Manual Usuario Proveedor

Sistema Web Transaccional Proveedores
Cliente:
Integra WEB, es un Producto para empresas de

MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
CONTROL DOCUMENTAL
Elaborado por: Fecha:
NBTEL 15 de febrero del 2016
Revisado por: Fecha:
Objeto:
Documentar las instrucciones necesarias para la utilizacin de la Web transaccional de Proveedores para la empresa
Talma.
Versin Fecha Descripcin
1.0 15/02/2016 Versin Inicial
2.0
M_Usrio_Proveedor_Talma-r.docx Pgina: 2 de 30
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
INDICE
1. Presentacin 4
2. Objetivos del Sistema iWeb 4
3. Alcance del Sistema iWeb 4
4. Definiciones y Abreviaciones del Sistema iWeb 5
5. Mdulos del Sistema iWeb 6
6. Accesos al Sistema 6
6.1.1 Acceso al Sistema 6

6.1.2 Recuperar Contrasea 7
6.1.3 Seguridad 8
7. Manual del Sistema 9
8. Ingresos 9
8.1 Documentos 9
8.1.1 Facturas (Proveedor NO electrnico) 10
8.1.2 Nota de crdito por devolucin 17
8.1.3 Recibo por Honorario 20
8.1.4 Facturas (Proveedor electrnico) 22
8.2 Mltiple
8.2.1 Facturas 25
9. Reportes 29
9.1 IWEB 29
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
1. Presentacin
NBTEL, dentro de sus soluciones de negocios ha desarrollado

Un Sistema WEB Transaccional de Proveedores, producto de la lnea de soluciones
WEB para las empresas mediante el ingreso a internet desde cualquier ubicacin.
En este sentido la Empresa TALMA ha adquirido la solucin WEB, con la finalidad de
poner a disposicin de sus proveedores la pgina en mencin, que integra con la
plataforma del sistema SAP r/3 de TALMA.
2. Objetivos del Sistema iWeb
El presente documento tiene por objetivo capacitar y orientar al proveedor en la

pgina Web Proveedores, para el ingreso a la plataforma, como ingresar sus
documentos financieros, y consulta e impresin de sus reportes.
3. Alcance del Sistema iWeb
La Web transaccional de Proveedores, tiene los siguientes mens:

Seguridad
- Cambio de Clave
Manuales
- Del usuario
Ingresos
- Documentos
- Mltiple
Reportes
- Documentos Enviados a SAP
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
4. Definiciones y Abreviaciones del Sistema iWeb
A continuacin se define los principales conceptos que intervienen en la pgina Web

Transaccional de Proveedores, para su significado correcto.
Concepto Descripcin
Pedido de Compra que emite TALMA para solicitar
Pedido de Compra
mercaderas y/o servicios a sus proveedores.
Documento interno de TALMA por la recepcin de
Entrada de M/S
mercaderas.
Documento emitido por el proveedor por la venta de
Factura
mercadera y/o servicios.
Documento que emite TALMA por la devolucin de
Pedido de Devolucin
mercaderas y/o servicios.
Documento interno de TALMA por la devolucin de
Parte de salida
mercaderas y/o servicios.
Notas de Crdito por Documento de nota de crdito, emitido por el Proveedor
Devolucin por la devolucin de mercaderas y/o servicios.
Nota de Crdito Documento de nota de crdito, emitido por el Proveedor
Financiera por la devolucin de mercaderas y/o servicios.
Documento interno que emite TALMA para solicitar
Orden de Servicio
servicios.
Documento interno que emite TALMA por la conformidad
Hoja de Servicio
del servicio.
Documento emitido de recibo por honorarios por el
Recibo por Honorarios
Proveedor por la prestacin de servicios.
Nmero que agrupa el ingreso de uno o ms documentos
Numero IWEB
ingresados desde la pgina WEB Proveedores.
SAP (Sistemas, Sistema ERP alemn que comprende muchos mdulos
Aplicaciones y Productos integrados, que abarcan casi todos los aspectos de la
para Procesamiento de administracin empresarial que forma parte del sistema
Datos) de trabajo de la empresa Talma.
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
5. Mdulos del Sistema iWeb
Mdulo Descripcin
Permite el ingreso al sistema de Mdulo de

Proveedores; de acuerdo al perfil asignado al
Seguridad
usuario, se activarn o desactivarn las opciones
del men.
Permite descargar el documento completo del
Manuales manual de usuario.
Permite ingresar los documentos financieros desde

Ingresos la pgina web y enviar al sistema SAP registrados.
Permite visualizar o imprimir el PDF que se

selecciona una vez que envan los documentos
Reporte
financieros a SAP.
6. Accesos al Sistema
Esta opcin permite el ingreso al sistema Web de Proveedores, as como la

recuperacin de la clave en caso el usuario lo haya olvidado.
6.1.1 ACCESO AL SISTEMA

