MANUAL DE POLTICAS Y

PROCEDIMIENTOS CONTABLES
 TABLA DE CONTENIDO

1
Introduccin 11
2
Objetivos 12
3 Marco legal 13
3.1 Marco conceptual 14
3.2 Naturaleza jurdica, funcin social y actividades que
desarrolla la Empresa de vivienda de Antioquia - VIVA 15
3.2.1 Naturaleza jurdica 15
3.2.2 Marco legal 15
3.2.3 Objeto social 15
3.3 Principios de contabilidad pblica 16
3.3.1 Gestin continuada 16
3.3.2 Registro 17
3.3.3 Devengo o causacin 17
3.3.4 Asociacin 17
3.3.5 Medicin 17
3.3.6 Prudencia 18
3.3.7 Periodo contable 18
3.3.8 Revelacin 18
3.3.9 No compensaciones 18
3.3.10 Hechos posteriores al cierre 19
3.4 Caractersticas de la informacin contable 19
3.4.1 Confiabilidad 19
3.4.1.1 Razonabilidad 19
3.4.1.1.1
3.4.2.1 3.5
3.4.1.1.2
3.4.2.2 3.5.1
3.4.1.1.3
3.4.2.3 3.5.1.1
3.4.1.1.4
3.4.2.4 3.5.1.2
3.4.1.1.5
3.4.2.5 3.5.1.3
3.4.2
3.4.2.6 3.5.1.4
 Registro total de las operaciones 19
3.5.1.5 Individualizacin de bienes, derechos y obligaciones 20

3.6
Reconocimiento de cuentas evaluativas 20

3.6.1
Objetividad 20

3.6.1.1
Verificabilidad 20

3.6.2
Relevancia 20

3.6.3
Oportunidad 20

3.6.4
Materialidad 21

3.6.5
Universalidad 21

3.6.5.1
Comprensibilidad 21
Racionalidad 21
Consistencia 21
Proceso contable 21
Actividades del proceso contable 22
Identificacin 22
Clasificacin 22
Registros y ajustes 22
Elaboracin y presentacin de los estados contables y
dems informes 22
Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin 23
Estados financieros bsicos 23
Balance general 23
Componentes del Balance General 23
Estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental 24
Estado de cambios en el patrimonio 24
Estado de flujos de efectivo 24
Notas a los estados financieros bsicos 25
Notas de carcter general 25
3.6.5.2
3.7.2.2.3 3.7.2.4.2.2
3.7
3.7.2.2.4 3.7.2.4.3
3.7.1
3.7.2.3 3.7.2.4.4
3.7.2
3.7.2.4 3.7.2.4.5
3.7.2.1
3.7.2.4.1 3.7.2.4.6
3.7.2.2
3.7.2.4.1.1 3.7.2.5
3.7.2.2.1
3.7.2.4.2 3.7.2.5.1

3.7.2.4.2.1 3.7.2.5.2
3.7.2.2.2
 3.7.2.5.3 Notas de carcter especfico 25
3.7.2.5.4
Polticas contables 26

3.7.2.5.5
Fechas de cierres o de cortes 26

3.7.2.6
Principales polticas contables 27
Depsito en instituciones financieras 28
Deudores 29
Avances y anticipos entregados - Recursos entregados en
administracin 29
Amortizacin anticipo 33
Otros deudores 34
Provisin para deudores 34
Inventarios 34
Propiedad, planta y equipo 35
Depreciacin acumulada 36
Activos de menor cuanta 36
Actualizacin 36
Frecuencia de las actualizaciones 36
Excepciones a la actualizacin 36
Valorizaciones 37
Retiro de propiedad planta y equipo 37
Valor residual 38
Revisin de la vida til 38
Otros activos 38
Bienes y servicios pagados por anticipado 38
Cargos diferidos 39
Bienes entregados a terceros 39
Amortizacin acumulada de bienes entregados a terceros 39
Activos intangibles 40
Pasivos 40
3.7.2.6.1
3.7.2.8.2 3.8
3.7.2.6.2
3.7.2.9 3.8.1
3.7.2.6.3
3.7.2.9.1 3.8.2
3.7.2.6.4
3.7.3 3.8.2.1
3.7.2.6.5
3.7.4 3.8.2.2
3.7.2.7
3.7.5 3.8.2.3
3.7.2.8
3.7.6 3.8.2.4
3.7.2.8.1
 3.8.3 Cuentas por pagar 40
3.8.3.1
Intereses por pagar 40

3.8.3.1.1
Acreedores 40

3.8.3.1.2
Avances y anticipos recibidos 41

3.8.3.1.3
Recursos recibidos en administracin 41

3.8.3.2
Obligaciones laborales y de seguridad social integral 41

3.8.3.3
Pasivos estimados 41
Provisiones prestaciones sociales 41
Provisiones diversas 42
Otros pasivos 42
Ingresos recibidos por anticipados 42
Gastos 43
Costos 43
Ingresos 43
Cuentas de orden deudora y adreedoras 43
Practicas contables 44
Forma de elaborar las notas a los estados financieros 44
Conciliaciones 45
Bancarias 45
Recprocas 45
Presupuestales 45
Cartera de clientes 45
Presentacin de informes 46
Entidades de control 46
Contadura General de la Nacin 46
Contralora General de Antioquia 47
Alta Direccin 47
Fechas de publicacin o exhibicin de la informacin contable 47
Libros oficiales de contabilidad 48

3.8.3.4
3.8.6 3.9.3
3.8.3.4.1
3.9 3.9.3.1
3.8.3.4.1.1
3.9.1 3.9.3.2
3.8.3.4.1.2
3.9.1.1 3.9.3.3
3.8.3.4.2
3.9.1.1.1 3.9.3.4
3.8.4
3.9.1.1.1.1 3.9.3.5
3.8.5
3.9.2 3.9.3.5.1
 3.9.4 Clasificacin de los libros 48
3.9.4.1
Libros principales: el Diario y el Mayor 48

3.9.4.2
Libro Diario 48

3.9.4.3
Libro Mayor 48

3.9.4.4
Libros auxiliares 48

3.9.4.5
Forma de conservar los libros 48

3.9.4.6
Copia de seguridad 49

3.9.5
Tipos de comprobantes utilizados 49

3.9.5.1
Procedimientos contables 50
Activos 50
Efectivo 50
Caja 50
Caja menor 51
Depsito en instituciones financieras 52
Inversiones e instrumentos derivados 53
Rendimientos 54
Liquidacin de intereses 54
No renovacin 55
Renovacin 55
Provisin para proteccin de inversiones (CR) 55
Inversiones patrimoniales en entidades no controladas 55
Deudores 56
Prestacin de servicios 56
Avances y anticipos entregados 57
Anticipos o saldos a favor por impuestos y contribuciones 58
Recursos entregados en administracin 59
Otros deudores 60
Provisin para deudores (CR) 61
Inventarios 62
Mercancas en existencias 62
3.9.6
3.9.6.6.1 3.9.7.2.2
3.9.6.1
3.9.6.6.2 3.9.7.3
3.9.6.2
3.9.6.6.3 3.9.7.4
3.9.6.3
3.9.7 3.9.7.5
3.9.6.4
3.9.7.1 3.9.8
3.9.6.5
3.9.7.2 3.9.8.1
3.9.6.6
3.9.7.2.1 3.9.8.1.1
3.9.8.1.2 Propiedad planta y equipo 63
3.9.8.1.3
Construcciones en curso 63

3.9.8.1.4
Edificaciones 64

3.9.8.1.5
Muebles, enseres y equipo de oficina 66

3.9.8.1.6
Equipos de comunicacin y computacin 68

3.9.8.1.7
Equipos de transporte, traccin y elevacin 70
Depreciacin 72
Actualizacin 74
Retiros 74
Reclasificacin 76
Otros activos 76
Bienes y servicios pagados por anticipado 76
Cargos diferidos 77
Estudios y proyectos 78
Otros cargos diferidos 78
Bienes entregados a terceros 79
Amortizacin acumulada de bienes entregados a terceros (CR) 80
Valorizaciones 81
Pasivo 82
Cuentas por pagar 82
Adquisicin de bienes y servicios nacionales 82
Intereses por pagar 83
Acreedores 84
Retencin en la fuente e impuesto de timbre 85
Impuestos, contribuciones y tasas por pagar 87
Impuesto al valor agregado - IVA 87
Avances y anticipos recibidos 88
3.9.8.1.8
3.9.9 3.9.10.2.1
3.9.8.1.9
3.9.9.1 3.9.10.3
3.9.8.1.10
3.9.9.1.1 3.9.10.3.1
3.9.8.2
3.9.9.1.2 3.9.11
3.9.8.2.1
3.9.9.1.3 3.9.11.1
3.9.8.2.2
3.9.10 3.9.11.1.1
3.9.8.2.3
3.9.10.1 3.9.11.2
3.9.8.3
3.9.10.1.1 3.9.11.3
3.9.8.3.1
3.9.10.2
3.9.8.3.2
Recursos r Recaudos a favor de terceros 89
ecibidos e 90
n administ Ingresos recibidos por anticipados
racin Patrimonio 91
Otras cue Patrimonio institucional 92
ntas por p Capital fiscal 92
agar Resultado del ejercicio 93
Salarios y Supervit por valorizacin 94
prestacion Cuenta de orden deudoras 95
es sociale Derechos contingentes 95
s Litigios y mecanismos alternativos de solucin de conflictos 96
Pasivos es Deudoras de control 97
timados Activos retirados 97
Provisin p Deudoras por contra (CR) 97
ara obliga Derechos contingentes por contra (CR) 98
ciones fisc Cuentas de orden acreedoras 99
ales Responsabilidades contingentes 100
Provisin p Litigios y mecanismos alternativos de solucin de conflictos 100
ara contin Acreedoras por contra (DB) 100
gencias Responsabilidades contingentes por el contra (DB) 101
Provisin p 101
ara presta 102
ciones soc 102
iales 103
Otros pasi 103
vos 103
104
104
1. Introduccin
La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA es una Empresa Industrial y Comercial del
Estado del orden departamental est sujeto a la aplicacin de los principios, normas
tcnicas y procedimientos fijados en el Rgimen de la Contabilidad Pblica y al control
de los diferentes rganos de vigilancia y fiscalizacin y a la rendicin de cuentas por el
manejo y uso de sus recursos. Conforme a lo anterior la informacin financiera debe
presentar caractersticas cualitativas, al igual que ser oportuna, razonable, confiable,
relevante y comprensible, con el fin de servir de instrumento para la toma de decisiones
por parte de los usuarios internos y externos; relacionadas con el control y optimizacin
de los recursos pblicos.
Las caractersticas cualitativas de la informacin financiera, buscan la representacin
razonable de la realidad econmica de la entidad, en la medida que incluye todas las
transacciones, hechos y operaciones financieras.
Para lograr el objetivo es importante contar con instrumentos normativos que guen a
los ejecutores de las actividades que participan en el proceso de registro, preparacin
y consolidacin de informes financieros; dotarlos con el Manual de Polticas y
Procedimientos contables con el objetivo de proporcionar a la entidad, los elementos
necesarios que le permitan contabilizar sus operaciones con criterio unificado.
Este manual se considera una herramienta que facilita la consistencia en la preparacin
y presentacin de la informacin financiera, as como su interpretacin y comparacin
para efectos de control y toma de decisiones, en cuanto contiene las polticas y prcticas
contables adoptadas por la entidad tales como, las fechas de cierre o corte para la
preparacin de informacin definitiva, mtodos de depreciacin aplicados, vidas tiles
aplicables, periodos de amortizacin, mtodos de provisin, porcentajes de provisin,
tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicacin o exhibicin de informacin
contable, perodos de actualizacin de valores, forma de conservar los libros y dems
soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la entidad, forma
de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentacin de informacin a
los entes de control y criterios de identificacin, clasificacin de las operaciones.
Para el desarrollo del Manual de Polticas y Procedimientos contables se tom como
base el Rgimen de Contabilidad Pblica y aplicacin y desarrollo de la Resolucin 357
del 23 Julio de 2008, de la Contadura General de la Nacin.

11
2. Objetivos

Objetivo general
Elaborar el Manual de polticas y procedimientos de las actividades contables de la
Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA, as como la correspondiente asignacin
de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que intervienen en el
proceso contable.

Objetivos especficos
Establecer procedimientos de Control Interno Contable para el registro y control
de las operaciones.
Servir de instrumento para garantizar que todas las operaciones financieras
realizadas por VIVA sean vinculadas al proceso contable.
Mantener actualizados los registros de los bienes, derechos y obligaciones a
cargo de la VIVA.
Garantizar que la informacin financiera, econmica, social y ambiental de VIVA
se registre y revele con sujecin a las normas sustantivas y procedimentales
del Rgimen de Contabilidad Pblica.
Lograr que los estados financieros, informes y reportes contables que se
produzcan, sean de utilidad y satisfagan las necesidades de informacin de
todos los usuarios tanto internos como externos.
Servir de herramienta para la toma de decisiones por parte de la gerencia y
permitir ejercer el control interno y externo y el seguimiento a la gestin de la
entidad.

ALCANCE: Aplica para el desarrollo del proceso contable en las cuentas de

balance (Activo, pasivo, patrimonio, cuentas de orden).

