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REPUBLIQUE DU CAMEROUN UNION EUROPEENNE

REPUBLIC OF CAMEROON EUROPEAN UNION


---------- ----------
MINISTERE DE LECONOMIE, DE LA PLANIFICATION ET DE FONDS EUROPEEN DE DEVELOPPEMENT
LAMENAGEMENT DU TERRITOIRE
MINISTRY OF ECONOMY, PLANNING AND REGIONAL DEVELOPMENT EUROPEAN DEVELOPMENT FUND

COOPERATION CAMEROUN UNION EUROPEENNE


CAMEROON EUROPEAN UNION COOPERATION
--------------------
PROGRAMME DAPPUI ET DE SOUTIEN A LACCORD
DE PARTENARIAT ECONOMIQUE (PASAPE)

CENTRES DE GESTION AGREES

MANUEL DE PROCEDURES

FINANCEMENT DE LUNION EUROPEENNE (PASAPE)

Avril 2012

Ralis par le Cabinet ABS-International

BP 3866 Douala Tl. (237) 99 97 31 66 33 04 39 77 77 79 23 77


SARL au capital de 1 000 000 FCFA n Contribuable M.019600001300 W
Situ lAvenue Des palmiers Bonapriso Douala
E-mail : absinter@yahoo.fr
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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

AVANT PROPOS

Le prsent manuel dcrit l'organisation, les procdures de gestion administrative,


financire et comptable des Centres de Gestion Agrs (CGA). La mise en place des
procdures formalises rpond aux objectifs ci-aprs :

fournir un cadre formel d'excution des oprations caractre


administratif et financier conforme :
Aux principes de gestion gnralement admis, la lgislation camerounaise.
responsabiliser davantage le personnel dans l'accomplissement des tches
respectives par une dfinition prcise des postes et des attributions
affrentes,
rendre plus productif le personnel pour une efficacit accrue par
l'optimisation des circuits d'information (circulation des documents),
Enfin, mettre en uvre un contrle interne efficace.
Au Cameroun l'instar des autres pays africains, 90% des entreprises voluent dans
le secteur informel, c'est--dire que ces entreprises ne sont pas toujours identifies
et faussent de ce fait les statistiques relatives l'valuation de l'indice de
croissance conomique relle. C'est dans le but d'attirer cette catgorie
d'entreprises de l'informel et d'aider leur structuration et organisation, que les
centres de gestion agrs ont t conus et mis en place par dcret
n2000/002/PM du 06 janvier 2000, modifi par dcret n2011/1137/PM du 12 mai
2011 portant organisation et fixant les avantages fiscaux des adhrents des CGA.

Ce manuel a t labor sur la base des dispositions ci-dessus et a t ralis la


faveur de l'appui financier de l'Union Europenne travers le PASAPE. Le manuel a
pour objectif de mettre la disposition des responsables des CGA, un outil de
rfrence la fois oprationnel et pdagogique pour la conduite des oprations des
CGA.

Le respect et l'application effective de ces procdures conditionnent l'efficacit du


systme de gestion qui doit se traduire pour le CGA, par des contrles rguliers
pour palier aux diffrents risques qui peuvent rsulter d'irrgularits ou de
malversations (domaine de l'exceptionnel), mais surtout de ngligences, d'erreurs
d'excution, de jugement ou de comprhension (domaine du quotidien)

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SOMMAIRE

Pages
TITRE 1 ORGANISATION DES CGA 6
I PRESENTATION DU CGA 7
1.1 Objectif 7
a. 1.2 Organisation du manuel 7
1.3 Mise jour du manuel 8

II LE CADRE JURIDIQUE 10
2.1 Le cadre juridique 10
2.2 La description du CGA 10
2.3 Implantation gographique 11
2.4 Documentation juridique 12

III ORGANISATION DU CGA 13


3.1 Organigramme et fonctionnement du CGA 13
3.2

IV DESCRIPTION DES POSTES CLES 16


4.1 Le Prsident du CGA 17
4.2 Le Directeur excutif 20
4.3 Responsable Administratif et Financier 23
4.4 Experts (Expert Comptable et Inspecteur des Impts) 25
4.5 i. Assistants des EXPERTS (Comptable et 27
Fiscale)
4.6 Secrtaire Administratif (SA) 29
4.7 Agent Administratif 31

V POUVOIRS 32

VI GESTION DE L'INFORMATION ET ARCHIVAGE DES 33


DONNEES
6.1 Codification de l'information 33
6.2 Traitement du courrier externe 34
6.3 Circulation de l'information interne 39

TITRE 2 PROCEDURES DE TRESORERIE, D'ACQUISITION ET 41


GESTION DES BIENS

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I PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE 41

1.1 Rgles de gestion 41


1.2 Composantes de la trsorerie 42
A COMPTES COURANTS 43
A-1 Ouverture et dpt initial 43
A.2 Rglement de Factures par Banque 44
A.3 RETRAITS 45
A.4 i. REAPPROVISIONNEMENT 47
B COMPTE SPECIAL 49
B.1 Ouverture 49
b.2 i. Dpt initial 51
B.3 Rapprovisionnement 53
B.4 Contrles 54

1.3 ANNEXES 64

II GESTION DES BIENS 67


2.1 i. Principes de gestion 67
A i. Objectifs poursuivis 67
B 1. Etapes de gestion des biens 67
2.2 Biens durables 68
2.3 FOURNITURES CONSOMMABLES 84
2.4 PROTECTION DES BIENS 86

2.5 ANNEXES 87

TITRE 3 PROCEDURES BUDGETAIRES ET SYSTEME COMPTABLE 98

I PROCEDURES BUDGETAIRES 98

1.1 1. PRINCIPES BUDGETAIRES 99


1.2 Organes de l'elaboration du budget 100
1.3 Calendrier du processus budgetaire 100
1.4 Processus d'elaboration du budget 101
1.5 Execution du budget 103
1.6 Paiement des depenses 106
1.7 Suivi et revision budgetaire 106
1.8 ANNEXES 107

II PROCEDURES COMPTABLES 114


2.1 Organisation comptable 114

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2.2 Principes comptables applicables 115


2.3 Description du fonctionnement du systeme 118
2.4 Supports comptables 119
2.5 Personnel comptable 122
2.6 i. Schemas comptables 124
2.7 i. Operations de fin d'exercice 128
2.8 Mouvements de fonds 129
2.9 Conservation des documents 129
2.10 Travaux de fin d'exercice 131
2.11 Etats financiers 132

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TITRE I : ORGANISATION DES CGA

1. PRESENTATION DU CGA

2. CADRE JURIDIQUE

3. ORGANISATION DES CGA

4. DESCRIPTION DES POSTES CLES

5. POUVOIRS ET DELEGATIONS

6. GESTION DE L'INFORMATION ET ARCHIVAGE DES DONNEES

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1. PRESENTATION DU CGA

a. OBJECTIF :

Le manuel des procdures formalise les principales procdures de gestion


administrative, financire et comptable. Il a pour objectifs de :

fournir un cadre formel d'excution des oprations caractre administratif,


dcrire l'organisation administrative, financire et comptable,
dcrire les procdures des dpenses dans les conditions garantissant un
contrle interne efficace, en formalisant les contrles effectuer ainsi que
les responsables de ceux-ci chaque tape du circuit des documents,
dcrire les procdures mettre en uvre par l'ensemble du personnel
comptable et administratif, ainsi que les tches qui lui incombent,
utiliser de faon optimale, pour la meilleure efficacit de l'action engage,
l'ensemble des moyens mis en uvre tels que :

Les moyens humains,


Les moyens matriels,
Les moyens financiers.

b. ORGANISATION DU MANUEL :

2. PRSENTATION DU MANUEL DE PROCDURES

Cette premire partie prsente l'organisation du manuel. Celui-ci est structur de


manire en faciliter l'exploitation et la mise jour afin de l'adapter l'volution
tant de l'organisation du CGA que des procdures formalises.

1. DESCRIPTION, ORGANISATION ET GESTION DU CGA

La deuxime partie du manuel prsente le CGA notamment ses objectifs, la


stratgie de mise en uvre, et ses composantes ainsi que les cadres institutionnel
et organique.

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2. SYSTEME D'INFORMATION DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE DU CGA

La troisime partie prsente le systme d'information du CGA principalement dans


sa composante financire et comptable

1. PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

La quatrime partie dcrit les procdures administratives, financires et


comptables suivant une description dtaille des diffrentes tapes de la
procdure.

1.3. MISE JOUR DU MANUEL

1. MODIFICATION DES PROCEDURES

La mise jour du prsent manuel est aussi importante que sa mise en place. S'il
n'est pas mis jour rgulirement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise
jour, il perd de son efficacit. Une liste des dtenteurs du manuel sera maintenue
par le Prsident du CGA pour permettre la mise jour de tous les exemplaires
chaque fois qu'une mise jour sera opre.

La mise jour du manuel peut tre motive par :

des changements dans la structure ou les activits du CGA suivant les


dcisions des autorits de tutelle,
les modifications des systmes et procdures dans le but d'amliorer les
procdures existantes pour faire face des situations nouvelles,
des changements rendus ncessaires par l'application des textes et dcrets
concernant les lois et rgles en vigueur en Rpublique du Cameroun,
des modifications en ce qui concerne l'affectation du personnel ou des
tches lui incombant,
des amnagements dans l'organisation du CGA.

RESPONSABILITES DE LA TENUE ET DE LA MISE A JOUR DU MANUEL

La responsabilit de la tenue et la mise jour du manuel des procdures incombe


au Prsident du CGA. Il dcide en outre des copies mettre la disposition du

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personnel. La dcision de modification des procdures existantes est prise sur son
initiative.

1. MTHODOLOGIE DE MISE JOUR

Lorsque la dcision de modification de procdures existantes est envisage, le


Prsident du CGA convoque une runion laquelle doivent participer tous les
agents susceptibles d'tre concerns par ces modifications.

Cette runion doit dbattre de l'opportunit de la modification propose et des


solutions adopter.

A l'issue de cette runion un procs-verbal est tabli indiquant les lments


suivants

les procdures devant tre modifies,


les raisons pour lesquelles les modifications sont demandes,
les principes des modifications apporter,
la personne charge de rdiger les nouvelles procdures inclure dans le
manuel.

La personne charge de la rdaction des nouvelles procdures les soumet au


Prsident du CGA qui y apporte les ventuelles modifications qu'il juge ncessaire
pour arrter le texte dfinitif.

Aprs adoption du texte dfinitif portant sur les modifications apportes au


manuel, le Prsident du CGA se charge de distribuer les nouvelles sections du
manuel aux intresss. Le secrtariat doit tenir un registre permettant de suivre la
mise jour de chaque copie du manuel.

La personne charge de la distribution des nouvelles sections du manuel note dans


le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intresss ainsi que
les rfrences correspondantes.

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2. LE CADRE JURIDIQUE

2.1- Le cadre juridique

Les centres de gestion agrs font l'objet d'une rflexion depuis 1996 qui est loin
d'tre termine, ce qui explique les modifications apportes aux textes juridiques
ci-aprs qui rgissent les CGA :

La loi n 96/08 du 1er juillet 1996 portant loi de finances de la Rpublique


du Cameroun pour l'exercice 1996 /1997 ;

La loi n 2000/002/PM du 06 Janvier 2000 portant organisation des centres


de gestion agrs ;

La loi n 2009/018 du 15 dcembre 2009 portant loi de finances de la


Rpublique du Cameroun pour l'exercice 2010 ;

La loi de finances de la Rpublique du Cameroun pour l'exercice 2011 ;

Le dcret n 2007/0456/PM du 29 mars 2007 modifiant et compltant les


dispositions du dcret n 2000/002/PM du 06 janvier 2000 portant
organisation des centres de gestion agrs et fixant les avantages fiscaux des
adhrents des centres de gestion agrs ;

L'arrt n 079/PM du 29 mars 2007 fixant les modalits d'application du


dcret n 2000/002/PM du 06 janvier 2000 portant organisation des CGA
modifi et complt par le dcret n 2007/0456/PM du 29 mars 2007 ;

Dcret n2011/113/PM du 12 Mai 2011 modifiant et compltant certaines


dispositions du dcret n 2000/002/PM du06 Janvier 2000 portant
organisation des activits des centres de gestion et fixant les avantages
fiscaux des adhrents des centres de gestion agrs et ses modifications
subsquents.

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2.2- LA DESCRIPTION DU CGA

Un centre de gestion agr (CGA) est une structure associative cre par des
experts comptables, des chambres de mtiers ou consulaires, des organisations
professionnelles lgalement constitues (industriels, commerants, artisans etc).
Les centres de gestion agrs (CGA) ont auprs des petites et moyennes entreprises
une mission :
D'assistance en matire de gestion,
D'assistance en matire fiscale,
De prvention des risques fiscaux.
Son existence est soumise l'obtention d'un agrment pralable du ministre des
finances, plus prcisment de la Direction Gnrale des Impts.

1. PRVENTION DES RISQUES FISCAUX

C'est la mission premire d'un CGA, en effet l'intervention du CGA contribue


prvenir les risques fiscaux auxquels s'exposent les entreprises, car les experts des
CGA procdent une vrification systmatique de la dclaration fiscale avant de
faire la dclaration auprs de ladministration fiscale. En ralit le CGA permet de
rapprocher le contribuable de l'administration fiscale en toute confiance. Il sert
d'intermdiaire entre ses adhrents et l'administration fiscale.

2. AIDE A LA GESTION

Une autre mission fondamentale des CGA consiste assister ses adhrents en
matire de gestion d'une manire gnrale ou spcifique selon les besoins exprims
par ceux-ci.

Cette aide touche gnralement les domaines suivants :

La comptabilit,

Les finances,

L'administration.

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2.3- IMPLANTATION GOGRAPHIQUE

Les CGA sont pour l'instant implants dans deux villes :

1. Yaound
Le Cabinet AUDITEC et Koussok Thomas.

1. Douala
La Fdration des Associations des PME (FENAP),
La Chambre de Commerce de l'Industrie, des Mines et de l'Artisanat (CCIMA),

2.4- DOCUMENTATION JURIDIQUE

Les documents obligatoires ncessaires la gestion du CGA sont classs en 4


catgories :

CATEGORIE LIVRES

REGISTRES JURIDIQUES : Registres des dcisions des


Assembles,
Registres des P.V. des dlibrations
du conseil administration du CGA.
REGISTRES SOCIAUX : Registre de l'employeur,
Registre de la paie.
REGISTRES COMPTABLES : Livre d'inventaire,
Balance gnrale des comptes,
Livre journal,
Grand-livre.
DOCUMENTS INSTITUTIONNELS : Manuel de procdures
administratives, financires et
comptables,
Tout autre document juridique
indispensable.

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3 - ORGANISATION DU CGA

Elle est constitue :

d'une Assemble Gnrale, organe qui dlibre et vote le budget, approuve


les comptes.
d'un conseil d'administration qui arrte la politique de gestion selon les
orientations de l'Assemble gnrale, adopte le budget et arrte les comptes
en fin d'anne.
d'un comit de direction qui assure la gestion au quotidien du CGA selon les
orientations arrtes par le Conseil d'administration. Il comprend un
Directeur excutif, un Responsable Administratif et Financier et les Experts
(comptabilit et fiscalit).
d'un commissaire aux comptes qui est un auditeur externe.

3.1- Organigramme et fonctionnement du CGA

L'organigramme du CGA se prsente actuellement comme suit :

1. Le Conseil d'Administration

La loi rglementant l'organisation et le fonctionnement des associations a prvu la


composition d'un bureau minimum qui sert de conseil d'administration :
le Prsident,
le Secrtaire,
le Trsorier,
le Commissaire aux comptes.
C'est ce bureau qui prpare le rglement intrieur qui devra rgir les pouvoirs et le
fonctionnement des organes principaux du CGA. Ce rglement intrieur est soumis
l'assemble pour adoption.

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2. Les organes de gestion

L'organigramme ci-dessus dcrit la composition du CGA, notamment :


Le Bureau Directeur qui fait office de Conseil d'Administration pour le CGA ;
Un Prsident qui est investi de tous pouvoirs pour engager le CGA, dans la
limite des attributions qui ne relvent pas du Bureau Directeur ;
Un Directeur Excutif qui assure, sous l'autorit du Prsident, la planification,
l'organisation, la coordination, le contrle et la mise en uvre de l'ensemble
des activits du CGA.
Un Expert comptable qui suit le volet comptable du CGA,
Un Inspecteur des Impts qui suit le volet fiscal du CGA,
Un Responsable Administratif et Financier qui suit l'administration et les
finances du CGA,
Un pool des comptables qui rcupre les documents comptables et les
enregistre en comptabilit, tablit les situations mensuelles, annuelles,
Un pool des fiscalistes qui analyse des documents comptables et font les
dclarations mensuelles, annuelles.
Une unit d'appui en gestion administrative et comptable compose de deux
assistants, le secrtaire et l'assistant administratif.

1. Prsentation des principaux dirigeants du CGA

LE PRSIDENT DU CGA
Il est lu par l'Assemble gnrale comme les autres membres du conseil
d'administration pour un mandat de trois ans, renouvelable. Le Prsident du CGA
reoit de l'Assemble gnrale les pouvoirs les plus tendus pour autoriser les actes
accomplis dans le respect de l'objet social du CGA.

