EXPOLACTEOS LTDA

LCTEOS AL ALCANCE DE
TODOS

Luis Miguel Angarita Buenaventura

Tutor Virtual
Centro de Industria y la Construccin
SENA Regional Tolima

Aprendiz
JOHN JAIRO PURGARAN CANO

Manual de proceso de subsistema de la gestin

logstica
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TODOS

Manual de Proceso de Subsistema de la Gestin Logstica

Diseen el proceso logstico (Funcin Sistmica) de acuerdo

con
La estructuracin de los procesos logsticos, sus variables y recursos
Asociados en la operacin.
La Cadena de Abastecimiento.

Abarca la planeacin y la gestin de todas las actividades implicadas en el

suministro y adquisicin, la conversin y todas las actividades de gestin de la
logstica. Un aspecto importante es que tambin incluye la coordinacin y la
colaboracin con socios de la cadena, los cuales pueden ser proveedores,
intermediarios, proveedores de servicios (3PL) y clientes. En esencia la
Administracin de la cadena de abastecimiento integra la gestin de la oferta y
la demanda dentro y entre empresas.

Se puede decir que cadena de abastecimiento es el proceso en el cual se

integran las funciones del proveedor, fabricante, cliente, distribuidor y el
detallista para llevar a cabo un proceso productivo mediante la informacin, y el
movimiento de recursos y/o bienes.

En una cadena de suministro, el flujo de informacin es vital para poder

entregar los insumos en el momento adecuado, tanto para no parar lneas de
produccin, como para tampoco crear un excedente de inventario y de esta
forma, entregar a tiempo el producto terminado al cliente final.

Cules son sus funciones?

La funcin principal de la Cadena de Abastecimiento SCM es optimizar el

proceso de produccin desde la compra de los insumos hasta entregar el
producto terminado al cliente final.

Cules son sus actores?

Los principales actores en una cadena de suministro son los siguientes:

Proveedores, Fabricantes, Clientes, Detallistas, Transportistas, Distribuidores

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SIMULACION DE UNA CADENA DE ABASTECIMIENTO

Pas a paso

Fuentes de material: son nuestros proveedores principales tenemos otros

proveedores que son fuente clave para fabricacin del producto

Transporte de entrada: a nuestra planta de produccin llegan todos nuestros

proveedores por va terrestre, se descarga y se almacena para la produccin
del producto.

Produccin: desde que el camin trae la materia prima se inicia el proceso de

produccin y ELABORACION del producto, para su respectivo almacenaje y
distribucin a los CENTROS DE DISTRIBUCION.

Transporte: Luego de que el producto est listo es distribuido a diferentes

CENTROS DE DISTRIBUCION en varias ciudades del pas para su respectiva
distribucin.

Centro de distribucin: (CD LDSP). Cuando en el CD se realiza el proceso de

recepcin del producto se almacena de acuerdo a los requerimientos del
proveedor, a la espera de su distribucin a los diferentes clientes como
almacenes de cadena, T a T, entre otros o en muchos casos se recepciona
mercanca que viene directamente hacia el cliente en modalidad
CROSSDOCKING.

Distribucin: Ya hecho el pedido se realiza la separacin del producto

para ser distribuido a los diferentes clientes, ya sean locales o
intermunicipales.

LOGSTICA INVERSA

el proceso de planificacin, implantacin y control de forma eficiente y al coste

ptimo del flujo de materias primas, materiales en curso de produccin y
productos acabados, as como el de la informacin relacionada, desde el punto
de consumo hacia el punto de origen con el objeto de recuperar el valor de los
materiales o asegurar su correcta eliminacin

La logstica se ocupa de los aspectos derivados en la gestin de la cadena de

suministros del traslado de materiales desde el usuario o consumidor hacia el
fabricante o hacia los puntos de recogida, para su reutilizacin, reciclado o
eventualmente, su destruccin. Otros autores incluyen en la definicin terica
de logstica inversa la etapa de desmontaje o proceso de los materiales para su
reutilizacin o eliminacin de forma respetuosa con el medioambiente.
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En la ilustracin anterior podemos ver como se cumple de cierto modo la
logstica inversa cuando se presentan situaciones como las devoluciones de los
clientes por diferentes causas.

Polticas de desarrollo.

Descripcin de la poltica: Garantizar la transparencia y fomentar la

competitividad en el proceso de abastecimiento.

Asegurar un suministro sustentable y efectivo en la oportunidad, calidad y

cantidad a precios convenientes.

Optimizar los recursos humanos, financieros e infraestructura comprometidos

en el proceso de abastecimiento, desde la declaracin de necesidades, al pago
a proveedores.

Promover la relacin de largo plazo con proveedores, a travs de programas de

desarrollo basado en el beneficio mutuo.

Para lograr el objetivo establecido, la poltica de abastecimiento establece y

compromete el cumplimiento de:

Principios y valores del abastecimiento

Priorizar y fortalecer los principios y valores en su

Polticas de Abastecimiento

Operacin de Abastecimiento: Garantizar que toda compra de bienes

y servicios sea la consecuencia de un proceso trazable y auditable de
licitacin o cotizacin, que asegure transparencia, generando un marco
confiable y de respeto, que otorgue ptimas condiciones de
competitividad para los proveedores.

Fomentar la integracin y colaboracin al interior de la compaa en los frentes

de demanda, informacin y cooperacin tcnica.

Potenciar la aplicacin de las mejores prcticas para la obtencin de

estndares de calidad tcnica y de servicio, as como condiciones comerciales
que garanticen la efectividad del proceso de abastecimiento en funcin del
costo, riesgo, impacto y oportunidad de mercado.
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Fomentar la integracin en el marco del crecimiento conjunto y colaborativo con
proveedores estratgicos y/o destacados por su servicio.

