PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.

SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
PD03 AUDITORAS INTERNAS.
JAN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE LA CALIDAD DE LOS

SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAN

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO:

AUDITORAS INTERNAS.

CDIGO: PD 03
FECHA: 17/02/2015
REVISIN: 04

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.

PD 03. AUDITORAS INTERNAS.

Control de documentacin.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Gerencia con Coordinacin Vicerrectorado Responsable de la Consejo de Direccin.
Tcnica del Servicio de Calidad
Planificacin y Evaluacin.
Nombre: Nombre: Nombre:
Jorge Delgado Garca Manuel Parras Rosa
Cargo: Cargo: Cargo:
Gerente Vicerrector Rector
Fecha: Fecha: Fecha:
Ciclo de gestin (9/02/2015) 09/02/2015 16/02/2015
Firma: Firma: Firma:

Edicin. N.: 04 Fecha de entrada en vigor: 17/02/2015

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ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO.

PORTADA.
CONTROL DE DOCUMENTACIN.
HISTORIAL DE MODIFICACIONES.
1.- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN.
2.- REFERENCIAS.
3.- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES.
4.- DESARROLLO.
4.1. RESPONSABILIDADES.
4.2. PLANIFICACIN DEL PLAN DE AUDITORA INTERNA.
4.3. EQUIPO AUDITOR.
4.4. PROGRAMA DE AUDITORAS.
4.5. REALIZACIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA.
4.6. ACTIVIDADES DE CIERRE DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA.
4.7. INFORMES DE AUDITORA.
4.8. PROTOCOLO DE AUDITORA INTERNA.

5.- REGISTROS.

HISTORIAL DE MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACIN DEL PROCESO.

VERSIN FECHA DE VIGENCIA APARTADO MODIFICADO MODIFICACIN REALIZADA

1 01/02/2011
2 20/03/2012
3 24/02/2014
4 17/02/2015
Todos Creacin del Documento
Todos los apartados Revisin General
2.- Referencias Actualizacin Norma ISO
4.-Desarrollo Nuevo apartado: 4.8 Protocolo de
Auditora Interna

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1.- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN.

El procedimiento PD 03 tiene por objeto establecer el proceso a seguir por el SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD DE JAN (SIGC-SUA) para la
planificacin, la realizacin y seguimiento de auditoras internas.

Las auditoras internas se utilizan para determinar el grado de conformidad del SIGC-SUA respecto:

a) Al cumplimiento de los requisitos de la Norma de referencia del sistema: UNE-EN-ISO-9001:2008:

Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos, los legislativos que le sean de aplicacin y los
establecidos por la propia Universidad.

b) A la implantacin y mantenimiento eficaz del sistema de gestin de la calidad.

Las Auditoras internas de calidad tienen como finalidad principal evaluar sistemticamente la eficacia del SIGC-
SUA e identificar las oportunidades para la mejora continua.

2.- REFERENCIAS.

Para la elaboracin de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia:

La Norma UNE-EN-ISO-9001:2008: Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos. Punto 8.2.2.

El Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad de los Servicios y Unidades
Administrativas de la Universidad de Jan (SIGC-SUA).
El Manual de Procesos.
El Manual de Procedimientos Documentados.

Para los fines de este procedimiento documentado se aplican, en lo que proceda, los fundamentos, los
trminos y las definiciones incluidos en la Norma:

Norma ISO-9000:2005: Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.

Norma ISO-19011:2012: Directrices para la auditoras de los sistema de gestin.

3.- ANTECEDENTES Y DEFINICIONES.

Este Procedimiento Documentado est referido a las auditoras denominadas de primera parte realizadas
con fines internos por la Universidad de Jan. Las auditoras de tercera parte que puedan realizarse por
organizaciones externas independientes y acreditadas no se regulan en este Procedimiento, sometindose a
las normas de referencia indicadas en el apartado anterior.
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A efectos de la organizacin interna de las auditoras del SIGC-SUA se utiliza de forma adaptada algunos
trminos que a continuacin se definen:

Se utiliza el trmino Plan de Auditora Interna como el documento de planificacin del conjunto de las
auditoras internas que se realiza durante un ciclo de gestin de la calidad del sistema cuya temporalidad,
normalmente, es anual. Como documento de planificacin es aprobado por el Comit de Calidad.

