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manual de polticas
institucionales:
Una gua prctica para organizaciones
no-gubernamentales en Amrica Latina
ndice
Seccin 1: Introduccin y cmo usar esta gua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Seccin 2: Por qu es importante un manual institucional? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.1 Te identificas con algunos de estos ejemplos o has odo estos reclamos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2 Para qu un manual?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.3 Manual institucional versus manual de procedimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
e Ejemplo: Tablas para la documentacin de procedimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.4 Algunos consejos para establecer polticas institucionales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Agradecimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Seccin 1
La necesidad de formalizar reglas claras a veces aparece como una forma de resolver diferencias o dificultades,
pero no hace falta esperar un problema para definir la estructura y las polticas internas. La misin de la
organizacin es tan importante que amerita, si no obliga, a contar con estructuras y procesos justos, explcitos
y eficientes que faciliten su realizacin.
Decidir elaborar un manual institucional suele ser ms fcil que establecer sus contenidos y su enfoque.
Existen muchos ejemplos y no hay un modelo preferible. Un manual es un documento vivo y, como tal,
es importante mantenerlo actualizado para que se adece a la etapa organizacional y las mejores prcticas
existentes.
Es importante recordar que cada pas se rige por su propia normativa laboral y de recursos humanos. Ante
cualquier duda, se recomienda consultar con un abogado o experto en recursos humanos del pas en cuestin
para asesorarse sobre la legislacin vigente2. No obstante, se espera que esta gua brinde un panorama
general sobre posibles contenidos, herramientas y otros temas a tener en cuenta.
Las secciones estn ordenadas comenzando por algunos conceptos sobre la importancia y la utilidad de un
manual, luego desarrollando una secuencia tpica de los contenidos y concluyendo con el proceso para su
elaboracin, pero no hay un orden rgido a seguir. Se sugiere ojear los contenidos de cada seccin, pero se
puede saltar de una seccin a otra, tomando lo que sirve y obviando el resto. Las secciones y los ejemplos se
relacionan entre s, por lo cual se incluyen algunos hipervnculos que llevan a otras partes del documento a
modo de facilitar su navegacin y aprovechamiento.
1 Corts, Carlos. Claves para la gestin de personas en entidades no lucrativas, Cuaderno de Gestin 7, Fundacin Luis Vives, 2009,
p. 31. Disponible en: http://www.luisvivesces.org/upload/26/90/Cuaderno_Gestion_7_FINAL.pdf.
2 Se sugiere tener en cuenta, por ejemplo, estndares existentes laborales y de contratacin, legislacin sobre privacidad, seguridad
en el ambiente laboral, remuneracin e indemnizacin, etc. HR Council for the NonProfit Sector. Disponible en: http://hrcouncil.ca/hr-
toolkit/policies-guideline.cfm#defining. Puede resultar necesario realizar mltiples consultas en el caso de organizaciones con equipos
de trabajo en distintos pases.
3 Salvo donde se indique, las herramientas fueron elaboradas por las autoras, en base a revisin de distintos manuales instituciona-
les y materiales mencionados en la seccin de recursos consultados y agradecimientos.
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Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
Seccin 2
Persisten los pedidos de vacaciones o licencias que van en contra de lo dicho sobre lo que est
permitido.
Hay poca o nula orientacin para nuevos integrantes, se sienten perdidos sobre cmo funciona
la organizacin y la curva de aprendizaje para adaptarse y comenzar a aportar al trabajo es
innecesariamente larga.
Existen repetidas quejas sobre un padrn de discrecionalidad en los procesos de contratacin, las
negociaciones y los beneficios que reciben distintas personas. Por ejemplo, a algunos se les permite
trabajar desde casa y a otros no, y nadie sabe si realmente se puede o cmo acceder a esta posibilidad.
Cuando surgen conflictos entre compaeros hay incertidumbre sobre a quin acudir y cmo
resolverlos. Los conflictos y las disconformidades rpidamente se transforman en rumores o radio-
pasillo al no haber canales institucionales claros.
Hay poca claridad y repetidos reclamos por mayor retroalimentacin y oportunidades de desarrollo
profesional. Los integrantes del equipo no saben si estn haciendo bien o mal su trabajo, y si ello
conlleva alguna consecuencia (positiva o negativa).
Evitar tener que repetir y rever una larga serie de temas y decisiones una y otra vez.
Consensuar y transmitir el valor que se le brinda a la gestin y al bienestar de los miembros del equipo,
explicitando tanto las expectativas de la organizacin hacia los integrantes, como los beneficios que
se les ofrece.
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Se pueden utilizar alguna de las siguientes tablas sencillas para documentar procedimientos de diferente
envergadura.
Ejemplo 1
4 Corts, Carlos. Claves para la gestin de personas en entidades no lucrativas, Cuaderno de Gestin 7, Fundacin Luis Vives, 2009, p.
29-30. Disponible en: http://www.luisvivesces.org/upload/26/90/Cuaderno_Gestion_7_FINAL.pdf.
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Ejemplo 2
DE: Direccin Ejecutiva
CC: Coordinacin de Comunicacin
CDI: Coordinacin de Desarrollo Institucional
AS: rea Sustantiva
CFA: Coordinacin de Finanzas y Administracin
Convocatoria Participan: AS, CDI, Una vez definido el perfil del puesto, se define qu tipo de
CFA, CC convocatoria (abierta o cerrada) y en dnde se difundir.
Responsable: CDI Lo difunde CC.
Evaluacin Participan: AS, CDI, CDI recibe y filtra los CVs y entrega al AS los que considera
CFA y DE pertinentes (el nmero de CVs variar dependiendo el caso).
Responsable: AS y AS decide a qu CVs entrevista el comit.
CDI El comit realiza las entrevistas. Usan una hoja de
evaluacin y la CDI las integra a un archivo con los y las
Integracin del candidatas.
Comit por el AS y La CDI solicita referencias del o de la candidata final. En
la CDI caso de que no cumpla con los requisitos, se revisarn las
referencias del segundo lugar y si ocurre lo mismo, del
tercer lugar.
La DE entrevista y toma la decisin final, slo para puestos
con un proyecto o decisiones estratgicas a cargo.
2. Contratacin
Ofrecimiento del Participan: AS, CFA CDI hace el ofrecimiento del puesto y negocia con el / la
puesto y CDI candidato / a.
Responsable: CDI CFA se encarga de los trmites administrativos de
contratacin.
Tomar como punto de partida las pautas de actuacin que ya se vienen utilizando (pensar de
qu manera se ha lidiado con un asunto determinado en el pasado) y aclararlas, profundizarlas
o modificarlas segn el caso.
Definir y comunicar desde un primer momento quien ser consultado o informado en cada
etapa de elaboracin del manual, y quien deber aprobar las polticas antes de ser incorporadas.
Usar lenguaje claro y sencillo: evitar lingo y conceptos laborales-legales complejos, y definir y
utilizar terminologa de manera consistente. Cualquier integrante de tu equipo debera poder
entender el manual.
Asegurar que el contenido sea imparcial y fomente un tratamiento justo y consistente, y que
las polticas sean equitativas para todas las personas de la organizacin, ante situaciones
equivalentes y para puestos y responsabilidades similares.
Asegurar que cada estndar o norma establecida tenga slo un significado (es decir, evitar
posibles mltiples interpretaciones de una misma poltica).
Pensar que, si bien el manual es un documento vivo sujeto a actualizacin, la poltica debe
durar al menos dos o tres aos.
Pueden aparecer excepciones, por eso, evitar usar las palabras siempre y nunca. Establecer
explcitamente que toda excepcin debe ser justificada con evidentes razones para ello5.
No obstante, en algunos casos puede ser til aclarar que el estndar que se establece aplicar
en todas las situaciones, sin excepcin. Por ejemplo, en casos de violencia en el trabajo, se
puede escribir: La violencia en el mbito laboral no ser tolerada bajo ninguna circunstancia.
Seccin 3
5 Corts, Carlos. Claves para la gestin de personas en entidades no lucrativas, Cuaderno de Gestin 7, Fundacin Luis Vives, 2009,
p. 29-30. Disponible en: http://www.luisvivesces.org/upload/26/90/Cuaderno_Gestion_7_FINAL.pdf.
6 HR Council for the NonProfit Sector. Disponible en: http://hrcouncil.ca/hr-toolkit/policies-guideline.cfm, traduccin y adaptacin
propia, Junio 2015 y Corts, Carlos. Claves para la gestin de personas en entidades no lucrativas, Cuaderno de Gestin 7, Fundacin Luis
Vives, 2009, p. 33. Disponible en: http://www.luisvivesces.org/upload/26/90/Cuaderno_Gestion_7_FINAL.pdf.
