Unidad N4.

Implementacin de la documentacin

Actividad: Implementacin documental del Sistema de Gestin de Calidad

Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo

de trabajo.

Nombre del grupo: EMPRENDEDORA DEL SGC NTC-ISO 9001:2008

Integrantes del grupo:

1. Patricia Ferro Corts

2.

3.

4.

5.

Lder del grupo: Patricia Ferro Corts

Luego de la documentacin total del proceso misional seleccionado en la

unidad anterior, deben divulgar dicha informacin al personal pertinente, para lo
cual como Gestores de Calidad, necesitan realizar el proceso de sensibilizacin
para la apropiacin de los documentos y de esta forma garantizar la eficaz
implementacin y certificacin del Sistema de Gestin de Calidad en la
organizacin. Por aadidura el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes
dos puntos:

1) Definan la metodologa ideal a implementar para el Sistema de Gestin

de Calidad, de acuerdo al nivel de complejidad (pequea, mediana o
gran empresa), necesidad y cultura de la empresa seleccionada en la
unidad N1.
La metodologa a emplear para implementar el Sistema de Gestin de Calidad
NTC-ISO 9001:2008 en Laboratorios FERRO S.A.S que corresponde ser una
empresa de mediana complejidad con necesidades y cultura en el campo
cosmtico, corresponde ser:

1- Diagnstico inicial de la empresa para determinar sus necesidades, metas y

objetivos con el fin de realizar su implementacin en normatividad NTC-ISO
9001:2008 para lo cual tenemos en cuenta:

En esta fase, Laboratorios FERRO identifica las metas que quiere alcanzar a travs de
la implementacin del SGC, tales como la satisfaccin de los clientes, una mayor
participacin en el mercado, lograr una mayor eficiencia en rentabilidad, mejorar la
comunicacin y la imagen corporativa de la empresa.

El objetivo es implementar un SGC con la demostracin de conformidad por medio de

una certificacin de un organismo certificador nacional o extranjero.

2- La empresa formar con capacitacin del SENA a un equipo multidisciplinario

en norma ISO con el fin de que este personal lleve a cabo la implementacin del
SGC y mantenga su mejoramiento continuo.

Se recibir capacitacin terico-prctica en NTC-ISO 9001:2008, norma que especfica

los requisitos del SGC, ya que la empresa busca evaluar y demostrar su capacidad
para suministrar productos cosmticos que cumplan con los requisitos y necesidades
de los clientes.

3- Posterior a la capacitacin se nombrar un Lder Gestor de Calidad de un

Comit Tcnico para realizar la formacin, sensibilizacin y compromiso de todo
el personal de la empresa y desarrollo del SGC.

Se hace necesario y oportuno que el Lder Gestor de Calidad despierte la conciencia y

compromiso suficiente, sobre los requisitos entre todo el personal que realiza
actividades que afectan la calidad de los productos cosmticos. Para ello, se planifica
y brinda formacin especfica sobre el desarrollo del Manual de Calidad, de la manera
en que se planea el SGC, identificando e implementando procesos de mejora que
permitan auditar la conformidad del mismo en el tiempo.

4- El Comit Tcnico realizar un autodiagnstico para la empresa con el fin de

evaluar las diferencias existentes entre el sistema de gestin de la calidad que
se tiene y los requisitos exigidos por la norma NTC-ISO 9001:2008 y de acuerdo
a ello, planificar la forma de eliminar dichas diferencias.

El Comit Tcnico determinar si se aplican los requisitos o NO de acuerdo al SGC de

la empresa, se examina el captulo 7 de la norma ISO 9001:2008. El cual incluye los
siguientes procesos:

Procesos relacionados con el cliente.

Diseo y desarrollo.
 Compras.
Produccin y suministro del producto.
Control de dispositivos de medicin y seguimiento.

Se excluye en diseo y desarrollo de producto las maquilas realizadas a clientes

externos con sus marcas respectivas.

5- Elaboracin del cronograma por parte del Comit Tcnico el cual debe incluir:

La forma como se aplica el SGC a los productos, procesos, instalaciones

y departamentos del Laboratorio.
Los requisitos del captulo 7 de la norma que aplican a la empresa, con su
respectiva justificacin.
Referenciar o incluir los procedimientos documentados para el sistema.
Redaccin de la poltica y objetivos de calidad de la organizacin.