El trmino programa de auditora se utiliza en el SIGC-SUA como la planificacin y ejecucin de un conjunto

de una o ms auditoras que se realizan en un periodo determinado y con un propsito y alcance especfico. Un
programa de auditora, en consecuencia, despliega el Plan de Auditora Interna.

Por auditora interna se entiende el proceso sistemtico, independiente y documentado realizado por la
Universidad de Jan para obtener evidencias (cualquier informacin cualitativa o cuantitativa) y evaluarlas
de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los requisitos utilizados como
referencia.

Por auditor interno se entiende la persona de la Universidad de Jan que cumple con los requisitos
establecidos en este Procedimiento para realizar las actividades de auditora de los respectivos programas.

Por auditor jefe se entiende la persona de la Universidad de Jan calificada a nivel interno con dicha
expresin, que cumple con los requisitos establecidos en este Procedimiento para dirigir un programa de
auditora interna anual.

El trmino equipo auditor hace referencia al conjunto de auditores dirigidos por un auditor jefe para ejecutar
un programa de auditora interna anual.

Otros trminos incluidos en este Procedimiento han de entenderse de acuerdo con las definiciones que los
acompaan y, en su defecto, por las definiciones establecidas en la Norma ISO-9000:2005: Sistemas de Gestin
de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.

4.- DESARROLLO.

4.1. RESPONSABILIDADES.

1. El Manual de Calidad establece el siguiente sistema de responsabilidades respecto al Plan de Auditora

Interna:

Elaboracin de la propuesta tcnica del Plan de Auditora Interna: es responsabilidad de la

Coordinacin Tcnica del Servicio de Planificacin y Evaluacin con la direccin del Vicerrector
Responsable de Calidad.

Revisin y autorizacin de la propuesta tcnica del Plan de Auditora Interna: es responsabilidad

del Vicerrector Responsable de Calidad del SIGC-SUA.

Aprobacin del Plan de Auditora Interna: es responsabilidad del Comit de Calidad del SIGC-SUA.

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2. Los programas de auditoras que desarrollen el Plan de Auditora Interna aprobado por el Comit de
Calidad, sern elaborados por la Coordinacin Tcnica del SIGC-SUA (Servicio de Planificacin y
Evaluacin) y autorizados por Vicerrector Responsable de Calidad.

3. En el SIGC-SUA, la ejecucin del programa de auditoras corresponde a auditores o equipos de auditores

internos, sin perjuicio, de que la Direccin del SIGC-SUA decida contratar la ejecucin a auditores
externos cualificados.

4. Las conclusiones de las auditoras internas incorporadas en el informe de auditora sern conocidas por
el Comit de Calidad del SIGC-SUA, sin perjuicio, de que se estime por el Gerente o el Responsable de
Calidad otros mecanismos adicionales de difusin y explicacin de las conclusiones referidas.

5. Las correcciones y acciones correctivas necesarias que se deriven de las no conformidades identificadas
en las conclusiones de las auditoras internas se realizarn conforme a los procedimientos PD04 Control
y Tratamiento de No Conformidades y PD05 Acciones Correctivas de este Manual de Procedimientos
Documentados, y segn el sistema de responsabilidades y participacin establecido al respecto en el
Manual de Calidad.

6. El control y mantenimiento de los registros de las auditoras y sus resultados es responsabilidad de la

Coordinacin Tcnica del SIGC-SUA (Servicio de Planificacin y Evaluacin).

4.2. PLANIFICACIN DEL PLAN DE AUDITORA INTERNA.

1. El Plan de Auditora Interna tendr carcter anual y ser aprobado por el Comit de Calidad tras la
Revisin y Mejora del SIGC-SUA y, en su caso, de la realizacin de la auditora de seguimiento de la
certificacin del sistema.