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Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
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Sobre la organizacin
- Breve historia de la organizacin
- Misin y visin
- Valores institucionales
- Resultados buscados, estrategias bsicas y reas de trabajo
- Redes y alianzas estratgicas
- rganos de gobierno
- Planificacin estratgica, monitoreo y evaluacin
- Sustentabilidad financiera
Estructura y organigrama
- Organigrama
- Listado de categoras y puestos
- Descripciones de puesto [o como anexo]
Anexos
Misin y visin
Valores institucionales
Puede ser conveniente y enriquecedor consensuar los valores institucionales con todo el equipo en una
jornada de trabajo en la cual se reflexione sobre los valores que rigen la organizacin a nivel interno y
externo y sobre como esos valores se materializan en polticas, prcticas y conductas concretas en el da a da.
rganos de gobierno
- Consejo Directivo
- Asamblea de Socios
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Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
Se incluye una breve explicacin de estos rganos de gobierno, segn existan, y sus caractersticas bsicas.
Por ejemplo, nmero de integrantes, plazos para los miembros del Consejo, cantidad de reuniones,
responsabilidades bsicas, nombres y afiliaciones profesionales de Consejeros actuales. Se puede indicar
su relacin con los miembros del equipo (por ejemplo, si existe un Consejero que cumple un rol de enlace
con el equipo, como se menciona en la poltica de resolucin de conflictos). No se repiten los estatutos, sino
que se comparte la informacin ms esencial para que los miembros del equipo comprendan el sistema
de gobernanza de la organizacin. Si existe un reglamento bsico de funcionamiento, se puede considerar
incluirlo como anexo.
Sustentabilidad financiera
Aqu se puede brindar informacin bsica sobre la estrategia de sustentabilidad financiera (por ejemplo,
combinar fundaciones filantrpicas internacionales con donantes individuales nacionales e internacionales)
y listar los principales donantes de la organizacin con porcentajes del presupuesto total que cubre cada uno
y / o montos, dependiendo del nivel de transparencia financiera interna que se quiera tener y teniendo en
cuenta la necesidad de actualizarlo anualmente. Tambin se incluyen polticas relevantes, por ejemplo bajo
qu condiciones la organizacin acepta financiamiento de entidades gubernamentales, o acepta consultoras,
si lo hace.
Organigrama
El nivel de detalle del organigrama depende de cmo se va a usar y si se quiere tener una versin interna y
otra externa. Por ejemplo, si se trata de un producto pblico como para la pgina web, puede ser ms general
y se pueden indicar simplemente reas y programas sin nombrar a las personas, o incluir cargos sin nombres.
Para el manual institucional, el objetivo puede ser diferente y requerir una versin ms detallada (incluyendo
cargos, nombres, porcentajes de dedicacin si no son 100 por ciento, si son consultores, etc.).
A veces el organigrama simplemente refleja una estructura organizacional que no estaba explcita. En otros
casos, el proceso de elaboracin puede servir para tomar decisiones sobre relaciones internas o cambios
estructurales, por ejemplo la creacin de un rea o programa nuevo o de un cargo nuevo en la estructura
como puede ser un director de programas, una direccin adjunta o un equipo de gestin.
El organigrama debe reflejar lo que somos o lo que queremos ser? El organigrama debe reflejar la estructura
real, aunque incluya decisiones recientes. Los puestos que se quieren crear o modificar a futuro pueden ir
en otra versin claramente marcada a futuro (sin incluir en el manual). En el caso de crear una estructura
nueva, el organigrama debe plasmar las decisiones tomadas en funcin de los recursos existentes.
e Ejemplo: Organigrama
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Organigrama
CONSEJO DIRECTIVO
COMIT EJECUTIVO
ASISTENTE AL
DIRECTOR EJECUTIVO
DIRECTOR EJECUTIVO
SERVICIO
INVESTIGADOR INVESTIGADOR PASANTE INVESTIGADOR CAPACITADOR INVESTIGADOR
SOCIAL
ABOGADO ABOGADO
Notas / Aclaraciones:
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[Para cada uno se incluye aos de experiencia laboral requerida, formacin requerida (tipo o nivel de
estudios, o experiencia equivalente), nivel de autonoma y responsabilidad (seniority).]
Listado de puestos
Directora Ejecutiva
Director Adjunto
Coordinador de comunicacin
Coordinador de desarrollo institucional
Coordinador de rea temtica
Investigador
Asistente de direccin
Asistente de comunicacin
Administrador
Descripciones de puesto
Las descripciones de puesto agregan mayor detalle al organigrama. Ayudan a aclarar roles y responsabilidades
de los distintos integrantes del equipo, a acordar expectativas, y a evitar o eventualmente manejar situaciones
confusas o conflictivas. Sirven tambin para elaborar el perfil para contratar a una persona nueva, y como
herramienta de referencia para la evaluacin de desempeo, o en casos puntuales en los cuales una persona
no est desempeando bien su funcin, o se solicita una modificacin de funciones o un ascenso. Adems,
explicitar los requisitos para cada cargo genera mayor informacin sobre las posibilidades de crecimiento
interno, ya que deja claro los pasos a seguir en trminos de formacin, experiencia, etc.- para desempearse
en los distintos cargos.
Las descripciones pueden ser breves y concisas, indicando el cargo, la persona que lo ocupa actualmente
(cuidando de mantenerlo actualizado), a quien reporta y / o supervisa, y sus tareas y responsabilidades en
forma de vietas. Se puede agregar un breve resumen de las calificaciones bsicas para el cargo. Y se puede
aprovechar para indicar puntos importantes de aclarar, por ejemplo, que la persona en ese cargo, de manera
excepcional, lleva la relacin con un financiador en particular.
Las descripciones de puesto deben ser un reflejo lo ms real posible de las tareas y las responsabilidades
asignadas. Si hay algo que una persona debera hacer y no est haciendo, la descripcin debe reflejar esa
brecha, salvo que se decida eliminar esa responsabilidad o tarea.
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Ejemplo 1
Director / a Programa A
Organigrama:
Funciones:
Gestionar la divisin de trabajo y supervisin del equipo y la ejecucin de tareas, sobre la base
de la planificacin ms amplia.
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Ejemplo 2
Cargo: Investigador / a
Organigrama:
Funciones:
Participar de las investigaciones del Programa A y colaborar con las de otras lneas de trabajo,
segn indicaciones del / la Director / a del Programa A.
Organizar junto con el / la Director / a reuniones de discusin entre los investigadores de la organizacin.
7 Los elementos de la poltica de recursos humanos que los Consejos generalmente aprueban incluyen:
Modalidades de contratacin (empleados registrados, facturacin por servicios, etc.)
Escala salarial y prestaciones
Licencias (por maternidad, paternidad, estudio, etc.) cuando stos no se rigen por ley
Poltica para la resolucin de conflictos entre miembros del equipo
Otros componentes de las polticas de recursos humanos tienen ms que ver con la gestin diaria de la organizacin y por ende son
facultad del Director Ejecutivo (por ejemplo, horarios de oficina, flexibilidad para trabajar fuera de la oficina, das de descanso pos-
viajes o por otras situaciones de horas extra, vacaciones, feriados y das puente, cierre de la oficina por das festivos, sistema de
evaluacin de desempeo, etc.). Farmelo, Martha. Los Consejos Directivos y sistemas de gobierno: Una gua prctica para organizaciones
no-gubernamentales en Amrica Latina, elaborada con el apoyo de la William and Flora Hewlett Foundation, 2014, p.38.
Modalidades de contratacin
Esto deja en claro los distintos esquemas que utiliza la organizacin para formar su equipo, por ejemplo,
contrataciones bajo un esquema de honorarios versus nmina (tambin conocido como personal registrado),
con nombramiento por un plazo establecido o de tiempo indefinido, consultor para una tarea puntual y / o
por un tiempo determinado, de tiempo completo o medio tiempo, etc.
A su vez, conviene explicitar los criterios que se utilizarn para decidir si un integrante del equipo recibe el
sueldo mnimo o mximo. Por ejemplo, si se tendr en cuenta disponibilidad de fondos, experiencia previa,
calificaciones profesionales y / o acadmicas, historia salarial, o una combinacin de distintos factores.
Tambin se pueden aclarar las expectativas sobre los aumentos de sueldo, por ejemplo, los plazos en que se
prevn y los criterios que se utilizarn. O si se otorgarn en funcin de la evaluacin de desempeo o en base
a un porcentaje fijo para todas las personas, cuando exista disponibilidad de fondos. Algunas organizaciones
tambin optan por dejar explcitas las compensaciones no monetarias que ofrecen, que pueden incluir desde
flexibilidad horaria, oportunidades de desarrollo profesional, viajes de representacin institucional o mayor
responsabilidad programtica, hasta cupones o vouchers para alimentos o actividades culturales de inters,
entre otras ideas. Puede ser til y motivante (y hasta divertido) realizar una breve lluvia de ideas con todo el
equipo de trabajo para identificar distintas maneras de recompensar a los integrantes de la organizacin ms
all de la escala salarial formal.
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Prestaciones laborales
Se trata de los siguientes derechos:
- Feriados
- Vacaciones
- Seguro mdico
- Seguro de vida
- Planes de jubilacin
- Otras prestaciones (por ejemplo, das compensatorios por trabajo fuera de horario fijo)
Estas prestaciones son determinadas por ley para los empleados registrados. Algunas organizaciones optan
por utilizar las mismas prestaciones para todos sus integrantes, consultores, y pasantes, sean registrados
o bajo rgimen de honorarios. Muchas organizaciones tambin otorgan licencia por casamiento, estudio,
enfermedad o fallecimiento de familiar cercano, para realizar trmites, donar sangre o mudarse de vivienda.
