Manuel de Procédures Ungana PDF

Centre International de
Dveloppement et de Recherche
Manuel des procdures organisationnelles,

administratives et financires
Publication UNGANA 1382 CIDR Tous droits de reproduction rservs
Programme de crdit solidaire Garoua et Maroua

Nord Cameroun
Pidy Penda Charlotte Denewol

Juvnal Mukezangango Aot 2007
TABLES DES MATIERES
PREMIERE PARTIE : ORGANISATION GENERALE................................... 3
CHAPITRE I : RELATIONS DU PROGRAMME AVEC LE CIDR ET MIFED 3
1.1. Responsabilits de MIFED et du CIDR 3

1.2. Rle de MIFED en tant que matre doeuvre 4
1.3. Appui technique du CIDR......................................................................................... 4
CHAPITRE II : ORGANISATION GENERALE DU PROGRAMME.......................... 5
2.1. Coordination Gnrale.............................................................................................. 5

2.2. Coordination de Zone 5
2.3. Organigramme du Programme . 6
CHAPITRE III : DESCRIPTIF DES TACHES.

7
3.1. Coordinatrice 7
3.2. Responsable dExploitation de Zone 13
3.3. Responsable Administratif et Financier du Programme . . 18
3.4. Contrleur Interne.. 22
3.5. Agent de crdit . 26
3.6. Comptable-secrtaire 30
3.7. Chauffeur 34
3.8. Gardiens 36
DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES ADMINISTRATIVES

37
CHAPITRE I : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ..

37
1.1. Procdures de recrutement 37

1.2. Rglement intrieur. 941
CHAPITRE II : PROCEDURES DACHAT DE BIENS ET DE SERVICES 48
1.1. Passation de marchs . 48

1.2. Rception .. 13 50
CHAPITRE III : AUTRES PROCEDURES ADMINISTRATIVES 52
3.1. Traitement du courrier. 52

3.2. Gestion des vhicules 53
3.3. Gestion des locaux, du mobilier et du matriel de bureau 55
3.4. Gestion des missions. 55
2
TROISIEME PARTIE : LES PROCEDURES FINANCIERES 56
CHAPITRE I : BUDGET ET PLAN DE TRESORERIE. 56
1.1. Budget 56
1.2. Etapes dlaboration du budget et du plan de trsorerie
56
1.3. Suivi budgtaire. 57
CHAPITRE II : OPERATIONS DE TRESORERIE.

58
2.1. Principes de base gnraux 58 3

2.2. Les oprations bancaires. 58
2.3. Les oprations de caisse. 62
2.4. Gestion de la paye des salaires.. 64
ANNEXES
Annexe 1 : Fiche de temps .. 66

Annexe 2 : Demande dautorisation dabsence.. 67
Annexe 3 : Demande dacompte sur salaire... 68
Annexe 4 : Fiche de rquisition de biens ou de services . 69
Annexe 5 : Demande dachat de biens ou de services. 70
Annexe 6 : Bon de commande . 71
Annexe 7 : Bon de livraison 72
Annexe 8 : Registre des immobilisations.. 73
Annexe 9 : Fiche de stock 74
Annexe 10 : Registre courrier arrive 575
Annexe 11 : Registre courrier dpart .. 76
Annexe 12 : Fiche de prise en charge des vhicules deux roues
77
Annexe 13 : Carnet de bord des vhicules quatre roues 78
Annexe 14 : Fiche mensuelle de suivi du kilomtrage des vhicules deux
roues. 79
Annexe 15 : Fiche de carburant des vhicules quatre roues 80
Annexe 16 : Canevas de termes de rfrence pour une mission 81
Annexe 17 : Ordre de mission . 82
Annexe 18 : Demande de payement 83
Annexe 19 : Reu de chque 84
Annexe 20 : Livre de banque .. 85
Annexe 21 : Fiche rcapitulative pour la demande de rapprovisionnement
de la caisse Reu.. 86
Annexe 22 : Reu de caisse. 87
Annexe 23 : Livre de caisse . 88
3
PREMIERE PARTIE : ORGANISATION GENERALE
CHAPITRE I : RELATIONS DU PROGRAMME AVEC LE CIDR ET MIFED
1.1. Responsabilits Communes du CIDR et MIFED
Lhistorique de la matrise douvrage a commenc avec les tudes dopportunit

et de faisabilit qui ont t menes conjointement par MIFED et le CIDR. A lissue des
tudes, un programme de cinq ans a t labor et soumis aux bailleurs de fonds. Le
financement acquis est principalement assur par lUnion Europenne et le Ministre des
Affaires Etrangres Franais.
Le partenariat du CIDR et de MIFED est gouvern par les conventions triennale

Les deux parties ont des engagements communs et ceux particuliers chacune delles.
Ensemble, les deux parties assument la responsabilit de laction devant les partenaires
(les bailleurs de fonds, lEtat Camerounais, les autorits provinciales et locales et les
populations servies). Dans ce cadre, elles sont engages :
1. Assurer la qualit des ralisations afin datteindre les objectifs fixs et dobtenir
les impacts recherchs. Cest dans ce cadre que les deux parties sont responsables
de la mthodologie et des outils mis en place et quelles effectuent des missions
conjointes de conception, dajustement et de suivi ;
2. Elaborer les documents de programmation technique et financire (plan de travail

et budget annuels) ;
3. Assurer la gestion et lutilisation bon escient des fonds du Programme au

bnfice des populations servies ;
4. Informer rgulirement les partenaires sur ltat davancement des activits ;
5. Organiser lvaluation du Programme en collaboration avec les partenaires.
Dans cette optique, toutes les activits du Programme sont menes sous lultime
responsabilit du CIDR et de MIFED. Cest aux deux parties quappartient le choix
ultime des voies et moyens datteindre les objectifs et lvaluation de leur
accomplissement en cohrence avec les accords signs avec les bailleurs de fonds.
Cependant, dans le partenariat, les deux parties assument deux rles diffrents. Le CIDR
est le matre douvrage et elle assume la responsabilit juridique, financire et
administrative devant les partenaires. MIFED assume les responsabilits de matre
duvre dont il sera question ci-dessus.
4
1.2. Rle de MIFED en tant que matre duvre
En tant que matre duvre, MIFED assume entre autres les fonctions suivantes :
1. Coordonner la ralisation des plans dactivits annuels ;
2. Assurer la gestion administrative et logistique du Programme ;
3. Assurer la gestion et la comptabilit des fonds de fonctionnement et

dinvestissement du Programme ;
4. Assurer le suivi permanent des activits et proposer des ajustements

mthodologiques ncessaires ;
5. Assurer le dialogue avec les partenaires locaux et nationaux : communes,

ministres centraux, Banque centrale, banques commerciales, reprsentants des
bailleurs de fonds au niveau national ;
6. Elaborer les diffrents rapports techniques et les transmettre au CIDR pour le

dialogue technique et pour le reporting aux diffrents partenaires du Programme ;
7. Organiser laudit annuel et transmettre les rapports financiers aux diffrents

partenaires du Programme en concertation avec CIDR.
Daprs ces dispositions, la gestion courante du Programme relve de MIFED.

Lautorit de la Coordinatrice du Programme relve dune dlgation directe du Directeur
Gnral de MIFED.
1.3. Appui technique du CIDR
En plus de son rle de matre douvrage, le CIDR assure lappui technique

MIFED principalement sous quatre aspects :
1. Ralisation conjointe avec MIFED des missions dappui technique et

mthodologique ;
2. Mise la disposition de MIFED dun assistant technique permanent pendant les

trois premires annes du Programme. Celui-ci joue un rle dappui conseil
auprs de la Coordination du Programme sur la ralisation et la coordination des
activits, llaboration des diffrents rapports techniques et la gestion gnrale. Le
Conseiller Technique na pas de rle hirarchique dans la structure de MIFED ni
dans celle du Programme ;
3. Rponse aux sollicitations techniques et mthodologiques ;
4. Appui la formation des cadres de MIFED la matrise de leurs fonctions.

5
CHAPITRE II : ORGANISATION GENERALE DU PROGRAMME
Le Programme comprend deux principaux chelons

savoir, la Coordination Gnrale et les zones.
2.1. Coordination Gnrale
La Coordination Gnrale est sous la responsabilit de la Coordinatrice du

Programme. Cest elle que la gestion quotidienne du Programme est dlgue. Elle
assume la responsabilit de la bonne marche des activits sur le terrain et rend compte
la Direction Gnrale de MIFED.
Pour pouvoir assurer la coordination des activits, la Coordinatrice dispose de

deux cadres sous sa responsabilit directe savoir le Responsable Administratif et
Financier et le Contrleur qui ne sera recrut qu la troisime anne du Programme.
Le Responsable Administratif et Financier est en charge de tout le secteur de la

bonne gestion des ressources du Programme en collaboration avec les Responsables
dExploitation de Zone et les Comptables-secrtaires localiss dans chacune des deux
villes dimplantation des activits du Programme.
Le Contrleur Interne sera en charge de lvaluation du respect des procdures et

de la protection du patrimoine du Programme. Son rle sera assum par la Coordinatrice
et les autres cadres suprieurs en attendant son recrutement.
2.2. Coordination de zone
Etant donn que les activits seront menes Garoua et Maroua et quil est prvu
terme de mettre en place deux institutions de crdit solidaire, il a t prvu de mettre en
place deux coordinations rgionales gres par les Responsables dExploitation de Zone.
Chaque Responsable dExploitation de Zone aura sous sa responsabilit une

quipe dAgents de crdit chargs de mener les activits de terrain. Il est prvu den avoir
8 dans chaque zone la cinquime anne du Programme. De deux Agents de crdit par
zone pendant la premire anne, il sy ajoutera deux chaque anne et pour chaque zone.
Le Responsable dExploitation de Zone aura encore sous sa responsabilit le

Comptable-secrtaire. Cette autorit lui sera dlgue par le Responsable Administratif et
Financier qui devrait normalement lassumer directement. Mais il ne pourrait pas le faire
compte tenu des distances et la bonne organisation des tches.
6
2.3. Organigramme du Programme
COORDINATION
GENERALE
Coordinatrice
COMPTABILITE CONTRLE COORDINATION DE

BUDGET FINANCE INTERNE ZONE
Responsable Administratif
et Financier Contrleur Interne Responsable
dExploitation de Zone
Comptable-
secrtaires
Gardiens
Chauffeurs
Agents de crdit
7
CHAPITRE III : DECRIPTIF DES TACHES
3.1. Coordinatrice
Rattachement hirarchique : Directeur Gnral de MIFED
Collaborateurs encadrs : Responsables dExploitation de Zone,

Responsable Administratif et Financier du Programme, Contrleur
Interne.
Mission : Concevoir et lancer les activits du Programme de mise en

place de deux institutions de crdit solidaire de Garoua et de Maroua et
en assurer la gestion et le dveloppement.
Descriptif de tches :
La Coordinatrice est le premier responsable des activits de mise en place et de la gestion
des activits du Programme. A ce titre, elle effectue les tches suivantes :
Fonctions et tches :
I. Mise en place de la logistique
Faire la liste et la description des quipements et de toutes les tches de logistique ;

Evaluer les offres relatives aux quipements et services ncessaires au fonctionnement du
Programme ;
Lancer les commandes pour les quipements et les services ;
Recevoir les quipements et les services et valuer leur adquation avec les commandes ;
Distribuer les quipements aux diffrents utilisateurs et assigner les responsabilits pour leur
bonne gestion.
II. Conception : en collaboration avec le Conseiller Technique, concevoir et actualiser les

outils et les procdures relatifs aux secteurs ci-aprs et constituer les bases de la
capitalisation et de la diffusion
Systme de gestion des ressources humaines ;
Politiques et procdures oprationnelles relatives au crdit et lpargne ;
Systme de contrle interne ;
Systme dinformation de gestion ;
Systme de gestion administrative et financire.
8
III. Encadrement
3.1 Encadrement du Responsable Administratif et Financier du Programme et des

Comptables-secrtaires
Former le Responsable Administratif et Financier et les Comptables-secrtaires ;
Superviser, suivre et contrler lactivit du Responsable Administratif et des Comptables-
secrtaires.
3.2. Encadrement du Responsable dExploitation de Zone et des Agents de crdit

Former les Responsables dExploitation de Zone et les Agents de crdit ;
Superviser, suivre et contrler le travail des Responsables dExploitation de Zone et des
Agents de crdit.
3.3. Encadrement du Contrleur Interne

Former le Contrleur Interne ;
Superviser, suivre et contrler le travail du Contrleur Interne.
IV. Gestion oprationnelle
4.1. Prts et pargnes

Elaborer les plans daffaires pluriannuels et annuels et en assurer le suivi ;
Prendre la dcision finale sur la liste des groupes et des clients devant tre servis par le
Programme ;
Autoriser les dcaissements et les retraits dpargne ;
Suivre le portefeuille des prts et la mobilisation de lpargne et donner toutes les directives
ncessaires pour amliorer la gestion ;
Suivre limpact des prts et de lpargne sur les activits des clients ;
Assurer le respect des politiques et procdures ;
Rdiger les rapports techniques priodiques et ponctuels ;
Contrler le respect des procdures et la scurit du patrimoine li aux oprations dpargne
et de crdit.
4.2. Gestion du dveloppement des membres et de leurs groupes

Concevoir les formations techniques destines aux membres des groupes ainsi que ceux
spcifiques aux responsables ;
Superviser, suivre et contrler les formations initiales donnes aux membres des groupes et
leurs responsables ;
Prparer les groupes et leurs responsables la mise en place des institutions de crdit
solidaire.
9
4.3. Administration et finance
Coordonner llaboration des prvisions budgtaires et en assurer le suivi ;

Autoriser et contrler les dpenses ;
Assurer les relations avec les banques ;
Suivre les indicateurs financiers et comptables priodiquement et prendre les dcisions pour
atteindre les objectifs fixs ;
Assurer et contrler le respect des procdures administratives et financires ;
Assurer la scurit du patrimoine du Programme non li aux oprations dpargne et de
crdit ;
Rdiger les rapports financiers et comptables priodiques et ponctuels.
4.4 Gestion du personnel
Assurer la slection et le recrutement du personnel ;

Assurer la gestion du personnel selon les procdures et la rglementation ;
Suivre les performances de tous les agents du Programme ;
Prendre la dcision finale sur lvaluation du personnel sur base des propositions des
Responsables dExploitation de Zone et du Responsable Administratif et Financier ;
Elaborer, mettre en excution et suivre les plans de formation.
V. Gestion des relations avec la Direction de MIFED
Excuter les dcisions et directives de la Direction Gnrale de MIFED ;