2. El Plan de Auditora Interna incorporar los programas de auditoras:

a) Programa de auditoras internas de seguimiento.

b) Programa de auditora interna anual.

3. Las auditoras internas de seguimiento estarn referidas, preferentemente, a la planificacin continuada

de la verificacin y cierre de las correcciones, acciones correctivas y acciones preventivas que se hayan
realizado segn los planes correspondientes de las No conformidades identificadas, bien por las
Unidades/Equipos de Procesos o por los resultados de las auditoras internas o externas.

4. La auditora interna anual est referida a la planificacin de la realizacin de una auditora global del
SIGC-SUA, que se realizar con carcter previo al proceso de revisin y mejora del sistema que se
establece en el Proceso Estratgico PE01.

5. El Plan de Auditora Interna estar estructurado y desarrollar los siguientes apartados:

a) Objeto de los programas de auditora. Que considerarn, al menos, las directrices y

prioridades establecidas por la Direccin del SIGC-SUA, los requisitos del sistema de gestin

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de la calidad, el estado de la gestin de los procesos y los resultados de la retroalimentacin

de los grupos de inters.
b) Alcance de los programas de auditoras. En el programa de auditoras internas de
seguimiento el alcance estar referido a las fichas de verificacin y cierre de los planes de
acciones correctivas y preventivas. En el programa de auditora anual estar referido a los
procesos del sistema.
c) Cronograma. Se indicar las fechas previstas de realizacin de las actividades de auditora.
d) La metodologa y los criterios de auditora. Que estarn referidos segn la especificidad de
cada programa.
e) Equipos auditores. Consideraciones sobre la configuracin de los equipos auditores.
f) Seguimiento. En su caso, previsiones sobre la elaboracin de informes de seguimiento de los
programas de auditoras y sobre la comunicacin de resultados.

6. Durante la vigencia del Plan de Auditora Interna la Direccin o el Comit de Calidad podr instar a la
Coordinacin Tcnica la ampliacin de los programas de auditoras.

7. La Coordinacin Tcnica podr proponer al Vicerrector Responsable de Calidad para que autorice la
ampliacin de los programas de auditora cuando se d alguna de las siguientes circunstancias:

a) Se produzcan cambios en la documentacin del SIGC-SUA.

b) Se produzca cambios substanciales en los requisitos del sistema.
c) Existan indicios o evidencias de no conformidad documental o incumplimientos de los
requisitos del sistema.
d) Se deba verificar la identificacin de No conformidades, as como la implantacin de
acciones correctivas y acciones preventivas propuestas por las Unidades/Equipos de
Procesos.

La ampliacin de los programas de auditoras se planificar y ejecutarn de acuerdo con el proceso

descrito en los siguientes apartados y sern comunicadas al Comit de Calidad.

4.3. EQUIPO AUDITOR

1. De acuerdo con las previsiones establecidas en el Plan de Auditora Interna, tras su aprobacin, la
Coordinacin Tcnica asignar al auditor o equipos de auditora para los distintos programas.

Esta asignacin puede venir determinada segn la cumplimentacin de las fichas de verificacin y cierre
de los informes de No conformidades, en cuyo caso, se habr indicado en la propuesta del Plan de
Auditora Interna.

2. La asignacin de un equipo de auditora se realizar, preferentemente, para la realizacin del programa

de auditora interna anual. El equipo de auditora estar formado por un auditor responsable de la
gestin del programa de auditora, al que se le denominar internamente como auditor jefe, y por
auditores internos. En los equipos de auditora, adems, podrn participar observadores y expertos del
mbito de la actividad del proceso auditado.

3. La asignacin de auditor o equipos de auditora se ajustar a los requisitos establecidos en el punto

siguiente. Adems, se deber asegurar la independencia y objetividad del equipo auditor con respecto a

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las actividades a auditar, por lo que los auditores internos asignados no podrn auditar procesos o
actividades que estn relacionados directamente con las responsabilidades y funciones que
habitualmente desarrollan.