Otras incluyen estos casos dentro de tiempo personal y otorgan ms das en esa categora. Es fundamental
tambin indicar la poltica con respecto a das compensatorios por viajes o trabajo en fines de semana u
horarios extendidos (por ejemplo, un da de descanso cada cinco que hubiera estado trabajando fuera
de la ciudad, o un da de descanso por cada da de fin de semana trabajado, debiendo tomarse los das
compensatorios dentro de la semana siguiente, y no siendo acumulables con otras licencias).
Algunas organizaciones tambin ofrecen otras prestaciones menos convencionales tales como servicios de
guardera, almuerzo (en la oficina o a travs de cupones), gimnasios o clases de educacin fsica, clases de
ingls, sesiones de terapia, asesoramiento legal, cobertura de costos de transporte u otros.
Horarios de oficina
Se establecen los horarios en los cuales la oficina permanecer abierta al pblico y a los miembros del equipo
sin excepcin, y se explicita si existe flexibilidad horaria. Por ejemplo, de 10:00 a 18:00, con flexibilidad de
entrada y salida siempre y cuando se cumpla la cantidad de horas de trabajo establecido en la contratacin
(por ejemplo, de 9:00 a 17:00), o siempre y cuando se mantengan ciertos horarios de convivencia con el
equipo de trabajo en el espacio laboral comn. Se puede especificar si es que el personal administrativo
tiene un horario fijo o si se requiere que los miembros del equipo completen horarios de guardia para que
siempre haya alguien en la oficina.
Algunas organizaciones indican quien debe ser informado y aprobar grandes diferencias en horarios de
entrada y salida, por ejemplo, la coordinadora del rea programtica a la cual pertenece el miembro del
equipo, o bien el rea administrativa o de desarrollo institucional. Asimismo, algunos grupos enfatizan la
expectativa de que, si bien se brinda flexibilidad horaria, cada miembro del equipo deber ser razonable y
respetuoso con los horarios de entrada y salida e informar y solicitar aprobacin por cualquier cambio para
no generar tensiones con sus compaeros / as. Tambin se puede requerir que, por cuestiones de seguridad,
siempre haya al menos dos personas en la oficina, o que nadie est solo en la oficina en ciertos horarios (esto
debera formar parte de un protocolo de seguridad, si existe).
Trabajo a distancia
Se deja en claro si se permite trabajar desde la casa o en algn otro lugar fuera de la oficina, quin lo aprueba,
bajo qu criterios y con qu responsabilidades, y cmo y a quin se le comunica. Por ejemplo, se puede
permitir slo si existe justificacin para no estar en la oficina, e indicar que se espera que el miembro del
equipo mantenga comunicacin constante con su supervisor o coordinador y compaeros de rea (por
ejemplo, que est siempre disponible va celular, Skype o email). O se puede explicar que el tipo de trabajo de
la organizacin requiere que la mayora de su equipo est en campo y que por ello no hay horario fijo, sino
que se permite cierta flexibilidad siempre y cuando se cumplan con los resultados esperados.
Para asegurar que haya cierta coincidencia de horarios entre integrantes del equipo en la oficina y as
fortalecer la coordinacin y la comunicacin interna, algunas organizaciones dividen el da en bloques de tres
a cuatro horas y permiten trabajar un nmero determinado de bloques (por ejemplo, dos o tres bloques por
semana) a distancia. Los coordinadores de rea o la persona a cargo de desarrollo institucional, si existe
generalmente llevan un registro para asegurar que todos los integrantes del equipo estn en la oficina el
tiempo necesario. Se puede utilizar un calendario en lnea (tipo Google) al cual todos puedan acceder, y
completar semanal, mensual o anualmente dependiendo de la frecuencia de cambios en los esquemas de
horario.
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Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
- Consultores y asesores externos (puede ser til especificar si est permitido que miembros
actuales del equipo se desempeen como consultores para alguna tarea puntual fuera del
horario laboral).
En esta ltima categora es particularmente importante dejar en claro los siguientes puntos:
El proceso de seleccin (por ejemplo, si se realizar durante ciertas fechas en particular, una o
dos veces por ao o de manera rotativa, y si la organizacin tiene requisitos especficos sobre
formacin y / o experiencia que deberan cumplir).
Las funciones que desempear el pasante (por ejemplo, si sern definidas conjuntamente con
el / la Coordinador / a inmediato / a en funcin del proyecto a realizar y las habilidades y los
conocimientos del voluntario o pasante).
Si existe un tiempo mnimo o mximo sugerido (por ejemplo, no menos de tres meses o no ms
de seis meses o un ao).
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Convocatorias y seleccin. La direccin ejecutiva junto con las coordinaciones del rea temtica
pertinente y del rea de desarrollo institucional definir las caractersticas del puesto y el perfil a contratar,
explicitando las funciones a desarrollar, la formacin y el conocimiento necesario y las habilidades y actitudes
requeridas. Segn el cargo y la tarea, se resolver conjuntamente la conveniencia de abrir una convocatoria
externa, iniciar la bsqueda dentro del equipo existente, o convocar directamente a personas conocidas,
recomendadas o allegadas. En caso de realizar una convocatoria externa, se establecer y har pblico un
procedimiento que garantice transparencia en la toma de decisiones e igualdad de oportunidades para
los postulantes que cumplan con los requisitos previstos. Las convocatorias se difundirn a travs de las
redes sociales, pgina web de [nombre de organizacin], y listados de universidades.
El proceso de seleccin se realizar a partir de una o ms entrevistas con la direccin ejecutiva o aquellas
personas que l / ella designe. Las coordinaciones de rea participarn en las entrevistas de cualquier
integrante a conformar su equipo y la decisin de contratacin se tomar conjuntamente con la direccin
ejecutiva. Salvo excepciones puntuales y justificadas, los nombres de los candidatos se mantendrn con
total confidencialidad hasta que se tome la decisin final. El Consejo Directivo estar a cargo del proceso de
convocatoria, seleccin, perfil y orientacin de la direccin ejecutiva, velando por la estabilidad institucional
y asegurando canales adecuados de transparencia y comunicacin interna y externa.
Los documentos mnimos de postulacin (para candidatos externos o internos) incluyen: currculum vitae
(CV), carta de presentacin y al menos dos personas de referencia profesional con datos de contacto. Los
documentos deben ser enviados a [mail institucional o de la persona a cargo de recibir las postulaciones].
En ciertos casos, tambin se puede solicitar realizar un ejercicio prctico, brindar un ejemplo de documento
escrito sobre la temtica a trabajar en [nombre de organizacin], u otro material de apoyo a la postulacin.
Procesos de contratacin.
- Al finalizar el perodo de prueba se realizar una evaluacin por parte de la direccin ejecutiva y la
coordinacin correspondiente y se tomar una decisin.
La direccin ejecutiva conjuntamente con la coordinacin de rea pertinente establecer las caractersticas
del trabajo a realizar y los conocimientos necesarios, armar los trminos de referencia e identificar
potenciales candidatos a considerar. La decisin sobre la contratacin de un / a consultor / a versus un / a
integrante del equipo estable ser tomada por la direccin ejecutiva en funcin de la tarea a desarrollar,
su lugar dentro de la visin estratgica de [nombre de la organizacin] y los recursos disponibles.
Orientacin. Al incorporarse a [nombre de la organizacin], los nuevos integrantes del equipo recibirn
material de orientacin por parte del rea de desarrollo institucional o del / de la Coordinador / a inmediato
/ a que incluir: el presente manual institucional, principales proyectos de financiamiento (propuestas y
/ o ltimos informes narrativos), publicaciones clave, ltimo plan estratgico y plan operativo y cualquier
otro documento que se estime pertinente para facilitar su entendimiento de la organizacin y su rea de
trabajo en particular.
- Capacitaciones
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Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
Es importante, en cualquier caso, dejar en claro si la organizacin cubrir los gastos relacionados, cul
ser la poltica de rembolsos u adelantos de gastos, y cmo se tomar la decisin de quin accede
a cul capacitacin. Se puede decir que se cubrirn los gastos en ciertos casos, por ejemplo, si la
capacitacin est directamente vinculada a un producto para la organizacin, o que se cubrir cierto
porcentaje, dependiendo de los recursos disponibles en ese momento.
Aqu se deja en claro los procesos y las posibilidades de participar en cursos u otras oportunidades
externas de desarrollo profesional. En caso de viajes, tambin es til resaltar la expectativa de que se
respete el protocolo de seguridad, si existe.
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La informacin sobre becas, invitaciones a actividades de formacin, viajes u otros beneficios que fuera
obtenida como resultado de la pertenencia institucional a [nombre de organizacin], y que pudiera generar
alguna ventaja de oportunidad respecto a otros / as integrantes del equipo, debe ser comunicada a la
direccin ejecutiva (o al rea de desarrollo institucional) para su equitativa difusin entre todos / as los /
as integrantes pertinentes.
