Sesion 01 - Excel Basico 2017

2017
Excel 2013 Sesin 01

EXCEL BSICO SESIN 01
PRIMEROS PASOS EN EXCEL
1. INTRODUCCIN:
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados
en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.
1.1. CARGAR EL PROGRAMA DE MICROSOFT EXCEL.
Para acceder al programa Ms Excel tenemos estas opciones:
- DESDE LA TECLA INICIO.
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- Acceso directo en escritorio.
- Combinacin de teclas: Windows + R, y digitamos EXCEL.
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1.2. LA PANTALLA INICIAL:
Al acceder a Microsoft Excel 2013 nos muestra esta pantalla en la que podemos localizar dos partes, la
parte izquierda de color verde dnde nos va a mostrar los archivos utilizados recientemente, en este caso nos
indica que todava no hemos creado ningn libro, es decir, no hemos realizado ningn ejercicio, de manera que la
lista parece vaca.
Podemos acceder a la opcin abrir otros libros para acceder a ejercicios realizados y almacenado en
nuestro equipo, de esta forma podemos colocarlos en pantalla y continuar con su edicin.
En la parte derecha, de color blanco, tenemos diferentes opciones para ejecutar de forma automtica, ya
sea un libro en blanco, para crear un ejercicio nuevo, o visualizar un pequeo tutorial de funcionamiento
aplicacin.
Despus disponemos de diferentes plantillas predefinidas, como por ejemplo para crear un presupuesto,
un calendario, tareas escolares, etc.
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Elegiremos empezar con un libro en blanco. Nos mostrar un Libro de Excel y una hoja de clculo en
blanco. Vamos a ver sus componentes fundamentales: as conoceremos los nombres de los diferentes elementos
y ser ms fcil entender el entorno del Microsoft Excel.
CONCEPTOS BSICOS.
Hoja de clculo: Es una matriz que permite la manipulacin de datos (numricos y alfanumricos),a travs
de frmulas, operaciones matemticas, etc, que est compuesta por un conjunto de filas y columnas. Primero hay
que familiarizarse con una serie de trminos, que hacen parte de las hojas de clculo y su cotidianidad, estos son:
Libro: Conjunto de hojas de clculo. Es el archivo informtico de los programas de hojas de Clculo. Esta
imagen corresponde al programa de Microsoft Excel 2013, lo que se ve es una hoja de clculo, en la parte baja hay
una etiquetas que dice: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3; este conjunto de hojas de clculo se conoce como libro.
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Celda: Es la unidad en la hoja de clculo, todas las celdas conforman la hoja de clculo. Es un cuadro en el
que se encuentra una fila y una columna, en ellas se introducen los datos. Se llaman con la unin de la letra que
representa la columna donde est ubicada y el nmero de la fila donde se encuentra, ejemplo: A1 (verde), A2
(azul), etc.
Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Reciben nombres de nmero, por
ejemplo, Fila 1 (en azul). Fila 2 (en amarillo), etc.
Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Reciben nombres de letras, por
ejemplo, columna A (en azul), columna B (en amarillo), columna D (en rojo), etc.
Rango: son un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo, son un subconjunto de la hoja de clculo y
estas se llaman nombrando las esquinas del recuadro, ejemplo: (A1: D4), que corresponde al subconjunto creado
por las celdas A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4, D1, D2. D3. D4.
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2. ELEMENTOS DE LA PANTALLA PRINCIPAL DEL EXCEL:
2.1. INTERFACE (Entorno)
Las diferentes partes de la pantalla que tiene el interface/entorno.
En la parte superior tenemos la lnea de aplicaciones, en la lnea de aplicaciones localizamos, en la parte