Informer rgulirement la Direction Gnrale de MIFED sur la marche gnrale du
programme ;
Prparer les visites de terrain de la Direction de Gnrale de MIFED et appliquer ses
recommandations ;
Reprsenter la Direction Gnrale de MIFED sur le terrain en ce qui concerne les activits du
Programme ;
Prparer les rapports techniques et financiers aux partenaires et les soumettre la Direction
Gnrale de MIFED pour approbation ;
Prparer et accueillir les missions daudit et de contrle interne approuves par la Direction
Gnrale de MIFED.
VII. Dveloppement institutionnel

Participer aux ngociations avec lautorit montaire et de crdit pour lagrment du
Programme et des deux ICS crer ;
Produire les rapports et documents prescrits par lautorit montaire et du crdit ;
Mettre en excution les instructions et recommandations de lautorit montaire et du
crdit ;
Elaborer le projet de dveloppement institutionnel des deux ICS soumettre la Direction
Gnrale de MIFED et aux partenaires ;
10
Participer au processus interne de finalisation du plan de dveloppement institutionnel ;

Participer aux formations des responsables des deux ICS et des membres des organes de
gouvernance dans le cadre de leur dveloppement institutionnel.
Objet Priodicit
Contacts de travail
Collaborateurs - Runion avec tout le personnel pour donner - Variable

des instructions et des directives
- Runion de contrle interne avec les cadres - Bihebdomadaire
- Suivi des activits avec les Responsables - Mensuelle
- Suivi financier et administratif avec le - Mensuelle
Responsable Administratif et Financier
- Runions de suivi des activits de terrain - Mensuelle
avec les Agents de crdit et les
Responsables dExploitation de Zone
- Prparation et suivi des plans dactivits et - Mensuelle
des budgets priodiques et annuels ;
- Elaboration des plans et sessions de - Annuelle
formation
- Formations - Variable
Conseiller Technique - Appui mthodologique pour la mise place - Permanente

du CIDR du Programme et lactualisation des outils
de travail
- Appui mthodologique pour la gestion et le - Permanente
suivi du programme
Banque de - Demande, ngociation et suivi du - Annuelle
refinancement refinancement
Direction Gnrale de - Prsentation des plans dactivits et des - Trimestrielle
MIFED budgets
- Suivi des plans dactivits et des budgets - Trimestrielle
- Arrt des comptes annuels - Annuelle
CIDR sige - Prparation et mise en application des - Semestrielle
recommandations des visites de suivi
Conseil - Formation et accompagnement dans le - Variable
dadministration des dveloppement institutionnel
ICS
Associations - Participation dans les organes de - Variable
professionnelles gouvernance
- Ateliers - Variable
11
Objet Priodicit
Contacts de travail
Bailleurs de fonds - Participation la ngociation des ressources - Variable

pour le Programme et les ICS
- Visites de suivi - Variable
Acteurs de - Collaborer pour le dveloppement social et - Variable
lenvironnement conomique
Destinataires Priodicit
Documents
produire
Rapport dactivits et Direction Gnrale de MIFED Trimestrielle, semestrielle ou

financier Conseiller Technique annuelle
Plan dactivits et budget Direction Gnrale de MIFED Annuelle
annuels Conseiller Technique
Plan de trsorerie Direction Gnrale de MIFED Annuelle

Conseiller Technique
Suivi du plan dactivits Direction Gnrale de MIFED Trimestrielle
et du budget Conseiller Technique
Plan moyen terme Direction Gnrale de MIFED 1 fois pendant la dure du
Programme
Exigences du poste
- Etre un bon communicateur ;

- Etre exigeant et rigoureux ;
- Avoir le sens des relations humaines et de leur gestion ;
- Etre intgre ;
- Etre disponible et pouvoir travailler en quipe ;
- Avoir le sens de lorganisation du travail ;
- Matriser les rouages du commandement et de la responsabilit ;
- Avoir un potentiel dadaptation lev et savoir anticiper.
Profil souhaitable
- Etre g de 35 45 ans ;
- Avoir une matrise en gestion ou une qualification universitaire de type Bac
+4 ;
- Avoir une exprience professionnelle de six ans au moins en matire
dexploitation et dorganisation dans une structure de microfinance ;
12
- Avoir une bonne connaissance de la pratique de la gestion et de la

comptabilit financire dune structure dintermdiation financire ;
- Utiliser couramment loutil informatique avec les logiciels comme Excel,
Word, PowerPoint, etc ;
- Avoir une pratique courante du Franais ;
- Avoir une pratique courante de lAnglais serait un atout.
13
3.2. Responsable dExploitation de Zone
Suprieur hirarchique : Coordinatrice du Programme
Collaborateurs encadrs : Agents de crdit, Comptables-secrtaire
Mission : Sous lautorit de la Coordinatrice, superviser le lancement

des activits de terrain de la zone daffectation, en assurer la gestion, le
suivi, la matrise et le dveloppement.
Description des tches

Le Responsable dExploitation de Zone est le premier responsable du lancement et de la
gestion des activits dans sa zone daffectation. Il est aussi responsable de lanimation et
de la formation des membres des groupes, de ceux des comits administratifs et des
dirigeants de la future ICS. A ce titre, il a les tches suivantes :
I. Participer au recrutement des Agents de crdit et les encadrer
Participer dans le processus de slection, de recrutement et daffectation des Agents de

crdit ;
Participer llaboration du plan de formation des Agents de crdit, des membres des
groupes et de celle de leurs responsables ;
Former les Agents de crdit afin de les rendre capables de mener et de matriser leurs
activits ;
Suivre lorganisation et la programmation hebdomadaire du travail des Agents de crdit ;
Contrler et valuer le travail des Agents de crdit ;
Participer lvaluation des Agents de crdit ;
Mettre en place les appuis ncessaires la rsolution des problmes relatifs aux activits
de terrain.
II. Suivre les oprations de crdit et dpargne
Contrler lapplication des procdures doctrois des crdits et de collecte de lpargne ;

Participer llaboration du plan daction du Programme ;
Suivre lexcution du programme des octrois de crdit ;
Suivre lexcution du programme de collecte de lpargne ;
Faire des propositions damlioration des procdures doctroi de crdits et de collecte de
lpargne.
14
III. Suivre la gestion du portefeuille et des impays
Suivre ltat du portefeuille et tenir la Coordinatrice du Programme rgulirement

informe ;
Proposer des amliorations dans les procdures de gestion des impays ;
Etablir avec les Agents de crdit la stratgie de gestion des impays ;
Intervenir directement sur le terrain dans le rglement des cas difficiles dimpays.
IV. Suivre la formation des membres des groupes et celle des membres de leurs
organes de gouvernance
Participer lactualisation des modules de formation et danimation des membres des

groupes et de leurs organes ;
Superviser la formation des membres et celles de leurs responsables ;
Informer la Coordinatrice du Programme sur ltat davancement de cette rubrique.
V. Administration
Coordonner et contrler tous les agents du Programme de la zone daffectation ;
Autoriser les absences au service ;
Reprsenter lautorit hirarchique auprs des tiers de la zone daffectation sur
dlgation ;
Assurer le respect du rglement intrieur dans sa zone daffectation suivant la dlgation
reue ;
Assurer lutilisation approprie des biens du Programme affects la Zone ;
Assurer la scurit des personnes et des biens dans les locaux de la zone daffectation.
VI. Gestion budgtaire et financire
Elaborer les prvisions budgtaires les soumettre la Coordinatrice du Programme ;

Excuter le budget approuv par la hirarchie ;
Autoriser les dpenses dans les limites prescrites par les procdures administratives et
financires ;
Grer les relations avec les banques dans les limites de la dlgation reue ;
Superviser la production des rapports budgtaires et financiers de sa zone et les soumettre
la Coordinatrice du Programme ;
Mettre en excution les recommandations de lautorit hirarchique en matire de gestion
budgtaire et financire.
VII. Compte rendu sur ltat davancement des activits
Produire les rapports priodiques et circonstancis prescrits par les procdures et la
hirarchie ;
Informer le Coordinatrice du Programme sur tout lment susceptible dentraver la bonne
marche des activits ;
Informer et donner des recommandations sur tout lment susceptible damliorer le
rendement et la rentabilit du Programme.
15
VIII. Dveloppement institutionnel

Participer la prparation des ngociations avec lautorit montaire et de crdit pour
lagrment de lICS ;
Produire les projets de rapports et documents prescrits par lautorit montaire et du
crdit ;
Participer dans la mise en excution des instructions et recommandations de lautorit
montaire et du crdit ;
Produire les lments financiers du projet de dveloppement institutionnel des deux ICS ;
Participer aux formations des responsables des deux ICS et des membres des organes de
gouvernance dans le cadre de leur dveloppement institutionnel.
Objet Priodicit
Contacts de travail
Agents de crdit - Planning hebdomadaire par Agent de - Hebdomadaire

crdit
- Slection de nouveaux groupes - Variable
- Octroi de crdits - Variable
- Runion de suivi des activits avec les - Mensuelle
Agents de crdit
- Sessions de formation aux procdures - Variable
oprationnelles
- Appui sur le terrain - Variable
Comptable-secrtaire - Autorisation de sorties des fonds - Variable
- Suivi des encaissements - Variable
- Suivi de ltat des liquidits - Hebdomadaire
- Suivi budgtaire - Mensuelle
- Suivi des correspondances - Variable
Coordinatrice du - Runion de contrle interne - Mensuelle
Programme - Suivi des activits dpargne et de - Mensuelle
crdit
- Prparation du plan dactions annuel - Annuelle
- Suivi du plan dactivits annuel - Mensuelle
- Elaboration du plan et des sessions de - Variable
formation
Conseiller Technique - Appui mthodologique et suivi - Variable
Groupes - Appui aux Agents de crdit, suivi et -
contrle
Commissions de - Animation sur la vie de linstitution et - Variable
quartiers les thmes dactualit, suivi et
contrle
16
Objet Priodicit
Contacts de travail
Conseil dadministration - Participation la formation des - Variable

membres du conseil dadministration
de lICS
- Participation la prsentation du plan - Annuelle
dactivits et du budget
- Participation au suivi du plan - Trimestrielle
- Arrt des comptes annuels et - Annuelle
prparation de lAssemble gnrale
Assemble Gnrale - Participation la prsentation du plan - Annuelle
- Arrt des comptes annuels et - Annuelle
prparation de lAssemble Gnrale
Association - Participation des ateliers - Variable
professionnelle
Acteurs de - Collaborer pour le dveloppement - Variable
lenvironnement social et conomique
Documents produire
Suivi du programme doctroi des Coordinatrice du Programme Mensuelle

crdits par les Agent de crdit
Rapport de contrle Coordinatrice du Programme Mensuelle
Rapports datelier de formation Coordinatrice du Programme Variable
Participation la rdaction du Coordinatrice du Programme Trimestrielle
rapport dactivits
Participation llaboration du plan Coordinatrice du Programme Annuelle
dactivits et du budget annuel
pendant la phase programme
Participation llaboration du plan Conseil dAdministration Annuelle
dactivits et du budget annuels aprs Assemble Gnrale
institutionnalisation Banque partenaire
Participation llaboration du plan Coordinatrice du Programme Tous les 3 5 ans
moyen terme Conseiller Technique
Conseil dAdministration
Assemble Gnrale
Banque partenaire
Bailleurs de fonds ventuels
17
Exigences du poste

- Avoir le sens des relations humaines et de leur gestion ;
- Etre intgre ;
Profil souhaitable
- Avoir une qualification universitaire de type Bac +4 ;
- Avoir une exprience professionnelle de quatre ans au moins en matire
dexploitation et dorganisation dans une structure de microfinance ;
- Avoir une exprience professionnelle dau moins une anne en matire de
gestion financire ;
- Ou avoir une qualification universitaire Bac +2 et avoir plus de 6 ans
dexprience en matire dexploitation et dorganisation dans une structure de
microfinance et 3 ans en matire de gestion financire ;
- Utiliser couramment loutil informatique avec les logiciels comme Word et
Excel ;
- Pratiquer couramment la langue locale du lieu daffectation et connatre la
culture locale ;
- Utiliser couramment le franais.
18
3.3. Responsable Administratif et

Financier du Programme
Rattachement hirarchique : Coordinatrice du Programme
Collaborateurs encadrs : Comptables-secrtaires
Mission : Sous la supervision de la Coordinatrice du Programme,

le Responsable Administratif et Financier du Programme a pour
mission dassurer la gestion des mouvements despces, de
produire linformation financire et de gestion du Programme et
de participer llaboration des prvisions financires court,
moyen et long terme.
Descriptif des tches
Fonctions et tches
I. Encadrement des Comptables-secrtaires
Participation la slection et au recrutement ;

Formation ;
Organisation du travail ;
Elaboration et actualisation des supports comptables et de gestion ;
Contrle et valuation du travail effectu.
II. Gestion du crdit et de lpargne

Appuyer et conseiller les Comptables-secrtaires dans la saisie des oprations
comptables ;
Vrifier et valider les oprations comptables ;
Vrifier la cohrence des donnes gnres par le systme comptable ;
Produire les informations et les indicateurs de gestion et de suivi du crdit et de
lpargne ;
Proposer des amliorations du systme dinformation de gestion ;
Former des Agents de crdit sur la bonne utilisation des formulaires comptables
utiliss dans la collecte et la restitution des fonds.
III. Comptabilit et budgets
Appuyer et conseiller le Comptables-secrtaires dans la saisie des
oprations comptables et budgtaires ;
Vrifier les dclarations sociales et fiscales priodiques ou annuelles ;
Vrifier et valider les rconciliations des comptes de trsorerie ;
Vrifier et valider les tats financiers et les indicateurs produits au niveau de
chaque zone ;
19
Produire les tats financiers et budgtaires consolids du Programme ;

Produire toute information ncessaire lanalyse financire et budgtaire ;
Participer lanalyse de la situation financire et budgtaire du Programme ;
Proposer des amliorations aux procdures comptables et budgtaires ;
Participer la prparation des audits et au travail avec les auditeurs.
IV. Gestion des mouvements despces
Contrler les mouvements despces lis aux oprations dpargne et de crdit et

leur comptabilisation sur la base de pices justificatives ;
Contrler les mouvements despces lis aux oprations de gestion courante et
leur comptabilisation sur la base de pices justificatives ;
Contrler la conservation et lutilisation des formulaires caractre financier ;
Etablir les chques pour le payement des tiers et lalimentation de la caisse pour
la Coordination Gnrale ;
Proposer des amliorations apporter aux procdures financires et
administratives relatives la gestion courante.
V. Production des tats prvisionnels annuels
Elaboration des propositions budgtaires et de plan de trsorerie de la

Coordination Gnrale soumettre la Coordinatrice ;
Assurer le suivi de la production des prvisions budgtaires au niveau des zones.
.
VI. Contrle interne
Contrler la caisse et les stocks de fournitures de bureau ;