En caso de que [nombre de la organizacin] reciba una invitacin a un curso o viaje no destinada a un
integrante en particular, la direccin ejecutiva decidir si postula de manera directa a una persona, o si
recibe auto-postulaciones por parte de los miembros del equipo.
En caso de que se cobren honorarios por participacin en eventos, es recomendable incluir indicaciones
sobre si stos se consideran personales o institucionales.
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calidad de integrante de [nombre de organizacin], podr cobrar hasta [cantidad de dinero en dlares], o
su equivalente en la moneda local. Superado ese monto, el 50 por ciento del excedente quedar para la
persona y el 50 por ciento restante para [nombre de organizacin] a modo de contribucin institucional.
[O, superado ese monto, el / la Director / a Ejecutivo / a tomar la decisin sobre la pertenencia, el uso
y el destino del recurso adicional]. Los pagos por documentos de trabajo tendrn el mismo tratamiento
salvo que se enmarquen en un proyecto de ndole institucional, en cuyo caso sern abonados a [nombre
de organizacin] en su totalidad.
Los excedentes por viticos (per diem) pagados por terceros al miembro del equipo podrn ser propiedad
de la persona, no debiendo ser donados a la institucin, independientemente del monto del que se trate.
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[Nombre de la organizacin] rembolsa gastos de transporte (como taxis) para actividades laborales
solamente en aquellas situaciones en las cuales no exista transporte pblico o se estime que por razones
de seguridad y / o tiempo, es conveniente utilizar un modo de transporte ms costoso.
Gastos de estacionamiento sern rembolsados bajo los mismos criterios, en caso de que se estime
la necesidad y la pertinencia de conducir al lugar en cuestin y no se logre encontrar estacionamiento
pblico. Los gastos de estacionamiento no excedern [indicar monto mximo por hora o por da].
En casos de que, por cuestiones laborales, un integrante del equipo deba a invitar a comer a un tercero, se
seleccionar un restaurant de costo razonable y coherente con el perfil y los valores de la organizacin.
Los gastos de comida por persona no excedern [indicar monto mximo aceptable, consultando los
montos locales de per diem comnmente aceptados].
Ante cualquier duda sobre la posibilidad de rembolso, se debe consultar al Coordinador o Director
pertinente, en lo posible antes de tomar la accin. Todos los rembolsos se otorgan una vez presentados
los recibos correspondientes al rea de administracin [o indicar nombre de persona responsable].
En casos de compra de pasajes o reserva de hoteles para participar en actividades laborales no cubiertos
por una organizacin anfitriona, [seleccionar una de las siguientes opciones]:
- Se solicita que el integrante del equipo compre su pasaje y reserve su hotel a travs de la agencia
de viaje [insertar datos] vinculada con la organizacin.
- Se solicita que el integrante del equipo compre su propio pasaje en clase econmica, previa
aprobacin del Coordinador o Director correspondiente, y entregue el recibo [especificar qu tipo
de recibo o factura se requiere] al rea de administracin para ser rembolsado dentro de [X] plazo
[indicar nmero de das, semanas o meses necesarios para procesar rembolso segn los circuitos
administrativos de la organizacin].
- El integrante del equipo podr solicitar un adelanto de dinero al rea de administracin una vez
aprobado el viaje por el Coordinador o Director correspondiente y presentando documentacin
que explicite el costo del viaje a cubrir (por ejemplo, impresin del itinerario y el costo del pasaje a
comprar o el hotel a reservar por internet).
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Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
Por ejemplo, la decisin sobre participacin en ciertos mbitos o eventos puede quedar a cargo del / la
Director / a Ejecutivo / a en consulta con los / las Coordinadores / as del rea temtica correspondiente,
segn el tipo de evento y el perfil necesario para asegurar una efectiva representacin institucional.
Los integrantes pueden proponer o manifestar su inters en representar a la organizacin y ponerlo
a disposicin del / la Director / a o Coordinador / a. Algunos espacios pueden estar pre-asignados a
ciertos integrantes como representantes fijos, por ejemplo, en ciertas redes o alianzas.
La representacin frente a medios de comunicacin puede ser abierta a cualquier integrante (con la
aprobacin del Director / a Ejecutivo / a o el / la Director / a de Comunicacin), puede ser rotativa (por
ejemplo, en casos de entrevistas o columnas semanales o mensuales destinadas a la organizacin y
no a un individuo en particular), o puede recaer en una o dos personas (por ejemplo el / la Director / a
Ejecutivo / a y el / la Director/ a Adjunto /a, o el / la Director / a Ejecutivo /a y el / la Presidente / a del
Consejo Directivo). Se puede permitir que las coordinaciones de rea soliciten aprobacin previa de
la direccin ejecutiva en caso de recibir solicitudes puntuales que estn relacionadas con su rea de
trabajo y experiencia. En ese y otros casos, el mensaje a transmitir puede decidirse conjuntamente.
Como regla general, es fundamental explicitar que los integrantes del equipo que participan en ciertos
espacios en los cuales no se encuentran representando institucionalmente a la organizacin deben
aclarar que expresan sus opiniones en nombre propio y no en representacin de la organizacin
(excepto que hayan sido autorizados / as por el / la Director /a o Coordinador / a relevante).
Asimismo, se puede dejar en claro que cualquier firma que se incluya en los correos de la organizacin
debe seguir un formato en particular y ser aprobado por el / la encargado / a de comunicacin externa
para respetar la consistencia y la imagen institucional. De hecho, aunque puede resultar innecesario para
organizaciones ms jvenes o pequeas, ciertas organizaciones optan por tener un manual de identidad o
imagen institucional donde especifican con ms detalle estos asuntos.
Conflictos de inters
Un conflicto de inters surge cuando los intereses personales o profesionales de un miembro de una
organizacin no coinciden con lo que es mejor para la organizacin. Estos conflictos son comunes. Pueden
o no involucrar intereses o transacciones financieras. Son igualmente importantes los conflictos de inters
reales como su potencial percepcin.
Adopte e implemente una poltica de conflicto de inters, firmada por todos / as sus integrantes al
momento de su contratacin y actualizada anualmente.
Establezca la costumbre de sealar los posibles conflictos para que esto se transforme en una prctica
natural.
Guardar documento
Objetivos y consideraciones generales. Todo miembro del equipo, voluntario o miembro del Consejo
Directivo de [nombre de organizacin] debe ser precavido frente a cualquier conflicto de inters ya
que estos atentan contra la legitimidad, la autonoma y la capacidad de accin de la organizacin. Los
integrantes de [nombre de organizacin] se comprometen a evitar escrupulosamente cualquier conflicto
entre los intereses de la organizacin por un lado y los intereses personales, profesionales y financieros,
por el otro. Esto incluye evitar conflictos de inters reales, as como su eventual percepcin. En caso de
verificarse, los eventuales conflictos de inters sern tratados conjuntamente entre la direccin ejecutiva
y la persona, para tomar las medidas necesarias de resolucin. Las mismas pueden incluir que la persona:
no contine con la actividad evaluada; se abstenga de tomar decisiones relacionadas con el asunto en
conflicto; u otras resoluciones tendientes a inhibir la ocurrencia del conflicto.
Los objetivos de esta poltica incluyen: proteger la integridad del proceso de toma de decisiones de
[nombre de organizacin], aportar a la confianza de la comunidad y la sociedad en su rectitud, y proteger
la integridad y la reputacin de sus integrantes.
Afiliaciones externas y actividades fuera del horario laboral de las / los integrantes.
8 Farmelo, Martha. Los Consejos Directivos y sistemas de gobierno: Una gua prctica para organizaciones no-gubernamentales en
Amrica Latina, elaborada con el apoyo de la William and Flora Hewlett Foundation, 2014, p. 17.
24 | Seccin 3
Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
Contratacin de familiares. [Seleccionar entre las siguientes tres opciones, o combinar, segn el caso]
- [Nombre de organizacin] podr contratar a personas que tengan parentesco por consanguinidad,
civil y / o afinidad hasta el segundo grado para trabajos que no excedan [cantidad de dinero]. Para
esos casos, la decisin se documentar por escrito y deber ser aprobada por la direccin ejecutiva,
cuidando que la supervisin y la aprobacin del trabajo no recaigan en el familiar.
Uso de correo electrnico, mensajes de texto o chats. Algunas organizaciones optan por consensuar
normas alrededor del uso de emails a modo de limitar su volumen excesivo, por ejemplo, estimulando su uso
para compartir informacin importante dentro de parmetros de brevedad, incluyendo palabras clave en
el asunto (por ejemplo, urgente, para decidir, para informacin) y / o prohibiendo el envo de mensajes
individuales al grupo (especialmente los ms triviales e innecesarios). Tambin se puede clarificar las normas
sobre el uso de mensajes de texto o chat (temas, grupos, horarios, etc.), expectativas de tiempos de respuesta,
entre otros temas.