4. Para poder ser asignado auditor calificado como auditor jefe se tendr que cumplir los siguientes
requisitos:

a) Desempear un puesto de tcnico en el mbito de la Unidad que realiza las

responsabilidades de coordinacin tcnica del SIC-SUA.
b) Tener superado un curso de auditor jefe en sistemas de gestin de la calidad con el registro
correspondiente.

5. Para poder ser asignado auditor interno se tendr que cumplir los siguientes requisitos:

a) Pertenecer al colectivo de Personal de Administracin y Servicios de la Universidad de Jan.

b) Tener superado un curso que capacite para ser auditor interno.
c) Haber participado como observador en, al menos, dos programas de auditora.

6. El proceso de asignacin y el desempeo de los auditores jefes y auditores internos podr ser sometido
a proceso de evaluacin cuando as lo estime el Responsable de Calidad del SIGC-SUA.

7. La Coordinacin Tcnica llevar un registro de los auditores jefes e internos de la Universidad de Jan.

4.4. PROGRAMA DE AUDITORAS.

1. Los programas de auditoras se realizarn de acuerdo con el Plan de Auditora Interna y se especificar:

a) Objeto concreto del programa de auditora.

b) Alcance concreto del programa con detalle de cada actividad de auditora a realizar.
c) Metodologa y criterios de auditora del programa.
d) El auditor jefe, auditores internos o equipos de auditoras asignados, segn proceda, as
como la asignacin de responsabilidades, funciones y actividades de auditora a realizar.
e) La fecha y hora prevista de realizacin de las actividades de auditora.
f) Las acciones de seguimiento del desempeo y eficacia del programa en los trminos que se
establezca en el Plan de Auditora Interna.

2. El programa de auditora se comunicar, tras su autorizacin por el Vicerrector Responsable de Calidad,

al Responsable de los Procesos Claves y a los responsables de las Unidades que corresponda de acuerdo
con el alcance del programa. La comunicacin se realizar con la suficiente antelacin para asegurar la
coordinacin y realizacin de las actividades de auditora.

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4.5. REALIZACIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA.

1. Los programas de auditora se realizarn por el auditor o equipos de auditoras segn la planificacin
establecida y las responsabilidades asignadas.

2. Las modificaciones de la fecha planificada para la realizacin de las actividades por causas sobrevenidas
sern resueltas por la Coordinacin Tcnica con el responsable de la Unidad, en el caso de los programas
de auditoras internas de seguimiento, y por el auditor jefe, en el caso de la auditora interna anual.

3. El auditor jefe del programa de auditora interna anual coordinar las actividades a realizar por los
auditores internos.

4. Al inicio de las actividades de auditora el auditor interno confirmar con los responsables de las
Unidades los trminos establecidos en el programa de auditora.

5. Las actividades de auditora se desarrollarn de acuerdo con la metodologa y criterios establecidos en el

programa y, en su caso, de acuerdo con las fichas de verificacin de las acciones correctivas o
preventivas.

6. Las evidencias que se obtengan respecto a las actividades de auditora deber ser registrada con la
informacin precisa y verificable, correspondiendo al auditor determinar los hallazgos de conformidad o
no conformidad de acuerdo con el contraste de los criterios de auditora y mtodos de verificacin.

4.6. ACTIVIDADES DE CIERRE DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA.

1. Tras la realizacin de un programa de auditora interna de seguimiento, los auditores comunicarn a los
responsables de las Unidades auditadas el resultado de la auditora sobre la verificacin y cierre del plan
de acciones correctivas o preventivas de una no conformidad (segn corresponda con la naturaleza de la
no conformidad), as como a la Coordinacin Tcnica.

Los responsables de la Unidad cuando tengan una opinin divergente sobre el resultado comunicado por
el auditor, podrn remitir a la Coordinacin Tcnica sus correspondientes alegaciones.