12

3. Marco legal
El artculo 354 de la Constitucin Poltica le asigna al Contador General de la
Nacin la facultad de llevar la Contabilidad General de la Nacin y consolidarla
con la de sus entidades descentralizadas territorialmente, as como determinar las
normas contables que deben regir en el pas conforme a la Ley de acuerdo con el
literal f) del artculo 3 de la Ley 298 de 1996 es funcin del Contador - General de
la Nacin Impartir instrucciones de carcter general sobre aspectos relacionados
con la Contabilidad Pblica.
De conformidad con el literal a) del artculo 4 de la Ley 298 de 1996 corresponde
a la Contadura General de la Nacin: Determinar las polticas, principios y
normas sobre contabilidad que deben regir en el pas para todo el sector pblico.
Los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica determinan el marco general
sobre la obligatoriedad de disear y aplicar mtodos y procedimientos de Control
Interno por parte de las entidades y organismos del sector pblico.
El artculo 3 de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno
forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeacin y
operacin de la respectiva Entidad.
El literal k) del artculo 3 de la Ley 298 de 1996 establece que el Contador
General de la Nacin tiene la funcin de disear, implantar y establecer polticas de
Control Interno, conforme con la ley.
El literal r) del artculo 4 de la Ley 298 de 1996 establece que la Contadura
General de la Nacin tiene la funcin de Coordinar con los responsables del control
interno y externo de las entidades sealadas en la Ley, el cabal cumplimiento de las
disposiciones contables.
La Corte Constitucional mediante Sentencia C-487 de 1997 ratific las atribuciones
constitucionales y legales del Contador General de la Nacin de expedir normas de
carcter obligatorio y vinculante a todas las entidades del sector pblico, respecto
del alcance de las facultades que en materia de Control Interno le corresponden
al Contador General de la Nacin y que estn contenidas en el literal k) del artculo
3 de la Ley 298 de 1996.

13

El Consejo de Estado, en sus fallos, ha ratificado la competencia constitucional,

legal y reglamentaria del Contador General de la Nacin para expedir normas
preventivas y de obligatorio cumplimiento para los diferentes servidores pblicos
con niveles de autoridad y responsabilidad frente al Sistema de Control Interno
Contable.
El artculo 7 del Decreto 1914 de 2003 seala que el representante legal y el
mximo organismo colegiado de direccin, segn sea la entidad pblica que se
trate, sern responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a
garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca
informacin razonable y oportuna.
El fundamento del Modelo Estndar de Control Interno adoptado mediante Decreto
1599 de 2005, es promover en los funcionarios pblicos el desarrollo de una
cultura de Autocontrol.
El Decreto 1537 de 2001 dispone la regulacin necesaria para establecer en el
sector pblico una administracin por procesos y la obligatoriedad de administrar
los riesgos.
El Rgimen de Contabilidad Pblica, contiene la normatividad que deben aplicar
las entidades contables pblicas, el cual est integrado por el Plan General de
Contabilidad Pblica, el Manual de Procedimientos (adoptado mediante Resolucin
356 de septiembre 5 de 2007) y la Doctrina Contable Pblica.
La Resolucin 357 del 23 de Julio de 2.008, adopta el procedimiento de control
interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura
General de la Nacin.

3.1. Marco conceptual

La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA, ha dado cumplimiento a la normatividad
contable expedida por la Contadura General de la Nacin, aplicando el Rgimen de
Contabilidad Pblica, as como los procedimientos establecidos en: Resoluciones,
Cartas Circulares y dems normas concordantes. En desarrollo del artculo 354 de
la Constitucin Poltica, y los literales b) y c) del artculo 3 y el literal s) del artculo
4 de la Ley 298 de 1996, que son de obligatoria aplicacin por parte de los entes

14

pblicos y tienen el propsito de garantizar la razonabilidad y la consistencia de las

cifras consignadas en los estados contables.
Para garantizar la sostenibilidad y permanencia del Sistema Contable en la entidad y
con el propsito de que se produzca informacin razonable y oportuna, se elabora
este Manual, donde se describen las diferentes formas de desarrollar las actividades
contables del ente, as como la correspondiente asignacin de responsabilidades y
compromisos de los funcionarios que las ejecutan directamente.

3.2. Naturaleza Jurdica, funcin social y actividades que

desarrolla de la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA
3.2.1. Naturaleza jurdica
La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA Empresa Industrial y Comercial del
Estado es una persona jurdica del orden Departamental, dotado de autonoma
administrativa, financiera y patrimonio propio. Sus actuaciones se sujetarn a las
reglamentaciones establecidas en la ley y en estos estatutos. Es, en consecuencia,
sujeto de los derechos y obligaciones inherentes a la personalidad jurdica, de
conformidad con las normas generales que para este tipo de entidades le sean
aplicables.

3.2.2. Marco legal

Mediante la ordenanza No. 34 del 2001, se cre la Empresa de Vivienda de
Antioquia - VIVA, como Empresa Industrial y Comercial de Estado, con personera
jurdica, autonoma administrativa y patrimonio independiente.

3.2.3. Objeto social

Somos una empresa industrial y comercial del Estado, con personera jurdica,
patrimonio propio, autonoma administrativa y financiera, patrimonio independiente,
vinculada al Despacho del Gobernador, y cuyo principal objetivo es: gestar,

15

promover e impulsar todas las actividades comerciales, industriales de servicios

y de consultora, directa o indirectamente relacionadas con el desarrollo de
planes, programas y proyectos de vivienda social, infraestructura y equipamiento
comunitario en el departamento de Antioquia, cooperando con los municipios o
sus entes descentralizados, mediante la aplicacin de estrategias que induzcan o
potencien la participacin activa de los sectores pblico, privado y solidario, de los
trabajadores y de los usuarios de las viviendas.
Por planes, programas y proyectos de vivienda social se entienden aquellos en
los cuales el objetivo principal es el fomento de la vivienda para las familias de
menores ingresos; aquellos que incluyen proyectos de urbanizacin, de habilitacin
de terrenos e integracin inmobiliaria, de construccin de redes e instalaciones
de infraestructura y equipamiento integral, de construccin de vivienda nueva, de
legalizacin y mejoramiento de vivienda, de desarrollo y renovacin urbana y en
general de todo tipo de acciones y actuaciones que conduzcan a la satisfaccin de
las necesidades habitacionales de las familias del Departamento.

3.3. Principios de contabilidad pblica

Los principios de la contabilidad pblica constituyen las pautas bsicas o macro-
reglas del proceso para la generacin de informacin en funcin de los propsitos
del Sistema Nacional de Contabilidad Pblica y de los objetivos de la informacin
contable pblica, sustentando el desarrollo de las normas tcnicas, el Manual de
Procedimientos y la doctrina contable.
Los principios de la Contabilidad Pblica son: Gestin continuada, Registro, Devengo
o Causacin, Asociacin, Medicin, Prudencia, Periodo Contable, Revelacin, No
Compensacin y hechos posteriores al cierre.

3.3.1. Gestin continuada

Se presume que la actividad de la entidad contable pblica se lleva a cabo por
tiempo indefinido, conforme a la ley o acto de creacin. Si por circunstancias
exgenas o endgenas se producen situaciones de transformacin o liquidacin
de una entidad contable pblica, deben observarse las normas y procedimientos

16

aplicables para tal efecto.

3.3.2. Registro
Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales se deben contabilizar
de manera cronolgica y conceptual observando la etapa del proceso contable
relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnolgicos de que
disponga la entidad contable pblica con base en la unidad de medida.
3.3.3. Devengo o causacin
Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en
el momento en que sucedan, con independencia del momento en que se produzca
la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de stos. El reconocimiento
se efectuar cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la transaccin u
operacin originada por el hecho incida en los resultados del periodo.

3.3.4. Asociacin
El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los costos necesarios para
la ejecucin de las funciones de cometido estatal y con los gastos relacionados con
el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos.
Cuando deban registrarse partidas de periodos anteriores que influyan en los
resultados, la informacin relacionada a la cuanta y origen se revelar en las notas
a los estados financieros.

3.3.5. Medicin
Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse
en funcin de los eventos y transacciones que los originan, empleando tcnicas
cuantitativas o cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificados
monetariamente se valuarn al costo histrico y sern objeto de actualizacin.

17

3.3.6. Prudencia
Deben contabilizarse nicamente los ingresos realizados durante el perodo contable
y no los potenciales o sometidos a condicin alguna. Con relacin a los gastos no
slo deben contabilizarse en los que se incurre durante el periodo contable, sino
tambin los potenciales desde cuando se tenga conocimiento.

3.3.7. Periodo contable

La entidad debe medir los resultados de sus operaciones financieras, econmicas
sociales y ambientales y el patrimonio pblico bajo su control efectuando las
operaciones contables de ajuste y cierre. El perodo contable es el lapso transcurrido
entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante las autoridades competentes
podrn solicitar estados contables intermedios, e informes y reportes contables.

3.3.8. Revelacin
Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situacin financiera,
econmica, social y ambiental de la entidad, los resultados del desarrollo del
objeto social y la informacin adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretacin cuantitativa y cualitativa de la realidad de la entidad, informacin sta
que debe revelarse en las notas a los estados financieros. La informacin debe
servir para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y evaluaciones
de acuerdo con sus necesidades y para informarse sobre el grado de avance de
planes, programas y proyectos de la entidad.

3.3.9. No compensaciones
No se deben presentar partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos
del balance, o ingresos, gastos que integran el estado de actividad financiera,
econmica social y ambiental.

18

3.3.10. Hechos posteriores al cierre

La informacin entre la fecha de cierre y la de presentacin de los estados
financieros, que suministre evidencia adicional sobre condiciones existentes antes
de la fecha de cierre, as como la indicativa de hechos surgidos con posterioridad,
que por su materialidad impacte en los estados financieros debe ser registrada en
el periodo objeto de cierre o revelada por medio de los estados financieros.

3.4. Caractersticas de la informacin contable

Las caractersticas de la informacin contable son los atributos y restricciones
que permiten diferenciarla de otra clase de informacin. La informacin contable
pblica est orientada a satisfacer las necesidades informativas de los usuarios,
quienes requieren que se desarrolle observando las caractersticas cualitativas de
Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad.

3.4.1. Confiabilidad
La informacin contable es confiable si constituye la base del logro de sus objetivos
y si se elabora a travs de un conjunto homogneo y transversal de principios,
normas tcnicas y procedimientos que permitan conocer la gestin, el uso y control
de los recursos. Las caractersticas cualitativas que garantizan la confiabilidad son:
razonabilidad, la objetividad y la verificabilidad.

3.4.1.1. Razonabilidad
La informacin es razonable cuando se refleja la situacin y actividad real de la
entidad. La informacin debe representar con palabras y cantidades a la entidad y
su evolucin, teniendo en cuenta los siguientes elementos:

3.4.1.1.1 Registro total de las operaciones

VIVA debe realizar los registros contables de todas las operaciones econmicas
que la afecten. Por lo anterior se deben establecer los controles necesarios.

19

3.4.1.1.2. Individualizacin de bienes, derechos y obligaciones

En la entidad se registran las inversiones, cuentas por cobrar, propiedades, planta y
equipo, convenios y cuentas por pagar.

3.4.1.1.3. Reconocimiento de cuentas evaluativas

Los registros contables de depreciacin, amortizacin, provisin y valorizacin se
realizan de acuerdo a lo establecido en el Rgimen de Contabilidad Pblica.

3.4.1.1.4 Objetividad
La informacin contable es objetiva cuando su elaboracin y presentacin
se fundamenta en la identificacin y aplicacin de los principios, normas y
procedimientos ajustados a la realidad de la entidad.
3.4.1.1.5 Verificabilidad
La informacin contable es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad
y objetividad, a travs de diferentes mecanismos de comprobacin.

3.4.2. Relevancia
Consiste en seleccionar los elementos que permiten al usuario disponer
oportunamente de la informacin contable, de acuerdo a sus objetivos y
necesidades. La relevancia procura el equilibrio entre niveles de oportunidad,
materialidad y universalidad.

3.4.2.1. Oportunidad
Cualidad esencial que consiste en que la informacin llegue a manos del usuario
en tiempos que le permita utilizarla en la toma de decisiones. Tener la informacin
contable disponible para satisfacer las demandas de los usuarios en la medida que
le permita evaluar la eficiencia y eficacia de dicha informacin.

20

3.4.2.2. Materialidad
La informacin presentada en informes, estados y reportes contables debe
contener aspectos importantes de la entidad y por tanto informacin relevante y
confiable para tomar decisiones.

3.4.2.3. Universalidad
Corresponde al reconocimiento de la totalidad de los hechos financieros,
econmicos y sociales medidos en trminos cualitativos y cuantitativos.

3.4.2.4. Comprensabilidad
La informacin contable es comprensible, si los usuarios se forman un juicio objetivo
sobre su contenido, teniendo un conocimiento razonable sobre las actividades y
resultados de la entidad, la informacin contable es comprensible si es racional y
consistente.
3.4.2.5. Racionalidad
Es producto de un proceso racional y sistemtico que reconoce y revela las
transacciones, hechos y operacin de la entidad, con base en un conjunto
homogneo, comparable y transversal de principios, normas tcnicas y
procedimientos.

3.4.2.6. Consistencia
La informacin contable es consistente cuando se elaboran con criterios coherentes
y uniformes.

3.5. Proceso contable

Conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelacin
de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, econmicas, sociales
y ambientales que afectan la situacin, la actividad y la capacidad para prestar
servicios o generar flujo de recursos.

21

3.5.1. Actividades del proceso contable

La estructura de los procesos financieros y contables tiene en cuenta las actividades
propias de la gestin financiera y contable en orden cronolgico y secuencial as:

3.5.1.1. Identificacin
Se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la estructura
financiera, econmica y social y se debe contabilizar, con el fin que todos los
hechos sean de conocimiento del rea contable para su clasificacin y registro
oportuno.

3.5.1.2. Clasificacin
De acuerdo con las caractersticas de la operacin se determina, la ubicacin en
el Catlogo General de Cuentas, de acuerdo con su naturaleza, evaluando que el
hecho financiero, econmico o social cumpla con elementos propios a la cuenta
en la cual se clasifica.

3.5.1.3. Registros y ajustes

Se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectan los registros en los
libros respectivos, se debe verificar la informacin producida durante las actividades
precedentes del proceso contable la cual debe ser consistente y confiable, antes
de la revelacin en los estados contables, para determinar las cifras sujetas a
ajustes y/o reclasificaciones.

