Portfolio, Programme and Project Offices

P3O® - Modelo, tipologia, implantação

Farhad Abdollahyan, MSc, PMP

P3O, MSP e PRINCE2 Practitioner
farhad@uol.com.br
 Diretrizes de Melhores Práticas de
OGC
Glossário Comum

Modelos Guias

Portfolio, Portfolio, OGC Manageme ITIL®

Programme Programm Gateway TM
nt of Risk
and Project e and (M_o_R®)
Manageme Project
nt Maturity Offices
Model
(P3O®)
(P3M3) Portfolio Management Guide

MSPTM Programme Management

PRINCE2® PRINCE2 Project Management

Maturity
Model
(P2MM) Achieving Excellence in Construction
 Agenda

1. Introdução
2. Por que ter um P3O?
3. O que é o modelo P3O?
4. Como implementar ou reenergizar um P3O?
5. Como operar um P3O?
– Ferramentas e Técnicas.
Apendices:
A: Papeis e Responsabilidades
B: Exemplo de Business Case
C: Customizações
D: Exemplos de Ferramentas e Técincas
E: Resumo de P3M3
F: Funções e serviços
INTRODUÇÃO
 Terminologia

• O que é Portfólio? • O que é gerenciamento

de portfólio?

• O Portfólio é a • O Gerenciamento de
totalidade (ou um Portfólio é a coleção
segmento) de coordenada de processos
investimentos da e decisões que juntos
organização nas permitem o equilíbrio mais
mudanças requeridas efetivo entre mudanças
para atingir os objetivos organizacionais e
estratégicos negócios do dia a dia.
 Terminologia (continuação)

• O que é Programa? • O que é gerenciamento

• O Programa é uma organização de programas?
temporária e flexível criada para
coordenar, dirigir e supervisionar • O Gerenciamento de
um conjunto de projetos e Programas é a ação de realizar
atividades visando entregar a organização, direção e
resultados e benefícios implantação coordenada de
relacionados com objetivos um dossiê de projetos e
estratégicos da organização. atividades transformacionais
para obter resultados e realizar
• O que é um projeto? benefícios que tem importância
• Também é uma organização estratégica para os negócios.
temporária , normalmente de
menor duração, que visa entregar
um ou mais produtos de
negócios de acordo com um
business case.
 Valor adicionado através de
Programas e Projetos
Benefícios
gerenciados
Entendendo as
Gestão de Gestão do dia a necessidade do dia a
Portfólio dia dia, seu ciclo de vida e
Mudar o Gerir o eventos chaves, a
Negócio Negócio entrega de mudanças
através de programas e
projetos pode ser
planejado e gerenciado
garantindo a menor
Programas e
perturbação.
Projetos
gerenciados

Fonte: OGC. P3O® - Portfolio, Programme and Project Offices,

2008
 O que é P3O®?
– P3O® provê um modelo de facilitação de tomada
de decisão/suporte na entrega de mudanças
organizacionais (programas e projetos).
– Pode ser através de um escritório único e
permanente (Portfolio Office, Departamento de
Planejamento Estratégico, Centro de Excêlencia,
PMO corporativo, etc.)
– Conjunto de escritórios (portfólio, programas e
projetos) tanto temporários quanto permanentes
ou ainda centralizados ou localizados.
Não há regra de “One size fits all”!
POR QUE TER UM P3O?
 Questões Chaves de P3O

• Como convencer a diretoria do valor que

um modelo “best-in-class” de P3O pode
adicionar à organização?

• Como iniciar o processo de mudanças?

 Consequências de não investir no
modelo P3O correto

Cenário 1 – Percepção de P3O como overhead

Cenário 2 – Reinventar a roda e outsourcing

Cenário 3 - Dispersa e nãointegrado

 Maturidade de P3O

P3O imaturo se limita a coletar dados, refletindo a falta

de competência de seus integrantes, enquanto um P3O
maduro terá a competência de ir alem oferecendo uma
série mais ampla de serviços e funções inclusive
questionar os dados e transformá-los em informação
valiosa para tomada de decisão.

P3O Maduro propicia:

Governança

Transparência

Suporte à entrega

Reusabilidade

Rastreabilidade
 Valor de P3O

Um modelo efetivo de P3O provê eficiência

operacional na entrega bem sucedida de
iniciativas de mudanças bem como assegura
otimização de investimentos da organização
escolhendo os projetos e programas certos.