Il prside le Conseil d'administration qui est charg de :

dfinir les grandes orientations des activits du CGA,


approuver le programme annuel d'activits du CGA,
arrt le budget annuel, et les tats financiers annuels du CGA,
approuver le Manuel de procdures et ses mises jour ultrieures,

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approuver les grilles de rmunration et autres avantages du personnel du


CGA.
Pour la mise en uvre des activits du CGA, le Prsident du CGA est assist par un
Directeur Excutif et des Experts (Inspecteur des Impts et Expert Comptable) dont
les attributions sont prcises par arrt ministriel.

LE DIRECTEUR EXECUTIF

Plac sous la responsabilit directe du Prsident du CGA, le Directeur Excutif a


pour rle essentiel de suivre sur une base quotidienne la mise en uvre des
oprations du CGA, en veillant au respect des procdures et du calendrier des
actions du CGA. A cet effet, il tiendra un tableau de bord lui permettant de suivre
l'ensemble des oprations du CGA, y compris l'tat d'excution des programmes de
travail et des budgets annuels. Plus particulirement, il devra :

matriser lensemble des engagements (contrats) ainsi que les dpenses


ligibles dans le cadre du fonctionnement normal dun CGA,

matriser ltat dexcution des programmes de travail et des budgets annuels y


affrents, y compris les indicateurs de performance du CGA, tels :

suivre les facturations effectues dans le cadre des contrats pour s'assurer
qu'elles sont conformes aux livrables ou prestations attendues des
adhrents. A cet effet, il veillera ce que les dcomptes soumis pour
paiement dans le cadre des contrats reoivent pralablement toutes les
validations techniques et financires,

suivre l'excution des enregistrements comptables mensuels et les


dclarations fiscales mensuelles selon les calendriers pralablement arrts
et s'assurer que les autres dispositions lgales rgissant les CGA sont bien
excutes temps, y compris des rapports trimestriels et priodiques sur
l'tat d'avancement du CGA dans l'encadrement des membres,

cordonner l'excution des travaux des comptables et fiscalistes ainsi que


l'application des dcisions du Conseil d'Administration du CGA.

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IV- DESCRIPTION DES POSTES- CLES

On trouvera ci-aprs des fiches dcrivant les postes cls du CGA. Une fiche a t
labore pour chaque poste cl. Chaque fiche comprend les mmes rubriques :

Titre du poste,
Suprieur hirarchique,
Subordonns,
Rle,
Tches.
Les postes objet de fiches descriptives sont les suivants :

a. Prsident du CGA
b. Directeur Excutif
c. Responsable Administratif et Financier
d. Experts Comptables
e. Inspecteur des Impts
f. Assistants Comptable
g. Assistants Fiscal
h. Secrtaire Administratif
i. Agent Administratif.
Chacune des fiches doit tre duplique pour tre remise l'Agent occupant le
poste concern afin qu'il puisse la consulter en permanence et chaque fois que
ncessaire.

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a. LE PRSIDENT DU CGA
TITRE DU PRSIDENT DU CGA (PDT)
POSTE

Suprieur Conseil d'Administration et Assemble gnrale


hirarchique

Subordonns Directeur Excutif, Experts, Responsable Administratif et


Financier

Rle Le PDT est responsable de la bonne marche du CGA tant sur le plan
technique, financier et administratif vis vis du Conseil
d'Administration et de l'Assemble gnrale.

Le PDT a autorit directe sur tous les organes de gestion du CGA. Il


dispose des pouvoirs les plus tendus pour administrer le CGA.

Tches Administration gnrale

il assure la gestion quotidienne du CGA dans le cadre de la


politique gnrale et les textes juridiques rgissant l'activit
du CGA ;
il collabore avec les institutions nationales et internationales
pouvant aider la ralisation des objectifs du CGA ;
il prpare et excute les dlibrations du Conseil
d'administration ;
il prside toutes les runions du Conseil d'Administration ;
il propose l'organigramme et son actualisation au Conseil
d'Administration ;
il coordonne toutes les activits du CGA ;
il prend, dans les cas d'urgence qui ncessitent un
dpassement de ses attributions normales, toutes les mesures
conservatoires ncessaires, charge pour lui d'en rendre
compte au Conseil d'Administration dans les plus brefs dlais.

Gestion financire

il arrte et prsente au Conseil d'Administration pour

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approbation les budgets prvisionnels et les tats financiers


annuels du CGA ;
il approuve les ordres de transferts de fonds sur les comptes
ouverts dans les banques commerciales ;
il cosigne les chques tirs sur les comptes bancaires qui ont
t prpars par le Directeur Excutif.

Acquisitions de biens et services

il veille au respect strict des procdures d'approvisionnement


du CGA en biens et services requis suivant les procdures
applicables ;
il veille au respect du cahier de charges des fournisseurs
engags dans les contrats avec le CGA.

Gestion technique

il supervise et donne ses avis chaque fois que cela est


ncessaire au niveau des tches des diffrents experts
(Expert Comptable et Inspecteur des impts).

Administration du personnel

il recrute et passe les contrats avec le personnel contractuel


conformment aux textes en vigueur ;
il licencie le personnel contractuel conformment aux textes
en vigueur ;
il veille l'application des rglements noncs dans les
dcrets, arrts, manuels, directives, circulaires et mmoires
relatifs la gestion du personnel ;
il autorise le versement des primes, et autres gratifications
de mme que les retenues sur salaires ;

il veille ce que tous les registres obligatoires en matire de


gestion du personnel soient tenus jour ;
il arrte les horaires de travail conformment aux textes en
vigueur ;
il est responsable de tout le personnel qui uvre dans le
cadre du CGA ;

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il prend les sanctions l'encontre du personnel qui manque


au respect du rglement intrieur.

Gestion du patrimoine du CGA.

il est responsable du patrimoine du CGA ;


il s'assure que les stocks et les quipements acquis sont
rgulirement protgs contre tous les risques de toute
nature (vol, destruction, perte, accidents, etc...)
il fait prendre toute mesure permettant de localiser et
d'identifier les quipements acquis par le CGA ;
il veille ce que le personnel du CGA utilise les biens en
bon pre de famille .

Suivi et contrle

Le PDT supervise toutes les activits de contrle et de suivi menes


au sein du CGA. Il veille ce que les organes de contrle extrieurs
au CGA exercent leur mission sans entraves, etc.

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b. LE DIRECTEUR EXCUTIF

TITRE DU POSTE LE DIRECTEUR EXECUTIF (DE)

Suprieur PDT
hirarchique

Subordonns Responsable Administratif et Financier, Assistants Comptable,


Assistants fiscal, Experts (Expert comptable et l'Inspecteur des
impts), Secrtaire administratif et Agent Administratif.

Rle Plac sous la responsabilit directe du Prsident du CA, le


Directeur Excutif a pour rle essentiel de suivre sur une base
quotidienne la mise en uvre des oprations du CGA, en veillant
au respect des procdures et du calendrier des actions du CGA. A
cet effet, il tiendra un tableau de bord lui permettant de suivre
l'ensemble des oprations du CGA, y compris l'tat d'excution des
programmes de travail et des budgets annuels.

Tches Supervision

Sous la responsabilit du PDT, le Directeur Excutif devra :

matriser lensemble des engagements (contrats) ainsi que les


dpenses ligibles dans le cadre du budget arrt par le CA,

matriser ltat dexcution des programmes de travail et des


budgets annuels y affrents, y compris les indicateurs de
performance du CGA,

suivre les facturations effectues dans le cadre des activits


pour sassurer quelles sont conformes aux livrables aux
prestations attendues des adhrents. A cet effet, il veillera ce
que les dcomptes soumis pour la facturation dans le cadre des
contrats reoivent pralablement toutes les validations techniques
et financires,

suivre lexcution des activits comptables et fiscales selon les

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calendriers arrts par le CA et sassurer que les autres


dispositions lgales sont excutes temps, y compris les rapports
trimestriels et priodiques sur ltat davancement des travaux de
la CGA,

cordonner lexcution des conclusions des missions des auditeurs


(notamment en matire daudit et de contrle interne de gestion)
ainsi que lapplication des dcisions du CA concernant le CGA.

Contrle de Gestion

Par ailleurs, le Directeur Excutif veillera au respect scrupuleux


des procdures du Manuel des procdures administratives,
comptables et financire du CGA en matire de passation des
marchs et contrats. Il sera responsable de l'laboration des
programmes de travail et des budgets annuels, assurera la
coordination de la prparation des missions des Experts (Expert
Comptable et Inspecteur des Impts) que des sminaires organiss
dans le cadre du CGA.
Tches (suite) Gestion administrative

il veille l'application des procdures administratives du


CGA et leur mise jour rgulire ;
il veille une bonne circulation de l'information de porte
gnrale au sein du CGA ;
il procde la description des tches des postes
administratifs ;
il supervise le recrutement du personnel du CGA, gre sa
promotion et sa formation ;
il accorde une attention particulire l'application de la
lgislation du travail ;
il organise et ralise l'archivage des documents du CGA ;
il assure la programmation des formations de base et
continues ;
il dfinir les besoins en matire de personnel ;

Suivi du fonctionnement

il informe le PDT sur les faits d'ordre interne et externe dont la

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connaissance est utile pour ajuster la politique gnrale du CGA ;


il appuie le CGA dans son rle de formulation des hypothses et
des directives susceptibles de maximiser les chances de ralisation
des objectifs gnraux du CGA ;

Gestion de l'organisation

il propose toute suggestion permettant une meilleure


rpartition des tches et des responsabilits en vue de
l'atteinte des objectifs dans de meilleures conditions de
moyens et de temps ;
il signale toute inadquation actuelle des procdures en
vigueur et propose les solutions d'amlioration.

Rapports

Il labore en collaboration avec les Experts (Expert


Comptable et Inspecteur des impts) les rapports d'activit
et financiers produire au CA et aux divers partenaires
Le Directeur Excutif dressera des rapports mensuels (de
prfrence sous forme de tableaux) l'attention du
Prsident sur l'tat d'avancement du CGA, en indiquant les
principales difficults ou faiblesses constates sur chacun
des aspects ci-dessus.

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4.3- RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

TITRE DU POSTE Responsable Administratif et Financier (RAF)

SUPERIEUR DE
HIERARCHIQUE

SUBORDONNE Assistants Comptable, Assistants fiscal, Secrtaire


administratif et Agent Administratif.

ROLE Assurer la gestion administrative et financire du CGA.

TACHES

Gestion Administrative

Il reoit tous les courriers provenant tant de


l'intrieur du Cameroun que de l'tranger ; en bref,
tous les courriers qui n'ont aucun caractre
commercial pour transmission au Directeur Excutif
;
Il reoit les revendications et dolances du
personnel pour transmission et avis au Directeur
Excutif ;
Il veille au respect de la discipline de ses
subordonns au respect de la hirarchie ;
Il dfinit les critres de performance,

Il organise les sminaires de formation internes et


externes ;
Il suit la mise jour des dossiers du personnel ;
Il participe la slection des fournisseurs, aux
modalits d'attribution des marchs ;

Gestion technique

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Il assiste les adhrents dans la fiscale et comptable ;


Il participe la confection des tats financiers ;
Il est responsable de la production des tats de
synthse (bilan, compte d'exploitation,)
Il s'occupe de la gestion de la trsorerie (conception
des tableaux de bord) ;
Il est responsable de la gestion de la fiscalit du
CGA.

Gestion financire

Il est responsable de la gestion des finances du CGA


(recettes et dpenses) ;
Il gre la trsorerie et cosigne sur tous les chques
et autres sorties de trsorerie ;
Il participe la confection du budget ;
Il prpare le budget soumettre au DE ;
Il participe l'laboration du budget de la Socit
Analyse des oprations financires ;
Il est responsable de la gestion du patrimoine ;
Il supervise les procdures d'inventaire.

Suivi et contrle

Il reoit les donnes de gestion ;


Il reoit et contrle les tats de facturation ;
Il analyse les compte des clients ayant des impays ;
Il suit et tablit les tats de paiement des factures
mensuelles ;
Il contrle les tats d'encaissements des factures
mensuelles ;
Il suit des tats de rglement des factures
fournisseurs ;
Il suit les impays ;
Il suit la situation de la trsorerie ;
Il suit les engagements du CGA ;
Il suit toutes les actions de recouvrement des
crances du CGA.

Gestion de l'organisation

Il labore et met en application des procdures


comptables et financires ;

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Il responsable de la tenue des runions


hebdomadaires de suivi de l'activit de ses
collaborateurs ;
Il veille au maintien et au dveloppement d'un bon
climat social ;
Il doit veiller l'application de la politique de la
Direction Gnrale et des procdures.

Rapport

Il est responsable de la confection des tats


financiers ;
Il assiste le DE dans la prparation des rapports au
Conseil d'Administration et l'Assemble ;

c. EXPERTS (EXPERT COMPTABLE ET INSPECTEUR DES IMPOTS)


TITRE DU POSTE EXPERTS (EXP)
Suprieur hirarchique PDT, DE

Subordonns Assistants Comptable, Assistants Fiscal

Rle Sous la responsabilit du Prsident du CGA et du DE,


l'Expert a pour mission principale de mettre la
disposition du CGA toute l'expertise technique
ncessaire la conception, la mise en uvre et au
suivi des actions engages par rapport son secteur de
comptences.

A ce titre, il doit :

- conseiller le PDT dans ses prises de dcisions,

- produire des analyses et synthses,

- tenir jour une base de donnes fiable,

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- effectuer le suivi des ralisations,

- conseiller et former les membres en gestion,


administration, fiscalit, comptabilit.

Tches Assistance des Adhrent

une mission d'assistance auprs de leurs adhrents en


matire de gestion par la fourniture chaque anne d'un
dossier de gestion caractrisant la situation
conomique, financire et fiscale de leurs entreprises,
- et une mission de prvention et de surveillance
(examen de cohrence et de vraisemblance des
documents et dclarations fiscales qui leur sont fournis),

Ils examinent les dclarations fiscales avant le dpt au


centre des impts.

Formation des Adhrents


Ils organisent des sances d'information et de formation
conues spcialement pour les adhrents, chefs
d'entreprise et adaptes leurs besoins.
Ils fournissent galement une analyse des informations
conomiques, comptables et financires, fiscales, en
matire de prvention des difficults et leur informent
sur les dmarches accomplir.

- Ils doivent s'assurer de la concordance, de la


vraisemblance et de la cohrence entre la dclaration
de rsultat et les dclarations de taxes sur le chiffre
d'affaires.

Ils doivent adresser un compte rendu de leur mission au


PDT et l'administration fiscale

Suivi des ralisations

Il supervise l'excution des prestations confies aux


Assistants ;

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Il informe, au moyen de fiches explicatives ou par tout


autre moyen efficace suivant les circonstances, le PDT
sur l'avancement des prestations.

Production d'analyses et synthses


Il ralise une veille par rapport aux volutions des
secteurs d'activit et formule toute suggestion ou
analyse qu'il estime utile la bonne conduite des actions
du CGA et l'atteinte de ses objectifs

d. ASSISTANTS DES EXPERTS (Comptable et Fiscale)


TITRE DU POSTE ASSISTANTS DES EXPERTS (AEXP)

Suprieur hirarchique DE, DE, RAF, EXP

Subordonns NEANT

Rle Sous la responsabilit technique de l'Expert, l'AEXP a


pour mission principale d'assister l'expert dans sa
mission, notamment celle consistant mettre la
disposition du CGA toute l'expertise technique
ncessaire la conception, la mise en uvre et au
suivi des actions engages par rapport aux adhrents.

A ce titre, il doit effectuer les collectes, analyses et


synthses que l'expert lui commande pour le compte
du CGA.

Tches Assistance des adhrents

une mission d'assistance auprs de leurs adhrents en


matire de gestion par la fourniture chaque mois d'un
dossier de gestion caractrisant la situation
conomique, financire et fiscale de l'entreprise,
et une mission de prvention et de surveillance
(examen de cohrence et de vraisemblance des
documents et dclarations fiscales qui leur sont
fournis),

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Ils examinent les dclarations fiscales avant le dpt


au centre des impts.

Suivi des ralisations

Il assiste l'expert dans la supervision de


l'excution des prestations,
Il informe, au moyen de fiches explicatives ou
par tout autre moyen efficace suivant les
circonstances, l'expert sur l'avancement des
prestations et sur le respect des clauses
contractuelles et la rglementation.
Il s'agit de :

- collecter les documents comptables ;

- imputer et enregistrer les pices comptables ;

- prparer les tats de recettes ;

- diter le grand-livre et la balance des comptes ;

- tablir la base de dclaration mensuelle de


l'Adhrent du CGA.

Gestion comptable

il contrle les pices justificatives de dpenses


et de recettes pour s'assurer de leur validit, de
leur exactitude avant leur comptabilisation ;
il contrler la tenue de la caisse de l'adhrent
du CGA ;
il impute et enregistre les pices comptables ;
il analyse les comptes et justifie les soldes des
comptes ;
il dite le grand-livre et la balance des comptes;
il tient jour les livres comptables.

