FACILITACIN DE REUNIONES

Curso: Comunicacin 3
Para facilitar las reuniones, la informacin y la organizacin puedes llevar a cabo las siguientes
actividades:
Sugerencia N 1: Pase de la estrategia a la meta. Coloque cuatro trozos grandes de papel del
rotafolios en secuencia, de izquierda a derecha. El del extremo derecho lo utiliza como el producto
final en una reunin cuya meta es el producto.
Es importante comenzar con el ltimo. El producto esperado. A continuacin, seleccione
acciones o actividades de duracin pautada que permitan un mejor desarrollo para lograr esta
meta.
Comience con algo rpido para romper el hielo que se relacione con el tema del n 1.
Para el n 2, lluvia de ideas.
Para el n 3, reduzca a cinco ideas y vote con marcadores la mejor, segn la opinin del grupo.

Sugerencia N 2: Uso visual de la sala y el rotafolios.

Utilice el espacio del que dispone como le sea ms conveniente. Puede mover las sillas y
cambiar los objetos de lugar. Puede tener estaciones. Usar ms espacio es algo diferente y
genera la sensacin de un entorno grupal.
Rotafolios, colores claros y oscuros: cuando utilice rotafolios, utilice colores oscuros (negro es
mejor o azul oscuro) con letras grandes en mayscula. Llene la pgina para que se pueda ver
desde el fondo de la sala.
Los colores claros (rojos o verdes, casi nunca amarillo, no se puede ver) son convenientes para
encerrar, subrayar o hacer cuadros, pero no para el texto principal porque son ms difciles
de ver a distancia.

Sugerencia N 3: Puntos, marcadores y otros accesorios.

Cuando se toman decisiones, pida a los participantes que utilicen puntos para votar los temas que
ms les gustan o simplemente haga un visto con un marcador.
En el momento de la votacin, no es conveniente que la gente se plante y que solo tenga una
opcin. Por lo tanto, si hay 9 opciones disponibles, pida a cada uno que vote tres y luego
observe qu temas reciben ms votos.

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Sugerencia N 4: Identifique a las personas. Preste atencin a las personas mientras trabaja. En la
mayora de los grupos, habr una o dos personas que hablan demasiado, ms de lo necesario, y
posiblemente ms personas que no hablan lo suficiente, que tienen algo para decir pero que por
diversos motivos no lo hacen.
Los silenciosos: son los ms fciles de abordar. Si alguien no dice nada durante un tiempo,
pero ve una expresin en su rostro durante la discusin, pregntele qu est pensando.
Suavemente, sin confrontar, simplemente busque su participacin: Catherine, qu piensas
al respecto?. Tambin lo puede hacer dirigindose a un grupo reducido.
o Por ejemplo, hay nueve personas en la reunin y tres de ellas, despus de 20 minutos, no
han dicho nada, siempre lo dejan en manos de algn otro. Para atraerlos, mientras
Guillermo est hablando (nuevamente), interrmpalo y diga: Guillermo, por qu sientes
eso? Ahora les voy a preguntar a David, Juan y Luis qu piensan sobre este tema, quiero
estar seguro de que oigamos a todos. Aqu le pedimos a Guillermo que redondee y les
damos algunos segundos a los otros tres para que ordenen sus ideas y se preparen,
mientras se enva el mensaje al grupo: todos participan.
o No es necesario que todos contribuyan de la misma manera, pero s deben hacerlo de vez
en cuando. Puede cubrir gran parte de esta necesidad con las tcnicas para fomentar la
participacin del pblico, como las reflexiones iniciales y otros mtodos. No solo permite
que todos hablen, sino que una vez que rompen el hielo, es ms probable que hablen por
s mismos.
Los conversadores: estas personas son mucho ms duras. Realmente no podr corregirlas o
llamarles la atencin en el momento, simplemente debe redirigir su energa.

o Por qu algunas personas hablan demasiado? Hay una variedad de razones. En algunos
casos se entusiasman, tienen mucho para decir y verdaderamente sienten pasin por
colaborar. En otros casos no escuchan activamente y sienten la necesidad de expresar
todo lo que saben.

o Es difcil detener a estos conversadores, es mejor redirigir su energa. Asgneles un

trabajo o un modo de canalizar la energa de modo que le sirva a usted y que permita

Mdulo 12 2
 participar a los dems. Si se convierte en un problema, formar pares para intercambiar
ideas es un buen modo de que la mayora participe.

Sugerencia N 5: Uso de presentaciones visuales (Power Point)

o Utilice esta regla: 10-20-30 para Power Point:

10 diapositivas.
20 minutos de presentacin.
30 minutos de discusin.
o Cada situacin es nica y debe hacer lo que considera ms acertado, pero una vez que supera
las 10 o 15 diapositivas, qu es lo que sucede? Aumentan los filtros y las personas pierden
sintona. Todos lo hemos visto, hay 53 diapositivas en PowerPoint, quedan 10 minutos de
reunin y van por la 29. Qu hacen? Se apresuran. Y qu sucede con los filtros del pblico
cuando comienzan a hacer eso? Suben.
o Los presentadores utilizan presentaciones Power Point largas porque quieren ser minuciosos,
hay mucho para tratar, se apasionan por el tema. Sin embargo, no piensan en el pblico ni en
la meta final, que es lograr una presentacin memorable.
o Ttulos e historias: Power Point es bueno para ttulos, no para historias. Simplemente incluya
una pregunta ingeniosa, un hecho, un comentario y luego complete la informacin para
respaldarlo durante la presentacin.
o Nunca lea las diapositivas, se convierte automticamente en lenguaje ambiguo y pierde
sincronizacin con el pblico, porque usted nunca leer a la misma velocidad (o tan rpido)
como lo hace el pblico con la vista. Es como dos estaciones de radio que suenan a la vez, no
es agradable para el odo.
o No entregue copias impresas al comienzo de la presentacin porque mucha gente comenzar
a inclinar la cabeza y usted se convertir en su propio competidor, puesto que los asistentes
podran estar leyendo lo que ha puesto en la diapositiva n 8 que estn hojeando mientras
usted todava est hablando sobre la diapositiva n 2.

Fuente: The Speaking Seminar, por Bill Hoogterp, Blue Planet Training, 2012.

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