HERRAMIENTAS

DE TIC PARA LA
GERENCIA DE
PROYECTOS

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4. Herramientas de TIC para la Gerencia de Proyectos

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4.
Herramientas de TIC para la
Gerencia de Proyectos
Se presentan herramientas de gerencia de proyectos
asociadas especficamente a proyectos de Tecnologa de la
Informacin y la Comunicacin -TIC. Con estos conceptos y
ejemplos prcticos se aplica adecuadamente la teora adoptada
en los tres primeros captulos y se evidencia un resultado con la
implementacin de las herramientas en el ltimo.

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 4.1. Reflexin Inicial TIC en la
Educacin

En el desarrollo de este ltimo captulo, se realiza una

revisin de las herramientas TIC que, al convertirse en elementos
cotidianos y de uso general, con los cuales se pueden fortalecer
la planificacin, el desarrollo y la innovacin en la gestin
de proyectos. Dentro de estas herramientas se encuentran
elementos propios de la infraestructura, como son los elementos
de hardware como PCs, celulares, conexin a internet, entre
otros; y tambin se deben considerar los aplicativos software que
soportan su operacin.

Para llevar a cabo esta revisin es importante tener en

cuentas aportes como los realizados por (Carnoy, 2006), donde
se destaca la existencia de tres aspectos fundamentales al
considerar el uso de TIC en las organizaciones, principalmente
en la gestin y el desarrollo de los proyectos, los cuales son:

Uso de TIC en la comunicacin entre los Directores de

Proyecto y su equipo de trabajo, recurriendo a herramientas
como el Internet, correo electrnico, medios de audio
conferencia, y en general herramientas de intercambio de
informacin.

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 Uso de TIC para la flexibilizacin del trabajo y el
desarrollo de proyectos, permitiendo que los trabajadores
(equipo de proyecto) operen desde fuera de sus puestos de
trabajo, con horarios de trabajo ajustables continuamente segn
los requerimientos y necesidades.

Con las TIC se puede realizar formacin y capacitacin

del recurso humano de las organizaciones, recurriendo a
educacin virtual, formacin e-elarning; siendo este un medio
para impartir cursos y recibir realimentacin del aprendizaje.

Estas condiciones descritas por Carnoy no son exclusivas

de las organizaciones del sector productivo, ya que en el campo
educativo (escuelas y universidades) han venido introduciendo
aceleradamente estas tecnologas en su diario desempeo,
permitiendo y fomentando trabajo en red, expandiendo los
medios de acceso a la informacin y consolidando sus estrategias
a travs de las TIC. Estos avances son de constante estudio y de un
vertiginoso cambio que debe ser considerado al momento de
desempear funciones en las instituciones educativas.

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 En este punto, cabe reflexionar sobre la responsabilidad del
docente en la gestin de proyecto, ya que este debe garantizar el
planteamiento de estrategias para encontrar a diario como hacer
mejor su trabajo, plantear nuevas estrategias de enseanza,
aprovechar cada recurso o herramienta para motivar a sus
estudiantes a continuar el aprendizaje, y contar con una visin
universal de la gestin del conocimiento. Reflexiones como
las presentadas por UNESCO_EUROPEAID, (2008), donde se
destaca cmo la innovacin del docente se queda limitada por su
individualismo, desconociendo muchas veces lo realizado por
sus colegas, lo que se consideran buenas prcticas en el desarrollo
de proyectos en otras instituciones, entre otros.

Ahora bien, la invitacin final de esta seccin es a que cada

uno de los estudiante-aprendientes del mdulo comprendan
que la visin que genera la gestin de proyecto, en educacin
o cualquier otra rea del conocimiento, debe ser considerada
de forma integral y organizada; pues solo es posible lograr
la innovacin y la transformacin de las instituciones, si estas
reconocen sus carencias, detectan sus atrasos, y toman
decisiones con su equipo de trabajo, para superar sus
deficiencias de forma proactiva.

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 Estrategias de Planificacin

4.2. y Gestin de Proyectos

Educativos con TIC

La gestin de los proyectos asume siempre una estructura

de planeacin e implementacin de estrategias para realizar
seguimiento. Estas nociones han sido ampliamente exploradas en
los primeros tres captulos del presente mdulo. No obstante,
debe comprenderse que la viabilidad de los mismos se encuentra
asociada a cuestiones ligadas al proceso de toma de decisiones
y a su posterior ejecucin de forma responsable y organizada.
Por esta razn, la implementacin de los proyectos con TIC,
al igual que en otros casos, debe considerar las siguientes ideas:

Desarrollar un proceso adecuado y responsable de

evaluacin y autoevaluacin.
Realizar la anticipacin a dificultades o riesgos que
puedan ocurrir en la ejecucin y cierre del proyecto.
Analizar y asignar de forma ordenada los recursos
disponibles para la ejecucin del proyecto, priorizando
funcionalidad y costos.
Promover innovaciones siempre favoreciendo la
implementacin de estas y la consolidacin de polticas
institucionales al respecto.