Los resultados de la auditora y, en su caso, las alegaciones del responsable de la Unidad sern
comunicadas por la Coordinacin Tcnica al representante en el Comit de Calidad del correspondiente
proceso, as como al Responsable de los Procesos Claves o al Responsable de Calidad, segn proceda.

Los resultados de auditora que impidan el cierre de un plan de acciones correctivas o preventivas dar
lugar a que se tramite dicho resultado de acuerdo con los Procedimientos PD04 Control y Tratamiento
de No Conformidades, PD05 Acciones Correctivas y PD06 Acciones Preventivas.

2. Tras la realizacin de un programa de auditora interna anual, los auditores comunicarn a los
responsables de las Unidades auditadas y al auditor jefe el resultado provisional de la auditora.

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Los responsables de la Unidad cuando tengan una opinin divergente sobre el resultado comunicado por
el auditor, podrn remitir al auditor jefe del programa sus correspondientes alegaciones.

Los resultados definitivos de la auditora y las alegaciones de los responsables de la Unidad sern
comunicados por el auditor jefe a los responsables de la Unidad, al representante en el Comit de
Calidad del correspondiente proceso, al Responsable de los Procesos Claves y al Responsable de Calidad.

3. Los resultados de auditora que incluyan la identificacin de No conformidades dar lugar a que se
tramite dicho resultado de acuerdo con los Procedimientos PD04 Control y Tratamiento de No
Conformidades, PD05 Acciones Correctivas y PD06 Acciones Preventivas.

4.7. INFORMES DE AUDITORA.

1. Tras las actividades de cierre de un programa de auditora interna de seguimiento los auditores
cumplimentarn las correspondientes fichas de verificacin y cierre, de acuerdo con los formatos de
registros especificados en los Procedimientos PD04 Control y Tratamiento de No Conformidades, PD05
Acciones Correctivas y PD06 Acciones Preventivas.

2. Tras las actividades de cierre de un programa de auditora interna anual el auditor jefe elaborar un
informe de auditora que incluir, al menos la siguiente informacin:

a) Agrupacin de todos los resultados de la auditora interna anual, incluidas las alegaciones
que se mantengan de las Unidades/Equipos de Proceso.
b) Los informes de no conformidad, planes de acciones correctivas y de verificacin para cada
una de las no conformidades identificadas en el resultado de la auditora.
c) La valoracin de las actividades de cierre del programa de auditora interna de seguimiento.
d) La valoracin de las actividades de cierre de no conformidades y planes de acciones
correctivas derivadas de la auditora externas de seguimiento del SIGC-SUA.
e) La identificacin punto fuertes, evoluciones positivas y reas de mejora.
f) Valoracin del desarrollo de los programas de auditora interna.

3. El informe de auditora ser remitido y presentado al Comit de Calidad del SIGC-SUA para su
conocimiento y valoracin, sin perjuicio, de que se estime por el Gerente o el Responsable de Calidad
otros mecanismos adicionales de difusin.

4. El informe de auditora formar parte de los informes remitidos al Consejo de Direccin a efectos del
proceso de Revisin y Mejora del SIGC-SUA.

Procedimiento documentado PD 03. Febrero de 2014. Versin 03 Pgina 10

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4.8. PROTOCOLO DE AUDITORA INTERNA.

ESTRUCTURA DEL PROTOCOLO

1. ANTECEDENTES.

2. OBJETIVOS.

3. ALCANCE.

4. PLANIFICACIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA INTERNA.

5. EJECUCIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA INTERNA.

Control de la documentacin.

Elaborado por: Informado a:

Coordinacin Tcnica (Auditor jefe/Equipo Auditor Vicerrector Responsable de Calidad.

con la direccin del Vicerrector Responsable de
Calidad).

Nombre: Nombre:

Antonio Martnez Olea. Jorge Delgado Garca.

Cargo: Cargo:

Auditor jefe Interno. Responsable de Calidad.

