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CONTROLE INTERNO - SUGESTO DE

IMPLANTAO EM UMA EMPRESA DE


CORRETAGEM DE SEGUROS

JHESSICA CAROLINE BARBOSA COSTA

ADMINISTRAO E FINANAS

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Este estudo visou demonstrar a importncia do controle interno tambm
para as empresas de pequeno porte.
NDICE

1. 1. Resumo
2. 2. Introduo
1. 2.1 Problema
2. 2.2 Objetivo
1. 2.2.1 Objetivos Especficos
3. 2.3 Justificativa
4. 2.4 Metodologia
5. 2.5 A Organizao Do Estudo
3. 3. Referencial Terico
1. 3.1 Auditoria
1. 3.1.1 Objetivo Da Auditoria
2. 3.1.2 tica Profissional
3. 3.1.3 rgos Relacionados Com Os Auditores
4. 3.1.4 Mtodos De Auditoria
5. 3.1.5 Tipos De Auditoria
6. 3.1.6 Auditoria Externa
7. 3.1.7 Auditoria Interna
8. 3.1.8 Diferenas Entre Auditoria Externa E
Interna
2. 3.2 Lei Sarbanes-oxley
1. 3.2.1 Estrutura De Controle Interno Conforme
Modelo Coso
3. 3.3 Controle Interno
1. 3.3.1 Tipos De Controles
2. 3.3.2 Importncia Do Controle Interno
3. 3.3.3 Limitaes Do Controle Interno
4. 3.3.4 Princpios Fundamentais Do Controle
Interno
5. 3.3.5 Procedimentos De Controle Interno
6. 3.3.6 Controles Internos Na rea Financeira
4. 3.4 Sistemas De Informao
4. 4. Caracterizao Societria
5. 5. Desenvolvimento
1. 5.1 Identificar As Falhas E Dificuldades Dos
Processos Atuais
2. 5.2 Analisar A Rotina De Controles Internos
3. 5.3 Sugerir Melhorias Para As Deficincias
Encontradas Nos Processos
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6. 6. Anlise De Resultados
7. 7. Concluso
8. 8. Referncias

1. RESUMO

Este estudo visou demonstrar a importncia do controle interno tambm para


as empresas de pequeno porte. Com o acirramento do mercado e a velocidade
em que as informaes so geradas torna-se de grande relevncia o
aperfeioamento e gerenciamento dos processos. O sistema de controle interno
fundamental para assegurar a fidedignidade e integridade dos registros, bem
como fornecer relatrios contbeis, financeiros e operacionais eficientes para o
suporte nas rotinas desenvolvidas diariamente e para a correta tomada de
decises. O objetivo deste trabalho consiste em analisar como a implantao de
um sistema de controle interno pode contribuir para a melhoria dos processos
desenvolvidos em uma empresa de corretagem de seguros de pequeno porte.
Procurou-se demonstrar a importncia do controle interno para levantamento
dos dados que possibilite a gerao de informaes necessrias para aprimorar
e controlar a administrao da empresa garantindo eficcia e eficincia
operacional. A partir das situaes verificadas e das informaes obtidas por
parte do proprietrio e funcionrios identificou-se as falhas dos processos atuais
e em seguida a anlise da rotina de tais processos. Com base na anlise foram
sugeridas melhorias cabveis para a adequao dos controles existentes, tais
sugestes apontam grandes benefcios com a implantao do sistema de
controle interno. Entende-se que os objetivos propostos foram alcanados,
tendo em vista que as sugestes apresentadas podero auxiliar a administrao
da empresa, de maneira simples, mas coerente, minimizando erros, corrigindo
pontos falhos, facilitando os procedimentos j realizados internamente e
promovendo sua continuidade no ramo de corretagem de seguros.

Palavras-chave: Controle interno. Melhoria dos processos. Auditoria.

2. INTRODUO

As formas de controles internos esto mais sofisticadas e a cada momento so


mais importantes para a gesto empresarial, propem mudanas nos
processos, na estrutura e nas estratgias de negcios. Uma empresa que queira
competir com vantagens no mercado atual deve utilizar desta ferramenta.

A estrutura de controle interno pode ser definida como os processos executados


para fornecer segurana razovel com relao ao cumprimento dos objetivos da

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empresa, quanto eficincia e eficcia nas operaes, integridade dos
relatrios financeiros e cumprimento s leis e normas aplicveis.

Este trabalho busca sugerir melhorias nos processos realizados no cotidiano da


organizao propondo a implantao de um sistema de controle interno.

Esta pesquisa visa apresentar uma proposta de implantao de um sistema de


controle interno para facilitar, agilizar a rotina da organizao e tornar mais
confiveis as informaes para tomada de decises.

2.1 Problema

Uma empresa de pequeno porte no ramo de corretagem de seguros foi


constituda sem qualquer tipo de planejamento e conhecimento em como
administrar uma empresa.

Tais caractersticas contriburam para a no implantao de um sistema de


controle interno que facilitasse o cotidiano da empresa, sendo necessrio
recorrer a vrios relatrios e anlises para tentar controlar eficazmente as
operaes.

Neste sentido, argumenta-se: como a implantao de um sistema de controle


interno poder contribuir para a melhoria dos processos da organizao
pesquisada?

2.2 Objetivo

Analisar os processos e controles internos atuais identificando suas falhas com


o intuito de sugerir melhorias.

2.2.1 Objetivos Especficos

Identificar as falhas dos processos atuais;


Analisar a rotina de controles internos;
Sugerir melhorias para as deficincias encontradas nos processos.
2.3 Justificativa

A implantao de um sistema de controle interno, proposta por este estudo de


caso, tem como finalidade, revisar os fluxos das atividades desempenhadas em
uma empresa de corretagem de seguros.

O aprimoramento da rotina da empresa pode trazer novos clientes e maior


satisfao daqueles que j utilizam do servio alm de eliminar a repetio das

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atividades, melhorar a qualidade e o fluxo das informaes, obter maior
confiabilidade, credibilidade e controle da execuo das atividades
desenvolvidas.

2.4 Metodologia

Segundo Silva (2003, p. 25), entende-se por Metodologia o estudo do mtodo


na busca de determinado conhecimento.

Para a elaborao deste projeto de concluso de curso, a abordagem


metodolgica utilizada foi a de carter aplicativa que de acordo com Vergara
(2011, p.42) motivada pela necessidade de resolver problemas concretos,
mais imediatos, ou no. Tem, portanto, finalidade prtica.

No que diz respeito parte terica, foram utilizadas as pesquisas bibliogrfica e


documental, viabilizando a exemplificao da pesquisa e a aplicao do tema, o
que mescla teoria e prtica em uma s pesquisa.

Vergara (2011, p.43), define pesquisa bibliogrfica como o estudo


sistematizado desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas,
jornais, redes eletrnicas, isto , material acessvel ao pblico em geral.

A pesquisa documental segundo Vergara :

Realizada em documentos conservados no interior de rgos


pblicos e privados de qualquer natureza, ou com pessoas:
registros, anais, regulamentos, circulares, ofcios, memorandos,
balancetes, comunicaes informais, filmes, microfilmes,
fotografias, videoteipe, informaes em disquete, dirios, cartas
pessoais e outros. (VERGARA, 2011, p. 43)

A pesquisa foi elaborada a partir de estudo de caso, ambientado em um


escritrio de corretagem de seguros, situado em Belo Horizonte/MG.

Estudo de caso o circunscrito a uma ou poucas unidades,


entendidas essas como pessoa, famlia, produto, empresa, rgo
pblico, comunidade ou mesmo pas. Tem carter de
profundidade e detalhamento. Pode ou no ser realizado no
campo. Utiliza mtodos diferenciados de coleta de dados.
(VERGARA, 2011, p. 44)

O estudo foi realizado com base nos processos da organizao, sendo utilizados
como amostra todos os processos desenvolvidos na empresa.

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Amostra uma parte do universo (populao) escolhida segundo algum critrio
de representatividade. (VERGARA, 2011, p. 46).

Ainda, de acordo com Vergara (2011), h dois tipos de amostra: probabilstica,


baseada em procedimentos estatsticos (aleatria simples, estratificada e por
conglomerado), e amostra no probabilstica (acessibilidade e tipicidade).

Os sujeitos desta pesquisa foram os funcionrios que desenvolvem as


atividades no dia-a-dia e o proprietrio da empresa.

A coleta de dados para a realizao da pesquisa foi efetuada nos documentos


do departamento comercial e administrativo. Com o intuito de atingir os
objetivos descritos inicialmente no trabalho.

Na coleta de dados, o leitor deve ser informado como voc


pretende obter os dados de que precisa para responder ao
problema. No se esquea, portanto, de correlacionar os objetivos
aos meios para alcan-los, bem como de justificar a adequao
de um ao outro. (VERGARA, 2011, p. 51)

Trata-se de uma pesquisa de carter aplicativa, pois afetou diretamente as


atividades desenvolvidas no cotidiano da empresa.

Vergara (2011) define:

Tratamento dos dados refere-se quela seo na qual se explicita


para o leitor como se pretende tratar os dados a coletar,
justificando por que tal tratamento adequado aos propsitos
deste projeto. Objetivos so alcanados com a coleta, o
tratamento e, posteriormente, com a interpretao dos dados;
portanto, no se deve esquecer de fazer a correlao entre
objetivos e formas de atingi-los. (VERGARA, 2011, p. 56)

A aplicao da pesquisa sofreu limitaes devido a pouca informao


disponibilizada.

Todo mtodo tem possibilidades e limitaes. saudvel


antecipar-se s crticas que o leitor poder fazer ao trabalho,
explicitando quais as limitaes que o mtodo escolhido oferece,
mas que ainda assim o justificam como o mais adequado aos
propsitos da investigao. (VERGARA, 2011, p. 59)

2.5 A organizao do estudo

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Esta pesquisa contempla seis captulos.

O primeiro captulo apresenta a introduo do estudo abordado, o problema, os


objetivos da pesquisa, bem como as justificativas e a metodologia utilizada.

O segundo captulo relata sobre o referencial terico e aborda os seguintes


tpicos: auditoria, objetivos da auditoria, tica profissional, rgos relacionados
com os auditores, mtodos de auditoria, tipos de auditoria, auditoria externa,
auditoria interna, diferenas entre auditoria externa e interna, Lei Sarbanes-
Oxley, estrutura de controle interno conforme modelo COSO, controle interno,
tipos de controle, importncia do controle interno, limitaes do controle
interno, princpios fundamentais do controle interno, procedimentos do controle
interno, controles internos na rea financeira: disponibilidades (caixas e
bancos), contas a receber, contas a pagar e sistemas de informao.

O terceiro captulo cita a organizao objeto da pesquisa, seu segmento e


histrico.

O quarto captulo trata do desenvolvimento da pesquisa, com o levantamento


das falhas existentes nos processos atuais da empresa, a anlise da rotina de
controles internos e as sugestes de melhorias para as deficincias
encontradas.

O quinto captulo menciona a anlise de resultados.

O sexto e ltimo captulo aborda a concluso da pesquisa e os resultados que


se espera que a empresa alcance com a implantao das sugestes propostas.

3. REFERENCIAL TERICO

A pesquisa foi elaborada de acordo com os principais autores do assunto em


questo.

3.1 Auditoria

A auditoria muitas vezes vista como o exame das demonstraes financeiras


de uma empresa. Os autores Gramling, Rittenberg e Johnstone definem a
auditoria como:

Um processo que pode ser aplicado em muitas situaes


distintas, incluindo avaliao da eficincia e eficcia de um
processo ou de um departamento, os relatrios financeiros de um
rgo pblico, ou a obedincia a normas operacionais de uma

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empresa ou regulamentao governamental. (GRAMLING;
RITTENBERG; JOHNSTONE, 2012, p.6).

H muito tempo atrs, toda pessoa que possua a funo de verificar a


genuinidade dos fatos econmicos financeiros, prestando contas a um superior,
era considerado um auditor. Pode-se dizer que a auditoria nasceu da
preocupao de possveis fraudes e por isso ainda vista como um processo de
fiscalizao, o que efetivamente no .