Optimizar el inventario de la compaa, compatibilizando los objetivos

financieros con la seguridad de la operacin.

Gestin de Abastecimiento: Gestionar efectiva y eficientemente las

operaciones de abastecimiento, retroalimentando permanentemente a
todos los participantes en el marco del mejoramiento continuo.
Implementar y fomentar las mejores prcticas en la gestin de a
competitividad, calidad, seguridad, salud ocupacional, ambiental y social
de manera de garantizar un suministro responsable y sustentable.

Mejorar el entendimiento de las necesidades de abastecimiento y lograr una

gestin eficiente mediante el fortalecimiento continuo de las habilidades
tcnicas y profesionales de quienes trabajan en la funcin de abastecimiento.

Asegurar el desarrollo de procesos y procedimientos que garanticen la

implementacin de la presente poltica.

Negociacin: Promover y valorar la probidad de los usuarios y

compradores en torno a las necesidades y gastos asociados, as como
en el comportamiento de los proveedores relacionados.

Privilegiar la negociacin corporativa con el fin de agilizar y estandarizar la

operacin de abastecimiento como de afianzar las relaciones comerciales con
los proveedores.

Promover la competitividad, a partir de procesos de cotizacin o licitacin

abiertas y transparentes.

Innovacin y creatividad: Fomentar la innovacin y creatividad en la

operacin de abastecimiento as como en los bienes y servicios
solicitados y ofertados, en el marco de beneficiar a todos los actores
involucrados.

Personas, seguridad y medio ambiente: Promover la gestin de la

salud ocupacional, de la seguridad y de la gestin ambiental en la
cadena de abastecimiento.

Incentivar la implementacin de iniciativas de Responsabilidad Social

Empresarial (RSE) y de valor compartido en todos los eslabones de la cadena
de abastecimiento.
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Importancia de la cadena de abastecimiento en el proceso de
internacionalizacin.

La administracin de la cadena de suministros, se convierte en punto clave

para que una compaa pueda realizar procesos de internacionalizacin
exitosos; si se cuenta con una base slida en todos los eslabones, el impacto
que causaran los cambios en los mercados externos sern menos traumticos
para el desarrollo de las actividades. Una cadena de suministros que posea un
alto nivel de desarrollo ser flexible y contara con procesos estandarizados que
se puedan adaptar de manera rpida y eficaz a las situaciones de nuevos
mercados (Elms y Low, 2013)

El principal obstculo que presentan las compaas para su expansin en el

mundo global, es la inestabilidad en sus procesos logsticos, lo que les impide
adaptarse y confrontar las presiones de la competencia, llevando a la empresa
a crear procesos ineficientes y con bajo nivel de competitividad en los
mercados internacionales.

Otro obstculo que genera grandes inconvenientes en la cadena de suministros

es la distorsin y limitacin en la transferencia de informacin que se produce
cuando una empresa cuenta con presencia a nivel internacional, esta falla
conlleva a que la conexin entre los eslabones se pierda, trayendo como
resultado procesos ineficientes, tiempos muertos, demora en los tiempos de
entrega y sobrecostos que impactan de manera directa el normal desarrollo de
los procesos. (Fung y Wind, 2007)

Al mismo tiempo, expone que el primer punto a analizar cuando una compaa
inicia su expansin a los mercados internacionales, es cmo la cadena de
suministros y las estrategias vinculadas a esta se adaptaran a una nueva plaza,
teniendo como principal objetivo la creacin de una imagen que influya de
manera directa en la percepcin de sus futuros clientes y logren ubicar a la
empresa en un lugar de xito en el mercado.

Para Sharman (1984) esta imagen de recordacin por parte de los clientes ser
creada al entender la demanda del mercado que se desea penetrar, teniendo
como referente que la cadena de suministros se debe adaptar a las
necesidades del cliente, se debe recordar que el usuario final es el primer
escaln para el desarrollo de la cadena y si no se cuenta con clientes que
demanden los productos por falta de investigacin, el derrumbe financiero de la
empresa ser inevitable.

El trabajo de manera conjunta, y las estrategias globalizadas en una empresa,

permiten que todas las reas trabajen como un equipo; logrando que cada
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eslabn contribuya a la mejora de la cadena de suministros, consiguiendo
responder de manera adecuada a los cambios que se producen internamente
cuando una compaa entra en procesos de globalizacin (Christopher, 2000).

Pero cmo se logra de manera adecuada una cadena de suministros que

contribuya al crecimiento internacional de la compaa. El punto principal es
desarrollar cada eslabn en forma conjunta con las exigencias de los nuevos
mercados donde se desea tener una presencia fuerte. Las estrategias no
pueden ser iguales en el mercado Japons y en el mercado Mexicano, puesto
que las necesidades son diferentes (Gattorna, 2006)

Desde esta perspectiva, el autor analiza el proceso de cada eslabn en los

mercados internacionales. En primer lugar, se encuentra la gestin de
aprovisionamiento, que se determinara por las exigencias de cada nicho de
mercado y por las ventajas que me puedan brindar mis proveedores en el
proceso de expansin, tanto en costes, ubicacin, calidad y tecnologa.

Como segundo punto, la gestin de produccin, determinada por la variedad de

productos que una empresa est en capacidad de producir para atender las
diferentes demandas que se pueden presentar en el contexto internacional. En
este nivel es importante determinar la ubicacin estratgica de los centros

Manufactureros, pues de ello depender el diseo de la red de distribucin y la

eficiencia en los tiempos de entrega al consumidor final (Christopher, 2000).

