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Instituto Colombiano para la Evaluacin de

www.icfesinteractivo.com
la Educacin.

Versin R9-V1

Manual para la inscripcin de


estudiantes al Examen de Estado
Saber 11 y al Examen de Ensayo Pre
Saber 11.
PRE SABER SABER 11

Visite nuestro Website en


http://www.icfes.gov.co/
Tabla de Contenido

1 INTRODUCCIN ........................................................................... 7
2 GESTIONAR INSCRIPCIN ............................................................. 9

2.1 MATRICULA SIMAT ............................................................... 11

2.1.1 Avance Inscripcin ........................................................ 12


2.1.2 Pasar a la lista de Aspirantes (uno a uno) ........................ 12
2.1.3 Validaciones del sistema ................................................ 15
2.1.4 Retirar estudiantes (uno a uno) ...................................... 16
2.1.5 Retiro de estudiantes (masivo) ....................................... 17
2.1.6 Validar SIMAT (masivo) ................................................. 19
2.1.7 Correccin de datos (Corregir Nombre Documento) ........ 21
2.1.8 Consultar movimientos de recaudo ................................. 21

2.2 ASPIRANTES ........................................................................ 22

2.2.1 Agregar aspirantes (uno a uno) ...................................... 23


2.2.2 Asignar ciudad masiva ................................................... 25
2.2.3 Avance Inscripcin ........................................................ 27
2.2.4 Carga Masiva de estudiantes .......................................... 28

2.2.4.1 Consultar carga masiva .......................................... 34


2.2.5 Consultar movimientos de recaudo ................................. 35
2.2.6 Privados de la libertad ................................................... 36
2.2.7 Cambio de examen ....................................................... 36
2.2.8 Pre Inscribir ................................................................. 37

2.2.8.1 Cmo diligenciar el formulario de inscripcin? .......... 37


2.2.8.2 Autorizacin representante legal .............................. 39
2.2.8.3 Formulario de pre inscripcin examen de estado -
Saber 11 - Estudiante ............................................. 41
2.2.8.4 Informacin Personal .............................................. 44
2.2.8.5 Resumen de la Pre Inscripcin ................................. 46
2.2.9 Reportar estudiantes con discapacidad ............................ 48
2.2.10 Retirar estudiantes........................................................ 49
2.2.11 Validar Informacin ....................................................... 49

2.2.11.1 Identidad no corresponde ....................................... 50


2.2.11.2 Agregar ................................................................ 53
2.3 PRE INSCRITOS.................................................................... 54

2.3.1 Avance Inscripcin ........................................................ 55


2.3.2 Consultar movimientos de recaudo ................................. 55
2.3.3 Privados de la libertad ................................................... 55
2.3.4 Generar referencia de pago agrupada .............................. 56

2.3.4.1 Generar referencia con saldo a favor ........................ 58


2.3.4.2 Seleccin de medio de pago de referencia ................. 59
2.3.4.3 Pago por ventanilla de banco ................................... 61
2.3.4.4 Formato de instructivo de pago en banco .................. 62
2.3.4.5 Pago por medio electrnico (PSE) ............................ 63
2.3.4.6 Listado de operaciones por pago en lnea .................. 64
2.3.4.7 Correo de confirmacion del Pago .............................. 64
2.3.5 Cambio de examen ....................................................... 65
2.3.6 Cambio de municipio ..................................................... 65
2.3.7 Privados de la libertad ................................................... 68

2.4 INSCRITOS .......................................................................... 69

2.4.1 Avance Inscripcin ........................................................ 70


2.4.2 Consultar movimientos de recaudo ................................. 70
2.4.3 Descargar lista de inscritos ............................................ 71
2.4.4 Privados de la libertad ................................................... 72
2.4.5 Cambio de municipio ..................................................... 72
2.4.6 Consultar resumen de inscripcin.................................... 72
2.4.7 Correccin de datos (Corregir Nombre Documento) ........ 73

3 REPORTAR ESTUDIANTE CON DISCAPACIDAD ................................ 74

3.1 Discapacidad Motriz .............................................................. 76


3.2 Discapacidad Invidente ......................................................... 78
3.3 Discapacidad Sordo............................................................... 80
3.4 Discapacidad Sndrome de Down ............................................ 82
3.5 Discapacidad Autismo ........................................................... 83

4 CORRECCIN DE DATOS ............................................................. 87

4.1 Correccin de nombre ........................................................... 87


4.2 Correccin de documento de identidad .................................... 91
4.3 Duplicado de identidad .......................................................... 95

4.3.1 Identidad no corresponde .............................................. 96


4.3.2 Agregar ..................................................................... 100

5 ASOCIAR CENTRO DE RECLUSIN .............................................. 101


6 CONSULTAR MOVIMIENTOS DE RECAUDO ................................... 104

6.1 Referencias que usan saldo a favor ....................................... 106


6.2 Referencias prximas a expirar............................................. 106

6.2.1 Alerta de referencias pagadas sin usar y a punto de


expirar ...................................................................... 107
6.2.2 Expiracin de referencias vencidas ................................ 108

6.3 Consultar los estudiantes asociados a referencia grupal ........... 109


6.4 Anular referencia de pago .................................................... 109
6.5 Ver detalle de pago ............................................................. 112

7 CAMBIO DE EXAMEN ................................................................. 114


8 AYUDA .................................................................................... 116
Glosario

Trmino Descripcin
MEN Ministerio de Educacin Nacional.
Directorio nico de Instituciones
DUE educativas del MEN
El sistema integrado de matrcula
SIMAT es una herramienta que
permite organizar y controlar el
SIMAT proceso de matrcula en todas sus
etapas, as como tener una fuente
de informacin confiable y disponible
para la toma de decisiones.
PERFIL Tambin llamado Rol
PRE INSCRITO Estudiante ya ha diligenciado el
formulario, y pendiente de realizar el
pago del examen.
INSCRITO Estudiante que diligenci la
inscripcin, realiz el pago y tiene el
nmero de registro.
PERSONA NATURAL Usuario de evaluacin que no es
estudiante de una institucin de
educacin media.
PAGO AGRUPADO
Permite que el colegio recaude el
valor de la inscripcin de todos los
estudiantes y realice una sola
consignacin a favor del Icfes en la
Entidad bancaria autorizada,
asumiendo la responsabilidad de
que la consignacin se realice
oportunamente.

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1 Introduccin

El objetivo de este manual es orientar a las instituciones de educacin media y


a los estudiantes sobre el proceso de inscripcin al Examen de Estado Saber
11 y Pre Saber 11 teniendo las nuevas funcionalidades del sistema.

El Icfes ha cambiado su proceso de inscripcin. Tenga presente que durante el


proceso de registro se har primero la pre inscripcin y luego el pago, por esta
razn agradecemos lea cuidadosamente este manual.

Es responsabilidad del Rector de cada Institucin Educativa leer


cuidadosamente el procedimiento y verificar que las personas que harn parte
de este tienen clara la siguiente informacin que:

1. La inscripcin a los exmenes que realiza el Icfes est compuesta por


cuatro etapas:

i) Autenticacin
ii) Pre Inscripcin
iii) Pago
iv) Verificacin de la inscripcin.

Los interesados deben autenticarse mediante la creacin de un


usuario nico con el que ingresarn al sistema a travs de un solo
panel de control. Este usuario nico ser solicitado para la consulta de
citacin y para la consulta de resultados. Con el usuario nico se
ingresa al panel de control, si el usuario cumple con los requisitos para
inscribirse al examen de su inters se le generar un nmero de
referencia para el pago del valor del examen. La entidad financiera no
admitir pagos sin el respectivo nmero de referencia. Despus de
realizar el pago podr diligenciar el formulario de informacin personal y
socio demogrfica y luego de realizar esta inscripcin, se enviar un
correo de confirmacin de la inscripcin con el Nmero Registro.

2. Para inscribir estudiantes que son menores de edad, la institucin


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educativa debe informar a los padres de familia que, en cumplimiento
de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el
ICFES durante la inscripcin le solicitar a cada persona autorizacin
para tratar los datos personales que suministre, los cuales podrn ser
entregados a terceros que otorguen estmulos e incentivos a los
estudiantes con mejores resultados y para procesos de investigacin.
Por lo anterior, los menores de edad, deben tener la autorizacin
expresa de sus padres o representante legal facultando al ICFES para
entregar sus datos a terceros para incentivos o investigaciones
acadmicas y para recibir notificaciones relacionadas con la
convocatoria a la que se est inscribiendo. La Institucin ser
responsable de obtener y conservar dicha autorizacin. En los casos en
los que no haya autorizacin de los padres de familia o representante
legal de los menores, el estudiante debe informarlo en la inscripcin y la
institucin deber enviar al ICFES antes del cierre de las Inscripcines,
el listado de estudiantes que no autorizaron el tratamiento de sus datos
personales.