Com o surgimento da globalizao, expanso dos mercados e o aumento da


concorrncia houve a necessidade das empresas ampliarem suas instalaes
fabris e administrativas, de investirem no desenvolvimento tecnolgico e
aprimorarem os controles e procedimentos internos em geral, principalmente
visando reduo de custos, o que tornaria seus produtos mais competitivos no
mercado. Para todas essas mudanas se fez necessrio a captao de recursos
junto a terceiros, o conhecimento da posio patrimonial e financeira da
empresa, a gerao de informaes para o pblico externo de forma confivel,
dando dessa forma, o ensejo ao aparecimento do auditor.

De acordo com Crepaldi (2011, p.201) a auditoria surgiu da necessidade de


confirmao dos registros contbeis, em virtude do aparecimento das grandes
empresas e da taxao do imposto de renda, baseado nos resultados apurados
em balano.

Segundo Mello (2011, p.17) o grande salto da auditoria ocorreu no sculo XX


aps a crise econmica americana de 1929, formalmente organizada em 26 de
maro de 1957 quando formado o Instituto de Contadores Pblicos do Brasil e
oficialmente reconhecida apenas em 1968 em So Paulo, por ato do Banco
Central do Brasil. Porm o fortalecimento da atividade ocorreu em 1972, por
regulamentao do Banco Central, Conselho Federal de Contabilidade e pela
formao de um rgo nacional para congregao e autodisciplinao

dos profissionais denominado Instituto dos Auditores Independentes do Brasil o


chamado IBRACON.

A auditoria surgiu primeiramente na Inglaterra, segundo Crepaldi (2011, p.201)


como dominadora dos mares e controladora do comrcio mundial, foi a
primeira a possuir as grandes companhias de comrcio e a primeira tambm a
instituir a taxao do imposto de renda, baseado nos lucros das empresas.

De acordo com Attie a evoluo da auditoria no Brasil est relacionada a:

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Primeiramente com a instalao de empresas internacionais de
auditoria independente, uma vez que investimentos tambm
internacionais foram aqui implantados e compulsoriamente
tiveram de ter suas demonstraes contbeis auditadas. (ATTIE,
2011, p.8).

As principais influncias que possibilitaram o desenvolvimento da auditoria no


Brasil foram:

Filiais e subsidirias de firmas estrangeiras;


Financiamento de empresas brasileiras atravs de entidades
internacionais;
Crescimento das empresas brasileiras e necessidade de descentralizao
e diversificao de suas atividades econmicas;
Evoluo do mercado de capitais;
Criao das normas de auditoria promulgadas pelo Banco Central do
Brasil em 1972; e
Criao da Comisso de Valores Mobilirios e da Lei das Sociedades por
Aes em 1976. (ATTIE, 2011, p.9).
3.1.1 Objetivo da auditoria

O objetivo da auditoria segundo Attie :

Expressar uma opinio sobre as demonstraes contbeis, e


assegurar que elas representem em seu conjunto
adequadamente a posio patrimonial e financeira, o resultado
de suas operaes, as mutaes do seu patrimnio lquido e os
demais demonstrativos correspondentes aos perodos em exame,
de acordo com as prticas contbeis no Brasil. (ATTIE, 2011, p.
12).

Complementando essas informaes Franco e Marra (2001, p.26) descrevem


que o objetivo da auditoria verificar se as demonstraes contbeis
representam adequadamente a situao nelas demonstradas, de acordo com
princpios fundamentais e normas de contabilidade, aplicadas de maneira
uniforme.

Alcanado tal objetivo uma srie de vantagens pode ser listada conforme
disposto por Crepaldi.

Vantagens para administrao da empresa:

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Fiscaliza a eficincia dos controles internos;
Assegura maior correo dos registros contbeis;
Opina sobre adequao das demonstraes contbeis;
Dificulta desvios de bens patrimoniais e pagamentos indevidos de
despesas;
Possibilita apurao de omisses no registro das receitas, na realizao
oportuna de crditos ou na liquidao oportuna de dbitos;
Contribui para obteno de melhores informaes sobre a real situao
econmica, patrimonial e financeira das empresas;
Aponta falhas na organizao administrativa da empresa e nos controles
internos. (CREPALDI, 2011, p.10-11).
Vantagens para os investidores:

Contribui para maior exatido das demonstraes contbeis;


Possibilita melhores informaes sobre a real situao econmica,
patrimonial e financeira das empresas;
Assegura maior exatido dos resultados apurados. (CREPALDI, 2011,
p.11).
Vantagens para o fisco:

Permite maior exatido das demonstraes contbeis;


Assegura maior exatido dos resultados apurados;
Contribui para maior observncia das leis fiscais. (CREPALDI, 2011, p.11).
3.1.2 tica profissional

A tica profissional no permite que o auditor procure obter


clientes atravs de propaganda comercial, de auto-elogios, de
oferecimento de baixos honorrios, de pagamento de comisso
por agenciamento de servios ou de qualquer outra forma de
exercer influencia sobre o cliente .(FRANCO E MARRA, 2001
p.185).

A auditoria deve executar o seu trabalho com toda credibilidade possvel, ou


seja, no deve existir nenhuma sombra de dvida quanto honestidade e aos
padres morais do auditor.

de grande relevncia que a pessoa do auditor obedea aos princpios ticos


profissionais que fundamentalmente se apoiam em:

Independncia o auditor deve ser absolutamente independente e


imparcial na interpretao de tudo que lhe for apresentado, atestando a cada
dado um pronunciamento conclusivo. A independncia necessita orientar o

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trabalho doauditor no sentido de verdade, evitando interesses, conflitos,
vantagens, sendo factual em suas afirmaes;
Integridade o auditor independente deve ser ntegro em todos os seus
compromissos que envolvam: a) a empresa auditada quanto a suas exposies
e opinies, exerccio de seu trabalho e os servios e honorrios profissionais; b)
o pblico em geral e pessoas interessadas na opinio emitida pelo auditor
independente, transmitindo validade e certificado a veracidade das informaes
contidas nas demonstraes contbeis ou de exposies quando no refletidas
a realidade em tais demonstraes; c) a entidade de classe a qual pertena,
sendo leal quanto concorrncia dos servios junto a terceiros, no concesso
de benefcios financeiros ou avaliando honorrios, colocando em risco os
objetivos do trabalho.;
Eficincia o auditor s deve emitir sua opinio ou dar informaes
quando o exame assim o permitir e houver condies para faz-lo. Seu parecer
precisa ser redigido com objetividade e clareza, em qualquer circunstncia, seja
em condies favorveis ou no, e apresentar as razes que motivaram o
auditor a tal concluso;
Confidencialidade o trabalho da auditoria permite que a pessoa do
auditor e os assistentes designados para o trabalho tenham livre e irrestrito
acesso a informaes estratgicas importantes, assim como a caractersticas de
produo, distribuio etc. Estes so elementos de significativa importncia,
uma vez que tambm permitem conhecer os elementos patrimoniais e o
resultado, no s das operaes em curso, mas tambm da estratgica
montada pela organizao, que pode redundar em variaes patrimoniais
significativas presentes ou futura. Em virtude disso, a confidencialidade torna-
se elementar na atividade da auditoria e as informaes obtidas, somente
podem ser usadas na execuo do servio para o qual o auditor foi contratado,
no devendo ele, em nenhuma hiptese, divulgar fatos que conhea e/ou
utilizar-se dessas informaes em seu prprio benefcio ou de terceiros. (ATTIE,
2011, p.14,15).
3.1.3 rgos relacionados com os auditores

Os rgos relacionados auditoria so:

CVM - Conselho Regional de Contabilidade que de acordo com Mello :

Uma autarquia vinculada ao Ministrio da Fazenda, criada pela Lei


n 6.385, de 07 de setembro de 1976, com a finalidade de
disciplinar, fiscalizar e desenvolver o mercado de valores
mobilirios, entendendo-se como tal aquele em que so
negociados ttulos emitidos pelas empresas para captar, junto ao

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pblico, recursos destinados ao financiamento de suas atividades.
(MELLO, 2011, p.31).

IBRACON Instituto dos Auditores Independentes no Brasil que de acordo com


Mello (2011, p. 35) congrega profissionais de diferentes atividades, com
interesse no estudo tcnico da contabilidade, na edio de normas tcnicas de
contabilidade e auditoria e no aprimoramento da profisso no Brasil.

CFC Conselho Federal de Contabilidade e CRC Conselhos Regionais de


Contabilidade, criados pelo Decreto-Lei 9.295/46 representam a classe dos
contadores cujo objetivo normatizar, orientar, registrar e fiscalizar o exerccio
da profisso.

CPC Comit de Pronunciamentos Contbeis criado pela Resoluo CFC n


1.055/05, tem como objetivo segundo Mello:

O estudo, o preparo e a emisso de Pronunciamentos Tcnicos


sobre procedimentos de contabilidade e a divulgao de
informaes dessa natureza, para permitir a emisso de normas
pela entidade reguladora brasileira, visando centralizao e
uniformizao do seu processo de produo, levando sempre em
conta a convergncia da Contabilidade Brasileira aos padres
internacionais. (MELLO, 2011, p.38).

3.1.4 Mtodos de auditoria

De acordo com Crepaldi a auditoria examina fatos j ocorridos, e faz sempre de


modo analtico e minuciosamente.

Os mtodos aplicados pela tcnica de auditoria so:

Retrospeco verificam-se os fatos passados j vividos, em fatos


patrimoniais j sucedidos. um carter distintivo entre a escriturao ou
registro contbil e a tcnica de auditoria;
Anlise fator predominante, o que realmente caracteriza o mtodo ou
conduta de trabalho na tcnica de auditoria. Orienta a execuo do trabalho,
dando-lhe, aproximadamente o levantamento de condies de rotina
administrativa financeira e contbil, planejamento da auditoria, orientao das
provas, relatrio de auditoria e certificados. (CREPALDI, 2011, p.11-12).
3.1.5 Tipos de auditoria

Pode-se classificar a auditoria em dois tipos de acordo com Crepaldi, a saber:

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Auditoria de demonstraes financeiras o exame das demonstraes
financeiras por um profissional independente com a finalidade de emitir parecer
tcnico sobre sua finalidade. Tais demonstraes apresentam a situao e a
evoluo do patrimnio da empresa aos administradores e a terceiros, alheios a
ela;
Auditoria operacional ou de gesto consistem em revises metdicas
de programas, organizaes, atividades ou segmentos operacionais dos setores
pblico e privado, com a finalidade de avaliar e comunicar se os recursos da
organizao esto sendo usados eficientemente e se esto sendo alcanados os
objetivos operacionais. So emitidos relatrios longos sobre o trabalho
executado e sua concluso. comumente denominada auditoria interna.
(CREPALDI, 2011, p.12-14).
A auditoria operacional ou de gesto uma atividade independente, um
controle gerencial executado pelos prprios funcionrios da empresa com o
objetivo de analisar e avaliar a eficcia de outros controles.

A fim de revisar as operaes algumas auditorias so executadas, como por


exemplo:

Auditoria tributria objetiva o exame e a avaliao de planejamento


tributrio e a eficincia e eficcia dos procedimentos e controles adotados para
a operao, pagamento e recuperao de impostos, taxas e quaisquer outros
nus de natureza fisco-tributria que incidam nas operaes, bens e
documentos da empresa;
Auditoria de sistemas informatizados compreende o exame e avaliao
dos processos de planejamento, desenvolvimento, teste e sistemas aplicativos.
Visa tambm ao exame e avaliao de software, notadamente, as informaes,
visando qualidade de controles internos sistmicos e de sua observncia em
todos os nveis gerenciais;
Auditoria de compliance significa estar em conformidade com as leis,
os regulamentos internos e externos e os princpios corporativos que garantem
as melhores prticas do mercado. Atua mais na faz de definies ou
estabelecimento das normas, divulgao e treinamento e no acompanhamento
das transaes no dia-a-dia;
Auditorias especiais abrange a realizao de trabalhos especiais de
auditoria, no compreendidos na programao normativa da rea, solicitados
pelos membros dos Conselhos Administrativos, Fiscal, Diretoria ou
determinados em legislao especfica. Incluem-se nessa modalidade os
exames de fraudes, irregularidades, desmobilizao, aquisio, fuso, ciso e
incorporao de empresas, etc. (CREPALDI, 2010, p.15).
3.1.6 Auditoria externa

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Como medida de segurana contra a possibilidade de adulterao nas
demonstraes contbeis das empresas, investidores passaram exigir que estas
fossem examinadas por um profissional independente da empresa e de grande
conhecimento tcnico. Esse profissional o auditor externo ou auditor
independente.