El siguiente punto a abordar, es la gestin de inventarios; a nivel internacional

este eslabn se convierte en capacidad de respuesta al cliente, pues los
tiempos de entrega de fbrica a distribuidor o a tienda son ms largos; sin
embargo, no se puede caer en el error de grandes volmenes de
almacenamiento, ya que esto generara aumentos en los costes, inflexibilidad
frente a las tendencias y poca capacidad de competencia (Montoya, 2009).

Adicional a este punto, se debe tener en cuenta si el inventario se manejara en

las sedes centrales, abasteciendo de manera peridica los puntos de venta a
nivel internacional, o si se gestionara de manera individual el almacenamiento
en cada punto donde se tiene presencia internacional.

Como cuarto punto, el eslabn ms importante en los procesos de

internacionalizacin, la gestin de distribucin. El diseo de la red de
distribucin a nivel internacional, involucra ubicacin de los puntos de venta,
seleccin del canal donde tendrn presencia los productos, medio de
transporte nacional e internacional adecuado, tiempos de distribucin;
seleccin de puertos, aeropuertos y gestin de aduanas, una falla estratgica
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en este eslabn trae como consecuencias retrasos en los tiempos de entrega,
baja disponibilidad de productos y sobrecostos de transporte (Gattorna, 2006).

Como ltimo punto, el autor expone que la gestin de servicio al cliente est
involucrada directamente con cada proceso, si un eslabn falla la satisfaccin
del cliente se ver afectada, influyendo en los mrgenes de rentabilidad y la
estabilidad de la compaa. Es importante entender que a nivel internacional el
trato a los clientes no es igual, se debe analizar el mercado, la cultura, sus
necesidades, sus comportamientos; para poder as determinar la mejor
estrategia de servicio.

El objetivo de la cadena de suministros cuando se inicia la expansin

internacional, es lograr equilibrar las necesidades del mercado, con los
requerimientos de material, los programas de produccin y an ms importante
con los planes de distribucin. (Christopher, 2000).

Dominen la definicin y estructuracin de procesos segn flujo de

Bienes y servicios.
La logstica forma parte de todo el comercio, establece si somos
competitivos o no. En los aos 80 el tema tom forma y las empresas
entendieron cmo los clientes llegaban del mercado y cmo creaban las
diferencias en atencin. Hoy en da el tema es relevante en los costos
de las empresas, en una empresa grande por ejemplo, se puede perder
muchsimo dinero siendo ineficiente porque se mueve mucho ms
volumen en produccin y/o servicios.

LOGISTICA PRECIOS PLAN EMPRESA FISCAL

EMPRESA

Se dice que en las pymes el impacto de la logstica es mayor porque

tienen menos conocimientos de las tcnicas para manejar todo lo que
involucra el tema, un buen manejo de las compras, inventarios,
abastecimiento, transportes, etc.
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La logstica es saber qu se va comprar al precio adecuado, cunto
tiempo se demora en llegar lo que pedimos, dnde lo almacenamos, en
qu condiciones; es en s el flujo de todos los procesos de la mercadera.

Si una empresa almacena mal su materia prima y se le vence antes de

usarla, se pierde y el costo de la mercanca es al 100%, cunto se
valoriza eso en la empresa?, el fin de la logstica adecuada es mantener
los procesos, encontrar las prcticas correctas, utilizar las herramientas
que existen y con esto no digo que es indispensable tener montones de
aplicaciones en las computadoras, en esencia es trazar y aplicar un
proceso.

Una buena logstica se traduce en que el consumidor final tenga el

producto en el momento necesitado y que no tenga que pagar costos
ms altos al final de la cadena. Uno de los objetivos claros es que el
consumidor final es al que hay que servir y que la empresa posea las
soluciones para bajar los costos y ser eficientes.

Hay mucha informacin referente a logstica, entidades que se dedican a

ensear el conocimiento en el tema a las pymes y a las grandes
empresas. Sin embargo los que hacen la logstica son normalmente los
grandes compradores los que quieren tener seguridad del producto,
quieren verificar que el producto haya cumplido con todos los requisitos.
El operador logstico en las exportaciones es una parte de la cadena,
pero parte de la logstica empieza desde el fabricante (desde los
agricultores en los alimentos). Hay muchas normas por cumplir y en toda
esta cadena la informalidad no tiene cabida; la logstica no es
nicamente para las empresas que venden o fabrican productos, tambin
se aplica en la fabricacin de experiencias de servicio (hotelera y
turismo), pueden ser procesos liderados por la misma empresa que da el
servicio final o por los administradores de cadenas de suministro.

Elaboren las grficas de los procesos segn tcnicas y

mtodos de
Programacin y herramientas de control.
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Realicen el perfil del manual de procesos.

MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EMPRESA: EXPOLACTEOS LTDA

Introduccin

El presente manual de funciones y procedimientos tiene por finalidad

regular y organizar la estructura interna de la empresa EXPOLACTEOS
LTDA gracias a cada una de las funciones generales y especficas
(procedimientos) asignadas a cada uno de los cargos.

Es importante reconocer el manual de funciones y procedimientos como

herramienta tcnica y procedimental necesaria para la administracin de
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cada uno de los cargos, y se vuelve necesario ya que contiene en forma
ordenada y sistemtica, informacin sobre aspectos organizacionales
necesarios para la buena ejecucin del trabajo.

Objetivos

Representar en formar ordenada los aspectos de la organizacin necesarios

para la buena ejecucin laboral.

Objetivos Especficos
Realizar el anlisis de todos los procesos logsticos y los cargos existentes
para establecer las funciones desempeadas por cada uno de los integrantes
de la empresa, nivel de responsabilidad y compromiso.