Contrler et faire le suivi du matriel roulant ;
Contrler la cohrence entre toutes les sources de donnes financires et
budgtaires ;
Contrler lapplication des procdures comptables, administratives, financires et
budgtaires.
VII. Assistance la Coordinatrice dans certaines tches relevant de la gestion
du Programme
Participer llaboration des plans dactivits et la dfinition de la stratgie du
Programme et des ICS pendant leur phase de lancement ;
Elaborer les termes de rfrence des dtudes et missions spcifiques ;
Analyser les rsultats et les impacts financiers et faire des propositions en termes
de stratgie et plan moyen terme pour le Programme et pour les futurs ICS
crer ;
Participer au recrutement des agents de crdit, des chauffeurs et gardiens.
20
Objet Priodicit
Contacts de
travail
Responsable - Appui dans la matrise de la - Variable

dExploitation de gestion financire
Zone - Collaboration dans la production - Mensuelle et
des rapports financiers et des trimestrielle
indicateurs
- Vrifier ltat de fonctionnement - Mensuelle
de la dlgation du suivi du
travail des Comptables-
secrtaires
Agents de crdit - Session de formation sur les - Variable
procdures administratives ;
- Contrle de la matrise de - Variable
lutilisation des formulaires
Comptables- - Contrle et validation des saisies - Bihebdomadaire
secrtaires comptables
- Contrle des fiches de stocks et - Bihebdomadaire
de suivi du matriel roulant
- Rapprochements de la trsorerie - Bihebdomadaire
Coordinatrice du - Runion de contrle interne - Bihebdomadaire

Programme - Suivi financier et administratif - Bihebdomadaire
- Prparation du plan daction et - Annuelle
budget annuels
- Suivi du plan dactivits et budget - Mensuelle
annuels
Conseiller - Appui mthodologique et suivi - Variable
Technique
Conseil - Participation la formation des - Variable
dadministration des membres
futurs ICS
Banque de - Oprations courantes - Variable
refinancement - Demande de refinancement - Annuelle
Association - Ateliers - Variable
professionnelle
21
Documents produire
Indicateurs de suivi de Coordinatrice du Programme Mensuelle

lpargne et du crdit et de la
gestion courante
Rapports datelier de Coordinatrice du Programme Variable
formation
Elaboration du plan de Coordinatrice du Programme Annuelle
trsorerie et du budget
Suivi budgtaire et du plan de Coordinatrice du Programme Mensuelle et
la trsorerie trimestrielle
Etats financiers Coordinatrice du Programme Mensuelle et
trimestrielle
Participation llaboration Coordinatrice du Programme Lancement des
du plan moyen terme des ICS
futurs ICS
Exigences du poste
- Etre exigeant, rigoureux et ordonn ;

- Avoir le sens des relations humaines ;
- Etre intgre ;
Profil souhaitable
- Avoir une matrise en gestion ou une qualification universitaire quivalente de
type Bac +4 ;
- Avoir une exprience professionnelle de cinq ans au moins dans le domaine de
la micro finance ;
- Ou avoir une formation universitaire de type Bac +2 en comptabilit et/ou
gestion et avoir au moins 7 ans dexprience en matire comptable dans une
structure dintermdiation financire ;
Excel ;
- Utiliser couramment le Franais.
22
3.4. Contrleur Interne
Rattachement hirarchique : Coordinatrice du Programme
Collaborateurs encadrs : Aucun
Mission : Sous lautorit de la Coordinatrice du Programme, le

Contrleur Interne a pour mission dassurer le contrle de
lapplication des diffrentes procdures rgissant les activits du
Programme. Il rend systmatiquement compte la Coordinatrice
du Programme de tout vnement significatif ou de toute difficult
dans lexcution de ses tches.
Fonctions et tches
I. Contrle du contrle du Responsable Administratif et Financier
Contrler les oprations de contrle du Responsable Administratif et Financier sur les

documents de gestion grs par les Agents de crdit et les Comptables-secrtaires
II. Contrle du contrle des Responsables dExploitation de Zone
Contrler les oprations de contrle des Responsables dExploitation de Zone sur

lapplication des procdures de gestion du crdit et de lpargne.
III. Contrle des groupes et commissions de quartiers

Dtecter les membres ou groupes fictifs ;
Dtecter les cumuls de prts ;
Dtecter les dtournements de fonds ;
Dtecter limplication des agents du Programme dans les affaires internes des
groupes ;
Contrler la cohrence de la comptabilit des groupes et celle de la comptabilit
du Programme ;
Contrler le respect des procdures faisant intervenir les commissions de quartier.
IV. Contrle des procdures administratives, comptables et financires
Oprations dencaissement et de dcaissement relatives la gestion courante ;

Gestion des caisses et comptes bancaires ;
Saisie des informations dans la comptabilit ;
23
Gestion des fournitures et des immobilisations ;

Suivi budgtaire et plan de trsorerie ;
Etablissement des tats financiers annuels et des indicateurs ;
Gestion du personnel.
V. Evolution des procdures
Proposition damlioration des procdures de contrle interne, des procdures

oprationnelles et des procdures administratives, financires et comptables ;
Proposition dorganisation de la fonction de contrle interne.
VI. Formation
Formation des agents du Programme lorganisation de la fonction de contrle
interne et aux procdures correspondantes ;
Formation des contrleurs des ICS.
VII. Suivi dimpact

Saisie des donnes collectes lors des entretiens individuels et de groupe ;
Analyse des donnes collectes et rdaction du rapport de suivi dimpact.
Contacts de Objet Priodicit

travail
Chauffeur - Contrle des cahiers de bord des - Bimestrielle
vhicules et du respect des procdures
relatives au charroi
Agents de crdit - Contrles - Variable
- Recyclage aux procdures - Variable
oprationnelles et administratives
- Enqutes individuelles pour suivi - Variable
dimpact
- Contrle de lutilisation du matriel - Variable
Comptable- - Contrle des fiches de stocks et de - Mensuelle
secrtaires suivi du matriel roulant
- Tenue des livres de caisse, de banque - Mensuelle
et des documents comptables ;
- Arrts de caisse - Mensuelle
- Contrle des oprations comptables et - Mensuelle
de la cohrence avec les autres donnes
financires.
Responsable - Runion de contrle interne - Mensuelle
Administratif et - Contrles - variable
Financier
24

travail
Responsables - Runion de contrle interne - Mensuelle
dExploitation de - Contrles - Variable
Zone
Coordinatrice du - Planning de contrle interne - Mensuelle
Programme - Runion de contrle interne - Mensuelle
Technique
Groupes, - Contrles - Variable
commissions de
quartier
Association - Ateliers - Variable
professionnelle
Documents produire
Fiches de contrle Coordinatrice du Programme Mensuelle

Planning de contrle Coordinatrice du Programme Mensuelle
Participation la rdaction du Coordinatrice du Programme Trimestrielle
rapport dactivits
Rapport de suivi dimpact Coordinatrice du Programme Annuel
Rapports datelier de Coordinatrice du Programme Variable
formation
Exigences du poste
- Etre exigeant, rigoureux, patient et ordonn ;

- Avoir un grand esprit dindpendance et de neutralit ;
- Etre intgre ;
- Savoir changer ;
Profil souhaitable
- Avoir une matrise en gestion ou une qualification universitaire quivalente de
type Bac +4 ;
- Avoir une exprience professionnelle de cinq ans au moins dans le domaine de
la microfinance ;
25

- Utiliser couramment loutil informatique notamment, Word et Excel ;
- Parler la langue locale et connatre la culture de la zone daffectation ;
- Avoir une pratique courante du Franais.
26
3.5. Agent de crdit
Rattachement hirarchique : Responsable dExploitation de Zone
Collaborateurs encadrs : aucun
Mission : Sous lautorit du Responsable dExploitation de Zone,

lAgent de crdit a pour mission dassurer le bon fonctionnement
des activits du Programme dans les quartiers et lanimation des
clientes/membres et des organes participatifs. Lagent de crdit
est un agent mobile en contact direct avec les bnficiaires et la
communaut.
Fonctions et tches
I. Slection et formation des groupes
Slectionner et valuer les tontines/groupes dj existants ;

Constituer les groupes partenaires du Programme ;
Former les membres des groupes sur tous les thmes dfinis dans les plans
dactivits ;
Former les responsables des groupes sur tous les thmes dfinis dans les plans
dactivits ;
Former les secrtaires sur lutilisation des formulaires de gestion des prts et des
pargnes.
II. Collecte des demandes et octroi de crdits
Aider les groupes dans les formalits de demande de prts ;

Collecter les demandes de prts ;
Analyser les demandes de prts et faire des recommandations au Responsable
dExploitation de Zone ;
Participer au processus de prise de dcisions doctroi de prts ;
Participer au processus de dcaissement des prts et ramener la comptabilit
les pices justificatives signes par les groupes.
27
III. Collecte des remboursements et restitution des fonds

Vrifier que les groupes sont bien informs des dates de remboursement ;
Participer la collecte des remboursements, des dpts dpargne, du fonds de
groupe et dautres types de fonds selon les tches du jour assignes par le
Responsable dExploitation de Zone ;
Remettre au Comptable-secrtaire les fonds collects et les documents y relatifs ;
Prparer les documents de restitution des pargnes et les faire approuver par
lautorit comptente en la matire ;
Participer au processus de restitution des pargnes.
IV. Tenue des documents
Assister les groupes dans la tenue des documents;

Tenir les fiches de suivi des activits conformment lorganisation du travail ;
Remplir les documents de transmission de linformation financire ;
Etablir les comptes- rendus de runions et visites pour les cas spcifis par les
procdures ;
Etablir le planning hebdomadaire ;
Remplir tout autre document spcifi dans les procdures ;
Etablir le rapport dactivits selon la priodicit prescrite par les procdures.
V. Gestion du portefeuille de crdits
Avoir des informations jour sur ltat du portefeuille sous sa responsabilit ;

Vrifier que tous les remboursements faits par les membres sont verss lors de la
collecte ;
Chercher les causes de tout impay et travailler avec le groupe concern pour le
recouvrer ;
Identifier tous les facteurs pouvant conduire des impays et prendre toutes les
mesures ncessaires pour les neutraliser.
VI. Gestion des pargnes
Faire la promotion de lpargne de manire maximiser les rsultats pour

lpargne individuelle et le fonds de groupe ;
Suivre ltat des pargnes et sassurer quil ny ait pas de malversations sur les
pargnes avant versement au Programme.
VII. Animation des organes de proximit

Participer aux runions au niveau des groupes et des organes de base ;
Visiter les clientes domicile ou sur les lieux de travail afin de maintenir un
contact et changer des ides avec elles.
28
VIII. Scurisation des fonds et biens matriels
Veiller sur la bonne utilisation du mobilier et du matriel de bureau ;

Assurer la scurit des fonds collects avant leur versement la comptabilit ;
Assurer un bon entretien de la moto et des autres quipements et matriels mis
sa disposition.
IX. Participation dans les tudes dimpact
Procder lvaluation de fin de cycle sur ltat de satisfaction de la clientle et

limpact des services la clientle ;
Identifier et documenter les cas de succs clatants ;
Participer dautres tudes dimpact ;
Remonter toute information susceptible damliorer les services et la rentabilit
du Programme.
X. Accomplir toute autre tche confie par le Responsable

dExploitation de la zone daffectation
Objet Priodicit
Contacts de
travail
Responsable - Planning hebdomadaire - Hebdomadaire

dExploitation de - Slection de nouveaux groupes - Variable
Zone - Octrois de crdit, restitution des - Variable
fonds - Hebdomadaire
- Runion de suivi
- Sessions de formation sur les - Variable
procdures
Responsable
Administratif et - Vrification de la matrise de - Variable
Financier lutilisation des formulaires
- Session de formation sur les - Variable
procdures
Contrleur Interne - Accompagnement et travail sur le - Variable
terrain en cas de besoin
- Suivi dimpact - Variable
- Recyclage aux procdures - Variable
oprationnelles et administratives.
Coordinatrice du - Appui, suivi et contrle - Variable
Programme
Conseiller - Appui mthodologique - Variable
Technique
29
Documents produire Destinataires Priodicit
Fiche de slection Responsable dExploitation de Variable

tontines/groupes dj Zone (REZ)
existants
Fiche de constitution de REZ Variable
nouveaux groupes
Demande de crdits REZ Variable
Fiche de demande de REZ Variable
dcaissement et de restitution
des pargnes
Planning hebdomadaire REZ Hebdomadaire
Contrats de prt REZ Variable
Mise au point hebdomadaire REZ Hebdomadaire
et rapport mensuel et mensuelle
Exigences du poste

- Etre fiable et intgre ;
- Etre stable dans la zone daffectation ;
- Avoir un bon potentiel dadaptation.
Profil souhaitable
- Avoir une qualification de type Bac +1 ;
- Avoir une exprience professionnelle de six mois au moins dans une structure
de micro finance ;
- Utiliser couramment la langue locale de la zone daffectation ;
- Utiliser couramment le Franais.
30
3.6. Comptable-secrtaire
Rattachement hirarchique : Responsable Administratif et

Financier et Responsable dExploitation de Zone par dlgation
Mission : Sous lautorit du Responsable Administratif et

Financier du Programme et du Responsable dExploitation de
Zone par dlgation, le Comptable-secrtaire a pour mission
dassurer la scurit des liquidits relatives aux oprations
dpargne et de crdit, denregistrer les oprations comptables et
de produire les tats financiers et les indicateurs du Programme
dans la zone daffectation.
Description des tches
Fonctions et tches
I. Gestion des mouvements despces lis au crdit et lpargne

Encaisser les fonds collects par les agents de crdit ;
Assurer la scurit des fonds en attente de versement ou de payement ;
Dposer et retirer les fonds la banque ;
Remettre les fonds restituer aprs autorisation par la hirarchie ;
Etablir les demandes de rapprovisionnement du compte de dcaissement ;
Tenir les documents comptables retraant les mouvements despces.
II. Oprations comptables lies lpargne, au crdit et la gestion

courante
Saisir les oprations comptables ;

Elaborer les tats de rapprochement bancaires ;
Etablir les fiches de paye ;
Elaborer les dclarations sociales et fiscales priodiques et annuelles ;
Faire linventaire du stock des fournitures de bureau et donner le rapport au REZ.
III. Production des rapports financiers et budgtaires

Produire les tats financiers et les indicateurs soumettre au Responsable
dExploitation de Zone et au Responsable Administratif et Financier ;
Suivre ltat dexcution budgtaire et tenir inform le Responsable
dExploitation de Zone et faire les rapports priodiques de ce secteur ;
31
IV. Gestion des mouvements despces lies la gestion courante du

programme
Retirer les fonds la banque ;