Completando essas afirmaes, Attie (2011) enfatiza o aparecimento do auditor


externo:

A veracidade das informaes, o correto cumprimento das metas,


a aplicao do capital investido de forma lcita e o retorno do
investimento foram algumas das preocupaes que exigiram a
opinio de algum no ligado aos negcios e que confirmasse, de
forma independente, a qualidade e preciso das informaes
prestadas. (ATTIE, William, 2011, p.7).

De acordo com Gramling, Rittenberg e Johnstone (2012, p.5) os auditores


externos no criam as demonstraes financeiras ou outros dados bsicos e
esto proibidos de montar os sistemas de controle interno para uma companhia
que esteja auditando. Devem emitir os pareceres sobre as demonstraes
financeiras a partir de anlises de amostragem e auditoria.

No existindo vnculo empregatcio com a empresa auditada e nem


subordinao da administrao, as opinies do autor externo conseguem maior
grau de confiabilidade junto aos acionistas e a terceiros.

O auditor externo, pela relevncia de seu trabalho perante o pblico, dada a


credibilidade que oferece no mercado, constitui-se numa figura mpar que
presta inestimveis servios ao acionista, banqueiros, rgos governamentais e
ao pblico em geral. (CREPALDI, 201, p.42).

Ciente de sua responsabilidade e conscincia profissional, segundo Crepaldi


(2011, p.38) o auditor externo mantm uma atitude mental tambm
independente, exerce seu trabalho com competncia profissional e mantm seu
grau de independncia junto a empresa, objeto de exame, livre de qualquer
interesse ou vantagens.

Normalmente os servios de auditoria so solicitados pela administrao da


empresa, pelo conselho de administrao, pela diretoria executiva ou pelo
conselho fiscal, no havendo compulsoriamente a obrigao de todas as
empresas serem auditadas, exceto aquelas que por determinao legal,

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estatutria ou por fora de contratos ou de emprstimos sejam compelidos a
faz-lo. (ATTIE, 2011, p.17).

As entidades que esto obrigatoriamente sujeitas a auditoria externa so:

Bancos Comerciais;
Bancos de Investimento;
Fundos de Investimento em Condomnio;
Sociedades Distribuidoras de Ttulos e Valores Mobilirios;
Todas as Demais entidades financeiras sujeitas a fiscalizao do Banco
Central do Brasil;
Bolsas de Valores;
Companhias Abertas e as que emitirem ttulos negociveis no Mercado
de Capitais, includas suas demonstraes contbeis consolidadas;
Sociedades Seguradoras;
Empresas beneficirias de Incentivos Fiscais;
Empresas de Leasing ou Arrendamento Mercantil.
Empresas que operem com recursos do Sistema Financeiro da Habitao;
Entidades Previdncia Privada (Abertas e Fechadas);
Operadoras de consrcio;
Operadoras de Planos de Assistncia Sade. (FRANCO; MARRA, 2001,
p.53-54).
3.1.7 Auditoria interna

Com a necessidade de exames peridicos e mais profundos no s das


demonstraes financeiras, mas tambm de outras reas no relacionadas
contabilidade levou para dentro das empresas a auditoria interna.

Pode-se definir auditoria interna como uma atividade de avaliao


independente existente dentro de uma organizao, destinada reviso das
operaes e os segmentos

organizacionais que tenham impactos e gerem informao de mbito contbil,


financeiro, fiscal, etc. (ATTIE, 2009, p.53).

Complementando Mello dispe que auditoria interna :

Uma atividade de avaliao independente e de assessoramento


da administrao, voltada para o exame e avaliao da
adequao, eficincia e eficcia dos sistemas de controle interno,
bem como da qualidade do desempenho das reas, em relao s

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atribuies e aos planos, s metas, aos objetivos e s polticas
definidos para as mesmas. (MELLO, 2011, p.78).

A auditoria interna compreende:

Os exames, anlises, avaliaes, levantamentos e comprovaes,


metodologicamente estruturados pra a avaliao da integridade,
adequao, eficcia, eficincia e economicidade dos processos,
dos sistemas de informaes e de controles internos integrados
ao ambiente e de gerenciamento de riscos, com vistas a assistir
administrao da entidade no cumprimento de seus objetivos.
(ATTIE, 2009, p.34).

Para aplicao da auditoria interna podem ser designados os prprios


funcionrios da empresa, desde que possuem conhecimento, capacidade e
instruo essenciais sobre as tcnicas de auditoria. Os resultados de seu
trabalho visam prestar assessoria administrao atravs de verificaes e
avaliaes a efetividade dos demais controles, sempre em linha de
dependncia da direo empresarial.

O auditor interno por ser empregado da empresa perde sua independncia


profissional. Apesar de ser muito zeloso e cumprir com a tica sua submisso
aos administradores da empresa evidente, por isso no se presta para
informaes. Contudo, o auditor interno deve sentir-se a vontade para revisar e
avaliar as diretrizes, planos, procedimentos e registros da empresa alm de ter
livre a acesso a tudo que possa vir a ter importncia para o assunto em exame.

De acordo com Crepaldi (2011, p.31) seu objetivo auxiliar todos os membros
da administrao no desempenho efetivo de suas funes e responsabilidades,
fornecendo-lhes anlises, apreciaes, recomendaes e comentrios
pertinentes s atividades examinadas, principalmente no que tange a:

aplicabilidade e adequao de controles internos, financeiros e


operacionais; revisando e avaliando a correo, adequando e aplicando os
controles contbeis, financeiros e outros de natureza operacional, propiciando
controles eficazes a um custo razovel;
extenso do cumprimento das diretrizes, planos e procedimentos;
determinando grau de atendimento;
salvaguarda dos ativos quanto escriturao, guarda e perdas de
todas as espcies; determinando o grau de controle dos ativos da empresa
quanto proteo contra perdas de qualquer tipo;

16
avaliao da qualidade e desempenho na execuo das
responsabilidades delegadas determinando a fidelidade dos dados
administrativos originados na empresa;
recomendao de melhorias operacionais. (CREPALDI, 2011, p.32).
Abaixo fluxograma da auditoria interna:

Figura 1 - Fluxograma - Auditoria Interna

Fonte: MELLO, 2011, p.80

3.1.8 Diferenas entre auditoria externa e interna

Mesmo com interesses em comum no trabalho do auditor externo e interno,


existem diferenas fundamentais, sendo as principais de acordo com Crepaldi:

Extenso dos trabalhos o escopo dos trabalhos feitos pelo auditor


interno normalmente determinado pela gerncia, enquanto a extenso do
exame do auditor externo determinada pelas normas usuais reconhecidas no
pas ou requeridas por legislao especifica;
Direo o auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o
sistema contbil e de controle interno funcionam eficientemente, a fim de que
os dados contbeis fornecidos gerncia apresentem os fatos com exatido. Os
trabalhos do auditor externo, entretanto, so determinados por seu dever de
fazer com que as demonstraes contbeis a serem apresentadas a terceiros,
como por exemplo, a acionistas, investidores, fornecedores, fiscalizao,
reflitam com propriedade a situao contbil de uma empresa em certa data, e
os resultados das operaes do perodo examinado;
Responsabilidade a responsabilidade do auditor interno para com a
gerncia, ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente
mais ampla. evidente que o audito interno, sendo funcionrio da empresa,
no tem a condio de total independncia que possui o auditor externo;
Mtodos no obstante as diferenas apontadas, os trabalhos de ambos
so efetuados em geral por mtodos idnticos. O auditor interno segue mais as

17
rotinas de cunho interno, pois ele tem domnio da cultura da empresa, enquanto
o auditor externo observa mais o cumprimento das normas associadas s leis
de forma bem ampla, ele tem melhor domnio dos aspectos de interesse
coletivo. (CREPALDI, 2011, p.39).
Ao comparar os dois tipos de auditoria, podem-se identificar as seguintes
caractersticas marcantes:

Auditor externo independente, contratado para determinada tarefa de


auditoria, enquanto o auditor interno empregado da empresa, sem
independncia;
As tarefas do auditor externo so delimitadas no contrato, enquanto as
tarefas do auditor interno so to abrangentes quanto forem as operaes da
empresa;
A auditoria externa eventual, enquanto a auditoria interna peridica;
Processo utilizado em abas o analtico e as tcnicas assemelham-se;
As bases em que se assentam os exames so as mesmas: a escriturao,
os documentos e os controles;
Os resultados assemelham-se. (CREPALDI, 2011, p.39-40).
Abaixo quadro comparativo entre auditoria externa e interna:

Quadro 1 - Caractersticas que distinguem as auditorias

Fonte: CREPALDI, 2011, p.40-41

3.2 Lei Sarbanes-Oxley

18
A Lei Sarbanes-Oxley tambm conhecida como Sarbox ou Sox foi publicada pelo
governo dos Estados Unidos em 30 de julho de 2002 buscando promover uma
limpeza no mundo empresarial americano aps os escndalos financeiros que
envolveram a companhia de energia estadunidense Enron Corporation e a
WorldCom a segunda maior empresa de telefonia de longa distncia.

O objetivo da lei segundo Borgerth :

Estabelecer sanes que cobam procedimentos no ticos e em


desacordo com as boas prticas de governana corporativa por
parte das empresas atuantes do mercado norte-americano. O
objetivo final o de restabelecer o nvel de confiana nas
informaes geradas pelas empresas e, assim, consolidar a teoria
dos mercados eficientes, que norteia o funcionamento do
mercado de ttulos e valores mobilirios. (BORGERTH, 2007,
p.19).

A SOX criou um novo ambiente de governana corporativa e dessa forma gerou


um conjunto de novas responsabilidades e sanes aos administradores para
evitar prticas lesivas que expe as sociedades annimas a elevados nveis de
risco. (MELLO, 2011 p.67). A lei tambm diminuiu os custos gastos com
auditorias independentes, visto que melhores processos foram aplicados no
interior das empresas.

De acordo com Dias (2010, p.36) a SOX estabelece, explicitamente, a


responsabilidade da alta gesto pelo estabelecimento, avaliao e
monitoramento da eficcia dos controles internos sobre os relatrios
financeiros.

Entre os principais aspectos abordados pela SOX destacam-se:

Criao do Public Company Accounting Oversight Board: PCAOB Este


Conselho foi criado pela SOX com o objetivo de supervisionar o trabalho das
firmas de auditorias das companhias abertas, para proteger o interesse dos
investidores. conferida a este rgo a capacidade de estabelecer critrios
para procedimentos de auditoria, controle de qualidade, tica e padres de
independncia que devem ser seguidos pelas empresas de auditoria
registradas. Ou seja, percebe-se a inteno de supervisionar os relatrios que
so preparados para serem divulgados SEC;
Independncia dos Auditores Probe as empresas de auditoria
registradas a fornecerem outros servios aos seus clientes, tais como: registro e
elaborao de demonstraes que depois sero por elas auditadas, projeo e