Construir un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado

para cumplir con el entendimiento del objetivo general.

Manual de Funciones
IDENTIFICACIN DEL CARGO

IDENTIFICACIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO COORDINADOR LOGSTICO

DEPENDENCIA GESTIN LOGISTICA
NMERO DE CARGOS UNO
REPORTA EL CARGO GERENTE

Objetivo principal

Supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del

cliente y mantener una buena relacin con el mismo, as como
gestionar el lanzamiento de nuevos programas dentro de la planta.
Todo ello para garantizar la satisfaccin del cliente. Dirigir los
equipos de logstica y establecer los objetivos.
Supervisar las actuaciones de logstica e implementar las acciones de
mejora necesarias de manera coordinada con otras funciones de la
planta (Calidad, Produccin, Eficiencia del Sistema, etc.).
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Este es el perfil profesional alto de todo experto en logstica. Hoy en
da, los logistas aportan soluciones como miembros en los comits
de direccin de las empresas. Alguien que se est iniciando puede
empezar desempeando funciones con menos responsabilidad, pero
no por ello menos importantes en la cadena de produccin y de
suministros de la empresa.

Funciones Esenciales

Gestionar de forma ptima el aprovisionamiento y la planificacin,

es decir, la logstica interna.
Controlar y coordinar las funciones en la cadena de suministro;
Analizar los procedimientos de distribucin de las operaciones
comerciales;
Optimizar el transporte: reducir el coste, plazos e itinerarios de
entrega;
Utilizar el software de aprovisionamiento, transporte y control
logstico;
Gestionar y planificar las actividades de compras, produccin,
transporte, almacenaje y distribucin.

Identificacin de cargos
IDENTIFICACIN DEL CARGO

Nombre del cargo JEFE LOGISTICA

Dependencia AREA OPERATIVA
Nmero de cargos Uno
REPORTA EL CARGO COORDINADOR LOGISTICA

Objetivo principal:

Distribuir a los clientes los pedidos de mercanca en tiempo y forma.

Llevar control y registro de las actividades de recepcin de materias

primas, y materiales necesario para los procesos, y almacenamiento,
consolidacin y despachos.
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Funciones Esenciales

Coordinar las diferentes reas de almacn (entradas, reposicin,

preparacin de pedidos y transporte de los mismos).
Optimizar la poltica de aprovisionamiento y distribucin de la
empresa.
Optimizar, organizar y planificar la preparacin y distribucin de
pedidos.
Optimizar procesos de trabajo.
Gestionar y supervisar al personal a su cargo.
Gestionar la relacin con los proveedores y clientes.

Identificacin del cargo

IDENTIFICACIN DEL CARGO

Nombre del cargo ALMACENISTA

Dependencia AREA GESTIN LOGISTICA
Nmero de cargos 1
Reporta el cargo AL GEFE LOGISTICO

Objetivo principal:

Responder por toda la gestin de almacenaje desarrollar una labor basada

en mantener Informado a su jefe sobre los inventarios de los productos
almacenados.

Funciones Esenciales
Organiza, coordina y dirige las actividades del almacn. Es responsable
por el recibimiento, almacenamiento y distribucin de equipos, materiales
que se adquieren en la instalacin.

Identificacin del cargo

IDENTIFICACIN DEL CARGO
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NOMBRE DEL CARGO DISTRIBUCIN
DEPENDENCIA AREA DE GESTIN
LOGISTICA
NMERO DE CARGOS 1
REPORTA EL CARGO JEFE LOGSTICO

Objetivo principal:

Un operador logstico no slo se encarga de operar la carga de un cliente y

entregarla en un punto; tambin desarrolla un proceso de gestin a lo largo
de la cadena de abastecimiento para cumplir satisfactoriamente con los
requerimientos logsticos de sus clientes, haciendo uso de diversas
herramientas y conocimientos que solo pueden adquirirse mediante su
experiencia en el sector correspondiente.

Funciones Esenciales

Los distribuidores son guiados, bajo acuerdos, a cumplir contratos de

distribucin. A travs de estos acuerdos, el distribuidor dispondr de un
rea territorial sealado para su movimiento. En las reas no enmarcadas, el
distribuidor no debe vender. Tambin, se le limita a comercializar los
productos que resulten de competencia al fabricante. A su vez, queda sujeto
de no asignar a otro distribuidor en el mismo lugar, ni incluso efectuar
ventas directas en el mismo area. El distribuidor se sujeta a vender los
productos en cantidades reducidas y en el sitio establecido.
IDENTIFICACIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO JEFE DE PRODUCCIN

DEPENDENCIA CONTROL DE CALIDAD
NMERO DE CARGOS UNO
REPORTA EL CARGO JEFE DE CALIDAD

Objetivo principal:

Vigilar y hacer cumplir la Prevencin de Riesgos, Seguridad y Salud

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Plan de Calidad y Medioambiental.
Recepcin de materiales.
Seguimiento de la produccin en volumen y calidad, as como todas
las tareas previas necesarias para su cumplimiento, incluido revisin
de equipos y gestin de personal.
Trabajar en la Gestin del personal propio y mantener una
comunicacin continua con el encargado y capataces. Seguimiento
de Controles externos. Seguimiento de control tcnico de obra.

Funciones Esenciales.

Gestin de pedidos y proveedores, una vez ya han sido contratados.