Rgler les dpenses aprs autorisation ;
Tenir le livre de caisse ;
Assurer la scurit des fonds en caisse ;
Etablir les rapports dutilisation des fonds et les demandes de
rapprovisionnement de la caisse.
V. Gestion des stocks de fournitures et des imprims
Rceptionner les fournitures de bureau et les imprims ;

Garder et distribuer les fournitures de bureau et les imprims ;
Distribuer les fournitures de bureau et les imprims au personnel ;
Tenir les fiches de stocks ;
Faire des propositions de rapprovisionnement en fournitures et imprims.
VI. Secrtariat
Rceptionner le courrier et le distribuer ;

Enregistrer le courrier dpart et arriv ;
Classer et archiver les documents administratifs et techniques ;
Grer les appels tlphoniques ;
Recevoir et orienter les visiteurs.

travail
Agents de crdit - Encaissement des remboursements - Hebdomadaire

et des pargnes ;
- Mise disposition des fonds - Variable
restituer
- Mises disposition des fournitures - Variable
et imprims ;
- Rgler les dpenses relatives aux - Variable
rparations des motos et de
diverses natures.
32

travail
Responsable - Autorisation des sorties de fonds - Variable

dExploitation de - Information financire - Variable
Zone - Scurit des fonds - Variable
- Documents administratifs - Variable
- Courrier rceptionn ; - Variable
- Courrier expdier ; - Variable
- Documents administratifs - Variable
classer ;
- Demande de rapprovisionnement - Variable
de la caisse ;
- Contrle des bons de commande / - Variable
bons de livraison
Responsable - Contrle des oprations - Bihebdomadaire
Administratif et comptables ;
Financier - Fiches de paie ; - Mensuelle
- Dclarations sociales et fiscales ; - Trimestrielle
- Rapprochements des comptes de - Mensuelle
trsorerie ;
- Rconciliation des dpenses ; - Mensuelle
- Tableaux de bord. - Mensuelle
Coordinatrice du - Appui, suivi et contrle - Variable
Programme
Technique
Documents produire
Indicateurs de suivi Responsable Administratif et Bihebdomadaire

dpargne, du crdit et de la Financier (RAF) et Responsable
gestion courante dExploitation de Zone (REZ)
Etat de rconciliation des RAF et REZ Mensuelle
dpenses
Etat de rapprochement RAF et REZ Mensuelle
bancaire
Fiches de paie RAF et REZ Mensuelle
Dclarations sociales et RAF et REZ Trimestrielle
fiscales
33
Exigences du poste
- Etre exigeant, rigoureux et ordonn ;

- Etre fiable ;
- Etre intgre ;
- Etre disponible et pouvoir travailler en quipe.
Profil souhaitable
- Avoir un niveau Bac +2 en comptabilit et finance ;
- Avoir une exprience professionnelle de deux ans au moins dans une structure
de microfinance ;
Excel ;
- Pratiquer la langue locale ;
- Pratiquer couramment le Franais.
34
3.7. Chauffeur
Rattachement hirarchique : Responsable Administratif et

Financier
Mission : sous lautorit du Responsable Administratif et

Financier du Programme, le Chauffeur a pour mission de
conduire et dassurer lentretien de la voiture du Programme et
de faire les courses qui lui sont demandes.
Fonctions et tches
Conduire le vhicule du Programme ;

Assurer lentretien rgulier et les rparations mineures ;
Assurer la scurit du vhicule pendant les heures de travail ;
Tenir le cahier de bord de la voiture ;
Effectuer les courses lui assignes.
Objet Priodicit
Contacts de
travail
Comptable- - Retraits de fonds la banque ; - Variable
secrtaire - Payement des factures relatives la - Variable
voiture ;
- Retraits et dpts des fonds la banque - Variable
RAF - Contrle de la gestion voiture et des - Variable
itinraires emprunts
Contrleur Interne - Contrle de la gestion du vhicule - Variable
Coordinatrice du - Ordonnancement des dpenses - Variable
Programme dentretien et de rparation
Aucun document produire en dehors de la tenue du cahier de bord de la voiture.

35
Exigences du poste

- Etre fiable ;
- Etre discret et intgre ;
- Etre stable dans la localit ;
- Etre disponible.
Profil souhaitable
- Avoir une qualification de mcanicien automobile ;
- Avoir une exprience professionnelle de deux ans au moins en tant que
chauffeur et/ou mcanicien automobile ;
- Parler le Franais et la langue locale.
36
3.8. Gardien
Rattachement hirarchique : Responsable dExploitation de Zone
Mission : sous lautorit du Responsable dExploitation de Zone,

le gardien assure la scurit des bureaux du Programme de sa
zone daffectation.
Fonctions et tches
Garder les locaux de linstitution ;

Contrler les entres et sorties des personnes trangres au Programme ;
Avertir le Responsable dExploitation de tout risque de scurit des locaux ;
Nettoyer les voitures ;
Assurer lentretien de la cour et des alentours des locaux.
Objet Priodicit
Contacts de
travail
Comptable- - Payement des dpenses relatives au - Variable
secrtaire gardiennage et dentretien
Chauffeur - Nettoyage du vhicule - Quotidien

REZ - Instructions et directives - Variable
Pas de documents produire.
Exigences du poste

- Etre fiable ;
- Etre discret et intgre ;
- Etre stable dans la localit ;
- Etre disponible.
Profil souhaitable
- Pratiquer couramment la langue locale et pouvoir sexprimer en Franais.
37
DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES ADMINISTRATIVES
CHAPIRE I : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
1.1. Procdures de recrutement
1.1.1. Introduction
A lexception des recrutements internes approuvs par la Direction de MIFED,

tous les autres recrutements suivront les tapes ci-aprs :
1. Publication des postes de recrutement par des affiches des endroits publics
appropris Garoua et Maroua ;
2. Slection des candidats admettre aux tests crits sur base des dossiers de
candidature ;
3. Slection des candidats admettre aux interviews sur base des rsultats des tests
crits ;
4. Slection des candidats parmi lesquels choisir les personnes recruter sur base de
la synthse du CV, des rsultats au test crit et linterview ;
5. Entretien avec les personnes recruter pour obtenir leur accord sur les conditions
du contrat de travail ;
6. Prise de dcision finale et publication de la liste des personnes recrutes et de la

date de dbut de service ;
7. Etablissement et signature des contrats.
1.1.2. Publication des postes de recrutement
Compte tenu des cots et des dlais de prparation de linsertion dans les
journaux, lannonce des postes de recrutement se fera en utilisant des affiches des
endroits bien frquents et habituellement utiliss pour ce genre dannonces et par des
communiqus radio en franais et en langue locale. Laffiche relative chaque poste
comprendra le descriptif de poste, les exigences du poste, le profil souhaitable, les
documents mettre dans le dossier de candidature, le lieu ainsi que la date et lheure
finales de dpt des candidatures.
38
Les documents devant constituer un dossier de candidature sont les suivants :
1. Lettre manuscrite de demande demploi
2. Lettre de motivation expliquant lintrt du candidat pour le poste ;
3. Curriculum vitae dtaill reprenant les expriences pertinentes par rapport au

poste souhait ;
4. Copies des diplmes et autres titres relatifs la formation scolaire et acadmique ;
5. Permis de conduire pour les chauffeurs ;
6. Trois rfrences de personnes pouvant attester des connaissances et de

lexprience professionnelle du candidat.
Les annonces seront signes par la Coordinatrice du Programme.
1.1.3. Slection des candidats admettre aux tests crits
Les critres suivants seront utiliss pour slectionner les candidats admettre aux
tests crits :
1. Dossiers contenants tous les documents requis tels que souligns prcdemment ;
2. Candidats rpondant au profil souhaitable selon les critres dfinis pour chaque
poste ;
3. Candidats dont les profils sapprocheraient du profil souhaitable sans remplir tous
les critres.
Lanalyse des candidatures sera faite par la Coordinatrice et le Conseiller

Technique assists par les cadres suprieurs du Programme. Aprs analyse, les
candidats seront classs par ordre selon ladquation des profils par rapport au niveau
souhaitable pour chaque poste. Les rsultats de la premire prslection seront signs
par la Coordinatrice ou la personne dlgue cet effet et affichs aux endroits o les
candidatures ont t dposes. En mme temps, le lieu, la date et lheure des tests
crits seront annoncs.
1.1.4. Slection des candidats admettre aux interviews
Des tests crits seront prpars et corrigs par la Coordinatrice et le Conseiller

Technique avec lassistance des cadres suprieurs du Programme. Ils comprendront des
exercices pouvant permettre de juger des connaissances techniques, de lexprience
professionnelle de chaque candidat et des capacits de rdaction.
39
Aprs la correction des tests crits, les candidats retenus pour les interviews
seront ceux qui rempliront les critres suivants :
1. Avoir pass ltape de prslection et avoir fait le test crit ;
2. Etre parmi les personnes retenues de par la note obtenu dans les tests crits et les
profils.
La liste des personnes retenues pour les interviews sera signe par la
Coordinatrice ou une autre personne dsigne cet effet et affiche au mme endroit
que pour les rsultats de la prslection.
Pour les chauffeurs, linterview sera prcde dun test pratique de conduite et de
connaissance des notions de base de la mcanique automobile. Le test sera
administre par une personne ressource choisie en fonction de ses comptences.
1.1.6. Slection des personnes parmi lesquelles choisir les

candidats pouvant tre recruts
Cette slection sera faite par interview avec les candidats retenus au niveau de
ltape prcdente. Les objectifs de linterview sont les suivants :
1. Obtenir la confirmation et des explications dtailles sur les lments consigns

dans le CV ;
2. Vrifier lexprience professionnelle du candidat par rapport au descriptif de

poste en posant des questions bien cibles ;
3. Tester la communication orale du candidat et son comportement devant une

audience ;
4. Avoir des lments dinformation sur les exigences et la disponibilit du candidat.
Les questions poser au cours de linterview seront prpares et communiques

aux membres du comit de slection. Celui-ci comprendra la Coordinatrice, le Conseiller
Technique assists par les cadres suprieurs du Programme.
Aprs les interviews, les candidats seront classs en tenant compte de leurs
profils, de leurs rsultats dans les tests crits et dans les interviews. Sur cette base, le
comit de slection dterminera les personnes pouvant tre recrutes et les classera par
ordre dintrt.
40
1.1.7. Prise de dcisions sur la personne recruter
Les personnes pouvant tre recrutes feront lobjet dune enqute auprs des
personnes donnes en rfrence et ventuellement auprs dautres personnes ressources
pour juger de leur moralit. Les personnes de moralit douteuse seront doffice cartes
et celles qui nauront aucun problme pourront tre convoques.
Compte tenu du nombre de personnes recruter par poste, celles venant en

premire position au niveau de ltape prcdente, si lenqute de moralit ne les aurait
pas cartes, seront convoques pour discuter avec elles les conditions de travail. Au cas
o les concerns accepteraient les propositions, ils seront retenus. Dans le cas contraire,
ce sont les candidats suivants qui seront convoqus et ainsi de suite. Aprs accord avec
un des candidats, la liste des personnes retenues pour tous les postes de recrutement sera
affiche avec annonce de la date de dbut de service et la liste des documents amener
pour constituer le dossier du personnel.
Les documents amener pour la constitution du dossier sont les suivants :
1. Deux photos didentit ;
2. Photocopies certifies des diplmes ;
3. Photocopie certifie de la carte didentit nationale ;
4. Attestation mdicale daptitude professionnelle ;
5. Extrait de casier judiciaire.
1.1.8. Etablissement et signature du contrat
Aprs la publication de la liste des personnes recrutes, les contrats de travail

seront finaliss et apprts pour signature. Les contrats seront tablis en deux copies au
nom de MIFED et signs par les intresss et la Coordinatrice. Chaque agent recevra une
copie et lautre sera classe dans le dossier du personnel.
41
1.2. Rglement intrieur1
Pour faciliter lutilisation du texte comme document rglementaire, il a t rdig

sous forme darticles.
TITRE 1 : DISPOSITIONS GENERALES
Article 1 : Secteurs couverts par le rglement intrieur
Sans prjudice de la rglementation en vigueur, le rglement intrieur dtermine les

dispositions relatives aux secteurs suivants:
1. Contrat de travail et rmunration

2. Organisation du travail ;
3. Discipline ;
4. Conditions de rsiliation des contrats de travail ;
5. Mesures relatives au respect des rgles dhygine et de scurit sur les lieux de
travail.
Article 2 : Domaine dapplication
Le prsent rglement intrieur est applicable tout employ du Programme.
Lors de son recrutement, lemploy dclare avoir pris connaissance du prsent rglement
qui fait lobjet daffichage selon la rglementation en vigueur.
Les activits du Programme se droulent dans le respect des procdures dcrites dans le
rglement intrieur, dans les manuels de procdures et dans les diffrents textes
rglementaires du Programme.
TITRE II : Contrat de travail et rmunration
Article 4 : Contrat de travail
Tout recrutement de personnel doit faire lobjet dun contrat de travail sign entre
MIFED reprsent la Coordinatrice du Programme et le travailleur.
Ce contrat comporte au moins les dispositions relatives aux rubriques suivantes :
1
Rubrique largement inspire du rglement intrieur de NYETA MUSOW tir de ses procdures
administratives, financires et comptables de cette institution.
42
1. Nature juridique du contrat (dure dtermine ou indtermine) ;

2. Nom, prnom, et adresse du travailleur ;
3. Dure du contrat ;
4. Description du poste occup ;
5. Nature et montant des rmunrations principales et accessoires accordes au
travailleur ;
6. Obligations et interdictions portant notamment sur les conflits dintrts stipuls
dans larticle 7 du prsent rglement.
Lors de la signature du contrat, le travailleur doit remettre les documents ci-aprs :
1. Photocopie certifie de la carte didentit nationale ;

2. Copies certifies des diplmes et titres relatifs la formation scolaire, acadmique
et professionnelle ;
3. Deux photos didentit ;
4. Attestation mdicale daptitude professionnelle ;
5. Extrait de casier judiciaire ;
Il est tenu au niveau de chaque zone un dossier individuel pour chaque agent.
Article 5 : Modalits de recrutement
Tout recrutement est assorti dune priode dessai dont la dure est fixe par le contrat de
travail en fonction du poste occuper. Cette dure ne peut excder la dure lgale en
vigueur au Cameroun.
Article 6 : Classification et rmunration
La classification et la rmunration du travailleur salari sont fixes en fonction du poste

pourvoir, en fonction de ses qualifications, et de la rglementation applicable au
Cameroun.
Article 7 : Dclaration dabsence de conflit dintrt
Le personnel du Programme ne peut dtenir, directement ou indirectement des intrts, ni

exercer une quelconque responsabilit au sein de structures prives ou publiques ayant
des relations daffaires avec lui.
Le personnel du Programme ne peut percevoir de rmunrations, commissions, salaires,

allocations correspondant des avantages en espces ou en nature de la part des
entreprises prives ou publiques mentionnes ci-dessus.
Ces interdictions concernent aussi les clients du Programme.