3.5.1.4. Elaboracin y presentacin de los estados contables y

dems informes
Corresponde al resultado del proceso contable expresado en el diseo y entrega
oportuna de los estados e informes contables, los cuales deben presentar una
discriminacin bsica adicional para la interpretacin cualitativa y cuantitativa de los
hechos realizados, para permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento
y evaluacin para informar sobre el avance de planes, programas y proyectos.

22

3.5.1.5. Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin

Corresponde a la lectura de los estados contables y dems informes complementarios
con el fin de concluir sobre la situacin, resultado y tendencia de la entidad, desde
las perspectivas financiera econmica y social con el fin de soportar las decisiones
relativas a la administracin de recursos. Para el anlisis e interpretacin de la
informacin se deben implementar indicadores tiles que revelen situaciones y
tendencias.

3.6. Estados financieros bsicos

De conformidad con el Rgimen de Contabilidad Pblica, los entes pblicos deben
presentar los siguientes estados financieros bsicos:

Balance General.
Estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental.
Estado de cambios en el patrimonio.
Estado de flujos de efectivo.
Notas a los estados financieros.

3.6.1. Balance general

Es un estado contable bsico que presenta en forma clasificada, resumida y
consistente, la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad,
expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad
de los bienes, derechos y deberes y la situacin del patrimonio.

3.6.1.1. Componentes del Balance General

Los componentes del Balance general son:

Activo
Pasivo
Patrimonio

23

Para su elaboracin los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente.

Activo corriente: comprende los bienes y derechos que razonablemente

pueden ser convertidos en efectivo o que pueden realizarse o consumirse en
un periodo menor a un ao, contado a partir de la fecha del balance general.
Activo no corriente: comprende los bienes y derechos que se adquieren con
el fin de utilizarlos consumirlos o explotarlos y no la intencin de comercializarlo.
Pasivo corriente: comprende las obligaciones derivadas de las actividades de
la entidad, exigibles en un periodo no mayor a un ao, contado a partir de la
fecha del balance general.
Pasivo no corriente: comprende las obligaciones derivadas de las actividades
de la entidad exigibles en un periodo mayor a un ao, contado a partir del
balance general.
Patrimonio: cuentas representativas de los recursos asignados o aportados,
las reservas y el supervit incluyendo las cesiones o derechos recibidos por
los entes pblicos.

3.6.2. Estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental

Es un estado bsico que revela el resultado de la actividad financiera, econmica
social y ambiental de la entidad, con base en el flujo de recursos generados y
consumidos en cumplimiento de las funciones de la entidad, expresado en trminos
monetarios durante un periodo determinado.
3.6.3. Estado de cambios en el patrimonio
Es un estado contable bsico que revela en forma detallada y clasificada las
variaciones de las cuentas del Patrimonio de la entidad contable pblica de un
periodo determinado a otro.

3.6.4. Estado de flujos de efectivo

Es un estado contable bsico que revela los fondos provistos y utilizados por la
entidad en desarrollo de sus actividades operativas, de inversin y financiacin.

24

Permite evaluar a partir del origen y aplicacin del efectivo en un periodo la

capacidad de la entidad para obtener flujos futuros de efectivo, determinando sus
necesidades de financiamiento interno y externo.

3.6.5. Notas a los estados financieros bsicos

Forman parte integral de los Estados Contables y tienen por objeto revelar la
informacin adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones
financieras, econmicas, sociales y ambientales que sean materiales; la
desagregacin de valores contables en trminos de precio y cantidades; as
como aspectos que presentan dificultad para su medicin monetaria que pueden
evidenciarse en trminos cuantitativos o cualitativos fsicos, los cuales han afectado
o pueden afectar la situacin de la entidad contable pblica Las notas a los estados
contables son de carcter general y especfico.

3.6.5.1. Notas de carcter general

Se refieren a las caractersticas, polticas, prcticas contables de la entidad pblica,
as como los aspectos que afectan o que pueden afectar la informacin contable,
de modo que permiten revelar una visin global de la entidad contable pblica y
el proceso contable.

3.6.5.2. Notas de carcter especfico

Tienen relacin con las particularidades sobre el manejo de la informacin contable,
estructura de acuerdo con el Catlogo General de Cuentas, que por su materialidad
deben revelarse de manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento
contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas en los siguientes
aspectos:

Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras.

Relativas a la evaluacin.
Relativas a los recursos restringidos y relativas a las situaciones particulares de
las clases, grupos, cuentas y subcuentas.

25

3.7. Polticas contables

Para la preparacin y presentacin de los estados contables y por disposicin
legal, se observa el marco conceptual y el modelo instrumental establecido por
la Contadura General de la Nacin En el proceso de identificacin, clasificacin,
registro, valuacin, preparacin y revelacin de los hechos financieros, econmicos
y sociales, derivados de la administracin de los recursos pblicos. VIVA aplic a
partir del 1 de enero del 2002 el Rgimen de Contabilidad Pblica adoptado
mediante la Resolucin 222 del 5 de julio de 2006, que derog la Resolucin 400
de 2000, y el Catlogo General de cuentas adoptado segn la Resolucin 555
del 1 de diciembre de 2006, modificado por la Resolucin 356 de septiembre
5 de 2007 Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica.
Para el proceso de identificacin, registro, preparacin y revelacin de sus estados
contables, VIVA est aplicando el marco conceptual de la contabilidad pblica y
el catlogo de cuentas del Plan General de la Contabilidad Pblica a nivel de
documento fuente. As mismo, las normas y procedimientos establecidos por
la Contadura Pblica y la prctica contable de general aceptacin establecida
en Colombia, en materia de registro oficial de los libros y preparacin de los
documentos soportes.
Para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, econmicos y
sociales se aplic la base de causacin. En la ejecucin presupuestal de egresos
se aplica igualmente el principio de causacin, y en los ingresos de caja.
A continuacin se describen las principales polticas contables empleadas:

3.7.1. Fechas de cierre o de cortes

Se realizaran los cierres mensuales, los cuales podrn ser modificados con
autorizacin expresa del Contador de la entidad.
En todo caso, salvo el cierre anual, los perodos de corte de informacin contable
no sobrepasarn el 15 de cada mes.

26

En lo que se relaciona con el corte anual, correspondiente al 31 de diciembre, VIVA

se acoge a las fechas de cierre programadas por el Instructivo anual de la CGN,
atendiendo los lineamientos de la Resolucin 375 de 2007.

3.7.2. Principales polticas contables

Por cuanto la informacin contable debe servir de instrumento para que los
diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y
optimizacin de los recursos propios y administrados, para cual se deber revelar
con razonabilidad la informacin que conforma los estados contables, se fijan las
siguientes polticas:

Activo
Efectivo
Caja
Cajas menores

Anualmente se genera Resolucin para constituir caja menor para atender gastos
del funcionamiento y desarrollo de los diferentes convenios interadministrativos,
por una cuanta mnima de dos (2) SMMLV, destinada exclusivamente para
atender gastos generales, urgentes e imprescindibles de menor cuanta, en lo que
corresponde al funcionamiento de la empresa y al desarrollo de los diferentes
convenios que ejecute VIVA. Lo anterior, acorde con lo establecido en el Art. 5
de la Resolucin 001 de enero 2 de 2012 emanada de la Direccin General del
Presupuesto Pblico Nacional.
No se podrn realizar las siguientes operaciones por caja menor:

Fraccionar compras de un mismo elemento o servicios.

Realizar desembolsos con destino a gastos de rganos diferentes de su propia
 organizacin.
Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el manual interno de
contratacin y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.

27

Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las

contribuciones que establece la ley y sobre la nmina, cesantas y pensiones.
Cambiar cheques.
Efectuar gastos por servicios pblicos.
Pagar gastos que no contengan documentos de soporte exigidos para su
legalizacin, tales como facturas, resoluciones de comisin, recibos de
registradora o la elaboracin de planillas de control.

3.7.2.1. Depsito en instituciones financieras

Est conformado por las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata de
VIVA (recursos Propios), incluye adems los recursos recibidos en administracin
del Departamento de Antioquia y otras entidades pblicas y privadas integrantes de
la mesa de vivienda de Antioquia, La custodia de los ttulos (chequeras y dems
valores) es responsabilidad del Coordinador rea Financiera y de Tesorera, para
ello utilizar la caja fuerte de la entidad.
Toda apertura de cuentas de ahorro y corriente debe tener como soporte las
cotizaciones teniendo en cuenta rentabilidad, seguridad, servicio, reciprocidad y
exoneraciones de comisiones bancarias.

Para el manejo de los recursos Interadministrativos, siempre se debe abrir una

cuenta de ahorros o depsito en el IDEA. Inversiones e instrumentos derivados.
La disponibilidad temporal de excedentes financieros permite estructurar un
portafolio de inversiones, constituido por activos financieros que generan rentabilidad
en papeles de renta fija. Las inversiones se hacen con criterios de transparencia,
seguridad, rentabilidad, control, solidez, liquidez, diversificacin del riesgo y sin
nimo especulativo para optimizar el manejo de los excedentes financieros de
tesorera.

Estas inversiones temporales estn reguladas por el decreto nacional 1525 de

2008, modificada por el decreto 2805 de 2009 y su aplicacin en cabeza Director
Jurdico Administrativo y Financiero y el Coordinador Financiero y de Tesorera.

28

El valor registrado en esta cuenta corresponde a Certificados de Depsito a Trmino

Fijo de recursos propio y de los convenios.
Toda inversin que se realice con recursos propios o administrados es evaluada
y aprobada por el Director Jurdico Administrativo y Financiero y el Coordinador
Financiero y de Tesorera.
Las inversiones en certificados de depsitos a trmino fijo, se harn de acuerdo
con el flujo de caja de cada convenio, la misma ser mnimo a 90 das siempre y
cuando la tasa sea igual o superior a la DTF vigente al momento de la inversin.

3.7.2.2. Deudores
Solo se reconoce como deudores aquellos derechos que estn amparados en
actos administrativos, acuerdos de pago o conciliaciones amparados en un debido
proceso.
La facturacin de honorarios estn supeditados a la ejecucin presupuestal que es
la base para el clculo de los honorarios y a la emisin de informes de ejecucin
presupuestal, los cuales deben estar avalados por el interventor.

3.7.2.2.1. Avances y anticipos entregados - Recursos entregados

en administracin
El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada
al cubrimiento del costo en que ste debe incurrir para iniciar la ejecucin del
objeto contractual, es decir, es la financiacin por parte de VIVA de los bienes
y servicios correspondientes para el contrato a ejecutar, segn el caso, ya sea
Contrato de Interventora o Consultora y Contrato de obra por las modalidades de
precios unitarios reajustables y de administracin delegada, bajo estas condiciones
se exige que el mismo sea amparado con una garanta consistente en una pliza
de buen manejo y correcta inversin del anticipo por un monto igual al 100% del
valor del anticipo, de acuerdo con lo establecido en el artculo 119 del Decreto
1510 de 2013.
 29

En caso de Contratos de obra tenemos: Una vez cumplidos los requisitos de

perfeccionamiento y legalizacin del contrato, la Empresa de Vivienda de Antioquia
- VIVA entregar un anticipo equivalente al treinta por ciento (30%) del valor inicial
del contrato, el cual ser amortizado mediante deducciones del treinta por ciento
(30%) del valor de cada acta de pago mensual, hasta completar el 100% de la
suma anticipada.
El valor del anticipo ser entregado dentro de las dos (2) semanas siguientes a la
fecha en que se radique en la Tesorera de la Empresa de Vivienda de Antioquia
- VIVA la orden de pago debidamente diligenciada y soportada, siempre que se
cumplan los requisitos exigidos.
La constitucin y aprobacin de la garanta que ampara la correcta inversin y el
buen manejo del anticipo, son requisitos indispensables previos para la entrega del
mismo.
Conforme al Artculo 91 de la Ley 1474 de 2011, el Contratista deber constituir
una fiducia o un patrimonio autnomo irrevocable para el manejo de los recursos
que reciba a ttulo de anticipo, con el fin de garantizar que estos se inviertan
exclusivamente en la ejecucin del contrato.
La entidad fiduciaria deber tener calificacin AA o superior.
El contrato de fiducia (Patrimonio autnomo irrevocable para el manejo del anticipo)
deber contener las siguientes clusulas:

La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA ser el Beneficiario Residual, a

quien se debe entregar las sumas que no hayan sido utilizadas en la ejecucin
del contrato de obra.
Ser obligacin de la fiduciaria entregar a la Empresa de Vivienda de Antioquia
- VIVA las sumas provenientes de los rendimientos generados por los recursos
durante la vigencia del fideicomiso.
La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA auditar la destinacin de los giros
que la fiduciaria realice con los recursos fideicomisitos, mediante la autorizacin
de tales giros por el Interventor del contrato, los cuales debern corresponder
al plan de inversin del anticipo.
 30

La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA estar autorizada expresamente

para que en cualquier momento solicite informes a la fiduciaria sobre la
ejecucin del contrato de fiducia.
En caso de terminacin anticipada del contrato de fiducia o de obra, segn
el caso, el saldo depositado ser reintegrado a la Empresa de Vivienda de
Antioquia - VIVA.
Para establecer el plazo del contrato de fiducia, deber tenerse en cuenta el
cronograma de inversin del anticipo y en ningn caso podr ser superior a la
mitad del tiempo de ejecucin del contrato.
El costo de la comisin fiduciaria ser cubierto directamente por el Contratista
y por lo tanto, bajo ninguna circunstancia ni los recursos depositados ni los
rendimientos que ellos produzcan podrn utilizarse para cubrir los gastos y/o
costos de la comisin fiduciaria.
La Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA en su calidad de beneficiario
revisar y avalar por escrito el contrato de fiducia, previo a su suscripcin
verificando que el contrato rena los requisitos mnimos aqu indicados.
El valor del anticipo ser entregado a la entidad fiduciaria dentro de los cinco
(5) das hbiles siguientes a la fecha en que se radique en la Tesorera de
la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA la orden de pago debidamente
diligenciada y soportada y con copia del respectivo contrato de fiducia, previo
cumplimiento de los requisitos exigidos.
El Interventor del contrato certificar el cumplimiento de los requisitos exigidos
en el presente numeral y la entrega de los rendimientos a la Tesorera de
la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA, antes de autorizar los pagos
posteriores.
Los rendimientos financieros sern consignados dentro del mes que se entreg
la cuenta de cobro y atendiendo a las fechas de corte establecidas por la
Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA para el recaudo de ingresos.
Si el acta de inicio se suscribe dentro del trimestre, los rendimientos financieros
correspondientes al trimestre que termine sern liquidados en el trimestre
siguiente y de acuerdo a la programacin establecida.