central el nombre del ejercicio que estamos realizando, por defecto aparece el nombre libro1 y el nombre de la
aplicacin, que es Excel evidentemente.
Cuando nosotros hagamos un ejercicio y le demos un nombre a este ejercicio, ese nombre aparecer en
lugar de la palabra libro1.
En esta misma parte de la pantalla, en la parte superior izquierda, tenemos una serie de iconos. El icono
representado como un disco de ordenador es la opcin nos permite almacenar y guardar el ejercicio que hay en
pantalla.
Finalmente las dos flechas tanto la que seala la izquierda como la que seala la derecha se van a utilizar
para anular acciones realizadas, es la tpica opcin de deshacer, esto quiere decir, que si hacemos una operacin
errnea mediante la flecha deshacer podemos anular este ltimo pas.
En la barra aplicaciones pero la parte derecha tenemos otros iconos los cuales son iconos de consulta que
no afectan directamente al trabajo con la hoja de clculo de Microsoft Excel, es la opcin de ayuda, la opcin de
maximizar la pantalla, minimizarla, cerrarla, etc.
La siguiente gran parte de la pantalla la tenemos por debajo de la barra aplicaciones, y es la lnea de men,
que son todas estas opciones que estamos sealando y que nos van a permitir trabajar con la hoja de clculo.
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Para acceder a cualquiera de estas opciones tan slo tenemos que hacer un clic en la palabra, ahora vemos
la opcin inicio, si hacemos un clic en la opcin insertar con el botn izquierdo del ratn cambian las opciones
que vemos en pantalla, porque nos est mostrando las opciones correspondientes al men insertar y de esta
forma tan sencilla, haciendo un clic, podemos visualizar las opciones de cada opcin de la lnea de men.
La siguiente parte de la pantalla es la que vemos debajo de la lnea de men, que son las opciones o
herramientas, que son todos estos iconos que podemos ver en la parte superior de la pantalla bajo de la lnea
men.
Cada uno de estos botones representa una herramienta concreta correspondiente a la opcin del men
activo.
2.2. ENTORNO (Partes de la pantalla)
Debajo de la zona de la pantalla de herramientas que hemos visto anteriormente, tenemos esta parte a la
pantalla central, la cual est dividida en tres partes.
La parte izquierda, el recuadro con la palabra A1, se llama cuadro de nombres, inicialmente en esta
parte de la pantalla vamos a visualizar nuestra posicin dentro de la hoja de clculo.
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A continuacin tenemos otra zona, con tres iconos, es la zona de aceptar las frmulas de clculo, quiere
decir, que mediante esta cruz nosotros podremos anular una frmula de clculo que le hemos indicado a Microsoft
Excel.
Con este signo de visto podemos aceptar una frmula que la hallamos indicado a Microsoft Excel para que
l realice el clculo.
Despus tenemos en la opcin de FX, que es para acceder a la librera de funciones predefinidas que
tiene Microsoft Excel.
Por defecto Excel ya tiene una serie de frmulas introducidas y que nosotros podemos utilizar.
Finalmente tenemos todo este recuadro horizontal que rellena la pantalla hasta el margen derecho, se
titula barra de frmulas.
En ese recuadro lo nico que vamos hacer es escribir desde el teclado los clculos y frmulas que
queremos que Excel ejecute y en consecuencia nos d un resultado.
Por debajo tenemos ya propiamente lo que es la hoja de clculo, como podemos observar es tan slo una
cuadrcula dividida entre filas, que son las lneas horizontales y columnas que son las lneas verticales, como
podemos observar las columnas estn nombradas alfabticamente y las filas estn nombradas numricamente.
De manera que la hoja de clculo es gran cuadrcula y nosotros con el ratn tenemos que hacer un clic en
el cuadradito (celda), en el cual queremos trabajar, si hacemos un clic podemos ver como se remarca
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De esta forma haciendo clic con el ratn nosotros nos podemos ir desplazando por la hoja de clculo para
introducir y calcular los valores necesarios.
Finalmente la parte inferior tenemos una pestaa titulada hoja 1 y el signo de mas, ste signo se utiliza
para aadir nuevas hojas, es decir nuevas cuadrculas, ya que un ejercicio realizado en Microsoft Excel puede tener
varias hojas.
Por ejemplo podemos tener una para introducir los datos de clientes, podemos tener otra para
introducir los artculos, otra para albaranes, etc. En la parte izquierda est la palabra listo, quiere decir que
Excel esta esperado a que introduzcamos valores de clculo.
Finalmente en la misma zona de la pantalla debajo del todo pero la parte derecha, tenemos diferentes
opciones, donde la ms habitual es la de zoom, que nos va permitir acercarnos como podis observar o alejarnos
de la cuadrcula.
3. TIPOS DE DATOS
Una vez conocemos las diferentes partes la pantalla del interface lo que vamos a ver es cmo introducir
datos dentro de la hoja de clculo.
Dentro de una hoja de clculo podemos introducir tres tipos de datos, podemos introducir textos,
podemos introducir nmeros, y podemos introducir frmulas.
3.1. TEXTO
Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, nmeros y smbolos), es decir,
es de naturaleza alfanumrica. Cualquier serie de nmeros mezclados con otros caracteres, por ejemplo 98+56,
se toman como un dato de tipo texto.
Por ejemplo si nosotros en la posicin C3 queremos introducir un texto, hacemos un clic con el ratn en
la celda indicada y despus directamente desde el teclado empezamos a introducir el texto.
Una vez hemos escrito el contenido podemos utilizar el signo de validar o bien apretar la tecla intro o
enter de nuestro teclado y se valida.
Un texto que no ocupe el ancho total de la celda queda alineado, por defecto, a la izquierda de sta. Si el
texto es demasiado largo, aparecera sobre las celdas de la derecha, de lo contrario se encuentra contenido
nicamente en la celda en la cual fue introducido.
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Los textos ms usuales son las palabras, ttulos, rtulos, letreros, etc. Los textos se introducen
simplemente para dar ttulos a los conceptos, es decir si hablamos de nuevos soles, de kilos, de unidades, etc.,
para introducir un texto en Microsoft Excel lo primero que tenemos que hacer es un clic en la casilla en la
cuadrcula que queramos introducir.
3.2. NMEROS
Dentro de esta categora se incluyen los nmeros propiamente dichos, las fechas y horas, porcentajes
etc., tratndose todos ellos por igual, y quedando alineados a la derecha de la celda donde se introducen.
3.2.1. NMEROS:
Un dato de tipo nmero puede incluir dgitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes caracteres:
Signos + delante del nmero, indicando un valor positivo (por defecto si no se coloca ninguno
de los smbolos) o un valor negativo.
Parntesis, que indican un valor negativo, equivale al signo -. por ejemplo (34) significa que es
negativo.
Los signos "," y "." que indican la separacin entre miles y la separacin decimal, respectivamente.
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Signo "/" para indicar una fraccin mixta. Su nomenclatura es la siguiente:
Si se quiere expresar un nmero decimal, mayor de la unidad, mediante un nmero
entero y la fraccin correspondiente a la parte decimal: se escribira 18 3/4,
correspondiendo al nmero 18,75 7 1/2 correspondiente al 7,5.
Si se quiere expresar un nmero decimal, menor de la unidad, mediante un nmero