19
implantao de sistemas de informaes financeiras, realizao de clculo de
valor econmico e opinio sobre valor justo, servios atuariais, servios de
auditoria interna, gerenciamento de recursos humanos, corretagem, consultoria
financeira, consultoria de investimento, demais servios que necessitem de
expertise, sem ser relacionados com o servio de auditoria externa. A cada
cinco anos fiscais devero ocorrer rodzio entre o responsvel principal (scio)
ou o revisor do servio de auditoria encarregado da conta da companhia. Todas
estas atitudes esto sendo tomadas no sentido de diminuir o conflito de
interesses entre as partes, tornando as demonstraes contbeis mais
confiveis;
Responsabilidade Corporativa O Comit de Auditoria tem a
responsabilidade direta de supervisionar o servio da auditoria independente,
desvinculando o servio de auditoria da diretoria financeira. Desta forma, o
membro deste comit deve ser independente (no podendo aceitar
consultorias, aconselhamentos ou ser pessoa afiliada a empresa ou a qualquer
subsidiria). A inteno da criao deste Comit terminar com a cumplicidade
entre auditores independentes e empresas. Pela Lei SOX, este Comit ainda
requer que os principais executivos da empresa (presidente e diretor financeiro
ou pessoas que possuam funes similares) assinem uma declarao,
atestando que as informaes prestadas nos relatrios (trimestral e anual) so
verdicas, que no contm nenhuma declarao falsa de um fato material ou
omisso de fatos materiais necessrios (no induzindo ao erro), que foram
revisados e que os controles internos so eficientes (nvel de qualidade e
abrangncia). Desta forma, os dirigentes esto muito mais comprometidos com
as informaes divulgadas, aumentando a dificuldade de acontecerem
omisses ou informaes falsas nos relatrios, sob o risco de aplicao de
penalidades quando isto ocorre;
Melhoria na Divulgao dos Demonstrativos Contbeis Os
demonstrativos contbeis, no momento de sua divulgao, devem refletir as
correes apontadas pelos auditores. Alm disso, os executivos devem atestar,
no Certificado, que os controles internos so eficientes, que mantida uma
avaliao da efetividade dos controles internos, qual a responsabilidade dos
executivos sobre o estabelecimento e que h a manuteno de uma estrutura
de controles internos. Os controles internos possuem o objetivo de manter a
eficincia e eficcia das operaes e a confiabilidade nos demonstrativos
financeiros. O grande objetivo da Lei SOX exigir que seus administradores
tenham responsabilidades sobre suas empresas, ou seja, que as divulgaes
das informaes sejam transparentes e confiveis. Embora prestar informaes
verdicas seja uma obrigao, aps todos os escndalos financeiros a Lei SOX
cria estes mecanismos coercitivos para acabar com as fraudes e restabelecer a
confiana nas demonstraes contbeis;

20
Conflito de Interesses dos Analistas Esta seo regulamenta as regras
que reduzem o conflito de interesses entre a empresa e os analistas de
investimentos. Estes devem ter independncia para poderem recomendar uma
empresa, j que conhecem a real situao desta. Tambm sero estabelecidas
condies para que corretores, acionistas ou pessoas contratadas por estes no
possam retaliar os analistas de investimentos dessa retaliao, quando estes
apresentarem relatrios desfavorveis;
Responsabilidade por Crimes de Fraude nas Empresas So
estabelecidas punies para os que alteram, destroem, encobrem, falsifiquem
ou criem falsas entradas em quaisquer registros e documentos, com o intuito de
impedir ou obstruir a investigao. Os papis de auditoria e suas revises
devem ser mantidos por cinco anos. Os funcionrios que denunciam crimes
corporativos (fraudes) devem possuir proteo legal, no podendo ser
dispensados, removidos, ameaados ou sofrer qualquer discriminao;
Aumento das Penalidades para os Crimes de Colarinho Branco
Estabelecimento de penalidades para crimes como: crime de violao do direito
de aposentadoria do empregado, crimes eletrnicos, por utilizao de m-f e
por darem declaraes falsas nos Certificados;
Fraudes Corporativas e Prestao de Contas Aborda mais
procedimentos sobre as fraudes corporativas e o dever de prestar contas nos
casos de adulterao/destruio de arquivos de informaes, e veto de
executivos, como diretores ou membros do conselho, envolvidos em fraudes em
companhias abertas. (BRITES; FUNCHAL; BAPTISTA).
Com a SOX possvel obter um maior e melhor controle dos acontecimentos
ocorridos dentro das organizaes, alm de reduzir a possibilidade de fraudes e
beneficiar os executivos com uma melhor visibilidade sobre o que ocorre no
negcio.

Como j dito anteriormente em 30 de junho 2002, o presidente dos Estados


Unidos sancionou em lei o Sarbanes-Oxley Act (o Ato). Algumas das
determinaes do Ato so de aplicao imediata pelas companhias abertas com
registro na SEC. (DIAS, 2010, 34).

No Brasil, esta lei se aplica s empresas de capital aberto, com aes


negociadas nos mercados de capitais dos Estados Unidos: multinacionais de
capital americano e empresas brasileiras com ADRs nos Estados Unidos.
(MACHADO, 2007, p.57).

As companhias privadas no esto obrigadas a cumprir com a lei americana, no


entanto de grande valia adotar certos componentes da lei para aperfeioar as
operaes e controle de seus negcios. o que se pretende sugerir para a

21
empresa objeto da pesquisa, ajustar seu controle interno conforme as
exigncias implementadas pela SOX, para maior transparncia e
responsabilidade sobre a qualidade das informaes.

Quadro 2- Lei Sarbanes-Oxley X Legislao do Brasil

22
23
Fonte: SANTOS; LEMES, 2004, p.9-11.

Para que as empresas se amoldem as novas normas implementadas pela SOX,


necessria a implantao de um controle interno adequado a tais exigncias, o
mais utilizado atualmente e tambm mais recomendado o Commitie of
Sponsoring Organization of Tradeway Commission COSO.

3.2.1 Estrutura de controle interno conforme modelo COSO

O COSO foi criado em 1985, a fim de assessorar a Comisso Nacional de


Relatrios Fraudulentos. Trata-se de uma iniciativa privada independente,
encarregada de estudar fatores que podem levar gerao de relatrios
fraudulentos e elaborar recomendaes para as empresas abertas, para seus
auditores, instituies educacionais, para SEC e outros reguladores.
(BORGERTH, 2007, p.35).

A estrutura do coso no um processo em srie pelo qual um componente


afeta apenas o prximo. um processo multidirecional e interativo segundo o
qual quase todos os componentes influenciam os outros. (MELLO, 2011, p. 66).

O Coso segundo Dias (2010, p. 28) uma entidade sem fins lucrativos,
dedicada melhoria dos relatrios financeiros atravs da tica, efetividade dos
controles internos e governana corporativa.

O modelo COSO tornou-se referncia mundial pelo fato de:

24
Uniformizar definies de controle interno;
Definir componentes, objetivos e objetos do controle interno em um
modelo integrado;
Delinear papis e responsabilidades da administrao;
Estabelecer padres para implementao e validao;
Criar um meio para monitorar, avaliar e reportar controles internos.
(TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO, 2009, p.10).
O modelo, ao definir risco como a possibilidade que um evento ocorra e afete
de modo contrrio o alcance dos objetivos da entidade, seu ponto de partida
a definio de controle interno processo desenvolvido para garantir, com
razovel certeza, que sejam atingidos os objetivos da empresa na eficincia e
efetividade operacional, na confiana nos registros contbeis/financeiros, e se
esto em conformidade com leis e normativos aplicveis entidade e sua rea
de atuao. (DIAS, 2010, p. 29).

O Coso determinado como sendo um processo que afeta todos os


componentes do controle interno, dividido em cinco aspectos de abrangncia,
a saber:

Ambiente Interno: Corresponde a cultura de controle da entidade, a


base para os outros componentes, ele que possibilita o adequado
funcionamento da companhia. no ambiente interno que se verifica a filosofia
administrativa de uma organizao, ou seja, seu apetite aos riscos, aos valores
ticos a integridade, alm disso, nela que a administrao define
responsabilidades e segrega as funes.
Avaliao de riscos: Este aspecto permite que a administrao considere
em at que ponto eventos em potencial pode afetar o alcance de objetivos. Na
Avaliao de riscos, necessrio identificar os riscos e logo aps avali-los.
Para que isso seja possvel necessrio observar trs aspectos; a probabilidade
do risco, a frequncia com que eles ocorrem, e as aes para que possam ser
corrigidos.
Atividades de Controle: As atividades de controle so polticas e
procedimentos que direcionam as aes individuais na implementao das
polticas de gesto de riscos, diretamente ou mediante a aplicao de
tecnologia. (MELLO, 2011, p.66). Essas aes so definidas com base na
natureza do controle, ou seja, administrativo ou contbil.
Informaes e Comunicaes: Nesse campo, o que se identifica a
disponibilidade de informaes relevantes no sistema, e a forma de
comunicao pela qual se transfere a mesma, visto que um sistema de
comunicao eficaz possibilita a execuo correta, e em tempo hbil do que foi
transmitido. A comunicao deve ser realizada em todos os nveis da

25
organizao, e atravs dela que a alta administrao repassa as
responsabilidades a serem executadas por cada setor. No esquecendo ainda
que uma boa comunicao com clientes, fornecedores entre outros, possibilita
melhores negociaes.
Monitoramento: O monitoramento importante, pois atravs dele que
se observa a eficincia do controle interno, bem como este est sendo
executado pelos diversos setores da empresa. O monitoramento realizado
atravs de atividades gerenciais contnuas ou avaliaes independentes ou de
ambas as formas. (MELLO, 2011, p.66).
Abaixo o modelo coso:

Figura 2 - Modelo Coso

Fonte: MELLO, 2011, p.65, adaptada.

3.3 Controle interno

O controle interno pode ser definido como um conjunto de procedimentos


realizados pela administrao da empresa, que tem por objetivo a conferncia
de dados, a verificao da eficcia dos sistemas implantados na empresa de
forma a proteger o patrimnio de possveis desvios ou fraudes, resguardando
assim os interesses dos scios, diretores e administradores, objetivando o
alcance de metas. De acordo com o Instituto Americano dos Contadores
Pblicos Certificados apud Crepaldi (2011), controle interno compreende:

O plano de organizao e todos os mtodos e medidas adotadas


na empresa para salvaguardar seus ativos, e verificar a exatido
e fidelidade dos dados contbeis, desenvolver a eficincia nas
operaes e estimular o seguimento das polticas administrativas
prescritas. (CREPALDI, 2011, p.376).

26
O termo Internal Control, surgiu em 1947 em uma publicao do American
Institure of Certified Public Accountantes (AICPA), essa publicao definiu alguns
pontos principais em relao importncia do controle interno. A partir da, o
controle interno passou a ser mais valorizado e consequentemente mais
realizado pelas empresas. Em 1987 a Comisso Nacional sobre Elaborao e
Apresentao de relatrios financeiros, reenfatizou a importncia dos controles
internos para a reduo da emisso de relatrios fraudulentos.

Para aplicao do controle interno em uma sociedade empresria se faz


necessrio um manual de controle interno. Segundo Dias (2010, p.43) este
representa o direcionador de todos os processos desenvolvidos pela empresa,
logo, abrange a totalidade de procedimentos e rotinas necessrios para a sua
aplicao. Os manuais devem ser de fcil e rpida compreenso, para que
qualquer pessoa ao ler o manual de controles internos, entenda:

A ordem de execuo das atividades;


Como so realizados os procedimentos;
As informaes registradas nos sistemas informatizados;
As operaes automatizadas;
As operaes que necessitam de interveno humana;
Os relatrios emitidos e seu destino e objetivo. (DIAS, 2010, p.45).
A criao dos manuais de controle interno segundo Dias :

Um projeto que visa modernizao dos processos


organizacionais na empresa, sua padronizao, conhecimentos e
aplicao por todos os funcionrios, para a certificao quanto ao
sucesso de sua implantao e a obteno de todos os resultados
previstos e ansiados pela alta gesto da instituio, necessria
a elaborao de um planejamento que detenha todos os pontos
chaves e etapas previstas pela sua concreta realizao. (DIAS,
2010, p.60).

A verificao da eficcia e do cumprimento das normas estabelecidas pelo


controle interno, bem como a sua modificao ou adaptao a novas
circunstncias, de responsabilidade da administrao da empresa.

Outro fato interessante em relao ao controle interno a sua relao com a


Auditoria Interna. comum confundi-los, entretanto, a diferena entre as duas
vertentes so significantes. Enquanto o controle interno est voltado para a
execuo dos objetivos da empresa, a auditoria interna est mais relacionada a
um trabalho organizado de reviso e apreciao dos controles internos.
(ATTIE, 2010, p.148)

27
Assim, o controle interno, facilitou o trabalho dos auditores internos e tambm
dos auditores externos, visto que os relatrios emitidos pela empresa se
tornaram, mais confiveis, devido aplicao de controles rigorosos na emisso
destes, o que consequentemente fez com que a quantidade de testes a serem
aplicados pela auditoria interna e posteriormente pela auditoria externa fossem
diminudos.

Observa-se que, o que define quando um controle interno eficiente ou no a


quantidade de testes a serem aplicados, quanto maior o nmero de testes, pior
ser o controle interno. Como demonstrado no grfico a seguir:

Figura 3 - Avaliao do Sistema de Controle Interno e Volume de Testes

Fonte: CREPALDI, 2011, p. 380

Na figura, a nota zero significa que no existe controle e a nota oito (mxima)
significa que controle interno excelente.

