Maja.

exe

Presenta:

Desarrollo de un Software para el control de Inventarios en VB

con conexin a SQL a fin de ser manipulado por la empresa
Alan Express utilizando la metodologa de prototipo

Integrantes:

Antonia Licona Garca

Francisco Alejandro Jurez Valencia
Jos Santos Garca Santes
Mauricio Cabrera Valencia
 INDICE

1. DESCRIPCIN DEL PROYECTO...........................3

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.5

3. OBJETIVO GENERAL6

4. OBJETIVOS ESPECFICOS6

5. JUSTIFICACIN....7

6. METAS.8

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES..9

7.1. DIAGRAMA DE GANTT..10

7.2. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES.........12

8. PERSONAL INVOLUCRADO.....14

9. ANALISIS DE RIESGOS..15

9.1. MATRIZ DE ANLISIS DE RIESGOS.15

10. HERRAMIENTAS UTLIZADAS..18

11. ESTIMACIN DE COSTOS.19

11.1. ESTIMACIN DE PROYECTO.19

11.2. ESTIMACIN DE PERSONAL20

 1. DESCRIPCIN DEL PROYECTO
El presente proyecto tiene como finalidad Disear el uso de software De Inventario
en la empresa Alan Exprs.
Para registrar las entradas y salidas de mercanca y as tener un mejor control sobre
la existencia de los diferentes productos que se manejan dentro de la empresa
Este sistema de inventario est dirigido a la empresa que distribuyen mercancas al
consumidor, ya que teniendo un mejor control de sus productos reducirn los costos
y obteniendo mejor ganancia y verificar la calidad del producto y a si sacar los
primeros al mercado a la venta.
Esto ayudara a futuro a tener un conocimiento sobre la mercanca que tenemos en
existencia, y tener una actualizacin diaria en bodega. Los inventarios son una
relacin detallada, ordenada y sumamente importante que componen al patrimonio
de esta empresa.

Se tendr una contabilidad del registro tanto para la venta como para el proceso
productivo La principal funcin de un inventario es mantener siempre un equilibrio
entre el flujo real de entrada y de salida de mercancas que se experimentan dentro
de una empresa y as saber perdida o ganancia que existe en la empresa.
Los motivos por los cuales se considera conveniente este software de trabajo son:

Evitar el desabastecimiento de los productos para que los clientes tengan

acceso a ellos cuando los necesiten o deseen.
Evitar el exceso de entrada de mercancas, ya que tener demasiado en
las tienda Ocupa espacio.
A continuacin se describe cada una de las partes que conforman el sistema
de Control de inventario:
Ventana de Acceso: La ventana de acceso nos permite ingresar al sistema con un
usuario y contrasea, estos datos ya se encuentran adjuntos en nuestra base de
datos.
Ventana de Men: Es la ventana posterior a la de acceso, aqu encontramos como
mens todas las posibles actividades que puede realizar nuestro sistema de
inventario.
Men General: Este men se localiza en la segunda ventana, este contiene
nicamente la funcin de salir del sistema.
Men empleado: Dentro de este men se localizan dos opciones las cuales nos
permiten ingresar a la ventana de empleados para posteriormente registrarlos
llenando ciertos campos, la segunda funcin nos conduce a la ventana mostrar
empleados la cual nos permite visualizar los ya registrados.

Men cliente: Dentro de este men se localizan dos opciones las cuales nos
permiten ingresar a la ventana de clientes para posteriormente registrarlos llenando
ciertos campos, la segunda funcin nos conduce a la ventana mostrar clientes la
cual nos permite visualizar los ya registrados.

Men proveedor: Dentro de este men se localizan dos opciones las cuales nos
permiten ingresar a la ventana de proveedores para posteriormente registrarlos
llenando ciertos campos, la segunda funcin nos conduce a la ventana mostrar
proveedores la cual nos permite visualizar los ya registrados.

Men almacn: Dentro de este men se localizan dos opciones las cuales nos
permiten ingresar a la ventana de almacn para posteriormente registrarlos llenando
ciertos campos, la segunda funcin nos conduce a la ventana mostrar almacn la
cual nos permite visualizar los productos ya registrados.

