Manual de funciones

Introduccin

Recepcionista

Funciones.

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Recibir las llamadas entrantes y canalizarlas a las distintas reas

de la empresa
Efectuar las llamadas que le sean requeridas, en tiempo oportuno,
manteniendo informados a los usuarios del status de su solicitud.
Enviar, recibir y archivar fax.
Tramitar solicitud de taxi.
Mantener un registro de las llamadas.
Gestionar la distribucin de la correspondencia externa recibida
Recibir a los visitantes, propiciando la atencin por parte de
la persona requerida, cuidando los aspectos de seguridad establecidos
en la empresa para el ingreso de visitantes.
Lee tambin: Cunto gana una Secretaria en el Per?
Responsabilidad y Autoridad.

Utilizar eficientemente los recursos asignados (equipos, horas

hombre).
Utilizar, resguardar y mantener la confidencialidad de la
informacin suministrada por la organizacin y por el Cliente.
Mantener y cumplir los lineamientos del Sistema de Gestin de la
Calidad de la organizacin.
Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en
el trabajo.
Condiciones del lugar de Trabajo en concordancia con las normas.

Iluminacin artificial eficiente

Iluminacin natural eficiente
Clima controlado, fro, calor y humedad
Buen ambiente de trabajo
Ventilacin adecuada
Riesgos puntuales del sitio o puesto de trabajo.
 Riesgos generales

Medidas para evitar los riesgos.

Revisin del lugar de trabajo antes de iniciar las labores diarias y

al finalizar las mismas.
Tratar en lo posible el mantener limpio y ventilado el area de
trabajo
Mantenerse alerta ante las condiciones inseguras y los riesgos
generales del lugar de trabajo.
OBJETIVO: Realizar la eficaz y eficiente administracin de los recursos financieros y
fsicos utilizados para el cumplimiento de las metas de la empresa, controlando y
evaluando las actividades de compras, suministro, presupuestacin, costeo pago de
obligaciones y registro contable que se realizan para el logro de los objetivos de la
empresa.

FUNCIONES:

Planear las estrategias financieras de flujo de caja. (periodicamente)

Planear y proyectar el presupuesto de pagos de la compaia.

Planear y proyectar el presupuesto de gasto de la compaia.

Planear junto con la revisoria fiscal y el contador el cierre fiscal y su efecto contable.

1. Responder ante la Gerencia y Presidencia, por la eficaz y eficiente administracin de los
recursos financieros y fsicos de la empresa.

2. Responder por la elaboracin y presentacin oportuna ante la Gerencia y Presidencia de
los estados financieros.

3. Elaborar los informes de gestin que solicite la Gerencia, para ser presentados a
Presidencia.

4. Coordinar y supervisar la ejecucin de las actividades administrativas delegadas a las
dependencias bajo su cargo, para garantizar el adecuado desarrollo de los procedimientos
administrativos del rea.

5. Definir y aplicar los parmetros para la presupuestacin de ingresos, gastos y compra de
activos, de acuerdo con las polticas definidas por Gerencia y Presidencia.

6. Establecer las metas de los indicadores de gestin definidos para el rea, y efectuar
seguimiento al cumplimiento de los mismos.

7. Establecer las medidas requeridas para garantizar la proteccin de los recursos y
activos de la empresa, evitando su uso inadecuado.

8. Coordinar la ejecucin de las actividades para la provisin de los servicios
administrativos y logsticos que requiera la empresa para su operacin.

 9. Controlar y autorizar la adquisicin de bienes y servicios, controlar su suministro,
almacenamiento, distribucin y uso.

10. Coordinar el manejo y actualizacin del inventario de los materiales, suministros y
bienes utilizados por la empresa.

11. Participar en los comits gerenciales.

12. Detectar situaciones, problemas causados o previsibles en el rea a cargo y
solucionarlas, previa sustentacin ante la Gerencia.