entero y la fraccin correspondiente a la parte decimal: se escribira 0 3/4,
correspondiendo al nmero 0,75 0 1/2 correspondiente al 0,5. Nunca se escribir la
fraccin como 3/4 1/2, ya que sera considerado como una fecha.
Smbolo "%" detrs del nmero indica un porcentaje, por ejemplo 65% equivale a 0,65. (Ojo! En
este caso, vemos un 65% pero en la celda tenemos un 0.65)
La letra E para indicar potencias de 10, por ejemplo 6e2 representa 6 x 102, lo que equivale a 600.
Esta es la llamada notacin cientfica.
Un nmero que no ocupe el ancho total de la celda se sita, por defecto, alineado a la derecha de la
misma. Si el nmero fuese ms largo que el ancho de la celda, aparecer automticamente en formato cientfico
o de potencias de 10. Por ejemplo, al introducir el nmero 266410566056 en una celda, ste aparecer como
2,66410E+11, es decir, 2,66410 x 1011.
Para introducir nmeros tenemos que hacer el mismo proceso, nos colocamos en la casilla en la cual
queremos introducir el valor y desde el teclado introducir el nmero.
Los nmeros en Microsoft Excel se introducen sin signos de puntuacin, de manera que si tenemos que
introducir el nmero 1500, lo que no podemos hacer es poner la coma de los miles (1,500), al apretar el intro para
aceptar podemos observar cmo este nmero ya queda introducido. 11
Si queremos introducir un nmero con decimales es la nica situacin en la cual s que tenemos que
ponerlo con los decimales, por ejemplo, 290.37 el punto la tenemos que poner para que se sepa que es un decimal,
al apretar la tecla ENTER nos acepta este nmero.
Visualmente podemos ver como Microsoft Excel diferencia entre texto y nmero por que, por defecto el
texto quedar alineado a la parte izquierda de la casilla, mientras que los nmeros quedan alineados a la parte
derecha.
3.2.2. FECHAS Y HORAS:
Son tratadas como nmeros, correspondiendo a cada fecha el nmero equivalente al de das transcurridos
desde el 1 de Enero de 1900 hasta la fecha en cuestin. A la hora le corresponde la fraccin resultado de dividir
el nmero de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el nmero de segundos que tiene un da (86.400).
De este modo el nmero 10 equivale en formato fecha al da 10-Enero-1900, y el nmero 10.75 equivale
en formato fecha al da 10-Enero-1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones
matemticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy -
fecha de nacimiento = das vividos).
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Otra manera de establecer el formato de Nmero es por la opcin del Grupo Numero o haciendo clic
derecho en la celda y eligiendo el tem Formato de Celdas.
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Los formatos en los que se debe introducir una fecha u hora en una celda son los siguientes:
Formato Ejemplo
d 1
m
dd/mm/yyyy 06/11/1999
dd-mmm 06-nov
dd-mmm-aa 06-nov-99
mmm-aa nov-99
hh:mm 15:45
hh:mm:ss 15:45:30
hh:mm am/pm 03:45 p.m.
hh:mm:ss am/pm 03:45:30 p.m.
Se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir una fecha u hora:
Se pueden utilizar indistintamente los signos / como separador en las fechas.

