una lista en función de los datos de una columna .................................................. 116
11.3.1. Orden ascendente y orden descendente .............................................................................. 116
11.3.2. Procedimiento para ordenar una lista ................................................................................... 116
11.4. Criterios de ordenación ............................................................................................................. 117
11.5. Ordenar una lista en función de los datos de más un nivel ................................................... 117
11.5.1. Ordenar según valores ......................................................................................................... 117
11.5.2. Ordenar según color de la celda .......................................................................................... 118
11.5.3. Ordenar según color de la fuente ......................................................................................... 118
11.5.4. Ordenar según icono de celda ............................................................................................. 119
11.6. Opciones de ordenación ........................................................................................................... 120
11.7. Ordenar según criterios personalizado ................................................................................... 121
TEMA 12: AUTOFILTRO .......................................................................................................... 122
12.1. Función del Autofiltro................................................................................................................ 122
12.2. Filtrar una lista en función de una columna ............................................................................ 122
12.3. Quitar el filtro de una columna ................................................................................................. 123
12.4. Salir del modo Filtrar ................................................................................................................. 124
12.5. Filtrar una lista para encontrar las celdas vacías y las que no lo están ............................... 124
12.6. Las 10 mejores... ........................................................................................................................ 124
12.7. Filtrar una lista en función de más de una columna............................................................... 125
12.8. Criterios personalizados ........................................................................................................... 125
12.8.1. Condición Y .......................................................................................................................... 125
12.8.2. Condición O .......................................................................................................................... 127
12.8.3. Comodines ........................................................................................................................... 127
12.9. Gestión de una lista filtrada ...................................................................................................... 128
12.10. La función SUBTOTALES ....................................................................................................... 128
Actividades ......................................................................................................................................... 131
TEMA 13: FILTRO AVANZADO Y COMANDO SUBTOTALES ............................................. 133
13.1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 133
13.2. Rango de Criterios ..................................................................................................................... 133
13.3. Usar el filtro Avanzado para filtrar una lista ............................................................................ 133
13.4. Modificar el criterio .................................................................................................................... 134
13.5. Criterios complejos ................................................................................................................... 135
13.5.1. Crear condiciones O ............................................................................................................. 135
13.5.2. Crear Condiciones Y ............................................................................................................ 136
13.5.3. Combinar condiciones O e Y ................................................................................................ 136
13.5.4. Crear condiciones como resultado de una fórmula .............................................................. 137
13.6. El comando subtotales.............................................................................................................. 139
13.6.1. Examinar la lista con subtotales ........................................................................................... 140
13.7. Copiar datos de subtotales ....................................................................................................... 141
13.7.1. Comando Ir a Especial… ...................................................................................................... 142
13.7.2. Con Filtros Avanzados ......................................................................................................... 144
TEMA 14: GRÁFICOS .............................................................................................................. 145
14.1. Definición de gráfico ................................................................................................................. 145
14.2. Crear un gráfico rápidamente ................................................................................................... 145
14.3. Las partes de un gráfico ........................................................................................................... 146
14.4. Crear un gráfico básico ............................................................................................................. 147
14.5. Selección del rango para crear un gráfico .............................................................................. 148
14.5.1. Relación entre los datos y el gráfico ..................................................................................... 150
14.6. Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico ............................................................................. 151
14.6.1. Aplicar un diseño de gráfico predefinido ............................................................................... 151
14.6.2. Formato del área del gráfico ................................................................................................. 151
14.6.3. Eje de categorías.................................................................................................................. 152
14.6.4. Eje de valores ....................................................................................................................... 152
14.7. Dar formato a elementos de un gráfico ................................................................................... 153
14.8. Tipos de gráficos ....................................................................................................................... 154
14.9. Ejemplos de tipos de Gráficos ................................................................................................. 155
14.9.1. Áreas .................................................................................................................................... 155
14.9.2. Columnas ............................................................................................................................. 155
14.9.3. Líneas................................................................................................................................... 156
14.9.4. Circular ................................................................................................................................. 156
14.9.5. Anillos ................................................................................................................................... 156
14.9.6. Cotizaciones ......................................................................................................................... 157
14.10. Cambiar el tamaño y la posición de un gráfico incrustado ................................................ 157
14.10.1. Añadir datos a un gráfico .................................................................................................... 157
14.11. Crear un gráfico combinado ................................................................................................... 159
14.12. Mostrar dos ejes de valores .................................................................................................... 160
14.13. Crear gráficos con marcas de datos personalizadas ........................................................... 161
TEMA 15: TABLAS DINÁMICAS ............................................................................................. 162
15.1. Crear una tabla dinámica .......................................................................................................... 162
15.1.1. Pasos para crear un informe de tabla dinámica .................................................................. 164
15.1.2. Mostrar u ocultar los detalles de los datos en un informe de tabla dinámica ........................ 166
15.1.2.1. Expandir o contraer niveles en una tabla dinámica ....................................................... 166
15.1.3. Quitar campos de la tabla dinámica o del gráfico dinámico .................................................. 166
15.2. Opciones de tabla dinámica ..................................................................................................... 166
15.3. Modificación de botones ........................................................................................................... 167
15.4. Dar formato al informe o Tabla dinámica ................................................................................ 167
15.5. Configurar los campos Filtro de informe, Etiqueta fila y Etiqueta columna ......................... 168
15.6. Configuración del campo Datos ............................................................................................... 169
15.6.1. Descripción de las operaciones de personalización ............................................................. 169
15.7. Campos calculados ................................................................................................................... 170
15.7.1. Insertar un campo calculado ................................................................................................ 170
15.7.2. Modificar un campo calculado .............................................................................................. 171
15.7.3. Eliminar un campo calculado ................................................................................................ 171
La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación cuya finalidad es la realización de cálculos y la
actualización de cálculos, sobre datos introducidos en la misma, así como representar estos valores de
forma gráfica. Un cálculo es una operación matemática aplicada a unos datos. Los recálculos son po-
sibles en tanto en cuanto los factores de una operación no son datos, sino posiciones de los mismos
en la hoja de cálculo, de tal modo que, al modificar el contenido de esa posición, también sea modifi-
cado el cálculo al que afecta. Los recálculos no serán posibles, por tanto, cuando los factores de una
operación sean datos y no referencias posiciónales.
Un documento de la hoja de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 65.536 filas y 256
columnas. Las filas están numeradas desde uno y las columnas están rotuladas, de izquierda a dere-
cha, de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuación.
El trabajo de Excel se desarrolla dentro de una ventana. La ventana de Excel aparece delimitada cla-
ramente en el escritorio, y se puede identificar porque el nombre del programa aparece en su barra de
título.
Dentro de la ventana de Excel aparecen muchos elementos y, entre ellos, otra ventana. Para diferen-
ciar ambas ventanas, a la de Excel se la denomina ventana del programa, mientras que a la otra, más
pequeña, se le denomina ventana del documento. La diferencia básica entre ambas radica en que la
ventana de Excel siempre permanece con igual aspecto, mientras que la ventana de documento cam-
biará en función de los que contenga.
Barra Acceso Cinta de

Rápido Opciones
Archivo
Área de trabajo
Barra de estado
Vistas de la Zoom
página
1
2
La cinta de opciones presenta los comandos más populares en primer plano, de modo que no necesita
ir en su búsqueda en distintas partes del programa para tareas que se realizan constantemente.
Existen tres componentes básicos en la cinta de opciones. Es conveniente saber cómo se llaman para
entender cómo se utilizan:
Fichas. De forma predeterminada hay siete fichas básicas en la parte superior. Cada una re-
presenta un área de actividad.
Grupos. Cada ficha contiene varios grupos que contienen elementos relacionados.
Comandos. Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú.
1.2.1.1. Iniciador de cuadros de diálogo
El botón que aparece en el ángulo inferior derecho de algunos grupos de opciones, indica que exis-
ten más posibilidades de trabajo, si se hace clic sobre el se abrirá un cuadro de diálogo que nos permi-
tirá una configuración más amplia respecto al citado grupo.
La Ficha Archivo presenta todas las opciones necesarias para abrir, cerrar, guardar e im-
primir el archivo.
En la parte inferior del menú aparece el botón que permite la configuración del trabajo
en Excel.
Las comandos incluidos serán estudiados detenidamente más adelante.
Rehace la
Deshace la última acción
última acción desecha. Tam-
Activa Vista
realizada. Es bién es posible Abre un libro basado
previa de impre-
posible des- rehacer un en la plantilla nor-
sión e Imprimir
hacer un gran gran número mal.
número de de acciones
acciones. desechas.
Abre un menú que
permite personalizar la
barra de herramientas
de acceso rápido
según las necesidades
Guarda el libro o plantilla exis- del usuario
tente con el nombre que tuviese Activa el cuadro de diálogo
anteriormente. En caso de no Abrir, donde se tiene la
tener nombre, Excel presenta el posibilidad de abrir un libro o Impresión rápida
cuadro de diálogo Guardar plantilla existente, así como Imprime las hojas
como para que se le asigne un buscar archivos y otras de cálculo activas
nombre. funciones de gestión de
archivos.
Las barras de herramientas de acceso rápido se pueden personalizar de manera que tengan más o
menos comandos. El procedimiento es el siguiente:
Clic sobre el último botón de la barra de herramientas de acceso rápido y presionar la op-
ción Más comandos… Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Excel, al que también se
puede acceder utilizando el comando del mismo nombre que se encuentra en el botón Archivo
En el menú izquierdo debe estar activada la opción Barra de herramientas de acceso rápido.
En el cuadro de lista Comandos disponibles en seleccionar Todos los comandos
En la zona Comandos disponibles en seleccionar el comando que se desee.
Se pulsa el botón Agregar.
Aceptar.
Debajo de la Cinta de opciones está la barra de fórmulas. Se llama así porque es el lugar donde se
escriben las fórmulas (también se escribe todo tipo de contenidos, textos, fechas, etc.) que se quieren
introducir en la celda de la hoja de cálculo.
La barra de fórmulas tiene otra misión muy importante en ella siempre aparece el contenido de la celda
activa, además, en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas siempre aparece una indicación de la
celda que está activa en cada momento.
Clic sobre el desplegable marcado y se amplía el espacio de la barra de fórmulas, de bastante utilidad
para contenidos extensos.
En la parte inferior de la pantalla esta la barra de estado.
La misión de la zona izquierda de esta barra es la de informar de la situación en la que se encuentra
Excel en cada momento.
A partir del centro de la barra de estado y hacia la derecha hay varios recuadros, la mayoría de los
cuales están vacíos. El segundo de ellos es una característica de Excel denominada Autocalcular.
Actúa como una especie de calculadora interactiva que permite realizar operaciones sin tener que pul-
sar un botón.
Para personalizar la barra de estado, habrá que situar el puntero en una zona
libre de esta, abrir el menú emergente y seleccionar los comandos que se quieran
visualizar.
La ventana del documento será la que contenga los documentos que se creen con Excel.
En el caso de Excel, los documentos se denominan libros de trabajo. Cada libro de trabajo contiene
varias hojas, cada una de las cuales se denomina hoja de cálculo.
En la barra de título de la ventana del programa siempre pone, Microsoft Excel, sin embargo, el título
de la ventana del documento cambia. Esto es así porque cada libro de trabajo tiene su propia ventana,
mientras que el programa Excel es siempre el mismo.
Por tanto, en la barra de título de la ventana del documento pondrá el nombre del libro de trabajo que
contenga. Hasta que un libro no se guarda aparece con el nombre Libro 1, Libro 2, etc.
En la parte inferior izquierda de la ventana del documento está la barra de selección de las hojas del
libro de trabajo. En la parte central hay una serie de fichas con los nombres de las distintas hojas de
cálculo que componen el libro de trabajo. Haciendo clic sobre cualquiera de las fichas de la barra de
selección para pasar a la hoja de cálculo que se desee.
Clic en esta ficha para insertar una nueva hoja de cálculo.
A lo largo del borde derecho de la ventana del documento está la barra de desplazamiento vertical y en
la parte derecha del borde inferior está la barra de desplazamiento horizontal. La función de ambas
barras consiste en permitir cambiar la parte de la hoja de cálculo que se ve en la pantalla.
En el interior de la ventana del documento hay una cuadrícula, y esa cuadrícula está formada por filas
y columnas que se entrecruzan. También se puede observar que encima de cada columna hay una
letra (A, B, C, etc.), y que a la izquierda un número (1,2,3, etc.). Pues bien, esas letras y esos números
le dan nombre, respectivamente a las columnas y a las En el interior de la ventana del documento hay
una cuadrícula, y esa cuadrícula está formada por filas y columnas que se filas. Así, por ejemplo, se
habla de la columna A, o de la fila 5.
Lo más importante de todo es que la intersección de cada fila con cada columna hay una celda. Así,
por ejemplo, en la intersección de la columna A con la fila 5 hay una celda, a la cual se la llama A5, en
la intersección de la columna Z con la fila 25 hay otra celda, a la cual se la llama Z25.
La intersección de una fila con una columna da lugar a una celda y esa celda se denomina con la
letra de la columna seguida por el número de la fila (y siempre en ese orden; ese orden; nunca se
dice la celda 4G, sino la celda G4).
La celda en la que se introducirá la información que se teclee se denomina celda activa o celta actual,
y hay tres formas de determinar cuál es:
 En la zona izquierda de la barra de fórmulas, siempre aparece la celda activa.
 La celda activa se identifica porque tiene alrededor un reborde más grueso, que el resto.
 El rótulo de la fila y de la columna activa aparece resaltado en negrita.
Para introducir un dato en la hoja de cálculo basta con que se comience a escribir y que, cuando
se termine, se pulse la tecla Intro.
Una vez introducido un dato en una celda y se quiera introducir datos en otra celda habrá que convertir
en celda activa esa otra celda. Esta acción se puede realizar de las siguientes formas:
 Con las cuatro teclas del cursor. Cada vez que se pulse uno de los cursores, el puntero de
celda se desplazará una celda en la dirección que le indique ese cursor.
 Con la tecla Tab. Pulsando la tecla Tab y el puntero de celda se mueve hacia una celda a la
derecha. Si se mantiene pulsada la tecla Mayús y se pulsa la tecla Tab, el puntero de celda se
desplaza una celda a la izquierda.
Tanto las teclas del cursor como la tecla Tab cumplen otra función además de mover el puntero de
celda. Si se escribe un dato y se pulsa cualquiera de estas teclas, ese dato se introducirá en la celda
que se tenía seleccionada antes de que Excel seleccione otra celda activa (sin necesidad de que se
pulse Intro).
Cuando el puntero del ratón está sobre la hoja de cálculo tiene casi siempre la forma de una cruz bas-
tante ancha Esta es una manera alternativa de seleccionar otra celda activa: situar el puntero
del ratón sobre la nueva celda que se quiera seleccionar y hacer clic.
Un rango es un grupo de celdas contiguas, es decir, un grupo

de celdas en el que todas las celdas tocan unas con otras.
Para identificar un rango se utiliza la siguiente nomenclatura.
En primer lugar la dirección de la celda que ocupe el extremo
superior del mismo, luego dos puntos y, por último, la dirección
de la celda que ocupa el extremo inferior derecho. Así, por
ejemplo, en la figura de la derecha el rango seleccionado se
identificaría como C20:E26.
Mientras se está seleccionando el rango, el cuadro de nombres
de información sobre el número de filas y de columnas que
quedan seleccionadas, ejemplo (7 filas por 3 colum-
nas).
El procedimiento para seleccionar un rango se puede realizar con el teclado o con el ratón.
1.5.8.1. Para seleccionar un rango con el teclado
Convertir en celda activa, la celda que ocupe uno de los extremos del rango que se quiera se-
leccionar (normalmente el extremo superior izquierdo).
Pulsar la tecla Mayús y mantenerla pulsada.
Utilizar las teclas de los cursores para ir seleccionando las demás celdas que vayan a com-
poner el rango.
Cuando se haya acabado soltar la tecla Mayús.
1.5.8.2. Para seleccionar un rango con el ratón

Hacer clic sobre la celda que ocupe el extremo del rango que se vaya a seleccionar y mantener
pulsado el ratón.
Arrastrar el ratón en la dirección que se desee.
1.5.8.3. Seleccionar celdas o rangos discontinuos

Celdas o rangos discontinuos son aquellos que no tienen bordes comunes.
Para seleccionar celdas o rangos discontinuos se debe mantener pulsada la tecla Crtl mientras se se-
leccionan.
La utilidad de seleccionar celdas o rangos reside en que ciertas acciones que se realizan con Excel se
aplicarán sobre todas las celdas que estén seleccionadas.
Para deseleccionar un rango hacer clic con el ratón sobre cualquier celda de la hoja de cálculo.
El menú emergente aparece cuando se hace clic con el botón

derecho del ratón sobre cualquier zona de la ventana del do-
cumento.
El menú emergente tiene la particularidad de que es un menú
sensible al contexto, es decir, un menú cuyos comandos serán
diferentes dependiendo de lo que se esté haciendo en el mo-
mento en que se active.
Para guardar el libro por primera vez se puede utilizar alguno de los siguientes procedimientos:
 Seleccionar el comando Guardar como del menú Archivo.
 Seleccionar el comando Guardar del menú Archivo.
 Hacer clic sobre el botón de la barra de
herramientas Estándar.
Cualquiera de estos procedimientos abre el cuadro de
diálogo Guardar como.
En el cuadro de lista Guardar en: se indicará la unidad de
disco (A, C, etc.) o el lugar donde se desea guardar el
libro, es aconsejable guardarlo en una carpeta clasificato-
ria dentro de la carpeta Mis documentos.
En el cuadro de lista Nombre de archivo: se escribe el
nombre que se le va a asignar al documento, por defecto
Excel lo nombrará con Libro 1, Libro 2, etc.
En el cuadro de lista Guardar como tipo: deberá guardarse con la opción que Excel ofrece por defecto
Libro de Microsoft Excel.
Para guardar las modificaciones en un libro que ya había sido guardado, habrá que selec-
cionar el comando Guardar del menú archivo o hacer clic sobre el botón de la barra de herramien-
tas Estándar. Es recomendable guardar cada cierto tiempo o cuando se han efectuado cambios impor-
tantes y no se quiere correr el riesgo de perderlos por un eventual corte de suministro eléctrico, fallo
del programa, etc.
nuevo libro aprovechando las características de un determi-

Para realizar un
nado libro ya guardado, se puede abrir este y guardarlo con otro nombre, utilizando el co-
mando Guardar como del menú Archivo de esta manera el libro original quedará inalterado (también se
puede utilizar el procedimiento de copiar archivos a través del explorador).
Para crear un nuevo libro:

Clic en botón Archivo.
Seleccionar Nuevo.
En la zona Plantillas disponi-
bles, elegir la opción deseada,
habitualmente Libro en blanco.
Doble clic sobre la opción o clic
sobre el botón de la zona

derecha de la ventana.
Pega todo el contenido del portapapeles en el libro actual.
Quita todos los elementos del portapapeles. Esta acción no se puede deshacer.
 Clic sobre un elemento este se pega en el punto de inserción del

LIBRO.
 Clic sobre el desplegable de selección se podrá optar por pegar o
eliminar el elemento seleccionado
Muestra la opciones para mostrar u ocultar el portapapeles, si se activan ten-

drán las siguientes funciones:
 Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, al copiar o
cortar el segundo u ulteriores elemento aparece el panel de tareas
Portapapeles.
 Mostrar el Portapapeles de Office al presionar Crtl+C dos veces.
 Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office, el portapapeles no
se muestra pero los elementos copiados o cortados permanecen en él.
 Mostrar el icono del Portapapeles en la barra de tareas, aparece la
barra de tareas, en el área de notificación, el icono .
 Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar, muestra una
etiqueta como la siguiente:

El sistema Microsoft Office permite hacer referencia rápidamente a información en
línea y en su PC sin salir del programa de Office. Puede insertar fácilmente definicio-
nes, índices de cotizaciones y otros datos de referencia en un documento, así como
personalizar la configuración de forma que se ajuste a las necesidades de búsqueda.
Se puede utilizar el panel de tareas Referencia para buscar en varios orígenes o se-
leccionar un origen específico. Si el explorador es Internet Explorer y se hace clic en
un vínculo, el panel de tareas Referencia acompañará y estará visible en el lado iz-
quierdo de la pantalla mientras se visitan páginas Web. Para abrir el panel de tareas
Referencia en Internet Explorer, en el menú Ver, se elige Barra del explorador y, a
continuación, se hace clic en Referencia.
La característica Control parental permite filtrar contenido que puede ser ofensivo.
Figura 1 Puede utilizar una contraseña con el Control parental para evitar que otros usuarios
cambien su configuración.
En el panel de tareas Referencia también están disponibles los siguientes servicios de
referencia:
Diccionario de sinónimos Busca sinónimos mientras trabaja e inserta directamente
en un documento desde el panel de tareas. Por ejemplo, si se desea buscar un sinó-
nimo de sol (figura 1). Los pasos serán:
1} En el cuadro de lista se escribe la palabra sol.
2} Se elige en el cuadro de lista el idioma en el que se quieren obtener los si-
nónimos.
3} Se hace clic sobre y automáticamente aparecen todos los sinónimos

encontrados.
Traducción Se obtienen traducciones rápidamente mediante diccionarios bilingües
almacenados en el equipo o en línea. Se puede utilizar los diccionarios bilingües para
traducir palabras individuales o frases cortas. (Figura 2).
Figura 2
Búsqueda en la web . Localiza el término en el buscador se-
leccionado. . (Figura 3).
Índices de cotizaciones e información sobre compañías Sirven para consultar los
índices de cotizaciones e información sobre las cotizaciones mientras se trabaja. Si no
se está seguro de cuál es el símbolo del valor o el nombre de la compañía, se escriben
algunas palabras. La búsqueda encontrará el símbolo o el nombre. También se pue-
den insertar información de compañías en un documento y realizar acciones personali-
zadas.
Por ejemplo: se desea conocer la cotización del valor Banco Santander, el tickets o
abreviatura de esta acción es SAN, los pasos para conocer los datos son:
1} En el cuadro buscar se escribe la palabra SAN.
2} Se elige de la lista Índice de cotizaciones de MSN Money en España.
3} Se hace clic sobre y más abajo aparecen todos los datos bursátiles del
Figura 3 valor.
4} Si se hace clic sobre el precio del valor se inserta en el documen-
to.
Antes de comenzar a introducir datos es necesario tener bien claro cuál es la celda activa.
También se debe recodar que la barra de fórmulas está situada debajo de la barra de herramientas y
que en su extremo izquierdo siempre figura la dirección de la celda activa.
Botón Introducir
Botón Cancelar Botón Insertar función

 El botón Cancelar tiene la misma función que la tecla Esc: cancelar la entrada.
 El botón Introducir tiene la función de la tecla Intro: validad la entrada.
 El botón Insertar función, tiene gran utililidad cuando se introducen funciones en una celda.
 Pulsando la tecla Retroceso para borrar el carácter que haya justo a la izquierda del punto de
inserción.
 Pulsando la tecla Esc para borrar completamente el dato que se estaba introduciendo y si
había otro dato anterior, este se recuperará.
Si se quiere borrar completamente el contenido de una celda, en primer lugar habrá que seleccionar la
celda. Y luego hay dos opciones: la tecla Retroceso, la tecla Supr y el comando Borra contenido del
menú emergente.
En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, está el botón Borrar que permite elegir entre borrar distintas
opciones:
 Todo. Esta opción borrará todo el contenido de la celda, el propio
dato, sus formatos y los comentarios de la celda si los hay.
 Formatos. Borra sólo el formato del dato, pero no el dato.
 Contenido. Se borrará sólo el dato, pero no sus formatos.
 Comentarios. Borra sólo el comentario que haya asignado a la
celda.
 Hipervícunlos. Permite quitar los vinculos de los datos.
Excel distingue entre tres tipos de datos: texto, números y fechas
Los datos de tipo texto pueden ser cualquier combinación de letras, números y símbolos. Se caracteri-
zan porque no se puede operar matemáticamente con ellos.
Los datos de tipo texto, al introducirlos en las celdas se alinean (por omisión) con respecto al borde
izquierdo de la celda.
Si se quiere introducir un número como de tipo texto, se deberá escribir un apóstrofe (‘) delante del
número que se vaya a introducir como texto (por ejemplo, ‘0125).
Para introducir un salto de párrafo en una celda, presione ALT+INTRO.
Excel puede realizar cálculos con fecha. Para ello es necesario que reconozca como fechas los datos
que se introducen.
La siguiente tabla muestra las distintas maneras en que se puede introducir un dato para que Excel lo
reconozca como fecha:
Dato Interpretación de Excel

4/2/02 04/02/02 4-ene-02 Toma la fecha que se indica.
4-ene Tomará el año de la fecha del ordenador.
Ene-02 Tomará el día de la fecha del ordenador.
4/2/02 22:58 Interpreta la fecha y la hora indicada.
22:58 22:58:35 Interpreta la hora indicada.
6:54 am 10:58 pm Interpreta de 0 a 12 horas mañana o tarde, respectivamente.
¿Cómo interpreta Excel los años expresados con dos dígitos? De forma predeterminada, cuando se
escribe un valor de año expresado con dos dígitos, Excel interpreta el año de la siguiente manera:
 Del 00 al 29 Excel interpreta los valores de año de dos dígitos comprendidos entre 00 y 29
como los años 2000 al 2029. Por ejemplo, si escribe la fecha 28-05-19, Excel supone que se
trata del 28 de mayo del 2019.
 Del 30 al 99 Excel interpreta los valores de año de dos dígitos comprendidos entre 30 y 99
como los años 1930 a 1999. Por ejemplo, si escribe la fecha 28-05-98, Excel supone que se
trata del 28 de mayo de 1998.
Utilizar años de cuatro dígitos Para asegurarse de que Excel interprete los valores de año de la mane-
ra que se desea, se puede escribir los valores de año con cuatro dígitos (por ejemplo, 2001 en vez de
01).
Para que Excel reconozca una fecha no sólo es necesario emplear la forma adecuada, sino que,
también, la fecha debe ser válida. Si se introduce 30/02/02, Excel no lo reconocerá, por razones
obvias.
Para introducir en la celda activa la fecha del día, presionar CTRL+MAYÜS+; (Punto y coma)
Para introducirán la celda activa la hora actual, presionar CTRL+MAYÚS+: (Dos puntos)
Los números que se introducen en una celda son valores constantes.

 En Excel, un número puede contener sólo los siguientes caracteres: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , /
$ %, €
 Excel ignora los signos más (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles
o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las demás combinaciones de
números y caracteres no numéricos son consideradas texto.
 Para evitar introducir una fracción como fecha, colocar un cero (0) y un espacio delante de
cada fracción; por ejemplo, escriba 0 ½.
 Delante de los números negativos, situar un signo menos (-), o bien encerrar los números entre
paréntesis ( ).
 Dentro de una celda, todos los números se alinean por defecto a la derecha excepto que
cambiemos el formato.
 Independientemente del número de dígitos presentados, Excel guarda números con una
precisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15 dígitos significativos, Excel
convertirá los dígitos adicionales en ceros (0).
Cuando se introduce un dato muy largo en una celda, es posible que el dato no quepa en la celda.
En caso de que el dato sea numérico, Excel utilizará notación científica para mostrar el número, en el
caso de que el formato de la celda lo permita, o muestra las denominadas marcas de desbordamiento
(###).
Existen las mismas posibilidades de copiar, y mover que en Word, es decir; a través del comando
correspondiente del menú Edición, a través de las barras de herramientas o arrastrando con el ratón
(arrastrado simplemente se mueve un dato; arrastrando y manteniendo pulsada la tecla Ctrl se copia)
La diferencia con Word es que la celda que va a ser copiada o movida aparecerá con un desfile de
hormigas alrededor y que para pegarla o moverla basta con situarse en el lugar donde se quiera copiar
o desplazar y pulsar Intro, este método tiene el inconveniente que sólo permite copiar o mover una sola
vez la selección.
La celda permanecerá con el desfile de hormigas para permitir copiarla o moverla varias veces, sino se
ha pulsado la tecla Intro. Cuando se acabe de pegar o mover, pulsar la tecla Esc.
Excel cuenta con los comentarios de

celdas, los cuales contienen informa-
ción adicional al contenido de una
celda sin que ello interfiera con el
contenido normal de la hoja de cálcu-
lo.
Para crear un comentario de celda:
 Se debe seleccionar la celda
a la que se quiera añadir la
nota.
 Pulsar la combinación
Mayús+F2 o ejecutar el
comando Insertar, Comentario del menú emergente.
 Aparecerá un recuadro junto a la celda. Aparecerá un texto por omisión. Para alterar el
contenido, hacer clic dentro del recuadro y escribir lo que se desee.
 Hacer clic en otro lugar de la hoja de cálculo. Excel cerrará el recuadro y añadirá una marca de
color rojo al extremo superior de la celda, lo que indica que esa celda contiene un comentario.
 Si se desea ver el comentario de una celda sólo se tiene que situar el puntero del ratón sobre
ella.
Para modificar o eliminar un comentario, solo habrá que seleccionar Modificar comentario o Eliminar
comentario del menú emergente.
El funcionamiento de la característica Autocompletar consiste en que si se está introduciendo una

columna de datos, una vez que se introduce un dato (por ejemplo, Fernández) ya no es necesario que
se vuelva a escribir ya que, en cuanto se comience a escribir ese mismo dato en otra celda de la mis-
ma columna Excel lo detectará y lo terminará de escribir, tan sólo habrá que pulsar Intro.
Si por alguna razón no interesa el dato que Excel pretende completar, simplemente habrá que seguir
escribiendo.
Otra manera de agilizar la introducción de datos en las hojas de

cálculo consiste en utilizar la característica Elegir de la lista des-
plegable. A medida que se van introduciendo datos en una colum-
na, Excel va creando una lista con todos ellos, después, cuando se
precise repetir en una celda un dato que ya se haya introducido en
la columna, se puede seleccionarlo de esa lista en lugar de volver a
escribirlo.
El procedimiento para hacer uso de la característica Elegir de la
lista desplegable es el siguiente:
Clic en el botón derecho del ratón en la celda en la que se
quiera introducir un dato ya editado.
Seleccionar el comando Elegir de la lista desplegable del
menú emergente.
Excel mostrará una lista con todos los datos que se hayan
introducido en esa columna. Tan sólo habrá que hacer clic
sobre el deseado.
Autollenado es un procedimiento para copiar. Sin embargo ocurre que cuando los datos que se co-
pian son de una determinada naturaleza (por ejemplo las fórmulas), Excel se da cuenta y cambia la
forma en que los copia.
Introducir la fecha 31-ene-
2003 en una celda y el núme-
ro 12,695 en otra celda.
Situar el puntero del ratón
sobre el gestor de llenado, el
puntero se transforma en una
cruz fina.
Cuando el puntero adopta la
forma de cruz delgada hacer clic con el ratón hacia el lugar donde se quieran copiar los datos,
manteniendo pulsado el botón del ratón. Aparecerá un reborde grisáceo que irá ocupando la
celda que contiene el dato y todas aquellas por las que pase el puntero del ratón, así como
una etiqueta que indicará que se va a copiar en la celda por
la que se esta pasando. Cuando se haya llenado el rango
deseado soltar el botón del ratón.
Observar que en el caso de la fecha, Excel lo ha entendido como
que en cada fila se aumenta en un día.
En el caso de 12,695 ha copiado el dato.
Una vez finalizado el proceso de Autollenado aparece en el extremo
inferior izquierdo el siguiente icono que si se despliega presentará
las opciones de Autollenado.
Por ejemplo: en la fecha se pretendía que aumentase en meses, no en días, se selecciona el rango de
la serie y se abre del desplegable del botón (si ya no estuviera visible, se puede activar volviendo a
utilizar el procedimiento de Autollenado) y se selecciona la opción Rellenar meses.
Se observa que los meses que no tienen día equivalente (31) Excel pone el último día de ese mes.
Otra forma de introducir el mismo dato en un rango es seleccionando el rango e introducir el dato y
pulsar la combinación de teclas Control+Intro.
Se va a explicar a través de un ejemplo:

 Introducir lunes en una celda.
 Arrastrar en cualquier dirección, Excel muestra una etiqueta con el día de la semana que se
introduciría en la celda que va pasado.
 Continuar con el arrastre hasta que la etiqueta muestre el dato con el que se desea acabar.
Se pueden crear propias listas para utili-

zarlas con la característica de autollenado.
El procedimiento es el siguiente:
Activar botón Archivo.
Elegir el comando Opciones.
En Avanzadas buscar el botón
En Listas personalizadas intro-

ducir las palabras que compon-
drán la lista separadas por una
coma.
Pulsar el botón Agregar.
También es posible convertir en listas per-
sonalizada, relaciones que existan en
cualquier hoja de cálculo, siguiendo el
siguiente procedimiento:
Abrir el cuadro de diálogo Listas
personalizadas.
En el cuadro de lista Importar Lis-
ta desde las celdas hacer clic so-
bre el icono contraer cuadro
de diálogo.
Seleccionar el rango de la lista que
se quiere importar.
Hacer clic sobre para restablecer el cuadro de diálogo listas personalizadas.

Hacer clic en el botón Importar y después en el botón Agregar.
Además de para crear listas, la característica Autollenado también sirve para crear series. Las series
pueden ser de datos de texto o de datos numéricos.
Utilizando la característica Autollenado, Excel puede crear cualquier serie de números y de fechas. Sin
embargo, además del número o fecha que da comienzo a la serie se debe indicar el intervalo entre dos
números o fechas consecutivas.
Ejemplo para crear una serie de números impares:
Introducir el número 1 en una celda y el número 3 en la
celda adyacente inferior.
Seleccionar ambas celdas.
Arrastrar el gestor de llenado hasta que la etiqueta
muestre el número que se desea.
Ejemplo de cómo se crea una serie que

contiene los meses impares.
Seleccionar la celda que contiene el dato que inicia la serie.