3. A partir de 2015, para inscribirse a las pruebas que realiza el Icfes


es necesario tener un usuario nico para autenticarse. La creacin
de usuarios nicos para la autenticacin en la plataforma de
inscripcin del Icfes se hace a travs del correo electrnico y busca
garantizar la seguridad de la informacin y facilitarle a las
personas, a travs de un solo panel de control, el acceso a la
consulta de la citacin y de los resultados de todas las pruebas que
presenten, as como a los servicios asociados con las pruebas.

4. Las instituciones educativas tienen la responsabilidad de reportar


en la plataforma del Icfes a los estudiantes que aspiran presentar
un examen y entregarles la contrasea temporal que les asign el
sistema, para que puedan crear el usuario nico e intransferible
con el que debern autenticarse a partir de ese momento en todas
las transacciones que realicen con el Icfes: inscripcin,
comprobacin de la inscripcin, consulta de la citacin, consulta del
resultado.

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2 Gestionar inscripcin
En el men principal seleccione la opcin GESTIONAR INSCRIPCIN. En la
seccin de cada examen, el sistema le desplegar una serie de pestaas con
las cuales puede verificar en qu etapa del proceso de inscripcin se encuentra
cada uno de sus estudiantes: matricula SIMAT, Aspirantes, Pre Inscritos, o
inscritos. Tambin podr verificar los casos reportados como privados de la
libertad y/o como discapacitados.

Ver. Manual del usuario Saber 11- Pre saber 11 Cmo crear Usuario
Icfes en Instituciones educativas? Nueva Sede Jornada

Para la inscripcin a Saber 11, el sistema mostrar una lista de los


estudiantes de ltimo grado aspirantes pre cargada de acuerdo con la
informacin del SIMAT, reportada un mes antes. Si no aparece ninguna lista
pre cargada, podr agregar estudiantes a travs de la carga masiva de un
archivo de Excel o ingresarlos uno a uno en la lista de aspirantes, con el fin de
avanzar en el proceso, no obstante, deber actualizar la informacin en
SIMAT para evitar dificultades en la publicacin de resultados.

Para la inscripcin a Pre Saber 11 no aparecer pre cargada ninguna lista en


MATRICULA SIMAT, por lo cual, el listado de aspirantes debe ser cargado por
la institucin. Para los dos exmenes podr realizar tareas como descargar
contraseas, cargar masivamente estudiantes, adicionar y retirar aspirantes,
cambio de examen, cambio de municipio, consulta de inscritos, consultar
movimientos, generar referencia de pago y reportar discapacitados. El detalle
de cada funcionalidad por cada pestaa se explica a continuacin.

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Pestaas de la Inscripcin:

Matrcula SIMAT: Lista que muestra los datos de matriculados en grado


11 y/o 26.
Aspirantes: Lista que corresponde al nmero de estudiantes pre
cargados de SIMAT confirmadas por la institucin como aspirantes, ms
las personas cargadas de forma masiva o cargadas una a una.
Pre Inscritos: Lista de estudiantes a los que ya realizaron el
diligenciamiento del formulario de inscripcin y estn pendientes por
realizar el pago de la inscripcin.
Inscritos: Lista de estudiantes que ya diligenciaron el formulario de
inscripcin y por lo tanto tienen un Nmero de Registro. Los estudiantes
que estn en esta lista sern citados al respectivo examen.

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2.1 MATRICULA SIMAT

En esta pestaa, las instituciones educativas que cuenten con la carga offline
se les pre carga el listado de MATRCULA SIMAT donde vern los nombres y
documentos de identidad. La Institucin educativa podr realizar las siguientes
acciones sobre esta lista:

Avance Inscripcin
Retiro de estudiantes (masivo)
Retirar estudiantes (uno a uno)
Validar SIMAT (masivo)
Pasar a lista de aspirantes (uno a uno)
Corregir Documento
Corregir Nombres
Consulta de movimientos de recaudo

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2.1.1 Avance Inscripcin

Al ejecutar la opcin de Avance Inscripcin puedo visualizar el conteo


de estudiantes por estado en cada una de las pestaas de la gestin de
inscripcin con el fin de hacer seguimiento y conocer el estado de
avance en el proceso.

Examinadores con inconsistencias


Numero de examinandos sin formulario
Numero de examinandos sin pago

2.1.2 Pasar a la lista de Aspirantes (uno a uno)

Por medio de esta accin se confirma que el estudiante est


matriculado en la institucin y que aspira inscribirse al examen, lo
puede realizar a travs de las acciones que se encuentran en la parte
derecha del nombre de cada estudiante.

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El sistema le solicitar diligenciar la siguiente informacin:

Fecha de Nacimiento
Correo electrnico
Gnero

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A continuacin de clic en el botn GUARDAR. El sistema le mostrar un
mensaje confirmando la adicin del estudiante a la lista de ASPIRANTES. De
clic en ACEPTAR.

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2.1.3 Validaciones del sistema

En el momento de adicionar un estudiante a la LISTA DE ASPIRANTES el


sistema realiza la bsqueda por documento en la base de datos del Icfes,
ejecutando las siguientes validaciones:

Estudiantes sin coincidencias con el documento. Si el documento de


identidad no aparece en la base de datos del Icfes, deber completar los
datos solicitados y el estudiante pasa a la lista de aspirantes y queda
vinculado a la Institucin Educativa
Estudiantes con coincidencias con el documento. Si presenta este caso el
sistema le mostrar una lista de coincidencias correspondiente al
documento de identidad ingresado. Si una de las coincidencias
corresponde seleccinelo, si no hay condiciones que restrinjan la
inscripcin el sistema lo agregar a la lista de aspirantes. Si selecciona
ninguno de las anteriores el sistema le solicita diligenciar la informacin
bsica, posteriormente el sistema lo agregar a la lista de aspirantes.

En los casos en que el documento de identidad de uno o ms


estudiantes presente conflicto con los datos que aparecen en las
base de datos del Icfes, se les notificar por correo y debern
presentar, lo antes posible, ante la Unidad de Atencin al
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Ciudadano, los soportes necesarios para corroborar su identidad
y as evitar inconvenientes para publicacin de su citacin al
examen.

El sistema no permite adicionar estudiantes que se encuentren


en estado retirado de la MATRCULA SIMAT para el mismo
examen, slo se puede adicionar siempre y cuando haya sido
retirado para otro examen diferente al que se desea inscribir o
haya sido retirado de la lista de matrcula de otra Institucin
educativa.

2.1.4 Retirar estudiantes (uno a uno)

Si el usuario desea retirar estudiantes que aparecen pre cargados en la


MATRICULA SIMAT o que fueron cargados por error en un archivo o
de manera individual, lo puede hacer a travs de las acciones que se
encuentran en la parte derecha del nombre de cada estudiante en
RETIRAR.

Cuando el estudiante que se va a retirar est en la lista de SIMAT, es necesario


seleccionar el MOTIVO DEL RETIRO.

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Si no se encuentra en el SIMAT, slo debe hacer clic en el botn RETIRAR de
la LISTA DE ASPIRANTES.

Confirme el retiro del estudiante de la MATRICULA SIMAT

2.1.5 Retiro de estudiantes (masivo)

La institucin educativa podr retirar de manera masiva estudiantes


desde las pestaa SIMAT, con el fin de depurar la lista de estudiantes
con los que decido avanzar en el proceso de inscripcin.

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Seleccione los estudiantes que desea retirar, y a continuacin seleccione la
opcin Retirar estudiantes en el panel superior. A continuacin el sistema le
presentara el siguiente mensaje, confirme el motivo del retiro de los
estudiantes y de clic en Retirar.

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Los motivos de retiro son los siguientes:

Al finalizar el proceso, el sistema le confirmara el retiro de estudiantes con


resultados sobre el proceso si fue exitoso o errneo. Para finalizar de clic en
Aceptar.

2.1.6 Validar SIMAT (masivo)

La institucin podr pasar de la lista SIMAT a la lista de ASPIRANTES


uno o ms estudiantes con la finalidad de poder optimizar el proceso de
registro a exmenes.

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Seleccione los estudiantes que desea pasar a la lista de aspirantes, y a
continuacin seleccione la opcin Validar SIMAT en el panel superior. A
continuacin el sistema le presentara el siguiente mensaje, confirme el
mensaje y de clic en Aceptar.