Se pueden utilizar maysculas o minsculas indistintamente.
Se pueden escribir los nombres de meses con 3 caracteres o ms.
Se pueden incluir la fecha seguida de la hora en una misma celda separndolas por un
espacio en blanco.
3.3. FRMULAS
Las frmulas permiten realizar clculos, ms o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de
clculo.
Una frmula admite un mximo de 1.024 caracteres y habitualmente est compuesta por nmeros,
operadores y direcciones (referencias) de celdas. Tambin se podrn introducir funciones (frmulas que ya vienen
establecidas por Excel).
Los operadores utilizados en la creacin de frmulas son los siguientes:
Operador Valor
+- Positivo, Negativo (como signo)
% Porcentaje
^ Exponente
*/ Multiplicacin, Divisin
+- Suma, Resta (como operacin)
& Concatenacin de textos
= <> Igual, Distinto a
<> Menor que, Mayor que

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<= >= Menor o igual que, Mayor o igual que

El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de arriba a abajo en la tabla anterior, es
decir, si en una misma frmula existe un operador de suma y otro de multiplicacin, primero se efecta la
multiplicacin y luego la suma. Si varios operadores en una frmula tienen igual preferencia, stos se evalan en
el orden en que se encuentren, de izquierda a derecha dentro de la frmula. Para alterar el orden de evaluacin
de los operadores en una frmula se puede hacer uso de los parntesis.
NOTA: Siempre que escribamos una frmula con ms de una operacin, es interesante usar los parntesis
para evitar posibles errores de prioridades. Eso s, abriremos tantos como cerraremos
MUY IMPORTANTE: Todas las frmula han de comenzar con el signo igual (=) o con el signo ms (+), de lo
contrario Excel las interpretar como texto. Por ejemplo, la frmula B5+B8 est mal. Debera ser escrita =B5+B8
+B5+B8. Las referencias a celdas en las frmulas podemos escribirlas en maysculas o minsculas indistintamente.
Algunos ejemplos de frmulas vlidas son los siguientes:
Frmula Operacin que realiza
=20*4 Realiza la multiplicacin (80)
=A3*15% Halla el 15% del contenido de la celda A3
=A4-B2+D7 Resta el contenido de la celda B2 al de la A4 y al resultado le suma el

de la D7
=C3*(A10+B3) Suma el contenido de A10 y B3 y multiplica el resultado por el de C3
=C7+D6^8 Eleva el contenido de D6 a la octava potencia y le suma el valor de C7
=F12^(1/2) Halla la raz cuadrada del contenido de la celda F12
=H17&"Enero" Concatena el texto contenido en H17 con el texto Enero
="3/10/98"- Resta las dos fechas y devuelve el nmero de das transcurridos

"5/6/99" entre ambas
=F7>=63 Da como resultado la palabra Verdadero si el contenido de F7 es