En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, clic en Rellenar y luego en Series.
Seguir uno de estos pasos:
 Para rellenar los datos de la serie en sentido vertical, uno debajo de
otro, clic en Columnas.
 Para rellenar los datos de la serie en sentido horizontal, uno al lado
de otro, clic en Filas.
En el cuadro Incremento, escribir el valor en que desea incrementar la serie.
En Tipo, clic en Lineal o Geométrica.
En el cuadro Límite, escribir el valor en que desea detener la serie.
Ejemplo de cómo crear una serie en

Ejemplo de cómo crear una serie Ejemplo de cómo crear una serie
progresión geométrica de 9 que se
que contenga los meses impares que contenga los años bisiestos
inicie en el número 9 con el límite
desde el 31/01/12 hasta el 31/07/13 desde el 2012 hasta el 2050
superior de 100000
Crear una carpeta con el nombre Listas y Series
En un libro denominado Series

Crear las siguientes series:
 Utilizando autollenado:
 Aumento de 15 minutos a partir de las 9:00 y hasta las 14:00.
 Años bisiestos empezando por el año 2004 y finalizando en 1920.
 Utilizando el comando rellenar series:
 En filas en progresión geométrica de 7 a partir de 250 y hasta 1.000.000
 En columnas meses pares del año 2012
En un libro denominado Lista

Utilizando el comando importar crear la lista en Listas personalizadas, crear la siguiente lista:
0647 Gestión de la documentación jurídica y empresarial
0648 Recursos humanos y responsabilidad social corporativa
0649 Ofimática y proceso de la información
0650 Proceso integral de la actividad comercial
0651 Comunicación y atención al cliente
0179 Inglés
0652 Gestión de recursos humanos
0653 Gestión financiera
0654 Contabilidad y fiscalidad
0655 Gestión logística y comercial
0656 Simulación empresarial
0657 Proyecto de administración y finanzas
0658 Formación y orientación laboral
0660 Formación en centros de trabajo
TECLAS DESPLAZAMIENTO
Cursores Una celda en la dirección del cursor.
Ctrl+Cursores A la última celda del bloque en el que se encuentra la celda activa o la primera
celda del bloque siguiente si la celda activa está en un extremo del bloque
Un bloque es un conjunto de celdas que contienen datos y que se diferencian
del resto de datos de la hoja de cálculo porque tienen al menos, una celda en
blanco por todos sus lados.
Ctrl+Inicio A la celda A1.
Ctrl+Fin A la última celda que contenga algo en la hoja de cálculo.
RePág Una pantalla hacia arriba.
AvPág Una pantalla hacia abajo.
Tab Una celda hacia la derecha.
Mayús+Tab Una celda hacia la izquierda.
Se activa pulsando la tecla F5 o el comando Ir del menú Edición.

Con cuadro de diálogo Ir a se puede ir a cualquier lugar de la hoja de
cálculo.
En su parte inferior está el cuadro Referencia. Introducir en él el nombre de
la celda a la que se quiera desplazarse y pulsar Intro.
En la parte central hay un gran recuadro que también se denomina Ir a. En
este recuadro irán apareciendo las referencias de las celdas donde se han
ido desplazando utilizando este cuadro de diálogo. Si se quiere ir rápida-
mente a una celda que aparezca en el recuadro Ir a, simplemente hacer
doble clic sobre ella.
Si se pulsa el botón Especial se podrá determinar si se
desea ir a las celdas en blanco, a las celdas con formato
condicionado, etc. Para ello solo habrá que seleccionar la
opción que se desee.
Hay dos barras de desplazamiento: la vertical, que está situada a lo largo del borde derecho de la pan-
talla, y que sirve para desplazarse arriba y hacia abajo; y la horizontal, que ocupa la parte derecha del
borde inferior de la pantalla, y que sirve parta desplazarse hacia la derecha y hacia la izquierda. Cada
barra de desplazamiento tiene tres partes:
 Las flechas de desplazamiento, situadas en los extremos. Si se hace clic sobre ella, la
pantalla se desplaza hacia arriba o hacia abajo una fila por cada clic, o hacia la izquierda o
hacia la derecha de una columna por cada clic de desplazamiento vertical u horizontal
 La barra de desplazamiento, que es la parte rectangular que hay entre las flechas de
desplazamiento.Si se hace clic dentro de la barra de desplazamiento a uno de los lados del
cuadro de desplazamiento, se desplaza una pantalla completa hacia arriba o hacia abajo por
cada clic, o hacia la izquierda o hacia la derecha (dependiendo de la barra de desplazamiento).
 El cuadro de desplazamiento, que es el rectángulo que hay dentro de la barra de
desplazamiento.
Arrastrando los cuadros de desplazamiento, se desplaza la pantalla un gran trecho, vertical u horizon-
talmente según el cuadro de desplazamiento del que se trate.
Arrastrando los cuadros de desplazamiento mientras se mantiene pulsada la tecla Mayús. se desplaza
la pantalla rápidamente, vertical y horizontalmente según el cuadro de desplazamiento del que se trate,
hasta el final o el comienzo de la hoja de cálculo.
Si se ha creado una hoja de cálculo muy

grande que tiene datos introducidos en
multitud de filas y columnas. Si se tuvieran
que cotejar, modificar o introducir datos que
aparecen por ejemplo en la columna AB el
proceso sería lento y tedioso.
Para evitar este problema Excel tiene una
opción que permite visualizar ambas co-
lumnas en la misma pantalla. Esto se con-
sigue activando Dividir, del grupo Ven-
tana, de la ficha Vista. Cuando se ejecuta
este comando, Excel divide la ventana de
documento en cuatro partes, en cada una
de las cuales se pueden ver distintas partes
de la hoja de cálculo.
Cuando la pantalla está dividida, se podrá
pasar a cualquiera de las cuatro partes
simplemente haciendo clic en la que intere-
se.
Cuando se desee quitar la división, habrá
que volver hacer clic sobre el botón para desactivarlo y quitar división.
Botones
de división
En la barra de desplazamiento horizontal junto a la flecha de desplazamiento derecha hay un botoncito

que permiten realizar la línea vertical de división del documento.
En la barra de desplazamiento vertical junto a la flecha de desplazamiento superior hay un botoncito
que permiten realizar la línea horizontal de división del documento.
Situando el puntero del ratón encima de uno de los botoncitos, este adoptara la forma de una flecha de
dos cabezas en ese momento pulsar y mantener pulsado el botón del ratón y moverse por la ven-
tana del documento, mientras se va visualizando una línea oscura. Cuando se encuentra la zona ade-
cuada para la división se suelta el ratón.
Para eliminar una división basta con hacer doble clic sobre la línea de división.
El comando Ventana, Inmovilizar paneles permite ver a la vez en pantalla dos partes distintas de la
hoja de cálculo. Este comando hace que una parte de la pantalla quede fija
Procedimiento para inmovilizar paneles:
 Si se desea inmovilizar las filas y columnas simultáneamente
Situar el puntero en la primera celda que se considerará movible. Y hacer clic sobre el comando
Inmovilizar paneles del menú Ventana.
 Si se desea inmovilizar columnas o filas:
Seleccionar la primera columna o fila que se considerará movible. Y hacer clic sobre el comando
Inmovilizar paneles del menú Ventana.
Para eliminar la inmovilización de paneles habrá que seleccionar el comando Movilizar paneles del
menú Ventana.
El número de hojas de cálculo que aparecen en cada libro nuevo se determina en el Botón Archivo,
seleccionando el comando Opciones y después General.
Por omisión aparecen 3 hojas en cada libro nuevo, pero se puede utilizar la casilla Incluir este número
de hojas de este cuadro de dialogo para determinar el número de hojas que se quiere que aparezcan
en los libros de trabajo nuevos que se creen.
Al crear un libro de trabajo nuevo se observa en la parte inferior del documento, a la izquierda de la
barra de desplazamiento horizontal que hay varias pestaña, en cada una de las cuales pone un nom-
bre, ese nombre es la palabra Hoja seguida de un número. Haciendo clic en cada una de ellas permite
pasar de una hoja a la siguiente.
Inserta una
nueva hoja
Para cambiar el nombre de una hoja de se puede utilizar el comando Cambiar nombre del menú
emergente.
Hay un procedimiento más rápido para cambiar el nombre de la hoja consiste en hacer doble clic
sobre su pestaña. Se resaltará inmediatamente el nombre de la hoja en su propia pestaña y se
podrá modificar.
Cuando debido a la gran cantidad de hojas de cálculo de un libro, estas no se visualizan todas en la
parte inferior se pueden visualizar con los botones que hay a la izquierda de las fichas de las
hojas, su función se describe en la siguiente tabla
Botón Función
Visualiza a la primera hoja de cálculo del libro de trabajo.
Visualiza a la hoja de cálculo anterior del libro de trabajo.
Visualiza a la siguiente hoja del libro de trabajo.
Visualiza a la última hoja de cálculo del libro de trabajo.
El procedimiento para eliminar una hoja de cálculo desde la Cinta de opciones es el siguiente:
Se activa la hoja de cálculo que se desea eliminar.
Se hace clic sobre el comando del grupo Celdas de la ficha Inicio.

El procedimiento para eliminar una hoja de cálculo desde la Cinta de opciones es el siguiente:
Situar el puntero en la pestaña de la hoja que se desea eliminar.
Activar el menú emergente y clic sobre

Para eliminar varias hojas simultáneamente, habrá que seleccionarlas todas previamente. El procedi-
miento es el siguiente:
Situarse en la pestaña de la primera hoja que se desee eliminar.
Hacer clic con el ratón en la pestaña de la hoja.
Pulsar la tecla Ctrl y mantenerla pulsada e ir haciendo clic en cada una de las pestañas del
resto de las hojas que se deseen eliminar. Todas las hojas seleccionadas pasan a adoptar el
color blanco.
Eliminar con alguno de los procedimientos descritos anteriormente.
Procedimiento para mover o copiar una hoja de cálculo:

Abrir el libro de trabajo que contenga a hoja u hojas de cálculo que se quieran mover o copiar.
Si se quiere mover o copiar las hojas a un libro de trabajo
distinto, abrir también ese otro libro, y luego vuelve a aquél
que contiene las hojas que se quiere mover o copiar.
Pasar a la hoja de cálculo que quieres mover o copiar. Si
se quiere seleccionar más de una, mantén pulsada la tecla
Ctrl mientras se va haciendo clic en las pestañas de todas
las demás hojas que se quieran seleccionar.
Situar el puntero en la pestaña de la hoja que se desea
eliminar.
Activar el menú emergente.
Ejecutar el comando Mover o copiar hoja.
En primer lugar se debe seleccionar el libro de trabajo que
se quiere mover o copiar las hojas. Si se trata del mismo libro no se tiene que hacer nada; si es
otro libro, se despliega la lista Al libro y se selecciona ese libro de trabajo.
A continuación selecciona la posición en el libro de trabajo en la que se quiera mover o copiar
las hojas de cálculo. Para ello se selecciona el nombre de una hoja en el cuadro Antes de la
hoja.
Por último, activar la casilla. Crear una copia si lo que se quiere es copiar las hojas seleccio-
nadas, o se deja en blanco si lo que se desea es moverla.
Aceptar.
4.1.4.1. Mover o copiar hojas de cálculo con el ratón

Procedimiento para mover una hoja de cálculo:
Hacer clic en la pestaña de la hoja que se desea mover, el puntero del ratón adopta la forma de la ilus-
tración, arrastrar a la nueva posición que indica exactamente el triángulo.
Mover hoja de cálculo con el ratón

Hacer clic en la pestaña de la hoja que se desea copiar, pulsar y mantener pulsada la tecla Ctrl, el
puntero del ratón adopta la forma de la ilustración, arrastrar a la nueva posición que indica exactamen-
te el triángulo.
Copiar hoja de cálculo con el ratón
Hay ocasiones en las que, tras introducir datos en una hoja de cálculos, se precisa añadir un conjunto
de datos en una zona que ya está ocupada o quitar espacios en blanco en medio de los datos, para
ello es necesario Insertar y eliminar filas, columnas o celdas.
En el encabezado de cada columna y de

cada fila aparecen respectivamente los
nombres de las mismas. En el caso de las
columnas los nombres son las letras A, B,
C, etc. En el caso de las filas son 1, 2, 3,
etc.
Cada uno de esos encabezados es un bo-
tón y, si se hace clic sobre cualquiera de
ellos se seleccionan esa fila o esa columna.
Si se quieren seleccionar filas, columnas
discontinuas, pulsar y mantener pulsada la
tecla Ctrl e ir haciendo clic en los encabe-
zados de las de las filas y columnas que se
quieran seleccionar.
Una vez seleccionada una fila o una columna, insertar filas o columnas es muy sencillo. Se siguen los
siguientes pasos:
Seleccionar la fila o la columna que éste situada donde se quiera insertar la nueva fila o co-
lumna.
En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, desplegar el comando Insertar y se-
leccionar Insertar filas de hoja o Insertar columnas de hoja (más cómodo utilizar menú
emergente).
Para insertar varias filas o columnas a la vez, será necesario seleccionar tantas filas o columnas como
se quieran insertar.
Al insertar columnas, Excel desplaza hacia la derecha las columnas que haya desde la posición en
la que se insertan.
El procedimiento para eliminar filas y columnas es exactamente el mismo que para insertarlas, con la
diferencia de que se debe utilizar el comando (También menú emergente).
Cuando se utiliza el comando del comando Insertar del

grupo Celdas, dentro de la ficha Inicio, Excel da la oportunidad de que se decida
en qué dirección se quieren desplazar las celda.
Para dar nombre a una celda o a un rango, hay que seguir los siguientes procedimientos:
 Desde el Cuadro de nombres:
Seleccionar la celda o el rango de cel-
das o selecciones no adyacentes a los
que se desee asignar un nombre.
Hacer clic en el cuadro Nombre situado
en el extremo izquierdo de la barra de
fórmulas.
Escribir el nombre de las celdas.
Presionar INTRO.
 Desde la ficha Fórmulas:
Clic sobre del grupo Nombres definidos.

Escribir el nombre que se dese en el cuadro de lista Nombre.
En Hace referencia a: específica la selección actual de forma pre-
determinada con el nombre del encabezado de columna, para es-
pecificar otras referencias, dentro de cuadro se seleccionan las cel-
das a las que se les asigna ese nombre.
4.3.1.1. Directrices para asignar nombres a las celdas, a las

fórmulas y a las constantes en Microsoft Excel
 Caracteres permitidos. El primer carácter de un nombre deberá ser una letra o un carácter de
subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres
de subrayado.
 Nombres iguales que referencias. Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de
celda, como Z$100 o F1C1.
 Usar varias palabras . Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden
utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores; por ejemplo, Impuesto_Ventas
o Primer.Trimestre.
 Número máximo de caracteres . Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo.
 Distinción entre mayúsculas y minúsculas Los nombres pueden contener letras mayúsculas y
minúsculas. Microsoft Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los nombres. Por
ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el mismo
libro, el segundo nombre reemplazará al primero.
En la ficha Fórmulas, dentro del grupo Nombres defini-

do, se encuentra el botón Administrador de nombres
abre un cuadro de diálogo para trabajar con todos los
nombres definidos y los nombres de tabla del libro. Por
ejemplo, es posible buscar nombres con errores, con-
firmar el valor y la referencia de un nombre, ver o mo-
dificar comentarios descriptivos o determinar el ámbito.
También se pueden ordenar y filtrar la lista de nom-
bres y agregar, cambiar o eliminar nombres.
Los iconos que aparecen son:
 Un nombre definido, indicado por un icono de
nombre definido.
 Un nombre de tabla, indicado por un icono de
nombre de tabla.
Para cambiar el alto de una fila, habrá que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la fila o celda de la fila cuyo alto se quiera modificar.
En la ficha Inicio ejecutar Alto de la fila... del comando Formato,
dentro del grupo Celdas.
Escribir en número, el alto que se desee establecer para la fila.
Aceptar.
Para cambiar el alto de varias filas, habrá que seguir el procedimiento anterior con la única diferencia
de que habrá que ampliar la selección de filas.
Si se desea ajustar la altura de la fila a la de la descripción más larga, el procedimiento consistirá en
seleccionar la fila o una celda de la fila que se quiera ajustar y seleccionar Autoajustar alto de la fila del
comando Formato del grupo Celdas, en ficha Inicio.
Para cambiar el ancho de una columna, habrá que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la columna o celda de la columna cuyo ancho se quiera
modificar.
En la ficha Inicio ejecutar Ancho de la columna... del comando
Formato, dentro del grupo Celdas.
Escribir en número (representa el número de caracteres), el ancho
que se desee establecer para la columna.
Aceptar.
Para cambiar el ancho de varias columnas, habrá que seguir el procedimiento anterior con la única
diferencia de que habrá que ampliar la selección de columnas.
Si se desea ajustar la anchura de la columna a la de la descripción más larga, el procedimiento consis-
tirá en seleccionar la columna o una celda de la columna que se quiera ajustar y seleccionar Autoajus-
tar ancho de la columna del comando Formato del grupo Celdas, en ficha Inicio.
Procedimiento para modificar altura con el ratón:

Seleccionar las filas a las que se les quiera variar la altu-
ra.
Situar el puntero en el borde del botón cuya fila se quie-
ra modificar. Cuando el puntero adopta esta forma y
aparece una etiqueta indicando la medida, arrastrar has-
ta llegar a la medida deseada.
El procedimiento para aumentar el ancho de las columnas es muy similar.
Si lo que se quiere es autoajustar al contenido el procedimiento consiste en:
Seleccionar las filas o columnas que se quieran auto-
ajustar.
Situar el puntero en el botón (o uno de los botones, si
son varias) de la fila o columna que se desee autoajus-
tar.
Cuando el puntero adopte la siguiente forma (fila)
(columna) hacer doble clic las filas o columnas, estas
adquirirán el tamaño de la celda con mayor contenido.
Resultado Autoajuste
Existen una gran cantidad de formatos numéricos que se pueden utilizar. Para cambiar el formato de
los números de una celda se utiliza el comando Formato, Celdas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Formato Celdas.
En la pestaña Número, se puede cambiar el formato del número. El cuadro de diálogo tienen las si-
guientes partes:
 En la parte izquierda. Categoría. Permite
seleccionar el tipo de formatos que se quieren ver.
 En la parte derecha. Muestra las opciones
disponibles para ese tipo de formato.
Si no se quiere visualizar las celdas que tengan

valor cero, habrá que desactivar la casilla Valo-
res cero de la ficha Ver del comando Opciones
del menú Herramientas.
En la categoría personalizada se puede crear

formatos de números personalizados, entre los
que suele ofrecer Excel por defecto se encuentra
(;;;)que cuando se aplica este formato se oculta
el contenido de la celda.
Días, meses y años Para presentar días, meses y años, incluir en una sección los siguientes códigos
de formato. Si se utiliza una “m” inmediatamente detrás del código “h” o “hh”, o bien inmediatamente
delante del código “ss”, Microsoft Excel presentará los minutos en lugar de presentar el mes.
Usar este
Para ver
código
Los meses como 1–12 m
Los meses como 01–12 mm
Los meses como ene.–dic. mmm
Los meses como enero–diciembre mmmm
Los meses como la inicial de cada mes mmmmm
Los días como 1–31 d
Los días como 01–31 dd
Los días como lun.–sáb. ddd
Los días como lunes–sábado dddd
Los años como 00–99 aa
Los años como 1900–9999 aaaa
Horas, minutos y segundos Para presentar horas, minutos y segundos, ir a.m. y p.m. Si el formato
contiene la indicación a.m. o p.m., la
Usar este
hora se basará en el formato de 12 Para ver
código
horas, donde “a.m.” o “a” indica las
horas desde la medianoche hasta el Las horas como 0–23 h
mediodía y “p.m.” o “p” indica las horas Las horas como 00–23 hh
desde el mediodía hasta la mediano-
che. En caso contrario, el reloj se ba- Los minutos como 0–59 m
sará en el formato de 24 horas. La letra Los minutos como 00–59 mm
“m” o las letras “mm” deben aparecer Los segundos como 0–59 s
inmediatamente detrás del código “h” o
Los segundos como 00–59 ss
“hh”, o bien inmediatamente delante
del código “ss”; de lo contrario, Micro- Las horas como 4 a.m. h a.m./p.m.
soft Excel presentará el mes en lugar La hora como 4:36 p.m. h:mm a.m./p.m.
de presentar los minutos.
La hora como 4:36:03 p. h:mm:ss a/p
El tiempo transcurrido en horas; ejemplo, 25:02 [h]:mm
El tiempo transcurrido en minutos; ejemplo, [mm]:ss
63:46
El tiempo transcurrido en segundos [ss]
Fracciones de segundo h:mm:ss.00
En general las opciones de formato se localizan en la cinta de opciones de la ficha Inicio.
Cualquier programa Windows tiene la posibilidad de utilizar las distintas Fuentes.

Para definir la fuente de un texto seleccionado se pueden seguir los siguientes pasos:
 Seleccionar Fuente de la Barra de Formato Rápido.
Esta herramienta es una Barra de Formato que aparece junto al punto de inserción o señalando
una selección, esta barra se puede visualizar de dos formas:
Seleccionando el texto, aparece de forma transparente, si se le aproxima el puntero del ra-
tón adopta una textura sólida y se podrían utilizar los distintos comandos. También acti-
vando el menú contextual (botón derecho).
Seleccionando la celda activando el menú contextual (botón derecho)
 Seleccionar Fuente del Grupo de Opciones, Fuente de la ficha Inicio de las Cinta de Opciones.
 Hacer clic sobre el iniciador del cuadro de diálogo del Grupo de opciones Fuente de la ficha
Inicio de las Cinta de Opciones.
 Clic sobre el comando Formato de celdas del menú emergente y activar la ficha Fuente.
Seleccionando el texto y accediendo al cuadro de diálogo Formato de Celdas, en la ficha Fuen-

te, se pueden aplicar los formatos:
 Subíndice: ejemplo, H2O, seleccionado el 2 y activando el efecto subíndice, quedaría
H2O
er
 Superíndice: ejemplo 1er seleccionado er y activando el efecto superíndice, queda 1
5.5.1.1. Nombres y las funciones de todos los botones del grupo Fuente.
BOTÓN NOMBRE FUNCIÓN
Fuente Cambia la fuente.
Tamaño de fuente Cambia el tamaño del texto.
Agrandar fuente Aumenta el tamaño del texto.
Encoger fuente Disminuye el tamaño del texto.
Negrita Pone en negrita el texto seleccionado.
Cursiva Pone en cursiva el texto seleccionado.
Dibuja una línea debajo del texto seleccionado. Haga clic en la fle-
Subrayado
cha desplegable para seleccionar el tipo de subrayado.
Bordes Aplica bordes a las celdas seleccionadas.
Color de relleno Colorea el fondo de las celdas seleccionadas.
Color de fuente Cambia el color del texto.
Botón Función
Alinear a la izquierda
Centrar
Alinear a la derecha
Hace que todo el contenido sea visible dentro de una celda mostrándolo en varias líneas.
Combinar y centrar. Combina las celdas seleccionadas, tomando la referencia de la primera
de ellas. Si las celdas están combinadas, las separa. El desplegable ofrece diferentes mane-
ras de combinar y separar celdas.
Botón NOMBRE Función

Formato de Elige la manera en que se mostrarán los valores de una cel-
número da
Aplica un formato monetario (El predeterminado por Windows o
Estilo moneda el definido en el Formato de Celdas para ese libro) a la celda o
rango seleccionados
Estilo porcen- Aplica un formato porcentual sin decimales a la celda o rango
tual seleccionados.
Aplica un formato de puntos de millar a la celda o rango selec-
Estilo millares
cionados.
Aumentar de- Aumenta en uno el número de decimales que aparecerá en la
cimales celda o rango seleccionados.
Disminuir de- Disminuye en uno el número de decimales que aparecerá en la
cimales celda o rango seleccionados.
Además de las características descritas en los apartados anteriores, merece destacar la aplicación de
bordes y sombreados de las celdas, ya que un diseño adecuado mejo-
ra la legibilidad de los datos.
Para aplicar los bordes a una celda o un conjunto de celdas se debe

abrir el desplegable del botón Bordes del grupo Fuente de la ficha
Inicio. Para aplicar un estilo de borde nuevo o distinto, clic en la flecha
que aparece junto a Bordes y clic en un estilo de borde.
Si se desea aplicar un borde más vistoso, se deberá hacer clic sobre
Dibujar bordes, el puntero del ratón adopta la forma de un lápiz, si
con el puntero con esta forma se hace clic sobre alguno de los borde
de la celda estos tendrán una línea con el formato que se haya elegi-
do. Si se hace clic y manteniendo pulsado el botón del ratón, se arras-
tra, las celdas que queden dentro estarán bordeadas por la línea se-
leccionada.
Si además de dar línea bordeando a un conjunto de celdas, se quiere
que todas las celdas tengan la misma línea, habrá que hacer clic so-
bre , Dibujar cuadrícula de borde, y seguir el procedimiento ante-
rior.
Borrar borde, si se hace clic sobre el botón el puntero adopta la

forma de una goma de borrar y elimina la línea de borde sobre la que
se haga clic y las del rango que se seleccione.
Color de línea, si se abre el desplegable se podrá elegir el color

de línea que se desee.
Estilo de línea, si se abre el desplegable se podrá elegir el estilo de
línea que se desee.
Más bordes, abre el cuadro de diálogo Formato de celdas, posicionándose en la ficha Bordes,
sirve para aplicar un estilo de borde personalizado o un borde diagonal,
Tabla sin bordes
Se le aplican los bordes indicado en la

ficha bordes:
 Superior e inferior, línea doble en
color anaranjado.
 Interior, línea de puntos en el mismo
color.
Tabla con bordes personalizados

Para aplicar los bordes a una celda o un conjunto de celdas se debe abrir
el desplegable del botón Color de relleno del grupo Fuente de la ficha
Inicio. Para aplicar un estilo de borde nuevo o distinto, clic en la flecha
que aparece junto a Color de relleno y clic en el color que se desee.
Para aplicar un relleno más personalizado, en la pestaña Inicio, en el
grupo Fuente, clic en el selector de cuadro de diálogo Formato de cel-
das.
En el cuadro de diálogo Formato de celdas, en la pestaña Relleno, den-
tro de Color de fondo, clic en el color de fondo que desea usar.
Dentro de la ficha Relleno, las posibilidades son las siguientes:
 Para utilizar una trama con dos colores, clic en otro color en el cuadro Color de Trama y, a
continuación, clic en un estilo de trama en el cuadro Estilo de Trama. Se ha elegido un verde
claro de fondo
 Para utilizar una trama con efectos especiales, clic en Efectos de relleno y, a continuación,
clic en las opciones que desee en la pestaña Degradado.
Se ha aplicado una trama,

En la columna izquierda se han aplicado distintos además también se ha
degradados a cada celda. Se han cambiado los cambiado el color de fondo.
bordes internos de estas celdas para mejorar su
aspecto.
Mediante la herramienta Copiar formato se pueden copiar los formatos de luna celda en otra. Su fun-
cionamiento es el siguiente:
Seleccionar la celda cuyo formato se quiera copiar.
Clic en la herramienta Copiar formato
Clic en la celda en la que se quiera copiar el formato original.
Cuando se tenga que copiar el formato de una celda en distintas celdas, en lugar de hacer clic
sobre la herramienta , Copiar formato, hacer doble clic. Desde ese momento y hasta que se
pulse Esc, se copiará el formato de la celda original allí donde se haga clic.
El formato condicional permite responder visualmente preguntas específicas sobre los datos.
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas
o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de
datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango
de celdas en función de condiciones (o criterios). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa
el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en
dicha condición.
Los valores a evaluar para aplicarles un formato condicional deben cumplir las siguientes condiciones:
 Porcentaje. Los valores válidos son del 0 (cero) al 100. No escribir un signo de porcentaje.
 Percentil. Los valores de percentiles válidos son del 0 (cero) al 100.
 Fórmula. Iniciar la fórmula con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas harán que no se
aplique ningún formato. Se recomienda probar la fórmula para asegurarse de que no devuelve
ningún valor de error.
Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, se puede aplicar for-
mato a dichas celdas específicas basándose en un operador de comparación.
5.8.2.1. Elegir de la galería

Seleccionar una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, clic en la flecha junto a Formato condicional y, a con-
tinuación, clic en Resaltar reglas de celdas.
Seleccionar el comando que desea, como Entre, Igual a texto que contiene o Una fecha.
Escribir los valores que se deseen utilizar y, a continuación, seleccionar un formato.
5.8.2.2. Más reglas

Seleccionar una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuación Resaltar reglas de celdas, clic sobre el comando Más reglas…
Aparece el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.
En Seleccionar un tipo de regla, clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores
(opción predeterminada).
En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato únicamente a las
celdas con, Los procedimientos son los siguientes:
o Aplicar formato por número, fecha u hora Seleccionar Valor de la celda, selec-
cionar un operador de comparación y, a continuación, escriba un número, fecha u hora.
o Aplicar formato por tex-
to Seleccionar Texto espe-
cífico, elegir un operador de
comparación y a continuación
escribir texto.
o También se puede escribir
una fórmula que devuelva
texto.
o Si se escribe una fórmula, se inicia con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas ha-
cen que no se aplique ningún formato. Se recomienda probar la fórmula para asegu-
rarse de que no devuelve ningún valor de error.
Para especificar un formato, clic en Formato.
Seleccionar el número, fuente, borde o formato de relleno que se desea aplicar cuando el va-
lor de la celda cumple la condición y, a continuación, clic en Aceptar.
Se pueden buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de corte
que se especifique.
Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, clic en la flecha junto a Formato condicional y a con-
tinuación clic en Reglas superiores e inferiores.
Seleccionar el comando que se desee, como 10 elementos superiores o 10% inferiores.
Escribir los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccionar un formato.

a continuación Reglas superiores e inferio-
res, clic sobre el comando Más reglas…
Aparece el cuadro de diálogo Nueva regla
de formato.
En Seleccionar un tipo de regla, clic en Dar
formato a todas las celdas según sus va-
lores (opción predeterminada).
En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Aplicar formato a los valores que
están en el rango en, seleccionar Superior o Inferior.
Para especificar un formato, clic en Formato.
Seleccionar el número, fuente, borde o formato de relleno que se desea aplicar cuando el valor
de la celda cumple la condición y, a continuación, clic en Aceptar.
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la
barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y
una barra más corta representa un valor más bajo.

Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, clic en la flecha junto a Formato condicional, clic en
Barras de datos y a continuación seleccionar un icono de la barra de datos.

En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicio-
nal y, a continuación Barras de datos, clic sobre el comando Más reglas…
En Seleccionar un tipo de regla, clic en Dar
formato a todas las celdas según sus valores
En la lista Estilo de formato, seleccione Barra
de datos.
Seleccionar un Tipo en Mínima y Máxima. Para
elegir una escala de color de Mínima y Máxima,
haga clic en Color de la barra.
Para mostrar solo la barra de datos y no el valor en la celda, seleccionar Mostrar solo la ba-
rra.
Para aplicar un borde sólido a las barras de datos, seleccionar Borde sólido en el cuadro de
lista Borde y elegir un color para el borde.
Para elegir entre una barra sólida y una barra degradada, elegir Relleno sólido o Relleno de-
gradado en el cuadro de lista Relleno.
Para aplicar formato a las barras negativas, clic en Valor negativo y eje y, a continuación, en
el cuadro de diálogo Valor negativo y configuración del eje, elegir las opciones para los co-
lores del relleno y el borde de la barra negativa.
Se puede cambiar la dirección de las barras. Para ello, elegir una configuración en el cuadro de
lista Dirección de barra.
Una escala de colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de dos colores.
El tono del color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores
azul y naranja, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color más azul y las
celdas de valor inferior tengan un color más naranja.

a continuación, en Escalas de color.
Seleccionar una escala de dos colores.

nal y, a continuación Escalas de color, clic sobre el comando Más reglas.
En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 3 co-
lores.
Seleccionar un tipo en el cuadro Tipo para Mínima, Punto Medio y Máxima.
Los iconos se utilizan para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco categorías separadas
por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de
iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa los valores más altos, la flecha amarilla
hacia los costados representa valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores más
bajos.
También se puede crear una propia combinación de conjuntos de iconos; por ejemplo, una marca de
verificación de “símbolo” verde, una “luz de semáforo” amarilla y una “bandera” roja.

