MANUAL PROCEDURI Economico Administrativ

Manual de proceduri
A002 Proceduri operaionale pentru domeniul Economico - Administrativ
Codul: Denumirea subdomeniului:

A00201000 Financiar Contabilitate
A00202000 Planificare Bugetar
A00203000 Logistic
A00204000 Cazarmare, Construcii - Investiii
Codul procedurii: Denumirea procedurii:
A00201001: Financiar contabilitate Angajarea, Lichidarea, Ordonanarea i Plata
Cheltuielilor
A00201002: Financiar contabilitate Exercitarea controlului financiar preventiv propriu
A00202001 Planificare Bugetar - Procedur general privind fundamentarea bugetului
de venituri i cheltuieli pentru anul N
A00203001 Logistic - Distribuirea bunurilor materiale aprovizionate de B.A.G.R. n
unitile subordonate A.N.P.
A00203002 Logistic - Fundamentarea i elaborarea planului de aprovizionare tehnico-
material i financiar
A00203003 Logistic - Privind elaborarea i fundamentarea planului anual de asigurare
tehnico - material centralizat privind echiparea personalului din sistemul
administraie penitenciare.
A00203004 Logistic - Hrnirea persoanelor private de libertate
A00203005 Logistic - Privind aprovizionarea cu produse agroalimentare
A00203006 Logistic - Organizarea, planificarea i realizarea lucrrilor de ntreinere
tehnic la autovehicule
A00203007 Logistic - Atestarea strii tehnice i de exploatare a autovehiculului nainte
de plecarea n curs
A00203008 Logistic - Planificarea activitii zilnice de transport
A00203009 Logistic - Eliberarea, completarea, verificarea i calculul foii de parcurs
A00203010 Logistic - Scoaterea din funciune i casarea activelor fixe
A00203011 Logistic - Declasarea i casarea valorilor materiale, altele dect activele
fixe
A00203012: Logistic Achiziii publice cerere de ofert
A00203013: Logistic Achiziii publice achiziia direct
A00203014: Logistic Achiziii publice licitaie deschis
A00203015: Logistic Achiziii publice dialogul competitiv
A00203016: Logistic Achiziii publice achiziia public prin negociere fr
publicarea prealabil a unui anun de participare
A00203017: Logistic - Achiziii publice concurs de soluii
A00203018: Logistic Achiziii publice licitaie restrns
A00203019: Logistic - Achiziii publice achiziia public prin negociere cu publicarea
prealabil a unui anun de participare
A00203020: Logistic Activitatea de elaborare i fundamentare a documentaiilor de
constatare i stabilire a pierderilor din calamiti
A00203021: Logistica Rspunderea patrimoniala
A00203022: Logistica Executarea controlului ierarhic
A00203023: Logistica Inventarierea patrimoniului elaborarea pe baza pct. 7 din
anexa nr. 1 la OMFP nr.1753/2004
42
Administraia Naional a Penitenciarelor
A00204001: Cazarmare, constructii-investiii Executarea lucrrilor de ntreinere i

reparaii curente la construcii
A00204002: Cazarmare, constructii-investiii Executarea lucrrilor de reparaii capitale,
consolidare i modernizare
A00204003: Cazarmare, constructii-investiii Executarea lucrrilor de investiii
A00204004: Cazarmare, constructii-investiii Recepia lucrrilor de construcii i instalaii
A00204005: Cazarmare, constructii-investiii Constituirea crii tehnice a construciei
A00204006: Cazarmare, constructii-investiii Alocarea la drepturi de combustibil pentru
nclzire
Abrevieri ai termenilor
Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. P.O. Procedura operaional
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. Ach. Achizitor
8. BS Birou secretariat
9. SEAP Sistemul electronic de achiziii publice
10. CPV Vocabularul comun al achiziiilor publice
11. Comp./compart. Compartimentul
12. HG/Hot Hotrrea de Guvern
13. OUG Ordonana de Urgen a Guvernului
14. DEA Director adjunct economico-administrativ
15. PD Persoana desemnat (gospodar, lucrtor, cadru tehnic, utilizator, etc.)
16. CS Contabil sector
17. R Referat de necesitate
18. NJ Not justificativ
19 Of. Ofert
20. AD Achiziionare direct
21. PA Propunere de angajare a unei cheltuieli
22. AC Autoritate contractant
23. PAAP Programul anual al achiziiilor publice
24. CFPP Control financiar preventiv
43
Manual de proceduri
Procedura A00201001 Angajarea, Lichidarea, Ordonanarea i Plata Cheltuielilor
Scop:
a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de angajare, lichidare, ordonanare i
plata cheltuielilor;
b) Stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente acestei
activiti.
Premise:
Aplicabilitate: n toate unitile sistemului penitenciar.
Cadrul Legal:
a) Legea nr.500/2002, privind finanele publice;
b) Legea Contabilitii nr.82/1991;
c) OMFP nr. 1792/2002, de aprobare a Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea
i plat a cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea angajamentelor bugetare i legale.
A) ANGAJAREA CHELTUIELILOR:
Responsabil ACTIVITATEA DESFURAT
Persoana nominalizat Angajarea cheltuielilor - utilizarea creditelor bugetare numai n limita
pentru ntocmirea i prevederilor i potrivit destinaiilor aprobate pentru cheltuieli strict legate de
evidena ALOP activitatea instituiei i cu respectarea dispoziiilor legale.
Persoana nominalizat Angajarea oricrei cheltuieli din fonduri publice mbrac dou forme de
pentru ntocmirea i angajament:
evidena ALOP a) angajamentul legal orice act juridic din care rezult sau ar putea
rezulta o obligaie pe seama fondurilor publice;
b) angajamentul bugetar orice act prin care se rezerv fonduri publice
unor anumite destinai, n limita creditelor bugetare aprobate
Angajamentul bugetar mbrac dou forme:
a) angajamentul bugetar individual este un angajament specific unei
singure operaiuni noi care urmeaz s se efectueze;
b) angajamentul bugetar global este un angajament bugetar aferent
angajamentului legal provizoriu.
Persoana nominalizat Angajamentul bugetar precede angajamentul legal .
pentru ntocmirea i Documentele privind angajarea cheltuielilor, necesare unei evidene
evidena ALOP contabile potrivit prevederilor legale sunt:
1 - proiectul de angajament legal individual ( proiect de contract de
achiziie public, comand, contract de munc, acord de mprumut).
2 - proiect de angajament legal provizoriu ( buget previzional)
3 - propunere de angajare a unei cheltuieli
4 - angajament bugetar individual global.
compartimentul de Proiectul de angajament legal individual este ntocmit de compartimentul
specialitate de specialitate din cadrul Direciei Economico Administrativ/ Serviciului
Logistic, cu respectarea prevederilor legale, n baza Referatului de
necesitate ntocmit de direciile i serviciile independente din Administraia
Naional a Penitenciarelor/unitate prin care se solicit angajarea cheltuielilor.
Proiectul de angajament legal individual se ntocmete n situaia n care
cheltuiala propus nu se regsete n bugetul previzional.
Pe baza proiectului de angajament legal individual se ntocmesc formularele
Propunere de angajare a unei cheltuieli (Anexa nr.1) i de Angajament
Bugetar Individual (Anexa nr.2) de ctre compartimentul de specialitate din
cadrul Direciei EconomicoAdministrative/Serviciului Financiar-Contabilitate.
Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli (Anexa nr. 1)
Persoana nominalizat nsoete proiectul angajamentului legal (contract de achiziie public, note de
pentru ntocmirea i comand, referate de necesitate, convenie, acte de control, acord de
evidena ALOP mprumut ).
Se ntocmete numai dac exist credite bugetare disponibile i numai pentru
rezervarea acestora.
44
Se ntocmete de persoana desemnat cu atribuii de conducere a evidenei

angajamentelor bugetare i legale, persoan care rspunde pentru realitatea
datelor nscrise n document i semneaz la compartimentul de contabilitate.
Propunerea de angajare a unei cheltuieli circul la:
- compartimentul de specialitate pentru avizare;
- la persoana care acord viza de control financiar preventiv propriu;
- la ordonatorul secundar/teriar de credite spre aprobare;
- la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare.
Angajament bugetar individual / global (Anexa nr.2)
Angajamentul bugetar este documentul prin care se afecteaz fonduri publice
Persoana nominalizat unor anumite destinaii, n limita creditelor bugetare aprobate.
pentru ntocmirea i Angajamentul bugetar individual nsoete i se supune avizrii mpreun cu
evidena ALOP proiectul angajamentului legal individual ( contract, comand, referat de
necesitate, contract de munc, acte de control, acord de mprumut, etc, ).
Se ntocmete de persoana desemnat cu atribuii de conducere a evidenei
angajamentelor bugetare i legale, persoan care rspunde pentru realitatea
datelor nscrise n document i semneaz la compartimentul de contabilitate.
Angajamentul bugetar circul mpreun cu propunerea de angajare a unei
cheltuieli:
- la compartimentul de specialitate pentru avizare;
- la persoana care acord viza de control financiar preventiv propriu ;
- la ordonatorul secundar/teriar de credite spre aprobare;
- la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare.
Persoana nominalizat Proiectul de angajament legal provizoriu mbrac forma unui buget
pentru ntocmirea i previzional.
evidena ALOP Bugetele previzionale se ntocmesc potrivit clasificaiei bugetare pe: titlu,
capitol, subcapitol, articol, alineat de cheltuial de ctre Direcia Economico
Administrativ/ Serviciul Financiar - Contabilitate, pe baza propunerilor
direciilor i serviciilor Administraiei Naionale a Penitenciarelor respectiv
serviciilor unitilor penitenciare.
Bugetul previzional va fi nsoit de Angajamentul bugetar global .
Bugetul previzional va fi ntocmit de eful Serviciului Financiar - Contabilitate,
se supune vizei controlului financiar preventiv i se supune aprobrii
ordonatorului secundar/teriar de credite.
Angajamentele bugetare globale se ntocmesc pentru cheltuielile curente, ce
se efectueaz n mod repetat, pe parcursul aceluiai exerciiu bugetar, cum ar
fi:
- cheltuieli cu salariile pentru toate categoriile de personal;
- cheltuieli cu contribuii pentru asigurri sociale de stat;
- cheltuieli cu contribuii pentru ajutorul de omaj;
- cheltuieli de deplasri, detari, transferuri;
- cheltuieli cu contribuiile pentru constituirea fondului de asigurri sociale
de sntate;
- cheltuieli privind drepturile cu caracter social;
- cheltuieli privind hrana (norma de hran);
- cheltuieli cu chiriile.
Pe parcursul anului, pentru cheltuielile nscrise n bugetul previzional, se
ntocmete Propunerea de angajare a unei cheltuieli pe baza solicitrilor
direciilor i serviciilor independente din unitate.
Angajamentele legale individuale aprobate pn la finele anului , acoperite de
angajamentele legale provizorii nu se supun vizei de control financiar
preventiv .
Angajamentele legale individuale care depesc valoarea angajamentelor
legale provizorii se supun vizei de control financiar preventiv.
45
Manual de proceduri
B. LICHIDAREA CHELTUIELILOR:
Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII
Persoana nominalizat Este faza n procesul execuiei bugetare care are ca scop verificarea prin care
pentru ntocmirea i se urmrete:
evidena ALOP - existena angajamentelor;
- realitatea sumei datorate;
- condiiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor
justificative care s ateste operaiile respective.
Documentele justificative de lichidare a unei cheltuieli sunt acele documente
justificative care atest realitatea bunurilor livrate, serviciului efectuat,
lucrrilor executate, urmrind:
- livrarea bunurilor ;
- prestarea serviciului;
- efectuarea lucrrii;
- existena unui titlu executoriu;
- existena unui acord de mprumut, acord de grant, etc.
Salariile i indemnizaiile vor fi lichidate n baza statelor de plat colective,
ntocmite de compartimentul de specialitate, cu excepia cazurilor n care este
necesar lichidarea individual.
Documentele care atest bunurile livrate, lucrrile executate i serviciile
prestate sunt factura fiscal sau alte formulare ori documente cu regim
special, aprobate potrivit legii, prezentate n original i completate cu toate
datele cerute de formular.
Determinarea sau verificarea existenei sumei datorate creditorului se
efectueaz de ctre conductorii compartimentelor care au solicitat angajarea
cheltuielilor, pe baza datelor nscrise n factur i a documentelor ntocmite de
comisia de recepie constituit potrivit legii (Proces-verbal de recepie, n cazul
mijloacelor fixe, Nota de recepie i constatare de diferene, n cazul bunurilor
materiale, altele dect mijloacele fixe).
Documentele care atest bunurile livrate, lucrrile executate i serviciile
prestate sau din care reies obligaii de plat certe se vizeaz pentru "Bun de
plat" de ctre ordonatorii secundari/teriari de credite .
Condiiile de exigibilitate a obligaiei se verific pe baza datelor cuprinse n
angajamentele legale, care trebuie s cuprind i date cu privire la termenele
de plat a obligaiei.
Documentele care atest parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor, stau la
baza nregistrrii n contabilitatea patrimonial pentru reflectarea serviciului
efectuat i a obligaiei de plat fa de terii creditori.
C. ORDONANAREA CHELTUIELILOR
Persoana nominalizat Ordonanarea cheltuielilor este faza n procesul execuiei bugetare n care
pentru ntocmirea i se confirm c:
evidena ALOP - livrrile de bunuri au fost efectuate, serviciile prestate, lucrrile executate;
- cheltuielile au fost lichidate prin aplicarea vizei de Bun de plat de ctre
compartimentul care a solicitat angajarea cheltuielilor;
- plata poate fi realizat.
Ordonanarea de plat este documentul intern prin care ordonatorul de credite
d dispoziie conductorului Serviciul Financiar Contabilitate din cadrul
Direciei EconomicoAdministrative/ Serviciului Financiar Contabilitate (pentru
unitile penitenciare) s ntocmeasc instrumentele de plat a cheltuielilor.
Modelul formularului "Ordonanare de plat" este prezentat n Anexa nr. 4
la prezentele norme.
Ordonanarea de plat se ntocmete n cadrul Serviciului Financiar-
Contabilitate, de ctre persoana desemnat cu atribuii n conducerea i
evidena angajamentelor bugetare.
Ordonanarea de plat va fi nsoit de documentele justificative n original.
Facturile n original sau alte documente ntocmite n vederea plii cheltuielilor
46
vor purta obligatoriu numrul, data notei contabile i semntura persoanei

care a nregistrat n contabilitate lichidarea cheltuielilor.
n cazuri excepionale, cnd nu este posibil prezentarea documentelor
justificative n original, vor fi acceptate i copii ale documentelor justificative,
certificate pentru conformitatea cu originalul de persoana delegat cu aceste
atribuii privind evidena angajamentelor bugetare.
n situaia n care, n conformitate cu prevederile contractuale, urmeaz s se
efectueze plata n rate a bunurilor livrate, lucrrilor executate i a serviciilor
prestate, se vor avea n vedere urmtoarele:
- prima ordonanare de plat va fi nsoit de documentele justificative care
dovedesc obligaia ctre creditor pentru plata ratei respective;
- ordonanrile de plat ulterioare vor face referire la documentele
justificative deja transmise conductorului Serviciului Financiar-Contabilitate.
La emiterea ordonanrii de plat finale persoana delegat cu atribuii pe linia
conducerii evidenei angajamentelor bugetare i a ntocmirii ordonanrilor de
plat consemneaz, iar ordonatorul secundar/teriar de credite delegat
confirm, c operaiunea s-a finalizat.
Dup ntocmire, Ordonanarea de Plat circul la:
- compartimentul contabilitate pentru obinerea vizei de compartiment.
-compartimentul de specialitate/compartimentul care a solicitat angajarea
cheltuielilor, pentru a se obine viza de compartiment cu aplicarea amprentei
tampilei Certificat n privina realitii, regularitii i legalitii prin care se
confirm corectitudinea sumelor de plat, livrarea bunurilor, executarea
lucrrilor i prestarea serviciilor;
- persoana mputernicit cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu
prin aplicarea semnturii i amprenta tampilei;
- ordonatorul secundar/teriar de credite pentru aprobare;
- Serviciul Financiar-Contabilitate pentru efectuarea plii i pentru arhivare.
n cazul n care ordonanarea de plat nu se avizeaz, se aplic prevederile
pct. 1 "Angajarea cheltuielilor".
Persoana mputernicit s exercite controlul financiar preventiv se asigur c
ordonanrile supuse vizei se refer la angajamente de cheltuieli deja vizate i
c sunt ndeplinite condiiile de lichidare a angajamentelor.
Ordonanrile de plat nevizate de persoana mputernicit s exercite control
financiar preventiv sunt nule i fr valoare pentru eful Serviciului Financiar
Contabilitate, care urmeaz s fac plata, dac nu sunt autorizate n condiiile
prezentelor norme.
Dup aprobare, ordonanarea de plat mpreun cu toate documentele
justificative n original se nainteaz conductorului Serviciului Financiar -
Contabilitate din cadrul Direciei EconomicoAdministrative/Serviciului
FinanciarContabilitate din cadrul unitilor penitenciare, pentru plat.
Nici o ordonanare de plat nu va fi semnat de ordonatorul de credite dect
dac:
- este completat cu toate datele cerute de formular;
- este nsoit de toate documentele justificative
- poart semntura compartimentului de specialitate i a compartimentului
financiar contabil;
- poart viza de control financiar preventiv propriu.
D. PLATA CHELTUIELILOR:
eful Serviciului Plata cheltuielilor este faza final a execuiei bugetare prin care instituia
Financiar - Contabilitate public este eliberat de obligaiile sale fa de teri creditori.
Plata cheltuielilor este asigurat de directorul Direciei Economico-
Administrativ i eful Serviciului Financiar-Contabilitate, dup ce au fost
verificate urmtoarele aspecte:
- cheltuielile care urmeaz s fie pltite au fost angajate, lichidate i
ordonanate;
47
Manual de proceduri
- exist credite bugetare deschise/repartizate i disponibiliti n conturi de

disponibil;
- subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectueaz plata este cea
corect i corespunde naturii cheltuielilor respective;
- exist toate documentele justificative care s justifice plata;
- semnturile de pe documentele justificative aparin persoanelor
desemnate s exercite atribuii ce decurg din procesul executrii cheltuielilor
bugetare, potrivit legii;
- beneficiarul sumelor este cel ndreptit potrivit documentelor care atest
serviciul efectuat;
- suma datorat beneficiarului este corect;
- documentele de angajare i ordonanare au primit viza de control
financiar preventiv;
- documentele sunt ntocmite cu toate datele cerute de formular;
- alte condiii prevzute de lege.
Plata nu poate fi efectuat:
- n cazul n care nu exist credite bugetare deschise i/sau repartizate ori
disponibilitile sunt insuficiente;
- cnd nu exist confirmarea serviciului efectuat i documentele nu sunt
vizate pentru "Bun de plat";
- cnd beneficiarul nu este cel fa de care instituia are obligaii;
- cnd nu exist viza de control financiar preventiv pe ordonanarea de
plat;
- cnd nu exist aprobarea ordonatorului principal de credite.
n cazul constatrii unei erori n legtur cu plata ce urmeaz s fie efectuat,
persoana mputernicit cu efectuarea acestei operaiuni suspend plata.
Motivele deciziei de suspendare a plii se prezint ntr-o declaraie scris
care se trimite ordonatorului de credite i, spre informare, persoanei
mputernicite s exercite controlul financiar preventiv.
Ordonatorul de credite poate solicita n scris i pe propria rspundere
efectuarea plilor.
Avnd n vedere caracteristicile specifice ale unor cheltuieli globale,
reglementate prin acte normative n vigoare, lunar se va ntocmi o singur
Ordonanare de plat, pentru:
- plata salariilor i ndemnizaiilor;
- plata compensrii chiriei stabilit pentru locuinele de serviciu i chiria
datorat pe baza unui contract de nchiriere;
- plata contravalorii transportului prevzut n actele normative n vigoare.
Dispoziii generale privind efectuarea plilor
DESCRIEREA PROCEDURII
Persoana nominalizat Deschiderea conturilor de cheltuieli i de disponibiliti de ctre instituiile
pentru ntocmirea i publice se efectueaz potrivit normelor privind organizarea i funcionarea
evidena ALOP trezoreriilor statului.
n vederea efecturii cheltuielilor, Direcia EconomicoAdministrativ/
Serviciul FinanciarContabilitate din cadrul unitilor penitenciare are obligaia
de a ntocmi i de a prezenta unitii de trezorerie i contabilitate public la
care instituia are conturile deschise:
- bugetul de venituri i cheltuieli aprobat i repartizat pe trimestre, pe
modelele elaborate de Ministerul Economiei i Finanelor;
- programul de investiii aprobat n condiiile legii;
- lista cu specimenele de semnturi ale persoanelor delegate cu atribuii de
ordonator secundar/teriar de credite, ale persoanelor mputernicite cu
efectuarea plilor ct i amprenta tampilei.
Creditele bugetare aprobate n buget vor putea fi utilizate numai dup
deschiderea de credite i/sau alimentarea cu fonduri a conturilor deschise pe
seama acestora.
48
Ordinele de plat se emit pe numele fiecrui creditor. Acestea vor fi datate i

vor avea nscrise n spaiul rezervat obiectul plii i subdiviziunea bugetului
aprobat de la care se face plata.
Ordinele de plat se nscriu ntr-un registru distinct, vor purta un numr de
ordine unic, ncepnd cu numrul 1 n ordine cresctoare pentru fiecare
exerciiu bugetar.
Un ordin de plat nu poate cuprinde pli referitoare la mai multe subdiviziuni
ale bugetului aprobat.
Ordinele de plat se emit pe baza documentelor justificative din care s reias
c urmeaz s se achite integral sau parial o datorie contractat i justificat.
Se excepteaz de la aceast regul ordinele de plat ce se emit pentru plata
de avansuri efectuate n condiiile legii.
Din conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibiliti, dup caz, se poate
ridica, pe baz de cecuri pentru ridicare de numerar, numerarul pentru
efectuarea plilor de salarii, premii, deplasri, protocol precum i pentru alte
cheltuieli care nu se pot efectua prin virament, cum ar fi:
- contravaloarea medicamentelor;
- contravaloarea transportului;
- contravaloarea chiriei;
- ajutoare etc.
n fila de cec se menioneaz i natura cheltuielilor care urmeaz s se
efectueze din numerarul ridicat.
n vederea efecturii de pli n numerar pentru deplasri sau achiziionarea
de bunuri, executarea de lucrri sau prestarea de servicii se pot acorda
avansuri n numerar persoanelor desemnate pe baza "Dispoziiei de plat /
ncasare ctre casierie", semnat de directorul Direciei Economico-
Administrativ i de persoana care acord viza de control financiar preventiv.
Justificarea avansurilor n numerar se efectueaz n baza documentelor
justificative eliberate de agenii economici sau de persoane fizice autorizate,
respectiv facturi fiscale, chitane, sau alte formulare ori documente privind
activitatea financiar i contabil cu regim special, aprobate potrivit legii.
Acordarea avansurilor se realizeaz cu respectarea actelor normative n
vigoare la data efecturii plii.
Organizarea evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale
DESCRIEREA PROCEDURII
Persoana nominalizat Evidena angajamentelor bugetare i legale este inut n cadrul Serviciului
pentru ntocmirea i Financiar - Contabilitate.
evidena ALOP Scopul organizrii evidenei angajamentelor bugetare este de a furniza
informaii n orice moment i pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat
pentru exerciiul bugetar curent cu privire la alocaiile bugetare consumate prin
angajare i prin comparaie s se determine alocaiile bugetare disponibile
care pot fi angajate n viitor.
Scopul organizrii evidenei angajamentelor legale este de a furniza informaii
n orice moment i pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru
exerciiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale sau
multianuale aprobate de ordonatorul de credite.
Evidena angajamentelor bugetare i legale se conduce utiliznd metoda
partid simpl, de ctre persoanele desemnate.
Evidena creditelor aprobate pentru efectuarea de cheltuieli stabilite prin
buget se ine cu ajutorul contului 8060 "Credite bugetare aprobate".
Contabilitatea analitic a alocaiilor aprobate se ine pe titluri, articole i
alineate, n cadrul fiecrui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat.
Evidena angajamentelor bugetare, respectiv a sumelor rezervate n
vederea efecturii unor cheltuieli bugetare, n limita alocaiilor bugetare
aprobate, se ine cu ajutorul contului 8066 "Angajamente bugetare".
Contabilitatea analitic a angajamentelor bugetare se ine pe titluri, articole i
alineate n cadrul fiecrui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat.
49
Manual de proceduri
Evidena angajamentelor legale aprobate de ordonatorul de credite n limita

alocaiilor bugetare aprobate se ine cu ajutorul contului 8067 "Angajamente
legale".
Contabilitatea analitic a angajamentelor legale se ine pe titluri, articole i
alineate n cadrul fiecrui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat.
Compararea datelor din conturile 8060 "Credite bugetare aprobate" i 8066
"Angajamente bugetare" este necesar pentru determinarea alocaiilor
bugetare disponibile care pot fi angajate.
Procedura A00201002 : Exercitarea Controlului Financiar Preventiv Propriu
Scop: Procedura de stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea activitii de control financiar
preventiv.
Descrierea procesului:Procedura vizeaz stabilirea unui set de reguli si operaiuni unitare, precum i a
responsabilitilor n procesul de exercitare a controlului financiar preventiv propriu.
Premise:
Aplicabilitate: n toate unitile sistemului penitenciar.
Definiie:
Control financiar preventiv reprezint activitatea prin care se verifica legalitatea i regularitatea
documentelor n care sunt consemnate operaiunile patrimoniale, nainte ca acestea sa devin acte juridice,
prin aprobarea lor de ctre titularul de drept al competentei sau de ctre titularul unei competente delegate
n condiiile legii.
Obiectul controlului financiar preventiv vizeaz, n principal:
- angajamentele legale i angajamentele bugetare;
- deschiderea i repartizarea de credite bugetare;
- modificarea repartizrii pe trimestre i pe subdiviziuni a clasificaiei bugetare a creditelor aprobate,
inclusiv prin virri de credite;
- ordonanarea cheltuielilor;
- constituirea veniturilor publice, n privina autorizrii i stabilirii titlurilor de ncasare;
- concesionarea sau nchirierea de bunuri aparinnd domeniului public al statului sau al unitilor
administrativ-teritoriale;
- vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri aparinnd domeniului privat al statului
sau al unitilor administrativ-teritoriale;
- alte categorii de operaiuni stabilite prin ordin al ministrului finanelor publice.
Sfer de aplicare:
Se exercita asupra tuturor operaiunilor care afecteaz fondurile publice i/sau patrimoniul public, cu
excepia analizei i certificrii situaiilor financiare i/sau patrimoniale, precum i verificarea operaiunilor
deja efectuate.
Modalitate de exercitare:
Viza de control financiar preventiv propriu se exercita prin semntura persoanelor n drept i prin aplicarea
sigiliului personal. Persoanele care exercit controlul financiar preventiv propriu sunt numite prin Decizia
ordonatorului de credite cu acordul ordonatorului de credite ierarhic superior. Persoanele desemnate sa
efectueze aceasta activitate sunt altele dect cele care iniiaz operaiunea supus vizei.
50
PROCEDURA
Pas Responsabil(i) Descriere Riscuri
Se ngrijete de obinerea vizelor i certificrilor necesare
pentru efectuarea operaiilor prin care se afecteaz
patrimoniul Administraiei Naionale a Penitenciarelor.
Transmit documentele care privesc operaiuni asupra
crora este obligatorie exercitarea controlului financiar S nu poat fi
preventiv, persoanei desemnate s exercite controlul obinute toate
financiar preventiv propriu. Acestea vor fi nsoite de avizele specifice
documente justificative corespunztoare, certificate n fiecrei operaiuni
privina realitii, regularitii i legalitii operaiunii i a n termenul propus.
documentelor prin tampila i semntura persoanei din
Compartiment compartimentul Certificrile s fie
1 de specialitate aceast operaiune de specialitate, desemnat s efectueze n neconcordan
prin Decizia Directorului General al cu competenele
Administraiei Naionale a Penitenciarelor. stabilite prin
Rspunde pentru realitatea,regularitatea,i legalitatea Decizia Directorului
operaiunilor ale cror acte sau documente justificative general al ANP.
le-au certificat sau avizat.
Operaiunile ce privesc acte juridice prin care se
angajeaz patrimonial Administraia Naional a
Penitenciarelor, vor avea avizele Serviciului Juridic i
Direciei Economico-Administrativ, nainte de a fi
supuse controlului financiar preventiv .
Primete documentele care privesc operaiuni asupra
crora trebuie exercitat controlul financiar preventiv,
mpreun cu documentele justificative.
Verific din punct de formal:
Dac documentele au fost completate n Restituirea
concordan cu coninutul acestora; documentelor ctre
existenta semnturilor persoanelor autorizate din compartimentul
Persoana care cadrul compartimentelor de specialitate; care a iniiat
acord viza de existenta actelor justificative specifice operaiunii operaiunea din
2. control prezentate la viza. cauza nendeplinirii
financiar Pentru simplificarea i accelerarea circuitului / nerespectrii unei
preventiv administrativ, n astfel de situaii nu se face condiii formale
consemnarea refuzului de viza, procedndu-se la
restituirea documentelor ctre compartimentul care a
iniiat operaiunea, indicndu-se motivele restituirii.
Termenul maxim de acordare a vizei de control financiar
preventiv este de 3 zile de la data inregistrarii operaiunii,
n funcie de natura i complexitatea operaiunilor
cuprinse n Cadrul general al operaiunilor supuse
controlului financiar preventiv .
Dup efectuarea controlului formal, nregistreaz
documentele n Registrul privind operaiunile
prezentate la viza de control financiar preventiv
(Anexa 1) i controleaz, prin parcurgerea listei de
verificare:
a) respectarea tuturor prevederilor legale care le sunt
aplicabile, n vigoare la data efecturii operaiunilor
(control de legalitate);
b) ndeplinirea sub toate aspectele a principiilor i a
regulilor procedurale i metodologice care sunt
aplicabile categoriilor de operaiuni din care fac
parte operaiunile supuse controlului (control de
regularitate);
c) ncadrarea n limitele i destinaia creditelor
bugetare i/sau de angajament, dup caz (control
bugetar).
51
Manual de proceduri
Dac necesitile o impun, n vederea exercitrii unui

control preventiv ct mai complet, se pot solicita i alte
acte justificative, precum i avizul Serviciului Juridic.
ntrzierea sau refuzul furnizrii actelor justificative ori
avizelor solicitate va fi comunicat conductorului
Administraiei Naionale a Penitenciarelor/ Directorului
unitii, pentru a dispune msurile legale.
Dac n urma verificrii de fond operaiunea ndeplinete Refuzul de acor-
condiiile de legalitate, regularitate i, dup caz, de dare a vizei din
ncadrare n limitele i destinaia creditelor bugetare cauza nendeplinirii
i/sau de angajament, se acorda viza prin aplicarea condiiilor de lega-
semnturii i a sigiliului pe exemplarul documentului care litate, regularitate
se arhiveaz la entitatea publica. i bugetare
Sigiliul personal, cuprinde urmtoarele informaii: (verificarea de
denumirea entitii publice; fond)
meniunea "vizat pentru control financiar preventiv"; Volumul de do-
numrul sigiliului (numrul de identificare a titularului cumente ce trebuie
acestuia); analizat s fie
data acordrii vizei (an, luna, zi). inegal repartizat pe
Dup acordarea vizei, documentele prezentate la viza de persoanele de-
control financiar preventiv propriu se nscriu n Registrul semnate s exer-
cu privire la operaiunile prezentate la viza de control cite viza de control
financiar preventiv propriu ,realizat prin aplicaie financiar preventiv
informatic de contabilitate i al crui coninut este redat propriu, ceea ce
n Anexa nr.1. poate conduce la
Prin acordarea vizei se certific implicit i ndeplinirea ntrzieri n
condiiilor menionate n listele de verificare. verificarea i
Rspunde n raport de culpa ei n privina operaiunilor acordarea vizei
pentru care a acordat viza de control financiar preventiv. CFPP.
Documentele vizate i actele justificative ce le-au nsoit
sunt restituite, compartimentului de specialitate emitent.
REFUZUL DE VIZ
Refuz motivat, n scris, acordarea vizei de control
financiar preventiv, potrivit Anexei nr. 2, dac n urma
controlului se constat c cel puin un element de
fond cuprins n lista de verificare nu este ndeplinit i
n esena, operaiunea nu ntrunete condiiile de
legalitate, regularitate i, dup caz, de ncadrare n
limitele i destinaia creditelor bugetare i/sau de
angajament,
Consemneaz acest fapt n Registrul privind
Persoana care operaiunile prezentate la viza de control financiar
acord viza de preventiv.
control financiar La refuzul de viza anexeaz i un exemplar al listei de
preventiv verificare, cu indicarea elementului/elementelor din
aceasta lista a crui/ale cror cerina/cerine nu este/
nu sunt ndeplinit/ndeplinite.
Aduce la cunotina conductorului Administraiei
Naionale a Penitenciarelor/ Directorului unitii
refuzul de viza, nsoit de actele justificative
semnificative
Restituie celelalte documente sub semntura,
compartimentelor de specialitate care au iniiat
operaiunea.
52
Aprob efectuarea operaiunilor care au primit viza de Necomunicarea

control financiar propriu. deciziei de
Poate decide, printr-un act de decizie intern, efectuare a
Ordonatorul de efectuarea pe propria sa rspundere a operaiunilor operaiunii pe
3 credite care au fost refuzate la viza de control financiar proprie rspundere
preventiv propriu pentru alte motive dect ctre persoanele
nencadrarea n valoarea creditelor bugetare i/sau de ndreptite
angajament.
Informeaz n scris:
Organul ierarhic superior;
Curtea de Conturi, cu ocazia efecturii
Persoanele controalelor de descrcare de gestiune sau a altor
desemnate cu controale ce intra n competenta sa ;
exercitarea Ministerul Economiei i Finanelor
4 controlului asupra operaiunilor refuzate la viz i efectuate pe
financiar propria rspundere.
preventiv Sesizeaz inspecia central i/sau inspeciile
teritoriale ale Ministerului Economiei i Finanelor,
dac prin operaiunea refuzat la viz, dar efectuat
pe propria rspundere de ctre ordonatorul principal
de credite, se prejudiciaz patrimonial entitatea.
53
Manual de proceduri
ANEXA NR.1
REGISTRUL
privind operaiunile prezentate la viza de
control financiar preventiv
Valoarea Valoarea Data

Denumirea Coninutul Data
Comparti- operaiunilor operaiunilor restituirii
Nr. documentului operaiunilor prezentrii la
mentul pentru care pentru care actelor Observaii
crt Nr./Data nscrise n viz a
emitent s-a acordat s-a refuzat justificative /
emiterii documente documentului
viz viz semntur
0 1 2 3 4 5 6 7 8
*
NOT:
*Se except completarea rubricii nr.7 prin care compartimentul de specialitate semneaz pentru restituirea
documentelor, avnd in vedere modul de emitere in format electronic, al Registrului privind operaiunilor
prezentate la viza de control financiar preventiv.
54
ANEXA NR.2

Nr. .................../..................
Domnului/Doamnei ..........................................................................
(Conductorul entitii publice)
n conformitate cu prevederile art. 24 alin. (2) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999, cu
modificrile i completrile ulterioare, va aduc la cunotina refuzul de viza de control financiar preventiv
intern pentru ....................../(tipul documentului, numrul i data emiterii, suma, compartimentul
emitent) din urmtoarele motive: ......................./(se vor preciza actele normative i condiiile prevzute de
acestea care se considera a fi nerespectate dac s-ar efectua operaiunea nscris n documente) .......
n situaia n care dispunei efectuarea operaiunii pe rspunderea dumneavoastr, n condiiile

art.25 alin. (1) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999, cu modificrile i completrile ulterioare, aceasta se
poate face numai cu ncadrarea n creditele bugetare aprobate.
Actul (decizie, ordin) prin care dispunei efectuarea operaiunii ......../(se nominalizeaz
operaiunea) ...... .va nsoi documentele justificative pe baza crora operaiunea se
nregistreaz i n contul de ordine i evidenta 8044 "Documente respinse la viza de control financiar
preventiv" i se ntocmesc informrile prevzute de lege. ........./(persoana desemnat cu
exercitarea controlului financiar preventiv propriu) .....................
55
Manual de proceduri
PROCEDURA: A00202001 PROCEDUR GENERAL PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE

VENITURI I CHELTUIELI PENTRU ANUL N
Scop: stabilirea unui cadru unitar intern pentru elaborarea i fundamentarea bugetului de venituri i
cheltuieli
Premise:
- existena unui patrimoniu aflat n administrarea i folosina fiecrei uniti de penitenciare;
- existena cadrului legal de dotare a unitilor cu diverse categorii de bunuri, potrivit prevederilor
tabelelor de nzestrare i normelor specifice de dotare;
- existena personalului specializat n evaluarea tehnico-economic a categoriilor de bunuri din dotarea
unitilor de penitenciare i de stabilire a necesarului de aprovizionat.
Aplicabilitate: procedura se aplic de ctre direciile / serviciile din cadrul Administraiei Naionale a
Penitenciarelor i unitile subordonate acesteia
Procedura:
Responsabil Activitatea desfurat
Directorul general aprob 1. Elaborarea Instruciunilor de fundamentare a bugetelor de
Directorul general adjunct venituri si cheltuieli, pentru Administraia Naional a
avizeaz Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de
Directorul D.E.A. propune spre cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N; elaborarea
avizare instruciunilor se face n mod unitar pentru structurile financiar
Directorul adjunct D.E.A. verific contabilitate, logistic, cazarmare construcii i producie
Colectivul desemnat ntocmete bugetar.
documentaia Se transmit n uniti, de regul, pn la termenul: 31.10.N-2
Directorul D.E.A.- A.N.P. 2. Instruirea personalului desemnat pentru ntocmirea Proiectelor
Directorul adjunct D.E.A. din de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole,
unitile subordonate paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru
anul N ;
Termen: 25.11.N-2
Colectivul desemnat 3. ntocmirea Proiectelor de buget de venituri si cheltuieli, pe
capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si
alineate bugetare pentru anul N de ctre Administraia Naional
a Penitenciarelor i unitile subordonate;
Secretariatul unitilor subordonate 4. Proiectele de buget de venituri i cheltuieli se transmit la
Administraia Naional a Penitenciarelor Direcia Economico
Administrativ pn la data de 15.02.N-1.
Sectoarele de specialitate din cadrul 5. Direcia Economico Administrativ prin structurile desemnate
D.E.A. verific, centralizeaz proiectele de buget de venituri i cheltuieli
pentru anul N;
Termen: 20.03.N-1
Directorul general aprob 6. ntocmirea, verificarea, avizarea i aprobarea Proiectului de
Directorul general adjunct buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe,
avizeaz titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare al Administraiei
Directorul D.E.A. propune spre Naionale a Penitenciarelor pentru anul N
avizare Termen: 31.03.N-1
Directorul adjunct D.E.A. verific
Colectivul desemnat ntocmete
documentaia
Secretariatul A.N.P. 7. Depunerea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pe
capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si
alineate bugetare al Administraiei Naionale a Penitenciarelor
pentru anul N la Ministerul Justiiei
Termen: 31.03.N-1
D.E.A.- Serviciul Planificare 8. Efectuarea diferitelor corecii impuse de Ministerul de Justiiei
bugetar i / sau Ministerul Economiei i Finanelor.
Termen: 15.10.N-1
56
D.E.A.- Serviciul Planificare 9. Corelarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli al

bugetar Administraiei Naionale a Penitenciarelor pentru anul N cu
prevederile Legii bugetului i repartizarea acestuia pe uniti
teritoriale, aparat central, etc.;
Termen: 15.10.N-1
Sectoarele de specialitate i 10. Corelarea Planului de aprovizionare cu fila de buget
structurile de achiziie public din transmis de A.N.P.
A.N.P. i unitile subordonate Corelarea Planului de aprovizionare centralizat cu fila de buget i
transmiterea acestuia ctre B.A.G.R.
Structurile de achiziie public ntocmirea Programelor de achiziii publice
Termen: 31.12.N-1
11. nceperea anului bugetar N;
Directorul adjunct D.E.A. / 12. Raportri periodice:
Contabilul ef din unitile - lunar pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetar;
subordonate - trimestrial pentru D.E.A. - Serviciul Logistic, Serviciul
Financiar;
- anual pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetar,
Serviciul Logistic, Serviciul Financiar.
PROCEDUR: A00203001 DISTRIBUIREA BUNURILOR MATERIALE APROVIZIONATE DE B.A.G.R.