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 Para llevar a cabo un proyecto se debe comprender
que tan solo con planearlo se da inicio a un proceso donde se
deben construir a partir de la participacin, donde exista una
democracia en el equipo de trabajo pero siempre direccionado
y sustentado por un lder del mismo. Estos procesos, en la
educacin, deben ser compromiso de la comunidad educativa, y
no solo de directivas o docentes.

Para pensar en un proyecto se debe garantizar no limitarse a

la obtencin de intenciones y enunciados, sino de una estrategia
de concrecin del mismo, estableciendo reglas y acciones para
ejecutarlas, definiendo criterios y principios para la orientacin,
as como las estrategias para desarrollarlas.

Como un ejemplo ilustrativo para el estudiante-aprendiente,

se invita a revisar el caso de un proyecto educativo; como la
formacin y el desarrollo de un equipo que sea capaz de lograr
la constitucin de un PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL de
una organizacin. UNESCO_EUROPEAID, (2008) presenta como
estrategia para la consolidacin de proyectos con TIC, cuatro
momentos para su ejecucin: explicativo, normativo, estratgico
y tctico operacional; donde cada uno de estos permite avanzar
de forma estructurada en la consolidacin del mismo.

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 Ahora bien, planear y desarrollar no es suficiente si no
se plantean estrategias de seguimiento y evaluacin de los
proyectos; los cuales se deben sustentar en el marco del desarrollo
de la innovacin y la mejora educativa. Evaluar entonces debe ser
considerado como una estrategia de valoracin y es consecuencia
de la generacin del cambio.

La realizacin del proceso de evaluacin suele ser

estructurada y sistematizada, refirindose estos a procedimiento
de investigacin a que da lugar la metodologa y asociada a
tcnicas de obtencin y registro de datos. Por otra parte, el
segundo elemento a considerar debe ser que la evaluacin hace
tambin referencia al foco que debe asumir el seguimiento, es
decir, el tipo de informacin que se espera obtener a travs de
la evaluacin. Deben tenerse en cuenta entonces dos cuestiones
diferentes, los procesos generados por el funcionamiento del
proyecto y los resultados obtenidos en las dimensiones que se
desean estudiar.

El ltimo aspecto fundamental tiene que ver con la necesidad

de contar con un conjunto de criterio, o puntos de referencia que
sirvan como parmetros para comparar los resultados que surjan
de la evaluacin. En la siguiente subseccin se destacan algunos
elementos destacables para el seguimiento de proyectos con TIC.

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 4.2.1. Criterios de evaluacin de proyectos
en educacin que incorporan TIC.

Existen diferentes posiciones segn la referencia a la cual

se le haga seguimiento, sin embargo muchos autores concuerdan
que los principales elementos a tenerse en cuenta al evaluar
proyectos es:

Currculo fundamentado en TIC: Si el impacto del

proyecto educativo es a nivel curricular, se debe entonces mediar
el mejoramiento del currculo y de las estrategias de enseanza
a travs de las TIC; desarrollando procesos de aplicacin y
experimentacin de los mismos. Esta implementacin debe
siempre determinar reas curriculares a ser afectadas por el
proyecto, sobre todo si garantiza interdisciplinariedad. Este
proceso debe tambin contar con indicaciones para el cambio en
las prcticas de enseanza, as como la integracin de las TIC en
las actividades asociadas a esta.

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 Finalmente, debe realizarse un destacado trabajo sobre
el desarrollo de materiales digitales y productos tecnolgicos
asociados al marco del proyecto.

Trabajo colaborativo en red: En este se pretende

que al desarrollar un proyecto educativo mediado en TIC debe
establecer polticas para la incorporacin de cultura en trabajo en
red y desarrollo colaborativo, con otras instituciones, regiones,
pases. Esto puede ser fcilmente mediado por foros o listas de
trabajo; ya sea por especialidad, rea o seccin territorial. Cada
una de estas ideas debe garantizar el intercambio de materiales y
experiencia intra-institucionales e inter-institucionales.

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 Desarrollo profesional de los docentes: Un proyecto
educativo mediado con TIC, sin la formacin y capacitacin de
los docentes es muy difcil de concebir. Se debe garantizar una
cantidad suficiente de docentes entrenados, un mejoramiento de
actitudes y aptitudes de los mismos en el uso de TIC en sus tareas
diarias; y la ejecucin con pertinencia y calidad de la formacin.

Cultura, nivel de uso y competencias TIC: Se debe

generar fuertes niveles de aceptacin y participacin en las
actividades de los proyectos, por parte de docentes, estudiantes,
y personal de apoyo.