En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional,
haga clic en Conjunto de iconos y, a continuación, seleccione un conjunto de iconos.

nal y, a continuación Conjunto de iconos, clic sobre el comando Más reglas.
En Editar una descripción de
regla, en la lista Estilo de
formato, seleccionar Conjunto
de iconos.
Seleccionar un conjunto de
iconos. El valor predetermina-
do es 3 semáforos (sin mar-
co). El número de iconos, los
operadores de comparación y los valores de umbral para cada icono pueden variar para cada
conjunto de iconos.
Si se desea, se pueden ajustar los operadores de comparación y los valores de umbral. El ran-
go predeterminado de valores para cada icono es igual en tamaño pero puede ajustarlos para
satisfacer requisitos únicos.
Para que el primer icono represente valores
más bajos y los últimos valores más altos,
seleccionar Invertir criterio de ordenación
de icono.
Para mostrar solo el icono y no el valor en la
celda, seleccionar Mostrar icono únicamen-
te.
cotizaciones 1
El administrador de reglas de formato condicional permite la realización y gestión de todos los formatos
condicionales expuestos en los puntos anteriores.
5.8.7.1. Para crear nueva regla

a continuación, en Administrar reglas.
Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.
Para agregar un formato condicional, clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro de diálogo
Nueva regla de formato.
Utilizando el ejemplo cotizaciones 1 se van aplicar las siguientes nuevas reglas que darán el
aspecto siguiente:
 Filas con valores positivos en Dif. € y Dif.%., la fuente adoptará un color verde.
 Filas con valores igual a cero en Dif. € y Dif.%., la fuente adoptará un color amarillo.
 Filas con valores negativos en Dif. € y Dif.%., la fuente adoptará un color rojo.
cotizaciones 2
Agregar Nueva regla (para dar color verde a las columnas Dif. € y Dif.%.), esta
regla puede ser omitida aplicando el formato de formula explicado en el punto
 Seleccionar los datos de columnas Dif. € y Dif.%. y Aplicar formato a las celdas que contengan.
 Dar formato únicamente a las celdas con: elegir
Valor de la celda mayor que 0.
 Clic sobre el botón Formato y en la ficha Fuente
establecer un color verde para la fuente.
 Aceptar
Agregar Nueva regla (para dar
color amarillo a las columnas Dif. € y Dif.%.), esta regla puede ser omitida apli-
cando el formato de formula explicado en el punto
 Dar formato únicamente a las celdas con: elegir Valor de la celda igual que 0.
 Clic sobre el botón Formato y en la ficha Fuente establecer un color amarillo para la fuente.
 Aceptar
Agregar Nueva regla (para dar color rojo a las columnas Dif. € y Dif.%.), esta re-
gla puede ser omitida aplicando el formato de formula explicado en el punto
 Dar formato únicamente a las celdas con: elegir Valor de la celda menor que 0.
 Clic sobre el botón Formato y en la ficha Fuente establecer un color rojo para la fuente.
 Aceptar
Agregar Nueva regla (para dar color
verde a las filas)
 Seleccionar todos los datos y Utilice una fórmula que
determine las celdas para aplicar formato.
 Dar formato únicamente a los valores donde esta fór-
mula sea verdadera: la formula introducida implica
que se valore la columna C y que se actualice por las
distintas filas pero sin salir de la columna C para ello se fija la columna C y se libera la fila 2, la for-
mula quedaría = $C2>0
 Clic sobre el botón Formato y en la ficha Fuente establecer un color verde para la fuente.
 Aceptar
Agregar Nueva regla (para dar color amarillo a las filas)
 Seleccionar todos los datos y Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
 Dar formato únicamente a los valores donde esta fórmula sea verdadera: la formula introducida
implica que se valore la columna C y que se actualice por las distintas filas pero sin salir de la co-
lumna C para ello se fija la columna C y se libera la fila 2, la formula quedaría = $C2=0
 Clic sobre el botón Formato y en la ficha Fuente establecer un color amarillo para la fuente.
 Aceptar
Agregar Nueva regla (para dar color rojo a las filas)
 Seleccionar todos los datos y Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
 Dar formato únicamente a los valores donde esta fórmula sea verdadera: la formula introducida
implica que se valore la columna C y que se actualice por las distintas filas pero sin salir de la co-
lumna C para ello se fija la columna C y se libera la fila 2, la formula quedaría = $C2<0
 Clic sobre el botón Formato y en la ficha Fuente establecer un color rojo para la fuente.
 Aceptar
Para cambiar un formato condicional:

a continuación, en Administrar reglas. Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas
de formato condicionales.
Comprobación de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica co-
rrectos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
Se puede cambiar el rango de celdas. Para ello, clic en Contraer diálogo en el cuadro Se
aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionar el nuevo rango de cel-
das de la hoja de cálculo y luego seleccionar Expandir diálogo .
Seleccionar la regla y, a continuación, clic en Editar regla.
Aceptar.
Para borrar reglas, se pueden utilizar alguno de los siguientes procedimientos:

Seleccionar las celdas a las que se desee borrar el formato condicional
a continuación, en Borrar reglas.
Elegir el comando que se desee, borrar el
formato de las celdas seleccionadas, de
toda la hoja o bien de toda la tabla
Las celdas pueden estar afectadas por diferentes
reglas de formato condicional, cuando no se
desean borrar todas las reglas los pasos son:
a continuación, en Administrar reglas. Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas
de formato condicionales.
Comprobación de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica co-
rrectos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
Se puede cambiar el rango de celdas. Para ello, clic en Contraer diálogo en el cuadro Se
aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionar el nuevo rango de cel-
das de la hoja de cálculo y luego seleccionar Expandir diálogo .
Seleccionar la regla y, a conti-
nuación, clic en Eliminar regla.
Aceptar.
En el ejemplo cotizaciones 2 se podrían
eliminar las reglas de área selecciona-
da en la figura de la derecha, ya que
las reglas de fórmula cubren esa fun-
ción
Excel dispone de una amplia y vistosa galería de estilos de tabla para aplicar de forma automática a
los datos.
Pasos para aplicar un estilo de tabla:
Seleccionar la tabla.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada
junto a Dar formato como tabla.
Clic sobre el modelo de la galería que se desee. Se abre el
cuadro de diálogo Dar formato como tabla.
Comprobar que el rango seleccionado automáticamente por Excel se corresponde con el
deseado, si no es así, desde este cuadro de lista se puede realizar la selección correcta.
Sí la primera fila de datos es el encabezado de la tabla, activar la casilla de velicación La tabla
tiene encabezados.
Población Parados que
Activa buscan primer
2010 Total Activos Ocupados Parados empleo Inactivos
Ambos sexos
Total 38479,1 23088,9 18456,5 4632,4 355,2 15390,2
De 16 a 19 años 1794,4 385,7 148,9 236,8 133,5 1408,6
De 20 a 24 años 2572,2 1661,8 1046,6 615,2 102,2 910,4
De 25 a 54 años 21440,1 18333,9 14917,7 3416,3 112,3 3106
De 55 y más años 12672,4 2707,4 2343,1 364,1 7,2 9965,2
Varones
Total 18829,6 12819,2 10289,9 2529,3 155,4 6010,4
De 16 a 19 años 921,2 225,4 89,4 136 74,5 695,8
De 20 a 24 años 1309,1 882,2 540,1 342,2 48,8 426,9
De 25 a 54 años 10883,2 10066,2 8241,3 1824,9 31,5 816,9
De 55 y más años 5716,1 1645,2 1419,3 226,1 0,7 4070,9
Mujeres
Total 19649,5 10269,7 8166,6 2103,1 199,8 9379,8
De 16 a 19 años 873,1 160,3 59,5 100,8 59,1 712,8
De 20 a 24 años 1263,1 779,6 506,5 273,1 53,4 483,5
De 25 a 54 años 10556,9 8267,8 6676,5 1591,2 80,7 2289,2
De 55 y más años 6956,3 1061,9 923,9 138,1 6,5 5894,3
Población activa 1 (tabla sin formato)
Población activa 2 (aplicado el formato Estilo de tabla medio 14)

Para que desaparezcan los Autoflitros , para poder combinar celdas, etc. elegir del menú
emergente las opciones de la imagen.
Cuando en la galería no está el estilo de tabla deseado, Excel permite crear un nuevo estilo, a conti-
nuación se van a indicar los pasos para crear un estilo, recreando con la tabla Población activa 1 (tabla sin
formato).
Seleccionar la tabla.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada
junto a Dar formato como tabla.
Clic sobre Nuevo estilo de tabla.
Asignar un nombre. En ejemplo H2-4.
En elemento de la tabla seleccionar:
Fila de encabezado, clic sobre botón formato, elegir un
efecto de relleno degradado dos colores, horizontal.
Primera franja de filas, en , clic sobre

botón formato, elegir un efecto de relleno degradado dos colores, horizontal. En ejemplo
los datos afectados serían las filas Ambos sexos, Total; Varones, Total, Mujeres, Total.
Es momento de mencionar que el 2 del nombre del estilo hace alusión a estas dos ban-
das. Clic en formato y elegir un efecto de relleno degradado dos colores, horizontal
Segunda franja de filas, en ejemplo: 4 (referencia al 4 del nombre) en tamaño de las ban-
das; que afectará a los grupos de edad, En formato elegir una trama y bordes.
Seleccionar la tabla, ir al grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Dar
formato como tabla. En la galeria clic sobre el estilo creado
El resto de opciones de estilo tienen una aplicación similar

Excel dispone de una amplia y vistosa galería de estilos de celda para aplicar de forma automática a
los datos.
Pasos para aplicar un estilo de tabla:
Seleccionar las celdas.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Estilos de celda.
Clic sobre el modelo de la galería que se desee.
Seleccionar las celdas.

En el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a
Estilos de celda.
En el cuadro Nombre del estilo, escribir el nombre que desee asignar
al nuevo estilo.
Clic en el botón Aplicar formato.
En cualquiera de las fichas del cuadro de diálogo Formato de celdas,
seleccionar los formatos que se deseen y, a continuación.
Aceptar.
En determinadas celdas puede ser útil desactivar la casilla
de verificación correspondiente a cualquier tipo de formato
que no desee aplicar en una celda o rango determinado.
Cuando se active volverá a estar disponible.
Para aplicar el estilo a las celdas seleccionadas, clic en el
grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada jun-
to a Estilos de celda y clic en el estilo creado situado en la
zona Personalizados.
Clic en el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situada junto a Estilos de celda y
seleccionar en el estilo.
Botón derecho y elegir la opción, Eliminar.
No se puede eliminar el estilo Normal. Si se eliminan los estilos Moneda, Millares o Porcentaje, no
se podrán utilizar los botones Estilo millares , Estilo moneda ni Estilo porcentual
de la barra de herramientas Formato
Abrir el libro que contenga los estilos que desee copiar. y, a continua-
ción, clic en el grupo Estilos de la ficha Inicio, clic en la flecha situa-
da junto a Estilos de celda.
Clic en Combinar estilos.
En el cuadro Combinar estilos, doble clic en el libro que contenga
los estilos que se desee copiar.
Un libro con el nombre de ESTILOS con las dos hojas siguientes
En la hoja 1 con el nombre DISEÑO DE TABLA
 Crear un estilo de tabla con el nombre Mitabla con las siguientes características:
 Fila de encabezado, relleno: degradado dos colores: color 1 Aguamarina, Énfasis 5, Oscuro 25%;
color 2: Anaranjado, Énfasis 6, claro 80%.
 Primera franja de filas, relleno: Anaranjado, Énfasis 6, claro 80%.
 Fila total, relleno: Aguamarina, Énfasis 5, Oscuro 25%; Borde superior, color Anaranjado, Énfasis 6,
oscuro 25%.
En la hoja 2 con el nombre DISEÑO DE CELDA
 Crear un estilo de celda con el nombre encabezado con las siguientes características:
 Fuente: Verdana, 12 pto., blanco negrita; relleno: degradado dos colores: color 1, Azul, Énfasis 1,
oscuro 25%; color 2, blanco; alineación horizontal: centrada; alineación vertical: centrada; ajustar
texto.
 Crear un estilo de celda con el nombre cuerpo con las siguientes características:
 Fuente: Verdana, 10 pto., Azul, Énfasis 1, oscuro 50%; relleno; Contorno: puntos color azul oscu-
ro; alineación horizontal: centrada; alineación vertical: centrada; ajustar texto.
En la hoja 3 con el nombre NÚMERO realizar la siguiente tabla
 Crear un estilo de celda con el nombre MONEY con las siguientes características:
 Fuente, Verdana, 10 pto., añil, dólar EE.UU con negativos en rojo.
 Crear un estilo de celda con el nombre FECHA con las siguientes características:
 Fuente, Verdana, 10 pto., azul grisáceo; número personalizado de fecha con apariencia similar a la
siguiente: 1{may}2012
Para que Excel reconozca una fórmula como tal (y no como texto o números) es necesario utilizar una
sintaxis especial. Para introducir una fórmula en una celda Excel sigue el siguiente procedimiento:
Introducir el signo (=). Este signo le dice a Excel que lo que viene a continuación es una fórmu-
la.
Introducir los operandos y los operadores. Los operandos son los datos con los que la fórmula
va a trabajar, y los operadores indican qué hay que hacer con esos datos.
Pulsar la tecla Intro.
Por ejemplo: en la celda C15 se introduce el signo = y seguida-
mente el primer operando, número 5; el operador, signo +; el se-
gundo operando, el número 3.
Tipos de fórmulas:
 Fórmulas estáticas son aquellas que su resultado no puede cambiar a no ser que se vuelvan
a editar y modificar los operandos y operadores. La fórmula introducida en el apartado anterior
es un ejemplo de fórmula estática.
 Fórmulas dinámicas su resultado puede cambiar sin intervención directa. El método consiste
en introducir en las fórmulas referencias a otras celdas.
Ejemplo:
Se introduce los operandos en distintas celdas (D17, E17).
Se activa la celda donde se quiera introducir el resultado.
Se introduce el signo (=);
Se le indica la celda del primer operando, que se puede in-
troducir de dos formas:
Tecleando la dirección de la celda.
Haciendo clic sobre la celda (aparecerá el desfile de hor-
migas).
Se introduce el operador (signo +).
Se introduce el segundo operando, del mismo modo que se introdujo el primero.
Excel dispone de los mismos operadores que cualquier calculadora. Vienen descritos en la siguiente
tabla:
Operador Función
+ Sumar
- Restar
* Multiplicar
/ Dividir
^ Elevar a una potencia
Excel siempre efectúa unas operaciones antes que otras. En la tabla siguiente se estable el orden en
que Excel realiza las operaciones:
Operaciones Descripción
Las operaciones encerradas entre paréntesis se llevan a cabo en primer
Paréntesis
lugar, yendo primero los paréntesis más anidados (los más interiores)
Exponenciación En segundo lugar se efectúa las operaciones de exponenciación.
Multiplicación y En tercer lugar van la multiplicación y la división. Ambas tienen igual im-
División portancia, así que Excel efectúa primero la que esté más a la izquierda.
Por último van la suma y la resta. Ambas tienen igual importancia, así que
Suma y resta
Excel efectúa primero la que esté más a la izquierda.
La característica de Autorrelleno también funciona con las fórmulas

Se puede utilizar la característica de autorrelleno
para copiar una fórmula en celdas adyacentes.
En el ejemplo, se introduce la fórmula en la celda
E8, que será el resultado de multiplicar la celda
C8*D8.
En lugar de introducir una nueva fórmula en cada
una de las celdas que componen la columna
total, se puede simplificar utilizando la caracterís-
tica de autorrelleno. Cuando el puntero pasa por
el cuadrito de gestor de relleno y adopta la for-
ma de una cruz fina, se arrastra hasta la celda
que en la que se desee introducir la fórmula.
Una vez realizada la operación de autorrelleno se selecciona alguna de las celdas de las que se ha
introducido la fórmula por el sistema de autollenado se puede observar como la referencia de las cel-
das se ha ido adaptando a la nueva posición (C9*D9, C10*D10, C11*D11...), a este método se deno-
mina Referencias Relativas. Excel trabaja siempre por defecto con referencias relativas.
Cuando se utiliza el autorrelleno, en la última celda aparece un botón con el siguiente desplega-
ble se debe elegir la opción Rellenar sin formato para evitar que el formato
de la celda sea sustituido por el que se arrastra con el autorrelleno.
Si se desean copiar las fórmulas a celdas que no estén adyacentes no se podrá utilizar la característica
de Autorrelleno. En este caso, y también si se quieren mover las fórmulas de sitio en lugar de copiar-
las, se deberá utilizar los comandos Edición, Copiar, Edición, Mover y Edición, Pegar (más cómodo
utilizar botón derecho, o teclado de atajo).
 Si se copian celdas que contengan fórmulas a otro lugar de la hoja, las referencias relativas
que contengan esas fórmulas se modificarán para adaptarse a su nueva ubicación.
 Si se cortan las celdas, las fórmulas no se modificarán para adaptarse a la nueva posición
seguirán refiriéndose a las referencias originales que contengan.
La fórmula copiada se
adaptará a la nueva
posición (C19*D19)
Si en lugar de copiar,
se hubiese utilizado el
comando mover o cor-
tar la fórmula introduci-
da sería C8*D8, que
para este ejercicio sería
un error.
En el menú contextual se elige la opción de pegar formulas
La técnica Copiar/Mover y Pegado Especial es mucho más versátil que Autorelleno. Una de las ven-
tajas que tiene esta técnica es que se puede pegar los datos que se copien con unas características
distintas a las que tenían los datos originales.
La función de las opciones del grupo Pegar son bastantes obvias por lo que no precisan explicación.
Las opciones del grupo Operación, permite realizar una operación determinada sobre los datos selec-
cionados, sin introducir una fórmula en la celda. El procedimiento es el siguiente:
Seleccionar una celda en blanco que conozca como el formato de número General.
En la celda, escribir el número que se quiera sumar, restar, multiplicar o dividir las celdas se-
leccionadas y presionar INTRO.
Clic en la celda y, a continuación, hacer clic en Copiar
Seleccionar el rango de celdas que contienen los números que se desean modificar.
En el menú contextual, hacer clic en Pegado especial; a continuación, hacer clic en Sumar,
Restar, Multiplicar o Dividir y seguidamente, en Aceptar.
Ejemplo:
Una empresa establece el salario base mensual, de sus empleados para este año incrementando los
salarios del año anterior 2%. Los pasos que ha realizado para cambiar los salarios son los siguientes:
En la celda D4, se comprueba que el
formato de celda sea General. Se intro-
duce el número por el que se va a multi-
plicar la selección (para incrementar un
2% habrá que multiplicar por 1,02).
Se ejecuta el comando Copiar.
Se seleccionan las celdas que se desean
modificar.
Se selecciona Pegado especial y se ac-
tivan las opciones en Pegar, Todo, o si
se desea mantener el formato se activa
la opción Formatos de números y fór-
mulas. En Operaciones, Multiplicar.
Aceptar.
Resultado final. No olvi-

dar actualizar el resto de
datos, como el año, en
este caso se cambia
2011 por 2012.
6.4.2.1. Transponer
Cambia las columnas por filas y viceversa. Los pa-
sos son los siguientes:
Seleccionar la tabla a la que se le quieren
transponer las filas y columnas.
Copiar.
Situarse en la celda donde se quiere que se
empiece a posicionarse la tabla transpuesta.
Seleccionar el comando Pegado Especial y
la opción Transponer.
Aceptar.
Si no desea que Excel ajuste las referencias cuando se copie una fórmula en una celda diferente, se
utiliza una referencia absoluta. Para crear una referencia absoluta basta con poner delante del nombre
de la fila y/o columna el signo del dólar ($). De esta manera hay tres posibilidades:
Tipo Ejemplo Descripción

Referencia absoluta a La referencia a la columna no se modificará al
$A1
Referencias la columna copiar la fórmula
Mixtas Referencia absoluta a La referencia a la fila no se modificará al copiar la
A$1
la fila fórmula
Al copiar la fórmula no se modificará la referencia
Referencia absoluta completa $A$1
ni a la fila ni a la columna
Cuando se edite una celda que contenga una fórmula para cambiar referencias relativas por abso-
lutas o viceversa, se puede utilizar la tecla F4 para introducir o quitar los símbolos $. Habrá que
situarse delante de la referencia de la celda y pulsar F4; cada vez que se pulsa F4, Excel corregirá
la referencia de relativa a absoluta, de absoluta a mixta y, de nuevo de mixta a relativa.
Ejemplo:
Se está estudiando la posibilidad de incrementar el precio en un 10%, para introducir la fórmula habrá
seguir los siguientes pasos:
En F4 introducir el signo =.
Introducir el primer operando D4.
Introducir el operador +.
Introducir el segundo operando, la
celda F3, que contiene el porcen-
taje en el que va a incrementar el
precio, esta celda no es actualiza-
ble, por lo que habrá que crearle
una referencia absoluta, para ello habrá que situar el cursor delante de F3 y pulsar F4, (la refe-
rencia de la celda debe quedar con un símbolo $ delante de la columna, y un símbolo de dólar
delante de la fila, “$F$3”, si no es así, se deberá pulsar F4 hasta que adopte esa forma).
Introducir el segundo operador *.
Introducir el operador D4.
Aceptar.
Completar la columna por el método de Autollenado, se observa como en las celdas donde la
fórmula se ha copiado, la referencia a la celda F3 no cambia.
Ejemplo de referencias mixtas.
En este ejemplo se ha creado una tabla de multiplicar, los pasos han sido:
Se han introducido los operadores: los números del 1 al 10 en filas (B2:L2), y en columnas
(B2:B10).
En la celda C3 se ha introducido la si-
guiente fórmula:
C$2 la referencia a la fila 2 no se modi-

ficará, y si variará la columna para
adaptarse a la nueva posición.
$B3 la referencia a la columna B no se
modificará, y si variará la fila para
adaptarse a la nueva posición.
Utilizar el método de autorrelleno (selec-
cionando la primera fila de resultados y
arrastrado) para completar la tabla de mul-
tiplicar. No olvidar en las Opciones de au-
torrelleno, seleccionar la opción Rellenar
sin formato.
En el ejemplo también se podría utilizar la siguiente fórmula
Cuando se quiere trabajar con datos que están en hojas de cálculo distintas, Excel utiliza las fórmulas
tridimensionales o fórmulas 3D.
Si se trabaja con datos que se encuentran en una misma hoja de cálculo, la tarea se desenvuelve en
dos dimensiones: para referirse a una celda sólo se necesita indicar su fila y su columna.
Sin embargo, para referirse a una celda que estuviera en otra hoja de cálculo se necesitaría una terce-
ra dimensión además de su fila y de su columna: el nombre de la hoja de cálculo en la que éste.
Excel permite crear fórmulas que contengan referencias tridimensionales a celdas; es decir, que ade-
más de la fila y la columna en la que están también incluyan el nombre de su hoja de cálculo.
La sintaxis para referirse a una celda de una hoja de cálculo que no sea aquella en la que se quiere
introducir la operación es la siguiente:
=Nombre de la hoja!FilaColumna
Ejemplo: con los datos de la hoja 1, con el nombre, Los Alcázares; de la hoja 2 con el nombre, San
Javier; y la hoja 3 con el nombre San Pedro del Pinatar; que contienen los datos siguientes:
LOS ALCÁ-
<5 5-9 10-14 15-19 20-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60-64 65-69 70-74 +75
ZARES TOTAL
años años años años años años años años años años años años años años años años
2008
HOMBRES 519 412 404 411 437 751 836 767 650 483 357 373 412 417 344 367
MUJERES 493 412 343 347 434 668 694 621 533 407 374 377 421 396 320 391
TOTAL 1.012 824 747 758 871 1.419 1.530 1.388 1.183 890 731 750 833 813 664 758
SAN JA-
<5 5-9 10-14 15-19 20-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60-64 65-69 70-74 +74
VIER TOTAL
años años años años años años años años años años años años años años años años
2008
HOMBRES 1.095 935 903 939 1.105 1.457 1.619 1.498 1.285 1.077 813 695 656 552 524 655
MUJERES 967 866 871 874 1.069 1.265 1.383 1.293 1.148 970 773 694 685 589 483 915
TOTAL 2.062 1.801 1.774 1.813 2.174 2.722 3.002 2.791 2.433 2.047 1.586 1.389 1.341 1.141 1.007 1.570
SAN PE-
DRO DEL <5 5-9 10-14 15-19 20-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60-64 65-69 70-74 +75
TOTAL
PINATAR años años años años años años años años años años años años años años años años
2008
HOMBRES 816 737 701 702 843 1.173 1.223 1.071 958 770 609 476 455 438 393 523
MUJERES 806 697 610 643 828 1.016 1.047 973 888 706 564 535 498 459 431 683
TOTAL 1.622 1.434 1.311 1.345 1.671 2.189 2.270 2.044 1.846 1.476 1.173 1.011 953 897 824 1.206
Se realizan dos hojas más, la primera, denominada Comparación:

En la celda B2 se introduce el signo =.
Se activa la hoja Los Alcázares y se selecciona la celda que contiene el dato Hombres en la
barra de fórmulas se visua-
liza
.
Intro.
Autorrelleno de todas las
celdas de la fila
( se debe selecciónar Rellenar sin formato).

Autorrelleno de la fila de Mujeres.
Repetir los pasos para las hojas de

San Javier y Los Alcázares.
En la hoja segunda hoja, denominada Total
población:
En la celda B5 se introduce el signo =
y la función suma.
Se activa la hoja Comparación y
se selecciona el rango de la
suma
Intro y se realizan los pasos ne-
cesarios para el relleno del resto
de celdas.
Si se desea dar un formato determinado a una celda o conjunto de celdas de varias hojas distin-
tas, el procedimiento sería: seleccionar todas las hojas en donde se encuentre la celda o celdas a
formatear, seleccionar la celda o celdas y dar el formato.
Una tabla administra, analiza y almacena un conjunto de información relacionada. Es muy útil para
trabajar con datos dispuestos en una tabla con encabezados de columnas que contengan preferen-
temente texto (el título que define en contenido de la columna, Cantidad, Precio, Concepto, etc.).
Excel no reconoce los datos como tabla hasta que no se le asigna el método para crearla, e xisten dos
métodos para crear una tabla:
 Insertar una tabla en el estilo de tabla predeterminado, ejecutando el comando Tabla del grupo
Tablas en la ficha Insertar.
 Dando formato a los datos como una tabla en el estilo que se elija, ejecutando el comando
Dar formato como tabla del grupo Estilos de la ficha Inicio.
Las tablas permiten:

 Ahorrar tiempo, cuando Excel reconoce una tabla puede ejecutar tareas
automáticamente, que de otra forma tendría que realizar en varios pasos.
 Ordenar y filtrar datos.
 Agregar un formato especial.
 Autorellenar fórmulas.
En una hoja de cálculo, seleccionar el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas
pueden estar vacías o contener datos.
En el grupo Tablas de la ficha Insertar, clic en Tabla.
Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+L o CTRL+T.

Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, activar
la casilla de verificación La tabla tiene encabezados.
Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados (Columna1, Columna 2, etc.) si no

se activa la casilla La tabla tiene encabezados. Para cambiar estos nombres se selecciona el
encabezado predeterminado a reemplazar y se escribe a continuación el texto adecuado.
En una hoja de cálculo, seleccionar el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas
pueden estar vacías o contener datos.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Dar formato como tabla
En Claro, Medio u Oscuro, clic en el estilo de tabla que desea usar. Si el rango seleccionado
contiene datos que se desea mostrar como encabezados de la tabla, clic en un estilo de tabla
que incluya una fila de encabezado.
Cuando usa la función Dar formato como tabla, Excel automáticamente inserta una tabla.
6.7.2.1. Ficha Herramientas de tabla

Tras crear una tabla, aparecerán las Herramientas de tabla, que muestran la ficha Diseño. Las he-
rramientas incluidas en esta ficha sirven para personalizar o editar la tabla. La ficha Diseño se verá
únicamente cuando hay una celda seleccionada en la tabla.
 Para agregar una columna inmediatamente a la derecha de la tabla, escribir el encabezado de

columna y ENTRAR.
 Para agregar una fila al final de la tabla, escribir en la fila en blanco que se encuentra
inmediatamente debajo de la última fila de la tabla y ENTRAR.
 Para agregar una columna dentro de la tabla, clic en una celda que se encuentre
inmediatamente a la derecha de donde se desea insertar la columna, clic con el botón
secundario, Insertar y, a continuación, clic en Columnas de la tabla a la izquierda.
 Para agregar una nueva fila dentro de la tabla, clic en una celda que se encuentre
inmediatamente debajo de donde se desea insertar la fila, clic con el botón secundario,
Insertar y clic en Filas de la tabla arriba.
 Para eliminar una columna, clic con el botón secundario en la columna, Eliminar y clic
en Columnas de la tabla.
 Para eliminar una fila, clic con el botón secundario en la fila, elija Eliminar y clic en Filas de la
tabla.
Después de crear una tabla en Microsoft Office Excel, es posible que no desee seguir trabajando con la funciona-
lidad de tabla que incluye, o bien que prefiera usar un estilo de tabla sin la funcionalidad de tabla. Para dejar de
trabajar con los datos de una tabla sin perder el formato de estilo de tabla aplicado, se puede convertir la tabla en
un rango de datos común en la hoja de cálculo.
Clic en cualquier punto de la tabla.

En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, clic en Convertir en rango. También se puede
hacer clic con el botón secundario del ratón en la tabla, elegir Tabla y, a continuación, hacer
clic en Convertir en rango.
6.7.5.1. Fila de totales

Una peculiaridad de tablas es que permite la inserción de Fila de totales, los pasos son:
Clic en cualquier punto de la tabla.
En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, Activar la casilla de verificación Filas de totales en el
grupo Opciones de estilo de tabla.
Automáticamente Excel inserta la fila Total, donde cada celda contiene un desplegable que permite
elegir la función adecuada a esa columna.
6.7.5.2. Autorrelleno de fórmulas

En una tabla cuando se inserta una fórmula en la primera celda de la columna, Excel automáticamente
rellena toda la columna.
En la primera celda debajo del encabezado Total, se introduce la siguiente fórmula
Instantáneamente se cumplimentan todas las celdas de la columna Total 2011.

Una ventaja de este procedimiento es que la fórmula aporta un información sobre su operatividad, no
es lo mismo de aquí ya se puede deducir que se suman los
er
datos del 1 y 2º semestre, que cuando utilizamos referencias relativas, en este caso =C11+D11, fór-
mula que por sí sola no aclara nada.
Cuando se crea una tabla, Excel usa el nombre de la tabla y el nombre de cada columna para crear automática-
mente referencias de celda estructuradas (similares a celdas con nombre) para la tabla. Se puede usar referencias
de celda estructuradas en las fórmulas
6.7.6.1. Componentes de una referencia estructurada
Para trabajar con tablas y referencias estructuradas de forma eficaz, es necesario comprender cómo se crea la
sintaxis de las referencias estructuradas al crear las fórmulas. Los componentes de una referencia estructurada se
er
muestran en el ejemplo siguiente de una fórmula que suma los importes que suman los datos del 1 y 2º se-
mestre,
1 2 1 2
Un nombre de tabla es un nombre significativo que hace alusión a los datos reales de la tabla (ex-
cluidas la fila de encabezados y la fila de totales, si las hay).
Un especificador de columna se obtiene a partir del encabezado de columna, va encerrado entre
corchetes y hace referencia a los datos de la columna (excluidos el encabezado de columna y el total,
si los hay).
.
6.7.6.2. Nombres de tabla y especificadores de columna
Cada vez que se inserta una tabla, Excel crea un nombre de tabla predeterminado (Tabla1, Tabla2, etc.) en el
nivel o ámbito global del libro. Se puede cambiar fácilmente este nombre con el fin de darle un mayor significado.
Por ejemplo, para cambiar Tabla1 a ventas, puede utilizar el cuadro de diálogo Editar nombre (en la ficha Dise-
ño, en el grupo Propiedades, edite el nombre de la tabla en el cuadro Nombre de la tabla).
El nombre de una tabla hace referencia a todo el rango de datos de la tabla, exceptuando las filas de encabezado
y de totales. Hace referencia al rango de celdas B11:H15
Los especificadores de columna representan referencias a los datos de toda la columna, a excepción del encabe-
zado de columna y el total. En el ejemplo de la tabla ventas, el especificador de columna [1er-sem-11] hace refe-
rencia al rango de celdas C11:C15, y el especificador de columna [2º-sem-11] hace referencia al rango de celdas
D11:D15.
6.7.6.3. Introducción asistida de datos en una fórmula

A medida que se escriben datos Excel despliega todas las posibilidades reconocidas para la cadena de
caracteres introducidos.
Por ejemplo:
er
En la celda C11 se va a introducir la función que sume las ventas del 1 y 2º semestre de 2011.
Para hacer referencia a la tabla, se escribe “=ve”, Excel ofrece la posibilidad de introducir el
nombre de la tabla ventas (se identifica con el icono de tabla ) simplemente con un doble
clic sobre ventas y queda introducida en la fórmula.
Para hacer referencia a la columna, se escribe “[“ y simplemente con un doble clic sobre 1er-
sem-11 (con icono ) y queda introducido en la fórmula.
Divide el contenido de una celda en varias columnas.
En el ejemplo de la tabla de la derecha se va a dividir la columna APELLIDOS Y NOMBRE, en dos
columnas, la primera con encabezado APELLIDOS y la segunda con encabezado NOMBRE.
Se utiliza este método si el contenido a dividir tiene un formato

delimitado, como Apellidos y Nombre (la coma entre Apellidos y
Nombre es el limitador).
Seleccionar el rango de datos que desea convertir.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos,
clic en Texto en columnas.
En el paso 1 del Asistente para convertir texto en co-
lumnas, clic en Delimitados y luego en Siguiente.
En el paso 2, activar la casilla de verificación Coma y
desactivar las demás casillas bajo Delimitadores.
En el cuadro Vista previa de los datos se muestra el nombre y
el apellido en dos columnas distintas.
Haga clic en Siguiente.
En el paso 3, seleccionar una columna en el cuadro
Vista previa de los datos y, a continuación, en Forma-
to de los datos en columnas, clic en Texto. Repetir
este paso para cada columna del
cuadro Vista previa de los datos.
Clic en el cuadro situado a la de-
recha del cuadro Destino y, a con-
tinuación, seleccionar la celda
donde se quieren colocar los da-
tos.
Finalizar
Si no se especifica un nuevo destino para las nuevas columnas, los datos divididos reemplazarán
los datos originales. Para evitar la sustitución de datos, se insertan un número de columnas a la
derecha que sumadas a la columna a dividir, den como resultado el número total de columnas. En
el cuadro destino se hace referencia a la primera celda de las columnas insertadas.
Ejemplo, si el texto a dividir va a ocupar tres columnas, se insertarán dos columnas a la derecha.
Resultado de dividir texto

en columna, indicando
como un nuevo destino Para evitar la sustitución de datos, se inserta una co-
de celdas. lumna a la izquierda.
Una misma columna puede contener varios datos que se alineen como columnas en distintas filas,
más fácil de comprender a través del ejemplo siguiente:
Se precisan tratar en Excel los datos de la figura de la derecha, estos datos son exportados de Word y
están separados por varios espacios (los datos en tablas o con tabulaciones, son fácilmente reconoci-
dos por Excel y les adjudica las columnas correspon-
dientes), para distribuir los datos en cuatro columnas
los pasos son:
Seleccionar el rango de celdas que contiene los
datos que a dividir.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha
Datos, clic en Texto en columnas.
En el paso 1 del Asistente para convertir texto en
columnas, clic en De ancho fijo y luego en Siguien-
te.
En el paso 2 del Asistente en el cuadro Vista previa de los datos, aparece la división que Ex-
cel reconoce automáticamente, en este caso la última línea sobra, para eliminarla, doble clic
sobre la línea. Clic en Siguiente.
En el paso 3, seleccionar una columna en el

cuadro Vista previa de los datos y, a continua-
ción, haga clic en una opción de formato en
Formato de los datos en columnas. Repetir es-
te paso para cada columna del cuadro Vista previa
de los datos.
Si desea mostrar el contenido dividido en las co-
lumnas junto al nombre completo, haga clic en
el icono situado a la derecha del cuadro Des-
tino y, a continuación, clic en la celda colocada
junto al nombre en la lista. Si no se especifica un
nuevo destino para las nuevas columnas, los datos
divididos reemplazarán los datos originales.
Clic en Finalizar.
En la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas de datos se encuentra el comando Validación de
datos que proporciona un medio eficaz para establecer qué tipos de datos están permitidos y cuáles
no, en una celda o en un rango.
De las tres pestañas disponibles, la más importante es la primera (Configuración), las otras dos sim-
plemente configuran los mensajes de advertencia que el usuario verá en la pantalla cuando intente
violar las normas de inserción de datos.
Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en
las celdas. No aparecen en los siguientes casos:
 El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
 Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
 Una macro especifica datos no válidos en la celda.
La pestaña etiquetada como Configuración es la que ofrece distintas posibilidades en lo referente a

tipos de datos disponibles en una celda.
 La zona del cuadro de diálogo que tiene el
nombre de Criterio de validación, variará en
función del contenido de Permitir. Algunas de
las posibilidades son las siguientes:
 En la pestaña Configuración, Criterio de

validación aparecen dos casillas de verificación:
 Omitir blancos:
 Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración: si esta seleccionada
esta opción, se transmiten los cambios que se hagan a todas las celdas que tengan las
mismas restricciones.
A la hora de seleccionar celdas, ya sea como origen de una lista, máximo o mínimo, etc., no es posi-
ble elegir rangos que no pertenezcan a la misma hoja en la que se está estableciendo la validación.
Para solventar este problema se puede hacer lo siguiente: darle a la celda o rango en cuestión un
nombre e indicarlo en lugar de intentar seleccionarlo. Debe llevar el signo igual al principio.
6.9.1.1. Cualquier valor

Este estado no impone ningún tipo de restricción. La celda puede contener cualquier tipo de datos.
6.9.1.2. Número entero y decimal.

