Manual de Procedimiento Seguro de Bodega PDF

PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE PRODUCTO
MANUAL DE
PROCEMIENTO SEGURO DE BODEGA
POR
JOHANA CASTRO
LEIDY FIGUEROA
UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
IDEAD POPAYAN
2017
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION ...................................................................................................... 3
2. OBJETIVOS DEL MANUAL: ........................................................................................ 4
3. NORMAS DE SEGURIDAD GENERALES ...................................................................... 5
3.1. APROVECHAMIENDO DE ESPACIOS .................................................................................... 5
3.2. SEALIZACION .................................................................................................................... 7
3.3. COLORES DE SEGURIDAD ................................................................................................... 8
3.4. CLASIFICACION DE SEALES ............................................................................................... 9
3.5. CONDICIONES FISICAS ...................................................................................................... 10
3.6. EXTINTORES ...................................................................................................................... 13
4. ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL ............................................................... 17
4.1. PARA LA CABEZA ............................................................................................................... 17
4.2. PARA LOS OJOS Y LA CARA ............................................................................................... 17
4.3. PARA EL APARATO RESPIRATORIO ................................................................................... 17
4.4. PARA LA MANOS. .............................................................................................................. 17
4.5. PARA LOS PIES .................................................................................................................. 18
5. PROCEDIMIENTO INTERNO DE ALMACENAJE.......................................................... 18
5.1. RECEPCION DE BIENES ...................................................................................................... 18
5.2. ALMACENAMIENTO .......................................................................................................... 19
5.3. DESPACHO ........................................................................................................................ 20
5.4. TOMA DE INVENTARIO ..................................................................................................... 21
6. FORMULARIO A UTILIZARSE EN CONTEO FISICO ..................................................... 21
7. PROCESO DE CONTROL DE BODEGA ....................................................................... 22
8. BAJA DE INVENTARIO ............................................................................................ 23
9. PROCEDIMIENTOS DE BODEGA .............................................................................. 23
9.1. RECECION DE BIENES ........................................................................................................ 23
9.2. ALMACENAMIENTO .......................................................................................................... 26
9.3. EL DESPACHO .................................................................................................................... 27
9.4. TOMA DE INVENTARIO ..................................................................................................... 28
9.5. BAJAS DE INVENTARIO...................................................................................................... 29
10. ANEXOS................................................................................................................ 32
11. BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................... 42
INTRODUCCION
Con el propsito prevenir accidentes de trabajo y prdidas financieras a causa de

procesos inadecuados en el almacenamiento se hace necesario establecer las
polticas, mecanismos y lineamientos para la operacin de bodega se elabora el
siguiente manual de procedimiento seguro de bodega del almacn MEGAFAM
SAS.
Este documento tiene por objeto prevenir accidentes laborales definiendo las
actividades necesarias para planear y organizar el control de los procesos
relacionados con el aprovisionamiento, almacenaje y distribucin de los insumos de
papelera, que requiere el almacn para su correcta operacin; as como aquellas
relacionadas con el personal que interviene en dichos procesos.
El presente manual contiene los objetivos especficos, polticas y/o normas de

operacin segura, descripcin de actividades, diagramas de flujo, as como los
formatos e instructivos relativos a la operacin que realiza el rea de almacenaje,
procedimientos especficos para el control de entradas y salidas de los bienes y
para el abastecimiento peridico del almacn
Este Manual ha sido diseado con el fin de que los funcionarios y trabajadores
involucrados en el proceso, dispongan de las herramientas tcnicas y
metodolgicas para utilizarla debidamente en su diario laborar y obtener los
mejores resultados y un ambiente seguro de trabajo.
OBJETIVOS DEL MANUAL:
Establecer un instrumento administrativo que permita hacer ms eficientes

los procesos de registro y control de los inventarios en el almacn, a travs
de la distribucin adecuada de las tareas y responsabilidades, adems de
mantener el registro y documentacin oportuna y suficiente de los
movimientos que se realicen en cada proceso
Aprovechar los espacios fsicos.
Proteccin de los materiales
Identificacin de los productos.
Ordenamiento seguro de los productos.
Optimizar el retiro en forma rpida.
Asegurar la disponibilidad del material.
Evitar robos.
REVISIONES Y APROVACIONES DEL DOCUMENTO
NOMBRE FUNCION NOMBRE FIRMA FECHA
ELABORO
REVISO
APROBO
NORMAS DE SEGURIDAD GENERALES
APROVECHAMIENDO DE ESPACIOS
En el siguiente documento, se encontrara las principales medidas de seguridad

para el almacenamiento que de acuerdo a la normatividad colombiana como
internacional exige a todas las organizaciones implementar y de esta manera
prevenir accidentes que perjudiquen tanto al persona que trabaja all como su
infraestructura y de esta manera proporcionar condiciones laborales optimas y
seguras, igualmente se plantea un manual de procedimiento de bodega con la
finalidad de estandarizar normas en el rea de papelera y de esta manera prevenir
riesgos y las disminuir perdidas
De acuerdo al consejo colombiano de seguridad, se establecen normas de

seguridad para el aprovechamiento de los espacios en el almacn de las empresas.
Dentro de la cuales se encuentran en el siguiente cuadro:
Los pasillos peatonales

deben contar con un
perifrico de 70 cm.
No deben almacenar o
depositar mercancas contra
paredes o muros.
La anchura de los pasillos en