Gestion administrative

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Sous la responsabilit du RAF, l'Assistant devra :

veiller l'application des textes administratifs ;


assurer le suivi de la formation des Adhrents ;

tenir un fichier sur les Adhrents qu'il


actualise mensuellement ;

rendre compte, au moyen de tableaux de


bord, des carts entre les prvisions et les
ralisations, donner une explication des causes
et indiquer les mesures correctrices adquates ;
Rapport financier

L'Assistant assiste le DE et le RAF dans la production


selon les priodicits convenues (trimestre, semestre,
anne) des rapports et les statistiques sur les
adhrents du CGA.

e. SECRTAIRE ADMINISTRATIF (SA)


TITRE DU POSTE SECRETAIRE ADMINISTRATIF (SA)

Suprieur hirarchique RAF, DE

Subordonns Nant

Rle Sous la responsabilit du DE et du RAF du CGA, le


Secrtaire Administratif (SA) est charg :

- de l'accueil et de l'orientation des visiteurs du


DE ;

- de la rception et la transmission au DE des


divers courriers du CGA ;

- de la rception et la transmission des appels


tlphoniques du DE ;

- du traitement du courrier arrive et la

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transmission au personnel des courriers affects


par le DE ;

- du traitement du courrier dpart ;

- de la correspondance, le traitement de texte, le


classement, l'archivage en relation avec le DE.

Tches Accueil et orientation des visiteurs du DE

il reoit avec courtoisie les visiteurs du DE et


demande l'objet de leur visite ;
il les installe la salle d'attente et les
annonce au DE ;
il les introduit la demande du DE ;

Rception et transmission du courrier arrive

il reoit tout le courrier du CGA et procde


l'enregistrement ;
il transmet tout le courrier reu au DE ;
Traitement du courrier arrive et transmission
au personnel des courriers affects par le DE.
il reoit tout le courrier annot par le DE et
procde l'enregistrement ;
il transmet tout le courrier annot aux
agents concerns ;

Traitement du courrier dpart


il reoit tout le courrier dpart et
procde l'enregistrement aprs attribution
d'un numro ;
il fait transmettre tout le courrier dpart
aux destinataires ;
Correspondance, traitement de texte, classement,
archivage des dossiers
il rdige des correspondances pour le DE, et
procde leur saisie ;
il procde au classement et l'archivage des

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dossiers avec le DE.

f. Agent Administratif

TITRE DU POSTE AGENT ADMINISTRATIF (AD)

Suprieur hirarchique DE

Subordonns Nant

Rle Rattach au DE, l'Agent Administratif (AD) est


charg de la distribution du courrier interne
et externe du CGA.

Tches Distribution du courrier

il distribue le courrier interne du CGA


et fait marger le registre de
transmission par les destinataires de ce
courrier ;
il distribue le courrier externe du CGA
et fait marger le registre de
transmission par les destinataires de ce
courrier ;
il rcupre galement le courrier
destin au CGA ;
il est charg des autres courses
professionnelles du CGA la demande
du PDT, du DE, du RAF, des EXP ou des
Assistants.

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V- POUVOIRS

La connaissance des possibilits de pouvoirs et de dlgations de signatures est


essentielle car la validit des actes en dpend troitement. Ainsi, les personnes
habilites signer au nom du CGA doivent tre clairement identifies et connues
des interlocuteurs extrieurs (Adhrents, Administrations, oprateurs, fournisseurs,
etc...).

Les spcimens lgaliss des signatures des personnels habilits doivent tre
communiqus aux partenaires et aux banques commerciales ds l'ouverture des
comptes. Ces signatures doivent tre connues afin d'viter les risques de
contrefaon.

Les pouvoirs et dlgations varient en fonction de la nature des pices et du degr


d'engagement qui en rsulte pour le CGA. Le tableau ci-aprs synthtise les
procdures de signature et de dlgation :

Nature de l'acte Signataires Dlgations

Pices de dpenses et Directeur Excutif du Directeur Excutif ou


autres documents CGA + visa RAF Expert assurant l'intrim du
internes Prsident + visa du RAF

bons de
commande Uniquement pour des
marchs dpenses dont la nature
salaires et le plafond ont t fixs
etc par note de service du
PDT.

Chques et virements Prsident + Directeur Excutif +


Directeur l'intrim du
Excutif+ RAF Prsident + RAF

Uniquement pour des


dpenses dont le plafond
est fix par note de
service du PDT.

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VI - GESTION DE L'INFORMATION ET ARCHIVAGE DES DONNEES

La bonne gestion de l'information (financire, administrative, technique...) au sein


du CGA doit tre considre par chaque agent comme l'un des lments
fondamentaux de bonnes performances, de l'efficacit et donc de l'atteinte des
objectifs assigns au CGA.

Une gestion performante de l'information exige une codification rigoureuse ainsi


que de bonnes procdures de diffusion et de circulation. Cela implique notamment
un traitement efficace du courrier du CGA ainsi que l'organisation rgulire de
runions d'information.

a. Codification de l'information

Les postes de travail sont galement codifis pour identifier rapidement les
personnes tant l'origine d'informations ou en tant destinataires. Les codes des
fonctions correspondent aux abrviations de postes figurant au tableau ci-aprs :

CODE LIBELLE

PDT Prsident du CGA

DE Directeur Excutif

EXPC Expert Comptable

EXPF Expert Fiscal

RAF Responsable Administratif et


Financier

AFISC Assistant Fiscal

ACOM Assistant Comptable

SA Secrtaire Administratif

AD Agent Administratif

CENTRES DE RESPONSABILITE

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DISPOSANT D'UN PARAPHEUR

PDT Prsidence du CGA

DE Directeur Excutif

EXP Expert comptable, Inspecteur des


impts

RAF Responsable Administratif et


Financier

Le dficit d'information en temps rel de tous les acteurs qui pourrait en rsulter
sera combl par la tenue rgulire des Comits de Direction et la communication
interne permanente.

b. Traitement du courrier externe

1. Courrier physique

Courrier arrive

Tout courrier destin au CGA est rceptionn par le


SA. Le courrier rcupr par l'AD est galement
rceptionn par le SA. Il en est de mme pour tout
courrier remis directement tout personnel du CGA.

Le cas chant, le SA accuse rception en visant le


registre de transmission du service expditeur. La
dcharge comporte au moins les mentions suivantes
: date, heure de rception et la signature ou le visa.

L'intrt de cette disposition est la centralisation


Rception
systmatique de tout le courrier du CGA afin d'viter
les omissions et les duplications des documents
censs traiter des mmes objets.

Il permet galement d'officialiser les dates de


rception pour les documents ayant valeur juridique

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ou contractuelle (offres de services, par exemple).

Le SA procde au tri du courrier reu comme suit :

courrier priv,
courrier confidentiel,
courrier administratif.
Le courrier priv est remis en main propre par le SA.
Le courrier confidentiel est transmis au DE ou au
PDT en main propre. Il ouvre le courrier
Dpouillement administratif.

Il appose le cachet courrier-arrive sur chaque


courrier.

Le courrier confidentiel est identifi par l'apposition


du cachet CONFIDENTIEL sur l'enveloppe.

Le SA enregistre le courrier administratif dans le


registre de courrier arrive ". Il reporte dans le
cachet appos le numro d'ordre chronologique du
registre correspondant.

Enregistrement Le registre du courrier arrive comporte au


moins les mentions suivantes :

N d'ordre,
date de rception,
Rfrence et date du courrier,
Dsignation de l'expditeur,
Objet.
L'ensemble du courrier est ensuite plac dans le
parapheur soit du DE, soit du PDT et transmis aux

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centres de responsabilit DE.

Le DE examine chaque courrier, porte les


affectations, vise et donne ventuellement des
instructions particulires pour le traitement.

Le SA rcupre le parapheur examin ; prend


copie du courrier ventiler, place les copies du
courrier dans le parapheur destin chaque
Traitement membre du personnel.

Il enregistre dans un cahier de transmission et


l'AD transmet le courrier chaque destinataire
contre dcharge.

La rgle principale de tout classement efficace


est que tout document doit tre retrouv
rapidement mme en l'absence du personnel qui
est l'origine du classement.

Classement Les documents peuvent tre classs selon l'un


des critres suivants ou par combinaison de deux
de ces critres :

par n d'ordre chronologique,


par dossier de projet excut,
par nature de document.
Le SA classe les originaux du courrier
administratif dans les classeurs appropris par
numro d'enregistrement.

Les documents rcents (datant de moins d'un an


ou qui n'ont pas encore fait l'objet de
vrifications par les organes de contrle
habilits) sont placs dans des classeurs
perforations et rangs porte de main

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(tagres, armoires) proximit du SA.

Les documents anciens sont rangs dans des


botes archives. Les documents vieux de plus de
cinq exercices sont ficels et rangs dans des
cartons archives et placs dans un local
Archives .

Un guide rcapitulatif du classement et de


l'archivage pourra tre labor lorsque tous les
codes seront attribus pour tre joints en
annexe au prsent manuel de procdures.

Courrier dpart
Le courrier du CGA destin l'extrieur est
soumis la signature du DE quel que soit le
rdacteur.

Les documents expdier sont placs, en trois


exemplaires au moins, dans le parapheur du
centre de responsabilit et transmis au DE pour
signature.

Les rfrences porter sur le courrier dpart


comprennent les mentions suivantes :
Collecte
Le code du signataire : DE ;
Le code du rdacteur : par exemple :
RAF
L'anne d'mission du courrier ; par
exemple : 2012
Le numro d'ordre chronologique : 056.
Exemple : DE/RAF/2012/056

Le numro peut tre port au moyen d'un


tampon numroteur ou saisi directement sur
l'ordinateur aprs renseignement auprs du SA
pour viter les duplications de rfrences.

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Les parapheurs sont rcuprs par le SA aprs


signature du DE ou du PDT ; il vrifie qu'il n'y a
pas d'omission.

Le SA enregistre le courrier dans le


registre dpart ; porte
ventuellement le numro d'ordre s'il
n'est pas port par informatique.

Enregistrement Il ventile chaque document comme suit :

1 exemplaire pour le chrono de


classement ;
1 exemplaire est retourn dans le
parapheur pour le service
metteur pour classement par ce
dernier ;
1 exemplaire (original) pour le
destinataire.

Le SA enregistre galement dans le


registre de transmission le courrier
dpart ; prpare les plis et les remet
l'AD pour distribution.

Acheminement Lorsqu'il s'agit du courrier expdier par


la poste ordinaire ou courrier express, le
SA appose les timbres sur les enveloppes
suivant les tarifs du service postal ou fait
appel au coursier express (DHL,
CHRONOPOSTE, etc.) pour rcuprer les
plis.

Classement Le courrier dpart est class dans les


mmes conditions que le courrier

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arrive .

1. Courrier lectronique

Un volume de plus en plus important de documents ou de messages est dsormais


transmis ou reu par le CGA au moyen du rseau Internet sous la forme de fichiers
informatiques. Le foisonnement de ces informations implique une gestion
rigoureuse afin de retrouver rapidement les documents.

Les logiciels de messagerie sont bien adapts la gestion du courrier lectronique.

Courrier reu
Pour des raisons videntes de confidentialit et d'efficacit, tous les messages
envoys au CGA doivent tre reus dans une unique bote lettres lectronique
avant d'tre redistribus leurs destinataires. Le DE dsigne l'agent responsable de
cette tche ( priori le SA).

Cet agent vrifie rgulirement l'tat de la boite aux lettres lectroniques pour
tre inform sans dlai de tout courrier reu.

Le courrier lectronique est archiv dans les mmes conditions que le courrier
physique du CGA.

Courrier envoy
Chaque agent quip d'un micro-ordinateur peut envoyer des messages partir de
son poste.

a. Circulation de l'information interne

La circulation de l'information au sein du CGA est assure et renforce par des


runions priodiques (bimensuelles) du CODIR et des runions ad hoc au moins une
fois par mois entre les responsables et leurs collaborateurs.

Les runions bimensuelles (CODIR) permettent:

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de faire le point sur l'tat d'avancement des dossiers confis chaque Centre
de Responsabilit,
d'exposer les difficults rencontres,
de proposer des solutions pour les surmonter et
de discuter de toute autre question visant la ralisation des objectifs du
CGA.
La runion du CODIR se tient jour fixe, soit le vendredi et sont prsides par le
DE. Le RAF est dsign pour assurer le secrtariat du CODIR. Le procs-verbal de la
prcdente runion est rappel au dbut de chaque nouvelle runion afin
d'acclrer l'analyse des problmes et d'assurer la continuit du suivi.

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TITRE II : PROCEDURES DE TRESORERIE, D'ACQUISITION ET GESTION DES BIENS

1. PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE

2. PROCEDURES DE GESTION DES BIENS

PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE

La procdure s'applique tous les comptes bancaires du CGA ouvert dans une
banque commerciale autorise exercer son activit au Cameroun.

Rgles de gestion

Les fonds verss un Compte bancaire CGA ne doivent pas tre utiliss
d'autres fins que ceux qui entrent dans le cadre des activits du CGA.

Le Directeur Excutif (DE) et le Responsable Administratif et Financier (RAF)


sont les seuls signataires autoriss (signatures conjointes) engager les
dpenses.

Le Prsident du CGA est le seul signataire autoris en dehors des deux ci-
dessus mouvementer les comptes bancaires du CGA.

Il est ralis un suivi individualis de chaque compte au moyen d'un journal


de banque par compte bancaire : Compte courant, Compte spcial
Adhrents .

Le Comptable enregistre chronologiquement tous les mouvements de fonds


dans les journaux de banque correspondants.

Chaque journal de banque est arrt mensuellement par le Comptable et


contrl par le Responsable Administratif et Financier.

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

Un tat de rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte est


effectu par le Comptable et contrl par le Responsable Administratif et
Financier.

Le Comptable prpare la situation hebdomadaire de trsorerie prsenter


au Responsable Administratif et Financier et au Directeur Excutif.
Composantes de la trsorerie

La trsorerie du CGA est constitue par l'ensemble des sommes disponibles dans :

les comptes bancaires,


la caisse.

i. Banque

Le CGA peut ouvrir deux catgories de comptes bancaires :

les comptes courants pour le fonctionnement normal du CGA,


un compte spcial pour les investissements.

Le compte courant est soumis des rgles de fonctionnement moins


contraignantes que celles du compte spcial :

le compte courant ne peut tre ouvert que dans une banque commerciale ;
il est soumis aux investigations du Commissaire aux comptes ;
les recettes du CGA (cotisations d'adhsion, frais de formation, subventions,
etc) ne peuvent tre dposes que sur ce compte courant.

Le compte spcial est un compte bancaire dont le fonctionnement est


soumis des rgles spcifiques :

il est ouvert pour recevoir les fonds destins aux investissements et ne peut
tre mouvement que dans ce but.

A) COMPTES COURANTS

a.1- Ouverture et dpt initial


Squence Priode Intervenants Description A E C D

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

narrative des tches

Avant le Le PDT Demande l'ouverture (


dmarrage du compte courant
des dans une banque
activits commerciale
du CGA

Le DE Prend contact avec (


la banque identifie
pour l'ouverture du
compte courant

La banque Ouvre le compte et (


en informe le CGA

Le DE Transmet au SA
l'identit du compte
bancaire, le
spcimen des
signatures dposes.

Le DE Transmet une copie (


de ces documents au
COMPT pour
renseigner le
systme de gestion
informatis.

Ds la Le RAF met jour les tables (


rception comptables du
de la logiciel comptable et
pice les outils ncessaires
pour la gestion du
compte ;
Agrafe l'avis la
fiche d'imputation,
impute la pice
saisit dans le journal
du compte courant

DATE DAPPROBATION REDACTEUR


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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

classe la liasse dans


le chrono des pices
du compte courant
bancaire.

A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou


archivage et conservation).

A.2- Rglement de Factures par Banque :

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Rgler les factures en contrepartie des fournitures livres ou des prestations


effectues ordre de paiement du CGA.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure s'applique aux rglements de factures par chque ou par virement


bancaire.

3. REGLES DE GESTION

Le rglement des factures se fait par programmation hebdomadaire.

Les factures doivent tre certifies et liquides accompagnes d'un B/C et


d'un B/L. d'une copie du contrat de services ou de fournitures et doivent
porter le cachet BON A PAYER avec visa du Responsable Administratif et
Financier.

Les factures relatives aux travaux doivent tre certifies par le DE.

Les factures relatives des contrats doivent porter les numros des contrats
correspondants.

Les factures de montant infrieur Cent Mille (100 000) Francs CFA peuvent
tre rgles par la caisse.

Le Comptable prpare les bordereaux de remise de chque en trois (3)


exemplaires :

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

l'original sign par le bnficiaire est joint


la facture,

le duplicata accompagne le chque,

le triplicata reste en souche,

Toute facture rgle porte le cachet PAYE .