Reuniones. Las reuniones de equipo son un elemento clave aunque no nico para fortalecer la comunicacin
interna. Dependiendo del objetivo de la reunin, y del tamao y la complejidad de la organizacin, se pueden
establecer reuniones generales de todo el equipo, de equipos individuales con coordinadores, y / o del equipo
senior de coordinacin. Es til contar con un espacio al menos mensual donde todo el equipo se rene,
incluyendo el personal administrativo, pasantes, y voluntarios. En todo caso, el manual debera dejar en claro
la cantidad y tipo de reuniones y su periodicidad.
Informativas, que pueden en principio involucrar a todo el equipo, ser breves y ejecutivas, para repasar
avances en proyectos, proyectos nuevos, agenda para el prximo mes, novedades institucionales, etc.
Para discutir un proyecto o iniciativa, lecciones aprendidas u otro tema sustantivo, las cuales pueden
ser ms largas y la participacin ms selectiva, segn el tema que se trate.
Para discutir un tema institucional, por ejemplo, los objetivos de un plan de comunicacin.
Para tomar decisiones, donde la participacin puede ser ms selectiva segn las decisiones en
cuestin.
Toma de decisiones. Puede resultar til aclarar de manera general quin toma qu decisiones clave,
quin participa, a quin se le informa o se le consulta, alrededor de ciertos temas (por ejemplo, decisiones
programticas, de financiamiento, de contrataciones y despidos, entre otras). Algunas organizaciones incluyen
un protocolo sencillo para la toma de decisiones como anexo a su manual, que puede ser en forma de tabla,
idealmente discutido y consensuado durante una sesin de equipo, y actualizado peridicamente (una o dos
veces por ao, por ejemplo).
Adems de dar claridad y certeza, este tipo de protocolo puede ayudar a evitar conflictos entre las personas
y a dejar claro los niveles de autonoma de los distintos integrantes. En toda organizacin es fundamental
comunicar las decisiones tomadas oportunamente. Idealmente, los protocolos o el manual mismo
especificarn la forma en que esto se hace.
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Se crean las columnas que identifican a los cargos o las personas principales involucradas.
26 | Seccin 3
Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
Participantes: Roles
DE: Director Ejecutivo F: Decisin final
CTA: Coordinadores Temticos de rea P: Participa
CDI: Coordinador de Desarrollo Institucional C: Consultado
E: Resto del equipo I: Informado
CD: Consejo Directivo A: Aprueba
CONSEJO DIRECTIVO
Propuestas para nuevos integrantes. Participan DE, CTA y CDI. DE tiene decisin F P P I
final. Se informa al equipo una vez
aprobados.
Con qu donantes entablar una DE lidera, decide junto con CDI, si hace F P
relacin. Qu se presentar a cada falta DE tiene decisin final.
donante.
GESTIN FINANCIERA
28 | Seccin 3
Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
DECISIONES PROGRAMTICAS
Distinguir las consultas de la toma de decisiones. Clarificar cuando ocurrirn las consultas, an
cuando una persona tiene la decisin final (por ejemplo, la Directora Ejecutiva decide sobre
cundo y cmo pasar gente a nmina, pero es obligatorio que consulte con la Coordinadora de
Desarrollo Institucional). La deliberacin colectiva pueda ayudar a tomar las mejores decisiones
posibles. Es fundamental asegurar que todas las opiniones sobre los asuntos clave sean
expresadas y escuchadas para que nadie quede con la sensacin que tuvo algo importante
para decir o contribuir y no lo hizo.
Distinguir las decisiones cotidianas de las decisiones estratgicas. Tomar las decisiones estratgicas
colectivamente, an si una persona tiene la palabra final.
Sin embargo, reservar la deliberacin colectiva para las decisiones ms estratgicas o difciles. No
se puede consultar todo el tiempo. Es igualmente importante determinar lo que no se decidir
conjuntamente como lo que s.
Intentar que las decisiones colectivas sean por consenso la mayor cantidad de veces posible.
Asegurar que las decisiones sean tomadas con informacin adecuada. Idealmente son tomadas
por personas informadas e involucradas en el asunto bajo consideracin. Los diferentes
directores deben estar en sintona con las prioridades de las distintas reas de su organizacin.
El / la Director / a con la decisin final debe escuchar y or todos los puntos de vista relevantes.
Como regla general en varias situaciones, es conveniente que escuche a otros cuidadosamente
antes de emitir su propia opinin.
Adems del sistema anual de evaluacin de desempeo, se sugiere acordar e institucionalizar reuniones
peridicas de retroalimentacin para cada integrante del equipo a modo de check-ins, en las cuales se
repasan expectativas entre las coordinaciones o direcciones y los miembros del equipo, se revisan los avances,
se disipan dudas y se acuerdan prximos pasos, incluyendo la prxima conversacin.
Guardar documento
La retroalimentacin puede ser de tres tipos y es ideal lograr equilibrio entre ellos.
Positiva
Sugerencias para crecer (cuando alguien va bien, como puede mejorar an)
Por ltimo, si bien los logros por ms grandes o pequeos que sean son importantes, el contexto
tambin lo es y debe ser tenido en cuenta a la hora de evaluar el desempeo y ofrecer retroalimentacin.
Por ejemplo, a veces lo que parece ser un gran logro fue mayoritariamente el resultado de una coyuntura
propicia, y lo que parece un pequeo paso hacia un objetivo se vuelve un logro impactante en el marco de
un contexto difcil.
Cada integrante del equipo debe tener un acuerdo sobre los check-ins peridicos con su coordinador / a o
director / a que se realizarn como rutina a lo largo del ao.
30 | Seccin 3
Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
Evaluacin de desempeo:
4. A los seis meses del intercambio anual, cada integrante del equipo y su supervisor / a se
juntan para un check-in para 1) determinar si es necesario actualizar algunos de los objetivos,
2) averiguar si el plan de desarrollo profesional se est cumpliendo, y 3) conversar en general
sobre cmo est evolucionando el trabajo en funcin del intercambio realizado seis meses atrs.
Se sugiere utilizar una escala bsica para cada rubro a modo de dejar claras las expectativas y
brindar puntos de referencia para el mejoramiento. Esta escala complementa y brinda un marco
de referencia para los comentarios.
a) Supera las expectativas (SE): Supera expectativas, es un modelo para otros integrantes, hace
contribuciones significativas a la organizacin, es excepcional.
b) Cumple totalmente (CT): En general cumple con expectativas y a veces las supera.
c) Cumple parcialmente (CP): A veces cumple con expectativas, pero necesita mejorar para
satisfacerlas completamente.
9 Algunas organizaciones optan por un sistema que incluye un ejercicio comnmente conocido como 360. Esta terminologa
se refiere a la participacin o la contribucin de perspectivas de otras personas adems del / la supervisor / a inmediato / a, para
complementar y enriquecer las visiones. De optar por este tipo de sistema, se recomienda cuidar que no se vuelva excesivamente
complejo, por ejemplo, eligiendo solamente una o dos personas adicionales y utilizando un cuestionario ms sencillo para
recoger su mirada y aportes al proceso. En todo caso es fundamental explicitar los detalles de quin, cmo y con qu criterios se
seleccionarn los / las retroalimentadores / as adicionales, y el paso por paso de cmo funcionar el sistema.
10 Se trata de encontrar el insumo que ms claramente detalle los objetivos del trabajo para que la persona sepa sobre qu se la
evaluar desde un principio.
Cun precisa y realista es la actual descripcin de tu cargo? Refleja otras tareas que se
te han asignado sobre la marcha? Se necesita alguna modificacin?
Qu pasos se podran dar en el prximo ao para mejorar en las reas que se desea
crecer?
Durante el ltimo periodo, sientes que se te han dejado claras las expectativas sobre lo
que debes hacer y cmo?
Resumen y prximos pasos. Esta seccin deja en claro las conclusiones de la evaluacin y plantea
pasos concretos a seguir durante los siguientes meses.
Otras reflexiones. Si bien los objetivos, las destrezas especficas para cada puesto, y los valores
y las destrezas institucionales son los principales aspectos sobre los cuales sern evaluados los
integrantes del equipo, puede ser til y enriquecedor incluir algunas otras preguntas de reflexin
en el proceso. Estas preguntas pueden ser utilizadas para guiar el intercambio anual y el check-in
semestral, o incluidas formalmente en el formulario a completar por el / la integrante:
Satisfaccin Laboral: en general, cun satisfecho / a ests con tu trabajo hoy por hoy?
Cules son los aspectos de tu trabajo que te brindaron mayor satisfaccin durante el
ao y cules fueron fuente de frustracin?
Relaciones interpersonales y trabajo en equipo: Hay algn tema relacionado que tendramos que
conversar que puede estar afectando tu trabajo en trminos de rendimiento y satisfaccin?
32 | Seccin 3
Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
Tener en mente el panorama general que se quiere pintar. Por ejemplo, si alguien ha trabajado
muy bien, expresarlo claramente (y no ser tibio al respecto). Si alguien necesita mejorar, no
ser demasiado positivo o evadir el tema.
Asignacin de roles
11
11 Se sugiere un proceso distinto y especfico para la evaluacin de desempeo del Director Ejecutivo. Ver, por ejemplo, Farmelo,
Martha. Los Consejos Directivos y sistemas de gobierno: Una gua prctica para organizaciones no-gubernamentales en Amrica Latina,
elaborada con el apoyo de la William and Flora Hewlett Foundation, 2014, p. 29.