• Visão global do portfólio
• Suporte na tomada de
decisão – Programas e
projetos certos.
• Padrões e processos
para entrega consistente
• Segunda opinião
• Assurance, coaching &
Mentoring.
• “Fonte única da verdade”
e dashboard.
Benefícios de P3O
• Gerenciamento de riscos e
problemas
• “Accountability”,
transparência e
visibilidade
• Proteger receitas e gastos
• Execução mais eficaz e
eficiente de mudanças e
melhoria na entrega de
projetos e programas
• Reputação e confiança de
stakeholders.
 Suporte e facilitação de
Governança

Validação
Valor de
Estratégia de
Mudanças
Mudanças
Obtemos os
Fazemos a coisa
benefícios de
certa?
negócios?
Governança
de
Mudanças
de
Negócios

Desenho de Entrega de
Mudanças Mudanças
Fazemos da Fazemos certa a
maneira certa? coisa?
Verificação
 Princípios OGC de extrair valor de
Programas e Projetos

• Governança efetiva
• Responsabilizar as pessoas
• Priorizar, alinhar e ajusta os investimentos à
estratégia de negócios
• Salvaguardar Valor
• Investir nas pessoas e processos
• Acompanhar progresso através de relatos
regulares e de excessão
 Justificar o P3O

• Definir claramente o problema que o P3O irá

resolver
• Identificar os stakeholders
• Criar a declaração de visão e blueprint
• Qual será o desempenho esperado?
– Grau de sucesso em termos de custo, duração e
realização de benefícios de iniciativas que P3O
dará suporte
– Balanceamento de portfólio
– Contribuição aos objetivos estratégicos.

“Hub de Informação” para os
dados consolidados do portfólio
e provisão de suporte à decisão
Matriz de Valor de P3O
para diretoria
Centralizar as funções de
gestão de programas e projetos
que podem ser mais eficiente e
eficazmente feitas pelo P3O
Prover técnicas, ferramentas,
habilidades e repositórios de
dados para os projetos na fase
de entrega
Suporte
Facilitando Governança
Matriz de Valor de P3O
Otimização do investimento nas
Portfólio
mudanças para atingir as imperativas
estratégicas e intervenção para tirar as
barreiras a entrega bem sucedidas
considerando o ambiente multi-GPP
Nível de Mudanças de
Garantir a viabilidade de
Programa
estratégias desejadas onde os
negócios
passos da sua realização não
necessariamente são conhecidos
Verificação da realização de
Projeto
entregas planejadas quando
cronograma, custo e
qualidade são conhecidos
Auditoria
Restringindo
O QUE É O MODELO P3O?
 Visão Geral do Modelo

Escritório
Organizacional
de Portfóilo Centro de
(permanente)
Excelência

(pode ser uma

unidade, função
Hub / Divisão ou time separado
Portfolio ou dentro da
Program estrutura de
Office PMO corporativo
(permanente) ou HUB)

• Padrões
•Treinamento
•Garantia de
qualidade
Escritório de Escritório de •Gestão de
Projetos para Programa para
Conhecimento
uma iniciativa uma iniciativa
específica específica
(temporário) (temporário)
 Alinhamento de PMO com Ciclos de Vida

Ciclo de Vida de Portfólio / Negócios

Visão, Identificar Priorizar e Entregar e
Funções e Serviços de Centro de Excelência

Definir
Iniciativas, Operação
Valores e Estratégias de
Programas e
Balancear o Rastrear as
Entrega e KPIs Rotineira
Metas Projetos Portfólio Mudanças

Funções e Serviços de Portfólio Office

Ciclo de Vida do Programa

Política, Entregar a Operação
capacidade
Visão e Identificar DEFINIR Realizar
Encerrar Pós-
Estratégia benefícios Programa

Portfólio Office Portfólio Office

Program Office (HUB permanente ou temporário)

Ciclo de Vida do Projeto

Realização
Mandato Start-up Initiation Operação
(Organizar) (planejamento)
via Estágios Encerrar
Pré-Projeto Pós-Projeto
e Gates

Program Office (departamental, divisional, HUB permanente ou temporário)

Project Office (temporário)