N UNITILE SUBORDONATE A.N.P.
Scop: Stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea desfurrii activitii de introducere n gestiune i
de distribuire a bunurilor materiale, precum i stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i
aprobarea documentelor aferente acestei activiti.
Premise: Procedura de introducere n gestiune i distribuire a bunurilor materiale, reprezint activitatea
prin care se creeaz cadrul legal i condiiile concrete, care s asigure desfurarea corespunztoare a
acestei activiti.
Aplicabilitate : A.N.P. i unitile subordonate.
Cine execut activitatea Activitatea desfurat
Centralizeaz
Responsabilul sectorului de teritoriale. solicitrile de bunuri materiale transmise de unitile
specialitate din A.N.P. de regul pn la 15 noiembrie an ,,N 1
Responsabilul sectorului de pentru anul ,,N funcie dede
ntocmete Planul anual asigurare tehnico - material centralizat
data aprobrii Legii bugetului.
specialitate din A.N.P. de regul pn la 15 noiembrie an ,,N 1
Supune spre avizare Planul anual de asigurare tehnico - material
centralizat pentru anul ,,N, specificaiile tehnice i desfurtoarele
Responsabilul sectorului de aferente bunurilor
specialitate din A.N.P. aprobate a fi achiziionate prin Planul anual de
asigurare tehnico - material centralizat.
de regul pn la 20 noiembrie an ,,N 1
Verific i avizeaz Planul anual de asigurare tehnico - material
Directorul adjunct i directorul centralizat pentru anul ,,N.
D.E.A. din A.N.P. de regul pn la 20 noiembrie an ,,N 1
Aprob Planul anual de asigurare tehnico - material centralizat pentru
Directorul general adjunct al anul ,,N.
A.N.P. de regul pn la 20 noiembrie an ,,N 1
Transmite la B.A.G.R. Planul anual de asigurare tehnico - material
Secretariatul D.E.A din A.N.P. centralizat aprobat pentru anul ,,N.
ntocmete proiectul Programului anual al achiziiilor publice de bunuri
eful S.A. din B.A.G.R. pe anul ,,N.
de regul pn la 31 decembrie an ,,N 1
57
Manual de proceduri
Verific i avizeaz Programul anual al achiziiilor publice de bunuri pe

eful S.A. i contabilul ef al
B.A.G.R. anul ,,N.
Aprob Programul anual al achiziiilor publice de bunuri pentru anul
Directorul B.A.G.R. ,,N.
B.A.G.R. Aplic procedurile de achiziie publice de bunuri conform OG nr.
34/2006.
B.A.G.R. ntocmete raportul de evaluare i l nainteaz spre avizare i
aprobare structurilor de specialitate din A.N.P. D.E.A.
B.A.G.R. nainteaz spre avizare structurilor de specialitate din A.N.P. D.E.A
mostrele de bunuri materiale solicitate.
Comisia de recepie din B.A.G.R. achiziionate.recepia cantitativ i calitativ a bunurilor materiale
Efectueaz
Responsabilul sectorul de Certific realitatea i legalitatea documentelor care nsoesc bunurile

specialitate din B.A.G.R. achiziionate i le nainteaz serviciului financiar-contabilitate.
S F C din B.A.G.R Vizeaz pentru C.F.P., certific BUN DE PLAT i nregistreaz n
evidena contabil materialele prevzute n documente.
Gestionarul
Sectorului de specialitate din nregistreaz n fiele de magazie materialele aprovizionate.
B.A.G.R.
SA din B.A.G.R. Propune graficul de distribuire a materialelor n unitile subordonate
A.N.P.
nainteaz sectorului de activitate din cadrul D.E.A. spre avizare i
Directorul B.A.G.R aprobare graficul de distribuire a materialelor n unitile subordonate
A.N.P.
Directorul D.E.A. Aprob graficul de distribuie privind repartiia bunurilor materiale
aprovizionate.
ntocmete documentele privind distribuirea, scderea din evidena
B.A.G.R. cantitativ i cea de gestiune a bunurilor materiale, ctre unitile
subordonate A.N.P.
Responsabilul sectorul de Monitorizeaz lunar stadiul aprovizionrilor i distribuiilor pentru

specialitate din A.N.P. bunurile materiale achiziionate centralizat.
de regul pn la sfritul lunii
ntocmete not de informare i raporteaz lunar A.N.P.- D.E.A situaia
Directorul B.A.G.R privind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate.
de regul pn la sfritul lunii
Directorul D.E.A din A.N.P. Informeaz trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire la
stadiul activitii desfurate n B.A.G.R.
PROCEDURA: A00203002 FUNDAMENTAREA I ELABORAREA PLANULUI DE APROVIZIONARE

TEHNICO-MATERIAL I FINANCIAR
Anex la PROCEDUR GENERAL PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE VENITURI I

CHELTUIELI PE ANUL N (A00202001)
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea fundamentrii i elaborrii, de ctre unitile
de penitenciare, a planului de aprovizionare tehnico-material
Premise: Fundamentarea Planului de aprovizionare tehnico material i financiar la nivelul Administraiei
Naionale a Penitenciarelor i unitilor subordonate
58
Aplicabilitate: procedura se aplic de ctre direciile / serviciile din cadrul Administraiei Naionale a
Penitenciarelor aparat propriu prin intermediul Direciei Economico Administrative i unitile subordonate
din sistemul administraiei penitenciare
Procedura:
La nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Direcia Economico Elaboreaz instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului
Administrativ Serviciul de aprovizionare tehnico-material i financiar, la care se anexeaz
logistic machetele:
Serviciul construcii 1. Lista principalilor indicatori care vor fi luai n calcul la fundamentarea
cazarmare proiectului de plan, detaliat pe structuri funcionale, articole si alineate
Serviciul producie i bugetare;
venituri proprii 2. Cererea de materiale;
3. Baza de calcul pentru determinarea necesarului cantitativ de bunuri ce
fac obiectul aprovizionrii;
4. Cererea de subvenii; cererea de subvenii are urmtoarea structur:
- denumire indicator
- cod indicator (art. i alineat bugetar)
- realizrile anului N-3
- realizrile anului N-2
- estimrile anului N-1 (an curent)
- estimrile anului N (anul de baz pentru care se ntocmete
proiectul bugetar)
- estimrile anului N+1
Propunerile anului N vizeaz resursele financiare preconizate a fi alocate,
iar estimrile anilor N+1, N+2 i N+3 sunt estimarea valoric a
obiectivelor stabilite n documentul de politic, strategie i performan pe
urmtorii 3 ani.
nainteaz instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului
de aprovizionare tehnico-material i financiar spre avizare i aprobare;
Directorul Direciei Avizeaz Instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului
Economico-Administrative de aprovizionare tehnico-material i financiar
Directorul general adjunct Aprob Instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului de
aprovizionare tehnico-material i financiar
Direcia Economico Transmite Instruciunile de fundamentare i ntocmire a proiectului planului
Administrativ de aprovizionare tehnico-material i financiar ctre unitile subordonate
Secretariat
La nivelul unitilor subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Directorul unitii Numete prin decizie zilnic colectivul de lucru pentru fundamentarea i
ntocmirea proiectului planului de aprovizionare tehnico-material i
financiar
Colectivul de lucru ntocmete Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i
financiar care cuprinde documentele menionate n Instruciunile de
fundamentare i ntocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-
material i financiar :
- Cererea de subvenii;
- Cererile de materiale ntocmite separat pe articole si alineate
bugetare, pe structuri funcionale, valorile rezultate se cumuleaz in
cererile de subvenii;
- Bazele de calcul ntocmite pe articole si alineate bugetare pentru
determinarea materialelor si subveniilor din cererile de bunuri
materiale;
- Lista indicatorilor luai in calcul pentru determinarea nevoilor
financiare si materiale la nivelul unitii, detaliata pe structuri
funcionale, articole si alineate bugetare;
59
Manual de proceduri
- Nota de fundamentare pentru susinerea nevoilor materiale si

financiare solicitate;
- Alte documente propuse de colectivul de lucru, prin care se susin
nevoi specifice unitii acestea se justifica in nota de fundamentare.
Contabilul sef / Seful Verific Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i financiar
serviciului logistic
Directorul Direciei Avizeaz Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i financiar
Economico-Administrative
Directorul unitii Aproba Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i financiar
Secretariatul unitii Transmite Administraiei Naionale a Penitenciarelor Directia Economico
Administrativa - Proiectul planului de aprovizionare tehnico material i
financiar aprobat de directorul unitatii.
Direcia Economico - Analizeaz si centralizeaz Proiectele planurilor de aprovizionare tehnico
Administrativ Serviciul material i financiar, pe structuri funcionale, capitole de cheltuieli, articole
logistic si alineate bugetare;
Serviciul construcii - ntocmesc Planul de aprovizionare tehnico materiala i financiar al
cazarmare Administraiei Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare
Serviciul producie i centralizata al Administraiei Naionale a Penitenciarelor;
venituri proprii - Transmit Serviciului planificare bugetar cererile de subvenii centralizate,
pe uniti, structuri funcionale, articole si alineate bugetare.
Directorul adjunct al Verific Planul de aprovizionare tehnico materiala i financiar al
Direciei Economico- Administraiei Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare
Administrative centralizat al Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Directorul Direciei Avizeaz Planul de aprovizionare tehnico materiala al Administraiei
Economico-Administrative Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al
Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Direcia Economico ntocmete Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraia
Administrativ Serviciul Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de
planificare bugetar cheltuieli, articole si alineate bugetare
Directorul adjunct al Verific Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraia
Direciei Economico- Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de
Administrative cheltuieli, articole si alineate bugetare
Directorul Direciei Propune avizarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pentru
Economico-Administrative Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole,
paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare
Directorul general adjunct Avizeaz:
- Planul de aprovizionare tehnico materiala i financiar al Administraiei
Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al
Administraiei Naionale a Penitenciarelor;
- Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Naional
a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli,
articole si alineate bugetare
Directorul general Aprob:
- Planul de aprovizionare tehnico materiala i financiar al Administraiei
Naionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al
Administraiei Naionale a Penitenciarelor;
- Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Naional
a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli,
articole si alineate bugetare
Direcia Economico -Transmite ordonatorului principal de credite Proiectul de buget de venituri
Administrativ Serviciul si cheltuieli, pentru Administraia Naional a Penitenciarelor, pe capitole,
planificare bugetar subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare;
-Primete bugetul de venituri si cheltuieli, pentru Administraia Naional a
Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli,
articole si alineate bugetare aprobat de ordonatorul principal de credite;
- Transmite Serviciului Logistic, Serviciului producie i venituri proprii,
60
Serviciului construcii cazarmare i unitilor din subordinea Administraiei

Naionale a Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe
capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate
bugetare;
- Transmite unitilor din subordinea Administraiei Naionale a
Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe capitole,
subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare.
Direcia Economico - Coreleaz Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale
Administrativ Serviciul a Penitenciarelor cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite;
logistic - nainteaz spre avizare i aprobare Planul de aprovizionare centralizata al
Serviciul construcii Administraiei Naionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de
cazarmare ordonatorul principal de credite.
Serviciul producie i
venituri proprii
Directorul adjunct al Verific Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a
Direciei Economico- Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de
Administrative credite.
Directorul Direciei Propune pentru avizare Planul de aprovizionare centralizata al
Economico-Administrative Administraiei Naionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de
ordonatorul principal de credite.
Directorul general adjunct Avizeaz Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a
Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de
credite.
Directorul general Aprob Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei Naionale a
Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de
credite.
Direcia Economico Transmite la B.A.G.R. Planul de aprovizionare centralizata al Administraiei
Administrativ Naionale a Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul
Secretariat principal de credite, aprobat de ordonatorul secundar de credite.
Directorul unitii / Coordoneaz corectarea Planului de aprovizionare tehnico material i
Directorul Direciei financiar cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Economico-Administrative
Colectivul de lucru Coreleaz Planul de aprovizionare tehnico material i financiar cu bugetul
aprobat de ordonatorul principal de credite
Contabilul sef / Seful Verific Planul de aprovizionare tehnico material i financiar corectat cu
serviciului logistic bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Directorul Direciei Avizeaz Planul de aprovizionare tehnico material i financiar corectat cu
Economico-Administrative bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Directorul unitii Aproba Planul de aprovizionare tehnico material i financiar corectat cu
bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Secretariatul unitii Transmite Administraiei Naionale a Penitenciarelor Directia Economico-
Administrativa - Planul de aprovizionare tehnico material i financiar
corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Directorul Direciei 1. Planific i coordoneaz derularea contractelor de aprovizionare tehnico
Economico-Administrative material;
/ Contabilul sef / eful 2. Transmit lunar Direciei Economico Administrativ Serviciul logistic,
Serviciului logistic Serviciului construcii cazarmare, Serviciul producie i venituri stadiul
ndeplinirii Planului de aprovizionare tehnico material i financiar corectat
cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.
Directorul Direciei 1. Planific i coordoneaz derularea contractelor de aprovizionare tehnico
Economico-Administrative material;
/ Contabilul sef / eful 2. Transmit lunar Direciei Economico Administrativ Serviciul logistic,
Serviciului achiziii Serviciului construcii cazarmare, Serviciul producie i venituri stadiul
ndeplinirii Planului centralizat de aprovizionare tehnico material i
financiar.
61
Manual de proceduri
PROCEDUR : A00203003 PRIVIND ELABORAREA I FUNDAMENTAREA PLANULUI ANUAL DE

ASIGURARE TEHNICO-MATERIAL CENTRALIZAT PRIVIND
ECHIPAREA PERSONALULUI DIN SISTEMUL ADMINISTRAIE
PENITENCIARE
Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de elaborare i fundamentare a
planului anual de asigurare tehnico - material centralizat, precum i stabilirea responsabilitilor privind
ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente activitii de echipare a personalului din sistemul
administraie penitenciare.
Premise: Elaborarea i fundamentarea planului anual de asigurare tehnico - material centralizat, privind
echiparea personalului din sistemul administraie penitenciare, reprezin activitatea prin care se determin
cadrul legal i condiiile concrete, care s asigure echiparea corespunztoare a personalului.
Aplicabilitate: A.N.P. i unitile subordonate.
Procedura:

Emite instruciunile specifice privind ntocmirea proiectului de buget
Responsabilul sectorului de pentru anul ,,N
specialitate din A.N.P. 31 octombrie an ,,N-2
Transmite unitilor subordonate instruciunile specifice privind
Responsabilul sectorului de fundamentarea proiectului de buget pentru anul ,,N
specialitate din A.N.P. 31 octombrie an ,,N-2
Instruiete persoanele desemnate pentru elaborarea i fundamentarea
Directorul adjunct D.E.A. din bugetului pentru anul ,,N
A.N.P. 15 noiembrie an ,,N-2
Unitatea subordonat transmite D.E.A proiectul de buget pentru anul ,,N
Directorul unitii subordonate 15 februarie an ,,N - 1
Verific
Responsabilul sectorului de subordonate i centralizeaz proiectele de buget transmise de unitile
specialitate din A.N.P. 20 martie an ,,N - 1
Responsabilul sectorului de Supune spre avizare i aprobare proiectul de buget centralizat
specialitate din A.N.P. 24 martie an ,,N -1
D.E.A din A.N.P. Depune la Ministerul Justiiei proiectul de buget aferent anului ,,N
31 martie an ,,N - 1
Stabilete i comunic echivalentul valoric al cotei pri anuale a
Responsabilul sectorului de drepturilor
calcularea
de echipament pentru anul ,,N, precum i instruciunile privind
i acordarea drepturilor de echipament pentru personalul din
specialitate din A.N.P. unitate.
de regul pn la 30 septembrie an ,,N - 1
Directorul unitii subordonate Dispune verificarea gradului de echipare a personalului din unitate
Responsabilul sectorului de Supune Consiliului de Conducere al unitii proiectul de Decizie privind
specialitate din unitatea ncadrarea personalului pe categorii de echipare
subordonat de regul pn la 30 septembrie an ,,N - 1
Stabilete i aprob ncadrarea nominal la drepturi de echipament a
funcionarilor publici din subordine la urmtoarele categorii de drepturi:
Consiliul de Conducere i - numai echipament;
directorul unitii subordonate - echipament pentru completarea uniformei i diferena n bani;
- numai bani.
Emite decizia privind ncadrarea nominal la drepturi de echipament a
Directorul unitii subordonate personalului din unitate
62
Personalul din unitatea ntocmete cererea individual de echipament pe articole i date

subordonat antropometrice
de regul pn la 15 octombrie an ,,N 1
Responsabilul sectorului de Centralizeaz cererile de echipament, pe categorii de personal, articole i
specialitate din unitatea date antropemetrice.
subordonat de regul pn la 20 octombrie an ,,N 1
Directorul adjunct D.EA. din Analizeaz i avizeaz situaiile centralizate.
unittea subordonat de regul pn la 20 octombrie an ,,N 1
Responsabilul sectorului de Transmite necesarul de articole de echipament cadre conform situaiilor
specialitate din unitatea centralizate.
subordonat de regul pn la 30 octombrie an ,,N 1
Centralizeaz solicitrile de bunuri materiale aferente anului ,,N,
Responsabilul sectorului de ntocmete planul anual de asigurare tehnico-material centralizat,
specialitate din A.N.P. coreleaz datele centralizate cu bugetul aprobat i supune spre avizare i
aprobare planul anual de asigurare tehnico-material centralizat
Transmite la B.A.G.R. planul anual de asigurare tehnico - material
Responsabilul sectorului de centralizat aprobat, specificaiile tehnice i desfurtoarele privind
specialitate din A.N.P. distribuiile pe talii i mrimi pentru bunurile materiale care au fost
aprobate prin planul anual de asigurare tehnico - material centralizat.
B.A.G.R ntocmete programul anual al achiziiilor publice de bunuri.
de regul pn la 30 decembrie an ,,N - 1
Distribuie n unitile subordonate A.N.P. articolele de echipament din
B.A.G.R componena inutei de var.
de regul pn la 30 iunie an ,,N
Distribuie n unitile subordonate A.N.P. articole de echipament din
B.A.G.R componena inutei de iarn.
de regul pn la 15 noiembrie an ,,N
Responsabilul sectorului de Monitorizeaz lunar stadiul aprovizionrilor i distribuiilor pentru bunurile
specialitate din A.N.P. materiale achiziionate centralizat.
De regul pn la sfritul lunii
ntocmete not de informare i raporteaz lunar A.N.P.- D.E.A situaia
Directorul B.A.G.R privind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate.
De regul pn la sfritul lunii
Directorul D.E.A din A.N.P. Informeaz trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire la
stadiul activitii desfurate n B.A.G.R.
PROCEDURA : A00203004 HRNIREA PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE
Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de hrnire a persoanelor private
de libertate din unitile sistemului administraiei penitenciare.
Premise: Procedura pentru hrnirea persoanelor private de libertate, reprezint activitatea prin care se
determin cadrul legal i condiiile concrete, care s asigure desfurarea corespunztoare a acestei
activiti.
Aplicabilitate : Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile subordonate.
Procedura:
Cine execut activitatea Activitatea
-Responsabilul Stabilirea planurilor meniu decadale, pentru fiecare norm de hran n
compartimentului hrnire parte, avnd n vedere urmtoarele :
- Buctarul - perioada de iarn - var
- Medicul ef al unitii - structura alimentelor din fiecare norm
63
Manual de proceduri
- produsele alimentare existente n depozite gradul de calificare

al buctarilor
-Responsabilul Stabilirea numrului de persoane private de libertate pentru care se
compartimentului hrnire asigur hrnirea pe fiecare norm, n funcie de nota de efective.
- Compartimentul eviden ppl
-Responsabilul ntocmirea Listei de distribuie a alimentelor
compartimentului hrnire
- ef Serviciu Logistic Vizarea Listei de distribuie a alimentelor
- Gestionar hrnire Distribuia alimentelor din magazia de alimente i operarea modificrilor
n evidena operativ
- Personalul blocului alimentar, Preluarea alimentelor i transportul la blocul alimentar
- Ofierul de serviciu
Depozitarea corespunztoare a produselor agroalimentare pn n ziua
- Personalul blocului alimentar urmtoare.
- Seful schimbului de bucatari Preluarea alimentelor necesare prepararii hranei si verificarea cantitaiva
si calitativa in vederea prepararii hranei
Prelucrarea alimentelor in vederea prepararii hranei pe baza
- Personalul blocului alimentar retetarelor
- Personalul medical Luarea probelor de mancare si avizarea distributiei hranei
- Personalul blocului alimentar Portionarea hranei si distribuirea acesteia pe sectiile de detinere
PROCEDURA : A00203005 PRIVIND APROVIZIONAREA CU PRODUSE AGROALIMENTARE
Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de aprovizionare cu produse
agroalimentare pentru asigurarea hrniri persoanelor private de libertate din unitile sistemului
administraiei penitenciare.
Premise Procedura privind aprovizionarea cu produse agroalimentare pentru hrnirea persoanelor
private de libertate, reprezint activitatea prin care se determin cadrul legal i condiiile concrete, care s
asigure desfurarea corespunztoare a acestei activiti.
Aplicabilitate Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile subordonate.
Procedura:
Cine execut activitatea Activitatea
Determinarea necesarului normat i a rmasului de asigurat pentru
produsele agroalimentare :
- Necesarul normat (Nn) reprezint cantitatea dintr-un produs
agroalimentar calculat conform raiilor din normele de hran ale ppl i
efectivele pentru o perioad determinat.
Se calculeaz conform formulei :
Nn = ( Ef x Z x R ) + Ss
n care :
Responsabilul compartimentului ZEf = efectivele care urmeaz a fi hrnite n perioada respectiv ;
hrnire = numrul de zile pentru care se calculeaz ;
R = raiile prevzute de normele de hran conform perioadei de
consum, respectiv iarn var ;
Ss = stocul de siguran ( se constituie pentru asigurarea hrnirii
efectivelor n situaii neprevzute, din produse agroalimentare cu
termen lung de conservare, calculat pentru 30 zile peste cantitile
destinate nevoilor de consum lunare.
Pentru determinarea cantitilor de produse agroalimentare care
urmeaz a fi aprovizionate, se determin existentul preliminat
- Existentul preliminat(Exp) reprezint cantitile de produse
64
agroalimentare preliminate a exista n depozitul unitii la nceputul

perioadei pentru care se calculeaz necesarul normat.
Se calculeaz potrivit formulei :
Exp = ( Exo + P C )
n care :
Exo = existentul aflat n depozitul unitii la data stabilirii necesarului
normat ;
P = cantitile de produse care urmeaz a fi aprovizionate, n
perioada cuprins ntre data stabilirii necesarului normat i data cnd
ncepe perioada pentru care s-a calculat.
C = cantitile de produse care se vor consuma n perioada cuprins
ntre data stabilirii necesarului normat i data nceperii perioadei pentru
care s-a calculat.
Determinarea rmasului de aprovizionat
- Rmasul de aprovizionat (Ra) reprezint cantitile de produse
agroalimentare care urmeaz a se aproviziona i pentru care se vor
solicita alocaiile bugetare.
Se calculeaz potrivit formulei :
Ra = ( Nn - Exp ) + K
n care :
Nn = necesarul normat ;
Exp = existentul preliminat ;
K = perisabilitii legale care se aplic asupra cantitilor care
urmeaz s se aprovizioneze ( Nn Exp )
Responsabilul compartimentului Determinarea fondurilor financiare necesare aprovizionrii produselor
hrnire agroalimentare
Responsabilul compartimentului Corelarea necesarului de aprovizionat cu alocaiile bugetare asigurate.
hrnire
Comisiile de achiziii Demararea procedurilor de achiziii a produselor agroalimentare.
Directorul unitii ncheierea contractelor i determinarea graficului de livrri
Director ec. adm.
Juristul unitii
Gestionar Recepia produselor agroalimentare n depozitele unitilor, n funcie
de graficul de livrare stabilit.
PROCEDURA: A00203006 ORGANIZAREA, PLANIFICAREA I REALIZAREA LUCRRILOR DE

NTREINERE TEHNIC LA AUTOVEHICULE
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului organizare, planificare i realizare a
lucrrilor de ntreinere tehnic la autovehicule
Premise:
- existena unui cadru normativ privind asigurarea tehnic de autovehicule a unitilor de penitenciare
- existena unui parc de autovehicule
- existena unui personal tehnic specializat
Aplicabilitate: n cadrul unitilor din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Procedura:
ntreinerea tehnic zilnic (ITZ)
Conductorul auto -execut verificarea autovehiculului, naintea plecrii n curs privind starea
tehnic, de ntreinere i de completare a mijlocului de transport cu materialele,
sculele, piesele i accesoriile prevzute n inventarul completului
-execut verificarea tehnic, n parcurs, a autovehiculului, dup fiecare 150-200
km sau dup 3-4 ore de circulaie, precum i cu ocazia staionrii, privind starea
65
Manual de proceduri
anvelopelor, starea sistemului de frnare, apariia de scurgeri de carburani-

lubrifiani i lichide speciale
- la terminarea zilei de lucru, execut:
- alimentarea autovehicului cu carburant
- curarea, splarea i dezinfectarea autovehiculului
- parcarea i asigurarea autovehiculului
Ziua de verificare i ntreinere a tehnicii auto (ZVIT)
Conductorul auto, -execut:
eful de garaj, eful - verificarea i punerea n ordine a elementelor de parc (sectorul de
atelierului de ntreinere, sectorul de reparaii, punctul de alimentare cu carburani-lubrifiani,
reparaii, punctul de control tehnic), conform prevederilor n vigoare
responsabilul de - verificare, repararea i completarea mijloacelor tehnice
sector - greasarea sau schimbul de ulei, dac acestea coincid n timp sau rulaj cu
ziua n care se execut aceast activitate, precum i operaiunile prevzute n
normativul tehnic de linie
Reviziile tehnice periodice RT1 i RT2
Conductorul auto, - execut:
eful de garaj, eful Verificarea strii de completare general.
atelierului de reparaii Curirea cabinei i caroseriei.
i personalul aflat la Salubrizarea i dezinfectarea autovehiculelor i remorcilor pentru transport
deservire marfa, conform prevederilor reglementrilor sanitar-veterinare n vigoare
Curirea bi de ulei i a sorbului pompei de ulei.
Curirea i verificarea rezervoarelor i conductelor, sistemului de alimentare cu
carburani.
Verificarea caroseriei a dispozitivelor pentru nchiderea-deschiderea i blocarea
uilor, capotelor, capacelor obloanelor etc.
Verificarea plinurilor (lichid de rcire, ulei de motor, combustibil, lichid de frn,
lichid splat parbrizul, ulei acionare instalaii hidraulice).
Pornirea i urmrirea funcionrii motorului la diferite turaii.
Verificarea strii i ntinderii curelelor de transmisie.
Verificarea fixrii motorului pe cadru.
Reglarea jocului la supape.
Verificarea i strangerea chiuloaselor, rampelor, culbutori, tijelor
mpingtoare,arcurilor supapelor, a fixrii colectorului, conductelor de
evacuarea gazelor i a bridelor tobei de eapament la conducte de evacuare.
Verificarea i completarea uleiului din mecanismul hidraulic de comand al
direciei la autovehiculele dotate cu sisteme de comand servoasistat al
direciei
Verificarea tubulaturii de aspiraie i evacuare a turbosuflantelor i verificarea
strilor, la motoarele supraalimentate.
Verificarea cadrului la autovehicule remorci i semiremorci (asiu, platform,
lonjeroane).
Verificarea presiunii n cilindrii motorului.
Verificarea jocului axului pompei de ap i a etaneitii garniturilor.
Verificarea etaneitii i strii de fixare a tuturor instalaiilor i sistemelor
autovehiculelor.
Verificarea elementelor de prindere i de acionare a compresorului.
Verificarea intensitii zgomotului la eapare i a concentraiei oxidului de
carbon (la m.a.s) i a fumului (la m.a.c.) din gazele de evacuare.
Verificarea ruptorului-distribuitor, starea i distana dintre contacte, jocul n
buc, starea elementelor componente ale dispozitivelor de avans al aprinderii,
condensatorului, bobinei de inducie.
Curirea bujiilor i verificarea distanei i strii electrozilor, a fielor de nalt
tensiune i a elementelor antiparazitare.
Verificarea avansului fix al motorului.
Curirea sitei carburatorului.
66
Curirea, splarea i reglarea carburatorului, pompei de alimentare i a filtrului

de combustibil. La m.a.c. filtrul de combustibil se golete de ap sptmnal.
Schimbarea elementului de hrtie al filtrului de combustibil la treapta 1.
Idem, la treapta a II-a cnd nlocuirea coincide la ambele trepte, se va lsa un
interval de 100-1000 km ntre cele dou trepte.
Splarea i verificarea elementului filtrant de combustibil din psl la m.a.c.
RABA sau MAN-D 2156.
Verificarea funcionrii corecte a injectoarelor i reglarea pompei de injecie.
Curirea filtrului de aer.
Verificarea strii i fixrii radiatorului de ap i a paletelor ventilatorului.
Verificarea funcionrii termostatului i a cuplajului electromagnetic al
ventilatorului.
Verificarea jocului tijei cilindrului de acionare i a cursei libere a pedalei
ambreiajului.
Verificarea strngerii carcasei ambreiajului fixrii pompei centrale i a cilindrului
receptor.
Verificarea strii, fixrii i etaneitii cutiei de viteze, de distribuie, organelor
transmisiei cardanice, punilor, arborilor planetari etc.
Verificarea asigurrii i funcionrii mecanismelor de comand a transmisiei,
jocul furcilor glisante, a pinionului de atac i strngerea uruburilor de la
carcase i capace.
Verificarea mecanismului de direcie (eventuale jocuri).
Verificarea i asigurarea levierului de comand a direciei a levierelor fuzetelor,
articulaiilor sferice, a prghiilor i a mecanismelor de direcie.
Verificarea i reglarea unghiurilor direciei
Verificarea fixrii volanului i a jocului articulaiilor axului volan
Verificarea jocului pivoilor
Verificarea etaneitii i poziiei corecte, a conductelor i mbinrilor direciei
asistate.
La autovehicule prevzute cu sistem de protecie mpotriva ngheului n
instalaii de frnare, sub 5 0 C se asigur umplerea la capacitatea cu lichid
contra ngheului a rezervorului pompei i se acioneaz pompa n timpul
umplerii rezervoarelor cu aer, ct i n parcurs de mai multe ori n timpul zilei de
lucru.
Eliminarea apei din rezervoarele de aer comprimat.
Verificarea sistemului de frnare (eficacitatea acestuia).
Verificarea strii i fixrii racordurilor i burdufurilor din cauciuc de la instalaia
de frnare.
Verificarea etaneitii instalaiei de frnare.
Verificarea i asigurarea cilindrilor dubli de frn.
Verificarea strii i fixrii elementelor din sistemul de frnare al remorcilor sau
semiremorcilor.
Verificarea funcional a supapelor din sistemul de frnare.
Eliminarea aerului din circuitul hidraulic i completarea cu lichid.
Verificarea i reglarea jocului pedalei de frn i a jocului dintre tambur i
ferodou.
Curirea filtrului compresorului i a separatorului de ap i ulei.
Reglarea limitatorului de frnare a regulatorului de sarcin i a regulatorului de
presiune.
Verificarea strii i fixrii frnei de staionare i a eficacitii funcionrii
instalaiei pentru frna de motor (m.a.c.)
Curirea i verificarea cilindrilor receptori, aprtorilor, tamburilor, saboilor de
frn, arcurilor de rapel, etrierelor, discurilor i plcuelor de frn, camerelor
sau cilindrilor de frn.
Verificarea i curirea filtrului servomecanismului de frnarea filtrului regulator
de presiune, racordului de umflare a pneurilor; sitele pompei de lichid antigel,
site de la rezervorul de egalizare (pompa central), dozatorul de ulei de la
67
Manual de proceduri
compresorul de aer, filtrelor, orificiilor de aerisire de la toate aparatele instalaiei

de frnare.
Curirea i verificarea pompei centrale de frn i ambreiaj i a cilindrilor
receptori, servo-mecanismului supapelor de reinere, verificarea membranelor
camerelor de frnare
Din 2 n 2 ani sau dup o staionare de peste 1 an, se verific elementele
componente ale instalaiei de frnare, inclusiv se nlocuiesc garniturile de
cauciuc i materiale plastice, lichidul de frn, dac este cazul.
Verificarea strii, fixrii i etaneitii amortizoarelor i a barelor antiruliu.
Verificarea articulaiilor, barelor superioare i inferioare ale suspensiei la
autovehicule cu suspensie independent.
Verificarea strngerii bridelor arcurilor i a uruburilor de fixare a suporturilor de
arc.
La autobuze n funcie de soluia constructiv, se execut verificarea i
reglarea pernelor de aer, a prghiilor i articulaiilor sferice, purjarea
rezervoarelor de aer (etaneitatea).
Verificarea sistemului de rulare (starea pneurilor, a jantelor etc.).
Verificarea i reglarea unghiului de convergen a roilor i a altor unghiuri la
automobilele cu suspensie independent, inclusiv calarea direciei
Verificarea strii arcurilor, a bolurilor i piulielor de la prezoanele roilor.
Demontarea roilor, tamburilor, butucilor, verificarea jocului de rulmeni,
curirea de praf i nlocuirea unsorii (roi spate i fa).
Verificarea presiunii n pneuri.
Verificarea adncimii profilului i a echilibrrii roilor la autoturisme.
Verificarea funcionrii instalaiei de climatizare i aer condiionat.
Verificarea instalaiei electrice de semnalizare, iluminare etc.
Verificarea bateriei de acumulatori, nivelul electrolitului.
Verificarea densitii electrolitului i a tensiunii bateriei de acumulatori.
ntreinerea bateriei (completarea electrolitului la nivel, ungerea bornelor,
desfundarea orificiilor buoanelor).
Verificarea i reglarea releului regulator de tensiune i releului de pornire.
Verificarea i reglarea luminii farurilor.
Verificarea strii, fixrii i a
contactelor conductorilor electrici.
Verificarea existenei i strii siguranelor calibrate din instalaia electric.
Verificarea strii periilor generatorului de curent alternativ aua generatorului de
curent continuu.
Demontarea curirea i verificarea demarorului.
Verificarea funcionrii i a indicaiilor aparatelor de bord; presiunea uleiului la
instalaia de ungere, temperatura apei de rcire, presiunea aerului n instalaia
de frnare etc.
Verificarea etaneitii i funcionrii sistemelor de rcire, ungere, alimentare,
direcie, frnare, transmisie.
Verificaea fixrii i strngerii lzii de scule, lzii bateriei de acumulatoare i a
barelor de protecie
Verifcarea funcionrii dispozitivelor pentru blocarea i reglarea scaunului
oferului, fixrii scaunelor paasagerilor
Controlul repartizrii uniforme a ncrcturii, nedepirea sarcinii admise.
Curirea i verificarea crligului de remorcare, ungerea i verificarea suportului
i a capacelor de protecie.
Verificarea funcionrii sistemului hidraulic de acionare a instalaiilor speciale.
Curirea, verificarea gresoarelor i nlocuirea celor defecte.
Se execut gresarea conform schemei i la periodicitatea recomandat n
crile tehnice de exploatare.
Se spal filtrul de aer de tip umed i se nlocuiete uleiul.
Se unge axul distribuitorului de aprindere i se mbib cu ulei ungtorul camei.
Se ung toate punctele articulaiilor de comand, balamalele i mecanismele de
68
nchidere a uilor, macaralele de geam i articulaiile capotelor i portbagajului.

Ungerea articulaiilor de la jaluzelele frontale.
nlocuirea uleiurilor din mecanismul de direcie, cutia de viteze, cutia de
distribuie i reductor, punile motoare (cnd coincid cu rulajele indicate n
crile tehnice).
PROCEDURA: A00203007 TESTAREA STRII TEHNICE I DE EXPLOATARE A AUTOVEHICULULUI

NAINTE DE PLECAREA N CURS
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de atestare a strii tehnice i de
exploatare a autovehiculului nainte de plecarea n curs
Premise:
- existena personalului tehnic de specialitate
Aplicabilitate: n unitile din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Procedura:
Conductorul auto -prezint efului de garaj autovehiculul, foaia de parcurs, certificatul de
nmatriculare, polia de asigurare obligatorie RCA, rovigneta i documentele
de atestare a calitii de conductor auto (permis de conducere, atestat
profesional ARR)
eful de garaj - verific:
a- starea tehnic a autovehiculului privind:
- eficacitatea sistemelor de frnare, direcie, rulare, iluminare-
semnalizare, nclzire i ventilaie
- nivelul emisiilor poluante (cantitatea i concentraia gazelor de
evacuare la o accelerare a motorului la turaie maxim)
- etaneitatea caroseriei
- existena plinului de rezervor, nivelul lichidului de frn, lichidului de
rcire de rcire, uleiurilor de transmisie i hidraulic, alte lichide
speciale
b- starea de integritate i dotare a habitaclului interior
(starea de fixaie a scaunelor, starea ferestrelor, trapelor de aerisire,
existena trusei de scule, a trusei medicale de prim ajutor, a
triunghiurilor reflectorizante, a stingtoarelor portabile)
c- documentele de nmatriculare (certificat de nmatriculare, polia de
asigurare obligatorie RCA) i documentele de atestare a calitii de
conductor auto (permis de conducere, atestat profesional ARR)
d- starea fizic a conductorului auto (verificarea alcoolemiei cu
alcooltester-ul)
- n funcie de constatri, avizeaz sau respinge plecarea n curs a
autovehiculului i consemneaz hotrrea, prin semntur, n foaia
de parcurs
- n funcie de hotrrea efului de garaj, desfoar activitatea de transport
Conductorul auto planificat sau introduce autovehiculul n atelierul unitii, n vederea
remedierii neajunsurilor constatate
eful de garaj - dac autovehiculul verificat nu corespunde circulaiei, n siguran, pe
drumurile publice, planific un alt autovehicul pentru executarea activitii de
transport, consemnnd acest lucru n planul zilnic de transport
69
Manual de proceduri
PROCEDURA: A00203008 PLANIFICAREA ACTIVITII ZILNICE DE TRANSPORT
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea planificrii activitii zilnice de transport
Premise:
Aplicabilitate: n unitile din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Procedura:

efii (responsabilii) - ntocmesc, zilnic, pn la orele 1300, solicitrile privind deplasrile
compartimentelor de planificate pentru ziua urmtoare
activitate
eful de garaj - centralizeaz, zilnic, pn la orele 1300, solicitrile scrise ale compartimentelor
de activitate din unitate (economic-administrativ, sigurana deinerii i regim
penitenciar, intervenie psihosocial, medical, etc.) privind deplasrile
planificate pentru ziua urmtoare
- ntocmete proiectul planului de transport potrivit solicitrilor primite
- nainteaz efului serviciului economico-administrativ, proiectul planului de
transport, n vederea avizrii
eful Serviciului - verific i avizeaz proiectul planului de transport, urmrind:
economico- - evitarea executrii de curse n gol
administrativ - evitarea rutelor ocolitoare sau ncruciate
-folosirea autovehiculelor la capacitatea nominal, n vederea utilizrii
raionale a acestora i pentru optimizarea fluxurilor de circulaie
- pred proiectul planului de transport responsabilului sectorului auto
Responsabilul - nainteaz directorului unitii proiectul planului de transport, n vederea
sectorului auto aprobrii
Directorul unitii aprob sau respinge proiectul planului de transport
eful de garaj - informeaz pe conductorii autovehiculelor planificate n curs i pe efii
(responsabilii) compartimentelor de activitate din unitate asupra msurilor
dispuse de directorul uniti
PROCEDURA: A00203009 ELIBERAREA, COMPLETAREA, VERIFICAREA I CALCULUL FOII DE

PARCURS
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de eliberare, completare, verificare
i calcul a foii de parcurs
Premise:
Aplicabilitate: n cadrul unitilor din subordinea Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Procedura:
70

Responsabilul - elibereaz foaia de parcurs, dup completarea urmatoarelor:
sectorului auto - datele de identificare ale autovehiculului, numele i prenumele
conductorului auto care deservete autovehiculul, perioada de
valabilitate a documentului, data eliberrii acestuia, pecum i cantitatea
de carburant existent n rezervor
- prezint foaia de parcurs, spre semnare, efului serviciului logistic
eful Serviciului - verific i certific, prin semntur, realitatea datelor nscrise n foaia de
logistic parcurs privind datele de identificare ale autovehiculului, numele i prenumele
conductorului auto care deservete autovehiculul, perioada de valabilitate a
documentului, data eliberrii acestuia, pecum i cantitatea de carburant
existent n rezervor i o restituie responsabilului sectorului auto
Responsabilul - pred foaia de parcurs conductorului auto
sectorului auto
Conductorul auto - primete foaia de parcurs i certific primirea acesteia, sub semntur, pe
cotorul carnetului de foi de parcurs
- solicit efului de garaj certificarea strii tehnice zilnice a autovehiculului i
nscrierea rulajelor aferente executrii reviziilor tehnice periodice i a
schimburilor de ulei i filtru ulei motor
- completeaz cite, fr tersturi sau modificri, rubricile aferente rulajelor
parcurse
- certific, prin semntur, primirea carburantului, lubrifiantului i lichidelor
speciale
- certific, prin semntur, exactitatea i realitatea datelor nscrise n foaia de
parcurs
eful de garaj - certific, zilnic, prin semntur, starea tehnic corespunztoare a
autovehiculului
- completeaz rulajele aferente executrii reviziilor tehnice periodice i a
schimburilor de ulei i filtru ulei motor, certificnd, prin semntura, executarea
acestor operaiuni la rulajele planificate
Conductorul auto - pred foaia de parcurs, dup terminare, resposabilului de sector
Responsabilul de - primete foaia de parcurs, dup terminare, i determin rulajul total parcurs
sector i consumurile de carburant i lubrifiant aferente (normat i real), evideniind
consumurile nregistrate peste norm
- certific, sub semntur, datele nscrise n document
- prezint foaia de parcurs, pentru verificare, ofierului inginer auto (*similar)
Ofierul inginer auto - verific modul de completare a foii de parcurs i certific, prin semntur,
(*similar) realitatea i legalitatea datelor nscrise
- pred foaia de parcurs responsabilului de sector
Responsabilul de - centralizeaz foaia de parcurs, n vederea justificrii consumurilor lunare de
sector motokilometri, carburani i lubrifiani
PROCEDURA: A00203010 SCOATEREA DIN FUNCIUNE I CASAREA ACTIVELOR FIXE
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea scoaterii din funciune i casare a activelor
fixe
Premise:
- existena unui patrimoniu aflat n administrarea i folosina fiecrei uniti de penitenciare
- existena personalului specializat n evaluarea strii de ntreinere i exploatare a activelor fixe aflate
n dotarea unitilor de penitenciare
Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile din subordinea acesteia
71
Manual de proceduri
Procedura:
A la nivelul unitilor subordonate
Comisia de - face propuneri privind scoaterea din funciune i casarea activelor fixe, pe
inventariere care le consemneaz n procesul verbal de inventariere
Contabilul ef - verific procesul verbal de inventariere i propune directorului adj.
economico-administrativ (similar), demararea procedurii de scoatere din
funciune i casare a activelor fixe
Directorul adj. - analizeaz constatrile comisiei de inventariere, precum i propunerea
economico-administr- contabilului ef de iniiere a procedurii de scoatere din funciune i casare a
ativ / eful Serviciului activelor fixe
economico- - propune directorului unitii numirea comisiei de analiz i avizare a
administrativ propunerilor privind scoaterea din funciune i casarea activelor fixe
Directorul unitii - numete, prin decizie zilnic pe unitate comisia de analiz i avizare a
propunerilor privind scoaterea din funciune i casarea activelor fixe
*Not: comisia se compune din 3-5 membri, dup cum urmeaz:
a) eful serviciului logistic sau similar, n calitate de preedinte;
b) responsabilul compartimentului de activitate
c) ali specialiti
*Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea i avizarea propunerilor
de scoatere din funciune i casare, inclusiv cnd cumuleaz i funcia de responsabil
de sector.
Directorul adj. - instruiete comisia de analiz i avizare a propunerilor privind scoaterea din
economico- funciune i casarea activelor fixe, asupra obligaiilor ce-i revin n ndeplinirea
administrativ/eful atribuiilor privind:
Serviciului economico- - modul de verificare a strii fizice i de ntreinere a activelor fixe
administrativ - modul de verificare a nregistrrii activelor fixe n evidena contabil a
unitii
- modul de ntocmire a listei cu propuneri de scoatere din funciune i
casare a activelor fixe
Comisia de analiz i - verific existena activelor fixe n evidena contabil a unitii
avizare a propunerilor - verific, pe teren, obiect cu obiect, starea fizic i moral a bunurilor
privind scoaterea din respective
funciune i casarea - verific existena documentelor cerute prin dispoziii legale avize tehnice,
activelor fixe negaii, devize pentru reparaii, procese verbale de avizare .a.m.d.;
- respinge de la scoatere din funciune i casare bunurile materiale care mai
pot fi distribuite i folosite n alte compartimente de activitate sau n alte uniti;
- ntocmete lista cu propuneri de scoatere din funciune i casare a activelor
fixe i o certific, prin semntur
Directorul unitii - avizeaz lista cu propuneri de scoatere din funciune i casare a activelor
fixe, prin semntur, la rubrica propun spre aprobare i dispune naintarea
acesteia la Administraia Naional a Penitenciarelor, n vederea aprobrii
B la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Direcia Economico - verific legalitatea modului de ntocmire a listei cu
Administrativ propuneri de scoatere din funciune i casare a activelor fixe naintat de
/Serviciul Logistic unitate
- verific existena i coninutul actelor justificative ale propunerilor de scoatere
din funciune i casare a activelor fixe
72
- avizeaz, din punct de vedere tehnic, propunerea de scoatere din funciune

i casare pentru fiecare din activele fixe prevzute
- ntocmete i nainteaz, directorului general al ANP, o not privind
susinerea sau respingerea propunerilor de scoatere din funciune i casare
a activelor fixe
Directorul General al - aprob sau respinge (dup caz), nota i lista cu propuneri de scoatere din
Administraiei Naio- funciune i casare a activelor fixe
nale a Penitenciarelor
C la nivelul unitilor subordonate
Directorul unitii - dispune demararea procedurii de valorificare a activelor fixe aprobate pentru
scoatere din funciune i casare, potrivit prevederilor H.G.R. nr. 766/2002*
Directorul adj. - ntocmete i nainteaz, spre aprobare, o not prin care solicit casarea
economico-adminis- activelor fixe care nu au fost valorificate n condiiile legislaiei n vigoare i
trativ/eful serviciului propune directorului unitii constituirea comisiei de casare
economico-
administrativ
Directorul unitii - aprob nota i numete, prin decizie zilnic pe unitate, comisia de casare a
activelor fixe
Directorul adj. - instruiete comisia de casare asupra obligaiilor ce-i revin n ndeplinirea
economico- atribuiilor privind casarea activelor fixe
administrativ/eful - dispune msuri de punere la dispoziia comisiei, dup caz, a echipamentelor
serviciului economico- de protecie individual, a mijloacelor tehnice necesare operaiunilor de
administrativ dezmembrare, demontare, desfacere, tiere, spargere, ardere, etc., precum i
a personalului destinat manipulrii activelor fixe ce fac obiectul casrii
Responsabilul cu - instruiete comisia de casare i personalul destinat manipulrii activelor
securitatea i fixe, asupra regulilor specifice prevzute de legislaia privind securitatea i
sntatea n munc sntatea n munc, pentru operaiuni de manipulare, dezmembrare,
demontare, desfacere, tiere, spargere, ardere, etc. i consemneaz
instructajul efectuat ntr-un proces verbal
Comisia de casare - verific legalitatea documentelor prezentate
- verific dac activele fixe sunt complete, conform inventarelor de complet (*
n situaia n care comisia constat c activele fixe sunt incomplete, datorit
unor cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaiunii de
casare, propunndu-se efectuarea cercetrii administrative)
- stabilete destinaia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale n
vigoare
- execut operaiunea de casare a activelor fixe, prin dezasamblare sau
distrugere
- ntocmete i semneaz, pe fiecare fil, procesul verbal de casare a activelor
fixe i anexele aferente
- nainteaz procesul verbal, spre avizare, directorului unitii
Directorul unitii - avizeaz procesul verbal de casare a activelor fixe
Contabilul ef - dispune msuri de operare n evidena contabil a modificrilor survenite n
urma casrii i de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor
justificative
73
Manual de proceduri
PROCEDURA: A00203011 DECLASAREA I CASAREA VALORILOR MATERIALE, ALTELE DECT

ACTIVELE FIXE
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea declasrii i casrii valorilor materiale, altele
dect activele fixe
Premise:
- existena unui patrimoniu aflat n administrarea i folosina fiecrei uniti de penitenciare
- existena personalului specializat n evaluarea strii fizice a valorilor materiale, altele dect activele
fixe, aflate n dotarea unitilor de penitenciare
Aplicabilitate: Administraia Naional a Penitenciarelor i unitilor din subordinea acesteia
Procedura:

A la nivelul unitilor subordonate
Comisia de - face propuneri privind declasarea i casarea valorilor materiale, pe care le
inventariere consemneaz n procesul verbal de inventariere
Contabilul ef - verific procesul verbal de inventariere i propune directorului adj. economico-
administrativ (similar), demararea procedurii de declasare i casare a valorilor
materiale
Directorul adj. eco- - analizeaz constatrile comisiei de inventariere, precum i propunerea
nomico-administrativ/ contabilului ef de iniiere a procedurii de declasare i casare
eful Serviciului - propune directorului unitii numirea comisiei de analiz i avizare a
economico- propunerilor privind declasarea i casarea valorilor materiale
administrativ
Directorul unitii - numete, prin decizie zilnic pe unitate, comisia de analiz i avizare a
propunerilor privind declasarea i casarea valorilor materiale
*Not: care va fi compus din 3-5 membri, dup cum urmeaz:
a) eful serviciului logistic sau similar, n calitate de preedinte;
b) responsabilul compartimentului de activitate
c) ali specialiti
*Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea i avizarea propunerilor
de declasare i casare, inclusiv cnd cumuleaz i funcia de responsabil de sector.
Directorul adj. - instruiete comisia de analiz i avizare a propunerilor privind declasarea i
economico- casarea valorilor materiale, asupra obligaiilor ce-i revin n ndeplinirea
administrativ atribuiilor privind:
- modul de verificare a strii fizice a valorilor materiale
- modul de ntocmire a listei cu propuneri de declasare i casare a valorilor
materiale
Comisia de analiz i - verific existena valorilor materiale n evidena contabil a unitii
avizare a - verific dac bunurile materiale figureaz n listele de inventariere la starea de
propunerilor privind casare;
declasarea i - verific, pe teren, obiect cu obiect, starea fizic i moral a bunurilor respective
casarea valorilor - verific existena documentelor cerute prin dispoziii legale avize tehnice,
materiale, altele negaii, devize pentru reparaii, procese verbale de avizare .a.m.d.;
dect activele fixe - respinge de la declasare i casare bunurile materiale care mai pot fi distribuite
i folosite n alte compartimente de activitate sau n alte uniti;
- ntocmete lista cu propuneri de declasare i casare a valorilor materiale i o
certific, prin semntur
Directorul unitii - avizeaz lista cu propuneri de declasare i casare a valorilor materiale, prin
semntur, la rubrica propun spre aprobare i dispune naintarea acesteia la
Administraia Naional a Penitenciarelor, n vederea aprobrii
74
B la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor

Direcia Economico - verific legalitatea modului de ntocmire a listei cu propuneri de declasare i
Administrativ / casare a valorilor materiale
Serviciul Logistic - avizeaz, din punct de vedere tehnic, propunerea de declasare i casare a
valorilor materiale
- ntocmete i nainteaz directorului general al ANP, o not privind
susinerea sau respingerea propunerilor de declasare i casare a valorilor
materiale
Directorul General al - aprob sau respinge (dup caz), nota i lista cu propuneri de declasare i
Administraiei casare a valorilor materiale
Naionale a
Penitenciarelor
C la nivelul unitilor teritoriale de penitenciare
Directorul unitii - dispune demararea procedurii de valorificare a valorilor materiale, altele dect
activele fixe, potrivit prevederilor legislaiei n vigoare
Directorul adj. - ntocmete i nainteaz, spre aprobare, o not prin care solicit casarea
economico- bunurilor materiale care nu au fost valorificate n condiiile legislaiei n vigoare i
administrativ/ eful propune directorului unitii constituirea comisiei de casare
serviciului
economico-
administrativ
Directorul unitii - aprob nota i numete, prin decizie zilnic pe unitate, comisia de casare a
valorilor materiale
Directorul adj. - instruiete comisia de casare asupra obligaiilor ce-i revin n ndeplinirea
economico- atribuiilor privind casarea valorilor materiale
administrativ /eful - dispune msuri de punere la dispoziia comisiei, dup caz, a echipamentelor
serviciului de protecie individual, a mijloacelor tehnice necesare operaiunilor de
economico- dezmembrare, demontare, desfacere, tiere, spargere, ardere, etc., precum i a
administrativ personalului destinat manipulrii valorilor materiale ce fac obiectul casrii
Responsabilul cu - instruiete comisia de casare i personalul destinat manipulrii valorilor
securitatea i materiale, asupra regulilor specifice prevzute de legislaia privind securitatea i
sntatea n munc sntatea n munc, pentru operaiuni de manipulare, dezmembrare, demontare,
desfacere, tiere, spargere, ardere, etc. i consemneaz instructajul efectuat
ntr-un proces verbal
Comisia de casare - verific legalitatea documentelor prezentate
- verific dac valorile materiale sunt complete, conform inventarelor de complet
(* n situaia n care comisia constat c acestea sunt incomplete, datorit unor
cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaiunii de casare,
propunndu-se efectuarea cercetrii administrative)
- stabilete destinaia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale n
vigoare
- execut operaiunea de casare a valorilor materiale, prin dezasamblare sau
distrugere
- ntocmete i semneaz, pe fiecare fil, procesul verbal de casare i anexele
aferente
- nainteaz procesul verbal, spre avizare, directorului unitii
Directorul unitii - avizeaz procesul verbal de casare a valorilor materiale
Contabilul ef - dispune msuri de operare n evidena contabil a modificrilor survenite n
urma casrii i de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor
justificative
75
Manual de proceduri
Cadrul general al procedurii de achiziie public

Responsabil Activitate
ANP - DEA Emite instruciuni plan aprovizionare
Responsabili structuri logistice ntocmesc planul de aprovizionare tehnico-material
uniti teritoriale
ANP - DEA Centralizeaz planurile de aprovizionare tehnico materiala
teritoriale
ANP - DEA Centralizeaz necesarul de materiale
ANP - DEA Centralizeaz necesarul de subvenii
ANP DEA Fundamenteaz bugetul de venituri i cheltuieli
ANP DEA Repartizeaz bugetul pe uniti
Sef serviciul logistica unitate Coreleaz planul de aprovizionare tehnico-materiala cu bugetul
teritorial aprobat
Responsabilul achiziii din ntocmete programul anual al achiziiilor publice
unitatea teritoriale
Dir. Adj economico Avizeaz programul anual al achiziiilor publice
administrativ , contabil ef
unitate teritorial
Director unitate teritorial Aprob programul anual al achiziiilor publice
Dir. Adj economico Propune persoanele responsabile de atribuirea contractelor de
administrativ unitate teritorial achiziii publice
Director unitate teritorial Desemneaz prin decizie zilnic persoanele responsabile de
atribuirea contractelor de achiziii publice
PROCEDURA: A00203012 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE CEREREA DE OFERTE
1. Scop:
- stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea etapelor procesului de achiziionare de
produse, servicii sau lucrri prin procedura Cerere de oferte n Administraia Naional a
Penitenciarelor i unitile penitenciare;
- stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a circulaiei
i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea utilizrii
eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice.
2. Premise:
n conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i
completat, autoritatea contractant are dreptul de a aplica procedura de cerere de oferte numai n cazul n
care valoarea estimat, fr TVA, a contractului de achiziie public este mai mic dect sau egal cu
echivalentul n lei al urmtoarelor praguri:
a) pentru contractul de furnizare: 75.000 euro;
b) pentru contractul de servicii: 75.000 euro;
c) pentru contractul de lucrri: 500.000 euro.
3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la efectuarea achiziiilor efectuate prin organizarea procedurii de cerere de oferte
conform OUG nr. 34 /2006, modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a
Penitenciarelor i unitilor subordonate, prin intermediul compartimentelor de achiziii.
Definiie:
Cererea de oferte: procedura simplificata de achiziie de produse servicii lucrri, prin care autoritatea
contractanta solicita oferte de la mai muli operatori economici.
76
4. Descrierea procedurii
4.1.Identificarea necesitilor i a fondurilor necesare
Nr.
Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaz
crt.
1. Estimarea valorii contractului Se identific toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de achiziie public. obinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor demarrii logistic Cont. sef achiziii
necesare: se nsumeaz toate costurile pltibile procedurii
pentru ndeplinirea contractului; se iau n
considerare toate majorrile preului contractului,
eventualele suplimentri faa de obiectul iniial;
valoarea premiilor sau primelor ce se
intenioneaz a se acorda.
1.1. Alegerea procedurii care Se specificarea datei estimative de ncepere- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmeaz s fie aplicat i finalizare a procedurii. ntocmirii achiziii achiziii
ntocmirea calendarului planului
procedurii
1.2. Verificarea existenei Se verific de ctre compartimentul financiar- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanare din Fila contabil ncadrarea achiziiei ce urmeaz a fi demarrii achiziii Cont. Sef achiziii
de buget efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii procedurii Compart.
financiar

2. Elaborarea notei justificative Se anexeaz baze de calcul justificative, prin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de estimare a valorii care se evideniaz valoarea contractului demarrii achiziii achiziii
contractului de achiziie exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n procedurii
public. pragurile specifice legislaiei in vigoare.
3. Elaborarea notei justificative Alegerea unei alte proceduri dect cele prevzute La data Compart. D.E.A. Director Compart.
privind alegerea procedurii de regul se face pe baza unei note justificative. demarrii achiziii achiziii
de atribuire Not justificativ se aprob de ctre conductorul procedurii
autoritii contractante, cu avizul
compartimentului juridic, i constituie un nscris
esenial al dosarului achiziiei publice i trebuie
s conin motivele pentru care s-a optat pentru
aceast procedur.
77
Manual de proceduri
78
4.2. Elaborarea documentaiei de atribuire:

Nr.
crt.
1 Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, La data Compart. de D.E.A. Director Compart.
sarcini. care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici demarrii specialitate Cont. ef achiziii
tehnice cu ajutorul crora sunt descrise procedurii ef
produsele, serviciile sau lucrrile n funcie de compart.
specificul i necesarul fiecrui compartiment de Speciali-
activitate. Este interzis a se defini in caietul de tate
sarcini specificaii tehnice care indic o anumit
origine, surs, producie, un procedeu special, o
marc de fabric sau de comer, un brevet de
invenie, o licena de fabricaie, care au ca efect
favorizarea sau eliminarea anumitor operatori
economici sau anumitor produse
Sarcina elaborrii caietului de sarcini revine
persoanei desemnate (contabilul de sector), n
colaborare cu specialitii din fiecare sector de
activitate. Acesta se aprob de ctre directorul
instituiei.
2 Elaborarea clauzelor Se ataeaz un model de contract, redactat n alb La data Compart. D.E.A. Director Compart.
contractuale cu principalele clauze. Contractul de achiziie ntocmiri achiziii Cont. ef achiziii
public se redacteaz de ctre juristul instituiei, planului Serv. fin. Jurist
se avizeaz de ctre directorul general al Jurist (dup
instituiei, directorul economic i contabilul ef. caz)
3 Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecie se refer numai La data Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecie la: situaia personal a ofertantului; capacitatea demarrii achiziii Cont. ef achiziii
referitoare la situaia de exercitare a activitii profesionale; situaia procedurii Compart.
economic i financiar sau economic i financiar; capacitatea tehnic specialitate
la capacitatea tehnic i/sau i/sau profesional; standarde de asigurare a
profesional. calitii; standarde de protecie a mediului, dac
este cazul. Dac se solicit ndeplinirea unor
cerine minime referitoare la situaia economic i
financiar sau la capacitatea tehnic i/sau
profesional, atunci autoritatea contractant
elaboreaz o not justificativ prin care s
motiveze cerinele respective, not care trebuie
vizat i de ctre juristul unitii.
4 Completarea fiei de date a Completarea Fiei de date a achiziiei se face Pn la data Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziiei; conform prevederilor legale n vigoare i a demarrii achiziii achiziii
modelului prezentat n Ghidul pt. atribuirea procedurii
contractelor de achiziie public
5 Stabilirea formularelor i Documentaia de atribuire trebuie s conin Pn la data Compart. D.E.A. Director Compart.
modelelor care se vor ataa urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, demarrii achiziii achiziii
documentaiei de atribuire. Formularul de ofert, Formularul de contract, procedurii
Formularul de scrisoare de garanie, daca se
solicit.
6 Constituirea garaniei de Se recomand solicitarea garaniei de participare Pn la data Compart. D.E.A. Director Compart.
participare, daca este cazul . in procedurile de atribuire a contractelor care sunt deschiderii achiziii achiziii
relativ complexe sau ori de cate ori avei semnale ofertelor
c respectiva pia de produse, servicii sau
lucrri nu este nc stabil. Aceasta se constituie
numai dac autoritatea contractant solicit acest
lucru prin documentaia de atribuire. Garania de
participare se stabilete in suma fix i ntr-un
cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a
contractului de achiziie public. Perioada de
valabilitate a garaniei pentru participare va fi cel
puin egal cu per. de valabilitate a ofertei.
7 Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui Pn la data Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii pas al procedurii, pentru fiece obiect n parte. demarrii achiziii achiziii

Este necesar pentru: planificarea procesului de procedurii
achiziie public; evitarea suprapunerilor i
ntrzierilor; monitorizarea intern a procesului de
achiziie.
La elaborarea calendarului se va ine seama de:
termenele prevzute n ordonana pentru
publicare anunuri; termenele prevzute n
ordonana pentru depunerea ofertelor; durata
previzionat pentru examinarea i evaluarea
ofertelor; perioada de ateptare; orice alte
termene ce pot influena procedura
79
Manual de proceduri
80
4.3. Transmiterea spre publicare a invitaiei de participare:
Nr.
crt.
1 Redactarea i aprobarea Invitaia de participare cuprinde cel puin La data demarrii Compart. D.E.A. Director Compart.
invitaiei de participare. urmtoarele informaii: procedurii achiziii achiziii
a) data limit stabilit pentru primirea
ofertelor;
b) adresa la care se transmit ofertele;
c) limba sau limbile n care trebuie elaborat
oferta;
d) dac se solicit ndeplinirea unor criterii
minime de calificare, menionarea acestora;
e) o scurt descriere a obiectului contractului
de achiziie public ce urmeaz s fie atribuit;
f) modul de obinere a documentaiei de
atribuire.
(3) n cazul n care documentaia de atribuire
este accesibil direct prin mijloace
electronice, autoritatea contractant are
obligaia de a include n invitaia de
participare informaii privind modul de
accesare a documentaiei respective.
2 Transmiterea invitaiei de Se realizeaz numai prin mijloace 10 zile inainte de Compart. D.E.A. Director Compart.
participare ctre operatorul electronice, folosind aplicaia dedicat, data dep. ofertei achiziii achiziii
SEAP. disponibil la adresa de Internet www.e- care se pot reduce
licitaie.ro cu 4 zile in cazul
public. docm de
atrib in SEAP 6
zile conf. cadr.
legal
4.4. Numirea comisiei de evaluare:
Nr.
crt.
1 Emiterea deciziei de numire Comisia de evaluare va fi format din minim Pn la data Compart. D.E.A. Director Compart.
a Comisiei de evaluare 3 membrii titulari i 1 membru de rezerv. demarrii achiziii achiziii
Membrii comisiei de evaluare sunt procedurii
nominalizai, de regul, din cadrul
compartimentului intern de achiziii
1.1 Modul de lucru al comisiei de Preedintele comisiei de evaluare a ofertelor Pn la data Compart. D.E.A. Director Compart.
evaluare. stabilete modul de lucru, de comun acord cu deschiderii achiziii achiziii
membrii acesteia ofertelor
2 ntocmirea Notei justificative Autoritatea contractant poate solicita opinia Pn la data Compart. D.E.A. Director Compart.
privind cooptarea de experi experilor externi, n cazul n care instituia nu deschiderii achiziii achiziii
externi, dac este cazul. deine personal calificat pentru verificarea ofertelor
respectrii cerinelor tehnice specificate n
caietul de sarcini.
4.5. Punerea la dispoziia operatorilor economici a documentaiei de atribuire

Nr.
crt.
1 Autoritatea contractant are Punerea la dispoziie a documentaiei de max. 4 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
obligaia de a pune la atribuire trebuie fcut ntr-o perioad care data solicitrii, dar achiziii achiziii

dispoziia operatorului nu trebuie s depeasc 4 zile de la max. 2 zile pana la
economic documentaia de primirea solicitrii. Dac, documentaia de data limita de
atribuire ct mai repede atribuire este pus la dispoziie pe suport depunere a of.
posibil. hrtie i/sau pe suport magnetic, atunci
autoritatea contractant are dreptul de a
stabili un pre, cu condiia ca acesta s nu
depeasc costul multiplicrii documentaiei,
la care se poate aduga, dac este cazul,
costul transmiterii prin pot.
2 Punerea la dispoziie a Orice operator economic are dreptul de a Compart. D.E.A. Director Compart.
documentaiei de atribuire, la solicita si a obine documentaia de atribuire. achiziii achiziii
cererea operatorului
economic.
81
Manual de proceduri
82
4.6. Perioada de ateptare

Nr.
crt.
1 nreg. adreselor privind div. nregistrarea acestora se face la secretariatul n mom. primirii Secretariat Compart. DEA Compart.
instituiei i vor fi parte anex la dosarul
solicitrile de clarificri, de la solicitrii achiziii achiziii
oper. ec.; achiziiei.
2 Transmiterea Autoritatea contractant are obligaia de a
adreselor n cel mult 3 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
privind rspunsurile rspunde n mod clar, complet i fr
la lucr. de la primirea achiziii achiziii
ambiguiti. Rspunsul la clarificri se
solicitrile de clarificri, ctre unei solicitri de
transmite cu cel puin 6 zile nainte de data
toi operatorii economici care limit de depunere a ofertelor, ctre toi clarificri, nu mai
au obinut documentaia de operatorii economici care au obinut tarziu de 6 zile
atribuire documentaia de atribuire; Dac documentaia nainte de data
este disponibil n SEAP , clarificrile sau limit de dep. a of.
modificrile acesteia se fac cunoscute prin
crearea unui nou fiier electronic la care se
va asigura accesul direct i nerestricionat
-Se rspunde i la solicitrile de clarificri
care nu au fost transmise n timp util,
numai dac perioada necesar pentru
elaborarea i transmiterea rspunsului face
posibil primirea acestuia de ctre operatorii
economici nainte de data limit de depunere
a ofertelor.
3 Orice comunicare, solicitare, Orice document scris trebuie nregistrat n n mom. Secretariat Compart. Director Compart.
informare, notificare i altele momentul transmiterii i n momentul primirii. transmiterii i n achiziii achiziii
asemenea trebuie s se Documentele scrise pot fi transmise prin mom. primirii.
transmit n scris. oricare din urmtoarele modaliti : prin pot,
prin fax, prin mijloace electronice, prin orice
combinaie a celor precizate.
4 Primirea ofertelor Ofertele se depun la sediul instituiei. n mom. Secretariat Compart. Director Compart.
Acestea sunt nregistrate la secretariat sosirii Resp. sector achiziii achiziii
consemnndu-se ora i data sosirii.
ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a
orei cnd a fost depus oferta
4.7. Desfurarea edinei de deschidere
Nr.
crt.
1 Completarea de ctre fiecare Se completeaz declaraia de confidenialitate nainte de Membrii Reprez. din Preed. Compart.
membru al comisiei de i imparialitate deschiderea ofertelor. comisiei partea Min. Comisiei achiziii
evaluare i de ctre experii de Finanelor de
externi cooptai, a declaraiilor evaluare (daca e evaluare
privind confidenialitatea i prezent)
conflictul de interese, nainte
de deschiderea ofertelor.
1.1 n cazul apariiei conflictului Directorul unitii, care a numit comisia de n mom. apariiei D.E.A. Reprez. din Director Compart.
de interese, se ia decizia evaluare a ofertelor, va dispune modificarea conflictului de partea Min. achiziii
modificrii comisiei de componenei comisiei. interese Finanelor
evaluare i se modific (daca e
decizia de numire a comisiei prezent)
de evaluare
2 Ofertele se deschid la Ofertele se deschid de ctre comisia de edina de Membrii Reprez. din Preed. Compart.
data,ora i locul indicate n evaluare deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziii
anunul de participare i n ofertelor de Finanelor de
documentaia de atribuire. evaluare (daca e evaluare
prezent)
Orice ofertant are dreptul de Prezena acestuia se consemneaz in edina de Membrii Reprez. din Preed. Compart.

2.1
a fi prezent la edina de procesul verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziii
deschidere a ofertelor. ofertelor de Finanelor de
evaluare (daca e evaluare
prezent)
2.2 n cadrul edinei de Se verific dac acestea sunt conform edina de Membrii Reprez. din Preed. Compart.
deschidere a ofertelor, specificailor prevzute n documentaia de deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziii
comisia de evaluare verific atribuire ofertelor de Finanelor de
modul de respectare a evaluare (daca e evaluare
regulilor formale de depunere prezent)
i prezentare a ofertelor i a
documentelor care le
nsoesc.
83
Manual de proceduri
84
3. Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaia de a anuna urmtoarele edina de Preed. Reprez. din Compart.
ctre preedintele comisiei de informaii: denumirea (numele) ofertanilor; deschidere a Comisiei partea Min. achiziii
evaluare modificrile i retragerile de oferte; existena ofertelor de Finanelor
garaniilor de participare; elementele principale evaluare (daca e
ale propunerilor financiare, inclusiv preul; prezent)
cursul de referin care va sta la baza
comparrii preurilor la evaluarea ofertelor
prezentate ntr-o alt moned; propuneri de
oferte alternative (dac este cazul); orice alte
detalii i precizri pe care comisia de evaluare
le consider necesare.
3.1 Nici o ofert nu poate fi Excepia de la aceast regul o fac ofertele edina de Membrii Reprez. din Preed. Compart.
respins n cadrul edinei de ntrziate i a celor care nu fac dovada deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziii
deschidere constituirii garaniei pentru participare ofertelor de Finanelor de
prezent)
4 Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor edina de Membrii Reprez. din Preed. Compart.
ntocmi un proces - verbal de trebuie s includ informaiile anunate de deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziii
deschidere ctre preedintele comisiei. ofertelor de Finanelor de
prezent)
4.1 Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind edina de deschidere edina de Membrii Reprez. din Preed. Compart.
de deschidere a ofertelor a ofertelor va fi semnat de ctre membrii deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziii
comisiei i de ctre reprezentanii ofertanilor ofertelor de Finanelor de
care sunt prezeni la deschiderea ofertelor evaluare (daca e evaluare
prezent)
4.2 Autoritatea contractant are Procesul verbal de deschidere a ofertelor se Imediat dup Membrii Preed. Compart.
obligaia de a transmite trimite fiecrui participant la procedur, fie c a ncheierea edinei comisiei Comisiei achiziii
procesul verbal de fost prezent la deschidere sau nu, n copie de deschidere a de de
deschidere i celorlali xerox, att prin pot ct i prin fax. ofertelor evaluare evaluare
ofertani participani la
procedur, dar ai cror
reprezentani nu au fost
prezeni la deschidere.
5 Orice decizie a comisiei de Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de Imediat dup Membrii Presed. Compart.
evaluare trebuie s acord cu decizia adoptat au obligaia de a-i ncheierea edinei comisiei Comisiei achiziii
ntruneasc votul a cel puin prezenta punctul de vedere n scris, elabornd de deschidere a de de
2/3 dintre membrii si. n acest sens o Not individual care se ofertelor evaluare evaluare
ataeaz la Raportul procedurii de atribuire.
4.8. Examinarea i evaluarea ofertelor

Nr.
crt
1 Examinare i evaluarea Comisia de evaluare are obligaia de a Ct mai curnd Membrii Preed. Compart.
ofertelor desfura activitile de examinare i evaluare posibili comisiei de Comisiei achiziii
numai la sediul autoritii contractante evaluare de
evaluare
1.1 Verificarea ofertelor Verificarea de ctre comisia de evaluare a Ct mai curnd Membrii Preed. Compart.
condiiilor de: eligibilitate, calificare, posibil comisiei de Comisiei achiziii
corespondena tehnic i financiar dintre evaluare de
documentaia de atribuire i ofertele depuse evaluare
2.1 Termenul de completare a Se acord un termen rezonabil de timp, de 72 ore de la Membrii Preed. Compart.
documentelor lips de ctre regul n limita a 72 de ore de la momentul solicitare comisiei de Comisiei achiziii
participanii la procedur. solicitrii pentru completarea documentelor evaluare de
lips. evaluare
2.2 Interdicii de solicitare Comisia de evaluare nu are dreptul de a Membrii Presed. Compart.

completri a documentelor permite i de a solicita completarea unui comisiei de Comisiei achiziii
lips. document care lipsete dac:n documentaia evaluare de
de atribuire a fost menionat expres faptul c,
n caz de neprezentare a respectivului evaluare
document, nu este permis completarea
ulterioar, neprezentarea avnd ca efect
descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv,
dei cunotea cerinele, a omis s prezinte mai
mult de 3 dintre documentele solicitate n
cadrul documentaiei de atribuire; prin
acceptarea completrii documentului respectiv
se creeaz un avantaj evident n raport cu
ceilali ofertani aducndu-se atingere
principiului tratamentului egal.
85
Manual de proceduri
86
2.3 Cazuri n care oferta este Dac ofertantul nu transmite, n perioada Maxim 72 ore de la Membrii Preed. Compart.
considerat neconform stabilit clarificrile solicitate sau n cazul n solicitarea comisiei de Comisiei achiziii
care explicaiile prezentate de ofertant nu sunt clarificrilor evaluare de
concludente, oferta sa va fi considerat
neconform. evaluare
Dac ofertantul modific, prin rspunsurile pe
care le prezint, coninutul propunerii tehnice,
iar aceasta nu mai rspunde n mod
substanial cerinelor caietului de sarcini, oferta
sa va fi considerat neconform,
3 Se resping ofertele Prin ofert inacceptabil se nelege oferta Dup expirarea Membrii Preed. Compart.
necorespunztoare, respectiv care:a fost depus dup data i ora limit de termenului limit comisiei de Comisiei achiziii
cele care sunt: inacceptabile depunere a ofertelor;a fost depus la o alt evaluare de
adres dect cea stabilit n anunul de
i/sau neconforme. participare;nu au fost nsoite de garania de evaluare
participare aa cum a fost solicitat n
documentaia de atribuire;a fost depus de un
ofertant care nu ndeplinete cerinele minime
de calificare;constituie o alternativ la
prevederile caietului de sarcini, alternativ
care nu poate fi luat n considerare din
urmtoarele motive:n anunul de participare
nu este precizat n mod explicit posibilitatea
depunerii unor oferte alternative, respectiva
ofert alternativ nu respect cerinele minime
prevzute n caietul de sarcini; conine n
propunerea financiar un pre care depete
valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate
pentru ndeplinirea contractului de achiziie
public respectiv;prezint un pre neobinuit
de sczut n raport cu ceea ce urmeaz a fi
furnizat, executat sau prestat, iar justificrile
primite nu au fost concludente.
Prin ofert neconform se nelege oferta care:
nu satisface cerinele caietului de sarcini;
conine propuneri referitoare clauzele
contractuale care sunt n mod evident
dezavantajoase pentru autoritatea
contractant; conine n cadrul propunerii
financiare preuri care nu sunt rezultatul liberei
concurene i care nu pot fi justificate.
4. Oferte admisibile Prin oferta admisibil se nelege oferta Dup expirarea Membrii Preed. Compart.
corespunztoare din punct de vedere al termenului limit comisiei de Comisiei achiziii
documentaiei de atribuire. Oferta ctigtoare de
se va desemna din ofertele admisibile. evaluare
evaluare
5. Stabilirea ofertei ctigtoare Comisia de evaluare are obligaia de a stabili Dup expirarea Membrii Preed. Compart.
oferta ctigtoare, dintre ofertele admisibile, termenului limit comisiei de Comisiei achiziii
pe baza aplicrii criteriului stabilit pentru evaluare de
atribuirea contractului de achiziie public. evaluare
5.1 Calcularea punctajului pentru Dac criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Ct mai curnd Membrii Preed. Compart.
stabilirea ofertei ctigtoare avantajoas din punct de vedere economic", posibil comisiei de Comisiei achiziii
atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin
n cazul n care se aplic acordarea, pentru fiecare ofert n parte, a evaluare de
criteriul de atribuire oferta unui punctaj rezultat ca urmare a aplicrii evaluare
cea mai avantajoas din algoritmului de calcul stabilit n documentaia
punct de vedere economic de atribuire. Clasamentul se ntocmete n
ordinea descresctoare a punctajului acordat.
Punctajul obinut de fiecare ofert reprezint
media aritmetic a punctajelor acordate de
fiecare membru al comisiei de evaluare n

parte.
5.2 Calcularea punctajului pentru Dac criteriul utilizat a fost "preul cel mai Ct mai curnd Membrii Preed. Compart.
stabilirea ofertei ctigtoaresczut", atunci evaluarea ofertelor se posibil comisiei de Comisiei achiziii
realizeaz prin compararea preurilor, fr
n cazul n care se aplic TVA, a fiecrei oferte n parte i prin evaluare de
criteriul de atribuire preul cel
ntocmirea, n ordine descresctoare a evaluare
mai sczut preurilor respective, a clasamentului pe baza
cruia se stabilete oferta ctigtoare.
5.3 Odat stabilit oferta Oferta care a fost stabilit ctigtoare nu Ct mai curnd Membrii Preed. Compart.
ctigtoare, aceasta rmne poate fi modificat i constituie parte posibil comisiei de Comisiei achiziii
integrant a contractului de achiziie public de
ferm. care urmeaz s fie ncheiat evaluare
evaluare
87
Manual de proceduri
88
6. Anularea procedurii, dac Procedura de atribuire a contractului se Ct mai curnd Membrii Preed. Compart.
este cazul. anuleaz atunci cnd:au fost depuse numai posibil comisiei de Comisiei achiziii
oferte inacceptabile, neconforme sau evaluare de
necorespunztoare ; au fost depuse oferte
care, dei pot fi luate n considerare, nu pot fi evaluare
comparate datorit modului neuniform de
abordare a soluiilor tehnice i/sau financiare;
abateri grave de la prevederile legislative
afecteaz procedura de atribuire sau este
imposibil ncheierea contractului.
7 Elaborarea raportului de Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de Ct mai curnd Membrii Preed. Compart.
evaluare al procedurii evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de posibil comisiei de Comisiei achiziii
evaluare a procedurii evaluare de
evaluare
7.1 Cuprinsul Raportului de Raportul procedurii se aproba de ctre Membrii Preed. Director Compart.
evaluare a procedurii. ordonatorul teriar de credite i trebuie s comisiei de Comisiei achiziii
cuprind:denumirea i sediul autoritii
contractante; obiectul contractului de achiziie evaluare de
public ; denumirea/ numele ofertanilor evaluare
participani la procedur; denumirea/ numele
ofertanilor respini i motivele care au stat la
baza acestei decizii; dac este cazul, motivele
concrete pentru care una sau mai multe dintre
oferte au fost respinse ca urmare a
considerrii preurilor prezentate ca fiind
neobinuit de sczute (situaie in care se cer
clarificri de la ofertani) ; denumirea/ numele
ofertantului/ ofertanilor a crui/cror ofert a
fost declarat ctigtoare i motivele care au
stat la baza acestei decizii; n cazul
ofertantului/ofertanilor ctigtori, partea din
contract pe care acesta/acetia au declarat c
o sub contracteaz mpreuna cu
denumirea/numele sub contractanilor;
dac este cazul, justificarea hotrrii de
anulare a procedurii de atribuire.
4.9. Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire:
Nr.
crt.
1 Informarea ofertaniilor Autoritatea contractant are obligaia de a Ct mai curnd Resp. Preed. Director Compart.
despre deciziile referitoare la informa ofertanii despre deciziile referitoare la posibil achiziii Comisiei achiziii
atribuirea contractului de atribuirea contractului de achiziie public sau de eval.
achiziie public dac este cazul, anularea procedurii de
atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei
noi proceduri.
1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile Maxim 3 zile de Resp. Preed. Director Compart.
hotrrii comisiei de evaluare lucrtoare de la emiterea deciziilor respective la emiterea deciziei achiziii Comisiei achiziii
a ofertelor de eval.
1.2 Modalitatea de comunicare a Comunicarea se transmite i prin fax sau prin Maxim 3 zile / 5 Resp. Preed. Director Compart.
rezultatului mijloace electronice. Dac aceasta nu se zile de la emiterea achiziii Comisiei achiziii
realizeaz i prin fax sau mijloace electronice deciziei de eval.
atunci perioada de ateptare naintea semnrii
contractului se majoreaz cu 5 zile lucrtoare
2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanii ctigtor/ctigtori se Maxim 3 zile de Resp. Preed. Director Compart.
ctigtoare informeaz cu privire la acceptarea la emiterea deciziei achiziii Comisiei achiziii
ofertei/ofertelor prezentate. de eval.
2.1. Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror Maxim 3 zile Resp. Preed. Director Compart.
respini despre rezultatul ofert nu a fost declarat ctigtoare se de la emiterea achiziii Comisiei achiziii

hotrrii comisiei i informeaz asupra motivelor care au stat la deciziei de eval.
baza deciziei respective, dup cum urmeaz:
motivarea acesteia. fiecrui ofertant respins, motivele concrete
care au stat la baza deciziei de respingere a
ofertei sale; pentru fiecare oferta respins,
motivele concrete care au stat la baza deciziei
de respingere; fiecrui ofertant care a
prezentat o ofert acceptabil, conform si
corespunztoare, dar care nu a fost declarat
ctigtoare, caracteristicile i avantajele
relative ale ofertei/ofertelor ctigtoare n
raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia
urmeaz s i se atribuie contractul de
achiziie public.
89
Manual de proceduri
90
3 Invitaia ofertanilor declarai Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii Maxim 3 zile Resp. Preed. Director Compart.
ctigtori pentru semnarea declarai ctigtori trebuie s conin i de la emiterea achiziii Comisiei achiziii
contractului. invitaia pentru semnarea contractului. deciziei de eval.
4.10. Perioada de ateptare:
Nr. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaz
crt.
1 Necesitatea respectrii Contractul de achiziie public se semneaz Compart. D.E.A. Director Compart.
perioadei de ateptare dup o perioad de ateptare. Perioada de achiziii Jurist achiziii
ateptare poate fi utilizat de persoanele care Contabil
se simt lezate de un act al autoritii sef
contractante n legtur cu procedura de
achiziie public, pentru a-l contesta.
1.1 Termenul de ateptare pn Perioada de ateptare pn la semnarea 5 zile
la semnarea contractului contractului este de 5 zile de la notificarea
rezultatului
2. Primirea contestaiilor, dac Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile n termenul fixat Secretariat DEA Compart.
este cazul, cu numr de primite, se nregistreaz la secretariatul achiziii
nregistrare i rezoluia autoritii contractante i fac parte din dosarul
motivat a autoritii achiziiei.
contractante la contestaia
depus.
2.1 Obiectul contestaiei Obiectul contestaiei const n pretenia
concret dedus judecii i poate fi, dup
caz:anularea actului; obligarea autoritii
contractante de a emite un act;
obligarea autoritii contractante de a lua orice
alte msuri necesare pentru remedierea
actelor ce afecteaz procedura de atribuire.
2.1.1 Competena n soluionarea Competena de soluionare contestaii este n termenul fixat Consiliul Compart.
contestaiilor dat de opiunea prii vtmate: sau Instana Achiziii
fie, Consiliului; fie, instanei de judecat. de judecat.
Participanii la procedura de atribuire trebuie
sa fie instiintati de autoritatea contractanta
2.1.2 ntiinarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaiei instiinteze despre aceasta si pe ceilalti achiziii Jurist Achiziii
participanti la procedura de atribuire.
2.1.3 Termenele de depunere a Contestaia poate fi depus n toate fazele 5 zile Contestatar D.E.A. Compart.
contestaiilor i momentul procedurii de atribuire i mpotriva oricrui act Jurist Achiziii
depunerii acestora al autoritii contractante in 5 zile.
2.1.4 Soluionarea contestaiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul Compart.
comunica, in scris partilor in 5 zile; Achiziii
Decizia motivat se public pe pagina de
Internet a Consiliului, n cadrul buletinului
oficial, fr referire la datele de identificare a
deciziei i ale prilor, precum i la datele
personale, n termen de 10 de zile de la data la
care aceasta rmne definitiv i irevocabil.
4.11. Semnarea contractului:
Nr.
Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La data semnare Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziie finalizeaz prin semnarea contractului de contractului achiziii Jurist achiziii
public. achiziie public . Contabil
sef
2. Incheierea contractului de Contractul de achiziie public se ncheie n 5 zile (fct. de Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziie public. form scris, in trei exemplare in urma valoare contract) de achiziii Jurist Achiziii
procedurii de atribuire. la comunicarea Juridic Contabil Serv.
Un contract se semneaz de ambii directori: hotararii de sef Financiar
directorul autoritii contractante si ofertantul atribuire contabil

ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng
semnturile directorilor, sunt avizate de
directorul economic, contabilul ef i consilierul
juridic, iar un exemplar se anexeaz la dosar i
altul rmne la contabilul ef
3 Cuprinsul contractului de Contractul de achiziie public va cuprinde cel Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziie public. puin urmtoarele: achiziii Jurist achiziii
a)propunerea tehnic i propunerea financiar; Contabil
b) graficul de ndeplinire a contractului; sef
c) graficul de pli;
d) garania bancar de bun execuie, dac
este cazul.
91
Manual de proceduri
92
4.12. Transmiterea spre publicare a anunului de atribuire:

Nr.
crt.
1 Termenul maxim de publicare Anunul de atribuire se public in cel mult 48 Max. 48 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
a anunului de atribuire. de zile dup ce s-a finalizat procedura de achiziii achiziii
licitaie deschis.
1.1 Cuprinsul anunului de Anunul de atribuire trebuie s conin Compart. D.E.A. Director Compart.
atribuire informaiile legal prevzute, dar de regul, nu achiziii achiziii
mai mult de 650 de cuvinte.
2 Transmiterea anunului de Anunul de atribuire se public in SEAP prin Compart. D.E.A. Director Compart.
atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaia Achiziii Jurist Achiziii
dedicat, disponibil la adresa de Internet Cont. Sef
www.e-licitaie.ro ; M.O al Romniei, Partea a
VI-a, Achiziii publice se face n cel mult o zi de
la publicarea n SEAP. Se realizeaz prin
transm. unei solicitri scrise.
Publicarea n MO se realiz. contra cost i va fi
facultativ, ncepnd cu 01.01.2008, cf.OUG
94-2007;
Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac
este cazul
Dac valoarea estimat a contractului de
achiziie public ce urmeaz a fi atribuit
depseste pragurile pentru care este
obligatorie publicarea anunul de atribuire n
Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci
acesta trebuie s conin cel puin informaiile
cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan, prin
utilizarea formularelor standard adoptate de
Comisia European.
4.13. Definitivarea dosarului achiziiei publice i arhivarea documentelor:
Nr.
crt.
1 Definitivarea dosarului de Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dup finalizarea Compart. D.E.A Director Compart.
achiziie public. activitatile desfasurate in cadrul unei procedurii achiziii achiziii
proceduri de atribuire, respectiv toate
documentele necesare pentru derularea
procedurii.
2. Intocmirea i pstrarea Dosarul de achiziie publica se ntocmete i Cel puin 5 ani Compart. D.E.A Director Compart.
dosarului de achiziie public se pstreaz de ctre autoritatea contractanta achiziii Cont. sef achiziii
prin compartimentul intern specializat de
achiziii publice. Acesta se ntocmete pentru
fiecare contract de achiziie publica atribuit. Se
pstreaz atta timp cat contractul de achiziie
publica produce efecte juridice de la data
finalizrii acestuia.
4.14. Derularea contractului:

Nr.
crt.
1 Constituirea garaniei de buna Se solicita constituirea de garaniei de buna Odata cu Compart. D.E.A. Director Compart.
executie, daca este cazul . executie, care poate fi sub mai multe forme: incheierea achiziii Cont.sef achiziii
-prin scrisoare de garantie bancara; contractului
-depuneri la casierie;
-prin reineri succesive din sumele datorate
pentru facturi partiale.
Aceasta se constituie numai dac autoritatea
contractant solicit acest lucru prin

documentaia de atribuire. Garania de
cuantum de maxim 10 % din valoarea
contractului de achiziie public, exclusiv TVA.
Perioada de valabilitate a garaniei de buna
executie va fi cel puin egal cu durata
contractului.
2 Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa Dupa constituirea Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului constituirea garantiei de buna executie , daca garantiei de buna achiziii Cont.sef achiziii
a fost solicitata, fie la termenul convenit de executie, daca a
parti. fost solicitata, fie la
Daca pe parcursul indeplinirii contractului se termenul convenit
constata faptul ca anumite elemente ale de parti
93
Manual de proceduri
94
propunerii tehnice sunt inferioare sau nu

corespund cerintelor prevazute in caietul de
sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea
raspunderii contractuale
3 Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada de Compart. D.E.A. Director Compart.
asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate a achiziii Cont.sef achiziii
vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul contractului
stabilit prin contact. Compartimentul achizitii,
prin managerul de contract urmareste
respectarea acestui aspect.
4.15. Finalizarea contractului:
Nr.
crt.
1 Efectuarea receptiei finale Reprezint operaiunea prin care autoritatea
cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la
obiectul contractului (produse, servicii, lucrri)
si pe baza creia se efectueaz plata finala.
2 Eliberarea garaniei de buna Se elibereaza de garaniei de buna executie, Max 14 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
executie, daca este cazul dupa indeplinerea totala a contractului i plata finaliz.rec.finale achiziii achiziii
ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale.
Se elibereaza documentele constatatoare care
contin informatii referitoare la indeplinirea
contractului de catre furnizor/prestator/
executant si la eventualele prejudicii create de
acesta.
3 Comunicarea catre ANRMAP Se trimit documentele constatatoare care Max.3 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
si catre furnizor/prestator/ contin informatii referitoare la indeplinirea data elib.scrisorii de achiziii achiziii
executant a confirmarii contractului de catre furnizor/prestator/ buna executie
indeplinirii a contractului executant si la eventualele prejudicii create de
acesta. Un exemplar din aceste documente se
ataseaza dosarului procedurii.
4.16. Analiza procesului:
Nr. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Efectuarea analizei Reprezint operaiunea prin care autoritatea Dup finalizarea Compart. D.E.A. Director Compart.
desfurrii procedurii si a contractant analizeaz modul de ndeplinire a contractului achiziii Jurist achiziii
ndeplinirii contractului contractului respectiv, msura in care au fost Cont.sef
satisfcute toate necesitile autoriti,
punctele tari si punctele slabe ale procedurii si
propunerile de mbuntire pe viitor a
procesului de achizitie publica