Fecha: 29/07/2014. Fecha: 29/07/2014

Firma:

Procedimiento documentado PD 03. Febrero de 2014. Versin 03 Pgina 11

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1. ANTECEDENTES

El presente documento se realiza en cumplimiento de punto 8.3 del Acta de Revisin y Mejora del SIGC-
SUA, sobre las consideraciones y acuerdos del Consejo de Direccin sobre las propuestas del Comit de
Calidad: planificar el programa de auditora de seguimiento para el mes de septiembre, realizar un
protocolo interno para la colaboracin de auditores en las Auditoras.

2. OBJETIVOS

El Protocolo interno para la colaboracin de auditores en las Auditoras Internas tiene como objetivos: 1.
Disponer de una gua que sistematice la ejecucin de los Programas de Auditora Interna. 2. Facilitar la
colaboracin de los auditores internos y la coordinacin de los equipos de auditora. 3. Contribuir a la
consecucin de la eficacia y eficiencia de los Programas de Auditora Interna.

3. ALCANCE

Este Protocolo de colaboracin se aplica en la ejecucin de los programas de auditora interna que
desarrolla el Plan Anual de Auditora interna del SIGC-SUA, que aprueba el Comit de Calidad. Y se ha
conformado de acuerdo con el Procedimiento Documentado 03: Auditoras Internas del SIGC-SUA y la
Norma ISO 19011:2011 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin.

4. PLANIFICACIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA INTERNA.

La elaboracin de los Programas de Auditora Interna se realizan y aprueban de acuerdo con lo

establecido en el Procedimiento Documentado 03: Auditoras Internas del SIGC-SUA, una vez aprobados se
incluyen en los documentos de Planificacin del SIGC-SUA que han de ser publicados en la pgina web del
sistema, constituyendo la base para realizar la planificacin de la ejecucin y seguimiento de los Programas.

4.1. Planificacin de la Ejecucin del Programa de Auditora Interna.

Responsabilidades:

A. La Coordinacin Tcnica del SIGC-SUA elaborar la planificacin de la ejecucin del Programa e

informar al Vicerrector Responsable de Calidad.

Estructura documental:

El documento de planificacin se estructura con la siguiente informacin:

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A. Delimitacin de los objetivos, alcance, metodologa y organizacin y desarrollo tcnico de las

actividades de auditora (visitas de auditora).

B. Desarrollo temporal de las actividades de auditora por procesos/Unidades.

C. Cuadro de equipos de auditora y asignacin de responsabilidades y criterios de coordinacin y

ejecucin.

D. Plantillas documentales para la realizacin de las actividades de auditora y la elaboracin de

informes.

4.2. Responsabilidades de los equipos de auditora.

A. Auditor Jefe del Programa de Auditora. Le corresponde:

.- La coordinacin general del proceso, asegurando que la ejecucin del proceso se ajusta al Plan-
Programa-Planificacin.

.- Dirimir las controversias de los resultados de auditoras entre los miembros del equipo.

.- Verificar los informes de resultados de auditora.

.- Gestionar las alegaciones de las Unidades auditadas.

.- La responsabilidad del informe de seguimiento del Programa de Auditora.

B. Auditor Coordinador de procesos/objetivos. De acuerdo con los objetivos del Programa de

Auditora y de la planificacin se asignar dentro del equipo de auditora un coordinador. Sus
responsabilidades son:

.- Coordinar al equipo de auditora de un objetivo especfico de auditora o coordinar al equipo de

auditora de un proceso clave del SIGC-SUA.

.- Realizar las convocatorias de las reuniones de coordinacin del equipo y facilitar la documentacin
necesaria.

.-Elaborar el informe de auditora con las aportaciones del equipo auditor y las especificaciones y
criterios adoptados en el Programa.

C. Auditores. Sus funciones son:

.- Realizar las actividades de auditoras de acuerdo con los objetivos del programa, los criterios
generales de coordinacin y los especficos del equipo de auditora.