La celda sólo puede aceptar como entradas válidas aquellas que definan números enteros. Se pueden
establecer restricciones a los números enteros y decimales:
Escribir números enteros en las casillas Mínimo y Máximo.
En lugar de números, indicar valores contenidos en celdas, mediante el cuadro contraer cuadro de
diálogo
6.9.1.3. Lista
Su interés estriba en el gran número de alternativas que ofrece a la hora de configurar la entrada de la
celda.
Si se quiere que sólo se pueda escribir ciertos valores dentro de una celda, la opción de lista es la ade-
cuada, Ofreciendo los valores a través de una lista vinculada con la celda.
Para elegir una u otra posibilidad lo único que hay que hacer es activar o desactivar la casilla de verifi-
cación Celda con lista desplegable.
Para utilizar una lista como validación se va a explicar a través del siguiente ejemplo:
Se ha realizado una hoja de cálculo con el nombre Becas, para organizar las Becas de la Unión Euro-
pea, como la siguiente:
En el mismo libro hay otras dos hojas de cálculo, una con el nombre de Comunidades Autónomas y la
otra con el nombre de Países Unión Euro-
pea, en donde están relacionados por orden
alfabético las Comunidades Autónomas (al
rango se le ha denominado comunidades) y
los países de la Unión Europea (al rango se
le ha denominado países), respectivamen-
te.
Se va introducir en Procedencia y País Des-
tino una Lista validada hay dos procedi-
mientos: seleccionando el rango donde se
encuentran los valores o escribiendo direc-
tamente la lista de valores.
6.9.1.3.1 Seleccionando el rango

donde se encuentran los valores
Los pasos son:
Seleccionar el rango en la columna
Procedencia donde se van a intro-
ducir alguna de las comunidades
autónomas.
Seleccionar el comando Validación
del menú datos.
En la pestaña Configuración, en
Permitir elegir Lista, en Origen:
seleccionar el rango de la hoja
CC.AA donde se encuentran la re-
lación de comunidades autónomas.
A partir de este momento, solo se podrá intro-

ducir en la columna Procedencia alguna de las
comunidades autónomas de la lista.
Para introducir los países de la Unión Europea el procedimiento será similar.
Si el origen estuviera en la misma hoja de cálculo se podría seleccionar el rango.
Se debe tener en cuenta que si los elementos de la lista varían en el origen, también variarán en la lista
de validación.
Igualmente si los elementos de la lista pueden aumentar en origen, se debe tener la precaución de
indicar un rango más amplio, para que los nuevos elementos estén incluidos en el rango indicado en la
validación.
6.9.1.3.2 Escribiendo directamente la lista de valores.

Este procedimiento tiene la ventaja que los valores no dependen de un rango, el procedimiento utili-
zando el ejemplo del punto anterior, sería:
Seleccionar el rango en la columna Procedencia
donde se van a introducir alguna de las comuni-
dades autónomas.
Seleccionar el comando Validación del menú da-
tos.
En la pestaña Configuración, en Permitir elegir
Lista, en Origen escribir los valores de la lista
separados por ; (punto y coma).
6.9.1.4. Personalizada
De lo que se trata es de escribir una fórmula que devuelva un valor verdadero o falso. En función de
este criterio, Excel permitirá la entrada o no de datos.
Ejemplo 1: en el ejercicio de Becas UE el número de días mínimo de permanencia en el país debe ser
de 30 días.
Para introducir una validación personalizada se debe
tener en cuenta:
Nº Días = Fecha Fin – Fecha Inicio
La validación personalizada se debe introducir en el ran-
go Fecha Fin de tal modo que si se intenta introducir
una fecha que no de cómo resultado mayor de 30 en el
Nº días, Excel dará un mensaje de error y no permitirá la
entrada del dato.
La Configuración del criterio de validación en el ejemplo será la siguiente:
 Permitir: Personalizada
 Fórmula: =H5>30
Ejemplo 2: para evitar la introducción de valores duplicados en el campo NIF del ejercicio Becas UE
En el ejemplo cada alumno solo puede ser beneficiario de
una beca, en ocasiones por error se introducen valores
que ya han se encuentran registrados. Para evitarlo en el
rango correspondiente al encabezado NIF, se introduce
una validación personalizada con los siguientes criterios:
 Permitir: Personalizada
 Fórmula: =CONTAR.SI($C$5:$C$30;C5)<2
Ver funcion Contar.si
6.9.1.4.1 Omitir Blancos

Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en
blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla de verificación Omitir blancos permi-
te escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se ha-
ga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco,
la activación de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda
validada.
Ejemplo Omitir Blancos en Lista
En una hoja con el nombre colores, se escriben en cada celda diferentes colo-
res y se deja en blanco alguna de las celdas del rango.
Se asigna al rango un Nombre, en este ejemplo, color.
En otra hoja con el nombre Pedidos se crean dos columnas una con los si-
guientes encabezados: Producto y Color.

En Color se configura una Validación de datos
que permita elegir los datos dentro de una lista con
origen en el rango con el nombre Color.
Activando la casilla Omitir blancos.

Si en la selección del color de la lista se selecciona la posición en
blanco en la celda se podría introducir cualquier valor, por ejemplo,
amarillo.
Desactivada la casilla Omitir blancos.

Si en la selección del color de la lista se
selecciona la posición en blanco, no se-
ría posible la introducción de otro valor.
Ejemplo Omitir Blancos en permitir numero entero
En un rango se escriben valores y se deja en blanco alguna de las celdas del rango.
Se asigna al rango un Nombre, en este ejemplo, aver.

En otro rango se crean dos columnas una
con los siguientes encabezados: Máquina y
Nº averías.
En Nº averías se configura una Validación
de datos que permita elegir los datos dentro
de una lista con origen en el rango con el
nombre aver.
Activando la casilla Omitir

blancos.
Si en la selección del color de la lista se selecciona la posición en blanco en la
celda se podría introducir cualquier valor, por ejemplo, 9.
Desactivada la casilla Omitir blancos.

Si en la selección de la lista se selecciona la posición en blanco, no sería posi-
ble la introducción de otro valor.
En el cuadro de diálogo Validación de datos hay dos pestañas que sirven para configurar los mensa-
jes que Excel mostrará cuando se seleccione una celda o
cuando se produzca un valor de entrada erróneo.
Pasos:
Seleccionar las celdas para las que desee que

aparezca un mensaje.
En la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas
de datos clic en el comando Validación de da-
tos.
Elegir la ficha Mensaje entrante.
Comprobar que la casilla de verificación Mostrar
mensaje al seleccionar la celda está activada.
Para que aparezca un título en negrita en el men-
saje, escribirlo en el cuadro Título.
Escribir el texto del mensaje en el cuadro Mensaje de entrada, con un máximo de 255 carac-
teres. Para comenzar una nueva línea en el mensaje, presionar INTRO.
Para que aparezca el mensaje, se deberá introducir el texto en el cuadro Mensaje de entrada.
Pasos:
Seleccionar las celdas para las que se desee que
aparezca un mensaje.
En la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas
de datos clic en el comando Validación de da-
tos.
Especificar las restricciones de datos para las
Clic en la ficha Mensaje de error.
Comprobar que la casilla de verificación Mostrar
mensaje de error si se introducen datos no vá-
lidos está activada.
En el cuadro Estilo, especificar el tipo de mensaje
que se desee.
Para que aparezca un mensaje de información
que tenga los botones Aceptar y Cancelar y el
botón predeterminado sea Aceptar, clic en Información.
Para que aparezca un mensaje de aviso con el texto “¿Desea continuar?”, seguido de los bo-
tones Sí, No y Cancelar, siendo No el botón predeterminado, hacer clic en Advertencia.
En ambos tipos de mensaje, los botones Aceptar y Sí introducen datos no válidos en la celda.
El botón No le lleva de nuevo a la celda para modificar los datos. El botón Cancelar restaura el
valor anterior en la celda.
Para mostrar un mensaje de detención que tenga los botones Reintentar y Cancelar, siendo
Reintentar el botón predeterminado, haga clic en Detener.
Si se desea que aparezca un título en la barra de título del mensaje o en el globo del Ayudante
de Office, si está activado, escribir el texto en el
cuadro Título. Si se deja en blanco el cuadro Título,
el valor predeterminado del título será Microsoft
Excel.
Si se desea que aparezca su propio texto en el
mensaje, escribirlo en el cuadro Mensaje de error.
Para comenzar una nueva línea en el mensaje, pre-
sionar INTRO. Si no se introduce ningún texto en el
cuadro Mensaje de error, el mensaje presentará lo siguiente: “El valor introducido no es váli-
do. Un usuario tiene valores restringidos que no pueden introducirse en esta celda”.
Crear una carpeta con el nombre de Cálculos Básicos y Validación donde se incluirán los
siguientes libros:
Un libro con el nombre de Cálculos Básicos con las tres hojas siguientes
En la hoja 1 con el nombre La Madera realizar la siguiente tabla:

 Calcular el total dando nombre al rango cantidad y precio.
 Dar formato de sombra a los títulos y encabezados.
En la hoja 2 con el nombre VÉRTICE realizar la siguiente tabla:
 Títulos con sombras y 3D.

 Cifras con separador de miles y en €. (los cálculos expresados en % se realizan sobre el total
de ventas).
En la hoja 3 con el nombre Incremento Ventas realizar la siguiente tabla
 Calcular las ventas del año 2011.

 Calcular las ventas del año 2012, teniendo en cuenta un incremento del 8%
 Cifras con separador de miles y en €.
Un libro con el nombre de Validación con las tres hojas siguientes
En la hoja 1 con el nombre Elecsa realizar la siguiente tabla:
Tiempo Es-
Número Tiempo
Hora inicio timado Re- Hora Fin Precio Re-
Repara- Trabajo Transcu-
reparación paración reparación paración
ción rrido
(Horas)
1 8:15 a.m. Cocina 1 9:17 a.m.

2 8:10 a.m. Frigorifico 2 10:34 a.m.
3 8:30 a.m. Congelador 4 1:18 p.m.
4 8:32 a.m. Lavadora 1 9:44 a.m.
5 9:00 a.m. Microondas 1 9:18 a.m.
17,10€
Precio hora trabajo
 Antes de introducir las horas estimadas en el campo “Tiempo estimado en Horas” introducir la
validación de advertencia siguiente: para tiempos superiores a 2 horas el siguiente mensaje de
Advertencia “AVISO CLIENTE: su presupuesto es el siguiente...¿Reparamos?
Nota: Para introducir horas formato “a.m.” o “p.m.” después de la cifra que indica la hora habrá
que pulsar un espacio antes de escribir a.m. o p.m., si bien, basta con poner “a” o “p”.
 Calcular el tiempo necesario para reparar un electrodoméstico.
 Hallar el coste de reparación.
 Insertar un comentario en el precio de la reparación del congelador: “Debería Usted comprar
un nuevo congelador.
En la hoja 2 con el nombre SIMESA realizar la siguiente tabla
 Calcular los resultados en los espacios sombreados teniendo en cuenta que:
 COSTES DE FABRICACIÓN = costes fijos+costes
variables
 MARGEN INDUSTRIAL = ventas-costes fabricación
 MARGEN COMERCIAL = margen industrial-costes de
distribución
 RESULTADO = MARGEN COMERCIAL
 Los costes variables no deben representar una cifra
superior al 20% del margen industrial..
 Crear el siguiente mensaje de advertencia
 Introducir en los costes variables distintas cantidades para
comprobar la eficacia de la regla de validación personalizada.
En la hoja 3 con el nombre COCHES realizar la siguiente tabla

 Crear el siguiente formato condicional: en 1ª Revisión a los que tengan menos de 15000, en la
2ª Revisión a los que tengan menos de 30000 y en 3ª Revisión a los que tengan menos de
35000.
 Insertar un comentario.
 Introducir una regla de validación que no permita la introducción:
 de menos de 5000 Km , ni más de 30000 en la primera revisión
 de menos de 25000 Km , ni más de 40000 en la segunda revisión
 de menos de 30000 Km , ni más de 50000 en la tercera revisión;
MODELO 1ª REVISIÓN 2ª REVISIÓN 3ª REVISIÓN

AUTO BRAVA 14500 26000 35000
AUPI A215 19000 32000 40000
LORD MONDA 17000 29000 35000
AUPI A1500 25000 35000 42000
AUTO MAREA 17800 30000 37000
LORD VECTRA 19000 31000 41000
CITRËN MONTIEL 19000 33000 45000
YOTA BORNEO 16500 28500 33000
Un libro con el nombre de REFERENCIAS ABSOLUTAS con las dos hojas siguientes
En la hoja 1 con el nombre HIPOTECA realizar la siguiente tabla

 Calcular la duración de las hipotecas concedidas con fecha 02/01/2010
 Calcular los años que restarán de hipoteca en las fechas indicadas:
En la hoja 2 con el nombre EVOLUCIÓN SALARIOS realizar la siguiente tabla:

Los salarios indicados corresponden a un determinado Convenio Colectivo
 Hallar la evolución del salario mínimo , teniendo en cuenta que evolucionan según el índice del
encabezado
 La empresa esta acogida al anterior convenio colectivo y paga a sus trabajadores a razón del
salario mínimo más incentivos y plus convenio en el porcentaje que se indica , calcular los
correspondientes a 2015.
Las fórmulas que se han visto en los apartados anteriores sólo podían realizar cálculos aritméticos
sencillos. Sin embargo, Excel tiene una potencia de cálculo muy superior. Las fórmulas pueden incor-
porar operandos que permiten realizar cálculos mucho más avanzados. Estas herramientas son las
Funciones.
Excel dispone de un enorme número de funciones que abarcan casi todos los campos de cálculo.
La función consta de dos partes:

 Su nombre, que describe la operación que se va a realizar.
 El argumento, que indica (entre paréntesis) la celda o celdas sobre las que se va a realizar la
operación. Una función puede contener varios argumentos.
La estructura de una función comienza por el nombre

de la función, seguido de un paréntesis de apertura,
los argumentos de la función separados por puntos y
comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia
una fórmula, escribir un signo igual (=) delante del
nombre de la función. A medida que se cree una fór-
mula que contenga una función, la paleta de fórmulas
facilitará ayuda.
Función Nombre Argumen- Descripción

to
SUMA(A1:A20) SUMA (A1:A20) Suma todas las celdas del rango A1:A20
Calcula la media aritmética de todas las
PROMEDIO(A1:A20) PROMEDIO (A1:A20)
celdas del rango A1:A20
Halla la celda que contiene el valor máximo
MAX(A1:A20) MAX (A1:A20)
en el rango A1:A20 y devuelve ese valor.
Suma todas las celdas del rango A1:A20
SUMA(Clientes!A1:A20) SUMA (A1:A20)
de la hoja de cálculo Clientes.
Las funciones pueden ir solas en una fórmula o unidas a otros ope-

randos y operadores. En el caso de que vayan solas en una fórmula,
la función se introduce de la siguiente forma:
 El signo (=) por el que comienzan todas las fórmulas.
 La función en sí.
Ejemplo
En la tabla de la izquierda se quiere introducir una función que cal-
cule la nota media de todos los alumnos en el módulo de Aplicacio-
nes Informáticas:
Pasos:
Activar la celda donde se quiere introducir la función.
Introducir el nombre de la función. Se puede indicar de tres formas:
Introduciendo el signo igual y escribiendo la función, para los usuarios más fami-
liarizados con Excel.
Introduciendo el signo igual y seleccionando
la función del desplegable del nombre de
funciones, aparecen 10 funciones ordena-
das según hayan sido utilizadas, de más re-
cientemente a menos recientemente, si no
aparece la función que se precisa habrá
que hacer clic sobre Más funciones...
Haciendo clic sobre Pegar función ó so-
bre el comando Función del menú Insertar
(el signo igual se introduce automáticamen-
te). Una vez abierto el cuadro de diálogo
Pegar función se debe hacer clic sobre la
función deseada.
Se activa el asistente para esa función.
El rango se puede seleccionar, haciendo clic en el botón Contraer diálogo y se-
leccionando el rango con el ratón, una vez seleccionado se vuelve hacer clic en el
cuadro Ampliar diálogo o INTRO.
Aceptar.
La barra de fórmulas ayuda a introducir

fórmulas. Botón Función
Si la barra de fórmulas no aparece en la Introduciendo el signo en la celda o en

ventana de Excel, se podrá incluir haciendo cuadro de esta barra, se puede elegir la
clic sobre Barra de fórmulas del grupo Mos- función que se desee.
trar de la ficha Vista. Sirve para cancelar la fórmula
Para activar todos los botones de la barra Introduce la función, tiene la misma fun-
de fórmulas habrá que hacer clic en el cua- ción que Intro.
dro de la barra.
Abre el cuadro de diálogo Insertar función.
El cuadro muestra el contenido de la celda
seleccionada, si se desea, será más fácil la Se escribe la fórmula o función.
modificación del contenido dentro de este
cuadro que en la propia celda, ya que es más fácil insertar el punto de inserción donde se desee.
Paleta de fórmulas para introducir y modificar fórmulas
Introducir fórmulas Cuando se cree una
fórmula que contenga una función, la
Paleta de fórmulas ayudará a introducir
las funciones de la hoja de cálculo. A
medida que se introduzca una función en
la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mos-
trando el nombre de la función, cada uno
de sus argumentos, una descripción de la
función y de cada argumento, el resulta-
do actual de la función y el resultado
actual de toda la fórmula. Para que apa-
rezca la paleta de fórmulas, hacer clic en
Insertar función en la barra de fór-
mulas.
Modificar fórmulas Puede utilizarse la Paleta de fórmulas para modificar las funciones en las fórmu-
las. Seleccionar una celda que contenga una fórmula y, a continuación, hacer clic en Insertar función
para que aparezca la paleta de fórmulas. En la paleta aparecerá la función de la fórmula y cada
uno de sus argumentos. Se puede modificar la primera función, o modificar otra función de la misma
fórmula, insertando el punto de inserción en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la
función y haciendo clic en , se abrirá la paleta de la función más cercana.
Este botón que aparece en la paleta de fórmulas, proporciona ayuda sobre la función.
Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan usar en cálculos.
De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1, mientras que la fe-
cha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.447 días posterior al 1 de enero de
1900.
En los números de serie, los dígitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los núme-
ros a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el número de serie 0,5 representa la hora 12:00
del mediodía.
Los resultados de la función AHORA sólo cambian cuando se realiza un cálculo en la hoja de cálculo o
cuando se ejecuta una macro que contiene la función. No se actualiza constantemente.
Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.
AHORA()
La sintaxis de la función AHORA no tiene argumentos (argumento: valor que proporciona información a
una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un procedimiento.)
Devuelve la fecha actual.
HOY()
Devuelve la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables con
parámetros de fin de semana personalizados.
DIA.LAB.INTL(fecha_inicial; días_lab; [fin_de_semana]; [festivos])
La sintaxis de la función DIA.LAB.INTL tiene los siguientes argumentos:

 Fecha_inicial Obligatorio. La fecha inicial, truncada a entero.
 Días_lab Obligatorio. El número de días laborables antes o después de la fecha_inicial. Un
valor positivo da como resultado una fecha futura; un valor negativo proporciona una fecha
pasada; un valor de cero proporciona la fecha_inicial. El desplazamiento de días se trunca a
entero.
 Fin_de_semana Opcional. Indica los días de la semana que corresponden a días de la
semana y no se consideran días laborables. Fin_de_semana es un número de fin de semana o
cadena que especifica cuándo ocurren los fines de semana.
Nº FIN DÍAS DE FIN DE Nº FIN DÍAS DE FIN DE Nº FIN DÍAS DE FIN DE

DE SEMANA DE SEMANA DE SEMANA
SEMANA SEMANA SEMANA
1 u omitido Sábado, domingo 6 Jueves, viernes 14 Sólo miércoles
2 Domingo, lunes 7 Viernes, sábado 15 Sólo jueves
3 Lunes, martes 11 Sólo domingo 16 Sólo viernes
4 Martes, miércoles 12 Sólo lunes 17 Sólo sábado
5 Miércoles, jueves 13 Sólo martes
Ejemplo:
Con fecha 10/10/2011 se publica una convocatoria cuyo plazo de pre-
sentación es de 20 días hábiles, los días festivos son el 12/10/2011 y el
01/01/2011. Para calcular el día de finalización del plazo, teniendo en
cuenta que los sábados se consideran días hábiles.
Devuelve la parte entera de una división. Use esta función cuando desee descartar el residuo de una
división.
COCIENTE(numerador,denominador)
Numerador es el dividendo.
Denominador es el divisor
Observaciones
Si uno de los argumentos no es un valor numérico, COCIENTE devuelve el valor de error #¡VALOR!
Ejemplos
COCIENTE(5; 2) es igual a 2
COCIENTE(4,5; 3,1) es igual a 1
Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

ENTERO(número)
Número es el número real que desea redondear al entero inferior más próximo.
Ejemplos
ENTERO(115,98) es igual a 115
ENTERO(-8,9) es igual a –9
Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.
PRODUCTO(número1;número2; ...)
Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números que desea multiplicar

Ejemplos
Si las celdas A2:C2 contienen 5, 15 y 30:
PRODUCTO(A2:C2) es igual a 2.250
PRODUCTO(A2:C2, 2) es igual a 4.500
Redondea un número al número de decimales especificado.
REDONDEAR(número;núm_de_decimales)
Número es el número que desea redondear.

Núm_de_decimales especifica el número de dígitos al que desea redondear el argumento nú-
mero.
 Si el argumento núm_de_decimales es mayor que 0 (cero), número se redondeará al número
de lugares decimales especificado.
 Si el argumento núm_de_decimales es 0, número se redondeará al entero más próximo.
 Si el argumento núm_de_decimales es menor que 0, número se redondeará hacia la izquierda
del separador decimal.
Ejemplos
REDONDEAR(2,15; 1) es igual a 2,2
REDONDEAR(2,149; 1) es igual a 2,1
REDONDEAR(-1,475; 2) es igual a -1,48
REDONDEAR(21,5; -1) es igual a 20
Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero.
REDONDEAR.MAS(número;núm_decimales)
Número es cualquier número real que desee redondear.

Núm_decimales es el número de decimales al cual desea redondear el número.
Observaciones
 La función REDONDEAR.MAS es similar a la función REDONDEAR, excepto que siempre
redondea al número superior más próximo, alejándolo de cero.
 Si el argumento núm_decimales es mayor que 0 (cero), el número se redondea al valor
superior (inferior para los números negativos) más próximo que contenga el número de lugares
decimales especificado.
 Si el argumento núm_decimales es 0 o se omite, el número se redondea al entero superior
(inferior si es negativo) más próximo.
 Si el argumento núm_decimales es menor que 0, el número se redondea al valor superior
(inferior si es negativo) más próximo a partir de la izquierda de la coma decimal.
Ejemplos
REDONDEAR.MAS(3,2;0) es igual a 4
REDONDEAR.MAS(76,9;0) es igual a 77
REDONDEAR.MAS(3,14159; 3) es igual a 3,142
REDONDEAR.MAS(-3,14159; 1) es igual a -3,2
Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero.
REDONDEAR.MENOS(número;núm_decimales)
Número es cualquier número real que desea redondear.

Núm_decimales es el número de decimales al cual desea redondear el número.
Observaciones
 La función REDONDEAR.MENOS es similar a la función REDONDEAR, excepto que siempre
redondea un número acercándolo a cero.
 Si el argumento núm_decimales es mayor que 0 (cero), el número se redondea al valor inferior
(superior para los números negativos) más próximo que contenga el número de lugares
decimales especificado.
 Si el argumento núm_decimales es 0 o se omite, el número se redondea al entero inferior
(superior si es negativo) más próximo.
 Si el argumento núm_decimales es menor que 0, el número se redondea al valor inferior
(superior si es negativo) más próximo a partir de la izquierda de la coma decimal.
Ejemplos
REDONDEAR.MENOS(3,2; 0) es igual a 3
REDONDEAR.MENOS(76,9;0) es igual a 76
REDONDEAR.MENOS(3,14159; 3) es igual a 3,141
REDONDEAR.MENOS(-3,14159; 1) es igual a -3,1
Suma todos los números de un rango.
SUMA(número1;número2; ...)
Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números cuya suma desea obtener.
Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamen-
te en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos.
Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarán los números de esa matriz o
referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en esa matriz o
referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán erro-
res.
Ejemplos
 SUMA(3; 2) es igual a 5
 Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:

SUMA(A2:C2) es igual a 50
Si las celdas a sumar no están contiguas, cada rango se debe incluir en un Número, como en
la figura de abajo
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Rango es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina qué celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como
32; “32”; “>32”; “manzanas”.
Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el
criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.
Ejemplo: en una lista se refleja el resumen de faltas de los alumnos por los días de la semana y por los periodos de ese día. Si se quiere saber las faltas totales
en cada uno de los módulos, se aplicaría una función como la que aparece en la barra de fórmulas, para facilitar y simplificar la tarea de introducir funciones se
puede utilizar la característica de Autollenado, cambiando únicamente el nombre del módulo.
Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de argumentos. Use
CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de
números.
CONTAR(ref1;ref2; ...)
Ref1; ref2;...son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener

o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuen-
tan los números.
Los argumentos que son números, fechas o representaciones
textuales de números se cuentan; los argumentos que son valo-
res de error o texto que no puede traducirse a números se pa-
san por alto.
Ejemplo
En la tabla de la izquierda se quiere saber el número de alum-
nos que cursan el módulo de Aplicaciones informáticas. En la
celda C18 se introduce la función que aparece en la barra de
fórmulas.
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas que no están en blanco.
Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a
contar.
Ejemplo.
En la tabla de la derecha se quiere conocer el número de prácticas que los alumnos tienen que repetir.
Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumen-
tos. Usar CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o matriz.
CONTARA(valor1;valor2; ...)
Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este
caso, un valor es cualquier
tipo de información, incluyen-
do texto vacío (“”) pero exclu-
yendo celdas vacías.
Ejemplo
En la tabla de la derecha en la
columna M se quiere saber
las prácticas (de la 1 a la 8)
entregadas por los alumnos,
independientemente de que
se hayan valorado con 1,2,3,
o Repetir.
Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
MAX(número1;número2; ...)
Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números para los que se desea encontrar el valor máximo.
Se puede especificar argumentos que sean números, cel-
das vacías, valores lógicos o representaciones de números
en forma de texto. Los argumentos que sean valores de
error o de texto que no se puedan traducir a números cau-
san errores.
Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.
Ejemplo:
En la tabla de la derecha se quiere saber cuál es la nota
máxima
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
MIN(número1;número2; ...)
Número1;número2; .. son entre 1 a 30 números cuyos valores

mínimos desea encontrar.
Se puede especificar argumentos que sean números, celdas
vacías, valores lógicos o representaciones textuales de núme-
ros. Los argumentos que son valores de error o texto que no
se puede traducir a números, causan errores.
Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.
Ejemplo:
En la tabla de la derecha se quiere saber cuál es la nota míni-
ma.
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
PROMEDIO(número1;número2; ...)
Número1;número2; ... son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.

Observaciones
Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o
referencias que contengan números.
Sugerencia Al calcular el promedio de las celdas, tener en
cuenta la diferencia entre las celdas vacías y las que contie-
nen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla
de verificación. Las celdas vacías no se cuentan pero sí los
valores cero.
Ejemplo:
En la tabla de la derecha se quiere saber cuál es la nota me-
dia.
Estas funciones calculan valores de los créditos, anualidades y valores de caja. Al utilizar este tipo de
funciones, se debe tener en cuenta que el plazo y el tipo de interés han de representar el mismo perio-
do de tiempo: mensual, semestral, anual, etc.
 Tasa es la tasa de interés del préstamo.

 Nper es el número total de pagos del préstamo.
 Va es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros.
 Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último
pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor
futuro de un préstamo es 0).
 Tipo es el número 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos
Observaciones
El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el inte- Definir tipo como Si los pagos vencen
rés, pero no incluye impuestos, pagos en reserva ni los
0 u omitido Al final del período
gastos que algunas veces se asocian con los présta-
mos. 1 Al inicio del período
Mantener uniformidad en el uso de las unidades con
las que especifica los argumentos tasa y nper. Si se efectúa pagos mensuales de un préstamo de 4
años con un interés anual del 12 por ciento, usar 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argu-
mento nper. Si se efectúa pagos anuales del mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento
tasa y 4 para el argumento nper
Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Ejemplos
 La siguiente fórmula devuelve el pago mensual de un préstamo de 10000 € con una tasa de
interés anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses:
PAGO(8%/12; 10; 10000) es igual a -1.037,03 €
 Usando el mismo préstamo, si los pagos vencen al comienzo del período, el pago es:
PAGO(8%/12; 10; 10000; 0; 1) es igual a -1.030,16 €
 La siguiente fórmula devuelve la cantidad que se le deberá pagar cada mes en un crédito
hipotecario de 156.000 € durante un plazo de 20 años a una tasa de interés del 5,25% por
ciento:
PAGO(5,25%/12; 20*12; -156000) es igual a 1.051,20€
Si se desea ahorrar 50.000€ en 18
años, ahorrando una cantidad cons-
tante cada mes, puede utilizar PAGO
para determinar la cantidad que se
debe ahorrar. Asumiendo que podrá
devengar un 3,75% de interés en su
cuenta de ahorros, se puede usar
PAGO para determinar qué cantidad
se debe ahorrar cada mes.
Si se deposita 162,43€ cada mes en una cuenta de ahorros que paga el 3,75% por ciento de interés, al
final de 18 años habrá ahorrado 50.000€.
Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de
interés constante.
VF(tasa;nper;pago;va;tipo)
Ejemplos
VF(0,5%; 10; -200; -500; 1) es igual a 2.581,40 €
VF(1%; 12; -1000) es igual a 12.682,50 €
VF(11%/12; 35; -2000; ; 1) es igual a 82.846,25 €
Supongamos que se desee ahorrar dinero para un proyecto especial que tendrá lugar dentro de un año
a partir de la fecha de hoy. Deposita 1.000 € en una cuenta de ahorros que devenga un interés anual
del 6%, que se capitaliza mensualmente (interés mensual de 6%/12 ó 0,5%). Se tiene planeado depo-
sitar 100 € el primer día de cada mes durante los próximos 12 meses. ¿Cuánto dinero se tendrá en
cuenta al final de los 12 meses?
VF(0,5%; 12; -100; -1000; 1) es igual a 2301,40
Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos periódicos constantes y en
la tasa de interés constante.
NPER(tasa; pago; va; vf; tipo)
Ejemplos
Si se desea saber el número de
meses que debe estar una capital
de 6000€, en una cuenta de aho-
rro al 3,50% de interés, incremen-
tando mensualmente la cuenta
en 100€ y deseando obtener un
capital final de 9000€.
Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad. TASA se calcula por iteración y puede tener
cero o más soluciones. Si los resultados consecutivos de TASA no convergen en 0,0000001 después
de 20 iteraciones, TASA devuelve el valor de error #¡NUM!
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)
Ejemplo
Para calcular la tasa de un préstamo de 8.000 € a cuatro años con pagos mensuales de 200 €:
TASA(48; -200; 8000) es igual a 0,77 por ciento
Esta es la tasa mensual ya que el período es mensual. La tasa anual es 0,77%*12, que es igual a 9,24
por ciento.
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma
fila de una columna especificada en la tabla. Utilizar BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los
valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea
encontrar.
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)
 Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz

 Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se buscan los datos. Si el argumento
ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento
matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO;
VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.
 Indicador_columnas es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función
devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparación; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_de_comparación y así sucesivamente.
 Ordenado es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un valor igual o
aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función
devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor
inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor
buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplo
Procedimiento a realizar
para obtener la letra del
NIF
En la celda D9 (después
se utilizará el Autorre-
lleno) se introducen los
cálculos siguientes:
Se divide el número
del D.N.I. por 23.
La parte entera de
la cantidad resul-
tante se multiplica
por 23
El resultado se resta del número de DNI inicial, y dará un número que
obligatoriamente estará comprendido entre 0 y 23
En la misma hoja, en otra hoja del mismo libro e incluso en otro libro se crea
una tabla donde se indican los números que se han obtenido de aplicar el
procedimiento anterior. A cada número le corresponde una Letra indicada en
la segunda columna.
Letras correspondientes al núme-

ro obtenido en el cálculo
En la celda E9 (después se utilizará el Autollenado) se introduce la siguiente función:
 Valor_buscado se indica el rango de valores que se desean buscar. En este caso se

buscaran los valores obtenidos de los cálculos realizados.
 Matriz_buscar_en Se selecciona el rango de la matriz donde se va a buscar, siendo
imprescindible seleccionar los valores buscados y el resultado de la comparación. En este
caso ‘LETRAS NIF’!$B$2:$C$25 indica la hoja donde está la matriz en la que se va a buscar;
!$B$2:$C$25 es el rango donde se encuentra la matriz, se utilizan referencias absolutas para
que siempre busque en los mismos valores.
 Indicador_columnas, dará la letra que corresponde, en este caso la columna ocupa la
posición 2. (siempre se indica el número de orden que corresponde a la columna del rango
seleccionado)
 Ordenado se utiliza la expresión Falso para que busque el valor exacto.
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un
valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Usar BUSCARH cuando
los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y se
desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas.
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
 Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz

 Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se buscan los datos.
 Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberá devolver el valor
coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si
indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente.
Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si
indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor
de error #¡REF!
 Ordenado es un valor lógico que especifica si se desea que el elemento buscado por la función
BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la
función devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un valor exacto, se devuelve el
mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la función
BUSCARH encontrará el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error
#N/A.
Ejemplo:
En la tabla de la izquierda se indican las pulsaciones por minuto que tienen los alumnos en la segunda
evaluación. La nota correspondiente a esas pulsaciones esta en otro libro llamado pulsaciones, con
una hoja que contiene una tabla como la de la derecha. El procedimiento para buscar la nota que co-
rresponde es el siguiente:
En la celda D5 (después se utilizará el Autorrelleno) se introduce la siguiente función:
 Valor_buscado se indica celda cuyo valor se va a buscar, en este caso se busca la celda C5,
que contiene las pulsaciones alcanzadas por el alumno.
 Matriz_buscar_en se selecciona el rango de la matriz donde se va a buscar, siendo
imprescindible seleccionar los valores buscados y el resultado de la comparación. En este
caso ‘[pulsaciones.xlsx] indica el libro (entre corchetes [ ]); NOTA EVALUACIÓN’! la hoja (¡)
donde esta la matriz en la que se va a buscar; $B$9:$S$10 es el rango donde se encuentra la
matriz, se utilizan referencias absolutas para que siempre busque en los mismos valores
 Indicador_filas, dará la letra que corresponde, en este caso la fila ocupa la posición 2.
(siempre se indica el número de orden que corresponde a la columna del rango seleccionado)
 Ordenado, Verdadero para que busque el valor aproximado.
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es

FALSO.
Se utiliza SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
 Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o
FALSO.
 Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO.
 Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO.
Ejemplo:
En la tabla de la figura siguiente, se va a calificar al alumno como aprobado o suspenso según su nota
sea superior o igual a 5 o inferior a 5.
En la celda D5 (después se utilizará el Autollenado) se introduce la siguiente función::
 Prueba_ lógica la celda C5 debe ser >=5.
 Valor_si_verdadero Si se cumple la condición anterior en la celda D5 se debe incluir la
palabra “Aprobado”
 Valor_si_falso si el valor de la celda C5 es inferior a 5, la celda D5 debe tomar valor de
“Suspenso”
Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos

los argumentos son FALSO.
O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1; valor_lógico2; ... son entre 1 y 30 condiciones que se desean comprobar y que pueden
ser VERDADERO o FALSO.
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más
argumentos son FALSO.
Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1;valor_lógico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos (VERDADERO O FALSO), o los argumentos
deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, esos valores se pasan por
alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!
Las funciones “O” e “Y” ofrecen mayor utilidad en anidamientos, por lo que los ejemplos se
verán más adelante
La función CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se unirán
pueden ser texto, números, referencias de celda o una combinación de estos elementos.
CONCATENAR(texto1; [texto2]; ...)
La sintaxis de la función CONCATENAR tiene los siguientes

Texto1 Obligatorio. El primer elemento de texto que se concatenará.
Texto2 Opcional. Elementos de texto adicionales, hasta un máximo de 255 elementos. Deben estar
separados con punto y coma.
Ejemplo:
NOTA También puede utilizar el opera-
dor de cálculo símbolo de “y” comercial
(&) en lugar de la función CONCATE-
NAR para unir elementos de texto. Por
ejemplo =C8&”-“&E8 devuelve el mismo
valor que =CONCATENAR(C8;”-“;E8)
EXTRAE devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en

la posición que se especifique y en función del número de caracteres que se especifique.
EXTRAE(texto; posición_inicial; núm_de_caracteres)
La sintaxis de las funciones EXTRAE tiene los siguientes argumentos:

 Texto Obligatorio. Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
 Posición_inicial Obligatorio. Posición del primer carácter que se desea extraer del texto. La
posición_inicial del primer carácter de texto es 1, y así sucesivamente.
 Núm_de_caracteres Obligatorio. Especifica el número de caracteres que se desea que EXTRAE
devuelva del argumento texto.
Ejemplo:
En la tabla del punto anterior, se añade una columna con el encabezado Código, que se forma con los
tres primeros caracteres de la columna Apellidos y Nombre y los cuatro caracteres a partir del séptimo
de la columna NIF.
Devuelve la jerarquía de un número en una lista de números. La jerarquía de un número es su tamaño
en comparación con otros valores de la lista. (Si ordenara la lista, la jerarquía del número sería su po-
sición.)
JERARQUIA(número;referencia;[orden])
La sintaxis de la función JERARQUÍA tiene los siguientes:

 Número Obligatorio. El número cuya jerarquía (clasificación) desea conocer.
 Referencia Obligatorio. Una matriz de una lista de números o una referencia a una lista de
números. Los valores no numéricos se pasan por alto.
 Orden Opcional. Un número que especifica cómo clasificar el argumento número.
Ejemplo:
La columna posición indica la posición obtenida por el alumno según su nota.
En algunos casos, puede que se tenga que utilizar una función como uno de los argumentos de otra
función.
Devoluciones válidas Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el
mismo tipo de valor que el que utilizar el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor
VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el
caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funcio-
nes anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función
de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA de la Figura 1 son ambas
funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la
función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.
Anidar funciones Se puede utilizar la Paleta de fórmulas para anidar funciones como argumentos.
Por ejemplo, en la Figura 2, se puede anidar la función SUMA en la función SI haciendo clic en el cua-
dro de edición Valor_si_verdadero, haciendo clic en la flecha abajo del cuadro Funciones de la barra
de fórmulas y, finalmente, haciendo clic en SUMA.
Ejemplo:
En la tabla de la derecha, hay tres columnas que corresponden a tres bloques, en la columna siguien-
te, Nota Media se debe introducir una función,
cuyo resultado debe cumplir las siguientes
condiciones:
 Para hallar la nota media, las notas de los
tres bloques deben ser iguales o superiores
a 5.
 Si no se cumple la condición anterior, es
decir si en alguno de los bloques no se
alcanza el 5, la nota media debe ser
SUSPENSO, aunque el promedio supere el
5.
Para la introducción de la función anidada
se realizan los siguientes pasos:
Está claro que el resultado de la función depende de condiciones, la función que introduce
condiciones en Excel es la función SI. En la celda G4 se introduce la función SI.
Las condiciones son que las celdas D4, E4 y F4 sean

iguales o superiores a 5, para conseguir esto Excel
utiliza la función Y. Para introducirla con el cursor
en el cuadro Prueba _lógica y desplegar el cuadro
de nombre para introducir la función Y (cuando no
aparece en el listado, se busca en Más funciones).
Clic sobre función Y e introducir las condiciones en Valor:_lógico.
Clic en la barra de fórmulas sobre SI para establecer los re-

sultados según las condiciones.
Si se cumplen las condiciones con el cursor en el cuadro Valor_si_verdadero, seleccionar en
el cuadro de lista la función PROMEDIO.
En la función PROMEDIO indicar el rango de valores a promediar.