1.
2.
3.
Etc.
12
COORDINADOR DE REA
Evaluacin de proyectos
Habilidades de capacitacin
Habilidades de presentacin
12 SE: Supera expectativas, es un modelo para otros integrantes, hace contribuciones significativas a la organizacin,
es excepcional.
CT: Casi siempre cumple con expectativas y a veces las supera.
CP: A veces cumple con expectativas, pero necesita mejorar para satisfacerlas completamente.
NP: No cumple con expectativas, necesita mejoras rpidas y significativas.
34 | Seccin 3
Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
INVESTIGADOR
Responsabilidad y constancia
Capacidad de aprendizaje
Capacidad de adaptacin
Iniciativa
Atencin al detalle
Organizacin y logstica
Seguimiento de tareas
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Responsabilidad y constancia
Organizacin y orden
Gestin de la oficina
13
Innovacin y creatividad
Respeto a la diversidad
Apartidismo
Espritu crtico y de aprendizaje
Colaboracin
Honestidad
13 Estos valores se sugieren a modo de ejemplo. Idealmente son discutidos y consensuados por todo el equipo durante una
sesin de trabajo ya que son valores sobre los cuales se evaluar a todos los integrantes y requieren entendimiento y apropiacin.
Sistematizacin de contenidos
Identificacin de prioridades
Organizacin
Eficacia
Iniciativa
Autonoma
Identificacin de oportunidades
Trabajo en equipo
Resolucin de problemas
Toma de decisiones
Cules son los objetivos en materia de crecimiento profesional para el siguiente perodo?
1.
2.
3.
Etc.
General
Comentarios: Qu tipo de apoyo para el alcance de los logros y para el crecimiento profesional es
deseado o necesario? Cmo se podr proveer? Qu pasos se podran dar en el prximo ao para
mejorar en las reas que se desea crecer?
36 | Seccin 3
Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
Destreza14 Descripcin
Cmo evalas la supervisin, retroalimentacin y apoyo que has recibido durante el ao, y
cmo se podra mejorar?
Accesibilidad
Delegacin
Retroalimentacin
Motivacin
Respeto y escucha
Comentarios: Durante el ltimo periodo, sientes que se te han dejado claras las expectativas sobre
lo que debes hacer y cmo, se te ha brindado suficiente y adecuada retroalimentacin (con un buen
equilibrio de retroalimentacin positiva e indicaciones sobre asuntos o puntos a modificar o mejorar
cuando fuere necesario), y se te ha apoyado para crecer en tu trabajo? Te sientes apreciado / a y
motivado / a? Qu podra hacer tu supervisor / a para mejorar?
14
b) Cumple plenamente
c) An no cumple plenamente
14 Se proponen a modo de ejemplo en funcin de lo que generalmente implica una supervisin o coordinacin efectiva. Se
puede agregar la misma escala a esta seccin o dejarlo ms descriptivo.
Comentarios adicionales del miembro del equipo sobre el contenido de la evaluacin incluyendo
desacuerdo si hubiera.
Tambin se puede expresar el compromiso institucional a fomentar las siguientes prcticas: preguntar y
conversar bilateralmente y en grupo sobre cmo los integrantes del equipo estn viviendo el estrs y cmo se
estn cuidando, estar sensibles y detectar seales de alerta cuando ven a un / a compaero / a que demuestra
seales de estrs inusual y sostenido, realizar procesos de terapia grupal, acompaarse mutuamente para
asegurar la toma de descansos, visitas al mdico y cualquier otra necesidad detectada.
Guardar documento
15 Puede ser particularmente pertinente para aquellas organizaciones que trabajan atendiendo a poblaciones vulnerables que
padecen violencia estructural, por ejemplo nios y nias en situacin de calle, personas privadas de su libertad, mujeres vctimas
de violencia sexual y / o reproductiva, poblaciones indgenas, familiares de personas desaparecidas, o periodistas en zonas
particularmente peligrosas.
16 HR Council for the NonProfit Sector (http://hrcouncil.ca/docs/POL_Conflict_Res.pdf), traduccin y adaptacin propia. Si bien
esta poltica puede resultar demasiado extensa para algunas organizaciones, se propone a modo de ejemplo para brindar un
panorama de los aspectos que debera incluir y las posibilidades de instancias a considerar.
38 | Seccin 3
Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
Brindar la oportunidad de resolver un conflicto o queja de manera rpida, justa y sin represalias
para las personas involucradas.
Todas las solicitudes de resolucin de conflictos, quejas y apelaciones sern debidamente atendidas y se
procurar brindar una respuesta lo antes posible. No se tolerar ningn tipo de represalia o castigo para
aquella persona que inicie o participe en un proceso de resolucin de conflicto o queja.
Procedimiento
Aunque no es obligatorio, se incentiva a los integrantes del equipo a seguir un proceso de primera instancia
de resolucin de conflicto antes de presentar una queja formal.
Proceso de primera instancia de resolucin de conflictos y quejas
1. Aquellos integrantes que enfrenten un conflicto laboral o que tengan una queja relacionada deben
intentar discutirlo de forma constructiva y propositiva con su respectivo director / coordinador,
indicando que se est actuando en el marco de la primera instancia de resolucin de conflictos.
En algunas situaciones, esto puede resultar difcil o inapropiado. En estos casos, el / la integrante
puede solicitar una reunin con la siguiente persona en la jerarqua organizacional (que puede ser
el / la Director / a Ejecutivo / a) o con alguna persona encargada de recursos humanos, si existe,
para discutir el problema.
2. La persona que reciba la queja, segn el caso, analizar la naturaleza y la relevancia de la solicitud
de resolucin de conflicto y se reunir con el integrante del equipo dentro de los siguientes dos
das laborales para darle seguimiento y compartir el plan de accin a seguir.
3. En caso de que el / la integrante del equipo afectado / a no est satisfecho con la resolucin del
conflicto en esta primera instancia, l / ella podr proceder a la siguiente persona en la jerarqua
organizacional si hay (en general, la direccin ejecutiva) o proceder a un proceso de resolucin de
segunda instancia.
Proceso de segunda instancia de resolucin de conflictos y quejas
1. Aquel miembro del equipo que sienta la necesidad de iniciar un proceso formal de resolucin de
conflictos, deber documentar la situacin por escrito con todo detalle o evidencia que ilustre la
situacin, y entregarlo al coordinador o director pertinente, o segn el caso, a la direccin ejecutiva.
2. Quien recibe la informacin analizar la naturaleza y la relevancia de la solicitud de resolucin de
conflicto o queja, consultando a las personas que estime necesario para entender y / o verificarlo,
y enviar al integrante del equipo una respuesta indicando cmo se propone resolver la situacin
dentro de los siguientes cinco das laborales.
3. El integrante del equipo deber acusar recibo por escrito de dicha respuesta y declarar si est
satisfecho / a o no con la resolucin propuesta. En caso de no estar satisfecho, se podr recurrir al
Consejo Directivo de la organizacin como tercera instancia de resolucin.
4. Si el caso involucra un conflicto con la direccin ejecutiva, se podr recurrir directamente a la
tercera instancia.
Proceso de tercera instancia de resolucin de conflictos y quejas
1. El Consejo ha designado a [nombre del / la Consejero / a] como enlace con el equipo de trabajo
responsable de recibir consultas o quejas vinculadas a serios conflictos que no han podido
resolverse, especialmente entre algn miembro del equipo y el / la Director / a Ejecutivo / a.
2. En caso de identificarse un conflicto serio, el enlace sugerir opciones de resolucin.
3. En caso de que el enlace no logre facilitar la resolucin del conflicto, se encargar de conformar un
Comit de no menos de tres integrantes del Consejo para escuchar a ambas partes y determinar
el camino a seguir.
4. En caso de que esto no suceda de manera oportuna, el miembro del equipo podr recurrir al
Presidente del Consejo para plantear la situacin. El Presidente tendr la ltima palabra sobre si el
conflicto merece la conformacin de un Comit.
5. En caso de que el Comit se constituya y no logre facilitar la resolucin del conflicto, se recurrir
a mediacin profesional, cuyo costo correr por cuenta de la organizacin y cuya resolucin ser
vinculante para las partes.
Muchos grupos tienen dificultades con la decisin en s y con los criterios y los procesos para llevarlo a cabo
de manera justa y coherente con los valores institucionales. Por eso, es extremadamente importante aclarar
ciertos aspectos en el manual para evitar tener que tomar decisiones difciles de manera ad hoc o arbitraria.
Como mnimo, se sugiere incluir la siguiente informacin.
Renuncia. Si debe ser por telegrama, por carta certificada, por notificacin informal, con cunta anticipacin
y a quin debe informarse. En general, se estila solicitar entre quince das y un mes, a menos que la persona
cumpla una funcin de muy alta jerarqua y su salida requiera mayor preparacin. Para esos cargos, se puede
dejar explicitado en su contrato al inicio de su relacin laboral.