Men Venta: Al dar clic en esta opcin nos conduce a una ventana en la cual
tenemos que registrar datos respecto a la venta en proceso, en la misma ventana
nos muestra los productos y el consumidor para posteriormente realizar una factura.
 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Alan Express es un supermercado dedicada a la venta de producto para el hogar,
que empez su operacin en Coyutla, Ver hace ms de 10 aos. Sus negocios
incrementaron durante los primeros 3 aos pero a partir del cuarto ao se mostr
un incremento inesperado.
El problema principal es que, debido a errores del personal al momento de llenar el
formato de pedido, en muchas ocasiones la informacin incluida en este no coincide
con la cantidad y los productos que llegan al almacn de Alan Express lo cual hace
que la entrega se retrase y esto ocasiona disgustos por parte de los clientes.
Actualmente el inventario se lleva a cabo registrando las salidas y entradas en una
bitcora y posteriormente realizando un conteo de los productos existentes en
ambas, para al final comparar el resultado obtenido del conteo con el de la bitcora,
la empresa lleva a cabo el inventario cada 30 das. La problemtica surge debido a
que en la mayora de las veces no coincide el inventario lgico (el obtenido de los
totales registrados en la bitcora) y al final cuando el administrador desea conocer
el resultado del inventario, se deben consultar uno a uno los registros de entrada y
salida en la bitcora para encontrar el error lo cual implica demasiado tiempo, y
generalmente el problema se debe a la duplicidad de registros o al extravi de estos.
Alan Express desarrollo una propuesta de aplicacin de un software en la
administracin de un inventario que permita a la empresa optimizar el manejo y el
control de la informacin, dicho sistema permitir al administrador y a los
propietarios tener informacin organizada y confiable de una manera gil.
3. OBJETIVO GENERAL
Disear un sistema de control de inventario que est acorde con el manejo y
supervisin de productos, con el fin de obtener mayor efectividad en las
operaciones de la empresa y un adecuado control y supervisin de las
entradas y salidas de mercanca.

4. OBJETIVOS ESPECFICOS
Describir el proceso de control de inventario de mercanca que maneja
actualmente la empresa con respecto a la existencia de mercanca.
Identificar las fallas y aciertos en el sistema de control de inventario de
mercancas.
Corregir desventajas en el proceso de control de inventario.
Sintetizar el proceso de control de inventario.
Disear un sistema para el control de inventario de mercanca.
Analizar y comparar el sistema de control de inventario con el antiguo mtodo
de inventario.
 5. JUSTIFICACIN
La innovacin o mejora que se propone en este proyecto pretende un software para
el control de inventarios, una herramienta que facilitar el proceso en las actividades
de los empleados del almacn. Dentro de este proyecto los beneficiados con esta
idea sern principalmente el personal que ah labora. Quienes otorgan atencin y
servicio de abastecimiento de mercanca en un supermercado.
Con el presente proyecto se pretende cubrir las necesidades del almacn Alan
Exprs con una herramienta enfocada a un Sistema de informacin para tener
organizada la informacin concreta al manejo de actividades bsicas de Inventarios
acordes a las necesidades de la empresa.
Es de suma importancia llevar el control del almacn, para tener registrado a ciencia
cierta las entradas, salidas de mercanca en sus diversas categoras, la
implementacin del sistema tendr muchos beneficios, entre los cuales se pueden
citar algunos: Controlar el proceso de mercanca de la empresa para el almacn,
brindar seguridad al empleado para no permitir la manipulacin de la base de datos.
La finalidad de este proyecto es trabajar sobre el sistema que permita y brinde un
enfoque laboral sobre todo aquello que deseemos consultar o posteriormente
verificar en el almacn de la empresa todo lo que se tiene en existencia, para as
tener la idea de lo que est almacenado y as saber si hay prdidas o fuga de
mercanca, esto evitara perjuicio en un futuro y as poder detectarlas.
Alan Exprs es una empresa en la actualidad como entre otras tendr su propio
Software en Inventarios que es una herramienta de hoy en da que ayudar a
mantener informacin oportuna sobre el control y manejo de mercancas.
Actualmente en la sociedad se trabaja con sistemas de inventarios que reflejan
cantidades en la vida cotidiana esto lo podemos ver en el desarrollo de
departamentos como empresas de exportacin, de embarcaciones, de vuelo campo
entre otros muchos. Debido a esa necesidad de cambio, se desarrolla el Software
para el proyecto, una razn optima en la cual pueden trabajar los empleados y
garantizar un excelente desempeo laboral y fortalecer la empresa como una de las
primeras y mejores en el mbito sobre el control y manejo de inventarios.
Otra y ltima razn muy importante sobre el motivo que nos llev a plantearlo son
una facilitacin y accesibilidad de poder trabajar en un sistema de manejo fcil de
usar y por el ptimo manejo profesional sobre la empresa con ayuda y realizacin
de este proyecto.
6. METAS

Evitar desabastecimiento de mercancas.