sentido nico no debe ser
inferior a la anchura de las
ayudas mecnicas o a la de
la carga incrementada en 1
PASILLOS metro.
La anchura para el caso de

circular en dos sentidos de
forma permanente, no deben
ser inferior a dos veces la
anchura de las ayudas o
cargas incrementando en 1,
40 metros.
Los pasillos de flujo vehicular

deben tener definidos y
sealizados la direccin del
trfico.
Pintar franja de 10 cm con

pintura amarilla en los
pasillos, zonas de
almacenamientos y ubicacin
de los equipos de control de
incendios y primeros auxilios.
DEMARCACIN
Lnea continua amarilla
pintura de trfico.
Las estibas pueden variar su

tamao, as que se dejan 40
cm entre islas.
SEALIZACION
Para que una sealizacin completa sea efectiva y cumpla su objetivo de

prevencin debe responder a las siguientes caractersticas:
Llamativa (Capte atencin)
Clara (Mensaje fcilmente compresible)
Anticipatoria (Permite detectar el riesgo con antelacin)
Orientadora (Permite asumir una pauta de conducta)

Donde se debe instalar:
Ubicacin de equipo contra incendios.
Ubicacin de equipos de primeros auxilios.
Salidas de emergencias.
Sitios y elementos que presenten riesgos como columnas,
almacenamientos de materiales peligrosos.
reas crticas.
COLORES DE SEGURIDAD
Segn la norma tcnica colombiana 1461 o NTC 1461, el propsito d e los

colores y las seales de seguridad es llamar la atencin rpidamente
hacia objetos o situaciones que afecten la seguridad y la salud. Las seales
de seguridad sern usadas slo para instrucciones que estn
relacionadas con la seguridad y la salud.
El significado general asignado a los colores de seguridad ser el indicado en

la siguiente tabla:
COLOR DE SIGNIFICADO U EJEMPLOS

SEGURIDAD
OBJETIVO DE USO
Pare Seales de pare
Rojo Este color tambin se usa para prevencin del fuego, equipo contra
incendios y su ubicacin
Prohibicin Paradas de emergencia
Azul Accin de mando Obligacin a vestir equipo de proteccin
personal
Seales de prohibicin
Precaucin, riesgo de Indicaciones de peligro (fuego, explosin,
Amarillo radiacin, intoxicacin, etc.) Prevencin de
peligro escalones hacia arriba o hacia abajo,
obstculos.
Verde Condicin de Salidas de emergencia, estaciones de

primeros auxilios y rescate.
seguridad
Notas:
1) El azul se considera color de seguridad slo cuando se usa en forma

circular.
2) El rojo-naranja puede ser usado en lugar del amarillo de seguridad

excepto en las seales de seguridad. Este color es muy visible,
especialmente en condiciones de luz natural pobre.
Colores de contraste
De acuerdo a la NTC 1461 se requiere un color de contraste para un color de

seguridad, ste ser el indicado en la siguiente tabla:
COLOR DE SEGURIDAD COLOR DE CONTRASTE

CORRESPONDIENTE
Rojo Blanco
Azul Blanco
Amarillo Negro
Verde Blanco
Nota: El color de contraste para blanco ser negro y para negro ser blanco.
CLASIFICACION DE SEALES
Existen cuatro tipos bsicos de seales de seguridad:

1) Seales de prohibicin:
1) Seales informacin concernientes a condiciones seguras
CONDICIONES FISICAS
Las empresas deben tener ciertas condiciones fsicas aptas, para el acopio de
materiales o productos peligrosos o no. El consejo colombiano de seguridad,
considera de alta importancia tomar las siguientes medidas de seguridad en sus

respectivas bodegas, como lo demuestra en la siguiente tabla:
Las bodegas deben

contar con suficiente
iluminacin, tanto
natural como artificial.
Res. 2400 Art. 83

ILUMINACION
Nivele mnimos:
Zonas de
almacenamiento,
pasillos para
circulacin de
personal: 200 lux
Los conductos
ubicados en la parte
inferior de las
paredes producen
ventilacin pobre,
VENTILACION
mientras que los
conductos tanto en
las paredes como en
el techo, producen
ventilacin eficiente.
Deben construirse e
instalarse evitando
los contactos con
fuentes de tensin y
previendo la
produccin de
incendio.
Al instalar los equipos

elctricos debe
dejarse lugar
suficiente alrededor
de los mismos.
Los lugares donde
existan equipos de
alta tensin no deben
usarse como pasaje
INSTALACIONES
habitual del personal.
ELECTRICAS Los conductores se
sealarn
adecuadamente, de
manera que sea fcil
seguir su recorrido.
Es necesario que los
fusibles estn
tambin
resguardados dentro
de un receptculo.
Los motores
elctricos deben
aislarse y protegerse.
Los aparatos para
soldadura y corte
mediante arco
elctrico deben
aislarse
adecuadamente,
colocando los
armazones de los
mismos conectados a
tierra.
EXTINTORES
Es un elemento de gran relevancia dentro de las medidas de seguridad que debe