Notificacin de despido. Por ejemplo, que la organizacin se reserva el derecho a terminar un contrato
laboral con fundamentos con quince das de anticipacin durante un periodo de prueba, un mes si el /
la integrante lleva menos de cinco aos en la organizacin, o dos meses si lleva ms de cinco aos en la
organizacin.
Se pueden explicitar ciertas razones que podran llevar a la terminacin del vnculo laboral (por ejemplo, faltas
de honradez o probidad, actos de discriminacin o acoso, daos patrimoniales, violaciones al contrato o a
otros acuerdos adquiridos, etc.), sin prejuicio de que surjan otros motivos vinculados con el desempeo del / la
integrante, el respeto a los valores institucionales y / o su capacidad de adaptacin a la cultura organizacional.
Algunas organizaciones pueden optar por regirse por ciertos procesos pre-establecidos en casos de
desvinculaciones. Ver un ejemplo de poltica de desvinculacin abajo.
Indemnizaciones. Se deben pagar de acuerdo a las leyes laborales locales en casos de trabajadores
registrados. Si se desea, se puede pautar otro tipo de arreglo para consultores y / o integrantes bajo un
esquema de honorarios. Tambin se puede indicar si el / la integrante tendr derecho a cobrar das de
vacaciones no utilizados durante el periodo pertinente, o si las vacaciones que no se toman se pierden.
Referencias. Si se ofrecern solamente a pedido del integrante del equipo o si la organizacin podr responder
a solicitudes de referencias de otras organizaciones, sin el pedido o la autorizacin explcita del / la integrante.
Edad de jubilacin / retiro. Se pueden explicitar los beneficios segn la legislacin local vigente.
40 | Seccin 3
Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
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[Nombre de la organizacin] se compromete a establecer un clima laboral en el cual los / as integrantes del
equipo reciben mensajes claros y oportunos sobre su desempeo y las necesidades de mejoras. Por eso,
utilizamos una poltica denominada disciplina progresiva para lidiar con problemas de desempeo. Esta
poltica implica una breve serie de advertencias progresivamente serias que culminarn en un despido si
la persona no logra mejorar lo suficiente para cumplir con las expectativas expresadas. En todo momento,
[nombre de la organizacin] se compromete a dejar en claro qu ocurrir si el / la integrante no cumple
con lo pactado para que las consecuencias negativas jams sean una sorpresa. Esta poltica plantea los
siguientes pasos:
1. Advertencia informal durante una conversacin honesta, clara, especfica y directa, en la cual el / la
integrante del equipo tendr la posibilidad de compartir sus perspectivas y el / la Director / a dejar
en claro las potenciales consecuencias si no hay mejoras.
2. Advertencia formal con un plan de mejoras esperadas por escrito en un plazo determinado de [X]
semanas y claridad sobre las potenciales consecuencias si no hay mejoras, y los criterios que se
utilizarn para medirlo.
La direccin ejecutiva asegurar que se lleve a cabo un momento de auto-crtica y aprendizaje para
reflexionar sobre su propio accionar: Hay algo que no hemos hecho correctamente? Podramos haber
hecho algo diferente para evitar esta situacin? Deberamos modificar algo a futuro para que una situacin
similar no vuelva a ocurrir?18
Por ltimo, si bien [nombre de la organizacin] se compromete a tomar decisiones sobre desvinculaciones
laborales siguiendo estos pasos de manera progresiva, la organizacin reserva el derecho de decidir qu
accin disciplinaria se tomar en cada situacin, incluyendo un despido sin advertencia previa cuando el
caso as lo amerite.
17 Green, Alison y Jerry Hauser, Managing to Change the World: The Nonprofit Managers Guide to Getting Results (Gestin para cambiar
el mundo: Una gua para obtener resultados destinada a directores de organizaciones sin fines de lucro), Washington, DC, USA: 2012, p. 240.
Traduccin y adaptacin propia.
18 Corts, Carlos. Claves para la gestin de personas en entidades no lucrativas, Cuaderno de Gestin 7, Fundacin Luis Vives, 2009, p.
142. Disponible en: http://www.luisvivesces.org/upload/26/90/Cuaderno_Gestion_7_FINAL.pdf.
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Discriminacin o acoso
Se puede incluir una poltica especfica para estos casos indicando que no se tolera la discriminacin o el
acoso bajo ninguna circunstancia y pautando un proceso a seguir en caso de que ocurra.
19 Ver, por ejemplo, Cdigo de tica y conducta para las ONGs, Asociacin Mundial de Organizaciones No-Gubernamentales
(WANGO), disponible en http://www.wango.org/codeofethics/COESpanish.pdf.
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Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
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[Nombre de la organizacin] no tolera ningn tipo de discriminacin o acoso por parte de ninguna persona
asociada a la organizacin. Es responsabilidad de todos / as los / as integrantes y en particular de los / as
directores / as y coordinadores / as promover un ambiente laboral libre de este tipo de acciones.
Definiciones
La discriminacin laboral se refiere a cualquier distincin, exclusin o preferencia basada en motivos
de raza, color, sexo, religin, opinin poltica, ascendencia nacional u origen social que tenga por efecto
anular o alterar la igualdad de oportunidades o de trato en el empleo y la ocupacin21.
El acoso se refiere a cualquier interaccin no solicitada o bienvenida que directa o indirectamente afecte
o amenace afectar la seguridad laboral de una persona, sus perspectivas de ascenso o aumentos, sus
condiciones laborales, o sus oportunidades de acceder a un cargo. El acoso puede incluir abuso fsico o
verbal, amenazas, comentarios derogatorios, bromas, insinuaciones o insultos. Las acciones no tienen que
ser intencionales para ser consideradas acoso, pero pueden ser ofensivas y / o intimidantes, generando
temor o desconfianza, y comprometiendo la dignidad o la auto-estima de la persona afectada.
Para determinar si ha ocurrido un acto de discriminacin o acoso, se deben considerar dos factores:
1. Si la persona acusada saba o debera haber sabido que la accin sera considerada discriminatoria,
ofensiva, no solicitada o bienvenida por el destinatario.
En caso de que un / a integrante del equipo se considere vctima de discriminacin o acoso, deber:
20 HR Council for the NonProfit Sector (Consejo de Recursos Humanos para el Sector Sin Fines de Lucro), Canad. Disponible en:
http://hrcouncil.ca/hr-toolkit/harassment.cfm. Traduccin y adaptacin propia.
21 http://www.ilo.org/global/lang--es/index.htm.
Trabajo en campo en lugares apartados, o visitas a lugares peligrosos o de alto impacto psicolgico-
emocional (por ejemplo, crceles, centros de refugiados o migrantes, etc.).
La seguridad del equipo de trabajo dentro de la oficina y en el trayecto de la oficina al domicilio u otro
destino.
La proteccin del espacio fsico, los archivos (digitales y otros), el equipamiento, etc.
Consensuar las medidas cotidianas o que deben ser activadas en situaciones de amenaza. Aclarar si
son continuas o solamente a ser activadas para determinados perodos.
Establecer horarios en los cuales ninguna persona debe permanecer sola en la oficina, o bien requerir
que siempre haya por lo menos dos personas en la oficina.
Realizar anlisis de riesgo peridicos a nivel institucional y en casos puntuales de viajes o visitas.
Aclarar quin debe aprobar (por escrito o no) un determinado viaje, visita o accin y quien / quienes
deben estar informados.
Establecer procedimientos claros para situaciones de emergencia e incluir datos clave de contacto,
por ejemplo, de la empresa de seguridad que utiliza la organizacin o de la / s persona / s a contactar
en caso de emergencia.
Mantener informacin bsica del / la integrante que realizar el viaje o la visita, por ejemplo: fecha
de nacimiento, pasaporte y / o documento de identidad, itinerario, persona de contacto en caso de
emergencia (en el lugar de origen y en el lugar de destino), contacto de personas que viajan juntas.
Discutir medidas bsicas a adoptar (por ejemplo, comportamientos a seguir, idiomas a utilizar o evitar,
tipo de transporte a utilizar, entre otros).
44 | Seccin 3
Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
Decidir quin ser la principal persona de contacto dentro de la organizacin y asegurar mecanismos
rpidos y seguros de comunicacin (celulares, telfonos fijos, correos electrnicos, etc.), y quien ser
la persona secundaria en caso de no poder contactar a la principal.
Establecer si se requerir que la persona entre en contacto diario con alguien de la organizacin en
algn horario predeterminado.
Decidir si el viaje, la visita, u otro tipo de accin requiere acompaamiento (por ejemplo, que slo se
viaje en pares o en grupos pequeos, o que los equipos sean de gnero y / o edades mixtas).
Asegurar un breve momento de discusin y reflexin con todo el equipo lo antes posible luego del
evento, para aprender de la experiencia, compartir lecciones e identificar mejoras a futuro.
Listado de documentos o polticas con hipervnculos a distintas partes del manual para facilitar su
lectura electrnica
Seccin 4
Sobre el proceso
4.1 Consideraciones generales
En principio, hay cuatro principios clave a tener en cuenta al momento de definir el proceso de elaboracin
de un manual institucional.