Permite ingresar al sistema Web de Proveedores
Acciones Pantallas
En la pgina de inicio,
ingresar el cdigo de
usuario y la clave
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Hacer clic en el botn

Ingresar
6.1.2 RECUPERAR CONTRASEA
El usuario podr recuperar su clave que ser enviada a su correo.
Acciones Pantallas
En la pgina de inicio
Hacer clic en el link

Recuperar mi contrasea
Ingresar usuario y correo y

aceptar
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
6.1.3 SEGURIDAD
El usuario Proveedor, podr cambiar su clave, por seguridad.
Ingresar al Men
Seguridad
Ingresar la nueva clave y

confirmar nueva clave y
Guardar
Mensaje de confirmacin
Aceptar
Mensaje de alerta Aceptar
MANUAL DE USUARIO
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7. Manual del Sistema
Acciones Pantallas
Colocar el mouse sobre el

men Manuales.
Descargar el manual de
usuario proveedor.
8. Ingresos
En esta opcin se deber registrar los documentos financieros como facturas, notas
de crdito por devolucin y recibo por honorarios de manera individual o masiva.
8.1 DOCUMENTOS
Permite ingresar los documentos financieros: facturas, notas de crdito, recibos por
honorarios que sern enviados a SAP, se podr ingresar de manera de registro o por
exportacin al Excel de forma masiva.
MANUAL DE USUARIO
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8.1.1 FACTURAS (Proveedor NO Electrnico)
ACCIONES PANTALLAS
Colocar el mouse sobre

el men 'Ingreso,
seleccionar la opcin
Documentos '
Hacer clic en la sub

Documentos a registrar y
escoger FACTURA
Para buscar los pedidos

de compra pendientes por
ingresar sus facturas,
deber seleccionar como
mnimo tres meses de El sistema muestra el filtro Pedido de Compra
antigedad, o el tiempo
que usted cree
conveniente, de acuerdo
a la antigedad de sus
pedidos pendientes.
El sistema muestra los pedidos de compra pendientes

por ingreso de factura.
Luego hacer clic en el

icono Buscar
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
En la seccin Factura,
ingresar los campos del
primer registro:
Serie: el sistema
llena de ceros a la
izquierda hasta
completar 5 dgitos
Correlativo: el
sistema llena de
ceros a la izquierda
hasta completar 7
dgitos
Importe: Debe ser
el mismo importe
de la posicin de
la entrada de
mercadera
Hacer clic en el icono
Presionar el botn
Aceptar
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
El sistema te alerta si se
graba exitosamente o con
mensaje de error.
Aceptar
Si no tiene ms facturas
por ingresar, podr enviar
el documento a SAP,
seleccionar el icono
El sistema me da el
mensaje de confirmacin:
Aceptar
En la parte final, al lado

izquierda, se genera un
PDF, que es nuestro
reporte de cargo para
dejar nuestra factura.
Abrir el PDF.
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Imprimir
INGRESO DE Se podr ingresar facturas con nota de crdito financiera,

FACTURAS siempre y cuando las dos se den en el mismo tiempo y
CON NOTA DE estn las mismas vinculadas como referencia de factura.
CREDITO FINANCIERA
INGRESO: El sistema muestra la diferencia del Importe de la

Factura y el Monto del Parte de Ingreso en el Importe
FACTURA de la Nota de Crdito
primer registro:
Serie: el sistema
llena de ceros a la
izquierda hasta
completar 5 dgitos
Correlativo: el
sistema llena de
ceros a la
izquierda hasta
completar 7 dgitos
Importe: Debe ser
el mismo importe
de la posicin de
la entrada de
mercadera
NOTA DE CREDITO
En la seccin Nota de
Crdito, ingresar los
campos del primer
registro:
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Serie: el sistema
llena de ceros a la
izquierda hasta
completar 5 dgitos
Correlativo: el
sistema llena de
ceros a la
izquierda hasta
completar 7 dgitos
Importe: Debe ser
el mismo importe
de la posicin de
la entrada de
mercadera
Aceptar

PDF, que es nuestro
reporte de cargo para
dejar nuestra factura.
Abrir el PDF
Imprimir
Seleccionar el icono EXPORTAR