tener el almacn de cada organizacin, en el caso de presentarse algn tipo de
incendio y los empleados requieran hacer uso de l.
Existen varios tipos de extintores en el mercado, para disipar las diferentes clases
de fuego. Por ello es importante que las empresas deben saber escoger el ms
idneo, segn los materiales o productos que almacenan en sus respectivas
bodegas.
Dentro de los diferentes tipos de extintores:
TIPO DE
DESCRIPCIN REPRESENTACIN GRAFICA
EXTINTOR
Proteccin contra incendio
clase ABC BC.
Cilindro fabricado en
lmina Coll Rolled calibre
18.
Polvo
Color amarillo.
Qumico
Al entrar en contacto con
Multipropsito
el fuego, el ABC lo
ABC
extingue casi
instantneamente de una
manera efectiva y
homognea.
Agente extintor qumico

seco BC, especficamente
usado para lquidos
Polvo inflamables y gases.
Qumico Seco Cilindro fabricado en
BC lmina Coll Rolled calibre
18.
Color rojo.
Son ideales para oficinas y

equipos elctricos ya que
no mancha ni deja
residuos, de esta manera
evitara que sus equipos se
Solkaflam 123
daen.
Cilindro fabricado en
lmina Coll Rolled calibre
18.
Color blanco.
Son ideales contra slidos,
textiles, madera etc.
Fabricados en lmina Coll
Agua a
Rolled calibre 18.
Presin
Color verde o cromado.
Extintores de Bixido de
carbono CO2, son tipo BC,
es decir para lquidos
inflamables y equipos
elctricos.
Tipo carretilla, dotados con
Bixido de corneta y manguera de
Carbono CO2 descarga.
Su principal uso es en
oficinas y equipos
elctricos, ya que no
mancha ni deja residuos
de esta manera evitara
que sus equipos se daen.
TIPOS DE EXTINTORES PARA CADA CLASE DE FUEGO
CLASE DE
DESCRIPCIN
FUEGO
CLASE A Con los que podemos apagar todo fuego de combustible
comn, enfriando el material por debajo de su temperatura de
ignicin y remojando las fibras para evitar la re-ignicin.
MATERIAL SLIDOS (Materiales que producen brasas):

Maderas - Caucho - Plsticos - Plvora - Textiles Papel.
Con los que podemos apagar todo fuego de lquidos
CLASE B
inflamables, grasas o gases, removiendo el oxgeno, evitando
que los vapores alcancen la fuente de ignicin o impidiendo la
reaccin qumica en cadena.
MATERIALES LQUIDOS INFLAMABLES: Petrleo y sus

derivados - Alcoholes - Grasas industriales Gases.

Con los que podemos apagar todo fuego relacionado con
equipos elctricos energizados, utilizando un agente extintor
CLASE C
que no conduzca la corriente elctrica.NO UTILIZAR, los
extintores de agua para combatir fuegos en los equipos
energizados.
MATERIALES ELCTRICOS: Motores - Tableros -

Instalaciones elctricas.
Con los que podemos apagar todo tipo de fuego con metales,
con agentes extintores de polvo seco, especialmente
CLASE D
diseados para estos materiales. En la mayora de los casos,
estos absorben el calor del material enfrindolo por debajo de
su temperatura de ignicin.
METALES COMBUSTIBLES:
Magnesio - Sodio - Potasio Aluminio.
Distribucin de los extintores contra incendio en un edificio
Segn las normatividades nacionales como internacionales la instalacin y

distribucin de los extintores, deben cumplir los siguientes parmetros:
a) Proveen una distribucin uniforme.

b) Proveen fcil acceso.
c) Estn libres de bloqueo por almacenamiento y equipos, o por ambos.
d) Estn cerca de los caminos normales de recorrido.
e) Estn cerca de las puertas de entrada y salida.
f) Estn libres de un potencial dao fsico, y
g) Sean rpidamente visibles.
h) Los extintores que no excedan las 40 lb de capacidad deben instalarse a una
altura mxima de 1.53 m.
i) Los extintores porttiles cuya capacidad exceda las 40 lb deben instalarse a

una altura mxima de 1.07 m.
En todos los casos la distancia mnima entre el nivel del suelo y la base del
extintor debe ser de 1.02 m.
ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
Los elementos de proteccin personal tienen como funcin principal proteger

diferentes partes del cuerpo, para evitar que un trabajador tenga contacto directo
con factores de riesgo que le pueden ocasionar una lesin o enfermedad.
Los elementos de proteccin personal no evitan el accidente o el contacto con

elementos agresivos, pero ayudan a que la lesin sea menos grave.
Algunos de los principales elementos de proteccin personal se presentan a

continuacin:
PARA LA CABEZA
Casco de seguridad: Cuando se exponga a cada de objetos y golpes
Gorro o cofia: Cuando se exponga a humedad o a bacterias.
PARA LOS OJOS Y LA CARA
Gafas de seguridad: Cuando se exponga a proyeccin de partculas y polvo en

oficios como limpieza y desinfeccin.
PARA EL APARATO RESPIRATORIO
Mascarilla desechable: Cuando est en ambientes donde hay partculas

suspendidas en el aire tales como el polvo y otras partculas.
PARA LA MANOS.
Guantes de nitrilo o desechables: Protegen contra irritantes suaves y polvo