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Al finalizar el proceso, el sistema le confirmara la validacin de SIMAT con
resultados sobre el proceso si fue exitoso o errneo. Para finalizar de clic en
Aceptar.

2.1.7 Correccin de datos (Corregir Nombre Documento)

Si los datos de identidad de los estudiantes presentan alguna


inconsistencia, la institucin educativa podr realizar modificaciones en
el nombre o en el documento de identidad a travs de las acciones que
se encuentran en la parte derecha del nombre de cada estudiante ver
el numeral 4 Correccin de datos.

2.1.8 Consultar movimientos de recaudo

Para ingresar a la consulta de movimientos ingrese a la pantalla inicial


donde se encuentra disponible en cualquiera de los estados: Matricula
SIMAT, Aspirantes, Pre Inscritos e Inscritos. Seleccione el cono de
consulta de movimientos.
Ver numeral 6 Consultar movimientos de recaudo.

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2.2 ASPIRANTES

La pestaa ASPIRANTES ser visible para las instituciones educativas que


confirman estudiantes desde la lista de matrcula o que adicionan estudiantes
por medio de una carga masiva o uno a uno.

Las acciones que pueden realizar sobre esta lista son:

Agregar estudiantes (uno a uno)


Asignar ciudad masiva
Avance Inscripcin
Carga Masiva de estudiantes
Consulta de movimientos
Privados de la libertad
Cambio de Examen
Preinscribir
Reportar discapacidad
Retirar estudiante (uno a uno)
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Validar Informacin

2.2.1 Agregar aspirantes (uno a uno)

Esta funcionalidad le permite al usuario adicionar personas a la lista de


aspirantes que presentarn un examen.

Ingrese los datos del aspirante y de clic en BUSCAR.

El sistema vlida la informacin el documento de identidad de la persona y si


no encuentra Inscripcines anteriores con los mismos datos, solicita ingresar
los otros datos de identificacin, una vez que estn completos se da clic en
GUARDAR.

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El sistema confirmara que desea agregar un estudiante, como se muestra a
continuacin:

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El sistema le confirmara la informacin que la persona ha sido adicionada en la
lista de ASPIRANTES

El sistema vincular la persona a la Institucin educativa, la mostrar en la


pestaa ASPIRANTES.

En el momento de agregar el estudiante el sistema realiza unas


validaciones para garantizar la integridad de los datos.

Estudiantes sin coincidencias con el documento. Si el documento de


identidad no aparece en la base de datos del Icfes, el estudiante se
puede agregar a la lista de aspirantes.

Estudiantes con coincidencias con el documento. El sistema le mostrar


una lista de coincidencias correspondiente al documento de identidad
ingresado. Si una de las coincidencias corresponde seleccione la opcin
Agregar, si no hay condiciones que restrinjan la inscripcin el sistema lo
agregar a la lista de aspirantes. Si selecciona la accin Identidad no
corresponde significar que el nombre no corresponde con el
documento, as que deber validar un duplicado ver 4.3 Duplicado de
identidad.

2.2.2 Asignar ciudad masiva

La Institucin educativa podr seleccionar y asignar la ciudad de presentacin


al examen (departamento, municipio y zona) a sus estudiantes de manera
masiva con la finalidad de optimizar el proceso de Pre inscripcin al examen.

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Para este caso seleccione los estudiantes que requiere realizarle el proceso y
luego seleccione la opcin ASIGNAR CIUDAD MASIVA.

El sistema le presentara los datos de citacin para su diligenciamiento:

Departamento
Municipio
Zona

Diligencie los datos y para finalizar de clic en GUARDAR.

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2.2.3 Avance Inscripcin

Al ejecutar la opcin de Avance Inscripcin puedo visualizar el conteo


de estudiantes por estado en cada una de las pestaas de la gestin de
inscripcin con el fin de hacer seguimiento y conocer el estado de
avance en el proceso.

Examinadores con inconsistencias


Numero de examinandos sin formulario
Numero de examinandos sin pago

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2.2.4 Carga Masiva de estudiantes

Para agregar personas masivamente a la lista de aspirantes la Institucin


educativa debe descargar la plantilla en DESCARGAR PLANTILLA, la
cual se encuentra del cono de DESCARGA MASIVA y diligenciar los
campos de acuerdo con la siguiente informacin:

Primer apellido: escriba el primer apellido sin caracteres especiales


smbolos, este dato es obligatorio.
Segundo apellido: escriba el segundo apellido sin caracteres
especialessmbolos, este dato es obligatorio.
Primer nombre: escriba el primer nombre sin caracteres especiales
smbolos, ni espacios, este dato es obligatorio.
Otros nombres: escriba el segundo nombre u otros nombres sin
caracteres especialessmbolos.
Tipo de documento: seleccione uno de los tipos de documento si
adiciona uno diferente el archivo no pasar las validaciones de formato y
ser un proceso fallido. Este dato es obligatorio.
Nmero de documento: escriba el nmero de documento sin
caracteres especialessmbolos, ni espacios. Este dato es obligatorio.
Pas: seleccione uno de los pases de la lista, si adiciona uno diferente el
archivo no pasar las validaciones de formato y ser un proceso fallido.
Este dato es obligatorio.
Gnero: Masculino o Femenino. Este dato es obligatorio.
Fecha de nacimiento: formato fecha corta dd/mm/aaaa. Este dato es
obligatorio.
Correo electrnico: dato opcional.
Examen: seleccione el examen al que se inscribe el estudiante.
Grado: nicamente grado 11, 12 y 26 para Saber 11.

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Al aceptar los trminos y condiciones de uso y las responsabilidades derivadas,
de clic en Cerrar.

Descargue la plantilla en Excel haciendo clic en Descargar Plantilla

A continuacin se le presentara un mensaje de confirmacin de descarga del


archivo de Excel. Cuando habr en archivo deber habilitar las Macros en Excel
para su correcto funcionamiento.

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Abra la plantilla y diligencie los campos solicitados.

Cuando finalice de diligenciar la plantilla, guarde el archivo en su sistema local


y seleccione la opcin INICIAR PROCESO

Al iniciar el proceso de cargue de la plantilla, seleccione la opcin


SELECCIONAR PLANTILLA

Pgina 30 de 116
Luego, seleccione el archivo que ha guardado en su sistema local y haga clic
en el ICONO DE CARGAR ARCHIVO.

Cuando haya finalizado el sistema del proceso de carga del archivo, el sistema
le notificara que el archivo ha sido cargado correctamente. El sistema le
mostrara el siguiente mensaje informativo donde notificara que est realizando
la validacin del archivo. El sistema le proporcionara un Identificador el cual
podr consultar para ver el estado del proceso de cargue de la plantilla

Pgina 31 de 116
Cuando se haya cargado el archivo como adjunto, el sistema asignar un ID al
proceso, a manera de consecutivo para identificar la fecha y hora de carga de
cada archivo, as como el estado del proceso:

En Validacin: el archivo est en proceso de revisin de los datos


ingresados con el fin de detectar inconsistencias de formato.
Fallido: el archivo cargado no cumple con las especificaciones de
formato, verifique la informacin y crguelo nuevamente.
Validado Con Errores: el archivo fue procesado pero present
inconsistencias, deber consultar el reporte para ver las causas de las
inconsistencias.
Validado: el archivo fue procesado correctamente.

Pgina 32 de 116
Si en el momento de la validacin del archivo que se est
cargando, el sistema detecta que los datos de identificacin ya
aparecen en la base de datos del Icfes, los marcar con estado
PENDIENTE POR VALIDAR, para que la Institucin educativa
confirme la identidad del aspirante. Si el estudiante ya se
encuentra inscrito para el examen, el sistema mostrar si fue
registrado por la misma Institucin educativa o por otra
institucin.

El sistema realiza validaciones con el fin de garantizar la


consistencia de los datos y especificaciones de formato.
Recuerde que no debe tener errores de formato, presentar
duplicidad en el registro, o tener columnas vacas para que se
carguen los datos de manera exitosa.

Pgina 33 de 116
Haciendo clic en el NMERO DE IDENTIFICADOR (ID) podr realizar la
consulta y ver el estado de cada registro.