Revisin de contratos.
Revisin de mediciones: de proyecto, de coste, de produccin, de
liquidacin, proformas.
Estudiar documentos de Proyecto.
Dirigir y supervisar la implantacin de los replanteos en obra junto
con el encargado.
Seguimiento y supervisin de la Coordinacin y Organizacin de
Obra.
Las tareas reales son stas y algunas ms, pero el matiz diferenciador
es el grado de autonoma:

Identificacin del cargo

IDENTIFICACIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO JEFE DE ABASTECIMIENTO

DEPENDENCIA AREA GESTION LOGISTICA
NMERO DE CARGOS UNO
REPORTA EL CARGO COORDINADOR LOGISTICO

Objetivo principal:

El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la

cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su
funcionamiento.
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Funciones Esenciales.

Clculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento

logstico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que
se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas
para un determinado perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para
completar un determinado proyecto. El clculo de las necesidades se
materializa con los pedidos o la requisicin. Las necesidades de
abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo,
reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para
proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.

Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar las

adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la
calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y
al precio total ms conveniente. Los principales objetivos especficos de
esta actividad son:- Mantener la continuidad del abastecimiento; Pagar
precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;
Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin
prejuicios para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios,
etc., buscando calidad adecuada;- Buscar fuentes de suministros,
alternativas y localizar nuevos productos y materiales;- Mantener costos
bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin;- Estudiar e
investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la
permanente capacitacin del personal; y, mantener informado al gerente de
logstica o gerente general acerca de la marcha del departamento.

Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad

contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y
paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

Identificacin de cargo
IDENTIFICACIN DEL CARGO
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NOMBRE DEL CARGO GEFE RECURSO HUMANO
DEPENDENCIA DEPARTAMENTO DE
PSICOLOGIA
NMERO DE CARGOS UNO
REPORTA EL CARGO DEPARTAMENTO DE
GERENCIA

Objetivo principal:

Administrar el personal de la empresa gestionando procesos de seleccin,

control y retiro de empleados, y liderar Programas de salud ocupacional,
afiliaciones a EPS, ARP, AFP, CCF, liquidaciones de nmina, seguridad
social y Parafiscales, velar por el cumplimiento de las funciones y ejecutar
sanciones disciplinarias.

Mantener Excelente clima organizacional satisfaciendo las necesidades de

personal de la empresa cumpliendo con los requisitos de ley en las
liquidaciones.

Funciones Esenciales.

Regulacin en lo siguiente:

El COPASO: Comit Paritario de Salud Ocupacional

Autoliquidacin: Liquidacin de Seguridad Social y Parafiscales.
Planilla de Asistencia: Documento de control de asistencia de los
empleados del punto de venta.
Registro de Entradas y Salidas del Personal:
Libranzas: Deducciones salariales por crditos de empleados
(Requiere de Aprobacin del Ministerio
De Proteccin Social).
Memorando a Personal: Llamados de atencin escritos por
incumplimiento de las polticas de la empresa.
Listado de Novedades: Documento consolidado de novedades por
empleado.
AFP: Administradora de Fondos de Pensiones.
CCF: Caja de Compensacin Familiar.
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EPS: Empresa Prestadora de Servicios de Salud. etc

IDENTIFICACIN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO GEFE DE CONTABILIDAD

DEPENDENCIA DEPARTAMENTO
CONTABLE
NMERO DE CARGOS UNO
REPORTA EL CARGO DEPARTAMENTO DE
GERENCIA

Objetivo principal:

La importancia de los recursos monetarios en una empresa es innegable,

por lo que siempre es necesario contar con una persona capaz de supervisar
las operaciones financieras de la compaa.

Es por esto que el gerente de contabilidad es pieza clave en la empresa. El

grado de responsabilidad es alto, pues en l recaen obligaciones como
planeacin, organizacin, evaluacin y direccin de la situacin financiera
y contable de la misma.

Funciones Esenciales.

Coordinar los Cierres Contables a Nivel Nacional mensualmente hasta la

emisin de los Estados Financieros para la Junta Directiva

Determinar la situacin econmica financiera de la empresa y sus filiales, a

travs del control de los registros, la clasificacin y resumen de las
transacciones de la empresa, a fin de garantizar a la Directiva.

Resultados financieros de los negocios, los cambios experimentados en los

ejercicios, sus tendencias evolutivas, as como el desarrollo de sistemas y
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mecanismos de control financiero con el fin de garantizar la informacin
peridica, precisa y necesaria para la toma de decisiones, la fijacin de
objetivos y la mejor aplicacin de los recursos de la empresa y/o entidad de
trabajo, dentro de los marcos legales de referencia en vigor.

Por otro lado, es responsable de planificar, organizar, coordinar, objetivos y

procedimientos que han de regular las actividades de la Gerencia y los
procesos contables, administrativos y financieros en general.

Trabajo en equipo con las Gerencias Corporativa que influyen en los

resultados de los Estados Financieros.

Validacin del cumplimiento en sitio, de los procedimientos contables

implantados.

Liderazgo

Iniciativa

Orientacin al logro

Planificacin

Habilidad analtica

Habilidad Numrica

Trabajo en Equipo

Manejo Adecuado de las Relaciones Interpersonales.

Honestidad y Responsabilidad.

Conclusiones.

Con los anteriores manuales fe funciones y procedimientos se logra tener

un mejor rendimiento laboral interno de la empresa. Expo lcteos Ltda.
Mayor facilidad en la toma de de decisiones y en la ejecucin de las
mismas. Proporciona claridad y sencillez en la informacin necesaria en
cada puesto de trabajo Crea una adecuada disciplina en el ambiente de
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trabajo que puede ser fcil mantener con el cumplimiento del Manual de
Funciones y Procedimientos.

Establezcan el perfil de proveedores y clientes.

Perfil de proveedores.

Entidades con vocacin formativa reconocidas y comprometidas con el

Desarrollo empresarial y el fortalecimiento ambiental de las

empresas de la
Regin.