Este cronograma incluye las actividades por realizar, los recursos que se requieren,
las responsabilidades y un perodo de finalizacin estimado para cada actividad. El
tiempo total requerido para cada fase: planificacin, documentacin, implementacin y
evaluacin.

6- El Comit Tcnico bajo la direccin, supervisin y colaboracin de la Gerencia

proceder a la redaccin del Manual de Calidad, Manual de Funciones, Manual
de Procedimientos, Formatos de registro, Listados, planos, etc. con la
colaboracin de todo el personal involucrado en la calidad y se debe preparar un
plan para implementar los requisitos exigidos por la norma, eliminando de esta
manera las diferencias que se encuentran con el SGC actual de la empresa.

7- El Comit Tcnico realizar auditoras internas durante la fase de

implementacin cada mes despus de redactada la documentacin, los
auditores entrenados deben llevar a cabo varias auditoras que cubran todas las
actividades del SGC, informando a la Gerencia las acciones correctivas de los
hallazgos detectados.

8- La Gerencia har la solicitud de la certificacin al ICONTEC en norma NTC-ISO

9001:2008

Despus de realizar satisfactoriamente las auditoras internas, implementando las

acciones correctivas y de esta manera revisando la eficiencia del SGC y la empresa
desea obtener la certificacin por tercera parte, se solicitar una certificacin a un
organismo de certificacin acreditado.

9- Realizar evaluaciones cada dos meses

Una vez certificada la empresa, esta deber realizar cada 2 meses auditoras internas
para revisar la eficacia del SGC, buscando su mejoramiento continuo; evaluando si los
objetivos y metas se estn cumpliendo, incluida la mejora continua.
 A. Determinacin de la estrategia metodolgica: para cada uno de los
pasos establecidos en el punto anterior, definan que estrategias se
usarn y los responsables para su eficaz implementacin.

N Pasos para implementar Estrategias para un sistema

Responsable
eficazmente el S.G.C. exitoso

1 Identificacin de metas y
objetivos con base en la
Diagnstico inicial Poltica de Calidad Gerencia
establecida por Laboratorios
FERRO S.A.S

2 Capacitacin de equipo Se realizar en el SENA de Gerencia

multidisciplinario Bogot

3 Nombramiento de Lder Realizar la formacin,

Gestor de Calidad sensibilizacin y el adquirir el
compromiso de todo el Gerencia
personal de la empresa y
desarrollo del SGC.

4 Evaluar las diferencias

existentes entre el sistema de
gestin de la calidad que se
tiene y los requisitos exigidos
Autodiagnstico por Comit Comit Tcnico
Tcnico por la norma NTC-ISO
9001:2008 y de acuerdo a
ello, planificar la forma de
eliminar dichas diferencias.

5 Este cronograma incluye las

actividades por realizar, los
recursos que se requieren,
las responsabilidades y un
perodo de finalizacin
Elaboracin de cronograma estimado para cada actividad. Comit Tcnico
El tiempo total requerido para
cada fase: planificacin,
documentacin,
implementacin y evaluacin.

6 Redaccin de toda la Redaccin y obtencin en

documentacin requerida medios fsicos y virtuales del
para norma ISO 9001:2008 Manual de Calidad, Manual Comit Tcnico
 de Funciones, Manual de
Procedimientos, Formatos de
registro, Listados, planos, etc.
con la colaboracin de todo el
personal involucrado en la
calidad y se debe preparar un
plan para implementar los
requisitos exigidos por la
norma, eliminando de esta
manera las diferencias que
se encuentran con el SGC
actual de la empresa.

7 El Comit Tcnico realizar

auditoras internas durante la
fase de implementacin cada
mes despus de redactada la
documentacin, los auditores
entrenados deben llevar a
cabo varias auditoras que
Auditoras Internas cubran todas las actividades Comit Tcnico
del SGC, informando a la
Gerencia las acciones
correctivas de los hallazgos
detectados y se resuelvan
oportunamente.