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Point des factures en instance,


2. Choix des factures payer,
3. Etablissement des ordres de paiement,
4. Signatures des ordres de paiement,
5. Signature des chques,
6. Paiement des fournisseurs.

a.3-RETRAITS
Squence Priode Intervena Description A E C D
nts narrative des
tches

Selon Le RAF remplit les (


l'chancier chques de
de paiement paiement de
dpenses
partir des
pices
justificatives
(factures,
dcomptes de
marchs, PV de
rception),
signe et
transmet les
liasses au DE

Le DE Vrifie le (
dossier, signe et

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

transmet le
dossier au SA
pour
transmission au
AD

Le SA Prend copie des (


chques ;
Ventile les
chques aux
bnficiaires
contre signature
des copies de
chques,
acquittement
des pices de
dpenses ou
dcharge pour
annulation ;
retourne au RAF
les copies des
chques et les
pices de
dpenses
acquittes.
Le RAF Agrafe la liasse (
de factures la
fiche
d'imputation,
impute la pice,
saisit dans le
journal du
compte
bancaire,
classe la liasse
dans le chrono
des pices du
compte

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

bancaire
Une fois par Le DE ou Vrifie la bonne (
mois le PDT comptabilisation
des oprations
de retrait du
compte courant

A.4-REAPPROVISIONNEMENT
Squence Priode Intervena Description A E C D
nts narrative des
tches

Suivant la Le DE Reoit les chques (


rception par courrier
des fonds arrive et le
soit en transmet au SA pour
espces ou enregistrement et
par transmission au RAF.
chques

Le SA Enregistre le chque (
dans le cahier des
chques , remplit
les bordereaux de
remise de chque,
porte les mentions
du compte au dos du
chque, fait la copie
du chque et la
transmet au RAF.
Joint le chque au
bordereau et les
transmet du DE

A rception Le DE Signe au dos et les (


bordereaux de
remise de chque et

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

retourne le tout au
SA.

Le SA Transmet le chque (
et le bordereau
l'AD pour dpt la
banque

A rception L'AD Dpose le chque (


la banque et tourne
avec une dcharge
du bordereau de
remise de chque.
Transmet la
dcharge du
bordereau de remise
de chque
estampille
l'ACOM.
A rception Le RAF Agrafe une fiche (
d'imputation la
copie du chque + la
dcharge du
bordereau de remise
de chque, procde
son imputation
saisit la pice dans
le journal des
recettes et
la classe dans le
classeur des recettes
et des clients.
La banque informe le CGA par (
un avis de crdit de
d'opration

A rception Le DE transmet l'avis (


d'opration au RAF

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pour traitement

A rception Le RAF
Agrafe l'avis la (
fiche d'imputation,
impute la pice
saisit dans le journal
du compte bancaire
et
classe la liasse dans
le chrono des pices
du compte banque
Une fois Le DE ou Vrifie la bonne (
par mois le PDT comptabilisation des
oprations de
rapprovisionnement
du compte

A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou


archivage et conservation).

B) Compte spcial

b.1- Ouverture
Squence Priode Intervenants Description A E C D
narrative des
tches

Avant le Le PDT Autorise (


dbut du l'ouverture du
paiement compte spcial
des dans une
impts, banque
taxes et commerciale
cotisations. pour les fonds
mis la
disposition du
CGA par les
adhrents pour

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le paiement de
leurs impts.

Avant le Le DE Prend contact (


dpt avec la banque
initial identifie et
fournit tous les
renseignements
ncessaires
l'ouverture du
compte spcial

La banque Ouvre le (
compte et
dlivre une
lettre
mentionnant le
numro de
compte

A la Le DE Transmet aux (
rception adhrents le
de la lettre relev
d'ouverture d'identit du
de compte compte
bancaire,
Transmet une
copie de ces
documents au
RAF pour
renseigner le
systme de
gestion
informatis.
Le SA Fait une copie (
pour ses
archives,

Transmet la

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copie au RAF.

Le RAF Met jour les (


tables
comptables du
progiciel
(journal et
compte) et met
en place les
outils
ncessaires
pour la gestion
du compte
spcial.

Chaque Le DE Vrifie chaque (


mois mois la tenue
du compte
spcial.

A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou


archivage et conservation.

b.2 - Dpt initial


Squence Priode Intervenants Description narrative A E C D
des tches

1 Dans les Adhrent Vire le montant des (


dix impts, taxes et
premiers cotisations dans le
jours du compte bancaire et
mois. apporte l'original du
virement au RAF via
le courrier arrive .

2 Le DE Reoit l'avis de
virement de
l'adhrent et le

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

transmet au RAF

3 Le RAF Contrle que l'avis de


virement de
l'adhrent est bien
inscrit au crdit du
compte spcial,

agrafe l'avis de crdit


du compte l'avis de
virement de
l'adhrent

4 Le RAF Agrafe une fiche (


d'imputation,
procde son
imputation et sa
saisie
saisit dans le journal
du compte spcial
classe la liasse dans
le chrono des pices
du compte spcial.
A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou
archivage et conservation)

b.3 - Rapprovisionnement
Squence Priode Intervenants Description narrative A E C D
des tches

Une fois L'EXPF Dtermine le montant (


par mois des impts, taxes et
au plus cotisations CNPS
tard le payer au plus tard le 15
10 du mois. Il fait un appel
de fonds qu'il transmet
au RAF avec les

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

diffrents tats
justificatifs

A Le RAF Vise les tats et (


rception transmet une Demande
d'Appel de Fonds (DAF)
l'adhrent au moyen
d'un bordereau

A La banque Envoie un avis de crdit (


rception au CGA
des fonds

A Le DE Transmet l'avis au RAF (


rception pour traitement
de l'avis

A Le RAF
Agrafe l'avis la (
rception fiche
de la d'imputation,
pice impute la pice
saisit dans le
journal du
compte spcial
classe la liasse
dans le chrono
des pices du
compte spcial
Une fois Le DE ou le Vrifie la bonne (
par mois PDT comptabilisation des
oprations de
rapprovisionnement du
compte spcial

A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou


archivage et conservation).

b.4 - Contrles

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Squence Priode Intervenants Description A E C D


narrative des
tches

Une Le RAF prpare un (


fois par tat de
mois rapprochement
de banque
(compte
courant et
compte
spcial)
partir du
compte tenu
dans la
comptabilit
du CGA et du
relev de la
banque
commerciale
et le transmet
au DE ou au
PDT.

Le DE ou le contrle, vise,
PDT donne des
instructions
pour suivre les
oprations non
dnoues et
retourne l'tat
au RAF.

Le COMPT classe la liasse


dans le chrono
des tats de
rapprochement
pour les
besoins

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

ultrieurs
(tablissement
de DAF, audit
des comptes,
etc).

Lors de L'EXPF Vrifie les (


l'audit tats de
rapprochement
des comptes
courant et
spcial lors de
l'audit

i. Caisse :

Le CGA dispose d'une petite caisse pour assurer le paiement en numraire des
petites dpenses courantes de son fonctionnement.

Les mesures de scurit doivent tre prises pour la conservation des fonds dans les
locaux du CGA.

1. LA PROCDURE DE GESTION

a. OBJET DE LA PROCEDURE

Assurer le fonctionnement de la caisse tout en garantissant une gestion saine et


rigoureuse.

b. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure s'applique toute caisse dtenue par le CGA. La procdure est


applicable ds que le niveau des fonds en caisse atteint Cent Cinquante Mille (150
000) Francs CFA.

c. REGLES DE GESTION

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

La Secrtaire tient la caisse pour financer les menues petites dpenses


ligibles au titre des activits financer par le CGA.

Le niveau d'approvisionnement de la caisse est fix cinq cent mille (500


000) Francs CFA. Toutefois, la caisse peut tre exceptionnellement
approvisionne au del du plafond indiqu pour faire face un besoin
immdiat et ponctuel de trsorerie (ex : payement des salaires enfin de
mois).

La caisse permet de payer les dpenses de montant infrieur Cent Mille


(100 000) Francs CFA. Les dpenses suprieures ou gales Cent Mille (100
000) Francs CFA sont rgles par chque.

La caisse est arrte en fin de journe par la Secrtaire et contrle par le


Responsable Administratif et Financier. Il a la latitude de contrler la caisse de
faon inopine. Toutefois, il lui est recommand de faire un contrle systmatique
chaque fin de mois.

4. Liste des oprations

/. Arrt de la caisse,

1. Contrle des pices par le Responsable Administratif et Financier.


2. Etablissement de l ordre de paiement,
3. Signature du chque,
4. Remise du chque l'Agent Administratif,
5. Encaissement du chque et enregistrement.

1. Rglement de Factures par Caisse

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Rgler en espce les factures reues par le CGA.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procdure s'applique pour le rglement en espce des fournisseurs en


contrepartie des prestations ou travaux effectus ou des fournitures livres.

3. REGLES DE GESTION

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

Le rglement des factures se fait par programmation hebdomadaire.

Les factures doivent tre certifies et liquides accompagnes d'un B/C et


d'un B/L et doivent porter le cachet BON A PAYER avec visa du
Comptable et du Responsable Administratif et Financier.

Seules les factures d'un montant infrieur Cent Mille (100 000) Francs CFA
sont rgls par la caisse.
Toute facture rgle porte le cachet PAYE .

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Regroupement des factures rgler,

1. Contrle des factures,


2. Paiement des fournisseurs.

1. ouverture
Squence Priode Intervenants Description A E C D
narrative des
tches

Sur Le RAF prpare un chque (


instructions d'approvisionnement
du PDT (au nom de l'AD) qui
donnes constitue le
par note de montant initial de la
service caisse ;
prpare 2 pices
comptables: 1 pice
de recettes de
caisse et 1 pice de
dpenses de banque
transmet la liasse
au DE pour contrle
et signature

DATE DAPPROBATION REDACTEUR


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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

Le DE Signe le chque et
transmet la liasse
au SA pour
signature du PDT

Le PDT Signe le chque et


transmet la liasse
au SA pour remise
l'AD pour la banque

Le SA Prend une copie du


chque,
Transmet le chque
l'AD et la copie au
RAF
LE RAF Agrafe la liasse
une fiche
d'imputation et
impute la pice
Saisit la pice dans
le journal de
banque et dans le
journal de caisse
et classe la pice de
caisse dans le
classeur des pices
de caisse et la pice
de banque dans le
classeur des pices
du compte banque
concern.
L'AD Encaisse le chque, (
et remet le fonds au
SA.

Le SA constate l'entre de (
fonds dans son
brouillard de caisse
menues dpenses et

DATE DAPPROBATION REDACTEUR


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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

dpose les fonds


dans le coffre fort

1. RETRAITS
Squence Priode Intervenants Description A E C D
narrative
des tches

Quotidiennement Le SA dcaisse les (


sommes en
espces sur
prsentation
des pices
justificatives
dment
autorises
par Le DE ou
Le PDT (ou
toute autre
personne
dsigne par
une note de
service du
PDT par
dlgation)

Chaque Le SA tablit une (


opration pice de
caisse
dpense et
la fait signer
par le
bnficiaire

Le SA enregistre la (
dpense
dans son
brouillard et

DATE DAPPROBATION REDACTEUR


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PAGE 60
CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

classe la
liasse dans
un classeur

Quotidiennement Le SA arrte la (
caisse de
menues
dpenses et
vrifie que
son encaisse
correspond
bien son
solde de
brouillard de
caisse

1. CONTROLES
Squence Priode Intervenants Description A E C D
narrative des tches

Une fois Le RAF vrifie la caisse de (


par menues dpenses au
semaine moyen d'un
inventaire physique
des espces en
caisse

Le RAF dresse un PV de ( (
contrle de caisse,
signe et fait signer
par la SA et
transmet 1
exemplaire au DE
pour information et
ventuellement
dcision prendre

DATE DAPPROBATION REDACTEUR


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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

en cas d'cart de
caisse

Au Le RAF effectue un contrle (


moins inopin de la caisse
une fois et fait dresser un PV
par de contrle de caisse
mois ; il communique un
exemplaire du
rapport de contrle
au DE

A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou


archivage et conservation).

1. REALIMENTATIONS
Squence Priode Intervenants Description narrative des A E C D
tches

Lorsque le Le SA prpare une demande de (


solde de la rapprovisionnement
caisse concurrence des pices
atteint un justificatives prsentes
montant et la transmet le RAF
minimum
(
dterminer
par Le PDT
dans une
note de
service)

A Le RAF impute les pices (


rception justificativesprsentes,
prpare une pice unique
d'imputation et la saisit
dans le journal de caisse
prpare un chque

DATE DAPPROBATION REDACTEUR


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PAGE 62
CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

d'approvisionnement qui
reconstitue le montant de
l'encaisse initiale;
prpare 2 pices
comptables : 1 pice de
recettes de caisse et 1
pice de dpenses de
banque
transmet la liasse au DE
pour signature
A Le DE signe le chque et (
rception transmet la liasse au SA
pour signature au PDT

Le PDT signe le chque et (


transmet la liasse au SA
A Le SA prend copie du chque, (
rception transmet le chque l'AL
et la copie l'ACOM.
A Le RAF Prpare 1 pice unique de (
rception banque-dpenses
Agrafe la liasse une
fiche d'imputation et
impute la pice
Saisit la pice dans le
journal de banque et dans
le journal de caisse
et classe la pice de
caisse dans le classeur des
pices de caisse et la
pice de banque dans le
classeur des pices du
compte banque
concern.
A L'AD Encaisse le chque et ( (
rception verse les fonds au SA

A Le SA Reoit le versement de ( (
l'AL, constate l'entre de

DATE DAPPROBATION REDACTEUR


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PAGE 63
CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

rception fonds dans son brouillard


de caisse menues
dpenses et dpose les
fonds dans le coffre fort

A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou


archivage et conservation).

1.3. ANNEXES

1. PIECE DE CAISSE RECETTES

DU

BPF

Je soussign :

indiquer le nom et prnom de la


partie versante

Dclare avoir vers ce jour la


caisse du CGA, la somme de :

indiquer le montant en lettres

Cette somme est destine :

indiquer le motif de la recette

Date et signature de la partie


versante :

Visa de l'AD

Indiquer le moyen de paiement

(numraire ou chque). Pour les chques indiquer banque et numro du


chque

DATE DAPPROBATION REDACTEUR


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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

RAPPEL

Un exemplaire de la prsente pice de recette

doit tre obligatoirement remis la partie versante titre de reu

1. FICHE D'INVENTAIRE DE CAISSE

Folio N

DU

1. DECOMPOSITION DES ESPECES EN CAISSE

A. BILLETS B. PIECES

VALEUR NOMBRE MONTANT VALEUR NOMBRE MONTANT


FACIALE FACIALE

sous-total A : sous-total B :

C : TOTAL en
caisse (A + B)

2. RAPPROCHEMENT AVEC LE SOLDE DU LIVRE DE CAISSE


D : Solde de dpart SIGNATURE DE La SA

E : Encaissements

dont chques
d'approvisionnement.

DATE DAPPROBATION REDACTEUR


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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

Dont autres
encaissements
F : Dcaissements : SIGNATURE ET
OBSERVATIONS DU

dpenses VERIFICATEUR

autres

G : Solde Livre de
caisse

H : Ecart de caisse

Justification des carts ventuels :

Dcision du DE ou du PDT en cas d'cart :

RAPPEL : Le total C des sommes en caisse doit tre gal au solde


G du livre de caisse. La ligne H doit donc tre normalement gale 0
(nulle). Tout cart positif ou ngatif apparaissant en ligne G doit tre
justifi et doit faire l'objet d'une dcision de rgularisation du DE.

DATE DAPPROBATION REDACTEUR


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PAGE 66
CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

3. GESTION DES BIENS

2.1- Principes de gestion

1. OBJECTIFS POURSUIVIS
Il est ncessaire d'assurer la correcte gestion des biens car de la qualit de la
gestion de ces biens dpendra le maintien du potentiel d'activit du CGA, ainsi que
la matrise de ses cots de fonctionnement. Les procdures de gestion des biens
visent les objectifs suivants :

l'utilisation rationnelle des biens affects ;


l'identification prcise des biens l'occasion de leur entre dans le patrimoine du
CGA.
la ralisation priodique d'inventaires physiques des biens ;
le renouvellement optimal des biens.

1. ETAPES DE GESTION DES BIENS


Les procdures de gestion de biens durables comportent les tapes suivantes :

L'entre des biens,


L'utilisation des biens,
L'entretien des biens,
L'inventaire des biens,
La sortie des biens.
Quant aux fournitures consommables, les tapes de gestion comportent seulement
:

La rception des biens,


Les consommations,
Le renouvellement,
Le contrle des stocks.

DATE DAPPROBATION REDACTEUR


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PAGE 67
CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

2.2- Biens durables

La catgorie des biens durables comprend notamment :

les agencements et installations,


le matriel de bureau,
le matriel informatique,
le matriel bureautique,
le mobilier de bureau,
le matriel de transport,

2.2.1- Rfrenciations des biens

1. CODIFICATION DES INFORMATIONS


L'efficacit des procdures de gestion des biens exige la codification des
informations ncessaires l'identification, l'utilisation et au suivi des biens. Les
informations susceptibles d'tre codifies comprennent :

1. la nature du bien,
2. la dsignation du bien,
3. la date d'acquisition,
4. la localisation du bien,
5. l'affectation,
6. le numro d'ordre du bien.
Ces informations peuvent tre regroupes en deux (2) catgories :

les informations qui ne peuvent tre modifies tout au long de la dure


d'utilisation du bien ;
les informations susceptibles d'tre modifies pendant la priode
d'utilisation du bien par Le CGA (localisation, affectation, ).

2. ETIQUETAGE DES BIENS


La rfrence d'immobilisation est l'information codifie qui est matrialise par
une tiquette appose sur une immobilisation afin de l'identifier rapidement. Cette

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

information n'est porte qu'une fois et n'est pas modifiable. En consquence, les
informations susceptibles de modifications ne sont pas portes sur l'tiquette
d'identification ; mais elles sont mentionnes dans la fiche d'immobilisation et dans
le registre des biens. Figurent sur l'tiquette les renseignements suivants :

1. la nature du bien,
2. la dsignation du bien,
3. la date d'acquisition,
4. le numro d'ordre du bien.

