MASTIEMPO.

CO

Cmo Organizarte Para

Dejar De Estar Abrumado
y Tener Claridad/Espacio
Mental
Resumen del taller de gestin de tiempo de
mastiempo.co
JUAN C. ABELLO
22/03/2017

Dentro de este documento vas a aprender a tener ms claridad y espacio mental, vas a aprender
cmo dejar de estar abrumado y vas a aprender a ser ms productivo para tener ms tiempo.
Abrumado?

Si te sientes abrumado o con mucha carga de trabajo es porque tienes tu mente llena de
cosas como tareas incompletas, cosas que estn esperando, proyectos que no han
comenzado, proyectos para tu futuro, compras por hacer, conversaciones que tener etc

Imagina que tu mente fuera un tablero con todas estas cosas pffff Si tienes el tablero
lleno de estas cosas queda poco espacio para generar ideas y procesarlas.

Como dice David Allen la mente es para generar ideas no para guardarlas.

El problema es que la mayora de la gente no tiene un sistema que le permite tener la

mente vaca para tener ideas.

Lo que quiero que aprendas en este resumen es como tener un sistema que te permita
tener dos cerebros. El tuyo, el propio, que tienes para generar ideas y procesarlas

Y otro en papel o en el computador donde guardes todo lo que ahora ests guardando en
tu cabeza y que te permite procesar fcilmente todas tus tareas, incompletos, cosas que
ests esperando etc. Ac va

El sistema

Este sistema que te estoy comentando consiste en un calendario, 4 listas principales

(entrada, de pasos a seguir, esperando por y tal vez/algn da) y una bandeja de
entrada fsica. Esto es todo lo que necesitas para tener claridad y orden mental! Esto te
llevar a ser muy productivo!

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Lo primero que debes hacer para tener ese segundo cerebro es anotarlo todo en la lista
que llamamos de entrada. Hay 3 razones para anotarlo todo:

La primera para descargar lo que tienes en la cabeza y generar ms espacio y

claridad
La segunda para no olvidar las cosas y tener tranquilidad de que todo est en un
sistema
La tercera es que una vez tengas todo sobre el papel va a ser muy fcil para ti
procesar tus tareas y proyectos. As no vas a perder tiempo en cosas que no
generan valor o tratando de decidir qu debes hacer ms tarde

Todo lo que anotes en tu lista de entrada debe ser procesado. La primera vez que
anotas todo el proceso puede tomarte algo de tiempo. Eso est bien, hay que empezar de
alguna forma. De ahora en adelante esta lista de entrada debe ser procesada
regularmente y no te va a tomar mucho tiempo.

Al ordenar lo que anotaste debes empezar con cada tem en el orden en que apareci en
tu lista. Por cada tem debes preguntarte: esto necesita una accin de mi o de otros
ahora?

Si la respuesta es que NO puedes hacer una de las siguientes 3 cosas:

Desecharlo
Guardar como un material de referencia (tal vez necesitar este artculo en algn
momento)
Poner en tu lista de cosas para tal vez algn da. Ah van cosas como aprender
Quechua o cosas por el estilo :P

En cambio si el tem que ests procesando SI necesita una accin debes preguntarte cul
es el siguiente paso. Ese siguiente paso debe ser una accin clara, fsica y visible. Es decir,

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nada de poner planear boda sino poner Hacer una lluvia de ideas de donde hacer la
boda

Esto es clave. Ese siguiente paso debe ser la siguiente accin que mueva un proyecto haca
su objetivo. Al tomarte unos segundos para definir cul es el siguiente paso te aseguras
que la lista de pasos a seguir slo contiene tems que puedes hacer en cualquier
momento. Ya has pre-procesado tus tareas y esto reduce tu resistencia de hacerlas.

Al procesar tu lista vas a encontrar tems que necesitan un siguiente paso y lo puedes
hacer en menos de 2 minutos (por ejemplo mandarle fotos de gatos a mi abuela). Hazlo
de una vez ya que perderas ms tiempo manejando el tem que hacindolo.

Si algo toma ms de dos minutos lo debes poner en tu lista de pasos a seguir ya que
procesaras esa lista apenas puedas.

Algunos de los tems que vas a procesar son cosas que ests esperando o son proyectos.
Bueno esos tems los debes poner en unas listas que se llaman adivina adivinador lista
esperando por y lista de proyectos.

Ac va una imagen para resumir.

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Ahora veamos en detalle cmo funciona cada elemento de este sistema:.

Lista de Entrada

En la lista de entrada es donde capturas todo lo que tiene tu atencin, sean ideas tareas,
proyectos. Esto puede ser tu jefe dicindote que le hagas un ponqu de zanahoria o ver
un poster de un concierto al que quieres ir.