Contar con presencia en la jurisdiccin de la CAR y tener la capacidad de

atender la zona asignada.

Instituciones que cumplan todo requerimiento de legalidad ambiental

Estipulado por la Autoridad Ambiental correspondiente.

Comprometidas con la ejecucin del programa en el largo plazo,

Aceptar las condiciones descritas en el manual de Centros de Servicio en

Cuanto al funcionamiento del programa.

Estar dispuestas a trabajar en conjunto con la Autoridad Ambiental para

Mejorar la implementacin del mismo.

Certificarse como operadores de servicio y mantener la calidad de la

Facilitacin a lo largo del programa para garantizar su buen

desempeo
Como multiplicadores del programa.
Empresas reconocidas en la regin
Con actividad econmica, ambiental y social relevante
Con demostracin de inters para participar en programas
ambientales
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voluntarios
Con flexibilidad de tiempo y logstica para apoyar a los
involucrados en el proyecto
Que entiendan la importancia del programa
Que cumplan con los requerimientos legales de la CAR
Que puedan facilitar informacin requerida por el programa

Perfil clientes.

Qu es un perfil de cliente?

Las modernas tcnicas de venta, de comunicacin y de relacin se

sustentan mediante nuevos emblemas. Algo tan simple como crear un
ente imaginario, virtual para usar un trmino actual, en donde aplicar
nuestros deseos y esperanzas. El perfil de cliente tipo es un cliente
que no existe pero que representa a la mayora de los que s existen y se
relacionan en nuestro propio mbito de actuacin y que compartimos
con otros comerciantes. Se trata de poder conocer a este gran
desconocido para saber despus gestionar nuestro negocio de acuerdo
en el perfil obtenido.

Para poder determinar este perfil no debemos trabajar solo de puertas a

dentro, ya que incurriramos en el gran error de considerar que todos
los clientes de nuestro mbito son clientes nuestros y esto sabemos que
es imposible en cualquier tipo de comercio, y mucho ms todava en los
casos de establecimientos unisectoriales. Para conseguir este perfil es
imprescindible trabajar de puertas a fuera, en la calle, en el mbito
genrico en donde se desarrolla la actividad comercial conjunta
mediante un trabajo de campo. Un trabajo realizado y desarrollado por
una entidad, organismo o asociacin con el objetivo de desarrollar y
potenciar el comercio en un lugar determinado y concreto.

Un segundo aspecto muy interesante a descubrir es la tipologa

porcentual del cliente incluido dentro de la afluencia general: sexo,
edad, estudios, profesin, nivel social, nacionalidad, lugar de
residencia, lugar de trabajo, etc. Estos datos determinarn nuevos
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conocimientos sobre motivaciones, flujos, poder de influencia, de
atraccin con los que podremos evaluar si nuestras propuestas y oferta
son adecuada a los perfiles porcentualmente ms elevados
Podremos tambin conocer sus hbitos de compra: das, horario,
productos, nivel de calidad, formas de pago, sectores, etc. Y finalmente,
determinar sus exigencias o preferencias dentro de una escala de
valores: calidad, marcas, precios, atencin, servicios.

Ejemplo de Perfil de clientes:

Sexo: 30% mujeres y 70% hombres

Edad: 10% (26-30 aos), 30% (31-40 aos), 30% (41-55 aos), 30% (56-
64 aos)
Ingresos: 25% ($30-40), 25% ($40-50), 50% ($50-75)
Estado civil: 80% casados, 20% solteros.
Nivel educacin: 60% profesionales, 40% postgrado.
Ocupaciones: 10% gobierno, 20% financiero, 30% mercadeo y publicidad,
40% alta tecnologa.
Estabilidad laboral: 70% en el mismo campo, 30% en nuevos campos.
Beneficios ms importantes: Asistencia y agilidad, encontrar mejores
productos, igualdad y justicia, estabilidad.
Resumen psicogrfico: este segmento asocia el producto con la
autoestima. Sienten presin porque otras familias tienen el producto y
servicio y viven de manera confortable. Prefieren la estabilidad y la
garanta que arriesgar en la compra.

Estructuren, diseen, estandaricen y soporten procesos de acuerdo

Perfil clientes.

Puede pensarse en un cliente, como un ente2 que se involucra con

una empresa por medio de la regular y peridica adquisicin de bienes y/o
servicios que sta le proporciona. De este modo a la organizacin le
interesa los ingresos que puede generarle su interaccin con el cliente, y
al cliente le interesa los servicios y la atencin que recibe de parte de la
empresa donde habitualmente los adquiere. De acuerdo con sta
definicin el cliente de una organizacin puede ser un individuo, o una
organizacin, o ambos.
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Con servicios, costos, espacios, factores internos y externos, y

Tecnologas de la informacin (anatoma del proceso logstico).
En la Gestin de stocks y Almacenes Gastos operativos costos de
inventario, embalaje, almacenaje, inversiones y retornos en tecnologas de
la informacin, transporte y gestin Costos directos, costos indirectos,
elementos que componen el costo: costo inicial, costos operativos, costos
de mantenimiento, costos de obsolescencia, costos de renovacin y Costos
de mano de obra. Costo de las operaciones de almacenaje, manipulacin,
equipos, eficacia en las operaciones de depsito, los indicadores de
rendimiento. Costos y concepto del stock de seguridad, balance entre
servicio y costo de stock, la cantidad econmica de pedido, los costos en el
control del stock: costo medio de hacer un pedido, costo medio de
Mantener stock, costo medio de ruptura del stock. O En la Gestin de
Transporte y Distribucin: Costos directos y costos indirectos, los
Elementos del costo en el transporte: costo inicial, costos operativos, costos
de mantenimiento, costos de obsoles cencia, costos de renovacin y costos
de mano de obra. Costos directos de la explotacin de un vehculo. Efectos
de los costos, costos operativos totales. Control del rendimiento operativo y
control, medicin de eficacia y sus ratios. La tercera sesin presenta como
confeccionar indicadores logsticos que ayuden a la identificacin. Disea
una metodologa para minimizar los costos logsticos.