95
Manual de proceduri
PROCEDURA: A00203013 PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ACHIZIIONAREA DIRECT

CONFORM ORDONANEI DE URGEN A GUVERNULUI NR. 34
MODIFICAT I COMPLETAT
1. Scop:
- stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea procesului de achiziionare direct de
produse, servicii sau lucrri n Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile penitenciare;
- stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a
circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea
utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice.
2.Premise:
n conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i
completat, autoritatea contractant are dreptul de a achiziiona direct produse, servicii sau lucrri, n
msura n care valoarea achiziiei, estimat conform prevederilor seciunii a 2-a a capitolului 2 din
acelai act normativ, nu depete echivalentul n lei a 10.000 euro pentru fiecare achiziie de produse,
servicii sau lucrri. Fiecare achiziie direct se realizeaz pe baz de document justificativ, autoritatea
contractant avnd obligaia de a obine i pstra aceste documente.
3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la efectuarea achiziiilor directe de produse, servicii sau lucrri conform OUG nr. 34
/2006, modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor
sistemului administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin
intermediul compartimentelor de specialitate.
Definiie:
Achizitionarea directa: autoritatea contractanta are dreptul de a achizitiona direct produse servicii
lucrari, in masura in care valoarea achizitiei estimata conf. preved. sect. a-II-a cap. II din Oug 34/2006
nu depaseste echivalentul in lei a 10.000 euro pt. fiecare achizitie de produse servicii sau lucrari.
Persoana desemnat din Persoana desemnat (responsabilul de sector) identific nevoile i
cadrul sectorului beneficiar ntocmete NOTA INTERN (Anexa 3)
(responsabilul de sector) Dup caz, persoana desemnat din cadrul sectorului beneficiar va
ntocmi i semna fia tehnic a produsului, serviciului sau lucrrii
necesare. Fia tehnic va fi avizat de eful compartimentului beneficiar, si
aprobata de ordonatorul teriar/secundar de credite.
Fia tehnic se anexeaz notei interne.
i dup caz are anexate bazele de calcul justificative.
Nota intern este vizat de eful compartimentului beneficiar i aprobat
de ordonatorul teriar/secundar de credite.
Achizitorul/ responsabilul cu n baza notei interne responsabilul cu achiziia va ntocmi REFERATUL DE
achiziia NECESITATE (anexa nr. 1).
Referatul de necesitate este vizat de compartimentul financiar viza
CFPP (controlul financiar preventiv propriu), avizat de directorul adjunct
aconomico-administrativ i aprobat de ordonatorul teriar/secundar de
credite. Dup aprobarea referatului de necesitate, va efectua o
prospectare a pieei, n scopul adoptrii solutiei cea mai eficienta i
avantajoasa pentru unitate.
Prospectarea se va efectua utiliznd urmatoarele metode:
-consultarea catalogului electronic SEAP
-consultarea ofertei Bursei Romane de Marfuri
-consultareacatalogurilor de prezentare ale diversilor agenti economici
96
- contactarea potentialilor furnizori

n cazul n care un ofertant va refuza s emit o ofert scris achizitorul
va nscrie preul ofertei pe proprie rspundere. Numrul minim de oferte
solicitate se stabilete n funcie de valoarea achiziiei i de situaia
furnizorilor / prestatorilor / executanilor disponibili pe piaa zonal (minim 3
pentru achiziii n valoare de peste 1000 EURO, fr TVA.) n urma
prospectrii pieei se propune operatorul economic de la care se va face
achiziia.
Achizitorul/ responsabilul cu Dup efectuarea prospectrii pieei va ntocmi
achiziia *NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR PENTRU
ACHIZIIONAREA DIRECT a produsului, serviciului sau lucrrii
La Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziionarea direct
(anexa nr. 2 ) se vor anexa: nota intern, referatul de necesitate aprobat
, fisa tehnica (daca este cazul), ofertele :
* n Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziionarea direct a
produsului, serviciului sau lucrrii se va propune aprobarea efecturii
achizitiei directe de la operatorul economic a crei ofert este mai
avantajoas d.p.v. al preului si corespunde cerintelor tehnice ;
*va fi semnat de achizitorul/ responsabilul cu achiziia, eful serviciului
logistic, avizata de catre directorului adjunct economico-administrativ i
aprobat de ordonatorul teriar/secundar de credite.
Achizitorul/ responsabilul cu Dup aprobarea Notei privind evaluarea ofertelor pentru achizitionarea
achiziia directa a produsului, serviciului sau lucrrii, dup caz:
* se va efectua achiziia propriu-zis pe baza facturii (fiscale) ce va fi
nregistrat n cadrul unitii penitenciare sau
* se va transmite comanda scris, nsoit de fia tehnic (dac este cazul)
ctre operatorul economic selecionat.
Achizitia se poate efectua in functie de natura acesteia si pe baza unui
contract ncheiat cu operatorul economic selecionat. (n special pentru
servicii i lucrri)
Achizitorul/ responsabilul cu Nota intern, referatul de necesitate, nota privind evaluarea ofertelor
achiziia/Comp Financiar - pentru achizitionarea directa, anexele , factura n original/ contractul de
Contabil achiziie public n fotocopie, nregistrate n ordinea cronologic a
ntocmirii lor, vor fi predate compartimentului Finaciar-Contabil.
Fotocopii dup nota intern, referatul de necesitate, nota de evaluare i
dup caz a facturii /contractului se vor pstra la Compartimentul Achiziii.
97
Manual de proceduri
ANEXA 1
Aprobat,
Avizat, Ordonator de credite
Director Adjunct
economico-administriv
Propun spre avizare
ef birou/serviciu logistic
REFERAT DE NECESITATE
Privind achiziionarea urmtoarelor produse/servicii/lucrri
Temei legal : Hotrrea de Guvern nr. 1849/2004 modificat i completat, privind organizarea,
funcionarea i atribuiile Administraiei Naionale a Penitenciarelor;
Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de
achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune
de servicii, modificat i completat;
Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoarea la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de Urgen a Guvernului nr.
34/2006, modificat i completat;
Justificare :
Pentru buna desfurare a activitii n cadrul sectorului.......................v
rugm s aprobai achiziionarea direct, conform prevederilor legale, a urmtoarelor
produse/servicii/lucrri:
Valoare Valoare
achiziii pn la prevzut in
Valoare
Nr Articol Cod Denumire Cantitate data de: PAAP 2008
U/M estimat
crt. bugetar C.P.V. produs necesar .. la la acest
lei fr TVA
acest C.P.V. C.P.V.
(fr TVA) ( fr TVA)
1
2
3
1. Necesitatea :
2. Data la care sunt necesare produsele:
3. Procedur de achiziii propus. Temei legal
4. Persoana responsabila de achiziie:
5. Date sau anexe care sa susin referatul.
Prenume NUME, Funcia, Compartimentul, Data, Semntura,

Responsabil Viza CFPP Financiar Contabil
Responsabi achiziii Achiziii
Responsabil logistic Logistic
98
ANEXA 2
Aprobat,
Avizat, Ordonator de credite
Director Adjunct
economico-administriv
Propun spre avizare
ef birou/serviciu logistic
NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR

PENTRU ACHIZITIONARE DIRECTA
Temei legal:
Hotrrea de Guvern nr. 1849/2004 modificat i completat, privind organizarea,
funcionarea i atribuiile Administraiei Naionale a Penitenciarelor;
Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie
public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii,
modificat i completat;
Hotrrea Guvernului NR. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoarea la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de Urgen a Guvernului nr.
34/2006, modificat i completat;
Alte prevederi legale ce vizeaz achiziia
n urma evaluarii preurilor pieei i a primirii ofertelor au reiesit urmtoarele :
Nr. Cod Denumire Pre oferit de :

Pretul cel
Crt CPV produs Caracteristici U.M. Cant. (lei fr TVA) Val
mai
tehnice Total.*
avantajos
Oferta Oferta (+TVA)
LEI/
LEI
Nr.1 Nr.n BUC
1
2
3
*) Totalurile se vor efectua pe fiecare cod CPV n parte
Din analiza preurilor de mai sus a reieit ca pretul cel mai avantajos este oferit de firma
/firmele..., pentru .... , drept pentru care propun
achizitia directa de la aceasta/acestea.
Prenume/NUME Funcia Direcia/Serviciul Semntura
ef compartiment Sector beneficiar

ntocmit Ofier specialist/agent Compartimentul Achiziii
99
Manual de proceduri
ANEXA 3
Nr./.
Domnului subcomisar Bogdan COSTA,

Director D.E.A.
NOT INTERN
Ref.: achiziia de produse/servicii/lucrri
Temei legal:
- Hotrrea de Guvern nr. 1849/2004 modificat i completat, privind organizarea,
funcionarea i atribuiile Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Justificare:
(privind achiziionarea de produse/servicii/lucrri)
.
Denumire produse/ servicii/ lucrri
Unitate de msur / U.M.
Cantitate
Valoare estimat (cu TVA inclus)
Termen de furnizare/ prestare/execuie a produselor/serviciilor/lucrrilor solicitate
Anexe:
- caiet de sarcini /fia tehnic (dup caz) a produsului/serviciului/lucrrii - avizat() de eful /
directorul compartimentului beneficiar i aprobat de ordonatorul secundar de credite.
Prenume NUME, Funcia, Direcia/Serviciul Data, Semntura,
Director
ef Serviciu
ntocmit
100
PROCEDURA: A00203014 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE LICITAIE DESCHIS
1. Scop:
-stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea etapelor procesului de achiziionare de
produse, servicii sau lucrri prin procedura Licitaie deschis n Administraia Naional a
Penitenciarelor i unitile penitenciare;
- stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a
circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea
utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice.
2.Premise:
Licitaia deschis reprezint procedura de atribuire a contractului de achiziie public la care orice
operator economic interesat are dreptul de a depune ofert, n conformitate cu art. 73din Ordonana de
Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat, procedura de licitaie deschis se
desfoar, de regul, ntr-o singur etap, autoritatea contractant are dreptul de a decide organizarea
unei etape suplimentare de licitaie electronic, caz n care are obligaia de a anuna aceast decizie n
anunul de participare i n documentaia de atribuire.
3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la efectuarea achiziiilor efectuate prin organizarea procedurii de licitaie deschis
conform OUG nr. 34 /2006, modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a
Penitenciarelor i unitilor sistemului administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre
de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate.
Definiie:
Licitatie deschisa: procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice oper. Econ.
Interesat are dreptul de a depune oferta
101
Manual de proceduri
102
Nr.
Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaz Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1.1. Estimarea valorii contractului Se identific toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de achiziie public. obtinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor demarrii logistic Cont. sef achizitii
necesare: se nsumeaz toate costurile platibile procedurii
considerare toate majorarile preului contractului,
valoarea premiilor sau primelor]] ce se
1.2. Alegerea procedurii care Se specific data estimativ de ncepere- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmeaz s fie aplicat i finalizare a procedurii. ntocmiri achizitii achizitii
procedurii
1.3. Verificarea existenei surselor Se verific de catre compartimentul financiar- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de finanare din Fila de buget contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi demarrii achizitii Cont. Sef achizitii
efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii procedurii Compart.
financiar
2. Elaborarea Notei de estimare Se anexeaz baze de calcul justificative, prin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
a valorii contractului de care se evideniaz valoarea contractului demarrii Achizitii achizitii
achiziie public. exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n procedurii
pragurile specifice legislaiei in vigoare.
3. Elaborarea anunului de Anunul de intenie se transmite spre publicare Ct mai curnd Compart. D.E.A. Director Compart.
intenie i transmiterea obligatoriu atunci cnd se urmrete beneficierea dup Achizitii achizitii
acestuia n SEAP i MO - de reducere a termenelor i dac : nceperea
dac este cazul. valoarea total estimat a contractelor depete anului bugetar
pragurile stabilite prin legislaia n vigoare
Anunul de intenie se public:
- n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, - n
SEAP
- n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a VI-a,
Achiziii publice, opional de la 01.01.2008;
- numai n SEAP cu condiia ca, nainte de
publicare, s fi fost transmis un anun simplificat
de informare prealabil ctre Comisia European
Nr.
crt.
1 Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, La data Compart. de D.E.A. Director Compart.
sarcini. care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici demarrii specialitate Cont.sef achizitii
tehnice cu ajutorul crora sunt descrise procedurii ef
produsele, serviciile sau lucrrile n funcie de compart.
specificul i necesarul fiecrui compartiment de specialitate
activitate. Este interzis a se defini in caietul de
sarcini specificaii tehnice care indic o anumit
origine, surs, producie, un procedeu special, o
marc de fabric sau de comer, un brevet de
invenie, o licena de fabricaie, care au ca efect
favorizarea sau eliminarea anumitor operatori
economici sau anumitor produse
persoanei desemnate (responsabilul de sector),
n colaborare cu specialitii din fiecare sector de
instituiei.

contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziie ntocmiri achizitii Cont.sef achizitii
public se redacteaz de ctre juristul instituiei, planului Serv.fin. Jurist
se avizeaz de ctre directorul general al Jurist (dupa
instituiei, directorul economic i contabilul ef. caz)
3 Stabilirea criteriilor de La data Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecie demarrii achizitii Cont.sef achizitii
referitoare la situaia procedurii Compart.
economic i financiar sau specialitate
la capacitatea tehnic i/sau
profesional.
103
Manual de proceduri
104
4 Completarea fiei de date a Completarea Fiei de date a achiziiei se face Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziiei; conform prevederilor legale n vigoare i a demarrii Achizitii achizitii
modelului prezentat n Ghidul pentru atribuirea proced.
contractelor de achiziie public
5 Stabilirea formularelor i Documentaia de atribuire trebuie s conin Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
modelelor care se vor ataa urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, demarrii Achizitii achizitii
documentaiei de atribuire. Formularul de ofert, Formularul de contract, proced.
solicit.
6 Constituirea garaniei de Se recomand solicitarea garaniei de participare Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
participare, daca este cazul . in procedurile de atribuire a contractelor care sunt deschiderii Achizitii achizitii
7 Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii pas al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. demarrii Achizitii achizitii
Este necesar pentru: planif. procesului de proced.
ntrzierilor; monitoriz.intern a procesului de
achiziie.
4.3. Transmiterea spre publicare a anunului de participare:
Nr.
crt.
1 Redactarea i aprobarea Anunul de participare cuprinde cel puin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
anunului de participare. urmtoarele informaii: demararii Achizitii achizitii
a) data limit stabilit pentru primirea ofertelor; proced.
b) adresa la care se transmit ofertele;
c) limba sau limbile n care trebuie elaborat
oferta;
d) dac se solicit ndeplinirea unor criterii
minime de calificare, menionarea acestora;
e) o scurt descriere a obiectului contractului de
achiziie public ce urmeaz s fie atribuit;
f) modul de obinere a documentaiei de atribuire.
3) n cazul n care documentaia de atribuire este
accesibil direct prin mijloace electronice,
autoritatea contractant are obligaia de a include
n invitaia de participare informaii privind modul
de accesare a documentaiei respective.
2 Transmiterea anunului de Se realizeaz numai prin mijloace electronice, 52 zile inainte Compart. D.E.A. Director Compart.
participare ctre operatorul folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de data dep. Achizitii achizitii
SEAP. de Internet www.e-licitaie.ro ofertei care se
pot reduce

conf.cadr. legal
3 Transmiterea anunului la Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi Compart. D.E.A. Director Compart.
Unitatea pentru Coordonarea transmiterea la MO. de la publicare Achizitii achizitii
i Verificarea Achiziiilor ncepnd cu data de 1 ianuarie 2008, publicarea n SEAP
Publice din cadrul Ministe-
rului Finanelor Publice nsoit anunurilor prevzute de prezenta ordonan n
de fia de prezentare Monitorul Oficial al Romniei este
conform formularului stan- facultativ.cf.OUG 94/2007
dard, in cazul in care valoa-
rea estimata este > 75.000
euro pentru contractele de
furnizare i servicii sau >
500.000 euro pentru
contractele de lucrri
105
Manual de proceduri
106

Nr.
crt.
1 Emiterea deciziei de numire a Comisia de evaluare va fi format din minim 3 Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
Comisiei de evaluare membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii demarrii achizitii Achizitii
comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, proced.
din cadrul compartimentului intern de achiziii
1.1. Modul de lucru al comisiei de Preedintele comisiei de evaluare a ofertelor Pana la data Presed.com. D.E.A. Director Compart.
evaluare. stabilete modul de lucru, de comun acord cu deschiderii de evaluare Achizitii
membrii acesteia ofert.
2 ntocmirea Notei justificative Autoritatea contractant poate solicita opinia Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
privind cooptarea de experi experilor externi, n cazul n care instituia nu deschiderii achizitii Achizitii
externi, dac este cazul. deine personal calificat pentru verificarea ofert.
respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul
de sarcini.

Nr.
crt.
1 Autoritatea contractant are Punerea la dispoziie a documentaiei de atribuire Max. 4 zile de Compart. D.E.A. Director Compart.
obligaia de a pune la trebuie fcut ntr-o perioad care nu trebuie s la data achiziii achiziii
dispoziia operatorului depeasc 4 zile de la primirea solicitrii. Dac, solicitrii, dar
economic documentaia de documentaia de atribuire este pus la dispoziie max. 2 zile
atribuire ct mai repede pe suport hrtie i/sau pe suport magnetic, atunci pana la data
posibil. autoritatea contractant are dreptul de a stabili un limita de dep. a
pre, cu condiia ca acesta s nu depeasc of.
costul multiplicrii documentaiei, la care se poate
aduga, dac este cazul, costul transmiterii prin
pot.
2 Punerea la dispoziie a Orice operator economic are dreptul de a solicita Compart. D.E.A. Director Compart.
documentaiei de atribuire, la si a obine documentaia de atribuire. achiziii achiziii
cererea operatorului
economic.
Nr.
crt
1 nreg. adreselor privind div. nregistrarea acestora se face la secretariatul n mom. Secretariat Compart. DEA Compart.
instituiei i vor fi parte anex la dosarul achiziiei. primirii
solicitrile de clarificri, de la Achizitii Achizitii
oper. ec.; solicitrii
2 Transmiterea Autoritatea contractant are obligaia de a n cel mult 3
adreselor Compart. D.E.A. Director Compart.
privind rspunsurile rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti. zile lucr. de la
la achiziii achiziii
Rspunsul la clarificri se transmite cu cel puin 6 primirea unei
solicitrile de clarificri, ctre
toi operatorii economici care zile nainte de data limit de depunere a ofertelor, solicitri de
au obinut documentaia de ctre toi operatorii economici care au obinut clarificri, nu
atribuire documentaia de atribuire; Dac documentaia mai tarziu de 6
este disponibil n SEAP, clarificrile sau zile inainte de
modificrile acesteia se fac cunoscute prin data limita
crearea unui nou fiier electronic la care se va stabilita pentru
asigura accesul direct i nerestricionat depunerea
-Se rspunde i la solicitrile de clarificri ofertelor.
care nu au fost transmise n timp util, numai
dac perioada necesar pentru elaborarea i
transmiterea rspunsului face posibil primirea

acestuia de ctre operatorii economici nainte de
data limit de depunere a ofertelor.
3 Orice comunicare, solicitare, Orice document scris trebuie nregistrat n n mom. Secretariat Compart. Director Compart.
informare, notificare i altele momentul transmiterii i n momentul primirii. transmiterii i Achizitii achiziii
asemenea trebuie s se Documentele scrise pot fi transmise prin oricare n mom.
din urmtoarele modalitati : prin pot, prin fax,
transmit n scris. prin mijloace electronice, prin orice combinaie a primirii.
celor precizate.
4 Primirea ofertelor Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea In momentul Secretariat Compart. Director Compart.
sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i sosirii Responsabil Achizitii achiziii
data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. de sector
datei i a orei cnd a fost depus oferta.
107
Manual de proceduri
108
Nr.
crt.
1 Completarea de ctre fiecare Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de Membrii Reprez. Presed. Compart.
membru al comisiei de imparialitate deschiderea comisiei de din partea Comisiei achiziii
evaluare i de ctre experii ofertelor. evaluare Min.Finan- de
externi cooptai, a declaraiilor telor (daca evaluare
privind confidenialitatea i e prezent)
conflictul de interese, nainte
de deschiderea ofertelor.
1.1 n cazul apariiei conflictului Directorul unitatii, care a numit comisia de n mom. D.E.A. Reprez. Director Compart.
de interese, se ia decizia evaluare a ofertelor, va dispune modificarea apariiei din partea achiziii
modificrii comisiei de componenei comisiei. conflictului de Min.Finan-
evaluare i se modific interese telor (daca
decizia de numire a comisiei e prezent)
de evaluare
2 Ofertele se deschid la data, Ofertele se deschid de ctre comisia de evaluare edina de Membrii Reprez. Presed. Compart.
ora i locul indicate n anunul deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziii
de participare i n ofertelor evaluare Min.Finan- de
documentaia de atribuire. telor (daca evaluare
e prezent)
2.1 Orice ofertant are dreptul de a Prezena acestuia se consemneaz in procesul edina de Membrii Reprez. Presed. Compart.
fi prezent la edina de verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziii
deschidere a ofertelor. ofertelor evaluare Min.Finan- de
telor (daca evaluare
e prezent)
2.2 n cadrul edinei de Se verific dac acestea sunt conform edina de Membrii Reprez. Presed. Compart.
deschidere a ofertelor, specificailor prevzute n documentaia de deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziii
comisia de evaluare verific atribuire ofertelor evaluare Min.Finant de
modul de respectare a elor (daca evaluare
regulilor formale de depunere e prezent)
i prezentare a ofertelor i a
documentelor care le
nsoesc.
3. Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaia de a anuna urmtoarele edina de Presedintele Reprez. Compart.
ctre preedintele comisiei de informaii: denumirea (numele) ofertanilor; deschidere a Comisiei de din partea achiziii
evaluare modificrile i retragerile de oferte; existena ofertelor evaluare Min.Finan-
garaniilor de participare; elementele principale telor (daca
ale propunerilor financiare, inclusiv preul; cursul e prezent)
de referin care va sta la baza comparrii
preurilor la evaluarea ofertelor prezentate ntr-o
alt moned; propuneri de oferte alternative
(dac este cazul); orice alte detalii i precizri pe
care comisia de evaluare le consider necesare.
3.1 Nici o ofert nu poate fi Excepia de la aceast regul o fac ofertele edina de Membrii Reprez. Presed. Compart.
respins n cadrul edinei de ntrziate i a celor care nu fac dovada constituirii deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziii
deschidere garaniei pentru participare ofertelor evaluare Min.Finan- de
e prezent)
4 Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie edina de Membrii Reprez. Presed. Compart.
ntocmi un proces - verbal de s includ informaiile anunate de ctre deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziii
deschidere preedintele comisiei. ofertelor evaluare Min.Finan- de
e prezent)
4.1 Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind edina de deschidere a edina de Membrii Reprez. Presed. Compart.
de deschidere a ofertelor ofertelor va fi semnat de ctre membrii comisiei i deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziii
de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt ofertelor evaluare Min.Finant de
prezeni la deschiderea ofertelor elor (daca evaluare
e prezent)

4.2 Autoritatea contractant are Procesul verbal de deschidere a ofertelor se Imediat dup Membrii Presed. Compart.
obligaia de a transmite trimite fiecrui participant la procedur, fie c a ncheierea comisiei de Comisiei achiziii
procesul verbal de fost prezent la deschidere sau nu, n copie xerox, edinei de evaluare de
deschidere i celorlali att prin pot ct i prin fax. deschidere a evaluare
ofertani participani la ofertelor
procedur, dar ai cror
evaluare trebuie s acord cu decizia adoptat au obligaia de a-i ncheierea comisiei de Comisiei achiziii
ntruneasc votul a cel puin prezenta punctul de vedere n scris, elabornd n edinei de evaluare de
acest sens o Not individual care se ataeaz la deschidere a evaluare
2/3 dintre membrii si. Raportul procedurii de atribuire. ofertelor
109
Manual de proceduri
110

Nr.
crt. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Examinare i evaluarea Comisia de evaluare are obligaia de a desfura Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
ofertelor activitile de examinare i evaluare numai la posibil comisiei de Comisiei achiziii
sediul autoritii contractante evaluare de
evaluare
1.1. Verificarea ofertelor Verificarea de ctre comisia de evaluare a Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
condiiilor de : eligibilitate, calificare, posibil comisiei de Comisiei achiziii
2.1. Termenul de completare a Se acord un termen rezonabil de timp, de regul 72 ore de la Membrii Presed. Compart.
documentelor lips de ctre n limita a 72 de ore de la momentul solicitrii solicitare comisiei de Comisiei achiziii
participanii la procedur. pentru completarea documentelor lips. evaluare de
evaluare
2.2. Interdicii de solicitare Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite Membrii Presed. Compart.
completri a documentelor i de a solicita completarea unui document care comisiei de Comisiei achiziii
lips. lipsete dac:n documentaia de atribuire a fost evaluare de
menionat expres faptul c, n caz de evaluare
neprezentare a respectivului document, nu este
permis completarea ulterioar, neprezentarea
avnd ca efect descalificarea ofertantului;
ofertantul respectiv, dei cunotea cerinele, a
omis s prezinte mai mult de 3 dintre
documentele solicitate n cadrul documentaiei de
atribuire; prin acceptarea completrii
documentului respectiv se creeaz un avantaj
evident n raport cu ceilali ofertani aducndu-se
atingere principiului tratamentului egal.
2.3. Cazuri n care oferta este Dac ofertantul nu transmite, n perioada stabilit Maxim 72 ore Membrii Presed. Compart.
considertat neconform clarificrile solicitate sau n cazul n care de la comisiei de Comisiei achiziii
explicaiile prezentate de ofertant nu sunt
concludente, oferta sa va fi considerat solicitarea evaluare de
neconform. Dac ofertantul modific, prin clarificarilor evaluare
rspunsurile pe care le prezint, coninutul
propunerii tehnice, iar aceasta nu mai rspunde
n mod substanial cerinelor caietului de sarcini,
oferta sa va fi considerat neconform,
3 Se resping ofertele Prin ofert inacceptabil se nelege oferta care:a Dup Membrii Presed. Compart.
necorespunztoare, fost depus dup data i ora limit de depunere a expirarea comisiei de Comisiei achiziii
respectiv cele care sunt:: ofertelor;a fost depus la o alt adres dect cea termenului evaluare de
stabilit n anunul de participare;nu au fost
inacceptabile si/sau nsoite de garania de participare aa cum a fost limita evaluare
neconforme. solicitat n documentaia de atribuire;a fost
depus de un ofertant care nu ndeplinete
cerinele minime de calificare;constituie o
alternativ la prevederile caietului de sarcini,
alternativ care nu poate fi luat n considerare
din urmtoarele motive:n anunul de participare
nu este precizat n mod explicit posibilitatea
depunerii unor oferte alternative, respectiva
ofert alternativ nu respect cerinele minime
prevzute n caietul de sarcini; conine n
propunerea financiar un pre care depete
valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate
pentru ndeplinirea contractului de achiziie
public respectiv;prezint un pre neobinuit de
sczut n raport cu ceea ce urmeaz a fi furnizat,
executat sau prestat, iar justificrile primite nu au
fost concludente.
Prin ofert neconform se nelege oferta care:

nu satisface cerinele caietului de sarcini; conine
propuneri referitoare clauzele contractuale care
sunt n mod evident dezavantajoase pentru
autoritatea contractant; conine n cadrul
propunerii financiare preuri care nu sunt
rezultatul liberei concurene i care nu pot fi
justificate.
4. Oferte admisibile Prin oferta admisibil se nelege oferta Dup Membrii Presed. Compart.
corespunztoare din punct de vedere al expirarea comisiei de Comisiei achiziii
documentaiei de atribuire. Oferta ctigtoare se termenului evaluare de
va desemna din ofertele admisibile. limita evaluare
111
Manual de proceduri
112
5. Stabilirea ofertei Comisia de evaluare are obligaia de a stabili Dup Membrii Presed. Compart.
ctigtoare oferta ctigtoare, dintre ofertele admisibile, pe expirarea comisiei de Comisiei achiziii
baza aplicrii criteriului stabilit pentru atribuirea termenului evaluare de
contractului de achiziie public. limita evaluare
5.1. Calcularea punctajului pentru Dac criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
stabilirea ofertei ctigtoare avantajoas din punct de vedere economic", posibil comisiei de Comisiei achiziii
n cazul n care se aplic atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin evaluare de
acordarea, pentru fiecare ofert n parte, a unui
criteriul de atribuire oferta punctaj rezultat ca urmare a aplicrii algoritmului evaluare
cea mai avantajoas din de calcul stabilit n documentaia de atribuire.
punct de vedere economic Clasamentul se ntocmete n ordinea
descresctoare a punctajului acordat. Punctajul
obinut de fiecare ofert reprezint media
aritmetic a punctajelor acordate de fiecare
membru al comisiei de evaluare n parte.
5.2. Calcularea punctajului pentru Dac criteriul utilizat a fost "preul cel mai sczut", Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
stabilirea ofertei ctigtoare atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin posibil comisiei de Comisiei achiziii
compararea preurilor, fr TVA, a fiecrei oferte
n cazul n care se aplic n parte i prin ntocmirea, n ordine evaluare de
criteriul de atribuire preul descresctoare a preurilor respective, a evaluare
cel mai sczut clasamentului pe baza cruia se stabilete oferta
ctigtoare.
5.3 Odat stabilit oferta Oferta care a fost stabilit ctigtoare nu poate Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
ctigtoare, aceasta fi modificat i constituie parte integrant a posibil comisiei de Comisiei achiziii
contractului de achiziie public care urmeaz s
rmne ferm. fie ncheiat evaluare de
evaluare
6. Anularea procedurii, dac Procedura de atribuire a contractului se anuleaz Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
este cazul. atunci cnd:au fost depuse numai oferte posibil comisiei de Comisiei achiziii
inacceptabile, neconforme sau
necorespunztoare ; au fost depuse oferte care, evaluare de
dei pot fi luate n considerare, nu pot fi evaluare
7 Elaborarea raportului de Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
evaluare
7.1. Cuprinsul Raportului de Raportul procedurii se aproba de ctre Membrii Presed. Director Compart.
evaluare a procedurii. ordonatorul teriar de credite i trebuie s comisiei de Comisiei de achiziii
cuprind:denumirea i sediul autoritii evaluare evaluare
contractante; obiectul contractului de achiziie
public ; denumirea/ numele ofertanilor
participani la procedur; denumirea/ numele
ofertanilor respini i motivele care au stat la
baza acestei decizii; dac este cazul, motivele
concrete pentru care una sau mai multe dintre
oferte au fost respinse ca urmare a considerrii
preurilor prezentate ca fiind neobinuit de
sczute (situaie in care se cer clarificri de la
ofertani) ; denumirea/ numele ofertantului/
ofertanilor a crui/cror ofert a fost declarat
ctigtoare i motivele care au stat la baza
acestei decizii; n cazul ofertantului/ofertanilor
ctigtori, partea din contract pe care
acesta/acetia au declarat c o subcontracteaz
mpreuna cu denumirea/numele

subcontractanilor;
dac este cazul, justificarea hotrrii de anulare a
procedurii de atribuire.
Nr.
crt.
1 Informarea ofertaniilor Cat mai Resp. Presed. Director Compart.
despre deciziile referitoare la curand posibil achiziii Comisiei achiziii
atribuirea contractului de de eval.
achiziie public
1.1. Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
hotrrii comisiei de evaluare lucrtoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea achiziii Comisiei achiziii
a ofertelor deciziei de eval.
113
Manual de proceduri
114
1.2. Modalitatea de comunicare a Comunicarea se transmite i prin fax sau prin Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
rezultatului mijloace electronice. Dac aceasta nu se de la emiterea achiziii Comisiei achiziii
atunci perioada de ateptare inaintea semnrii
2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
ctigtoare informeaza cu privire la acceptarea de la emiterea achiziii Comisiei achiziii
ofertei/ofertelor prezentate. deciziei de eval.
2.1. Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert Maxim 3 Resp. Presed. Director Compart.
respini despre rezultatul nu a fost declarat ctigtoare se informeaz zile de la achiziii Comisiei achiziii
hotrrii comisiei i asupra motivelor care au stat la baza deciziei emiterea de eval.
motivarea acesteia. respective, dup cum urmeaz: fiecrui ofertant deciziei
respins, motivele concrete care au stat la baza
deciziei de respingere a ofertei sale; pentru
fiecare oferta respins, motivele concrete care
au stat la baza deciziei de respingere; fiecrui
ofertant care a prezentat o ofert acceptabil,
conform si corespunztoare, dar care nu a fost
declarat castigtoare, caracteristicile i
avantajele relative ale ofertei/ofertelor
cstigtoare n raport cu oferta sa, numele
ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie
contractul de achiziie public.
3 Invitaia ofertanilor declarai Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai Maxim 3 Resp. Presed. Director Compart.
ctigtori pentru semnarea catigtori trebuie s conin i invitaia pentru zile de la achiziii Comisiei achiziii
contractului. semnarea contractului. emiterea de eval.
deciziei
Nr.
crt.
1 Necesitatea respectrii Contractul de achiziie public se semneaz dup Compart. D.E.A. Director Compart.
perioadei de ateptare o perioad de ateptare. Perioada de ateptare achiziii Jurist achiziii
poate fi utilizat de persoanele care se simt Contabil
lezate de un act al autoritii contractante n
legatur cu procedura de achiziie public, pentru sef
a-l contesta.
1.1. Termenul de ateptare pn Perioada de asteptare pn la semnarea 10 zile sau
la semnarea contractului contractului este de 10 zile de la notificarea 5 zile cu
rezultatului, n cazul n care valoarea estimat a majorrile de
contractului de achiziie public/acordului-cadru,
este mai mare dect pragurile valorice prevzute punctul 4.9.1.2
la art. 55 alin. (2);
b) 5 zile de la data transmiterii comunicrii privind
rezultatul aplicrii procedurii, conform
prevederilor art. 206-207, n cazul n care
valoarea estimat a contractului de achiziie
public/acordului-cadru, este mai mic sau egal
cu pragurile valorice prevzute la art. 55 alin.
(2);A se vedea i punctual 4.9.1.2

2. Primirea contestaiilor, dac Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile In termenul Secretariat DEA Compart.
este cazul, cu numr de primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii fixat achiziii
nregistrare i rezoluia contractante i fac parte din dosarul achiziiei.
motivat a autoritii
depus.
2.1. Obiectul contestaiei Obiectul contestaiei const n pretenia concret
dedus judecii i poate fi, dup caz:anularea
actului; obligarea autoritii contractante de a
emite un act;
obligarea autoritii contractante de a lua orice
alte msuri necesare pentru remedierea actelor
ce afecteaz procedura de atribuire.
115
Manual de proceduri
116
2.1.1 Competena n soluionarea Competena de soluionare contestaii este dat In termenul Consiliul sau Compart.
contestaiilor de opiunea prii vtmate: fie, Consiliului; fie, fixat Instana de Achiziii
instanei de judecat.Participanii la procedura de judecat.
atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea
contractanta,
2.1.2 ntiinarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaiei i instiinteze despre aceasta si pe ceilalti achiziii Jurist Achiziii
transmiterea ctre Consiliu a participanti la procedura de atribuire. De
punctului de vedere asemenea, n termen de 5 zile de la primirea
copiei contestaiei, autoritatea contractant are
obligaia transmiterii la Consiliu a punctului su
de vedere asupra acesteia, nsoit de orice
documente considerate edificatoare, precum i,
sub sanciunea amenzii prevzute la art. 275 alin.
(3), o copie a dosarului achiziiei publice. Lipsa
punctului de vedere al autoritii contractante nu
mpiedic soluionarea contestaiei, n msura n
care s-a fcut dovada comunicrii acesteia.
2.1.3 Termenele de depunere a Contestaia poate fi depus n toate fazele 10 zile sau Contestatar D.E.A. Compart.
contestaiilor i momentul procedurii de atribuire i mpotriva oricrui act al 5 zile Jurist Achiziii
depunerii acestora autoritii contractante in 10 zile de la luarea la
cunostinta de contestator a unui act al autoritatii
contractante, n cazul n care valoarea estimat
a contractului de achiziie public/acordului-
cadru, este mai mare dect pragurile valorice
prevzute la art. 55 alin. (2);
si 5 zile de la data transmiterii comunicrii privind
prevederilor art. 206 - 207, n cazul n care
cu pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2);
Prin excepie, contestaia care se refer la
prevederile documentaiei de atribuire poate fi
depus numai pn la data stabilit pentru
depunerea ofertelor
2.1.4 Solutionarea contestaiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul Compart.
comunica , in scris partilor in 5 zile; Achiziii
Decizia motivat se public pe pagina de
Internet a Consiliului, n cadrul buletinului oficial,
fr referire la datele de identificare a deciziei i
ale prilor, precum i la datele personale, n
termen de 10 de zile de la data la care aceasta
rmne definitiv i irevocabil.

Nr.
crt.
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La data Resp achiziii D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziie finalizeaz prin semnarea contractului de achiziie semnarii Jurist achiziii
public. public . contractului Contabil
sef
2. Incheierea contractului de Contractul de achiziie public se ncheie n form 10 zile sau Resp. D.E.A. Director Compart.
achiziie public. scris, in trei exemplare in urma procedurii de 5 zile (fct. achiziii Jurist Achiziii
atribuire. de valoare Juridic Contabil Serv.finan
Un contract se semneaz de ambii directori: contract) de la sef -ciar
directorul autoritii contractante si ofertantul comunicarea contabil

ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng hotararii de
semnturile directorilor, sunt avizate de directorul atribuire, cu
economic, contabilul ef i consilierul juridic, majorrile de 5
responsabilul cu derularea contractului iar un zile, dup caz
exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la (punctul
contabilul ef 4.9.1.2.)
3 Cuprinsul contractului de Contractul de achiziie public va cuprinde cel Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziie public. puin urmtoarele: achiziii Jurist achiziii
a) propunerea tehnic i propunerea financiar; Contabil
b) graficul de ndeplinire a contractului; sef
c) graficul de pli;
d) garania bancar de bun execuie, dac este
cazul.
117
Manual de proceduri
118
Nr.
crt.
1 Termenul maxim de Anunul de atribuire se public in cel mult 48 de Max. 48 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
publicare a anunului de zile dup ce s-a finalizat procedura de licitaie achiziii achiziii
atribuire. deschis.
1.1 Cuprinsul anunului de Anunul de atribuire trebuie s conin informaiile Compart. D.E.A. Director Compart.
atribuire legal prevzute, dar de regul, nu mai mult de achiziii achiziii
650 de cuvinte.
2 Transmiterea anunului de Anunul de atribuire se public in SEAP prin Compart. D.E.A., Director Compart.
atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, Achiziii Jurist, Achiziii
disponibil la adresa de Internet www.e- Cont. ef
licitaie.ro; M.O al Romniei, Partea a VI-a,
Achiziii publice se face n cel mult o zi de la
publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm.
unei solicitri scrise. Publicarea n MO se
realiz. contra cost i va fi facultativ,
ncepnd cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007;
Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac este
cazul
Dac valoarea estimat a contractului de achiziie
public ce urmeaz a fi atribuit depseste
pragurile pentru care este obligatorie publicarea
anunul de atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii
Europene, atunci acesta trebuie s conin cel
puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din
ordonan, prin utilizarea formularelor standard
adoptate de Comisia European.
Nr.
crt.
1 Definitivarea dosarului de Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziie public. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri Procedurii Achiziii Achiziii
de atribuire, respectiv toate documentele
necesare pentru derularea procedurii.
2. Intocmirea i pstrarea Dosarul de achiziie publica se ntocmete i se Cel puin 5 ani Compart. D.E.A. Director Compart.
dosarului de achiziie pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin Achiziii Cont. ef Achiziii
public compartimentul intern specializat de achiziii
publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare
contract de achiziie publica atribuit. Se pstreaz
atta timp cat contractul de achiziie publica
produce efecte juridice de la data finalizrii
acestuia.

Nr.
crt.
1 Constituirea garaniei de Se solicita constituirea de garaniei de buna Odata cu Compart. D.E.A. Director Compart.
buna executie, daca este executie, care poate fi sub mai multe forme: incheierea achiziii Cont.ef achiziii

cazul . -prin scrisoare de garantie bancara; contractului
documentaia de atribuire. Garania de participare
se stabilete in suma fix i ntr-un cuantum de
maxim 10 % din valoarea contractului de achiziie
public, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a
garaniei de buna executie va fi cel puin egal cu
durata contractului.
119
Manual de proceduri
120
2 Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa Dupa Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului constituirea garantiei de buna executie , daca a constituirea achiziii Cont.ef achiziii
fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. garantiei de
Daca pe parcursul indeplinirii contractului se buna executie
constata faptul ca anumite elemente ale daca a fost
propunerii tehnice sunt inferioare sau nu solicitata, fie la
corespund cerintelor prevazute in caietul de term. convenit
sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea de parti
raspunderii contractuale
asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate a achiziii Cont.ef achiziii
vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit contractului
prin contact. Compartimentul achizitii, prin
managerul de contract urmareste respectarea
acestui aspect.

Nr.
crt.
cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la
obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si
pe baza creia se efectueaz plata finala.
2 Eliberarea garaniei de buna Se elibereaz garania de buna executie, dup Max 14 zile de Compart. D.E.A. Director Compart.
executie, daca este cazul indeplinerea totala a contractului i plata ultimei la finaliz. rec. achiziii achiziii
facturi sau efectuarea receptiei finale. Se finale, cu
elibereaza documentele constatatoare care detalierea din
contin informatii referitoare la indeplinirea art. 92, alin(4)
contractului de catre furnizor/prestator/executant din OUG 34,
si la eventualele prejudicii create de acesta. pentru
contratele de
lucrri
3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin Max.3 zile de Compart. D.E.A. Director Compart.
ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului la elib.scris. de achiziii achiziii
furnizor/prestator/executant de catre furnizor/prestator/executant si la buna executie
a confirmarii indeplinirii a eventualele prejudicii create de acesta. Un
contractului exemplar din aceste documente se ataeaz
dosarului procedurii.