Disminuir la mercanca prxima a vencer en la bodega.
Distribuir la mercanca de una manera ms eficiente.
Evitar prdidas de mercanca.
Agilizar el registro de mercanca.
 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Id Activo Modo de tarea Nombre Duracin Comienzo Fin

Nombre de la empresa y diseo
1 S Programada manualmente del logo 13 das agosto 27 2016 septiembre 9 2016
2 S Programada manualmente Planteamiento del Proyecto 13 das agosto 27 2016 septiembre 9 2016
3 S Programada manualmente Objetivos General y Especifico 13 das septiembre 10 2016 septiembre 23 2016
4 S Programada manualmente Nombre del proyecto 13 das septiembre 10 2016 septiembre 23 2016
5 S Programada manualmente Introduccin 13 das septiembre 10 2016 septiembre 23 2016
6 S Programada manualmente Justificacin 13 das septiembre 10 2016 septiembre 23 2016
7 S Programada manualmente Cronograma 13 das septiembre 10 2016 septiembre 23 2016
8 S Programada manualmente Descripcin de las Actividades 6 das septiembre 24 2016 septiembre 30 2016
9 S Programada manualmente Estimacin de gastos 6 das septiembre 24 2016 septiembre 30 2016
10 S Programada manualmente Desarrollo de Software 6 das septiembre 24 2016 septiembre 30 2016
11 S Programada manualmente Prueba del Software 1 das septiembre 30 2016 septiembre 30 2016
12 S Programada manualmente Entrega de Proyecto Final 1 da Octubre 8 2016 Octubre 8 2016
 7.1. DIAGRAMA DE GANTT

10 30
27 Agosto 9 septiembre 23 septiembre 24 septiembre 8 octubre
Actividades Duracin septiembre Septiembre
2016 2016 2016 2016 2016
2016 2016

Nombre de la
empresa y 14dias
diseo del logo

Planteamiento
14 dias
del Proyecto

Objetivos
General y 14 dias
Especifico

Nombre del
14 dias
proyecto

14 dias
Introduccin
 14 dias
Justificacin

14 dias
Cronograma

Descripcin de
6 dias
las Actividades

Estimacin de
6 dias
gastos

Desarrollo de
6 dias
Software

Prueba del
1 dia
Software

Entrega
1 dia
proyecto final
 7.2. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Descripcin
Actividades

En este apartado tuvimos que buscar un nombre para nuestra empresa y posteriormente disear un logotipo de acuerdo al tipo de
industria que es. Concluimos que se llamara Maja.exe.
Nombre de la empresa y diseo
del logo

Reconocer cuales seran los beneficios que conlleva disear un sistema de control de inventario.
Planteamiento del Problema

Buscar un objetivo general bien delimitado para poder cumplirlo al igual que los objetivos especficos.
Objetivos General y Especifico

En base al objetivo general elaboramos un nombre para el presente proyecto.

Nombre del proyecto

Elaborar una introduccin para mencionar de qu se trata el proyecto a grandes rasgos.

Introduccin

Redactar una justificacin, respuestas al porqu del proyecto y que beneficios traer consigo.
Justificacin
 Disear un cronograma de actividades bien pensado para adecuar tiempos de entrega de los avances, y poder concluir en tiempo
Cronograma y forma.

Hacer una estimacin de gastos de acuerdo al tipo de proyecto buscando ahorrar tiempo y tambin dinero.
Estimacin de gastos

En este apartado es donde se elabora el sistema de control de inventario, utilizando herramientas como visual studio y Microsoft
Desarrollo de Software SQL Server tenemos que programar y conectar, para que el sistema funcione de manera correcta.