Clic sobre SI en la barra de fórmulas para volver a la función SI para completar Va-
lor_si_falso, es decir si el alumno
tiene una nota inferior a 5 en alguno
de los tres bloques, la NOTA ME-
DIA debe ser SUSPENSO.
Aceptar. La columna Promedio tiene la función de

contrastar con la columna NOTA MEDIA. Si
se observa los alumnos Nº 2 y Nº 5 no
tienen todos los bloques aprobados, sin
embargo su nota media es superior a 5,
por lo que la sola aplicación de la función
PROMEDIO no sirve para este caso.
Autorrrelleno de la columna NOTA MEDIA, no olvidar
Ejemplo de cuadro amortización constan-

tes.
Las funciones más significativas insertadas
son las siguientes:
 En C14 se ha insertado la fecha 31/12,
que servirá de para calcular períodos
fraccionados. A la celda se le ha dado un
formato personalizado ;;; para que no se
visualice.
 FR. AÑO 1(si el primer período no es el
año completo): =SI(C13>0;(C14-
C13)/365;””)
 En la fila año 0:
VALOR CONTABLE: =C7
 A partir de la fila del año 1:
CUOTA AMORTIZACIÓN:
=SI($B$11=0;0;SI(Y($B$14<1;B19=1);(($
C$7-
$C$12)/$B$11)*$B$14;SI(B19=$B$11+1;
H18-
$C$12;SI(O(H18=$C$12;H18=0);0;($C$7-
$C$12)/$B$11))))
AMORTIZACIÓN ACUMULADA:
=SI(C19>0;F18+C19;0)
VALOR CONTABLE: =SI(C19>0;H18-
C19;0)
NOTA: casi todas las funciones insertadas
llevan una condición SI para evitar que Cuadro amortización 1
las celdas vacías den valores como:
#¡DIV/0!,
La característica Autocalcular y su misión es la de hacer las veces de una pe-

queña calculadora que puedes usar cuando se desee hacer una operación parcial
o de comprobación sin tener que introducir una fórmula en una celda.
Previamente antes de utilizar esta característica, se debe personalizar la barra de
estado, para ello habrá que situar el puntero en una zona libre de esta, abrir el
menú emergente y seleccionar los comandos que se quieran visualizar.
Cuando hay seleccionado un rango de celdas no vacías, se observa en la barra de estado una infor-
mación de determinados cálculos, que dependen del contenido de las celdas seleccionadas, si con-
tienen:
 Texto: aparece el recuento de las celdas.
 Numero o fecha y hora : se visualizan todas las opciones de Autocalcular (promedio, recuento,
recuento numérico, mínima, máxima, suma).
Autocalcular también funciona con rangos discontinuos
Si las celdas con las que se quiere operar están contiguas, se podrá utilizar el botón
que se encuentra en la ficha Inicio, dentro del grupo Modificar, también está
disponible en la ficha Formulas, en el grupo Biblioteca de fórmulas, que realizará
la operación más rápidamente.
Si se desea sumar cifras que están en celdas continuas, el procedimiento será el
siguiente:
Se activa la celda donde se quiere incluir el resultado de la suma (celda con-
tigua, las cifras pueden estar arriba, abajo, izquierda, derecha).
Se hace clic sobre el botón sin necesidad de abrir el desplegable.
Otro procedimiento:
Se seleccionan las celdas a las que se les va a aplicar la Autosuma.
Clic sobre el botón .
Automaticamente se introduce el resultado en la celda contigua
vacía.
Si se desea realizar otra operación de cifras en celdas continuas, con el
botón , el procedimiento será el siguiente:
Se activa la celda donde se quiere incluir el resultado de la opera-
ción.
Se abre el desplegable del botón y se elige la operación que se desee.
En la tabla de la derecha, se desea introducir con el comando Autosuma, el promedio de temperaturas
del primer trimestre, los pasos:
Se configura la operación Promedio en el desplegable

Se seleccionan los datos del 1T de 2009.
Clic sobre el botón .
Automáticamente el resultado se inserta en la celda C29
Crear una carpeta con el nombre de FUNCIONES donde se incluirán los siguientes libros:
Un libro con el nombre de FUNCIONES SIMPLES con las hojas siguientes
En la hoja 1 con el nombre Temperaturas realizar la siguiente tabla:
 Realizar los cálculos precisos para cumplimentar las celdas en blanco.

NOTA: La sensación térmica vendrá determinada por:
 si la temperatura es superior o igual a 23 grados será “Calor”
 si la temperatura es inferior a 23 grados será “Fresco”
 Introducir un formato condicional de forma que:
 Dar un formato condicional Escala de tres colores: azul para el más bajo, amarrillo
para los valores medios, y rojo para los valores más altos.
Crear un libro con el nombre de REMUNERACIONES.
En la hoja 1 con el nombre Bases y SMI copiar los siguientes datos
En la hoja 2 con el nombre Bases de cotización realizar las siguientes tablas:

Insertar las funciones que correspondan, teniendo en cuenta:
Los Años de antigüedad tendrán formato “aa”.
Los Trienios corresponderán a periodos de tres años vencidos (función entero).
€/período=4%*Salario Base
Total antigüedad=Trienios*€/período
Salario base y antigüedad harán referencia a la tabla en la que se calculo la antigüedad.

Remuneración total=Salario Base+Antigüedad+Idiomas+Títulos+Incentivos
P.P.E. 
Salario Base  Antigüeda d Nº pagas
 12
 BASE COTIZACIÓN CONTINGENCIAS COMUNES= Remuneración total+PPE
 BASE COTIZACIÓN C. PROF., AT Y EP= Remuneración total+Horas Extras+PPE
 Si la base de cotización que resulte no estuviese comprendida entre la cuantía de la base mínima y de la
máxima correspondiente al grupo de cotización de la categoría profesional del trabajador se cotizará por
la base mínima o máxima, según que la resultante sea inferior a aquélla o superior a ésta.
Crear un libro con el nombre de ALMACEN

Insertar las funciones que correspondan teniendo en cuenta:
 COMPRAS/ENTRADAS:
Importe total  Nº unidades  Precio unitario
 VENTAS/SALIDAS:
Precio unitario  Último precio medio ponderado
 EXISTENCIAS
Nº unidades Nº unidadesexistencias inicales Nºunidadesde entradas- Nº unidadesde salida
Si es una venta, PMP  último PMP;
Importe total de COMPRAS/EN TRADAS  Importe total EXISTENCIA S ANTERIORE S
Si es una compra, PMP 
Nº UNIDADES TOTALES
Crear un libro con el nombre SUELDOS

En la hoja 1 con el nombre Nómina mayo realizar el siguiente ejercicio
Insertar las funciones teniendo en cuenta:

Total Horas Extras  Horas  Precio Hora
Nómina mes mayo :
Horas Extra, Convenio, Incentivos : introducir su importe con la función Buscar.
Total Bruto  Sueldo  Horas Extras  Convenio  Incentivos
Crear un libro con el nombre PRECIOS
En la hoja 1 con el nombre Precios realizar el siguiente ejercicio:
Calcular las anteriores funciones

 En “observaciones” si el precio es inferior al precio medio, la celda tendrá valor
“ECONÓMICO”, si es superior su valor será “CARO”.
En la hoja 2 con el nombre Pedido
 Realizar la siguiente Tabla utilizar la función de “buscar” para indicar el Título y el precio
Crear un libro con el nombre SONLI
La empresa de exportación SONLI, S.L. realiza las operaciones indicadas en la tabla 3

La tabla 1 y 2 son datos que se incluirán en una hoja con el nom- Tabla 2
bre Productos y Divisas, respectivamente
Moneda Euro
Tabla 1 Dólar USA 1,326
Producto Precio € Libra Esterlina 0,815
Sofá Confort X-30 1350,50 Yen Japonés 106,425
Sillón Relax B-10 785,75 Franco Suizo 1,202
Sofá Spacio E-25 2500,00 Corona Sueca 8,902
Sofá Disém S-10 1425,90 Corona Noruega 7,587
Sillón Coquec S-3 982,45 Corona Danesa 7,439
Sofá Mader E-65 1125,35 Dólar Canadiense 1,301
Dólar Australiano 1,266
En la una hoja con el nombre de Operaciones de Exportación. Se realizarán las siguientes ope-
raciones:
Tabla 3
Canti- Precio Costes Ex- Importe Importe en

País Producto Divisa
dad € portación Total € Divisas
Reino unido Sofá Spacio E-25 15 1.360,00 Libra Esterlina
Estados Unidos Sofá Confort X-30 10 2.511,00 Dólar USA
Suecia Sofá Mader E-65 8 5.250,00 Corona Sueca
Dinamarca Sofá Spacio E-25 10 1.520,00 Corona Danesa
Canada Sillón Coquec S-3 50 4.451,00 Dólar Canadiense
Estados Unidos Sillón Relax B-10 10 1.445,00 Dólar USA
Australia Sofá Spacio E-25 20 9.821,00 Dólar Australiano
Japón Sillón Relax B-10 50 7.445,00 Yen Japonés
Insertar las funciones y procedimientos para conseguir los resultados teniendo en cuenta:
 Producto será elegido de una lista desplegable cuyos datos se exportarán de la hoja
Productos y divisas.
 Cantidad contendrá una regla de validación que impida introducir cantidades cuyos Costes
Exportación sean superiores al 25% del Importe Total €. Con el siguiente mensaje de error.
OPERACIÓN NO RENTABLE. Los costes exportación no deben representar más del 25% del
importe total.
 Precio se obtendrá a través de la función Buscar....
 Divisa será elegido de una lista desplegable cuyos datos se exportarán de la hoja Productos y
Divisas.
 Importe en Divisas será el resultado de convertir el Importe Total € al valor de la divisa, que
se buscará con la función Buscar…
Crear un libro con el nombre Préstamo
 Insertar la función financiera necesaria para calcular la mensualidad que se deberá pagar
según el tipo de interés y los capitales, en una hipoteca a 25 años.
 Utilizar Referencias Mixtas.
Años Capital
25 100.000,00 € 120.000,00 € 140.000,00 € 160.000,00 € 180.000,00 € 200.000,00 €
Tipo interés
2,75%
anual
3,75%
4,75%
5,75%
Crear un libro con el nombre Agentes

 En la columna Trimestre introducir la función que devuelva Primer trimestre si el mes O enero
O febrero O marzo; Segundo trimestre para los meses, O abril O mayo O junio; para Tercer
trimestre, O julio O agosto O septiembre; Cuarto trimestre para el resto.
 En la columna Posición según ventas introducir una función que indique la posición de las ventas den
orden descendente. (Mayores ventas el nº 1)
 En la columna Posición Agentes de menor a mayor absentismo introducir una función que
indique la posición de las faltas de asistencia en orden asscendente. (menos faltas el nº 1).
 Introducir un formato condicional consistente en aplicar una fuente azul a las filas con las tres
primeras posiciones de ventas.
Posición Agen-
Faltas asiten-
Posición tes de menor a
Trimestre Mes Nombre Agente Comercial TOTAL cia Agente/
según ventas mayor absen-
Horas
tismo
Abril Ana Blanco Lax 12.500,00 € 0
Mayo Ana Blanco Lax 15.000,00 € 22
Junio Ana Blanco Lax 11.000,00 € 25
Septiembre Ana Blanco Lax 14.000,00 € 0
Octubre Ana Blanco Lax 28.325,00 € 26
Enero Carlos Chiclano Fernández 22.441,00 € 0
Febrero Carlos Chiclano Fernández 21.554,00 € 20
Abril Carlos Chiclano Fernández 15.325,00 € 8
Junio Carlos Chiclano Fernández 22.112,00 € 0
Octubre Carlos Chiclano Fernández 21.151,00 € 31
Diciembre Carlos Chiclano Fernández 23.554,00 € 10
Febrero David Egea Fernández 55.232,00 € 1
Julio David Egea Fernández 35.000,00 € 0
Noviembre David Egea Fernández 11.250,00 € 1
Enero Judit Egea Fernández 33.125,00 € 12
Febrero Judit Egea Fernández 12.445,00 € 0
Marzo Judit Egea Fernández 12.000,00 € 4
Abril Judit Egea Fernández 25.000,00 € 0
Junio Judit Egea Fernández 15.330,00 € 12
Septiembre Judit Egea Fernández 23.000,00 € 0
Octubre Judit Egea Fernández 15.000,00 € 0
Noviembre Judit Egea Fernández 25.000,00 € 23
Diciembre Judit Egea Fernández 24.433,00 € 0
Julio Rubén Campos Bisbal 44.222,00 € 0
Septiembre Rubén Campos Bisbal 15.000,00 € 15
Octubre Rubén Campos Bisbal 12.500,00 € 15
Noviembre Rubén Campos Bisbal 12.000,00 € 8
Diciembre Rubén Campos Bisbal 45.000,00 € 1
La manera más rápida de imprimir una hoja de cálculo es mediante el botón Imprimir de la barra
de Acceso rápido.
Este botón imprime la hoja de cálculo que este activa utilizando las opciones de impresión por omisión
de Excel.
Si no se quiere imprimir todo el

contenido de una hoja de cálcu-
lo, sino sólo una parte habrá
que establecer el área de im-
presión.
El área de impresión es un ran-
go que se define en la hoja de
cálculo y que sirve para advertir
a Excel que sólo se quiere im-
primir esa parte de la misma.
Para definir el área de impresión
hay que utilizar el procedimiento
que describe la siguiente se-
cuencia de pasos:
Seleccionar el rango de
la hoja de cálculo que
se quiera imprimir.
En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, clic sobre Área de impresión
y clic sobre Si ahora se imprime la hoja, sólo se imprimirá el
área de impresión marcada.
El procedimiento para cambiar el área de impresión es idéntico al que se emplea para definirla. Se
selecciona el nuevo rango que se quiere que sea el área de impresión y se vuelve a ejecutar Esta-
blecer área de impresión, Excel modificará las líneas discontinuas para reflejar la nueva área de im-
presión.
Si se quiere eliminar el área de impresión (por ejemplo, para volver a imprimir toda la hoja), en la ficha
Diseño de página, en el grupo Configurar página, clic sobre Área de impresión y clic sobre
Excel volverá a situar las líneas discontinuas en los lugares en los que se
produce el salto natural del papel
Puede ocurrir que el área de impresión que se haya establecido (o la hoja de cálculo entera si no se
ha establecido) no quepan en una sola página al imprimirse. En tal caso, Excel distribuirá la impresión
en varias páginas, intercalando un salto de página automático en la columna o la fila de cada página
que ya no quepan en ella.
Sin embargo, ocurre que muchas veces los saltos de página automáticos que Excel establece son
inconvenientes (por ejemplo, porque partan una tabla que se quiera conservar en una misma página).
En tales casos la solución consiste en establecer manualmente los saltos de página en los lugares
exactos en que interesen.
Para facilitar el trabajo con los saltos de página, la vista más adecuada es Vista previa de salto de
página
Pasos para establecer un salto de página manual:

Situar el puntero de celda en la celda que dé comienzo a una nueva página.
y clic sobre . El salto de página aparecerá en la hoja de cálculo como lí-
neas discontinuas, y se podrán comprobar sus efectos en la pantalla Vista preliminar.
Para eliminar un salto de página manual se sigue el mismo procedimiento.
Situar el puntero en la celda en la que dé comienzo una nueva página.
y clic sobre
Para modificar la posición de un salto de página con el ratón
 Para cambiar el área de impresión, o saltos de páginas se arrastran con el ratón las líneas
continuas hasta la posición deseada.
 Para quitar un salto de página manual se arrastra el salto de página fuera del área de
impresión.
 Para quitar todos los saltos de página manuales, hacer clic con el botón secundario en
cualquier celda de la hoja de cálculo y, a continuación, hacer clic en Restablecer todos los
saltos de página
Excel dispone de un comando que permite ver en pantalla cómo va a quedar la página impresa antes
de imprimirla realmente.
El comando Vista previa de impresión e imprimir está en el menú Archivo, Imprimir aunque la
herramienta Vista previa de impresión e imprimir que está en la barra Acceso rápido suele ser
más cómoda de emplear.
En el ejemplo del punto anterior se suprime el Salto
de página, la Vista preliminar sería la siguiente:
En la parte superior de la ventana Vista preliminar,
están los siguientes botones:
 En el caso de que la hoja de

cálculo tenga más de una página, este botón
permite desplazarse por las distintas
páginas.
 Relacionados con la impresión
 Configurar página. Hace que aparezca el
cuadro de diálogo Configurar página. En
este cuadro de diálogo se pueden modificar
la mayoría de las opciones de impresión (se
explica más adelante).
 Márgenes: Este botón permite cambiar los márgenes de la página en la misma pantalla de
la Vista preliminar, mediante el procedimiento de arrastrar con el ratón los cuadritos de
selección que aparecen y que delimitan esos márgenes.
 Toda la página Permite la visualización de toda la página
Los saltos de página introducidos manualmente se muestran como líneas continuas. Las líneas de
puntos reflejan saltos de página introducidos por Microsoft Excel.
Aunque el botón Imprimir en la barra de herramientas Acceso rápido permite realizar una impresión
rápida y sin problemas, se va a analizar a continuación el
comando Imprimir de la ficha Archivo y las opciones que
permite utilizar mediante el cuadro de diálogo del mismo
nombre que aparece al seleccionarlo.
Las opciones que pueden resultar interesantes son las si-
guientes:
 Copias se deberá indicar el número de copias que se
desean. Si además, se desea que salgan intercaladas,
se deberá activar esta casilla (viene activada por
omisión). Si no esta activada, Excel sacará todas las
copias de la página 1 juntas, después, todas las de la
página 2, y así sucesivamente.
 Impresora; si hay varias impresoras instaladas en el
sistema, se puede seleccionar la que se desee usar
para imprimir el documento en el cuadro.
 Imprimir hojas activas. Tiene las siguientes opciones:
 Imprimir todas las hojas activas, opción por defecto,
cuya acción es obvia.
 Imprimir todo el libro, se imprimirán todas las hojas del
libro.
 Imprimir selección, se imprimirá lo seleccionado.
 Imprimir a una cara, al desplegar se abren todas las posibilidades de impresión que permite
imprimir el documento por los lados del papel si no se dispone de una impresora adecuada.
 Cuando se ha impreso una cara, Excel pide que se vuelva a colocar el papel en la bandeja.
 Intercaladas, Cuando se elige realizar mas de una copia, se puede elegir entre:
 Intercaladas, se imprimirán todas las páginas consecutivamente de cada copia.
 Sin intercalar, se imprimirán todas las copias de cada página.
 Orientación vertical, A4, márgenes personalizados desplegando las opciones se eligirá la
orientación del papel, el tamaño del papel o se establecerán los márgenes respectivamente.
 Personalizar escala tiene varias opciones, claramente explicadas en cada botón:
 Una vez elegida la configuración de impresión adecuada, clic en el botón Imprimir en la

parte superior de la galería
La mayoría de las opciones de impresión se establecen en el cuadro de diálogo Configurar página, al

que se accede mediante el comando Archivo, Imprimir o haciendo clic en el botón el botón Imprimir
de la barra de Acceso rápido.
La primera pestaña del cuadro de diálogo Configurar

página se denomina Página y en ella se pueden esta-
blecer las opciones de impresión que afectan al área
de impresión en relación al papel. Las funciones de
esta solapa son las siguientes:
 Orientación. La orientación del papel puede
ser Vertical u Horizontal.
 Escala. Por omisión, la opción seleccionada
es imprimir el área de impresión a su tamaño
real. Se puede modificar:
 El porcentaje que aparece en el cuadro Ajustar al
% del tamaño normal para aumentar o reducir el
tamaño con el que se imprimirá el documento. Un
porcentaje del 200% significa que la hoja de cálcu-
lo se imprimirá al doble de su tamaño real, mien-
tras que un porcentaje del 50% significa que la ho-
ja se imprimirá a la mitad de su tamaño. Esta op-
ción es muy útil cuando se observa que alguna fila
o columna queda fuera del área de impresión.
 El ajuste a una cantidad de papel predeterminada indicando lo valores en los dos cuadros Ajustar
a páginas de ancho por de alto. Esta opción es recomendable cuando el área de impresión
ocupa ligeramente más que una página. Si se activa está opción y se introduce un 1 en ambos cua-
dros, Excel hará los ajustes necesarios para que el área de impresión quepa en una sola página.
En el caso de que se quieran modificar el tamaño de los

márgenes de la página. Excel ofrece dos posibilidades:
 Utilizar el botón Márgenes de la pantalla Vista
preliminar.
 Utilizar la pestaña Márgenes del cuadro de
diálogo Configurar página.
 El primer método tiene la ventaja de ser más
intuitivo (ya que se ve físicamente el margen en
la representación de la página), mientras que el
segundo es más preciso (ya que se puede
introducir exacta mente los centímetros y
milímetros que se quiera que tenga cada
margen).
En la impresión de una hoja de cálculo se puede incluir un encabezado o un pie de página que con-
tenga diversa información. Para ello se debe seleccionar
la pestaña Encabezado y pie de página del cuadro de
diálogo Configurar página.
En el cuadro de lista desplegable Encabezado, Excel por
omisión incluye (ninguno) en su interior. Si se quiere
incluir un encabezado habrá que hacer clic en la flecha
para que se despliegue y se observa la variedad de en-
cabezados que ofrece Excel. Sólo habrá que hacer clic
sobre el que se desee.
El procedimiento para cambiar el pie de página es igual,
sólo que se debe utilizar el cuadro de lista Pie de página.
Una vez elegido un encabezado o un pie se podrá ver el
aspecto que tiene en el papel gracias a los dos cuadros
de muestra que hay encima de la lista desplegable En-
cabezado y debajo de la lista desplegable Pie de página.
Los encabezados y pies de página se visualizan en Vista
previa de impresión e imprimir.
8.7.3.1. Personalizar el encabezado y el pie de página
Si se desea crear un encabezado o pie persona-
lizados se deben utilizar los botones Personali-
zar encabezado y Personalizar pie de página.
Cuando se hace clic sobre uno de estos botones
aparecen los cuadros de diálogo Encabezado o
Pie de página. Estos cuadros de diálogo tienen
tres grandes cuadros y encima de ellos, varios
botones
8.7.3.2. Botones de los cuadro de diálogo Encabezado y Pie de página
Icono Nombre Función

Hace que aparezca el cuadro de diálogo Fuentes, en el que se podrá
Fuente seleccionar los formatos para la información que aparezca en el enca-
bezado o pie de página.
Número de páginas Inserta el número de la página actual cuando se imprima el documento.
Páginas totales Inserta el número total de páginas del documento impreso.
Fecha Inserta la fecha actual.
Hora Inserta la hora actual.
Inserta el nombre del libro de trabajo al que pertenece la hoja de cálcu-

Nombre del archivo
lo que se va a imprimir
Nombre del libro Inserta el nombre del libro que se va a imprimir
Nombre de la hoja Inserta el nombre de la hoja de cálculo que se va a imprimir.
Permite elegir una imagen para insertarla en el encabezado o pie de la

Insertar imagen
hoja de cálculo activa
Formato de imagen Permite ajustar el tamaño, girar, recortar, ajustar la imagen, etc.
En la pestaña hoja se pueden configurar opciones de impresión relativas a la hoja de cálculo.
8.7.4.1. Área de impresión

El cuadro Área de impresión muestra el rango de impresión que está seleccionado (habitualmente
con el comando Archivo, Área de impresión). Si se quiere modificar el área de impresión desde este
cuadro, hay dos opciones:
Introducir manualmente el rango que se quiera imprimir.
Contraer cuadro de diálogo y seleccionar con el ratón la nueva Área de impresión. Una vez selec-
cionado restablecer el cuadro de diálogo .
8.7.4.2. Imprimir títulos
Si se quiere imprimir una tabla cuyo contenido ocupe más de una página, sería conveniente que el
encabezado de la tabla aparezca en cada una de las páginas.
Para repetir los encabezados se deberá seleccionar el rango con el contenido que se quiere
repetir en el cuadro de Repetir filas en el extremo superior o Repetir columnas a la izquierda.
Excel proporciona las herramientas necesarias para poner coto, a los problemas derivados del uso
compartido de libros de trabajo.
El procedimiento para compartir un libro es el siguiente:
Activar la ficha Revisar en el grupo Cambios,
seleccionar el comando Compartir libro.
En la solapa Modificación del cuadro de diálo-
go Compartir libro, activar la casilla de verifica-
ción Permitir la modificación por varios.... en es-
ta ventana aparece el nombre del usuario que
está configurando el libro, como usuario en
modo Exclusivo, esto significa que si desde
cualquier elemento de la red se intenta abrir es-
te libro aparecerá un mensaje restringiendo su
uso a sólo lectura.
En la solapa Uso Avanzado. Existen las si-
guientes posibilidades de configuración:
 Zona Control de cambios: esta zona servirá
para controlar las modificaciones
realizadas, tiene las siguientes opciones:
 Guardar historial de cambios durante, para alma-
cenar todos los datos de apertura del fichero, mo-
dificaciones en las celdas... en un periodo de tiem-
po que se indicará. Esto permitirá revisar los cam-
bios y combinar copias del mismo libro.
 No guardar historial de cambios, desactiva los
efectos de la opción anterior.
 Zona Actualizar cambios: como el archivo
va a estar usándose al mismo tiempo en
distintos ordenado res, y en ciertas
ocasiones no interesa saber las
modificaciones realizadas por los demás
usuarios. En las siguientes opciones, se
podrá indicar la frecuencia con la que Excel
avisará de estos cambios:
 Al guardar el archivo, si se selecciona esta opción,
los cambios sólo se actualizarán al guardar el archi-
vo.
 Automáticamente cada: si se habilitan las opciones
colocadas debajo de esta. Cada una tiene una mi-
sión diferente: la que aparece como Sólo ver los
cambios de otros usuarios, actualizará en el inter-
valo de tiempo indicado, todos los cambios realiza-
dos por los demás usuarios, pero no salvará estos
cambios. Sin embargo, la opción Guardar mis cam-
bios y ver los cambios realizados por otros usuarios, guardará primero las modificaciones del pro-
pietario del libro y después, actualizará el resto.
 Zona En caso de cambios conflictivos entre usuarios, en este supuesto se definirán las
acciones que tendrá que llevar a cabo Excel, cuando los datos de un usuario son
modificados por otro distinto al que los dejó allí por última vez. Las medidas a tomar son
las siguientes:
 Preguntar cuáles prevalece: se activará esta opción si se quiere que consulte cada una de las cel-
das conflictivas,
 Prevalecen los cambios guardados, resolverá el conflicto manteniendo los últimos valores que se
pudieron guardar con éxito.
 Zona en vista personal. Se aplican los parámetros propios al libro al que se tiene acceso.
Para ello se activan o desactivan las siguientes opciones:
 Configuración de la impresora. Se asocia al libro compartido la configuración de impresión, en la
que se incluyen las áreas de impresión que se tengan asignadas, los saltos de página...
 Configuración de filtros: todas las opciones de filtro y Autofiltro se mantendrán en el libro com-
partido.
Si se guarda el historial de cambios de los libros compartidos, se puede más tarde revisar cada una de
las modificaciones realizadas.
El cuadro de diálogo se encuentra en la ficha Revisar en el grupo Cambios, en

el comando Control de cambios.
Será necesario que, para visualizar los cambios, esté activa-
da la casilla de verificación Efectuar control de cambios
al....
Las posibilidades de este cuadro de diálogo son:
 Cuándo: las alternativas disponibles son las
siguientes: Desde la última vez que se guardo, Sin
revisar, Todos y Desde la fecha indicando, además,
la fecha a partir de la cual se quieren resaltar
cambios.
 Quién: se puede filtrar según el nombre del usuario que ha realizado alguna modificación en el
libro; éste se puede elegir de la lista desplegable.
 Dónde: solo cuando interese ver los cambios realizados, en un rango de casillas especifico.
Los cambios se podrán visualizar en una o en las dos opciones siguientes, dependiendo de si se se-
lecciona sólo una o las dos casillas de verificación que acompañan a los siguientes textos:
 Resaltar cambios en pantalla: mostrará los colores y los comentarios en todas las casillas en
las que se haya modificado algo.
 Mostrar cambios en una hoja nueva: activando esta casilla aparecerá en una hoja nueva el
historial de cambios.
El cuadro de diálogo Aceptar o rechazar cambios. se en-
cuentra en el comando Control de cambios del menú He-
rramientas.
Las opciones de filtrado son similares a as de la opción
Resaltar cambios. Al aceptar este cuadro de diálogo, apa-
rece una ventana nueva. En ella, para cada celda modifi-
cada se mostrará el Valor original y el resultado de los
cambios realizados. Junto a este dato, aparecerá el nom-
bre del usuario que realizo la transformación de
la celda.
Los botones realizan las siguientes funciones:
 Aceptar: el elemento de la lista que se
selecciona, se cambiará por el valor
actual cuando se pulsa este botón.
 Rechazar: este botón no siempre estará
activo, ya que la función que tiene es la
de deshacer un cambio realizado en la
hoja.
 Aceptar todos: terminará con la edición de la ventana tomando la acción de mantener los
cambios realizados en la hoja.
 Rechazar todos: restablece los datos originales de la hoja para cada casilla modificada.
Existen varios métodos para proteger un libro, sea compartido o no. Las formas de realizar esto van a
depender de qué elementos se necesiten para proteger nuestros datos y de cuáles no.
En la ficha Revisar, en la zona Cambios, se encuen-

tra el comando que actúa
de la siguiente forma: al activar la casilla Compartir
con control de cambios, impide que un usuario
pueda quitar el control de cambios.
Para asignar una contraseña que prohíba a un usua-
rio desproteja el control de cambios, la introducción
de contraseña debe realizarse previamente a compar-
tir el libro.
Excel permite la protección de formatos y contenidos de las celdas de una hoja de cálculo para evitar
que puedan ser modificados. Los pasos para proteger una hoja son:
Activar la hoja de cálculo que desee proteger.
Desbloquear las celdas que se deseen modificar después de haber protegido la hoja de cálcu-
lo. Para desbloquearlas habrá el procedimiento será:
Seleccionar el rango de celdas que se desee desbloquear.
En el cuadro de diálogo Formato de celdas, clic en la ficha Proteger.
Desactivar la casilla de verificación Bloqueada.
Desbloquear los objetos gráficos que desee modificar después de haber protegido la hoja
de cálculo.
Ocultar todas las fórmulas que no desee que estén visibles, mediante el siguiente procedimien-
to:
Seleccionar el rango de celdas cuyas fórmulas se desee ocultar en el cuadro de diálogo
Formato de Celdas, clic en la ficha Proteger.
Activar la casilla de verificación Oculta.
Hacer clic en Aceptar.
Clic sobre en el grupo Cambios de la ficha Revisar.