Nr. Interval de
Descrierea activitilor Aciuni desfurate Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt. timp
1 Efectuarea analizei Reprezint operaiunea prin care autoritatea Dupa Compart. D.E.A. Director Compart.
desfasurarii procedurii si a cotractanta analizeaz modul de ndeplinire a finalizarea achiziii Jurist Achiziii
indeplinirii contractului contractului respectiv, msura in care au fost contractului Cont.ef
satisfcute toate necesitatiile autoritatii, punctele
tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile
de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziie
publica
PROCEDURA: A00203015 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE - DIALOGUL COMPETITIV

1. Scop:
-stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea etapelor procesului de achiziionare de produse, servicii sau lucrri, prin procedura
Dialog competitiv, n Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile penitenciare;
- stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul
acestui proces, avndu-se n vedere asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice.
2.Premise:
n conformitate cu prevederile art. 94 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat, autoritatea contractant are dreptul de a
aplica procedura de dialog competitiv pentru atribuirea unui contract de achiziie public de furnizare, servicii sau lucrri, dac se ndeplinesc, n mod cumulativ,
urmtoarele condiii:
121
Manual de proceduri
122
a) contractul n cauz este considerat a fi de complexitate deosebit;

b) aplicarea procedurii de licitaie deschis sau restrns nu ar permite atribuirea contractului de achiziie public n cauz.
3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la atribuirea contractelor de achiziii publice de furnizare, servicii sau lucrri prin procedura de dialog competitiv, conform OUG nr. 34 /2006,
modificat i completat, fiind aplicabil Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor sistemului administraiei penitenciare (penitenciare, spital
penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate.
Definiie:
DIALOG COMPETITIV - procedura la care orice operator economic are dreptul de a-i depune candidatura i prin care autoritatea contractant conduce un
dialog cu candidai admii, n scopul identificrii uneia sau mai multor soluii apte s rspund necesitilor sale, urmnd ca, pe baza soluiei/soluiilor
identificate, candidaii selectai s elaboreze oferta final.
Conform art. 96 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat procedura de dialog competitiv se desfoar n trei etape:
a) etapa de preselecie a candidailor;
b) etapa de dialog cu candidaii admii n urma preseleciei, pentru identificarea soluiei/soluiilor apte s rspund necesitilor autoritii contractante i n
baza creia/crora candidaii vor elabora i vor depune oferta final;
c) etapa de evaluare a ofertelor finale depuse.
Nr.
crt.
1.1. Estimarea valorii Se identific toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziie obtinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor demarrii logistic Cont. sef achizitii
public. necesare: se nsumeaz toate costurile platibile procedurii
1.2. Alegerea procedurii care Se verific ntrunirea condiiilor prevzute la art. La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmeaz s fie aplicat. 94 din ordonana de urgen: ntocmiri achizitii achizitii
- contractul n cauz este considerat a fi de planului
complexitate deosebit;
- aplicarea procedurii de licitaie deschis sau
restrns nu ar permite atribuirea contractului de
achiziie public n cauz.
1.3. Elaborarea notei justificative Compartimentul intern specializat elaboreaz La data Compart. Jurist Director Compart.
privind alegerea procedurii nota justificativ conf art. 5 din Hot 925/2006. demarrii achizitii achizitii
Aceasta face parte din dosarul achiziiei. procedurii
1.4. ntocmirea calendarului Se specific data estimativ de ncepere- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
procedurii finalizare a procedurii. demarrii achizitii achizitii
procedurii
1.5. Verificarea existenei Se verific de catre compartimentul financiar- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanare din Fila contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi demarrii Achizitii Cont. Sef achizitii
de buget efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii procedurii Compart.
financiar
2. Elaborarea Notei justificative Se anexeaz baze de calcul justificative, prin Compart. D.E.A. Director Compart.
de estimare a valorii care se evideniaz valoarea contractului Achizitii achizitii
contractului de achiziie exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n
pragurile specifice legislaiei in vigoare.
public.

intenie i transmiterea obligatoriu atunci cnd se urmrete dup Achizitii achizitii
acestuia n SEAP i MO- beneficierea de reducere a termenelor i dac : nceperea
valoarea total estimat a contractelor depete anului bugetar
dac este cazul. pragurile stabilite prin legislaia n vigoare
SEAP
Achiziii publice, facultativ, incepand cu data de
01.01.2008;
publicare, s fi fost transmis un anun simplificat
de informare prealabil ctre Comisia European
123
Manual de proceduri
124

Nr.
crt.
1 Elaborarea documentaiei Acesta va cuprinde: Pana la data Compart. de D.E.A. Director Compart.
descriptive - o descriere a necesitilor, obiectivelor i demararii specialitate Cont.sef achizitii
constrngerilor autoritii contractante; proced. ef
- orice alte informaii pe baza crora se va derula compart.
dialogul pentru identificarea soluiilor viabile; de
- primele care vor fi acordate participanilor la specialitate
dialog;
- posibilitatea de a realiza dialogul sau
negocierea n runde succesive, cu scopul de a
reduce numrul de soluii discutate sau propuneri
de oferte.
Sarcina elaborrii documentaiei descriptive
revine persoanei desemnate (responsabilul de
sector), n colaborare cu specialitii din fiecare
sector de activitate. Acesta se aprob de ctre
directorul instituiei.
contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziie ntocmiri achizitii Cont.sef achizitii
public se redacteaz de ctre juristul instituiei, planului Jurist (dupa Jurist
se avizeaz de ctre directorul general al caz)
instituiei, directorul economic i contabilul ef. Serv.fin.
preselecie referitoare la la: situaia personal a ofertantului; capacitatea demarrii achizitii Cont.sef achizitii
de exercitare a activitii profesionale; situaia procedurii Compart.
situaia economic i economic i financiar; capacitatea tehnic specialitate
financiar sau la capacitatea i/sau profesional; standarde de asigurare a
tehnic i/sau profesional. calitii; standarde de protecie a mediului, dac
este cazul. Dac se solicit ndeplinirea unor
cerine minime referitoare la situaia economic i
financiar sau la capacitatea tehnic i/sau
profesional, atunci autoritatea contractant
elaboreaz o not justificativ prin care s
motiveze cerinele respective, not care trebuie
vizat i de ctre juristul unitii.
4 Stabilirea numrului minim Numrul minim al candidailor nu trebuie s fie Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
al candidailor i dac este mai mic de 3. demarrii achizitii achizitii
cazul numrul maxim al procedurii
acestora
5 Completarea fiei de date a Completarea Fiei de date a achiziiei se face Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziiei conform anexei prezentate. demarrii achizitii achizitii
proced.
6 Stabilirea formularelor i Documentaia de atribuire trebuie s conin Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
modelelor care se vor ataa urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, demarrii achizitii achizitii
documentaiei de atribuire. Formularul de ofert, Formularul de contract, proced.
solicit.
7 Constituirea garaniei de Se recomand solicitarea garaniei de participare Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
participare, daca este cazul. in procedurile de atribuire a contractelor care sunt deschiderii achizitii achizitii
8 Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.

estimativ al procedurii pas al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. demarrii achizitii achizitii
Este necesar pentru: planif. procesului de proced.
ntrzierilor; monitoriz.intern a procesului de
achiziie.
125
Manual de proceduri
126

Nr.
crt.
1 Redactarea i aprobarea Anunul de participare trebuie s conin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
anunului de participare. informaiile legal prevzute inclusiv criteriile de demararii achizitii achizitii
preselecie i regulile aplicabile, numrul minim al proced.
candidailor pe care intenioneaz s i
preselecteze i dac este cazul numrul maxim al
acestora, dar de regul, nu mai mult de 650 de
cuvinte. Dac valoarea estimat a contractului de
achiziie public ce urmeaz a fi atribuit
depete pragurile pentru care este obligatorie
publicarea anunului de participare n JOUE,
atunci acesta trebuie s conin cel puin
informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din
adopt. de Comisia European
2 30 zile inainte
Transmiterea anunului de Se realizeaz numai prin mijloace electronice, Compart. D.E.A. Director Compart.
de data dep.
participare ctre operatorul folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa achizitii achizitii
SEAP. de Internet www.e-licitaie.ro candidaturilor
care se pot
reduce
conf.cadr legal
3 Transmiterea anunului la Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi Compart. D.E.A. Director Compart.
Unitatea pentru Coor- transmiterea la MO. de la publicare achizitii achizitii
donarea i Verificarea n SEAP
Achiziiilor Publice din cadrul
Ministerului Finanelor
Publice nsoit de fia de
prezentare conform
formularului standard, in
cazul in care valoarea
estimata, fr TVA este >
75.000 euro pentru
contractele de furnizare i
servicii sau > 500.000 euro
pentru contractele de lucrri
Nr.
crt.
1 Emiterea deciziei de numire Comisia de evaluare va fi format din minim 3 Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
a Comisiei de evaluare membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii demarrii achizitii Achizitii
comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, proced.
1.1 Modul de lucru al comisiei Preedintele comisiei de evaluare a ofertelor Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
de evaluare. stabilete modul de lucru, de comun acord cu deschiderii achizitii achizitii
membrii acesteia ofert.
2 ntocmirea Notei justificative Autoritatea contractant poate solicita opinia Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
privind cooptarea de experi experilor externi, n cazul n care instituia nu deschiderii achizitii achizitii
externi, dac este cazul. deine personal calificat pentru verificarea ofert.
respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul
de sarcini.
4.5.Etapa de preselectare a candidailor

4.5.1. Depunerea candidaturilor
Nr.
crt

1 Autoritatea contractant are Punerea la dispoziie a informaiilor solicitate Perioada Compart. D.E.A. Director Compart.
obligaia de a asigura privind condiiile de participare la procedura de cuprins ntre achizitii Achizitii
oricrui operator economic atribuire data publicrii
informaii complete cu privire anunului de
la condiiile de participare participare i
data limit de
depunere a
candidaturilor
2 Depunerea candidaturilor Candidaturile se depun la sediul instituiei. In momentul Secretariat Compart. Director Compart.
Acestea sunt nreg. la secretariat consemnndu- sosirii Achizitii achiziii
se ora i data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii,
nreg. datei i a orei cnd a fost depus oferta.
127
Manual de proceduri
128
4.5.2. Desfurarea edinei de evaluare a candidaturilor

Nr
crt
1 Completarea de ctre Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de Membrii Reprez. Presed.
fiecare membru al comisiei imparialitate deschiderea comisiei de din partea Comisiei
de evaluare i de ctre plicurilor evaluare Min. de
experii externi cooptai, a candidailor . Finanelor evaluare
declaraiilor privind (dac e
confidenialitatea i conflictul prezent)
de interese, nainte de
deschiderea ofertelor.
2 n cazul apariiei conflictului Directorul unitatii, care a numit comisia de n mom. D.E.A. Reprez. Director
de interese, se ia decizia evaluare a candidaturilor, va dispune modificarea apariiei din partea
modificrii comisiei de componenei comisiei. conflictului de Min.
evaluare i se modific interese Finanelor
decizia de numire a comisiei (dac e
de evaluare prezent)
3 Plicurile se deschid la data Plicurile ce conin candidaturile se deschid de edina de Membrii Reprez. Presed.
i locul indicate n anunul ctre comisia de evaluare evaluare a comisiei de din partea Comisiei
de participare i n candidaturilor evaluare Min. de
documentaia de atribuire. Finanelor evaluare
(dac e
prezent)
4 Evaluarea candidaturilor Comisia de evaluare verific ndeplinirea edina de Membrii Reprez. Presed.
cerinelor minime de calificare privind capacitatea evaluare a comisiei de din partea Comisiei
tehnic i cea economico-financiar a candidaturilor evaluare Min. de
candidailor, criterii de preselectie prevazute in Finanelor evaluare
anuntul de participare. (dac e
prezent)
5 Anularea procedurii, dac Procedura de atribuire a contractului se anuleaz edina de Membrii Reprez. Presed. Compart.
este cazul. atunci cnd numrul minim al candidailor care evaluare a comisiei de din partea Comisiei achiziii
ndeplinesc criteriile de selecie este mai mic candidaturilor evaluare Min. de
dect numrul minim indicat n anunul de Finanelor evaluare
participare. (Art.102, alin.2, lit a, din OUG 34/206, (dac e
cu modificarile i completrile ulterioare) prezent)
6 Elaborarea raportului Dup stabilirea candidailor care ndeplinesc Membrii Reprez. Presed. Compart.
intermediar de evaluare al criteriile de selecie, comisia de evaluare a comisiei de din partea Comisiei achiziii
procedurii de atribuire ofertelor elaboreaz raportul de evaluare a evaluare Min. de
procedurii Finanelor evaluare
(dac e
prezent)
4.5.3 Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire

Nr.
crt
1 Informarea tuturor Compart. Presed. Director Compart.
candidailor privind rezultatul achizitii Comisiei achiziii
primei etape a procedurii de eval.
2 Modalitatea de comunicare Comunicarea se transmite i prin fax sau prin Imediat dup Membrii Presed. Director Compart.
a rezultatului mijloace electronice. Dac aceasta nu se aprobarea comisiei de Comisiei achiziii
realizeaz i prin fax sau mijloace electronice raportului evaluare de eval.
atunci perioada de ateptare inaintea semnrii intermediar al
contractului se majoreaz cu 3 zile lucrtoare primei etape
4.6. Etapa de dialog cu candidaii admii n urma preseleciei

Nr.
crt

1 Elaborarea invitaiei de Invitaia de participare trebuie s cuprind cel Membrii Presed. Director Compart.
participare puin urmtoarele informaii : comisiei de Comisiei achiziii
- referine privind anunul de participare; evaluare de eval.
- adresa la care va avea loc dialogul i data si
ora lansrii acestuia;
- limba/limbile n care se va derula dialogul;
- dac este cazul, precizri referitoare la
documentele suplimentare pe care operatorii
ec. trebuie s le prezinte n scopul verificrii
declaraiilor sau completrii documentelor,
prezentate n prima etap.
129
Manual de proceduri
130
2 Invitaia la etapa a doua a Membrii Presed. Director Compart.

ofertanilor declarai admii. comisiei de Comisiei achiziii
evaluare de eval.
3 Derularea dialogului Dialogul se deruleaz cu fiecare candidat admis, Membrii Presed.
n parte, cu scopul identificrii soluiilor/opiunilor comisiei de Comisiei
referitoare la aspecte tehnice, montajele evaluare de eval.
financiare, probleme legate de cadrul juridic
precum i alte elemente ale viitorului contract.
4 Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind edina de dialog se edina de Membrii Presed. Director Compart.
de edin i informarea ntocmete la sfritul fiecrei ntlniri i cuprinde dialog comisiei de Comisiei achiziii
participanilor la dialog problemele discutate i aspectele convenite. Se evaluare de
despre rezultatul fazei semneaz de ctre membrii comisiei i de ctre evaluare
intermediare candidaii admisi. Imediat dup aprobare
procesului verbal de ctre directorul unitii,
Compartimentul achiziii are obligaia de a
informa toi participanii la dialog n legtur cu
rezultatul fazei intermediare.
Urmtoarea rund de dialog se deruleaz numai
cu participanii selectai n cadrul fazei
intermediare organizate anterior.
5 nchiderea etapei de dialog Autoritatea contractant deruleaz dialogul pn edina de Membrii Presed. Director Compart.
cnd identific soluia/soluiile corespunztoare dialog comisiei de Comisiei achiziii
necesitilor sale obiective evaluare de
evaluare
4.7. Etapa de evaluare a ofertelor depuse
4.7.1. Invitaia de depunere a ofertelor
Nr.
crt
1 Elaborarea invitaiei de Invitaia de depunere a ofertei finale trebuie s Dup Membrii Presed. Director Compart.
depunere a ofertelor finale cuprind cel puin urmtoarele informaii : nchiderea comisiei de Comisiei achiziii
- referine privind anunul de participare; etapei a doua evaluare de
- data si ora limit stabilite pentru depunerea evaluare
ofertelor;
- adresa la care se tranzit ofertele;
- limba/limbile n care trebuie elaborat oferta;
- data deschiderii ofertelor;
- dac este cazul, precizri referitoare la
ec. trebuie s le prezinte n scopul verificrii
prezentate n prima etap.
2 Transmiterea invitaiilor Invitaiile se transmit participanilor selectai s Un numr Membrii Presed. Director Compart.
pentru depunerea ofertelor depun oferta final suficient de zile comisiei de Comisiei achiziii
pentru evaluare de
elaborarea evaluare
ofertelor
3 Primirea ofertelor Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea In momentul Secretariat Compart. Director Compart.
sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i sosirii Achizitii achiziii
data sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg.
datei i a orei cnd a fost depus oferta.
4.7.2. Desfurarea edinei de deschidere

Nr.
crt.
1 Completarea de ctre Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de Membrii Reprez. Presed. Compart.
fiecare membru al comisiei imparialitate deschiderea comisiei de din partea Comisiei achiziii

de evaluare i de ctre ofertelor. evaluare Min. de
Finanelor evaluare
experii externi cooptai, a (dac e
declaraiilor privind prezent)
confidenialitatea i conflictul
de interese, nainte de
1.1 n cazul apariiei conflictului Directorul unitatii, care a numit comisia de n mom. D.E.A. Reprez. Director Compart.
de interese, se ia decizia evaluare a ofertelor, va dispune modificarea apariiei din partea achiziii
modificrii comisiei de componenei comisiei. conflictului de Min.
interese Finanelor
evaluare i se modific (dac e
decizia de numire a comisiei prezent)
de evaluare
131
Manual de proceduri
132
2 Ofertele se deschid la data, Ofertele se deschid de ctre comisia de evaluareedina de Membrii Reprez. Presed. Compart.
ora i locul indicate n deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziii
anunul de participare i n ofertelor evaluare Min. de
documentaia de atribuire. Finanelor evaluare
(dac e
prezent)
2.1 Orice ofertant are dreptul de Prezena acestuia se consemneaz in procesul edina de Membrii Reprez. Presed. Compart.
a fi prezent la edina de verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziii
deschidere a ofertelor. ofertelor evaluare Min. de
Finanelor evaluare
(dac e
prezent)
2.2 n cadrul edinei de Se verific dac acestea sunt conform edina de Membrii Reprez. Presed. Compart.
deschidere a ofertelor, specificailor prevzute n documentaia de deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziii
comisia de evaluare verific atribuire ofertelor evaluare Min. de
modul de respectare a Finanelor evaluare
regulilor formale de (dac e
depunere i prezentare a prezent)
ofertelor i a documentelor
care le nsoesc.
3 Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaia de a anuna urmtoarele edina de Presed. Reprez. Compart.
ctre preedintele comisiei informaii: denumirea (numele) ofertanilor; deschidere a Comisiei de din partea achiziii
de evaluare . modificrile i retragerile de oferte; existena ofertelor evaluare Min.
garaniilor de participare; elementele principale Finanelor
ale propunerilor financiare, inclusiv preul; cursul (dac e
de referin care va sta la baza comparrii prezent)
preurilor la evaluarea ofertelor prezentate ntr-o
alt moned; propuneri de oferte alternative
(dac este cazul); orice alte detalii i precizri pe
care comisia de evaluare le consider necesare.
4 Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie edina de Membrii Reprez. Presed. Compart.
ntocmi un proces - verbal s includ informaiile anunate de ctre deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziii
de deschidere preedintele comisiei. ofertelor evaluare Min. de
Finanelor evaluare
(dac e
prezent)
4.1 Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind edina de deschidere a edina de Membrii Reprez. Presed. Compart.
de deschidere a ofertelor ofertelor va fi semnat de ctre membrii comisiei i deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziii
de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt ofertelor evaluare Min. de
Finanelor
prezeni la deschiderea ofertelor (dac e evaluare
prezent)
4.2 Autoritatea contractant are Procesul verbal de deschidere a ofertelor se Imediat dup Membrii Presed. Compart.
obligaia de a transmite trimite fiecrui participant la procedur, fie c a ncheierea comisiei de Comisiei achiziii
procesul verbal de fost prezent la deschidere sau nu, n copie xerox, edinei de evaluare de
deschidere i celorlali
ofertani participani la att prin pot ct i prin fax. deschidere a evaluare
procedur, dar ai cror ofertelor
evaluare trebuie s acord cu decizia adoptat au obligaia de a-i ncheierea comisiei de Comisiei achiziii
ntruneasc votul a cel puin prezenta punctul de vedere n scris, elabornd n edinei de evaluare de
2/3 dintre membrii si. acest sens o Not individual care se ataeaz la deschidere a evaluare
Raportul procedurii de atribuire. ofertelor

Nr.

Crt
1 Examinare i evaluarea Comisia de evaluare are obligaia de a desfura Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
ofertelor activitile de examinare i evaluare numai la posibil comisiei de Comisiei achiziii
sediul autoritii contractante evaluare de
evaluare
2 Verificarea ofertelor Verificarea de ctre comisia de evaluare a Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
condiiilor de : eligibilitate, calificare, posibil comisiei de Comisiei achiziii
3 Se resping ofertele Dup expirarea Membrii Presed. Compart.
necorespunztoare, termenului comisiei de Comisiei achiziii
respectiv cele care sunt: limita evaluare de
inacceptabile i/sau evaluare
neconforme.
133
Manual de proceduri
134
4 Stabilirea ofertei Comisia de evaluare are obligaia de a stabili Dup Membrii Presed. Compart.
ctigtoare oferta ctigtoare, dintre ofertele admisibile, pe expirarea comisiei de Comisiei achiziii
baza aplicrii criteriului stabilit pentru atribuirea termenului evaluare de
contractului de achiziie public. limita evaluare
5 Calcularea punctajului Dac criteriul utilizat fiind "oferta cea mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
pentru stabilirea ofertei avantajoas din punct de vedere economic", posibil comisiei de Comisiei achiziii
ctigtoare n urma evaluarea ofertelor se realizeaz prin acordarea, evaluare de
aplicrii criteriului de pentru fiecare ofert n parte, a unui punctaj evaluare
atribuire oferta cea mai rezultat ca urmare a aplicrii algoritmului de
avantajoas din punct de calcul stabilit n documentaia de atribuire.
vedere economic Clasamentul se ntocmete n ordinea
descresctoare a punctajului acordat. Punctajul
obinut de fiecare ofert reprezint media
aritmetic a punctajelor acordate de fiecare
membru al comisiei de evaluare n parte.
6. Anularea procedurii, dac Procedura de atribuire a contractului se anuleaz Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
este cazul. atunci cnd: au fost depuse numai oferte posibil comisiei de Comisiei achiziii
inacceptabile, si/sau neconforme; nu a fost evaluare de
depusa nici o oferta sau au fost depuse oferte evaluare
care , dei pot fi luate n considerare, nu pot fi
7 Elaborarea raportului de Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
evaluare
Nr.
crt
1 Informarea Autoritatea contractant are obligaia de a Cat mai curand
ofertaniilor Resp. Presed. Director Compart.
despre deciziile referitoare informa ofertanii despre deciziile referitoare la posibil achiziii Comisiei achiziii
la atribuirea contractului de atribuirea contractului de achiziie public sau de eval.
achiziie public dac este cazul, anularea procedurii de atribuire
i eventuala iniiere ulterioar a unei noi
proceduri.
1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
hotrrii comisiei de lucrtoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea achiziii Comisiei achiziii
evaluare a ofertelor deciziei de eval.
1.2 Modalitatea de comunicare Comunicarea se transmite i prin fax sau prin Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
a rezultatului mijloace electronice. Dac aceasta nu se de la emiterea achiziii Comisiei achiziii
contractului se majoreaz cu 5 zile.
ctigtoare informeaza cu privire la acceptarea de la emiterea achiziii Comisiei achiziii
ofertei/ofertelor prezentate. deciziei de eval.

2.1. Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert Maxim 3 Resp. Presed. Director Compart.
respini despre rezultatul nu a fost declarat ctigtoare se informeaz zile de la achiziii Comisiei achiziii
hotrrii comisiei i asupra motivelor care au stat la baza deciziei emiterea de eval.
motivarea acesteia. respective, dup cum urmeaz: fiecrui ofertant deciziei
fiecare oferta respins, motivele concrete care
au stat la baza deciziei de respingere; fiecrui
135
Manual de proceduri
136

contractul de achiziie public. Fiecare dintre
aceti operatori economici se informeaz i
despre data limit pn la care au dreptul de a
depune contestaie, avndu-se n vedere
prevederile art. 272..din OUG 34/2006 modficat
i completat
3 Invitaia ofertanilor Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai Maxim 3 Resp. Presed. Director Compart.
declarai ctigtori pentru catigtori trebuie s conin i invitaia pentru zile de la achiziii Comisiei achiziii
semnarea contractului. semnarea contractului. emiterea de eval.
deciziei

Nr.
crt.
1 Termenul de ateptare pn Perioada de asteptare pn la semnarea 10 zile sau
la semnarea contractului contractului este de 10 zile de la notificarea 5 zile, dup
rezultatului, n cazul n care valoarea estimat a caz cu
contractului de achiziie public/acordului-cadru, majorrile
este mai mare dect pragurile valorice prevzute prevzute la
la art. 55 alin. (2); punctul 4.9.1.2.
b) 5 zile de la data transmiterii comunicrii privind
prevederilor art. 206 - 207, n cazul n care
cu pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2);
A se vedea si punctul 7.9.1.2
2. Primirea contestaiilor, dac Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile In termenul Secretariat DEA Compart.
este cazul, cu numr de primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii fixat achiziii
nregistrare i rezoluia contractante i fac parte din dosarul achiziiei.
motivat a autoritii
depus.
3 Competena n soluionarea Competena de soluionare contestaii este dat In termenul Consiliul sau Compart.
contestaiilor de opiunea prii vtmate: fixat Instana de achiziii
fie, Consiliului; fie, instanei de judecat.
judecat.Participanii la procedura de atribuire
trebuie sa fie instiintati de autoritatea
contractanta,
4 ntiinarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaiei i instiinteze despre aceasta si pe ceilalti achiziii Jurist achiziii
participanti la procedura de atribuire.
transmiterea catre Consiliu a De asemenea, n termen de 5 zile de la primirea
punctului de vedere copiei contestaiei, autoritatea contractant are
obligaia transmiterii la Consiliu a punctului su
de vedere asupra acesteia, nsoit de orice
documente considerate edificatoare, precum i,
sub sanciunea amenzii prevzute la art. 275 alin.
(3), o copie a dosarului achiziiei publice. Lipsa
punctului de vedere al autoritii contractante nu
mpiedic soluionarea contestaiei, n msura n
care s-a fcut dovada comunicrii acesteia.

Nr.
crt.
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La data Compart. D.E.A. Director Compart.

contractului de achiziie finalizeaz prin semnarea contractului de achiziie semnarii achiziii Jurist achiziii
public. public. contractului Contabil
sef
2. Incheierea contractului de Contractul de achiziie public se ncheie n form 10 zile sau Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziie public. scris, in trei exemplare in urma procedurii de 5 zile (fct. achiziii Jurist Achiziii
atribuire. de valoare Juridic Contabil Serv.finan-
Un contract se semneaz de ambii directori: contract) de la sef ciar
semnturile directorilor, sunt avizate de directorul atribuire, cu
economic, contabilul ef , consilierul juridic i majorrile de 5
responsabilul cu derularea contractului iar un zile, dup caz
exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la (pct. 4.9.1.2)
contabilul ef
137
Manual de proceduri
138

Nr.
crt.
1 Transmiterea anunului de Anunul de atribuire se public in SEAP prin Compart. D.E.A. Director Compart.
atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, achiziii Jurist achiziii
disponibil la adresa de Internet www.e- Cont. sef
licitaie.ro; M.O al Romniei, Partea a VI-a,
Achiziii publice se face n cel mult o zi de la
publicarea n SEAP. Se realizeaz prin transm.
unei solicitri scrise. Publicarea n MO se
realiz. contra cost si va fi facultativ. ,
ncepnd cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007;
cazul
public ce urmeaz a fi atribuit depseste
pragurile pentru care este obligatorie publicarea
anunul de atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii
Europene, atunci acesta trebuie s conin cel
puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din
adoptate de Comisia European.

Nr.
crt
1. Intocmirea i pstrarea Dosarul de achiziie publica se ntocmete i se Cel puin 5 ani Compart. D.E.A. Director Compart.
dosarului de achiziie pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin de la data achiziii Cont. sef achiziii
compartimentul intern specializat de achiziii
public publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare finalizrii
contract de achiziie publica atribuit. Se pstreaz contractului
atta timp cat contractul de achiziie publica respectiv.
acestuia.
n cazul anulrii procedurii de atribuire, dosarul se
pstreaz cel puin 5 ani de la data anulrii
respectivei proceduri.
Nr.
crt.
1 Constituirea garaniei de Se solicita constituirea garaniei de buna Odata cu Compart. D.E.A. Director Compart.
buna executie, daca este executie, care poate fi sub mai multe forme:
-prin scrisoare de garantie bancara;
incheierea achiziii Cont.sef achiziii
contractului
cazul . -depuneri la casierie;
documentaia de atribuire. Garania de buna
executie se stabilete in suma fix i ntr-un
cuantum de maxim 10 % din valoarea
contractului de achiziie public, exclusiv TVA.
Perioada de valabilitate a garaniei de buna
executie va fi cel puin egal cu durata
contractului. Daca pe parcursul indeplinirii
contractului se constata faptul ca anumite
elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare
sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul
de sarcini autoritatea contractant are dreptul de
a emite pretenii asupra garaniei de bun
execuie, n limita prejudiciului creat .
Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa Dupa Compart. D.E.A. Director Compart.

2
contractului constituirea garantiei de buna executie, daca a constituirea achiziii Cont.sef achiziii
fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. garantiei de
buna executie
daca a fost
solicitata, fie la
term.convenit
de parti
vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit contractului
acestui aspect.
139
Manual de proceduri
140

Nr.
crt.
contractanta isi exprima acceptarea cu privire la
2 Eliberarea garaniei de buna Eliberarea garaniei de buna executie, se face Max 14 zile de Compart. D.E.A. Director Compart.
executie, daca este cazul dupa indeplinerea totala a contractului i plata la finaliz. rec. achiziii achiziii
ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se finale, cu
elibereaza documentele constatatoare care detalierea din
contin informatii referitoare la indeplinirea art.92, alin (4)
contractului de catre furnizor/prestator/executant din OUG 34,
si la eventualele prejudicii create de acesta. pentru
contractele de
lucrri
3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin Max. 3 zile de Compart. D.E.A. Director Compart.
ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului la data elib. achiziii achiziii
furnizor/prestator/executant de catre furnizor/prestator/executant si la scrisorii de
eventualele prejudicii create de acesta. Un buna executie
a confirmarii indeplinirii a exemplar din aceste documente se ataseaza
contractului dosarului procedurii.

Nr.
crt.
1 Efectuarea analizei Reprezinta operatiunea prin care autoritatea Dupa finaliz. Compart. D.E.A. Director Compart.
desfasurarii procedurii si a cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contr. achiziii Jurist achiziii
indeplinirii contractului contractului respectiv, masura in care au fost Cont.sef
satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele
de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie
publica
PROCEDURA: A00203016 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE - NEGOCIEREA FR

PUBLICAREA PREALABIL A UNUI ANUN DE PARTICIPARE
1. SCOP
a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea i desfurarea
procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, prin procedura negocierea fr
publicarea prealabil a unui anun de participare, din cadrul sistemului penitenciar;
b) stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate n cazul aplicrii procedurii de
atribuire negocierea fr publicarea prealabil a unui anun de participare,
c) asigur existena unei documentaii adecvate derulrii procedurii negocierea fr publicarea
prealabil a unui anun de participare.
2. PREMISE
n conformitate cu prevederile art. 122 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006 modificat i
completat autoritatea contractant are dreptul de a aplica procedura de negocierea fr publicarea
prealabil a unui anun n urmtoarele cazuri:
a) atunci cnd, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecia unor drepturi de
exclusivitate, contractul de achiziie public poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;
b) ca o msur strict necesar, atunci cnd perioadele de aplicare a licitaiei deschise, a licitaiei
restrnse, a negocierii cu publicarea prealabil a unui anun de participare sau a cererii de oferte nu pot
fi respectate din motive de extrem urgen, determinate de evenimente imprevizibile i care nu se
datoreaz sub nicio form unei aciuni sau inaciuni a autoritii contractante. Autoritatea contractant
nu are dreptul de a stabili durata contractului pe o perioad mai mare dect cea necesar, pentru a face
fa situaiei de urgen care a determinat aplicarea procedurii de negociere fr publicarea prealabil a
unui anun de participare;
c) atunci cnd produsele ce urmeaz a fi livrate sunt fabricate exclusiv n scopul cercetrii tiinifice,
experimentrii, studiilor sau dezvoltrii tehnologice, i numai dac acestea nu se realizeaz pentru
obinerea unui profit i nici nu urmresc acoperirea costurilor aferente;
d) atunci cnd este necesar achiziionarea, de la furnizorul iniial, a unor cantiti suplimentare de
produse destinate nlocuirii pariale sau extinderii echipamentelor/instalaiilor livrate anterior, i numai
dac schimbarea furnizorului iniial ar pune autoritatea contractant n situaia de a achiziiona produse
care, datorit caracteristicilor tehnice diferite de cele deja existente, determin incompatibiliti sau
dificulti tehnice sporite de operare i ntreinere. Perioada n care astfel de contracte pot fi atribuite nu
trebuie s depeasc, de regul, 3 ani de la atribuirea contractului de furnizare iniial;
e) pentru achiziionarea de materii prime cotate la bursele de mrfuri, achiziia acestora realizndu-
se ca urmare a tranzaciilor de pe piaa la disponibil;
f) atunci cnd produsele pot fi achiziionate n condiii deosebit de avantajoase, de la un operator
economic care i lichideaz definitiv afacerile, de la un judector-sindic care administreaz afacerile
unui operator economic n stare de faliment sau lichidare, printr-un aranjament cu creditorii unui
operator economic n stare de faliment sau lichidare ori printr-o alt procedur similar cu cele
anterioare, reglementat prin lege;
g) atunci cnd, ca urmare a unui concurs de soluii, contractul de servicii trebuie s fie atribuit,
conform regulilor stabilite iniial, concurentului ctigtor sau unuia dintre concurenii ctigtori ai
concursului respectiv, n acest din urm caz, autoritatea contractant avnd obligaia de a transmite
invitaie la negocieri tuturor concurenilor ctigtori;
h) atunci cnd este necesar achiziionarea unor lucrri sau servicii suplimentare/adiionale, care nu
au fost incluse n contractul iniial, dar care datorit unor circumstane neprevzute au devenit necesare
pentru ndeplinirea contractului n cauz, i numai dac se respect, n mod cumulativ, urmtoarele
condiii:
141
Manual de proceduri
- atribuirea s fie fcut contractantului iniial;

- lucrrile sau serviciile suplimentare/adiionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic i economic,
separate de contractul iniial fr apariia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractant
sau, dei separabile de contractul iniial, sunt strict necesare n vederea ndeplinirii acestuia;
- valoarea cumulat a contractelor care vor fi atribuite sau a actelor adiionale care vor fi ncheiate
pentru lucrri i/sau servicii suplimentare ori adiionale nu depete 50% din valoarea contractului
iniial;
i) atunci cnd, ulterior atribuirii unui contract de lucrri sau de servicii, autoritatea contractant i
propune s achiziioneze noi lucrri, respectiv noi servicii, care sunt similare lucrrilor sau serviciilor
achiziionate prin atribuirea contractului iniial i numai dac se respect, n mod cumulativ, urmtoarele
condiii:
- atribuirea se face contractantului iniial, iar noile lucrri, respectiv noile servicii, constau n repetarea
unor lucrri sau servicii similare celor prevzute n contractul atribuit iniial i sunt conforme cu cerinele
prevzute n caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii respectivului contract;
- contractul de lucrri/servicii iniial a fost atribuit prin procedura de licitaie deschis sau restrns;
- valoarea estimat a contractului iniial de lucrri/servicii s-a determinat prin luarea n considerare
inclusiv a lucrrilor/serviciilor similare care pot fi achiziionate ulterior;
- n anunul de participare la procedura aplicat pentru atribuirea contractului iniial s-a precizat faptul
c autoritatea contractant are dreptul de a opta pentru achiziionarea ulterioar de noi lucrri similare,
respectiv noi servicii similare, de la operatorul economic a crui ofert va fi declarat ctigtoare n
cadrul procedurii respective;
- autoritatea contractant are dreptul de a aplica aceast procedur ntr-un interval care nu poate
depi 3 ani de la atribuirea contractului iniial.
3.APLICABILITATE
Procedura se aplic de ctre personalul din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor aparat
propriu prin intermediul Direciei EconomicoAdministrative i a ordonatorilor teriari de credite din
sistemul administraiei penitenciare ( penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit
competenelor stabilite prin fia postului, pe linia achizitiilor publice.
Definiie:
NEGOCIEREA - reprezint procedura prin care autoritatea contractant deruleaz consultri cu
candidaii selectai i negociaz clauzele contractuale, inclusiv preul, cu unul sau mai muti dintre
acetia.
142
4.DESCRIEREA PROCEDURII
Nr.
crt.
1. Estimarea valorii Se identific toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
2. Alegerea procedurii care Se specifica data estimative de ncepere- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmeaz s fie aplicat i finalizare a procedurii. ntocmiri achizitii achizitii
procedurii
3. Verificarea La
existenei Se verific de catre compartimentul financiar- data Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanare din Fila contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fidemarrii Achizitii Cont. Sef achizitii
de buget procedurii
efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii Compart.
Financiar
4. Elaborarea Notei justificative Se anexeaz baze de calcul justificative, prin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de estimare a valorii care se evideniaz valoarea contractului demarrii Achizitii achizitii
contractului de achiziie exprimata n lei fr TVA, n euro i ncadrarea n proced.

public. pragurile specifice legislaiei in vigoare.
Nr.
crt.
1 Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, La data Compart. D.E.A. Director Compart.
sarcini. care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici demarrii de Cont. ef achizitii
tehnice cu ajutorul crora sunt descrise produsele, procedurii specialtate ef
serviciile sau lucrrile n funcie de specificul i compart.
necesarul fiecrui compartiment de activitate. de
Acesta se aprob de ctre directorul instituiei. specialtate
143
Manual de proceduri
144
2 Elaborarea clauzelor Se ataeaz un model de contract, redactat n alb La data ntocmiri Compart. D.E.A. Director Compart.
contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziie planului achizitii Cont.sef achizitii
public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se Serv.fin. Jurist
avizeaz de ctre directorul general al instituiei,
directorul economic i contabilul ef.
calificare si selecie la:situaia personal a ofertantului; capacitatea de demarrii achizitii Cont.sef achizitii
referitoare la situaia exercitare a activitii profesionale; situaia procedurii Compart. de
economic i financiar economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau specialit.
sau la capacitatea tehnic profesional; standarde de asigurare a calitii;
i/sau profesional. standarde de protecie a mediului, dac este cazul.
4 Completarea fiei de date Completarea Fiei de date a achiziiei se face Pana la data de- Compart. D.E.A. Director Compart.
a achiziiei conform anexei prezentate. marrii proced. achizitii achizitii
5 Documentaia de atribuire trebuie s conin

Stabilirea formularelor i Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
modelelor care se vor urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, demarrii achizitii achizitii
ataa documentaiei de Formularul de ofert, Formularul de contract, proced.
atribuire. Formularul de scrisoare de garanie, daca se
solicit.
6 Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. des-chiderii achizitii achizitii
Este necesar pentru: planif. procesului de achiziie ofertelor
public; evitarea suprapunerilor i ntrzierilor;
monitoriz.intern a procesului de achiziie.
4.3. Transmiterea invitaiei de participare la negocieri:

Nr.
crt
1 Redactarea i n cazul n care acest lucru este posibil i n La data Compart. D.E.A. Director Compart.
transmiterea invitaiei de msura n care nu se ncalc condiiile prevzute demararii achizitii achizitii
participare la negocieri la art. 122 lit. h), i) i j), autoritatea contractant proced.
odat cu documentaia de are obligaia de a invita la negocieri un numr de
atribuire operatori economici care s asigure o concuren
real
Nr.
crt.
1 Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi format din minim 3 Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
numire a Comisiei de membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii demarrii achizitii achizitii
evaluare comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul, proced.
2 ntocmirea Notei Autoritatea contractant poate solicita opinia Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative privind experilor externi, n cazul n care instituia nu deschiderii ofert. Achizitii achizitii
cooptarea de experi deine personal calificat pentru verificarea
externi, dac este cazul. respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul
de sarcini.

Nr.
crt.
1 Primirea ofertelor Fiecare participant la negocieri are obligaia de a In momentul Secretariat Compart. Director Compart.
preliminare prezenta, o ofert preliminar care va constitui sosirii Achizitii achiziii
punctul de pornire al negocierilor.
Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea
sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i

data sosirii.
4.6. Derularea negocierilor

Nr.
crt.
fiecare membru al imparialitate verificarea comisiei de din partea Comisiei achiziii
comisiei de evaluare i de candidaturilor. evaluare Min. de
ctre experii externi Finanelor evaluare
cooptai, a declaraiilor (dac e
privind confidenialitatea prezent)
i conflictul de interese,
nainte de deschiderea
ofertelor.
145
Manual de proceduri
146
2 Derularea negocierilor cuLa sfritul fiecrei ntlniri comisia de evaluare Membrii Presed. Compart.
fiecare candidat n parteare obligaia consemnrii problemelor discutate i comisiei de Comisiei achiziii
aspectelor convenite ntr-un proces-verbal de evaluare de
edin. evaluare
3 Depunerea ofertei finale Negocierile se deruleaz pn n momentul n Membrii Presed. Compart.
care fiecare participant la negocieri declar c comisiei de Comisiei achiziii
oferta preliminar pe care a prezentat-o nu mai evaluare de
poate fi mbuntit. evaluare
Autoritatea contractant are obligaia de a solicita
candidatului de la care, n urma negocierilor, a
obinut cea mai avantajoas propunere de ofert
din punct de vedere economic, s reconfirme
rezultatul negocierilor, prin depunerea unei oferte
finale.
Ofertantul nu are dreptul ca, prin oferta final, s
aduc modificri elementelor stabilite n procesul
de negociere.
4 Elaborarea raportului de Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de Imediat dupa Membrii Presed. Compart.
evaluare al procedurii evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de deliberare comisiei de Comisiei achiziii
evaluare
Nr.
crt.
1 Informarea ofertaniilor Autoritatea contractant are obligaia de a informa Cat mai curand Resp. Presed. Director Compart.
despre deciziile ofertanii despre deciziile referitoare la atribuirea posibil achiziii Comisiei achiziii
referitoare la atribuirea contractului de achiziie public sau dac este de eval.
contractului de achiziie cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala
public iniiere ulterioar a unei noi proceduri.
1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
hotrrii comisiei de lucrtoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea achiziii Comisiei achiziii
evaluare a ofertelor deciziei de eval.
1.2 Modalitatea de Comunicarea se transmite i prin fax sau prin Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
comunicare a rezultatului mijloace electronice. Dac aceasta nu se de la emiterea achiziii Comisiei achiziii
ctigtoare informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea achiziii Comisiei achiziii
prezentate. deciziei de eval.
2.1 Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
respini despre rezultatul nu a fost declarat ctigtoare se informeaz de la emiterea achiziii Comisiei achiziii
hotrrii comisiei i asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei de eval.
motivarea acesteia. respective, dup cum urmeaz: fiecrui ofertant
fiecare oferta respins, motivele concrete care au
stat la baza deciziei de respingere; fiecrui
contractul de achiziie public.
3 Invitaia ofertanilor Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
declarai ctigtori catigtori trebuie s conin i invitaia pentru de la emiterea achiziii Comisiei achiziii

pentru semnarea semnarea contractului. deciziei de eval.
contractului.

Nr.
crt
1. Primirea contestaiilor, Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile In termenul fixat Secretariat DEA Compart.
dac este cazul, cu numr primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii achiziii
de nregistrare i rezoluia contractante i fac parte din dosarul achiziiei.
motivat a autoritii
depus.
147
Manual de proceduri
148
2 Competena soluionrii Competena de soluionare contestaii este dat de In termenul fixat Consiliul sau Compart.
contestaiilor opiunea prii vtmate: Instana de Achiziii
trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta.
depunerea contestaiei instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti achiziii Jurist Achiziii
la procedura de atribuire.
4 Soluionarea contestaiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul Compart.
Decizia motivat se public pe pagina de Internet
a Consiliului, n cadrul buletinului oficial, fr
referire la datele de identificare a deciziei i ale
prilor, precum i la datele personale, n termen
de 10 de zile de la data la care aceasta rmne
definitiv i irevocabil.

Nr.
crt
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizeaz La data semnarii Resp. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziie prin semnarea contractului de achiziie public . contractului achiziii Jurist achiziii
public. Contabil
sef
2. Incheierea contractului de Contractul de achiziie public se ncheie n form 10 zile sau Resp. D.E.A. Director Compart.
achiziie public. scris, in trei exemplare in urma procedurii de 5 zile (fct. de achiziii Jurist Achiziii
atribuire. valoare Juridic Contabil Serv.finan
Un contract se semneaz de ambii directori: contract) de la sef -ciar
semnturile directorilor, sunt avizate de directorul atribuire
economic, contabilul ef i consilierul juridic, iar un
exemplar se anexeaz la dosar i altul rmne la
contabilul ef
Nr.
crt.
1 Transmiterea anunului Anunul de atribuire se public in SEAP prin Compart. D.E.A. Director Compart.
de atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, achiziii Jurist achiziii
disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ; Cont. sef
M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se
face n cel mult o zi de la publicarea n SEAP. Se
realizeaz prin transm. unei solicitri scrise.
Publicarea n MO se realiz. contra cost si este
facultativa, incepand cu data de 01.01.2008;
cazul .

Nr.
crt.
1 Definitivarea dosarului Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. Compart D.E.A. Director Compart.
de achiziie public. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de procedurii achiziii achiziii
atribuire, respectiv toate documentele necesare

pentru derularea procedurii.
2. Pstrarea dosarului de Dosarul de achiziie publica se ntocmete i se Cel puin 5 ani Compart D.E.A. Director Compart.
achiziie public pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin achiziii Cont. sef achiziii
publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare
acestuia.
149
Manual de proceduri
150

Nr.
crt
buna executie, daca este executie, care poate fi sub mai multe forme: incheierea achiziii Cont.sef achiziii
cazul . -prin scrisoare de garantie bancara; contractului
2 Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea Dupa cons- Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, tituirea garantiei achiziii Cont.sef achiziii
fie la termenul convenit de parti. de buna
executie de parti
Nr.
crt.
1 Efectuarea receptiei Reprezint operaiunea prin care autoritatea
finale cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la
2 Eliberarea garaniei de Se elibereaza garania de buna executie, dupa Max 14 zile de Compart. D.E.A. Director Compart.
buna executie, daca este indeplinerea totala a contractului i plata ultimei la achiziii achiziii
cazul facturi sau efectuarea receptiei finale. Se finaliz.rec.finale
elibereaza documentele constatatoare care contin
informatii referitoare la indeplinirea contractului de
catre furnizor/prestator/executant si la eventualele
prejudicii create de acesta.
3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin Max.3 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de data elib. achiziii achiziii
furnizor/prestator/execut catre furnizor/prestator/executant si la eventualele scrisorii de buna
prejudicii create de acesta. Un exemplar din
ant a confirmarii aceste documente se ataseaza dosarului executie
indeplinirii a contractului procedurii.
Nr.
crt.
1 Efectuarea analizei Reprezinta operatiunea prin care autoritatea Dupa finalizarea Compart. D.E.A. Director Compart.
desfasurarii procedurii si cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contr. achiziii Jurist achiziii
a indeplinirii contractului contractului respectiv, masura in care au fost Cont.sef
satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele
de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie
publica
PROCEDURA: A00203017 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE CONCURSUL DE SOLUII
1. Scop:
Stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea i desfurarea etapelor procesului de achiziionare de produse, servicii sau lucrri prin procedura Concurs de
soluii n Administraia Naional a Penitenciarelor i unitile penitenciare;
stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate precum i a modului de ntocmire, a circulaiei i arhivrii documentelor ntocmite n cadrul acestui
proces, avndu-se n vedere asigurarea utilizrii eficiente a fondurilor publice i celorlalte principii ce stau la baza achiziiilor publice.