L'tiquette d'immobilisation comporte ainsi quatre (04) positions :

position 1 position 2 position 3 position 4

Nature dsignation date Numro d'ordre

1. Les codifications sont alphanumriques. Pour chaque position elles doivent


comporter le mme nombre de caractres pour assurer une prsentation
homogne des tiquettes.

Position 1 - la nature du bien : trois caractres alphabtiques suffisent. Par


exemple :
MAB : matriel de bureau,
MIN : matriel informatique,
MBU : matriel bureautique
MOB : mobilier de bureau
MAT : matriel de transport
etc.

Position 2 - la dsignation du bien ou la description : quatre caractres


alphabtiques. Par exemple :
CLIM : climatiseur,
TABB : table basse,
CHAI : chaise,
CLAV : clavier
SOUR : souris
ECRA : cran
PHTC : photocopieur

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Position 3 l'anne d'acquisition : deux caractres numriques. Exemples : 11 pour


2011, 12 pour 2012.
Position 4 - le numro d'ordre du bien : 3 caractres numriques. Par exemple :
001 : pour le premier bien enregistr,
002 : pour le deuxime bien enregistr,
003 : pour le troisime bien enregistr. Etc.
1. Les positions l'intrieur de l'tiquette d'identification sont spares par des
barres obliques.

2. Ainsi le code suivant : MAB/CLIM/10/003 fournit les renseignements suivants


:

MAB : bien class dans le matriel de bureau

CLIM: il s'agit d'un climatiseur split system ;

10 : bien acquis en 2010,

1. : bien inscrit sous le numro 003 dans le registre des biens.

1. CAS SPECIFIQUES

o Matriel composite :
Dans le cas spcifique du matriel informatique composite, le numro d'ordre est
complt par un caractre alphabtique prcisant les parties pouvant tre
remplaces tout en gardant les autres lments du matriel comme suit :

A pour le moniteur,
B pour l'unit centrale,
C pour le clavier,
D pour la souris.
Il en est de mme du matriel de climatisation ( Split system ) compos de :

A dsignant le ventilateur,
B dsignant le compresseur.

o Bien livr en plusieurs units :

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Lorsqu'un bien est livr en plusieurs units, la numrotation peut comprendre la


mention de la quantit totale livre et l'ordre de l'lment dans le lot. Exemple :
achat de 20 chaises de bureau livres en une seule fois ; le numro d'ordre du lot
des 20 chaises dans le registre est 50, le numro d'ordre de la 15me chaise du lot
sera codifi comme suit : 50.15/20. Ainsi en cas de disparition d'un lment du lot,
la mention sera faite dans le registre sur la ligne d'enregistrement du lot de 20
chaises ; et une criture de sortie de bien constatera la sortie de ce seul lment
du lot

o Cas particulier du matriel roulant :

L'attribution du numro d'immatriculation est assure normalement par le service


national des transports, charg de l'immatriculation des vhicules au plan national.

1. INTERET DE LA CODIFICATION DES BIENS

L'intrt de cette codification est de :

faciliter l'excution des inventaires physiques ;


favoriser le rapprochement rapide et la valorisation des biens inventoris ;
localiser sans perte de temps les biens.
L'attribution d'un code entrane la cration d'une tiquette (inusable de
prfrence) qui est fixe sur le bien par le RAF. Cette rfrence est reporte dans
le registre des biens durables.

i. OUTILS DE GESTION DE BIENS


Les supports ncessaires la gestion des biens durables comprennent :

le registre des biens,


la fiche d'immobilisation,
la fiche d'inventaire,
des carnets de bons pour constater les mouvements des biens.

1. L'inscription au registre :

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Il est ouvert un registre par catgorie de biens durables. Ce registre manuel ou


informatique enregistre chronologiquement toutes les entres de biens durables.
Le registre comprend les renseignements suivants :

1. Le code d'identification,
2. La date d'entre du bien,
3. La dsignation du bien,
4. La marque,
5. Le type,
6. Le nom du fournisseur,
7. Le service utilisateur (la localisation),
8. Le prix d'acquisition,
9. La date de sortie du bien,
10. Les observations.

Le registre des biens durables est tenu par le RAF. Une fiche d'immobilisation
relative chaque immobilisation est cre lors de l'inscription du bien dans le
registre.

b) PROCESSUS D'ENTREE ET D'AFFECTATION DES BIENS


Squence Priode Acteurs Description narrative A E C D
des tches

1 A la date Le RAF tablit en un (


de exemplaire un bon
rception d'entre (BE) du bien
de tout partir du procs-verbal
bien ou lot de rception dress par
de biens la commission de
rception des
commandes,
porte la nomenclature
sur le BE et sur les
autres pices
justificatives (factures,
marchs)
soumet le BE

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accompagn de la liasse
(facture, march, bon
de commande) au RAF
pour vrification et
signature.
Le RAF vrifie la conformit du (
BE avec la liasse
(facture - march) et le
signe pour le valider
puis le retourne au
COMP avec les
instructions pour
l'affectation ;
Sur Le RAF prpare en deux (
instruction exemplaires le
s du RAF bordereau d'affectation
du matriel (BAM) au vu
des instructiondu DE et
lui transmet pour
signature
Le RAF vrifie la conformit du (
BAM ses instructions,
signe et le transmet au
DE
Le DE s'assure de la rgularit (
de l'opration, appose
son visa pour l'autoriser
et le retourne au RAF
pour excution
Ds que Le RAF informe par tout moyen (
les biens les bnficiaires de la
sont disponibilit du
prpars matriel dont ils
peuvent prendre
livraison
Le RAF appose les tiquettes (
d'identification sur les
biens et les met la

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disposition des
bnficiaires
Au bnfici contresignent les BAM, (
moment aires en prennent un
de exemplaire et
l'affectatio rcuprent les biens qui
n des biens leur sont affects

c) PROCESSUS D'ENTREE ET D'AFFECTATION DES BIENS


Squence Priode Acteurs Description narrative A E C D
des tches

1 A la date Le RAF tablit en un (


de exemplaire un bon
rception d'entre (BE) du bien
de tout partir du procs-
bien ou lot verbal de rception
de biens dress par la
commission de
rception des
commandes,
Porte la nomenclature
sur le BE et sur les
autres pices
justificatives
(factures, marchs)
Vrifie le BE

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accompagn de la
liasse (facture,
march, bon de
commande) et
signature.
Le RAF vrifie la conformit (
du BE avec la liasse
(facture - march) et
le signe pour le valider
puis le retourne au DE
pour les instructions
pour l'affectation ;
Sur Le RAF prpare en deux (
instruction exemplaires le
s du DE bordereau
d'affectation du
matriel (BAM) au vu
des instructions du DE
et lui transmet pour
signature
Le RAF vrifie la conformit (
du BAM ses
instructions, signe et
le transmet au DE
Le DE s'assure de la (
rgularit de
l'opration, appose
son visa pour
l'autoriser et le
retourne au RAF pour
excution
Ds que Le RAF informe par tout (
les biens moyen les
sont bnficiaires de la
prpars disponibilit du
matriel dont ils
peuvent prendre
livraison

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Le RAF appose les tiquettes (


d'identification sur les
biens et les met la
disposition des
bnficiaires
Au bnfici contresignent les BAM, (
moment aires en prennent un
de exemplaire et
l'affectatio rcuprent les biens
n des biens qui leur sont affects

Le RAF saisit la codification (


dfinitive des biens
affects dans le
logiciel de gestion des
immobilisations
classe le BE, le BAM,
les factures, les
marchs, le PV dans
un dossier appropri
(classeur, chemise,
etc.) de biens
durables
Au moins Le DE Contrle l'exactitude (
une fois des informations de
par an gestion des biens

A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou


archivage et conservation).

i. PROCESSUS D'UTILISATION DES BIENS

2. MODALITES GENERALES
Aucun bien ne peut tre utilis sans avoir t affect un agent ou un service du CGA.
La seule personne habilite autoriser les utilisations de biens d'quipement est Le DE ou
le PDT. L'utilisation de certains biens, comme le mobilier de bureau, le matriel de
bureau, (tables, bureaux, chaises, fauteuils, ...) ne prsente aucune particularit partir

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du moment o ils ont t affects des agents prcis. Chaque agent est responsable de
l'utilisation du matriel qui lui a t affect. D'autres biens exigent, au contraire, un suivi
trs rapproch afin de leur assurer une dure de vie raisonnable. Il s'agit du matriel
informatique et des photocopieurs.

3. UTILISATION DU MATERIEL INFORMATIQUE


Squence Priode Acteurs Description narrative A E C D
des tches

Tous les Agents vrifient que le matriel (


jours quips fonctionne normalement
assurent l'tat de
d'un
propret du matriel
poste

En cas Tout signale l'incident au RAF (


d'incident agent pour disposition
ncessaire prendre
(dpannage ou
maintenance)

Tous les Tout veille utiliser les (


jours agent fournitures informatiques
sans gaspillage (papier,
encre, disquette, etc.)

Tous les Agents sauvegardent les fichiers (


jours quips sur des supports internes
et externes pour assurer
D'un
une scurit des donnes
poste
du CGA.

A la Agents s'assurent que le matriel (


fermeture quips est teint (ou en veille
des pour les matriels en
D'un
bureaux communication)
poste
veillent recouvrir le
matriel de housses
adquates

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Au moins Le RAF veille ce que la (


1 fois par maintenance du matriel
bimestre soit effectue par un
prestataire de services
informatiques

En cas de Le RAF Informe Le DE par note (


besoin de service en cas de
dfaillance d'un matriel
ou lorsque le matriel
devient hors d'usage.

En cas de Le DE Autorise le remplacement (


besoin du matriel

A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou


archivage et conservation).

4. UTILISATION DES EQUIPEMENTS COLLECTIFS (copieurs, machines relier,


etc.)
Squence Priode Acteurs Description A E C D
narrative des
tches

A la mise en LE DE dsigne un (
service du responsable pour
bien s'occuper de
l'utilisation de
l'quipement

Tous les Le RAF Vrifie que (


jours l'quipement
fonctionne
correctement

Aux dates Le RAF s'assure que (


prtablies l'quipement n'a pas
atteint son niveau

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d'utilisation partir
duquel un contrle
est ncessaire ;
sinon il fait
intervenir le
prestataire de
maintenance.

inopinment Le RAF Contrle le respect (


des prescriptions
d'utilisation de ces
biens

A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou


archivage et conservation).

i. PROCESSUS D'ENTRETIEN DES BIENS

2. DEFINITIONS
Pendant la dure de vie ou de fonctionnement d'un bien durable, trois types
d'entretien sont prvoir :

l'entretien permanent ou quotidien,


l'entretien priodique,
les rparations.

L'entretien permanent est, en gnral, apport par l'utilisateur lui-mme qui veille
assurer un fonctionnement quotidien rgulier du matriel mis sa disposition. Il
se manifeste par les dispositions de vrifications effectuer quotidiennement.
L'entretien priodique est l'ensemble des contrles de fonctionnement effectuer
des dates prcises ou aprs un nombre d'heures de fonctionnement gnralement
fix par le fabricant. Les rparations sont l'ensemble des interventions effectues
sur les biens pour les remettre dans un tat de fonctionnement correct. Ils sont
effectus par des services extrieurs au CGA.

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1. L'ENTRETIEN DES BIENS


Certains quipements spcialiss sont accompagns au moment de leur livraison
par le fournisseur d'une notice o sont consignes les instructions relatives leur
entretien. Une copie de la notice d'entretien est transmise au service utilisateur du
matriel dsign, de mme que la documentation technique fournie avec le bien.
L'entretien priodique doit s'effectuer selon les modalits de la notice d'entretien.
Les modalits et les procdures suivre sont fonction de la nature des biens.

o Entretien des vhicules :


L'entretien priodique des vhicules est assur par un garagiste (prestataire de
service). L'entretien priodique comprend les oprations suivantes :

la vidange,
le graissage,
le gonflage des pneus,
la vrification des niveaux d'eau et d'huile.
La visite technique des vhicules est conduite sous la responsabilit du RAF. Le
carnet de bord du vhicule est examin rgulirement par le RAF car il fournit des
renseignements utiles sur la qualit d'utilisation du bien. Les informations qu'il
contient sont les suivantes :

le nom du chauffeur affect,


les destinations assures,
les kilomtres parcourus,
les entretiens dj effectus,
les observations ventuelles.

o Entretien du matriel informatique :


L'entretien priodique du matriel informatique est confi un prestataire local de
services informatiques. Les logiciels exigent de la maintenance. En cas de mauvais
fonctionnement ou de la ncessit d'acqurir une version actualise d'un logiciel, il
convient de faire appel un fournisseur agr par le concepteur du logiciel.

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L'installation des programmes peut tre confie un informaticien indpendant ou


un agent qui aura t pralablement form cette tche.

o Entretien des autres quipements :


L'entretien priodique des autres quipements est assur par :

l'utilisateur d'une part, s'il a reu une formation approprie et ;


d'autre part, un service extrieur si la nature des travaux l'exige.

1. LA REPARATION DES BIENS


Toute opration de rparation donne lieu l'tablissement d'un bon de travail
(BDT) comportant toutes les mentions ncessaires permettant d'identifier la nature
des travaux demands :

Les rfrences du bien,


La date de demande des travaux,
La dsignation des travaux effectuer,
La date d'entre du bien l'atelier,
La date de sortie,
Les travaux effectus.
Le BDT est un bon de commande pour service de rparation. Tous les BDT sont
signs par le DE/PDT ou le RAF par dlgation. Dans tous les cas, celui-ci vrifie
avant de signer le BDT si le bien bnficie d'une garantie du constructeur. Dans
l'affirmative il vrifie galement la nature et la porte de cette garantie afin de ne
pas faire prendre en charge par Le CGA des travaux imputables aux fournisseurs. Le
BDT est tabli en quatre exemplaires.

Ces quatre exemplaires seront ventils comme suit :

deux exemplaires pour le service extrieur de rparation,


un exemplaire pour la comptabilit et,
le dernier constituant la souche.
Le BDT est vis par :

l'agent ou le service utilisateur,

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Le RAF.

Lorsque les travaux sont effectus, Le DE vise une seconde fois pour constater la
bonne excution des travaux demands. Le rparateur doit joindre un des deux
exemplaires de BDT sa facture au moment de la livraison des travaux qui sera
constate par un bordereau de livraison du rparateur dment vis par Le DE.

Le service utilisateur pourra alors prendre livraison du bien en visant le BDT.


L'exemplaire du bon de travail retenu par le RAF est class dans le dossier
individuel du bien.

i. PROCEDURE D'INVENTAIRE DES BIENS

2. OBJECTIF DE L'INVENTAIRE
L'inventaire a pour but le contrle physique des biens durables. Cette opration
permet de :

dceler d'ventuels carts entre le nombre et la nature des biens figurant,


d'une part, sur les registres des biens et, d'autre part, dans les comptes,
vrifier la situation physique des biens.

3. RESPONSABILITE DE L'INVENTAIRE
Les oprations d'inventaire sont effectues une fois par anne et sont places sous
la supervision du RAF. Les oprations matrielles sont excutes par une quipe
d'inventaire comprenant, outre le COMP, l'AD et ventuellement d'autres agents
dsigns par le RAF.

4. PROCEDURE DE PRISE D'INVENTAIRE


La russite de la procdure de prise d'inventaire ncessite la mise en place des
dispositions suivantes :

prparation des fiches d'inventaire,


information pralable des personnes concernes par la procdure,
rangement pralable des biens.
Lors de la prise d'inventaire, toutes les annotations ncessaires sont faites, en
particulier celles concernant l'tat du bien. Toutes les fiches d'inventaire sont
dates et signes par les membres de l'quipe d'inventaire. Les fiches d'inventaire

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sont ensuite exploites avec les registres pour complter les informations qui ne
sont pas matrialises sur les biens.

A la fin de l'opration, un procs verbal d'inventaire physique des immobilisations


est tabli et sign par les membres de l'quipe d'inventaire. Les conclusions de
l'inventaire consignes dans le procs verbal sont communiques par le RAF au
DE/PDT pour les dcisions ventuelles prendre, soit :

pour autoriser la sortie dfinitive d'un bien,


pour sanctionner les agents n'ayant pas correctement utilis ou entretenu les
biens,
pour autoriser le remplacement d'un bien.

i. PROCESSUS DE SORTIE DES BIENS (DESINVESTISSEMENT)


Les cessions et les mises au rebut d'immobilisations ne peuvent intervenir que dans
les conditions ci aprs :
biens dmods rendement mdiocre,
biens pour lesquels les dpenses de rparation et d'entretien sont
trop frquentes,
biens devenus inutilisables la suite de panne ou d'accident.
o Les mises au rebut doivent faire l'objet d'un PV prcisant les motifs de la
mise au rebut.

Squence Acteurs Description narrative des A E C D


tches

1. Dans le cadre - Dresse l'tat du matriel en


de l'inventaire prcisant :
physique des
immobilisations le matriel inutilisable
en fin et ou hors d'usage
d'exercice, - Transmet la commission
l'quipe de rforme mise sur pied

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d'inventaire pour examen.