Comprobar que está activada la casilla de verificación Pro-
teger hoja y contenido de las celdas bloqueadas.
Configurar las acciones que pueden realizar los usuarios en
Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo. La opción
más restrictiva es activar Seleccionar celdas desbloqueadas,
de tal manera que solo se permite activar y editar las celdas
desbloqueadas.
Opcionalmente se puede incluir una Contraseña para des-
proteger la hoja.
En la ficha Revisar dentro del grupo Cambios, clic sobre

Para proteger la estructura de un libro para que las hojas de éste
no puedan moverse, eliminarse, ocultarse, mostrarse o cambiar-
se de nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas, activar la casi-
lla Estructura. Para que las ventanas tengan siempre el mismo
tamaño y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla
de verificación Ventanas.
Permiten ahorrar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo al evitar que se tengan que repetir una y otra
vez los mismos comandos de formato y fórmulas.
Habitualmente cuando se realiza un libro que ha resultado laborioso de confeccionar, ya que contiene
un formato muy elaborado, funciones complejas, etc., por ejemplo, el cuadro de amortización de inmo-
vilizado creado en el Tema 7, si no se dispone de ese libro como plantilla, cuando se quiere volver a
utilizar, introduciendo nuevos datos, en el ejemplo, se recurre al cuadro para amortizar otro elemento,
lo que se suele hacer, es borrar o cambiar los datos, e introducir los nuevos. Por muchísimas razones
(el tiempo que se tarda en localizar el archivo, el riesgo de no volver a guardar adecuadamente y per-
der datos, la posibilidad de perder alguna función, etc.) este no es el procedimiento adecuado.
El sistema que se debe emplear es crear una plantilla, un libro, que contenga el formato, las funciones
y todos aquellos elementos precisos. También es muy importante proteger las celdas en las que no se
tienen que introducir datos, de esta forma se protege la integridad de la plantilla.
En estos libros se incluyen varios elementos, pero los más importantes son:
 El texto que permanece inalterado en todos los documentos que vayan a usar dicha plantilla,
por ejemplo un membrete (nombre de la empresa, CIF, dirección, logotipo, teléfono, etc.).Los
formatos de páginas que se desean incluir en los distintos documentos, como márgenes, pies
de página, encabezados, etc.
 Las fórmulas y funciones precisas en cada celda.
 Las macros, hipervínculos y controles.
Cuando se crea un libro con Excel se está usando una plantilla. Si no se indica lo contrario, al crear un
libro nuevo, Excel utiliza la plantilla Libro en blanco.
Sin embargo, no es la única plantilla que Excel proporciona automáticamente. Para usar en un docu-
mento una plantilla que ya existe, se puede hacer cuando se crea el documento o en cualquier otro
momento, agregando la plantilla al documento.
Cuando se ejecuta el comando Archi-

vo, Nuevo, aparece en pantalla la
ventana Plantillas disponibles Para
utilizar las plantillas disponibles en
Excel, y las que pueden ser descarga-
das de Office.com.
Están disponibles multitud de plantillas
que pueden ayudar en la creación de
documentos, agendas, calendarios
informes, inventarios, facturas, etc.
Si por ejemplo se desea confeccionar
una factura, se puede utilizar una de
las plantillas de factura.
Una vez creado el libro, se utiliza exac-
tamente igual que si se hubiera creado
con un libro en blanco.
Tres son los pasos principales para crear una plantilla:
Crear el libro que va a servir como plantilla.
Incluir todos los elementos (texto, gráficos, estilos, funciones, macros, etc.) que se desea que
contenga la plantilla.
Guardar la plantilla y darle un nombre para
usarla en el futuro.
Ejemplo:
Se va a crear la plantilla del libro Cuadro de amortiza-
ción del Inmovilizado que está realizado en el Cuadro
amortización 1 en el Tema 7.
Pasos:
Se abre el libro.
Se borran los datos de ELEMENTO, PRECIO AD-
QUISICIÓN, CUENTA MAYOR, CUENTA AMORTIZA-
CIÓN ACUMULADA, % AMORTIZACIÓN, VALOR RE-
SIDUAL Y FECHA ADQUISICIÓN.
Las celdas del apartado anterior se deben
desproteger, ya que son las únicas donde ha-
brá que introducir datos. Para ello, el procedi-
miento es:
Seleccionar la celda, y en Formato de cel-
das, en la ficha Proteger, desactivar la casilla Bloqueada, El resto de celdas del libro,
deben quedar protegidas, Excel por defecto activa la casilla Bloqueada.
Proteger la hoja, utilizando Proteger hoja del grupo

Cambios de la ficha Revisar.
La hoja queda protegida, a partir de este momento
solo se podrán introducir datos en las celdas des-
protegidas.
Guardar el libro como plantilla, seleccionando en el
cuadro de diálogo Guardar como, la opción de Guar-
dar como tipo: Plantilla.
Cada vez que se utilice la esta plantilla aparecerá con el nom-
bre CUADRO AMORTIZACIÓN INMOVILIZADO CUOTAS
CONSTANTES 1, 2, 3, …. y se podrá guardar como un libro
normal de Excel, permaneciendo inalterable la plantilla original.
Para desplazarse a las celdas que se pueden editar en una hoja protegida, es muy cómodo, utili-
zar la tecla TAB.
Para modificarla, sólo habrá que abrirla, introducir los cambios que se deseen realizar y volverla a
guardar con el mismo nombre.
Las plantillas que se guarden en la carpeta Plantillas aparecerán dentro del botón Archivo, Nuevo,
, en cuadro de diálogo Nueva se elige en las Plantillas personales.

Si se desea crear fichas personalizadas para las plantillas en el cuadro de diálogo Plantillas, crear una
subcarpeta nueva en la carpeta Plantillas, utilizando el cuadro de diálogo Guardar o Guardar como y
guardar en ella las plantillas. El nombre que
se asigne a esa subcarpeta aparecerá en la
nueva ficha.
Ejemplo, se va a crear una nueva ficha don-
de se irán guardando todas las plantillas
relacionadas con los métodos de amortiza-
ción del Inmovilizado Material
Pasos:
Se abre el libro CUADRO AMORTI-
ZACIÓN INMOVILIZADO CUOTAS
CONSTANTES.
En Guardar como, se elige en el
cuadro de lista Guardar como tipo
Plantilla de Excel, una vez abierta
la ficha de Plantillas, se crea una
carpeta con el nombre Amortización
Inmovilizado.
Se abre la carpeta y se guarda la
plantilla como Cuotas Constantes.
El resultado se puede observar en la fi-

gura de la derecha.
Crear una ficha en plantillas con el nombre de FACTURAS donde se incluirá el siguiente
libro:
Un libro con el nombre de FACTURA, con dos hojas:

a) En la hoja 1, con el nombre Productos, donde estarán relacionados en tres columnas todos
los detalles de los productos.
b) En la hoja 2, con el nombre Factura, se confecciona una factura similar a la siguiente, aplican-
do todos los conocimientos adquiridos (funciones, formato, protección, etc.)
Una lista de una sola columna es aquella que cada fila contiene un solo dato. Sin embargo en la ma-
yoría de las ocasiones las listas tienen más de un dato por fila, es decir, contienen dos o más datos
referidos a la misma cola, suceso o persona.
Por ejemplo, en la lista siguiente cada fila contiene seis datos: Nº Fra., Fecha factura, Empresa, Giro
D/F, Fecha Vto., Importe factura.
Nº FECHA GIRO FECHA IMPORTE
EMPRESA
FRA. FACTURA D/F. VTO. FACTURA
256 01/01/2011 Hnos. Garcia, S.L. 60 02/03/2011 5.032,59 €
257 08/01/2011 Caramelos Lie, S.A. 30 07/02/2011 2.027,53 €
258 02/02/2011 Línea, S.A. 90 03/05/2011 2.628,54 €
259 05/02/2011 Cremas Pérez, S.L. 30 07/03/2011 3.319,70 €
260 26/02/2011 Vértice, S.A. 60 27/04/2011 3.530,06 €
261 01/03/2011 Línea, S.A. 60 30/04/2011 1.877,27 €
262 14/03/2011 Caramelos Lie, S.A. 30 13/04/2011 2.576,77 €
263 09/04/2011 Chuchesricas, S.L. 60 08/06/2011 885,60 €
264 19/05/2011 Vértice, S.A. 90 17/08/2011 1.300,30 €
265 09/06/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 09/07/2011 2.328,03 €
266 24/06/2011 Galletas Pedro, S.L. 30 24/07/2011 3.530,06 €
268 22/07/2011 Chuchesricas, S.L. 90 20/10/2011 4.882,33 €
269 11/09/2011 Caramelos Lie, S.A. 45 26/10/2011 2.929,04 €
270 24/09/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 24/10/2011 8.939,16 €
271 30/09/2011 Cremas Pérez, S.L. 30 30/10/2011 5.068,65 €
272 19/10/2011 Caramelos Lie, S.A. 60 18/12/2011 975,75 €
273 05/11/2011 Línea, S.A. 60 04/01/2012 1.366,41 €
274 09/12/2011 Vértice, S.A. 90 08/03/2012 1.859,24 €
275 14/12/2011 Chuchesricas, S.L. 90 13/03/2012 4.431,57 €
Todos los datos que corresponden al mismo elemento de una lista se sitúan en la misma fila, pero en
distintas columnas. A cada una de esta columnas se les denomina campo, y al conjunto de los cam-
pos pertenecientes al mismo elementos, registro. De acuerdo con esto, en la lista hay seis campos
que definen cada dato de la lista. Y el conjunto de los seis campos pertenecientes a la misma fila forma
un registro.
En Excel es muy importante distinguir los campos. Casi siempre los nombres de los campos son, tam-
bién, los encabezados de la lista.
Seleccionar una sola celda de la columna que desea

ordenar.
En la ficha Datos en el grupo Ordenar y filtrar, clic
en para clasificar en orden ascendente (de A a Z
o del número menor al mayor).
En la ficha Datos en el grupo Ordenar y filtrar, clic en para clasificar en orden descenden-
te (de Z a A o del número mayor al menor).
Cuando se dispone de una lista con información desorganizada y se quiere ordenarla, lo primero que
se ha de hacer es plantearse dos cuestiones:
 ¿Qué hay que ordenar?
 ¿Cómo hay que ordenarlo?
Normalmente, la respuesta a la primera pregunta es: la lista entera. Con respecto a la segunda, las
listas siempre se ordenan con respecto a una (o varias) de las columnas que la componen. Por ejem-
plo, si se quiere ordenar la lista de la Tabla Chucherías se debe hacer en función de Nº Fra., Fecha
factura, Empresa, Giro D/F, Fecha Vto., Importe factura. La columna en función de la que se ordene la
lista se denomina criterio de ordenación.
Existen dos posibilidades:

 Orden en un criterio de ordenación ascendente. El orden alfabético normal de la “A” a la “Z”, el
orden por números (1,2,3,...), el orden cronológico de fechas anteriores a fechas recientes.
 Orden en un criterio de ordenación descendente. El orden alfabético normal de la “Z” a la “A”,
el orden por números (3,2,1,...), el orden cronológico de fechas recientes a fechas anteriores.
Para ordenar la lista de la tabla Chucherías por el campo Fecha vto.

El primer paso es seleccionar cualquier celda de la lista que se quiera ordenar, eso bastará pa-
ra que Excel reconozca la lista completa. Es recomendable situarse en una celda de la colum-
na que se quiera ordenar. En este caso habrá que situarse en una celda del campo Fecha vto.
A continuación en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, clic sobre . Inmediatamente

Excel ofrece distintas posibilidades, según el tipo de datos de la lista:
Tipo de
Acciones
dato
Ordenar de A a Z.
Texto
Ordenar de Z a A.
Ordenar de menor a mayor.
Número
Ordenar de mayor a menor.
Ordenar de más antiguos a más recientes.
Fecha
Ordenar de más recientes a más antiguos.
En el ejemplo se va a ordenar por FECHA FACTURA, una vez activada cualquier celda de la
columna FECHA FACTURA, clic sobre Ordenar y filtrar y seleccionar Ordenar de más anti-
guos a más recientes.
También es posible la ordenación de datos utilizando Orden personalizado del comando Or-
denar y filtrar del grupo Modificar de la ficha Inicio. Los pasos son:
Activar cualquier celda de la tabla a ordenar.
Seleccionar Orden personalizado. Siempre se debe comprobar que Excel ha seleccionado co-
rrectamente el rango de datos.
En el ejemplo se va a ordenar por FECHA VTO. En el cuadro de diálogo se debe activar Mis
datos tienen encabezados ya que en el ejemplo están contenidos en la primera fila, si el rango
no los tuviera esta casilla debe permanecer inactiva. El resto de opciones vienen reflejadas en
la siguiente imagen:
Aceptar
Cuando ordena una lista, Excel lo hace alfabéticamente, numéricamente o cronológicamente (excepto
en el caso de que se utilicen criterios personalizados), en orden ascendente o descendente.
Sin embargo, además de texto, números y fechas, las celdas de una hoja de cálculo de Excel puede
contener otras cosas. Con carácter general, la prioridad que usa Excel en sus ordenaciones es la si-
guiente.
Orden Tipo de dato Criterios de ordenación

1º Números Se ordenan desde el número negativo menor al número positivo mayor.
Se ordenará de izquierda a derecha, carácter por carácter. Por ejemplo,
si una celda contiene el texto “A100”, Excel colocará la celda detrás de
la celda que contenga la entrada “A1” y antes de la celda que contenga
2º Alfanumérica
la entrada “A11”. Se ordenarán del siguiente modo:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! “ # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ‘ { | } ~ +
<=>ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
3º Valores lógicos FALSO se coloca antes que VERDADERO.
4º Valores de error Todos los valores de error son iguales
5º Espacios en blanco Los espacios en blanco siempre se colocan en último lugar.
Excel permite ordenar una lista por más de un criterio.
Ejemplo en la Tabla Chucherías se quiere ordenar por Empresas, después por Fecha vto. y por último
por Importe factura
Seleccionar luna celda cualquiera de la lista.

Ejecutar el comando Orden personalizado del comando Ordenar y filtrar del grupo Modifi-
car de la ficha Inicio.
Comprobar que esté seleccionada la opción Mis datos tienen encabezados
En Ordenar por se elige el encabezado EMPRESA y el criterio de ordenación: A a Z.
Clic en Agregar nivel.
En Luego por se elige el encabezado FECHA y el criterio de ordenación: De más antiguos a
más recientes.
En Luego por se elige el encabezado IMPORTE FACTURA y el criterio de ordenación: De
mayor a menor.
Aceptar.
En la tabla de la derecha se ha dado un formato condicional según: si las temperaturas son inferiores a
15º, el relleno será de color azul ; si la temperatura está entre 15º y 25º, el relleno será de color naran-
ja, y si las temperaturas son superiores a 25º, el relleno será de color rojo.
Temperaturas medias
Ejecutar el comando Orden personalizado del comando Or-
denar y filtrar del grupo Modificar de la ficha Inicio. Mes 2010
Comprobar que esté seleccionada la opción Mis datos tienen Abril 16,9
encabezados Agosto 28,1
Diciembre 10,4
En Ordenar por se elige el encabezado 2010 y el criterio de Enero 10,4
ordenación: el relleno color azul, En la parte superior. Febrero 11,8
Clic en Agregar nivel. Julio 28,0
Junio 24,1
En Luego por se elige el encabezado 2010 y el criterio de or- Marzo 13,0
denación: el relleno color naranja, En la parte superior. Mayo 20,1
Clic en Agregar nivel. Noviembre 14,2
Octubre 19,4
En Luego por se elige el encabezado 2010 y el criterio de or- Septiembre 24,5
denación: el relleno color rojo, En la parte superior.
Temperaturas medias
Aceptar.
Mes 2010
Diciembre 10,4
Enero 10,4
Febrero 11,8
Marzo 13,0
Noviembre 14,2
Abril 16,9
Junio 24,1
Mayo 20,1
Octubre 19,4
Septiembre 24,5
Agosto 28,1
Julio 28,0
Resultado
En la tabla de la derecha se ha dado un formato condicional según: si las NOTAS son inferiores a 5, el
color de la fuente será rojo; si las notas son superiores o iguales a 5 el color la fuente será verde.
Ejecutar el comando Orden personalizado del co-
Nº APELLIDOS Y NOMBRE NOTA
mando Ordenar y filtrar del grupo Modificar de la fi-
cha Inicio. 1 CASTILLO SÁEZ, JUAN RAMÓN 7,02
2 LÓPEZ VERA, JOSE 4,25
Comprobar que esté seleccionada la opción Mis datos
3 DOMEC SÁNCHEZ, JAIME 3,5
tienen encabezados
4 FERNÁNDEZ RUIZ, PEDRO 7,7
En Ordenar por se elige el encabezado NOTA y el cri- 5 JIMÉNEZ MENDEZ, EVA 7,76
terio de ordenación: el relleno color azul, En la parte 6 LIS SANZ, BLANCA 3,55
superior. 7 JUÁREZ GIL, PATRICIA 9,72
Clic en Agregar nivel. 8 LUCAS SEGURA, JORGE 5
En Luego por se elige el encabezado 2010 y el criterio 9 LLUC CABALLERO, PABLO 4,75
de ordenación: el relleno color naranja, En la parte 10 PARDO SANZ, ANTONIO 2,85
superior.
En Luego por se elige el encabezado 2010 y el criterio de ordenación: el relleno color rojo,
En la parte superior.
Aceptar.
Nº APELLIDOS Y NOMBRE NOTA
8 LUCAS SEGURA, JORGE 5
1 CASTILLO SÁEZ, JUAN RAMÓN 7,02
4 FERNÁNDEZ RUIZ, PEDRO 7,7
5 JIMÉNEZ MENDEZ, EVA 7,76
7 JUÁREZ GIL, PATRICIA 9,72
10 PARDO SANZ, ANTONIO 2,85
3 DOMEC SÁNCHEZ, JAIME 3,5
6 LIS SANZ, BLANCA 3,55
2 LÓPEZ VERA, JOSE 4,25
9 LLUC CABALLERO, PABLO 4,75
Resultado
En la tabla de la derecha se ha dado un formato condicional según: si la Dif.€ es mayor que 0, el icono
será: ; si la Dif.€ es igual a 0, el icono

será: y si la Dif.€ es menor que 0, el
icono será:, .
Seleccionar luna celda cualquie-
ra de la lista.
Ejecutar el comando Orden
personalizado del comando
Ordenar y filtrar del grupo
Modificar de la ficha Inicio.
Comprobar que esté seleccio-
nada la opción Mis datos tienen encabezados
En Ordenar por se elige el encabezado Dif.€ y el criterio de ordenación: icono de celda

En la parte superior.
En Luego por se elige el encabezado Dif.€ y el criterio de ordenación: icono de celda En
la parte superior.
En Luego por se elige el
encabezado Dif. € y el cri-
terio de ordenación: icono
de celda. En la parte
superior.
Aceptar.
Resultado
Junto con las operaciones normales de ordenación vistas hasta ahora, Excel ofrece diversas opciones
que permitirán configurar exactamente las ordenaciones que se realicen
Ejemplo: en la Tabla siguiente vienen dispuestas por filas los países que visitan determinadas Comuni-
dades Autónomas.
INGRESOS EN MILES DE EUROS
COMUNIDAD AU- REINO
ALEMANIA SUECIA DINAMARCA JAPÓN TOTAL
TÓNOMA UNIDO
Valencia 1.500 9.230 3.300 5.400 3.400 22.830
Andalucía 2.000 8.000 6.400 3.000 2.500 21.900
Madrid 3.000 2.450 2.300 2.800 1.330 11.880
Castilla-León 4.000 1.200 1.900 2.300 2.000 11.400
Región de Murcia 1.350 2.600 4.300 2.562 1.950 12.762
Si se quieren ordenar estos países el procedimiento es el siguiente:
Seleccionar la parte de lista que se desea ordenar.
En el cuadro de diálogo Ordenar hacer clic en el botón Opciones y Excel muestra el cuadro
de diálogo Opciones de ordenación.
Seleccionar Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar.
Seleccionar la fila que corresponda al criterio de orientación en este caso la fila 3.
Aceptar
INGRESOS EN MILES DE EUROS

COMUNIDAD AU- REINO
ALEMANIA DINAMARCA JAPÓN SUECIA TOTAL
TÓNOMA UNIDO
Valencia 1.500 5.400 3.400 9.230 3.300 22.830
Andalucía 2.000 3.000 2.500 8.000 6.400 21.900
Madrid 3.000 2.800 1.330 2.450 2.300 11.880
Castilla-León 4.000 2.300 2.000 1.200 1.900 11.400
Región de Murcia 1.350 2.562 1.950 2.600 4.300 12.762
Resultado de la ordenación
Si para ordenar por meses la tabla de la izquierda empleamos el criterio de ordenación habitual, los
meses se ordenarían por orden alfabético. Si se desea colocarlos en su orden natural, el procedimiento
será:
Seleccionar el rango
Elegir: Ordenar por: mes, según Valores y en el criterio de ordenación seleccionar Lista perso-
nalizada, clic sobre la lista personalizada que corresponda, en este caso, los meses del año.
Aceptar.
Temperaturas medias
Mes 2010
Enero 10,4
Febrero 11,8
Marzo 13,0
Abril 16,9
Mayo 20,1
Junio 24,1
Julio 28,0
Agosto 28,1
Septiembre 24,5
Octubre 19,4
Noviembre 14,2
Diciembre 10,4
Resultado
El filtrado de datos es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos en un rango de
celdas o una tabla y trabajar en él. Por ejemplo, se pueden filtrar los datos para ver únicamente los
valores que especifique, filtrar los datos para ver el valor máximo y el valor mínimo o filtrar los datos
para ver rápidamente valores duplicados.
Después de filtrar datos en un rango de celdas o en una tabla, puede volver a aplicar un filtro para
obtener resultados actualizados, o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos.
Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros (filas) de esa
lista que no cumplan la condición que se desee. De esta manera quedará visible solamente el conjunto
de registros que reúnan los criterios.
Para aplicar un autofiltro a un rango de celdas se puede utilizar el procedimiento siguiente:

Seleccione un rango de celdas.
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, clic en Filtro.
Clic en la flecha del encabezado de columna.
Para utilizar el autofiltro en una tabla, el procedimiento es:

Asegurarse de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.
Clic en la flecha del encabezado de columna.
Mediante un ejemplo se va a ver el funcionamiento del Autofiltro
FECHA GIRO FECHA IMPORTE
Nº EMPRESA
FACTURA D/F. VTO. FACTURA
256 01/01/2011 Hnos. Garcia, S.L. 60 02/03/2011 5.032,59 €
257 08/01/2011 Caramelos Lie, S.A. 30 07/02/2011 2.027,53 €
258 02/02/2011 Línea, S.A. 90 03/05/2011 2.628,54 €
259 05/02/2011 Cremas Pérez, S.L. 30 07/03/2011 3.319,70 €
260 26/02/2011 Vértice, S.A. 60 27/04/2011 3.530,06 €
261 01/03/2011 Línea, S.A. 60 30/04/2011 1.877,27 €
262 14/03/2011 Caramelos Lie, S.A. 30 13/04/2011 2.576,77 €
263 09/04/2011 Chuchesricas, S.L. 60 08/06/2011 885,60 €
264 19/05/2011 Vértice, S.A. 90 17/08/2011 1.300,30 €
265 09/06/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 09/07/2011 2.328,03 €
268 22/07/2011 Chuchesricas, S.L. 90 20/10/2011 4.882,33 €
269 11/09/2011 Caramelos Lie, S.A. 45 26/10/2011 2.929,04 €
270 24/09/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 24/10/2011 8.939,16 €
271 30/09/2011 Cremas Pérez, S.L. 30 30/10/2011 5.068,65 €
272 19/10/2011 Caramelos Lie, S.A. 60 18/12/2011 975,75 €
273 05/11/2011 Línea, S.A. 60 04/01/2012 1.366,41 €
274 09/12/2011 Vértice, S.A. 90 08/03/2012 1.859,24 €
275 14/12/2011 Chuchesricas, S.L. 90 13/03/2012 4.431,57 €
Si en la tabla anterior se quiere visualizar sólo las operaciones realizadas por la empresa Chuchesri-
cas, SL los pasos a seguir serán:
Seleccionar la lista. Para ello bastarán con que se sitúe el puntero de celda en cualquier celda
de la tabla.
Hacer clic en el desplegable de la columna Empresa y seleccionar Chuchesricas, S.L.
Una lista filtrada se identifica por:

 La flecha desplegable de la cabecera que ha sido filtrada aparece en otro color.
 Los números de la filas de la lista que han quedado visibles también aparecen en otro color.
Cuando se quiera volver a ver todos los registros, basta con desplegar de nuevo el cuadro de la co-
lumna Empresa y seleccionar la opción (Seleccionar todo). La lista recupera su aspecto primitivo, aun-
que seguirá presentando las flechas del submenú en cada una de sus columnas.
Otra forma de quitar todos los filtros consiste en ejecutar el comando del grupo Ordenar
de la ficha Datos.
Cuando se termine de trabajar con la lista y se quiera salir del modo Filtrar se deberá emplear el mismo
procedimiento que se utilizó para activar la característica Autofiltro. Es decir, desactivar el botón Filtro
del grupo Ordenar de la ficha Datos, la marca desaparece, al igual que las flechas de cuadro desple-
gable de las cabeceras de las columnas.
En la tabla siguiente se desean visualizar las celdas vacías que indican que el alumno no ha entregado
determinada práctica.
APLICACIONES INFORMÁTICAS
PRÁCTICAS REALIZADAS
Nº ALUMNO
1 2 3 4 5 6 7 8
1 CASTILLO SÁEZ, JUAN RAMÓN 1 Repetir Repetir Repetir
2 LÓPEZ VERA, JOSE Repetir 1 1 2 1 3
3 DOMEC SÁNCHEZ, JAIME 3 Repetir 3 1 2
4 FERNÁNDEZ RUIZ, PEDRO 2 Repetir Repetir 2 1 3
5 GÓMEZ BLAZQUEZ, ANTONIO 3 2 3 2 1 1
6 JIMÉNEZ MENDEZ, EVA Repetir Repetir Repetir 1 1 Repetir
7 LIS SANZ, BLANCA Repetir Repetir Repetir Repetir Repetir
8 JUÁREZ GIL, PATRICIA 1 1 1 1
9 LAX HERMIDA, CARLOS 1 1 1 1 3 Repetir
10 LUCAS SEGURA, JORGE 1 1 Repetir
11 LLUC CABALLERO, PABLO 2 1 Repetir Repetir 2 3
12 PARDO SANZ, ANTONIO 3 1 1 1
13 RODRÍGUEZ SÁEZ, GLORIA Repetir 1 1 3 Repetir 2 Repetir Repetir
Por ejemplo si se quiere visualizar los alumnos que tienen pendientes de entregar la práctica “4”, los
pasos a seguir son:
Seleccionar el rango que incluye los números de las prácticas, procedimiento necesario porque
el encabezado de la lista contiene varias filas y celdas combinadas.
Hacer clic en el desplegable de la columna que contiene la practica “4” y seleccionar (Vacías).
En la lista Ventas Chucherias, S.L. se quiere filtrar las 10 empresas con el importe de factura más
elevado
de la tabla.
Ejecutar Filtro del grupo Ordenar de la ficha Datos.
Hacer clic en el desplegable de la columna IMPORTE FACTURA y seleccionar filtros de nú-
mero y después Diez mejores.
Si en la lista Ventas Chucherías, S.L. se desea conocer los giros a 60 D/F que tiene la empresa Línea,
S.A. el procedimiento es el siguiente:
de la tabla.
Clic en el desplegable de la columna GIRO D/F. y seleccionar 60.
Clic en el desplegable de la EMPRESA y seleccionar Línea, S.A.
Resultado de la aplicación del filtro
En lugar de las flechas desplegables, aparecen correspondientes a las dos columnas en las
que hay establecidas un filtro. De esta manera se puede saber en todo momento cuantos filtros
hay activos. Los filtros se deben quitar de uno en uno; es decir, si se quita el filtro de una columna
sólo se está quitando ese filtro, mientras que los demás permanecen activos.
Para quitar todos los filtros del rango, desactivar el botón Filtro del grupo Ordenar de la ficha
Datos,
Para buscar valores específicos en las filas de una lista utilizando uno o dos criterios de comparación
para la misma columna, elegir Filtro del grupo Ordenar de la ficha Datos. Dependiendo de los datos
de la columna a filtrar la opción variará desde: Filtro de texto, filtro de número, filtro de fecha,…
pero en todos los casos aparecerá un submenú con el comando Filtro personalizado.
Los operadores que se pueden emplear para seleccionar los datos de una tabla son:
 Es igual a
 No es igual a
 Es mayor o igual que Aunque estos operadores parecen exclusivamente dedicados
 Es menor que a ser utilizados con números o fechas, lo cierto es que tam-
 Es menor o igual que bién se pueden utilizar con el texto en este caso mayor que
significa “posterior en orden alfabético”, mientras que menor
 Comienza por que significa “anterior en orden alfabético”.
 No comienza por
 Termina con
 No termina con
 Contiene
 No contiene
Cuando se aplican dos filtros sucesivamente a una lista, sólo quedan en pantalla los registros que
cumplan a la vez las dos condiciones planteadas, esto es lo que se llama una condición Y. Es decir,
cuando se aplica una condición Y, Excel sólo deja en pantalla aquellos registros que cumplen todas las
condiciones individuales a la vez.
Tabla Empleados.
Sugerencia: la edad se puede calcular utilizando la Función HOY()
FECHA NA-
NOMBRE APELLIDOS SECCIÓN SUELDO EDAD
CIMIENTO
Juan Gómez Funes Ropa 873,57 02/03/1962
Luís García Andrande Calzado 751,26 01/10/1958
Paula Hermida Pérez Juguetes 1137,11 25/06/1970
Blanca Sevilla Pons Menaje 1262,12 19/05/1953
Juan Remo Sánchez Ropa 871,46 25/09/1978
Jaime Casas Domínguez Ropa 661,46 26/07/1982
Elena Gómez Lucas Menaje 1221,37 16/02/1956
Vanessa Egea Lisón Calzado 1287,36 22/07/1963
Benito Reino Suárez Calzado 842,67 14/02/1979
Virtudes Anglada Liza Juguetes 872,9 15/09/1983
Patricia Vera Garre Ropa 873,57 13/12/1979
Jorge Portela Vidal Juguetes 751,26 14/11/1981
Francisco Campillo Ruíz Calzado 1292,17 15/10/1980
Elena Ferrer León Calzado 842,67 29/01/1977
Sebastián López Ros Ropa 1137,11 30/03/1968
Bianca Silva Romero Juguetes 633,01 15/02/1983
Encarna Pardo Tarraga Menaje 842,67 20/06/1979
Dolores Castillo Díaz Juguetes 1262,12 15/11/1953
Carlos Fernández Silva Ropa 1119,08 19/12/1975
David Vera Lucas Calzado 1221,37 30/10/1952
Judit Castejón del Vall Calzado 633,01 05/02/1983
Jesús Romero Verdú Calzado 842,67 15/09/1976
Mirian Sáez García Ropa 1119,08 18/12/1980
Andrés López Ros Ropa 1082,54 22/08/1980
Adrián Verdú Pons Menaje 872,9 16/11/1979
Mateo Vinades Pérez Menaje 751,26 18/12/1980
Belén Norte Gómez Juguetes 633,01 04/02/1982
El más joven
El mayor
Promedio de edad
Por ejemplo en la tabla empleados se quieren saber los empleados que tienen un sueldo entre 800 € y
1000 €
de la tabla.
Clic en el desplegable de la columna SUELDO y seleccionar Filtros de número, en el submenú
se elige Entre puede observar que en la parte superior del cuadro de diálogo aparece la frase:
Mostrar las filas en las cuales: SUELDO. Inmediatamente debajo del hay un cuadro desplega-
ble en el que habrá que seleccionar es mayor o igual que, a
su derecha otro cuadro en blanco. En el que se introduce
800. Debajo de los cuadros están las opciones Y y O, apa-
rece activado Y, que se corresponde con la opción Entre.
Debajo de esas dos opciones, otros dos cuadros como los
anteriores. En el primero de los cuadros se selecciona la fra-
se es menor o igual que; en el otro 1000.
Aceptar.
Resultado de la aplicación del filtro
Las condiciones O se distinguen de las condiciones Y en que basta con que se cumpla uno de los cri-
terios establecidos para que Excel muestre la fila en pantalla cuando se aplica el filtro
Se quieren saber los empleados que trabajan en la sección Juguetes ó Calzado.
Seleccionar la lista.
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, clic
en Filtro.
Clic en el desplegable de la columna Sección y se-
leccionar Filtros de texto, en el submenú elegir Fil-
tros personalizados. Se puede observar que en
la parte superior del cuadro de diálogo aparece la
frase: Mostrar las filas en las cuales: SECCIÓN.
Inmediatamente debajo del hay un cuadro desple-
gable que contiene la frase es igual a y, a su dere-
cha otro cuadro en blanco. Al desplegar ese cua-
dro aparecen todas las secciones que hay. En el ejemplo se selecciona Calzado.
Debajo de los cuadros están las opciones Y y O, se debe seleccionar O. Debajo de esas dos
opciones, otros dos cuadros como los anteriores. En el primero de los cuadros se selecciona la
frase es igual; en el otro Juguetes.
Aceptar.
Habrá ocasiones en las que sólo se conoce parte de la información que se está buscando. Con el uso
de comodines se puede facilitar la búsqueda. Para el comando autofiltrar hay dos comodines:
 El comodín asterisco (*) representa a cualquier número de
caracteres. Por ejemplo, el criterio G* encontraría García,
Gómez, González, etc.
 El comodín interrogación (?) cerrada representa a un solo
carácter. Por ejemplo, el criterio 200? Encontraría 2000, 2001,
2002, etc.
Ejemplo de uso de comodines en Tabla: Empleados para filtrar
aquellos nombres que empiecen por J.
Seleccionar la lista.
Clic en el desplegable de la columna NOMBRE y seleccionar Filtros de texto, en el submenú
elegir Filtros personalizados. Se puede observar que en la parte superior del cuadro de diá-
logo aparece la frase: Mostrar las filas en las cuales: NOMBRE. En el cuadro desplegable
seleccionar la frase es igual a y, en el otro cuadro en blanco escribir J*.
Aceptar.
El comportamiento de algunos comandos en una lista filtrada es el descrito en la siguiente tabla:
Comando o acción Efecto

Si se realiza la presentación preliminar de una lista filtrada, sólo aparece-
Presentación Preliminar rán las celdas visibles.
Imprimir Solo se imprimirán las celdas visibles.