Finalmente aqu es donde llevamos a cabo las pruebas necesarias para ver que el sistema funcione de manera correcta.
Prueba del Software
 8. PERSONAL INVOLUCRADO

Puesto que desempea Actividades

Gerente General o Es el responsable de administrar el proyecto desde que
lder del proyecto. inicia hasta que se complete.

Entre sus responsabilidades se incluye:

el desarrollo del plan del proyecto,

la identificacin de los requerimientos y el
alcance del proyecto,
la comunicacin,
la administracin de los recursos humanos y
materiales,
el control de tiempos,
identificacin y control de riesgos,
administracin de los costos/presupuesto, el
aseguramiento de la calidad,
el reporte y evaluacin del desempeo del
proyecto.

Desarrolladores El programador es el que se dedica a uno o ms

aspectos del proceso de desarrollo de software. Se
trata de un mbito ms amplio de la programacin.
El desarrollador puede contribuir a la visin general del
proyecto ms a nivel de aplicacin que a nivel de
componentes o en las tareas de programacin
individuales.

Analistas Es el enlace que hay con el cliente es el encargado de

traducir las peticiones que hace el cliente para que
posteriormente el desarrollador convierta estas
rdenes en lneas de cdigo.
Diseadores Es el encargado de hacer ms vistosas las interfaces
para que el cliente quede ms satisfecho.
 9. ANALISIS DE RIESGOS

Es importante llevar a cabo este tipo de anlisis debido a que la realizacin

de una prediccin a futuro en relacin al proyecto, es importante estar
preparados para cualquier inconveniente que pueda suscitarse durante la
ejecucin del proyecto, esto basndose en el pasado histrico de la
organizacin y en un anlisis cuidadoso de las actividades futuras, aplicando
tcnicas de planeacin y organizacin para ser ms eficientes y planear
gastos, apoyndonos en la elaboracin de presupuestos.
En la siguiente lista se mencionan algunas de las limitantes que pueden ser posibles
barreras para lograr alcanzar los objetivos programados, los cuales la mayora
puede ser por desatencin al proyecto, omitir ordenamientos o falta de seguimiento.
Falta de seguimiento por parte del lder del proyecto, lo que provocara informacin
errnea, base de datos no actualizada, atrasos de captura y por consiguiente mal
funcionamiento del sistema de inventarios, Omisin por parte de los almacenistas,
choferes y empleados, ya que; la informacin estara incompleta y se tendran listas
de inventario errneas y carentes de fiabilidad, La diferencias de conceptos, esto
sera una limitante porque existen diferentes tipos de materiales y herramientas y
conocidos por distintos nombres, al no tener unificados estos conceptos provocara
confusin en la captura de movimientos y duplicidad en la informacin.

9.1. MATRIZ DE ANLISIS DE RIESGOS:

Efectos
1 2 3 4 5
Nulo
Altera Errores en Principal
Muy Informaci funcion
No el captura de medida de
Riesgos poc n poco a-
. proces informaci solucin
o confiable miento
o n
de SCI
Falta de Apoyo por
seguimiento parte de la
1 por el lder X direccin para
del continuar con
proyecto. el proyecto.
 Observacin y
Omisin por
vigilancia del
parte de
cumplimiento
empleados,
2 X X X de su
choferes,
responsabilid
almacenista
ad en el
s, etc.
proyecto.
Diversidad
Unificacin de
3 de X X X
conceptos.
conceptos.
Obtencin de
Falta de
resultados
apoyo por
4 X para continuar
parte de la
con el
direccin.
proyecto.
Capturar la
Atrasos en informacin a
5 captura de X X X tiempo en
informacin. almacn y
obras.
Falta de
seguimient Organizacin
6 X X X
o a vistas a de tiempos.
obra.
Trabajar el
0 sistema de
Deteccin control de
7 X X
de reas de inventarios
oportunidad. bajo mejora
continua.