 Tipos de PMO

• Permanentes X Temporários
• Classificados por funcões e serviços:
– Portfólio,
– Centro de Excelência ou
– Suporte aos programas e projetos.
• Físicas X Virtuais

Curso: Gestão de Projetos para

Executivos
 Critérios de escolha do
modelo P3O
• A visão e metas tanto da organização quanto
do patrocinador do P3O.
• Necessidade do negócio.
• A maturidade do P3RM – Gerenciamento de
Portfólio, Programas, Projetos e Riscos.
• Tamanho do pool de recursos.
• Número de programas e projetos.
• Ambiente organizacional, política e cultural.
• A estrutura divisional/departamental e a
localização geográfica do time.
• A maturidade da estrutura gerencial matricial.
 Modelos P3O
Modelo Definição
Modelo P3O A estrutura total implantada para entregar funções e serviços ao longo
da organização ou corporação através de um escritório singular ou
múltiplo
Organization Escritório permanente criado para dar suporte à definição e entrega do
Porfolio Office portfólio de iniciativas de mudanças ao longo da organização ou
corporação
Hub Portfolio/ Escritório permanente criado para dar suporte à definição e entrega do
Program Office portfólio de iniciativas de mudanças dentro de departamento, divisão,
região geográfica ou unidade de negócios.
Program Office Escritório temporário criado para dar suporte a uma iniciativa de
mudanças específica sendo entregue via um programa
Project Office Escritório temporário criado para dar suporte a uma iniciativa de
mudanças específica sendo entregue via um projeto
Centro de Unidade padronizadora de portfólios, programas e projetos, que define
Excelência padrões (processos, templates e ferramentas), habilidades e
treinamento, gerencia conhecimento e pode prover auditoria
independente. COE pode ser parte de um Portfolio Office ou existir de
maneira separada.
 Modelos e Funcionalidades P3O

Nome do Modelo Funcionalidades

Modelo Organization Escritório de portfólio singluar, permanente e organizacional,
Portfolio Office focando em dar suporte do portfólio estratégico provendo
suporte, planejamento e funções de centro de excelência
com escritórios de programa e projetos temporários para
novas iniciativas.
Modelo Hub & Spoke Modelo para grandes organizações com Hub Portfolio
(Rede de PMOs) Offices multiplos, descentralizados e permanentes
desenhados para servir divisões, regiões geográficas,
unidades de negócios, departamentos e funções.
Modelo de Escritório Não há escritórios permanentes; escritórios temporários de
Temporário programas e projetos são estabelecidos cada vez que novas
iniciativas são lançadas.
Modelo de Escritório Nenhum escritório físico central; As funções P3O são
Virtual realizadas as áreas de negócios ao longo da organização
Modelo para uma Escritório muito pequeno ou até um único individuo
Pequena Organização encarregado de consistência de métodos, treinamentos, etc.
 Resumo de Funções e Serviços
de P3O
Constituição, Priorização, Análise e Reporte de Portfólio

Portfólio, Programa e Projeto Offices

Planejamento
Lançamento de Programas e Projetos e seu Encerramento

(Portfólio)
Engajamento de Stakeholders e Comunicação
Planejamento e Estimativas
Planejamento da Capacidade e Gestão de Recursos
Gestão de Realização de Benefícios
Monitoramento de Desempenho

Monitoramento, Revisão e Reporte

Gestão de Riscos, Problemas e Mudanças
(Programas e

Finanças
Projetos)
Entrega

Comercial (inclui gestão de fornecedores e contratos)

Garantia de qualidade (auditorias)
Gestão de informações (inclui gestão de configuração e ativos)
Gestão da Transição
Apoio administrativo

Padrões e Métodos (processos e ferramentas)

Excelência)
(Centro de
COE

Consultoria Interna
Aprendizado Organizacional e Gestão de Conhecimentos
Pessoas e Habilidades (Competências P3RM)
COMO IMPLEMENTAR OU
REENERGIZAR UM P3O?
 Roteiro de Implantação