31
 El Contratista deber presentar un Plan de Inversin del Anticipo, el cual deber
ser aprobado por el Interventor del contrato en forma previa a su desembolso.
En dicho plan no se podrn incluir gastos de legalizacin del contrato. El
Interventor deber presentar en sus informes mensuales la relacin de gastos
efectuados de acuerdo con el Plan de Inversin aprobado.
Los gastos con cargo a la cuenta de anticipo debern estar soportados con las
facturas correspondientes.
La iniciacin de los trabajos o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones
contractuales no se hallan supeditados, en ningn caso, a la entrega del anticipo.
En el caso de Concurso de Mritos: una vez cumplidos los requisitos de
perfeccionamiento y legalizacin del contrato, la Empresa de Vivienda de
Antioquia - VIVA entregar un anticipo equivalente al veinte por ciento (20%)
del valor inicial del contrato, el cual ser amortizado mediante deducciones
del veinte por ciento (20%) del valor de cada acta de pago mensual, hasta
completar el 100% de la suma anticipada.
El valor del anticipo ser entregado dentro de las dos (2) semanas siguientes
a la fecha en que se radique en la Tesorera de la Empresa de Vivienda de
Antioquia - VIVA la orden de pago debidamente diligenciada y soportada,
siempre que se cumplan los requisitos exigidos.
La constitucin y aprobacin de la garanta que ampara la correcta inversin
y el buen manejo del anticipo, son requisitos indispensables previos para la
entrega del mismo.

Para la entrega del anticipo, debe realizarse el siguiente procedimiento:

Plan de Inversin del Anticipo: para el desembolso del anticipo El CONTRATISTA

deber presentar un Plan de Inversin del Anticipo, el cual deber ser aprobado
por el Interventor, con visto bueno del Coordinador del contrato.
Destinacin de los dineros entregados en Anticipo: los fondos de la cuenta
del anticipo no podrn ser utilizados para ningn gasto de legalizacin del
contrato, en razn a ello el Plan de Inversin del Anticipo no puede incluir
gastos de legalizacin.

32
 Los fondos de la cuenta del anticipo slo podrn ser utilizados para gastos
propios del contrato, de conformidad con el Plan de Inversin del Anticipo
aprobado por la Empresa de Vivienda de Antioquia - VIVA. Los gastos debern
estar soportados con las facturas correspondientes. Por ningn motivo se
aceptarn rdenes de compra o cotizaciones para justificar el anticipo. El
Interventor deber presentar en sus informes mensuales la relacin de gastos
efectuados de acuerdo con el Plan de Inversin aprobado por la CONTRATANTE.
Entrega del Anticipo: el valor del anticipo ser pagado dentro de las dos (2)
semanas siguientes a la fecha en que se radique en la Tesorera de la Empresa
de Vivienda de Antioquia - VIVA. La orden de pago debidamente diligenciada y
soportada. La constitucin y aprobacin de la garanta que ampara la correcta
inversin y el buen manejo del anticipo, y su Plan de Inversin aprobado, son
requisitos indispensables previos para la entrega del mismo.
Manejo del Anticipo: El CONTRATISTA se obliga a realizar la apertura de una
cuenta de ahorros a su nombre para el manejo exclusivo de dicho anticipo.
Rendimientos del Anticipo: los rendimientos que llegaren a producir los
recursos as entregados, sern consignados en la cuenta que indique la
Tesorera de la Empresa de Vivienda - VIVA, en el momento de la liquidacin del
contrato, acompaado de copias de los extractos bancarios, previa verificacin,
seguimiento y control de estos rendimientos.
En el caso de constituirse una fiducia, las comisiones sern a cargo del
CONTRATISTA.
La iniciacin de los trabajos o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones
contractuales no se hayan supeditadas, en ningn caso, a la entrega del anticipo.

3.7.2.2.2. Amortizacin anticipo

Representa el valor calculado para reconocer la disminucin gradual del anticipo
que entrega VIVA al contratista, por concepto de ejecucin del contrato. Se
amortizan durante el perodo en que se reciben los avances de servicio con los
soportes que justifican tal anticipo.

33

La amortizacin del anticipo se realizar como contractualmente se pacte, dado

el caso que se establezca que se har mediante un pago nico, en este caso se
deber amortizar la totalidad del anticipo entregado.
Con el ltimo pago realizado al contratista, de ser el caso, se debe amortizar lo que
reste por este concepto.

3.7.2.2.3. Otros deudores

Representa el valor de los derechos de VIVA por concepto de operaciones
diferentes a las enunciadas anteriormente.

3.7.2.2.4. Provisin para deudores

Representa el valor estimado de las contingencias de prdida generadas como
resultado del riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el anlisis general o individual
de las cuentas que integran el grupo de deudores.
El mtodo a utilizar para la provisin ser el general o alternativo el cual se basa en
la estimacin de un porcentaje sobre el total de los deudores que se consideran
incobrables, con independencia de la situacin particular de cada una de ellas, Este
mtodo toma en cuenta el comportamiento o experiencia en materia de recaudo de
los deudores y establece rangos por edades de vencimiento. Para el efecto debe
determinarse el porcentaje a aplicar como provisin en cada uno de los rangos
definidos, sin exceder del valor del deudor.
Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como
antigedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se
estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolucin. El
clculo de la provisin debe corresponder a una evaluacin tcnica que permita
determinar la contingencia de prdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor.

3.7.2.3. Inventarios
Representa el valor de los terrenos adquiridos por VIVA, con el objeto de ser vendidos
o cedidos y que no requieren ser sometidos a ningn proceso de transformacin,
construccin o tratamiento.

34

3.7.2.4. Propiedad, planta y equipo

Las propiedades, planta y equipo son los bienes tangibles adquiridos, construidos o
en proceso de construccin, con la intencin de emplearlos en forma permanente.
Se registran inicialmente al costo de adquisicin, conformado por las erogaciones
necesarias para colocarlo en condiciones de utilizacin. El costo de adquisicin se
incrementa con las adiciones y mejoras.

3.7.2.4.1. Depreciacin acumulada

Las propiedades, planta y equipo se registran al costo de adquisicin o el de
construccin, del cual forman parte los costos y gastos directos e indirectos causados
hasta el momento en que el activo se encuentra en condiciones de ser utilizado.
La depreciacin se calcula por el mtodo de lnea recta sobre el costo histrico,
con base en la vida til estimada de los activos segn la Circular Externa 11 de
noviembre 15 de 1996 de la Contadura General de la Nacin, as:

Las ventas y retiros de tales activos se descargan al respectivo costo neto y las
diferencias entre el precio de venta y el costo neto se llevan a los resultados del
ejercicio.
Los desembolsos por concepto de mejoras cuyo objeto es aumentar la eficiencia
e incrementa la vida til de los activos se capitalizan.

35

3.7.2.4.1.1 Activos de menor cuanta

Los activos de menor cuanta son los que, con base en su valor de adquisicin
o incorporacin, pueden depreciarse en el mismo ao en que se adquieren o
incorporen, teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contadura
General de la Nacin, cuando el valor de adquisicin sean por una suma inferior o
igual a 50 UVT, se le dar el tratamiento anterior.
Cuando un activo de menor cuanta, tiene un valor inferior a la mitad del SMLMV,
se lleva directamente al gasto.

3.7.2.4.2. Actualizacin
El valor de las propiedades planta y equipo es objeto de actualizacin mediante la
incorporacin del valor en libros con el costo de reposicin o valor de realizacin.

3.7.2.4.2.1. Frecuencia de las actualizaciones

La actualizacin de las propiedades, planta y equipo debe efectuarse con
periodicidad de tres (3) aos, a partir de la ltima realizada, y el registro debe quedar
incorporado en el perodo contable respectivo. No obstante, si con anterioridad al
cumplimiento de este plazo el valor en libros de las propiedades, planta y equipo
experimenta cambios significativos con respecto al costo de reposicin, o al valor
de realizacin, debe hacerse una nueva actualizacin, registrando su efecto en el
perodo contable respectivo.

3.7.2.4.2.2. Excepciones a la actualizacin

No es obligatoria la actualizacin de los bienes muebles cuyo costo histrico,
individualmente considerado, sea inferior a treinta y cinco (35) salarios mnimos
mensuales legales vigentes, ni de las propiedades.

El valor en libros: corresponde al valor resultante de restarle al costo histrico

un bien, la depreciacin o amortizacin acumulada y la provisin, y sumarle la
valorizacin.

36

Costo de reposicin: puede determinarse mediante precios de referencia

publicados por organismos oficiales o especializados, tambin puede
determinarse mediante avalo tcnico.
Costo valor de realizacin: puede establecerse mediante avalo tcnico el
cual debe considerar entre otros criterios la ubicacin, el estado, la capacidad
productiva, situacin de mercado grado de negociabilidad, obsolescencia y el
deterioro que sufren los bienes.

Para los bienes inmuebles se har la actualizacin mediante avalu tcnico y para
los bienes muebles se har toma fsica de estos.

3.7.2.4.3. Valorizaciones
Las valorizaciones corresponden a la diferencia positiva entre el valor de mercado
de los bienes inmuebles y el costo histrico en libros y determinado por los
avaladores que contrate la entidad.
Si el avalo tcnico resulta inferior al costo histrico, la diferencia se contabiliza como
menor valor de la valorizacin hasta agotarla, y cualquier exceso como provisin.

3.7.2.4.4. Retiro de propiedad y planta

Los bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos
se retiran de los activos, el Comit Bienes y Servicios que toma decisiones para
activos fijos, determinara los elementos que darn de baja teniendo en cuenta
algunos de los siguientes aspectos:

Bienes servibles no utilizables.

Bienes no tiles por obsolescencia.
Bienes no tiles por cambio o renovacin de equipos.
Bienes no tiles por cambios institucionales.
Bienes inservibles por dao total - parcial.
Bienes inservibles por deterioro histrico.

37

El responsable elaborar una relacin detallada de los elementos inservibles,

obsoletos o los elementos que no cumplan con las caractersticas necesarias para
su uso, y mediante Acta el Comit Bienes y Servicios registrar la baja de los
elementos, soporte con el cual se efectan los registros contables.

3.7.2.4.5. Valor residual

Los bienes al culminar su vida til deben estar sujetos a un valor mnimo que
constituye su valor residual, el cual ser establecido por un tcnico.

3.7.2.4.6. Revisin de la vida til

La vida til de las propiedades planta y equipo se revisaran anualmente y si las
expectativas difieren significativamente de las estimaciones previas, podr fijarse
una vida til diferente, registrando el efecto a partir del periodo contable en el cual
se efectu el cambio.

3.7.2.5. Otros activos

3.7.2.5.1. Bienes y servicios pagados por anticipado

Representa el valor de los pagos anticipados por concepto de la adquisicin de
bienes y servicios que se recibirn de terceros, estos pagos deben amortizarse
durante el periodo en que se reciban los bienes y servicios o se causen los costos
y gastos.
El IVA en su totalidad se podr llevar como descontable en el perodo fiscal
correspondiente a la fecha de su causacin, o en uno de los dos perodos
bimestrales inmediatamente siguientes (Articulo 496, Estatuto Tributario), este
manejo slo se podr si los ingresos generados por esos bienes o servicios son
gravados.
Las plizas de seguros afectarn directamente la cuenta de costos o gastos
respectiva, en la fecha de causacin de la factura.
Las adquisiciones que tengan que ver con tiles y papelera se llevarn a la cuenta
gastos papelera.

38

3.7.2.5.2. Cargos diferidos

Representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisicin de bienes
y servicios, que con razonable seguridad proveern beneficios econmicos futuros
en desarrollo de su actividad.
Los gastos diferidos deben amortizarse durante los periodos en los cuales se
espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos.
Las erogaciones efectuadas por estudios y proyectos de preinversin se
contabilizarn como un cargo diferido y se empezaran a amortizar cuando dichos
proyectos generen ingresos, teniendo en cuenta el principio de asociacin. El tiempo
de amortizacin depender de la generacin del ingreso, siempre guardando el
principio de proporcionalidad.
3.7.2.5.3. Bienes entregados a terceros
Es el valor de bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad entregados
a terceros mediante contrato, para su uso administracin o explotacin que se
deben restituir en condiciones establecidas en el contrato de comodato.
El proceso de bienes y servicios debe verificar que los bienes muebles entregados
en comodatos estn incorporados en nuestros registros contables.
El rea de Titulacin y Predios debe verificar que los bienes inmuebles entregados
en comodatos estn incorporados en nuestros registros contables.
Los bienes entregados a terceros se registran por su valor neto en libros.

3.7.2.5.4. Amortizacin acumulada de bienes entregados a terceros

Representa el valor acumulado de las amortizaciones graduales, registradas sobre
los bienes entregados a terceros como consecuencia de la capacidad operacional
que se produce en la utilizacin de los bienes por parte de terceros con base en el
valor en libros de los bienes y los aos de vida til estimados.