PARA LOS PIES
Botas de seguridad con puntera de acero: Cuando manipule cargas y cuando

est en contacto con objetos corto punzantes
Zapatos con suela antideslizante: Cuando este expuesto a humedad en

actividades de aseo
PROCEDIMIENTO INTERNO DE ALMACENAJE
RECEPCION DE BIENES
1. El Encargado de Bodega deber cumplir con las funciones exclusivas de
manejo de inventario.
2. Las funciones de recepcin, almacenamiento, despacho y registro deben
ser realizadas por el Encargado de Bodega de forma ordenada de tal
manera que el desarrollo de dichas actividades sean fluidas, ordenadas, y
registradas en la planilla de control de Inventario de Bodega.
3. El Encargado de Bodega al momento de recibir la mercanca en Bodega por
parte del proveedor, deber proceder a cotejar la factura de los productos a
recepcionar contra la orden de compra previamente enviada por el lder de
punto.
4. No se aceptara el pedido si al cotejar, el Encargado de Bodega verifica que
el pedido est deteriorado o no coincide en cantidad y referencia con los
datos de la remisin, debe reportar el caso al lder del punto para su debido
reclamo o cancelacin del proceso y as mismo, El lder del punto deber
notificar al Administrador.
5. En bodega se debern recibir los productos con los siguientes documentos :
Copia de Orden de Compra.
Gua de Despacho y/o
Facturas del proveedor en original.
6. El encargado de Bodega debe registrar los datos en el Formulario de
Entrada a Bodega y en Planilla Control de Inventario y a su vez deber
hacer entrega al lder del punto para efecto de pago y archivo los siguientes
documentos:
Copia de Orden de Compra indicando al pie de dicho documento el folio
del Formulario ENTRADA A BODEGA.
Factura: original.
Todo formulario de Entrada o Salida debe estar pre enumerado y timbrado
en original por el Administrador y el que se invalide o anule debe estar
completo en original, adjuntndolo al reporte que a su vez deber ser
entregado al Administrador para su control. El formato pre enumerado
ENTRADA A BODEGA, debe ser el documento que ampara cualquier
entrada a bodega originada por: compras, devolucin y otras causas.
7. La codificacin de los artculos nuevos que ingresan a Bodega debern ser
realizados por el Encargado de Bodega segn Planilla Control de Inventario.
ALMACENAMIENTO
1. Las existencias fsicas deben almacenarse de manera ordenada y sistemtica a
fin de facilitar su ubicacin, despacho y el recuento selectivo.

2. Los productos qumicos como pinturas, acrlicos, arcillas y dems, debern
almacenarse en el rea destinada exclusivamente para stos, de tal modo evitar
riesgos de derrame, inflamables, contaminantes, etc.
3. La papelera y otros productos que puedan ser daados por agua o humedad,
debe ser colocados en estantes.
4. El Encargado de Bodega debe tomar las medidas preventivas contra incendios,
robos u otros desastres que puedan afectar los artculos almacenados. Estas
medidas deben ser aprobadas por el Coordinador de Seguridad y Salud en el
trabajo.
DESPACHO
1. Para el trmite de pedido cada lder de punto debe utilizar el formulario
SOLICITUD DE SALIDA DE BODEGA el cual deber firmar, pudiendo solo
autorizar el retiro en bodega con dicho formulario, a funcionarios que cuenten con
responsabilidad administrativa.
2. Cada funcionario que necesite retirar mercanca desde la bodega municipal,
deber informar al Encargado de Bodega con la debida anticipacin segn las
necesidades del rea y del tipo de material a fin de agilizar la atencin de los
pedidos.
3. Para el caso del control de materiales de oficina y aseo, estos sern entregados
conforme planilla confeccionada por el Jefe de Departamento adjunta a la
correspondiente Orden de Compra.

TOMA DE INVENTARIO
Los Inventarios fsicos deben ser realizados por personas colaboradores
ajenos a la Bodega. El Encargado de la Bodega deber estar presente
mientras se realiza la toma de inventario.
Previo al inventario el Encargado de la Bodega debe asegurarse que los
artculos estn debidamente ordenados e identificados, para facilitar el
conteo de los mismos y se debe elaborar un instructivo que debe contener
como mnimo lo siguiente:
Formulacin de un corte de inventario tanto de la recepcin como de la
entrega de los artculos.
Mtodo de verificacin posterior del recuento ya efectuado.
El Supervisor designado (lder de punto) de la toma de inventario, estar
facultado para decidir medidas necesarias de acuerdo a las normas de
control interno a fin de garantizar la correcta toma de inventario.
Durante el inventario no se deben efectuar despachos ni recepciones, se
debe comunicar a todos los colaboradores.
FORMULARIO A UTILIZARSE EN CONTEO FISICO
1. El INVENTARIO FISICO requiere :
La realizacin del primer conteo, deber ser coordinado por el lder del
punto y la persona encargada de Bodega.
Una vez cotejadas las cifras de las cantidades del conteo, el lder del punto
firmar la boleta de inventario, la cual ser procesada por dicha unidad.

Si existen diferencias entre el conteo y la factura, el lder del punto deber
retomar el conteo y establecer la cifra correcta y definitivamente no
coinciden deber reportar al administrador para hacer la respectiva nota en
la remisin o factura.
PROCESO DE CONTROL DE BODEGA
1. El Encargado de Bodega, deber manejar los registros auxiliares para el
control de inventario, el cual contendr la siguiente informacin:
Descripcin del artculo
Entradas y salidas en unidades
Saldo en unidades
Existencias mximas y mnimas.
2. Los registros de los inventarios deben ajustar peridicamente con la planilla
de control de Inventario a fin de determinar, investigar y verificar cualquier
diferencia existente.
3. El lder del punto deber realizar inventarios fsicos sorpresivos con la
periodicidad que el Administrador determine suficiente por lo menos dos
veces al ao en base a una muestra tomada de acuerdo a la importancia y
materialidad del total de los bienes almacenados. Lo anterior con fin de
constatar las cantidades fsicas de los materiales almacenados y constatar el
estado de conservacin y almacenamiento de los artculos.