Si se crea un gráfico a partir de una lista filtrada, éste sólo representará los
Gráficos
datos visibles.
Si se copia o borra celdas de una lista filtrada, se copiará o borrará sola-
Copiar y borrar
mente las celdas visibles.
Si se extiende el autollenado sobre una lista filtrada se rellenará únicamen-
Autollenado
te las celdas visibles de la lista.
Si se usa la herramienta Autosuma sobre una lista filtrada, sólo se suma-
Autosuma
rán los valores visibles.
La característica Autocalcular sólo tendrá en cuenta las celdas visibles al
Autocalcular
realizar las operaciones.
Las fórmulas normales seguirán usando todas las filas de la lista para rea-
Fórmulas lizar los cálculos (aunque estén ocultas), para salvar esta situación está la
función SUBTOTALES.
En el caso de que se quiera realizar operaciones sólo con las filas que quedan visibles después de
filtrar una lista, se debe utilizar la función SUBTOTALES.
Sintaxis
SUBTOTALES(núm_función;ref1,ref2,...)
Núm_función es un número de 1 a 11 que indica qué

Núm_función función debe ser utilizada para calcular los subtotales
Núm_función
(pasa por alto
(incluye valo-
valores ocul-
Función dentro de una lista.
res ocultos)
tos) Ref1, Ref2 es el rango o referencia para el cual
desea calcular los subtotales.Por ejemplo en lista
1 101 PROMEDIO Ventas Chucherias, S.L. se quiere saber el prome-
2 102 CONTAR dio del Importe factura de los giros a 60 d/f.
3 103 CONTARA Para las constantes núm_función de 1 a 11, la fun-
ción SUBTOTALES incluye los valores de las filas
4 104 MAX ocultas por el comando Ocultar filas, situado en el
5 105 MIN submenú Ocultar y mostrar del comando Formato,
en el grupo Celdas de la pestaña Inicio. Para las
6 106 PRODUCTO
constantes núm_función de 101 a 111, la función
7 107 DESVEST SUBTOTALES pasa por alto los valores de filas ocul-
tos por el comando Ocultar filas. Una vez filtrados
8 108 DESVESTP
datos por alguna columna o rango vertical las dife-
9 109 SUMA rencias por núm_función desaparecen, tampoco ha-
10 110 VAR brá diferencias si se oculta la fila una vez filtrado por
columna o rango vertical.
11 111 VARP
La función SUBTOTALES está diseñada para columnas
de datos o rangos verticales.
Pasos:
Se aplica el filtro a la columna Giro d/f.
Se selecciona la celda en donde se quiere colocar el resultado del promedio y se introduce la
siguiente función =SUBTOTALES(1;G6:G23)
Aceptar
Sintaxis:
El número de función que corresponde al promedio es el 1.
E5:E24 es el rango de los importes que intervienen en el promedio.
Introducción función subtotales mediante la paleta de funciones
Cuando se van a incluir varias filas de totales, se debe separar estas filas de totales de las del
rango de la lista, con la finalidad de evitar que al aplicar filtro las filas de totales desaparezcan.
Introducción función subtotales mediante ListaAsistente
 Escribir el signo igual, ‘=’

 Empezar a escribir las letras de la fun-
ción, ‘su…’ desde la ‘s’ la ListaAsistente
relaciona todas las funciones que empie-
zan por ‘su’
 Doble clic sobre ‘SUBTOTALES’
 Doble clic sobre ‘1 - PROMEDIO’

 Aparece en la función el nº ‘1’
 Escribir ‘;’ para separar argumentos
 Seleccionar el rango
 Intro.
Crear una carpeta con el nombre Autofiltro donde se guardarán los siguientes libros:
En la Tabla Empleados que se guardará en un libro con el mismo nombre. Realizar las siguientes
operaciones:
En la hoja 1 que se le asignará el nombre Sueldos > 1000 €: Insertar en una nueva celda a tra-
vés de una función el Nº total de empleados que tienen un salario >1000 €.
En la hoja 2 que se le asignará el nombre Edades S. Calzado Insertar en una nuevas celdas las
funciones que den:
La edad mayor.
La edad menor.
El promedio de edad.
Crear un libro con el nombre Bolsa

En la hoja 1 Marzo copiar la siguiente tabla
Variación
País Índice Cotización Anterior % ptos
Europa AEX 25 (AMSTERDAM) 512,73 518,59 -1,1 -5,86
Latinoameriaca BOVESPA (BRASIL) 13.759,30 13.695,70 0,46 63,6
Europa CAC 40 4.522,13 4.586,75 -1,4 -64,62
Europa DAX 30 5.252,53 5.340,67 -1,7 -88,14
EEUU DOW JONES 30 10.611,20 10.572,40 0,37 38,8
Europa EURO STOXX 50 3.707,77 3.766,90 -1,6 -59,13
Europa EURONEXT 100 790,94 800,56 -1,2 -9,62
Europa FTSE 100 5.220,20 5.258,90 -0,7 -38,7
Europa FTSE EUROTOP 300 1.251,05 1.265,48 -1,1 -14,43
España FTSE LATIBEX 941,4 946 -0,5 -4,6
HANG SENG (HONG-
Asia KONG) 11.273,80 11.318,80 -0,4 -45
España I.G. BOLSA MADRID 823,15 832,76 -1,2 -9,61
España IBEX NUEVO MERCADO 2.784,40 2.839,50 -1,9 -55,1
España IBEX35 8.216,30 8.317,90 -1,2 -101,6
Latinoameriaca IPC (MÉXICO) 7.161,40 7.192,22 -0,4 -30,82
Latinoameriaca IPSA (CHILE) 5.435,48 5.438,81 -0,1 -3,33
Latinoameriaca MERVAL (ARGENTINA) 400,82 397,99 0,71 2,83
Europa MIB 30 32.434,00 32.748,00 -1 -314
EEUU NASDAQ 100 1.553,80 1.555,11 -0,1 -1,31
EEUU NASDAQ COMPOSITE 1.929,49 1.929,67 -0 -0,18
Europa NEMAX 50 (ALEMANIA) 1.034,29 1.073,63 -3,7 -39,34
Asia NIKKEI 225 11.607,30 11.919,30 -2,6 -312
EEUU S&P 500 1.168,26 1.164,31 0,34 3,95
Europa SMI (SUIZA) 6.443,60 6.496,60 -0,8 -53
Aplicar un formato condicional para que todos los valores de la fila adopten el color rojo
si la variación es negativa, y el color verde si la variación es positiva.
Ordenar Ascendente por índice.
Aplicar los siguientes Autofiltros:
o Obtener los 10 índices mayores.
o La situación de España.
o Buscar el índice de EEUU que se sabe que empieza por Do.
o Los índices cuya cotización sube.
o Los índices que bajan entre un 0,25% y 0,50%
o Los índices que han subido más de 50 puntos o que han bajado más de 50 puntos.
o Hallar el índice que más baja.
El comando posee la máxima potencia disponible de forma estándar en Excel en cuanto
a la manipulación de las listas.
La utilización de un filtro avanzado requiere de un espacio, en la misma hoja o en cualquier otro sitio
para escribir el Rango de criterios.
Para ello, se precisan como mínimo de dos filas, en las que se especificará, mediante un formato con-
creto, cómo se va a filtrar la lista.
La forma de especificar un rango de criterios es la siguiente:

Por cada campo que se quiera incluir, se colocará una celda en la que figure su encabezado.
Para ello, es recomendable que se copien los encabezados y se peguen en el sitio elegido,
se pueden escribir de nuevo, pero se corre el riesgo de no escribirlos exactamente igual, lo que
supondría que no funcionaría la herramienta Avanzadas
FECHA
FACTURA
Encabezados de las columnas que intervienen en la búsqueda

Después se introduce la condición, es decir, el dato a buscar, debajo del encabezado de la
celda.
FECHA
FACTURA
>25/06/11
Se quieren conocer las facturas emitidas con fecha posterior al 25/06/11
Una vez creado el rango de criterios se debe:

Seleccionar cualquier celda del rango.
Ejecutar Avanzadas del grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Da-
tos.
Seleccionar el tipo de Acción:
Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. No es recomendable,
ya que realizará el filtro sobre la lista y sólo se visualizarán
los datos filtrados.
Copiar en otro lugar. Los datos que se buscan se situarán
en el sitio que se indique en el cuadro Copiar a:
Se observa como en el cuadro Rango de la lista aparece el mismo rango que Excel ha selec-
cionado en la hoja de cálculo. En el caso de que Excel hubiera seleccionado la lista incorrec-
tamente, se debe modificar en este cuadro
Introducir el Rango de criterios. Para ello hay dos opciones:
Escribir con el teclado el rango en el cuadro Rango de criterios.
Utilizar el cuadro de contraer diálogo y seleccionar con el ratón el rango de crite-
rios.
En el caso de haber elegido Copiar a otro lugar en el cuadro Copiar a: indicar donde se van a
colocar los datos filtrados. Es aconsejable que utilizando el cuadro de contraer diálogo se
marque una sola celda, porque de lo contrario si no se selecciona un rango bastante grande
dará un mensaje de error.
Aceptar.
Habrá que tener cuidado en seleccionar sólo el encabezado y las filas que contengan criterios ya
que si se seleccionan más filas el resultado no será el esperado (aparecerán todos los registros),
Excel interpretará dos criterios, el especificado y otro como Condición O, que se explicará en los
siguientes apartados.

Nº EMPRESA
268 22/07/2011 Chuchesricas, S.L. 90 20/10/2011 4.882,33 €
269 11/09/2011 Caramelos Lie, S.A. 45 26/10/2011 2.929,04 €
270 24/09/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 24/10/2011 8.939,16 €
271 30/09/2011 Cremas Pérez, S.L. 30 30/10/2011 5.068,65 €
272 19/10/2011 Caramelos Lie, S.A. 60 18/12/2011 975,75 €
273 05/11/2011 Línea, S.A. 60 04/01/2012 1.366,41 €
274 09/12/2011 Vértice, S.A. 90 08/03/2012 1.859,24 €
275 14/12/2011 Chuchesricas, S.L. 90 13/03/2012 4.431,57 €
Resultado de aplicar el filtro avanzado
Excel no actualiza automáticamente el filtrado de una lista si se modifica el rango de criterios. Si se

quiere volver a filtrar una lista ya filtrada modificando el criterio se debe hacer lo siguiente:
Modificar el criterio según sea necesario. Por ejemplo las facturas emitidas antes de 01/05/11.
FECHA
FACTURA
>01/05/11
Seleccionar una celda de la lista y ejecutar Avanzadas del grupo Ordenar y Filtrar de la fi-
cha Datos.
Seguir el procedimiento ya explicado.
Cuando se utiliza Filtro avanzado con criterios de una sola condición es muy similar a utilizar el Autofl-
tro. Sin embargo, la utilidad de Filtro avanzado radica en la posibilidad de crear criterios mucho más
complejos, criterios que no se pueden establecer con Autofiltro.
Para crear condiciones O en un rango de criterios solamente hay que añadir más filas debajo del en-
cabezado.
Por ejemplo. En la tabla siguiente se quieren buscar los países cuya PIB per cápita sea superior a
25.000 o qué el IPC sea inferior a 1.
PIB Proceso:
País per IPC
cápita Establecer el Rango de criterios copiando los encabezados
y pegándolos en el sitio elegido. Introducir los criterios que se
Alemania 30.300 1,2
deseen.
Austria 34.100 1,7
Bélgica 32.600 2,3 PIB per
País IPC
Bulgaria 4.800 3 cápita
Chipre 21.600 2,6 >25000
Dinamarca 42.500 2,2 <1
Eslovaquia 12.100 0,7 Seleccionar cualquier celda de la lista.
Eslovenia 17.300 2,1 Ejecutar Avanzadas del grupo Ordenar y Filtrar de la ficha
España 22.800 2 Datos.
Estonia 10.700 2,7 Seleccionar el tipo de Acción: Copiar en otro lugar.
Finlandia 33.600 1,7
Francia 29.800 1,7 Se observa como en el cuadro Rango de la lista aparece el
mismo rango que Excel ha seleccionado en la hoja de cálcu-
Grecia 20.100 4,7
lo. En el caso de que Excel hubiera seleccionado la lista inco-
Hungría 9.700 4,7
rrectamente, se debe modificar en este cuadro.
Irlanda 34.900 -1,6
Italia 25.700 1,6 Utilizar el cuadro de contraer diálogo y seleccionar con el ra-
Letonia 8.000 -1,2 tón el rango de criterios. Es muy importante no seleccionar
Lituania 8.400 1,2 más filas, aunque estén vacías, que las estrictamente nece-
Luxemburgo 79.500 2,8 sarias para establecer la condición, ya que si se seleccionan
Malta 14.800 2 más Excel lo interpretará como un O sin condición.
Países Bajos 35.400 0,9 Indicar en el cuadro Copiar a: las celdas donde se quieren
Polonia 9.300 2,7 copiar.
Portugal 16.200 1,4 Aceptar.
Reino Unido 27.300 3,3
República Checa 14.200 1,2 PIB per
Rumanía 5.700 6,1 País IPC
cápita
Suecia 37.000 1,9 Alemania 30.300 1,2
Austria 34.100 1,7
Bélgica 32.600 2,3
Dinamarca 42.500 2,2
Eslovaquia 12.100 0,7
Finlandia 33.600 1,7
Francia 29.800 1,7
Irlanda 34.900 -1,6
Italia 25.700 1,6
Letonia 8.000 -1,2
Luxemburgo 79.500 2,8
Países Bajos 35.400 0,9
Reino Unido 27.300 3,3
Suecia 37.000 1,9

Para crear condiciones Y se deben añadir columnas al rango
Ejemplo: buscar los países cuya PIB Per cápita sea superior a 25000 y qué el IPC sea inferior a 1:
Proceso:
Para establecer el Rango de criterios copiar los encabezados y pegarlos en el sitio elegido
PIB per
País IPC
cápita
>25000 <1
Seleccionar cualquier celda de la lista.

Ejecutar Avanzadas del grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Datos.
Seleccionar el tipo de Acción: Copiar en otro lugar
Utilizar el cuadro de contraer diálogo y seleccionar con el ratón el rango de criterios.
Indicar en el cuadro Copiar a: las celdas donde se quieren copiar.
Aceptar.
PIB per
País IPC
cápita
Irlanda 34.900 -1,6
Países Bajos 35.400 0,9
Ejemplo: en la tabla Chucherias, S.L. se quieren conocer los giros que vencen entre julio y septiembre.
El rango de criterios sería el siguiente:
FECHA FECHA
VTO. VTO.
>30/06/11 <01/10/11

Nº EMPRESA
264 19/05/2011 Vértice, S.A. 90 17/08/2011 1.300,30 €
265 09/06/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 09/07/2011 2.328,03 €
El rango de criterios puede tener todas las filas y columnas que se quieran y, gracias a ello, se pueden
combinar todas las condiciones O e Y que se deseen.
Ejemplo: en la tabla Chucherias, S.L. se quieren conocer los giros que vencen en el 4º trimestre o que
el IMPORTE FACTURA sea superior a 6000€. El rango de criterios sería el siguiente:
FECHA FECHA IMPORTE
VTO. VTO. FACTURA
>30/09/11 <1/1/12
>6000
Seguir los procedimientos ya expuestos,

Nº EMPRESA
268 22/07/2011 Chuchesricas, S.L. 90 20/10/2011 4.882,33 €
269 11/09/2011 Caramelos Lie, S.A. 45 26/10/2011 2.929,04 €
270 24/09/2011 Hnos. Garcia, S.L. 30 24/10/2011 8.939,16 €
271 30/09/2011 Cremas Pérez, S.L. 30 30/10/2011 5.068,65 €
272 19/10/2011 Caramelos Lie, S.A. 60 18/12/2011 975,75 €
Se puede utilizar como criterio un valor calculado resultado de una fórmula. Si se emplea una fórmula
para crear un criterio, no se puede utilizar un rótulo de columna como rótulo de crite-
rios; se debe conservar este rótulo vacío o utilizar uno distinto a un rótulo de columna de la lista.
La fórmula que se utilice con el fin de generar una condición debe utilizar una referencia relativa para
hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer
registro. La fórmula debe evaluarse contra VERDADERO o FALSO.
En la fórmula se puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un
nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #¿NOMBRE? en la celda que contiene el criterio,
se puede ignorar, ya que no afecta a la forma en que se filtra la lista.
Por ejemplo en la lista Ventas Chucherias, S.L. se quieren filtrar las facturas con vencimiento anterior
a 30 días, desde hoy (la fecha de hoy en el ejemplo es 30/05/11). El procedimiento es el siguiente:
Para establecer el Rango de criterios seleccionar una celda que tenga libre la celda de encima.
En una celda vacía se introduce la siguiente fórmula =Y(F5>=HOY();F5<HOY()+30). F5 es la
primera celda que contiene los datos que se desean filtrar. La celda toma valor VERDADERO,
porque la fecha de esa celda es anterior a hoy.
FALSO
Seleccionar cualquier celda de la lista.
Utilizar el cuadro de contraer diálogo y seleccionar con el ratón el rango de criterios, seleccio-
nando la celda que contiene la fórmula y la celda que está encima.
Aceptar.
Nº EMPRESA
273 05/11/2011 Línea, S.A. 60 04/01/2012 1.366,41 €
Ejemplo: En la tabla de Notas se quiere filtrar los alumnos que tengan una nota media superior a 7
Pasos:
En una celda vacía se introduce la siguiente fórmula =PROMEDIO(C3:G3)>7 es la primera fila
que contiene los datos que se desean filtrar. La celda toma valor falso, porque la nota media de
este alumno es inferior a 7.
FALSO
Se siguen los pasos ya expuestos.

El resultado es el siguiente:
A. INFORM. GTÓN. GTÓN. FI- RECURSOS
Nº ALUMNO CONTABIL
OPER.TECL. APROV. NANC. HUM.
3 DOMEC SÁNCHEZ, JAIME 8 8 8 6 8
6 JIMÉNEZ MENDEZ, EVA 8 6 9 7 7
Ejemplo: utilizando rótulos, en la tabla siguiente se quiere conocer los meses que tuvieron más días
despejados que el promedio de días nubosos y cubiertos.
Pasos:
En una celda vacía se introduce la siguiente fórmula =despejados>PROMEDIO(C3:D3) es la
primera fila que contiene los datos que se desean filtrar. La celda toma valor #¿NOMBRE?
#¿NOMBRE?
Se siguen los pasos ya expuestos.

El resultado es el siguiente
MES Despejados Nubosos Cubiertos
Enero 12 15 4
Febrero 13 11 4
Junio 13 17 0
Agosto 11 20 0
Noviembre 13 14 3
El comando Subtotales permite operar sobre una lista (filtrada o no) para extraer con toda sencillez
información de resumen del contenido de esta lista.
En la tabla Empleados se quiere conocer cuál es el promedio del sueldo y de edad de los empleados
de cada una de la secciones de la empresa. El comando Subtotales permite realizar esta operación
con rapidez, para ello, habrá que seguir la siguiente secuencia de pasos:
Ordenar la lista por la columna que contenga los valores que se quieran agrupar por las filas.
En este caso es por Secciones, así que basta con que
se seleccione una celda de la columna Sección y hacer
clic en el botón Orden ascendente del grupo Orde-
nar y Filtrar de la ficha Datos.
Seleccionar cualquier celda de la lista y ejecutar el co-
mando Subtotales, situado en el grupo Esquema de la
ficha Datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Subtotales.
En el cuadro Para cada cambio en: se selecciona la
columna por la que se ordenó la lista y por la que se
quieren agrupar los registros.
En el cuadro Usar función. Se elige la operación que
se quiere llevar a cabo.
En el cuadro Agregar subtotal a: se seleccionan las
columnas que se quieran ver subtotales. Deben utilizar-
se las fechas y cifras, ya que no es lógico hallar prome-
dio de apellidos, nombre,...
Aceptar.
Resultado de aplicar el comando Subtotales
Cuando se crean los subtotales, Excel estructura la lista según los grupos creados. Esta estructura
permite poder ver, con toda facilidad, sólo la fila del total, sólo las filas de los subtotales o todas las
filas con tan sólo pulsar un botón. Los botones que están en la zona izquierda que ha aparecido en la
hoja de cálculo con subtotales son los que se encargan de este trabajo, en concreto, los que están en
la parte superior permiten elegir entre:
 Ver sólo el total: se pulsa el botón 1

 Ver sólo los subtotales: se pulsa el botón 2
 Ver todas las filas: se pulsa el botón 3.

Además, a la izquierda de la lista han aparecido unos botones sobre los que hay un signo más o un
signo menos. Si se hace clic en un botón con el signo menos, desaparecerá de la vista el detalle co-
rrespondiente al subtotal o al total general a cuya izquierda este el botón. Por el contrario, si se hace
clic en un botón con el signo más, Excel mostrará el detalle correspondiente a ese nivel.
Los datos obtenidos de subtotales, sobre todo, en la agrupación del botón , pueden presentar mu-
cha utilidad para realizar otros cálculos o mostrar información en otro lugar o documento. Si se selec-
cionan los datos agrupados en el botón y se copian con procedimientos habituales como la com-
binación de teclas Ctrl+C o el comando copiar, se observa que se copian todos los datos
Selección de datos
Resultado de pegar los datos copiados, como se puede ver se copian todos los datos los visibles y los
no visibles. Para conseguir solo los subtotales visibles, se pueden utilizar alguno de los procedimientos
siguientes:
 Comando Ir a Especial…
 Filtro avanzado
A través de un ejemplo se va a exponer la utilidad de copiar subtotales. La empresa MAR MENOR,
SA facturó en el año 2011 los importes relacionados en la tabla siguiente:
Facturación
FECHA
Nº FACTU- IMPORTE
FECHA EMPRESA VENCI-
RA FACTURA
MIENTO
100/00 01-01-11 VÉRTICE, S.L 28-03-11 3.906,58 €
110/00 07-01-11 LINEA, S.A. 31-01-11 1.111,87 €
120/00 05-02-11 VÉRTICE, S.L 30-05-11 1.953,29 €
128/00 25-06-11 NOTA, S.L. 01-09-11 4.056,83 €
130/00 10-03-11 NOTA, S.L. 10-07-11 2.584,35 €
156/00 10-07-11 LINEA, S.A. 10-08-11 5.258,86 €
250/00 23-07-11 BLANCA ROS GRAU 30-09-11 2.193,69 €
279/00 12-08-11 NOTA, S.L. 30-09-11 3.260,49 €
320/00 02-09-11 SINGÜ, S.A 25-11-11 9.928,72 €
375/00 19-09-11 VÉRTICE, S.L 19-10-11 2.758,65 €
420/00 10-10-11 SINGÜ, S.A 10-12-11 7.963,41 €
448/00 15-11-11 SINGÜ, S.A 15-12-11 4.748,00 €
Al total de ventas anuales por empresa se le concede un rappels según la
tabla de la derecha
Se va a realizar una tabla que recoja las ventas anuales y los rappels de
acuerdo con el siguiente encabezado:
IMPORTE IMPORTE
EMPRESA RAPPELS
FACTURA RAPPELS
Pasos:
Ordenar los datos por la columna empresa.
Seleccionar cualquier celda de la lista y ejecutar el comando Sub-
totales, situado en el grupo Esquema de la ficha Datos. Se abri-
rá el cuadro de diálogo Subtotales.
En el cuadro Para cada cambio en: se selecciona la columna por
la que se ordenó la lista y por la que se quieren agrupar los regis-
tros.
En el cuadro Usar función. Se elige la operación que se quiere
llevar a cabo.
En el cuadro Agregar subtotal a: se seleccionan las columnas
que se quieran ver subtotales. Deben utilizarse las fechas y cifras,
ya que no es lógico hallar promedio de apellidos, nombre,...
Aceptar.
El resultado (nivel 2) aparece en

la figura de la derecha.
Se debe extraer los totales por
empresa para aplicar el rappels.
Sería muy sencillo copiar los
datos de la tabla comprimida a
nivel 2, pegarla en otro lugar y
añadir las columnas necesarias.
Pues no vale, se copian todos los
datos, los visibles y los ocultos. Para extraer exclusivamente los datos por Total empresa los pasos
son:
Seleccionar los datos que se deseen copiar.
En la ficha Inicio ir a la zona Modificar, desplegar Buscar y seleccionar y clic sobre el co-
mando Ir a Especial.
Activar la opción Sólo celdas visibles.
Ejecutar cualquiera de las formas para copiar.

Pegar en el lugar donde se desee.
El resultado con algunos cambios fáciles de realizar es el siguiente.

Notas:
Se añadido la columna RAPPELS con una función que busca el % rappels según el total de ventas, la
función para la primera fila sería =BUSCARV(D40;$A$27:$B$31;2)
El IMPORTE RAPPELS es el producto de IMPORTE FACTURA por % RAPPELS
En este caso y siguiendo el ejemplo del punto anterior, se va a extraer los Totales empresa mediante
Filtro Avanzado. Una vez obtenidos los subtotales los pasos a realizar son:
Establecer el Rango de criterios el encabezado y pegarlo en el sitio elegido, bajo el encabe-
zado empresa, se desean filtrar todos los datos que comiencen con total, el * sirve para extraer
los nombres de las diferentes empresas.
EMPRESA
total*
Seleccionar cualquier celda de la lista con subtotales.

Utilizar el cuadro de contraer diálogo y seleccionar con el ratón el rango de criterios.
Aceptar.
El resultado con algunos cambios fáciles de realizar es el siguiente.
Notas:
Se añadido la columna RAPPELS con una función que busca el % rappels según el total de ventas, la
función para la primera fila sería =BUSCARV(D40;$A$27:$B$31;2)
El IMPORTE RAPPELS es el producto de IMPORTE FACTURA por % RAPPELS
En Excel, un gráfico es la manera de representar visualmente unos datos numéricos.
Esa representación visual puede realizarse de muy diversas formas, pero el objetivo consiste siempre
en que la persona que ve el gráfico se haga una idea mucho más clara de la información contenida en
los números de los que procede.
Para reflejar en un gráfico los datos de temperaturas de la tabla siguiente, habrá que seguir uno de los
siguientes procedimientos:
Procedimiento rápido:
Seleccionar los datos que se quieren representar.
Pulsar la tecla F11 (Excel crea una hoja nueva y sitúa en ella el gráfico.
Procedimiento normal:
Activar cualquier celda de la tabla.
Seleccionar el tipo de gráfico que desea usar en la pestaña Insertar del grupo Gráficos.
Excel ofrece muchos tipos de gráficos que ayudan a mostrar los datos de forma comprensible. Cuando se cree un
gráfico o se modifique uno existente, se puede elegir entre distintos tipos de gráfico (por ejemplo, gráficos de co-
lumnas o circulares) y subtipos (por ejemplo, gráficos de columnas apiladas o gráficos circulares 3D). También se
puede crear un gráfico combinado al utilizar varios tipos de gráficos en uno solo.
Media de Media de
Murcia
Máxima Mínima
Enero 17 5
Febrero 18 5
Marzo 20 8
Abril 25 10
Mayo 29 15
Junio 31 18
Julio 34 21
Agosto 35 22
Septiembre 31 17
Octubre 25 15
Noviembre 19 7
Diciembre 17 5
En este ejemplo se ha elegido un gráfico de Columna en 2-D, concretamente

columna agrupada
Series de datos Leyenda
Área de
trazado
40 Media de Máxima
35 Media de Mínima
30
25
20
Rótulos 15
de
valores
10
0
ie e
Fe ro
O re
zo
pt sto
ril
e
o
ov re
o
A io
D mbr
br
ay
er
ni
Ab
l
e
b
N ub
Ju
ar
Se go
Ju
m
En
m
br
M
M
ct
ie
ie
ic
Ejes
Rótulos del eje de

categorías
Área de gráfico
Descripción de las partes de un gráfico:
Elemento Descripción
Gráfico Es la representación gráfica de los datos de la hoja de cálculo
Título El título del gráfico es el texto que lo describe., normalmente lo encabeza
Marcas de datos Es el objeto que se utiliza para representar los datos.
Líneas de división Las líneas de división son unas líneas horizontales y/o verticales que apare-
cen al fondo del gráfico y que sirven para apreciar con más facilidad los
valores que alcanzan las marcas de datos.
Leyenda La leyenda es un cuadro en el que se identifican las marcas de datos.
Ejes Los ejes son unas líneas perpendiculares que marcan la referencia para el
gráfico. Normalmente hay dos ejes 8en los gráficos tridimensionales hay
tres):
 El eje de abscisas, eje X o eje de categorías.
 El eje de ordenadas, eje y o eje de valores.
Rótulos de gradua- Los rótulos de graduación son marcas que aparecen en los ejes y que sir-
ción ven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo.
Área de trazado El área de trazado es la zona del gráfico donde aparecen las series de datos
y los ejes.
Series de datos Las series de datos son los conjuntos de datos que se representan en un
gráfico.
En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras, puede represen-
tar gráficamente los datos que están organizados en las filas o columnas de una hoja de cálculo. Sin
embargo, algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una dis-
posición de datos específica.
En la hoja de cálculo, organizar los datos que se desean trazar en un gráfico.
PARA ESTE TIPO DE GRÁFICO ORGANIZAR LOS DATOS
En columnas o filas, de la siguiente manera:
Gráfico de columnas, barras, líneas,

DATO1 DATO2 DATO1 1 3
área, superficie o radial
1 2 DATO2 2 4
3 4
Si hay una sola serie de datos, en una columna o fila de datos y una co-
lumna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera:
A 1 A B C
B 2 1 2 3
C 3
Gráfico circular o de anillos
Si son varias series de datos, en varias columnas o filas de datos y una
columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera:
A 1 2 A B C
B 3 4 1 2 3
C 5 6 4 5 6
En columnas, con los valores del eje X en la primera columna y los valo-
res del eje Y correspondientes y los valores de tamaños de burbuja en las
columnas adyacentes, como por ejemplo:
Gráfico de burbujas o XY (de disper-
sión)
X Y TAMAÑO DE LA BURBUJA
1 2 3
4 5 6
En columnas o filas en el orden siguiente, utilizando nombres o fechas
como etiquetas:
valores máximos, valores mínimos y valores de cierre
Como:
FECHA MÁXIMO MÍNIMO CIERRE

Gráfico de cotizaciones
1/1/2002 46,125 42 44,063
FECHA 1/1/2002
Máximo 46,125
Mínimo 42
Cierre 44,063
Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.
Sugerencia Si se selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente en un grá-
fico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea tra-
zar en un gráfico no están en un intervalo continuo, se pueden seleccionar celdas o rangos no
adyacentes siempre que la selección forme un rectángulo. También se puede ocultar las filas o
las columnas que no desee trazar en el gráfico.
En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, seguir uno de los procedimientos siguientes:
Clic en el tipo de gráfico y, a continuación, clic en el subtipo de gráfico que se desea
utilizar.
Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, clic en para mostrar el cuadro de
diálogo Insertar gráfico y, a continuación, clic en las flechas para desplazarse por los
tipos de gráficos.
De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un. Si desea colocar
el gráfico en una hoja de gráfico independiente, se puede cambiar su ubicación mediante el
procedimiento siguiente.
Clic en cualquier parte del gráfico incrustado para activarlo, de este modo se
muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño,
Presentación y Formato.
En la pestaña Diseño, en el grupo Ubicación, clic en Mover gráfico.

En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, las posibilidades son:
o Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, clic en Hoja nueva.
o Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, clic en Objeto
en y, a continuación, clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en.
Excel asigna automáticamente un nombre al gráfico, por ejemplo Gráfico1 si es el primer gráfi-
co que haya creado en la hoja de cálculo. Para cambiar el nombre del gráfico, el proceso es:
Clic en el gráfico.
En la pestaña Presentación, en el grupo Propiedades, clic en el cuadro de texto
Nombre de gráfico.
Escribir un nuevo nombre.
Presionar Intro.
Excel considera que determinados datos del rango seleccionado van a representar determinados rótu-
los en el gráfico. La forma en que habitualmente Excel representa los datos automáticamente es la
siguiente:
 Las celdas de la columna que esté a la izquierda de los datos que se seleccionan deberán
contener texto. Esas celdas se convertirán en los rótulos del eje de categorías.
 Las celdas de la fila superior del rango que se seleccionan también deberán contener texto.
Estas celdas se convertirán en los rótulos de las series de datos en la leyenda del gráfico.
 El resto de la selección deberá contener datos numéricos.
De los datos contenidos en una tabla se pueden representar en un gráfico:
 Todos los datos, si están contiguos, no será necesario seleccionar todos los datos que
contiene, será suficiente con que la celda activa se halle en cualquier parte de la tabla o lista.
 Algunos datos, habrá que seleccionar los rangos de los datos a representar, teniendo en
cuenta que no es necesario que estén contiguos.
Para cambiar la selección de origen de datos, se deben realizar los siguientes pasos:
Clic en cualquier parte del gráfico incrustado para activarlo. De este modo se muestran las He-
rramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.
En la pestaña Diseño, en el grupo Datos, clic sobre Seleccionar datos. Se abre el cuadro de
diálogo Seleccionar origen de datos, que da las siguientes posibilidades:
En Rango de datos del gráfico, contrayendo el cuadro de diálogo se puede seleccionar
un nuevo rango.
El botón Cambiar fila/columna, permite escenificar como quedaría el gráfico cambiando
las filas por las columnas.
Ejemplo: se van a representar gráficamente los datos de la siguiente tabla.