Finalmente, y teniendo en cuenta este marco referencial,

en la siguiente seccin se describen algunas herramientas TIC
que fortalecen el desarrollo y planificacin de proyectos; ya sean
educativos o de otra ndole.

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 Aplicaciones que Soportan

4.3. la Gestin de Proyectos

Educativos

En esta ltima seccin del documento, se lleva a cabo la

presentacin de las potencialidades de algunos aplicativos
software que ayudan o soportan la planeacin, gestin y
seguimiento de proyectos. Se ha decidido presentar elementos,
tanto licenciados como gratuitos, y se invita al lector a profundizar
en dichas aplicaciones y explorar otras que considere
importantes. Las aplicaciones presentadas son:

Microsoft Project (Licenciado): Aplicacin reconocida

como un software de gestin de proyectos, siendo este uno de
los productos bandera de Microsoft. Esta herramienta ha sido
desarrollada y actualizada para dar soportes a los gerentes de
proyecto en el desarrollo de planes, la asignacin de recursos a
actividades especficas, seguimiento de los progresos de uno o
ms proyectos, la gestin del presupuesto y el anlisis de tiempos
del mismo. La versin ms reciente del aplicativo es la 2013 y
puede descargar un trial o prueba de 30 das del link: http://
technet.microsoft.com/en-US/evalcenter/hh973401. En la Figura
27 se presenta una ilustracin sobre el entorno de trabajo del
software descrito.

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Figura 27
Imagen Ilustrativa del Software MS Project

Nota Fuente: Recuperado de http://easytasksync-ms-project-outlook-sync.soft32download.com/screenshot/, 2010.

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 Oracle Primavera (licenciado): Sistema primavera
es una marca que compila una serie de paquetes de aplicativos
software para la gestin y planeacin de proyectos; actualmente
propiedad de la Corporacin Oracle. El enfoque de la
herramienta, y su principal objetivo, es el de apoyar eficazmente
a las organizaciones para realizar el seguimiento de programas y
proyectos. Se destaca por su capacidad de trabajo en tiempo real y
permite gestionar cartera, determinar recursos usados, asegurar
equipos de proyectos en programas macro, entre muchas otras
actividades.

Se destaca de esta aplicacin la posibilidad de integracin son

el ERP SAP, muy reconocido a nivel organizacional y de amplio
uso en Colombia.

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Figura 28
Software Oracle Primavera- Imagen Ilustrativa

Nota Fuente: Recuperado de Recuperado de http://www.file-extensions.org/p3-file-extension

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 Palisade @ Risk (licenciado): Aplicacin de propsito
especfico que utiliza las simulaciones de Monte Carlo para
mostrar escenarios posibles para un proyecto y su probabilidad
de ocurrencia. Este aplicativo fundamenta su operacin en la
incertidumbre propia de los proyectos, generando panoramas
slidos y completos. El aplicativo permite tambin determinar
tareas crticas y permite hallar la mejor estrategia basada en la
informacin disponible.

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Figura 29
Imagen Ilustrativa de @Risk

Nota Fuente: Recuperado de http://www.file-extensions.org/p3-file-extension

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 OpenProj (GPL): es un proyecto libre y de cdigo
abierto de gestin de programas de software Serena Software
Incorporated. El desarrollador afirma que OpenProj es un
reemplazo de Microsoft Project y otras soluciones de proyectos
comerciales. Ha sido descargado ms de 1.250.000 veces en
pocos meses desde su lanzamiento y se est utilizando en ms
de 142 pases. Aunque no es igual a MS Project, este programa
ofrece varias funciones tiles para la planificacin de proyectos,
programacin y gestin.

Open Workbench: sido diseado para la programacin

y gestin de proyectos. Se encuentra patrocinado por la Divisin
Clarity de CA. Se trata de una aplicacin de cdigo abierto que se
ejecuta en la plataforma Windows, incluyendo Windows 2000 y
XP. El software se puede descargar y utilizar de forma gratuita.
Revisin Open Workbench.

GanttProject: tiene una interfaz fcil de usar,

simplemente se puede iniciar la planificacin de proyectos
de inmediato despus de la instalacin. Este programa es
una herramienta de gestin publicada bajo la licencia GPL. Por
tanto, puedes descargarlo y utilizarlo de forma gratuita. Est
disponible para mltiples plataformas, incluyendo Windows,
Linux y Mac.

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 FusionDesk Starter Edition: FusionDesk Starter
proporciona la planificacin del proyecto bsico y algunas
caractersticas de gestin. No podr ser la solucin adecuada si
ests buscando un programa de gestin de proyectos completo,
ya que carece de algunas caractersticas de gestin como los
diagramas de Gantt y de gestin de recursos.