A eficincia do sistema de controle interno como um todo deve permitir


detectar no somente irregularidades de atos intencionais, como tambm erros
de atos no intencionais. (ATTIE, 2011, p.204). As caractersticas de um
eficiente sistema de controle interno abrangem:

Plano de organizao que proporcione apropriada segregao de funes


entre execuo operacional custdia dos bens patrimoniais e sua
contabilizao;
Sistema de autorizao e procedimentos de escriturao adequados, que
proporcionem controle eficiente sobre o ativo, passivo, receitas, custos e
despesas;
Observao de prticas salutares no cumprimento dos deveres e funes
de cada um dos departamentos da organizao; e
Pessoal com adequada qualificao tcnica e profissional, para a
execuo de suas atribuies. (ATTIE, 2011, p.193).
Segundo Crepaldi, os levantamentos do sistema de controle interno so obtidos
da seguinte forma:

28
Leitura dos manuais internos de organizao e procedimento;
Conversa com funcionrios da empresa;
Inspeo fsica dede o incio da operao (compra, venda, pagamentos,
etc.) at o registro no razo geral. (CREPALDI, 2011, p.396).
3.3.1 Tipos de controles

Analisando a definio de Controle Interno, podemos observar que estes podem


ser segregados em controles administrativos, que correspondem queles
relacionados a atingir os objetivos da empresa, ao plano organizacional; e
tambm em controles contbeis, que correspondem a todas as medidas
necessrias para resguardar os ativos e o patrimnio da empresa.

De acordo com Attie os controles administrativos e os controles contbeis


compreendem:

Controles administrativos compreendem o plano de organizao e


todos os mtodos e procedimentos que dizem respeito eficincia operacional
e deciso poltica traada pela administrao. Normalmente, se relacionam de
forma indireta aos registros financeiros. Com frequncia abrangem anlises
estatsticas, estudos de tempo e movimentos, relatrios e desempenho,
programas de treinamento e controle de qualidade;
Controles contbeis compreendem o plano de organizao e todos os
mtodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a
salvaguarda do patrimnio e a fidedignidade dos registros contbeis.
Geralmente incluem os seguintes controles: sistema de autorizao e
aprovao; separao das funes de escriturao e elaborao dos relatrios
contbeis daquelas ligadas s operaes ou custdia dos valores; e controles
fsicos sobre estes valores. (ATTIE, 2011, p.192-193).
A figura abaixo demonstra de forma resumida os controles internos em relao
aos procedimentos administrativos e o sistema contbil.

29
Figura 4 - Sistemas contbeis e de controles internos

Fonte: OLIVEIRA; DINIZ, 2001, p. 142

3.3.2 Importncia do controle interno

A implantao de um sistema de controle interno, alm de proporcionar maior


credibilidade, segurana e integridade aos informes administrativos e
contbeis, minimiza riscos, como erros involuntrios ou frades nas operaes
desempenhadas cotidianamente.

possvel constatar a importncia do controle interno a partir do momento em


que se verifica que ele que pode garantir a continuidade do fluxo de
operaes com as quais convivem as empresa. (CREPALDI, 2011, p.385).

Para que se verifique a importncia do controle, oportuno analisar o


crescimento e a diversificao de uma empresa. (ATTIE, 2011, p.191), isso se
deve, porque quanto maior a empresa, mais funcionrios ela possui, ou seja,
quanto maior for o crescimento de uma empresa mais o controle dela se afasta
dos scios. Assim se torna necessrio a constituio de um controle interno
mais elaborado, de forma que os objetivos da empresa possam ser atendidos, e
tambm as informaes contbeis possuam a maior credibilidade possvel.

Completando estas afirmaes, Almeida (2010, p. 5) enfatiza que com a


grande expanso dos negcios, percebeu-se a necessidade de dar maior
importncia a normas ou aos procedimentos internos, devido ao fato do
administrador, no poder supervisionar pessoalmente todas as atividades.

Outro aspecto a se considerar que o controle interno assegura que os


funcionrios esto cumprindo as normas exigveis pela empresa, de forma que
estes possam agir com liberdade para buscar melhores resultados e, alm
disso, o controle interno assegura que possveis fraudes realizadas por

30
funcionrios, ocasionalmente ou eventualmente sejam evitadas e no causem
prejuzos ao patrimnio da empresa.

O controle interno reafirma sua importncia no seguinte aspecto informaes


contbeis distorcidas podem levar a concluses erradas e danosas para a
empresa (ATTIE, 2010, p.192).

3.3.3 Limitaes do controle interno

Mesmo o melhor controle interno, possui suas limitaes. Neste caso por mais
eficiente que o controle interno seja, o auditor sempre deve aplicar
procedimentos mnimos de auditoria, para avaliar as condies do controle. Os
limites do controle interno esto principalmente relacionados a:

Conluio de funcionrios na apropriao de bens da empresa;


Instruo inadequada dos funcionrios com relao s normas internas;
Negligncia dos funcionrios na execuo de suas tarefas dirias.
(CREPALDI, 2011, p.393).
Figura 5 - Limitaes dos controles internos

Fonte: MELLO, 2011, p.59

3.3.4 Princpios Fundamentais do Controle Interno

A manuteno frequente do sistema de controle interno de grande relevncia


para verificao do cumprimento do que foi determinado no sistema por parte
dos funcionrios, e/ou se o sistema no deveria ser adaptado a novas
circunstncias. Segundo Crepaldi (2011, p. 392) no adianta a empresa
implantar um excelente sistema de controle interno sem que algum o verifique
periodicamente.

Abaixo os princpios e fundamentos do controle interno:

Responsabilidade: a responsabilidade na elaborao de um sistema de


controle interno da administrao da empresa. Esta alm de elaborar o
controle interno, deve delegar a cada funcionrio, sua respectiva atribuio. Tal
fato importante para assegurar que, todos os procedimentos da empresa

31
esto sendo realizados, evitar e detectar possveis erros, e tambm identificar
as responsabilidades por eventuais omisses na realizao das transaes da
empresa (ALMEIDA, 2010, p.43);
Rotinas Internas: A administrao deve definir todas as rotinas de
controles internas. Isso deve ser feito, no manual de organizao da empresa e
de acordo com Almeida (2010), tais rotinas compreendem: formulrios internos
e externos, evidncias das execues dos procedimentos de controle, os
procedimentos internos dos diversos setores da empresa.
Acesso aos ativos: A empresa deve limitar o acesso dos funcionrios aos
ativos da empresa. A limitao feita para evitar possveis desvios, seja de
bens fsicos ou desvios de dinheiro atravs de cheques, operaes bancrias
entre outros.
Segregao de funes: A segregao de funes consiste em
estabelecer que uma mesma pessoa no possa ter acesso aos ativos e aos
registros contbeis, devido ao fato de essas funes serem incompatveis
dentro do sistema de controle interno. (ALMEIDA, 2010, p.46). O ideal seria que
dois ou mais funcionrios estejam responsveis por uma determinada funo,
como por exemplo, lanamentos de movimentao bancria, saques e
conciliao bancria, se essas funes forem segregadas entre os funcionrios,
o risco de desvio de dinheiro e lanamentos incorretos seria reduzido.
Confronto dos ativos com os registros: importante que a empresa
estabelea procedimentos de forma que seus ativos sobre a responsabilidade
de um funcionrio seja sempre confrontada com os registros da contabilidade.
Amarraes do sistema: De acordo com Crepaldi (2011), o sistema de
controle interno deve ser conhecido, de maneira que sejam registradas apenas
as transaes autorizadas, por seus valores corretos e dentro do perodo de
competncia. Assim, o sistema no permite que haja divergncia entre os
valores.
Auditoria Interna: Consiste na verificao dos controles internos, ou seja,
no adianta um timo controle interno se no existir algum para verificar se os
sistemas e normas implantadas pela empresa esto sendo seguidas.
Custos x benefcios: O custo do controle interno no pode ser superior
aos benefcios que este pode trazer para a empresa. Ou seja, os controles mais
sofisticados (normalmente mais onerosos) devem ser estabelecidos para
transaes de valores relevantes, enquanto os controles menos rgidos devem
ser implantados para as transaes menos importantes. (ALMEIDA, 2010,
p.49).

32
Figura 6- Prncipios fundamentais de controle interno

Fonte: MELLO, 2011, p.63

3.3.5 Procedimentos de controle interno

So trs as formas utilizadas para o registro dos procedimentos de controle


internos: a descritiva, a de utilizao de fluxograma e a de questionrios.

Segundo Attie (2009, p.211) a utilizao de fluxogramas aplicvel a todos os


trabalhos e tende a facilitar a compreenso da matria em exame, sendo a
descritiva mais aplicada onde a utilizao de fluxogramas antieconmica ou
em controles que esto sendo modificados.

Mtodos descritivos consistem na descrio detalhada das


caractersticas do sistema que se est conhecendo, considerando
explicaes referentes s funes, aos procedimentos, registros,
impressos, arquivos, empregados e departamentos envolvidos no
sistema; (ATTIE, 2009, p.212).

Os fluxogramas tm sido utilizados como instrumento de documentao de


controle interno. Permitem representar graficamente os ciclos operacionais e
oferecem as seguintes vantagens:

Efetuar o levantamento numa sequencia lgica e ordenada;


Visualizar, num lance de olhos, as reas em conjunto, o que no se pode
obter com o uso de questionrios, normalmente divididos em sees e, muito
menos, com o mtodo descritivo;
Evitar a duplicidade de descries que quase sempre exigem e uso de
formulrios quando vrias reas so alcanadas por determinada operao;
Facilitar a identificao de deficincias de controle interno em especial,
pois evidenciam aspectos relacionados com a eficincia operacional, que
podem passar despercebidos quando se empregam questionrios (por exemplo,
a duplicidade de trabalhos ou trabalhos desnecessrios);

33
Evitar problemas de semntica, que ocorrem na utilizao de mtodos
narrativos, desde que a simbologia utilizada seja perfeitamente definida e no
suscite dvidas. (ATTIE, 2009, p.212).
O mtodo de questionrios baseia-se na utilizao de listas de perguntas
padronizadas referente a aspectos bsicos do sistema visando fornecer um
conhecimento genrico e uma avaliao global quanto ao seu funcionamento.

Existem diversos tipos de questionrios, a saber:

Alguns exigem respostas em forma narrativa;


Outros pedem respostas simples: sim, no ou no aplicvel.
Normalmente, as perguntas so feitas de modo que uma resposta negativa
denote, em princpio, deficincia;
Outros ainda, cujas respostas devem ser uma combinao de ambos os
tipos. (ATTIE, 2009, p.213).
Abaixo algumas vantagens que o mtodo de questionrios apresenta sobre os
demais mtodos expostos:

Caso o auditor tenha muitas tarefas semelhantes, permitem reduo dos


custos;
Facilitam a administrao do trabalho, por sistematizarem os exames;
Orientam o auditor na tarefa de conhecimentos e avaliao de sistemas
simples e podem evitar omisses na considerao de algum aspecto do
sistema;
Quando as perguntas devem ser respondidas com sim, no, ou no
aplicvel, facilitam a identificao de deficincias. (ATTIE, 2009, p.213).
3.3.6 Controles internos na rea financeira

O setor financeiro um dos pontos fortes de uma empresa, tendo em vista sua
responsabilidade de lidar com funes de grande importncia como administrar
o dinheiro da empresa, cuidando dos pagamentos e recebimentos, com o
objetivo de controlar os gastos e receitas. Principalmente o controle das
disponibilidades (caixa e bancos), contas a receber e contas a pagar interferem
diretamente na continuidade da empresa.

O controle das atividades financeiras de acordo com Pottmeier possibilita


observar antecipadamente as necessidades de caixa da empresa auxiliando na
tomada de decises, para que possveis eventos de insolvncia, como falta de
capital de giro e at mesmo a falncia, possam ser corrigidos ou evitados.
(POTTMEIER, 2010, p.21).

34
Uma boa gesto e controle das finanas so fundamentais para ampliar o
patrimnio de uma empresa, alm de promover sua continuidade no mercado
econmico atual com competitividade e solidez, pois estes controlam os
recursos financeiros necessrios maximizando os resultados.

Disponibilidades (Caixa e bancos)

Dentro da empresa, o caixa representa os recursos imediatamente disponveis


para pequenas despesas dirias e pagamentos no previstos. O banco
compreende os saldos bancrios em conta corrente, que a empresa
disponibiliza para saques ou aplicaes.