2. La commission - Examine la liste des


de reforme, immobilisations qui font
compose du l'objet d'une proposition de
RAF, du DE et reforme
d'un ExpC
- Prpare un dossier de
proposition de reforme en
prcisant les options :

vente
mise au rebut
- Transmet le dossier au
PDT

3. PDT Etudie le dossier


Porte ventuellement
sur le dossier des
observations
Autorise la reforme
Transmet la liste
approuve la
commission de reforme
pour excution de la
dcision.
4. Commission de Porte la
reforme connaissance du
personnel, par voie
d'affichage, la liste des
immobilisations
reformer.
Prcise le dlai de
soumission
Vrifie que les offres
sont bien reues sous
pli ferm
Ouvre les offres en
prsence de tous les

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membres de la
commission de reforme
pour attester de la
rgularit du
dpouillement.
Rdige un PV de
dpouillement
Transmet le PV au
PDT.
A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou
archivage et conservation).

2.3- FOURNITURES CONSOMMABLES

2.3.1- NATURE DES FOURNITURES CONCERNEES


Les fournitures consommables comprennent :

Le papier,
Les encres,
Stylos, blocs-notes,
Fournitures de rangements (classeur, chemises, etc.),
Les produits d'entretien et de nettoyage,
Les consommables informatiques.

2.3.2- OUTILS DE GESTION DES FOURNITURES


Les supports ncessaires la gestion des fournitures comprennent :

le registre des fournitures (ou ensemble des fiches de stock),


la fiche d'inventaire,
des carnets de bons pour constater les mouvements de fournitures.

2.3.3- PROCESSUS DE RECEPTION


Le comit de rception rceptionne les fournitures auprs des fournisseurs et dlivre
un bon de rception ou un bon d'entre (BE) en 3 exemplaires raison d'1 ex pour le

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RAF, un exemplaire garder dans le carnet et 1 ex pour le SA qui prend en charge les
fournitures livres. Il enregistre dans chaque fiche de stock les quantits reues et
range les articles dans les locaux de rangement rservs cet effet. Ces locaux de
rangement doivent tre ferms clef.

2.3.4- PROCESSUS DE CONSOMMATION

Squence Acteurs Description narrative des A E C D


tches

1. Agent Demande des fournitures (


demandeur consommables
aprs visa du
responsable de
Centre de
responsabilit

2. SA - Livre les quantits


demandes et autorises

- Dlivre un bon de sortie


en 2 exemplaires raison
d'un exemplaire pour le
demandeur et 1 exemplaire
qu'il conserve dans le
carnet

- Il constate la sortie de
fournitures dans le registre
des fournitures.

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3. Agent Porte son visa dans le


demandeur registre des fournitures
pour constater la rception
effective desdites
fournitures.

A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou


archivage et conservation).

Remarque : Ce systme peut tre remplac par la tenue d'un cahier dans lequel
une colonne est prvue pour apposer les visas des demandeurs chaque sortie.

2.3.5- PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT


Lorsque les stocks de fournitures atteignent un niveau de quantit minimum, Le SA
enclenche le processus de rapprovisionnement. Le rapprovisionnement suit les
procdures d'acquisitions valables pour cette catgorie de dpenses.

2.3.6- PROCESSUS DE CONTROLE


Le contrle des fournitures consommables s'exerce deux occasions principales :

au renouvellement du stock,
l'inventaire de fin de priode.
Le RAF assure le contrle des stocks en procdant l'inventaire au moyen de la
fiche d'inventaire de stock. Un procs-verbal d'inventaire est dress chaque
contrle selon le planning des rapprovisionnements. Un exemplaire est
communiqu au DE.

2.4- PROTECTION DES BIENS

LE CGA souscrit des polices d'assurances contre les risques suivants que peuvent
courir les biens :

vol,
Incendie,

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responsabilit civile.

Le CGA peut utiliser les services d'un courtier d'assurances pour garantir le choix de
la meilleure couverture des biens et le suivi efficace des polices. Les originaux des
polices d'assurances sont conservs dans un coffre au bureau du DE. Des
exemplaires sont utiliss pour la tenue de la comptabilit. Le DE est responsable du
renouvellement dans les dlais des polices d'assurances des biens. A l'occasion des
renouvellements, une prospection est faite pour saisir des opportunits
susceptibles d'optimiser les cots des primes.

Par ailleurs, les responsables et agents du CGA doivent, en permanence, veiller la


scurit des biens placs sous leur responsabilit ou mis leur disposition. Ils
doivent ainsi personnellement s'assurer que ces biens ne puissent tre ni vols, ni
perdus, ni dgrads. La scurit des locaux et leur gardiennage font ainsi partie
des mesures de scurit lmentaires.

2.5- ANNEXES

1 Bon d'entre

2 Bon de sortie

3 Bordereau d'affectation du matriel

4 Modle de registre des biens


durables

5 Modle de fiche d'immobilisation

6 Fiche d'inventaire
d'immobilisations

7 Modle de carnet de bord de


vhicule

8 Modle de bon de travail

9 Modle de fiche d'inventaire de


stock

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10 Modle de fiche de stock (ou


registre de fournitures)

1. BON D'ENTREE

Bon d'entre N

DU

DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE Observations

Le RAF LE DE

INSTRUCTIONS POUR L'ENTREE :

les mouvements de stock sont faits dans l'unit de comptage

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2. BON DE SORTIE

Bon de sortie N

DU

DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE Observations

Le RAF Le bnficiaire

Visa du DE

INSTRUCTIONS POUR LA SORTIE :

Les mouvements de stock sont faits dans l'unit de comptage

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3. BORDEREAU D'AFFECTATION DE MATERIEL

Bordereau N

DU

DESIGNATION REFERENCE UTILISATEUR CODIFICATION

Le RAF Le responsable du service


utilisateur

Visa du DE

Visa du PDT

INSTRUCTIONS POUR LE BENEFICIAIRE :

Les biens sont proprit du CGA

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4. REGISTRE DES BIENS DURABLES

INSTRUCTIONS POUR L'AGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE : les biens sont


recenss individuellement dans le registre

N DE FOLIO

N DE COMPTE

INTITULE DU COMPTE

Rf. Mouve
ments

Codif Da Descri Allotiss Val Com Four Affect da nat destin obser
icati te ption ement eur man nisse ation te ure ation vatio
on de ur ns

report du folio prcdent

total reporter

total reporter

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5. FICHE D'IMMOBILISATION

Fiche N

DU

N de compte

Codification

Description

Affectation

Fournisseur

Date de mise en service

Date de sortie

Motif

Dtail du cot

DESIGNATION MONTANT (devises) MONTANT (monnaie


locale)

Cot total

Quantits

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Cot unitaire

Le Comptable Le DE

6. FICHE D'INVENTAIRE DES BIENS DURABLES

N de folio

Date de l'inventaire

Nature du bien

Localisation

N de compte

Codificatio Descriptio Localisatio Eta Date Valeur Financeme Observat


n n n t d'acquisitio d'acquisitio nt ions
n n
report

total ( reporter)

Le chef d'quipe Le responsable du Visa


service utilisateur
d'inventaire Du DE

INSTRUCTIONS POUR L'EQUIPE D'INVENTAIRE :

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S'assurer que les biens recenss sont proprit du CGA ou mis sa disposition

7. CARNET DE BORD DE VEHICULE

N de folio

N du vhicule

Nom du chauffeur

Date Destination Km Km Total km quantit quantit Entretien Rparation Obse


dpart arrive parcourus carburant lubrifiant
vation

8. BON DE TRAVAIL

Bon N

DU

PRESTATAIRE

Nom ou raison sociale

Adresse

Tel

Devis ou proforma du

Le prestataire ci-dessus identifi est invit excuter les services ci-aprs


dcrits :

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DETAIL DE Codification QUANTITE PRIX TOTAL


LA UNITAIRE
PRESTATION

TOTAL HORS TAXE

Montant total en lettres

Dlais de livraison

Rgime fiscal

Le Prestataire Signature RAF Signature du DE

Bon pour accord

INSTRUCTIONS POUR LE PRESTATAIRE :

Pour tout rglement, les factures devront tre accompagnes de l'ORIGINAL du


bon de travail

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9. FICHE D'INVENTAIRE DE STOCK

N de folio

Date de l'inventaire

Nature du bien

Localisation

N de compte

Rfrence Description Unit QUANTITE QUANTITE Ecarts Observations


thorique physique

Le RAF Le DE

INSTRUCTIONS POUR L'EQUIPE D'INVENTAIRE :

Les quantits feront l'objet d'un double comptage pour rduire les risques
d'erreurs

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10. REGISTRE DES FOURNITURES

INSTRUCTIONS POUR L'AGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE : les biens sont


inscrits dans le registre selon l'unit de comptage

N DE FOLIO

N DE COMPTE

INTITULE DU COMPTE

Dsignation du bien

Date N Descriptio Bnficiai QUANTIT QUANTI Stock Stock Ecar Emarge


BE n de re E entre TE thoriqu physiqu ts
ou l'opratio sortie e. e.
BS n

Total du
folio
prcdent

Total
reporter

TITRE III : PROCEDURES BUDGETAIRES ET SYSTEME COMPTABLE

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1 Procdures budgtaires

2 Systme comptable

1. PROCEDURES BUDGETAIRES

a. PRINCIPES BUDGETAIRES

DEFINITIONS
Le budget du CGA est la reprsentation chiffre de ses activits. Ces activits
incluent donc aussi bien :

les dpenses relatives au fonctionnement du CGA (personnel,


fonctionnement), que ;
les dpenses relatives aux investissements.
La priode budgtaire du CGA correspond l'anne civile : du 1er janvier au 31
dcembre.

LES DIFFERENTS BUDGETS

Budget d'investissement

En gnral les investissements sont envisags plus long terme que le


budget annuel de fonctionnement (modernisation et gros entretien de
l'quipement et des machines). Le contrle budgtaire incorpore dans les
prvisions la tranche annuelle de ces investissements.

Budget d'exploitation

Ce budget prend en compte les charges courantes ainsi que les produits
attendus pendant l'exercice. Ce budget est un compte d'exploitation
prvisionnel prsentant les charges et les produits ainsi que le rsultat
d'exploitation de l'exercice.

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Budget de trsorerie

II rcapitule l'ensemble des dpenses et recettes pour permettre l'quilibre


permanent de la trsorerie sur une priode donne. Il est indispensable de
l'laborer pour :

assurer en temps opportun les liquidits,


viter le blocage de l'excution des programmes pour dficit de trsorerie,
contrler systmatiquement la situation comptable.

PRINCIPES BUDGETAIRES
Les principes budgtaires suivants sont observs :

1. La programmation pluriannuelle des activits :

Les budgets annuels sont la traduction des activits projetes dans le cadre des
oprations raliser. L'efficacit du processus budgtaire dpendra donc de la
qualit de la programmation de ces activits dans le temps.

2. L'actualisation annuelle des activits :

La budgtisation annuelle est une actualisation annuelle de la programmation


moyen terme. La budgtisation consistera ensuite prciser chaque anne le dtail
des dpenses relevant de l'exercice concern en tenant compte des carts
constats entre prvisions initiales et ralisations. Ce procd permet d'actualiser
la programmation budgtaire des exercices suivants.

3. L'valuation des cots :


Les principes budgtaires gnraux sont applicables pour chiffrer les dpenses
relatives aux activits du CGA : unit, universalit, annualit.

b. ORGANES DE L'ELABORATION DU BUDGET

Les organes qui participent l'laboration et la validation du budget du CGA sont


les suivants :

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le Directeur Excutif, pour la prparation du budget ;


Le Conseil d'Administration, pour l'arrt du budget ;
l'Assemble Gnrale pour l'adoption du budget.
L'quipe du CGA qui assume des responsabilits dans la prparation du budget
comprend :

le PDT,
le DE,
le RAF,
les Experts (Comptable et Fiscal),
D'autres structures qui participent aux activits du CGA peuvent tre sollicites.

c. CALENDRIER DU PROCESSUS BUDGETAIRE

Le processus d'laboration du budget annuel doit tre totalement achev avant le


dbut de l'exercice budgtaire pour ne pas bloquer le fonctionnement du CGA et
permettre l'engagement des dpenses budgtises.

Au cours d'un exercice budgtaire donn, le processus d'laboration du budget de


l'exercice suivant doit donc tre lanc suffisamment tt pour :

pouvoir tre termin une date permettant son examen et son adoption au
plus tard en dcembre par l'Assemble Gnrale (AG).
laisser aux Adhrents, des dlais suffisants pour se prononcer sur les projets
que le CGA leur prsente et qu'il faudra financer.
En tenant compte des contraintes de temps, le processus budgtaire doit avoir
commenc au plus tard le 1er septembre de chaque anne :

le temps de collecte des propositions ;


le temps ncessaire au traitement des donnes collectes ;
les dlais d'acheminement des documents aux membres des organes
sollicits.

Etapes du processus Dates limites Responsable


Instructions prparatoires 1er septembre PDT
du budget
Propositions budgtaires 15 septembre DE, EXPERTS, RAF

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Consolidations budgtaires 25 septembre DE


Arbitrage des propositions 30 septembre PDT
Etablissement du projet de 10 octobre DE
budget
Amendements et Conseil
consolidations d'Administration
Approbation du budget Avant 30 dcembre AG
Mise en place du budget 30 dcembre ds DE
notification du
budget retenu et
approuv

d. PROCESSUS D'ELABORATION DU BUDGET

1.4.1- INSTRUCTIONS PREPARATOIRES DU BUDGET

Les instructions prparatoires ont pour objectif d'aider les responsables mieux
prparer leur budget annuel.

Elles sont labores, partir de l'exploitation des diffrents rapports et des


programmes d'activits, et transmises sous la forme de note de service prpare
par le DE et signe par Le PDT.

1.4.2- PROPOSITIONS BUDGETAIRES


Chaque responsable prpare ses propositions de budget :

en veillant au respect des rgles d'valuation convenues et,


en ne considrant que les rubriques de dpenses qui le concernent.
Les propositions doivent parvenir au DE dans un dlai raisonnable pour permettre
leur consolidation.

Dans le cadre de ses attributions, le DE appuie les autres responsables du CGA dans
le processus de prparation budgtaire.

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1.4.3- CONSOLIDATION DES PROPOSITIONS BUDGETAIRES

Les propositions budgtaires sont transmises au DE qui en assure la centralisation


et la consolidation. Il procde aux vrifications d'usage et corrige, en cas de
besoin, les donnes reues.

1.4.4- ARBITRAGE DES PROPOSITIONS BUDGETAIRES

Une fois consolides, les propositions sont examines par le staff : PDT, DE,
EXPERTS, RAF.

Des amendements peuvent tre faits par les participants.

1.4.5- ETABLISSEMENT DU PROJET DE BUDGET

Le DE dresse le projet de budget partir des amendements faits par la runion


d'arbitrage.

1.4.6- APPROBATION DU BUDGET


Le projet de budget annuel est soumis au Conseil d'Administration qui l'examine et
l'arrte.

Le projet de budget gnral est approuv par les Adhrents au cours de


l'Assemble Gnrale (AG).

SCHEMA GRAPHIQUE DU PROCESSUS BUDGETAIRE

Le processus dcrit aux paragraphes prcdents est illustr par le schma ci-
dessous.

a. EXECUTION DU BUDGET

1.5.1- PRINCIPE D'EXECUTION BUDGETAIRE

L'excution du budget consiste en :

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la mise en place du budget,


l'encaissement des ressources budgtises,
l'engagement et le paiement des dpenses budgtises.

1.5.2- PERSONNEL D'EXECUTION DU BUDGET

Le personnel d'excution du budget du CGA comprend :

Le PDT qui engage les dpenses ;


le DE qui assure le contrle des dpenses engages et vrifie le respect des
crdits budgtaires ;
le RAF qui effectue le paiement des dpenses engages.

1.5.3- MISE EN PLACE DU BUDGET


Avant tout engagement de dpenses sur le budget approuv,

1. le DE transmet un exemplaire du budget au personnel charg de son


excution ;
2. le DE inscrit dans chaque poste budgtaire figurant au budget les crdits de
dpenses autoriss ; pour ce faire, il prpare un bordereau budgtaire et le
saisit dans le module budgtaire du progiciel de gestion financire et
comptable.
3. le DE dite alors les tats budgtaires ventils au personnel d'excution ; ce
sont des documents budgtaires de base de rfrence pour engager les
oprations.

Il est possible de dcouper le budget annuel en tranches trimestrielles si les


donnes et les critres permettant cette rpartition sont disponibles. Ce type de
dcoupage vise suivre les volutions et variations budgtaires trimestrielles.

1.5.4- ENGAGEMENT DES DEPENSES


L'engagement est l'acte par lequel le PDT cre ou constate l'encontre du CGA une
obligation dont rsultera une dpense. Seul le PDT/DE est habilit engager les
dpenses budgtises.

L'engagement des dpenses se fait suivant les procdures d'acquisition de biens,


fournitures et services dcrites ci-dessous.