A. INFORM. GTÓN. GTÓN. FI- RECURSOS
Nº ALUMNO CONTABIL
OPER.TECL APROV. NANC. HUM.
1 CASTILLO SÁEZ, JUAN RAMÓN 7 7 5 8 4
2 LÓPEZ VERA, JOSÉ 7 3 9 7 8
3 DOMEC SÁNCHEZ, JAIME 8 8 8 6 8
4 FERNÁNDEZ RUIZ, PEDRO 9 4 6 6 6
5 GÓMEZ BLÁZQUEZ, ANTONIO 4 6 9 9 6
6 JIMÉNEZ MÉNDEZ, EVA 8 6 9 7 7
7 LIS SANZ, BLANCA 7 5 7 5 4
8 JUÁREZ GIL, PATRICIA 7 4 7 6 8
9 LAX HERMIDA, CARLOS 2 2 8 5 7
10 LUCAS SEGURA, JORGE 4 5 7 6 4
11 LLUC CABALLERO, PABLO 4 6 7 1 8
12 PARDO SANZ, ANTONIO 7 5 6 1 4
13 RODRÍGUEZ SÁEZ, GLORIA 4 3 5 6 7
% Aprobados 62% 62% 100% 85% 69%
% Suspensos 38% 38% 0% 15% 31%
Se desea representar en el eje horizontal, los módulos o asignaturas, y en el eje vertical los valores
correspondientes al % Aprobados y % Suspensos. Los pasos para insertar el gráfico son:
Seleccionar las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.
En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, clic en el tipo de gráfico, Columnas y, a conti-
nuación, clic en el subtipo de gráfico, Columnas agrupadas.
Se observa que la representación gráfica de los datos no es la deseada, ya que la distribución
de los datos en la tabla no ha permitido un re-
conocimiento óptimo por parte de Excel.
Para elegir correctamente los valores, reali-
zar: clic en cualquier parte del gráfico incrus-
tado para activarlo. De este modo se mues-
tran las Herramientas de gráficos y se agre-
gan las pestañas Diseño, Presentación y
Formato.
En la pestaña Diseño, en el grupo Datos, clic
sobre Seleccionar datos. Se abre el cuadro
de diálogo Seleccionar origen de datos.
En Rango de datos del gráfico, seleccionar los datos a representar, están en rangos discon-
tinuos, Observar la figura de la derecha.
En Entrada de leyendas (Series), clic sobre el botón Agregar:
Introducir en Nombre de la serie, la referencia a la
celda donde están % Aprobados.
En Valores de la serie, seleccionar rango donde
están los valores del % Aprobados (62%, 62%,
100%, 85%, 69%).
Aceptar.
Repetir el proceso para % Suspensos.
El resto de series introducidas automáticamente por Excel, habrá que seleccio-
narlas y eliminarlas con el botón Quitar.
En Etiquetas del eje horizontal (Categorías):
Clic sobre el botón Editar y seleccionar el Rango
de rótulos del eje, es decir, donde están el nom-
bre de las asignaturas o módulos.
Aceptar.
Gráfico resultante
Cuando se crea un gráfico, Excel vincula automáticamente los datos de la hoja de cálculo y el gráfico
que se ha creado. Esto significa que si se cambian los datos de la hoja de cálculo, esos cambios se
actualizarán automáticamente en el gráfico.
Después de crear un gráfico, se puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar
o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, se pueden aplicar rápidamente un di-
seño y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o di-
seños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, se pueden personalizar aún más cambiando
manualmente el diseño y el formato de cada uno de los elementos del gráfico.
Clic en cualquier parte del gráfico al que desee dar formato mediante un diseño predefinido. De este
modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presen-
tación y Formato.
En la pestaña Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, clic en el diseño que se desea usar.
En la imagen de abajo se ha elegido Diseño 2.
En la pestaña Diseño, en el grupo Estilos de diseño, clic en el diseño que se desea usar. En
la imagen de abajo se ha elegido Estilo 26.
% Aprobados % Suspensos
100%
85%
69%
62% 62%
38% 38%
31%
15%
0%
A. INFORM. CONTABIL GTÓN. APROV. GTÓN. FINANC. RECURSOS HUM.

OPER.TECL.
Para modificar el formato el área

del gráfico. En la ficha Formato % Aprobados % Suspensos
de Herramientas de gráfico, en
el grupo Selección actual, se 100%
elige el elemento área de gráfi-
85%
co y se aplica un Estilo de for-
ma. 69%
62% 62%
38% 38%
31%
15%
0%
A. INFORM. CONTABIL GTÓN. GTÓN. RECURSOS

OPER.TECL. APROV. FINANC. HUM.
Para modificar el formato el área del gráfico. En la ficha Formato de Herramientas de gráfico, en el
grupo Selección actual, se elige el elemento EjeHorizontal (Categoría) y se aplican las característi-
cas deseadas como fuente, borde, relleno, etc
En la ficha Presentación, en el grupo ejes, se
encuentran las opciones de configuración de
este.:
Clic en el botón Ejes.
Seleccionar Eje horizontal primario, y
del submenú aplicar la opción deseada.
Más opciones del eje horizontal
primario, aquí se encuentran todas las
opciones de configuación de este eje.
En el cuadro Especificar unidad de in-
tervalos se indica la frecuencia con que
se desea que aparezcan las categorías.
Escribir 1 para poner un rótulo a cada
categoría, escribir 2 para poner un rótu-
lo cada dos categorías, escribir un 3 pa-
ra poner un rótulo cada tres categorías,
y así sucesivamente.
Las marcas de graduación son pe-
queñas líneas de medición, similares a
las divisiones de una regla, que cortan
un eje.
Para modificar el formato el área del gráfico. En la ficha Formato de Herramientas de gráfico, en el
grupo Selección actual, se elige el elemento EjeVertical (Valor) y se aplican las características
deseadas como fuente, borde, relleno, etc. Cuando no se visualiza el eje vertical habrá que activar la
ficha Presentación de las Herramientas de gráfico, y en la zona Ejes, seleccionar Eje vertical
primario y del submenú seleccionar Mostrar eje predeterminado.En Opciones de eje se pueden
configurar las características del eje, en general las opciones automáticas predeterminadas por Excel,
son adecuadas, pero si se se desea se pueden modificar.
 En el cuadro Mínimo se especifica el valor de datos menor que se desea que aparezca en el eje.
 En el cuadro Máximo se especifica el valor de datos mayor que se desea que aparezca. En el
ejemplo del gráfico de Notas 2ª Evaluación es 1 porque vine representado en porcentaje.
 En el cuadro Unidad mayor se especifica el rango de las marcas de graduación principales y de
las líneas de división principales. En el ejemplo 0,1 que expresa que entre una marca y la siguiente
habría un 10%.
 En el cuadro Unidad menor se
especifica el incremento entre las
marcas de graduación secundarias y
las líneas de división secundarias.
 En el cuadro Unidades de
visualización se puede elegir una
opción para acortar el texto del eje
de valores facilitando su lectura. Por
ejemplo, si los valores del gráfico
están entre 1.000.000 y 50.000.000,
las cifras pueden representarse
como entre 1 y 50 en el eje sin se
hace clic en la opción Millones de la
lista.
 En El eje horizontal cruza, se
especifica la intersección entre el eje
y el eje de categorías (normalmente
deberá estar en 0).
Si se selecciona una parte del gráfico y en las fichas Herramientas

de gráficos se activa la ficha Presentación, aquí se encuentran las
herramientas para acceder a las propiedades de esa parte del gráfi-
co y poder modificarlas.
Para seleccionar una parte del grafico solo es preciso hacer clic
sobre ella, pero si se tiene en cuenta la multitud de partes de un
gráfico, es más seguro seleccionar a través de cuadro de lista,
Elementos del gráfico, del grupo Selección actual de la ficha
Presentación y Formato.
Todos los elementos de un gráfico son susceptibles de aplicarles un
formato distinto, de forma, de contorno,
de relleno, de efectos, etc.
A través del ejemplo de gráfico de no-
2ª evaluación
tas se van a aplicar distintos cambios de
formato. % Aprobados % Suspensos
 Título: se escribe 2ª evaluación y se 100%
aplica un estilo de forma. 85%
 Área de trazado: se aplica un 69%
62% 62%
relleno degradado.
 % Serie Suspensos: Por defecto 38% 38%
Excel ha aplicado un color de relleno 31%
verde, precisamente este color es el 15%
menos apropiado para identificar 0%
suspensos, habitualmente se aplica
el color rojo. A. INFORM. CONTABIL GTÓN. GTÓN. RECURSOS
 % Serie Aprobados: se cambia a un OPER.TECL APROV. FINANC. HUM.
relleno verde.
 Serie "% suspenso" Etiquetas de
datos: fuente color rojo, negrita.
 Serie "% Aprobados" Etiquetas de datos: fuente color verde y negrita.
Excel dispone de muchos tipos de gráficos para facilitar la comprensión de los datos.
Tipo de gráfico Se usa para representar
Área Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del
tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un gráfico de área tam-
bién muestra la relación de las partes con un todo.
Columnas Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el
transcurso de un período de tiempo determinado, o bien refleja las compara-
ciones entre elementos. Las categorías se organizan horizontalmente y los
valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación producida con el
transcurso del tiempo.
Barras Los gráficos de barras ilustran la comparación entre elementos individuales.
Las categorías aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontal-
mente, a fin de concentrarse en la comparación de los valores y hacer menos
hincapié en el tiempo transcurrido.
Líneas Un gráfico de líneas muestra las tendencias a intervalos equivalentes
Circular Un gráfico circular muestra el tamaño proporcional de los elementos que con-
forman una serie de datos en función de la suma de los elementos. Siempre
mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un ele-
mento significativo
Anillos Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las
partes con un todo, aunque puede contener más de una única serie de datos.
Cotizaciones El gráfico Máximo, mínimo, cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de
acciones.
XY- Dispersión Este tipo de gráficos muestra los intervalos, o agrupaciones, desiguales de
datos y suele utilizarse para los datos científicos.
Burbujas Un gráfico de burbujas es un tipo de gráfico xy (Dispersión). El tamaño del

marcador de datos indica el valor de una tercera variable.
Radial En un gráfico radial, cada categoría tiene su propio eje de valores con epicen-
tro en el punto central. Las líneas conectan todos los valores de las mismas
series.
Superficie Los gráficos de superficie son útiles cuando se desea buscar las combinacio-
nes óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los
colores y los diseños indican las áreas que se encuentran dentro del mismo
rango de valores.
Cilíndrico, Cónico o Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirámide pueden reali-
piramidal. zar y mejorar la presentación de gráficos de columnas y barras 3D.
Parados
Año (miles de
personas)
2005 1.912,50
2006 1.837,10
2007 1.833,90
2008 2.590,60
2009 4.149,50
2010 4.632,40
MURCIA (Región de) ESPAÑA

Nivel de satisfacción con el traba-
jo que realizan 2009 2010 2009 2010
TOTAL 100% 100% 100% 100%
Muy insatisfecho / Insatisfecho 4% 7% 4% 4%
Ni insatisfecho ni satisfecho 19% 13% 22% 22%
Satisfecho 46% 52% 50% 50%
Muy satisfecho 31% 28% 24% 24%
PARTIDOS 2011
PP 186
PSOE 110
CiU 16
IU 11
Otros 27
PARTIDOS 2008 2011

PP 154 186
PSOE 169 110
Fecha Apert. Máx. Mín. Último
30/11/2011 12,2 12,95 12,1 12,28
01/12/2011 12,28 12,53 12,12 12,4
02/12/2011 12,62 12,85 12,19 12,2
05/12/2011 12,2 12,85 12,1 12,95
06/12/2011 12,47 12,55 12,3 12,41
El eje horizontal reconoce automáticamente las fechas y produce un salto correspondiente al fin
de semana, una forma de evitarlo es:
En Herramientas de gráficos, activar la ficha Presentación.
En la zona Ejes, desplegar Ejes e ir a Eje horizontal primario.
Clic sobre Más opciones del eje horizontal primario…
En el cuadro de dialogo Dar formato a eje, en Opciones de eje, elegir como tipo de
eje: Eje de texto.
Para cambiar el tamaño de un gráfico incrustado, en primer lugar se debes seleccionarlo haciendo clic
sobre él.
Cuando el gráfico esté seleccionado aparecerán los cuadros de selección a su alrededor. Apuntando
con el ratón en uno de los cuadros de selección, hacer clic manteniendo pulsado el botón del ratón y
arrastrar el ratón para cambiar el tamaño del gráfico hasta alcanzar el tamaño que se desee.
Para cambiar la posición del gráfico en la hoja de cálculo se sigue un procedimiento idéntico, sólo que,
en lugar de arrastrar uno de los cuadros de selección del gráfico incrustado, se debe arrastrar el propio
gráfico. Para ello habrá que apuntar al interior del gráfico, hacer clic y arrastrar el gráfico a su nueva
posición.
Otra manera de añadir datos a un gráfico consiste en utilizar la técnica de copiar y pegar. Está técnica
sólo se podrá utilizar cuando se trate de un gráfico incrustado. Por ejemplo en el gráfico 2ª evaluación
se quieren incluir los % Aprobados y % Suspensos de la 1ª evaluación.
% Aprobados 62% 62% 100% 85% 69%
% Suspensos 38% 38% 0% 15% 31%
% Aprobados 1ª evaluación 54% 25% 80% 75% 36%
% Suspensos 1ª evaluación 46% 75% 20% 25% 64%
El procedimiento a seguir es el siguiente:

Seleccionar el rango de celdas que se quiera añadir al gráfico y copiar.
Activar el gráfico y pegar.
El resultado es el que se observa en la figura de la

derecha, con las pertinentes modificaciones de
colores a verde oscuro y rojo oscuro para el %
Aprobados 1ª evaluación y % Suspensos 1ª eva-
luación.
Puede resultar interesante crear un gráfico con más de un tipo de marcas de datos (por ejemplo, ba-
rras y áreas) los gráficos combinados son interesantes para mostrar la relación que hay entre series de
datos, o para resaltar alguna serie.
Se debe tener en cuenta que no se pueden combinar tipos de gráficos 2D con tipos de gráficos
3D.
También aunque los gráficos a combinar sean de las mismas dimensiones, algunos de ellos, tam-
poco se pueden combinar.
En el ejemplo del gráfico 2ª Evaluación se quiere resaltar el % Aprobados 1ª evaluación y % Sus-

pensos 1ª evaluación, y para ello se va a utilizar las marcas de datos del tipo Línea.
Procedimiento para crear un gráfico combinado:
Se selecciona la Serie % Aprobados 1ª evaluación.
En las Herramientas de gráfico, se activa la ficha Diseño y clic sobre Cambiar tipo de gráfico.
Hacer clic el tipo de gráfico de líneas que se desee.
Aceptar.
Repetir los pasos para Serie "% Suspensos 1ª evaluación"
Una de las funciones más comunes de los gráficos combinados es utilizarlos para representar datos
que no son homogéneos.
Por ejemplo en la tabla de la izquierda las horas de sol corresponden a nú- Precipi-
Horas de
mero horas mientras que las precipitaciones corresponden a l/m
2. Murcia taciones
2 sol
(l/m )
Para mostrar dos ejes de valores: Enero 25,3 208,9
Seleccionar el gráfico. Febrero 0.0 246,4
Seleccionar la serie para la que se quiere mostrar un segundo eje Marzo 2,5 237,3
de valores. Abril 9,2 264
Mayo 20,1 274,8
Junio 4,6 347,8
Julio 1,2 357,2
Agosto 0.0 314,2
Septiembre 12,7 255,2
Octubre 30,7 224,5
En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Noviembre 4,2 211,2
Aplicar formato a la selección. Diciembre 4,1 184,4
En Opciones de serie, en Trazar
serie en elegir Eje secundario.
Aceptar.
Seleccionar la Serie “Horas de sol”
y cambiar el tipo de gráfico a lí-
neas.
Excel permite que se utilicen marcar de datos externas, como por ejemplo imágenes.
Pasos para utilizar marcas de datos personalizados.
Seleccionar el gráfico.
Seleccionar el dibujo, objeto o imagen que se desee utilizar como marca de datos y copiarlo.
Seleccionar las marcas de datos que se deseen sustituir por el dibujo, objeto o imagen.
Ejecutar la combinación de teclas Ctrl.+V.
Se ha sustituido la marca de la Serie
"Horas de sol" por la imagen del sol.
También es posible sustituir las mar-
cas, según el tipo de gráfico Pasos a
seguir:
Seleccionar el gráfico.
Seleccionar la serie para la
que se quiere mostrar un se-
gundo eje de valores, en este
caso Serie "Precipitaciones
(l/m2)"
En la pestaña Formato, en el
grupo Selección actual, haga
clic en Aplicar formato a la
selección.
Ejecutar el botón Relleno y la
opción Relleno con imagen o
textura.
En Insertar de: indicar dónde está la imagen a utilizar.
Indicar la forma en que se quiere visualizar, Estirar (la imagen se estira según el tamaño del
dato); Apilar, las imágenes se van apilando en el número que les corresponda.
Resultado final
Con un informe de tabla dinámica puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen de los
datos de la hoja de cálculo o un origen de datos externos. Un informe de tabla dinámica es especial-
mente útil cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos agregados o subtotales podrían
servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de datos similares.
Excel generará automáticamente subtotales y totales generales en el informe de tabla dinámica. Si la
lista de origen contiene subtotales y totales generales generados automáticamente, habrá que quitar
todos los totales antes de crear el informe de tabla dinámica o gráfico dinámico.
Para facilitar la compresión de la creación y posibilidades de una tabla dinámica se va a crear una tabla
dinámica a partir de los datos de los siguientes datos:
En un libro con la denominación Dinámica Trimestres 2011. crear las siguientes hojas:
En la hoja 1 con el nombre PRODUCTOS crear la siguiente tabla:

CÓDIGO PRODUCTO PRECIO
L1 Lavavajillas “Don Pulcro” 0,75
S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29
D1 Detergente MaxBlanco 5,34
D2 Detergente “VivaColor” 5,49
LI1 Limpiador “ComoSol” 1,65
En la hoja 2 con el nombre AGENTES

Cód.
NOMBRE Y APELLIDOS ZONA
AGENTE
JEF Judit Egea Fernández Levante
CCF Carlos Chiclano Fernández Sur
DEF David Egea Fernández Centro
En la hoja 3 con el nombre VENTAS 2011 que servirá para crear la tabla dinámica. Es recomen-
dable como repaso y aplicación de las posibilidades de Excel que se utilicen las funciones y reglas
de validación oportunas:
 Cod. PRODUCTO: validar con una lista, para evitar introducir datos incorrectos.
 PRODUCTO: se ha introducido la siguiente función:
=SI(F8="";"";BUSCARV(F8;Productos!$A$12:$C$16;2;FALSO)) para que bus-
que la denominación del producto en la hoja PRODUCTOS y cuando se arrastre
la fórmula no introduzca #N/A e introduzca “ “.
 PRECIO: se deben utilizar funciones similares a las de PRODUCTO.
 TOTAL: será PRECIO por CANTIDAD, como el valor de estas celdas depende
de celdas con función BUSCARV también se debe procurar que no se introduz-
ca #N/A.
Cód.
Cód. PRO- PRE-
Trimestre Mes AGEN- CANTIDAD PRODUCTO TOTAL
DUCTO CIO
TE
er
1 Trimestre Enero DEF 20 S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29 25,8
er
1 Trimestre Enero CCF 15 S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29 19,35
er
1 Trimestre Enero JEF 50 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 267
er
1 Trimestre Enero JEF 35 D2 Detergente “VivaColor” 5,49 192,15
er
1 Trimestre Febrero CCF 40 LI1 Limpiador “ComoSol” 1,65 66
er
1 Trimestre Febrero DEF 20 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 106,8
er
1 Trimestre Febrero DEF 10 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 53,4
er
1 Trimestre Febrero CCF 31 S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29 39,99
er
1 Trimestre Marzo JEF 25 L1 Lavavajillas “Don Pulcro” 0,75 18,75
er
1 Trimestre Marzo JEF 45 S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29 58,05
er
1 Trimestre Marzo DEF 120 L1 Lavavajillas “Don Pulcro” 0,75 90
2º Trimestre Abril CCF 62 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 331,08
2º Trimestre Abril DEF 25 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 133,5
2º Trimestre Abril CCF 78 D2 Detergente “VivaColor” 5,49 428,22
2º Trimestre Abril DEF 64 S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29 82,56
2º Trimestre Mayo JEF 45 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 240,3
2º Trimestre Mayo CCF 35 L1 Lavavajillas “Don Pulcro” 0,75 26,25
2º Trimestre Mayo JEF 51 LI1 Limpiador “ComoSol” 1,65 84,15
2º Trimestre Junio DEF 36 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 192,24
2º Trimestre Junio DEF 61 L1 Lavavajillas “Don Pulcro” 0,75 45,75
2º Trimestre Junio JEF 15 S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29 19,35
2º Trimestre Junio CCF 63 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 336,42
er
3 Trimestre Julio CCF 25 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 133,5
er
3 Trimestre Julio JEF 34 LI1 Limpiador “ComoSol” 1,65 56,1
er
3 Trimestre Julio DEF 18 D2 Detergente “VivaColor” 5,49 98,82
er
3 Trimestre Julio DEF 35 LI1 Limpiador “ComoSol” 1,65 57,75
er
3 Trimestre Julio JEF 64 S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29 82,56
er
3 Trimestre Septiembre CCF 45 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 240,3
er
3 Trimestre Septiembre JEF 60 LI1 Limpiador “ComoSol” 1,65 99
er
3 Trimestre Septiembre CCF 65 LI1 Limpiador “ComoSol” 1,65 107,25
er
3 Trimestre Septiembre JEF 35 D2 Detergente “VivaColor” 5,49 192,15
4º Trimestre Octubre CCF 150 S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29 193,5
4º Trimestre Octubre CCF 30 LI1 Limpiador “ComoSol” 1,65 49,5
4º Trimestre Octubre JEF 15 S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29 19,35
4º Trimestre Octubre DEF 32 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 170,88
4º Trimestre Octubre CCF 45 D2 Detergente “VivaColor” 5,49 247,05
4º Trimestre Octubre DEF 75 L1 Lavavajillas “Don Pulcro” 0,75 56,25
4º Trimestre Noviembre JEF 39 S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29 50,31
4º Trimestre Noviembre CCF 81 D1 Detergente MaxBlanco 5,34 432,54
4º Trimestre Noviembre DEF 64 S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29 82,56
4º Trimestre Noviembre JEF 68 S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29 87,72
4º Trimestre Diciembre CCF 64 D2 Detergente “VivaColor” 5,49 351,36
4º Trimestre Diciembre JEF 45 S1 Suavizante “SedaFresh” 1,29 58,05
4º Trimestre Diciembre JEF 15 LI1 Limpiador “ComoSol” 1,65 24,75
Excel facilita la creación de una tabla dinámica a través de un Asistente. Para activarlo habrá que eje-
cutar el comando Informe de tablas y gráficos dinámicos del menú Datos.
Definir el origen de datos del informe de tabla dinámica. Para usar datos de la hoja de cálculo
como origen de datos, clic en una celda del rango de celdas que contiene los datos.
Es muy importante que el rango tenga encabezados de columna, asimismo, que no haya filas en
blanco en el rango o tabla.
En el grupo Tablas de la pestaña Insertar, clic en

Tabla dinámica. Excel determina automáticamente
el rango del informe de tabla dinámica, pero se
puede reemplazarlo por otro rango diferente o por
un nombre que haya definido para el rango. En el
ejemplo se selecciona el rango correspondiente a
todos los datos de la hoja Ventas 2011.
Realizar una de las siguientes acciones:
Para poner el informe de tabla diná-
mica en una hoja de cálculo nueva
empezando por la celda A1, clic en
Nueva hoja de cálculo.
Para colocar el informe de tabla dinámica en una ubicación específica en una ho-
ja de cálculo existente, seleccionar Hoja de cálculo existente y, a continuación,
en el cuadro Ubicación, escribir la primera celda del rango de celdas en la que
se desea ubicar el informe de tabla dinámica.
Aceptar.
Excel agrega un informe de tabla dinámica vacío en la ubicación especificada y muestra la Lis-
ta de campos de tabla dinámica para agregar campos, crear un diseño o personalizar el infor-
me de tabla dinámica Para agregar campos al informe de tabla dinámica, en Lista de campos
de tabla dinámica, realizar alguno de los siguientes procedi-
mientos:
Para colocar un campo en el área predeterminada
de la sección de diseño, activar la casilla junto al
nombre del campo en la sección del campo. De
forma predeterminada, los campos no numéricos
se agregan al área Etiquetas de fila, los
campos numéricos se agre-
gan al área Valores y
las jerarquías de fecha y La sección de campo
hora se agregan al área contiene los nombres de
campo de los campos
Etiquetas de columna. que se pueden agregar a
Para colocar un campo la sección de diseño
en un área específica de
la sección de diseño,
clic con el botón secun-
dario en el nombre de La sección de diseño
contiene las áreas Filtro
campo en la sección del de informe, Etiquetas
campo y, a continua- de columna, Etiquetas
ción, seleccionar Agre- de fila y Valores
gar a filtro de informe,
Agregar a etiquetas de
columna, Agregar a
etiquetas de fila o Agregar a valores.
Para arrastrar un campo al área que desea, clic y
mantener presionado en el nombre del campo en
la sección de campo y, a continuación, arrástrelo hasta un área en la sección de
diseño.
Para reorganizar los campos más tarde según sea necesario; para ello, clic con el botón secundario en
los campos de la sección de diseño y seleccionar el área que se desee, o bien arrastrar los campos
entre las áreas de la sección de diseño.
En el ejemplo Ventas 2011, los campos se organizan

de la siguiente forma:
 En filtro de informe se coloca el campo
Trimestre. Puede utilizarse para filtrar el
informe por trimestre. Con el campo Trimestre,
se pueden mostrar datos resumidos sólo del
1er Trimestre, sólo del 2º Trimestre, 3er
Trimestre o del 4º Trimestre.
 En el campo Etiquetas de fila se sitúan los
MES y PRODUCTO. Los campos de fila
interiores y exteriores tienen atributos
diferentes. Los elementos del campo de fila
exterior más lejano (MES) se muestran sólo
una vez, pero los elementos del resto de los
campos (PRODUCTO) se repiten tantas veces como sea necesario.
 En el campo Etiquetas de columna se ocupa con COD. AGENTE.
 En el campo Valores contiene los datos que se van a resumir. En este cao, Suma de Total es
un campo de datos que resume las entradas del campo en los datos de origen.
Resultado de informe tabla dinámica

15.1.2.1. Expandir o contraer niveles en una tabla dinámica
Clic en los botones Expandir o Contraer que están junto al elemento que desea expandir o con-
traer. Si no se visualizan los botones Expandir o Contraer, en la pestaña Opciones, en el
grupo Mostrar, clic en los botones +/- para mostrar u ocultar los botones Expandir y Contraer.
Doble clic en el elemento que desea expandir o contraer.
Clic con el botón secundario del mouse en el elemento, clic en Expandir o contraer y, a conti-
nuación, realizar una de las siguientes acciones:
Para ver los detalles del elemento actual, clic en Expandir.
Para ocultar los detalles del elemento actual, clic en Contraer.
Para ocultar los detalles de todos los elementos de un campo, clic en Contraer
todo el campo
Para ver los detalles de todos los elementos de un campo, clic en Expandir todo
el campo.
Para ver un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, clic en Expandir hasta
"<nombre del campo>".
Para ocultar un nivel de detalle posterior al siguiente nivel, clic en Ocultar hasta
"<nombre del campo>"
Para quitar un campo, realice una de las siguientes acciones en la lista de campos de tabla dinámica:
En la casilla Seleccionar campos para agregar al informe, desactivar la casilla de verifica-
ción del campo que desea quitar. Al desactivar una casilla de verificación se quitan todas las
apariciones del campo del informe.
En un área de diseño, clic en el campo que desea quitar y luego en Quitar campo.
En un área de diseño, clic y mantener presionado el botón del mouse sobre el campo que
desee quitar y después arrástrelo fuera de la lista de campos de tabla dinámica
Se puede acceder al cuadro de diálogo de Opciones de tabla dinámica, en las herramientas de tabla
dinámica, activando la ficha Opciones,
en Tabla dinámica, clic sobre
Las posibilidades del cuadro de diálogo

Opciones de tabla dinámica donde se
pueden destacar las siguientes:
 En la ficha Diseño y formato:
Mantener el formato de la celda
al actualizar: si se decide aplicar
un Estilo de tabla dinámica a las
tablas o simplemente cambiar el
formato sin aplicar uno prede-
terminado a una parte de la ta-
bla o a la tabla completa y se
tiene activada esta opción,
cuando se actualizan datos los
formatos se mantendrán.
 En la ficha Totales y filtros:
Totales generales de filas y Totales generales de columnas: debido a que básicamente las tablas
dinámicas se crean para resumir datos es importante que se muestren resultados totales. Para
ello será preciso que estén activas ambas opciones.
En la ficha Datos:
Guardar datos con el diseño de la tabla: si se desactiva, no se podrá configurar de nuevo la tabla
dinámica, ni cambiar las acciones de autocálculo que realiza, como suma, contar... además esta
opción es extensiva a todas las tablas dinámicas que se creen a partir de ese momento.
Habilitar Mostrar detalles: una vez creada la tabla dinámica se podrá situarse sobre cualquier
celda que pertenezca al área de datos. Si sobre la celda se hace doble clic, Excel abrirá otra ho-
ja en el libro y creará una nueva tabla donde se muestra, en detalle, como se calculó esa casilla
en concreto.
En el ejemplo se ha hecho doble clic sobre la celda F8, del encabezado Total y se automáticamente se
crea la Hoja2 con el detalle.
Si se hace un doble clic sobre una celda que no pertenece a la zona de datos, sino que está aso-
ciada con columnas o filas, hará que se desplieguen o contraigan los datos a los que afecte.
Actualizar al abrir: si se ha creado una tabla dinámica de otro libro de Excel, se actualizarán los
datos de la tabla dinámica cuando se abra el libro que contiene los datos de origen. Esta opción
no está habilitada por defecto.
Para la modificación de la configuración de un campo existen los accesos siguientes:

 Una vez creada la tabla, haciendo doble clic sobre los campos.
 Seleccionando el campo que se quiere modificar y seleccionando del menú contextual la opción
Configurar del campo.
 Seleccionando el campo que se quiere modificar y haciendo clic en el icono activando la ficha
Opciones, en Campo activo clic sobre Configuración del campo.
Para dar formato al informe habrá que activar la ficha Diseño de las Herramientas de tabla diná-
mica, y en la zona Estilos de tabla dinámica, seleccionar de la
galería el estilo apropiado o bien Crear un nuevo estilo de tabla
dinámica.
Para aplicar un diseño de informe, activar la ficha Diseño de las
Herramientas de tabla dinámica, y en la zona Diseño de infor-
me, desplegar las opciones y seleccionar la más adecuada.
Una vez seleccionado uno de los botones de los campos Filtro de informe, Etiqueta fila y Etiqueta co-
lumna o alguno de sus registros y abierto el cuadro
de diálogo de Configuración del campo, las posibi-
lidades son las siguientes:
En el cuadro de lista Nombre, se puede cambiar la
denominación del campo. Cuando se realiza esta
modificación, no se está cambiando el campo de la
tabla al cual se hace referencia, sino que sólo se
cambia el texto que va a aparecer en el botón. Tiene
dos fichas:
 Ficha Subtotales y filtros, se trata de configurar
la operación u operaciones que se van a realizar
con los datos. Hay tres opciones distintas:
Automática, que aparece seleccionada
por defecto, que realiza una suma para
los datos numéricos u realiza la cuenta
para los datos tipo texto.
Ninguno: evita la visualización de subto-
tales en el botón que se tenga seleccio-
nado. Aplicándolo al ejemplo, desapa-
recerá la columna de título Suma Total Enero, Suma Total Febrero....
Personalizados, se podrán elegir las posibilidades que aparecen en la lista de la derecha.
 En la ficha Diseño e impresión,

las opciones son muy intuitivas y
no precisan explicación, pero si
es muy interesante tener en
cuenta sus posibilidades, por
ejemplo, la opción de la zona
Impresión de Insertar salto de
página despues de cada
elemento.
Una vez seleccionado uno de los botones de los
campos valor, se abre el cuadro de diálogo de
Configuración del campo de valor, las posibili-
dades son las siguientes:
Las partes de este cuadro de diálogo son:
 Nombre del origen: representado por el campo
de origen, aparece el rótulo de la columna
original donde se han obtenido los datos que,
tras aplicarle una operación, se muestran en la
zona Datos de la tabla dinámica.
 Nombre: es una opción modificable, se puede
elegir un nombre que se considere más
representativo que el que por omisión ha
asignado Excel. En el ejemplo se va a sustituir
Suma de Total por Ventas mensuales.
 Ficha Resumir valores por por: en este
apartado aparecen las operaciones que se
pueden efectuar para realizar el resumen de datos.
Si se cambia la operación realizada con los datos, Excel automáticamente asigna el nombre que
corresponde a esa operación, salvo que se haya asignado un nombre manualmente, en cuyo caso
se habrá de asignar manualmente el nombre que mejor se ajuste.
En el Botón
Este botón abre el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Si no se quiere visualizar las celdas que tengan valor cero, habrá que
desactivar la casilla loca-
lizado en el Botón Archivo, Opciones de Excel, Avanzadas en la zona
Mostrar opciones para esta hoja.
 En la ficha Mostrar valores como ofrece una lista con todas las
posibles operaciones que se pueden aplicar a una selección de
celdas.
Algunas de las opciones de Mostrar valores como tienen operaciones personalizadas como las si-
guientes:
 Diferencia de: para la casilla o casillas seleccionadas, calculará la diferencia de los datos que
pertenezcan a la lista de origen con el mismo rótulo del seleccionado en el campo base y los datos
que se elijan en el campo Elemento base.
 % De: calcula el tanto por ciento de todos los datos, tomando como datos base los que estén
seleccionados en las correspondientes listas Campo base y elemento base. Para las filas y
columnas que contengan los datos seleccionados como base, el valor de las celdas será 100%.
 % de la diferencia de: es un compendio de las dos operaciones anteriores, primero realiza la resta,
para posteriormente hallar el porcentaje, basándose en los datos ya calculados.
 Total en: para esta opción sólo habrá que seleccionar un Campo base, debido a que los cálculos
que se realizan son un total del campo y de todos sus elementos.
 % del total de filas: extrae el tanto por ciento de todas las filas; el 100% lo obtendrá del total de
cada fila. En el ejemplo se ha quitado de la fila el campo Producto, para poder observar más
claramente los porcentajes de ventas mensuales de cada agente.
 % del total de columna: realiza la misma operación que la anterior pero utilizando las columnas
en lugar de las filas.
 % del total: calcula para cada una de las casillas el tanto por ciento respecto del total de los datos.
 Índice: con esta opción aplica la para cada una de las celdas. ((Valor de la celda)*(Suma total de
sumas totales))/((Suma de filas)*(Suma de columnas)). Para las celdas de Totales generales, este
valor será 1.
Este apartado se va a explicar a través de un ejemplo, que consiste en crear un campo que calcule
una comisión del 15% del total de venta para cada uno de los agentes.
Para acceder a la ventana Insertar campo calculado, el procedimiento será:
Activar una celda del informe tabla dinámica.
En Herramientas de tabla dinámica, activar la ficha Opciones, desplegar el botón Cálculos
y seleccionar de Campos, elementos y conjuntos el comando Campo calculado.
En el cuadro de lista Nombre, ha-

brá que asignar la denominación
del nuevo campo. En el ejemplo
Comisión Agente.
En el cuadro Fórmula: se introdu-
cirá después del signo =15%* y se
seleccionara del cuadro Campos
TOTAL y se pulsa el botón , y aparecerá en la entrada de datos de la fórmula.
Pulsar el botón
Aceptar.
Los pasos son:

y seleccionar de Campos, elementos y
conjuntos el comando Campo calcula-
do.
Buscar en el desplegable el campo a
modificar.
Realizar las modificaciones oportunas.
Aceptar.
Los pasos son:

y seleccionar de Campos, elementos y conjuntos el comando Campo calculado.
Buscar en el desplegable el campo a eliminar.
Clic sobre el botón Eliminar.

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TEMA 1: CONCEPTOS BÁSICOS ...............................................................................................

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Cualquier programa Windows tiene la posibilidad de utilizar las distintas Fuentes.

Seleccionando la celda activando el menú contextual (botón derecho)

Seleccionando el texto y accediendo al cuadro de diálogo Formato de Celdas, en la ficha Fuen-

BOTÓN NOMBRE FUNCIÓN

Fuente Cambia la fuente.

Tamaño de fuente Cambia el tamaño del texto.

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Color de fuente Cambia el color del texto.

Botón NOMBRE Función