So considerados como disponibilidades:

O numerrio em mos, em trnsito e os saldos bancrios que possam ser


livremente utilizados;
Os cheques vista em poder da entidade;
As aplicaes em ttulo negociveis com conversibilidade imediata; e
As aplicaes em ouro. (ATTIE, 2009, p. 298).
O controle das disponibilidades visa garantir que recursos financeiros estejam
disponveis para honrar os compromissos de curto prazo. Abaixo algumas
medidas que servem para fortalecer tal controle e que podem ser utilizados de
forma quase padro pelas diversas empresas:

Segregao de funes entre a custdia de valores e a contabilizao;


Sistema de autorizao e aprovao para pagamento;
Conciliaes bancrias peridicas e revisadas por pessoa independente a
de sua preparao;
Utilizao de fichas de razo individuais para as diversas contas do
disponvel;
Utilizao de duas pessoas independentes para a assinatura de cheques;
Abertura de contas bancrias pela administrao;
Sistema de fundo fixo para valores mantidos em mos;
Cancelamento da documentao comprobatria aps o pagamento;
Controle de pagamentos para evitar atrasos e consequentemente multas
ou juros de mora; e
Controle dirio dos recebimentos e acompanhamento entre o valor
depositado e o efetivamente recebido. (ATTIE, 2009, p. 300).
O controle das contas caixas e bancos exigem procedimentos claros e
adequados para corrigir irregularidades, abster-se de fraudes e dar
transparncias aos processos desenvolvidos, evitando desperdcios e

35
desfalques, proporcionando assim uma melhor utilizao dos recursos de
liquidez imediata. De acordo com Pottmeier estes procedimentos so:

Conferncia de valores;
Movimentao interna da empresa confrontada com a movimentao
realizada pelas entidades financeiras;
Verificao nas contas bancrias dos recebimentos de clientes mediante
depsitos;
Exame de cheques de clientes e comprovantes de caixa, com o intuito de
analisar se esto corretos. (POTTMEIER, 2000, p. 44).
Contas a receber

As operaes de vendas de mercadorias, produtos ou servios a prazo, ou seja,


para posterior recebimento geram para as empresas um direito, este
registrado no ativo como contas a receber, sendo baixada aps o pagamento
por parte do comprador.

As contas a receber referem-se aos direitos de que a entidade titular,


decorrente dos eventos econmicos de venda a prazo de mercadorias, produtos
e servios relativos a seu objeto social. (ATTIE, 2009, p. 318).

preciso adotar procedimentos de controles para acompanhamento do


cumprimento pelos clientes, dos prazos de pagamentos concedidos. Tais
procedimentos tendem a diminuir os riscos de prejuzos, no s porque
permitem que providncias imediatas sejam tomadas com relao as contas em
atraso, como tambm porque apresentam um importante instrumento de
avaliao do desempenho da rea de cobrana da empresa.

Para a empresa manter um bom controle das contas a receber precisa ter em
boa forma de organizao:

Um sistema de cadastro dos clientes, com todas as informaes


possveis sobre nome completo, dados pessoais, endereo, referncias
familiares e comerciais, etc.;
Um servio de cobrana bem organizado;
Uma carteira de ttulos bem organizada, constantemente vistoriada e em
perfeita conexo com os servios de cobrana;
Preferncia por recebimentos via bancria.
Contas a pagar

36
Forma o contas a pagar todas as obrigaes para com terceiros. Conforme
Crepaldi (2011, p. 629) as obrigaes representam fontes de recursos e
reivindicaes de terceiros contra os ativos da empresa.

A origem do contas pagar se d pela necessidade da empresa em adquirir


algum bem ou servio para a continuidade de suas atividades com pagamento
futuro, estes so registrados no passivo.

As obrigaes da empresa compreendem normalmente os seguintes grupos:

Fornecedores a pagar;
Emprstimos a pagar;
Impostos a pagar;
Salrios a pagar e encargos sociais a recolher.
A boa administrao desta conta segundo Pottmeier relevante, tendo em vista
que interfere nos numerrios da empresa assim com o contas a receber. Logo:

O controle adequado, de custos, gastos e tudo que gera uma


obrigao a pagar, com normas internas, procedimentos para as
compras, etc., pode contribuir para o bom desempenho e
resultado da organizao. (POTTMEIER, 2000, p. 48).

3.4 Sistemas de informao

A utilizao de um sistema de informao para o controle interno das operaes


desempenhadas dentro da sociedade empresria destinam-se a fornecer
elementos confiveis de apoio tomada de deciso, auxiliando diretores,
gerentes e funcionrios na organizao, possibilitando a anlise de problemas,
sua visualizao e solues. (SILVA, 2007, p.18).

Os sistemas de informao gerenciais contemplam o processamento de grupos


de dados das operaes e transaes operacionais, transformando-os em
informaes agrupadas para a gesto. Manipulam informaes agrupadas,
sintticas, totais, percentuais, acumuladores, plurais. (REZENDE, 2007, p.62).

impossvel projetar um sistema de informao modelo capaz de ser utilizado


como meio de comparao para apontar os pontos fortes e fracos de
determinado sistema. Isso porque os sistemas de informao variam
consideravelmente de uma empresa para outra. Contudo, um bom sistema no
deve omitir as seguintes caractersticas:

A informao deve ser suficientemente detalhada para emitir


identificao das operaes fora de linha ou possveis problemas;

37
Os relatrios devem conter informao relevante para os usurios;
A forma de apresentao deve destacar a informao de maior
importncia;
A informao deve ser distribuda conforme as responsabilidades
atribudas;
A informao deve ser usada pelos que tenham competncia e tempo
necessrios para compreender seu significado e adotar medidas corretivas, se
necessrias. (CREPALDI, 2010, p.408).
A utilizao de um sistema de informao para o controle interno propicia a
gerao das demonstraes contbeis com maior confiabilidade para seus
usurios internos e externos alm de fornecer relatrios que auxiliam nas
atividades operacionais desempenhadas no cotidiano da empresa.

Segundo Rosini e Palmisano (2012, p.3) todo sistema apresenta as entradas de


dados (input), processamento de sada das informaes (output), e feedback.
Esquematizando, um sistema pode ser escrito em forma de diagrama, conforme
a figura abaixo:

Figura 7 - Esquema terico de qualquer sistema

Fonte: ROSINI; PALMISANO, 2012, p.3

Existem vrios tipos de controles em sistemas computadorizados, temos:

Controles administrativos e gerncias inclui a separao convencional


de funes ou responsabilidades, o estabelecimento de objetivos e metas de
segurana de informao, planos oramentrios, seleo de pessoal,
designao de autoridades e treinamento de pessoal. Alm de desenvolvimento
e implementao de medidas corretivas para os desvios de polticas e padres
estipulados para o processo de gerenciamento;
Controles de segurana e privacidade mostram um estado oculto e fora
do alcance de algum grupo particular em um ambiente de computao,
programas, aplicativos, dados e/ ou equipamentos e informao pertencentes a
pessoas restritas a certas funes;
Controles de preparao e captao de dados exercido no comeo de
cada atividade de processamento de dados. Envolve o recebimento de

38
documentos (dados fonte), pr-nmerico e preparando o input, o qual vem a
constituir-se no processo de converso dentro de uma linguagem de mquina;
Controles de entrada de dados responsvel pela reduo de dvidas
que possam existir no ponto de entrada dos dados do sistema de informao
computadorizado;
Controles de processamento responsveis pelo lanamento do relatrio
pretendido. So programados ou construdos dentro do computador;
Controles de sada e de emisso de relatrios assegurar que os
relatrios solicitados sejam impressos ou transmitidos e que somente pessoas
autorizadas devem receb-los;
Controles de gravao e recuperao de dados certificam a integridade
de dados recebidos dentro da data-base e qualquer indivduo autorizado pode
acess-lo com o mnimo esforo. (IMONIANA, 2008, p.43-50).
Segundo Rezende, em geral os sistemas procuram atuar como:

Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua


intrincada abrangncia e complexidade;
Instrumentos que possibilitam uma avaliao analtica e, quando
necessria, sinttica das empresas;
Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas
intensidades e relaes;
Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovao tecnolgica
organizacional;
Geradores de modelos de informaes para auxiliar os processos
decisrios empresariais;
Produtores de informaes oportunas e geradores de conhecimento;
Valores agregados e complementares modernidade, perenidade,
lucratividade e competitividade empresarial. (REZENDE, 2007, p.65).
4. CARACTERIZAO SOCIETRIA

A sociedade empresria objeto desta pesquisa, uma empresa de corretagem


de seguros de pequeno porte, com sede no municpio de Belo Horizonte, estado
de Minas Gerais, denominada Lder Money Corretora de Seguros de Vida e
Representaes Comerciais Ltda.

Tem como atividade principal a corretagem de seguros dos ramos de vida.


Como atividade secundria capitalizao, planos previdencirios, sade,
prestao de servios na rea de intermediao de servios bancrios,
emprstimos, anlise de crdito e de cadastro, seguros de veculos e outros
correlatos.

39
As atividades tiveram incio no ano 2006 e seu prazo de durao por tempo
indeterminado. O quadro societrio composto por uma nica pessoa sendo
esta registrada na SUSEP (Superintendncia de Seguros Privados).

A empresa possui enfoque lucrativo e tem como principais clientes servidores


pblicos da esfera federal, estadual e municipal.

Os seus principais fornecedores so os estabelecimentos comerciais que


vendem artigos para escritrios, e prestadores de servios de manuteno de
computadores/impressoras e de servios contbeis.

Os equipamentos utilizados para realizao da atividade fim da empresa so


computadores, notebooks e telefones. Utilizam-se tambm sistemas online
oferecidos pelos bancos conveniados para lanamentos dos valores contratados
a ser debitados em conta dos assegurados. O seu processo operacional se d
de acordo com a demanda de clientes.

A empresa tem como misso oferecer excelncia de qualidade na prestao de


servios de seguros de vida, com base em conhecimentos adquiridos e
responsabilidade social, de forma a oferecer o restabelecimento do equilbrio da
vida financeira dos familiares do falecido e sua viso buscar a excelncia na
corretagem de seguros de vida, visando ser reconhecida pelo comprometimento
e excelncia profissional.

A estrutura organizacional compreende os seguintes cargos: o proprietrio da


empresa, que est envolvido diretamente com todo o processo/rotina realizada
dentro da empresa e principalmente com a rea comercial; o gerente, que
possui autonomia para organizar e administrar as atividades do dia-a-dia; o
assessor responsvel pelo acompanhamento dos clientes e toda assessoria
necessria; a secretria, responsvel pelo atendimento telefnico, anotaes e
repasse dos recados para o proprietrio e o auxilio nas atividades desenvolvidas
no cotidiano; o office-boy, responsvel pelos servios bancrios, de correios,
trmite de documentos fora da empresa conforme orientao do superior,
distribuio de correspondncias internamente, entre outras coisas.

Atravs da pesquisa interna, destacaram-se os seguintes pontos fortes:

Atendimento personalizado ao cliente;


Pblico alvo: servidores pblicos da esfera federal, estadual e municipal;
Boa localizao;
Bom relacionamento entre os funcionrios.
5. DESENVOLVIMENTO

40
Para anlise e desenvolvimento da pesquisa se fez necessria a elaborao de
um estudo de caso para melhor demonstrar a aplicabilidade das questes
levantadas pelo trabalho.

A empresa pesquisada a Lder Money Corretora de Seguros de Vida e


Representaes Comerciais Ltda, situada na cidade de Belo Horizonte Minas
Gerais, caracterizada pela venda de seguros.

O organograma da empresa pode ser definido da seguinte forma:

Figura 8 - Organograma

Fonte: Elaborada pela autora

Este tipo de estrutura ideal para o porte da empresa, pois a mais simples,
baseada na autoridade linear. Entre o superior e os subordinados existem linhas
diretas e nicas de autoridade (direito organizacional de exigir o cumprimento
de ordens e execuo de tarefas) e de responsabilidade (dever de seguir com
ordens e executar tarefas). Todas as decises e controle da empresa esto
centralizados em uma s autoridade a que est no topo do organograma.