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Le tableau ci-dessous rsume les diffrentes formes d'engagement des dpenses :

NATURE DE DEPENSE FORME DE L'ENGAGEMENT

Frais de personnel contrat de travail,


dcisions prises concernant la
situation de chaque agent ou
les missions et travaux dont il
est charg
Achats de fournitures, d'quipements tablissement d'une
et de services commande,
passation d'un march
Excution de travaux passation d'un march

Oprations immobilires passation d'un contrat,


dcision d'expropriation ou
autorisant le paiement
Octrois de subventions ou dons convention

Frais de gestion dcisions du PDT/DE

Charges sur excution des oprations dcisions du PDT/DE


de trsorerie

Autres dpenses dcisions du PDT/DE

Tout agent souhaitant faire engager une dpense doit au pralable s'assurer de la
disponibilit des crdits budgtaires correspondants. Cette information est
disponible auprs du DE ou dans les tats budgtaires

1.5.5- CONTROLE DES DEPENSES

Les efforts pour tablir un budget prvisionnel seraient vains si l'on n'y
adjoignait le contrle assurant la fonction de comparaison des ralisations aux
prvisions.

Le contrle budgtaire exige logiquement trois sries d'intervention :

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1. pour la prvision, tablissement d'un programme prcis en vue


d'atteindre dans un dlai donn, un rsultat dtermin,

2. au cours de l'excution, tude systmatique et permanente des


perturbations susceptibles de modifier les prvisions de programme,
3. priodiquement, oprer les ajustements ncessaires pour atteindre
l'objectif dfini, en dpit des variations intervenues dans les facteurs de
dcision.

Un tel contrle n'exclut pas la souplesse ncessaire toute action dans la


mesure o un budget est tabli pour un certain niveau d'activits mais doit
tre suffisamment flexible pour rpondre aux alas intervenus pendant son
excution.

A long terme, l'exercice du contrle budgtaire comporte la recherche des


carts apparents et de leurs causes, afin de prvoir des budgets successifs
plus prcis.

Le DE exerce en permanence un contrle a priori des dpenses engages par le


PDT.

Cette disposition rpond un souci de contrle interne efficace. Ds lors, tous les
engagements de dpenses doivent obligatoirement tre viss par le DE qui s'assure
de leur conformit au budget.

Ce contrle n'est pas un contrle d'opportunit de la dpense dont le PDT reste le


seul juge. Toutefois, le DE ne peut accorder son visa un engagement d'une
dpense non prvue au budget et/ou pour laquelle les crdits disponibles seraient
insuffisants.

PAIEMENT DES DEPENSES


Le paiement des dpenses engages est assur par le RAF.

Aucune dpense ne peut tre rgle si la certification du service fait ou de la


livraison conforme du bien n'est pas disponible.

La certification des dpenses est du ressort de chaque centre de responsabilit du


CGA comme indiqu par le tableau ci-aprs :

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Nature de dpenses Service comptent

Dpenses de travaux EXPERTS ; DE

Autres dpenses Le RAF

1.7- SUIVI ET REVISION BUDGETAIRE

1.7.1- SUIVI BUDGETAIRE

Un budget est toujours un exercice de prvision reposant sur des estimations


d'activits et de cots moyen et court terme.

Le contrle budgtaire recherche les carts entre les prvisions (parfois


exprimes en cots standards ou simplement estimes) et les ralisations
effectives.

Les qualits requises pour un bon contrle budgtaire sont :

efficacit : la recherche des exceptions doit aboutir soit la


constatation d'erreurs dans les prvisions, soit une anomalie dans
l'excution dont il faut dceler les causes;

rapidit : un cart constat risque de s'aggraver si des mesures


correctrices ne sont pas prises temps ;

frquence : les vrifications opres lors du contrle budgtaire


peuvent tre plus nombreuses et plus rapproches que celles manant
de la comptabilit.
Cette activit de suivi budgtaire est assure par le DE. Pour assurer une grande
efficacit, le suivi budgtaire sera ralis trimestriellement.

1.7.2- REVISION BUDGETAIRE


Les carts ainsi constats peuvent conduire entreprendre une rvision budgtaire
visant radapter les crdits ouverts aux cots et aux activits mener.

Les rvisions budgtaires sont normalement approuves par les mmes organes que
ceux qui ont approuv le budget, c'est--dire le Conseil d'Administration.

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Il faut limiter le nombre de rvision budgtaire deux (2) par an.

Les budgets rviss sont communiqus au personnel d'excution du budget dans les
mmes conditions que les budgets initiaux.

1.8- ANNEXES

1 Modles d'instructions
prparatoires
budgtaires

2 Modle de fiche
d'laboration
budgtaire

3 Modle de tableau de
consolidation
budgtaire

4 Modle de fiche de
rvision budgtaire

5 Modle d'tat de suivi


budgtaire

1. INSTRUCTIONS PREPARATOIRES BUDGETAIRES

DATE : |_____|_____|_____|

NOTE DE SERVICE N ____________

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

Tous les Chefs de dpartements

J'ai l'honneur de vous fournir les informations ci-aprs pour vous permettre de
mieux prparer le budget de l'exercice ______________ pour les activits qui
relvent de votre comptence.

Ces informations :

rappellent les responsabilits de chaque service dans la prparation du


budget
donnent les directives sur les orientations de la politique budgtaire de
l'anne ;
dterminent les formes dans lesquelles les propositions sont prsentes ;
fixent les dlais de dpt des propositions de budget.

A. RESPONSABILITE

Veuillez noter que chaque service porte l'entire responsabilit de la qualit de la


prparation du budget dont elle assure l'excution. Votre responsabilit est
engage par cet exercice de programmation qui doit viter aussi bien les excdents
que les insuffisances de crdits au cours de l'exercice venir.

B. DIRECTIVES

(Prciser ici les aspects sur lesquels l'accent devrait tre spcialement mis au cours
de l'exercice venir pour les activits mis en uvre par les structures d'excution).

C. PRESENTATION DES PROPOSITIONS

Chaque service utilisera les formulaires (fiches d'laboration budgtaires) prvues


cet effet pour la prparation des propositions. L'valuation des dpenses repose sur
:

une prvision fidle des activits en volume,


une valorisation prcise des cots induits par ces activits.

Les activits non termines en fin d'exercice doivent tre reconduites. Les
nouvelles activits devraient tenir compte du programme pluriannuel convenu. Les

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valorisations doivent inclure les taux prvisionnels d'inflation, ainsi que les
augmentations ou les diminutions pouvant concerner les activits.

D. DATE DE DEPOT DES PROPOSITIONS

Les propositions budgtaires doivent tre finalises au plus tard le 15 septembre,


dlai de rigueur. Les responsables prendront les dispositions ncessaires pour
respecter ce dlai. Toute proposition parvenue aprs cette date exposera le
service des sanctions rglementaires (prvoir une liste de sanctions en la
matire).

<nom du PDT>

LE PRESIDENT DU CGA

2- FICHE D'ELABORATION BUDGETAIRE

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EXERCICE :

PROJET

Centre de Responsabilit

ACTIVITE

FINANCEMENT

POSTE Budgtaire

TOTAL DEPENSE

DETAIL DE LA DEPENSE

( distinguer par nature de dpenses)

DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT

TOTAL DE LA PROPOSITION

IMPREVUS %

TOTAL NET DE LA PROPOSITION

L'agent charg de l'laboration Le Responsable du Centre de


Responsabilit

3- FICHE DE CONSOLIDATION BUDGETAIRE

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

Utiliser autant de feuillets que ncessaire

Dpense
(par
nature)

Servic Activits Financeme post post post post post post Cumu
e excute nt e1 e2 e3 e4 e5 e6 l
s
des
activits

TOTAL CONSOLIDATION

4- FICHE DE REVISION BUDGETAIRE

EXERCICE :

PROJET

Centre de Responsabilit

ACTIVITE

FINANCEMENT

POSTE Budgtaire

Prvision initiale

Rvision

Crdits rviss

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

DETAIL DE LA REVISION

( distinguer par nature de dpenses)

DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT

TOTAL DE LA REVISION

Le responsable du Centre de Le DE du CGA


Responsabilit

5- ETAT DE SUIVI BUDGETAIRE

EXERCICE :

PROJET

SERVICE

ACTIVITE

FINANCEMENT

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TABLEAU DE SUIVI BUDGETAIRE

POSTE PREVISION REALISATION REVISION BUDGET COMMENTAIRE


BUDGETAIRE INITIALE REVISE

Le RAF LE DE

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CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

2. PROCEDURES COMPTABLES

a. - ORGANISATION COMPTABLE

2.1.1- REFERENTIEL COMPTABLE

La comptabilit du CGA est tenue selon les rgles du plan comptable OHADA : c'est
le rfrentiel comptable.

Ce rfrentiel est adapt aux activits du CGA et la normalisation comptable


internationale.

i. CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE


Le rle du systme comptable est la gestion des flux financiers du CGA. Il
enregistre les flux financiers, les classe et, priodiquement, en fait la synthse
sous forme de tableaux qu'il prsente aux responsables et aux partenaires du CGA
pour les renseigner sur les incidences financires des activits excutes et leur
permettre de prendre les dcisions qui conviennent.

Observer, analyser, enregistrer, classer et renseigner, c'est le rle du systme


comptable et l'objet de la fonction comptable. En particulier, la fonction
comptable permet de :

fournir aux priodes convenues les situations financires requises,


rpondre aux obligations comptables, fiscales et sociales du CGA.
Le systme comptable doit tre un instrument utilis par les gestionnaires du CGA
pour les aider planifier, contrler et valuer l'excution et les cots des
oprations.

Pour assurer une information fiable sur ses activits, le CGA tient :

une comptabilit gnrale et auxiliaire axe sur l'enregistrement et le


traitement des flux principalement externes permettant de produire les
tats financiers obligatoires prvus par l'OHADA ;

Accessoirement, le CGA peut avoir :

une comptabilit analytique adosse la comptabilit budgtaire car le


paramtrage des postes budgtaires permet de raliser un suivi analytique
par destination.

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une comptabilit budgtaire pour l'inscription des crdits budgtaires,


l'engagement des dpenses, le suivi, la rvision des crdits ; et la production
des tats budgtaires. Un tableau de correspondance entre lignes
budgtaires et comptes gnraux sera tabli. L'intrt d'une telle
correspondance rside dans la rduction des imputations et traitements
comptables. Ainsi, ce sont les comptes gnraux qui seront utiliss pour la
mise en place du budget, et les imputations en comptabilit gnrale
affecteront automatiquement les lignes budgtaires au plan ralisation. La
mise en place de ce systme permettra au CGA de ne pas avoir passer des
critures budgtaires spares pour suivre les ralisations.

La comptabilit du CGA est tenue au moyen d'un progiciel de gestion comptable et


financire comportant au moins les modules intgrs (ou interfacs) ci-aprs :

o un module de comptabilit gnrale et auxiliaire,


o un module de comptabilit analytique
o un module de suivi budgtaire,

Il doit offrir les possibilits de gestion simultane de plusieurs dossiers comptables


et leur consolidation. Chaque progiciel rpond, au moins, aux six (6) conditions
suivantes :

tout enregistrement comptable comporte l'indication de l'origine du journal,


du contenu et de l'imputation de l'opration ;
l'irrversibilit des traitements effectus (validation des critures saisies)
interdit toute suppression, addition ou modification ultrieures ;
les enregistrements sont classs dans l'ordre chronologique selon la date de
valeur comptable des oprations ;
les donnes enregistres sont conserves sur des supports indlbiles ;
l'organisation comptable informatise garantit les contrles a posteriori ;
les ditions du systme sont dates et numrotes.

a. PRINCIPES COMPTABLES APPLICABLES


Les principes comptables ci-aprs doivent tre notamment respects dans la tenue
de la comptabilit :

le principe de spcialisation des exercices comptables


le principe de continuit d'exploitation
le principe du cot historique
le principe de prudence
le principe de permanence des mthodes
le principe de transparence

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le principe d'importance significative


le principe de correspondance bilan d'ouverture /bilan de clture
le principe de la prminence de la ralit sur l'apparence.

1. SPECIALISATION DES EXERCICES COMPTABLES


Ce principe dispose qu'il faut rattacher chaque exercice budgtaire l'ensemble
des produits et des charges relevant de cet exercice et cela mme si certaines de
ces recettes ou dpenses ne sont pas encore encaisses ou rgles lors de la
clture de l'exercice. L'application de ce principe conduit, par exemple, :

rpartir l'amortissement des biens durables en tranches annuelles ;


inscrire, dans les charges de l'exercice, les charges et les pertes probables ;
rpartir la clture de l'exercice les charges et les produits constats
d'avance ;
inscrire dans le rsultat de l'exercice, les produits recevoir et les charges
payer.

2. CONTINUITE DE L'EXPLOITATION
Ce principe repose sur le fait que l'entreprise est considre comme tant en
activit et devant continuer l'tre dans un futur raisonnablement prvisible. La
dfinition du plan d'amortissement des biens durables dcoule de l'application de
ce principe.

3. COUT HISTORIQUE
La comptabilit est tenue suivant le principe du cot ce qui signifie que les biens
sont pris en comptabilit leur date d'entre dans le patrimoine et leur cot
d'acquisition exprim en units montaires courantes. Les biens du CGA sont ainsi
comptabiliss leur cot historique d'acquisition qui est compos du prix d'achat
augment des frais accessoires d'achat.

4. PRUDENCE
Le principe de prudence doit conduire les responsables et gestionnaires
l'apprciation raisonnable des consquences prvisibles des vnements et des
oprations marquant la vie de la structure. Ce principe vise viter de transfrer
sur les exercices ultrieurs des risques ns durant un exercice donn et
susceptibles d'entraner des pertes futures (par exemple on provisionnera ds
l'anne en cours les dommages et intrts que le CGA pourrait tre amen payer

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la suite d'un accident de la circulation dont l'un de ses chauffeurs serait


responsable). La comptabilisation des carts de change la clture de l'exercice
est galement une illustration de ce principe.

5. PERMANENCE DES METHODES


La permanence des mthodes est le principe selon lequel les tats financiers
doivent tre prpars, prsents et valus selon les mmes formes et les mmes
mthodes d'un exercice l'autre. La mthode de comptabilisation utilise (la
comptabilit d'engagements) est une application de ce principe. En effet, les
transactions sont constates au moment de leur engagement au cours de chaque
exercice et non pas au moment de leur dcaissement ou encaissement. Les
changements de mthodes sont fortement dconseills. Tout changement ventuel
doit tre justifi et approuv avant d'tre mis en uvre.

6. TRANSPARENCE
Le principe de transparence exige la prsentation d'une information loyale,
complte et claire des tats financiers du CGA. Il correspond l'application
correcte et permanente de l'ensemble des rgles et principes comptables noncs.

7. IMPORTANCE SIGNIFICATIVE
La prise en compte de ce principe conduit faire figurer dans les tats financiers
tous les lments susceptibles d'avoir une influence sur le patrimoine, la situation
financire et les rsultats du CGA. Ce principe vise donner aux destinataires des
tats financiers une information complte et suffisante leur permettant de porter
un jugement objectif et motiv sur la situation exacte du CGA.

8. CORRESPONDANCE DES BILANS


Selon ce principe, les soldes d'ouverture du bilan de l'exercice N+1 sont identiques
aux soldes de clture de l'exercice N.

9. PREEMINENCE DE LA REALITE SUR L'APPARENCE


Ce principe revient donner dans les tats financiers la priorit la ralit
conomique sur la forme ou l'apparence juridique. Son application conduit
inscrire l'actif des bilans du CGA la valeur des biens mis sa disposition comme
s'ils lui appartenaient alors qu'elle n'en est juridiquement pas le vritable
propritaire.

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a. DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME

Le systme de comptabilit du CGA est l'un des centres de responsabilits de son


systme gnral de gestion intgre. Ce systme gnral repose sur les principes
suivants :

toute information d'ordre comptable n'est saisie qu'en une seule fois partir
d'une seule et mme pice justificative ;
les imputations sont faites selon un systme multicritres (budgtaire,
engagements, comptes gnraux et auxiliaires, financier, analytique) ;
toutes les ditions sont possibles ds le traitement conscutif la validation
des saisies.

1. RECEPTION DES PIECES JUSTIFICATIVES

Lors de la rception du courrier externe par le SA, les pices justificatives de


nature comptable reoivent les rfrences de rception (date, n d'ordre) puis sont
enregistres dans un registre particulier puis transmises au RAF aprs visa du DE.
Les pices internes sont transmises directement par le service metteur au RAF
pour traitement.

2. IMPUTATION DES PIECES


Aux pices justificatives sont jointes des fiches d'imputation permettant d'apposer
les mentions des codifications antrieurement prpares. Les pices sont traites
par le RAF par dossier comptable ouvert. Elles sont imputes, saisies, traites et
classes.

Chaque pice comptable est impute selon le dossier, le journal, les comptes
gnraux et auxiliaires ventuellement et les postes analytiques/budgtaires.

3. SAISIE DES PIECES JUSTIFICATIVES


Les pices imputes sont saisies au jour le jour par le RAF (ou ses collaborateurs)
dans le module correspondant du progiciel. L'opration de saisie est matrialise
dans la fiche d'criture afin d'liminer les risques de double saisie.

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4. TRAITEMENT DES ECRITURES


Le progiciel traite instantanment les critures saisies selon les processus propres
chaque module. Les oprations sont traites dans la monnaie locale (FCFA) et dans
les devises utilises.