39

3.7.2.5.5. Activos intangibles

Son activos intangibles aquellos bienes inmateriales, o sin apariencia fsica,
que puedan identificarse, controlarse, de cuya utilizacin o explotacin pueden
obtenerse beneficios econmicos futuros o un potencial de servicios, y su medicin
monetaria sea confiable.
Para el desarrollo y ejecucin de los proyectos de VIVA se podrn incorporar los
activos intangibles formados, los cuales se han obtenido y consolidado a travs del
tiempo a partir de su reconocimiento, que le genera ventajas comparativas frente a
otras entidades, sean stas pblicas o privadas.

3.7.2.6. Pasivos

3.7.2.6.1 Cuentas por pagar

Para el registro de las cuentas por pagar se aplicar, el principio de causacin
contable que establece: Los hechos econmicos deben reconocerse y
contabilizarse en el periodo contable en que stos ocurran, es decir en el periodo
en que se reciba el bien o servicio y la afectacin contable se efecta conforme al
procedimiento.

3.7.2.6.2 Intereses por pagar

Representa el valor de las comisiones causadas originadas en la obtencin de los
registros necesarios por el desarrollo de las actividades. Solo se causan intereses
debidamente amparados en los actos administrativos.

3.7.2.6.3 Acreedores
Corresponde a las obligaciones adquiridas por VIVA, en cumplimientos de sus
funciones por conceptos de seguridad social y parafiscales, descuento de nmina,
embargos judiciales, cheques no cobrados o por reclamar, honorarios y servicios
de convenios interadministrativos.

40

3.7.2.6.4 Avances y anticipos recibidos

Corresponden a los recursos recibidos por anticipado, en la relacin contractual
entre VIVA y terceros, susceptibles de convertirse en ingresos a travs del tiempo.
Se amortizarn proporcionalmente durante los perodos en los cuales se produzca
la contraprestacin de bienes y servicios, con el fin de revertir las diferencias
temporales que los originaron.

3.7.2.6.5 Recursos recibidos en administracin

Valor recibido por la ejecucin y administracin de recursos de los convenios
suscritos con los diferentes entes pblicos, como el Departamento de Antioquia
y sus distintas secretarias, Municipios del Departamento, Fundaciones y Entidades
privadas vinculadas a la Mesa de Vivienda de Antioquia.

3.7.2.7. Obligaciones laborales y de seguridad social integral

Se incluyen las cuentas representativas de las obligaciones generadas en la relacin
laboral en virtud de normas legales, convenciones o pactos colectivos, as como las
derivadas de la administracin del sistema de seguridad social integral.

3.7.2.8. Pasivos estimados

Los pasivos estimados comprenden las obligaciones a cargo de la entidad contable,
originadas en circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor depende de un hecho
futuro; estas obligaciones deben ser justificables y su medicin monetaria confiable.

3.7.2.8.1. Provisiones prestaxiones sociales

Corresponde a las provisiones calculadas mensualmente en la liquidacin de la
nmina mensual de los conceptos cesantas, intereses cesantas, vacaciones, prima
de vacaciones, prima de navidad, bonificaciones y prima de vida cara de cada uno
de los funcionarios; saldo que al cierre de la vigencia es trasladado a la cuenta
2505.

41

Los porcentajes para los conceptos de prestaciones sociales son los siguientes:

Se rige de acuerdo a la aplicacin del Decreto No. 1919 del 27 de agosto de

2002, Por el cual se fija el rgimen de prestaciones sociales para los empleados
pblicos y se regula el rgimen mnimo prestacional de los trabajadores oficiales
del nivel territorial.

3.7.2.8.2. Provisiones diversas

Representa el valor estimado de las contingencias judiciales de acuerdo con el
informe preparado por la Coordinacin Jurdica de las obligaciones potenciales,
litigios y demandas.

3.7.2.9. Otros pasivos

3.7.2.9.1. Ingresos recibidos por anticipados

Corresponden a los recursos recibidos por derechos adquiridos, en la relacin
contractual entre VIVA y terceros, susceptibles de convertirse en ingresos a travs
del tiempo, los cuales no tienen un costo o gasto asociado y dando cumplimientos
a los principios de causalidad, asociacin y proporcionalidad no pueden ser
registrados como ingresos.
Se amortizan proporcionalmente durante los periodos en los cuales se incurra en
los costos o gastos asociados.

42

3.7.3. Gastos
Toda erogacin debe documentarse mediante soportes de origen interno o externo,
debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los
elaboren. As mismo los hechos econmicos, deben reconocerse y contabilizarse
en el periodo contable en que estos ocurran, es decir en el periodo que se reciba
el bien o servicio. Toda erogacin debe estar autorizada por el ordenador del gasto
o funcionario autorizado y ajustarse al presupuesto.

3.7.4. Costos
Comprende el importe de las erogaciones y cargos asociados directamente a la
generacin de ingresos por la prestacin de servicios de la entidad durante el
periodo contable. Los costos de operacin constituyen los valores necesarios para
la ejecucin de los convenios suscritos con los diferentes entes pblicos bajo la
modalidad de administracin delegada de los recursos, como el Departamento de
Antioquia y sus distintas secretarias, Municipios del Departamento, Fundaciones y
Entidades privadas vinculadas a la Mesa de Vivienda de Antioquia.

3.7.5. Ingresos
Son los derechos percibidos por VIVA en el perodo contable, originados en el
desarrollo de su actividad principal. Las devoluciones y rebajas por estos conceptos
se registran en cuentas separadas, como menor valor del ingreso.

3.7.6. Cuentas de orden deudora y acreedoras

Las cuentas de orden deudoras y acreedoras representan la estimacin de hechos
o circunstancias que pueden afectar la situacin financiera, econmica, social y
ambiental de la entidad contable pblica, as como el valor de los bienes, derechos
y obligaciones que requieren ser controlados. Tambin incluye el valor originado en
las diferencias presentadas entre la informacin contable pblica y la utilizada para
propsitos tributarios.

43

3.8. Practicas contables

3.8.1. Forma de elaborar las notas a los estados financieros

Las notas a los estados contables bsicos de VIVA se elaboran teniendo en
cuenta lo indicado en el Rgimen de Contabilidad Pblica, considerando que es
informacin adicional de carcter general y especfico que los complementa y
forman parte integral de los mismos.
En las notas a los estados contables de carcter general se hace referencia a
las caractersticas, polticas, prcticas contables de VIVA, as como a los aspectos
relevantes que afectaron o pueden afectar la informacin contable pblica como:

Naturaleza Jurdica y funciones de cometido estatal.

Polticas y prcticas contables.
Limitaciones y deficiencias generales de tipo administrativo u operativo que
inciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia
y razonabilidad de las cifras.
Efectos y cambios significativos en la informacin contable.

Las notas a los estados contables de carcter especfico como su nombre lo indica,
se refieren a los hechos particulares sobre el manejo de la informacin contable,
estructurados acorde al catlogo general de cuentas, que por su materialidad
ameriten revelarse para que permitan conocer los elementos sobre el tratamiento
contable en lo concerniente a los siguientes aspectos:
 Consistencia y razonabilidad de las cifras: se preparan cuando existen
limitaciones o deficiencias que afectan la consistencia y razonabilidad de
la informacin contable, tales, como bienes, derechos y obligaciones no
reconocidos o no incorporados; hechos sucedidos con posteridad a la fecha
de cierre del perodo contable que puedan tener efectos futuros importantes o
saldos pendientes de depurar, conciliar o ajustar.
Relativas a la valuacin: en estas notas se consignan las bases particulares
de medicin adoptadas por VIVA para la cuantificacin de sus operaciones que
afectan la informacin contable pblica.

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Relativas a recursos restringidos: en stas se revelan los recursos

lquidos, bienes, derechos y obligaciones, as como los gastos que en virtud
de disposiciones legales tienen destinacin especfica, incorporados a la
informacin contable.
Relativas a situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y
subcuentas: en estas notas se relaciona la informacin adicional que permita
efectuar anlisis de las cifras consignadas en los estados contables bsicos,
atendiendo a los principales conceptos que conforman los activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden de VIVA.

3.8.2. Conciliaciones

3.8.2.1. Bancarias
En el Instructivo para elaboracin d conciliaciones bancarias, se establecen los
responsables de efectuar las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes
y de ahorros de la Entidad, cuentas de recursos propios y de convenios
interadministrativos.

3.8.2.2. Recprocas
Trimestralmente se circularizan los derechos y obligaciones reciprocas existentes
entre entidades pblicas con miras a reportar a la CGN a travs del chip los saldos.

3.8.2.3. Presupuestales
Para conciliar cuentas presupuestales y contable de las cuentas de los convenios
interadministrativos con el fin de que hayan consistencias con lo ejecutado y
pagado.

3.8.2.4. Cartera de clientes

Se elabora cartas de circularizacin solicitando un estado de cuenta a la fecha, con
el fin de confrontar los saldos de clientes y la informacin registrada en el software

45

contable, para establecer diferencia y proceder a realizar los ajustes contables

correspondientes.

3.8.3. Presentacin de informes

3.8.3.1. Entidades de control

3.8.3.1.1. Contadura General de la Nacin

De conformidad con las normas vigentes, en desarrollo de uno de los elementos
de la implementacin del MECI, en cuanto al nomograma se refiere y que para
el caso las expedidas por la Contadura General de la Nacin, los entes pblicos
deben presentar la siguiente informacin contable:
 46

3.8.3.1.2. Contralora General deAntioquia

Se establece bajo las disposiciones previstas en la Resolucin 213500001807
de 2013, artculos 61 al 66.
Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economa
Mixta con una participacin estatal accionaria igual o superior al 50% del total del
capital social efectivamente suscrito y pagado, Empresas Prestadoras de servicios
pblicos y otras del orden departamental y municipal.

3.8.3.1.3. Alta Direccin

Los estados financieros con sus respectivas notas a los estado financieros sern
firmados por el representante legal y el contador para ser presentados a la Junta
Directiva. Anualmente los Estados Financieros Bsicos, aprobados por

3.8.3.2.laFechas de publicacin o exhibicin de la informacin contable

Junta Directiva.

En la pgina web de la entidad se publicarn los Estados financieros as:

Mensualmente los Estados Financieros de perodos intermedios.

 47

3.8.3.3. Libros oficiales de contabilidad

Sern los establecidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica, as:

3.8.3.4. Clasificacin de los libros

Los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares.

3.8.3.4.1. Libros principales: el Diario y el Mayor

3.8.3.4.1.1. Libro Diario

Presenta los movimientos dbito y crdito de cuentas, el registro cronolgico y
preciso de las operaciones diarias efectuadas con base en los comprobantes de
contabilidad.

3.8.3.4.1.2. Libro Mayor

Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior clasificados de manera
nominativa segn la estructura del Catlogo General de Cuentas; las sumas de los
movimientos dbito y crdito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que
han sido tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes.

3.8.3.4.2. Libros auxiliares

Los libros auxiliares contienen el registro detallado de todas transacciones
y operaciones del ente pblico por cuenta y por terceros; con base en los
comprobantes de contabilidad y los documentos soportes.

3.8.4. Forma de conservar los libros

De conformidad con el Plan General de la Contabilidad Pblica, numeral 2.9.2.4,
la conservacin de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede
 48

efectuarse en papel o cualquier otro medio tcnico, magntico o electrnico, que

garantice su reproduccin exacta, y la Ley 962 de 2005, Por la cual se dictan
disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos
de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones pblicas o prestan servicios pblicos, en su artculo 28, consagra:
Racionalizacin de la conservacin de libros y papeles de comercio. Los libros
y papeles del comerciante debern ser conservados por un perodo de diez (10)
aos contados a partir de la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante,
pudiendo utilizar para el efecto, a eleccin del comerciante, su conservacin en
papel o en cualquier medio tcnico, magntico o electrnico que garantice su
reproduccin exacta.

3.8.5. Copia de seguridad

El rea de Sistemas realizar semanalmente copia de seguridad de la informacin
contable y su conservacin se har de tal forma que garantice la reproduccin
exacta en caso de ser necesaria. La custodia estar cargo de la Direccin de
Planeacin Estratgica Profesional Universitario III.

3.8.6. Tipos de comprobantes utilizados

Se han diseado comprobantes o documentos; de acuerdo a la particularidad de
la entidad, teniendo en cuenta los requisitos mnimos requeridos por las normas
contables y presupuestales.
Estos comprobantes son la fuente para registrar los movimientos en el libro
correspondiente; en los cuales se indica: Nmero comprobante, nmero de
asiento, fecha, descripcin, cuentas afectadas, tercero, nmero factura, dbito,
crdito, base.
 49

Estos comprobantes son los que actualmente se utilizan en el sistema contable.

3.9. Procedimientos contables

3.9.1. Activos

3.9.1.1. Efectivo

3.9.1.1.1. Caja

50
3.9.1.1.1.1. Caja menor

Estas sern constituidas de conformidad con la Resolucin anual que emita el

Director Jurdico Administrativo y Financiero de la Entidad, teniendo como
fundamento lo sealado por la normatividad del Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico. Se constituye para atender gastos que tengan el carcter de urgente.
Ningn gasto del rubro de caja menor cargo a la caja menor no podr ser superior
al 40% del valor constituido para la misma.
La caja menor estar amparada con la respectiva pliza de seguro, con el fin de
amparar posibles riesgos en su manejo.
Registro contable de apertura:

Reembolso y legalizacin:
Los reembolsos se harn cada vez que se haya consumido mximo el 70% del
valor total de la misma a fin de esta no se agote.
Para efectos de la correspondiente legalizacin se deben cumplir los siguientes
requisitos:
Los soportes relacionados deben ser originales, firmados o con sello por los
proveedores de los bienes o servicios prestados o de quienes recibieron los
recursos para los gastos, con identificacin del nombre o razn social y el nmero
del documento de identidad o NIT, objeto y cuanta.
Que la fecha de los gastos generados corresponda a la vigencia fiscal que se est
legalizando.
Todas las cajas menores sern legalizadas a ms tardar el 31 de diciembre de
cada anualidad.