2.Premise:
n conformitate cu prevederile art. 131 i art. 132 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat, autoritatea contractant are
dreptul de a organiza un concurs de soluii, astfel ca o procedur independent, n care concurenii pot obine premii i/sau prime de participare, sau ca parte a
unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii, avnd obligaia de a preciza n cadrul documentaiei de concurs orice informaie, cerin,
regul, criteriu sau altele asemenea, necesare pentru a asigura potenialilor concureni o informare complet i corect cu privire la modul de aplicare al
concursului de soluii.
3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la efectuarea achiziiilor efectuate prin organizarea unui concurs de soluii conform OUG nr. 34 /2006, modificat i completat, fiind
aplicabil Administraiei Naionale a Penitenciarelor i unitilor sistemului administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.),
prin intermediul compartimentelor de specialitate.
151
Manual de proceduri
152
Definiie:
Concurs de soluii - o procedur special prin care se achiziioneaz, ndeosebi n domeniul amenajrii teritoriului, al proiectrii urbanistice i peisagistice, al
arhitecturii sau n cel al prelucrrii datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concureniale de ctre un juriu, cu sau fr acordarea de
premii. Se iniiaz prin publicarea unui anun de participare prin care solicit operatorilor economici interesai depunerea de proiecte.
Nr.
crt.
1.1. Estimarea valorii Se identific toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
valoarea premiilor sau primelor ce se intenioneaz
a se acorda.
1.2. Alegerea procedurii care Se specifica data estimativa de ncepere-finalizare La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmeaz s fie aplicat a procedurii. ntocmiri achizitii achizitii
i ntocmirea planului
calendarului procedurii
1.3. Verificarea existenei Se verific de catre compartimentul financiar- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanare din contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi demarrii achizitii Cont. Sef achizitii
Fila de buget efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii procedurii Compart.
financiar
2. Elaborarea Notei Se anexeaz baze de calcul justificative, prin care Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative de estimare a se evideniaz valoarea contractului exprimata n achizitii achizitii
valorii contractului de lei fr TVA, n euro i ncadrarea n pragurile
achiziie public. specifice legislaiei in vigoare.
3. Elaborarea anunului de Anunul de intenie se transmite spre publicare Compart. D.E.A. Director Compart.
intenie i transmiterea obligatoriu atunci cnd se urmrete beneficierea achizitii achizitii
acestuia n SEAP i MO- de reducere a termenelor i dac :
dac este cazul. valoarea total estimat a contractelor depete
pragurile stabilite prin legislaia n vigoare
SEAP
Achiziii publice; facultativ de la 01.01.2008
publicare, s fi fost transmis un anun simplificat de
informare prealabil ctre Comisia European
4.2. Elaborarea documentaiei de concurs:
Nr.
crt.
1 Elaborarea caietului de Sarcina elaborrii caietului de sarcini revine La data Compart. de D.E.A. Director Compart.
sarcini. persoanei desemnate (responsabilul de sector), n demarrii specialitate Cont.sef achizitii
colaborare cu specialitii din fiecare sector de procedurii ef
activitate.(sau specialisti din exterior cu o anumita compart.
calificare,daca e cazul) Acesta se aprob de ctre specialitate
directorul instituiei.
2 Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecie se refer numai la: La data Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecie situaia personal a ofertantului; capacitatea de demarrii achizitii Cont.sef achizitii
referitoare la situaia exercitare a activitii profesionale; situaia procedurii Compart. de
economic i financiar economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau specialit.

sau la capacitatea profesional; standarde de asigurare a calitii;
tehnic i/sau standarde de protecie a mediului, dac este cazul.
profesional.
3 Completarea fiei de Completarea Fiei de date a achiziiei se face Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
date a achiziiei; conform anexei prezentate. demarrii achizitii achizitii
proced.
4 Stabilirea formularelor i Documentaia de concurs trebuie s conin Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
modelelor care se vor urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, demarrii achizitii achizitii
ataa documentaiei de Formularul de ofert, Formularul de contract, proced.
concurs. Formularul de scrisoare de garanie, daca se
solicit.
153
Manual de proceduri
154
5 Constituirea garaniei de Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.

participare, daca este deschiderii achizitii achizitii
cazul . ofertelor
6 Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. demarrii Achizitii achizitii
Este necesar pentru: planif. procesului de achiziie proced.
public; evitarea suprapunerilor i ntrzierilor;
monitoriz. intern a procesului de achiziie.
termenele prevzute n ordonana pentru publicare
anunuri; termenele prevzute n ordonana pentru
depunerea ofertelor; durata previzionat pentru
examinarea i evaluarea ofertelor; perioada de
ateptare; orice alte termene ce pot influena
procedura
Nr.
Crt.
1 Redactarea i aprobarea Anunul de participare trebuie s conin cel puin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
anunului de participare. informaiile prevzute de anex , dar de regul, nu demarrii achizitii achizitii
mai mult de 650 de cuvinte. Dac valoarea procedurii
estimat a contractului de achiziie public ce
urmeaz a fi atribuit depete pragurile pentru
care este obligatorie publicarea anunului de
participare n JOUE, atunci acesta trebuie s
conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr.
3A din ordonan, prin utilizarea formularelor
standard adopt. de Comisia European
2 Transmiterea anunului Se realizeaz numai prin mijloace electronice, 52 zile inainte Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare ctre folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de de data dep. achizitii achizitii
operatorul SEAP. Internet www.e-licitaie.ro proiectelor care
Numarul de zile dintre data publicarii anuntului de se pot reduce
participare si data depunerii proiectelor trebuie sa conf.cadr legal
fie stabilit astfel incat operatorii economici sa
beneficieze de o perioada rezonabila pentru
elaborarea lor
3 Transmiterea anunului Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi de Compart. D.E.A. Director Compart.
la Unitatea pentru transmiterea la MO. la publicare n achizitii achizitii
Coordonarea i SEAP
Verificarea Achiziiilor
Publice din cadrul
Publice nsoit de fia de
prezentare conform
formularului standard, in
cazul in care valoarea
estimata este este >
75.000 euro pentru
contractele de furnizare
i servicii sau > 500.000
euro pentru contractele
de lucrri
4.4. Numirea juriului:
Nr.
Crt.
1 Emiterea deciziei de Juriul trebuie sa fie autonom in deciziile si opiniile Pana la Compart. D.E.A. Director Compart.
numire a juriului pe care le emite, sa fie format din cel putin 3 demararea Achizitii achizitii
membrii, persoane fizice independente fata de proced.

concurenti, cu pregatire profesionala in domeniu,
cu experienta relevanta in domeniu, probitate
morala recunoscuta; daca concurentilor li s-a cerut
o anumita calificare cel putin 1/3 din membrii
juriului trebuie sa aiba calificarea respectiva sau
una echivalenta
2 ntocmirea Notei Autoritatea contractant poate solicita opinia Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative privind experilor externi, n cazul n care instituia nu Achizitii achizitii
externi, dac este cazul. respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul
de sarcini.
155
Manual de proceduri
156
4.5. Punerea la dispoziia operatorilor economici a documentaiei de concurs

Nr.
Descrierea activitilor Aciuni desfurate Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
Punerea la dispoziie a Compart. D.E.A. Director Compart.
documentaiei de Achizitii achizitii
concurs, la cererea
operatorului economic.

Nr.
Crt
1 nreg. adreselor privind nregistrarea acestora se face la secretariatul n mom. primirii Secretariat Compart. DEA Compart.
div. solicitrile de instituiei i vor fi parte anex la dosarul achiziiei. solicitrii Achizitii Achizitii
clarificri, de la oper. ec.; Autoritatea contractanta are obligatia de a lua
toate masurile necesare pentru ca schimbul de
mesaje, comunicarile si arhivarea informatiilor sa
se realizeze intr-o astfel de maniera incat sa se
asigure integritatea si confidentialitatea deplina a
tuturor informatiilor comunicate de concurenti.
Continutul planurilor sau proiectelor prezentate
trebuie sa ramana confidential cel putin pana la
data stabilita pentru deschiderea acestora, juriul
urmand a lua cunostiinta de continutul
respectivelor proiecte numai dupa aceasta data
2 Transmiterea adreselor Autoritatea contractant are obligaia de a n cel mult 3 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
privind rspunsurile la rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti. lucr. de la achiziii achiziii
solicitrile de clarificri, Rspunsul la clarificri se transmite cu cel puin 6 primirea unei
zile nainte de data limit de depunere a ofertelor, solicitri de
ctre toi operatorii ctre toi operatorii economici care au obinut clarificri, cu cel
economici care au documentaia de concurs; Dac documentaia este puin 6 zile
obinut documentaia de disponibil n SEAP , clarificrile sau modificrile nainte de data
concurs acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou limit de dep. a
fiier electronic la care se va asigura accesul pr.
direct i nerestricionat
-Se rspunde i la solicitrile de clarificri care nu
au fost transmise n timp util, numai dac perioada
necesar pentru elaborarea i transmiterea
rspunsului face posibil primirea acestuia de
ctre operatorii economici nainte de data limit de
depunere a proiectelor.
3 Primirea proiectelor Proiectele se depun la sediul instituiei. Acestea In momentul Secretariat Compart. Director Compart.
sunt nreg. la secretariat consemnndu-se ora i sosirii Achizitii Achiziii
datei i a orei cnd a fost depus oferta. Pentru
dep. ofertelor se acord o per. de cel puin 52 de
zile de la data transmiterii spre publ. a anunului de
participare.Acest termen poate fi modificat, fara a
aduce atingere prevederilor alin 2 art.134
4 Selectia preliminara Autoritatea contractanta are dreptul de a realiza o Compart. Comisia de Director Compart.
selectie preliminara a concurentilor, utilizand in achiziti preselectie achizitii
acest ses criterii clare, obiective, nediscriminatorii
care trebuie precizate in documentatia de concurs.
Numarul de concurenti selectati trebuie sa fie
suficient astfel incat sa asigure o concurenta reala

Nr. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Aproba Arhiveaza
crt.
Completarea de ctre fiecare membru Se completeaz declaraia de confidenialitate i nainte de Membrii Presed. Compart.

1
juriului i de ctre experii externi imparialitate deschiderea juriului Comisiei achiziii
cooptai, a declaraiilor privind soluiilor/proiect de
confidenialitatea i conflictul de elor. evaluare
interese, nainte de deschiderea
ofertelor.
1.1 n cazul apariiei conflictului de Directorul unitatii, care a numit juriul, va dispune n mom. D.E.A. Director Compart.
interese, se ia decizia modificrii modificarea componenei comisiei. apariiei achiziii
juriului i se modific decizia de conflictului de
numire a juriului interese
2 Solutiile/proiectele se deschid la data Solutiile/proiectele se deschid de ctre juriu edina de Membrii Presed. Compart.
i locul indicate n anunul de deschidere a juriului Comisiei achiziii
participare i n documentaia de soluiilor/ de
atribuire. proiectelor evaluare
157
Manual de proceduri
158
3 Verificarea modului de respectare a Se verific dac acestea sunt conform specificailor edina de Membrii Presed. Compart.
regulilor formale de depunere i prevzute n documentaia de concurs deschidere a juriului Comisiei achiziii
prezentare a soluiilor/proiectelor i a soluiilor/ de
documentelor care le nsoesc. proiectelor evaluare
4 Plicurile vor fi deschise de ctre Acesta are obligaia de a anuna urmtoarele edina de Presedintel Compart.
preedintele juriului. informaii: denumirea (numele) ofertanilor; deschidere a e juriului achiziii
modificrile i retragerile de oferte; existena soluiilor/
garaniilor de participare; elementele principale ale proiectelor
propunerilor financiare, inclusiv preul; cursul de
referin care va sta la baza comparrii preurilor la
evaluarea soluiilor/proiectelor prezentate ntr-o alt
moned; propuneri de oferte alternative (dac este
cazul); orice alte detalii i precizri pe care juriul le
consider necesare.
5 Comisia de evaluare va ntocmi un Procesul verbal de deschidere a solutiilor/proiectelor edina de Membrii Presed. Compart.
proces - verbal de deschidere trebuie s includ informaiile anunate de ctre deschidere a juriului Comisiei achiziii
preedintele juriului. solutiilor/ de
proiectelor evaluare
6 Semnarea procesului verbal de Procesul verbal privind edina de deschidere a edina de Membrii Presed. Compart.
deschidere a solutiilor/proiectelor solutiilor/proietelor va fi semnat de ctre membrii deschidere a juriului Comisiei achiziii
juriului i de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt solutiilor de
prezeni la deschiderea solutiilor/proiectelor evaluare
4.8. Examinarea i evaluarea proiectelor
crt.
1 Examinare i evaluarea Juriul are obligaia de a desfura activitile de In cadrul sed. Membrii Presed. Compart.
soluiilor/proiectelor examinare i evaluare numai la sediul autoritii De deschidere juriului Comisiei achiziii
contractante de
evaluare
2 Verificarea soluiilor/proiectelor Verificarea de ctre juriu a condiiilor de : eligibilitate, In cadrul sed. Membrii Presed. Compart.
calificare, corespondena tehnic i financiar dintre de deschidere juriului Comisiei achiziii
documentaia de atribuire i ofertele depuse de
evaluare
3 Se resping proiectele Dup expirarea Membrii Presed. Compart.
necorespunztoare, respectiv cele termenului juriului Comisiei achiziii
care sunt:: inacceptabile sau limita de
neconforme. evaluare
5. Stabilirea solutiei/proiectului Juriul are obligaia de a evalua proiectele exclusiv pe Dup Membrii Presed. Compart.
ctigtor baza criteriilor de evaluare indicate in anunt. expirarea juriului Comisiei achiziii
Juriul are dreptul de a invita concurenii sa rspund termenului de
la problemele consemnate in vederea clarificrii limita evaluare
oricror aspecte referitoare la soluia /proiectul
propus
5.1 Calcularea punctajului pentru Dac criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
stabilirea solutiei/proiectului ctigtor avantajoas din punct de vedere economic", atunci posibil juriului Comisiei achiziii
n cazul n care se aplic criteriul de evaluarea proiectelor se realizeaz prin acordarea, de
pentru fiecare ofert n parte, a unui punctaj rezultat
atribuire oferta cea mai avantajoas ca urmare a aplicrii algoritmului de calcul stabilit n evaluare
din punct de vedere economic documentaia de atribuire. Clasamentul se
ntocmete n ordinea descresctoare a punctajului
acordat. Punctajul obinut de fiecare ofert reprezint
media aritmetic a punctajelor acordate de fiecare
membru al juriului de evaluare n parte.
5.2 Calcularea punctajului pentru Dac criteriul utilizat a fost "preul cel mai sczut", Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
stabilirea solutiei/proiectului ctigtor atunci evaluarea proiectelor se realizeaz prin posibil juriului Comisiei Compart.
n cazul n care se aplic criteriul de compararea preurilor, fr TVA, a fiecrei oferte n de Achiziii
parte i prin ntocmirea, n ordine descresctoare a
atribuire preul cel mai sczut preurilor respective, a clasamentului pe baza cruia evaluare
se stabilete oferta ctigtoare.

6. Anularea procedurii, dac este cazul.Procedura de atribuire a contractului se anuleaz Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
atunci cnd:au fost depuse numai oferte posibil juriului Comisiei achiziii
inacceptabile, neconforme sau necorespunztoare ; de
au fost depuse oferte care, dei pot fi luate n
considerare, nu pot fi comparate datorit modului evaluare
neuniform de abordare a soluiilor tehnice i/sau
financiare; abateri grave de la prevederile legislative
afecteaz procedura de atribuire sau este imposibil
ncheierea contractului.
7 Elaborarea raportului de evaluare al Juriul are obligatia de a intocmi un raport, semnat de Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
procedurii toti membrii sai, care trebuie sa cuprinda evaluarea posibil juriului Comisiei achiziii
calittiva a fiecarui proiect, observatii specifice, de
precum si daca este cazul lista de probleme care evaluare
urmeaza afi clarificate.
159
Manual de proceduri
160
7.1 Solicitare de clarificari Juriul are dreptul de a invita concurentii sa raspunda Imediat dupa Membrii Presed. Director
la problemele care au fost consemnate in raport in intocmirea juriului Comisiei
vederea clarificarii oricaror aspecte referitoare la rap.juriului de
solutia propusa evaluare
4.9.Transmiterea comunicrii privind rezultatul procedurii de atribuire:

Crt
1 Informarea ofertaniilor Autoritatea contractant are obligaia de a informa Cat mai curand Membrii Presed. Director Compart.
despre deciziile ofertanii despre deciziile referitoare la atribuirea posibil juriului Comisiei achiziii
referitoare la atribuirea contractului de achiziie public sau dac este de eval.
1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
hotrrii juriului lucrtoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea juriului Comisiei achiziii
deciziei de eval.
1.2 Modalitatea de Comunicarea se transmite i prin fax sau prin Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
comunicare a rezultatului mijloace electronice. Dac aceasta nu se de la emiterea juriului Comisiei achiziii
contractului se majoreaz cu 5 zile
2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanii ctigator/ctigtori se Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
ctigtoare informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea juriului Comisiei achiziii
prezentate. deciziei de eval.
2.1 Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
respini despre nu a fost declarat ctigtoare se informeaz de la emiterea juriului Comisiei achiziii
rezultatul hotrrii asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei de eval.
comisiei i motivarea respective, dup cum urmeaz: fiecrui ofertant
acesteia. respins, motivele concrete care au stat la baza
fiecare oferta respins, motivele concrete care au
stat la baza deciziei de respingere; fiecrui
contractul de achiziie public. Fiecare dintre
aceti operatori economici se informeaz i
despre data limit pn la care au dreptul de a
depune contestaie, avndu-se n vedere
prevederile art. 272.
3 Invitaia ofertanilor Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
declarai ctigtori catigtori trebuie s conin i invitaia pentru de la emiterea juriului Comisiei achiziii
pentru semnarea semnarea contractului. deciziei de eval.
contractului.

Crt
1 Primirea contestaiilor, Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile In termenul fixat Secretariat DEA Compart.
dac este cazul, cu primite, se nregistreaz la secretariatul autoritii achiziii
numr de nregistrare i contractante i fac parte din dosarul achiziiei.
rezoluia motivat a
autoritii contractante la
contestaia depus.
2 Obiectul contestaiei Obiectul contestaiei const n pretenia concret

actului; obligarea autoritii contractante de a emite
un act;
obligarea autoritii contractante de a lua orice alte
msuri necesare pentru remedierea actelor ce
afecteaz procedura de atribuire.
3 Soluionarea Competena de soluionare contestaii este dat de In termenul fixat Consiliul sau Compart.
fie, Consiliului; fie, instanei de judecat. judecat.
Participanii la procedura de atribuire trebuie sa fie
nstiintati de autoritatea contractanta,
161
Manual de proceduri
162
4 ntiinarea privind Autoritatea contractanta are obligaia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaiei i instiinteze despre aceasta si pe ceilali participani achiziii Jurist Achiziii
transmiterea ctre la procedura de atribuire.
Consiliu a punctului de
vedere
5 Solutionarea contestaiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul Compart.
Decizia motivat se public pe pagina de Internet
a Consiliului, n cadrul buletinului oficial, fr
referire la datele de identificare a deciziei i ale
prilor, precum i la datele personale, n termen
de 10 de zile de la data la care aceasta rmne
definitiv i irevocabil.
Crt
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizeaz La data semnarii Compart. D.E.A. Director Compart.
public. Contabil
sef
2. Incheierea contractului Contractul de achiziie public se ncheie n form 10 zile sau 5 Compart. D.E.A. Director Compart.
de achiziie public. scris, in trei exemplare in urma procedurii de zile (fct. de achiziii Contabil Achiziii
atribuire. valoare contract) Jurist sef Serv.finan-
Un contract se semneaz de ambii directori: de la Jurist ciar
semnturile directorilor, sunt avizate de directorul atribuire,
economic, contabilul ef i consilierul juridic,
responsabilul cu derularea contractului iar un
contabilul ef
Crt.
de atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, achiziii Jurist achiziii
disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ;
M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se Cont. sef
realizeaz prin transm. unei solicitri
scrise.Publicarea n MO se realiz. contra cost i
este facultativ ncepnd cu 01.01.2008, cf OUG
94/2007; Jurnalul Oficial al Uniunii Europene,
dac e cazul
public ce urmeaz a fi atribuit depseste pragurile
pentru care este obligatorie publicarea anunul de
atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene,
atunci acesta trebuie s conin cel puin
informaiile cuprinse n ordonan, prin utilizarea
formularelor standard adoptate de Comisia
European.

Crt
1 Definitivarea dosarului Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. Compart. D.E.A. Director Compart.
de achiziie public. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de procedurii achiziii achiziii
atribuire, respectiv toate documentele necesare
pentru derularea procedurii.
2. Intocmirea i pstrarea Dosarul de achiziie publica se ntocmete i se cel puin 5 ani Compart. D.E.A. Director Compart.
dosarului de achiziie pstreaz de ctre autoritatea contractanta prin achiziii Cont. sef achiziii
public publice. Acesta se ntocmete pentru fiecare
acestuia.
163
Manual de proceduri
164

Crt
buna executie, daca executie, care poate fi sub mai multe forme: incheierea achiziii Cont.sef achiziii
este cazul. - prin scrisoare de garantie bancara; contractului Jurist
2 Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea Dupa constituirea Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, garantiei de buna achiziii Cont.sef achiziii
fie la termenul convenit de parti. executie daca a Jurist
Daca pe parcursul indeplinirii contractului se fost solicitata, fie
constata faptul ca anumite elemente ale propunerii la term. convenit
tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor de parti
prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea
contractului si angajarea raspunderii contractuale
vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit contractului Jurist
acestui aspect.
Crt
1 Efectuarea receptiei Reprezint operaiunea prin care autoritatea
2 Eliberarea garaniei de Se elibereaza de garania de buna executie, dupa Max 14 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
buna executie, daca indeplinerea totala a contractului i plata ultimei finaliz.re finale, cu achiziii Jurist achiziii
este cazul facturi sau efectuarea receptiei finale. Se detalierea din art.
elibereaza documentele constatatoare care contin 92, alin. (4) din
informatii referitoare la indeplinirea contractului de OUG 34 , pentru
catre furnizor/prestator/executant si la eventualele contractele de
prejudicii create de acesta. lucrri
3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care conin Max.3 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
ANRMAP si catre informaii referitoare la ndeplinirea contractului de data elib.scrisorii achiziii achiziii
furnizor/prestator/execut ctre furnizor/prestator/executant si la eventualele de buna executie
ant a confirmarii prejudicii create de acesta. Un exemplar din
indeplinirii a contractului aceste documente se ataeaz dosarului
procedurii.

Crt.
1 Efectuarea analizei Reprezint operaiunea prin care autoritatea Dupa finalizarea Compart. D.E.A. Director Compart.
desfasurarii procedurii cotractanta analizeaz modul de ndeplinire a contractului achiziii Jurist achiziii
si a indeplinirii contractului respectiv, msura in care au fost Cont.sef

contractului satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele
de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziie
publica
PROCEDUR: A00203018 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIIE PUBLICE - LICITAIA RESTRNS

1. SCOP
a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea i desfurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, prin
procedura licitaie restrns, din cadrul sistemului penitenciar ;
b) stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate n cazul aplicrii procedurii de atribuire licitaie restrns,
c) asigur existena unei documentaii adecvate derulrii procedurii licitaie restrns,
165
Manual de proceduri
166
2. PREMISE
n conformitate cu prevederile art. 81 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat procedura de licitaie restrns se
desfoar, de regul, n dou etape: etapa de selectare a candidailor, prin aplicarea criteriilor de selecie i respectiv etapa de evaluare a ofertelor depuse de
candidaii selectai, prin aplicarea criteriului de atribuire.
Autoritatea contractant are dreptul de a decide organizarea unei etape suplimentare de licitaie electronic, caz n care are obligaia de a anuna aceast
decizie n anunul de participare i n documentaia de atribuire.
3.APLICABILITATE
Procedura se aplic de ctre personalul din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor aparat propriu prin intermediul Direciei Economico
Administrative i ordonatorilor teriari de credite din sistemul administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit
Definiie:
Licitaie restrns: procedura la care orice oper. econ. are dreptul de a-si depune candidatura urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a
depune oferte
Crt.
1.1. Alegerea procedurii Se specifica data estimativ de ncepere-finalizare La data ntocmiri Compart. D.E.A. Director Compart.
care urmeaz s fie a procedurii. planului achizitii achizitii
aplicat i ntocmirea
1.2. Analiza necesarului de Compartimentul financiar-contabil analizeaza La data demarrii Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziii functie de impreuna cu compartimentele de resort si procedurii Achizitii Cont. Sef achizitii
fondurile alocate compartimentul de achizitii Compart. Sef comp
financiar logistic
1.3. Verificarea existenei Se verific de catre compartimentul financiar- La data demarrii Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanare din contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi procedurii Achizitii Cont. Sef achizitii
Fila de buget efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii Compart.
financiar
1.4. Definitivarea i Programul anual al Achiziiilor publice se aprob Pn la 15.12 Compart. D.E.A. Director Compart.
aprobarea Programului de ctre directorul instituiei. Dac nu au fost Achizitii achizitii
anual al Achiziiilor cuprinse unele produse, lucrri sau servicii, se pot
publice face modificari sau completri dac sunt asigurate
sursele de finanare.
2. Elaborarea Notei Se anexeaz baze de calcul justificative, prin care La data demarrii Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative de estimare se evideniaz valoarea contractului exprimata n procedurii Achizitii achizitii
a valorii contractului de lei fr TVA, n euro i ncadrarea n pragurile

Crt.
1 Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, La data demarrii Compart. de D.E.A. Director Compart.
sarcini. care sunt acele cerine, prescripii i caracteristici procedurii specialit. achizitii
tehnice cu ajutorul crora sunt descrise produsele,
serviciile sau lucrrile n funcie de specificul i
necesarul fiecrui compartiment de activitate
persoanei desemnate (responsabilul de sector), n
colaborare cu specialitii din fiecare sector de
instituiei.

2 Elaborarea clauzelor Se ataeaz un model de contract, redactat n alb La data ntocmiri Compart. D.E.A. Director Compart.
contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziie planului Achizitii Cont.sef achizitii
public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se Jurist
directorul economic i contabilul ef. Serv.fin.
3 Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecie se refer numai La data demarrii Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecie la:situaia personal a ofertantului; capacitatea de procedurii Achizitii Cont.sef achizitii
referitoare la situaia exercitare a activitii profesionale; situaia
economic i financiar
sau la capacitatea economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau Comp.de
tehnic i/sau profesional; standarde de asigurare a calitii; specialit.
profesional. standarde de protecie a mediului, dac este cazul.
167
Manual de proceduri
168
4 Completarea fiei de Completarea Fiei de date a achiziiei se face Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
date a achiziiei; conform anexei prezentate. demarrii proced. Achizitii achizitii
5 Stabilirea formularelor Documentaia de atribuire trebuie s conin Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
i modelelor care se urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, demarrii proced. Achizitii achizitii
vor ataa Formularul de ofert, Formularul de contract,
documentaiei de Formularul de scrisoare de garanie, daca se
atribuire. solicit.
6 Constituirea garaniei Garania de participare se stabilete in suma fix Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare, daca i ntr-un cuantum de maxim 2 % din valoarea deschiderii Achizitii achizitii
este cazul . estimata a contractului de achiziie public. ofertelor
Perioada de valabilitate a garaniei pentru
participare va fi cel puin egal cu per. de
valabilitate a ofertei.
7 Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. demarrii proced. Achizitii achizitii
ETAPA I - SELECTARE A CANDIDAILOR

Crt.
1 Redactarea i Anunul de participare trebuie s conin cel puin - 37 zile nainte de Compart. D.E.A. Director Compart.
aprobarea anunului de informaiile prevzute de anex , dar de regul, nu depunere a Achizitii achizitii
participare. mai mult de 650 de cuvinte candid.
2. Solicitrii obligatorii n Solicitarea operatorilor economici interesai pentru Compart. D.E.A. Director Compart.
anunul de participare depunerea de candidaturi, indicarea criteriilor de Achizitii achizitii
selecie i regulile aplicabile, numrul minim de
candidai care se intenioneaz a fi selectai i,
dac este cazul, numrul maxim al acestora.
Numrul minim de candidai indicat nu poate fi mai
mic de 5.
3. Transmiterea anunului Se realizeaz numai prin mijloace electronice, - 16 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare ctre folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Achizitii achizitii
operatorul SEAP. Internet www.e-licitaie.ro.
4 Transmiterea anunului Acest lucru se va realiza concomitent cu cel mult o zi de la Compart. D.E.A. Director Compart.
la Unitatea pentru transmiterea la MO.-facultativ publicare n SEAP Achizitii achizitii
Coordonarea i
Publice din cadrul
Publice nsoit de fia
de prezentare conform
formularului standard,
valoarea estimata este
> 75000 euro

Crt.
1 Autoritatea contractant Punere la dispoziie a documentaiei de atribuire max.4zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
are obligaia de a pune punerea la dispoziie oricrui operator economic data solicitrii, dar Achizitii achizitii

la dispoziia care a naintat o solicitare n acest sens sau, dup max.2zile pana la
operatorului economic caz, cruia i s-a transmis o invitaie de participare data limita de dep.
documentaia de a unui exemplar din documentaia de atribuire, pe a of.
atribuire. suport hrtie i/sau pe suport magnetic.
Dac, documentaia de atribuire este pus la
dispoziie pe suport hrtie i/sau pe suport
magnetic, atunci autoritatea contractant are
dreptul de a stabili un pre, cu condiia ca acesta
s nu depeasc costul multiplicrii
documentaiei, la care se poate aduga, dac este
cazul, costul transmiterii prin pot.
169
Manual de proceduri
170
4.5. Primirea de clarificri privind documentaia de atribuire i rspunsul la acestea:

Crt.
clarificri, de la
candidaii selectai.;
2 Transmiterea adreselor Autoritatea contractant are obligaia de a n cel mult 3 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
privind rspunsurile la rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti. lucr. de la primirea achiziii achiziii
solicitrile de clarificri, Rspunsul la clarificri se transmite cu cel puin 6 unei solicitri
ctre toi operatorii zile nainte de data limit de depunere a ofertelor, /clarificri, nu mai
economici care au ctre toi operatorii economici care au obinut tarziu de 6 zile
obinut documentaia documentaia de atribuire; Dac documentaia este nainte de data
de atribuire disponibil n SEAP, clarificrile sau modificrile limit de dep. a of.
acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou
fiier electronic la care se va asigura accesul
direct i nerestricionat
- Se rspunde i la solicitrile de clarificri care nu
rspunsului face posibil primirea acestuia de
ctre operatorii economici nainte de data limit de
depunere a ofertelor.

Crt.
1 Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi format din minim 3 Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
numire a Comisiei de membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii demarrii proced. Achizitii achizitii
evaluare comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul,
1.1. Modul de lucru al Preedintele comisiei de evaluare a ofertelor Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
comisiei de evaluare. stabilete modul de lucru, de comun acord cu deschiderii ofert. Achizitii achizitii
membrii acesteia
2 ntocmirea Notei Autoritatea contractant poate solicita opinia Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative privind experilor externi, n cazul n care instituia nu deschiderii ofertei Achizitii achizitii
externi, dac este respectrii cerinelor tehnice specificate n caietul
cazul. de sarcini.
4.7.Primirea candidaturilor:
Crt.
1 Primirea candidaturilor Orice operator economic are dreptul de a-i In moment. sosirii Secretariat Compart. Director Compart.
depune candidatura pentru prima etap. Achizitii achiziii
Candidaturile se depun la sediul instituiei.
Acestea sunt nregistrate la secretariat
consemnndu-se ora i data sosirii.
4.8.Examinarea candidaturilor:
Crt.
1 Verificarea ndeplinirii Se verific de ctre membri comisiei dac La sedinta de Membrii Reprez. Presed. Compart.
cerinelor minime de candidaii ndeplinesc criteriile de selecie privind selectare a cand. comisiei de din partea Comisiei achiziii

calificare capacitatea tehnic i economic, care au fost evaluare Min.Finan- de
stabilite i anunate prin anunul de participare. telor (daca evaluare
e prezent)
4.9. Stabilirea clarificrilor la documentele prezentate de ofertani i primirea rspunsurilor la acestea, precum i a documentelor solicitate a fi
completate:
Crt.
1 Termenul de Se acord un termen rezonabil de timp, de regul 72 ore de la Membrii Reprez. Presed. Compart.
completare a n limita a 72 de ore de la momentul solicitrii solicitare comisiei de din partea Comisiei achiziii
documentelor lips de pentru completarea documentelor lips. evaluare Min.Finan- de
ctre participanii la telor (daca evaluare
procedur. e prezent)
171
Manual de proceduri
172
2 Interdicii de solicitare Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite i Membrii Reprez. Presed. Compart.
completri a de a solicita completarea unui document care comisiei de din partea Comisiei achiziii
documentelor lips. lipsete dac:n documentaia de atribuire a fost evaluare Min.Finan- de
menionat expres faptul c, n caz de neprezentare
a respectivului document, nu este permis telor (daca evaluare
completarea ulterioar, neprezentarea avnd ca e prezent)
efect descalificarea ofertantului; ofertantul
respectiv, dei cunotea cerinele, a omis s
prezinte mai mult de 3 dintre documentele
solicitate n cadrul documentaiei de atribuire.
4.10. Stabilirea operatorilor economici selectai:
Crt.
1 Stabilirea operatorilor Candidaii selectai trebuie s ndeplinesc Imediat dupa Membrii Reprez. Presed. Compart.
economici selectai criteriile de selecie privind capacitatea tehnic i etapa de selectare comisiei de din partea Comisiei achiziii
economic, care au fost stabilite. Numrul de
candidai selectai dup prima etap a procedurii evaluare Min.Finan- de
trebuie s fie cel puin egal cu numrul minim telor (daca evaluare
indicat n anunul de participare. e prezent)
2 Elaborarea raportului Comisia de evaluare are obligaia de a elabora un Imediat dupa Membrii Reprez. Presed. Compart.
intermediar al raport intermediar, privind selectarea candidailor, etapa de selectare comisiei de din partea Comisiei achiziii
procedurii, sau dac care se nainteaz directorului unitii, spre
este cazul, a unui aprobare. evaluare Min.Finan- de
proces verbal telor (daca evaluare
intermediar de e prezent)
evaluare.
3. Anularea sau n cazul n care numrul candidailor care Imediat dupa Membrii Reprez. Presed. Compart.
continuarea procedurii ndeplinesc criteriile de selecie este mai mic dect etapa de selectare comisiei de din partea Comisiei achiziii
numrul minim indicat n anunul de participare: evaluare Min.Finan- de
a) fie se anuleaz procedura; telor (daca evaluare
b) fie se continua procedura, numai cu acei e prezent)
candidai care ndeplinesc criteriile solicitate, n
msura n care numrul acestora este, cel puin 3.
4.11. Informarea candidailor cu privire la rezultatul primei etape
Crt.
1 Informarea candidailor Informarea candidailor n legtur cu rezultatul Imediat dupa Compart. D.E.A. Director Compart.
aplicrii primei etape a procedurii de atribuire, elab.rap. intermed. Achizitii achizitii
respectiv a celor, respini sau neselectai.
Comunicarea trebuie s conin motivele concrete
care stau la baza deciziei de respingere a
candidaturilor .
ETAPA I - EVALUAREA OFERTELOR
4.12. Transmiterea invitaiei de participare candidailor selectai

Crt.
1. Redactarea i Invitaia de participare trebuie s cuprind: Compart. D.E.A. Director Compart.
aprobarea invitaiei de a) referine privind anunul de participare publicat; Achizitii achizitii
participare b) data limit stabilit pentru depunerea ofertelor
c) adresa la care se transmit ofertele;
d) limba sau limbile n care trebuie elaborat
oferta;
e) data deschiderii ofertelor;

f) dac este cazul, precizri referitoare la
economici trebuie s le prezinte n scopul verificrii
prezentate n prima etap pentru demonstrarea
capacitii tehnice i economico-financiare.
2. Transmiterea invitatiei n cazul n care documentaia de atribuire este min. 40 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare i a accesibil direct prin mijloace electronice n SEAP, nainte de data Achizitii achizitii
documentaiei de atunci invitaia de participare va include informaii limit de depunere
atribuire candidaiilor privind modul de accesare a documentaiei a ofertelor
selectai respective.
173
Manual de proceduri
174
4.13. Primirea ofertelor

Crt.
1 Primirea ofertelor Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea In momen. sosirii Secretariat Compart. Director Compart.
sunt nreg. la secretariat, consemnndu-se ora i Achizitii achiziii
datei i a orei, cnd a fost depus oferta.
4.14. Deschiderea ofertelor i ntocmirea procesului verbal de deschidere
Crt.
1 Completarea de ctre fiecare Se completeaz declaraia de confidenialitate nainte de Membrii Presed. Compart.
membru al comisiei de evaluare i i imparialitate deschiderea comisiei de Comisiei de achiziii
de ctre experii externi cooptai, a ofertelor. evaluare evaluare
declaraiilor privind confidenialitatea
i conflictul de interese, nainte de
2 n cazul apariiei conflictului de Directorul unitii, care a numit comisia de n mom. apariiei D.E.A. Director Compart.
interese, se ia decizia modificrii evaluare a ofertelor, va dispune modificarea conflictului de achiziii
comisiei de evaluare i se modific componenei comisiei. interese
decizia de numire a comisiei de
evaluare
3 Ofertele se deschid la data i locul Ofertele se deschid de ctre comisia de edina de Membrii Presed. Compart.
indicate n anunul de participare i evaluare deschidere a comisiei de Comisiei de achiziii
n documentaia de atribuire. ofertelor evaluare evaluare
4 Orice ofertant are dreptul de a fi Prezena acestuia se consemneaz in edina de Membrii Presed. Compart.
prezent la edina de deschidere a procesul verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a comisiei de Comisiei de achiziii
ofertelor ofertelor evaluare evaluare
5 Comisia de evaluare verific modul Se verific dac acestea sunt conform edina de Membrii Presed. Compart.
de respectare a regulilor formale de specificailor prevzute n documentaia de deschidere a comisiei de Comisiei de achiziii
depunere i prezentare a ofertelor i atribuire. ofertelor evaluare evaluare
a documentelor anexate.
6 Comisia de evaluare va ntocmi un Procesul verbal de deschidere a ofertelor edina de Membrii Presed. Compart.
proces - verbal de deschidere trebuie s includ informaiile anunate de deschidere a comisiei de Comisiei de achiziii
ctre preedintele comisiei. ofertelor evaluare eval.
7 Semnarea procesului verbal de Procesul verbal privind edina de deschidere edina de Membrii Presed. Compart.
deschidere a ofertelor a ofertelor va fi semnat de ctre membrii deschidere a comisiei de Comisiei de achiziii
comisiei i de ctre reprezentanii ofertanilor ofertelor evaluare evaluare
care sunt prezeni la deschiderea ofertelor
8 transmiterea procesului verbal de Procesul verbal de deschidere a ofertelor se Imediat dup Membrii Presed. Compart.
deschidere i celorlali ofertani trimite fiecrui participant la procedur, fie c ncheierea comisiei de Comisiei de achiziii
participani la procedur, dar ai cror a fost prezent la deschidere sau nu, n copie edinei de evaluare evaluare
reprezentani nu au fost prezeni la xerox, att prin pot ct i prin fax. deschidere a
deschidere. ofertelor

Crt.
1 Examinare i evaluarea ofertelor Comisia de evaluare are obligaia de a Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
desfura activitile de examinare i evaluare posibil comisiei de Comisiei de achiziii
numai la sediul autoritii contractante evaluare evaluare
2. Verificarea ofertelor Verificarea de ctre comisia de evaluare a Cat mai curand Membrii Presed. Compart.

condiiilor de : eligibilitate ,calificare, posibil comisiei de Comisiei de achiziii
corespondena tehnic i financiar dintre evaluare evaluare
documentaia de atribuire i ofertele depuse
3 Oferte admisibile Prin oferta admisibil se nelege oferta Dup expirarea Membrii Presed. Compart.
corespunztoare din punct de vedere al termenului limita comisiei de Comisiei de achiziii
documentaiei de atribuire. Oferta ctigtoare evaluare evaluare
se va desemna din ofertele admisibile.
4 Stabilirea ofertei ctigtoare Comisia de evaluare are obligaia de a stabili Dup expirarea Membrii Presed. Compart.
oferta ctigtoare, dintre ofertele admisibile, termenului limita comisiei de Comisiei de achiziii
pe baza aplicrii criteriului stabilit pentru evaluare evaluare
atribuirea contractului de achiziie public.
175
Manual de proceduri
176
5 Calcularea punctajului pentru Dac criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
avantajoas din punct de vedere economic",
stabilirea ofertei ctigtoare n atunci evaluarea ofertelor se realizeaz prin posibil comisiei de Comisiei de achiziii
cazul n care se aplic criteriul de acordarea, pentru fiecare ofert n parte, a evaluare evaluare
atribuire oferta cea mai avantajoas unui punctaj rezultat ca urmare a aplicrii
din punct de vedere economic algoritmului de calcul stabilit n documentaia
de atribuire. Clasamentul se ntocmete n
ordinea descresctoare .
6 Calcularea punctajului pentru Dac criteriul utilizat a fost "preul cel mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
sczut", atunci evaluarea ofertelor se
stabilirea ofertei ctigtoare n realizeaz posibil comisiei de Comisiei de achiziii
prin compararea preurilor, fr evaluare evaluare
cazul n care se aplic criteriul de TVA, a fiecrei oferte n parte i prin
atribuire preul cel mai sczut ntocmirea, n ordine descresctoare a
preurilor respective, a clasamentului pe baza
cruia se stabilete oferta ctigtoare.
7 Anularea procedurii, dac este Procedura de atribuire a contractului se Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
cazul. anuleaz atunci cnd:au fost depuse numai posibil comisiei de Comisiei de achiziii
oferte inacceptabile, neconforme sau evaluare evaluare
necorespunztoare ; au fost depuse oferte
care, dei pot fi luate n considerare, nu pot fi
8 Elaborarea raportului de evaluare al Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
procedurii de evaluare a ofertelor elaboreaz raportul de posibil comisiei de Comisiei de achiziii
evaluare a procedurii evaluare evaluare
Crt.
1 Informarea ofertaniilor Autoritatea contractant are obligaia de a informa Membrii Presed. Director Compart.
despre deciziile ofertanii despre deciziile referitoare la atribuirea comisiei de Comisiei achiziii
referitoare la atribuirea contractului de achiziie public sau dac este evaluare de eval.
2 Comunicarea Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
rezultatului hotrrii lucrtoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea comisiei de Comisiei achiziii
comisiei de evaluare a deciziei evaluare de eval.
ofertelor
ctigtoare informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea comisiei de Comisiei achiziii
prezentate. deciziei evaluare de eval.
4 Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
respini despre nu a fost declarat ctigtoare se informeaz de la emiterea comisiei de Comisiei achiziii
rezultatul hotrrii asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei evaluare de eval.
comisiei i motivarea respective.
acesteia.
declarai ctigtori catigtori trebuie s conin i invitaia pentru de la emiterea comisiei de Comisiei achiziii
pentru semnarea semnarea contractului. deciziei evaluare de eval.
contractului.