5. EDITION DES ETATS

A l'issue des traitements, tous les tats sont imprimables (balances, grands livres,
journaux, tats analytiques et budgtaires, tats financiers formaliss). Les
comptes sont analyss et les soldes sont justifis par le RAF.

a. SUPPORTS COMPTABLES
Les pices justificatives constituent la preuve des oprations financires et donc
des enregistrements comptables qui en dcoulent. Elles servent tablir la vrit
des comptes lors des audits mais aussi dans les contentieux, les litiges et les procs
caractre commercial. Les enregistrements comptables indiquent dans les livres
comptables la nature et les rfrences des pices justificatives. La dure de
conservation recommande pour les pices justificatives ordinaires est de 10 ans.
Les pices justificatives accompagnent les livres comptables. On dnombre trois
catgories de pices justificatives : (i) les pices manant des tiers, (ii) les pices
internes et, (iii) les imprims comptables.

1. PIECES JUSTIFICATIVES EMANANT DES TIERS


Les pices justificatives manant des tiers comprennent, par exemple :

les factures des fournisseurs, des assureurs,


les factures de consommation d'eau, d'lectricit, de tlcommunications,
les avis et bordereaux de banque.

Les pices externes doivent rappeler, dans la plupart des situations, les rfrences
des transactions auxquelles elles se rapportent pour tre prises en considration
(contrat, commande, abonnement, etc...).

Les pices externes sont toujours des originaux et il en va de mme des justificatifs
qui peuvent les accompagner. Les photocopies (non lgalises) de pices

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justificatives sont prohibes et peuvent tout au plus servir constituer des copies
de dossiers comptables.

2. PIECES JUSTIFICATIVES INTERNES

Les pices justificatives internes sont revtues des visas prvus pour avoir force
probante ; elles comprennent, par exemple :

les bulletins de paie,


les reus, chques et ordre de virement,
les relevs de frais, tats de paiement, tats de rapprochement.

3. IMPRIMES COMPTABLES
Une liste des imprims ayant une utilisation comptable doit tre dresse en
mentionnant les rfrences de normalisation pour viter les confusions de
documents. Un exemple d'une liste de ce type est donn ci-aprs :

Nature de l'imprim Rfrence Date d'entre en


vigueur

Fiche d'imputation comptable FIC

Bon de commande BDC

Pice de caisse PDC

Etat de rapprochement bancaire ERB

Etat de rapprochement de ERS


compte spcial

Etat de salaires EDS

Bulletin de paie BDP

Ordre de virement de banque OVB

Demande de retrait de fonds DRF

Fiche d'laboration budgtaire FEB

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4. REGISTRES OU EDITIONS COMPTABLES

Le CGA tient les livres comptables suivants :

Le livre-journal,
Le grand-livre,
La balance gnrale des comptes,
Le livre d'inventaire,
Le livre de paie.
Le livre-journal, le livre d'inventaire et le livre de paie sont cots, paraphs par
l'autorit judiciaire comptente (Tribunal de commerce et Inspection du travail).
Ils sont tenus sans blancs (si manuels) ni altration d'aucune sorte. Les corrections
dans les livres comptables sont effectues par contre-passation ou en ngatif des
lments errons. Les livres comptables sont conservs pendant au moins dix (10)
ans.

Pour faciliter l'tablissement du livrejournal, les journaux auxiliaires suivants sont


ouverts :

Journaux de banques
Journaux de caisses
Journaux des achats
Journaux de paie
Journaux des oprations diverses

Il en est de mme du grand-livre des comptes gnraux de tiers dont la tenue peut
tre facilite par la tenue des comptes auxiliaires des :

Fournisseurs ordinaires
Fournisseurs d'investissements
Personnel

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Bien qu'il ne soit pas lgalement obligatoire, le registre des immobilisations qui
concerne les biens durables (ou immobilisations corporelles) est tenu pour
permettre d'identifier et de localiser ces biens. Lors de la saisie comptable des
factures d'achat de biens durables, les comptes d'immobilisations sont
mouvements. Cette opration se traduit par la cration d'une fiche
d'immobilisation reprenant les renseignements suivants :

Numro du compte,
Numro d'identification de l'immobilisation,
Valeur,
Date d'acquisition,
Fournisseur,
Localisation,
Financement,
Poste budgtaire,
Taux d'amortissement.

L'Assistant Comptable prpare une tiquette portant le code d'identification de


l'immobilisation pour l'apposer sur le bien concern. Au 31 Dcembre de chaque
anne, un inventaire des immobilisations est recoup avec le fichier
d'immobilisations.

PERSONNEL COMPTABLE
Dans l'organigramme prsent ci-dessus, le personnel affect aux tches
comptables du CGA se compose :

du RAF,
de l'AC.
Les tches gnrales de ce personnel sont dtailles dans le module susvis.

CODIFICATIONS COMPTABLES

Le personnel comptable utilise les tables de codifications comptables pour


analyser, imputer, saisir et traiter les oprations du CGA. Les principales tables
comprennent :

la liste des journaux comptables,


la liste des comptes gnraux,
la liste des codifications auxiliaires,
le plan comptable analytique,
la correspondance postes budgtaires / comptes gnraux.

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Pour chacune des tables susvises, il est cr une codification comportant un code
de caractres alphanumriques et un libell associ. Ces listes sont mises jour au
fur et mesure des besoins de codifications.

Pour chaque activit confie au CGA, le RAF cre une codification analytique. Les
journaux comptables, les comptes gnraux et auxiliaires, et les correspondances
budgtaires sont mises jour si la nouvelle activit le justifie.

REGISTRES COMPTABLES

Les codifications des registres comptables comportent des caractres


alphanumriques. Il est cr un code par journal comptable.

COMPTES GENERAUX

Les codifications des comptes gnraux sont conformes aux dispositions du


rfrentiel comptable applicable.

CODIFICATIONS AUXILIAIRES

A certains comptes de tiers sont associs des codes auxiliaires permettant


d'individualiser les oprations traites avec eux. Les comptes gnraux qui font
l'objet d'un suivi auxiliaire sont reprs par la mention d'une rfrence
reprsentant la catgorie de tiers.

F, pour Fournisseurs,
P, pour Personnel,
T, autres Tiers,
Chaque code auxiliaire peut reprendre la rfrence correspondant la catgorie de
tiers suivie de caractres numriques ou alphanumriques.

Exemples : F001 pour le premier fournisseur, P011 pour le 11me employ.

2.5.6- CODIFICATIONS ANALYTIQUES

Chaque activit excuter est dcrite. Les activits sont codifies au moyen de
caractres alphanumriques.

2.5.7 - CODIFICATIONS BUDGETAIRES

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Une correspondance est tablie entre les lignes budgtaires et les comptes par
nature. La liste de ces correspondances doit tre rgulirement tenue jour

a. SCHEMAS COMPTABLES

2.6.1- OPERATIONS D'ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS, D'ACHATS ET DE


SERVICES EXTERIEURS

Le RAF impute la facture d'acquisition d'immobilisation selon le schma ci-aprs :

Imputation Compte

Dbit 2

Crdit 481.. "Fournisseurs d'investissement,


net payer"

4817 "Fournisseur, retenues de


garantie"

Analytique Code analytique/ Poste budgtaire

L'criture est passe dans le journal des achats.

Le RAF impute la pice comptable d'achat et de services extrieurs selon le schma


ci-aprs :

Imputation Compte

Dbit 60 / 61 / 62 ou 63

Crdit 4011.. "Fournisseurs, net payer"

4117 "Fournisseur, retenues de


garantie"

Analytique Code analytique/ Poste budgtaire

L'criture est passe dans le journal des achats.

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NB : Les achats sont enregistrs TTC. Lors du rglement, les champs analytiques ne
sont pas actifs et ne doivent recevoir aucune imputation.

2.6.2- COMPTABILISATION DES SALAIRES

Pour le paiement des salaires, il convient de :

prparer les tats de salaires,


les faire approuver,
prparer les rglements,
enregistrer en comptabilit les dpenses (net, retenue et charges sociales,
retenues fiscales).

A partir du fichier personnel et du registre des absences, et ventuellement de


l'chancier de remboursement des avances et des prts consentis au personnel, le
RAF prpare l'tat de salaire au moyen d'un logiciel de paie ou d'un tableur EXCEL
(dition des bulletins et de l'tat rcapitulatif des salaires). Les tats de salaires
sont dits en autant d'exemplaires que ncessaire. Les chques et les tats de
virement sont tablis par le RAF au vu de l'tat de salaires. L'ensemble de ces
documents est soumis la signature du DE.

Trois exemplaires de ces tats sont transmis au RAF pour la comptabilisation des
salaires nets, de la retenue sociale et des retenues fiscales. En effet, les salaires
sont pays immdiatement alors que les charges sociales sont payes selon un
chancier fix par les caisses concernes.

La paie doit tre centralise. A cet effet, le RAF agrafe chaque exemplaire
conserv une fiche d'imputation comptable pour la comptabilisation (i) des salaires
nets, (ii) des retenues et des charges sociales et, (iii) des retenues fiscales. Le
schma comptable est le suivant :

Schma d'imputation des salaires nets

Imputation Compte

Dbit 661 / 662Rmunrations directes

663 Indemnits forfaitaires verses au


personnel

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Crdit 422 ; rmunrations dues

421(auxiliaire) Personnel ; avances, acomptes

423Personnel oppositions

4472 Impts sur salaire retenus la source

431Scurit sociale (part salariale)

Analytique Code analytique/code budgtaire

Schma d'imputation des charges sociales

Imputation Compte

Dbit 664Charges sociales

Crdit 4311 Prestations familiales

4312 Accidents du travail

4313 Caisse de retraite

Analytique Code analytique/code budgtaire

Le RAF enregistre ces oprations dans le journal des salaires l'occasion de la


centralisation de la paie et classe les pices dans le classeur des salaires.

Registre utiliser : JOURNAL DE PAIE

Pour le paiement des salaires il est rappel que les salaires sont payables en
espces, par chque ou par virement bancaire. Les salaris pays en espces se
prsentent chez le SA pour encaisser leur paie. Pour le personnel pay par chque,
le SA remet chaque agent son chque de paiement aprs en avoir pris copie.

Pour le personnel pay par virement bancaire, le RAF tablit une lettre d'ordre de
virement signe par le DE et le RAF et adresse la banque qui tient le compte sur
lequel les sommes sont payes en indiquant le nom, le numro du compte, la
domiciliation, le montant percevoir de chaque agent. Un exemplaire de cette
lettre est class au Secrtariat du DE. Le RAF agrafe chaque exemplaire du bulletin
de salaire et une copie du chque ou de la lettre de virement correspondant avec

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une fiche d'imputation comptable. Les schmas d'imputations se prsentent comme


suit :

Paiement en espces des salaires

Imputation Compte

Dbit 422. Personnel ; rmunrations dues

Crdit 5711 Caisse

Paiement par chque ou par virement des salaires

Imputation Compte

Dbit 422. Personnel ; rmunrations dues

Crdit 521.. banque locale

Le versement des retenues la source s'opre selon le schma suivant :

Paiement par chque des retenues et charges sociales

Imputation Compte

Dbit 4311 Prestations familiales


4312 Accidents du travail
4313 Caisse de retraite
Crdit 521.. banque locale
Paiement par chque des retenues fiscales
Imputation Compte
Dbit 4472 Impts sur les traitements et salaires
retenus la source
Tiers autres retenues fiscales
Crdit 521.. banque locale

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Les oprations sont enregistres dans le journal de trsorerie appropri CAISSE ou


BANQUE. Les pices sont classes dans le classeur correspondant (caisse ou banque

a. OPERATIONS DE FIN D'EXERCICE

AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS

LES AMORTISSEMENTS

Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES

Imputation Compte

Dbit 68xxx (comptes de dotation aux


amortissements)

Crdit 28xxx (compte d'amortissements des


immobilisations)

Analytique Code analytique / Code budgtaire

LES PROVISIONS

Registre utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES

Imputation Compte

Dbit 69 (comptes de dotation aux provisions)

659charges provisionnes d'exploitation

679 charges provisionnes financires

Crdit 29xxx (Compte provision pour dprciation des


immobilisations)

49xxx (Compte provision pour dprciation des

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tiers)

Analytique Code analytique / Code budgtaire

2.8 - MOUVEMENTS DE FONDS


Registre utiliser : JOURNAUX DE BANQUE ET / OU JOURNAL DE CAISSE

Dans le journal recevant les fonds

Imputation Compte

Dbit 521xx (Banque X)


OU
571xx (Caisse)
Crdit 585xx (Mouvement de fonds)

Dans le journal qui fournit les fonds

Imputation Compte

Dbit 585xx (Mouvements de fonds)

Crdit 521xx (Banque X)

OU

571xx(Caisse)

2.9- CONSERVATION DES DOCUMENTS

2.9.1 - NATURE DES DOCUMENTS


Les documents viss comprennent les livres comptables et les pices justificatives
des oprations. Les documents comptables sont tris, classs et conservs de
manire autoriser leur accs rapide suivant les besoins d'utilisation.

2.9.2- DELAIS DE CONSERVATION

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La dure lgale de conservation des documents comptables obligatoires est de 10


ans. Les pices justificatives sont galement conserves pendant 10 ans. Mais,
selon les usages comptables, il est recommand de conserver les pices
justificatives aussi longtemps que les biens et services auxquels elles se rapportent.
Ainsi la dure de conservation recommande pour les pices d'acquisition
d'immeubles est de 30 ans, au moins.

2.9.3 - MODALITES DE CLASSEMENT ET D'ARCHIVAGE

Le classement est une opration de rangement temporaire des pices collectes


selon une mthode permettant de les retrouver aisment pour leur traitement.

L'archivage est une opration de conservation dfinitive. Il s'applique aux pices


justificatives sur les lesquelles tous les contrles ncessaires ont t exercs. Nous
distinguons :

les archives vivantes (ou courantes) conserves porte de la main et


souvent consultes ;
les archives semi-vivantes (ou intermdiaires) dont l'usage est peu courant et
qui sont stockes dans des endroits loigns des lieux de travail ;
les archives dfinitives (ou historiques) qui ne sont a priori jamais consultes
et qui peuvent tre dtruites l'issue de la priode lgale de conservation.

L'opration de classement et d'archivage peut tre physique ou lectronique. La


gestion lectronique des documents (GED) consiste classer et archiver les
documents sur des supports magntiques ou des CD-ROM par copie ou gravure de
fichiers informatiss et/ou par transfert de documents scanns. Ce mode de
classement et d'archivage, dsormais conomique, prsente en outre l'avantage de
procurer un fort gain de place et, dans le cas des CD-ROM, de reposer sur des
documents non modifiables.

Le mode de classement et d'archivage physique est le plus couramment utilis. Le


plan d'archivage mentionne pour chaque type de document :

le support concern (original papier, photocopie, disquette, etc)


l'ordre (numro, date, etc),
les supports de classements (chemises, classeurs, botes, etc)
les dures de conservations correspondantes.

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2.9.4- OUTILS DE CLASSEMENT ET D'ARCHIVAGE

Les outils de classement et d'archivage physique comprennent principalement :

les chemises (simples, rabat, pochettes, extensibles, lastiques, etc),


les classeurs levier communment appels "chrono",
les dossiers suspendus index vertical (ou horizontal) pour une lisibilit de
face dans les classements d'armoires (ou de dessus dans les classements de
tiroirs),
les botes de classement,
les botes ou caisses archives.

2.10- TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE

Les travaux de fin d'exercice comprennent :

les travaux d'arrt de comptes,


l'analyse et la justification des soldes des comptes,
les critures d'amortissements, de virement de compte compte en fin
d'exercice, de provisions de charges et de produits, etc.
la production des tats financiers.

EDITIONS PERIODIQUES
Avec l'utilisation d'un systme informatique, les ditions des documents comptables
sont disponibles en temps rel ; c'est--dire que ces documents sont disponibles ds
la validation des critures. Ce qui permet d'obtenir des ditions selon la priodicit
souhaite (journalire, mensuelle, semestrielle ou annuelle). Ces ditions
comprennent :

les journaux,
le grand-livre des comptes gnraux,
le grand-livre des comptes auxiliaires,
la balance gnrale des comptes,
les balances auxiliaires
les tats analytiques et budgtaires.

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ANALYSE ET JUSTIFICATION DES COMPTES


A partir de ces ditions, le RAF procde l'analyse des comptes. Les fonctions de
lettrage automatique ou manuel du progiciel peuvent tre mises profit pour
analyser les comptes de tiers en particulier. Les soldes des comptes bancaires sont
justifis par l'tablissement des rapprochements de banque.

ECRITURES DE REGULARISATION
Les critures d'inventaire sont saisies dans le journal des oprations diverses OD
(charges payer, charges comptabilises d'avance, diffrences de change,
immobilisations et amortissements).

2.11- ETATS FINANCIERS

Les tats financiers que le CGA produit sont :

les tats financiers produits en sa qualit de personne morale ;

2.11.1.- ETATS FINANCIERS DU CGA


Le CGA produit chaque anne quatre (4) tats financiers annuels comprenant :

le bilan qui claire les destinataires sur la situation patrimoniale et


financire du CGA
le compte de rsultat qui fournit les informations sur la performance du CGA
;
le tableau financier des ressources et des emplois qui reprsente l'volution
de la situation financire du CGA,
l'tat annex qui complte, explique et commente les trois (3) tats
financiers prcdents.

Ces quatre (4) documents sont indissociables car ils se compltent les uns les
autres.

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