As vantagens da estrutura organizacional linear so:

Fcil compreenso;
Fcil implementao;
Limitao clara das responsabilidades;
Bastante estvel devido a centralizao do poder e do controle.
As desvantagens so:

A rigidez e a inflexibilidade da organizao linear dificulta a inovao;

41
Pode se tornar autocrtica pela centralizao do poder, dificultando a
cooperao e a iniciativa das pessoas;
A unidade de comando torna os chefes generalistas, o que pressupe a
existncia de chefes capazes de saber de tudo, pois acumula todos os assuntos
possveis da empresa;
Congestionamento e paralisao de informaes na mesa do chefe em
sua ausncia.
Com o intuito de alcanar o objetivo proposto inicialmente, sero relatadas
abaixo as falhas identificadas nos processos atuais da empresa objeto de
estudo, bem como a anlise de suas rotinas para posteriormente apresentar as
sugestes de melhorias para as deficincias encontradas.

5.1 Identificar as falhas e dificuldades dos processos atuais

Aps anlises dos processos atuais desenvolvidos pela empresa foram


constatados fragilidades. Na realizao de entrevistas com o proprietrio e
funcionrios, percebem-se alguns obstculos enfrentados cotidianamente.

Com base nos questionrios aplicados e nas respostas apresentadas pelos


entrevistados (proprietrio e funcionrios) foi constatado que no existe um
controle interno eficiente nem um sistema informatizado que agilize as
atividades exercidas no dia-a-dia e que traga mais confiabilidade s
informaes.

Verificou-se tambm que a empresa no possui um manual de procedimentos


internos detalhando as atividades por funes, com isso as atribuies e
responsabilidades de cada funcionrio no esto bem definidas.

Apesar de poucos funcionrios, no se v claramente a segregao de funes,


mesmo quando se tem funcionrios de confiana no se est livre de riscos e
irregularidades, alm de possveis fraudes.

Em relao ao setor financeiro da empresa percebe-se que no existe uma


conciliao bancria e nem um controle das contas a pagar, as mesmas so
pagas pelo proprietrio e por muitas vezes foram pagas erroneamente. O caixa
(fundo fixo) da empresa controlado por uma nica pessoa atravs de
anotaes manuais no livro caixa e este encaminhado para o proprietrio
semanalmente junto com os recibos e notas fiscais. No entanto, a pessoa que
recebe o dinheiro e presta contas dos gastos a mesma que faz a conferncia e
posteriormente no ocorre uma auditoria do processo.

42
O proprietrio no sabe informar o quanto a empresa apurou de lucro ou
prejuzo no final de cada perodo. No se tem conhecimento do fluxo de caixa
da empresa.

As baixas dos ttulos recebidos por pagamento da mensalidade dos seguros so


manuais em planilha em formato Excel. Tal procedimento est sujeito a erros
involuntrios, o que pode acarretar em baixas incorretas, ou seja, baixar o ttulo
de um determinado cliente em vez de outro. Este tipo de falha pode vir a
ocasionar futuros transtornos, uma vez que poder ocorrer cobrana indevida
do cliente que de fato realizou o pagamento e por outro lado no sero tomadas
as devidas aes para o recebimento do cliente que no efetuou o pagamento.
Outra falha identificada nesse processo a falta de validao por parte de um
sistema informatizado ou por outra pessoa, pois a mesma pessoa que envia a
remessa de cobrana para os bancos faz as baixas dos ttulos, deixando assim
aberturas para atitudes de m f em benefcio prprio.

A prestao de contas seguradora tambm feita em planilhas de formato


Excel. O que est sujeita a erros e falhas humanas.

No se v processos e nem pessoas qualificadas para a cobrana de ttulos no


recebidos.

Os documentos, notas fiscais e recibos enviados para contabilidade no so


protocolados, o que pode ocasionar desvios e transtornos futuros.

Um fator relevante tambm observado foi a no utilizao de cartes de ponto


pelos funcionrios, as empresas com menos de dez funcionrios esto
desobrigadas do preenchimento do carto de ponto, entretanto, em uma ao
trabalhista a empresa corre grande risco caso algum funcionrio mal
intencionado venha questionar sua jornada de trabalho, pois a empresa no
ter como se defender.

5.2 Analisar a rotina de controles internos

Ao analisar a rotina da empresa verificou-se que no h uma exata


programao das contas a pagar.

Para compras de materiais de expedientes (canetas, lpis, folhas, agendas,


clipes, copos descartveis, etc.) o responsvel (secretria) faz o pedido junto ao
fornecedor e dependendo do valor total da compra o pagamento feito atravs
do fundo fixo ou negociado para 10 (dez) dias corridos a contar a partir da
efetiva compra.

43
O responsvel pelas compras de maior volume ou de itens de valores
relevantes o proprietrio, este negocia a forma de pagamento direto com o
fornecedor, mas sem nenhum conhecimento do atual fluxo de caixa da
empresa, ou seja, sem a devida certeza de que conseguir honrar a dvida
dentro do prazo negociado.

Verificou-se que todas as cobranas pertinentes a empresa, bem como as


contas de luz, telefone, energia, aluguel, condomnio, etc. so encaminhados
diretamente para o proprietrio, e sem nenhum efetivo controle realiza os
pagamentos atravs de carto de dbito ou de dbito em conta. Tais contas no
so conferidas quanto ao valor ou quanto a sua veracidade. Essa falta de
controle ocasiona muitas vezes a duplicidade de pagamentos ou a falta de
pagamento, ficando a empresa sujeita a restries ou a pagamento de juros e
multa.

A empresa dispe de uma nica pessoa (secretria) para realizar as transaes


de caixa, mantendo sob sua custdia o fundo fixo de caixa no valor de R$50,00
(cinquenta reais) repassados toda segunda-feira pelo proprietrio. Este
disponibilizado para despesas diversas como lanches e compras de materiais de
expediente, etc. e/ou pagamentos imprevistos de valores pequenos. A
prestao de contas feita as sextas-feiras, repassado para o proprietrio as
notas e recibos. Em seguida o mesmo confere o saldo final com o fsico
constante em caixa.

Toda a rotina do contas a receber realizada por uma nica pessoa, o gerente.
Entre o ltimo e primeiro dia de cada ms feito o envio da remessa de
cobrana para os bancos conveniados e posteriormente a baixa dos ttulos.

Um dos bancos conveniados o Banco do Brasil, a rotina realizada a seguinte:


primeiramente necessrio levar uma autorizao autenticada e assinada de
cada cliente at o banco onde a empresa tem conta, essa autorizao
encaminhada para o gerente de cada cliente e aps sua verificao
cadastrado o dbito em conta para que posteriormente seja feito o desconto
automtico das mensalidades do seguro. No ltimo dia til de cada ms
enviado atravs do site do Banco do Brasil o relatrio de remessa de cobrana,
este feito manualmente. So selecionados os devidos clientes, alterados o
vencimento e se caso necessrio alterado tambm o valor. agendado para o
primeiro dia til do ms seguinte o desconto na conta dos clientes selecionados.
Aps dois dias teis disponibilizado tambm no site do banco o relatrio de
retorno onde esto relacionados todos os clientes com o nmero da agncia,
conta e valor descontado. So tambm descriminados os clientes que tiveram
insuficincias de fundos (sem dinheiro na conta). Em seguida feita a baixa dos

44
ttulos recebidos em uma ficha manual feita para cada cliente especificamente
para este controle, e para aqueles clientes que no foi possvel o recebimento
posteriormente realizado a cobrana.

Outro banco conveniado o Banco Bradesco, a rotina realizada a seguinte:


no necessrio apresentar autorizao para cadastramento do dbito
automtico na conta dos clientes, contudo, a autorizao devidamente
autenticada e assinada fica em posse da empresa, a fim de se resguardar caso
algum cliente venha a reclamar dos descontos em sua conta. O desconto feito
em tempo real conforme lanamento do relatrio de remessa de cobrana, para
tanto o banco cobra uma taxa de R$2,65 por cliente, taxa superior a dos demais
bancos conveniados. No primeiro dia do ms enviado o relatrio de remessa
de cobrana e consequentemente o desconto na conta do cliente no valor da
mensalidade referente ao seguro. Aps dois dias teis disponibilizado no site
do branco o relatrio de retorno constando as liquidaes e as insuficincias de
fundos. O processo de baixa dos ttulos da mesma maneira j detalhado
acima.

A Caixa Econmica Federal tambm conveniada com a empresa, a rotina a


seguinte: atravs do sistema da Caixa Econmica so gerados boletos para
aqueles clientes que optaram por essa forma de pagamento, tais boletos so
enviados via correios at a residncia de cada cliente. Aps o pagamento o
dinheiro automaticamente transferido para a conta da empresa, mas sendo
liberado para movimentao apenas no segundo dia til, tambm
disponibilizado neste dia o relatrio de retorno onde descrimina os clientes que
efetuaram o pagamento e os que no efetuaram. A baixa dos ttulos da
maneira j citada anteriormente.

Abaixo uma forma resumida do atual processo desempenhado no contas a


receber da empresa:

45
Figura 9 - Fluxo atual do Contas a Receber

Fonte: Elaborado pela autora

Quando os clientes no pagam nem atravs de boleto nem dbito em conta,


feito o processo de cobrana, primeiramente via telefone e em segundo caso
feita a cobrana presencial, sendo o proprietrio juntamente com seu assessor
responsveis por ir at a residncia do cliente e negociar uma nova data para
pagamento. Se no houver negociao ou o cliente quebrar o acordo mais de
duas vezes o seguro cancelado junto a seguradora, ficando assim
desacobertado. Caso futuramente deseje retomar com o seguro basta quitar
todas as dvidas em atraso, em seguida a empresa solicita novamente a
efetivao do seguro junto seguradora.

Por volta do quinto dia til de cada ms feita uma medio do ndice de
inadimplentes para prestao de contas a seguradora. Em uma planilha de
excel so relacionados os clientes que esto em dia com os pagamentos, os
inadimplentes, os seguros cancelados por insatisfao e os que tiveram o
primeiro desconto (pagamento do seguro) para iniciar a cobertura. Tal planilha
enviada para a seguradora onde so conveniados.

repassado para a seguradora atravs de boleto bancrio com vencimento


para todo dia 10 (dez) 30% (trinta por cento) do valor da mensalidade de cada
cliente independentemente do seu efetivo pagamento. Verificou-se que o
cumprimento em dia de tal boleto essencial para que a seguradora continue
dando cobertura para os segurados.

No terceiro dia til de cada ms so encaminhados para a contabilidade todos


os documentos necessrios referentes ao ms anterior. Tais documentos so
organizados pela secretria, porm sem a emisso de protocolos so enviados

46
para a contabilidade atravs do office-boy. Quando recebidos da contabilidade o
proprietrio confere e os arquiva.

5.3 Sugerir melhorias para as deficincias encontradas nos processos

Com base nas deficincias encontradas nos processos de controle interno


algumas sugestes so propostas.

Tem-se por indispensvel, como primeira medida, a informatizao dos


processos atravs da implantao de um sistema de informao gerencial, para
eliminao da repetio das atividades, melhoria da qualidade e do fluxo das
informaes que consequentemente afeta nas tomadas de decises e nos
processos internos, maior confiabilidade, credibilidade, controle da execuo e
acessos a tais informaes, alm de permitir a gravao e recuperao dos
dados, podendo ser consultados a qualquer momento sem ter que efetivamente
busc-los fisicamente nos arquivos e agregar valor a empresa no que tange a
modernidade e sua competitividade empresarial.

Complementando, Silva descreve que:

A utilizao de um sistema de informao para o controle interno


das operaes desempenhadas dentro da sociedade empresria
destina-se a fornecer elementos confiveis de apoio tomada de
deciso, auxiliando diretores, gerentes e funcionrios na
organizao, possibilitando a anlise de problemas, sua
visualizao e solues. (SILVA, 2007, p.18).

A informatizao possibilita maior eficincia e eficcia dos processos,


melhorando assim a competitividade da empresa no mercado e aumentando
sua lucratividade. Para tanto, dever ser feito uma busca no mercado quanto a
qual sistema comprar, pois o mesmo dever atender as necessidades e
caractersticas da empresa levando em considerao custo x benefcio.

necessrio criar um manual de controle interno onde conste as instrues


operacionais, normas e condutas adotados pela empresa. importante que o
responsvel pela empresa os organize e os distribua a seus funcionrios. Esta
adoo colabora para a coibio de erros de execuo e tambm garante a
qualidade dos processos. Todos os funcionrios devero ter livre acesso ao
manual, para que saibam claramente suas funes e tarefas a cumprir. Com
estes manuais o proprietrio ter uma ferramenta para definir melhor as
atividades e se ser necessria a atualizao do responsvel pela execuo de
tal atividade com treinamentos especficos.