8 Despus de realizar
satisfactoriamente las
auditoras internas cada mes,
implementando las acciones
correctivas y de esta manera
Solicitud de Certificacin revisando la eficiencia del Gerencia
SGC, la empresa desea
obtener la certificacin por el
ICONTEC en NTC-ISO 9001:2008

9 Una vez certificada la

empresa, esta deber realizar
cada 2 meses auditoras
Realizar evaluaciones cada internas para revisar la Comit Tcnico
dos meses eficacia del SGC, buscando
su mejoramiento continuo;
evaluando si los objetivos y
metas se estn cumpliendo,
 incluida la mejora continua.

B. Diseen, realicen y entreguen mnimo tres de las estrategias planteadas

en el punto anterior. (Se valorar el nivel creativo del grupo en la
produccin de estrategias).

DISEO DE ESTRATEGIAS A REALIZAR POR Laboratorios FERRO S.A.S

A- Diagnstico inicial

POLITICA DE CALIDAD: Ofrecer productos que satisfagan las necesidades y

expectativas de nuestros clientes, trabajando siempre por un progreso institucional a
travs del desarrollo personal y profesional de nuestros colaboradores y de una
produccin que cuente con altos estndares de calidad segn la Norma NTC-ISO
9001:2008.
MISION: Laboratorio de Cosmticos FERRO es una empresa dedicada a la
fabricacin y distribucin de productos cosmticos. Nuestro inters es
comprometernos con la calidad de cosmticos que elaboramos, satisfaciendo las
necesidades de nuestros clientes.
VISION: Seremos reconocidos por nuestra gestin de calidad y por la distribucin de
nuestros productos en el mbito nacional e internacional. Ampliaremos nuestras lneas
de cosmticos con el nimo de brindar a nuestros clientes diversas alternativas que los
hagan sentirse y verse bien. Estaremos a la vanguardia en la elaboracin y
distribucin de productos cosmticos, mediante el mejoramiento continuo de las
tcnicas de produccin, y la innovacin de productos de belleza. Con trabajo arduo y
perseverancia lucharemos porque nuestra empresa se consolide, crezca y se
mantenga tanto en el mbito productivo como financiero.
OBJETIVOS: Trabajamos por la elaboracin de productos cosmticos, para que a
travs de ellos nuestros clientes se puedan ver y sentir bien. Buscamos la excelencia
en la elaboracin de nuestros productos. Para ello nos respalda la idoneidad y la alta
calidad profesional del grupo de colaboradores que conforman nuestra empresa.
Pretendemos extender la distribucin de nuestros productos en el mbito nacional e
internacional con el fin de que el pas conozca y haga uso de nuestros productos.
Nuestro trabajo incluye el compromiso de cumplir requisitos, as mismo buscamos
mejorar la eficacia de nuestro sistema de gestin de calidad.

B- Nombramiento de Lder Gestor de Calidad

El nombramiento se llevar a cabo por parte de la Gerencia y corresponde a la

persona que mejor actitud y aptitud de liderazgo as mismo con mritos de aprendizaje
en la capacitacin en el SENA.

C- Solicitud de Certificacin

La Gerencia realizar la solicitud de Certificacin en NTC-ISO 9001:2008, mediante

correspondencia radicada en las instalaciones y oficina principal del ICONTEC en la
ciudad de Bogot.

C. Actividad de campo: divulguen en su entorno de trabajo, los pasos

para implementar el Sistema de Gestin de Calidad establecidos en el
punto 1 de la presente actividad. Para lo cual, el grupo deber disear
una presentacin en PowerPoint con la secuencia metodolgica de
implementacin y dems informacin pertinente para la temtica a tratar.

Productos a entregar en este punto:

Diapositivas en PowerPoint. VER ARCHIVO ADJUNTO EN PPT.

Registro de asistencia a capacitaciones que mnimo contenga: fecha de

capacitacin, capacitador (aprendiz seleccionado por el grupo), orden
del da, nombres, cargos y firma del personal asistente.