51

Registro contable reembolso caja menor:

3.9.2. Depsito en instituciones financieras
Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones
financieras. VIVA, posee cuentas Corrientes y de Ahorro de los recursos propios
y recursos recibidos en administracin del Departamento de Antioquia y sus
distintas Secretarias, Municipios del Departamento, Fundaciones y Entidades
privadas vinculadas a la Mesa de Vivienda de Antioquia para realizar la ejecucin
de proyectos de vivienda e infraestructura en el departamento.
Registro contable:

52

Se debita con:
El valor de los depsitos efectuados mediante consignaciones traslados bancarios
por los diferentes conceptos.
El valor de las notas crdito expedidas por las entidades financieras por diferentes
conceptos.
El valor de los cheques girados que se anulen por no haber sido retirados de la
entidad contable pblica o que, habiendo sido retirados, no hayan sido cobrados
en el tiempo fijado por las normas vigentes.
Se acredita con:
El valor retirado o trasladado y de cheques girados a diferentes beneficiarios por
diferentes conceptos.
El valor de las notas dbitos expedidas por las entidades financieras por conceptos
tales como, gastos bancarios, cheques devueltos y pagos de obligaciones
financieras.

3.9.3. Inversiones e instrumentos derivados

Representa el valor de los recursos colocados por VIVA en ttulos valores de entidades
nacionales, cuyo rendimiento se encuentra predeterminado en sus condiciones
contractuales, con el propsito de obtener utilidades por las fluctuaciones a corto
plazo del precio. En caso de que VIVA posea estos ttulos.
La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuentas 110 - Depsitos en
Instituciones.

Registro contable:

53

3.9.3.1. Rendimientos
A continuacin se muestra el registro contable de los rendimientos en inversiones
de liquidez los cuales se actualizan con base en mtodos establecidos por la
Superintendencia financiera para estos instrumentos.
Registro contable:
3.9.3.2. Liquidacin de intereses
Si como resultado de la actualizacin el derecho se incrementa en mayor proporcin
que la obligacin, el registro es el siguiente:

Registro contable:
Si como resultado de la actualizacin el derecho se disminuye en menor proporcin
que la obligacin, el registro es el siguiente:

54

3.9.3.3. No renovacin
3.9.3.4. Renovacin

Al ser responsabilidad de Tesorera, esta hace los registros en el mdulo de

tesorera. Una vez realizado la adquisicin del ttulo, contabilidad procede a causar
mensualmente los rendimientos de acuerdo con las disposiciones establecidas
por la Contadura General de la Nacin en el Manual de procedimientos sobre las
inversiones.

3.9.3.5. Provisin para proteccin de inversiones (CR)

3.9.3.5.1. Inversiones patrimoniales en entidades no controladas

Representa el valor estimado de la contingencia de prdida de las inversiones
de administracin de liquidez en ttulos de deuda, cuando la metodologa de
actualizacin no considere el riesgo del emisor; de las inversiones con fines de
poltica, para reconocer el riesgo del emisor; de las inversiones patrimoniales en
entidades no controladas, por la aplicacin de la metodologa de actualizacin y por

55

el ajuste al valor intrnseco. La contrapartida corresponde a las subcuentas que

integran la cuenta 5302-Provisin para Proteccin de Inversiones.

Registro contable:
3.9.4. Deudores

3.9.4.1. Prestacin de servicios

Representa el valor de los derechos a favor de VIVA, originados en la prestacin de
servicios, en el desarrollo de su objeto.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1407
Ingresos por administracin de proyectos.
Se debita con:
El valor facturado por los servicios prestados.
Se acredita con:
El valor del recaudo total o parcial de las cuentas por cobrar.
El valor de las cuentas por cobrar castigadas por incobrables una vez agotadas las
gestiones de cobro y cumplido los requisitos pertinentes.

56

Registro contable:

3.9.4.2. Avances y anticipos entregados

Representa el valor anticipado que VIVA entrega al contratista para ser destinada al
cubrimiento del costo en que ste debe incurrir para iniciar la ejecucin del objeto
contractual, bajo contratos de interventora o consultora y contrato de obra.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 2401-
Adquisicin de bienes y servicios nacionales y 1110- Depsitos en instituciones
financieras.
Se debita con:
El valor de los dineros entregados como avances y anticipos.
Se acredita con:
El valor de los anticipos aplicados, producto del cumplimiento de los convenios,
contratos, entrega de bienes o con la legalizacin de los avances.
El valor de las devoluciones de los anticipos.

Registro contable:

57

3.9.4.3. Anticipos o saldos a favor por impuestos y contribuciones

Representa el valor de los recursos a favor de VIVA por concepto de anticipos de
impuestos, as como tambin los originados en liquidaciones de declaraciones
tributarias, contribuciones y tasas que sern solicitados en devolucin o
compensacin en liquidaciones futuras.
En la subcuenta 142211- Impuesto de Industria y Comercio Retenido, deben
registrarse las retenciones que hayan sido efectuadas a VIVA durante el perodo,
las cuales tomar como pago anticipado del impuesto de industria y comercio de
acuerdo con las disposiciones legales.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 4307
Prestacin de Servicios.
Se debita con:
El valor de los dineros entregados como anticipo.
El valor de las retenciones en la fuente practicadas a VIVA por los diferentes
conceptos establecidos en la ley.
El valor del impuesto de industria y comercio que haya sido retenido a VIVA.
El valor de los traslados entre las diferentes subcuentas.
Se acredita con:
El valor de la aplicacin del impuesto o contribucin al perodo gravable al cual
corresponda.
El valor de las devoluciones obtenidas.

58

Los valores retenidos a ttulo de impuesto de industria y comercio que se

descuentan en la liquidacin privada como anticipo y, los valores correspondientes
a anulaciones y devoluciones.

Registro contable:

3.9.4.4. Recursos entregados en administracin

Representa el valor anticipado que VIVA entrega al contratista para ser destinada al
cubrimiento del costo en que ste debe incurrir para iniciar la ejecucin del objeto
contractual, bajo contrato de interventora o consultorio y contrato de obra por la
modalidad de administracin delegada.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1424-
Adquisicin de bienes y servicios nacionales y 1110- Depsitos en instituciones
financieras.
Se debita con:
El valor de los recursos entregados.
El valor de los ingresos obtenidos.

Se acredita con:
El valor de los recursos reintegrados.
El valor de los gastos generados.
El valor de los activos adquiridos.
El valor de los pasivos cancelados.

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Registro contable:

3.9.4.5. Otros deudores

Representa el valor de los derechos de VIVA por concepto de arrendamiento,
enajenacin de activos y otros deudores.
Se debita con:
El valor de los derechos que se originen por cada uno de los conceptos.
Se acredita con:
El valor de los recaudos totales o parciales de los derechos registrados en esta cuenta.
El valor de los deudores que se castiguen por incobrables, una vez agotadas las
gestiones de cobro y cumplidos los requisitos pertinentes.

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Registro contable:

3.9.4.6. Provisin para deudores (CR)

Representa el valor estimado de las contingencias de prdida generadas como
resultado del riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el anlisis general o
individual de las cuentas que integran el grupo de deudores.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta XXXX-
Provisin para Deudores.
Se debita con:
El valor de los deudores que se castiguen por incobrables una vez agotadas las
gestiones de cobro y cumplido los requisitos pertinentes.
El valor de los ajustes por provisiones en exceso.
El valor de la disminucin de la provisin al desaparecer la causa que la origin.
Se acredita con:
El valor de la provisin constituida para cubrir el riesgo de incobrabilidad.

Registro contable:

61

3.9.5. Inventarios

3.9.5.1. Mercancias en existencias

Representa el valor de los bienes adquiridos a cualquier ttulo por VIVA, con el
objeto de ser vendidos o cedidos y que no requieren ser sometidos a ningn
proceso de transformacin.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas
2401-Adquisicin de Bienes y Servicios Nacionales.
Se debita con:
El valor de los bienes adquiridos para su comercializacin, suministro gratuito o a
precios econmicamente no significativos.
El valor de los ajustes por sobrantes de inventarios, devoluciones de mercancas
vendidas y otros.
Se acredita con:
El costo de las mercancas vendidas.
El valor de las mercancas devueltas a los proveedores.
El valor de la mercanca determinada como faltante, o dada de baja por imperfectos,
rotura, mermas y otros.
El valor de las mercancas entregadas a cualquier ttulo.

Registro contable:
 62

3.9.6. Propiedad planta y equipo

3.9.6.1. Construcciones en curso

Representa el valor de los costos y dems cargos incurridos en el proceso de
construccin o ampliacin de bienes inmuebles, hasta cundo estn en condiciones
de ser utilizados en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad
contable pblica.
Tambin se puede incluir los terrenos para el uso permanente recibidos sin
contraprestacin de otras entidades.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas
1420-Avances y anticipos entregados, 1637-Propiedades, planta y equipos no
explotados, 1930-Bienes Recibidos en Dacin de Pago, 2401-Adquisicin de
Bienes y Servicios Nacionales, 3235-Supervit por Donacin y 3255 Patrimonio
Institucional Incorporado.
Se debita con:
El valor de los desembolsos imputables a la ejecucin de las obras e instalaciones.
El valor de los materiales recibidos para ser incorporados a las obras.
El valor de los costos de endeudamiento capitalizables.
El valor de las construcciones recibidas a cualquier ttulo.
El valor trasladado de la cuenta Propiedades, planta y equipo no explotados.
Se acredita con:
El valor en libros de las obras terminadas que se trasladen a la cuenta de activo
correspondiente, cuando la obra se encuentre en condiciones de ser utilizada, con
base en acta de entregada.
El valor de los materiales y dems elementos sobrantes cargados a las obras o
instalaciones, que se reintegren.
El valor registrado en libros al momento de su enajenacin o entrega a cualquier ttulo.

63

Registro contable:

3.9.6.2. Edificaciones
Representa el valor de las edificaciones adquiridas a cualquier ttulo por VIVA, para
el desarrollo de su objeto. Se excluye el valor de los terrenos sobre los cuales se
encuentran, que deben registrarse en la cuenta correspondiente.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas
2401-Adquisicin de Bienes y Servicios Nacionales, 1615-Construcciones en
Curso, 1637-Propiedades, Planta y Equipo no Explotados, 1682- Propiedades
de Inversin, 3235-Supervit por Donacin, 3255-Patrimonio Institucional
Incorporado, 1930- Bienes Recibidos en Dacin de Pago y 1941-Bienes
Adquiridos en Leasing Financiero.
Se debita con:
El costo de las edificaciones adquiridas a cualquier ttulo, ms todas las erogaciones
en que se incurra para su adquisicin.

64

El costo de las edificaciones adquiridas a cualquier ttulo, ms todas las erogaciones

en que se incurra para su adquisicin.
El valor de las edificaciones que se reciban en calidad de donacin, cesin o que
se incorporen, una vez cumplidos los trmites de legalizacin correspondientes.
El valor de las edificaciones trasladadas de otras cuentas.
El costo de las adiciones o mejoras.
Se acredita con:
El valor en libros de los inmuebles vendidos, destruidos, demolidos, cedidos,
donados o permutados.
El valor de los inmuebles trasladados a mantenimiento o a propiedades de inversin.
 65

3.9.6.3. Muebles, enseres y equipo de oficina

Representa el valor de los muebles, enseres y equipo de oficina, de
propiedad de VIVA, adquiridos a cualquier ttulo, para el desarrollo de su objeto social.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas
1637-Propiedades, Planta y Equipo no Explotados, 2401-Adquisicin de Bienes y
Servicios Nacionales, 1625-Propiedades, Planta y Equipo en Trnsito, 1635-Bienes
Muebles en Bodega, 1636-Propiedades, Planta y Equipo en mantenimiento,
1941-Bienes Adquiridos en Leasing Financiero, 1930-Bienes Recibidos en
Dacin de Pago, 3235-Supervit por Donacin y 3255-Patrimonio Institucional
Incorporado.
Se debita con:
El costo de adquisicin o produccin de los muebles, enseres y equipo de oficina,
ms todas las erogaciones necesarias para su adquisicin.
El valor de los bienes que se reciban en calidad de donacin, cesin, aporte o que
se incorporen, una vez surtidos los trmites de legalizacin.
El valor de las adiciones y mejoras.
El valor de los bienes trasladados de otras cuentas.
Se acredita con:
El valor de los muebles, enseres y equipo de oficina que se enajenen o transfieran
a cualquier ttulo.
El valor de los muebles, enseres y equipos de oficina retirados del servicio por
deterioro, obsolescencia, destruccin, prdida u otra causa.
El valor de los muebles, enseres y equipo de oficina trasladados a mantenimiento.
 66

Registro contable:

67
3.9.6.4. Equipos de comunicacin y computacin
Representa el valor de los equipos de comunicacin y computacin de propiedad
de VIVA, adquiridos a cualquier ttulo, para el desarrollo de su objeto social.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas
1637-Propiedades, Planta y Equipo no Explotados, 2401-Adquisicin de
Bienes y Servicios Nacionales, 1620-Maquinaria, Planta y Equipo en Montaje,
1625-Propiedades, Planta y Equipo en Trnsito, 1635-Bienes Muebles en
Bodega, 1636-Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento, 1941-Bienes
Adquiridos en Leasing Financiero, 1930-Bienes Recibidos en Dacin de Pago,
3120, 3235-Supervit por Donacin y 3255- Patrimonio Institucional Incorporado.
Se debita con:
El costo del equipo de comunicacin y computacin adquirido a cualquier ttulo,
ms todas las erogaciones en que se incurra para su adquisicin.
El valor del equipo de comunicacin o computacin que se reciba en calidad
de donacin, cesin, aporte o incorporacin, una vez surtidos los trmites de
legalizacin correspondientes.
El valor de las adiciones y mejoras.
El valor de los traslados de otras cuentas.
Se acredita con:
El valor de los equipos de comunicacin y computacin que se enajenen o
transfieran a cualquier ttulo.
El valor de los equipos de comunicacin y computacin retirados del servicio por
deterioro, obsolescencia, destruccin, prdida u otra causa.
El valor del equipo de comunicacin y computacin que se traslade a mantenimiento.