4. Las diferencias detectadas en el recuento fsico deben ser conocidas por el
Administrador y gerente, posterior a las investigaciones del caso, para
autorizar los ajustes correspondientes.
BAJA DE INVENTARIO
1. El Encargado de Bodega debe supervisar peridicamente el Estado fsico de los
materiales que presenten daos, deterioro.
2. El Encargado de Bodega debe revisar peridicamente los artculos de poca
rotacin a fin de evitar dao o prdidas y plantear al Administrador medidas
precautorias al respecto, as como en materiales especficos evitar que ocurra su
obsolescencia.
3. El Encargado de Bodega debe elaborar un Reporte mensual de las entradas y
salidas de Bodega, as como de los movimientos efectuados.
PROCEDIMIENTOS DE BODEGA
RECECION DE BIENES
Control Previo a recepcin de materiales:
Recibe los bienes y procede de la siguiente forma:
Solo en el lugar asignado para el funcionamiento de la Bodega de almacn
MEGAFAM SAS. El Proveedor har entrega de los materiales con la presencia del
Encargado de Bodega cotejando con la factura(s) o Gua de Despacho de los

productos a entregar contra la orden de compra. Si no hay diferencias entre los
documentos el Encargado de Bodega, procede a recepcionar las mercancas.
Si el proveedor est entregando una menor cantidad a la sealada en la Orden de
Compra, el Encargado de Bodega NO SE ENCUENTRA AUTORIZADO A
RECEPCIONAR PARCIALMENTE LAS MERCANCIAS REQUERIDAS debiendo
comunicar al Lder de punto la situacin para que ste tome las medidas
necesarias para la futura correcta entrega de las mercancas.
Cuando los valores totales de la Factura no coincidan con la de la Orden de
Compra por tratarse de un descuento, rebaja o modificaciones de precios
favorables para el almacn MEGAFAM SAS y las cantidades y especificaciones
coincidan con la orden de compra, la recepcin es aceptada y se razona en la
orden de compra el porqu de la diferencia. Si el valor de la factura es mayor que
el de la orden de compra la recepcin esta no ser aceptada.
El formulario de Entrada a Bodega es el documento que ampara cualquier
entrada a Bodega ocasionada por: compras devolucin y otras causas. El
formulario que se invalide o anule debe estar completo en original y sus copias en
el talonario pre enumerado, informndolo en el reporte al lder del punto para su
debido Control.
El Encargado de Bodega verificara que la descripcin anotada en la orden de
compra y en la factura, correspondan al producto.

El Encargado de Bodega revisara y contara la mercanca verificando que est en
buen estado (Calidad y Vigencia) y cumpla con los requerimientos.
El Encargado de Bodega cuenta las unidades y las coteja con las cantidades
anotadas en la(s) orden de compra(s) y la(s) factura(s), si la recepcin es
conforme el Encargado de Bodega firmara la factura Recepcin Conforme
quedando en su poder el original y triplicado de la factura.
Si los artculos y documentos cumplen con los requisitos de recepcin, el
Encargado de Bodega proceder al llenado del formulario pre enumerado "Entrada
a Bodega" en original y una copia. Revisando y firmando el "Recibido de Bodega",
obteniendo as firma de "entregado" del proveedor.
El Encargado de Bodega registrara en la planilla Control de Inventario de
entradas:
Folio Formulario Entrada a Bodega
Nmero de la (s) Orden de Compra(s)
Nmero de la (s) factura (s)
El original del formulario Entrada a Bodega queda en su poder y la copia la
enva al Lder de punto con la factura original y la orden de compra, a ms tardar
el da siguiente a la recepcin de las mercancas.
El Encargado de Bodega registrara las Entradas a Bodega, revisando y codificando
cada artculo entrante.

ALMACENAMIENTO
El Encargado de Bodega para el almacenamiento de los artculos considerando y
previendo lo siguiente:
Anaqueles, estantes, casilleros, lugares y sitios destinados para almacenar
artculos, estn identificados de forma numrica.
Todo artculo tiene un espacio de ubicacin, de acuerdo a su volumen,
tamao, peso, forma, fragilidad y toxicidad.
Artculos de mayor rotacin estn ubicados en lugares accesibles, en grupos
homogneos de fcil alcance; y los de lenta rotacin en sitios que no
obstaculicen el acceso a los de rpida rotacin.
El acomodamiento y estibamiento es adecuado, considerando la fragilidad
del artculo, procurando ubicar a la mano los de mayor tiempo de
almacenaje, para que se cumpla con el principio general de
almacenamiento: El primero en entrar, ha de ser el primero en salir.
Garantiza la libre movilidad al personal de Bodega, administra el espacio
apropiado para la recepcin, despacho, pre-despacho y pasillos.
Realiza los pre-despachos con anticipacin de acuerdo con la programacin,
evita das pico de congestionamiento.
Los artculos de tamao pequeo y valor significativo estn resguardados en
anaqueles con llave.
El Encargado de Bodega recepcionar los materiales, preparara el espacio
adecuado para colocarlos en el sitio correspondiente. Cuando sean