Tambin podr realizar la descarga de un archivo con el reporte completo de


los registros procesados, para esto de clic en DESCARGAR REPORTE

2.2.4.1 Consultar carga masiva

Se puede consultar el detalle de los archivos en estado VALIDADO, VALIDADO


CON ERRORES y FALLIDO. Los archivos que se encuentre en estado EN
VALIDACIN, no tienen activo el link de consulta.
Para ver un reporte detallado de los datos exitosos o inconsistentes se debe
situar el puntero del mouse en el ID PROCESO que desea revisar, all
encontrar el resumen del proceso:

Datos validados: Cantidad de registros que fueron ledos en el proceso


Datos exitosos: Cantidad de registros en estado fueron procesados
correctamente

Pgina 34 de 116
Datos Inconsistentes: Cantidad de registros en que no cumplen con
especificaciones de formato.

Se podr descargar un archivo con el reporte completo o aplicar el filtro por


estado.

Se puede descargar el reporte detallado en la opcin DESCARGAR REPORTE.


Esta opcin slo se encuentra habilitada para los archivos que son cargados
exitosamente o validados con errores. Se deben verificar los datos de los
archivos en estado FALLIDO para asegurar se cumplan con el formato de cada
uno de los campos. Para salir de reporte detallado se hace clic en el botn
VOLVER.

2.2.5 Consultar movimientos de recaudo

Para ingresar a la consulta de movimientos ingrese a la pantalla inicial


donde se encuentra disponible en cualquiera de los estados: Matricula
SIMAT, Aspirantes, Pre Inscritos e Inscritos. Seleccione el cono de
consulta de movimientos.

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Ver numeral 6 Consultar movimientos de recaudo.

2.2.6 Privados de la libertad

Si en la Institucin educativa hay estudiantes que se encuentren


privados de la libertad, podr reportarlos en el proceso de inscripcin y
podrn ser citados en el lugar de detencin. Para ello, en la lista de
aspirantes es necesario marcarlos como privados de la libertad, para
mayor informacin ver numeral 5 Asociar centro de reclusin.

2.2.7 Cambio de examen

Para realizar el cambio de examen ingrese a la pestaa Aspirantes,


ubique la persona que desea realizar el cambio de examen y en acciones
seleccione la opcin Cambio de Examen.
Ver numeral 6 Consultar movimientos de recaudo

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2.2.8 Pre Inscribir

Una vez que el estudiante se encuentra en el listado de ASPIRANTES


se debe continuar con el diligenciamiento del formulario de inscripcin
por parte de la Institucin educativa. Debe seleccionar la opcin
PREINSCRIBIR de la lista desplegable que aparece a la derecha del
nombre de cada persona.

2.2.8.1 Cmo diligenciar el formulario de inscripcin?

El sistema le presenta el contrato de inscripcin y las opciones ACEPTAR o


CANCELAR.

El formulario debe diligenciarse en su totalidad. En la primera parte se


debe especificar la informacin personal, datos de contacto, datos de citacin a

Pgina 37 de 116
la prueba. y si tiene algn tipo de discapacidad. Para mayor detalle ver 3
Reportar estudiante con discapacidad.

En la segunda parte diligencie la informacin de citacin a la prueba. Diligencie


la ciudad en que va a presentar el examen. Una vez diligenciado haga clic en
CONTINUAR.

Se recomienda revisar el municipio en el que se desea presentar


la prueba por cuanto esta informacin define las condiciones de
citacin. Por este motivo se solicita confirmar la opcin elegida
y diligenciar dos veces la informacin de manera coincidente

Para Pre inscribir un estudiante, en la pestaa de Pre Inscritos, ubique el


estudiante que desea inscribir y en Acciones seleccione la opcin Pre
Inscribir

Reglamentacin para la presentacin de los exmenes aplicados


por Icfes

El ICFES mediante Resolucin 068 de 2016, reglamenta los procedimientos de


registro, inscripcin, citacin y presentacin de exmenes. El aspirante a
registrase para presentar el examen, declara conocer y aceptar los trminos de
la resolucin al presionar ACEPTAR.

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2.2.8.2 Autorizacin representante legal

Su estudiante es menor de edad

Para inscribir estudiantes que son menores de edad, la institucin educativa


debe informar a los padres de familia que, en cumplimiento de la Ley 1581 de
2012 y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Icfes durante la
inscripcin le solicitar a cada persona autorizacin para tratar los datos
personales que suministre, los cuales podrn ser entregados a terceros que
otorguen estmulos e incentivos a los estudiantes con mejores resultados y
para procesos de investigacin. Por lo anterior, los menores de edad, debe
tener la autorizacin expresa de sus padres o representante legal facultando al
Icfes para entregar sus datos a terceros para incentivos o investigaciones
acadmicas y para recibir notificaciones relacionadas con la convocatoria a la
que se est inscribiendo. La Institucin ser responsable de obtener y
conservar dicha autorizacin. En los casos en los que no haya autorizacin de
los padres de familia o representante legal de los menores, el estudiante debe
informarlo en la inscripcin y la institucin deber enviar al Icfes antes del
cierre de las Inscripcines, el listado de estudiantes que no autorizaron el
tratamiento de sus datos personales.

Para llenar la primera parte de este formulario se debe contar con la


autorizacin del padre o representante legal del estudiante para
diligenciar los campos requeridos.
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Teniendo en cuenta la caracterstica masiva del examen ICFES SABER 11, la
entidad ha dispuesto que su correo electrnico ser el medio para notificarlo de
cualquier trmite o actuacin que se adelante y que est relacionada con dicho
examen. En caso de que no tenga correo electrnico, la notificacin personal
se har utilizando cualquier otro medio permitido por las leyes colombianas.
(Artculo 67 ley 1437 de 2011)

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Su estudiante es mayor de edad

2.2.8.3 Formulario de pre inscripcin examen de estado - Saber 11 -


Estudiante

La informacin a ingresar debe ser verdica y confiable pues de esta


depender la calidad del proceso. El Icfes se reserva el derecho de
verificar la veracidad de la informacin consignada. Cuando el Icfes
encuentre que se incluy informacin falsa, se presentaran las denuncias
respectivas por falsedad ante la Fiscala General de la Nacin.

Autorizacin Uso Informacin Personal

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Ley 1581 de 2012 y


Decreto 1377 de 2013. Durante la inscripcin, el ICFES recolectar,
almacenar, usar y circular datos personales para cumplir las
funciones sealadas en el artculo 12 de la Ley 1324 de 2009. Con
relacin a esos datos no se requiere de la autorizacin (Literal a, artculo
10 de la Ley 1581 de 2012). No obstante, se garantiza su uso de
conformidad con el manual de polticas y procedimientos de proteccin
de datos personales del ICFES.

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Sin embargo, el ICFES solicita su autorizacin con el fin de entregarla a
terceros que otorguen estmulos o incentivos a los estudiantes con
mejores resultados.

Como titular del dato personal, usted podr ejercer sus derechos a
conocer, actualizar, rectificar, modificar, acceder o solicitar la supresin
de un dato, revocar la autorizacin otorgada, mediante comunicacin a
travs del Mdulo de Atencin Electrnica del ICFES o por escrito dirigido
a la Calle 26 No. 69 - 76, Edificio Elemento, Torre 2, Piso 15, sin que
afecte el cumplimiento de las funciones legales de la entidad.

Al finalizar, conteste la pregunta:

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Autoriza la entrega de su informacin a terceros (Personas naturales o
jurdicas, entidades pblicas o privadas) que otorgan estmulos o incentivos a
los estudiantes con mejores resultados?

Responda SI o NO

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2.2.8.4 Informacin Personal

Diligencie todos los campos e informacin solicitada como se muestra a


continuacin:

Para llevar a cabo exmenes en el municipio de presentacin que usted


seleccione, se requiere como mnimo la inscripcin de 20 personas. De no
contar con este nmero, los inscritos sern citados a los municipios o ciudades
capitales ms cercanos.

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Al finalizar, de clic en Siguiente

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2.2.8.5 Resumen de la Pre Inscripcin

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Despus de registrar la informacin solicitada el sistema le muestra un
resumen de la inscripcin. Si la informacin requiere alguna modificacin
oprima CORREGIR DATOS, si por el contrario se encuentra correcta oprima
PRE INSCRIBIRSE.

Al finalizar el estudiante pasa de la lista de ASPIRANTES a la lista de PRE


INSCRITOS y quedara pendiente de realizar el pago de la inscripcin para
completar su proceso de Registro al Examen.

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Correo de confirmacin de la Pre inscripcin

Posteriormente, se enva un correo de confirmacin a la direccin electrnica


reportada en el formulario.