43
Tout agent est tenu lors de son recrutement de reconnatre sur lhonneur dabsence de
conflit dintrt tel que stipul dans son contrat de travail. Dans le cas o il aurait des
intrts susceptibles dentrer dans les catgories dfinies ci-dessus, il doit les mentionner
lors de son recrutement. Il dispose alors dun dlai dun mois pour se librer de ses
engagements, sous peine de nullit de son recrutement.
Toute dclaration intentionnellement fausse ou dfaut de dclaration entranera doffice

le licenciement pour faute lourde.
TITRE III : LORGANISATION DU TRAVAIL
Article 8 : Horaires de travail
Les horaires de travail sont dtermins par la Coordinatrice du Programme et affichs

dans les locaux du programme.
La dure hebdomadaire du travail est fixe quarante (40) heures et compte tenu de la
spcificit des activits du Programme, les agents prsents sur le terrain devront se
conformer et adapter leurs horaires de travail aux priodes de disponibilit des femmes.
Le temps de travail quotidien est fix huit (8) heures.
Article 9 : Heures supplmentaires
Les dpassements du temps de travail fix ci-dessus, ne peuvent donner lieu, sauf
exception, des heures supplmentaires. Par contre ils peuvent tre rcuprs en
amnageant le temps de travail en accord avec la Coordination Gnrale ou de zone.
Article 10 : Fiche de temps
Chaque travailleur doit tenir une fiche de temps sur laquelle il note les heures de travail.
Elle doit tre remise au service charg du personnel la fin du mois (voir annexe 1)
Article 11 : Absences, congs lgaux
Tout travailleur a un droit acquis au cong aprs une priode de prsence effective de
douze mois au sein du Programme. Le dpart en congs est soumis lautorisation
pralable de la Coordinatrice du Programme. Les droits aux congs ne peuvent tre
cumuls dune anne sur lautre.
La Coordinatrice tablit chaque anne un planning des congs du personnel.

44
Article 11 : Absences pour cause de maladies et autres absences rglementaires
Toute absence doit tre autorise. Aucun agent ne peut quitter son poste pendant les
priodes de travail sans que son suprieur hirarchique nait donn son accord.
Les absences pour maladie doivent tre justifies par un certificat mdical dlivr par un
mdecin et dpos la Coordination Gnrale pour les agents de coordination ou au
bureau du Responsable dExploitation de Zone dans un dlai de 48 heures pour les agents
affects dans les zones. Les absences pour maladies sont rgies par la rglementation en
matire de droit du travail. Dans tous les cas, lautorit hirarchique se rserve le droit de
faire procder une contre-expertise.
Les salaris peuvent bnficier des autres absences prvues dans le cadre de la
rglementation du droit du travail. Mais dans tous les cas la Coordination Gnrale doit
donner son accord.
Les congs de circonstances autoriss par la rglementation du travail sont les suivants :
Mariage du travailleur : 5jours

Accouchement de lpouse du travailleur : 3jours
Baptme de lenfant du travailleur : 2jours
Premire communion dun enfant du travailleur : 1jour
Mariage dun enfant du travailleur : 2jours
Dcs du conjoint du travailleur : 5 jours
Dcs dun enfant du travailleur : 3 jours
Dcs du pre ou de la mre du travailleur : 3 jours
Dcs dun frre ou dune sur du travailleur : 2 jours
Dmnagement du travailleur : 2 jours
Ces jours sont compris comme de jours de travail effectif et doivent tre pris au moment
de lvnement qui les justifie.
Article 12 : Absence pour raison personnelle
Les absences pour raison personnelle sont admises dans la mesure o elles sont
pralablement autorises par la Coordination ou par le Responsable dExploitation de
Zone dans le cas o elles ne perturbent pas le bon fonctionnement de la structure. Elles
sont dfalques du cong annuel quand elles dpassent deux jours de travail par an.
Article 13 : Formulaire dautorisation dabsence
Quelle que soit la raison dabsence, le travailleur doit remplir le formulaire dautorisation
dabsence (voir annexe 2). Celui-ci est class dans le dossier de chaque travailleur.
45
Article 14 : Paiement des salaires
Le paiement des salaires est ralis la fin de chaque mois, soit par chque bancaire, soit
par virement soit en espces. Chaque paiement fait lobjet dune remise de bulletin de
paie.
Des acomptes peuvent tre accords partir et aprs le quinzime jour du mois sans
dpasser la moiti du salaire net de lagent et aprs autorisation de la Coordination ou du
Responsable dExploitation de Zone. Un seul acompte est admis par travailleur.
Lautorisation est matrialise par la fiche de demande signe par lautorit hirarchique
mandate cet effet (voir annexe 3)
Toute demande dexplication concernant le calcul de la paie doit tre adresse la

Coordinatrice ou au Responsable dExploitation de Zone selon laffectation du
travailleur.
TITRE IV : DISCIPLINE
Article 15 : Retards
Tout retard par rapport aux horaires de travail doit tre justifi auprs de la Coordination
Gnrale ou du Responsable dExploitation de Zone. En cas de retards excessifs ou
rpts, une retenue sur salaire pourra tre opre proportionnellement aux retards
constats.
Article 16 : Comportement, accs aux locaux, secret professionnel
Lemploy ne doit pas avoir de comportement de nature perturber le travail dans les
locaux ou lextrieur pendant les heures et les contacts de services.
Les locaux ne sont pas accessibles en dehors des heures normales de travail sauf
autorisation de la Coordinatrice ou du Responsable dExploitation de Zone.
Les employs du Programme sont soumis aux mmes devoirs de rserve, dimpartialit et
de confidentialit prescrits par le code du travail.
Article 17 : Sanctions
Le rgime des sanctions prvues pour infraction au rglement intrieur est le suivant :
1. Observation verbale sans mention dans le dossier individuel ;

2. Observation verbale avec mention dans le dossier individuel ;
3. Avertissement ;
4. Blme ;
46
5. Mise pied avec suspension du salaire ;

6. Licenciement.
A lexception de lobservation verbale sans mention dans le dossier individuel, toutes les
sanctions sont portes dans le dossier individuel.
Article 18 : Prononc de la sanction
Jusqu lobservation verbale avec mention dans le dossier individuel, les sanctions sont
prononces par les diffrents responsables hirarchiques directs. Lavertissement, le
blme, et la mise pied et le licenciement sont prononcs par la Coordinatrice du
Programme. Cest galement elle qui prononce toute sanction contre les cadres de la
Coordination Gnrale et les Responsables dExploitation de Zone.
Article 19 : Rclamations, contestations
Toute rclamation ou contestation doit tre faite par crit et adresse la Coordinatrice
du Programme ou au Responsable dExploitation de Zone selon laffectation du
travailleur.
TITRE V : RUPTURE DU CONTRAT DE TRAVAIL.
Article 20 : Dmission
La dmission et le licenciement sont soumis aux dispositions lgales en vigueur au

Cameroun.
Article 21 : Pravis
Les conditions dapplication du pravis seront applicables en fonction des lois et

rglements en vigueur au Cameroun.
TITRE VI : HYGIENE ET SECURITE
Article 22 : Consignes dhygine et de scurit
Tout agent est tenu dobserver les consignes dhygine et de scurit dictes par le
Programme.
Article 23 : Violation des consignes
Toute violation des consignes est passible de sanctions prvues larticle 17.
47
Article 24 : Accident du travail
Tout accident du travail impliquant un agent ou un tiers doit faire lobjet dune
dclaration immdiate au niveau de la Coordination ou du Responsable dExploitation de
Zone qui se chargera de toutes les dclarations et autres formalits.
Article 25 : Gestion de la logistique
Tout agent est responsable des moyens logistiques mis sa disposition. Il doit respecter
toutes les dispositions lgales, rglementaires ou dusage, notamment celles relatives la
scurit.
A la fin du contrat, tout agent doit remettre tous les biens mis sa disposition.
Article 26 : Mise en application du prsent rglement intrieur
Le prsent rglement intrieur sera vis par les autorits comptentes et communiqu au
personnel par voie daffichage.
48
CHAPITRE II : PROCEDURES DCHAT DES BIENS ET SERVICES 2
2.1. Passation des marchs
2.1.1. Passation de march par bon de commande
Cette procdure est la plus frquente dans la mesure o elle s'applique aux achats
de biens de consommation courante. En fonction des besoins exprims, trois entreprises
au moins sont consultes selon leur catgorie d'activits.
En fonction de la rquisition de biens ou de services rempli par lutilisateur (voir

annexe 4) approuve par le Directeur Gnral de MIFED, la Coordinatrice ou le
Responsable dExploitation de Zone selon le cas, le Responsable Administratif et
Financier de MIFED ou celui du Programme ou le Comptable-secrtaire prpare la
demande dachat (voir annexe 5) adresser trois fournisseurs au moins. Elle est ensuite
soumise lapprobation de la personne ayant approuv la rquisition dachat.
Les offres de prix (factures pro-forma ou devis) sont transmises au Responsable

Administratif et Financier de MIFED ou celui du Programme ou au Comptable-
secrtaire, lequel procde leur analyse sur la base des critres dobjectivit intgrant
entre autre lapproche cot qualit. Il fait ensuite approuver la proposition d'attribution
par le Directeur Gnral de MIFED, la Coordonnatrice du Programme ou par le
Responsable dExploitation de Zone. Aprs approbation, le dossier est retourn
lenvoyeur pour excution en cas de rponse positive, relance ou classement en cas de
rponse ngative.
Pour viter de demander des factures proforma pour chaque achat, il est
recommand de constituer pour les articles de consommation courante, une liste des
meilleurs fournisseurs en termes de prix et de qualit. Sur base de cette liste, les bons de
commande devraient tre faits sans devoir demander les factures proforma pour chaque
commande. Cependant, cela ne devrait pas empcher le suivi de lvolution du march.
En cas dapprobation, le Responsable Administratif et Financier de MIFED, ou

celui du Programme ou le Comptable-secrtaire tablit un bon de commande (voir annexe
6) en quatre copies et les fait signer par le Directeur Gnral de MIFED, la Coordinatrice
du Programme ou le Responsable dExploitation de Zone. L'originale et la deuxime
copie sont remises au fournisseur, la troisime copie est conserve par la comptabilit et
la quatrime (souche) reste dans le carnet.
Les seuils dautorisation sont les suivants :
1. Tous les marchs dune valeur de plus de 3 000 000 F CFA relvent de lautorit
du Directeur Gnral de MIFED ;
2
Ce chapitre II, III et la troisime partie sinspirent des procdures du Projet RUMPI dont le volet
Micro-crdit est gr par MIFED
49
2. Tous les marchs dune valeur comprise entre 200 000 F CFA et 3 000 000 F
CFA relvent de lautorit de la Coordinatrice du Programme ;
3. Tous les marchs dune valeur infrieure 200 000 F CFA relvent de lautorit
des Responsables dExploitation de Zone, part pour les achats lis la
Coordination Gnrale qui relvent de la Coordinatrice du Programme.
2.1.2. Passation de marchs relatifs aux tudes et aux

formations
Dans le cas de l'utilisation des services de consultants et pour une valeur

suprieure 500 000 F CFA, au moins trois cabinets d'tudes et/ou consultants sont
saisis par la lettre d'invitation signe par le Directeur Gnral de MIFED ou la
Coordinatrice du Programme. La lettre dinvitation comprend la lettre proprement dite et
les termes de rfrence de la consultation.
L'ouverture des offres techniques et financires est faite par une commission
constitue par le Directeur Gnral de MIFED ou la Coordinatrice du Programme en
prsence des soumissionnaires. A l'issue de louverture, une commission d'analyse des
offres est constitue par le Directeur Gnrale de MIFED ou par la Coordinatrice du
Programme qui dsigne aussi son prsident. Cette commission soumet son rapport dans
un dlai raisonnable au Directeur Gnrale de MIFED ou la Coordinatrice du
Programme. A la fin du processus, un procs verbal d'attribution est dress et sign par
les membres de la commission danalyse et le Directeur Gnral de MIFED ou la
Coordinatrice du Programme.
.
Le Directeur Gnral de MIFED ou la Coordonnatrice du Programme notifie
l'attribution du march au consultant ayant t retenu et par la mme occasion l'invite
signer le contrat.
Pour les marchs dune valeur infrieure ou gale 500 000 F CFA, les marchs
peuvent tre conclus sur une base de gr gr.
Les seuils dautorisation sont les suivants :
1. Tous les marchs dune valeur de plus de 1 000 000 F CFA relvent de
lautorit du Directeur Gnral de MIFED ;
2. Tous les marchs dune valeur comprise entre 100 000 F CFA et 1 000 000 F
CFA relvent de lautorit de la Coordinatrice du Programme ;
3. Tous les marchs dune valeur infrieure 100 000 F CFA relvent de
lautorit du Responsable dExploitation de Zone.
50
2.1.3. Achats sans bon de commande ni passation de marchs
Tous les achats urgents et non rptitifs dune valeur infrieure 50 000 F CFA ne
doivent pas donner lieu au processus dachat par bon de commande.
2.2. Rception
2.2.1. Rception des biens et services de consommation

courante
Quel que soit le processus de commande, la livraison des biens et fournitures se

fait en prsence du Responsable Administratif et Financier de MIFED, ou de celui du
Programme ou du Comptable-secrtaire, lequel assure la rception et porte la mention
"conforme" sur le bordereau de livraison (voir annexe 7). Pour le cas des services ayant
fait lobjet dun bon de commande, il apprcie la conformit des services rendus avec le
bon de commande. Au cas o la livraison n'est pas conforme la commande, aucune
mention ne sera porte sur le bordereau de livraison. Il est dans ce cas demand au
fournisseur de se conformer aux prescriptions du bon de commande dans un dlai
raisonnable, faute de quoi le bon de commande est annul.
Pour les quipements et les services spcialiss tels que les rparations, les
utilisateurs devront tre associs au processus de rception et procder aux vrifications
dusage avant de prendre la dcision finale sur la conformit des biens et/ou services aux
normes prescrites dans le bon de commande.
Aprs rception, le Responsable Administratif et Financier de MIFED, celui du