Fecha: 31-07-13
Laboratorios FERRO S.A.S
Cdigo:
REGISTRO DE ASISTENCIA A CAPACITACIN Versin:

Pgina ___de___

Tema de capacitacin: FORMATOS DE REGISTRO DEL SGC NTC-ISO 9001:2008 PARA LAS AREAS DE
PRODUCCIN DE COSMETICOS
Capacitador: Ingeniero Csar Augusto Ferro

Asistentes: Hora: 2:30 P.M.

Nombre Cargo Firma de asistencia

 Acta de asignacin de responsabilidad con el sistema de gestin por
cada lder de proceso que mnimo contenga: fecha, proceso, nombre y
cargo del lder del proceso y firma de compromiso.

Fecha: 30-07-13
Laboratorios FERRO S.A.S
Cdigo:
ACTA No.001 Versin:

Pgina 1 de 2

En la ciudad de Bogot y en las instalaciones de Laboratorios FERRO S.A.S

siendo el da 30 de Julio de 2013 se da inicio a la reunin a las 8:00 a.m. del
Comit Tcnico con el fin de asignar la responsabilidad a cada uno de los
lderes de los procesos productivos que se desarrollan en la empresa con la
implementacin documental del SGC segn la norma NTC-ISO 9001:2008 y
para su cumplimiento se llev el siguiente orden del da:

1- Llamado a lista de los miembros que componen el Comit Tcnico del SGC,
lderes de procesos productivos y verificacin del quorum.

2- Asignacin de responsabilidades a cada uno de los lderes de procesos

productivos de la empresa.

3- Conclusiones y varios.

DESARROLLO

1- El secretario del Comit Tcnico procedi al llamado a lista de sus miembros

y lderes de procesos productivos obtenindose el siguiente listado de quienes
asistieron a la reunin:

Nombre Cargo en el SGC

Csar Augusto Ferro Corts Presidente Comit Tcnico
David Ortiz Secretario Comit Tcnico
Andrea Crdenas Vocal
Cristina Snchez Vocal
Luisa Fernanda Velandia Vocal
Carlos Tllez Lder de proceso
Patricia Ferro Lder de proceso
Carlos Uyabn Lder de proceso
Oscar Castiblanco Lder de proceso
Diva Sandoval Lder de proceso
2- El Presidente del Comit Tcnico junto con sus dems miembros
procedieron a asignar las responsabilidades generales y especificas a cada
uno de los lderes de procesos de produccin para la implementacin
documental del SGC segn la norma NTC-ISO 9001:2008, concepto que se
estableci as:

Nombre Proceso Firma de compromiso

Patricia Ferro Lder de produccin de
cosmticos
Carlos Tllez Lder de Control de
Calidad
Carlos Uyabn Lder de
acondicionamiento final
Oscar Castiblanco Lder de producto
terminado
Diva Sandoval Lder de distribucin de
productos

3- Se concluye que los lderes se comprometen a entregar las

responsabilidades asignadas a ms tardar en la segunda semana del mes de
agosto de 2013 al Comit Tcnico para su evaluacin, seguimiento y mejora.

Se convoca para la prxima reunin a todos los participantes con nuevo tema a
tratar para el primer lunes de la tercera semana de agosto 2013.

Siendo las 10:00 a.m. se da por terminada la reunin y para ello firman todas
las personas que intervinieron.
 2) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del
grupo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones
1. La metodologa a emplear por laboratorios FERRO para la implementacin del SGC
en norma NTC-ISO 9001:2008, se basa en una plataforma de 9 pasos estructurados.

2. La capacitacin de todo el personal en esta norma, permite a la Empresa llevar

siempre su SGC en mejoramiento continuo.

3. La implementacin de la norma implica la capacitacin continua y comprometida de

todo el personal responsable de la calidad en la Empresa

4. La implementacin del SGC conlleva a obtener una mayor eficacia, eficiencia en sus
procesos productivos y por tanto generando una ptima rentabilidad para la Empresa.

5. La implementacin de la documentacin en norma NTC-ISO 9001:2008 permitir

obtener el xito y consolidacin empresarial a laboratorios FERRO S.A.S que se
traducir en la satisfaccin completa de las necesidades de sus clientes por la
excelente calidad de sus productos cosmticos.