ORGANIZADORA DE EVENTOS

SOCIOCULTURALES

Gestores del proyecto:

Lara Ramrez Katya A.
Mndez Gonzlez Cassandra
Miguel Ramrez Heidy
Mijangos Martnez Nancy
Montero Santiago Josefina
Ros Gmez Brenda A.
Contenido

INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 1
DIAGNOSTICO .......................................................................................................................... 2
PROYECTO EMPRENDEDOR ....................................................................................................... 3
MISIN .......................................................................................................................................... 3
VISIN ........................................................................................................................................... 4
VALORES...................................................................................................................................... 4
OBJETIVOS .................................................................................................................................. 4
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL......................................................................................... 4
MODELO DE NEGOCIOS (CANVAS)............................................................................................. 5
ANLISIS COSTO BENEFICIO ...................................................................................................... 6
SISTEMA DE GESTION (CUADRO DE MANDO INTEGRAL) ............................................................ 8
SISTEMA DE COMERCIALIZACIN .............................................................................................. 9
MARKETING MIX ............................................................................................................................. 9
POLTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL .................................................................................... 9
REFERENCIAS .......................................................................................................................... 11
NDICE DE TABLAS .................................................................................................................. 11

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INTRODUCCIN
El turismo de negocios ha cobrado un gran auge en los ltimos aos, este
segmento genera beneficios para los destinos tursticos en el mbito econmico y
social, los pases han aprovechado las oportunidades que trae esta modalidad
dirigiendo parte de sus esfuerzos en la elaboracin de estrategias para el
desarrollo de esta actividad, como la creacin de espacios acondicionados para
llevar a cabo las reuniones, diversificacin de la oferta turstica, la mejora de los
servicios bsicos (hospitales, bancos, seguridad), entre otras.

La OMT, en colaboracin con la Cuenta Satlite de Turismo, instituciones,

dependencias y empresas pblico-privadas, se han encargado de fortalecer y
estudiar el desarrollo de esta actividad, puesto que la industria de reuniones
seguir en aumento (OMT, 2014).

A nivel mundial, se encuentran destinos bien consolidados en esta rea; adems,

entrar en este mercado competitivo se requiere de estrategias innovadoras; en el
caso de Mxico, los siete estados con mayor afluencia para el turismo de
negocios, son: la capital del pas, el segundo lugar lo ocupa Monterrey, el tercero
Guadalajara y el cuarto Puebla, seguidas de Len, Cancn y Chihuahua
(Jimnez, 2015).

Ahora bien, en el caso de Huatulco, no se cuentan con todas las caractersticas

necesarias para llevar a cabo esta modalidad, tal vez cuente con lo mnimo para el
turismo convencional, sin embargo, la falta de espacios equipados, la escaza
actividad area, as como la tecnologa, debilita que crezca este sector.

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DIAGNOSTICO
Tabla 1.FODA del proyecto emprendedor
Oportunidades
1. Oficinas accesibles en el centro
2. Cursos de capacitacin por parte del
gobierno e instituciones acadmicas
Fortalezas 3. nica en el mercado de Huatulco
4. Publicidad por parte de prestadores de
servicios tursticos y el gobierno
5. Espacios pblicos y privados
1. Ubicacin en el centro de FO1. Localizacin fcil de la oficina.
la Crucecita FO2. Aprovechar el apoyo de empresas para la
2. Personal capacitado capacitacin constante del personal.
3. Empresa innovadora FO3. Ofrecer un servicio de calidad e
4. Cartera diversificada de innovndonos constantemente.
eventos F4, O5. Aprovechar los espacios en temporada
alta y baja.
Debilidades
1. Somos una empresa D1, O4. Darnos a conocer a travs de las
nueva en el mercado relaciones pblicas.
2. Falta de experiencia en el D2, O3. Comprometernos con la empresa y el
mercado cliente para ofrecer un buen servicio.
3. Altos costes para atraer DO3. Estrategias comerciales para atraer clientes
clientes
Fuente: Elaboracin propia
Amenazas
1. Mensualidades altas
2. Generacin de gastos en capacitaciones
3. Posible llegada de empresas similares
4. Permisos lentos para el usos de los espacios pblicos
FA1. Trabajar en las metas del mes para generar ingresos y
cubrir los gastos necesarios.
FA2. Dividir gastos con otros prestadores de servicios
interesados en la misma capacitacin. FA3. Generar una
cartera de clientes potenciales ofreciendo paquetes
especiales.
FA4. Realizar tramite de permisos con antelacin
D1, A3. Generar promociones para la realizacin y asistencia
a los eventos.
D2, A3. Servicios adicionales a los paquetes. D3 A1, 2, 3.
Estrategias de venta para llevar a cabo el mayor nmero de
eventos y obtener ganancias.
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La idea del proyecto se realiz de acuerdo al anlisis del destino, donde se puede
observar que una de las debilidades es la falta de eventos socio-culturales
complementarios a la oferta. Por ello, la empresa ofrecer servicios que van desde
exposiciones gastronmicas, presentacin de grupos musicales (tradicional, rock,
etc.), festival de danza, feria del mezcal y del caf.

