CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA

COMPETENCIA: TRAMITAR LOS DOCUMENTOS

Regional Distrito Capital INSTRUCTORA: YULY RODRIGUEZ
Sistema de Gestin de la Calidad TALLER EVALUACION FINAL

Nombre: __EDNY YULIMA RODRIGUEZ BARRERO___ Fecha: 04 SEPT 2016____

Grupo: ___1133145__

Relacione el elemento de la columna B que corresponda a la columna A

COLUMNA A COLUMNA B

1. Correspondencia ( a. Es la fuente primaria de informacin con todos los

j ) rasgos y caractersticas que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.

2. Documento b. Seala las funciones del Archivo General de la

Original ( a ) Nacin entre ellas fijar las polticas y establecer los
reglamentos necesarios del quehacer archivstico.

3. Ley 80 de 1989 c. Define y reglamenta el acceso y uso de los

( b) mensajes de datos, del comercio electrnico y de las
firmas digitales y establece las entidades de
certificacin.

d. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas

4. Ley 58 de 1982 ( H tendientes al eficaz, eficiente y efectivo manejo de
) los documentos en todo su ciclo vital buscando que
estn al acceso y la consulta de todos los
ciudadanos e instituciones.

e. Todas aquellas recibidas o producidas en

5. Ley 527 de 1999 ( desarrollo de las funciones asignadas legalmente a
c) una entidad, independientemente del medio utilizado.

f. Suprime y reforma regulaciones, procedimientos o

6. Documento trmites innecesarios existentes en la Administracin
Pblico ( i )
Pblica.
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7. Decreto 1222 de g. Los organismos y entidades de la Administracin

1999 ( ) Pblica Nacional que conozcan de peticiones,
quejas, o reclamos, debern respetar estrictamente
el orden de su presentacin.

h. Reglamenta el trmite de peticiones, establece

8. Comunicaciones que las entidades de la Administracin Pblica
Oficiales ( e ) debern facilitar la recepcin y envo de documentos
o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio
de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo
de ADPOSTAL.

9. Gestin i. Es el documento producido o tramitado por el

Documental ( d ) funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su
intervencin.

j. Todas las comunicaciones de carcter privado que

10. Decreto 2150 llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no
de 1995 ( f )
el cargo del funcionario. No generan trmites para las
instituciones.

Defina los siguientes conceptos

11. Trmite de Documentos:
_____________________________________________________________________

12. Unidad de Correspondencia: gestiona de manera centralizada y normalizada, los

servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones, de tal manera,
que stos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin
documental, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin,
centrales e histricos.

13. Mencione los pasos para el recibo de documentos (explquelos)

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1- Recepcin: Consiste en recibir los documentos que vengan distintas fuentes y

diversos conductos. Estos pueden ser directos o indirectos, esta se basa en la revisin
de los documentos. _

Recepcin Directa:

revisar si la comunicacin est dirigida a la empresa o algn funcionario

Revisar si se trata de una comunicacin oficial
Revisar que el sobre o el empaque estn en buen estado.

Recepcin Indirecta:

Si el asunto del que se trata le compete a la dependencia a la que va dirigida

Si estn firmadas
Si estn a la fecha actual
Si en la comunicacin se cita el domicilio del remitente
Si se menciona la remisin de anexos, que estos estn completos.

_____________________________________________________________________
_________________________
2._ CLASIFICACION: Consiste en separar los documentos en los siguientes grupos:

Comunicaciones Oficiales: son aquellas recibidas y producidas en el desarrollo

de las funciones asignadas legalmente por la entidad, independientemente del
medio utilizado.
Comunicaciones personales: estas son las que se denominan correspondencia y
son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a la empresa, a
ttulo personal.
- A estos de llaman documentos radicales.
__________________________________________________________________

.3- APERTURA: es la apertura del sobre o el empaque de los documentos oficiales,

para la extraccin del documento y sus anexos.

4.REVISION: las comunicaciones que ingresen a la entidad debern ser revisadas

para verificar la competencia, los anexos, el destino, los datos de origen, direccin de
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donde se deba responder y asunto al que corresponde, si es competencia de la

entidad se remitir a radiacin de el mismo.

_____________________________________________________________________
5- RADICACION: Por medio de este paso, las entidades asignan un numero
consecutivo a las comunicaciones recibidas y producidas buscando que quede
constancia de la fecha y hora del recibo o envi, este con el propsito de oficializar su
trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que indique la ley.