Procedimiento documentado PD 03. Febrero de 2014. Versin 03 Pgina 13

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.- Cumplimentar las plantillas de resultados de auditora.

D. Colaboradores. Sus funciones son:

.- Colaborar con los auditores en las funciones de stos.

5. EJECUCIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA INTERNA.

5.1. FASE I. Preparacin previa.

Comunicacin:

A. La Coordinacin Tcnica del SIGC-SUA comunicar a las Unidades la planificacin del Programa de
Auditora Interna, con un mes de antelacin a su previsin de inicio, resolviendo las
incompatibilidades temporales.

B. El auditor jefe comunicar la planificacin del Programa de Auditora Interna, as como la

constitucin de los equipos de auditora, la asignacin de coordinadores, aportando los documentos
necesarios para la ejecucin del programa, esta comunicacin se realizar tres semanas antes del
inicio del Programa. Documentacin:

.- Instrucciones bsicas para la ejecucin de la auditora.

.-Plantilla de informe detallado de los resultados de auditora.

.- Plantilla de informe de auditora (informe ejecutivo).

.-Documentacin del SIGC-SUA necesaria para el desarrollo de la auditora, (puede incluir informes
de auditora previas).

.-Cronograma de control del desarrollo del Programa.

Coordinacin:

A. Se realizar una reunin inicial con todos los equipos de auditores para la explicacin general del
Programa. Esta reunin se realizar una semana antes del inicio del Programa.

B. En ese mismo da, cada coordinador de objetivo/proceso y el correspondiente equipo asignado

mantendrn una reunin de coordinacin interna, en la que el coordinador explicar la distribucin
de actividades, la dinmica del proceso de auditora, los mecanismos de comunicacin del equipo,
los plazos de envos de los informes de resultados, as como otros criterios que se estimen para el
cumplimiento de los objetivos y plazos.

Procedimiento documentado PD 03. Febrero de 2014. Versin 03 Pgina 14

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5.2. FASE II. Ejecucin de la auditora.

Reunin de inicio del equipo de auditora.

A. El da de inicio de la actividad se reunir el equipo de auditora del proceso para ultimar los detalles y
comprobar el conocimiento de la distribucin de las actividades a realizar.

Reunin de apertura y final de la auditora con la Unidad responsable.

A. La presentacin del equipo auditor al responsable de la Unidad se realizar conjuntamente por el

coordinador. En todo caso, el coordinador y los auditores se asegurarn que al inicio de cualquier
actividad de auditora queden comprendidos la finalidad, objetivos, mbito y alcance del proceso.

B. A la finalizacin de las actividades de auditora el coordinador, con la informacin aportada por los
auditores, realizar un somero resumen oral de los hallazgos ms significativos, sin que en ningn
caso, se extienda esta informacin a una calificacin previa de los resultados.

Actuaciones a seguir durante la ejecucin de la auditora.

A. Durante la realizacin de las actividades de auditora en visita, el coordinador asegurar que se

desarrolla de acuerdo con la planificacin, que se habilitan los mecanismos para realizar las
consultas que se estimen adecuadas con y entre los auditores y, en su caso, reorganizar las
actividades que se estimen precisas.

B. Tras la realizacin de las actividades de auditora en visita, el equipo auditor confrontar los
resultados y hallazgos de la auditora y se establecer el plazo para la emisin de lo correspondientes
informe.

5.3. FASE III. Elaboracin y entrega del informe.

Elaboracin del Informe.

A. Cada auditor/es responsable/s de actividades de auditora elaborar su correspondiente informe de

acuerdo con las plantillas facilitadas, siguiendo las siguientes recomendaciones bsicas:

.- Claridad: comprensible y de fcil lectura.

.- Riguroso: centrado en hechos constatados y no en opiniones.

.- Relevancia: centrado en los aspectos ms importantes.

.- Constructivo: presentar recomendaciones/observaciones, el destinatario del informe espera,

sobre todo, claridad: claridad de ideas, claridad de anlisis, claridad expositiva y consecuencias de lo
analizado.