Ciclo de Vida de Implantação do P3O

Identificar o P3O Definir o P3O Entregar Encerrar

Definir a Definição Encerramen
declaração Desenhar Planejar Implantação to do
Diagnosticar como P3O irá
de visão, estágios da em estágios: programa ou
a situação operar definir:
estabelecer entrega e Entrega projeto e
atual do Time
objetivos e acordar as Transição revisão,
PMO. Quais Governança
metas e Blueprint fases da Realizaçã avaliação
problemas
business Business implantação o de formal e
resolver?
case case e transição benefícios lições
preliminar detalhado aprendidas

Mandato Plano Plano do Relatório Final de

Preliminar Programa ou do Encerramento
Projeto
Engajamento de Stakeholders e Comunicação
Antes de tudo o diagnóstico
Avaliar a Maturidade
 Competências

• Processo • Tecnológica
– Planejamento e controle de Portfólio, – SW de GPPP instalação, configuração e
programa e projeto treinamento
– Gestão financeira – Sistema de Gestão de Riscos e
– Arquitetura e gestão de processos Problemas
– Desenho e implementação de Governança – Sistema de Gestão de conhecimento
– Procurement e contratos – WEB Portal
– Gestão de requisitos – Sistemas de Gestão de Configuração
– Gestão de benefícios – Etc...

• Organizacional
– Desenho organizacional
– Papeis & Responsabilidade
– Gestão de Mudanças Organizacionais
– Treinamento
– Metoring e Coaching
• Informação
– Gestão de Desempenho
– Relatos gerenciais – Dashboard
– Governança
– Gestão de Informações e conhecimentos
– Modelagem de Arquitetura Corporativa
– Planejamento Estratégico
– Etc...
 Sizing

1. Valor do Programa
– 3 a 5% do valor total do programa
2. Tamanho do Programa

Unidade RH RH RH RH RH RH RH
Programa 30 60 120 200 300 500 1000
Program 3 4 7 9 12 17 25
Office
% PMO 10% 7% 6% 5% 4% 3% 3%

3. Por Função
Sizing – por funções
COMO OPERAR UM P3O?
FERRAMENTAS E TÉCNICAS.
Ferramentas colaborativas e
Integradas
Ferramentas x P3RM
Técnicas X P3RM

Gestão de Portfólio
Planejamento Estratégico
Orçamento corporativo
Identificação de Componentes
de Portfólio
Categorização de Portfólio
Análise de Portfólio
Priorização de Portfólio
Planejamento de Portfólio
Gerenciamento Estratégico de
Riscos
Resolução de Problemas
Estratégicos
Planejamento estratégico de
recursos
Controle de Portfólio –
Dashboard
Balanceamento do Portfólio
Gestão de Ativos
Lista de Funcionalidades de GP3R
Gestão de Programas e Gestão de Recursos
Projetos
Suporte à Entrega e Workflow Mapeamento de habilidade
(skills)
Processos de Governança Alocação de Recursos
Revisão de Portões (Stage- Planejamento e Previsão de
Gates) Capacidades
Gestão de benefícios Timesheets
Guias de suporte a metodologias
Controle de Mudanças
Portais de Informação
Gestão de demanda e
colaboração
Gestão de Informação e
Documentação
Planejamento, gestão e suporte
Gestão de Riscos e Problemas
Gestão de Business Case
SLIDES DE SUPORTE

39
 Ambiente do Gerenciamento
Ambiente interno ou externo de negócios
(político, economico, social, tecnologico)

Influencia e Forma
Estratégias, políticas, iniciativas e metas

Define escopo e prioriza

Programas

Inicia, monitora e alinha

Projetos e atividades relacionadas
Entrega e implanta
Operações, serviços e capacidades de negócios novos ou
transformados

Resultados alcançados e benefícios obtidos

Fonte: MSP - Managing Successful Programmes.

 Gestão de Programa segundo MSP

Políticas,
Estratégi
a Mandato Identificar o Entrega de nova
Visão Programa ou melhorada
capacidade ou
habilidade
Programme
Brief Definir o
Programa
Definição do
Programa ,
Controles,
Entregar a
Framework & capacidad
Planos/Cronogram e
as
Realizar o
Benefício
Encerrar o
Finalização do Programa Revisão e
programa, Preparação
Lições
Aprendidas
finais Fonte: MSP - Managing Successful Programmes
Gestão de Projeto segundo PRINCE2

42
 Metodologia de Gestão de Riscos

Processos Princípios

Adotar,
Rever e
melhorar

Abordagem