La radicacin empieza con la impresin de un sello que indica que la

comunicacin es de la empresa, a este sello se le llama Sello radicado y puede
aplicarse de forma manual o mecnica. Es muy importante porque con esta se
ubica o matricula el documento.

_______________________________

6-REGISTRO: ya realizada la radicacin se procede al registro que consiste en anotar

los datos ms significativos de la comunicacin en un formato de registro para el
control de la entidad
________________________________________________________________

7_DISTRIBUCION O REPARTO: Ya registradas las comunicaciones sigue el reparto o

distribucin de estas, a las oficinas que deben atendrselas o tramitarlas. En una
empresa pequea la secretaria es la encargada de repartir a las oficinas las
comunicaciones ya que es un espacio limitado.

Las entidades que cuentan con una oficina de archivo normalizan la entrega de la
documentacin entre oficinas, por medio de un mensajero interno el cual hace
recorridos en horas fijas. Para ms seguridad estas se mandan en un sobre de manila
o e carpetas plsticas, marcados y con un formato de control de entrega.
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14. Mencione el objetivo del acuerdo 060.

Administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales con el fin de controlar tanto
las comunicaciones enviadas como las recibidas de manera gil y oportuna, que son
parte integral del proceso de Gestin Documental.
_____________________________________________________________________
_____________________________

15. Con relacin al Acuerdo 060 mencione las recomendaciones que se deben tener
en cuenta para el manejo de:
a. Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a
las instituciones debern ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el
destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, direccin
donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la
entidad, se proceder a la radicacin del mismo.

Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o

responsables de su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin
radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarn las acciones a segui
_____________________________________________________________________
_____________________________
b. Comunicaciones oficiales enviadas: _Las comunicaciones oficiales enviadas en
soporte papel, se elaborarn en original y mximo dos copias, remitindose el
original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que
genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la
segunda copia reposar en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el
tiempo establecido en su tabla de retencin documental. En los casos en los cuales
haya varios destinatarios, se elaborarn igual cantidad de copias adicionales.
_____________________________________________________________________
_____________________________

16. Mencione las actividades que se realizan para el Trmite de los Documentos
(explquelas).
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________.
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17. Cite mnimo 3 aspectos del Marco normativo relacionados con el Trmite de
Documentos
a.___________________________________________________________________
______________________________

b.___________________________________________________________________
______________________________

c.___________________________________________________________________
______________________________

18. A que se refiere el principio de Celeridad y qu importancia tiene la ley de

Transparencia en el trmite de documentos
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_____________________________________________________________________
__________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________

19. Que es la Normalizacin de los procedimientos de recibo y despacho de

documentos. ____La normalizacin es un punto clave para establecer un programa de
gestin documental. En la produccin de los documentos nos dirige a determinar en
qu soportes y de qu manera se normaliza la elaboracin de los textos.
_____________________________________________________________________

20. Indique cuales documentos no son radicables, explique porqu y diga cul es su
proceso.
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_____________________________________________________________________
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21. Porqu se considera que la radicacin de los Documentos es una actividad

fundamental en el recibo de documentos y qu recomendaciones se deben tener en
cuenta.
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_____________________________
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_____________________________________________________________________
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22. Qu herramienta(s) debe elaborar la Unidad de Correspondencia para el control de

la correspondencia y cul es su objetivo. _Las entidades debern establecer de
acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera
centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del
programa de gestin documental y los programas de conservacin, integrndose a los
procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos. Cuando
existan regionales, debern contar con unidades de correspondencia en cada una de
sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinar
conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepcin de las
comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habr unidad de correspondencia. En
todo caso, se debe propender por el control y normalizacin unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, debern contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y
controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante
servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten
la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la
observancia plena de los principios que rigen la administracin pblica.
_____________________________________________________________________
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Elabore un texto en el que explique teniendo en cuenta la normatividad, los procesos y

las definiciones vistas qu importancia el Trmite de documentos en la gestin de los
documentos de la empresa (3 puntos)
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23. Explique brevemente las actividades del proceso de Trmite de documentos

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Con relacin al proceso de Trmite de documentos realice un breve resumen de cada

una de las normas relacionadas

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

24. Constitucin Poltica. Artculo 23.

25. Ley 58 de 1982.

26. Decreto 01 de 1984.

27. Decreto 2150 de 1995. Artculos 6, 16, 17, 22 y Artculo 25.

28. Decreto 1222 de 1999

29. Artculo 33. Derecho de turno.

30. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las
comunicaciones, numeracin de actos administrativos. Ley de transparencia: Ley 1712
de 2014

31. Ley de Transparencia

32. Principio de Celeridad