Cabe sealar, que no existe un negocio de giro socio-cultural igual al que se

pretende realizar en el destino, lo que predomina son las organizadoras de bodas
por ejemplo Tu Boda en Huatulco, Huatulco Weddings, Banquetes Huatulco,
Casa Reyes, OH! Events Huatulco entre otros (Bodas, 2017); tambin en
algunos hoteles organizan eventos pero son dentro de sus instalaciones; adems
el municipio lleva a cabo actividades como la celebracin del da del nio, da de
las madres, adultos mayores, etctera, en conjunto con el apoyo del DIF
(Desarrollo Integral de la Familia); sin embargo dichos eventos duran unas horas y
en fechas determinadas.

Nuestra empresa pretende realizar mensualmente eventos socio-culturales, los

ms representativos se llevarn a cabo en los meses con menor ocupacin
hotelera, el primer periodo comprende de mayo-junio y el segundo de agosto-
octubre, de acuerdo con la Asociacin de Hoteles y Moteles de Huatulco (2016).

Parte del objetivo de la empresa es dar beneficios a la poblacin local como la

generacin de empleos, reducir los impactos ambientales, ayudar a romper con la
temporada baja y generar una derrama econmica beneficiando a prestadores de
servicios a travs de la asistencia de las personas a los eventos.

PROYECTO EMPRENDEDOR
El proyecto consiste en implementar una organizadora de eventos socio-
culturales, llamada ODE Huatulco que estar ubicada en Av. Guamuchil No. 208
interior 304 Sector H, La Crucecita.

MISIN
Somos una empresa que se encarga de crear eventos socio-culturales
garantizando el xito del mismo basado en el profesionalismo y compromiso de

3
nuestros colaboradores, brindando la confianza y el trato personalizado a los
clientes meta, adems de asesorar y brindar soluciones a las necesidades de los
mismos.

VISIN
Ser una empresa lder en el mercado dentro en la organizacin de eventos socio-
culturales a nivel nacional.

VALORES
Compromiso
Responsabilidad
Trabajo en equipo
Honestidad
OBJETIVOS
Contribuir a la oferta complementaria recreativa
Realizar acciones que ayuden a disminuir con la estacionalidad que
presenta el destino
Compromiso con el medio ambiente y la comunidad

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Gerente
general

Contador

Coordinador de Coordinador de
eventos publicidad

Logstica

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MODELO DE NEGOCIOS (CANVAS)
Tabla 2.CANVAS
SOCIOS CLAVES ACTIVIDADES CLAVES PROPUESTA DE VALOR RELACIN SEGMENTO DE
Socios claves: MERCADO
Gestores Conseguir proveedores. R
del Solicitar permiso (Chahue). Presentacin del e
proyecto Rentar mobiliario y equipo. festival musical l Nacionalidad:
Voces de mi a Mexicana.
Proveedores: tierra. c Edad: 25-
in indirecta: 365aos.
Profesionistas.
RECURSOS CLAVES CANALES DE DISTRIBUCIN Nivel
Alia socioeconmico
nzas estratgicas Proveedores Anuncios en televisin, : Medio alto.
Espacio (Chahue). publicitarios (pantallas).
Mobiliario y equipo. Speech en radio.

ESTRUCTURA DE COSTOS FUENTES DE INGRESO

Costos fijos:
Sueldo del personal (Gestores del proyecto). Entrada/cover.
Pago de agua, luz y gas.

Costos variables:
Contratacin de los artistas.
Otros gastos.
RESPONSABILIDAD SOCIAL
Apoyo en las actividades del DIF y municipio.

Fuente: Elaboracin propia.