Debes tener una barrera mnima para aadir algo a tu lista de entrada. Es mejor sobre-
capturar que sub-capturar. Tambin debe ser muy fcil anotar lo que tiene tu atencin
ten siempre a la mano un cuaderno donde tengas tu lista de entrada, o un cuadernillo o
una aplicacin en tu celular que puedas utilizar en la calle.

Puedes tener ms de una lista de entrada. Lo importante es que sean manejables y que
puedas anotar las cosas a medida que ocurren. Recuerda que la idea es vaciar la mente
para que tengas espacio y claridad.

Cuando comienzas a utilizar este sistema que te estoy enseando, basado en el libro
Getting Things Done de David Allen, debes tomar al menos 1 hora de tu tiempo para
escribir en una lista de entrada todas las cosas que quieres o debes hacer.

Todo lo que debes anotar incluye todas esas cosas que no estn donde deben estar o que
no son como deben ser. Tienes que comprar un cepillo de dientes nuevo? Quieres pintar
las paredes de tu casa de otro color? Tienes que devolverle un saco a tu primo? Todas
estas cosas van a tu lista de entrada.

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Bandeja de Entrada

La bandeja de entrada es un elemento fsico donde puedes colocar cosas fsicas que
tienes para procesar. Aqu van esas cosas que tal vez anotaste en una servilleta o un post
it, como tambin facturas y documentos que tienes que revisar.

Es un concepto sencillo per poderoso porque si eres naturalmente desorganizado como

yo, seguramente pierdes valioso tiempo buscando facturas que tienes que pagar o el post
it que tena la idea que te iba a hacer millonario

Lista de Pasos a Seguir

Esta es la lista de todas esas acciones o tareas que quieres hacer apenas puedas. Es decir
esas cosas que quieres hacer cuando no ests en Instagram o viendo el Factor X.

La redaccin es clave. Siempre empieza las tareas con un verbo y s tan especfico como
sea necesario. A mi me pasaba que escriba algo en mi lista y cuando la iba a procesar
perda valiosos minutos y energa tratando de recordar que quera recordar con lo que
haba escrito.

Cuando una tarea empieza con un verbo y sabes exactamente lo que significa slo el leerla
te va a llevar a la accin.

Otra cosa importante de la lista de pasos a seguir es que le puedes poner tags o
dividirla por contextos segn dnde te encuentres o las personas con las que te vas a
reunir. En mi caso yo manejo tres listas de pasos a seguir: una de pasos a seguir en la casa,
otras de pasos a seguir en la oficina, y por ltimo una de pasos a seguir en la calle.

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Lista Esperando Por

Debes utilizar tu lista de esperando por cuando delegues algo a otros, enves un email
del que ests esperando una respuesta o tienes una tarea bloqueada. Estos tems lo debes
marcar con la fecha en la que fueron delegados as puedes decir Dnde est el reporte
que me dijiste que iba a estar listo en un menos mes? Ya han pasado 32 das! :P

Lista de Proyectos

En tu lista de proyectos debe ir cualquier cosa que tome ms de una o un par de acciones.
La lista es simplemente una lista de los nombres de estos proyectos y si quieres una
descripcin del mismo y el objetivo.

Esta lista es para garantizar que no olvides tus proyectos y que siempre tengas algn
elemento que est moviendo el proyecto en cuestin haca adelante. Sea un item en tu
lista de pasos a seguir o un tem en tu lista de esperando por. Esta lista debe ser
revisada semanalmente para asegurarte que los proyectos van hacia adelante.

Si quieres tener ms detalle sobre un proyecto te recomiendo tener una carpeta de

referencia del mismo por fuera de la lista de proyectos. En esa carpeta puedes tener qu
esperas del proyecto, detalles de cmo lograrlo, indicadores de gestin etc. Lo que tienes
dentro de esta carpeta te puede servir si en algn momento no sabes cul es el siguiente
paso o tienes que buscar algn documento.

Lista de Tal vez/Algn Da

En la lista de pasos a seguir van las cosas que quieres hacer apenas sea posibledentro
del marco de una semana. Sin embargo, seguramente tienes cosas en tu cabeza que
quieres hacer despus de esta semana o en el futuro. Para esos tems est a lista de tal

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vez/algn da. Ah puedes anotar todas esas cosas que no son prioridad ahora pero que
tal vez lo sean en un futuro.

Esta lista tambin la revisas semanalmente.