repuestos, accesorios, materiales u otros que requieren de cuidados
especiales, se entregaran con rapidez para evitar daos y deterioros de los
mismos.
El Encargado de Bodega procede al desembalaje de atados, cajas,
paquetes, etc. sin romper o daar los materiales, tratando de conservar los
envases que sean posibles. Estos envases vacos (cajas, cartones, sacos,
bidones, etc.), se separan y ordenan fuera de la Bodega, para ser usados
posteriormente en el despacho.
El Encargado de Bodega procede una vez recibido los materiales, conforme
a la entrada de Bodega para su almacenamiento, a colocarlas en la
ubicacin prevista utilizando las tcnicas y normas de almacenamiento.
EL DESPACHO
Cada funcionario del almacn har el Llenado de la Solicitud de Salida de Bodega
de conformidad al formato establecido, en original y copia. Firmada por el lder del
punto, previa consulta de disponibilidad de stock de acuerdo a lo solicitado.
El Encargado de Bodega preparara el pedido conforme a las cantidades
autorizadas, revisando el cdigo de los artculos solicitados, retirando del estante
los artculos con existencia, chequeando cada tem despachado y una vez atendido
lo pasara al solicitante.
El Encargado de Bodega procede a elaborar el documento pre enumerado Salida
de Bodega en original y dos copias. En el caso de haber discrepancias entre la

forma Salida de Bodega y la existencia fsica, el Encargado de Bodega chequea la
existencia de los productos sealados. Si hay existencia fsicas disponible se
incorpora en el documento de salida y en caso contrario se investiga la
discrepancia, para su posterior correccin. El Encargado de Bodega remite la
original de Salida de Bodega al lder de punto, guardando la primera copia para el
archivo de Bodega y la segunda para el Solicitante.
El encargado de Bodega procede al despacho conforme a Salida de Bodega pre
enumerada, autorizada y firmada en el espacio Despachado Por.
El solicitante recibe el pedido conforme a la "Salida de Bodega"; firmando
"Recibido por", recibiendo la primera copia para su archivo.
TOMA DE INVENTARIO
El lder de punto recibe y revisa la documentacin que contiene los datos
necesarios para las anotaciones del inventario.
El Responsable de bodega prepara la documentacin, instrucciones y formatos
para la toma de inventario. Adems recibe y revisa la documentacin que contiene
los datos necesarios para las anotaciones del inventario.
El Encargado de Bodega inicia el inventario, identificando el artculo, su cdigo y
descripcin, que corresponde tanto al fsico como a lo expresado en la forma
(boleta de conteo), contndolos segn su unidad, y registrando el resultado en las
casillas correspondientes.
En caso de discrepar lo contado con la cantidad escrita en la forma el encargado
de bodega y el lder de punto verificaran la cifra correcta de la cantidad
inventariada. El lder de punto la registra, la firma y la entrega al administrador.
El lder de punto elabora un acta al finalizar el inventario, en original y (3) dos
copias firmadas por el Responsable de Bodega. Al original se le anexa los listados y
boleta y se remiten al Administrador, la primera copia se remite al lder de punto
la segunda copia Archivo , la tercera copia Encargado de Bodega.
BAJAS DE INVENTARIO
El Encargado de Bodega supervisa peridicamente el estado fsico de los
materiales almacenados, separa aquellos que presentan merma, ruptura, dao o
deterioro, que clasifican en material como "fuera de uso", inutilizado",
"descartable" o "inexistente.
El Encargado de Bodega elabora un informe indicando el Folio, cdigo, descripcin,
unidad, cantidad y el motivo u origen de la baja, lo enva al lder de punto para el
visto bueno de su Superior Inmediato y las copias se remiten al administrador,
Unidad de archivo, solicitando a la administracin la autorizacin para proceder a
la baja .
El Encargado de Bodega, lder de punto y el Administrador identifican y verifican
los materiales sujetos a baja de inventario, su estado fsico y la cantidad.
Constatando que realmente estn inservibles, se proceder a levantar el acta de
baja de Inventario y se solicitara la firma de autorizado al administrador.

El Encargado de Bodega elabora el acta en original y tres copias, luego la Salida de
Bodega en original y dos copias, pasndolos al lder de punto y administrador.
El Encargado de Bodega distribuye los documentos: El original del Acta y el
original de la Salida de Bodega los entrega al administrador; la primera copia del
acta y de la Salida de Bodega al lder de punto. La segunda copia del acta la
entrega al encargado de bodega.
El Encargado de Bodega y el lder de punto proceden a la destruccin o
incineracin total de los materiales, de conformidad al Acta de Baja de Inventario.
Concluida la operacin, levantan acta de destruccin en original y 2copias, la
firman y entregan: original al administrador, la 1 copia a Bodega, 2 copia a Lder
de punto.
El Encargado de Bodega elabora un reporte mensual, de las entradas, salidas y
traslados de los materiales existentes en Bodega, las bajas que se han efectuado y
las situaciones que se han presentado con las existencias mnimas de los
movimientos. Dirigido al Administrador con copia al lder de punto.