Crt.
1 Primirea contestaiilor, Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile In termenul fixat Secretariat DEA Compart.
rezoluia motivat a
autoritii contractante

la contestaia depus.
2 Soluionarea Competena de soluionare contestaii este dat de In termenul fixat Consiliul sau Compart.
trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta,
depunerea contestaiei instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti achiziii Jurist Achiziii
la procedura de atribuire.
4 Soluionarea Soluionarea se face de ctre Consiliu si se 5 zile / 10 zile Consiliul Compart.
contestaiei comunica , in scris partilor in 5 zile; Achiziii
177
Manual de proceduri
178

Crt.
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizeaz La data semnarii Compart. D.E.A. Director Compart.
public. Contabil
sef
de achiziie public. scris, in trei exemplare in urma procedurii de zile (fct. de achiziii Jurist Achiziii
atribuire. valoare contract) Contabil Serv.finan
Un contract se semneaz de ambii directori: de la comunicarea sef -ciar
directorul autoritii contractante si ofertantul hotararii de contabil
ctigtor. Celelalte 2 contracte, pe lng atribuire
semnturile directorilor, sunt avizate de directorul
economic, contabilul ef i consilierul juridic, iar un
contabilul ef

Crt.
de atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, achiziii achiziii
disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ; Cont. sef
M.O al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice se
realizeaz prin transm. unei solicitri
scrise.Publicarea n MO se realiz. contra cost ;

Crt.
1. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea Dupa constituirea Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, garantiei de buna achiziii Cont.sef achiziii
fie la termenul convenit de parti. executie daca a Jurist
Daca pe parcursul indeplinirii contractului se fost solicitata, fie
constata faptul ca anumite elemente ale propunerii la term.onvenit de
tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor parti
prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea
contractului si angajarea raspunderii contractuale
2. Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada de Compart. D.E.A. Director Compart.
vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit contractului Jurist
acestui aspect.
Crt.
1 Efectuarea recepiei Reprezint operaiunea prin care autoritatea
2 Eliberarea garaniei de Se elibereaza de garaniei de buna executie, dupa Max 14 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
buna execuie, daca indeplinerea totala a contractului i plata ultimei finaliz.rec.finale achiziii Jurist achiziii
este cazul facturi sau efectuarea receptiei finale. Se
elibereaza documentele constatatoare care contin

informatii referitoare la indeplinirea contractului de
catre furnizor/prestator/executant si la eventualele
prejudicii create de acesta.
ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de data elib.scrisorii achiziii Jurist achiziii
furnizor/prestator/execu catre furnizor/prestator/executant si la eventualele de buna executie
tant a confirmarii prejudicii create de acesta. Un exemplar din
indeplinirii a aceste documente se ataseaza dosarului
contractului procedurii.
179
Manual de proceduri
PROCEDURA: A00203019 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE - NEGOCIEREA CU

PUBLICAREA PREALABIL A UNUI ANUN DE PARTICIPARE
1. SCOP
a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea i desfurarea
procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, prin procedura negocierea cu
publicarea prealabil a unui anun de participare, din cadrul sistemului penitenciar ;
b) stabilirea responsabilitilor privind activitile desfurate n cazul aplicrii procedurii de
atribuire negocierea cu publicarea prealabil a unui anun de participare,
c) asigur existena unei documentaii adecvate derulrii procedurii negocierea cu publicarea
prealabil a unui anun de participare.
2. PREMISE
n conformitate cu prevederile art. 110 din Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006.modificat i
completat autoritatea contractant are dreptul de a aplica procedura de negociere, cu publicarea
prealabil a unui anun de participare, n urmtoarele cazuri:
a) atunci cnd, n urma aplicrii licitaiei deschise, licitaiei restrnse, dialogului competitiv sau a
cererii de oferte, nu a fost depus nicio ofert sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori
neconforme. Aplicarea procedurii de negociere n acest caz este posibil numai dup anularea
procedurii iniiale de licitaie deschis, licitaie restrns, dialog competitiv sau cerere de oferte i numai
dac cerinele iniiale prevzute n documentaia de atribuire nu sunt modificate substanial. n acest caz
autoritatea contractant are dreptul de a nu transmite spre publicare anunul de participare dac invit
la negocieri numai i pe toi acei ofertani care au ndeplinit criteriile de calificare i selecie n cadrul
procedurii anterioare i care au depus oferte conform regulilor formale prevzute n documentaia de
atribuire.
b) n situaii excepionale, temeinic motivate, atunci cnd natura lucrrilor/produselor/serviciilor sau
riscurile implicate de executarea/livrarea/prestarea acestora nu permit o estimare iniial global a
preului viitorului contract de achiziie public;
c) atunci cnd serviciile care urmeaz s fie achiziionate, ndeosebi serviciile financiare, astfel cum
sunt acestea prevzute n categoria 6 din anexa nr. 2A, a Ordonanei de Urgen a Guvernului
menionate, sau serviciile intelectuale, cum ar fi cele care implic proiectarea lucrrilor, sunt de aa
natur nct caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract
de achiziie public prin aplicarea licitaiei deschise sau licitaiei restrnse;
d) atunci cnd lucrrile ce urmeaz a fi executate sunt necesare exclusiv n scopul cercetrii
tiinifice, experimentrii sau dezvoltrii tehnologice, i numai dac acestea nu se realizeaz pentru
obinerea unui profit i nici nu urmresc acoperirea costurilor aferente.
3.APLICABILITATE
Procedura se aplic de ctre personalul din cadrul Administraiei Naionale a Penitenciarelor aparat
propriu prin intermediul Direciei Economico Administrative i a ordonatorilor teriari de credite din
sistemul administraiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit
Definiie:
NEGOCIEREA - reprezint procedura prin care autoritatea contractant deruleaz consultri cu
candidaii selectai i negociaz clauzele contractuale, inclusiv preul, cu unul sau mai muti dintre
acetia.
180
4.DESCRIEREA PROCEDURII
Crt.
1.1. Estimarea valorii Se identific toate costurile aferente pentru Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziie obtinerea produselor, lucrrilor sau serviciilor logistic achizitii
public. necesare: se nsumeaz toate costurile platibile
valoarea premiilor sau primelor ce se intenioneaz
a se acorda.
1.2. Alegerea procedurii Se specificarea datei estimative de ncepere- Compart. D.E.A. Director Compart.
care urmeaz s fie finalizare a procedurii. achizitii achizitii
aplicat i ntocmirea
1.3. Verificarea existenei Se verific de catre compartimentul financiar- Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanare contabil ncadrarea achiziei ce urmeaz a fi Achizitii Contabil achizitii
din Fila de buget efectuat n bugetul aprobat i repartizat unitii Compart. ef

financiar
2. Elaborarea Notei Se anexeaz baze de calcul justificative, prin care Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative de estimare se evideniaz valoarea contractului exprimata n Achizitii achizitii
a valorii contractului de lei fr TVA, n euro i ncadrarea n pragurile
intenie i transmiterea obligatoriu atunci cnd se urmrete beneficierea dup nceperea Achizitii achizitii
acestuia n SEAP i de reducere a termenelor i dac : valoarea total anului bugetar
estimat a contractelor depete pragurile
MO-dac este cazul. stabilite prin legislaia n vigoare
- n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene;
- n SEAP
181
Manual de proceduri
182

Crt.
1 Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaiile tehnice, care Compart. de D.E.A. Director Compart.
sarcini. sunt acele cerine, prescripii i caracteristici tehnice specialit. achizitii
cu ajutorul crora sunt descrise produsele, serviciile
sau lucrrile n funcie de specificul i necesarul
fiecrui compartiment de activitate Sarcina
elaborrii caietului de sarcini revine persoanei
desemnate (responsabilul de sector), n colaborare
cu specialitii din fiecare sector de activitate. Acesta
se aprob de ctre directorul instituiei.
2 Elaborarea clauzelor Se ataeaz un model de contract, redactat n alb Compart. D.E.A. Director Compart.
contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziie Achizitii Cont.sef achizitii
public se redacteaz de ctre juristul instituiei, se Jurist
directorul economic i contabilul ef. Serv.fin.
3 Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecie se refer numai la: Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecie situaia personal a ofertantului; capacitatea de Achizitii Cont.sef achizitii
referitoare la situaia exercitare a activitii profesionale; situaia
economic i financiar economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau Comp.de
sau la capacitatea profesional; standarde de asigurare a calitii; specialit.
tehnic i/sau standarde de protecie a mediului, dac este cazul.
profesional.
5 Completarea fiei de Completarea Fiei de date a achiziiei se face Compart. D.E.A. Director Compart.
date a achiziiei; conform anexei prezentate. Achizitii achizitii
6 Stabilirea formularelor Documentaia de atribuire trebuie s conin Compart. D.E.A. Director Compart.
i modelelor care se urmtoarele formulare: Fia de date a achiziiei, Achizitii achizitii
vor ataa Formularul de ofert, Formularul de contract,
documentaiei de Formularul de scrisoare de garanie, daca se
atribuire. solicit.
7 Constituirea garaniei Garania de participare se stabilete in suma fix i Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare, daca ntr-un cuantum de maxim 2 % din valoarea Achizitii achizitii
este cazul . estimata a contractului de achiziie public.
Perioada de valabilitate a garaniei pentru
participare va fi cel puin egal cu per. de
valabilitate a ofertei.
8 Elaborarea calendarului Se estimeaz datele de desfurare a fiecrui pas Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect n parte. Achizitii achizitii

Crt.
1 Redactarea i Anunul de participare trebuie s conin cel puin Compart. D.E.A. Director Compart.
aprobarea anunului de informaiile prevzute de anex , dar de regul, nu Achizitii achizitii
participare. mai mult de 650 de cuvinte. Dac valoarea estimat
a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi
atribuit depete pragurile pentru care este
obligatorie publicarea anunului de participare n
JOUE, atunci acesta trebuie s conin cel puin
informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din ordonan,
prin utilizarea formularelor standard adopt. de
Comisia European
2 Transmiterea anunului Se realizeaz numai prin mijloace electronice, 52 zile inainte de Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare ctre folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de data dep. ofertei Achizitii achizitii
operatorul SEAP. Internet www.e-licitaie.ro care se pot
reduce conf.cadr.
legal
4 Transmiterea anunului cel mult o zi de la Compart. D.E.A. Director Compart.
la Unitatea pentru publicare n Achizitii achizitii
Coordonarea i SEAP

Publice din cadrul
Publice nsoit de fia
de prezentare conform
formularului standard,
in cazul in care
valoarea estimata fr
TVA este este > 75000
euro pentru contractele
de furnizare i servicii
sau > 500000 euro
pentru contractele de
lucrri
183
Manual de proceduri
184

Crt.
1 Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi format din minim 3 Compart. D.E.A. Director Compart.
numire a Comisiei de membrii titulari i 1 membru de rezerv. Membrii Achizitii achizitii
evaluare comisiei de evaluare sunt nominalizai, de regul,

Crt.
clarificri, de la oper.
ec.;
2 Transmiterea adreselor Autoritatea contractant are obligaia de a rspunde n cel mult 3 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
privind rspunsurile la n mod clar, complet i fr ambiguiti. Rspunsul lucr. de la achiziii achiziii
la clarificri se transmite cu cel puin 6 zile nainte
solicitrile de clarificri, primirea unei
de data limit de depunere a ofertelor, ctre toi
ctre toi operatorii operatorii economici care au obinut documentaia solicitri de
economici care au de atribuire; Dac documentaia este disponibil n clarificri, cu cel
obinut documentaia SEAP , clarificrile sau modificrile acesteia se fac puin 6 zile
de atribuire cunoscute prin crearea unui nou fiier electronic la nainte de data
care se va asigura accesul direct i nerestricionat limit de dep. a
-Se rspunde i la solicitrile de clarificri care nu of.
rspunsului face posibil primirea acestuia de ctre
operatorii economici nainte de data limit de
depunere a ofertelor.
3 Primirea candidaturilor / Ofertele se depun la sediul instituiei. Acestea sunt In momentul Secretariat Compart. Director Compart.
ofertelor nreg. la secretariat consemnndu-se ora i data sosirii Achizitii achiziii
sosirii. ntocmirea listei cu ofertanii, nreg. datei i a
orei cnd a fost depus oferta.
Desfurarea edinei de preselecie a candidailor
Crt
fiecare membru al co- imparialitate verificarea comisiei de din partea Comisiei achiziii
misiei de evaluare i de candidaturilor. evaluare Min.Finan- de
ctre experii externi telor (daca evaluare
cooptai, a declaraiilor e prezent)
privind confidenia-
litatea
2 nainte de nceperea Candidaturile se verific de ctre comisia de nainte de Membrii Reprez. Presed. Compart.
negocierilor, autoritatea evaluare. nceperea comisiei de din partea Comisiei achiziii
contractant are dreptul Numrul de candidai preselectai trebuie s fie cel negocierilor evaluare Min.Finan- de
de a realiza o pre- puin egal cu numrul minim indicat n anunul de telor (daca evaluare
selecie a candidailor participare. e prezent)
care vor participa la ne-
gocieri, utiliznd n
acest sens numai crite-
rii referitoare la capa-
citatea tehnic i cea
economico-financiar.
2.1 Autoritatea Este interzis invitarea la etapa a doua a procedurii Membrii Reprez. Presed. Compart.
. contractant are de negociere a unui operator economic care nu a comisiei de din partea Comisiei achiziii

obligaia de a depus candidatura n prima etap sau care nu a evaluare Min.Finan- de
transmite, concomitent, ndeplinit criteriile de preselecie. telor (daca evaluare
o invitaie de participare Invitaia de participare trebuie s cuprind cel puin e prezent)
la etapa a doua a urmtoarele informaii:
procedurii de negociere a) referine privind anunul de participare publicat;
cu publicarea prealabil b) adresa la care vor avea loc negocierile i data
a unui anun de lansrii acestora;
participare tuturor c) limba/limbile n care se vor derula negocierile;
candidailor d) dac este cazul, precizri referitoare la
preselectai. documentele suplimentare pe care operatorii
economici trebuie s le prezinte n scopul verificrii
prezentate n prima etap pentru demonstrarea
capacitii tehnice i economico-financiare;
185
Manual de proceduri
186
e) informaii detaliate i complete privind criteriul

de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei
ctigtoare, corespunztor prevederilor cap. V
seciunea a 3-a.
4.8. Derularea negocierilor
Nr. Descrierea activitilor Aciuni desfurate Interval de Elaboreaza Aproba Arhiveaza
Crt. timp
1 Derularea negocierilor cu Autoritatea contractant are obligaia de a derula Membrii Presed. Compart.
fiecare candidat n parte negocieri cu fiecare candidat preselectat n parte. La comisiei de Comisiei achiziii
sfritul fiecrei ntlniri comisia de evaluare are obligaia evaluare de
consemnrii problemelor discutate i aspectelor evaluare
convenite ntr-un proces-verbal de edin.
Fiecare participant la negocieri are obligaia de a
prezenta, o ofert preliminar care va constitui punctul
de pornire al negocierilor.
2 Depunerea ofertei finale Negocierile se deruleaz pn n momentul n care Membrii Presed. Compart.
fiecare participant la negocieri declar c oferta comisiei de Comisiei achiziii
preliminar pe care a prezentat-o nu mai poate fi evaluare de
mbuntit. evaluare
comisia de negociere a autoritii contractante are
dreptul de a stabili o ntlnire final cu fiecare participant
n parte. Fiecare participant are obligaia de a prezenta
elementele finale ale propunerii sale tehnice i financiare,
pentru care urmeaz s se aplice factorii de evaluare.
Autoritatea contractant are obligaia de a solicita
candidatului de la care, n urma negocierilor, a obinut
cea mai avantajoas propunere de ofert din punct de
vedere economic, s reconfirme rezultatul negocierilor,
prin depunerea unei oferte finale.
3 Odat stabilit oferta Oferta care a fost stabilit ctigtoare nu poate fi Membrii Presed. Compart.
ctigtoare, aceasta modificat i constituie parte integrant a contractului de comisiei de Comisiei achiziii
rmne ferm. achiziie public care urmeaz s fie ncheiat evaluare de
evaluare
4 Elaborarea raportului de Dup stabilirea ofertei ctigtoare, comisia de evaluare Membrii Presed. Compart.
evaluare al procedurii a ofertelor elaboreaz raportul de evaluare a procedurii comisiei de Comisiei achiziii
evaluare de
evaluare
Crt.
1 Informarea ofertaniilor Autoritatea contractant are obligaia de a informa Membrii Presed. Director Compart.
despre deciziile ofertanii despre deciziile referitoare la atribuirea comisiei de Comisiei achiziii
referitoare la atribuirea contractului de achiziie public sau dac este evaluare de eval.
1.1. Comunicarea Comunicarea se realizeaz n scris 3 zile Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
rezultatului hotrrii lucrtoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea comisiei de Comisiei achiziii
comisiei de evaluare a deciziei evaluare de eval.
ofertelor
1.2. Modalitatea de Comunicarea se transmite i prin fax sau prin Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
comunicare a mijloace electronice. Dac aceasta nu se realizeaz de la emiterea comisiei de Comisiei achiziii
rezultatului i prin fax sau mijloace electronice atunci perioada deciziei evaluare de eval.
de ateptare inaintea semnrii contractului se
majoreaz cu 5 zile lucrtoare
ctigtoare informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea comisiei de Comisiei achiziii
prezentate. deciziei evaluare de eval.

2.1. Informarea ofertanilor Ofertanii care au fost respini sau a cror ofert Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
respini despre nu a fost declarat ctigtoare se informeaz de la emiterea comisiei de Comisiei achiziii
rezultatul hotrrii asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei evaluare de eval.
comisiei i motivarea respective.
acesteia.
declarai ctigtori catigtori trebuie s conin i invitaia pentru de la emiterea comisiei de Comisiei achiziii
pentru semnarea semnarea contractului. deciziei evaluare de eval.
contractului.
187
Manual de proceduri
188

Crt.
1 Primirea contestaiilor, Contestaiile primite i rspunsul la solicitrile Secretariat DEA Compart.
rezoluia motivat a
autoritii contractante
la contestaia depus.
2 Obiectul contestaiei Obiectul contestaiei const n pretenia concret
actului; obligarea autoritii contractante de a emite
un act;
3. Competena de Competena de soluionare contestaii este dat de Consiliul sau Compart.
soluionare a opiunea prii vtmate: Instana de Achiziii
contestaiilor fie, Consiliului; fie, instanei de judecat.Participanii judecat.
la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de
autoritatea contractanta,
4 ntiinarea privind Autoritatea contractanta are obligaia sa ii instiinteze Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaiei despre aceasta si pe ceilali participani la achiziii Jurist Achiziii
procedura de atribuire.
5 Termenele de Contestaia poate fi depus n toate fazele 10 zile sau 5 Contestatar DEA Compart.
depunere a procedurii de atribuire i mpotriva oricrui act al zile Jurist Achiziii
contestaiilor i autoritii contractante in 5 sau 10 zile de la luarea
momentul depunerii la cunostinta de contestator a unui act al autoritatii
acestora contractante, n funcie de valoarea contractului
care urmeaz a fi atribuit. Prin excepie, contestaia
care se refer la prevederile documentaiei de
atribuire poate fi depus numai pn la data
stabilit pentru depunerea ofertelor.
5.1. Solutionarea Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul DEA Compart.
contestaiei comunica , in scris partilor in 5 zile; Jurist Achiziii
Decizia motivat se public pe pagina de Internet a
Consiliului, n cadrul buletinului oficial, fr referire
la datele de identificare a deciziei i ale prilor,
precum i la datele personale, n termen de 10 de
zile de la data la care aceasta rmne definitiv i
irevocabil
Crt.
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizeaz Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziie prin semnarea contractului de achiziie public . achiziii Jurist achiziii
public. Contabil
sef
de achiziie public. scris, in 2 exemplare in urma procedurii de zile (fct. de achiziii Jurist Achiziii
atribuire. valoare contract) Contabil Serv.finan
Un contract se semneaz de ambii directori: de la sef -ciar
semnturile directorilor, sunt avizate de directorul
economic, contabilul ef i consilierul juridic, atribuire
responsabilul cu derularea contractului iar un
contabilul ef

Crt.

de atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, achiziii achiziii
disponibil la adresa de Internet www.e-licitaie.ro ;
Crt.
1 Constituirea garaniei Se solicita constituirea de garaniei de buna Odata cu Compart. D.E.A. Director Compart.
de buna executie, daca executie, care poate fi sub mai multe forme: incheierea achiziii Cont.sef achiziii
este cazul . -prin scrisoare de garantie bancara; contractului
2 Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie achiziii Cont.sef achiziii
la termenul convenit de parti.
189
Manual de proceduri
190

Nr. Descrierea Aciuni desfurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt. activitilor
1 Efectuarea recepiei Reprezint operaiunea prin care autoritatea
obiectul contractului (produse, servicii, lucrri) si pe
baza creia se efectueaz plata finala.
2 Eliberarea garaniei de Se elibereaza de garaniei de buna executie, dupa Max 14 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
buna executie, daca indeplinerea totala a contractului i plata ultimei finaliz.re finale, achiziii Jurist achiziii
este cazul facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza cu detalierea din
art. 92, alin. (4)
documentele constatatoare care contin informatii din OUG 34,
referitoare la indeplinirea contractului de catre pentru
furnizor/prestator/executant si la eventualele contractele de
prejudicii create de acesta. lucrri
ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de data elib.scris de achiziii achiziii
furnizor/prestator/execu catre furnizor/prestator/executant si la eventualele buna executie
tant a confirmarii
indeplinirii a prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste
contractului documente se ataseaza dosarului procedurii.

Crt.
1 Efectuarea analizei Reprezint operaiunea prin care autoritatea Compart. D.E.A. Director Compart.
desfurrii procedurii contractant analizeaz modul de ndeplinire a achiziii Jurist achiziii
si a ndeplinirii contractului respectiv, msura in care au fost Cont. ef
contractului satisfcute toate necesitile autoritii, punctele tari
si punctele slabe ale procedurii si propunerile de
mbuntire pe viitor a procesului de achiziie
publica
PROCEDUR : A00203020 Privind activitatea de elaborare i fundamentare a documentaiilor

de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti.
Scop : Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de elaborare a documentaiilor
de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti provocate de aciunea negativ a factorilor naturali
asupra culturilor agricole.
Premise: Elaborarea i fundamentarea documentaiilor de constatare i stabilire a pierderilor din
calamiti reprezin activitatea prin care se determin cadrul legal i condiiile concrete pentru a
asigura darea la scdere din evidena contabil a prii din pagub, pentru care nu se stabilete
rspunderea material.
Aplicabilitate : Structurile din sistemul administraiei penitenciare.
Procedura :

Responsabilul Informeaz ierarhic, n termen de 24 ore, despre apariia calamitilor
sectorului vegetal naturale care au produs distrugerea unor culturi agricole
din unitate
Directorul Constituie, n termen de 24 ore, prin decizie de zi pe unitate, o comisie
unitii subordonate a unitii de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti. Se
coopteaz n comisie organul tehnic de specialitate de la Direcia
Agricol sau Centrul Agricol din zon
Directorul n termen de 24 ore de cnd a fost informat despre calamitate, solicit
unitii subordonate o adres de la Administraia Naional de Meteorologie, n vederea
certificrii factorului natural care a determinat calamitatea
n termen de 5 zile, efectueaz, n prezena efului de sector vegetal
Comisia de constatare a msurtori
pierderilor din calamiti n vederea determinrii procentului de distrugere a culturilor
Comisia de constatare a ntocmete

care, se
actul de constatare iniial a pierderilor din calamiti, n
specific procentul de calamitare, factorul care a produs
pierderilor din calamiti
calamitatea i msurile propuse
Directorul Avizeaz actul de constatare iniial a calamitii i l nainteaz la ANP,
unitii subordonate n termen de 48 ore.
Comisia de constatare a ntocmete baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare
Dup evaluare, ntocmete procesele verbale de constatare i stabilire a
pierderilor din calamiti, pentru culturile afectate, astfel:
- pentru culturile la care daunele nu depesc 30% din producie,
Comisia de constatare a comisia propune recuperarea cheltuielilor prin recorelarea preului
pierderilor din calamiti de cost
- pentru culturile la care daunele depesc 30% din producie,
comisia propune scderea pierderilor din evidena contabil a
unitii.
ntocmete documentaia de constatare a calamitii, care trebuie s
conin urmtoarele :
- Act de constatare iniial a calamitii
- Proces verbal de constatare i stabilire a pierderilor din calamiti,
Comisia de constatare a ntocmit pentru fiecare cultur calamitat, dup ncheierea ciclului de
pierderilor din calamiti producie
- Baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare
- Adres de la Administraia Naional de Meteorologie Centrul
Meteorologic Regional
191
Manual de proceduri
Avizeaz documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din

calamiti (actul de constatare, procesul verbal, baza de calcul i adresa
Directorul de la A.N.M.) i le nainteaz spre aprobare ANP , n termen de 30 de
unitii subordonate zile de la ntocmirea documentaiilor.
Aprob documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din
calamiti, care sunt de competena ordonatorului teriar de credite i le
nainteaz serviciului financiar-contabilitate din unitate
Analizeaz i verific documentaiile de constatare i stabilire a
Responsabilul pierderilor din calamiti
compartimentului producie nainteaz adresele
ntocmete sau notele pentru aprobarea documentaiilor
documentaiile pentru aprobarea scderii din evidena
vegetal contabil a pagubelor produse prin calamitare n funcie de valoarea
acestora i, implicit, de competenele de aprobare
Analizeaz i avizeaz documentaiile de constatare i stabilire a
Directorul Direciei pierderilor din calamiti
Economico - Administrative contabil a documentaiile
nainteaz pentru aprobarea scderii din evidena
pagubelor produse prin calamitare n funcie de valoarea
acestora i, implicit, de competenele de aprobare
Analizeaz i avizeaz documentaiile de constatare i stabilire a
Directorul General Adjunct Propune spre aprobare directorului general al ANP documentaiile
pentru aprobarea scderii din evidena contabil a pagubelor produse
prin calamitare, care, n funcie de valoarea acestora, sunt de
competena ordonatorului secundar de credite
Aprob documentaiile de constatare i stabilire a pierderilor din
calamiti, care sunt de competena ordonatorului secundar de credite
Directorul General nainteaz ministrului justiiei sau secretarului de stat, n funcie de
competenele de aprobare, documentaiile pentru aprobarea scderii
din evidena contabil a pagubelor produse prin calamitare
Responsabilul ntocmete adresele de restituire a documentaiilor aprobate, n funcie
Compartimentului de competene
producie vegetal nainteaz la uniti documentaiile aprobate
Serviciul Financiar Efectueaz scderea efectiv din evidena contabil a unitii a
Contabilitate pagubelor produse prin calamitare, din toate documentaiile aprobate.
PROCEDURA : A00203021 PROCEDURA PRIVIND STABILIREA RSPUNDERII PATRIMONIALE
Scop: Stabilirea setului de reguli i operaiuni privind stabilirea rspunderii patrimoniale

Premise: Existena unui prejudiciu
Aplicabilitate: n unitile subordonate ANP
Procedura:
Directorul unitii - Dispune efectuarea cercetrii administrative de ndat ce a luat la
cunotin de eventualitatea existenei unei pagube materiale
- Numete, prin decizie zilnic, componena comisiei de cercetare
administrativ, perioada efecturii cercetrii i locul / domeniul unde
se va efectua cercetarea
- Decide asupra propunerilor prezentate de comisia de cercetare
administrativ n procesul verbal
- Emite dispoziia de imputare
192
Comisia de cercetare Comisia de cercetare administrativ efectueaz urmtoarele activiti:

administrativ - stabilirea mprejurrilor n care a fost produs prejudiciul , prin luarea
de note explicative de la persoanele implicate , personalul care
asigur supravegherea persoanelor private de libertate, precum i
oricrei alte persoane ce poate da informaii concrete n acest sens ;
- ntocmirea procesului verbal de cercetare administrativ , cu
menionarea bazei legale de nregistrare a debitului i reinerii
sumelor necesare acoperirii acestuia , numelui persoanelor care au
ntocmit note explicative i calitatea acestora,a mprejurrilor n care
s-a produs prejudiciul , a persoanei vinovate de svrirea lui ,
precum i a valorii pagubei ce urmeaz s fie recuperat ;
- prezentarea concluziilor i propunerilor de recuperare a pagubei , n
cadrul procesului verbal de cercetare administrativ.
- solicitarea copiilor pentru documentele financiar-contabile din care
rezult valoarea unei eventuale reparaii efectuate pentru ca bunul
material s redevin funcional sau a negaiei tehnice din partea unui
prestator specializat din care s rezulte c bunul material nu mai
poate fi reparat datorit strii n care se gsete ;
- stabilirea valorii de nlocuire a bunului material distrus sau degradat ,
ce nu mai poate fi utilizat la parametrii normali ;
- ia angajamentul de plat persoanei vinovate de producerea pagubei
,n cazul n care aceasta consimte s acopere prejudiciul cauzat ;
- ntocmete proiectul dispoziiei de imputare , n cazul n care
directorul unitii stabilete acest lucru ;
- predarea unui exemplar din dispoziia de imputare , precum i a
procesului verbal de cercetare administrativ i a angajamentului de
plat ( dac persoana vinovat de producerea pagubei consimte s-l
semneze) , contabilului-ef , n vederea nregistrrii pagubei n
evidena contabil i urmririi acesteia pentru recuperare.
Consilierul juridic - avizeaz procesul verbal de cercetare administrativ
Persoana care consider - se poate adresa instanei de contencios administrativ competente n
c imputarea sau reine- condiiile legii.
rea a fost fcut fr
temei legal
PROCEDURA : A00203022 PROCEDURA PRIVIND EXECUTAREA CONTROLULUI IERARHIC
Scop: Stabilirea setului de reguli i operaiuni privind executarea controlului ierarhic

Premise: Existena structurilor organizatorice i a ROF
Aplicabilitate: n unitile subordonate ANP
Procedura
Directorul unitii - Emite, la nceputul anului calendaristic, decizia anual privind
persoanele i compartimentele cu atribuii de control ierarhic
- Aprob planurile de control ierarhic ntocmite de efii structurilor din
subordine
- Aprob concluziile si msurile care sunt de competena sa propuse
de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului
de control
- Verific respectarea planului de control
Directori adjunci / efi de 1. ntocmesc planurile de control anuale, trimestriale i lunare, care vor
serviciu cuprinde:
- Perioadele n care se execut aceste controale
193
Manual de proceduri
- Persoanele care vor executa controalele

- Structurile i documentele care vor fi supuse controlului
2. Aprob concluziile si msurile care sunt de competena sa propuse
de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului de
control
3. Verific respectarea planului de control
Echipa/Persoana - Execut controlul la data i locul stabilite asupra obiectivelor,
desemnat s execute documentelor sau persoanelor supuse controlului
controlul ierarhic - Completeaz registrul de controale ierarhice
- Prezint concluziile i msurile propuse persoanelor controlate
i efului structurii din care acesta face parte
- Prezint concluziile i msurile propuse persoanei care dispus
controlul
PROCEDURA : A00203023 PROCEDURA OPERAIONAL INVENTARIEREA PATRIMONIULUI
Scop: Stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor de activ i de pasiv ale fiecrei uniti
Premise: Existena structurilor organizatorice i a elementelor de patrimoniu
Aplicabilitate: n unitile ANP
Procedura
Directorul unitii 1. Emite decizia scris de numire a comisiei de inventariere
n decizia de numire se menioneaz obligatoriu urmtoarele elemente:
componena comisiei
- n componena comisiei vor fi numite persoane cu pregtire
corespunztoare economic i tehnic
- n comisia de inventariere nu pot fi numii gestionarii depozitelor
supuse inventarierii i nici contabilii care in evidena gestiunii
respective
numele responsabilului comisiei
modul de efectuare a inventarierii
gestiunea supus inventarierii
data de ncepere a operaiunilor
data de terminare a operaiunilor
2. n cazul constatrii unor lipsuri n gestiune, imputabile, va lua msura
emiterii dispoziiei de imputare.
n cazul unor lipsuri neimputabile poate aproba compensri (dac sunt
ntrunite toate condiiile legale) sau poate propune ordonatorului de
credite competent scderea din contabilitate.
n cazul constatrii unor plusuri n gestiune va dispune conform
legislaiei n vigoare
3. Cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil i al
conductorului compartimentului juridic, decide, n termen de cel mult 5
zile de la primirea procesului-verbal de inventariere, asupra soluionrii
propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale.
Directorul adjunct 1. n vederea bunei desfurri ale activitii de inventariere ia msuri
economico - administrativ pentru crearea condiiilor corespunztoare de lucru comisiei de
inventariere, prin:
organizarea depozitrii bunurilor grupate pe
sortotipodimensiuni, codificarea acestora i ntocmirea
etichetelor de raft;
inerea la zi a evidenei tehnico-operative la gestiuni i a celei
contabile i efectuarea confruntrii datelor din aceste evidene;
194
participarea ntregii comisii de inventariere la lucrrile de

inventariere;
asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor
care se inventariaz, respectiv pentru sortare, aezare,
cntrire, msurare, numrare etc.;
asigurarea participrii la identificarea bunurilor inventariate
(calitate, sort, pre etc.) a unor specialiti din unitate sau din
afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de
inventariere, care au obligaia de a semna listele de inventariere
pentru atestarea datelor nscrise;
dotarea gestiunii cu aparate i instrumente adecvate i n numr
suficient pentru msurare, cntrire etc., cu mijloace de
identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum i cu
formulare i rechizite necesare;
dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul i
de sigilare a spaiilor inventariate;
asigurarea proteciei membrilor comisiei de inventariere n
conformitate cu normele de protecie a muncii;
asigurarea securitii uilor, ferestrelor, porilor etc. de la
magazine, depozite, gestiuni etc.
Comisia de inventariere 1. Ia urmtoarele msuri organizatorice:
a) nainte de nceperea operaiunii de inventariere s ia de la
gestionarul rspunztor de gestiunea bunurilor o declaraie scris din
care s rezulte dac:
gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare;
n afara bunurilor unitii respective, are n gestiune i alte
bunuri aparinnd terilor, primite cu sau fr documente;
are plusuri sau lipsuri n gestiune, despre a cror cantitate sau
valoare are cunotin;
are bunuri nerecepionate sau care trebuie expediate (livrate),
pentru care s-au ntocmit documentele aferente;
a primit sau a eliberat bunuri fr documente legale;
deine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea
bunurilor aflate n gestiunea sa;
are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n
evidena gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.
De asemenea, gestionarul va meniona n declaraia scris felul,
numrul i data ultimului document de intrare/ieire a bunurilor n/din
gestiune.
Declaraia se dateaz i se semneaz de ctre gestionarul
rspunztor de gestiunea bunurilor i de ctre comisia de inventariere,
care atest c a fost dat n prezena sa;
b) s identifice toate locurile (ncperile) n care exist bunuri ce
urmeaz a fi inventariate;
c) s asigure nchiderea i sigilarea spaiilor de depozitare, n
prezena gestionarului, ori de cte ori se ntrerup operaiunile de
inventariere i se prsete gestiunea.
Dac bunurile supuse inventarierii, gestionate de ctre o singur
persoan, sunt depozitate n locuri diferite sau cnd gestiunea are mai
multe ci de acces, membrii comisiei care efectueaz inventarierea
trebuie s sigileze toate aceste locuri i cile lor de acces, cu excepia
locului n care a nceput inventarierea, care se sigileaz numai n cazul
cnd inventarierea nu se termin ntr-o singur zi. La reluarea lucrrilor
se verific dac sigiliul este intact; n caz contrar, acest fapt se va
consemna ntr-un proces-verbal de constatare, care se semneaz de
ctre comisia de inventariere i de ctre gestionar, lundu-se msurile
corespunztoare.
Documentele ntocmite de comisia de inventariere rmn n cadrul
195
Manual de proceduri
gestiunii inventariate, n locuri special amenajate (fiete, casete, dulapuri

etc.), ncuiate i sigilate. Sigiliul se pstreaz, pe durata inventarierii, de
ctre responsabilul comisiei de inventariere;
d) s bareze i s semneze, la ultima operaiune, fiele de magazie,
menionnd data la care s-au inventariat bunurile, s vizeze
documentele care privesc intrri sau ieiri de bunuri, existente n
gestiune, dar nenregistrate, s dispun nregistrarea acestora n fiele
de magazie i predarea lor la contabilitate, astfel nct situaia scriptic a
gestiunii s reflecte realitatea.
La unitile de desfacere cu amnuntul, care folosesc metoda global-
valoric, gestionarul trebuie s ntocmeasc i s depun la
contabilitate, nainte de nceperea inventarierii, raportul de gestiune n
care s se nscrie toate documentele de intrare i de ieire a mrfurilor,
precum i cele privind numerarul depus la casierie, ntocmit pn n
momentul nceperii inventarierii;
e) s verifice numerarul din cas i s stabileasc suma ncasrilor
din ziua curent, solicitnd ntocmirea monetarului (la gestiunile cu
vnzare cu amnuntul) i depunerea numerarului la casieria unitii;
f) s controleze dac toate instrumentele i aparatele de msur sau
de cntrire au fost verificate i dac sunt n bun stare de funcionare.
n cazul n care gestionarul lipsete, comisia de inventariere aplic
sigiliul i comunic aceasta conducerii unitii respective. Conducerea
unitii are obligaia s l ncunotineze imediat, n scris, pe gestionar
despre inventarierea ce trebuie s se efectueze, indicnd locul, ziua i
ora fixate pentru nceperea lucrrilor.
Dac gestionarul sau reprezentantul su legal nu se prezint la locul,
data i ora fixate, inventarierea se efectueaz de ctre comisia de
inventariere n prezena altei persoane, numit prin decizie scris, care
s l reprezinte pe gestionar.
g) Pentru desfurarea corespunztoare a inventarierii este indicat,
dac este posibil, s se sisteze operaiunile de intrare-ieire a bunurilor
supuse inventarierii, lundu-se din timp msurile corespunztoare
pentru a nu se stnjeni procesul normal de livrare sau de primire a
bunurilor.
Dac operaiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi
suspendate, se prevede crearea unei zone tampon n care s se
depoziteze bunurile primite n timpul inventarierii sau s se permit
expedieri la clieni, iar operaiunile respective se vor efectua numai n
prezena comisiei de inventariere, care va meniona pe documentele
respective "primit n timpul inventarierii" sau "eliberat n timpul
inventarierii", dup caz, n scopul evitrii inventarierii duble sau a
omisiunilor.
h) Pe toat durata inventarierii, programul i perioada inventarierii vor
fi afiate la loc vizibil.
2. Realizeaz urmtoarele activiti specifice inventarierii:
Inventarierea imobilizrilor necorporale se efectueaz prin
constatarea existenei i apartenenei acestora la unitile
deintoare, iar n cazul brevetelor, licenelor, al know-how i al
mrcilor de fabric este necesar dovedirea existenei acestora
pe baza titlurilor de proprietate.
Inventarierea terenurilor se efectueaz pe baza documentelor
care atest proprietatea acestora i a schielor de amplasare.
Cldirile se inventariaz prin identificarea lor pe baza titlurilor de
proprietate i a dosarului tehnic al acestora.
Construciile i echipamentele speciale cum sunt: reelele de
energie electric, termic, gaze, ap, canal, telecomunicaii,
cile ferate i altele similare se inventariaz potrivit regulilor
stabilite de deintorii acestora.
196
Imobilizrile corporale care n perioada inventarierii se afl n

afara unitii (vapoare, locomotive, vagoane, avioane,
autovehicule etc.), plecate n curs de lung durat, mainile de
for i utilajele energetice, mainile, utilajele i instalaiile de
lucru, aparatele i instalaiile de msurare, control i reglare i
mijloacele de transport date pentru reparaii n afara unitii se
inventariaz naintea ieirii lor temporare din unitate sau prin
confirmare scris primit de la unitatea unde acestea se
gsesc.
n listele de inventariere a imobilizrilor necorporale i corporale
aflate n curs de execuie se menioneaz pentru fiecare obiect
n parte, pe baza constatrii la faa locului: denumirea
obiectului, descrierea amnunit a stadiului n care se afl
acesta, pe baza valorii din documentaia existent (devize),
precum i n funcie de volumul lucrrilor realizate la data
inventarierii. Materialele i utilajele primite de la beneficiari
pentru montaj i nencorporate n lucrri se inventariaz
separat.
Investiiile puse n funciune total sau parial, crora nu li s-au
ntocmit formele de nregistrare ca imobilizri corporale, se
nscriu n liste de inventariere separate. De asemenea, lucrrile
de investiii care nu se mai execut, fiind sistate sau
abandonate, se nscriu n liste de inventariere separate,
artndu-se cauzele sistrii sau abandonrii, aprobarea de
sistare sau abandonare i msurile ce se propun n legtur cu
aceste lucrri.
Stabilirea stocurilor faptice se face prin numrare, cntrire,
msurare sau cubare, dup caz. Bunurile aflate n ambalaje
originale intacte nu se desfac dect prin sondaj, acest lucru
urmnd a fi menionat i n listele de inventariere respective.
La lichidele a cror cantitate efectiv nu se poate stabili prin
transvazare i msurare, coninutul vaselor - stabilit n funcie
de volum, densitate, compoziie etc. - se verific prin scoaterea
de probe din aceste vase, inndu-se seama de densitate,
compoziie i de alte caracteristici ale lichidelor, care se
constat fie organoleptic, fie prin msurare sau probe de
laborator, dup caz.
Materialele de mas ca: ciment, oel beton, produse de carier
i balastier, produse agricole i alte materiale similare, ale
cror cntrire i msurare ar necesita cheltuieli importante sau
ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria
pe baz de calcule tehnice. n listele de inventariere a
materialelor prevzute la alineatele 8-10 se menioneaz modul
cum s-a fcut inventarierea, precum i datele tehnice care au
stat la baza calculelor.
Bunurile din domeniul public al statului i al unitilor
administrativ-teritoriale, date n administrare instituiilor publice
i regiilor autonome potrivit legii, se inventariaz i se
evideniaz n mod distinct n cadrul acestor uniti.
Bunurile aflate asupra angajailor la data inventarierii
(echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariaz
i se trec n liste separate, specificndu-se persoanele care
rspund de pstrarea lor. n cadrul evidenierii acestora pe
formaii i locuri de munc, bunurile vor fi centralizate i
comparate cu datele din evidena tehnico-operativ, precum i
cu cele din evidena contabil.
Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariaz cu
prioritate fr a se stnjeni desfacerea imediat a acestora.
197
Manual de proceduri
Comisia de inventariere are obligaia s controleze toate locurile

n care pot exista bunuri supuse inventarierii.
Toate bunurile ce se inventariaz se nscriu n listele de
inventariere, care trebuie s se ntocmeasc pe locuri de
depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri.
Bunurile aparinnd altor uniti (nchiriate, n leasing, n
custodie, cu vnzare n consignaie, spre prelucrare etc.) se
inventariaz i se nscriu n liste separate. Listele de
inventariere pentru aceste bunuri vor conine informaii cu privire
la numrul i data actului de predare-primire i ale documentului
de livrare, precum i alte informaii utile.
Listele de inventariere cuprinznd bunurile aparinnd terilor se
trimit i persoanei fizice sau juridice, romne ori strine, dup
caz, creia i aparin bunurile respective, n termen de cel mult
15 zile de la terminarea inventarierii, urmnd ca proprietarul
bunurilor s comunice eventualele nepotriviri n termen de 5 zile
de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea n acest
termen presupune recunoaterea exactitii datelor nscrise n
listele de inventariere. n caz de nepotriviri, unitatea deintoare
este obligat s clarifice situaia diferenelor respective i s
comunice constatrile sale persoanei fizice sau juridice creia i
aparin bunurile respective, n termen de 5 zile de la primirea
sesizrii.
Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fr
micare ori greu vandabile, comenzi n curs, abandonate sau
sistate, precum i pentru creanele i obligaiile incerte ori n
litigiu se ntocmesc liste de inventariere separate sau situaii
analitice separate, dup caz.
Determinarea stocurilor faptice se face astfel nct s se evite
omiterea ori inventarierea de dou sau de mai multe ori a
acelorai bunuri.
Bunurile aflate n expediie se inventariaz de ctre unitile
furnizoare, iar bunurile achiziionate aflate n curs de
aprovizionare se inventariaz de unitatea cumprtoare i se
nscriu n liste de inventariere separate.
nainte de nceperea inventarierii produciei n curs de execuie
i a semifabricatelor din producia proprie, este necesar: s se
predea la magazii i la depozite, pe baza documentelor, toate
piesele, ansamblurile i agregatele a cror prelucrare a fost
terminat; s se colecteze din secii sau ateliere toate produsele
reziduale i deeurile, ntocmindu-se documentele de
constatare; s se ntocmeasc documentele de constatare i s
se clarifice situaia semifabricatelor a cror utilizare este
ndoielnic.
n cazul produciei n curs de execuie se inventariaz att
produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrrii
impuse de procesul tehnologic de producie, ct i produsele
care, dei au fost terminate, nu au trecut toate probele de
recepionare tehnic sau nu au fost completate cu toate piesele
i accesoriile lor. n cadrul produciei n curs de execuie se
cuprind, de asemenea, lucrrile i serviciile n curs de execuie
sau neterminate.
Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb,
semifabricatele etc., aflate la locurile de munc i nesupuse
prelucrrii, nu se consider producie n curs de execuie.
Acestea se inventariaz separat i se repun n conturile din care
provin, diminundu-se cheltuielile, iar dup terminarea
inventarierii acestora se vor evidenia n conturile iniiale de
198
cheltuieli. Inventarierea produciei n curs de execuie din cadrul

seciilor auxiliare se face prin stabilirea gradului de executare a
lucrrilor (reparaii, lucrri pentru teri etc.).
Inventarierea lucrrilor de modernizare nefinalizate sau de
reparaii ale cldirilor, instalaiilor, mainilor, utilajelor,
mijloacelor de transport i ale altor bunuri se face prin
verificarea la faa locului a stadiului fizic al lucrrilor. Astfel de
lucrri se consemneaz ntr-o list de inventariere separat, n
care se indic denumirea obiectului supus modernizrii sau
reparaiei, gradul de executare a lucrrii, costul de deviz i cel
efectiv al lucrrilor executate.
Creanele i obligaiile fa de teri sunt supuse verificrii i
confirmrii pe baza extraselor soldurilor debitoare i creditoare
ale conturilor de creane i datorii care dein ponderea valoric
n totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont"
(cod 14-6-3), sau punctajelor reciproce, n funcie de necesiti.
Disponibilitile bneti, cecurile, cambiile, biletele la ordin,
scrisorile de garanie, acreditivele, ipotecile, precum i alte
valori aflate n casieria unitilor se inventariaz n conformitate
cu prevederile legale. Disponibilitile aflate n conturi la bnci
sau la unitile Trezoreriei Statului se inventariaz prin
confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea
cu cele din contabilitatea unitii. n acest scop, extrasele de
cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucrtoare a
anului, puse la dispoziie de unitile bancare i unitile
Trezoreriei Statului, vor purta tampila oficial a acestora.
Disponibilitile n lei i n valut din casieria unitii se
inventariaz n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar, dup
nregistrarea tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind
exerciiul respectiv, confruntndu-se soldurile din registrul de
cas cu monetarul i cu cele din contabilitate.
nscrierea n listele de inventariere a mrcilor potale, a
timbrelor fiscale, tichetelor de cltorie, bonurilor cantiti fixe, a
biletelor de spectacole, de intrare n muzee, expoziii i altele
asemenea se face la valoarea lor nominal, cu excepia
timbrelor cu valoare filatelic.
Pentru toate celelalte elemente de activ i de pasiv, cu ocazia
inventarierii, se verific realitatea soldurilor conturilor respective,
iar pentru cele aflate la teri se fac cereri de confirmare, care se
vor ataa la listele respective dup primirea confirmrii.
Pe ultima fil a listei de inventariere, gestionarul trebuie s
menioneze dac toate bunurile i valorile bneti din gestiune
au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n
prezena sa. De asemenea, acesta menioneaz dac are
obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. n acest
caz, comisia de inventariere este obligat s analizeze
obieciile, iar concluziile la care a ajuns se vor meniona la
sfritul listelor de inventariere.
Listele de inventariere se semneaz pe fiecare fil de ctre
membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar.
n cazul gestiunilor colective (cu mai muli gestionari), listele de
inventariere se semneaz de ctre toi gestionarii, iar n cazul
predrii-primirii gestiunii, acestea se semneaz att de ctre
gestionarul predtor, ct i de ctre cel primitor.
Inventarierea elementelor de activ ale unitii se materializeaz
prin nscrierea acestora, fr spaii libere i fr tersturi, n
formularul "Lista de inventariere"
Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor
199
Manual de proceduri
constatate faptic i nscrise n listele de inventariere cu cele din

evidena tehnico-operativ (fiele de magazie) i din
contabilitate.
Evaluarea elementelor de activ i de pasiv cu ocazia
inventarierii se face potrivit prevederilor reglementrilor
contabile aplicabile.
Rezultatele inventarierii se nscriu de ctre comisia de
inventariere ntr-un proces-verbal.
Pentru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate la
bunuri, precum i pentru pagubele determinate de expirarea
termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze,
comisia de inventariere trebuie s primeasc explicaii scrise de
la persoanele care au rspunderea gestionrii, respectiv a
urmririi decontrii creanelor. Pe baza explicaiilor primite i a
documentelor cercetate, comisia de inventariere stabilete
caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor i deprecierilor
constatate, precum i caracterul plusurilor, propunnd, n
conformitate cu dispoziiile legale, modul de regularizare a
diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice,
rezultate n urma inventarierii.
Propunerile cuprinse n procesul-verbal al comisiei de
inventariere se prezint, n termen de 3 zile de la data ncheierii
operaiunilor de inventariere, directorului unitii.
Consilierul juridic Avizeaz propunerile fcute de comisia de inventariere n procesul
verbal naintat spre aprobare directorului unitii.
Conductorul 1. Avizeaz propunerile fcute de comisia de inventariere n procesul
compartimentului verbal naintat spre aprobare directorului unitii.
financiar - contabil 2. Rezultatul inventarierii se nregistreaz n contabilitate potrivit
prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare, i n conformitate cu reglementrile contabile aplicabile.
PROCEDURA:A00204001 PROCEDUR PRIVIND EXECUTAREA LUCRRILOR DE NTREINERE