47
De acordo com Dias os manuais devem ser de fcil e rpida compreenso, para
que qualquer pessoa ao ler o manual de controles internos, entenda:

A ordem de execuo das atividades;


Como so realizados os procedimentos;
As informaes registradas nos sistemas informatizados;
As operaes automatizadas;
As operaes que necessitam de interveno humana;
Os relatrios emitidos e seu destino e objetivo. (DIAS, 2010, p. 45).
importante que estes manuais sejam atualizados sempre que necessrio, pois
estes facilitam o entendimento das pessoas quanto as suas responsabilidades,
os limites de sua autoridade, se tm competncia e comprometimento de
fazerem o que correto da maneira correta.

Atravs da sugesto acima proposta fica mais fcil designar para cada
funcionrio suas funes. Segregar as funes um fator relevante para a
eficincia e confiabilidade das informaes, pois como j dito anteriormente
mesmo quando se tem funcionrios de confiana no se est livre de risco e
irregularidades, alm de possveis fraudes.

Nenhum funcionrio da empresa deve ter sob controle a responsabilidade de


todo o ciclo de uma transao. As operaes devem ser planejadas de forma
que mais de uma pessoa participe de cada transao, desta forma, o trabalho
de um torna-se a prova do outro.

Neste contexto, Almeida enfatiza que:

Para que os processos operacionais sejam executados de acordo


com o pr-definido necessrio que os empregados e
departamentos da organizao, tenham suas atribuies
claramente definidas e limitadas, de preferncia por escrito,
levantamento de fluxos e rotinas pertinentes a atividade, por
meio de manuais internos. Com essas atribuies distribudas
claramente, possvel assegurar que todos os procedimentos de
controle sejam executados, detectar possveis erros e
irregularidades, alm de apurar as responsabilidades por
eventuais omisses na realizao das transaes da organizao.
(ALMEIDA, 2010, p. 43).

Pelo fato da empresa no possuir um sistema informatizado fica comprometido


o bom funcionamento dos controles internos necessrios ao contas a pagar, ao
contas a receber e sua gesto. A utilizao do sistema proporciona a gerao de

48
relatrios em diversos formatos para suporte em tais rotinas, como tambm
relatrios de ndice de inadimplncia, de seguros cancelados, suporte nas
conciliaes bancrias, fluxo de caixa, emisso de protocolos, etc. para tanto
de grande relevncia o lanamento correto das informaes no sistema.

Programar os pagamentos para no mximo trs vezes no ms, por exemplo,


todo dia 10 (dez), 20 (vinte) e 30 (trinta), isso proporciona um maior controle
das contas a pagar, evitando atrasos e duplicidade de pagamentos, importante
tambm dar entrada no sistema de todas essas contas.

O relatrio das contas a pagar dever ser gerado atravs do sistema e


encaminhado antecipadamente de acordo com a programao de pagamento
estabelecida para o proprietrio juntamente com boletos e duplicatas anexadas,
para que dessa forma possa efetuar os pagamentos corretamente.

Aps dever ser efetuada a baixa do ttulo no sistema e arquivado todos os


comprovantes em pastas devidamente etiquetadas por no mnimo cinco anos.

Figura 10 - Fluxo do Contas a Pagar

Fonte: Elaborado pela autora

Para maior confiabilidade na rotina do contas a receber todos os clientes


devero ser cadastrados no sistema, neste dever conter dados pessoais,
endereo, seguro contratado, etc. em seguida efetuar os lanamentos dos
ttulos a receber.

No prprio sistema possvel processar a carga dos ttulos a vencer, ou seja,


gerar a remessa de cobrana, agilizando e tornando mais confivel as
informaes a serem enviadas para os bancos.

49
Da mesma maneira que possvel processar a remessa de cobrana tambm
possvel a importao para o sistema do relatrio de retorno disponibilizado
pelos bancos. Desta forma, a baixa dos ttulos pagos tornar mais confivel,
no ocorrendo baixas indevidas ou incorretas, uma vez que o processo ser
automtico. Abaixo uma forma resumida de como seria esse processo:

Figura 11 - Fluxo do Contas a Receber

Fonte: Elaborado pela autora

importante que a carteira de ttulos seja bem organizada, para que haja uma
conexo com os servios de cobrana e para que as devidas aes sejam
tomadas. vivel primeiramente padronizar um modelo de carta de cobrana
(para isto pode-se utilizar sistemas informatizados) para que esta seja enviada
para os clientes em atraso, evitando assim custos com ligaes telefnicas e
transportes. Se no houver retorno com a aplicao da primeira medida,
vivel o contato direto com o cliente via telefone.

Aps uma anlise de custos versus benefcios poderiam avaliar a contratao


de uma empresa terceirizada especializada em cobranas, evitando assim o
desgaste natural no confronto com o devedor e obtendo maior retorno na
recuperao dos crditos e consequentemente a diminuio do ndice de
inadimplentes.

relevante tambm a contratao de um profissional contbil para realizao


de determinadas funes que at ento no so desenvolvidas dentro da
empresa, como por exemplo, as conciliaes bancrias, confirmao das

50
transaes realizadas no caixa da empresa bem como o levantamento
constante do fluxo de caixa. Proporcionar administrao registros dos custos e
despesas incorridos, auxiliar o proprietrio nas tomadas de decises,
acompanhar e dar suporte nos trabalhos desenvolvidos pela contabilidade
terceirizada, desenvolver e fornecer dados para avaliar o desempenho
financeiro da empresa.

Para todo trmite de documentos deve haver a conferncia e em seguida a


emisso do protocolo para que haja uma ordenao e minimizao de erros e
falhas. Neste dever conter a data de sada, descrio de todos os documentos
e campo para assinatura do recebedor. A maioria dos sistemas informatizados
j possui essa funo padronizada, o que facilita e agiliza o processo.

Adquirir um relgio cartogrfico para registrar com exatido os horrios de


entrada e sada dos funcionrios, a fim de se prevenir contra causas
trabalhistas e fornecer para a contabilidade tais informaes com maior
credibilidade para o clculo de horas trabalhadas.

Figura 12 - Relgio cartogrfico

Fonte: ECF SISTEMAS, 2012.

6. ANLISE DE RESULTADOS

Aps anlise dos procedimentos efetuados pela empresa e conforme as


sugestes de melhorias descritas no item anterior espera-se que com a
implantao de tais medidas a empresa alcance a eficincia, eficcia e
segurana em suas atividades desenvolvidas diariamente.

Com a adoo de certos componentes da lei Sarbanes-Oxley espera-se o


estabelecimento do nvel de confiana nas informaes geradas, um maior e
melhor controle dos acontecimentos ocorridos dentro da empresa, a reduo de
possibilidades de fraudes, alm de beneficiar com uma melhor visibilidade
sobre o que ocorre no negcio.

51
Com o alinhamento de elementos que caracterizam a estrutura de controle
interno propostas pelo modelo COSO adquirir maior transparncia e
responsabilidade sobre a qualidade das informaes alcanando as metas e os
objetivos.

No que tange a implantao do sistema informatizado espera-se a eliminao


de retrabalhos, para trazer mais agilidade e segurana nas rotinas financeiras,
principalmente as desempenhadas no contas a pagar e no contas a receber,
melhor qualidade e fluxo das informaes de forma a auxiliar nas tomadas de
decises e nos processos internos, maior confiabilidade, credibilidade, controle
da execuo e acessos a tais informaes, agregando valor a empresa e
aumentando sua competitividade empresarial no mercado econmico atual e
consequentemente maior lucratividade.

Referente a criao de um manual interno espera-se prticas uniformes,


normatizao e eficincia dos atos que previnem a ocorrncia de erros de
execuo e desperdcios, o conhecimento por parte de todos os funcionrios
sobre suas funes, tarefas a cumprir, a ordem de execuo e como so
realizadas as atividades para assim facilitar o entendimento das pessoas quanto
as suas responsabilidades e limites.

Outra sugesto proposta foi a segregao de funes, pois verificou-se que uma
nica pessoa detinha a responsabilidade de todo um ciclo de uma transao.
Com a adoo da sugesto espera-se que mais de uma pessoa participe de
cada transao, diminuindo assim os nveis de riscos, irregularidades e
possveis fraudes alm de proporcionar a empresa possibilidades de apurao
de responsabilidades por eventuais omisses na realizao das transaes.

Enfatizando o contas a pagar espera-se que a empresa alcance maior controle e


visualizao global dos compromissos assumidos com terceiros, permitindo
acompanhar de maneira fcil os pagamentos a serem efetuados em
determinado perodo e verificao das disponibilidades de recursos para honrar
com as dvidas. Permitir ao proprietrio avaliar as melhores oportunidades de
assumir novos compromissos, de maneira a no centralizar muitos pagamentos
em determinada data e que possibilite estabelecer prioridades de pagamentos
e montante dos valores a pagar.

Com as medidas sugeridas para o contas a receber da empresa espera-se maior


confiabilidade, agilidade nas atividades desempenhadas e possibilitar o
conhecimento dos valores a receber e/ou recebidos, os clientes em atrasos para
que assim possa programar as cobranas.

52
Com um melhor planejamento das cobranas de clientes inadimplentes espera-
se que a empresa recupere seus crditos e consequentemente os ndices de
eficincia na cobrana de ttulos em atrasos.

Com a contratao do profissional contbil proporcionar maior confiana nos


servios prestados pela contabilidade terceirizada, que as atividades de grande
valia que at ento no so realizadas, como por exemplo, a conciliao
bancria, a apurao do fluxo de caixa da empresa para conhecimento do
proprietrio quanto as suas sadas e entradas de recursos passem a ser
desenvolvidas, auxiliar na gesto econmica da empresa, na apurao dos
resultados e na tomada de decises.

Com a emisso de protocolos no trmite dos documentos evitar desvios e


transtornos caso no localizado um determinado documento em uma
determinada poca, alm de permitir uma ordenao e minimizao de erros e
falhas.

Com a aquisio do relgio cartogrfico resguardar a empresa de causas


trabalhistas e fornecer maior controle da entrada, sada e horas extras dos
funcionrios.

7. CONCLUSO

Constatou-se, pela pesquisa, a importncia do controle interno em uma


empresa independente da sua classificao empresarial, pequeno ou grande
porte. A prtica de implantao de controles internos s tem a agregar valor e
confiana nas atividades operacionais desenvolvidas, alm de ser uma
ferramenta de gesto, gerando informaes oportunas e confiveis aos
administradores, auxiliando assim na tomada de decises objetivando o alcance
das metas e detectando erros e/ou fraudes.

A realizao deste trabalho permitiu tambm verificar a importncia dos


sistemas informatizados para o processo operacional da empresa, dos manuais
internos para padronizao, conhecimentos e aplicao por todos os
funcionrios, a segregao de funes para reduo de risco e irregularidades,
alm de possveis fraudes e de uma rotina bem administrada e planejada.

O trabalho proposto buscou analisar como a implantao de um sistema de


controle interno pode contribuir para a melhoria dos processos da organizao
pesquisada. Para tanto foi primeiramente identificado as falhas nos processos
atuais, em seguida analisado a rotina de controles internos para ento sugerir
melhorias para as deficincias encontradas.

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Entende-se que os objetivos propostos foram alcanados, tendo em vista o
conhecimento adquirido sobre o assunto, atravs do referencial terico e das
sugestes de melhorias efetuadas para que a empresa objeto da pesquisa
possa implantar mudanas nos processos e mtodos de maneira simples, mas
coerente, minimizando erros e corrigindo pontos falhos para o alcance um
melhor resultado com base em informaes confiveis e em tempo hbil.

Espera-se que aps esta pesquisa a empresa adote novas condutas para um
melhor controle interno, adquira um sistema informatizado para auxiliar na
funcionalidade dos controles e acompanhe as evolues tecnolgicas e do
mercado para que se tenha um diferencial competitivo que possa agregar valor
a empresa visando o alcance das metas e objetivos.

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Publicado por: JHESSICA CAROLINE BARBOSA COSTA

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