mayor o igual que 63 y Falso si no lo es
El funcionamiento siempre es el mismo nos colocamos mediante un clic de ratn en la casilla en la cual
queremos introducir la frmula y para que Microsoft Excel sepa que lo que vamos a poner a continuacin es una
frmula de clculo, tenemos que empezar siempre con el signo igual (=) o con el signo ms (+).
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REFERENCIAS EN EXCEL
Las referencias en Excel son parte fundamental de la hoja de clculo ya que a travs de ellas podemos identificar
cada una de las celdas de un libro de trabajo y de esa manera acceder al valor contenido en cualquiera de ellas.
El objetivo de esta gua es aclarar la mayor cantidad de dudas sobre el tema de referencias en Excel y ser til para
aquellas personas que comienzan a utilizar la herramienta pero tambin para aquellos que ya tienen un poco de
tiempo utilizando la hoja de clculo y no han escuchado sobre temas como las referencias 3D o el estilo de
referencia F1C1.
Ya que todos los valores de una hoja de clculo estn almacenados en las celdas, es de suma importancia para los
usuarios de Excel conocer la manera en que debern acceder a dichos valores utilizando las referencias.
QU SON LAS REFERENCIAS EN EXCEL?
Todo usuario de Excel debe saber que todas las hojas estn divididas en columnas y filas. Esta divisin se hace
evidente en la interfaz grfica de Excel de la siguiente manera:
Por debajo de la barra de frmulas se encuentran los encabezados de columna identificados por una letra.
En el extremo izquierdo estn los encabezados de fila que muestran un nmero.
En el rea de trabajo tenemos una cuadrcula que delimita el rea de cada celda de la hoja y donde se
puede observar que cada una de ellas pertenece a una determinada columna y fila.
En la imagen anterior, la celda seleccionada (celda activa) es la celda que se encuentra bajo la columna B y en la
lnea 3 y por lo tanto su direccin dentro de la hoja ser B3. La referencia de una celda siempre constar de dos
partes: la primera parte indicar la letra (o letras) de la columna a la que pertenece y la segunda parte indicar su
nmero de fila.
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Excel siempre nos ayudar a conocer fcilmente la referencia de la celda activa. En primer lugar, el encabezado
de la columna y fila de la celda seleccionada estarn resaltados en un color diferente al resto de los encabezados.
Adems el Cuadro de nombres siempre mostrar la referencia de la celda activa tal como lo puedes observar en
la siguiente imagen:
En conclusin, la referencia de una celda nos indica su ubicacin dentro de una hoja, es decir, nos ayuda a conocer
rpidamente la columna y fila a las que pertenece.
TIPOS DE REFERENCIAS EN EXCEL
Una referencia siempre ser la direccin de una celda dentro de una hoja y siempre estar formada por la columna
y fila en donde se ubica la celda. As que, cuando hablamos de tipos de referencias en Excel estamos hablando
sobre los diferentes tipos de comportamiento que pueden tener las referencias al momento de ser copiadas a
otras celdas.
Es muy fcil copiar frmulas en Excel, pero qu sucede con las referencias de dicha frmula al momento de hacer
la copia? Es ah en donde su comportamiento depender del tipo de referencia que se haya utilizado y
analizaremos las alternativas que tenemos en las prximas tres secciones.
REFERENCIAS RELATIVAS EN EXCEL
De manera predeterminada, las referencias en Excel son relativas. El trmino relativo significa que al momento
de copiar una frmula, Excel modificar las referencias en relacin a la nueva posicin donde se est haciendo la
copia de la frmula. Por ejemplo, supongamos que en la celda C1 tenemos la frmula =A1+B1. En la siguiente
imagen puedes observar el resultado de esta operacin si tenemos los valores 5 y 3 en dichas celdas:
Si ahora copio (Ctrl+C) la frmula de la celda C1 y la pego (Ctrl+V) en la celda C3, obtendr el siguiente resultado:
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La frmula que ha sido copiada a la celda C3 nos devolver como resultado el valor cero. Al revisar la frmula de
dicha celda nos daremos cuenta que eso se debe a que Excel ha modificado automticamente las referencias de
la frmula. En lugar de la celda A1 ahora tenemos la celda A3, y en lugar de la celda C1 que tenamos originalmente,
ahora tenemos la celda C3.
En este ejemplo hemos copiado la frmula hacia una celda de la misma columna, pero dos filas por debajo y eso
es lo que indicar a Excel el ajuste a realizar en las referencias. Ya que no hubo cambio en la columna, sta
permanecer igual en la nueva frmula, pero ya que copiamos una celda que est dos filas hacia abajo, Excel
realizar dicho ajuste sumando la misma cantidad de filas a las referencias. Ahora observa lo que sucede si vuelvo
a copiar la frmula de la celda C1 y la pego en la celda F2.
En esta ocasin la nueva celda se encuentra una fila hacia abajo y tres columnas a la derecha de la celda original
y por lo tanto las referencias se adecan a tal movimiento aadiendo tres columnas y una fila a cada referencia
de la frmula copiada.
Las referencias relativas son muy tiles cuando necesitamos aplicar una misma frmula sobre un rango de datos.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja donde las columnas A y B tienen valores numricos y
ahora necesito colocar la multiplicacin de ambos valores en la columna C. Para hacerlo rpidamente, coloco la
frmula =A1*B1 en la celda C1 y posteriormente copio dicha frmula hacia debajo:
De esta manera obtendremos automticamente el resultado correcto para cada fila ya que Excel modifica las
referencias en cada frmula mientras es copiada hacia abajo.
REFERENCIAS ABSOLUTAS EN EXCEL
Hay ocasiones en las que necesitamos fijar la referencia a una celda de manera que permanezca igual an
despus de ser copiada. Si queremos impedir que Excel modifique las referencias de una celda al momento de
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copiar la frmula, entonces debemos convertir una referencia relativa en absoluta y eso lo podemos hacer
anteponiendo el smbolo $ a la letra de la columna y al nmero de la fila de la siguiente manera:
Si tomamos el primer ejemplo de la seccin anterior y utilizamos la frmula =$A$1+$B$1 en la celda C1 y