Procedimiento documentado PD 03. Febrero de 2014. Versin 03 Pgina 15

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B. Los auditores expresarn los hallazgos de no conformidad en el informe con la calificacin de

observaciones y podrn incluir, en su caso, la recomendacin de tramitarlo como una no
conformidad.

Envos de Informes.

A. Los correspondientes informes parciales de los auditores sern remitidos al coordinador, que
proceder a elaborar el informe global. El coordinador habilitar los mecanismos para realizar las
consultas con los auditores cuando sean necesarios ajustes, modificaciones y aclaraciones.
Asimismo, el coordinador ser el responsable de solicitar la ampliacin de datos o informacin a las
Unidades que, en su caso, se proporcionar a los auditores.

B. El informe global ser remitido por el coordinador al auditor jefe, con copia a los auditores, y tras su
verificacin o aclaraciones necesarias, ste, lo remitir al responsable de las Unidades auditadas.
Este envo se realizar por Proceso/Unidad, siendo publicado en la pgina web el informe completo
de cada proceso clave.

Gestin de las alegaciones.

A. Las alegaciones de los responsables de las Unidades sern gestionadas por el auditor jefe, con
conocimiento del coordinador y los auditores del correspondiente equipo. Su tramitacin se
realizar conforme al Procedimiento Documentado 03: Auditoras Internas del SIGC-SUA.

Evaluacin del proceso.

A. Los indicadores de seguimiento del proceso se realizarn de acuerdo con el sistema de informes
establecido en el Plan de Auditora.

B. La encuesta de satisfaccin de los auditores internos de las Unidades participantes se realizar tras la
finalizacin de los programas de auditora interna.

C. Se incorporar una encuesta de satisfaccin a los responsables de las Unidades y auditados sobre los
aspectos organizativos de la auditora y el nivel de comprensin de los informes, sin que, en ningn
caso, esta encuesta pueda incorporar valoracin de los resultados de auditora.

Procedimiento documentado PD 03. Febrero de 2014. Versin 03 Pgina 16

 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
SIGC-SUA
UNIVERSIDAD DE
PD03 AUDITORAS INTERNAS.
JAN

5.- REGISTROS

1. La Coordinacin Tcnica llevar el control formal de los registros de este Procedimiento.

2. Le corresponde a la Coordinacin Tcnica disear los formatos de los registros de este Procedimiento
respetando la estructura o contenidos mnimos que se establecen en este Procedimiento, incluyndolos
como anexos. Asimismo, proceder a su comunicacin, explicacin y asistencia tcnica para su
cumplimentacin.

3. El sistema de codificacin del Plan de Auditora Interna incluir la siguiente expresin:

PAI.[Ao correspondiente]-[Fecha de aprobacin por el Comit de Calidad]

4. El sistema de codificacin del programa de auditoras internas de seguimiento incluir la siguiente

expresin:

PRO.AIS.[Ao correspondiente]-[Fecha de autorizacin del Responsable de calidad]

5. El sistema de codificacin del programa de auditora interna anual incluir la siguiente expresin:

PRO.AIA.[Ao correspondiente]-[Fecha de autorizacin del Responsable de calidad]

6. El informe de auditora interna anual incluir la siguiente expresin:

INF.AIA.[Ao correspondiente]-[cdigo del Plan de Auditora Anual]

7. Los registros generados con el Procedimiento Documentado Auditoras Internas son los indicados en la
siguiente tabla.

PD 03 Auditoras Internas.

Cdigo Registro Responsable

R.[PD 03]-01 Plan de Auditoras Internas. Coordinacin Tcnica.

R.[PD 03]-02 Programa de Auditoras internas de seguimiento. Coordinacin Tcnica.

R.[PD 03]-03 Programa de Auditora Interna anual. Coordinacin Tcnica.

R.[PD 03]-04 Informe de Auditora Interna anual. Coordinacin Tcnica.

Procedimiento documentado PD 03. Febrero de 2014. Versin 03 Pgina 17