I REPARAII CURENTE LA CONSTRUCII.
1. Scopul procedurii
a) stabilirea reglementrile privind asigurarea meninerii capacitii funcionale i a condiiilor de
rezisten, confort i aspect al construciilor, precum i prevenirea i remedierea la timp a degradrilor i
avariilor constatate.
2. Premise:
- aducerea cldirilor i instalaiilor la standardele impuse de actele normative;
- existente n domeniul construciilor, precum i a celor prevzute n Legea nr. 275/2006 privind
executarea pedepselor.
3. Aplicabilitate: n unitile Administraiei Naionale a Penitenciarelor

Director adjunct DEA Propunerea de constituire a comisiei de efectuare a controlului
periodic al construciilor din folosina unitii.
Directorul unitii Numirea comisiei.
Comisia de constatare Verificarea n teren a tuturor construciilor din folosina unitii din
punct de vedere al comportrii si ntreinerii construciilor la
sfritul anului n curs pentru anul urmtor.
200
Comisia de constatare ntocmirea procesului verbal de constatare n care se va

consemna msurile ce se impun precum i natura lucrrilor de
executat.
Directorul unitii la propunerea Verificarea i avizarea procesului verbal de constatare de
directorului adjunct economico directorul adjunct economico administrativ i aprobarea de ctre
administrativ directorul unitii.
Inginerul/tehnicianul ntocmirea caietelor de msurtori (ataamente) pentru lucrrile
constructor/responsabilul de reparaii curente.
cazarmare
Inginerul/tehnicianul ntocmirea devizelor estimative de lucrri (ncadrarea pe categorii
constructor/responsabilul de lucrri i pe articole de deviz a cantitilor de lucrri din
cazarmare ataamente).
Directorul unitii la propunerea Stabilirea la nceputul anului a lucrrilor de reparaii curente
directorului adjunct economico- prioritare n funcie de fondurile prevzute n bugetul unitii.
administrativ
Directorului adjunct economico Planificarea lunar a lucrrilor de reparaii curente.
administrativ
Inginerul/tehnicianul ntocmirea dispoziiei de lucru
constructor/responsabilul
cazarmare
Gestionarul Eliberarea materialelor de construcie pe baza bonurilor de
consum din magazie
Inginerul/tehnicianul Preluarea materialelor de construcie i punerea n oper
constructor/responsabil acestora.
cazarmare
Inginerul/tehnicianul ntocmirea situaiilor de lucrri de reparaii curente i de
constructor/responsabil ntreinere.
cazarmare
Directorul unitii dup viza Aprobarea situaiilor de lucrri
directorului adjunct economico
administrativ
Comisia de recepie a lucrrilor Recepia lucrrilor de reparaii curente i de ntreinere
de reparaii curente i de
ntreinere numit la nceputul
anului prin Decizie a Directorului
unitii
Inginerul/tehnicianul constructor/ Raportarea trimestrial i anual ANP- Serviciul cazarmare
responsabil cazarmare construcii-investiii a lucrrilor de reparaii curente executate
(valoarea lucrrilor i imobilul asupra cruia s-a intervenit).
eful serviciului cazarmare Trimestrial i anual se ntocmete o not de informare ctre
construcii investiii directorul general privind fondurilor utilizate de fiecare unitate
penitenciar pentru reparaii curente precum i imobilele care au
fost supuse lucrrilor de reparaii.
NOT:
- Lucrrile de reparaii curente se pot realiza numai la expirarea garaniei de bun execuie a
lucrrilor de reparaii capitale i/sau investiii.
- La construciile la care se execut lucrri de reparaii capitale, n cursul aceluiai an, nu se vor
realiza lucrri de reparaii curente i de ntreinere, acestea fiind cuprinse n documentaia lucrrilor de
reparaii capitale.
- Lucrrile de ntreinere se pot realiza i n perioada de garanie a lucrrilor de reparaii capitale
i/sau investiii.
- n cazul schimbrii destinaiei diferitelor spaii se nainteaz la ANP DEA Serviciul Cazarmare,
Construcii Investiii o nota justificativ pentru aprobarea acestora. Analizarea notei justificative n
Consiliul Tehnico Economic i comunicarea ctre unitatea beneficiar a rezoluiei consiliului.
201
Manual de proceduri
PROCEDURA: A00204002 PROCEDUR PRIVIND EXECUTAREA LUCRRILOR DE REPARAII

CAPITALE, CONSOLIDARE I MODERNIZARE.
a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executrii lucrrilor de reparaii
capitale;
b) stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente
lucrrilor de reparaii capitale.
2. Premise: Realizarea reparaiilor capitale conform legislaiei n vigoare
3. Aplicabilitate: n toate unitile Administraiei Naionale a Penitenciarelor.
Responsabilul tehnic ntocmirea notei de fundamentare privind oportunitatea i
(inginerul/tehnicianul necesitatea promovrii obiectivului de reparaii capitale,
constructor/responsabil consolidare i modernizare.
cazarmare)
Directorul unitii Aprobarea notei de fundamentare i naintarea acesteia la ANP
Serviciul cazarmare construcii - investiii.
Consiliul Tehnico Economic Analizarea notei de fundamentare n Consiliul Tehnico Economic
al Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Secretarul Consiliului Tehnico Transmiterea avizului de promovare a obiectivului de reparaii
Economic capitale, consolidare i modernizare cu precizarea etapelor de
parcurs:
- elaborarea expertizei tehnice;
- elaborarea studiului de fezabilitate;
- elaborarea proiectului tehnic i a detaliilor de execuie.
Directorul unitii la propunerea Numirea comisie de elaborarea a documentaiei de atribuire a
directorului adjunct economico serviciilor de proiectare (expertiz tehnic)
administrativ
Directorul unitii Aprobarea documentaiei.
Directorul unitii Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea
serviciilor de proiectare (expertiz tehnic).
ef serviciu logistic Desfurarea procedurii de achiziie a serviciilor de proiectare
(expertiz tehnic).
Institutul de proiectare/persoana Efectuarea expertizelor tehnice i stabilirea clasei de importan
autorizat (contractantul) a cldirii.
Responsabilul tehnic n baza rezultatelor expertizei ntocmete o nota cu propunerea
(inginerul/tehnicianul de consolidare sau demolare a imobilului expertizat.
cazarmare/responsabilul
cazarmare)
Directorul unitii la propunerea Numirea comisiei (responsabili din sectoarele care desfoar
directorul adjunct economico activiti n cldirea ce urmeaz fi supus lucrrilor) de
administrativ ntocmire a temei de proiectare pentru lucrarea de reparaii
capitale.
Comisia de elaborare a temei ntocmirea temei de proiectare.
de proiectare
naintare la ANP- Serviciul cazarmare construcii-investiii a
urmtoarelor documente:
- expertiza tehnic i nota cu rezultatele expertizei tehnice;
- tema de proiectare.
Responsabilul tehnic din cadrul Analizarea documentelor nainte i consultarea direciilor de
Serviciului cazarmare construcii specialitate din ANP i ntocmirea raportului de expertiz pentru
investiii Consiliul Tehnico Economic
202
Consiliul Tehnico Economic Prezentarea rezultatele expertizei tehnice i susinerea temei de

proiectare n cadrul C.T.E. al A.N.P. i luarea msurilor ce se
impun fie pentru continuarea lucrrii, sistarea acesteia sau
propunerea de demolare.
Secretarul Consiliului Tehnico Comunicarea rezoluiei consiliului privind promovarea

Economic obiectivului de reparaii capitale, consolidare i modernizare.
Direcia Economico Analizeaz posibilitatea finanrii obiectivului n cursul aceluiai
Administrativ an sau n anul urmtor i emiterea dup caz a filei de plan.
Responsabilul economic din Transmiterea filei de plan.
Serviciul cazarmare construcii-
investiii compartimentul plan
Responsabilul tehnic ntocmirea documentaiei pentru obinerea certificatului de
(inginerul/tehnicianul urbanism i depunerea acestei la autoritile publice locale.
cazarmare)
directorului adjunct economico serviciilor de proiectare.
administrativ
Comisia de elaborare a Elaborarea documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare.
documentaiei
Directorul unitii Aprobarea documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare
Directorul adjunct economico Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea
administrativ serviciilor de proiectare (studiul de fezabilitate, proiect tehnic,
detalii de execuie ).
eful serviciului logistic Desfurarea procedurii de achiziie a serviciilor de proiectare
(studiul de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuie).
Institutul de proiectare Elaborarea studiului de fezabilitate;
(contractantul)
Comisia de recepie (aceeai Recepionarea studiului de fezabilitate, ntocmirea procesului
care a ntocmit tema de verbal de recepie.
proiectare)
Comisia de elaborare a temei Analiza studiului de fezabilitate, ntocmirea procesului verbal de
de proiectare analiz a documentaiei.
Directorul unitii Aprobarea procesului verbal de analiz.
Responsabilul tehnic naintarea studiului de fezabilitate la ANP Serviciul cazarmare
(inginerul/tehnicianul construcii-investiii. Studiul de fezabilitate va fi nsoit de nota de
constructor/responsabilul prezentare, proces verbal de analiz a documentaiei, certificatul
cazarmare) de urbanism i avizele menionate n certificat.
Consiliul Tehnico Economic Analiza studiului n Consiliul Tehnico Economic al A.N.P.
Secretarul Consiliul Tehnico Redactarea avizului tehnic al Consiliului Tehnico Economic i
Economic a deciziei de aprobare a lucrrii.
Responsabilul de lucrare din naintarea studiului de fezabilitate Inspectoratului de Stat n
cadrul Serviciului cazarmare Construcii pentru obinerea avizului (pentru lucrrile de reparaii
construcii - investiii capitale a cror valoare de execuie depete 250000 EURO
fr TVA
Secretarul Consiliul Tehnico naintarea deciziei de aprobare a obiectivului de reparaii
Economic capitale ordonatorului principal de credite pentru avizare.
Secretarul Consiliul Tehnico Transmiterea avizului consiliului tehnico economic, decizia de
Economic aprobare i avizul Inspectoratului de Stat n Construcii (dup
caz) unitii beneficiare.
Institutul de proiectare Elaborarea celorlalte documentaii de proiectare (proiect tehnic,
(contractantul) detalii de execuie) contractate .
Comisia de recepie (aceeai Verificarea i recepionare proiectului de execuie, detaliilor de
care a ntocmit tema de execuie
proiectare)
203
Manual de proceduri

directorului adjunct economico contractului de prestri servicii (verificare proiect tehnic, detalii
administrativ de execuie).
Comisia de elaborare a Elaborarea documentaiei de atribuire a contractului de prestri
documentaiei servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuie).
Directorul unitii la propunerea Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea
directorul adjunct economico serviciilor de verificare a proiectului tehnic, detalii de execuie.
administrativ
eful serviciului logistic Desfurarea procedurii de achiziie.
Persoana autorizat Verificarea documentaiilor tehnice de execuie de ctre
(contractantul) specialiti verificatori de proiecte, alii dect specialitii
elaboratori ai proiectelor i ntocmirea raportului de evaluare.
Responsabilul tehnic naintarea proiectului tehnic, detaliilor de execuie i raportul de
(inginerul/tehnicianul solicitare a autorizaiei de construire la ANP - Serviciul
constructor) cazarmare construcii - investiii.
Consiliul Tehnico Economic Analizarea documentaiilor naintate n Consiliul Tehnico
Economic
Secretarul Consiliul Tehnico Eliberarea autorizaiei de construire i transmiterea acesteia
Economic unitii beneficiare.
directorului adjunct economico contractului de execuie de lucrri.
administrativ
Comisia de elaborare a Elaborarea documentaiei de atribuire a contractului de execuie
documentaiei de lucrri.
Directorul unitii Aprobarea documentaiei de atribuirea a contractului de
execuie de lucrri.
Directorul unitii la propunerea Numire a comisiei de evaluare pentru contractarea lucrrilor de
directorul adjunct economico execuie
administrativ
eful serviciului logistic Desfurarea procedurii de achiziie pentru contractarea
lucrrilor de execuie.
Directorul unitii la propunerea Desemnarea dirigintelui de antier (inginerul/tehnicianul
Directorului adjunct economico constructor). n cazul n care nu exist persoan autorizat n
administrativ cadrul unitii se vor contracta servicii de dirigenie de antier.
Dirigintele de antier Comunicarea Inspectoratului Teritorial de Stat n Construcii de
nceperea lucrrilor de execuie.
Directorul unitii Emiterea ordinului de ncepere a lucrrilor.
Directorul unitii la propunerea Sistarea lucrrilor n cazul n care pe parcursul desfurrii
dirigintelui de antier acestora se descoper vestigii arheologice, asigurarea pazei i
anunarea Direciei Judeene pentru Cultur, Culte i Patrimoniu
Cultural Naional.
Directorul unitii la propunerea Sistarea lucrrilor la terminarea fondurilor alocate i renceperea
directorului adjunct economico acestora numai dup refinanare.
administrativ
Dirigintele de ntiinarea Inspectoratului Teritorial de Stat n Construcii i a
antier/antreprenorul proiectantului, n funcie de programul de control pe faze
determinante stabilite prin documentaia de execuie pentru
prezen la faa locului.
Dirigintele de antier Verificarea execuiei lucrrilor (situaiile de lucrri lunare
verificate i acceptate la plat) n baza caietelor de msurtori
lunare ntocmite de dirigintele de antier mpreun cu eful de
antier (reprezentant al antreprenorului).
Directorul unitii la propunerea Decontarea situaiilor de lucrri.
directorul adjunct economico
administrativ
Directorul adjunct economico n cazul nefinalizrii lucrrilor sau a expirrii autorizaiei de
204
administrativ la propunerea construire se va nainta la ANP- Serviciul cazarmare construcii-

dirigintelui de antier investiii un raport de solicitare a prelungirii valabilitii
autorizaiei de construcie.
Consiliul Tehnico Economic Analizarea n Consiliul Tehnico Economic a raportului de
prelungire a autorizaiei de construire
Secretarul Consiliul Tehnico Transmiterea autorizaiei de construire prelungit sau eliberarea
Economic altei autorizaii n cazul n care nu mai poate fi prelungit.
Dirigintele de antier pe ntocmirea, completarea crii tehnice a construciei pe toat
perioada execuiei i perioada de derulare a execuiei lucrrilor inclusiv n perioada de
responsabilul cazarmare n garanie prin completarea jurnalului de evenimente.
perioada de garanie
Antreprenorul lucrrii Transmiterea de ctre antreprenorul lucrrii a solicitrii de
ntrunire a comisiei de recepie ca urmare a finalizrii lucrrilor
Directorul unitii la propunerea Desemnarea comisiei de recepie.
administrativ
Comisia de recepie Recepia lucrrilor la terminarea acestora i ntocmirea
procesului verbal cu anexele (dup caz) cuprinznd listele cu
cantiti de lucrri neexecutate, executate neconform proiectului
sau de remediat.
Comisia de recepie Admiterea, respingerea sau amnarea recepiei
Inginerul/tehnicianul Urmrirea comportrii pe perioada de garanie de bun execuie
constructor/responsabil a lucrrilor i somarea constructorului de cte ori apar probleme
cazarmare de exploatare.
Recepia final a lucrrilor dup expirarea perioadei de garanie
Comisia de recepie Admiterea sau respingerea recepiei finale.
Inginerul/tehnicianul Definitivarea crii tehnice a construciei, respectiv ntocmirea
constructor/responsabil Fiei de date statistice i Punctul de vedere al proiectantului
cazarmare asupra modului de comportare a construciei n timpul perioadei
de garanie.
Comisia de recepie n cazul respingerii recepiei finale cldirea se va elibera de
sarcini, se va conserva i se va expertiza tehnic.
NOT:
n cazul apariiei de lucrri suplimentare, acestea vor fi naintate spre aprobare la ANP- Serviciul
cazarmare construcii-investiii, nsoite de dispoziia de antier (semnat de beneficiar, proiectant,
antreprenor) i nota justificativ.
Documentaiei naintate va fi analizat de ctre responsabilul de lucrare din cadrul serviciului cazarmare
construcii investiii care va supune spre aprobare ordonatorului secundar de credite.
n cazul n care lucrrile nu se justific sau documentele naintate nu sunt complete va ntocmi rspuns
n consecin.
Lucrrile suplimentare nu se pun n oper fr aprobarea acestora de ctre Administraia Naional a
Penitenciarelor.
PROCEDURA: A00204003 PROCEDUR PRIVIND EXECUTAREA LUCRRILOR DE INVESTIII.
a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executrii lucrrilor investiii;
lucrrilor de investiii.
2. Premise: Realizarea investiiilor conform legislaiei n vigoare
3. Aplicabilitate: n toate unitile Administraiei Naionale a Penitenciarelor.
205
Manual de proceduri

Responsabilul tehnic (inginerul/ ntocmirea notei de fundamentare privind oportunitatea i
tehnicianul constructor/ necesitatea promovrii obiectivului de investiii.
responsabil cazarmare)
Directorul unitii la propunerea Numirea comisiei (responsabili din sectoarele care desfoar
directorul adjunct economico activiti n cldirea ce urmeaz fi supus lucrrilor) de ntocmire
administrativ a temei de proiectare pentru lucrarea de reparaii capitale.
Comisia de elaborare a temei ntocmirea temei de proiectare.
de proiectare
Directorul unitii Aprobarea notei de fundamentare i a temei de proiectare i
naintarea acestora la ANP Serviciul cazarmare construcii -
investiii.
Responsabilul tehnic din cadrul Analizarea documentelor nainte i consultarea direciilor de
Serviciului cazarmare construcii specialitate din ANP i ntocmirea raportului de expertiz pentru
investiii Consiliul Tehnico Economic
Consiliul Tehnico Economic Analizarea notei de fundamentare i a temei de proiectare n
Consiliul Tehnico Economic al Administraiei Naionale a
Penitenciarelor.
Secretarul Consiliului Tehnico Transmiterea avizului de promovare a obiectivului de investiii cu
Economic precizarea etapelor de parcurs:
- elaborarea studiului de prefezabilitate i fezabilitate;
- elaborarea proiectului tehnic i a detaliilor de execuie.
Secretarul Consiliului Tehnico Comunicarea rezoluiei consiliului privind promovarea obiectivului
Economic de investiii.
Direcia Economico Analizeaz posibilitatea finanrii obiectivului n cursul aceluiai
Administrativ an sau n anul urmtor i emiterea dup caz a filei de plan
(includerea obiectivul n lista de investiii a ANP la cap. C studii
de prefezabilitate i fezabilitate).
Responsabilul economic din Transmiterea filei de plan.
Serviciul cazarmare construcii-
investiii compartimentul plan
Responsabilul tehnic ntocmirea documentaiei pentru obinerea certificatului de
(inginerul/tehnicianul urbanism i depunerea acestei la autoritile publice locale.
cazarmare)
directorului adjunct economico- serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate i fezabilitate).
administrativ
Elaborarea documentaiei de atribuire a serviciilor de
proiectare(studiul de prefezabilitate i fezabilitate).
Directorul unitii Aprobarea documentaiei de atribuire a serviciilor de proiectare.
Directorul adjunct economico Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea
administrativ serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate i fezabilitate)
eful serviciului logistic Desfurarea procedurii de achiziie a serviciilor de proiectare
(studiul de prefezabilitate i fezabilitate).
Institutul de proiectare Elaborarea studiului de prefezabilitate i fezabilitate;
(contractantul)
Comisia de recepie (aceeai Recepionarea studiului de prefezabilitate i fezabilitate,
care a ntocmit tema de ntocmirea procesului verbal de recepie.
proiectare)
Comisia de elaborare a temei Analiza studiului de prefezabilitate i fezabilitate, ntocmirea
de proiectare procesului verbal de analiz a documentaiei.
Directorul unitii Aprobarea procesului verbal de analiz.
Responsabilul tehnic naintarea studiului de prefezabilitate i fezabilitate la ANP
(inginerul/tehnicianul Serviciul cazarmare construcii-investiii. Studiile vor fi nsoite de
constructor/responsabilul nota de prezentare, proces verbal de analiz a documentaiei,
cazarmare) certificatul de urbanism i avizele menionate n certificat.
206
Consiliul Tehnico Economic Analiza studiului n Consiliul Tehnico Economic al A.N.P.

Secretarul Consiliul Tehnico Redactarea avizului tehnic al Consiliului Tehnico Economic i a
Economic deciziei de aprobare a lucrrii.
Responsabilul de lucrare din naintarea studiului de fezabilitate Inspectoratului de Stat n
cadrul Serviciului cazarmare Construcii pentru obinerea avizului (pentru lucrri ce fac obiectul
construcii - investiii aprobrii de ctre guvern)
Secretarul Consiliul Tehnico naintarea deciziei de aprobare a obiectivului de investiii
Economic ordonatorului principal de credite pentru avizare.
Secretarul Consiliul Tehnico Transmiterea avizului consiliului tehnico economic, decizia de
Economic aprobare i avizul Inspectoratului de Stat n Construcii (dup
caz) unitii beneficiare.
Directorul economico Includerea obiectivului n lista de investiii a ANP la cap. B
administrativ lucrri noi
Responsabilul economic din Transmiterea filei de plan unitii beneficiare a lucrrii de
Serviciul cazarmare construcii investiii.
investiii
directorului adjunct economico contractului de prestri servicii (proiect tehnic, detalii de
administrativ execuie).
documentaiei servicii (proiect tehnic, detalii de execuie).
directorul adjunct economico serviciilor de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuie). .
administrativ
Institutul de proiectare Elaborarea documentaiilor de proiectare (proiect tehnic, detalii
(contractantul) de execuie).
Comisia de recepie (aceeai Verificarea i recepionare proiectului de execuie, detaliilor de
care a ntocmit tema de execuie.
proiectare)
directorului adjunct economico contractului de prestri servicii (verificare proiect tehnic, detalii de
administrativ execuie).
documentaiei servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuie).
directorul adjunct economico serviciilor de verificare a proiectului tehnic, detalii de execuie.
administrativ
Persoana autorizat Verificarea documentaiilor tehnice de execuie de ctre
(contractantul) specialiti verificatori de proiecte, alii dect specialitii elaboratori
ai proiectelor i ntocmirea raportului de evaluare.
Responsabilul tehnic naintarea proiectului tehnic, detaliilor de execuie i raportul de

(inginerul/tehnicianul solicitare a autorizaiei de construire la ANP - Serviciul cazarmare
constructor) construcii - investiii.
Consiliul Tehnico Economic Analizarea documentaiilor naintate n Consiliul Tehnico
Economic
Secretarul Consiliul Tehnico Eliberarea autorizaiei de construire i transmiterea acesteia
Economic unitii beneficiare.
directorului adjunct economico contractului de execuie de lucrri.
administrativ
Comisia de elaborare a Elaborarea documentaiei de atribuire a contractului de execuie
documentaiei de lucrri.
207
Manual de proceduri
Directorul unitii Aprobarea documentaiei de atribuirea a contractului de execuie

de lucrri.
Directorul unitii la propunerea Numire a comisiei de evaluare pentru contractarea lucrrilor de
directorul adjunct economico execuie
administrativ
eful serviciului logistic Desfurarea procedurii de achiziie pentru contractarea lucrrilor
de execuie.
Directorul unitii la propunerea Desemnarea dirigintelui de antier (inginerul/tehnicianul
Directorului adjunct economico constructor). n cazul n care nu exist persoan autorizat n
administrativ cadrul unitii se vor contracta servicii de dirigenie de antier.
Dirigintele de antier Comunicarea Inspectoratului Teritorial de Stat n Construcii de
nceperea lucrrilor de execuie.
Directorul unitii Emiterea ordinului de ncepere a lucrrilor.
Directorul unitii la propunerea Sistarea lucrrilor n cazul n care pe parcursul desfurrii
dirigintelui de antier acestora se descoper vestigii arheologice, asigurarea pazei i
anunarea Direciei Judeene pentru Cultur, Culte i Patrimoniu
Cultural Naional.
Directorul unitii la propunerea Sistarea lucrrilor la terminarea fondurilor alocate i renceperea
directorului adjunct economico acestora numai dup refinanare.
administrativ
Dirigintele de ntiinarea Inspectoratului Teritorial de Stat n Construcii i a
antier/antreprenorul proiectantului, n funcie de programul de control pe faze
determinante stabilite prin documentaia de execuie pentru
prezen la faa locului.
Dirigintele de antier Verificarea execuiei lucrrilor (situaiile de lucrri lunare verificate
i acceptate la plat) n baza caietelor de msurtori lunare
ntocmite de dirigintele de antier mpreun cu eful de antier
(reprezentant al antreprenorului).
Directorul unitii la propunerea Decontarea situaiilor de lucrri.
directorul adjunct economico
administrativ
Directorul adjunct economico n cazul nefinalizrii lucrrilor sau a expirrii autorizaiei de
administrativ la propunerea construire se va nainta la ANP- Serviciul cazarmare construcii-
dirigintelui de antier investiii un raport de solicitare a prelungirii valabilitii autorizaiei
de construcie.
Consiliul Tehnico Economic Analizarea n Consiliul Tehnico Economic a raportului de
prelungire a autorizaiei de construire
Secretarul Consiliul Tehnico Transmiterea autorizaiei de construire prelungit sau eliberarea
Economic altei autorizaii n cazul n care nu mai poate fi prelungit.
Dirigintele de antier pe ntocmirea, completarea crii tehnice a construciei pe toat
perioada execuiei i perioada de derulare a execuiei lucrrilor inclusiv n perioada de
responsabilul cazarmare n garanie prin completarea jurnalului de evenimente.
perioada de garanie
Antreprenorul lucrrii Transmiterea de ctre antreprenorul lucrrii a solicitrii de
ntrunire a comisiei de recepie ca urmare a finalizrii lucrrilor
Directorul unitii la propunerea Desemnarea comisiei de recepie.
directorului adjunct ec-
administrativ
Comisia de recepie Recepia lucrrilor la terminarea acestora i ntocmirea procesului
verbal cu anexele (dup caz) cuprinznd listele cu cantiti de
lucrri neexecutate, executate neconform proiectului sau de
remediat.
Comisia de recepie Admiterea, respingerea sau amnarea recepiei
Inginerul/tehnicianul constructor/ Urmrirea comportrii pe perioada de garanie de bun execuie
responsabil cazarmare a lucrrilor i somarea constructorului de cte ori apar probleme
de exploatare.
Recepia final a lucrrilor dup expirarea perioadei de garanie
Comisia de recepie Admiterea sau respingerea recepiei finale.
208
Inginerul/tehnicianul Definitivarea crii tehnice a construciei, respectiv ntocmirea

constructor/responsabil Fiei de date statistice i Punctul de vedere al proiectantului
cazarmare asupra modului de comportare a construciei n timpul perioadei
de garanie.
Comisia de recepie n cazul respingerii recepiei finale cldirea se va elibera de
sarcini, se va conserva i se va expertiza tehnic.
NOT:
- n cazul apariiei de lucrri suplimentare, acestea vor fi naintate spre aprobare la ANP- Serviciul
cazarmare construcii-investiii, nsoite de dispoziia de antier (semnat de beneficiar, proiectant,
antreprenor) i nota justificativ.
- Documentaia naintat va fi analizat de ctre responsabilul de lucrare din cadrul serviciului
cazarmare construcii investiii care va supune spre aprobare ordonatorului secundar de credite.
- n cazul n care lucrrile nu se justific sau documentele naintate nu sunt complete se va ntocmi
rspuns n consecin.
- Lucrrile suplimentare nu se pun n oper fr aprobarea acestora de ctre Administraia Naional a
Penitenciarelor.
PROCEDURA:A00204004 PROCEDUR PRIVIND RECEPIA LUCRRILOR DE CONSTRUCII I

INSTALAII
1. Scopul procedurii:
a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activitii de recepie a lucrrilor de
construcii si instalaii;
acestei activiti;
2. Premise: efectuarea recepiilor lucrrilor de construcii i instalaii n mod unitar conform legislaiei n
vigoare.
3. DESCRIEREA PROCEDURII
Responsabil Activitatea Desfurat
Dirigintele de antier Pregtirea documentaiilor tehnico-economice, a crii tehnice a
(inginerul/tehnicianul constructor) construciei, a documentaiei pentru recepie i invitarea la
recepie a unui reprezentant din partea Serviciului Controlul
Calitii n Construcii cu cel puin 10 zile nainte de efectuarea
recepiei.
Directorul unitii la propunerea Numirea comisiei de recepie.
administrativ
Comisia de recepie Transmiterea invitaiilor de participare la recepie a
reprezentanilor investitorului, proiectantul lucrrii, executantului
RECEPIA LA TERMINAREA LUCRRILOR
Directorul unitii la propunerea Convocarea comisiei de recepie la terminarea lucrrilor care se
directorului adjunct economico face n maximum 15 zile de la notificarea terminrii lucrrilor de
administrativ ctre antreprenorul lucrrii.
Proiectantul lucrrii Prezentarea punctului de vedere de ctre proiectantul general al
obiectivului privind execuia construciei.
Inginerul/tehnicianul constructor Punerea la dispoziia comisiei de recepie a documentelor de
execuie.
Comisia de recepie 3.Comisia de recepie examineaz obligatoriu:
a) respectarea prevederilor din autorizaia de construire, precum si
avizele si condiiile de execuie impuse de autoritile competente;
b) executarea lucrrilor in conformitate cu prevederile contractului,
209
Manual de proceduri
ale documentaiei de execuie si ale reglementarilor specifice, cu

respectarea exigentelor eseniale, conform legii;
c) referatul de prezentare ntocmit de proiectant cu privire la modul
in care a fost executata lucrarea. Investitorul va urmri ca aceasta
activitate sa fie cuprinsa in contractul de proiectare;
d) terminarea tuturor lucrrilor prevzute in contractul ncheiat
intre investitor si executant si in documentaia anexa la contract.
In cazurile in care exista dubii asupra nscrisurilor din documentele
crii tehnice a construciei, comisia poate cere expertize, alte
documente, ncercri suplimentare, probe si alte teste;
e) valoarea declarata a investiiei.
Examinarea se efectueaz in toate cazurile prin cercetarea vizuala
a construciei si analizarea documentelor coninute in cartea
tehnica a construciei.
Secretarulcomisiei (dirigintele de ntocmirea procesului-verbal de recepie cu consemnarea
antier) observaiilor, concluziilor i a recomandrilor comisiei.
Comisia de recepie Comisia de recepie recomand:
a) admiterea recepiei in cazul in care nu exista obiecii sau cele
care s-au consemnat nu sunt de natura sa efectueze utilizarea
lucrrii conform destinaiei sale.
b) amnarea recepiei cnd:
- se constata lipsa sau neterminarea unor lucrri ce afecteaz
sigurana in exploatare a construciei din punct de vedere al
exigentelor eseniale;
- construcia prezint vicii a cror remediere este de durata si care,
daca nu ar fi fcute, ar diminua considerabil utilitatea lucrrii;
- exista in mod justificat dubii cu privire la calitatea lucrrilor si este
nevoie de ncercri de orice fel pentru a le clarifica.
c) respingerea recepiei daca se constata vicii care nu pot fi
nlturate si care prin natura lor implica realizarea unei sau a mai
multor exigente eseniale, caz in care se impun expertize,
reproiectri, refaceri de lucrri etc.
Directorul unitii la propunerea La admiterea recepiei se elibereaz executantului cota parte din
directorului adjunct economico garania de bun execuie prevzut n contract a se elibera la
administrativ terminarea lucrrilor.
RECEPIA FINAL
Directorul unitii la propunerea Numirea comisiei de recepie.
directorului adjunct economico-
administrativ
Directorul unitii la propunerea Convocarea comisiei de recepie finale lucrrilor care se face n
directorului adjunct economico- maximum 15 zile de la notificarea antreprenorului lucrrii.
administrativ
Comisia de recepie Comisia de recepie finala se ntrunete la data, ora i locul fixate
i examineaz urmtoarele:
a) procesele-verbale de recepie la terminarea lucrrilor;
b) finalizarea lucrrilor cerute de "recepia de la terminarea
lucrrilor";
c) referatul investitorului privind comportarea construciilor si
instalaiilor aferente in exploatare pe perioada de garanie, inclusiv
viciile aferente si remedierea lor.
Comisia de recepie Comisia de recepie poate cere, in cazuri foarte bine justificate
si/sau in cazul apariiei unor vicii, efectuarea de ncercri si
expertize.
Secretarulcomisiei (inginerul/ ntocmirea procesul-verbal de recepie final.
tehnicianul constructor )
Comisia de recepie Propunerea de msuri pentru nlturarea neregulilor semnalate n
cazul n care comisia de recepie final recomand admiterea cu
obiecii, amnarea sau respingerea recepiei.
Directorul unitii la propunerea La admiterea recepiei se elibereaz executantului cota parte din
directorului adjunct economico garania de bun execuie prevzut n contract a se elibera la
administrativ terminarea perioadei de garanie.
210
PROCEDURA A00204005 PROCEDUR PRIVIND CONSTITUIREA CRII TEHNICE A

CONSTRUCIEI
a) stabilirea unui set unitar de reguli privind reglementarea activitii de ntocmire i verificare a
documentelor care constituie cartea tehnic a construciei;
b) stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor aferente acestei
activiti.
2. Premise: Prezenta procedur contribuie la implementare sistemului calitii n construcii din unitile
subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor, uurnd activitatea de ntocmire a crilor
tehnice ale construciilor, care se alctuiesc pas cu pas, pe msura executrii lucrrilor
3. Aplicabilitate: n unitile subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor
RESPONSABIL ACTIVITATEA DESFASURATA
Dirigintele de antier 1. ntocmirea Fiei de date sintetice care conine informaii
(inginerul/tehnicianul constructor generale despre proiectantul lucrrii cu subproictanii pe
al unitii/responsabilul specialiti (dup caz) i antreprenorul lucrrii cu subantreprenorii
cazarmare) de specialitate (dup caz).
Dirigintele de antier 2. Documentaia privind proiectarea ce fac parte din cartea
(inginerul/tehnicianul constructor tehnic a construciei sunt:
al unitii/responsabilul 2.1. Tema de proiectare, elaborat de investitor (beneficiar)
cazarmare) 2.2. Amplasarea obiectului jude, localitate, strad, numr
2.3. Avize i acorduri
2.4. Documentaia tehnic partea scris i partea desenat
Dirigintele de antier 3. Documentaia privind execuia parte component a crii
(inginerul/tehnicianul constructor tehnice se compune din:
al unitii/responsabilul 3.1. Autorizaia de construire
cazarmare) 3.2. Ordinul de ncepere al lucrrilor
3.3. Proces verbal de predare primire al amplasamentului i a
bornelor de repere
3.4. nregistrri de calitate cu caracter permanent efectuate pe
parcursul executrii lucrrilor, precum i documentaii care atest
calitatea lucrrilor:
- certificate de calitate a materialelor;
- rezultatul ncercrilor pe materiale;
- proces verbal trasare lucrri;
- proces verbal faze determinante;
- proces verbal aspect beton dup decofrare;
- condica de betoane;
- proces verbal de recepie a terenului de fundare, a
fundaiilor i a structurii de rezisten;
- proces verbal privind montarea instalaiilor de msurare;
- jurnalul principalelor evenimente;
- registrul unic de comunicri i dispoziii de antier;
- nota de constatare a organelor de control;
- expertize tehnice;
- caiete de ataament.
Dirigintele de antier 4. Documentele privind recepia lucrrilor care sunt elemente
(inginerul/tehnicianul constructor componente ale crii tehnice sunt:
al unitii/responsabilul 4.1. Proces verbal de recepie la terminarea lucrrilor
cazarmare) 4.2.Proces verbal de recepie final
4.3. Alte acte suplimentare
Dirigintele de antier 5. Documentele privind exploatarea construciei sunt:
(inginerul/tehnicianul constructor 5.1. Prevederi ale proiectului referitoare la:
al unitii/responsabilul - urmrirea comportrii construciei
211
Manual de proceduri
cazarmare) -
exploatare i ntreinere
-
lista prescripiilor de baz pentru exploatare
-
interpretarea urmririi exploatrii
5.2.
Proiectele cu modificrile ulterioare recepiei construciei
5.3.
Proiectul de urmrire special a construciei (dac este
cazul)
5.4. Acte de constatare a unor deficiene aprute ulterior
recepiei
5.5. Proces verbal de predare primire a instalaiilor de
msurare (dac este cazul)
5.6. Proces verbal de predare primire a construciei
Dirigintele de antier (inginerul/ 6. Jurnalul evenimentelor
tehnicianul constructor al
unitii/responsabilul cazarmare)
PROCEDURA: A00204006 ALOCAREA LA DREPTURI DE COMBUSTIBIL PENTRU NCLZIRE
Scop: Stabilirea consumului de combustibil pentru nclzit spaii

Aplicabilitate: n cadrul unitilor subordonate Administraiei Naionale a Penitenciarelor
Procedura:
A la nivelul unitilor teritoriale de penitenciare
Directorul unitii la propunerea - numete, prin decizie zilnic pe unitate, comisia pentru
directorului adj. economico - alocarea la drepturi de nclzire format
administrativ - din comisie este obligatoriu sa fac parte eful serviciu
logistic i inginer/tehnician constructor/responsabil cazarmare
Comisia pentru alocare la -stabilete destinaia fiecrei ncperi ocupate de unitate ce

drepturi de nclzire urmeaz a se nclzi, a volumului acestora i a regimului de lucru
- stabilete consumul n funcie de tipul combustibilului folosit
Comisia pentru alocare la - ntocmete procesul verbal pentru alocarea la drepturi, n

drepturi de nclzire fiecare an, la nceputul perioadei de nclzire stabilind cantitatea
de combustibil estimativ pe care unitatea are dreptul s o
aprovizioneze pentru nclzirea spaiilor
ef serviciu economico - Verific i avizeaz procesul verbal de alocare la drepturi
administrativ/Director adj.
economico administrativ
Directorul unitii - aprob procesul verbal de alocare la drepturi
Fochist - ntocmete situaia privind consumul zilnic i noteaz n
registru temperatura minim care s-a nregistrat
- n situaii speciale, justific consumurile mari de combustibil
( n cazul temperaturilor mult mai scazute dect media
anual)
- transmite aceasta situaie decadal responsabilului de
cazarmare
Responsabil cazarmare - urmrete ncadrarea consumului n drepturi
- justific consumul de nclzit anual n perioada 15-30 mai
pentru ntreaga perioada de nclzire
- ntocmete situaia privind consumul i depirile, eventual
economiile de combustibil i le nainteaz spre informare
Directorului adj. economico administrativ i responsabilului
cazarmare din Administraia Naional a Penitenciarelor
212

MANUAL PROCEDURI Economico Administrativ

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

MANUAL PROCEDURI Economico Administrativ

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Manual de proceduri

A002 Proceduri operaionale pentru domeniul Economico - Administrativ

Codul: Denumirea subdomeniului:

A00204001: Cazarmare, constructii-investiii Executarea lucrrilor de ntreinere i

Procedura A00201001 Angajarea, Lichidarea, Ordonanarea i Plata Cheltuielilor

Se ntocmete de persoana desemnat cu atribuii de conducere a evidenei

vor purta obligatoriu numrul, data notei contabile i semntura persoanei

- exist credite bugetare deschise/repartizate i disponibiliti n conturi de

Ordinele de plat se emit pe numele fiecrui creditor. Acestea vor fi datate i

Evidena angajamentelor legale aprobate de ordonatorul de credite n limita

Procedura A00201002 : Exercitarea Controlului Financiar Preventiv Propriu

Dac necesitile o impun, n vederea exercitrii unui

Aprob efectuarea operaiunilor care au primit viza de Necomunicarea

Administraia Naional a Penitenciarelor

Valoarea Valoarea Data

Administraia Naional a Penitenciarelor

n situaia n care dispunei efectuarea operaiunii pe rspunderea dumneavoastr, n condiiile

PROCEDURA: A00202001 PROCEDUR GENERAL PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE

D.E.A.- Serviciul Planificare 9. Corelarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli al

PROCEDUR: A00203001 DISTRIBUIREA BUNURILOR MATERIALE APROVIZIONATE DE B.A.G.R.

Verific i avizeaz Programul anual al achiziiilor publice de bunuri pe

Responsabilul sectorul de Certific realitatea i legalitatea documentelor care nsoesc bunurile

Responsabilul sectorul de Monitorizeaz lunar stadiul aprovizionrilor i distribuiilor pentru

PROCEDURA: A00203002 FUNDAMENTAREA I ELABORAREA PLANULUI DE APROVIZIONARE

Anex la PROCEDUR GENERAL PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE VENITURI I

- Nota de fundamentare pentru susinerea nevoilor materiale si

Serviciului construcii cazarmare i unitilor din subordinea Administraiei

PROCEDUR : A00203003 PRIVIND ELABORAREA I FUNDAMENTAREA PLANULUI ANUAL DE

Cine execut activitatea Activitatea desfurat

Personalul din unitatea ntocmete cererea individual de echipament pe articole i date

PROCEDURA : A00203004 HRNIREA PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE

- produsele alimentare existente n depozite gradul de calificare

PROCEDURA : A00203005 PRIVIND APROVIZIONAREA CU PRODUSE AGROALIMENTARE

agroalimentare preliminate a exista n depozitul unitii la nceputul

PROCEDURA: A00203006 ORGANIZAREA, PLANIFICAREA I REALIZAREA LUCRRILOR DE

anvelopelor, starea sistemului de frnare, apariia de scurgeri de carburani-

Curirea, splarea i reglarea carburatorului, pompei de alimentare i a filtrului

compresorul de aer, filtrelor, orificiilor de aerisire de la toate aparatele instalaiei

nchidere a uilor, macaralele de geam i articulaiile capotelor i portbagajului.

PROCEDURA: A00203007 TESTAREA STRII TEHNICE I DE EXPLOATARE A AUTOVEHICULULUI

PROCEDURA: A00203008 PLANIFICAREA ACTIVITII ZILNICE DE TRANSPORT

Responsabil Activitatea desfurat

PROCEDURA: A00203009 ELIBERAREA, COMPLETAREA, VERIFICAREA I CALCULUL FOII DE

Responsabil Activitatea desfurat

PROCEDURA: A00203010 SCOATEREA DIN FUNCIUNE I CASAREA ACTIVELOR FIXE

- avizeaz, din punct de vedere tehnic, propunerea de scoatere din funciune

PROCEDURA: A00203011 DECLASAREA I CASAREA VALORILOR MATERIALE, ALTELE DECT

Responsabil Activitatea desfurat

B la nivelul Administraiei Naionale a Penitenciarelor

Cadrul general al procedurii de achiziie public

PROCEDURA: A00203012 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE CEREREA DE OFERTE

Administraia Naional a Penitenciarelor

4.2. Elaborarea documentaiei de atribuire:

Administraia Naional a Penitenciarelor

4.3. Transmiterea spre publicare a invitaiei de participare:

4.5. Punerea la dispoziia operatorilor economici a documentaiei de atribuire

Administraia Naional a Penitenciarelor

4.6. Perioada de ateptare

Administraia Naional a Penitenciarelor

4.8. Examinarea i evaluarea ofertelor

Administraia Naional a Penitenciarelor

Administraia Naional a Penitenciarelor

Administraia Naional a Penitenciarelor

Administraia Naional a Penitenciarelor