posteriormente copiamos dicha frmula a la celda C3, obtendremos el siguiente resultado:
En este caso la celda C3 devolver el mismo resultado que la celda C1 porque ambas frmulas hacen referencia a
las mismas celdas an despus de haberla copiado. Tendremos el mismo efecto al copiar la frmula de la celda C1
hacia la derecha:
Al convertir las referencias en absolutas, no importa a donde copiemos la frmula, dichas referencias
permanecern siempre fijas. Para dejar en claro el uso de las referencias absolutas, supondremos una tabla de
datos como la siguiente:
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La celda C2 hace el clculo del rea para el primer crculo tomando en cuenta el valor de Pi que est almacenado
en la celda F1. En este momento la referencia a la celda F1 es relativa y si copio la formula hacia abajo obtendr
el siguiente resultado:
Al copiar la frmula hacia abajo, Excel modifica la referencia a la celda F1 y le agrega una fila ms para convertirla
en una referencia a la celda F2 que es el comportamiento natural de las referencias relativas. Para hacer que
nuestras frmulas hagan siempre referencia a la celda F1 debemos transformar dicha referencia en absoluta:
Observa con detenimiento que la nica referencia que he convertido en absoluta es la de la celda $F$1. La otra
referencia a la celda B2 la he dejado como relativa porque necesito que sea modificada por Excel para tomar el
valor del radio de cada crculo conforme se copie la frmula hacia abajo. El resultado despus de copiar la frmula
ser el siguiente:
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Todas las frmulas harn referencia a la celda F1 porque est establecida como absoluta, pero Excel modificar
correctamente las referencias a las celdas de la columna B para obtener el resultado correcto.
REFERENCIAS MIXTAS EN EXCEL
En los ejemplos anteriores sobre referencias absolutas utilizamos el smbolo $ para fijar tanto la columna como
la fila. Sin embargo, es posible fijar solo la columna o fijar solo la fila y a estas variaciones se les conoce como
Referencias Mixtas.
Si queremos fijar solamente la columna, anteponemos el smbolo $ a la letra de la columna y dejamos la fila sin
dicho smbolo. Si por el contrario deseamos fijar solamente la fila, entonces anteponemos el smbolo $al nmero
de la fila. En la siguiente imagen podrs ver un resumen de los tipos de referencias que hemos revisado hasta
ahora:
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Si colocas la frmula =$A1 dentro de la celda B1 y copias la frmula hacia la derecha vers que la frmula se
mantiene igual en todas las columnas porque hemos indicado que deseamos tener la columna $A fija. Por el
contrario, si copias la frmula hacia abajo, Excel modificar el nmero de fila:
Sin embargo, si cambiamos el tipo de referencia mixta de la celda B1 por la frmula =A$1 y copiamos hacia la
derecha y hacia abajo, obtendremos un resultado diferente al anterior ya que habremos fijado solamente la fila:
Estos son los cuatro tipos de referencias de los cuales puedes elegir al momento de construir tus frmulas.
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Recuerda que esta clasificacin se basa en el comportamiento de la referencia al copiar una frmula.
CMO CAMBIAR ENTRE TIPOS DE REFERENCIA
Un consejo muy til para hacer ms eficiente el tiempo invertido al ingresar cualquier referencia en una frmula
es el uso de la tecla F4 cuando nos encontramos en el modo de edicin. Cuando el cursor de edicin se encuentra
sobre una referencia y pulsamos la tecla F4, Excel cambiar el tipo de referencia sin la necesidad de que
ingresemos manualmente el smbolo $. Hagamos el siguiente ejemplo para conocer el funcionamiento de este
atajo de teclado:
1. Selecciona la celda B1 e ingresa la frmula =A1 pero no pulses la tecla Entrar.
2. El cursor de edicin se encontrar parpadeando al final de la referencia y si pulsas la tecla F4 una vez, la
referencia se transformar automticamente en absoluta =$A$1.
3. Si vuelves a pulsar la tecla F4 tendrs una referencia mixta como =A$1.
4. Y si pulsas una cuarta vez la tecla F4, la referencia ser cambiada por la otra opcin de referencia mixta
=$A1.
5. Al pulsar una quinta vez la tecla F4 volvers a la referencia relativa original.
La tecla F4 solamente cambiar la referencia que est sobre el cursor de edicin as que, si quieres aplicar este
cambio en varias referencias de una misma frmula, entonces debers colocar el cursor sobre cada referencia que
ser cambiada y pulsar F4 cada vez.
REFERENCIAS A RANGOS DE CELDAS
Hasta ahora hemos visto cmo hacer referencia a una sola celda, pero Excel nos permite hacer referencia a un
conjunto de celdas adyacentes utilizando el operador de rango que est representado por los dos puntos (:) y que
deber colocarse entre dos referencias de celdas. Sin embargo, esas dos referencias de celdas no son al azar, sino
que deben ser el extremo superior izquierdo y el extremo inferior derecho de las celdas adyacentes a las que
deseamos referirnos.
Considera el siguiente grupo de celdas adyacentes donde cada una de ellas tiene un valor numrico. La referencia
para este rango de celdas ser B2:D4 y puedes ver que dicho rango es reconocido por Excel al momento de hacer
la suma.