68
 Registro contable:

69

3.9.6.5. Equipos de transporte, traccin y elevacin

Representa el valor de los equipos de transporte, traccin y elevacin de propiedad
de VIVA, adquiridos a cualquier ttulo, para el desarrollo de su objeto social.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas
1637-Propiedades, Planta y Equipo no Explotados, 2401-Adquisicin de
Bienes y Servicios Nacionales, 1620-Maquinaria, Planta y Equipo en Montaje,
1625-Propiedades, Planta y Equipo en Trnsito, 1635-Bienes Muebles en Bodega,
1636-Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento, 1941-Bienes Adquiridos en
Leasing Financiero, 1930-Bienes Recibidos en Dacin de Pago, 3235-Supervit
por Donacin y 3255- Patrimonio Institucional Incorporado.
Se debita con:
El costo del equipo de transporte, traccin y elevacin adquirido a cualquier ttulo,
ms todas las erogaciones en que se incurra para su adquisicin.
El valor del equipo de transporte, traccin y elevacin recibido en calidad de
donacin, cesin, aporte o incorporacin, una vez surtidos los trmites de
legalizacin.
El costo de las adiciones y mejoras.
El valor de los bienes trasladados de otras cuentas.
Se acredita con:
El valor de los equipos de transporte, traccin y elevacin que se enajenen o
transfieran a cualquier ttulo.
El valor del equipo de transporte, traccin y elevacin que sea retirado del servicio
por deterioro, obsolescencia, destruccin, prdida u otras causas.
El valor del equipo de transporte, traccin y elevacin que se traslade a
mantenimiento.

70

Registro contable:
 71

3.9.6.6. Depreciacin
Representa el valor acumulado por el reconocimiento de la prdida de capacidad
Operacional de la propiedad, planta y equipo por el uso u otros factores normales,
teniendo en cuenta su vida til estimada y el costo ajustado por adiciones y mejoras.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta
5330-Depreciacin de Propiedades.
Se debita con:
El valor acumulado de la depreciacin que tengan los bienes a la fecha de
enajenacin, cesin, aporte u otra modalidad de retiro.
El valor de la depreciacin acumulada de los bienes retirados del servicio por
deterioro, obsolescencia, destruccin, prdida u otras causas.
Se acredita con:
El valor de la depreciacin calculada peridicamente.

72

Registro contable:
 73

3.9.6.6.1. Actualizacin
Si el costo de reposicin o el valor de realizacin es mayor al valor en libros, la
diferencia se registra as:

En caso contrario:
 El exceso debe registrarse como gasto:

3.9.6.6.2. Retiros
Los bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos se
retiran de los activos.

74

La diferencia se registra as:

Cuando es un bien destruido o perdido:

 En caso de haberse registrado valorizaciones:

El control de los bienes inservibles o destruidos total o parcialmente se

registra en las cuentas de orden deudoras:

75

Los bienes perdidos respecto de los cuales se inicia un proceso de

investigacin para su recuperacin:

3.9.6.6.3. Reclasificacin
Los bienes inmuebles que se destinen a generar ingresos como producto de su
arrendamiento.
Las depreciaciones provisiones y valorizaciones continuarn registrndose
conforme a la naturaleza del bien. Los bienes destinados por VIVA para su uso, y a
la vez para obtener ingresos por arrendamientos, no son objeto de reclasificacin
a la cuenta 1682-PROPIEDADES DE INVERSIN.

3.9.7. Otros activos

3.9.7.1. Bienes y servicios pagados por anticipado

Representa el valor de los pagos anticipados por concepto de la adquisicin de
bienes y servicios que se recibirn de terceros, cuando las normas de contratacin
le permitan a VIVA hacer esta modalidad de pago, en desarrollo de objeto social.
Estos pagos deben amortizarse durante el perodo en que se reciban los bienes y
servicios, o se causen los costos o gastos.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta
1110-Depsitos en Instituciones Financieras.

76

Se debita con:
El valor de los pagos anticipados por cada uno de los conceptos.
Se acredita con:
El valor de la amortizacin durante el perodo de causacin del gasto o costo.
El valor de los bienes y servicios recibidos, en cumplimiento de los contratos, los
cuales deben ser registrados en las cuentas de activo o gasto que correspondan.
El valor de la recuperacin por la terminacin anticipada de los compromisos
contractuales.

Registro contable:
 Registro contable para la amortizacin:

3.9.7.2. Cargos diferidos

77

3.9.7.2.1. Estudios y proyectos

Representa las erogaciones efectuadas por estudios y proyectos de preinversin
se contabilizarn como un cargo diferido y se empezaran a amortizar cuando
dichos proyectos generen ingresos. El tiempo de amortizacin depender de la
duracin proyectada de cada uno de los proyectos, siempre guardando el principio
de proporcionalidad con los ingresos generados.

3.9.7.2.2. Otros cargos diferidos

Representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisicin de bienes
o servicios que proveern beneficios econmicos futuros.
Los cargos diferidos deben amortizarse durante los periodos en los cuales se
espera percibir los beneficios de costos y gastos incurridos, de acuerdo con los
estudios de factibilidad para su recuperacin, los periodos estimados de consumo
de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos.
Todos los bienes de consumo deben contar con ingreso a almacn; al momento
de ser entregados para el consumo, se registran directamente al gasto.
El encargado de cada contrato de bienes; remitir la factura del proveedor con
los documentos soportes para la causacin por contabilidad y Presupuesto, el
funcionario de contabilidad revisar el comprobante de ingreso de Almacn,
verificando la cuenta que afect fsicamente en el documento de ingreso de
almacn y procede a realizar el registro contable de Causacin.
La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuentas 2401-Adquisicin
de Bienes y Servicios Nacionales.
Se debita con:
El valor de los costos y gastos registrados en la etapa de investigacin, estudio,
desarrollo, organizacin, construccin, instalacin, montaje y puesta en marcha de
estudios y proyectos de preinversin, hasta el momento en que empieza a generar
beneficios.
El valor del impuesto diferido originado por las diferencias temporales entre la
contabilidad y las declaraciones tributarias.

78

Se acredita con:
El valor de los gastos y costos causados peridicamente.

Registro contable:

3.9.7.3. Bienes agregados a terceros

Representa el valor de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de VIVA
entregados a terceros mediante contrato, para su uso, administracin o explotacin
que debern restituirse en las condiciones establecidas en los contratos que
amparan la entrega de los mismos. En esta cuenta se registran los bienes que se
entregan en comodato a las empresas, as como los que entreguen las empresas
a entidades del gobierno general.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas
1605-Terrenos, 1640 -Edificaciones, 1655-Maquinaria y Equipo, 1665- Muebles,
Enseres y Equipo de Oficina, 1670Equipos de Comunicacin y Computacin,
1675-Equipos de Transporte, Traccin y Elevacin.
Se debita con:
El valor de los bienes entregados a terceros para su uso, administracin o
explotacin.
Se acredita con:
El valor de la restitucin de los bienes entregados y su reclasificacin al activo
correspondiente.

79

3.9.7.4. Amortizacin acumulada de bienes entregados a

terceros (CR)
Representa el valor acumulado de las amortizaciones graduales registradas sobre
los bienes entregados a terceros, como consecuencia de la prdida de capacidad
operacional que se produce en la utilizacin de los bienes por parte de terceros,
con base en el valor en libros de los bienes y los aos de vida til estimados.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 5344
-Amortizacin de Bienes Entregados a Terceros.

80

Se debita con:
El valor de la amortizacin acumulada que tengan los bienes al momento de su
enajenacin.
El valor de la amortizacin acumulada de los bienes retirados del servicio por
deterioro, destruccin, prdida u otras causas.
El valor de la amortizacin acumulada de los traslados de bienes que se efecten
a otros entes pblicos.
Se acredita con:
El valor de la amortizacin causada peridicamente.

Registro contable:

3.9.7.5. Valorizaciones
El valor que corresponde al aumento neto del valor en libros de los activos
determinado como resultado de la actualizacin, de conformidad con las normas
tcnicas.
La contrapartida corresponde a la subcuenta de la cuenta 3240 -Supervit por
Valorizacin.
Se debita con:
El exceso del valor intrnseco de las inversiones frente a su valor en libros.
El exceso del valor de realizacin o costo de reposicin de los bienes sobre el valor
en libros.

81

Se acredita con:
El defecto del valor intrnseco de las inversiones frente a su valor en libros.
El defecto del avalo tcnico de los bienes frente a su valor en libros.
La valorizacin correspondiente a los bienes que sean vendidos, cedidos o dados
de baja.
La reversin de la valorizacin de las inversiones patrimoniales en entidades no
controladas cuando se adquiera o comparta el control, o se comience a ejercer
influencia importante, y en consecuencia se aplique el mtodo de participacin
patrimonial.
La reversin de la valorizacin de las inversiones patrimoniales en entidades que
entran en proceso de liquidacin.

Registro contable:

3.9.8. Pasivo

3.9.8.1. Cuentas por pagar

3.9.8.1.1. Adquisicin de bienes y servisios nacionales

Representa el valor de las obligaciones autorizadas por va general, contradas por
VIVA por concepto de adquisicin de bienes o servicios de proveedores nacionales,
para el desarrollo de su objeto. En la subcuenta XXXXX-Proyectos de Inversin
se registrar la adquisicin de bienes y servicios identificados con proyectos
especficos de inversin.

82

La contrapartida corresponde a las subcuentas que registren el tipo de bien o

servicio adquirido.
Se debita con:
El valor del pago parcial o total efectuado por cada uno de los conceptos.
Se acredita con:
El valor de las obligaciones que se adquieran por concepto de adquisicin de
bienes o servicios.

Registro contable:

3.9.8.1.2. Intereses por pagar

Representa el valor de los intereses causados originados en la obtencin de los
recursos necesarios para el desarrollo de las actividades.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta
5801-Intereses.

83

Se debita con:
El valor de la cancelacin de los intereses causados.
Se acredita con:
El valor de los intereses causados.

Registro contable:

3.9.8.1.3. Acreedores
Representa el valor de las obligaciones adquiridas por VIVA, en cumplimiento de
sus funciones, por concepto de descuentos de nmina, servicios, seguridad social
(pensin y salud), parafiscales, embargos judiciales, cheques no cobrados o por
reclamar, riesgos profesionales, libranzas, honorarios, fondo de solidaridad y otros
acreedores.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 5103-
Contribuciones Efectivas, 5104-Aportes sobre la Nmina, 5111-Generales las
subcuentas de las cuentas 1110-Depsitos en Instituciones Financieras.
Se debita con:
El valor del pago parcial o total efectuado por cada uno de los conceptos.
Se acredita con:
El valor de las obligaciones que se adquieran por los diferentes conceptos.
El valor de los descuentos y aportes liquidados con base en la nmina de los
empleados.
El valor de los cheques girados no reclamados o que habiendo sido reclamados no
se hicieron efectivos en el tiempo determinado por la entidad.
 84

Registro contable:

3.9.8.1.4. Retencin en la fuente e impuesto de timbre

Representa el valor que ha sido recaudado por los agentes de retencin frente,
a todos los pagos o abonos en cuenta que realicen, excepto en los casos en los
cuales no deban hacerlo por expresa disposicin legal.
En la subcuenta 243625-Impuesto a las Ventas Retenido por Consignar debe
registrarse el impuesto a las ventas retenido en la adquisicin de bienes o servicios
gravados, la cual deber efectuarse en el momento del pago o abono en cuenta
por los agentes de retencin definidos en la ley.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que registren el abono en cuenta
por la adquisicin de bienes y servicios y pagos laborales que generen retencin
en la fuente.
Se debita con:
Las consignaciones de los valores retenidos en favor de la administracin tributaria.
El valor por concepto de retenciones sobre el impuesto a las ventas, correspondiente
a las devoluciones y anulaciones de operaciones de bienes o servicios gravados.
Se acredita con:
Los valores retenidos por VIVA por los diferentes conceptos.
Los valores correspondientes a autorretenciones realizadas por los entes
autorizados.
 85

El valor retenido por concepto de IVA por las entidades contables pblicas que son
agentes de retencin.

Registro contable:

86
3.9.8.1.5. Impuestos, contribuciones y tasas por pagar
Representa el valor de las obligaciones a cargo de VIVA por concepto de impuestos,
contribuciones y tasas, originados en las liquidaciones privadas y sus correcciones,
liquidaciones oficiales y actos administrativos en firme.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas
5120-Impuestos, Contribuciones y Tasas.
Se debita con:
El valor de los pagos efectuados.
Los valores compensados.
El valor liquidado de los impuestos, contribuciones y tasas pendientes de pago.

Registro contable:

3.9.8.1.6. Impuesto al valor agregado - IVA

Representa el valor que ha sido generado en la comercializacin de bienes o
prestacin de servicios gravados, as como el valor descontable por la adquisicin
de bienes o servicios gravados, de acuerdo con las normas tributarias vigentes. Por
tratarse de una cuenta corriente, puede generar un saldo a favor o a cargo de la
entidad, producto de las diferentes transacciones realizadas.
La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuentas que registran las
operaciones de compra y venta de bienes y servicios gravados que generen el
impuesto.