Programme ou le Comptable-secrtaire enregistre tous les biens et/ou fournitures dans le
registre des immobilisations (annexe 8) ou sur les fiches de stock selon le cas (annexe 9).
Pour tre pris comme immobilisation, le bien concern doit tre durable avoir une
dure de vie de plus dun an et une valeur individuelle dau moins 50 000 F CFA.
Pour les cas dachats urgents fait sans suivre les processus normaux, la personne
ayant procd lachat est responsable de la rception et de la vrification des biens et
services achets.
2.2.2. Rception des services des consultants
Les services des consultants sont rceptionns par une commission de rception
constitue par le Directeur Gnral de MIFED ou la Coordinatrice du Programme. La
rception doit tre matrialise par un rapport dapprciation dans lequel la conformit
par rapport aux normes prescrites dans le contrat est confirme ou infirme. Dans le
dernier cas, le prestataire doit corriger les anomalies constates.
51
2.3. Prparation des rglements
Les documents ncessaires pour les paiements aux fournisseurs ou aux

prestataires sont prpars par le Responsable Administratif et Financier de MIFED ou du
Programme ou par le Comptable-Secrtaire. Le processus sera dtaill au niveau des
procdures financires.
52
CHAPITRE III : AUTRES PROCEDURES ADMINISTRATIVES
3.1. Traitement du courrier
3.1.1. Courrier arrive
Tout document officiel entre dans le Programme par le Responsable Administratif

et Financier du Programme ou le Comptable-Secrtaire selon quil est respectivement
adress la Coordinatrice ou au Responsable dExploitation de Zone. La rception est
matrialise par lannotation des principales coordonnes du courrier dans un registre
appel courrier arrive (voir annexe 10). Le courrier est ensuite transmis la
Coordonnatrice du Programme ou au Responsable dExploitation de Zone. Selon le sujet
concern et le jugement de la Coordinatrice ou du Responsable dExploitation de Zone, le
courrier peut tre trait son niveau. Le dossier peut aussi tre envoy au classement
chez le Responsable Administratif et Financier du Programme ou le Comptable-
secrtaire. Enfin, il peut tre confi quelquun dautre avec des instructions prcises sur
la suite rserver au dossier concern.
La transmission du courrier aux cadres/agents pour traitement selon les

instructions est faite par le Responsable Administratif et Financier du Programme ou le
Comptable-secrtaire et elle doit tre matrialise dans le registre de rception du courrier
par la signature de la personne qui le reoit.
Au cas o le courrier transmis ne devrait pas revenir au secrtariat pour

classement, cela devra tre mentionn dans le registre. Dans ce cas, cest le rcepteur du
courrier qui devrait en assurer le traitement et le classement. Quel que soit le lieu de
classement du courrier arrive , il doit tre rigoureusement tenu et contrl par le
suprieur hirarchique. Dans le cas o le courrier arrive devrait tre class au
secrtariat, son retour devrait tre matrialis par la signature du Responsable
Administratif et Financier du Programme ou du Comptable-secrtaire.
3.1.2. Courrier dpart
Tout courrier dpart doit tre vrifi et sign par la Coordinatrice du

Programme ou le Responsable dExploitation de Zone selon lchelle dautorisation en
vigueur. Ainsi, tout courrier aux autorits provinciales et aux Prfets doit tre sign par la
Coordinatrice du Programme ou requrir son autorisation expresse avant dtre sign le
Responsable dExploitation de Zone ou par toute autre personne.
Quel que soit linitiateur du courrier dpart, celui-ci est transmis au Responsable
Administratif et Financier ou au Comptable-secrtaire qui le soumet la signature de la
Coordinatrice du Programme ou du Responsable dExploitation de Zone. Aprs
signature, le courrier est enregistr dans le registre de sortie (voir annexe 11) et une copie
classe au secrtariat. D'une manire gnrale, le courrier dpart doit avoir autant de
53
copies qu'il y a d'intervenants dont la structure initiatrice. A chaque niveau ayant

particip dans llaboration du courrier, une copie signe est classe dans un chrono
dpart . Cependant, selon les besoins, les copies peuvent tre seulement classes au
secrtariat et lchelon charg du suivi du dossier.
3.2. Gestion des vhicules
3.2.1. Utilisation des vhicules.
Lutilisation de tout vhicule du Programme (vhicule quatre ou deux roues)

doit requrir lautorisation de la Coordinatrice du Programme ou du Responsable
dExploitation de Zone. Les vhicules deux roues sont individuellement affects un
agent ou un cadre. Celui-ci signe une fiche de prise en charge (voir annexe 12).
Toutefois, selon les besoins de service, dautres agents du Programme peuvent utiliser le
vhicule deux roues affect tel ou tel autre agent ou cadre. Cela requiert lautorisation
pralable du Responsable dExploitation de Zone ou du Responsable Administratif et
Financier pour ceux affectes la Coordination Gnrale.
Lutilisation des vhicules par des personnes trangres au Programme est

strictement interdite.
Les vhicules quatre roues sont confis la responsabilit des chauffeurs

affects vhicule par vhicule. Seuls les agents du Programme sont autoriss voyager
leur bord. Toute exception doit tre autorise par le Responsable Administratif et
Financier du Programme ou la Coordinatrice.
Il sera introduit dans le dispositif de gestion, un carnet de bord plusieurs

feuillets (voir annexe 13) tenu par les chauffeurs des vhicules quatre roues.
Lutilisation des motos par lquipe fera lobjet dun rapport mensuel portant sur le
kilomtrage et ltat de la moto (voir annexe 14). Tout problme constat dans la gestion
dune moto devra tre expliqu et des mesures correctives et prventives devront tre
prises immdiatement.
Toute utilisation dun vhicule en dehors de sa zone daffectation doit tre

justifie et autorise par crit par la Coordinatrice du Programme ou le Responsable
dExploitation de Zone selon laffectation du vhicule.
3.2.2. Entretien et rparation.
Les vhicules du Programme sont entretenus par un garage agr. Les garages
sont agrs ds limplantation du Programme. Le Responsable Administratif et Financier
et les Comptables-secrtaires sont chargs de la prospection des garages, en vue dtablir
un contact direct entre le garage agrer et la Coordinatrice du Programme. Le garage
retenu signe une convention dentretien des vhicules avec la Coordinatrice du
54
Programme. La convention doit indiquer les prix auxquels seront facturs les services (du
moins pour les plus courants).
La demande dentretien ou de rparation dun vhicule est formule par

lutilisateur (voir annexe 5) et elle est adresse la Coordinatrice pour les vhicules
quatre roues et les motos utilises par les cadres de la Coordination Gnrale, et au
Responsable dExploitation de Zone pour les motos utilises par le personnel affect dans
les deux zones dactivits. La demande doit tre date et signe par le requrant. Elle doit
tre accompagne dun devis estimatif de lentretien ou de la rparation tabli par le
garagiste agr la demande du Responsable Administratif et Financier du Programme
ou du Comptable-secrtaire. Aprs approbation, le vhicule peut alors tre confi au
garage.
Aprs entretien et/ou rparation, le garagiste doit facturer les services rendus et
annexer la description des travaux accomplis et leurs cots, bon de commande par bon de
commande. Pour viter davoir trop de factures, les entretiens et rparations rptitives
doivent tre factures une fois par quinzaine ou par mois. Les factures sont adresses
lchelon ayant sign le bon de commande.
Les urgents petits travaux dentretien et de rparation ne pouvant pas suivre le

processus ci-dessus peuvent tre faits sans bon de commande sous la responsabilit de la
personne qui les initient. Ils doivent tre signals au Responsable Administratif du
Programme ou au Comptable-secrtaire ds le retour au bureau.
3.2.3. Carburant et lubrifiants
Deux mcanismes dapprovisionnement en carburant et lubrifiants sont admis :

lacquisition des bons de carburant auprs des marqueteurs et lachat auprs des
fournisseurs.
Une dotation mensuelle de carburant et lubrifiant est dtermine pour chaque

vhicule. Cette dotation est donne soit en espces ou par virement bancaire une fois par
mois pour les motos. Pour les vhicules quatre roues, le carburant est fourni selon les
besoins de circulation et le kilomtrage parcouru. Toutefois, il doit tre fait en sorte quil
y ait toujours suffisamment de carburant dans le rservoir. La livraison du carburant pour
les vhicules quatre roues doit tre consigne sur la fiche de suivi des consommations
(voir annexe 15).
A la fin de chaque mois, les consommations de carburant doivent tre analyses.

Tout cart doit tre expliqu et les mesures prventives et curatives doivent tre prises.
55
3.3. Gestion des locaux, du mobilier et du matriel de

bureau
Les locaux, le mobilier et le matriel doivent tre gards et assurs contre le vol
et lincendie. Des contrats dentretien des locaux, du matriel et du mobilier de bureau
sont signs avec des prestataires locaux qui sont soit des individus soit des personnes
morales. Les locaux, le matriel et le mobilier doivent tre chaque fois dans un bon tat
de propret, dentretien et/ou de fonctionnement.
3.4. Gestion des missions
Chaque dplacement de service en dehors de la zone daffectation ou de la zone

en dehors de laquelle des perdiems sont perus doit dabord donner lieu llaboration
des termes de rfrence pour la mission (voir canevas en annexe 16). Ceux-ci sont
labors par le responsable de la mission et approuvs par voie hirarchique jusqu la
Coordinatrice du Programme. Ils doivent entre autres choses prciser lobjet de la
mission, son intrt pour le service et pour la personne concerne, la dure de la mission,
le dtail des cots (transport, carburant, perdiems, charges diverses). Aprs leur
approbation par la Coordinatrice du Programme, le Responsable Administratif et
Financier du Programme ou le Comptable-secrtaire peuvent prparer lordre de mission
(voir annexe 17). Il doit tre tabli en deux copies, une sera classe comme pice
justificative de la sortie des fonds et lautre sera donne la personne partant en mission.
Il est doit tre sign par la Coordinatrice du Programme ou par une autre personne
dment mandate.
Les perdiems pour mission sont calculs par rapport au nombre de jours de la
mission. Leur rgime est fix par une dcision de la Coordinatrice du Programme.
En dehors des perdiems, toutes les autres dpenses occasionnes par une mission
doivent avoir des pices justificatives fournies la comptabilit immdiatement aprs le
retour de la mission. Toute dpense non justifie sera impute au missionnaire et dduit
du salaire du mois de retour de mission.
Les ordres de mission sont viss par les organismes ou structures htes. Ces visas
permettent de vrifier litinraire suivi pendant la mission. Ils sont marqus au verso de
lordre de mission.
Chaque mission se termine par la production dun rapport de mission au plus tard
48 heures aprs le retour de mission.
56
TROISIEME PARTIE : LES PROCEDURES FINANCIERES
CHAPITRE I : BUDGET ET PLAN DE TRESORERIE
1.1. Budget
1.1.1. Budget et plan dactivits
La premire tape de llaboration du budget annuel est le plan dactivits annuel.

Mme si son laboration ne fait pas partie des procdures financires en tant que telle, il
en est question ici, car, elle constitue la base de llaboration budgtaire. Sur base des
objectifs du Programme et de ltat davancement de leur ralisation, un plan dactivits
annuel doit tre labor au moins deux mois avant la fin de lexercice budgtaire en
cours. Cest au cours du processus dlaboration du plan dactivits que la Coordinatrice
doit aussi donner les directives pour llaboration du budget pour le prochain exercice.
Ces directives doivent tre bases sur les statistiques budgtaires des exercices passs et
bien sr sur les objectifs et activits annuels. Comme le processus dlaboration
budgtaire, celle du plan dactivits doit tre participative.
Le budget annuel est la traduction en termes financiers des moyens ncessaires

pour atteindre les objectifs fixs pour lanne. Les tapes de son laboration sont
dtailles dans les paragraphes ci-dessous.
1.2. Etapes de llaboration du budget et du plan de trsorerie
Comme llaboration du plan dactivits, llaboration du budget doit commencer

au niveau des zones. Le Responsable dExploitation de Zone est responsable de cette
tape. Sur base des objectifs de lanne discuts et approuvs par la Coordinatrice du
Programme, il anime un travail participatif de dtermination et de valorisation des
moyens ncessaires pour atteindre les objectifs de sa zone. A cet effet, il se base aussi sur
les rsultats budgtaires des exercices passs et fait des ajustements justifis entre autres
choses par le plan dactivits annuel de lexercice concern. Au mme moment que
llaboration du budget, le plan de trsorerie est labor. Il reprsente la rpartition
mensuelle du budget annuel. Aprs avoir finalis le budget et le plan de trsorerie de sa
zone, le Responsable dExploitation de Zone les transmet la Coordinatrice. Le budget et
le plan de trsorerie doivent tre ncessairement accompagns par une note explicative
synthtique.
Au niveau de la Coordination Gnrale, la Coordinatrice anime aussi le travail

participatif dlaboration du budget. Cest la mme dmarche utilise au niveau des
zones qui est employe.
57
Aprs avoir reu les budgets et les plans de trsorerie provenant des zones
dactivits, la Coordinatrice et le Responsable Administratif et Financier les analysent
pour vrifier leur adquation avec les objectifs, le budget global du Programme, le plan
dactivits annuel et les directives donnes. Il est recommand davoir une sance de
travail avec les Responsables dExploitation de Zone afin de leur expliquer les arbitrages
effectus et de requrir leurs suggestions avant de passer ltape suivante. Cest aprs
cette tape que le budget annuel et le plan de trsorerie sont finaliss ainsi que la note
synthtique de prsentation. Le plan de trsorerie doit prciser les dates auxquelles les
fonds devront tre transfrs au Programme.
Ltape suivante concerne la transmission du budget et du plan de trsorerie

globaux la Direction Gnrale de MIFED. Comme pour les tapes prcdentes, au
niveau de MIFED, lanalyse du budget se base sur les objectifs, le budget global du
Programme, le plan dactivits annuel transmis au plus tard en mme temps que le budget
et le plan de trsorerie. Lanalyse se rfre aussi aux ralisations budgtaires des
exercices passs ainsi quaux diffrentes recommandations mises lors des visites de
supervision et de suivi.
Aprs analyse et ajustements ventuels, le budget et le plan de trsorerie sont

transmis au CIDR et cest dans le dialogue que les deux partenaires les finalisent. Cest la
dernire version du budget et du plan de trsorerie adopte par les deux partenaires qui
est alors transmise la Coordinatrice du Programme pour excution pour lexercice
concern.
1.3. Suivi budgtaire
Comme pour llaboration, le suivi budgtaire est dcentralis au niveau des

zones et de la cellule de la Coordination Gnrale. Sur base du budget adopt par le
CIDR et MIFED, la Coordinatrice rpartit les moyens entre les trois chelons en tenant
compte des objectifs et des arbitrages qui ont t effectus au moment de llaboration
budgtaire. Les dotations budgtaires ainsi accordes deviennent les bases du suivi
budgtaire. Au niveau de chaque chelon, les grandes lignes du budget final doivent tre
communiques au personnel et les directives ncessaires donnes pour sa correcte et
rigoureuse excution.
Avant dapprouver une dpense, les responsables commis cette tche doivent
sassurer que le budget et le plan de trsorerie le permettent. A la fin ce chaque mois, le
total des dpenses faites est compar au budget prvu pour le mois. Les carts
significatifs doivent tre analyss et des mesures correctives prises en cas de besoin.
Les Responsables dExploitation de Zone doivent laborer un rapport mensuel de

suivi budgtaire en collaboration avec les Comptables-secrtaires et le Responsable
Administratif et Financier. Ce rapport doit parvenir tre transmis la Coordinatrice du
Programme selon la priodicit prescrite.
58
CHAPITRE II : LES OPERATIONS DE TRESORERIE
2.1. Principes de base gnraux
Les principaux lments de la gestion de la trsorerie sont les suivants :
1. Il appartient la Coordinatrice du Programme et au Responsable Administratif et