Se puede ingresar
documentos con formato
Excel. En la bandeja de
ingreso, buscar los
pedidos pendientes
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
En la parte de abajo al Abrir el excel

lado izquierdo se
presenta un archivo en
Excel con todos los
pedidos pendientes
seleccionados
Ingresar en el Excel, los

valores de FACTURA, del
mismo modo que si se
estuviera en la pgina
web de proveedores.
Terminar de ingresar y
guardar el archivo en su
PC y despus grabar.
Seleccionar el botn
Importar
Seleccionar Elegir
archivo y aceptar
El sistema nos da el
mensaje de alerta,
Aceptar
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Nos muestra los registros

ingresados en el Excel,
Grabar
Mensaje de confirmacin
Aceptar
El sistema nos muestra la

data ingresada en Excel,
en la entrada del men
Ingresos
Seleccionar el icono
Enviar al SAP
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
El sistema genera el
reporte de documentos
procesados en PDF.
Imprimir
Importar Excel: cargar excel con errores

Importar u el sistema
mostrara el mensaje de
Alerta.
Presionar el botn
Aceptar
8.1.2 NOTA DE CRDITO POR DEVOLUCIN
ACCIONES PANTALLAS
Colocar el men Ingresos

y seleccionar la opcin
Documentos
Seleccionar en el
desplegable de
Documentos a Registrar la
opcin Nota de Crdito por
Devolucin
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Para buscar, seleccionar

en la parte derecha, las
fechas de pedido de
compra por devolucin
(desde hasta).
INGRESO DE NOTA El sistema muestra tambin al lado derecho, la factura

CREDITO POR asociada que origina la nota de crdito por devolucin.
DEVOLUCION
NOTA DE CREDITO
En la seccin Nota de
Crdito, ingresar los
campos del primer
registro:
Serie: el sistema
llena de ceros a la
izquierda hasta
completar 5 dgitos
Correlativo: el
sistema llena de
hasta completar 7
dgitos
Importe: Debe ser
el mismo importe
de la posicin de la
entrada de
mercadera
Factura Origen
Serie: el sistema
llena de ceros a la
izquierda hasta
completar 5 dgitos
Correlativo: el
sistema llena de
hasta completar 7
dgitos
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Una vez ingresado,

Guardar
Mensaje de Confirmacin,
Presionar el botn -
Aceptar
Mensaje de Alerta,
Presionar el botn -
Aceptar
Para enviar, presionar el

botn Envi SAP
Presionar el botn -
Aceptar
Mensaje de Alerta,
Presionar el botn -
Aceptar
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Exportar Excel
De la misma forma que se El sistema muestra ventana de descarga de archivos

ingresa la Factura por
formato excel, se podr
ingresar la Nota de crdito
por Devolucin, presionar
el icono
Seguir el paso a paso, como el ingreso de Factura con

formato Excel.
8.1.3 RECIBO POR HONORARIO
ACCIONES PANTALLAS

men 'Ingresos',
Recibo de Honorarios
Ingresar la serie,
correlativo, fecha y
importe
Una vez terminado, la

opcin Guardar
Mensaje de Confirmacin
Aceptar
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Mensaje de Alerta
Aceptar
Una vez confirmado, pasar

a Enviar SAP
Mensaje de Confirmacin
Aceptar
Mensaje de Alerta
Aceptar
Se genera el reporte
IWEB, en PDF para
imprimir.
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Exportar Excel
Tambin tendr la opcin El sistema muestra ventana de descarga de archivos

de importar a Excel, se
deber seguir todos los
pasos como se indica en
Factura.
Presionar el botn
Aceptar
8.1.4 FACTURAS (PROVEEDOR ELECTRONICO)
ACCIONES PANTALLAS

men 'Ingreso,
Documentos '
Hacer clic en la sub

Documentos a registrar y
escoger FACTURA
Para buscar los pedidos de

compra pendientes por
ingresar sus facturas,
deber seleccionar como El sistema muestra el filtro Pedido de Compra
mnimo tres meses de
antigedad, o el tiempo
que usted cree
conveniente, de acuerdo a
la antigedad de sus
pedidos pendientes.
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
El sistema muestra los pedidos de compra pendientes

por ingreso de factura.
Luego hacer clic en el

icono Buscar
primer registro:
Serie: el sistema
llena de ceros a la
izquierda hasta
completar 5 dgitos
Correlativo: el
sistema llena de
hasta completar 7
dgitos
Importe: Debe ser
el mismo importe
de la posicin de la
entrada de
mercadera
Dar click en el
campo ADJ. (se
debera importar los
archivos
correspondientes a
formato electrnico,
XML y PDF.)
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Presionar el botn -
Aceptar
El sistema te alerta si se
graba exitosamente o con
mensaje de error.
Aceptar
Si, no tiene ms facturas

por ingresar, podr enviar
el documento a SAP,
El sistema me da el
mensaje de confirmacin:
Aceptar

