Toma de requerimientos Avance

Es un sistema que trabaja con el almacenamiento de insumos que son

requeridos para clases, con la excepcin de comidas las cuales son requeridas
exclusivamente por el vicerrector con fines de eventos especiales realizados
dentro de la institucin (bienvenidas, reuniones con entes extranjeras)

Son 2 a 3 administradores que realizan turnos para desempearse. Dicho

sistema trabaja con 3 reas. Administracin, Adquisiciones y Contabilidad.

Los insumos que actualmente se manipulan:

Perecibles.
No-perecibles.
Abarrotes.
Aseo.
Vinos y Licores.
Papelera, etc.

Al realizar la toma de requerimientos fuimos informados que actualmente el

sistema es trabajado de manera manual, ingresan los datos por planillas Excel
(5 aos trabajando as), lo que confirma que no estn con tecnologa actual que
ayude con el desempeo del mismo. Ah es donde entra los puntos dbiles que
fueron manifestados por los mismos administradores de este sistema o que
posteriormente identificaremos nosotros con estudios y visitas a terreno.

Los puntos dbiles actualmente identificados son:

El solicitar pedidos es una tarea extensa y tediosa ya que toma 2:30

horas.
No existe un control de insumos.
No hay tecnologa que ayude al desempeo del sistema. (Exceptuando
planillas Excel).
Toma de 6 a 7 horas diarias trabajar y manipular las actividades del
sistema.
No es un sistema que trabaje con facturas.

El ltimo punto antes mencionado es considerado un problema ya que trabajan

con fondos a rendir, esto quiere decir que hacen compras que pueden llegar a
un monto mximo de $200.000 pesos y dicho monto tiene que ser registrado y
manipulado con boletas, son compras a no-proveedores, con utilidad de
compra de material necesitado o sin stock en Inacap. Por qu es considerado
un problema? Lo es, porque una boleta es ms difcil de registrar en algn libro
de registro, o si este punto es considerado a optimizar en una base de datos
registrar una factura sera ms fcil porque es identificable con cdigo.

Los puntos crticos en los que en este sistema necesitan y quieren que nos
enfoquemos para optimizar son.

Tener claridad de los insumos disponibles en bodega.

Separar aquellos que estn disponibles para usar (sin deterioro o
fecha de caducidad).
Reconocer cosas por fecha de ingreso.
Reconocer e identificar cada salida.

Una posible optimizacin de la problemtica identificada es trabajar con base

de datos para identificar todas las salidas, entradas, boletas y/o facturas (si las
manipulasen) con el fin de reducir los tiempos de la tarea ms tediosa (Solicitar
pedidos).