Financier du Programme de sassurer quil y ait en tout moment des rserves de
trsorerie suffisantes pour la poursuite des activits ;
2. Cest le rle de la Coordinatrice, des Responsables dExploitation de Zone et du

Responsable Administratif et Financier du Programme de sassurer que la
trsorerie est bien gre et que sa scurit est bien assure ;
3. Les oprations de gestion courantes sont totalement spares de celles relatives

aux oprations dpargne et de crdit. Les deux types doprations sont grs par
des comptes bancaires et des caisses diffrents ;
4. Toute dpense doit tre justifie par les activits du Programme et doit tre
autorise par la personne mandate cet effet.
2.2. Oprations de bancaires
2.2.1. Principes de base
1. La cration des comptes bancaires relve de linitiative de MIFED et le CIDR ;
2. Il appartient la Direction de MIFED dautoriser la cration des comptes

bancaires et de donner les mandats aux signataires ;
3. Tout paiement relatif la gestion courante suprieur ou gal 100 000 F CFA est
fait par chque bancaire ;
4. Toute sortie de fonds en banque doit tre lobjet dune double signature. A cet
effet, pour chaque compte bancaire, la Direction de MIFED donnera des mandats
de signature au moins deux personnes de manire permettre le droulement
sans entrave des oprations courantes et celles dpargne et de crdit.
2.2.2. Organisation gnrale des comptes bancaires et des

signatures
Les comptes bancaires pour la gestion courante sont organiss comme suit avec
leurs signatures :
59
1. Compte bancaire de gestion courante de la Coordination Gnrale : cest sur

ce compte que les fonds de fonctionnement du Programme sont transfrs par le
CIDR. Par consquent, cest ce compte qui alimente les comptes de
fonctionnement des zones. Enfin, cest avec ce compte que les dpenses de
fonctionnement de la Coordination Gnrale sont payes directement ou par
caisse.
Les signataires sur ce compte sont la Coordinatrice, le Responsable Administratif

du Programme et le Responsable dExploitation de Zone de Garoua. Comme
soulign dans les principes de base, deux signatures sont ncessaires pour que
lopration soit accepte par la banque. La Signature de la Coordinatrice doit tre
toujours prsente sauf en cas dabsence. Le Responsable dExploitation de
Garoua ne signe sur le compte que sur autorisation expresse de la Coordinatrice et
seulement en son absence.
2. Comptes bancaires de gestion courante des zones : ces comptes sont destins
aux oprations courantes des zones. Ils sont aliments par transfert bancaire par le
compte de gestion courante de la Coordination Gnrale. Ils sont utiliss pour
payer les dpenses de gestion courante directement pour les montants suprieurs
100 000 F CFA. Ils servent aussi pour approvisionner les caisses de gestion
courante.
Les signataires sur ces comptes sont les Responsables dExploitation de Zone, les
Comptables-secrtaires, le Responsable Administratif et Financier du Programme
et la Coordinatrice. Lun ou lautre des deux derniers signataires ne peuvent
signer quen cas dabsence de lun ou lautre de deux premiers et ne peuvent pas
signer conjointement sur ces comptes.
Les comptes bancaires relatifs aux oprations dpargne et de crdit sont

organiss comme suit :
1. Comptes de dcaissement : chaque zone a un compte de dcaissement. Ce

compte sert pour le retrait des fonds destins au dcaissement des prts, la
restitution des pargnes et des trop pays sur remboursement. Ils sont aliments
par les virements effectus par la Coordination Gnrale partir des comptes
dencaissement.
Les modalits de signature sont les mmes que pour les comptes de gestion
courante des zones.
2. Comptes dencaissement : chaque zone a un compte dencaissement. Ces

comptes sont approvisionns par les remboursements, les versements dpargne et
les cotisations au fonds de secours. Ils servent alimenter les comptes de
dcaissement des zones. Cest sur ces comptes que les oprations de
refinancement sont gres.
60
Les modalits de signature sont les mmes que pour le compte de gestion
courante de la Coordination Gnrale.
2.2.3. Priodicit dapprovisionnement des comptes bancaires

de gestion courante des zones
Lapprovisionnement est fait une fois par mois pour les frais de gestion
courante sur base du plan de trsorerie. Pour les salaires, lapprovisionnement est fait en
fin de mois. Pour les autres dpenses exceptionnelles, lapprovisionnement se fait compte
tenu des besoins.
2.2.4. Dispositions particulires aux oprations bancaires de

gestion courante
Sous la supervision respective de la Coordinatrice et des Responsables

dExploitation de Zone, linitiative de lancer une opration de payement par banque
appartient au Responsable Administratif et Financier du Programme pour le compte de
gestion courante de la Coordination Gnrale et aux Comptables-secrtaires pour les
comptes de gestion courante des zones.
Toute opration de payement par banque doit dmarrer par la vrification du solde
du compte pour sassurer que celui-ci est suffisamment approvisionn. Cette vrification
se fait en utilisant le livre de banque dont il sera question ci-dessous. Aprs vrification,
le Responsable Administratif et Financier ou le Comptable-secrtaire remplit la demande
de payement (voir annexe 18) et le transmet la Coordinatrice ou au Responsable
dExploitation de Zone selon le cas.
La demande de payement doit tre accompagne des documents vrifis montrant

pourquoi le payement doit tre fait. Il peut sagir des documents ci-aprs :
1. Facture fournisseur accompagne du bon de livraison, du bon de commande, des

factures proforma et de la rquisition dachat ;
2. Facture de prestataire accompagne des rapports prouvant que les services rendus
lont t conformment aux prescriptions ;
3. Listes de paye de salaires signes par la Coordinatrice ou le Responsable
dExploitation de Zone ;
4. Ordre de mission approuv par la Coordinatrice ou les Responsable
dExploitation de Zone selon les procdures en vigueur.
Aprs vrification, la Coordinatrice ou le Responsable dExploitation de Zone

peut autoriser ou refuser dautoriser le payement. En cas dautorisation, le Responsable
Administratif et Financier ou le Comptable-secrtaire met le chque correspondant et le
fait signer selon les procdures. Il ne doit jamais signer en premire position.
61
Aprs signature, le chque est donn la personne ou au reprsentant dment

mandat de linstitution au nom de laquelle le chque a t mis. La rception est
matrialise par la signature sur le reu du chque (voir annexe 19).
2.2.5. Documents relatifs la gestion des comptes bancaires

.
Les principaux types de documents dont il sera fait usage dans la gestion des
comptes bancaires sont les titres (essentiellement les chques), la demande de payement
et le reu de chque, le livre de banque, les pices justificatives et les rconciliations
bancaires.
Les procdures relatives aux chques sont les suivants :
1. Le RAF et les CS doivent sassurer chaque fois de disposer de suffisamment de

chquiers sans en avoir trop en tenant compte du rythme des oprations de chaque
compte bancaire ;
2. Au moment de la rception, les chquiers doivent tre vrifis pour sassurer

quaucun chque na t enlev ;
3. Les chquiers non utiliss doivent tre gards dans le coffre-fort ;
4. Les chquiers utiliss doivent tre gards correctement ;
5. Les chques annuls doivent tre marqus et gards dans le carnet de chques ;
6. Toutes les dispositions doivent tre prises pour viter et dcouvrir rapidement
toute fraude sur base de titres bancaires ;
Toutes les oprations de chaque compte doivent tre enregistres dans le livre de
banque (voir annexe 20). Celui-ci doit tre constamment jour. Son solde doit tout
moment tre gal au solde du compte bancaire pour la mme priode sous rserve des
oprations inities par la banque. Chaque fois quun chque est sign, il doit tre
enregistr dans le livre de banque avant quil soit donn au bnficiaire.
Les pices justificatives relatives aux oprations de chaque compte bancaire

doivent tre classes sparment de tous les autres documents. Le classement se fait par
ordre chronologique avec une numrotation continue dune anne lautre et sparment
pour chaque compte bancaire.
Chaque fin de mois, un rapprochement bancaire doit tre effectu pour chaque
compte bancaire. Les oprations en suspens qui ncessitent des rgularisations doivent
tre rgularises immdiatement.
62
2.3. Les oprations de caisse
2.3.1. Dispositions dordre gnral
Les dispositions dordre gnral les plus importantes pour les oprations de caisse
sont les suivantes :
1. La dcision de mise en place des caisses relve de la Direction Gnrale de

MIFED ;
2. Il y a une caisse de fonctionnement pour chaque zone dopration. Elle est gre
par le Comptable-secrtaire ou par une autre personne dsigne par la
Coordinatrice en cas dabsence de ce premier ;
3. La Coordination Gnrale dispose dune caisse de fonctionnement gre par le

Responsable Administratif et Financier du Programme ou par une autre personne
dsigne par la Coordinatrice en cas dabsence de ce premier ;
4. Lencaisse maximale pour chaque caisse de fonctionnement est de 200 000 F

CFA. Ce niveau ne peut tre dpass quen cas doprations exceptionnelles et
sous autorisation de la Coordinatrice du Programme ;
5. Il y a une caisse pour les oprations dpargne et de crdit pour chaque zone
dopration. La majeure partie des procdures de fonctionnement de cette caisse
sont consignes dans les procdures oprationnelles ;
6. Tout largent en caisse doit tre gard dans le coffre-fort. Selon le type de coffre-
fort, des procdures suffisantes devront tre mis en place pour maximiser la
scurit ;
7. Toute sortie de fonds doit tre autorise par la Coordinatrice pour la caisse de
gestion courante du Programme et par le Responsable dExploitation de Zone ou
par une autre personne dsigne par la Coordinatrice en cas dabsence du premier
pour les caisses de fonctionnement de zone.
2.3.2. Procdures dapprovisionnement des caisses de gestion

courante
Compte tenu de lencaisse disponible et des prvisions de sorties de fonds, il

appartient au Responsable Administratif et Financier et au Comptable-secrtaire dinitier
le processus dapprovisionnement de la caisse. Les procdures sont les suivantes :
1. Le Responsable Administratif et Financier du Programme ou le Comptable-

secrtaire fait la synthse des oprations de caisse effectues aprs le dernier
approvisionnement (voir annexe 21). Cette synthse doit comprendre en annexe
63
les copies originales des pages du brouillard de caisse utilises pour

lenregistrement des oprations concernes, les pices justificatives et les
autorisations de sorties non encore justifies ;
2. Le Responsable Administratif et Financier ou le Comptable-secrtaire remplit le

formulaire de demande de paiement (voir modle 18) et met en annexe la
synthse des oprations de caisse avec les autres documents cits ci-dessus. Le
montant de rapprovisionnement doit tre gal la diffrence entre le total des
dpenses autorises et 200 000 F CFA.
3. La Coordinatrice ou le Responsable dExploitation de Zone ou la personne

dsigne par la Coordinatrice autorise ou refuse le retrait bancaire. La
matrialisation de laccord se fait par signature sur la demande de payement ;
4. Aprs autorisation, le Responsable Administratif et Financier ou le Comptable-

secrtaire tablit le chque en son nom et le fait signer selon les procdures. Il
signe pour rception du chque comme prvu par les procdures sur le formulaire
de rception de chque ;
5. Le Responsable Administratif et Financier ou le Comptable-secrtaire se rend

aprs la banque pour retirer les fonds et au retour, il remplit le livre de caisse et
un nouveau cycle recommence.
2.3.3. Sorties de fonds de la caisse de gestion courante
Les sorties de fonds sont gouvernes par les procdures suivantes :
1. Pour toute sortie de fonds le Responsable Administratif et Financier ou le

Comptable-secrtaire doit tablir une demande de sortie de fonds (voir annexe
18). Elle est transmise la Coordinatrice ou au Responsable dExploitation de
Zone pour autorisation ;
2. En cas dautorisation, le Responsable Administratif et Financier ou le Comptable-

secrtaire fait la sortie des fonds et le bnficiaire signe le reu de caisse (voir
annexe 22) ;
3. Le Responsable Administratif et Financier ou le Comptable-secrtaire remplit

alors le livre de caisse et classe les pices comptables ;
4. Pour les sorties de fonds dont les pices justificatives ne sont pas disponibles au
moment de la sortie de fonds, lopration nest enregistre quau moment elles le
seront. Le rcepteur de largent signe seulement sur la demande de payement. Le
reu de caisse nest tabli qu la prsentation des pices justificatives et pour le
montant de leur valeur relle ;
64
5. Les cas de retard de justification doivent tre suivis et signals par le RAF ou le
CS. Ils doivent tre rigoureusement contrls par la Coordinatrice ou par le
Responsable dExploitation de Zone au moment de lautorisation de
rapprovisionnement ou lors des contrles hirarchiques ;
6. Les refus de justification des dpenses doivent tre considrs comme des
manquements la discipline et sanctionns. En plus, les sommes non justifies
doivent tre dfalques des salaires aprs avoir fait les dmarches ncessaires
pour rgulariser la situation.
2.3.4. Documents relatifs la gestion des caisses
Tous les documents relatifs la gestion des caisses ont t dj signals soit dans
les procdures oprationnelles soit dans le prsent document. Pour les caisses de gestion
courante, ces documents sont les suivants :
1. Livre de caisse ;
2. Demande de payement ;
3. Reus de caisse ;
4. Pices justificatives.
Le livre de caisse (voir annexe 23) enregistre lintgralit des oprations de caisse
et doit tre jour tout moment. Le solde thorique doit toujours correspondre
lencaisse physique.
Des contrles inopins doivent tre oprs par la hirarchie. Dans ce cas,
lencaisse physique doit tre compte et le rsultat doit tre consign sur la fiche de
contrle.
Les pices justificatives doivent tre classes par ordre chronologique des
oprations dentre et de sorties et sparment caisse par caisse.
2.4. Gestion de la paie des salaires
Cette rubrique est consacre la gestion de la paye des salaires cause de sa

particularit. Les oprations de traitement de paie peuvent tre manuelles ou
automatiques grce lutilisation dun logiciel de paie. Ces oprations sont relatives la
collecte des lments de paie pour le mois ainsi quaux dclarations et rgularisations
priodiques y affrentes.
Les lments de base de la paie mensuelle sont les suivants :
1. Fiches de prsence ;
2. Demandes dautorisation dabsence ;
65
3. Etat des acomptes sur salaire ;