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ANLISIS COSTO BENEFICIO
A fin de evaluar la rentabilidad del proyecto, se realiza el siguiente anlisis costo
beneficio (CB), donde se determina el porcentaje de rendimiento y los porcentajes
que se van a destinar para la estrategia de marketing y la responsabilidad social.
La empresa est integrada por 6 socios los cuales cada uno aport la cantidad de
$ 467,856.33 sumando un total de $2, 807,138.00.

Tabla 3. Inversin
INVERSIN ODE HUATULCO
Contratacin de la cantante 550,000
Gastos de Organizacin 19,690
Renta de Local 7,000
Mobiliario y Equipo 20,000
Equipo de Transporte 600,000
Papelera y tiles 4,000
Renta del local 7,000
Sueldo del personal eventual 10,000
Sueldo de los inversionistas 120,000
Propaganda y publicidad 120,000
Combustible 4,320
Boletos 10,000
Impuestos 1,200,000
Uso de playa 20,000
Responsabilidad Social 65,128
Seguridad 50,000
Inversin 2,807,138
Fuente: Elaboracin propia

Formula de Relacin Costo-Beneficio

Porcentaje de
Ingresos
Costos ( ) -1 * 100 % beneficio

3, 000,000 (1.0687) -1 * 100 6.87 % (% de rendimiento)

2,807, 138
De acuerdo con el anlisis que se desarroll en la tabla 4, se identific que el total
de ingresos en el primer ao es de $36, 000,000.00. Por lo tanto, se va a destinar
el 1 % de esos ingresos para la estrategia de marketing, a fin de que la publicidad
sea directamente proporcional a las ventas. As, de acuerdo a las ventas se va a
destinar el monto.

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 Tabla 4. Flujo de efectivo

1 AO 2 AO 3 AO 4 AO 5 AO
INGRESO POR VENTAS $36,000,000.00 $40,005,544.00 $44,406,652.80 $50,047,318.08 $54,431,717.25
(=)TOTAL DE INGRESOS $36,000,000.00 $40,005,544.00 $44,406,652.80 $50,047,318.08 $54,431,717.25
COSTOS DE VENTAS
COSTO DE PRODUCCIN $33,685,656.00 $33,685,656.00 $33,685,656.00 $33,685,656.00 $33,685,656.00
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS $2,314,344.00 $6,319,888.00 $10,720,996.80 $16,361,662.08 $20,746,061.25
GASTOS OPERACIONALES
GASTOS DE VENTAS
SUELDOS Y
SALARIOS $960,000.00 $960,000.00 $960,000.00 $960,000.00 $960,000.00
RENTA $840,000.00 $840,000.00 $840,000.00 $840,000.00 $840,000.00
PUBLICIDAD $360,000.00 $400,055.44 $444,066.53 $500,473.18 $544,317.17
TOTAL GASTOS DE VENTAS $2,160,000.00 $2,160,000.00 $2,160,000.00 $2,160,000.00 $2,160,000.00
GASTOS ADMINISTRATIVOS
INTERNET Y TELEFNO $4,800.00 $4,800.00 $4,800.00 $4,800.00 $4,800.00
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO $24,000.00 $24,000.00 $24,000.00 $24,000.00 $24,000.00
TOTAL DE GASTOS ADMINISTRATIVOS $28,800.00 $28,800.00 $28,800.00 $28,800.00 $28,800.00
OTROS GASTOS $120,000.00 $120,000.00 $120,000.00 $120,000.00 $120,000.00
TOTAL DE GASTOS OPERACIONALES $2,308,800.00 $2,308,800.00 $2,308,800.00 $2,308,800.00 $2,308,800.00
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO $5,544.00 $4,011,088.00 $8,412,196.80 $14,052,862.08 $18,437,261.25
PARTICIPACION DE TRABAJADORES 15% - $401,108.80 $841,219.68 $1,405,286.21 $1,843,726.12
IMPUESTOS - $1,203,326.40 $2,523,659.04 $4,215,858.62 $5,531,178.37
UTILIDAD NETA $5,544.00 $2,406,652.80 $5,047,318.08 $8,431,717.25 $11,062,356.75