Los riesgos del control de inventario afectan a todas las empresas,

independientemente de la cantidad de inventario que la empresa lleva. Una
pequea empresa suele tener una gran cantidad de su dinero en efectivo invertido
en el inventario. Con una gran inversin financiera en su negocio, el pequeo
empresario debe hacer todo lo posible para reducir los riesgos asociados con la
realizacin de inventarios.
El robo sigue siendo uno de los mayores riesgos asociados con el control de
inventario, especialmente el inventario de alto valor. El robo puede ocurrir de
muchas maneras. Un ladrn puede salir de un almacn con algunas de las
mercancas y algunos almacenes tienen poca o ninguna seguridad o conseguir
acceder al interior para generar ajustes de inventario "creativos", que muevan
inventario fuera del sistema de gestin de inventario. Inventario de prdidas
 El inventario de prdidas sigue siendo una espina en el costado de cualquier
empresa. Las estrictas polticas de control de inventario junto con personal bien
capacitado ayudan a prevenir prdidas. El inventario acta como un activo en el
balance de una empresa (aunque algunos realmente lo consideran como un pasivo).
Cada vez que el inventario se pierde, la compaa quita los activos de los libros.
Recuerda que el capital de una empresa es igual a la suma de sus activos menos
sus pasivos. Cuando una empresa da de baja el inventario, tcnicamente reduce el
capital social de la compaa.

La prdida se produce en muchas formas, incluyendo la prdida fsica del producto

y los errores durante la recepcin de un producto. Dao En ocasiones, los productos
se daan durante las operaciones normales de oficina. Algunas industrias tienen un
riesgo mayor de productos daados que otros.
Ciclo de vida Los fabricantes quieren producir suficientes unidades y piezas para
satisfacer la demanda existente y cumplir con los pedidos de servicios, pero no
quieren quedarse con el inventario obsoleto. Vida til Los productos con una vida
til plantean otro riesgo de control de inventario. Un paseo a travs de la tienda de
comestibles encuentra cientos de productos con una vida til, como leche, huevos
y carne. Cuanto ms corta es la vida til de un producto, mayor es el riesgo de
inventario.
10. HERRAMIENTAS UTILIZADAS
Para la elaboracin del software para Alan Express ocupamos 4 aplicaciones:
Visual Studio, SQL Server, Project Manager y Photoshop.
El sistema de Inventario para Alan Express est desarrollado utilizando Visual
Studio 2013 y SQL Server 2008 como gestor de base de datos
En SQL server se hizo la base de datos y se ocup procedimientos
almacenados el cual se encarga: Insertar, eliminar, mostrar, modificar y buscar.
Una vez ya hecho la base de datos ocupamos Visual Studio el cual est basado
por modelo de capas.
Datos: Capa que me permite enviar comandos y sentencias a la base de datos
Lgica: Permite la comunicacin entre la capa datos y presentacin. Y crea
objetos que despus sern almacenados en su respectivas tablas de la base de
datos.
Presentacin: Capa donde se encuentran los formularios de presentacin al
usuario final, con los respectivos controles: botones, cajas de texto, listas,
datagridview, etc.

En Project Manager se utiliz para la planificacin, establecer los objetivos,

implementacin de soluciones o cambios. Ayudo en el organigrama deseado
para desarrollar el software.
Otra herramienta que nos sirvi de gran ayuda fue el uso de Photoshop con
esta aplicacin retocamos algunas imgenes logrando una mejor calidad en las
imgenes y elaboramos el logo de Alan Express
 11. ESTIMACIN DE COSTOS
11.1. ESTIMACIN DE PROYECTO
NOMBRE PUESTO QUE GASTOS DIRECTOS GASTOS INDIRECTOS
DESEMPEA TRANSPORTE COMIDAS ELECTRICIDAD INTERNET COMUNICACION PAPELERIA
Mauricio Gerente $ 420 $ 400 $ 40 $ 50 $ 20 $ 30
Cabrera General o
Valencia lder del
proyecto
Francisco Desarrollador $ 140 $ 400 $ 40 $ 50 $ 50 $0
Alejandro
Jurez
Valencia
Antonia Analista $ 140 $ 400 $ 40 $0 $ 50 $0
Licona
Garca
Jos Diseador $ 400 $ 300 $ 40 $0 $ 50 $0 TOTAL
Santos
Garca
Santes
Subtotales $ 1100 $ 1500 $ 160 $ 100 $ 170 $ 30 $ 3060
 11.2. ESTIMACIN DE PERSONAL
NOMBRE PUESTO QUE DESEMPEA HONORARIOS TOTALES

Mauricio Cabrera Gerente General o lder del proyecto $1540

Valencia
Francisco Alejandro Desarrollador $1200
Jurez Valencia
Antonia Licona Garca Analista $ 1200
Jos Santos Garca Diseador $ 1000
Santes