Esto definitivamente es una gran ventaja ya que de lo contrario tendramos que indicar todas las referencias a las
nueve celdas, pero con este mtodo podemos referirnos fcilmente a todo el rango de celdas. Solo debes recordar
que la primera referencia corresponde a la celda del extremo superior izquierdo y la segunda referencia a la celda
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inferior derecha.
En este ejemplo ambas referencias son relativas, pero nada impide que utilicemos referencias absolutas al crear
una referencia a un rango, por ejemplo: $B$2:$D$4. Todas las reglas que explique anteriormente para las
referencias relativas, absolutas y mixtas tambin aplicarn para las referencias a rangos de celdas.
REFERENCIAS A CELDAS EN OTRA HOJA
En todos los ejemplos mostrados hasta este punto he utilizado referencias dentro de la misma hoja pero en ms
de una ocasin nos veremos en la necesidad de hacer referencia a una celda que se encuentra en una hoja
diferente.
La nica regla que debemos seguir es utilizar el nombre de la hoja donde se encuentra la celda de nuestro inters
e inmediatamente colocar el signo de exclamacin () seguido de la referencia a la celda. De esta manera, si
queremos referirnos a la celda C5 de la Hoja2, debemos hacerlo de la siguiente manera:
Una prctica que es altamente recomendable en las referencias a celdas de otra hoja, es rodear el nombre de la
hoja con comillas simples () ya que eso evitar cualquier error en caso de que el nombre de la hoja tenga un
espacio en blanco, por ejemplo:
REFERENCIAS A CELDAS EN OTRO LIBRO
Si la celda que necesitas acceder se encuentra en otro libro, entonces debers indicar el nombre del libro
encerrado entre corchetes [] antes del nombre de la hoja de la siguiente manera:
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Este tipo de referencia funcionar solamente si el libro especificado est abierto y adems est guardado en la
misma ubicacin que el libro actual. En caso contrario ser necesario indicar la ruta completa donde se encuentra
dicho libro:
Observa que en este ltimo ejemplo el nombre del libro y la hoja, as como la ruta, estn encerrados entre comillas
sencillas lo cual es ampliamente recomendable en caso de tener espacios en blanco en los nombres de las carpetas
de la ruta, o en el nombre del libro u hoja.
REFERENCIAS 3D
Las referencias 3D son tiles cuando necesitamos hacer operaciones con las mismas celdas en diferentes hojas.
Por ejemplo, si vamos a sumar la celda A1 de la Hoja1, Hoja2 y Hoja3, normalmente utilizaramos la siguiente
frmula:
=SUMA(Hoja1!A1, Hoja2!A1, Hoja3!A1)
A diferencia de esta nomenclatura, las referencias 3D nos permiten indicar las mismas referencias de una manera
abreviada:
=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1)
Es muy importante mencionar que no es posible utilizar este tipo de referencias con cualquier funcin de Excel.
Las funciones matemticas y estadsticas son las que permitirn su uso pero no podrs utilizar este tipo de
referencias en funciones de bsqueda como BUSCARV o COINCIDIR.
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Adems de acceder una sola celda en varias hojas utilizando las Referencias 3D, tambin puedes crear una
referencia a un rango de celdas de la siguiente manera:
=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1:C25)
EL ESTILO DE REFERENCIA F1C1
Los ejemplos de este artculo han utilizado el estilo de referencia A1 que es el predeterminado en Excel y que
indica que las columnas sern identificadas por una letra, o combinacin de letras, y que las filas sern
identificadas por un nmero. Existe otro estilo de referencia en Excel, que no es tan comn, pero que es necesario
que lo conozcas por si llegas a encontrar algn equipo donde Excel utiliza el estilo de referencia F1C1 el cual
identifica a las columnas y a las filas por su nmero. As que en lugar de utilizar letras para las columnas, este estilo
de referencia utiliza nmeros para todas ellas.
Ya que sera difcil distinguir el nmero de la columna del nmero de la fila en una misma referencia, se antepone
la letra F al nmero de la fila y la letra C al nmero de la columna. Algunos ejemplos de equivalencias en ambos
estilos de referencia son los siguientes: 27
Para que Excel utilice este tipo de referencia debes ir a Archivo > Opciones > Frmulas > Trabajando con frmulas
> Estilo de referencia F1C1.
28
Al seleccionar esta opcin y aceptar los cambios, notars de inmediato un cambio en los encabezados de columna
ya que dejarn de ser letras y se mostrarn como nmeros. Adems podrs observar el estilo de referencia F1C1
en el Cuadro de nombres y ya no estar permitido utilizar el estilo de referencia anterior.
SI tu libro tena frmulas previamente ingresadas entonces Excel se encargar de mostrar automticamente las
referencias con el nuevo estilo y no ser necesaria tu intervencin en el cambio. Si quieres regresar al estilo de
referencia A1 ser suficiente con desmarcar la opcin Estilo de referencia F1C1 del cuadro de dilogo Opciones de
Excel.
La verdad es poco probable que alguna vez te veas forzado a utilizar el estilo de referencia F1C1, pero el concepto
de utilizar valores numricos para referirse a las columnas y filas es muy utilizado al programar en VBA ya que es
mucho ms fcil referirse programticamente a las columnas por su nmero que por su letra.
29