FLUJOGRAMA:
ANEXOS
ENTRADAS A BODEGA
N. DE ENTRADA FOLIO #
FECHA N. FACTURA.
PROVEEDOR
NUMERO ORDEN DE COMPRA
ARTICULO DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD
ENTREGADO POR:_________________________ RECIBIDO POR:_________________________

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA
Nombre de la Forma ENTRADAS A BODEGA
OBJETIVO: Esta forma es el documento que controla el ingreso de los artculos a la bodega
Sistema o Procedimiento Procedimiento de Bodega
Origen Bodega
Documento Carta(A4), Foliada, Original y tres (3) copias

Original A administrador.
1ra. Copia al lder de punto.
Distribucin
2da. Copia al Encargado de Bodega.
3ra. Copia; Proveedor.
Usuario Bodega, administracin
DATOS A LLENAR
Numeracin consecutiva, asignada por el

Nmero
bodeguero.
Fecha Da, mes y ao en que se realiza el ingreso.
Proveedor Se anota el nombre legal del proveedor

Se anota el cdigo de cada artculo segn
Cdigo del artculo
catlogo
Anotar el nombre correcto del artculo
Descripcin de Materiales conforme
al catlogo o segn factura
Unidad de Medida Anotar la Unidad de medida del artculo.
Anotar la cantidad que est ingresando a
Cantidad Recibida bodega,
segn factura y orden de compra.
Nombre y firma de la persona que entrega la
Entregado por
mercanca en la bodega.
Nombre y Firma de la persona que recibe la

Recibido por
mercanca, sello de la bodega.
SALIDA DE BODEGA
N. DE SALIDA: FOLIO #
SOLICITANTE TIPO
FECHA
UNIDAD DE
ARTICULO DESCRIPCION CANTIDAD
MEDIDA
ENTREGADO POR:______________________________RECIBIDO
POR:____________________________
Nombre de la Forma SALIDA DE BODEGA

OBJETIVO: Es el documento oficial que sirve de control y respaldo a todo tipo de
salida de bodega
Origen Bodega
Formato Carta(A4), Foliada, Original y dos (2) copias

Original a administrador
Distribucin 1ra. Copia al lder de punto..
Usuario Compras, Bodega, Contabilidad
DATOS A LLENAR
Numeracin consecutiva, asignada por el
Nmero
bodeguero.
Fecha Da, mes y ao en que efecta la salida.
Se anota el nombre del solicitante y rea
Solicitante
solicitante
tipo de salida Se indica el concepto de la salida
Cdigo del artculo, Se digita el cdigo que tiene cada artculo
Fondo Se digita el cdigo que tiene cada artculo
Descripcin de Materiales Anotar el nombre correcto delos materiales

Se anotar la cantidad de materiales que se
Cantidad entregada est
entregando al solicitante
Firma de la persona que est haciendo entrega
Entregado por
de los artculos.
Firma de la persona que recibe los artculos de
Recibido por
Bodega.
BOLETA DE INVENTARIO FISICO
CONTEO (INVENTARIO FISICO)
Fecha: Folio No.
Parte 2 Cantidad
Cantidad
Cdigo del
verificada por
artculo:
lder de punto
EXISTENCIA
Descripcin
Unidad de
Medida:
LIDER DE PUNTO ____________________ ENCARGADO DE BODEGA ______________________

Nombre de la Forma BOLETA DE INVENTARIO FSICO

OBJETIVO: Es el documento oficial que registra el resultado del conteo durante el
inventario de materiales en la bodega.
Origen Administracin y Finanzas

Carta(A4), forma impresa, su numeracin es
Formato generada por el sistema automatizado:
Original en tres (3) partes
Original a administrador
Distribucin 1ra. Copia al lder de punto.
Usuario Bodega, Contabilidad
DATOS A LLENAR
El sistema automatizado asigna el nmero
Nmero
que corresponde
Fecha Da, mes y ao en que efecta el conteo
Se anota el nombre del solicitante y rea
Solicitante
solicitante
Tipo de salida Se indica el concepto de la salida
Se digita el cdigo que tiene cada artculo
Cdigo del artculo
segn catalogo
Anotar el nombre correcto del articulo
Descripcin de Materiales
conforme al catalogo
Se anota la unidad de medida del artculo
Unidad de Medida
que est siendo inventariado
Cantidad Se anota la cantidad resultante del conteo
Se registra la cantidad obtenida del conteo
Cantidad Verificada
de verificacin.
Firma de la persona que est haciendo el
Encargado de bodega
conteo
lder de punto Firma de la persona que verifica la cantidad
SOLICITUD SALIDA DE BODEGA
DE: FOLIO N.
A: FECHA:
OBSERVACIONES:
CANTIDAD DESCRIPCION DESTINO FINAL
SOLICITANTE ____________________ ENCARGADO DE BODEGA ____________________
ADMINISTRADOR ________________________________
Nombre de la Forma SOLICITUD SALIDA DE BODEGA

OBJETIVO: Es el documento oficial para solicitar bienes y/o servicios de la bodega.
Origen Solicitante
Carta (A4), forma impresa y Foliada
Formato
Original en una (1) copia.
Original al solicitante
Distribucin
1ra.copia Encargado de Bodega.
Usuario El solicitante Y Bodega

DATOS A LLENAR
Nmero Folio Impreso
Da, mes y ao en que efecta la solicitud de
Fecha salida
Cantidad Se anota la cantidad de bienes a solicitar.
Descripcin Se anota el nombre correcto del bien o solicitar
Destino Final Se anota el destino que se le va dar al bien.

