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FASE 8
Tutor
ANDRS FELIPE MILLAN
Introduccin
Esta materia ha tomado mayor importancia en la actualidad por que han aumentado el
nmero de variables y volumen de actividades a gestionar por cada proyecto y si agregamos
el ritmo acelerado del siglo XXI, encontramos un panorama en el cual es vital gestionar
adecuadamente los proyectos para evitar el fracaso.
A continuacin
Asignacin de Tarea
El Jefe de Proyecto debe velar por el cumplimiento de la planificacin establecida y que las
tareas se vayan realizando segn el calendario previsto, ya que de lo contrario se producirn
desviaciones en el desarrollo del proyecto que en ltimo trmino supondrn un incremento
en su coste. Para que una tarea finalice con xito es importante asignarla a un tcnico capaz
de desarrollarla, por lo que el Jefe de Proyecto debe estudiar muy bien cada tarea antes de
su asignacin y ser consciente de los conocimientos y capacidades de los componentes del
equipo de proyecto.
Una vez que el Jefe de Proyecto dispone de la asignacin de tareas, convoca una reunin
para informar al equipo de proyecto de las caractersticas del mismo y comunicar a cada
miembro las tareas especficas que va a desarrollar
El Jefe de Proyecto informa a los integrantes del equipo de las caractersticas del proyecto,
haciendo especial nfasis en sus caractersticas particulares: estndares de desarrollo
diferentes de los habituales, y peculiaridades en materia de calidad, seguridad y gestin de
la configuracin.
Una vez que todos los miembros del equipo conocen el proyecto global, comunica la
asignacin de trabajos a cada uno de los miembros, quienes se ocupan de su realizacin
Seguimiento de tareas
Esta actividad tiene como objetivo el control de todas las tareas que estn siendo
desarrolladas, revisando con cada uno de los responsables de las tareas cul es su estado en
el momento del seguimiento, su evolucin previsible y los problemas que estn
encontrando para su desarrollo. La utilizacin de herramientas automatizadas que existen
en el mercado puede facilitar el seguimiento de las tareas, contrastando la situacin en que
se encuentran con la prevista en la planificacin del proyecto.
El seguimiento se lleva a cabo revisando el estado de cada tarea con el miembro del equipo
asignado para su realizacin y verificando su estado con los responsables de dichas
unidades de trabajo.
Los pasos bsicos para crear un cronograma til, validado por el equipo, y factible de reus
son: Determinar los principales entregables del proyecto (lo que generar el proyecto) y
organizarlos jerrquicamente, Para no olvidar nada es necesario consultar al equipo de
proyecto y mirar con lupa la declaracin de alcance. En este punto se debe tener un sano
equilibrio entre no olvidar nada importante y tener un detalle abrumador que dificulte el uso
de la informacin.
A partir de estos entregables determinar las actividades necesarias para realizarlos. Esto
puede hacerse a alto nivel y luego ser perfeccionado.
Establecer la secuencia de las actividades sin olvidar cuales son obligatorias y cuales son
optativas, ya que al momento de tener que reducir plazos esta informacin ser vital.
Estimar el esfuerzo de cada actividad (horas-hombre), definir los recursos a disponer para
cada actividad, y con esto calcular la duracin de las tareas. No olvidar que quien mejor
puede estimar el esfuerzo de una tarea es quien la har, o al menos quien antes la ha hecho.
El tiempo estimado deber ser aquel que nos brinde unas razonables probabilidades de
terminar el proyecto a tiempo.
Como hacer un seguimiento gerencial de los proyectos?
Ahora bien, si nos decidimos a pedir un informe de avance, es importante que el equipo de
proyecto, y en especial el Project Manager, sepan que estamos realmente interesados en el
seguimiento del proyecto, que leemos los informes y que tienen las puertas abiertas si
necesitan escalar algn tema. Para esto lo mejor es hacer reuniones de seguimiento para
tener un informe cara a cara, y aprovechar este espacio para dar una realimentacin al
equipo y brindarles una visin actualizada del entorno. Los reportes deberan ser peridicos
y respetarse "religiosamente" las fechas de presentacin para evitar que estos se
discontinen con el paso del tiempo. Por ltimo, se puede potenciar el efecto positivo sobre
el proyecto si este seguimiento lo hacemos de forma abierta y cordial, y no con carcter
punitivo o de auditoria. As el equipo de proyecto se sentir respaldado y acompaado, y
esto les permitir a ellos escalar fcilmente los posibles problemas, y a nosotros obtener
informacin clara y temprana para realizar efectivamente y a tiempo la gestin.
Conclusiones
La gestin de proyectos es vital para garantizar la culminacin con xito de las actividades.
Referencias Bibliogrficas