2.2.9 Reportar estudiantes con discapacidad

Para reportar estudiantes que presentan discapacidades la Institucin


educativa debe diligenciar el formulario de informacin de
discapacidades, puede hacerlo a travs de las acciones que se
encuentran en la parte derecha del nombre de cada estudiante. Para
mayor informacin ver 3 Reportar estudiante con discapacidad.

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2.2.10 Retirar estudiantes

Para retirar a sus Estudiantes en la lista de ASPIRANTES ver numeral


2.1.4 Retirar estudiantes donde se explica en detalle.

2.2.11 Validar Informacin

Permite solucionar conflictos de documento de identidad de un


aspirante con otra persona del sistema. Al momento de dar clic sobre la
accin el sistema muestra la informacin de la(s) personas con las que
est presentando el conflicto donde podr confirmar o no su identidad.
Ver detalle del proceso para la solucin de conflictos Numeral 4.3
Duplicado de identidad.

Seleccione en acciones la opcin que corresponda a su caso:

Identidad No corresponde
Agregar

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2.2.11.1Identidad no corresponde

Si selecciona la opcin Identidad No Corresponde, el sistema le solicitara


confirmacin del proceso, para continuar de clic en Aceptar.

A continuacin, el sistema le solicitara diligenciar su informacin personal, para


continuar de clic en Validar.

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Usted podr continuar con el proceso, el Icfes validara la informacin
ingresada cualquier inconsistencia le ser informada antes de la
publicacin

De clic en Continuar para avanzar con el proceso.

Por adjunte su documento de identidad escaneado como soporte para


realizar la correccin, recuerde que el documento digitalizado no debe
superar 5 MB en formato (jpg, jpeg, png)

Pgina 51 de 116
De clic en Seleccionar archivo y luego busque el archivo a adjuntar.

A continuacin de clic en Upload, para cargar el archivo en el sistema.

Pgina 52 de 116
El sistema le mostrara el nombre del archivo cargado, para finalizar de clic en
Aceptar.

2.2.11.2Agregar

Si selecciona la opcin Agregar, el sistema le solicitara confirmacin del


proceso, para continuar de clic en Aceptar.

Esta funcionalidad le permite al usuario adicionar personas a la lista de


aspirantes que presentarn un examen. Ver detalle en Numeral 2.2.1
Agregar aspirantes (uno a uno)

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2.3 PRE INSCRITOS

En esta pestaa encontrar la lista de los estudiantes que ya realizaron el


diligenciamiento del formulario de inscripcin y estn pendientes por pago de
la inscripcin.

Las acciones que pueden realizar sobre esta lista son:

Avance Inscripcin
Consultar movimientos de recaudo
Privados de la libertad
Referencia Grupo
Cambio de examen
Cambio de municipio
Ver detalle pago

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2.3.1 Avance Inscripcin

Al ejecutar la opcin de Avance Inscripcin puedo visualizar el conteo


de estudiantes por estado en cada una de las pestaas de la gestin de
inscripcin con el fin de hacer seguimiento y conocer el estado de
avance en el proceso.

Examinadores con inconsistencias


Numero de examinandos sin formulario
Numero de examinandos sin pago

2.3.2 Consultar movimientos de recaudo

Para ingresar a la consulta de movimientos ingrese a la pantalla inicial


donde se encuentra disponible en cualquiera de los estados: Matricula
SIMAT, Aspirantes, Pre Inscritos e Inscritos. Seleccione el cono de
consulta de movimientos.
Ver numeral 6 Consultar movimientos de recaudo.

2.3.3 Privados de la libertad

Si en la Institucin educativa hay estudiantes que se encuentren


privados de la libertad, podr reportarlos en el proceso de inscripcin y
podrn ser citados en el lugar de detencin. Para ello, en la lista de
aspirantes es necesario marcarlos como privados de la libertad, para
mayor informacin ver numeral 5 Asociar centro de reclusin
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2.3.4 Generar referencia de pago agrupada

Cuando la institucin educativa toma la decisin de asumir la


responsabilidad de hacer el pago del examen de uno, varios o todos
sus estudiantes, primero debe seleccionarlos desde la pestaa Pre
Inscritos y luego a travs de la opcin REFERENCIA GRUPO confirmar
la generacin del recibo para el pago en Banco Davivienda. Esta accin
se puede realizar, siempre y cuando exista un perodo activo de
recaudo.

A continuacin, el sistema presentar una pantalla con la informacin asociada


a la referencia de pago agrupada tal como: datos de la institucin, tarifa a
pagar y nmero de estudiantes seleccionados. Oprima CONTINUAR para
generar la referencia de pago o seleccione VOLVER si desea realizar alguna
correccin.

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Se pueden generar cuantas referencias de pago se requieran,
hasta que la Institucin complete la inscripcin de todos los
estudiantes de la lista a inscribir. Para poder realizar esta
actividad, la informacin de los estudiantes seleccionados debe
haber sido registrada completamente en el formulario de
inscripcin, ya sea por el estudiante o por la institucin.

Si est de acuerdo con los datos presentados, seleccione CONTINUAR y se


emitir la referencia de tipo Agrupada con un nmero nico, por la cantidad de
aspirantes seleccionados y un valor total a pagar. En caso de tener saldo
disponible, adicionalmente se le mostrarn los campos: Valor total y Saldo a
favor. En cualquier momento, antes de confirmar la referencia de pago
generada, se puede retornar a la lista de ASPIRANTES.

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Luego se visualizan los estudiantes que han sido seleccionados y han quedado
agrupados en la referencia de pago institucional con el icono que se visualiza a
continuacin.

2.3.4.1 Generar referencia con saldo a favor

Al generarse una referencia de pago agrupada, si la institucin educativa tiene


saldo disponible, el sistema le permitir usarlo como un saldo a favor que
descontar del valor total a pagar que figura en la misma.

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Si el saldo a favor cubre todo el valor a pagar de la referencia el registro del
pago ser efectuado automticamente. La informacin de saldos y
movimientos quedar actualizada para su respectiva consulta y el estado de
los estudiantes de la lista INSCRITOS.

El sistema siempre har uso del saldo disponible en el momento


de generar una referencia de pago agrupada.

2.3.4.2 Seleccin de medio de pago de referencia

Al terminar el paso anterior - Generar Referencia de Pago Agrupada- el


sistema le permitir realizar el pago inmediatamente despus de su
generacin. Para este caso seleccione el medio de pago (en lnea o en banco)
que prefiera para realizar su pago:

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1

3 4

1. Valide el Nombre de la Institucin Educativa


2. Valide el Numero de Referencia de Pago
3. Seleccione el icono de PDF para realizar pago por ventanilla de
banco
4. Seleccione el icono PSE para realizar el pago por medio
electrnico
5. Si lo requiere, se encuentra el Botn de VOLVER si necesita ir al
Men Anterior

Recuerde que la generacin de la referencia de pago no es suficiente


para obtener la citacin al examen. Para completar el proceso debe
realizar el pago dentro de los plazos establecidos.

Tambin podr retomar el pago de una referencia que no se pag


inmediatamente despus de su generacin a travs de la CONSULTA DE

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MOVIMIENTOS. El ingreso se encuentra descrito en el punto 6 Consultar
movimientos de recaudo. Al ingresar deber seleccionar en acciones el
PAGO DE REFERENCIA AGRUPADA.

2.3.4.3 Pago por ventanilla de banco

Al seleccionar la opcin de pago en ventanilla por banco, el sistema


mostrara un mensaje de confirmacin, haga clic en Continuar.

A continuacin el sistema le permitir descargar el instructivo con el


nombre del agrupador, el Nmero nico de la Referencia, el
servicio/concepto el cual debe corresponder con el nombre del examen,
la fecha lmite de pago y el valor total a pagar.

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2.3.4.4 Formato de instructivo de pago en banco

Al descargar el archivo de PDF, el instructivo ser de la siguiente manera:

1
1
1

3 2

4
5

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1. Instructivo de pago
2. Numero de Referencia de pago
3. Cdigo de Barras
4. Comprobante para el Banco
5. Valor a Pagar
6. Corte Aqu
7. Valor a Pagar
8. Comprobante para la Institucin Educativa

Una vez efectuado el pago, se realiza el registro en el sistema de acuerdo con


el tiempo establecido para pago en banco el cual es de 24 horas. Al final, el
estado de los aspirantes relacionados en la referencia de pago cambia de Pre-
Inscrito a Inscrito y se actualizan los saldos y movimientos de la institucin
educativa, as como el de la referencia, para que aparezca PAGADA. Al
terminar la actividad, se generar el Nmero de Registro y se enva un
correo de confirmacin de inscripcin a los estudiantes asociados a la
referencia y otro de confirmacin de pago a la institucin.