Costos Logsticos generados en el Aprovisionamiento (Compras)

Costos Logsticos generados en el Almacenamiento

Costos Logsticos generados en la Gestin de stocks

Costos Logsticos generados en el Transporte Interno

Costos Logsticos generados en el Procesamiento de Ordenes de
Trabajo

Costos Logsticos generados en la Distribucin de Productos

Terminados

Costos Logsticos generados en las Ventas y Servicios al Cliente.

Costos Logsticos generados por la No Calidad.

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Que son los gastos y los costos

Al realizar su funcin las empresas incurren en una serie de gastos
y de costos que es necesario tener en cuenta para la buena organizacin y
administracin de aqullas. En trminos generales Gasto significa egreso,
salida de dinero, desprenderse de dinero con fines que no sean los
de inversin. Desde el punto de vista empresarial, los gastos son
aquellos pagos efectuados o por efectuar que la empresa tiene que
realizar para llevar a cabo sus operaciones aunque no haya salida de dinero
inmediatamente.

Costo es
El gasto que realiza la empresa para llevar a cabo sus actividades
operativas Los costos de una empresa son los gastos que esta va
incorporando al proceso productivo Por ejemplo La adquisicin de un
inmueble provoca un gasto, que se transforma en costo a medida que su
amortizacin es incorporada al proceso operativo.

Caractersticas de los costos y su relacin con los gastos

Se considera al conjunto de gastos como un todo, y a los costos como una
parte de ellos .Otra forma de explicar los costos es sealarlos como gastos
aplicados en el proceso de obtener los bienes o prestar los servicios es
decir, los costos constituyen los pagos a los insumos o tambin las
remuneraciones a los factores que intervienen en el proceso de operacin.

Como diferenciamos un costo de un gasto

El costo existe cuando obtenemos bienes o servicios. Si compramos y no

procesamos un bien o servicio, el costo de operacin desaparece y solo
subsiste el costo de compra .El gasto que estuvo y no deja de estar despus
de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser
costo.

Elementos importantes de los Costos y los Gastos

Si vemos el estado de resultados de una empresa, vamos identificar
los elementos ms importantes de los costos y gastos.

Estado de Resultados
Ingreso por ventas
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( - ) Costo de Ventas
= Resultado Bruto
( - ) Gastos
= Resultado Lquido

Costo de Ventas (Costo de la produccin vendida)

Materiales directos
Mano de obra directa
Costos indirectos de fabricacin
= Costo de la produccin del periodo
( + ) Inventario inicial de productos en proceso
( - ) Inventario final de productos en proceso
= Costo de la produccin terminada
( + ) Inventario inicial de productos terminados
( - ) Inventario final de productos terminados
= Costo de la produccin vendida

Gastos

Gastos de Administracin.
Gastos de Distribucin y Ventas.
Gastos Financieros

Cules son los costos logsticos

En ningn lado del estudio de los costos y gastos de una empresa

encontramos algo que se llame Costo o Gasto Logstico.
Qu es entonces el costo logstico?. Es la suma de los costos
Ocultos involucrados cuando se Mueven y almacenan materiales y
productos desde los proveedores hasta los clientes. En estos se incluyen:
Costos del aprovisionamiento (compras)
Costos de almacenamientos
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Costos de Inventarios
Costos del transporte interno
Costos de la distribucin de productos terminados
Costos del personal involucrado en estas tareas etc.

Hay costos ocultos que se generan durante el proceso logstico (Proceso de

mover y almacenar materiales y productos desde los proveedores hasta los
clientes), estn relacionados con la eficiencia y eficacia dedico proceso (y
su medida la productividad), la calidad, etc.

Eficiencia
Hacer las cosas bien.
Es la capacidad de reducir al mnimo los recursos usados para alcanzar los
objetivos de la organizacin. Es el logro de las metas con la menor
cantidad de recursos.

Eficacia
Hacer lo que se debe hacer.
Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados y hacer que se
cumplan, se es eficaz cuando se cumplen las metas u objetivos
Productividad La medida de la - Eficiencia y la Eficacia Eficiencia +
Eficacia = Productividad

La productividad es el resultado del esfuerzo fsico y mental del hombre y

no el resultado de una tecnologa ms sofisticada (Una mayor produccin si
es el resultado de esta, pero esto no implica mayor productividad)
ndice de Productividad El ndice de productividad es el que nos indica el
nivel de eficiencia y eficacia alcanzada. Se calcula relacionando los bienes
y servicios producidos y los recursos invertidos en su produccin.

ndice de Productividad = Cantidad de bienes y servicios / factores de produccin

empleados
Trabajadores Produccin Total Porcentaje de Rentabilidad
1 60 100%
2 100 100%
3 160 100%
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4 230 100%
5 356 100%
6 478 100%
7 789 100%

El Desarrollo de los costos constituye una de las actividades ms crtica en

el diseo y operacin de los Sistemas Logsticos y es tambin la que
presenta la mayor dificultad en parte por la falta de definicin o
entendimiento acerca de la estructura de los costos que afectan la conducta
de los Sistemas Logsticos.