Solicitante Se anota el Nombre y firma del solicitante.
Nombre y firma de la persona encargada de

Encargado de Bodega
bodega para proceder a posterior despacho
Se anotar la cantidad de materiales que se
Cantidad entregada
est entregando al solicitante
Firma del encargado de bodega, la persona
Entregado por
que est haciendo entrega de los artculos.
Firma de la persona que recibe los artculos de
Recibido por
Bodega.
Se anota la autorizacin del lder de punto y
Administrador
administrador
RETIRO MATERIAL DADO DE BAJA
NOMBRE DEL RESPONSABLEDE BODEGA: FECHA Y HORA
INSUMO DADO DE BAJA APROBADO POR:

CANTIDAD DESCRIPCION DESTINO FINAL
APROBADO POR (administrador) ________________________________
ENTREGADO POR (responsable) ________________________________

Nombre de la Forma RETIRO MATERIAL DADO DE BAJA
OBJETIVO: Es el documento oficial que registra el retiro de Material dado de baja durante el
inventario de actividades en la bodega.

Carta(A4), forma impresa y Foliada
Formatos
Original en dos (2) copias
Original a Departamento Archivo de bodega y

Distribucin
unja copia a lder de punto y administrador
Usuario Bodega
DATOS A LLENAR
Nmero Folio Impreso

Da, mes y ao en que efecta la
Fecha salida del material dado de baja
Se anota la cantidad de material que se

Cantidad
retira de bodega.
Se anota el nombre correcto del material
Descripcin
que se retira
Se anota el destino que se le va dar al
Destino Final
material.
Se anota el nombre de quien autoriza
Autorizacin (administrador)
Nombre y firma de la persona que entrega

Entregado por (responsable de bodega)
el material dado de baja.
escribir el uso que se le va a dar al material

Destino Final
dado de baja
BIBLIOGRAFIA
http://consejocolombianodeseguridad.org.co/
http://www.redproteger.com.ar/editorialredproteger/seriematafuego/28_Tipo
s_Usos_Extintores_Portatiles_1a_edicion_Marzo2010.pdf
http://es.slideshare.net/JorgeArmandoGuzmanGu/savedfiles?s_title=equipo
s-de-proteccin-personal-epp-2685457&user_login=guest329cce

Manual de Procedimiento Seguro de Bodega PDF

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual de Procedimiento Seguro de Bodega PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE PRODUCTO

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

Con el propsito prevenir accidentes de trabajo y prdidas financieras a causa de

El presente manual contiene los objetivos especficos, polticas y/o normas de

OBJETIVOS DEL MANUAL:

Establecer un instrumento administrativo que permita hacer ms eficientes

Proteccin de los materiales

Identificacin de los productos.

Ordenamiento seguro de los productos.

Optimizar el retiro en forma rpida.

Asegurar la disponibilidad del material.

REVISIONES Y APROVACIONES DEL DOCUMENTO

NOMBRE FUNCION NOMBRE FIRMA FECHA

NORMAS DE SEGURIDAD GENERALES

En el siguiente documento, se encontrara las principales medidas de seguridad

De acuerdo al consejo colombiano de seguridad, se establecen normas de

Los pasillos peatonales

La anchura de los pasillos en

La anchura para el caso de

Los pasillos de flujo vehicular

Pintar franja de 10 cm con

Las estibas pueden variar su

Para que una sealizacin completa sea efectiva y cumpla su objetivo de

Llamativa (Capte atencin)

Clara (Mensaje fcilmente compresible)

Anticipatoria (Permite detectar el riesgo con antelacin)

Orientadora (Permite asumir una pauta de conducta)

Donde se debe instalar:

Ubicacin de equipo contra incendios.

Ubicacin de equipos de primeros auxilios.

Sitios y elementos que presenten riesgos como columnas,

almacenamientos de materiales peligrosos.

Segn la norma tcnica colombiana 1461 o NTC 1461, el propsito d e los

El significado general asignado a los colores de seguridad ser el indicado en

COLOR DE SIGNIFICADO U EJEMPLOS

Verde Condicin de Salidas de emergencia, estaciones de

1) El azul se considera color de seguridad slo cuando se usa en forma

2) El rojo-naranja puede ser usado en lugar del amarillo de seguridad

De acuerdo a la NTC 1461 se requiere un color de contraste para un color de

COLOR DE SEGURIDAD COLOR DE CONTRASTE

Existen cuatro tipos bsicos de seales de seguridad:

1) Seales informacin concernientes a condiciones seguras

considera de alta importancia tomar las siguientes medidas de seguridad en sus

Las bodegas deben

Res. 2400 Art. 83

Al instalar los equipos

Es un elemento de gran relevancia dentro de las medidas de seguridad que debe

Dentro de los diferentes tipos de extintores:

Agente extintor qumico

Son ideales para oficinas y

TIPOS DE EXTINTORES PARA CADA CLASE DE FUEGO

MATERIAL SLIDOS (Materiales que producen brasas):

MATERIALES LQUIDOS INFLAMABLES: Petrleo y sus

derivados - Alcoholes - Grasas industriales Gases.

MATERIALES ELCTRICOS: Motores - Tableros -

Distribucin de los extintores contra incendio en un edificio

Segn las normatividades nacionales como internacionales la instalacin y

a) Proveen una distribucin uniforme.

i) Los extintores porttiles cuya capacidad exceda las 40 lb deben instalarse a

ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

Los elementos de proteccin personal tienen como funcin principal proteger

Los elementos de proteccin personal no evitan el accidente o el contacto con

Algunos de los principales elementos de proteccin personal se presentan a

Casco de seguridad: Cuando se exponga a cada de objetos y golpes