2.3.4.5 Pago por medio electrnico (PSE)

Cuando se elige el pago electrnico (PSE con cuenta de ahorros o cuenta


corriente), el sistema redirige a la institucin educativa a la pgina del
sistema de pagos en lnea, en donde podr ingresar los datos de la
cuenta para debitar el valor de la referencia generada y obtener
respuesta de la transaccin (rechazada-aprobada).

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Para los pagos en lnea, el sistema no generar un instructivo de pago.
Solo deber ingresar los datos de la cuenta desde la cual se va a
debitar el valor. (No se aceptan pagos tarjeta de crdito).

2.3.4.6 Listado de operaciones por pago en lnea

Al seleccionar VER OPERACIONES en la Consulta de Movimientos, se podr


consultar el estado de su transaccin donde verificara si su transaccin fue
aprobada o rechazada.

2.3.4.7 Correo de confirmacion del Pago

Posteriormente, al finalizar el proceso de pago, el sistema enva un correo de


confirmacin a la direccin electrnica reportada en el formulario con el
Nmero de Registro.

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2.3.5 Cambio de examen

Para realizar el cambio de examen ingrese a la pestaa Aspirantes,


ubique la persona que desea realizar el cambio de examen y en acciones
seleccione la opcin Cambio de Examen. Ver numeral 7 Cambio de
examen.

2.3.6 Cambio de municipio

Puede realizar el cambiar la ciudad de presentacin seleccionando la


opcin CAMBIO DE MUNICIPIO de las lista de acciones que se
encuentra a la derecha del nombre de cada estudiante. Para que las
modificaciones sean grabadas exitosamente recuerde que:

El perodo de modificacin debe estar activo, es decir, que la


modificacin se debe hacer antes del cierre de la convocatoria.

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Para continuar con el proceso se debe dar clic en el botn MODIFICAR. A
continuacin se despliegan los datos del inscrito, se le muestra la ciudad de
preferencia donde presentar el examen, y se le solicita confirmar el
departamento, municipio y zona.

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Para finalizar el proceso se debe dar clic en el botn ACTUALIZAR.

Para confirmar los cambio de clic en Aceptar.

Tenga presente que solo podr modificar una sola vez la ciudad
de presentacin. Para llevar a cabo exmenes en un municipio
se requiere como mnimo la inscripcin de 20 personas. De no
contar con este nmero, los inscritos sern citados en los
municipios o ciudades capitales ms cercanos.

Si la informacin es correcta d clic MODIFICAR. Se despliega la siguiente


pantalla con el resumen de la informacin para la presentacin del examen.

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2.3.7 Privados de la libertad

Si en su Institucin educativa hay estudiantes que se encuentren


privados de la libertad, podr reportarlos en el proceso de inscripcin y
podrn ser citados en el lugar de detencin. Para ello debe marcarlos
como privados de la libertad, ver numeral 5 Asociar centro de
reclusin.

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2.4 INSCRITOS

En esta pestaa encontrar la lista de los estudiantes que han realizado el


pago de la inscripcin y que han diligenciado el formulario de inscripcin en su
totalidad.

Las acciones que pueden realizar sobre esta lista son:

Avance Inscripcin
Consultar movimientos de recaudo
Descargar lista de inscritos
Privados de la libertad
Cambio de Municipio
Consultar Inscripcin
Corregir Nombres
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Corregir Documento
Ver detalle pago

2.4.1 Avance Inscripcin

Al ejecutar la opcin de Avance Inscripcin puedo visualizar el conteo


de estudiantes por estado en cada una de las pestaas de la gestin de
inscripcin con el fin de hacer seguimiento y conocer el estado de
avance en el proceso.

Examinadores con inconsistencias


Numero de examinandos sin formulario
Numero de examinandos sin pago

2.4.2 Consultar movimientos de recaudo

Para ingresar a la consulta de movimientos ingrese a la pantalla inicial


donde se encuentra disponible en cualquiera de los estados: Matricula
SIMAT, Aspirantes, Pre Inscritos e Inscritos. Seleccione el cono de
consulta de movimientos.
Ver numeral 6 Consultar movimientos de recaudo.

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2.4.3 Descargar lista de inscritos

La institucin educativa desde la pestaa de Inscritos al examen, puede


descargar listado de inscritos, el sistema generara un archivo (formato PDF o
Excel), con la siguiente informacin:

Tipo documento
Nmero de documento
Primer Apellido
Segundo Apellido
Primer Nombre
Segundo Nombre
Nmero de registro
Departamento
Municipio
Zona

Seleccione el tipo de formato de descarga, PDF o Excel

A continuacin el sistema realizara la descarga del archivo en el formato


solicitado.

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2.4.4 Privados de la libertad

Si en su Institucin educativa hay estudiantes que se encuentren privados


de la libertad, podr reportarlos en el proceso de inscripcin y podrn ser
citados en el lugar de detencin. Para ello debe marcarlos como privados
de la libertad, ver numeral 5 Asociar centro de reclusin.

2.4.5 Cambio de municipio

Si requiere cambiarla ciudad de presentacin de sus estudiantes lo


puede realizarseleccionando la opcin CAMBIO DE MUNICIPIO de las
lista de acciones que se encuentra a la derecha del nombre de cada
estudiante, ver numeral 2.3.6 Cambio de municipio.

2.4.6 Consultar resumen de inscripcin

Permite a la Institucin educativa consultar la inscripcin de un


estudiante que se encuentre inscrito a un examen en el periodo vigente
a la aplicacin.

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Si desea puede descargar el resumen a un PDF a travs del icono
DESCARGAR

2.4.7 Correccin de datos (Corregir Nombre Documento)

Si los datos de identidad de los estudiantes presentan alguna


inconsistencia, la institucin educativa podr realizar modificaciones en
el nombre o en el documento de identidad a travs de las acciones que
se encuentran en la parte derecha del nombre de cada estudiante ver
el numeral 4 Correccin de datos.

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3 Reportar estudiante con discapacidad
Si la Institucin educativa desea diligenciar el formulario de
discapacidades de sus estudiantes puede ingresar a travs de la lista
de aspirantes, seleccionando por cada aspirante la accin de
REGISTRAR DISCAPACIDAD.

Tambin se puede reportar la discapacidad en el formulario de inscripcin


individual, seleccionando la opcin SI en la pregunta tiene usted alguna
discapacidad?, posteriormente se desplegarn las opciones para ingresar la
descripcin del tipo de apoyo que se requiere.

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En este caso se debe especificar el tipo de discapacidad y el tipo de apoyo
requerido segn se ofrezca para presentar la prueba.

A continuacin, usted podr seleccionar el tipo de discapacidad que presenta y


describir los detalles de la misma para que el ICFES pueda establecer si
procede a la asignacin de un apoyo y de qu tipo para el da del examen. De
acuerdo con el Decreto No. 366 de febrero de 2009 las discapacidades son:
Invidente, sordo, motriz y cognitivo (sndrome de Down y/o Autismo).

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Lea con detenimiento cada pregunta que se realiza, respondiendo Si o No
segn corresponda.

3.1 Discapacidad Motriz


La primera pregunta es si es una persona con discapacidad motriz.

Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el


apoyo y un campo de texto para que describa detalladamente la discapacidad
del examinando.

Si responde negativamente, y en la pregunta El inscrito tiene otra


discapacidad? selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema no le
permitir avanzar en el formulario, de lo contrario, si responde que tiene
otra discapacidad pasa a la pregunta sobre discapacidad Invidente.

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Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar
CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es)
seleccionada(s):

Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona


CONTINUAR, pasa a la pregunta de la siguiente discapacidad.

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3.2 Discapacidad Invidente
La segunda pregunta es si la persona tiene la discapacidad Invidente

Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el


apoyo y un campo de texto para que se describa detalladamente la
discapacidad del examinando.

Si responde negativamente, y en la pregunta El inscrito tiene otra


discapacidad? Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema
no le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario, si responde
que tiene otra discapacidad pasa a la pregunta sobre discapacidad
sordo.

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Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar
CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es)
seleccionada(s):

Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona


CONTINUAR, pasa a la pregunta sobre discapacidad sordo.

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3.3 Discapacidad Sordo
La tercera pregunta es si es una persona con discapacidad sordo.

Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el


apoyo y un campo de texto para que se describa detalladamente la
discapacidad del examinando.

Si responde negativamente, y en la pregunta El inscrito tiene otra


discapacidad? Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema no
le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario, si responde que
tiene otra discapacidad pasa a la pregunta sobre discapacidad
Sndrome de Down.