Tabla No.2 Elementos a Considerar en los Costos Operacionales

Medios de almacenamiento
1 Equipos Especiales de enfriamiento
2 Sistemas de Alcenamiento Mvil
3 Manos de Obra Auxiliares
4 Maquinaria Montacargas
Expresin Numrica
0,25 % del capital valor Rentabilidad
1,50 % del capital valor Rentabilidad
5,0% del capital valor Rentabilidad
5,0% del capital valor Rentabilidad

Uno de los elementos ms importante s y que incide de manera

significativa en los costos operacionales es el asociado a los
mantenimientos en la anterior tabla se puede apreciar algunos valores
seleccionados para tales propsitos.

Costos logsticos generados en el aprovisionamiento (compras).

Costos logsticos generados en el almacenamiento y la gestin de stocks.
Costos logsticos generados en el transporte interno.
Costos logsticos generados en la distribucin de productos terminados.
Costos Logsticos generados en las Ventas y Servicios al Cliente.
Costos Logsticos generados por la Calidad.

Tabla 3 Costos logsticos generados en el aprovisionamiento (compras)

Rotacin Inventarios 0,25 % del capital valor Rentabilidad
Cobertura Inventarios 1,50 % del capital valor Rentabilidad
Inventario Daados , obsoletos 5,0% del capital valor Rentabilidad
Costo Total Inventarios 5,0% del capital valor Rentabilidad

Los altos costos logsticos generados en el aprovisionamiento ocurren por

la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber
ocurrido porque:
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No se ha tenido en cuenta que a cada movimiento de material se le debe
aadir valor.
No se ha calculado el costo de la mano de obra empleada para el transporte
y manipulacin interna
No se ha organizado adecuadamente el sector de transporte interno
No se ha seleccionado criteriosamente el tipo y los elementos de
mecanizacin adecuados para el transporte interno en nuestra
organizacin.

Tabla 4 Costos logsticos generados en el almacenamiento y la gestin de stocks.

Rotacin Inventarios 5,25 % del capital valor Rentabilidad
Cobertura Inventarios 1,1 % del capital valor Rentabilidad
Inventario Daados , obsoletos 4,0% del capital valor Rentabilidad
Costo Total Inventarios 2,0% del capital valor Rentabilidad

Los altos costos logsticos generados en el Almacenamiento ocurren por la

ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber ocurrido
porque:

No se ha realizado adecuadamente el proceso de registro, control,

clasificacin y codificacin en la entrada de productos.
No se ha sometido adecuadamente el material recibido a una inspeccin
preliminar, ante es de ser introducido en el rea de almacenamiento.
No se ha detectado en la inspeccin inicial (aunque existen)
Materiales de calidad inferior en malas condiciones/o en cantidad o
caractersticas inadecuadas y no se ha rechazado el envo.

Tabla 5 Costos logsticos generados en el transporte interno

Movimiento de Productos 5,25 % del capital valor Rentabilidad
Mantenimiento de flotillas transportista 1,1 % del capital valor Rentabilidad
Remplazos de camiones obsoletos 4,0% del capital valor Rentabilidad
Costo Operadores de transporte 2,0% del capital valor Rentabilidad

Los altos costos logsticos generados en el transporte interno ocurren por

la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber
ocurrido porque:
No se ha puesto nfasis a los proveedores en los plazos de entrega.
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No se ha considerado adecuadamente los servicios que proporcionaran los
proveedores.
No se tiene en cuenta que cuanto mayor es la carga unitaria a ser
transportada, tanto menor es el costo de transporte.
No se practica el mantenimiento preventivo en el caso de los equipos
de transporte.

Tabla 6 Costos logsticos generados en la distribucin de productos terminados

Movimientos E inventarios 4,25 % del capital valor Rentabilidad

Correccin de stock 9,1 % del capital valor Rentabilidad
Facturacin por pedidos 60% del capital valor Rentabilidad
Manipulacin por carga 6,0% del capital valor Rentabilidad

Los altos costos logsticos generados en la distribucin de productos

terminados ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector,
ello puede haber ocurrido porque:

No hay versatilidad en la aplicacin de mtodos y equipamientos de

transporte lo que contribuye al incremento de los costos.
No se tiene en cuenta las caractersticas de los materiales en movimiento:
cantidades, composicin, tamao, forma y tipo de acondicionamiento.

La seleccin del equipamiento de transporte no ha sido realizada, teniendo

en vista el menor costo por unidad transportada.

Tabla 7 Costos logsticos generados en las Ventas y Servicios al Cliente

Costos tele mercadeo 4,25 % del capital valor Rentabilidad
Costos publicitarios 6,1 % del capital valor Rentabilidad
Costos ,visitas Accesorias 3,70% del capital valor Rentabilidad
Costo Promotores de ventas 2,0% del capital valor Rentabilidad

Los altos costos logsticos generados en Ventas y Servicios al Cliente ocurren

por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber
ocurrido porque:
Visitas innecesarias
Publicidades innecesarias
Servicios de promotores Costosos
Cantidad de promotores innecesarios.
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Tabla 8 Costos logsticos generados por la calidad de productos y servicios

Inspeccin de productos en proceso 2,,56 % del capital valor Rentabilidad
Capacitaciones 3,9 % del capital valor Rentabilidad
Costos ,visitas Accesorias 1,70% del capital valor Rentabilidad
Capacitacin servicio cliente 2,0% del capital valor Rentabilidad

Los altos costos logsticos generados por localidad de productos y servicios

ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede
haber ocurrido porque:

Mala manipulacin de productos terminados, que provoca en el servicio la

doble manipulacin.
No se ha planeado para una produccin en lnea o de secuencia continua.
No se calcula los costos de todas las operaciones en la revisin de la
calidad individualmente y ni se colocan en un centro de costo, por lo que
no cuenta con un costo total de los productos y servicios.