87

Se debita con:
El valor del impuesto facturado a VIVA por la adquisicin de bienes y servicios.
El valor de los impuestos correspondientes a las devoluciones de bienes y servicios
prestados.
El valor pagado del saldo a cargo que resulte en los respectivos bimestres.
El valor de las retenciones debidamente certificadas que le hayan sido practicadas
a la Empresa.
Se acredita con:
El valor del impuesto causado o generado por la venta de bienes o servicios
gravados.
El valor de los impuestos correspondientes a las devoluciones de bienes y servicios
comprados.
El valor trasladado a la cuenta 1422-Anticipos o Saldos a Favor por Impuestos y
Contribuciones.
El valor de las retenciones correspondiente a las devoluciones y anulaciones de
operaciones.

3.9.8.1.7. Avances y anticipos recibidos

Representa el valor de los dineros recibidos por las diferentes entidades, para la
ejecucin y administracin de los convenios.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1110-
Depsitos en Instituciones Financieras.
Se debita con:
El valor de los anticipos aplicados, producto del cumplimiento de los contratos.
La legalizacin de anticipos.
El valor de las devoluciones de los avances y anticipos recibidos.
El valor de los dineros recibidos como avances y anticipos por VIVA.

88

Registro contable:
3.9.8.1.8. Recursos recibidos en administracin
Representa el valor de los dineros recibidos por la ejecucin de los convenios
suscritos con los diferentes entes pblicos bajo la modalidad de administracin
delegada de los recursos, como el Departamento de Antioquia y sus distintas
Secretarias, Municipios del Departamento, Fundaciones y Entidades privadas
vinculadas a la Mesa de Vivienda de Antioquia.

La contrapartida corresponde a las subcuentas 1110- Depsitos en Instituciones

Financieras.

89

Se debita con:
El valor de los recursos reintegrados.
El valor de los recursos aplicados, de conformidad con lo pactado.
El valor de las devoluciones de los avances y anticipos recibidos.
El valor de los recursos recibidos.
 Registro contable:

3.9.8.1.9. Otras cuentas por pagar

Representa el valor de las obligaciones contradas por la Entidad contable pblica,
en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, que no se encuentran
clasificadas en las otras cuentas por pagar que tienen definiciones precisas.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1110-
Depsito en instituciones financieras.
Se debita con:
El valor de los pagos totales o parciales de los diferentes conceptos.
El valor de las obligaciones por los diferentes conceptos.

90

Registro contable:
3.9.8.1.10. Salarios y prestaciones sociales
Representa el valor de las obligaciones por pagar a los empleados como resultado
de la relacin laboral existente y las originadas como consecuencia del derecho
adquirido por acuerdos laborales, de conformidad con las disposiciones legales.
La contrapartida corresponde al concepto Sueldos y Salarios de los grupos 5101
- Sueldos y salarios. Cuando se trate de prestaciones que previamente debieron
ser provisionadas, la contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la
cuenta 2715-Provisin para Prestaciones Sociales.
Se debita con:
El pago parcial o total de los salarios y prestaciones sociales.
Los traslados a los fondos administradores de cesantas.
El valor de las liquidaciones de nmina por cada uno de los conceptos.
El valor trasladado de los pasivos por provisiones para prestaciones sociales.

91

Registro contable:

3.9.8.2. Pasivos estimados

3.9.8.2.1. Provisin para obligaciones fiscales
Representa el valor estimado de los impuestos por pagar en el perodo siguiente
sobre la base de los resultados del ejercicio en curso.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta
5313-Provisin para Obligaciones Fiscales.
Se debita con:
El valor de las liquidaciones definitivas reclasificado a las respectivas cuentas
acreedoras.
Se acredita con:
El valor de las provisiones calculadas tcnicamente para cada una de las
obligaciones fiscales.

Registro contable:

92

3.9.8.2.2. Provisin para contingencias

Representa el valor estimado, justificable y cuya medicin monetaria sea confiable,
de obligaciones a cargo de VIVA, ante la probable ocurrencia de eventos que
afecten su situacin financiera. Tal estimacin deber adelantarse mediante
procedimientos de reconocido valor tcnico, y no ser aplicable a las obligaciones
contingentes que cuenten con contragarantas, o sobre las cuales exista la opcin
de emprender procesos ejecutivos de recuperacin. Dichos eventos se debern
reconocer en las respectivas cuentas de orden hasta tanto sean considerados
como eventuales o remotos.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta
5314-Provisin para Contingencias.
Se debita con:
El valor de las obligaciones definitivas trasladadas a las cuentas acreedoras
respectivas.
El valor de la provisin constituida cuando desaparezcan las causas que la
originaron.
Se acredita con:
El valor estimado de la contingencia de ocurrencia de eventos adversos.

Registro contable:

Se cancelan las cuentas ya se con los fallos favorables o condenatorios.

93

Registro fallo condenatorio:

Pago de los crditos judiciales :

3.9.8.2.3. Provisin para prestaciones sociales
Representa el valor estimado de las obligaciones de VIVA, por concepto de
acreencias laborales no consolidadas, determinadas de conformidad con las
normas vigentes, convencionales o pactos colectivos.
La contrapartida corresponde al concepto Sueldos y Salarios de los grupos 5101
Sueldos y salarios.

94

Se debita con:
El valor del traslado de las provisiones a las correspondientes cuentas del pasivo.
El valor de las provisiones constituidas cuando no se cumpla el lleno de los
requisitos para ser exigible.
El valor de las provisiones calculadas tcnicamente por cada uno de los conceptos.

Registro contable:

3.9.8.3. Otros pasivos

3.9.8.3.1. Recaudos a favor de terceros
Representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de
propiedad de otras entidades contables pblicas, entidades privadas o personas
naturales, por concepto de deducciones a empleados, fondos AFC y derechos
de participacin, que deben ser reintegrados a stas, en los plazos y condiciones
convenidos.
La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las 1110- Depsitos
en Instituciones Financieras.
Se debita con:
El valor del pago efectuado a la entidad contable pblica, entidad privada o
persona natural.
El valor de la disminucin de los derechos causados en la entidad contable pblica.
El valor de la aplicacin del recaudo al concepto que corresponda.
El valor de los dineros recibidos por los diferentes conceptos.

95

Registro contable:

3.9.8.3.2. Ingresos recibidos por anticipados

Representa el valor de los recursos recibidos de manera anticipada, originados en
la actuacin por cuenta de terceros, los cuales no tienen un costo o gasto asociado,
susceptibles de convertirse en ingresos a travs del tiempo, los cuales afectan los
perodos en los que se produzca la contraprestacin en bienes o servicios.
La contrapartida corresponde a las subcuentas de las cuenta 110-Depsitos en
Instituciones Financieras.
Se debita con:
El valor de los ingresos causados en cada ejercicio.
El valor de las devoluciones de ingresos recibidos por no haberse prestado el
servicio o entregado la contraprestacin correspondiente.
El valor de los ingresos recibidos anticipadamente por los diferentes conceptos.

96

Registro contable:

3.9.9. Patrimonio

3.9.9.1. Patrimonio institucional

3.9.9.1.1. Capital fiscal

Representa el valor de los recursos que han sido otorgado como aportes por el
Departamento de Antioquia por medio de terreno y efectivo para la creacin y
desarrollo de su objeto, al igual que la capitalizacin de los excedentes generados
como empresa Industrial y Comercial del Estado.
La contrapartida corresponde al tipo de recurso, bien o derecho recibido como
aporte y las cuentas patrimoniales de las cuales se efecten los traslados.
Se debita con:
El valor de las obligaciones reclasificadas de la cuenta 3255-Patrimonio
Institucional Incorporado, al inicio del perodo contable.
El valor de los activos trasladados a otra unidad, dentro de una misma entidad
contable pblica.
El valor de los pasivos recibidos de otra unidad, dentro de una misma entidad
contable pblica.
Se acredita con:
El valor de los recursos asignados para la creacin y desarrollo de la entidad
contable pblica.

97

El valor de los bienes y derechos reclasificados de la cuenta 3255-Patrimonio

Institucional Incorporado, al inicio del perodo contable.
El valor de las obligaciones condonadas.
El valor de los pasivos trasladados a otra unidad, dentro de una misma entidad
contable pblica.
El valor de los activos recibidos de otra unidad, dentro de una misma entidad
contable pblica.
El valor de los excedentes financieros asignados al establecimiento pblico o a la
empresa industrial y comercial del Estado no societaria, cuando as lo disponga
la autoridad competente.

Registro contable:

3.9.9.1.2. Resultado del ejercicio

Representa el valor del resultado obtenido por VIVA, como consecuencia de
las operaciones realizadas durante el perodo contable, en desarrollo de las
funciones de su objeto social.
La contrapartida de las subcuentas 323001-Utilidad o Excedente del
Ejercicio y 323002-Prdida o Dficit del Ejercicio corresponde a la subcuenta
590501-Cierre de Ingresos, Gastos y Costos.

98

Registro contable:

3.9.9.1.3. Supervit por valorizacin

Representa el valor del aumento neto del valor en libros de los activos, determinado
como resultado de la actualizacin, de conformidad con las normas tcnicas.
La contrapartida corresponde a las subcuentas de la cuenta 1999-Valorizaciones.
Se debita con:
El valor de la valorizacin del activo vendido, dado de baja, trasladado o retirado
del servicio.
El valor de la disminucin de la valorizacin del activo.
La reversin del supervit por valorizacin de las inversiones patrimoniales
en entidades no controladas cuando se adquiera o comparta el control, o se
comience a ejercer influencia importante, y en consecuencia se aplique el
mtodo de participacin patrimonial.
Se acredita con:
El exceso del valor intrnseco de las inversiones frente a su valor en libros.

99

El exceso del valor de realizacin o costo de reposicin de los bienes sobre el

valor en libros.

Registro contable:

3.9.10. Cuenta de orden deudoras

Se incluyen los grupos que representan los hechos o circunstancias de las cuales
pueden generarse derechos que afecten la estructura financiera de VIVA. Incluye
cuentas de control para las operaciones realizadas con terceros que por su
naturaleza no inciden en la situacin financiera, las utilizadas para control interno
de activos, de futuros hechos econmicos y con propsito de revelacin, as
como las necesarias para conciliar las diferencias entre los registros contables
de los activos, costos y gastos, y la informacin tributaria. Las cuentas que
integran esta clase son de naturaleza dbito.

3.9.10.1. Derechos contingentes

3.9.10.1.1. Litigios y mecanismos alternativos de solucin de

conflictos
Representa el valor de las demandas interpuestas por VIVA en contra de terceros.
Tambin incluye las pretensiones econmicas originadas en conflictos o controversias
que se resuelven por fuera de la justicia ordinaria.
La contrapartida corresponde a la subcuenta 890506-Litigios y mecanismos alternativos
de solucin de conflictos.

100

Se debita con:
El valor estimado de las pretensiones econmicas.
El mayor valor estimado durante el proceso.
Se acredita con:
El menor valor estimado durante el proceso.
El valor de los derechos adquiridos en el proceso, momento en el cual debe
reflejarse en el balance.
La extincin de la causa que dio origen al proceso.

Registro contable:

3.9.10.2. Deudoras de control

3.9.10.2.1. Activos retirados

Representa el valor de los bienes retirados del servicio por destruccin o por encontrarse
inservibles.As mismo registra los bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados
los cuales han sido retirados del servicio por no encontrarse en condiciones de uso.
Tambin registra los derechos retirados por castigo, que a criterio de VIVA requieran ser
controlados.
La contrapartida corresponde a la subcuenta 891506-Activos Retirados.
 101

Se debita con:
El valor de realizacin de los bienes.
El valor de recuperacin de los derechos.
Se acredita con:
El valor de disposicin de los bienes.
El valor de recuperacin de los derechos.

3.9.10.3. Deudoras por contra (CR)

3.9.10.3.1. Derechos contingentes por contra (CR)

Representa el valor de la contrapartida a las cuentas clasificadas en el Grupo
81-Derechos Contingentes.
Se debita con:
El valor contabilizado por crditos en las cuentas de orden del grupo 81-Derechos
Contingentes.
Se acredita con:
El valor contabilizado por dbitos en las cuentas de orden del grupo 81-Derechos
Contingentes.
 102

3.9.11. Cuentas de orden acreedoras

Se incluyen los grupos que representan los hechos o circunstancias, compromisos
o contratos, que se relacionan con posibles obligaciones y que por lo tanto
pueden llegar a afectar la estructura financiera de VIVA.
Se incluyen las cuentas de registro utilizadas para efectos de control de pasivos
y patrimonio, de futuros hechos econmicos y con propsitos de revelacin,
as como las cuentas que permiten conciliar las diferencias entre los registros
contables de los pasivos, patrimonio e ingresos, y la informacin tributaria. Las
cuentas que integran esta clase son de naturaleza crdito.

3.9.11.1. Responsabilidades contingentes

3.9.11.1.1. Litigios y mecanismos alternativos de solucin de

conflictos
Representa el valor de la contrapartida a las cuentas clasificadas en el Grupo
Representa el valor de las demandas interpuestas por terceros en contra de
la entidad contable pblica. Tambin incluye las pretensiones econmicas
originadas en conflictos o controversias que se resuelven por fuera de la justicia
ordinaria.
La contrapartida corresponde a la subcuenta 990505-Litigios y mecanismos
alternativos de solucin de conflictos.
Se debita con:
El menor valor estimado durante el proceso.
El valor provisionado durante el proceso, momento en el cual se refleja en el
balance.
La extincin de la causa que dio origen al proceso.
Se acredita con:
El valor estimado de las pretensiones econmicas.
El mayor valor estimado durante el proceso.
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3.9.11.2. Acreedoras por contra (DB)

3.9.11.3. Responsabilidades contingentes por el contra (DB)

Representa el valor de la contrapartida de las cuentas clasificadas en el grupo
91-Responsabilidades Contingentes.
Se debita con:
El valor contabilizado por crditos en las cuentas de orden del grupo xx-
Responsabilidades Contingentes.
Se acredita con:
El valor contabilizado por dbitos en las cuentas de orden del grupo xx-
Responsabilidades Contingentes.

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