13. Elaborar informes de gestin para ser presentado a la Gerencia, as como los dems
informes sobre el desarrollo de sus funciones que se le soliciten.
MANUAL DE FUNCIONES

El manual de funciones ha sido elaborado y actualizado, con el fin de contribuir al desarrollo

de la misin y la visin del Instituto, a partir de un enfoque sistmico, desde el cual se
pretende que el IDEAM logre la eficiencia de su gestin con la definicin de los perfiles por
competencia.
 El cajero debe recepcionar, entregar y custodiar dinero en efectivo, cheques,
giros y dems documentos de valor, a fin de lograr la recaudacin de ingresos
a la institucin y la cancelacin de pagos que correspondan a travs de caja,
conforme al rubro de cada empresa.
Funciones, actividades y/o tareas 1. Recibe y entrega cheques, dinero en
efectivo, depsitos bancarios y otros documentos de valor. 2. Registra
directamente operando una computadora o caja los movimientos de entrada y
salida de dinero. 3. Realiza arqueos de caja. 4. Suministra a su superior los
movimientos diarios de caja. 5. Sellar, estampar recibos de ingresos por caja,
planillas y otros documentos. 6. Cumple con las normas y procedimientos en
materia de seguridad integral, establecidos por la empresa. 7. Mantiene en
orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. 8. Realiza
cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.
Responsabilidad Materiales: Maneja constantemente equipos y materiales de
fcil uso y medianamente complejos, siendo de su responsabilidad directa.
Dinero: Es responsable directo de dinero en efectivo, cheques y otros
documentos de valor. Informacin confidencial: Maneja en forma directa un
grado de confidencialidad bajo. Toma de decisiones: Las decisiones que se
toman se basan en procedimientos y experiencias para la ejecucin normal del
trabajo, a nivel operativo.
Supervisin: El cargo recibe supervisin general de manera directa y constante.
Relaciones internas y externas Relaciones internas: El cargo mantiene
relaciones continuas con sus superiores y sus pares a fin de ejecutar lo relativo
al rea, exigindose para ello una normal habilidad para trabajar en equipo y
recibir y seguir instrucciones. Relaciones externas: El cargo mantiene
relaciones continuas con pblico en general, a fin de ejecutar lo relativo al
rea, exigindose para ello una normal habilidad en atencin al cliente,
recepcin de quejas o crticas, manejo de conflictos y tomas de decisiones que
no superen sus funciones especficas. Condiciones ambientales y riesgos del
 trabajo Ambiente de trabajo: El cargo se ubica en un sitio cerrado,
normalmente en cubculos. Riesgo: El cargo est sometido al riesgo de la
prdida de dinero, ya sea por dar mal un vuelto, por cobrar mal alguna
mercadera y en caso de bancos que reciban mal un depsito o paguen mal un
cheque, o que realicen un registro de transaccin de forma incorrecta.
Esfuerzo: Al estar manejando valores de la empresa el cajero requiere de
mucha atencin y la mayor parte del horario laboral lo realiza sentado, no
pudiendo abandonar la caja sin antes avisar a su superior, dejando constancia
del hecho. Perfil para el cargo Educacin: Bachiller, curso de contabilidad
general, cursos para cajeros. Experiencia: Conforme a lo solicitado por cada
empresa, hay algunas que no requieren experiencia previa en el cargo.
Conocimientos, habilidades y destrezas Conocimientos en: Contabilidad
general. Tcnicas para el manejo de mquina registradora, sumadora y
calculadora. Procedimientos de caja. Programas de computacin aplicables en
caja. Habilidad para: Tratar en forma corts y efectiva con el pblico en
general. Realizar clculos aritmticos. Realizar arqueos diarios de movimiento
de caja. Destrezas en: El conteo y cambio de dinero con exactitud y rapidez. El
manejo de microcomputador, registradora y calculadora. Adiestramiento
requerido: Atencin al pblico. Tcnicas actualizadas de manejo y control de
caja. Entrenamiento en el sistema de su unidad.

Gerente

Recepcionista Vendedor Cajero

Asegurar la acogida
y orientacin al
cliente para brindar
un excelente
servicio.
Manejo de datafonos
y entrega de
movimientos de
venta.