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En las pruebas Saber 11, Pre Saber y Validacin del Bachillerato, las personas
que presenten discapacidad auditiva y requieran intrprete, deben inscribirse
en las convocatorias generales pero presentarn una prueba por computador
diseada en coordinacin con el INSOR, en una fecha distinta. Quienes
requieran presentar las mencionadas pruebas en las fechas previstas para la
poblacin general, debern tener en cuenta que no habr disponibilidad de
intrprete.

Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar


CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es)
seleccionada(s):

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Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona
CONTINUAR, pasa a la pregunta sobre discapacidad Sndrome de Down.

3.4 Discapacidad Sndrome de Down


La cuarta pregunta es si la persona tiene la discapacidad Sndrome de Down

Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el


apoyo y un campo de texto para que se describa detalladamente la
discapacidad del examinando.

Si responde negativamente, y en la pregunta El inscrito tiene otra


discapacidad? Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema
no le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario, si responde
que tiene otra discapacidad pasa a la pregunta sobre discapacidad
autismo.

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Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar
CONTINUAR aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es)
seleccionada(s):

Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona


CONTINUAR, pasa a la pregunta sobre discapacidad autismo.

3.5 Discapacidad Autismo


La quinta pregunta es si es una persona con discapacidad autismo.

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Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el
apoyo y un campo de texto para que se describa detalladamente la
discapacidad del examinando.

Si responde negativamente, y no tiene seleccionada otra discapacidad el


sistema no le permitir avanzar en el formulario, de lo contrario, si tiene
otra discapacidad seleccionada pasa al cuadro con el resumen de las
discapacidades.

En el resumen de discapacidades se muestra el detalle de la discapacidad y el


tipo de apoyo.

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Al seleccionar SI en el cuadro de resumen se retorna a la lista de aspirantes
donde se ver reflejado el discapacitado, o al formulario de inscripcin,
segn desde donde se haya hecho el proceso de registro de la informacin.

La visualizacin del estudiante con discapacidad se mostrar en la lista de


aspirantes a travs de un icono o en el formulario en el resumen de la
inscripcin. A continuacin como se vern las respectivas pantallas.

Lista de Aspirantes:

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4 Correccin de datos
Si desea presentar un examen para Pre Saber, Saber 11 por medio de una
Institucin Educativa y los datos como nombre o nmero de identificacin no
son correctos o completos, puede realizar modificaciones para los siguientes
casos:

Correccin de nombre: permite realizar correcciones ortogrficas, en


donde puede escribir nombres y apellidos en caso de que los registrados
en el sistema no estn correctos.
Correccin de documento: Permite hacer correcciones sobre el
nmero o el tipo de documento de identidad.

4.1 Correccin de nombre

Este proceso se puede realizar cuando los estudiantes estn cargados en la


MATRICULA SIMAT o cuando se encuentran INSCRITOS.

Matricula SIMAT: si el documento de identidad del estudiante no est


registrado en la base de datos del Icfes el sistema le permite realizar
un reordenamiento (intercambio de nombres y/o apellidos), completarlo
hacer correcciones ortogrficas de nombres y apellidos para ser
agregado a la lista de aspirantes.

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A continuacin podr reordenar, completar y hacer correcciones a sus nombres
y apellidos

Cuando haya culmina esta accin de clic en guardar, a continuacin se


desplegara un mensaje de confirmacin.

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Al confirmar la accin, el sistema le notificara que los datos fueron actualizados
exitosamente.

Recuerde que si ya ha registrado una modificacion de los


nombre, el sistema no le permitir realizar ms cambios . Por
favor comunquese en Bogot al nmero telefnico 484 1460
LNEA GRATUITA NACIONAL 018000 519535 o reporte el caso
en el mdulo de Atencin en Lnea del Icfes

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Si el sistema encuentra coincidencias del documento de identidad con
informacin ya registrada en la base de datos del Icfes y se seleccion una de
las opciones de la lista de coincidencias, el sistema le solicitar actualizar datos
de la informacin bsica y lo agregar a la lista de aspirantes.

Si el sistema encuentra coincidencias del documento de identidad y


el usuario seleccion la opcin NINGUNO DE LOS ANTERIORES, el
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sistema le permite hacer las correcciones siempre y cuando se cumplan
las condiciones descritas en el numeral 4.3. Duplicado de Identidad.

Inscritos: El usuario selecciona corregir nombre, el sistema le muestra


una pantalla donde podr reordenar, completar y hacer correcciones a
sus nombres y apellidos, seleccione a continuacin GUARDAR, el
sistema realiza las validaciones y si las cumple le muestra un mensaje
de confirmacin, a continuacin de ACEPTAR.

Recuerde que los periodos de correccin de datos permanecen


activos durante los periodos de inscripcin hasta antes de la
generacin de material. Y luego estar abierta nuevamente un
da despus de la aplicacin de la prueba hasta una semana
antes de la publicacin de resultados.

4.2 Correccin de documento de identidad

Permite al usuario registrar una correccin de documento de forma total o


parcial. Este proceso se puede realizar por:

Matrcula SIMAT: donde el documento corregido del matriculado no


est registrado en la base de datos del Icfes. Ingrese el nmero de
documento de identidad correcto y a continuacin de clic en VALIDAR
INFORMACIN.

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El sistema le solicita adjuntar el documento de identidad escaneado como
soporte para el trmite de correccin.

Por adjunte su documento de identidad escaneado como soporte para


realizar la correccin, recuerde que el documento digitalizado no debe
superar 5 MB en formato (jpg, jpeg, png)

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De clic en Seleccionar archivo y luego busque el archivo a adjuntar.

A continuacin de clic en Upload, para cargar el archivo en el sistema.

El sistema le mostrara el nombre del archivo cargado, para finalizar de clic en


Aceptar.

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Cuando se intente realizar una correccin de documento por ms de 2
dgitos el sistema mostrara un mensaje de advertencia donde notificara
que no es vlida la correccin y debe realizarse directamente en la
Unidad de Atencin al Ciudadano.

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Si el sistema encuentra coincidencias del documento de identidad y
el usuario selecciona uno de la lista el sistema realiza las validaciones, si
las cumple, pasa a actualizar datos de la informacin bsica.

Si el sistema encuentra coincidencias del documento de identidad y


el usuario seleccion la opcin de NINGUNO DE LOS ANTERIORES, el
sistema le permitir hacer las correcciones siempre y cuando se cumplan
las condiciones descritas en el numeral 4.3 Duplicado de identidad.

Inscritos por la Institucin educativa: donde el documento corregido


no est registrado en la base de datos del Icfes el sistema actualiza
la informacin.

Inscritos por la Institucin educativa: donde el documento corregido


est registrado en la base de datos del Icfes. SI encuentra
coincidencias el sistema le solicita adjuntar el soporte del documento; el
Icfes revisar la solicitud y cuando sea verificada se le tramitar el
cambio.

Recuerde adjuntar su documento de identidad escaneado como


soporte para realizar la correccin

4.3 Duplicado de identidad

El duplicado de identidad se presenta cuando un estudiante, en el momento de


iniciar el proceso de inscripcin (Matrcula SIMAT, Inscritos), recibe una
notificacin de que el sistema encontr en la base de datos el mismo nmero
de documento pero asociado a otros nombre y/o apellidos, por lo cual el
sistema le solicitar diligenciar la informacin bsica y le permitir realizar el
registro, generando un duplicado de documento.

Seleccione una de las opciones que presenta el sistema a continuacin.

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4.3.1 Identidad no corresponde

Si selecciona la opcin Identidad No Corresponde, el sistema le solicitara


confirmacin del proceso, para continuar de clic en Aceptar.

A continuacin, el sistema le solicitara diligenciar su informacin personal, para


continuar de clic en Validar.

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Usted podr continuar con el proceso, el Icfes validara la informacin
ingresada cualquier inconsistencia le ser informada antes de la
publicacin

De clic en Continuar para avanzar con el proceso.

Por adjunte su documento de identidad escaneado como soporte para


realizar la correccin, recuerde que el documento digitalizado no debe
superar 5 MB en formato (jpg, jpeg, png)

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De clic en Seleccionar archivo y luego busque el archivo a adjuntar.

A continuacin de clic en Upload, para cargar el archivo en el sistema.

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El sistema le mostrara el nombre del archivo cargado, para finalizar de clic en
Aceptar.