1. El proceso es tan importante como el producto. El manual final puede terminar siendo utilizado
como referencia, pero es el proceso en s mismo en base al dilogo y a la socializacin y la consulta
amplia el que genera la conciencia sobre los temas, los acuerdos y la eventual apropiacin. Esto
es particularmente importante en asuntos sensibles tales como una evaluacin de desempeo, un
protocolo para la toma de decisiones, la elaboracin de descripciones de puesto, o la definicin de
valores institucionales.
Asegurar una participacin amplia y apropiada (no exagerada) en la elaboracin del manual sirve para:
Enriquecer la calidad del producto final y evitar malentendidos sobre roles y sobre el
funcionamiento de la organizacin, al asegurar que los acuerdos se basen en una lectura
adecuada de las dinmicas internas.
Promover la aceptacin y apropiacin de las polticas, los valores y la cultura organizacional por
parte del equipo. Por ejemplo, el equipo puede corroborar que las polticas reflejen el ms alto
nivel de derechos laborales posible en funcin de los recursos disponibles.
Mejorar la pertenencia y la integracin de los distintos miembros del equipo, sobre todo en casos
de sobre-dependencia o centralizacin en la figura del / la Director / a Ejecutivo / a.
En el caso de ciertas cuestiones administrativas, como el manual de procedimientos, puede
ser preferible definirlas en un grupo pequeo (o por el / la Administrador / a y el / la Director / a
Ejecutiva) y socializarlas. En otros casos, la elaboracin requiere la participacin de todas las personas
involucradas. Se puede trabajar en reuniones de equipo u otras reuniones ad hoc.
3. Procesos giles y ligeros. Los procesos giles son flexibles; los procesos ligeros son los que generan
la menor carga de trabajo posible para los miembros del equipo. Ayuda disear un proceso con
responsables que generen y modifiquen los textos para que otros puedan participar, no redactando,
sino revisando y discutiendo buenos borradores. Se trata de encontrar un equilibrio entre la
participacin amplia y la operatividad necesaria para generar un documento de esta envergadura.
4. Ser sensible a las situaciones de saturacin. Es importante tomar en cuenta las cargas de trabajo
programtico y administrativo, y dosificar el proceso para que los / as integrantes no se cansen de
las tareas relacionadas al manual, sino que las encaren como un aporte valioso a la realizacin de su
trabajo sustantivo y a la institucionalizacin y profesionalizacin de la organizacin.
46 | Seccin 4
Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
Sin prejuicio de realizar actualizaciones cuando se estime necesario, se sugiere una revisin y / o actualizacin
global del manual institucional cada dos o tres aos, segn la organizacin y las normas vigentes de cada pas.
No obstante, algunas organizaciones optan por revisar su manual luego del primer ao de su elaboracin
para reflexionar acerca de cualquier aprendizaje que haya surgido durante la primera etapa implementacin.
Ha habido algn cambio en la legislacin o en el marco regulatorio del pas que impacte las
polticas establecidas?
Las polticas estn logrando los objetivos que nos planteamos al momento de elaborar el manual?
Guardar documento
22 HR Council for the NonProfit Sector (Consejo de Recursos Humanos para el Sector Sin Fines de Lucro), Canad. Disponible en:
http://hrcouncil.ca/hr-toolkit/policies-guideline.cfm#step5.
Redaccin primer borrador CDI, direccin ejecutiva y Abril mayo CDI redacta algunas secciones
equipo CDI y compila insumos de los
dems para armar primer
borrador.
Revisin del Consejo Direccin ejecutiva Reunin de Consejo Se le pide a Consejero X que
Directivo de julio haga revisin legal; el resto
revisa general.
Revisin anual CDI (en consulta con direccin Diciembre siguiente Identificar puntos especficos
ejecutiva) ao a revisar, contestar preguntas
gua.
48 | Seccin 4
Cmo elaborar un manual de polticas institucionales: Una gua prctica
En caso de decidir trabajar con un / a consultor / a, es importante, obviamente, dejar en claro las expectativas
mutuas, el proceso, los tiempos requeridos, la naturaleza del producto esperado y sus contenidos. Asimismo,
es clave averiguar sobre el estilo, los valores y las modalidades de trabajo del consultor a travs de referencias
o consultas previas con organizaciones colegas, donantes u otros. Se le puede pedir al postulante que
comparta manuales que ha trabajado con otras organizaciones para tener una mejor idea de su trabajo.
Seleccionar consultores con experiencia en ONGs. Si bien existen muchas personas con
especializacin en recursos humanos, es importante evitar que se trasladen modelos de polticas
diseadas para empresas. Las necesidades, los enfoques y el espritu y la letra de las polticas son
claramente distintos, por lo cual se requiere un conocimiento fino del mbito no lucrativo.
Disear y llevar a cabo un proceso con participacin amplia, evitando que el consultor
elabore un manual por su cuenta y lo entregue como producto terminado, sin consulta y
proceso de intercambio.
Con o sin ayuda externa, la elaboracin de un manual institucional puede aportar a que tu organizacin sea
un mejor lugar de trabajo para todos sus integrantes, donde las personas se sientan valoradas, respetadas y
cuidadas. Y ms importante an, bien hecho, contribuir, en ltima instancia, a la realizacin de tus estrategias
y el logro de tu misin.
Seccin 5
Recursos Consultados
Cdigo de tica y conducta para las ONG. Asociacin Mundial de Organizaciones No Gubernamentales" (WANGO).
Disponible en: http://www.wango.org/codeofethics/COESpanish.pdf.
Corts, Carlos. Claves para la gestin de personas en entidades no lucrativas, Cuaderno de Gestin 7,
Fundacin Luis Vives, 2009. Disponible en: http://www.luisvivesces.org/upload/26/90/Cuaderno_Gestion_7_
FINAL.pdf.
Farmelo, Martha. Los Consejos Directivos y sistemas de gobierno: Una gua prctica para organizaciones no-
gubernamentales en Amrica Latina, elaborada con el apoyo de la William and Flora Hewlett Foundation, 2014.
Disponible en: http://orgsefectivas.org/wp-content/uploads/Guia-Consejos-Directivos-agosto-2015.pdf.
Green, Alison y Jerry Hauser, Managing to Change the World: The Nonprofit Managers Guide to Getting Results
(Gestin para cambiar el mundo: Una gua para obtener resultados destinada a directores de organizaciones sin
fines de lucro), Washington, DC, USA: 2012.
HR Council for the NonProfit Sector (Consejo de Recursos Humanos para el Sector Sin Fines de Lucro), Canad,
http://hrcouncil.ca/.
Los recursos humanos en las ONGD: Situacin actual y retos, Coordinadora de ONG para el Desarrollo Espaa,
2007.
Manual institucional del Centro de Investigacin Econmica y Presupuestaria (CIEP), Mxico, Mayo 2015.
Manual de recursos humanos de Proyecto sobre Organizacin, Desarrollo, Educacin e Investigacin (PODER),
Mxico, Noviembre 2014.
Martha Farmelo es una consultora externa en fortalecimiento de ONGs de Amrica Latina. Es norteamericana
radicada en Argentina desde el 2001. Tiene ms de 25 aos de experiencia dirigiendo y apoyando procesos
de fortalecimiento institucional para organizaciones en Amrica Latina y en los Estados Unidos. Antes de
convertirse en consultora externa, ocup cargos programticos e institucionales en varias ONGs y fue Oficial
de Programas para la Fundacin Interamericana. Su experticia temtica es en derechos humanos y civiles.
www.orgsefectivas.org
Agradecimientos
Agradecemos, en primer lugar, a la Fundacin William and Flora Hewlett, y en particular a las oficiales de
programa Libby Haight y Alfonsina Pealosa, cuyo apoyo, confianza y aportes han sido clave para esta y otras
guas que hemos elaborado.
Esta gua no podra haber sido posible sin la creatividad, las ideas, el compromiso con el fortalecimiento
institucional y la generosidad de muchas de las organizaciones con las cuales hemos trabajado y cuyos
manuales tuvimos el honor de ayudar a elaborar y / o consultamos para este documento, en varios casos
haciendo referencia y adaptando textos especficos. Entre ellas, resaltamos en Argentina al Centro de Estudios
Legales y Sociales (CELS), en Brasil a Conectas Direitos Humanos, y en Mxico al Centro de Contralora Social y
Estudios de la Construccin Democrtica (CCS-CIESAS), al Centro de Investigacin Econmica y Presupuestaria
(CIEP), al Instituto para la Seguridad y la Democracia (Insyde), a Mxico Evala y al Proyecto sobre Organizacin,
Desarrollo, Educacin e Investigacin (PODER).
Nuestra profunda apreciacin y agradecimiento a Lucia Nader, ex Directora Ejecutiva de Conectas Direitos
Humanos y actual fellow de Open Society Foundations y a Vanina Mona, Directora de Relaciones Institucionales
de la Asociacin por los Derechos Civiles (ADC) de Argentina por su cuidadosa revisin de borradores y sus
excelentes aportes al contenido y al diseo de esta gua.