4. Structure salariale ;
5. Autres lments pouvant justifier des rgularisations salariales.
La premire tape de la paye est le rassemblement des lments de base de la

paye mensuelle fait le Responsable Administratif et Financier ou le Comptable-secrtaire.
Aprs cela, cest la liste de paye qui est tablie. Elle est soumise la Coordinatrice ou au
Responsable dExploitation de Zone. Aprs lapprobation, le Responsable Administratif
et Financier ou le Comptable-secrtaire produit les bulletins de salaire.
Ils sont dits en deux copies dont loriginale est remise lagent et la deuxime
copie verse dans le dossier de lagent. Les salaires sont pays en espces, par chque ou
par virement bancaire. Sagissant des virements de salaire, ils sont nominatifs et
individuels. Les retenues sur salaires au titre des impts et cotisations sociales doivent
tre reverses aux administrations concernes selon la priodicit lgale.
Si la paie est automatique, le logiciel gnre automatiquement les tats servant

la liquidation des impts et cotisations. Si celle-ci est manuelle, les documents qui
servent la liquidation des impts et cotisations sociales sont retirer auprs des
administrations comptentes. Il sagit du carnet CFC et du carnet CRTV, le DIPE sera
conu sur EXCEL daprs le modle de ladministration fiscale.
En fin danne fiscale, le Responsable Administratif et Financier ou le

Comptable-secrtaire procde la rgularisation des retenues opres sur le salaire des
agents au cours de lexercice et effectue les dclarations des revenus.
========================FIN====================================
66
ANNEXE 1 : FICHE DE TEMPS
Noms et prnoms de lemploy :
Fonction :
DATE HEURE DE HEURE DE NOMBRE SIGNATURE

DEBUT DE FIN DE DHEURES
SERVICE SERVICE DE TRAVAIL
Date : ../././ Signature :
Vrification du Suprieur hirarchique :

67
ANNEXE 2
DEMANDE DAUTORISATION DABSENCE
Noms et Prnoms :
Fonction : .
Motif dabsence :
.
Nombre de jours dabsence : .
Date de dbut dabsence : /.././
Dernier jour dabsence : /.././
Date et signature du demandeur : /.././
Avis du suprieur hirarchique :

.
.
Visa de la Coordinatrice du Programme ou du Responsable dExploitation de Zone

68
ANNEXE 3
DEMANDE DACOMPTE SUR SALAIRE DU MOIS DE
Noms et prnoms de lemploy : ..
Fonction :
Montant sollicit en chiffres :
Montant sollicit en lettres :.

..
Visa de la Coordinatrice du Programme ou du Responsable dExploitation de Zone

69
ANNEXE 4
FICHE DE REQUISITION DE BIENS OU DE SERVICES
Demandeur : ..
Date : //../
N DESCRIPTION DES BIENS OU UTILISATION QUANTITE

DES SERVICES
Signature du demandeur :
Visa de vrification du Responsable Administratif et Financier ou du Comptable-

secrtaire
Autorisation de la Coordinatrice du Programme ou du Responsable dExploitation de

Zone
70
ANNEXE 5
DEMANDE DACHAT DE BIENS OU DE SERVICES
N DENOMINATION ET DESCRIPTION DES BIENS QUANTITE

OU DES SERVICES
Date et signature du Responsable Administratif et Financier ou du Comptable-secrtaire
Date, signature et cachet de la Coordinatrice ou du Responsable dExploitation de Zone

71
ANNEXE 6
BON DE COMMANDE N
N BIENS/SERVICES ET DESCRIPTION QUANTITES
Date et signature du Responsable Administratif et Financier ou du Comptable-secrtaire
Date, signature et cachet de la Coordinatrice ou du Responsable dExploitation de Zone

72
ANNEXE 7
BON DE LIVRAISON
N ARTICLES/SERVICES ET DESCRIPTION QUANTITE OBSERVATION
Date, signature du Responsable Administratif et Financier ou du Comptable-secrtaire

73
ANNEXE 8
REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
N DENOMINATION DATE VALEUR DUREE METHODE DATE DE SORTIE

DACQUISITION DACQUISITION DAMORTISSEMENT DAMORTISSEMENT DES
IMMOBILISATIONS
74
ANNEXE 9
FICHE DE STOCK
Dnomination de larticle :
N DATE LIBELLE/REFERENCE ENTREE SORTIE SOLDE

75
ANNEXE 10
REGISTRE COURRIER ARRIVEE
N DATE DE PROVENANCE REFERENCES OBJET TRAITEMENT CLASSEMENT

RECEPTION
76
ANNEXE 11
REGISTRE COURRIER DEPART
N DATE REFERENCES DESTINATION OBJET

77
ANNEXE 12
FICHE DE PRISE EN CHARGE DES VEHICULES A DEUX ROUES
Noms et Prnoms du travailleur : ..
Fonction :
Type de vhicule :
Marque : ..
N de chssis :
N de moteur : .
Etat au moment de la prise en charge du vhicule :
.
.
.
Utilisation du vhicule :
Principales conditions dutilisation :
..
Rserves ventuelles faites par la personne ayant pris en charge le vhicule :
Date de prise en charge : /..// Signature

78
ANNEXE 13
CARNET DE BORD DU VEHICULE A QUATRE ROUES
TABLEAU DE SUIVI DE LETAT DU VEHICULE (nindiquer dans le tableau

que les problmes dimportance majeure)
DATE PROBLEMES SOLUTIONS MISES EN DATE

OEUVRE
TABLEAU DE SUIVI DE LENTRETIEN GENERAL DU VEHICULE
DATE INDEX KILOMETRAGE KILOMETRES PARCOURUS

APRES LE PRECEDENT
ENTRETIEN
TABLEAU DE SUIVI DU PARCOURS DU VEHICULE
DATE DEPART ARRIVEE KILOMETRES SIGNATURE

PARCOURUS DU
CHAUFFEUR
LIEU HEURE LIEU HEURE
79
ANNEXE 14
FICHE MENSUELLE DE SUIVI DU KILOMETRAGE DES VEHICULES A

DEUX ROUES
DATE DESTINATIONS KILOMETRES

PARCOURUS
Observations de lutilisateur sur ltat de la moto :......
Date : ./// Signature : .///
Observations du Responsable Administratif et Financier ou du REZ
Date : ./// Signature : .///

80
ANNEXE 15
FICHE DE CARBURANT POUR LES VEHICULES A QUATRE ROUES
Date INDEX KM CARBURANT PRIS VISA SIGNATURE

KILOMETRIQUE PARCOURUS ADMINISTRATIF DU
CHAUFFEUR
QUANTITE VALEUR
Analyse mensuelle de la consommation de carburant et recommandation :
Date : .//./
Signature du Responsable Administratif et Financier du Programme

81
ANNEXE 16
CANEVAS DES TERMES DE REFERENCE POUR UNE MISSION
I. Contexte de la mission : dans quel cadre se situe la mission ;
II. Objectifs de la mission : objectifs que la mission permettra datteindre. Ils

doivent se situer dans le cadre des objectifs globaux, annuels, mensuels et
priodiques du programme ;
III. Rsultats attendus de la mission : les rsultats doivent tre clairement

exprims et rpondre aux objectifs ;
IV. Personnes partant en mission : les personnes concernes doivent tre

capables datteindre les objectifs assigns. Sauf cas spciaux, la mission doit
relever de leurs attributions habituelles ;
V. Droulement de la mission : les diffrents lieux o la ou les personnes

partant en mission doivent se rendre doivent tre prciss ainsi que la raison
de sy rendre ;
VI. Ressources ncessaires pour la mission : les modalits de calcul du cot de

chaque rubrique doivent tre prcises :
1. Carburant :
2. Page :
3. Perdiem :
4. Frais dhtel :
5. Transport :
6. Autres :
Date, nom et prnoms et Signature du chef de mission
Date, nom et prnoms et Signature du Responsable dExploitation de Zone (sil y a

lieu)
Date, noms et prnoms et signatures de la Coordinatrice du Programme

82
ANNEXE 17
ORDRE DE MISSION N________________________
Noms et prnoms des personnes partant en mission et fonctions respectives :
Fonctions : .
Doivent (Doit) se rendre en mission :

..
Objet de la mission : ..........
Dure de mission : .
Date de dpart : ///
Date prvue pour le retour : ///
Moyen de transport :
Fait le ///
Nom et prnoms de la Coordinatrice du Programme
Signature Cachet
NB : Les visas des services ayant reu la ou personnes parties en mission sont apposs
verso de lordre de mission en indiquant lidentification du signataire, son titre, sa
signature et le cachet de linstitution.
83
ANNEXE 18
DEMANDE DE PAYEMENT
Mode de payement : Caisse Banque
Montant en chiffres :
Montant en lettres :
Motif de payement et rfrences des documents de base : ..
Bnficiaire : .
Date et Signature du demandeur : Signature du demandeur pour

encaissement
(cas des PJ non disponibles)
Signature du Responsable Administratif et Financier ou du Comptable-secrtaire
Date et signature pour autorisation :

84
ANNEXE 19
RECU DE CHEQUE
Date : ././ ../
Bnficiaire et ses rfrences:..
En lettres :..
.
Motif de payement :
Chque n
Pour acquis, le Bnficiaire

85
ANNEXE 20
LIVRE DE BANQUE
N DATE TYPE REFERENCE BENEFICIAIRE DU MONTANT

DOPERATIO S (1) CHEQUE
N
VERSEMENT/ CREDIT SOLDE
DEPOT
(1) : N de chque et/ou du document bancaire et celles du document justifiant lopration

86
ANNEXE 21
FICHE RECAPITULATIVE POUR LA DEMANDE DE

REAPPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE
RUBRIQUES MONTANT
Montant du dernier approvisionnement

Dpenses justifies
Dpenses non justifies
Encaisse thorique
Dcompte physique
BILLETS NOMBRE TOTAL
10 000
5 000
2 000
1 000
500
S/TOTAL
PIECES
500
100
50
25
10
5
1
S/TOTAL
TOTAL
Date et signature du Responsable Administratif et Financier ou du Comptable-

secrtaire
Visa de vrification de la Coordinatrice du Programme ou du Responsable

87
ANNEXE 22
RECU DE CAISSE
Date : .././../
Bnficiaire :
Montant en lettres :
.
Pour acquit, le Bnficiaire

88
ANNEXE 23
LIVRE DE CAISSE
N DA LIBELLE ENTREES SORTIES SOLDE

TE

Manuel de Procédures Ungana PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manuel de Procédures Ungana PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Centre International de

Manuel des procdures organisationnelles,

Programme de crdit solidaire Garoua et Maroua

Pidy Penda Charlotte Denewol

PREMIERE PARTIE : ORGANISATION GENERALE................................... 3

CHAPITRE I : RELATIONS DU PROGRAMME AVEC LE CIDR ET MIFED 3

1.1. Responsabilits de MIFED et du CIDR 3

CHAPITRE II : ORGANISATION GENERALE DU PROGRAMME.......................... 5

2.1. Coordination Gnrale.............................................................................................. 5

CHAPITRE III : DESCRIPTIF DES TACHES.

DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES ADMINISTRATIVES

CHAPITRE I : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ..

1.1. Procdures de recrutement 37

CHAPITRE II : PROCEDURES DACHAT DE BIENS ET DE SERVICES 48

1.1. Passation de marchs . 48

CHAPITRE III : AUTRES PROCEDURES ADMINISTRATIVES 52

3.1. Traitement du courrier. 52

TROISIEME PARTIE : LES PROCEDURES FINANCIERES 56

CHAPITRE I : BUDGET ET PLAN DE TRESORERIE. 56

CHAPITRE II : OPERATIONS DE TRESORERIE.

2.1. Principes de base gnraux 58 3

Annexe 1 : Fiche de temps .. 66

PREMIERE PARTIE : ORGANISATION GENERALE

CHAPITRE I : RELATIONS DU PROGRAMME AVEC LE CIDR ET MIFED

1.1. Responsabilits Communes du CIDR et MIFED

Lhistorique de la matrise douvrage a commenc avec les tudes dopportunit

Le partenariat du CIDR et de MIFED est gouvern par les conventions triennale

2. Elaborer les documents de programmation technique et financire (plan de travail

3. Assurer la gestion et lutilisation bon escient des fonds du Programme au

4. Informer rgulirement les partenaires sur ltat davancement des activits ;

5. Organiser lvaluation du Programme en collaboration avec les partenaires.

1.2. Rle de MIFED en tant que matre duvre

1. Coordonner la ralisation des plans dactivits annuels ;

2. Assurer la gestion administrative et logistique du Programme ;

3. Assurer la gestion et la comptabilit des fonds de fonctionnement et

4. Assurer le suivi permanent des activits et proposer des ajustements

5. Assurer le dialogue avec les partenaires locaux et nationaux : communes,

6. Elaborer les diffrents rapports techniques et les transmettre au CIDR pour le

7. Organiser laudit annuel et transmettre les rapports financiers aux diffrents

Daprs ces dispositions, la gestion courante du Programme relve de MIFED.

1.3. Appui technique du CIDR

En plus de son rle de matre douvrage, le CIDR assure lappui technique

1. Ralisation conjointe avec MIFED des missions dappui technique et

2. Mise la disposition de MIFED dun assistant technique permanent pendant les

3. Rponse aux sollicitations techniques et mthodologiques ;

4. Appui la formation des cadres de MIFED la matrise de leurs fonctions.

CHAPITRE II : ORGANISATION GENERALE DU PROGRAMME

Le Programme comprend deux principaux chelons

2.1. Coordination Gnrale

La Coordination Gnrale est sous la responsabilit de la Coordinatrice du

Pour pouvoir assurer la coordination des activits, la Coordinatrice dispose de

Le Responsable Administratif et Financier est en charge de tout le secteur de la

Le Contrleur Interne sera en charge de lvaluation du respect des procdures et

2.2. Coordination de zone

Chaque Responsable dExploitation de Zone aura sous sa responsabilit une

Le Responsable dExploitation de Zone aura encore sous sa responsabilit le

2.3. Organigramme du Programme

COMPTABILITE CONTRLE COORDINATION DE

CHAPITRE III : DECRIPTIF DES TACHES

Rattachement hirarchique : Directeur Gnral de MIFED

Collaborateurs encadrs : Responsables dExploitation de Zone,

Mission : Concevoir et lancer les activits du Programme de mise en

I. Mise en place de la logistique