Recuerde que si ya ha registrado una modificacin de los nombre, el


sistema no le permitir realizar ms cambios. Por favor comunquese
en Bogot al nmero telefnico 484 14600o a la LNEA GRATUITA
NACIONAL 018000 519535 o reporte el caso en el mdulo de Atencin
en Lnea del ICFES.

Luego de validar la informacin. El estudiante quedar agregado a la lista de


aspirantes, para que contine con el proceso normal de inscripcin pero deber
enviar el caso a la Unidad de Atencin al Ciudadano del Icfes.

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4.3.2 Agregar

Si selecciona la opcin Agregar, el sistema le solicitara confirmacin del


proceso, para continuar de clic en Aceptar.

Esta funcionalidad le permite al usuario adicionar personas a la lista de


aspirantes que presentarn un examen. Ver detalle en Numeral 2.2.1
Agregar aspirantes (uno a uno)

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5 Asociar centro de reclusin
Permite al Institucin educativa reportar a los estudiantes privados de la
libertad que se encuentran vinculadas a su institucin indicando el sitio donde
se encuentran recluidos para su respectiva citacin al examen.

Solo podr reportar estudiantes que se encuentren en


correccionales.

Para seleccionar los estudiantes que se encuentra privados de la libertad lo


puede realizar en las siguientes listas del panel de control:

ASPIRANTES
PRE INSCRITOS
INSCRITOS

El usuario observa uno o ms estudiantes que debe reportar como privados de


la libertad, los selecciona y luego da clic en la accin general PRIVADOS DE LA
LIBERTAD. El sistema despliega la siguiente ventana.

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Diligencie la informacin solicitada como administrador del sitio, centro de
reclusin y observaciones sobre el caso y de clic en Guardar. Las personas
seleccionadas quedan marcadas como privados de la libertad. Al confirmar la
informacin, el sistema le presentar la siguiente pantalla donde notificar que
la informacin registrada ser validada por el Icfes.

El Icfes validar la informacin suministrada y le informar para que


consulte su citacin.
Si el estudiante ya estaba registrado o inscrito se actualizar la ciudad
de presentacin del examen y el sitio de citacin ser el
Establecimiento penitenciario seleccionado.
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6 Consultar movimientos de recaudo
Para ingresar a la consulta de movimientos ingrese a la pantalla inicial donde
se encuentra disponible en cualquiera de los estados: Matricula SIMAT,
Aspirantes, Pre Inscritos e Inscritos. Seleccione el cono de CONSULTA
DE MOVIMIENTOS como se muestra a continuacin:

Al seleccionar la consulta de movimientos, se presenta la informacin de


fechas y tarifas de los diferentes periodos del recaudo, la informacin de los
saldos, las referencias de pago generadas, las acciones disponibles para estas
referencias y la informacin de otros movimientos registrados en el sistema.

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Si las referencias presentadas en esta consulta no han sido pagadas, dentro de
las acciones disponibles estar la de descarga de instructivo de pago en banco.

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6.1 Referencias que usan saldo a favor

Si la institucin tiene saldo a favor, al seleccionar $ se reflejar el valor del


saldo a favor y el valor total a pagar de la referencia.

6.2 Referencias prximas a expirar


En la consulta de movimientos tambin se visualizan las referencias de pago
generadas que estn prximas a expirar como se demuestra a continuacin.

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6.2.1 Alerta de referencias pagadas sin usar y a punto de expirar

Faltando 72 horas para que finalice el perodo ordinario o extraordinario, se


enviarn alertas al correo electrnico reportando al usuario, que la referencia
que se pag est prxima a expirar y que debe usar para completar la
inscripcin al examen.

Si el perodo a expirar es el Ordinario: se enviar un mensaje con la


siguiente informacin Una o varias referencias pagadas,
correspondientes a X estudiantes, expirarn en X das. Despus de este
tiempo deber generar una nueva referencia con tarifa de perodo
extraordinario. Mayor detalle en la opcin Consultar movimientos.
Mayor detalle en la opcin CONSULTAR MOVIMIENTOS.

Nota: Recuerde que para generar una referencia de pago grupal, no es


necesario tener la totalidad de aspirantes. En la medida en que adicione
estudiantes, podr generar nuevos recibos de pago a travs de la opcin
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referencia grupal, hasta completar la totalidad de estudiantes de su
Institucin que van a presentar las pruebas.

Si el perodo a expirar es el Extraordinario: se enviar un mensaje


con la siguiente informacin Una o varias referencias pagadas expirarn
en [No. de das que faltan para que termine el perodo de recaudo
extraordinario] das. Deber realizar el pago antes de finalizar el periodo
extraordinario o sus estudiantes no quedarn inscritos. Mayor detalle en
la opcin: Consultar movimientos. Mayor detalle en la opcin
CONSULTAR MOVIMIENTOS

6.2.2 Expiracin de referencias vencidas

Cuando una referencia expire, se le notificar acerca del cambio de estado y se


le advertir que esta referencia no puede ser usada y el saldo est disponible
nuevamente para la Institucin educativa. Si la referencia fue emitida en
periodo ordinario, se le informar que debe generar una nueva referencia con
tarifa de perodo extraordinario, mediante la CONSULTA DE MOVIMIENTOS.
Si la referencia fue generada en periodo extraordinario, se le informar que no
fue posible realizar la inscripcin de la(s) persona(s) asociada(s).

Los pagos que se realicen de manera presencial y en horario adicional


del ltimo da de recaudo ordinario, ingresarn al sistema como pagos
realizados en el siguiente da hbil a la fecha de la consignacin, motivo
por el cual la inscripcin no quedar activa en perodo ordinario.

En estos casos, el valor consignado ser abonado como saldo disponible


para que el usuario pueda generar un nuevo nmero de referencia por el
excedente y as poder completar el valor de la tarifa extraordinaria y
realizar la inscripcin.

Los pagos que se realicen en la entidad bancaria sin el respectivo


nmero de referencia no podrn ser asociados a una persona, por lo
tanto es indispensable realizar el registro antes de consignar.

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6.3 Consultar los estudiantes asociados a referencia grupal

Al seleccionar un Nmero de referencia en la columna No Movimiento,


se despliega una tabla donde se pueden consultar (los) estudiante(s)
asociado(s) a la(s) referencia(s) con la informacin del documento, los
nombres y los apellidos.

6.4 Anular referencia de pago

En la Consulta de Movimientos, se puede anular una o varias referencias


que se encuentran en estado No Pagada. En este caso, seleccione la
referencia de pago para desmarcar los estudiantes que estn asociados a la
referencia y luego seleccione ANULAR.

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Posteriormente se presentar un mensaje de advertencia, confirmando si est
seguro de anular las referencias seleccionadas

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El estado de la referencia pasa a Anulada, quedando deshabilitada para un
uso posterior. Si intenta anular una referencia de pago que ya cuenta con un
instructivo generado, se informar que debe destruir el documento y evitar su
pago.

Recuerde que al anular una referencia los estudiantes previamente


asociados perdern su vnculo con la misma y quedarn en estado
Aspirantes sin ninguna referencia relacionada.

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6.5 Ver detalle de pago

En la lista de estudiantes, en la pestaa de PRE INSCRITOS o INSCRITOS


puede visualizar el detalle de las operaciones en estado pagadas donde se
presenta la informacin de estado, tipo, nmero de documento y nmero de
referencia.

Seleccione en Acciones, la opcin de Ver Detalle Pago, a continuacin se


desplegar una ventana con la informacin correspondiente a estado, tipo,
nmero de documento y nmero de referencia.

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7 Cambio de examen

Para realizar el cambio de examen ingrese a la pestaa Aspirantes, ubique la


persona que desea realizar el cambio de examen y en acciones seleccione la
opcin Cambio de Examen.

La funcionalidad de cambio de examen a travs del sistema PRISMA


solo podr realizar antes de realizar el pago de la referencia de
pago.

A continuacin el sistema le desplegar la siguiente ventana con la opcin que


tiene el estudiante para realizar el cambio de examen. Seleccione el examen al
cual desea realizar el cambio y de clic en Cambiar Examen.

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El sistema le notificar la informacin del cambio exitoso de examen, el
estudiante ahora se encontrar en la pestaa del examen al cual realiz el
cambio de examen.

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8 Ayuda

En www.icfesinteractivo.gov.co, haga clic en el botn de AYUDA, all podr


encontrar el manual de usuario el cual puede consultar o descargar para
realizar el proceso de inscripcin. Este manual se detalla paso a paso el
proceso que debe desarrollar para su inscripcin. Adems encontrar
informacin, normas y documentacin necesarias para que conozca y utilice
adecuadamente la aplicacin PRISMA del Icfes.

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