Calendario

El calendario se debe manejar como un lugar sagrado donde slo van elementos que se
deben hacer en una hora y en un da especfico como eventos, llamadas o reuniones.

No quieres llenar tu calendario con tareas ya que por un lado para eso est tu lista de
pasos a seguir, y por el otro el calendario pierde utilidad sino puedes saber con un
vistazo que cosas en tu agenda no son flexibles.

El calendario lo debes revisar en tu revisin semanal y diariamente para no olvidar

eventos importantes.

Hay ciertas cosas para hacer que todo funcione. Ac van:

Revisin Semanal

Durante tu da a da seguramente pasaras la mayor parte del tiempo haciendo las tareas
de tu lista de pasos a seguir y tratars de actualizar tu sistema segn las cosas que
ocurran durante la semana.

Sin embargo, la vida tiende al caos y a menos de que seas un robot las cosas se van a
empezar a salir de control. Tal vez completaste unas tareas de un proyecto y no has

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aadido tareas nuevas del mismo, tal vez no has capturado todo lo que tiene tu atencin
en tu bandeja de entrada etc.

Para volver a poner las cosas en orden se hace una revisin semanal. En esta revisin
debes:

Descargar tu mente y todo lo que tenga tu atencin en tu lista de entrada

Revisar tus proyectos y asegurarte de que cada proyecto tenga al menos una
accin en la lista de pasos a seguir o en la lista esperando por

Asegurarte que cada accin en tu lista de pasos a seguir sea algo que quieres
hacer esa semana y si no lo es moverlo a la lista de tal vez/algn da o
descartarlo por completo

Revisar tu lista de tal vez/algn da para ver si hay algo que ahora quieres hacer
esta semana

Procesar tu bandeja de entrada fsica

Para vaciar tu mente en la revisin semanal te recomiendo utilizar una la lista para
recordar eso que tienes en la cabeza. Te la adjunto como PDF. El leer la lista te va ayudar
a recordar cosas sobre las que quieres tomar accin.

Hacer Que Funcione

Para que este sistema que ests aprendiendo funcione es clave que:

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 Tengas el hbito de vaciar la mente y captures todo lo que tenga tu atencin y lo
ubiques en alguna de tus listas

Que tengas una herramienta definida donde tengas tus listas y que sea fcil de
usar y accesible en cualquier lugar. Puede Si eres ms old style puede ser un ser un
cuaderno + un cuadernillo. Si te gusta la tecnologa puede ser una aplicacin que
est sincronizada en tu celular y en tu computador.

Yo por ejemplo tengo todas mis listas en una aplicacin que se llama Trello y
puedo acceder a ellas en el computador o en el celular (me encanta porque dentro
de un tablero puedo ver fcilmente todas mis listas y anotar cosas es muy fcil).

Que mantengas muy bien definido las diferencia entre cada lista y ubiques tus
ideas, tareas o proyectos en el lugar adecuado

Otros Elementos Para Tener En Cuenta

En tu bandeja de entrada fsica o al momento de descargar tu mente vas a tener cosas que
quieres guardar como referencia como esa receta de brownies de milo de tu ta

El procesar este tipo de cosas slo significa guardarlas en el lugar adecuado. Si no lo tienes
crea o compra unas carpetas donde puedas guardar esas cosas que vas a necesitar en el
futuro.

El orden siempre ayuda a la productividad porque si tienes orden no pierdes tiempo

buscando cosas que desaparecieron mgicamente.

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Yo soy desordenado por naturaleza y un consejo que me ha servido bastante es que cada
cosa tiene su lugar. Ahora siempre que llego a la casa pongo las llaves en el mismo lugar y
no se me han vuelto a perder

Con todo este sistema el uso de recordatorios se minimiza pero sigue siendo til cuando
algo tenga que ocurrir a una hora y un da muy especfico. Yo por ejemplo lo utilizo para
recordarme que Laura en Amrica va a empezar para prender el tele :P

Y Ahora Qu

Ahora slo tienes tres cosas por hacer para empezar a utilizar este sistema:

1. Tmate entre 20 y 30 minutos para descargar tu mente en una lista de entrada

(utiliza el PDF que te voy a enviar). Escribe todo lo que se te ocurra y tenga tu
atencin

2. Ordena eso que anotaste y que realmente quieras hacer segn las listas que ya
aprendiste pasos a seguir, esperando por, proyectos, tal vez/algn da

3. Repetir el paso uno y dos y hacer una revisin semanal

Saludos,

Juan Abello

Ps. Si no lo has visto an te recomiendo que vayas a mastiempo.co

y veas el video de Cmo recuperar 1 Hr. 18 Min. de Tiempo al Da

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