TaskJuggler: est desarrollado principalmente para

los sistemas Linux y Unix-like. El programa proporciona la
planificacin del proyecto y la solucin de seguimiento de
manera superior a las herramientas de uso comn, como la
edicin de grficos de Gantt. Se trata de un programa de gestin
de proyectos de software para administradores de proyectos
serios. Se trata de una aplicacin de cdigo libre y abierto. Puedes
descargarlo y utilizarlo de forma gratuita.

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 Finalmente, las siguientes seis aplicaciones son destacadas
en una seccin diferente por ser software que se ejecutan online
(lnea) y son otra alternativa para las organizaciones. Cada una de
las propuestas mostradas est desarrollada con licenciamiento
libre o GPL.

Intervals: ofrece el Plan gratuito para las personas y

trabajadores independientes que buscan la gestin de proyectos
libre. El plan libre te permite gestionar un nmero ilimitado
de tareas y hacer el seguimiento de forma gratuita sin lmite de
tiempo.

Basecamp: es una de las ms populares aplicaciones

basadas en la gestin de proyectos a travs de una web. Se ofrece
la gestin de recursos, gestin de documentos y solucin de
colaboracin. Adems de ofrecer suscripcin de pago, Basecamp
tambin ofrece un plan gratuito que tiene un proyecto, sin lmite
de usuarios, pero no permite compartir archivos.

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 Goplan: proporciona caractersticas tiles, tales como
la gestin de tareas, hitos, seguimiento de problemas, el tiempo
de seguimiento, el calendario y las versiones de archivos. El
programa se carga como servicio de suscripcin, hay varios
planes disponibles para que elijas como inicio, profesional y
sin lmites. Tambin hay plan gratuito que proporciona las
caractersticas bsicas, tales como gestionar 3 proyectos, 2
usuarios, 2 colaboradores y 100 MB de almacenamiento.

Proyectos Net Easy: ofrece caractersticas que incluyen

plantillas de proyecto, auto asignacin de los permisos, los hitos a
nivel de proyecto, el indicador de puntualidad, las operaciones, el
clculo automtico de los avances sobre la base de las actividades,
un nmero ilimitado de campos personalizados, estados
personalizados, categoras y prioridades y Diagrama de Gantt
interactivo. Est disponible en varios idiomas, incluyendo Ingls,
francs, alemn y ruso. Existe la cuenta gratuita que permite un
solo usuario con 100 MB de espacio de almacenamiento y nmero
ilimitado de proyectos y actividades.

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 AceProject: ofrece gestin de recursos, gestin de tareas,
estadsticas e informes de proyectos, diagramas de Gantt, el
calendario, el seguimiento de tiempo, las soluciones de gestin
de documentos. Puedes obtener plan bsico de forma gratuita con
funciones limitadas: 5 usuarios, 5 proyectos, 50 tareas y 50 MB
de espacio de almacenamiento.

Zoho Projects: proporciona el almacenamiento de la

informacin bsica del proyecto, as como las tareas y la gestin
de la documentacin. Esta versin gratuita permite un proyecto,
sin lmite de usuarios, 100 MB de almacenamiento, 1 Wiki y 1
grfico.

Finalmente, como cierre de este captulo, se invita al lector

a revisar estos ejemplos y a determinar estrategias de uso de los
mismos en su desempeo en la gestin de proyectos.

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 Trminos Claves

Software de Gestin de Proyectos

Proyectos Educativos Mediados por TIC
Cultura Organizacional y Paradigmas Educativos
V
HERRAMIENTAS DE TIC PARA
LA GERENCIA DE PROYECTOS

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 Lecturas Recomendadas

Universidad autnoma de Manizales (2012). Poltica de incorpora-

cin de TIC en la universidad autnoma de manizalez. Recuperado de:
http://repositorio.autonoma.edu.co/jspui/bitstream/11182/172/1/Pol%-
C3%ADtica%20de%20Incorporaci%C3%B3n%20de%20TIC%20UAM%20

V 2012.pdf

HERRAMIENTAS DE TIC PARA Miranda, M. (2011). Escenario de la incorporacin de las TIC al pro-
LA GERENCIA DE PROYECTOS ceso de enseanza-aprendizaje. Qu papel juega las TIC en el aula?
Recuperado de http://juandomingofarnos.wordpress.com/2011/04/30/
escenario-de-la-incorporacion-de-las-tic-al-proceso-de-ensenan-
za-aprendizaje/

Bucheli, A., & Gutirrez, L. (2010). Incorporacin de las TIC en edu-

cacin superior. Experiencia Institucional Universidad de los andes.
Recuperado de http://www.slideshare.net/rancruel027/incorpora-
cin-de-las-tic-en-educacin-superior

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