Sesion 01 - Excel Basico 2017

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Excel 2013 Sesin 01

PRIMEROS PASOS EN EXCEL

1.1. CARGAR EL PROGRAMA DE MICROSOFT EXCEL.

Para acceder al programa Ms Excel tenemos estas opciones:

- DESDE LA TECLA INICIO.

- Acceso directo en escritorio.

- Combinacin de teclas: Windows + R, y digitamos EXCEL.

1.2. LA PANTALLA INICIAL:

Las diferentes partes de la pantalla que tiene el interface/entorno.

En la parte superior tenemos la lnea de aplicaciones, en la lnea de aplicaciones localizamos, en la parte

2.2. ENTORNO (Partes de la pantalla)

Si se quiere expresar un nmero decimal, menor de la unidad, mediante un nmero

3.2.2. FECHAS Y HORAS:

Se pueden utilizar indistintamente los signos / como separador en las fechas.

Los operadores utilizados en la creacin de frmulas son los siguientes:

+- Positivo, Negativo (como signo)

+- Suma, Resta (como operacin)

& Concatenacin de textos

= <> Igual, Distinto a

<> Menor que, Mayor que

<= >= Menor o igual que, Mayor o igual que

Algunos ejemplos de frmulas vlidas son los siguientes:

Frmula Operacin que realiza

=20*4 Realiza la multiplicacin (80)

=A3*15% Halla el 15% del contenido de la celda A3

=A4-B2+D7 Resta el contenido de la celda B2 al de la A4 y al resultado le suma el

=C3*(A10+B3) Suma el contenido de A10 y B3 y multiplica el resultado por el de C3

=C7+D6^8 Eleva el contenido de D6 a la octava potencia y le suma el valor de C7

=F12^(1/2) Halla la raz cuadrada del contenido de la celda F12

=H17&"Enero" Concatena el texto contenido en H17 con el texto Enero

="3/10/98"- Resta las dos fechas y devuelve el nmero de das transcurridos

=F7>=63 Da como resultado la palabra Verdadero si el contenido de F7 es

QU SON LAS REFERENCIAS EN EXCEL?

En el extremo izquierdo estn los encabezados de fila que muestran un nmero.

TIPOS DE REFERENCIAS EN EXCEL

REFERENCIAS RELATIVAS EN EXCEL

REFERENCIAS ABSOLUTAS EN EXCEL

Si tomamos el primer ejemplo de la seccin anterior y utilizamos la frmula =$A$1+$B$1 en la celda C1 y

REFERENCIAS MIXTAS EN EXCEL

1. Selecciona la celda B1 e ingresa la frmula =A1 pero no pulses la tecla Entrar.

3. Si vuelves a pulsar la tecla F4 tendrs una referencia mixta como =A$1.

5. Al pulsar una quinta vez la tecla F4 volvers a la referencia relativa original.

REFERENCIAS A RANGOS DE CELDAS

REFERENCIAS A CELDAS EN OTRA HOJA

REFERENCIAS A CELDAS EN OTRO LIBRO

=SUMA(Hoja1!A1, Hoja2!A1, Hoja3!A1)

EL ESTILO DE REFERENCIA F1C1

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