PDF, que es nuestro
reporte de cargo para dejar
nuestra factura.
Abrir el PDF.
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Imprimir, el sistema
muestra todos los
documentos importados de
XML y PDF.
8.2 MLTIPLE
8.2.1 FACTURAS
Acciones Pantallas

men 'Ingresos,
Mltiple'
Seleccionar el tipo de
Documento a Registrar y la
bsqueda por Fecha del
Pedido de Compra
Buscar
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Caso: Mltiple
En esta opcin se podr

ingresar varios pedidos de
compra, para una Factura
Seleccionar los pedidos de

compra que conforman la
factura para ingresar,
marcar con el check y
Agregar Documentos.
El sistema te muestra la
siguiente pantalla, con la
finalidad que puedas
agregar la factura para
Ingreso.
Dar click al signo

Y se activara los campos
para el ingreso de la
Factura
Ingresar los datos de

Factura
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Para confirmar que cuadra

el documento, dar click al
icono Calcular Monto
Nos mostrara si el
documento tiene
diferencias, de estar
correcto, nos dar
Diferencia 0.00
En la bandeja de ingreso,
el sistema mostrara los
documentos ingresados
de forma mltiple,
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
Para envi, seleccionar el

icono
Presionar el botn -
Aceptar
Mensaje de Alerta,
Presionar el botn -
Aceptar
El sistema genera el
Reporte IWEB, de todos
los documentos
ingresados por seleccin
Multiple
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
9. REPORTES
Esta opcin permite consultar documentos y generar reportes enviados por SAP.
9.1 IWEB
Acciones Pantallas

men Reportes',
Documentos Enviados a
SAP
Seleccionar el documento
ingresado, y la fecha de
ingreso Desde Hasta
Buscar
El sistema traer todos los

Numero IWEB, ingresados
en la fecha de seleccin
Para ver los documentos

procesados desde la web,
hacer clic en el icono
MANUAL DE USUARIO
PROVEEDOR
El sistema genera un PDF

con el Reporte de IWEB
Se imprime el Reporte de
Documentos Procesados
IWEB

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Integra WEB, es un Producto para empresas de

Revisado por: Fecha:

2. Objetivos del Sistema iWeb 4

3. Alcance del Sistema iWeb 4

4. Definiciones y Abreviaciones del Sistema iWeb 5

5. Mdulos del Sistema iWeb 6

6.1.1 Acceso al Sistema 6

7. Manual del Sistema 9

NBTEL, dentro de sus soluciones de negocios ha desarrollado

2. Objetivos del Sistema iWeb

El presente documento tiene por objetivo capacitar y orientar al proveedor en la

3. Alcance del Sistema iWeb

La Web transaccional de Proveedores, tiene los siguientes mens:

4. Definiciones y Abreviaciones del Sistema iWeb

A continuacin se define los principales conceptos que intervienen en la pgina Web

5. Mdulos del Sistema iWeb

Permite el ingreso al sistema de Mdulo de

Permite ingresar los documentos financieros desde

Permite visualizar o imprimir el PDF que se

Esta opcin permite el ingreso al sistema Web de Proveedores, as como la

6.1.1 ACCESO AL SISTEMA

Hacer clic en el botn

6.1.2 RECUPERAR CONTRASEA

El usuario podr recuperar su clave que ser enviada a su correo.

Hacer clic en el link

Ingresar usuario y correo y

Ingresar la nueva clave y

Mensaje de alerta Aceptar

7. Manual del Sistema

Colocar el mouse sobre el

8.1.1 FACTURAS (Proveedor NO Electrnico)

Colocar el mouse sobre

Hacer clic en la sub

Para buscar los pedidos

El sistema muestra los pedidos de compra pendientes

Luego hacer clic en el

Hacer clic en el icono

En la parte final, al lado

INGRESO DE Se podr ingresar facturas con nota de crdito financiera,

INGRESO: El sistema muestra la diferencia del Importe de la

En la parte final, al lado

Seleccionar el icono EXPORTAR

En la parte de abajo al Abrir el excel

Ingresar en el Excel, los

Nos muestra los registros

El sistema nos muestra la

Importar Excel: cargar excel con errores

Hacer clic en el icono

8.1.2 NOTA DE CRDITO POR DEVOLUCIN

Colocar el men Ingresos

Para buscar, seleccionar

INGRESO DE NOTA El sistema muestra tambin al lado derecho, la factura

Una vez ingresado,

Para enviar, presionar el

De la misma forma que se El sistema muestra ventana de descarga de archivos

Seguir el paso a paso, como el ingreso de Factura con

8.1.3 RECIBO POR HONORARIO

Colocar el mouse sobre el

Una vez terminado, la

Una vez confirmado, pasar

Tambin tendr la opcin El sistema muestra ventana de descarga de archivos

8.1.4 FACTURAS (PROVEEDOR ELECTRONICO)

Colocar el mouse sobre el