Fuente: elaboracin propia

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SISTEMA DE GESTION (CUADRO DE MANDO INTEGRAL)
Tabla 5. Indicadores
Aspecto Objetivo estratgico Indicador Formula Meta Frecuencia
La inversin por parte de Retorno de la inversin Costo beneficio En el primer evento recuperar la inversin
los socios se recupere por un monto total de $ 2,807,138
dentro de un periodo.
La organizadora sea Rentabilidad sobre Return On Equity = Beneficio Neto Tener una rentabilidad de 4.46% para el
Financiero rentable recursos propios despus de Impuestos / Capitales primer ao. Anualmente
propios.
Conocer la participacin Cuota del mercado (Eventos realizados por la ODE Incrementar la participacin del mercado en
de la empresa de la Huatulco / Eventos totales en el un 2%
Anualmente
demanda total del destino)X100
mercado
Volumen de clientes Prdida/obtencin (# clientes actuales- # clientes evento
de clientes anterior) X 100/ # clientes evento Alcanzar un 50% de asistencia Por evento
anterior
Clientes
Satisfaccin del cliente Incremento/ (# quejas evento ant.- # quejas evento
Disminucin de antepasado) x 100/ # quejas evento Reducir el nmero de quejas en 60% Por evento
quejas antepasado
Aumentar la eficiencia en Eficiencia en la gestin Tiempo en el que se realiza/tiempo Cumplir con la gestin del evento en 4
Por evento
la gestin de los eventos del evento programado en la realizacin meses
Innovacin de nuevos Nuevos productos Productos / Servicios Nuevos al Ao Al ao incluir 2 nuevos productos para Para el segundo
eventos innovar la cartera de eventos. ao despus de
la apertura.
Disminuir los incidentes Incidentes (# incidentes evento ant.- # quejas Reducir el nmero de incidentes en un 50%
Procesos
durante los eventos evento antepasado) x 100/ # quejas Por evento
evento antepasado
Reflejar la proporcin de Eficiencia de la ES= (TRC/TRE) * 100 Donde TRC: Atender la mayora de los riesgos de forma
riesgos controlados del seguridad Total de riesgos controlados y TRE: eficiente.
Por evento
total de riesgos Total de riesgos existentes
existentes.
Mejorar el clima laboral: ndice del clima Encuestas El 80% de los trabajadores estn a gusto en
motivacin, delegacin organizacional su rea de trabajo. Semestralmente
Crecimiento y
de poder. bueno/malo
aprendizaje
Disminuir la rotacin del Antigedad media de la AP = Tiempo de permanencia en la Antigedad media de 2 aos.
Semestralmente
personal plantilla empresa/ Nmero medio de empleados
Fuente: Elaboracin propia

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 Sistema de comercializacin
La organizadora ODE HUATULCO destinar del 1% al 2% para el plan de
marketing enfocando la promocin principalmente en los meses de baja
ocupacin. La organizadora har uso de diferentes medios publicitarios
(desglosados en la siguiente tabla 6) donde se har mencin de los eventos que
se llevaran a cabo en el destino.
Tabla 6. Medios de promocin

Medios Meses Funcin

Flyers En cada evento. Promocionar el evento.

Redes sociales (Facebook,
Todo el ao.
Twitter e Instagram).
Pgina web oficial ODE
Todo el ao.
HUATULCO
Agencia de viajes Bahas
Plus
Anuncios en televisin
Anuncios en pantallas
publicitarias
Autobuses ADO
Speech de radio
Difundir evidencia de los eventos.
- Presentacin de la organizadora.
- Contacto directo organizadora- cliente.
- Difundir el catlogo de los paquetes.
- Apartado Personaliza tu paquete:
personalizar su paquete de acuerdo a sus
necesidades.
- Polticas del servicio.
- Acceso directo a las redes sociales de la
organizadora.
Intermediario.
En eventos
1 mes Difusor de eventos
- Publicidad.
1 semana
- Referencias de ODE Huatulco.
En eventos. Intermediario.
1 Mes Promocin de ODE HUATULCO.
Fuente: Elaboracin propia

Marketing Mix
ODE HUATULCO en su pgina web tendr apartados que facilitarn al cliente el
agendar un evento, se mostrar un calendario con fechas disponibles de los
eventos y un formulario de datos personales que permitira el contacto con el
cliente.
Poltica de responsabilidad social
Estamos conscientes que nuestra empresa tendr impactos negativos y positivos,
en los mbitos sociales, econmicos y ambientales, por ello, se pretende que los
esfuerzos estn encaminados en afectar lo menor posible. Los grupos de inters
de la empresa se presentan a continuacin:

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 Tabla 7.Grupo de inters
Grupo de inters Expectativas/alcances
Comunidad Nuestra empresa ser una fuente de trabajo; algunos eventos son
para el entretenimiento de la comunidad lo que permite la integracin
de los mismos.
Turistas Nuevo producto para el entretenimiento del turista, integracin del
mismo con la comunidad, trato amable, dar a conocer parte de la
cultura del estado.
Proveedores Adquisicin y renta de los servicios y equipo necesario con empresas
locales o nacionales (compaas mexicanas) y de ser necesario con
empresas extranjeras.
Socios/inversionistas La participacin de seis socios en el proyecto, se busca la aportacin
y retorno del capital, as como la transparencia del mismo.
Capital humano Clima organizacional apropiado, beneficios a los colaboradores
(incentivos, convivios, etc.), apoyo a los mismos (brindar seguridad
laboral, prestaciones bsicas).
Gobierno municipal Apoyo en eventos locales, solicitar el equipo bsico y permisos.
Gobierno federal Apoyo en los eventos, promocin, financiamiento, agilizacin de
trmites.
Fuente: Elaboracin propia

As mismo, al estar comprometidos con la comunidad y el medio ambiente se han

tomado en cuenta las siguientes iniciativas:

Iniciativas econmico - social

Apoyar al DIF municipal con la logstica y realizacin de eventos para el

beneficio de la comunidad
Dar aportaciones econmicas (el 1% de la utilidad neta) para las
actividades realizadas por el municipio como: da de la mujer, da del nio,
da de las madres, da de reyes, conmemoracin de Huatulco (8 de enero).
Apoyar a los eventos altruistas de fundaciones para recaudar fondos, esto
ser posible en coordinacin con la Asociacin de Hoteles y Moteles y
dems actores interesados.
Se tendr como proveedores a empresas locales para la renta del equipo
necesario, como: Banquetes y Alquileres ngeles de Ciro y Casa Reyes en
los cuales ayudar a su ingreso econmico familiar.
Iniciativas ambientales

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 Apoyar al Comit de Playas Limpias con tres voluntarios de la organizadora
ODE Huatulco, as mismo se dar una aportacin econmica mensual para
el apoyo de materiales.
Apoyar al Equipo Verde en el Arbolotn y al Comit de Playas con tres
personas de la organizadora para participar en actividades de educacin
ambiental y cuando sea necesario participar en la siembra de arbolitos.
Se implementar el uso de focos ahorradores; la reutilizacin de hojas, uso
de productos de limpieza biodegradables, as mismo se har un uso
racional del agua.
Referencias
Bnb. (2012). Poltica de Responsabilidad Social Empresarial. Recuperado el 01 de
junio de 2017 de;
http://www.bnb.com.bo/Portal/Documento/doc2014124_142124259_giganterse.pdf
Centrem. (s/f). El cuadro de mando integral (CMI). Recuperado el 02 de junio de
2017 de; http://www.centrem.cat/ecomu/upfiles/publicacions/publica7.pdf
Eoi. (2003). El cuadro de mando integral en las pymes como factor clave en el
crecimiento y en la generacin de empleo. Recuperado el 29 de mayo de 201 de:
http://api.eoi.es/api_v1_dev.php/fedora/asset/eoi:49005/componente49003.pdf
Epm. (2009). Poltica de Responsabilidad Social Empresarial. Recuperado el 01
de junio de 2017 de;
http://www.epm.com.co/site/Portals/0/Institucional/RSE/Documento%20completo%
20politica%20RSE.pdf
Mercado, J. Moral, M. y Jimnez, J. (2011). Diseo del cuadro de mando integral
aplicado a la integracin del transporte en la cadena de suministro (La quinta
perspectiva del Balanced Scorecard). Recuperado el 01 de junio de 2017 de;
http://imt.mx/archivos/Publicaciones/PublicacionTecnica/pt347.pdf
Sony. (2017). Compromiso Social. Recuperado el 27 de mayo de 2017 de;
http://www.sony.com.mx/corporate/MX/acerca/SonyMexico/Compromiso.html
Steelferrovial. (2014). Poltica de Responsabilidad Social. Recuperado el 20 de
mayo de 2017 de; http://www.steelferrovial.com/es/politica-de-responsabilidad-
social.
ndice de tablas
Tabla 1.FODA del proyecto emprendedor.................................................................................... 2
Tabla 2.CANVAS .............................................................................................................................. 5
Tabla 3. Inversin ............................................................................................................................. 6
Tabla 4. Flujo de efectivo ................................................................................................................ 7
Tabla 5. Indicadores......................................................................................................................... 8
Tabla 6. Medios de promocin ....................................................................................................... 9
Tabla 7.Grupo de inters............................................................................................................... 10

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